QUẢN TRỊ sự THAY đổi

QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI CHƯƠNG 4: LẬP KẾ HOẠCH THAY ĐỔI 4.1 Vai trò việc lập kế hoạch quản trị thay đổi Sự thay đổi quản trị yếu tố tiên để dẫn đến thành công cho định Sự thay đổi giúp nhà quản trị đưa chiến lược, phương án mở rộng thị trường, nâng cao giá trị thương hiệu Giúp nâng cao hiệu doanh nghiệp, lực lãnh đạo nhà lãnh đạo, nhân viên công ty, đưa công ty bắt kịp xu hướng thị trường tất thay đổi hướng tới mục tiêu chung hướng doanh nghiệp đến với tốt nâng cao cạnh tranh Lập kế hoạch chức quan trọng nhà quản lý gắn liền với việc lựa chọn mục tiêu chương trình hành động tương lai, giúp nhà quản lý xác định chức khác lại nhằm đảm bảo đạt mục tiêu đề Nhưng quản trị thay đổi không lập kế hoạch khiến trình thực gặp nhiều khó khăn, thay đổi bất ngờ chí khơng hiệu Những tác động bao gồm: - Khơng dự báo, xác định nhu cầu thay đổi cần thay đổi, mức độ quan trọng - tổ chức Khơng xác định mục tiêu: Mục tiêu đồ dẫn đường quản trị thay đổi Việc không lập kế hoạch khiến cho nhà quản trị nhân viên tổ chức đích đến mình, cần thay - đổi, hồn tất thay đổi Khơng xem xét tiền đề ảnh hưởng đến thay đổi khơng hiểu - đánh giá điều kiện tiền đề sở khách quan kế hoạch thay đổi Không thực xây dựng phương án thay đổi tình lựa - chọn dự án dựa điểm mạnh, điểm yếu để thực Khơng thể thực thay đổi cách toàn diện Các bước cần có chuẩn bị, từ nội dung mục tiêu chiến lược Việc thay đổi mà khơng có kế - hoạch dẫn đến không xác định phương hướng thực Thiếu giám sát, điều chỉnh kế hoạch thay đổi dẫn đến việc thành công kế hoạch gặp trở ngại Không thể rút học từ thiếu soát kế hoạch 4.2 Xác định mục tiêu lập kế hoạch thay đổi Để lập kế hoạch thay đổi, nhà quản trị phải phân tích, dự báo nguyên nhân dẫn đến thay đổi, sở xác định mục tiêu thay đổi, thời gian cách thức thực thay đổi, phương thức đánh giá kết thay đổi Quy trình thay đổi nên bắt đầu với tuyên bố rõ ràng chi tiết mục tiêu mà nhà quản trị muốn đạt thay đổi Các mục tiêu phải xác định trình bày bối cảnh tình hình thực tế liên quan tới mục đích chung tổ chức Mặt khác, mục tiêu thay đổi công ty không mâu thuẫn với sứ mạng tổ chức nhu cầu nhân viên Có điểm cần lưu ý thiết lập mục tiêu thay đổi: - Phải lên kế hoạch trước hành động thay đổi Các mục tiêu lập kế hoạch chi tiết làm trình thay đổi dễ dàng Các kế hoạch thay đổi phải dự báo (sự đồng thuận không đồng thuận - người) Các mục tiêu thay đổi phải gắn kết người Các mục tiêu thay đổi phải tạo động lực, khuyến khích Khi xây dựng mục tiêu quản trị thay đổi cần đáp ứng tiêu chí Smart Goal Xác lập mục tiêu quản trị thay đổi sở để xây dựng thước đo kiểm tra hiệu hoạt động thay đổi; Thúc đẩy tổ chức trở nên sáng tạo tập trung vào kết thay đổi; Giúp ngăn chặn tự mãn tự hài lòng sớm nhân viên quản trị viên trình thực thay đổi Yêu cầu việc thiết lập mục tiêu thay đổi: Thể tâm đạt tiêu thay đổi thời hạn định; Phải định tính định lượng có kèm theo thời gian đạt mục tiêu thay đổi; Chỉ cụ thể thời hạn phải đạt mục tiêu thay đổi Hai loại mục tiêu phải thiết lập quản trị thay đổi: một, kết đạt cải thiện tình hình tài chính, tăng đồng thuận, trí tổ chức hay khơng? Và hai kết tăng cường tính cạnh tranh vị lâu dài, tính bền vững tổ chức hay khơng? Trong hai mục tiêu tổ chức áp lực cải thiện kết tài ưu tiên thay đổi mục tiêu tài Nếu khơng tài mục tiêu cần ưu tiên thay đổi liên quan đến chiến lược để tận dụng hội 4.3 Nguyên tắc kế hoạch thay đổi - Phải hiểu rõ mục tiêu đường tới mục tiêu thay đổi Có thể nói mục tiêu nhân tố quan trọng dẫn đến thành công cho người Xác định mục tiêu rõ ràng giúp bạn tìm phương pháp, cách thức để đạt mục tiêu Và điều quan trọng hơn, mục tiêu giúp tất định hướng tới điều quan trọng Và khơng hiểu rõ hay hiểu nhầm mục tiêu bạn khơng có chiến lược để thực chúng, khơng có hướng Việc khơng nắm rõ mục tiêu khiến bạn mơ hồ trước bước chiến lược thay đổi - Phải thấu hiểu thuận lợi khó khăn người tham gia thực thay đổi Nếu không thấu hiểu có khơng thể thực đồng thuận với nhau, hợp lực tạo thành công Hơn nữa, khiến gây mâu thuẫn nội bất mãn cho nhân viên Vậy nên, cấp cần nhìn nhận nắm bắt thuận lợi khó khăn cho người tham gia thực chia sẻ với tất người Từ đó, người đóng góp, thảo luận xây dựng chiến lược hiệu quả, hạn chế khó khăn cho người - Phải sử dụng tốt nguồn tiềm có phục vụ cho thay đổi Nếu sử dụng khơng tốt nguồn tiềm khiến tổ chức tốn thêm nhiều chi phí cho thay đổi Việc sử dụng chưa hợp lý gây nhiều khó khăn, hay phát sinh nhiều vấn đề cho cơng ty như: tốn thêm nhiều thời gian, nhân viên bất mãn - Nội dung kế hoạch thay đổi phải đơn giản, có thể, phải có người thực địa - chỉ, thời gian thực hiện, kết cần đạt Phải gắn quyền lợi - trách nhiệm quyền hạn Kế hoạch thay đổi, trình bày chi tiết cá nhân có vai trị trách nhiệm gắn liền với quyền lợi cho tất người tham gia Mỗi kết lập kế hoạch nên trách nhiệm nhiều cá nhân Tuy nhiên, tiềm xảy việc người thi đua quyền lợi dẫn đến mâu thuẫn cá nhân, tổ chức xung đột - Những người tham gia kế hoạch thay đổi phải người có lực thực thay đổi Mặt trái nguyên tắc phụ thuộc vào lực người thực thay đổi, đưa quan hệ yếu tố không kiểm tra đánh giá kỹ lưỡng 4.4 Yêu cầu quy trình lập kế hoạch thay đổi 4.4.1 Yêu cầu - Nội dung kế hoạch thay đổi phải rõ ràng Phải tập trung giải thay đổi chủ yếu Kế hoạch thay đổi phải khoa học Nội dung kế hoạch thay đổi phải khả thi, sát thực tế, khơng chạy theo bệnh hình thức 4.4.2 Quy trình Quy trình lập kế hoạch thay đổi bao gồm Dự báo, xác định vấn đề cần thay đổi Vấn đề cần thay đổi thuộc tương lai cần có nhìn tồn diện, xác vấn đề cộm, gây cấn, xúc, cấp thiết cần thay đổi Lập kế hoạch địi hỏi phải dự đốn khả xuất vấn đề nảy sinh cần thay đổi, quan trọng phải sớm dự đoán, phát hiện, nhận thức vấn đề cần thay đổi mức độ quan trọng tổ chức Mục tiêu thay đổi Mục tiêu cần cụ thể, khả thi, định lượng thời điểm định, từ xác định công việc cần thay đổi, bắt đầu, lúc kết thúc (đáp ứng tiêu chí SMART Goals) Nguồn tài nguyên đáp ứng cho thay đổi Để xây dựng phương án thay đổi, điều quan trọng nhà quản trị đánh giá xác ảnh hưởng có mơi trường bên ngồi, nguồn lực đáp ứng thay đổi, thời gian thay đổi, dự đoán biến động phát triển trình thực thay đổi Lựa chọn phương án thay đổi Khi vấn đề thay đổi lớn, quan trọng việc tìm kiếm xây dựng nhiều phương án thay đổi tốt, chất tình thay đổi phức tạp, tùy theo bối cảnh tổ chức mà có phương án thay đổi phù hợp Do đó, phương án cần xem xét điểm mạnh điểm yếu phương án sở tiền đề mục tiêu phải thực thay đổi Người ta thường làm sau: + Lựa chọn tiêu, mặt khía cạnh quan trọng để so sánh đánh giá + Xem xét đánh giá mức độ quan trọng tiêu mặt (khía cạnh) nhất, nhì, ba + Tiến hành đánh giá tiêu khía cạnh theo hướng để so sánh chúng xác tốt + Tổng hợp đánh giá chung, xem phương án giải nhiều vấn đề quan trọng cốt yếu Tổ chức, thực thay đổi + Soạn thảo định + Lựa chọn cán phù hợp + Trao đổi chương trình thay đổi + Huy động, phát triển phân bổ nguồn lực + Phân công trách nhiệm, ủy quyền + Tạo cam kết việc thực thay đổi + Tạo điều kiện cho thay đổi + Hạn chế phản kháng trình thực thay đổi Kiểm soát, điều chỉnh, củng cố tiến trình thực kế hoạch thay đổi Đánh giá thành công chưa thành công việc triển khai kế hoạch thay đổi, tìm nguyên nhân sai sót để có kế hoạch tiếp tục thay đổi 4.5 Các rào cản thường gặp xây dựng kế hoạch thay đổi cách vượt qua Sự thay đổi cần thiết yếu tố bên thường xuyên biến động gây ảnh hưởng tới tổ chức, doanh nghiệp Dù chuẩn bị kỹ lưỡng gặp phải rào cản trình thực thay đổi mình, rào cản sau: - Thiếu đầu tư vào lập kế hoạch thay đổi: Chúng ta ưu tiên việc chữa cháy, chống đỡ với bất ngờ hay đối phó với rối rắm việc lập sẵn kế hoạch hay nói cách khác nước đến chân nhảy đơn giản lúc thấy quan trọng thú vị => Điều có nghĩa nơi phạm vi quản trị, cần đến bầu khơng khí buộc người phải sẵn sàng thực thay đổi - Lẫn lộn nghiên cứu thay đổi lập kế hoạch thay đổi: Việc thực thay đổi định khó khăn, thực lại khó gấp bội Sự nhầm lẫn việc lập kế hoạch nghiên cứu khiến quay vòng tròn => Cần thiết lập nhóm xác định nhận trách nhiệm bảng kế hoạch cho thay đổi Đề chi tiết mục tiêu, chiến lược, cách thức hoạt động cho thay đổi - Thiếu chiến lược hành động thực kế hoạch thay đổi: Hiểu tầm quan trọng việc thay đổi bước tiến đến thành công gấp rút thiếu chuẩn bị chu đáo không đưa chiến lược cụ thể khơng khơng đem lại mà khiến tổ chức thất bại lúc chưa thực thay đổi Sự thay đổi lời giấy viết, kế hoạch rác => Tổ chức cần thực nghiên cứu kỹ lưỡng trước thay đổi đề chiến lược rõ ràng, thống cách hành động phận toàn thể tổ chức Nhà quản trị cấp cao cần nắm rõ thấu hiểu có tầm nhìn rõ ràng chi tiết - Thiếu mục tiêu có ý nghĩa thay đổi: Mục tiêu kết quả, hướng đến trình thực hành động Nếu khơng có đích đến rõ ràng việc làm trở nên vô nghĩa khiến mơ hồ, thiếu động lực => Xác định đắn mục tiêu cho thay đổi tổ chức kim nam giúp thực kế hoạch cách dễ dàng rõ ràng cách thực - Xu hướng đánh giá thấp tầm quan trọng tiền đề đảm bảo cho việc lập kế hoạch thực thay đổi Chúng ta thay đổi, thay đổi sẵn có để việc thay đổi nên dễ dàng thực tế Tiền đề bước đà quan trọng giúp biết khả đâu để lập kế hoạch rõ ràng thiết thực => Xem xét đánh giá xác mức độ sẵn có tổ chức điều quan trọng để biết biết ta, giúp trình thực dễ dàng đảm bảo kết thành công tốt - Thiếu việc xem xét đến phạm vi kế hoạch thay đổi Thay đổi để thích ứng tốt hơn, để tạo mẻ hơn, nhiên thay đổi nhận kết điều tốt đẹp Điển coca cola việc thay đổi slogan "Mở lon Việt Nam" lại khơng nghĩ đến phạm vi văn hóa Việt Nam dẫn đến việc không đáng có => Chính thế, thay đổi tốt nhiên cần xem xét phạm vi thực ảnh hưởng để đạt hiệu cao - Quá tin vào kinh nghiệm khứ lập kế hoạch thay đổi Những xảy khứ kinh nghiệm học cho nhìn nhận hành động tương lai nhiên khứ điều xảy có khả cao không phù hợp với biến đổi tương lai tin vào điều xảy dẫn đến lạc hậu nguy hiểm cao => Chính vậy, xem kinh nghiệm q khứ học đánh giá mức độ quan trọng - Thiếu hỗ trợ Ban quản trị cấp cao Ban quản trị không tin tưởng vào kế hoạch Việc thay đổi phải đồng từ tất vị trí cơng ty từ cao cấp đến nhân viên thực đạt hiệu => BQT cấp cao linh hồn tổ chức vậy, BQT cấp cao cần thể thái độ rõ ràng, kiên định, ủng hộ sẵn sàng thay đổi để làm gương cho cac nhân viên cấp - Thiếu việc giao phó quyền hạn rõ ràng Quyền hạn quyền lực để đưa định thi hành định Trao quyền giúp chủ động vấn đề công việc Tuy nhiên thiếu rõ ràng dẫn đến lạm quyền, thực thi vượt quyền dẫn nhập nhằng việc giải vấn đề Hơn dẫn đến việc thiếu trách nhiệm quy trách nhiệm cho người thực hiện, kết thành công => Phân quyền hạn cụ thể rõ ràng điều cần thiết giao việc để người giao việc phải chịu kết từ hành động - Thiếu kiểm sốt thích hợp thiếu thông tin sức ỳ không chịu thay đổi Làm việc mà khơng có kiểm sốt giống học mà khơng có kiểm tra Chúng ta đâu nào, mơ hồ Kiểm sốt q trình thực hoạt động giúp biết tình hình tại, biết hướng phù hợp hay chưa, biết cần chuẩn bị thêm hay loại bỏ cho kế hoạch để chuẩn bị phương án lai => Cần có quy chuẩn kiểm soát phù hợp để đánh giá kịp thời đắn trình thay đổi 4.6 Các bí đưa thay đổi đến thành cơng Dennis Sparks - GĐ điều hành Hội đồng Phát triển nhân viên quốc gia bật mí 13 bí quản lý q trình thay đổi để thành cơng là: Truyền đạt: cần truyền đạt kiến thức thay đổi cho thành viên, từ lãnh đạo chủ chốt đến nhân viên “Phương pháp hệ thống”: giúp đảm bảo không bỏ qua khía cạnh liên quan đến tổ chức trình lập kế hoạch thực thi thay đổi Phương pháp nhóm: áp dụng cho tập hợp cá nhân có liên quan đến q trình thay đổi Phân chia quyền lực: chia quyền cho cá nhân điều khuyến khích họ thực thi thay đổi Lập kế hoạch và“bám sát kế hoạch lập ra” Thực thi kế hoạch cần nhận thức kế hoạch lập phải thích nghi với thay đổi Cần hiểu rõ khác biệt bên lập kế hoạch cho thay đổi bên nhu cầu cần thiết có tham gia cá nhân việc thực thi kế hoạch Mặc dù vấn đề thu hút cá nhân tham gia vào trình thay đổi tương đối khó khăn Nhưng khơng nên sử dụng nhiều thời gian công sức để thuyết phục cá nhân vốn hết quan tâm mục tiêu phấn đấu công việc Đảm bảo cung cấp đầy đủ cán truyền đạt quan điểm thay đổi cho cá nhân có liên quan đến thay đổi Xem xét lựa chọn phương pháp truyền đạt hiệu để thu kết tốt Đồng thời cần xem xét lại phương pháp vốn nghiên cứu ứng dụng để thu kết tốt với phương pháp Vì thay đổi xảy người Nên cần lưu ý tác động liên quan đến tinh thần cá nhân để nắm bắt khó khăn xảy tháo gỡ khó khăn 10 Cần chuẩn bị kỹ để thực thay đổi 11 Tạo điều kiện để lãnh đạo cá nhân năm bắt thay đổi 12 Tìm “cách thức chuyển đổi linh động” cá nhân thành công việc thực thi thay đổi 13 Phải có chiến lược lâu dài, rõ ràng, thực tế Không nên đốt cháy giai đoạn CHƯƠNG 7: KỸ THUẬT CAN THIỆP VÀO SỰ THAY ĐỔI CỦA TỔ CHỨC VÀ THỂ CHẾ HÓA CÁC CAN THIỆP PHẦN 1: THAY ĐỔI CÁCH THỨC QUẢN TRỊ NHÂN SỰ Thay đổi nhân mang lại kết tốt, mong đợi như: suất hiệu cao Tuy nhiên, thay đổi nhân nhiều thách thức như: nhân khơng có lực chuyên môn phù hợp, xếp nhân lực nhà quản trị không khoa học dẫn đến kết không mong đợi, bất bình đội ngũ lao động, kết công việc thực không cao Thay đổi tuyển dụng Trong tuyển dụng cần chuyển sang tuyển người tài năng; tuyển dụng tố chất đặc biệt mà tạo hóa cho người tính nhạy bén, linh hoạt, biệt tài quan hệ ; tuyển dụng nhân viên đa văn hóa để phù hợp hội nhập, tạo cạnh tranh mạnh mẽ công việc…; thay đổi tuyển dụng từ yêu cầu công ty sang tuyển dụng nhân xuất phát từ yêu cầu khách hàng Thay đổi cách thức quản lý nhân viên 2.1 Biết chấp nhận hạn chế làm việc nhân viên: Thông thường tạo hóa sinh q trình học tập khác nên người giỏi khía cạnh đó, không giỏi Nếu tất người có khả giống khơng thể làm việc nhóm Đặc biệt, người lãnh đạo phải hiểu điều chấp nhận hạn chế lực nhân viên 2.2 Cần khen ngợi nhân viên làm việc hiệu Thực tế cho rằng, nhân viên bạn đến làm việc với tinh thần phấn khởi, họ không trốn tránh sợ hãi phạm sai lầm, họ cảm thấy vui vẻ, họ tập trung vào phần việc hơn… bạn thật trở thành người lãnh đạo 2.3 Khiến cho người hào hứng làm việc Một người lãnh đạo giỏi cần phải biết lan toả cảm hứng đến người xung quanh Ngoài việc liên tục phát triển kỹ nhà lãnh đạo để nhân viên noi theo người lãnh đạo phải tích cực trao đổi nhiều với nhân viên, động viên nhân viên để nhân viên có nhiều động lực làm việc Còn họ đến chỗ làm mà mong hết làm việc cầm chừng thị coi nhà lãnh đạo thất bại 2.4 Phải làm cho nhóm hoạt động nhịp nhàng, ăn ý ngày tốt Chọn nhân viên giỏi dễ, song làm để họ chơi ăn ý với thật khó khăn, bối cảnh cơng ty đa văn hóa Vậy nhóm làm việc hoạt động nào? Nếu muốn trở thành nhà quản lý thành cơng phải tìm câu trả lời cho câu hỏi Nhóm làm việc khơng đơn tập hợp nhóm người mà tổ chức có chức năng, đặc trưng riêng quy tắc hoạt động Bạn cần phải can đảm, kiên quyết, tâm có niềm đam mê với cơng việc làm cho nhóm lớn mạnh 2.5 Phải biết tổ chức buổi họp hiệu quả, vui vẻ, định phải thật hiệu Những ý tưởng từ họp vội vàng thường ý tưởng hời hợt, nông cạn không sáng tạo Các ý tưởng không hữu ích Vì cần phải tổ chức họp thật hiệu 2.6 Phải biết đặt ranh giới rõ ràng công việc người lãnh đạo nhân viên Hầu hết lãnh đạo muốn nhìn nhận thân thiện dễ gần với người đội nhóm Xét cho cùng, nhân viên cảm thấy thoải mái làm việc cho quản lý mà họ sẵn có quan hệ tốt Dù vậy, bạn cần phải đưa định khó khăn, vài người muốn lợi dụng mối quan hệ với bạn bạn thân thiện với họ Điều khơng có nghĩa bạn khơng giao tiếp với nhân viên bạn cần phải tìm cân công việc sống 2.7 Biết động viên nhân viên Nếu bạn không nhân viên biết bạn hài lịng với họ họ cảm thấy chán nản Họ làm việc nhiều lí Một lý chưa tiết lộ, chưa nói tới, chưa viết mong muốn “nhà lãnh đạo khen ngợi” Và nhiệm vụ bạn với tư cách người lãnh đạo 2.8 Biết khơn khéo để tìm người phù hợp Người lãnh đạo tài người có đủ khả để tìm nhân viên làm muốn phải người biết tự kiềm chế để không xen vào công việc nhân viên Bạn phải có khả lựa chọn người phù hợp để giao cơng việc theo u cầu, sau đó, bạn để họ tự hoàn thành phần việc Để làm điều địi hỏi phải có trực giác nhạy bén 2.9 Hãy dám biết nhận trách nhiệm mình, khơng đổ thừa cho ai, khơng đỗ thừa cho lỗi hệ thống Họ biết công việc làm cho nhóm hồn thành nhiệm vụ Họ chịu trách nhiệm khơng lảng tránh nó, có vinh quang họ nói “chúng ta” đạt thành công, Một người quản lý tốt người biết nhận trách nhiệm 2.10 Tất nhà quản trị nói làm phải quán Hãy ý lời nói người lãnh đạo chúng trở thành hành động Chú ý hành động chúng trở thành thói quen Chú ý thói quen bạn chúng trở thành tính cách Chú ý tính cách bạn chúng trở thành số phận Bạn muốn trở thành nhà quản lý giỏi bạn phải ý nhớ tất bạn nói làm 2.11 Nhạy bén giải mâu thuẫn nảy sinh: Mâu thuẫn nhân viên “đề tài” thường xảy môi trường công sở gây ảnh hưởng đến tâm lý nhân viên, kết cơng việc chung Vì vậy, nhà quản trị cần có nhạy bén, linh hoạt để giải mâu thuẫn nhanh chóng liên kết người lại hướng mục tiêu chung 2.12 Nhà quản trị cần phải lắng nghe ý kiến thay đổi nhân viên cách tôn trọng để không bỏ qua ý kiến mang tính sáng tạo đóng góp VD: Ơng Đặng Thế Tài, Giám đốc Cơng ty TNHH Tích hợp hệ thống CMC chi nhánh Tp.HCM, cho biết văn hóa CMC phịng lãnh đạo khơng đóng cửa làm việc “Tất nhân viên có nhu cầu trao đổi với lãnh đạo vào gặp lúc họ “chat” trực tiếp với sếp qua mạng Trường hợp lãnh đạo cơng ty bận cơng tác vịng hai ngày, vấn đề, yêu cầu nhân viên giải quyết”, ơng Tài nói 2.13 Hịa nhập với người: Ngày nay, hòa nhập tiêu chuẩn bắt buộc cho thành viên để đáp ứng yêu cầu tổ chức 2.14 Để người nghĩ họ đặc biệt quan trọng Đây quy tắc đơn giản chắn nhiều nhà quản lý khơng sử dụng Việc để nhân viên nghĩ họ nhân tố đặc biệt quan trọng tổ chức giúp tinh thần làm việc họ nâng cao, tạo hứng thú phấn chấn công việc 2.15 Biết rõ vai trị người tổ chức nói rõ điều mong muốn họ: Hiểu rõ vai trò người tổ chức để dễ dàng hợp tác với công việc Khi giao công việc cho nhân viên, nhà quản trị cần đặt kỳ vọng tối thiểu cho vị trí cơng việc cụ thể, nói rõ cho nhân viên hiểu điều nhà quản trị mong đợi họ Nếu khơng có chuẩn mực qn, nhà quản trị khiển trách nhân viên, nhân viên lại cho nhà quản trị phê bình họ vơ lý, họ bất mãn nghỉ việc 2.16 Cho phép nhân viên mắc sai lầm Người Trung Quốc thường nói rằng: “ Nói cho tơi biết tơi nhớ giờ, cho tơi thấy tơi nhớ ngày cho tơi tự tay làm tơi nhớ suốt đời” Khơng ln ln hồn hảo thực công việc cả, nhiều yếu tố tác động họ mắc phải sai lầm Điều quan trọng họ phải tự sửa chữa sai lầm họ tiến 2.17 Ủy quyền nhân viên: Nhà quản trị cần giao nhiệm vụ ủy quyền giải nhiệm vụ đầy đủ cho nhân viên, cho nhân viên định liên quan đến giải tình phát sinh để rút ngắn thời gian, giảm chi phí Kết luận: Những kinh nghiệm, nguyên tắc nêu giúp nhà quản trị giảm thiểu khó khăn, trở ngại khơng chắn q trình đổi Đồng thời, kinh nghiệm, nguyên tắc giúp nhân viên tổ chức cảm thấy dễ dàng thoải mái tham gia vào trình thay đổi xem trình thực tế xảy bình thường cơng việc PHẦN 2: THAY ĐỔI VĂN HÓA TỔ CHỨC Khái niệm:  Văn hóa tổ chức: Văn hóa tổ chức thói quen, cách nghĩ truyền thống cách làm việc tổ chức chia sẻ tất thành viên tổ chức (Elliott Jaques, 1952) Văn hóa tổ chức hệ thống giá trị, niềm tin, quy phạm chia sẻ thành viên tổ chức hướng dẫn hành vi người lao động tổ chức Ngoài theo nghiên cứu Mark Leslie cho xét cho văn hóa tổ chức nhằm tạo dựng lòng tin: “ Những điều mà bạn gặt hái phân phát niềm tin lớn giá phản bội Đó là tin tưởng từ người khác, họ tin vào thẳng, chân thật bạn” “ Văn hóa khơng phải ta ghi văn bản, giấy tờ Văn hóa điều mà nói làm ngày”  Thay đổi văn hóa tổ chức Là người đứng đầu tổ chức thực thi việc chiết ghép tổ chức lại văn hóa, thực rộng rãi quan niệm giá trị yếu tố văn hóa thích hợp, tạo tác dụng tập hợp khích lệ nhân viên, từ thực mục tiêu tổ chức Sự thay đổi cịn gọi “Xây dựng văn hóa tổ chức” Rào cản thay đổi văn hóa tổ chức: Văn hóa doanh nghiệp yếu tố có khuynh hướng “chống lại thay đổi” nên thay đổi văn hóa tổ chức thách thức lớn hầu hết doanh nghiệp Điều xuất phát từ nguyên nhân sau: - Thứ nhất, văn hóa tổ chức thói quen hình thành nhiều năm hợp thành đặc tính tương đối ổn định bền vững trở nên khó thay đổi - Thứ hai, văn hóa tổ chức chịu ảnh hưởng lớn người sáng lập tổ chức Có thể nói họ người định hình văn hóa tổ chức cho doanh nghiệp truyền đạt đến tổ chức trì, củng cố phát triển từ hệ sang hệ khác - Thứ ba, cá nhân tổ chức thường có xu hướng thoải mái với văn hóa bị tác động điều kiện sau thay đổi văn hóa tổ chức: Có khủng hoảng trầm trọng (phá sản, doanh thu giảm sút trầm trọng, ) , thay đổi giới lãnh đạo cơng ty ( lãnh đạo có lực nhận nhu cầu cần thay đổi), tổ chức cịn non trẻ hay văn hóa tổ chức yếu Những yếu tố ảnh hưởng đến thay đổi văn hóa tổ chức: - Hệ thống giá trị cốt lõi động lực chủ yếu thúc đẩy người làm việc, hạt nhân liên kết người tổ chức với nhau, liên kết công ty với khách hàng, đối tác xã hội nói chung Hiểu điều giúp doanh nghiệp dễ dàng việc tạo thay đổi tổ chức để không ngược lại với giá trị cốt lõi công ty hiệu - Nguồn nhân lực người: văn hóa doanh nghiệp phải tạo dựng thói quen tư chiến lược, thích ứng tốt với thay đổi môi trường kinh doanh đặc biệt ưu tiên phát triển nguồn nhân lực người, đồng thời thực việc chia sẻ quyền hạn trách nhiệm xuống cấp quản lý thấp tổ chức Xây dựng người văn hóa qua yếu tố:  Tính trung thực: Ln thành thực, khơng gian dối, thực nghĩa vụ hứa hẹn đảm bảo thực  Tính tự giác: Khơng nề hà cơng việc, sẵn sàng cơng việc có lợi cho tổ chức, khơng ngại khó khăn, làm việc lợi ích tổ chức  Tính sáng tạo: tự tin động sáng tạo, sử dụng thời gian hợp lý cho công việc, biết xếp, xử lý tình hành động hợp lý → Xây dựng nhân viên có đức tính khiến họ dễ dàng chấp nhận với thay đổi tổ chức (cam kết thực thay đổi, sẵn sàng làm điều tốt đẹp cho tổ chức biết sáng tạo cần thiết) Hãy khắc sâu câu nói “Thay đổi để hồn thiện” tâm trí nhân viên Hướng cho họ thấy tương lai tốt đẹp phía trước thực thay đổi thành công Tổ chức phát triển nào, hội thăng tiến Đồng thời, người lãnh đạo gương mẫu việc thay đổi để nhân viên tin tưởng làm theo - Văn hóa tổ chức bao gồm nhiều mặt, có tính tương tác cao sắc văn hóa tạo nên thành cơng cho tổ chức  Văn hóa cần thiết  Văn hóa nụ cười: đặc biệt tổ chức dịch vụ  Văn hóa khen thưởng: điều cần thiết cho thành viên có sáng tạo có lợi cho tổ chức Từ giúp họ có thêm động lực sáng tạo, tạo động lực cho nhiều người tham gia sáng tạo Những cải tiến giúp tổ chức có nhiều lợi so với giá trị mà họ bỏ  Văn hóa dân chủ: thành viên tổ chức sẵn sàng bày tỏ khúc mắc, khó khăn q trình làm việc sống cho cấp Những tổ chức có nhà điều hành thân thiện với cấp thường công ty có đồn kết qn cao, suất lao động cao người làm việc với tinh thần sảng khoái tự nguyện, chia sẻ giải pháp tháo gỡ khó khăn  Văn hóa thi đua: thành viên tổ chức có động lực để cố gắng → Để giai đoạn thay đổi văn hóa diễn sn sẻ đạt kết quả, phải hiểu rõ yếu tố ảnh hưởng đến việc thay đổi văn hóa tổ chức Cách thức thay đổi văn hóa tổ chức: Để trì phát triển tồn lâu dài trước sức ép cạnh tranh, doanh nghiệp phải đổi chiến lược kinh doanh phải điều chỉnh văn hóa tổ chức cho phù hợp với chiến lược Chẳng hạn, doanh nghiệp xác định mục tiêu chiến lược trở thành công ty tiên phong công nghệ định phải xây dựng cho mơi trường văn hóa doanh nghiệp mà đó, nhân viên kích thích sáng tạo khơng ngừng Để thay đổi, nâng cao trình độ văn hóa tổ chức mình, doanh nghiệp nên tham khảo ba vấn đề cốt yếu là: - Trước thay đổi văn hóa, phải xác định rõ khiếm khuyết văn hóa doanh nghiệp - Nếp văn hóa doanh nghiệp phải hỗ trợ việc thực thành công chiến lược phát triển Doanh nghiệp đặt tầm nhìn, sứ mệnh cần phải điều chỉnh văn hóa để thực thành cơng tầm nhìn, sứ mệnh - Các cá nhân tổ chức phải đồng tâm thay đổi hành vi họ để tạo mơi trường văn hóa doanh nghiệp mong muốn Đây bước khó khăn q trình thay đổi văn hóa doanh nghiệp  Hai yếu tố tạo thay đổi văn hóa tổ chức: - Sự ủng hộ thành viên - Cách thức huấn luyện nếp văn hóa giám đốc điều hành → Đây hai yếu tố quan trọng để tạo thay đổi văn hóa doanh nghiệp Các nhà lãnh đạo phải người đầu việc điều chỉnh hành vi phải quán việc thay đổi Các thành viên cần phải hiểu rõ mong đợi từ họ phải biết cách thể hành vi thực tế  Cách thức thay đổi văn hóa tổ chức: - Xây dựng tuyên bố giá trị niềm tin Có thể tổ chức nhóm thảo luận nhỏ theo phịng ban để chuyển tải sứ mệnh, tầm nhìn giá trị tổ chức thành lời nói giải thích tác động tuyên bố công việc nhân viên Việc làm giúp cho nhân viên có hiểu biết chung mơi trường văn hóa mà doanh nghiệp muốn xây dựng hành động, hành vi mà họ phải thực để phản ánh cho nếp văn hóa - Giao tiếp hiệu Phải thông báo cho tất nhân viên q trình thay đổi văn hóa tổ chức nhằm đảm bảo cam kết họ thành cơng q trình chuyển đổi văn hóa Các nhân viên cần phải biết mong đợi từ họ có ý nghĩa quan trọng việc thay đổi văn hóa doanh nghiệp cách có hiệu - Xem xét lại cấu tổ chức doanh nghiệp Chẳng hạn, doanh nghiệp nhỏ có bốn phận kinh doanh độc lập cạnh tranh lẫn việc phục vụ cho số khách hàng định tổ chức khơng thể hỗ trợ cho việc thay đổi văn hóa doanh nghiệp cách hiệu - Điều chỉnh lại cách công nhận khen thưởng nhân viên Doanh nghiệp phải làm điều để khuyến khích nhân viên điều chỉnh hành vi họ cho phù hợp với mơi trường văn hóa - Xem xét lại tất sách, chế độ lưu hành nội để đảm bảo hệ thống sách phải phù hợp với mơi trường văn hóa Chẳng hạn, doanh nghiệp khơng thể khen thưởng cho thành tích cá nhân mơi trường văn hóa đề cao tinh thần làm việc đồng đội PHẦN 3: THAY ĐỔI CƠ CẤU TỔ CHỨC I Định nghĩa Cơ cấu tổ chức công cụ mạnh mẽ để đạt mục tiêu chiến lược thành công chiến lược thường định phù hợp với cấu tổ chức Một cách cụ thể cấu tổ chức tập hợp nhiệm vụ thức giao cho cá nhân phận, việc thiết lập quan hệ báo cáo thức bao gồm tuyến quyền lực, trách nhiệm định, số lượng cấp tổ chức, phạm vi kiểm soát nhà quản trị cách việc thiết kế hệ thống đảm bảo phối hợp mạnh mẽ có hiệu nhân viên thuộc phận khác Quan trọng môt thực tế tổ chức cần trải qua thay đổi liên tục để thích nghi phát triển Việc cho thấy cấu tổ chức nhận thức nhân viên có ảnh hưởng quan trọng đến khả thay đổi tổ chức nhằm giải vấn nạn sức ì, linh hoạt đối phó với thay đổi II Các xu hướng cấu tổ chức Cơ cấu mạng kinh tế Cơ cấu Mạng kinh tế: Nối kết chủ thể kinh tế độc lập vào mạng thống sở nguyên tắc thỏa thuận phù hợp với chế thị trường, nhằm phấn đấu đạt mục đích chung Đặc điểm Cơ cấu Mạng kinh tế lúc thành viên mạng sử dụng nguồn lực chung để phục vụ sản xuất kinh doanh Ưu điểm: Giảm chi phí đáng kể nâng cao hiệu Việc quản lý, điều tiết nguồn lực mạng linh hoạt dựa chế thị trường Khuyết điểm: Phụ thuộc vào chế thị trường Cơ cấu Tập đoàn liên kết ảo Cơ cấu Tập đoàn liên kết ảo: Dựa thành tựu kỹ thuật công nghệ cao, đặc biệt công nghệ mạng vi tính để tập hợp đối tác chiến lược sản xuất, tiêu thụ sản phẩm dịch vụ Tập đồn ảo tồn thơng qua hệ thống hợp đồng đối tác thành viên bạn hàng Một số tổ chức áp dụng cách tiếp cận theo mạng lưới ảo lên mức độ cao thông qua việc tạo nên cấu tổ chức mang tính cải tiến Cơ cấu theo mạng lưới ảo thể việc công ty ký hợp đồng phụ thực phần lớn chức chủ yếu cho công ty độc lập phối hợp hoạt động họ từ văn phịng hội sở Cách tiếp cận “thuê người” cho phép người nhân viên dịch chuyển số nhiệm vụ buồn tẻ tốn nhiều thời gian cho đối tác cung cấp hoạt động th ngồi xử lý họ có nhiều thời gian để tập trung vào công việc có giá trị gia tăng cao Đặc điểm:  Chức hoạt động liên tục thay đổi cho phù hợp với yêu cầu thị trường đối tác, tồn hệ thống thơng tin quản lý điều hành xây dựng sở mạng vi tính phương tiện truyền thông khác  Điều tiết mối quan hệ thành viên, đối tác liên quan đến hợp đồng, thỏa hiệp chuyển giao sở hữu  Dễ dàng gây dựng liên kết tạm thời để hoạt động có hiệu nhiều lĩnh vực kinh doanh Ưu điểm:  Thu hút chuyên gia phạm vi toàn cầu  Tính linh hoạt cao phản ứng nhanh  Giảm thiểu chi phí quản lý chung Khuyết điểm:  Thiếu kiểm soát, ranh giới mờ nhạt  Yêu cầu cao nhà quản trị  Lòng trung thành nhân viên Mơ hình cơng ty ba chiều Mơ hình cơng ty ba chiều: Mở rộng tổ chức để thích nghi với thay đổi mơi trường mà khơng cần đến q trình cải tổ sâu rộng; Cấu trúc đảm bảo sản phẩm cần cho q trình sản xuất phát triển cơng ty; Cấu trúc bảo đảm trình đời sản phẩm dịch vụ công ty cho thị trường bên ngoài; Cấu trúc đảm bảo tiêu thụ sản phẩm công ty Ba cấu trúc song song tồn độc lập điều kiện thị trường tự do, lấy hiệu công việc làm thước đo Do vậy, đặc điểm quan trọng cơng ty đa chiều quyền tự quyết, độc lập hành động chịu trách nhiệm giới lãnh đạo phận cấu trúc cơng ty Ưu điểm: Q trình định diễn nhanh chóng Nhược điểm: Thiếu tính liên kết ba cấu trúc Cơ cấu tổ chức tròn Cấu trúc tròn đặc biệt lưu ý đến khả tham gia tất thành viên vào trình định quản lý, tránh tình trạng cấp không tiếp nhận, không phản hồi trước phản ứng từ cấp thấp Tròn đồng nghĩa với việc người chủ sở hữu, người quản lý người thực tạo thành vịng khép kín, hỗ trợ tương tác với để đạt hiệu làm việc tốt Ưu điểm:  Gia tăng đóng góp nhân viên tổ chức  Tránh thụ động truyền đạt tiếp nhận thông tin chiều nội doanh nghiệp  Kích thích lực làm việc nhân viên  Phát bồi dưỡng nhân tài tiềm để làm nguồn tuyển dụng nội tương lai Khuyết điểm  Tốn nhiều thời gian tổ chức họp, đóng góp ý kiến từ nhân viên Cơ cấu tổ chức trí tuệ: Tổ chức trí tuệ làm cách để bồi dưỡng, phát triển sử dụng đạt hiệu cao vốn tri thức đơn vị thành viên Những đặc điểm bật tổ chức trí tuệ là: tự sáng tạo, dân chủ lành mạnh khả làm việc tập thể Ưu điểm:  Phát huy bồi dưỡng lực nhân viên tổ chức Khuyết điểm:  Khó khăn cho nhân viên chưa đủ lực trình độ tay nghề Cơ cấu tổ chức học hỏi Cơ cấu tổ chức học hỏi: Tổ chức đại đòi hỏi người lao động có cá tính sáng tạo cao, khả tự làm việc, hiểu biết cập nhật môi trường công nghệ đại, hiểu tự giải vấn đề chun mơn phức tạp Để người lao động đáp ứng yêu cầu này, cần phải hình thành đơn vị trình giáo dục tri thức liên tục Ngồi việc phổ cập, tích luỹ nhân cấp tri thức làm phong phú nguồn vốn đặc biệt đơn vị, trình cần trọng tạo điều kiện thuận lợi để phát huy hết khả sáng tạo thành viên Ưu điểm:  Kích thích tinh thần học hỏi sáng tạo nhân viên  Tạo động lực để nhân viên xử lý tình bất ngờ Khuyết điểm:  Tốn thời gian, chi phí để tổ chức lớp đào tạo, giáo dục Cơ cấu theo sản phẩm: Thực tiễn cơng tác quản trị địi hỏi cơng ty phải làm nhiều sản phẩm theo đơn hàng Do thực theo hợp đồng, xảy thời gian ngắn, nên công ty phải tổ chức máy thực theo sản phẩm Điều dẫn đến không lập máy mới, mà xây dựng thêm máy có sẵn Hình thành dựa trách nhiệm sản phẩm, dịch vụ, nhóm sản phẩm, lĩnh vực kinh doanh hay trung tâm tạo lợi nhuận riêng biệt, phận đa dạng hợp với để tạo nên đầu cho tổ chức nhất, sản phẩm, chương trình, hay dịch vụ cho nhóm khách hàng riêng biệt Cơ cấu theo phận sản phẩm thường sử dụng công ty thực phẩm, đồ gỗ, công ty sản xuất sản phẩm chăm sóc cá nhân, sản xuất giấy sản phẩm khác mà có tương đồng sử dụng chức trợ giúp giống Ưu điểm:  Tập trung ý vào sản phẩm  Việc phối hợp hành động phận mục tiêu cuối có hiệu  Các đề xuất đổi công nghệ dễ quan tâm  Có thơng tin tốt thị trường có khả lớn khách hàng tính tới đề định  Sử dụng lợi nguồn lực địa phương khác  Việc qui định trách nhiệm giải trình kết cuối tương đối dễ dàng  Giảm gánh nặng cho nhà quản lí cấp cao tạo khả tốt cho việc phát triển đội ngũ nhà quản chung Khuyết điểm:  Cơng việc bị trùng lắp  Sự tranh giành nguồn lực tuyến dẫn đến phản hiệu  Có khó khăn việc thích ứng với yếu tố tác động lên tồn tổ chức  Cần nhiều người có lực quản lí chung  Có xu làm cho việc thực dịch vụ hỗ trợ tập trung trở nên khó khăn  Làm nảy sinh khó khăn việc kiểm sốt cấp quản lí cao Sơ đồ cấu theo sản phẩm III Nguyên tắc rút xây dựng cấu tổ chức  Hợp lý hoá đơn giản hoá cấu tổ chức quản lý dọc đồng thời thu hẹp phạm vi vai trị nhà quản lý quy tập trung vào vấn đề tạo thu nhập  Triển khai đội ngũ khơng quy vào việc phát hội làm giàu sử dụng quy trình quản lý động để giải lựa chọn ngắn dài hạn  Phát triển thị trường tri thức, thị trường nhân tài, mạng lưới thức để thúc đẩy sáng tạo trao đổi tài sản vô hình  Dựa vào đo lường đánh giá hiệu cơng việc giám sát để có kết tốt từ chuyên gia có xu hướng độc lập ... NGHI VỚI SỰ THAY ĐỔI Phân loại thay đổi tổ chức: Thay đổi chia chủ yếu thành hai loại: thay đổi từ từ thay đổi tức thời Trong hai loại lại chia thành nhiều loại có kết hợp loại với • Thay đổi từ... Thay đổi tức thời xảy lúc độc lập với thay đổi từ từ • Thay đổi tức thời Là thay đổi xảy bất ngờ đáng kể đem lại kết rõ ràng Ví dụ thay đổi chiến lược cơng ty để tiến vào thị trường Sự thay đổi. .. Chương 6: DUY TRÌ SỰ THAY ĐỔI Vai trị mục đích việc kiểm sốt thay đổi 1.1 Vai trị Trước hết ta cần biết kiểm soát thay đổi Kiểm sốt thay đổi tiến trình đo lường kết thực thay đổi, so sánh với