quản trị sự thay đổi

DONG HOI URBAN DEVELOPMENT PROJECT COOPERATION SWITZERLAND-VIETNAM D ÁN PHÁT TRIN Ô TH NG HI HP TÁC VIT NAM-THY S TRUNG TÂM PH BIN KIN THC D ÁN PTTH 6. Áp dng nhng thay đi Tháng 11, 2003 Da theo “Dn dt thay đi” ca John Kotter Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 6. Áp dng nhng thay đi ÁP DNG NHNG THAY I S phát trin ca mt quc gia thng gp phi rt nhiu tr ngi và tr ngi này đc gii quyt thông qua nhng thay đi trong cách suy ngh, thái đ và hành đng. Cuc sng rt thú v vì nó luôn thay đi phng hng và mc tiêu. Nhng thay đi này không th tránh khi nu chúng ta mun có nhng điu tt đp hn trong cuc sng riêng t hay trong ngh nghip. Trong tài liu này, bn s hc đc cách áp dng nhng thay đi bn vng trong t chc bn thông qua qui trình 8 bc d thc hin. 1. Các yu t to nên nhng thay đi Trình đ k thut lc hu và nhu cu ci tin k thut Áp lc thay đi k thut có th xut phát t bên ngoài di hình thc phát trin công ngh mi hoc yêu cu t phía cng đng đòi hi phi có nhng dch v tt hn và nhanh hn. Sc ép v chính ph đin t không ch bao gm vic áp dng nhng công ngh mi mà còn nhng k thut mi.  s dng máy tính đòi hi có phng pháp t duy và làm vic mi.  mc đ cao nht, vic áp dng công ngh thông tin có th đòi hi mt c cu t chc mi. Mt khi h thng qun lý không theo kp nhng tin trin thì vic áp dng các k thut mi s không thành công. D án Phát trin ô th ng Hi 1 Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 6. Áp dng nhng thay đi Các s kin Chính tr và Xã hi Có rt nhiu thay đi nm ngoài tm kim soát ca t chc bn nhng bn buc phi đáp ng. Nhng đo lut, ngh đnh và qui đnh mi, rà soát li chc nng hay c cu li t chc đòi hi phi thng xuyên đnh hng li chin lc và vn dng. Tng cng tính kt hp và chuyên môn hoá ca t chc bn Tt c các lnh vc công vic ca bn đang thay đi trit đ. Các nhân t nh thông tin liên lc nhanh hn, các nhà đu t ngày càng đòi hi cao hn và sc ép ngày càng ln t phía cng đng, v.v buc bn phi bt kp vi nhng thay đi đó. Cán b công chc đang dn tr thành nhng chuyên gia trong lnh vc ca h trong khi đó các viên chc cp cao đang dn tr thành nhng nhà qun lý doanh nghip, gii quyt các quan h xã hi, các thách thc tài chính, các vn đ v nhân s và còn nhiu thay đi không bao gi ngng. K nng ca cán b nhân viên đc nâng cao Cán b nhân viên mun đt đc s hài lòng trong công vic và mun đc giao nhim v có th thách cao hn thì h cn có c hi phát trin trong chính t chc ca h. Trong phm vi ngh nghip, nhng thay đi có th là các c hi thng tin. T chc ca bn cn có s linh hot đ ngn nga nhng nhân viên có k nng tt chuyn sang làm cho mt t chc khác. D án Phát trin ô th ng Hi 2 Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 6. Áp dng nhng thay đi 2. Các loi hình thay đi Nhng thay đi có th phân thành 4 loi: • Nhng thay đi trong lnh vc công ngh, • Sn phm hoc các dch v, • Nhng thay đi hành chính: c cu, chính sách, ngân sách, nhân s, v.v , • Thái đ con ngi: mong đi, hành vi ng x, vn hoá t chc, v.v 3. T chi nhng thay đi Mt vài lý do gii thích ti sao mt s áp lc thay đi có th b t chi, và trong mt s trng hp vic thc hin các thay đi s phi đc lên k hoch cn thn và các nhu cu ca mi ngi phi đc cân nhc. • S t chi thay đi có th xy ra đi vi mt s ngi đang thc hin công vic có li đi vi các mc tiêu và u tiên ca h. H s xem thay đi là mt mi đe do. • Tng t nh th, mt khi ai đó thành tho công vic và kim soát đc công vic và đm trách đc trách nhim tt, t bn thân h s có th có cm giác tng đi an tâm. Và h s xem s thay đi là mt mi đe do đi vi s an toàn ca bn thân và ca chính t chc h. • i vi nhng ni các chính sách c th, các kiu hành vi ng x và cách thc thc hin công vic đc chp nhn trong thi gian lâu dài và đã tr thành mt phn ca vn hoá t chc thì đòi hi phi cn thn khi thc hin s thay đi. • Mt vài ngi lo s v nhng gì mà h không bit, D án Phát trin ô th ng Hi 3 Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 6. Áp dng nhng thay đi • Bn thân t chc có th chng li các áp lc bên ngoài nu s thay đi đòi hi ngun đu t đáng k, • S t chi có th xy ra nu đ ngh thay đi có sai sót và đim yu. 4. Bin pháp khc phc • Giáo dc và truyn thông giúp mi ngi hiu đc lô- gíc và nhu cu thay đi, • Thu hút mi ngi tham gia và góp phn vào vic hình thành và phác tho k hoch thay đi, • To điu kin thun li và h tr thông qua công tác đào to hoc tp hun, • àm phán và tho thun thng đc gn lin vi các hình thc đng viên và khen thng, • Vn đng vi mc đích to nh hng đi vi mi ngi bng cách s dng có chn lc nhng bin pháp v thông tin và t chc các hi tho, • Công khai hoc ngm ngm ép buc s ch có tác dng nht thi ch không mang li kt qu lâu dài. 5. Qui trình 8 bc Bc 1: Hình thành nên ý thc cp thit thay đi Mt t chc bt kì có th ngh rng h đang thc hin đúng công vic và h không cn có s thay đi nào. ây là mt trong nhng lí do gii thích cho tình trng t bng lòng v mt t chc. Các nguyên nhân khác: • Không có khng hong nghiêm trng, D án Phát trin ô th ng Hi 4 Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 6. Áp dng nhng thay đi • Tiêu chí chung cho thc hin công vic thp, • Các mc tiêu chc nng đt ra cho nhân viên hn hp, • H thng đánh giá thc hin công vic có sai sót, • Thiu s kim tra cht lng công vic, • Vn hoá đng đu vi th thách yu, • Không có mc tiêu tài chính rõ ràng, • Các nhà qun lý quá hài lòng vi hin ti. Vic to ra nhn thc v s cp thit thay đi thng đòi hi có nhng hành đng táo bo thm chí mo him và thng gn vi s lãnh đo gii. Chúng ta bit rng trong mt môi trng vn hoá t chc to ra cm giác rng mi th đu trong tm kim soát thì vic to ra ý thc v s cp thit thay đi là đc bit khó khn. Chúng tôi đ xut sau đây mt vài bin pháp tng mc đ cp thit: • Thc hin cuc kim tra t bên ngoài, • So sánh t chc ca bn vi mt t chc tng t hot đng có hiu qu hn, • t ra các mc tiêu hoàn thành công vic cao hn đ h không th đt đc, • Nhn mnh rng mi ngi s chu trách nhim đi vi nhng yêu cu cap hn đi vi công vic ch không đn thun da trên nhng chc nng hn hp, • Không giu gim nhng tin xu v s đánh giá ca công dân và đi vi công vic, • Cn tip xúc nói chuyn vi nhng ngi hoc các bên liên quan không hài lòng, D án Phát trin ô th ng Hi 5 Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 6. Áp dng nhng thay đi • Thúc đy tho lun ci m và trung thc trong các cuc hp, • Thông báo vi mi ngi v nhng c hi trong tng lai và phn thng liên quan đn h và vi kh nng hin ti thì không th nm bt đc các c hi đó. Bc 2: To ra s ch đo liên kt Có th thc hin thay đi thông qua mt Nhóm hoc t công tác th hin 4 đc đim chính sau: • Quyn lc đy đ, • Trình đ chuyên môn phi tng ng vi công vic hin ti, • Uy tín ca nhóm phi đc mi ngi tha nhn, • Lãnh đo phi mnh m đ có th điu hành đc quá trình thay đi. Ngoài ra to không khí tin tng ln nhau trong mt nhóm và xây dng mt mc tiêu chung là rt cn thit bng cách thông qua các s kin và nhiu cuc trao đi. Bc 3: Xây dng tm nhìn và chin lc Trong quá trình thay đi, mt tm nhìn tt phi thc hin đc 3 mc đích sau: • Xác đnh rõ phng hng chung cho s thay đi nhm đn gin hoá các quyt đnh chi tit • Khuyn khích đng viên mi ngi hành đng theo cùng mt hng D án Phát trin ô th ng Hi 6 Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 6. Áp dng nhng thay đi • Tm nhìn giúp phi hp các hành đng ca nhiu ngi khác nhau.  có thêm thông tin v tm nhìn, ngi đc nên tham kho tài liu s 2 - K nng Lãnh đo và ng viên. Bc 4: Truyn đt tm nhìn thay đi Thi gian và công sc cn có đ truyn thông có hiu qu liên quan trc tip đn s rõ ràng và ni dung đn gin. Sau đây là mt s li khuyên làm th nào xây dng đc s truyn đt v tm nhìn mt cách hiu qu: • Xây dng tm nhìn đn gin • S dng phép n d và các ví d minh ho • S dng nhiu kênh thông tin nh: Hi hp, nhc nh, bn tin, v.v , • Nhc li nhiu ln, • Ch yu s dng ví d, • Gii thích nhng đim không thng nht, • Lng nghe trc khi mun ngi khác lng nghe mình nói. Bc 5: Giao quyn cho nhân viên S không có chuyn bin ln trong ni b nu mi ngi không ng h và không mun thay đi. Mc đích ca bc này là giao quyn cho nhiu ngi hn na đ thc hin công vic. Bn có th thc hin bc này bng cách: • Truyn đt tm nhìn chin lc vi nhân viên, • Hình thành cu trúc phù hp vi tm nhìn, • Cung cp đào to cn thit, D án Phát trin ô th ng Hi 7 Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 6. Áp dng nhng thay đi • iu chnh các h thng (nhân s, công ngh thông tin, v.v ) phù hp tm nhìn. Bc 6: To nhng thành công trc mt Phi mt nhiu thi gian đ có s thay đi ln. Vì vy, cn phi có nhng kt qu rõ ràng ngay sau khi có nhng n lc chuyn đi. iu này s giúp các nhân viên có đc t tin rng công vic đang tin trin và n lc thay đi đang mang li kt qu. Tác dng ca các thành công trc mt là: • Chng minh rng nhng hi sinh cho s thay đi mang li kt qu xng đáng • Phn thng cho nhng ngi tham gia vào thc hin s thay đi đó • Góp phn điu chnh chin lc và tm nhìn đi đng hng • Thuyt phc và thu hút thêm nhiu ngi tham gia. Bc 7: Tng kt các thành qu đt đc và đ xut thêm nhiu thay đi khác Trong quá trình chuyn đi, s t chi thay đi s không bao gi bin mt hoàn toàn. Vì th, nhng thành công trc mt phi có tính bn vng và to nn tng đ thc hin đt thay đi tip theo. Nhng thành công này s thu hút, kêu gi nhiu ngi tham gia đóng góp vào n lc chung. Lãnh đo có th s dng uy tín to nên t nhng thành công đ thúc đy tin trình thay đi nhanh hn, nhm to đà vng chc hn. D án Phát trin ô th ng Hi 8 Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 6. Áp dng nhng thay đi Bc 8: Gn nhng phng pháp tip cn mi vi vn hoá Thay đi trong vn hoá phi là yu t c bn to nên tính bn vng cho thay đi. Không nên xem thay đi trong vn hoá là mc tiêu cn bn ca quá trình chuyn đi mà là h qu ca nhng n lc. Sau đây là nhng gi ý cui cùng trong qui trình 8 bc liên quan đn vic gn kt các phng pháp tip cn mi vi vn hoá: • Thay đi trong vn hoá thc hin sau cùng ch không phi là đu tiên: hu ht nhng thay v các qui tc và các giá tr chia s thng đc thc hin vào giai đon cui ca quá trình chuyn đi, • Ph thuc vào kt qu thu đc: Nhng phng pháp tip cn mi thng hoà nhp vào vn hoá ch khi nào các phng pháp mi này thc hin thích hp và u vit hn các phng pháp trc đây, • Yêu cu tho lun nhiu: Nu không có nhng ch dn và h tr bng li nói, mi ngi s min cng tha nhn giá tr ca các phng pháp mi, • Có th bao gm thay đi nhân s: ôi khi cách thay đi vn hoá duy nht là thay đi nhng ngi gi chc v ch cht. • Ra quyt đnh theo trình t tm quan trng: Nu quá trình thng tin và thay đi nhân s không đc thc hin phù hp vi các phng pháp mi thì vn hoá c s t khng đnh mình. D án Phát trin ô th ng Hi 9 . ELECTROWATT-INFRA VIETNAM D án Phát trin ô th ông Hi 19 Quang Trung – ng Hi, Qung Bình T: 052 8 21 378; Fax: 052 8 21 374 Email: ewedh@dng.vnn.vn D án Phát Trin ô th ng. 6. Áp dng nhng thay đi Tháng 11 , 2003 Da theo “Dn dt thay đi” ca John Kotter Trung tâm ph bin kin. thì vic áp dng các k thut mi s không thành công. D án Phát trin ô th ng Hi 1 Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 6. Áp dng nhng thay đi Các s kin Chính tr