Tìm hiểu về công tác kiểm tra, đánh giá trong quản trị văn phòng doanh nghiệp tại Công ty CP Đầu tư và Xây dựng số 1 hà nội

PHẦN MỞ ĐẦU1.Lý do chọn đề tàiVăn phòng trong các cơ quan, doanh nghiệp giữ một vị trí đặc biệt quan trọng. Đây là nơi thu thập và xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động chung của cơ quan, tổ chức. Là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, nhất là hoạt động đối nội, đối ngoại của cơ quan, tổ chức và cung cấp các dịch vụ hỗ trợ cho các bộ phận khác hoạt động. Với các chức năng tham mưu, tổng hợp, hậu cần được coi là vũ khí quan trọng của các nhà quản trị. Văn phòng còn được coi là chiếc cầu nối mọi hoạt động giữa các bộ phận trong cơ quan, tổ chức tạo sự thống nhất trong việc thực hiện mục tiêu chung của cơ quan, tổ chức. Vì vậy, việc thực hiện công tác kiểm tra, đánh giá trong quản trị văn phòng tại các cơ quan, doanh nghiệp là rất cần thiết. Nó giúp cho hoạt động quản trị văn phòng diễn ra ngày càng hoàn thiện và đạt kết quả tốt hơn. Vì lý do trên, em quyết định lựa chọn đề tài “Tìm hiểu về công tác kiểm tra, đánh giá trong quản trị văn phòng doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội” làm đề tài cho bài tiểu luận kết thúc học phần Quản trị văn phòng doanh nghiệp.2.Nhiệm vụ nghiên cứuNghiên cứu, tìm hiểu thực trạng công tác kiểm tra, đánh giá trong quản trị văn phòng doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội.Đánh giá trung thực, khách quan những ưu điểm, hạn chế về thực trạng công tác công tác kiểm tra, đánh giá trong quản trị văn phòng doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội, từ đó đưa ra một số đề xuất, giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác kiểm tra, đánh giá trong quản trị văn phòng doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội.

LỜI CẢM ƠN Để hồn thành tiểu luận em xin chân thành cảm ơn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa Quản trị văn phòng tạo điều kiện cho chúng em học học phần thực tế bổ ích Em xin cảm ơn hướng dẫn tận tình giảng viên học phần Quản trị văn phòng doanh nghiệp tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em suốt trình học tập nghiên cứu đề tài Cuối en xin cảm ơn ban lãnh đạo, cán bộ, nhân viên Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng số Hà Nội dành thời gian quý báu để trả lời câu hỏi, tìm kiếm cung cấp tư liệu giúp em hoàn thành tiểu luận Trong Trình làm cố gắng tiểu luận em tránh khỏi thiếu xót Em mong nhận đóng góp ý kiến thầy để báo cáo em hoàn thiện En xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan cơng trình nghiên cứu em thời gian qua Mọi số liệu đề tài trung thực em tự tìm hiểu phân tích Em xin chịu hồn tồn trách nhiệm có khơng trung thực thơng tin sử dụng tiểu luận Hà Nội, ngày 27 tháng năm 2019 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Văn phòng quan, doanh nghiệp giữ vị trí đặc biệt quan trọng Đây nơi thu thập xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động chung quan, tổ chức Là nơi tiếp nhận tất mối quan hệ, hoạt động đối nội, đối ngoại quan, tổ chức cung cấp dịch vụ hỗ trợ cho phận khác hoạt động Với chức tham mưu, tổng hợp, hậu cần coi vũ khí quan trọng nhà quản trị Văn phòng coi cầu nối hoạt động phận quan, tổ chức tạo thống việc thực mục tiêu chung quan, tổ chức Vì vậy, việc thực công tác kiểm tra, đánh giá quản trị văn phòng quan, doanh nghiệp cần thiết Nó giúp cho hoạt động quản trị văn phịng diễn ngày hồn thiện đạt kết tốt Vì lý trên, em định lựa chọn đề tài “Tìm hiểu cơng tác kiểm tra, đánh giá quản trị văn phòng doanh nghiệp Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng số Hà Nội” làm đề tài cho tiểu luận kết thúc học phần Quản trị văn phòng doanh nghiệp Nhiệm vụ nghiên cứu Nghiên cứu, tìm hiểu thực trạng công tác kiểm tra, đánh giá quản trị văn phịng doanh nghiệp Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng số Hà Nội Đánh giá trung thực, khách quan ưu điểm, hạn chế thực trạng công tác công tác kiểm tra, đánh giá quản trị văn phịng doanh nghiệp Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng số Hà Nội, từ đưa số đề xuất, giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác kiểm tra, đánh giá quản trị văn phòng doanh nghiệp Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng số Hà Nội Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Thực trạng công tác kiểm tra, đánh giá quản trị văn phịng doanh nghiệp Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng số Hà Nội Phạm vi nghiên cứu: Bài tiểu luận chủ yếu tìm hiểu Thực trạng công tác kiểm tra, đánh giá quản trị văn phịng doanh nghiệp Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng số Hà Nội giai đoạn 2016 – 2018 Kết cấu tiểu luận Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo Phụ lục Đề tài gồm có chương: Chương 1: Cơ sở lý luận chung văn phòng doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng công tác kiểm tra, đánh giá quản trị văn phịng doanh nghiệp Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng số Hà Nội Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác kiểm tra, đánh giá quản trị văn phịng doanh nghiệp Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng số Hà Nội PHẦN NỘI DUNG Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP 1.1 Khái niệm văn phòng doanh nghiệp - Văn phòng Theo nghĩa rộng (Văn phịng tồn bộ) bao gồm tồn bộ máy quản lý đơn vị từ cấp cao đến sở với nhân làm quản trị hệ thống quản lý tổ chức, bao gồm toàn sở vật chất kỹ thuật môi trường phục vụ cho hoạt động tổ chức nói chung, cho hệ thống quản lý nói riêng Văn phịng tồn có đầy đủ tư cách pháp nhân hoạt động đối nội, đối ngoại để thực mục tiêu chung tổ chức Theo nghĩa hẹp (Văn phòng chức năng) bao gồm máy trợ giúp nhà quản trị những việc chức giao, phận cấu thành cấu tổ chức, chịu điều hành nhà quản trị cấp cao Văn phịng chức khơng phải pháp nhân độc lập quan hệ đối ngoại  Theo cách chung nhất, văn phòng thực thể tồn khách quan tổ chức để thực chức theo yêu cầu nhà quản trị tổ chức - Doanh nghiệp tổ chức kinh tế có tên riêng, có trụ sở giao dịch ổn định, đăng ký kinh doanh theo quy định pháp luật nhằm thực ổn định hoạt động kinh doanh - Văn phòng doanh nghiệp Đối với văn phòng doang nghiệp, văn phòn khu vực khác biệt với khu vực sản xuất (nhà máy, công xưởng khu vực kinh doanh (nơi bán hàng) Một số doanh nghiệp khơng có khu vực sản xuất, khơng có doanh nghiệp khơng có khu vực văn phòng Văn phòng nơi thu thậpvà xử lý thông tin, nơi máy lãnh đạo bàn thảo ban hành định quản lý Văn phòng nơi tổ chức thực theo dõi, kiểm tra đánh giá kết thực định quản lý ban hành Văn phòng phận tham mưu đắc lực cho cấp quản trị biên pháp để tổ chức, điều hành hoạt động doanh nghiệp Với vị đó, văn phịng coi tổng tham mưu phận đầu não doanh nghiệp 1.2 Chức Văn phòng doanh nghiệp - Thu thập xử lý thông tin từ nhiều cấp, nhiều nguồn khác nhau; - Tổng hợp – tham mưu: Tổng hợp cung cấp thông tin cho lãnh đạo quan phận quản lý tình hình hoạt động biện pháp tổ chức điều hành doanh nghiệp 1.3 Nhiệm vụ Văn phòng doanh nghiệp - Tổ chức quản lý nghiệp vụ văn phòng : Kỹ soạn thảo văn bản; quản lý văn – đến; Thu thập xử lý thông tin; Kỹ tổ chức hoạt động, kiện; Kỹ truyền thơng; Kỹ làm việc nhóm; - Xây dựng quy chế tổ chức hoạt động Văn phòng doanh nghiệp doanh nghiệp; - Soạn thảo định quản lý hành chính; - Xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác cho doanh nghiệp văn phòng; - Tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo; - Tổ chức đảm bảo sở vật chất, điều kiện làm việc cho khối Hành chính; - Ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào hoạt động quản lý điều hành như: Quản lý nhân sự, quản lý công việc, kỹ phân công công việc… - Tổ chức máy xác định vị trí, phạm vi chức danh phận thuộc khối văn phòng; - Thu thập, xử lý cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý doanh nghiệp; - Tổ chức công tác lễ tân; - Tổ chức công tác bảo vệ * Tiểu kết Trong chương 1, em trình bày vấn đề quản trị văn phòng doanh nghiệp Trong gồm khái niệm, chức nhiệm vụ văn phòng doanh nghiệp Những nội dung chương mặt sở lý luận để em triển khai chương Chương THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM TRA, ĐÁNH GIÁ TRONG QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG DOANH NGHIỆP TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG SÔ HÀ NỘI 2.1 Khái quát chung Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng số Hà Nội 2.1.1 Giới thiệu công ty Tên cơng ty viết tiếng việt: CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG SỐ HÀ NỘI Tên cơng ty viết tiếng tiếng nước ngồi: HA NOI INVESTMENT AND CONSTRUCTION JOINT STOCK COMPANY NO1 Tên công ty viết tắt: HICC1 Mã số doanh nghiệp/ Mã số thuế: 0100105398 Địa trụ sở chính: Tầng tịa nhà CT2A khu thị Nghĩa Đơ, Phường Cổ Nhuế 1, Quận Bắc Từ Liêm, Thành phố Hà Nội, Việt Nam Vốn điều lệ: 35.000.000.000 đồng Người đại diện theo pháp luật công ty: HÀ HUY CHINH, chức danh: Tổng giám đốc Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng số Hà Nội tiền thân Công ty xây dựng nhà Hà Nội thành lập năm 1972, sở sáp nhập công ty lắp ghép nhà số số Năm 1993, công ty đổi tên thành Công ty xây dựng số Hà Nội; Tháng 1/2007, công ty vào hoạt động theo mơ hình cổ phần thức trở thành Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng số Hà Nội (HICC1) Dưới công ty đơn vị trực thuộc, bao gồm xí nghiệp, đội xây dựng, Ban quản lý tịa nhà 25 Láng Hạ, Trung tâm tư vấn đầu tư xây dựng, Trung tâm xuất lao động khách sạn Phương Nam HICC1 hoạt động lĩnh vực sau: Nhận thầu thi công xây dựng cơng trình dân dụng cơng nghiệp, hạ tầng kỹ thuật ( cấp nước, chiếu sáng), giao thơng, thủy lợi, thể dục thể thao, cơng trình văn hóa, vui chơi giải trí, xây lắp đường dây trạm biến áp 35KV lắp đặt máy móc thiết bị cho cơng trình trên; Tư vấn xây dựng lĩnh vực: - Lập, quản lý thực dự án đầu tư xây dựng: khu đô thị mới, khu công nghiệp, hạ tầng kỹ thuật, khu dân cư, văn phịng cho th dịch vụ cơng cộng; -Thiết kế lập dự tốn cơng trình đến nhóm B; - Tư vấn soạn thảo hồ sơ mời thầu đánh giá hồ sơ dự thầu; - Tư vấn giám sát thi công tư vấn quản lý dự án Các lĩnh vực khác bao gồm: Sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng gồm: Các loại bê tông, gạch không nung đá ốp lát, kết cấu gỗ, thép, khung nhôm nhựa phục vụ xây dựng 4.Xuất lao động; 5.Kinh doanh khách sạn tổ chức dịch vụ khách sạn như: tắm hơi, nhà hàng ăn uống; kinh doanh dịch vụ du lịch lữ hành nước lữ hành quốc tế 6.Mở cửa hàng làm đại lý kinh doanh vật liệu xây dựng sắt, thép, xi măng, gạch xây dựng loại, đồ trang trí nội thất; bn bán, thuê cho thuê máy móc, thiết bị vật tư chuyên ngành: xây dựng, thể dục thể thao, vui chơi giải trí; kinh doanh hàng hóa mỹ phẩm hàng tiêu dung kinh doanh rượu ( không bao gồm kinh doanh quán bar) Kinh doanh bất động sản Với bề dày 30 năm quản lý tổ chức thi công đội ngũ cán gồm kỹ sư, kiến trúc sư, kỹ thuật viên, công nhân kỹ thuật tay nghề cao với máy móc thiết bị đại, HICC1 để lại dấu ấn với nhiều cơng trình xây dựng có quy mơ lớn thủ tỉnh thành phía Bắc Đó khách sạn 11 tầng Giảng Võ, chợ Đồng Xuân, làng du lịch Việt - Nhật, khu nhà Trương Định, Giảng Võ, Thành Công, Yên Lãng, Vĩnh Hồ, Bách Khoa, Quỳnh Lôi, Nghĩa Tân, Nghĩa Đô, khu nhà ngoại giao đoàn Vạn Phúc, Khu biệt thự dự án Ciputra, nhà cao tầng Xuân La, trung tâm dịch vụ thương mại Yên Hòa, khu biệt thự Thụy Khuê, tòa nhà 25 tầng Láng Hạ, trường quay truyền hình ngồi trời hầm để xe – Đài truyền hình Việt Nam, Sở kế hoạch Đầu tư tỉnh Sơn La, Nhà di sản thủy điện Sơn La… Bên cạnh đó, dịch vụ khác công ty kinh doanh khách sạn, tư vấn xây dựng, xuất lao động,…hoạt động có hiệu thương hiệu có uy tín thị trường Nhận thức rõ: chất lượng sống còn, định tồn phát triển, HICC1 áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2008 hoạt động sản xuất kinh doanh với mục tiêu hướng đến thỏa mãn cao khách hàng Chuyên nghiệp động, HICC1 khẳng định mạnh thị trường: nhà thầu, nhà đầu tư chuyên nghiệp đối tác tin cậy khách hàng nước * Một số hình ảnh Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng số Hà Nội (phụ lục 01) 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng số Hà Nội  Chức công ty - Nhận thầu thi công xây dựng cơng trình: dân dụng, cơng nghiệp, hạ tầng kỹ thuật ( cấp nước, chiếu sáng), giao thơng, bưu điện, nơng nghiệp, thủy lợi, thể dục thể thao, cơng trình văn hóa, vui chơi giải trí, xây lắp đường dây trạm biến áp 35KV lắp đặt máy móc, thiết bị cho cơng trình - Tư vấn xây dựng lĩnh vực: + Lập quản lý dự án dầu tư xây dựng: khu đô thị mới, khu công nghiệp, hạ tầng kỹ thuật, khu dân cư, văn phòng cho thuê vầ dịch vụ cơng cộng + Thiết kế lập dự tốn cơng trình đến nhóm B + Tư vấn soạn thảo hồ sơ mời thầu đánh giá hồ sơ dự thầu + Tư vấn giám sát thi công tư vấn quản lý dự án Các lĩnh vực bao gồm:sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng gồm: loại bê tông, gạch không nung đá ốp lát, kết cấu gỗ, thép, khung nhôm hoạt động văn phịng hay khơng Phát sai phạm để có cách xử lý giải đắn Các loại nội quy, quy chế Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng số Hà Nội gồm: - Quy chế làm việc; - Quy chế thi đua - khen thưởng – kỷ luật; - Quy chế trả lương; - Nội quy quan c) Kiểm tra, đánh giá việc thu thập, xử lý thông tin Việc kiểm tra thông tin, nội quy, quy chế Công ty kiểm tra nội dung định hướng, nội quy, quy chế tình hình thực chúng Đây việc kiểm tra mang tính tổng qt kế hoạch phát triển, chiến lược phát triển cho nội dung định hướng Các nhà quản lý Công ty cần thông tin để điều hành công việc, thiếu hay thông tin sai lệch, không kịp thời gây tổn thất cho hoạt động Công ty Bộ phận phân công kiểm tra, đánh giá công ty tiến hành kiểm tra việc thu thập, xử lý thơng tin xem có xác, yêu cầu mà công ty đề hay không Yêu cầu việc thu thập, xử lý thông tin cơng ty gồm: - Hiểu biết xác nhu cầu thông tin phục vụ quản lý; - Đánh giá thơng tin mà thu thập, xử lý; - Nắm vững, tìm tịi có khả phát hiện, thu thập thơng tin cần thiết; - Nắm xác nguồn thông tin để khai thác, thu thập, cung cấp hợp lý, lúc, mục đích, phù hợp với quy định pháp luật d)Kiểm tra, đánh giá nhân Kiểm tra nhân Công ty nhằm đảm bảo để tác động đến nhân viên Công ty mối quan hệ với hoạt động Công ty Kiểm tra nhân nhằm đưa hình thức kỷ luật, khen thưởng hợp lý Đồng thời thơng tin cần thiết để xây dựng kế hoạch phát triển cho nhân viên Sau kiểm tra phận phân công tiến hành đánh giá nhân theo tiêu chí sau: - Đánh giá lạc quan Với công ty, nhân viên ln có tinh thần tích cực người gắn bó lâu dài với cơng ty có cầu tiến Những người người cống hiến nhiều mang đến cho môi trường làm việc chuyên nghiệp, thân thiện tích cực - Đánh giá trung thực Nếu người kinh doanh coi trung thực yếu tố có phần bất lợi quản lý trung thực lại yếu tố cần thiết để đánh giá phẩm chất nhân viên Một nhân viên có trung thực đánh giá cao họ biết phân biệt sai, công tư để làm việc - Đánh giá nhiệt tình Nhiệt tình cơng việc giúp khơng khí làm việc khẩn trương chun nghiệp Nhiệt tình yếu tố đem lại kết cơng việc tốt, nhanh chóng - Đánh giá tôn trọng Khi làm việc nhân viên cần có tơn trọng với cấp đồng nghiệp Sau tơn trọng khách hàng Chắc chắn chẳng có ơng chủ muốn cơng ty có nhân viên thô lỗ - Đánh giá Giờ giấc Giờ giấc yếu tố quan trọng để đánh giá chuyên nghiệp nhân viên Quản lý thời gian làm việc hiệu tiêu chí đánh giá nhân viên, bạn không cần làm việc 12-14 ngày khoảng thời gian bạn làm việc phải thực mang lại hiệu Điều quan trọng - Đánh giá độ tin cậy, cẩn trọng Việc chăm chút cho công việc, cẩn trọng yếu tố mang lại hiệu công việc tốt, tin tưởng từ đồng nghiệp cấp Thận trọng xử lý công việc điều khơng thừa Bạn nên tập cho thói quen giúp ích cho bạn sống chư không cơng việc - Đánh giá theo mục tiêu hành Nhân viên đánh giá dựa hệ thống KPI, chủ yếu đánh giá mức độ làm việc hiệu nhân viên để có sở đề bạt, tăng lương hay sa thải - Đánh giá theo mục tiêu phát triển Cũng dựa hệ thống KPI để nắm mục tiêu phát triển ngắn/dài hạn nhân viên, biết nguyện vọng, gắn bó nhân viên, tìm hiểu q trình xử lý cơng ty việc, nhân viên gặp phải khó khăn gì, cần trợ giúp từ cấp trên, để nhà quản lý đưa chiến lược phát triển, giúp nhân viên đạt mục tiêu cao công việc Xét cho phát triển nhân viên phát triển cơng ty - Đánh giá theo mục tiêu hồn thành công việc Cách đánh giá dựa vào nhiệm vụ, vai trị nhân viên, từ tuyển chọn, đào tạo nhân viên tốt Mỗi vị trí giữ trách nhiệm riêng, phù hợp với yêu cầu cơng việc Dựa vào tiêu chí thước đo hiệu công việc giao hàng tháng, quý…mà nhà quản lý nắm nhân viên có lực thực sự, nhân viên cần đào tạo thêm e) Kiểm tra, đánh giá công tác văn thư lưu trữ Việc kiểm tra văn thư lưu trữ công ty trọng Các bước soạn thảo banh hành văn bản, quản lý văn bản, xếp hồ sơ tài liệu công ty kiểm tra cách sát Đảm bảo khơng bị sai sót thực Các nhà quản lý thực thực tuyên truyền, phổ biến triển khai văn quy phạm pháp luật, quy định công tác văn thư lưu trữ đến nhân viên công ty để họ thực tốt cơng việc Các nội dung kiểm tra cơng tác văn thư lưu trữ Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng sô Hà Nội gồm:  Kiểm tra tình hình quản lý, đạo cơng tác văn thư - kiểm tra tổ chức, biên chế, nhân làm công tác văn thư lưu trữ công ty - kiểm tra tổ chức tuyên truyền, phổ biến văn quy phạm pháp luật hướng dẫn công tác văn thư lưu trữ - kiểm tra việc triển khai, tập huấn văn quy phạm pháp luật hướng dẫn nghiệp vụ văn thư lư trữ công ty đơn vị trực thuộc công ty - kiểm tra ban hành văn đạo, quản lý công tác văn thư lưu trữ gồm: Quy chế công tác văn thư lưu trữ; danh mục hồ sơ quan; xây dựng, ban hành kế hoạch công tác văn thư lưu trữ hàng năm; Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu; quy định công tác lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ quan; quy định tổ chức sử dụng tài liệu; thực chế độ sách cán bộ, công chức, viên chức làm công tác lưu trữ… - kiểm tra tình hình bố trí sử dụng Kho Lưu trữ cơng ty - Có kế hoạch thực kiểm tra, hướng dẫn hoạt động văn thư lưu trữ đơn vị trực thuộc công ty kết hợp kiểm tra với hoạt động chuyên môn khác - kiểm tra việc thực chế độ thông tin, báo cáo định kỳ đột xuất công tác văn thư lưu trữ theo yêu cầu  Kiểm tra hoạt động nghiệp vụ văn thư lưu trữ - Công tác văn thư + Kiểm tra công tác soạn thảo ban hành văn hành chính; + Kiểm tra cơng tác quản lý văn đi, đến; thực công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ công ty; + Kiểm tra việc quản lý sử dụng dấu công ty; + Kiểm tra việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ, xây dựng sở liệu để quản lý tài liệu lưu trữ - Công tác lưu trữ + Kiểm tra công tác thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ công ty; + Kiểm tra công tác chỉnh lý tài liệu (xây dựng kế hoạch tổ chức thực chỉnh lý tài liệu tồn đọng công ty); + Kiểm tra công tác xác định giá trị tài liệu tiêu hủy tài liệu hết giá trị; + Kiểm tra công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu: Tình hình bố trí Kho Lưu trữ, có phương án đầu tư xây dựng nâng cấp Kho Lưu trữ quan, đầu tư trang thiết bị, phòng chống cháy, thiên tai, vệ sinh kho tài liệu lưu trữ ; + Kiểm tra công tác thống kê tài liệu lưu trữ; + Kiểm tra việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: Nội quy khai thác; sổ sách quản lý việc lưu trữ, khai thác lượt hồ sơ đưa phục vụ độc giả; có cơng cụ tra cứu, nội quy kho lưu trữ f) Kiểm tra, đánh giá trang thiết bị văn phòng Trang thiết bị văn phòng yếu tố quan trọng đảm bảo suất, chất lượng cơng tác văn phịng Vì kiểm tra trang thiết bị nhà quản lý phải ý yêu cầu sau: trang thiết bị phải sử dụng tiêu chuẩn định mức mục đích Khơng tự ý đổi, trao đổi, cho, tặng, biếu trang thiết bị văn phòng quan, điều chuyển trang thiết bị văn phòng đơn vị, cá nhân chưa dược phép người có thẩm quyền Nếu vi phạm chịu phạt theo quy định Công ty * Tiểu kết Trong chương 2, em giới thiệu khái quát Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng số Hà Nội Đồng thời khảo sát Thực trạng công tác kiểm tra, đánh giá quản trị văn phòng doanh nghiệp Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng số Hà Nội Từ em có sở để đưa nhận xét giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác kiểm tra, đánh giá quản trị văn phịng doanh nghiệp Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng số Hà Nội chương Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC KIỂM TRA, ĐÁNH GIÁ TRONG QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG DOANH NGHIỆP TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG SỐ HÀ NỘI 3.1 Nhận xét chung 3.1.1 Ưu điểm Việc thực công tác kiểm tra, đánh giá quản trị văn phịng Cơng ty Cổ phần đầu tư xây dựng số Hà Nội mang lại ưu điểm sau: - Kiểm tra, đánh giá giúp cho việc đảm bảo chất lượng hồn thành cơng việc công ty đạt hiệu cao - Nhờ có cơng tác kiểm tra, đánh cán nhân viên công ty nghiêm túc chấp hành nội quy, quy chế công ty - Việc thu thập xử lý thông tin tiến hành nhanh chóng, hiệu phù hợp với yêu cầu mà công ty đặt - Giúp cho nhân công ty nâng lực, phẩm chất ln hồn thành tốt cơng việc giao - Giúp công tác văn thư lưu trữ giải cách nhanh chóng, kịp thời cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết đáp ứng Bảo mật tốt tài liệu quan trọng đảm bảo khơng bị lộ ngồi làm ảnh hưởng tới cơng ty - Trang thiết bị văn phịng ln đảm bảo tình trạng tốt nhất, khơng bị hư hỏng, thất thoát - Đảm bảo cho hoạt động văn phòng dược tiến hành quy định đạt hiệu cao 3.1.2 hạn chế Bên cạnh ưu điểm cơng tác kiểm tra, đánh giá quản trị văn phịng Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng số Hà Nội tồn số hạn chế: - Một số người thực cơng tác kiểm tra, đánh giá cịn chưa thực hiểu cách sâu sắc nội dung kiểm tra, đánh giá khiến cho việc kiểm tra, đánh giá cịn tồn số khó khăn - Chưa sát việc kiểm tra, đánh giá dẫn đến vài nội dung kiểm tra, đánh giá chưa thật hoàn thiện đạt kết mong muốn: + Chất lượng hồn thành cơng việc cịn chưa thực tốt cịn tồn số cơng việc chưa hoàn thành thời hạn yêu cầu + Bên cạnh cán bộ, nhân viên nghiêm túc chấp hành nội quy, quy chế công ty cịn vài cá nhân chưa nghiêm chỉnh chấp hành ( chưa nghiêm túc công việc, làm muộn, có thái độ khơng trung thực, ) + Trong cơng tác văn thư lưu trữ cịn số văn ban hành lỗi sai thể thức, tả, ngơn ngữ; việc lưu văn chưa thống nên số giấy tờ cịn bị thất lạc, khơng tìm thấy + Một vài trang thiết bị cũ, thời gian sử dụng lâu bảo trì không cải thiện chưa thay - Chưa có văn quy định cụ thể công tác kiểm tra, đánh giá quản trị văn phịng - Cơng tác kiểm tra, đánh giá cơng ty tập trung nhiều vào kết mà chưa trọng đến q trình thực nội dung cơng việc dẫn đến kết kiểm tra, đánh giá chưa thực cao 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác kiểm tra, đánh giá quản trị văn phịng doanh nghiệp Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng số Hà Nội Để nâng cao hiệu công tác kiểm tra, đánh giá quản trị văn phòng doanh nghiệp Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng số Hà Nội em xin đề xuất số giải pháp sau: - Mở khoá học ngắn hạn nhằm nâng cao hiểu biết lực cho cán làm công tác kiểm tra, đánh giá - Lãnh đạo công ty cần đạo cán làm công tác kiểm tra, đánh giá phải sát trình kiểm tra, đánh giá - Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến quán triệt tới cán bộ, nhân viên phải tuân thủ nghiêm quy định, không vi phạm nguyên tắc công tác kiểm tra, đánh giá - Ban hành văn quy định cụ thể công tác kểm tra, đánh giá quản trị văn phòng - Phải trọng kiểm tra, đánh giá kết q trình hoạt đơng nội dung quản trị văn phịng - Tiếp tục trì nâng cao chất lượng, hiệu công tác kiểm tra, đánh giá quản trị văn phòng * Tiểu kết Trong chương 3, em ưu điểm hạn chế Thực trạng công tác kiểm tra, đánh giá quản trị văn phòng doanh nghiệp Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng số Hà Nội Và em đưa số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác kiểm tra, đánh giá quản trị văn phịng doanh nghiệp Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng số Hà Nội, em hi vọng giải pháp góp phần để hồn thiện cơng tác kiểm tra, đánh giá quản trị văn phịng doanh nghiệp Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng số Hà Nội PHẦN KẾT LUẬN Trong đề tài “Tìm hiểu công tác kiểm tra, đánh giá quản trị văn phịng doanh nghiệp Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng số Hà Nội” em chia làm chương: Chương Cơ sở lý luận chung văn phòng doanh nghiệp; Chương Thực trạng công tác kiểm tra, đánh giá quản trị văn phịng doanh nghiệp Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng số Hà Nội Chương Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác kiểm tra, đánh giá quản trị văn phịng doanh nghiệp Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng số Hà Nội Trong chương 1, em trình bày vấn đề quản trị văn phịng doanh nghiệp Trong gồm khái niệm, chức nhiệm vụ văn phòng doanh nghiệp Những nội dung chương mặt sở lý luận để em triển khai chương Trong chương 2, em giới thiệu khái quát Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng số Hà Nội Đồng thời khảo sát Thực trạng công tác kiểm tra, đánh giá quản trị văn phịng doanh nghiệp Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng số Hà Nội Từ em có sở để đưa nhận xét giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác kiểm tra, đánh giá quản trị văn phòng doanh nghiệp Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng số Hà Nội chương Trong chương 3, em ưu điểm hạn chế Thực trạng công tác kiểm tra, đánh giá quản trị văn phịng doanh nghiệp Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng số Hà Nội Và em đưa số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác kiểm tra, đánh giá quản trị văn phòng doanh nghiệp Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng số Hà Nội, em hi vọng giải pháp góp phần để hồn thiện công tác kiểm tra, đánh giá quản trị văn phịng doanh nghiệp Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng số Hà Nội Trên toàn nội dung nghiên cứu đề tài em, em mong nhận đóng góp quý thầy cô để đề tài em hoàn thiện TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Thành Độ (2005), Giáo trình Quản trị Văn phịng, nhà xuất Lao động - Xã hội, Hà Nội; Vương Thị Kim Thanh (2009), Giáo trình Quản trị Hành văn phịng, nhà xuất Thống kê; PGS.TS Nguyễn Hữu Tri (2005), Giáo trình quản trị văn phịng, nhà xuất Khoa học Kỹ thuật, Hà Nội; Nguồn internet - http://ussh.vnu.edu.vn/d6/vi-VN/news2/Quan-tri-van-phong-doanh-nghiep-tu-li-luanden-thuc-tien; - http://epaper.edu.vn/san-pham/giao-trinh/giao-trinh-quan-tri-van-phong PHỤ LỤC Phụ lục 01 Một số hình ảnh cơng ty cổ phần đầu tư xây dựng số Hà Nội Phụ lục 02 Sơ đồ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng số Hà Nội ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG BAN KIỂM SỐT HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ TỔNG GIÁM ĐỐC PHĨ TỔNG GIÁM ĐỐC PHỊNG PHỊNG PHỊNG PHỊNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TÀI CHÍNH KẾ TỐN HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ KINH TẾ KỸ THUẬT BAN QUẢN LÝ TÀI SẢN BAN QUẢN LÝ KĐTM NGHĨA ĐƠ BAN QUẢN LÝ TỊA NHÀ THÀNH CƠNG BAN QUẢN LÝ TỊA NHÀ CT1A CT1B KHÁCH SẠN PHƯƠNG NAM KHỐI CÁC XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG ( XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG 1,2,3) Phụ lục 03 Sơ đồ cấu tổ chức phịng hành nhân TRƯỞNG PHỊNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ PHĨ PHỊNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH – VĂN THƯ LƯU TRỮ NHÂN VIÊN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ MUA SẮM TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG, VĂN PHÒNG PHẨM NHÂN VIÊN LÁI XE ... công tác kiểm tra, đánh giá quản trị văn phịng doanh nghiệp Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng số Hà Nội 2.2 .1 Công tác kiểm tra quản trị văn phịng doanh nghiệp Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng số. .. cơng tác kiểm tra, đánh giá quản trị văn phòng doanh nghiệp Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng số Hà Nội PHẦN KẾT LUẬN Trong đề tài ? ?Tìm hiểu công tác kiểm tra, đánh giá quản trị văn phịng doanh nghiệp. .. TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM TRA, ĐÁNH GIÁ TRONG QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG DOANH NGHIỆP TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG SÔ HÀ NỘI 2 .1 Khái quát chung Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng số Hà Nội 2 .1. 1 Giới