Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại UBND huyện tĩnh gia

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan 1 1.1. Khái quát chung về huyện Tĩnh Gia 1 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Tĩnh Gia. 1 1.3. Sơ đồ tổ chức của UBND huyện Tĩnh Gia 3 2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng 3 2.1.1. Giới thiệu chung về phòng Nội Vụ của UBND huyện Tĩnh Gia 3 2.1.1.1. Vị trí và chức năng 3 2.1.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 4 2.1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Phòng Nội Vụ UBND huyện Tĩnh Gia. 7 2.1.2. Xây dựng bản mô tả công việc của các vị trí công việc trong văn phòng. 8 3. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan 8 3.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ. 8 3.2. Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 10 3.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 11 3.3.1. Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan. 11 3.3.2. Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 12 3.3.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan. So sánh với quy định hiện hành. 14 3.4. Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản. 15 3.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi – đên 15 3.4.2. Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan, đơn vị. 17 3.5. Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ 18 4. Tìm hiểu công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng. 20 4.1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng. 20 4.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng. Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu. 21 4.3. Thống kê các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan 22 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 24 1. Lý do chọn đề tài 24 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu 24 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 24 4. Phương pháp nghiên cứu 25 5. Mục tiêu nghiên cứu 25 6. Cấu trúc của đề tài. 25 CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG 26 1.1. Lý luận chung về văn phòng 26 1.1.1. Khái niệm văn phòng 26 1.1.2. Chức năng của văn phòng 27 1.1.3. Nhiệm vụ của văn phòng 28 1.2. Lý luận chung về hoạt động văn phòng 29 1.2.1. Nội dung hoạt động của văn phòng 29 1.2.2. Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động văn phòng. 33 1.3. Tổ chức khoa học văn phòng 35 1.3.1. Ý nghĩa tổ chức khoa học văn phòng 35 1.3.2. Nội dung của tổ chức khoa học văn phòng 35 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI PHÒNG NỘI VỤ UBND HUYỆN TĨNH GIA, TỈNH THANH HÓA 39 2.1. Tình hình tổ chức Phòng Nội vụ 39 2.1.1. Vị trí và chức năng 39 2.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 39 2.1.3. Cơ cấu tổ chức của Phòng Nội Vụ UBND huyện Tĩnh Gia. 39 2.1.4. Nhân sự phòng Nội vụ 40 2.1.5. Nguyên tắc hoạt động 41 2.1.6. Điều kiện làm việc 41 2.1.7. Tổ chức phòng làm việc 42 2.2. Thực trạng hoạt động của Phòng Nội vụ 44 2.2.1. Nội dung hoạt động của Phòng Nội vụ 44 2.2.2. Những nội dung hoạt động của Phòng Nội huyện Tĩnh Gia 45 2.2.2.1. Công tác tổ chức bộ máy. 45 2.2.2.2. Công tác xây dựng chính quyền 46 2.2.2.3. Công tác thanh tra, kiểm tra 47 2.2.2.4. Cải cách hành chính. 47 2.2.2.5. Công tác quản lý Cán bộ, công chức, viên chức. 49 2.2.2.6. Công tác quản lý nhà nước về công tác thi đua – khen thưởng 49 2.2.2.7. Công tác văn thư, lưu trữ 50 2.2.2.8. Công tác quản lý nhà nước về dân tộc, tôn giáo. 50 2.2.2.9. Công tác quản lí địa giới hành chính. 51 2.2.2.10. Công tác Hội và Tổ chức Phi Chính phủ 51 2.2.2.11. Các công tác khác. 52 2.3. Đánh giá việc tổ chức và hoạt động của văn phòng tại Phòng Nội vụ, UBND huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa. 52 2.3.1. Những thành tựu đạt được 52 2.3.2. Những tồn tại, hạn chế. 53 2.3.4. Nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế 53 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI PHÒNG NỘI VỤ, UBND HUYỆN TĨNH GIA, TỈNH THANH HÓA 55 3.1. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức và hoạt động văn phòng tại phòng Nội vụ UBND huyện Tĩnh Gia. 55 3.1.1. Tổ chức Phòng Nội vụ 55 3.1.2. Hoạt động của Phòng Nội vụ 55 3.1.2.1. Công tác tổ chức bộ máy 55 3.1.2.2. Công tác xây dựng chính quyền 56 3.1.2.3. Công tác thanh tra, kiểm tra 56 2.1.2.4. Công tác cải cách hành chính 56 3.1.2.5. Công tác quản lý, đào tạo, bồi dưỡng CBCC, viên chức 57 3.1.2.6. Công tác thi đua – khen thưởng 58 3.1.2.7. Công tác Văn thư – lưu trữ 58 3.1.2.8. Một số công tác khác 59 KẾT LUẬN 60 PHỤ LỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

MỤC LỤC 1

LỜI CẢM ƠN 4

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT 6

PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan 1

1.1 Khái quát chung về huyện Tĩnh Gia 1

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Tĩnh Gia 1

1.3 Sơ đồ tổ chức của UBND huyện Tĩnh Gia 3

2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 3

2.1.1 Giới thiệu chung về phòng Nội Vụ của UBND huyện Tĩnh Gia 3

2.1.1.1 Vị trí và chức năng 3

2.1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 4

2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Phòng Nội Vụ UBND huyện Tĩnh Gia 7

2.1.2 Xây dựng bản mô tả công việc của các vị trí công việc trong văn phòng 8

3 Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan 8

3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ 8

3.2 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 10

3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 11

3.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan 11

3.3.2 Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 12

3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan So sánh với quy định hiện hành 14

3.4 Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản 15

3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi – đên 15

3.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan, đơn vị 17

3.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ 18

4 Tìm hiểu công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng 20

4.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng 20

4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu 21

4.3 Thống kê các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan (Hình ảnh giao diện các phần mềm: Phụ lục 05) 22

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 24

1 Lý do chọn đề tài 24

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu 24

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 24

4 Phương pháp nghiên cứu 25

5 Mục tiêu nghiên cứu 25

6 Cấu trúc của đề tài 25

CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG 26

1.1 Lý luận chung về văn phòng 26

1.1.1 Khái niệm văn phòng 26

1.1.2 Chức năng của văn phòng 27

1.1.3 Nhiệm vụ của văn phòng 28

1.2 Lý luận chung về hoạt động văn phòng 29

1.2.1 Nội dung hoạt động của văn phòng 29

1.2.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động văn phòng 33

1.3 Tổ chức khoa học văn phòng 35

1.3.1 Ý nghĩa tổ chức khoa học văn phòng 35

1.3.2 Nội dung của tổ chức khoa học văn phòng 35

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI PHÒNG NỘI VỤ - UBND HUYỆN TĨNH GIA, TỈNH THANH HÓA 39

2.1 Tình hình tổ chức Phòng Nội vụ 39

2.1.1 Vị trí và chức năng 39

2.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 39

2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Phòng Nội Vụ UBND huyện Tĩnh Gia 39

2.1.4 Nhân sự phòng Nội vụ 40

2.1.5 Nguyên tắc hoạt động 41

2.1.6 Điều kiện làm việc 41

2.1.7 Tổ chức phòng làm việc 42

2.2 Thực trạng hoạt động của Phòng Nội vụ 44

2.2.1 Nội dung hoạt động của Phòng Nội vụ 44

2.2.2 Những nội dung hoạt động của Phòng Nội huyện Tĩnh Gia 45

2.2.2.1 Công tác tổ chức bộ máy 45

2.2.2.2 Công tác xây dựng chính quyền 46

2.2.2.3 Công tác thanh tra, kiểm tra 47

2.2.2.4 Cải cách hành chính 47

2.2.2.5 Công tác quản lý Cán bộ, công chức, viên chức 49

2.2.2.6 Công tác quản lý nhà nước về công tác thi đua – khen thưởng 49

2.2.2.7 Công tác văn thư, lưu trữ 50

2.2.2.8 Công tác quản lý nhà nước về dân tộc, tôn giáo 50

2.2.2.9 Công tác quản lí địa giới hành chính 51

2.2.2.10 Công tác Hội và Tổ chức Phi Chính phủ 51

2.2.2.11 Các công tác khác 52

2.3 Đánh giá việc tổ chức và hoạt động của văn phòng tại Phòng Nội vụ,

UBND huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa 52

2.3.1 Những thành tựu đạt được 52

2.3.2 Những tồn tại, hạn chế 53

2.3.4 Nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế 53

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI PHÒNG NỘI VỤ, UBND HUYỆN TĨNH GIA, TỈNH THANH HÓA 55

3.1 Một số kiến nghị\ nhằm hoàn thiện tổ chức và hoạt động văn phòng tại phòng Nội vụ UBND huyện Tĩnh Gia 55

3.1.1 Tổ chức Phòng Nội vụ 55

3.1.2 Hoạt động của Phòng Nội vụ 55

3.1.2.1 Công tác tổ chức bộ máy 55

3.1.2.2 Công tác xây dựng chính quyền 56

3.1.2.3 Công tác thanh tra, kiểm tra 56

2.1.2.4 Công tác cải cách hành chính 56

3.1.2.5 Công tác quản lý, đào tạo, bồi dưỡng CBCC, viên chức 57

3.1.2.6 Công tác thi đua – khen thưởng 58

3.1.2.7 Công tác Văn thư – lưu trữ 58

3.1.2.8 Một số công tác khác 59

KẾT LUẬN 60

PHỤ LỤC 61

TÀI LIỆU THAM KHẢO 73

LỜI CẢM ƠN

Ngành Quản trị văn phòng là ngành học đào tạo cho sinh viên những kỹnăng cơ bản về nghiệp vụ văn phòng như kỹ năng xây dựng chương trình, kếhoạch công tác, kỹ năng tổ chức và kiểm tra, …Để làm được điều này một yêucầu bắt buộc đặt ra với mỗi sinh viên là phải có sự nhận thức đúng đắn cũng như

sự đánh giá tổng hợp một cách khoa học về công tác văn phòng Ngoài nhữngkiến thức được các thầy, cô giáo dạy tại trường mỗi sinh viên cần phải tìm hiểutrình tự và cách thức giải quyết công việc trong thực tế Sau hai tháng thực tậptại Phòng Nội vụ UBND huyện Tĩnh Gia, em đã học hỏi và rút ra được rất nhiềukiến thức bổ ích cho mình

Thời gian thực tập tuy không nhiều, khối lượng công việc của cơ quan lớn

và việc áp dụng lý thuyết được thầy, cô giáo trang bị vào thực tiễn có nhiềuđiểm khác đòi hỏi phải có sự linh hoạt trong công việc mới có thể hoàn thành tốtnhiệm vụ được giao Với sự cố gắng nỗ lực của bản thân, kiến thức được thầy,

cô giáo trang bị trong suốt quá trình học và được sự giúp đỡ tận tình của Lãnhđạo phòng nên trong quá trình nghiên cứu chuyên đề của bản thân em gặp thuậnlợi hơn rất nhiều và đã hoàn thành đợt thực tập một cách thành công Tuy nhiên,cũng có một số khó khăn nhỏ khi thực hiện chuyên đề như: công việc văn phòngmang tính chất tổng hợp và khối lượng công việc tương đối lớn nên việc xử lýcông việc đòi hỏi phải có những kinh nghiệm nhất định

Qua bài báo cáo của mình, cá nhân em cũng xin bày tỏ lòng biết ơn chânthành tới tất cả những người đã giúp đỡ em hoàn thành được kết quả học tậpcũng như kinh nghiệm thực tế của bản thân trong suốt khoá học Đó là sự biết ơntới các thầy, cô giáo của trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung và các thầy,

cô giáo ở Khoa Quản trị văn phòng nói riêng lòng biết ơn sâu sắc vì đã dạy dỗ

và truyền đạt cho em những kiến thức bổ ích trong suốt quá trình học tập tạitrường, đặc biệt là về ngành Quản trị văn phòng Bằng sự nhiệt huyết lòng yêumến học trò thầy, cô đã truyền đạt những kiến thức bổ ích và những ví dụ sát vớithực tế qua các bài giảng trên lớp để trang bị cho chúng em những kiến thứctrong quá trình vừa học vừa làm Bản báo cáo thực tập này cũng không thể thực

hiện được nếu không có sự giúp đỡ và quan tâm chỉ bảo em một cách tận tìnhcủa cán bộ, công chức phòng Nội vụ, đặc biệt là chị Lại Thị Nhẫn công chứcđược phụ trách hướng dẫn sinh viên thực tập đã giúp đỡ, tạo mọi điều kiện vàhướng dẫn em nhiệt tình cho em học hỏi, đi vào nghiên cứu thực tế nghiệp vụcông tác và phát hiện ra các thiếu sót để em hoàn thành tốt công việc được giaotrong quá trình thực tập cũng như củng cố thêm kiến thức, kinh nghiệp để phục

vụ cho công việc cũng như học tập của bản thân

Đây là bản thu hoạch thực tập của em, vì bản thân em chưa có nhiềukinh nghiệm tiếp xúc và giải quyết công việc thực tế nên không tránh khỏinhững hạn chế và thiếu sót Vì vậy, em rất mong các Thầy, cô giáo, và toàn thểCán bộ, công chức làm việc tại phòng Nội vụ tham gia đóng góp ý kiến cụ thể,giúp em bổ sung những thiếu sót để hoàn thiện, vững vàng về chuyên mônnghiệp vụ sau khi ra trường

Em xin chân thành cảm ơn!

Tĩnh Gia, ngày 28 tháng 7 năm 2015.

Sinh viên

Phạm Trần Đức

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan 1.1 Khái quát chung về huyện Tĩnh Gia

Huyện Tĩnh Gia nằm ở cực Nam của tỉnh Thanh Hóa tiếp giáp với cáchuyện:

+ Phía Nam giáp tỉnh Nghệ An

+ Phía Đông giáp biển Đông

+ Phía Bắc giáp huyện Quảng Xương

+ Phía Tây giáp huyện Nông Cống và huyện Như Thanh

Với diện tích tự nhiên là 45.733,61 ha, dân số tính đến ngày 31/12/2012

là 231.520 người Tĩnh Gia có vị trí địa lý rất thuận lợi so với nhiều địa phươngkhác bao gồm cả đường bộ, đường sắt và đường biển Ngoài ra, Tĩnh Gia cũng

là một huyện rất giàu về tài nguyên Về tài nguyên khoáng sản, vùng núi cao củahuyện có một số loại khoáng sản có giá trị kinh tế cao như: Chì, kẽm, sắt, đáchịu lủa, đặc biệt là các mỏ đá vôi ở phía Tây Nam huyện có trữ lượng hàng tỷmét khối là nguyên liệu để làm xi măng Dọc theo sườn phía Đông của huyệntiếp giáp với biển Đông với đường bờ biển dài 42km chứa đựng nguồn tàinguyên hải sản rất phong phú như cá, tôm,cua, mực, hải sâm, nước mắm DuyXuyên, Ba Làng nổi tiếng cả nước Ở phía Nam huyện, khu kinh tế Nghi Sơnđang trong giai đoạn xây dựng và hình thành với cảng nước sâu Nghi Sơn, nhàmáy đóng tàu, nhà máy lọc dầu và hàng loạt các nhà máy khác Với điều kiện tựnhiên, tài nguyên thiên nhiên thuận lợi và nguồn nhân lực dồi dào, trong tươnglai huyện Tĩnh Gia sẽ phát triển mạnh mẽ theo hướng công nghiệp hóa, hiện đạihóa và trở thành một khu kinh tế trọng điểm của tỉnh Thanh Hóa

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Tĩnh Gia.

Chức năng

Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hộiđồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệmtrước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên

Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bảncủa cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấpnhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng

cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chínhnhà nước từ trung ương tới cơ sở

Nhiệm vụ, quyền hạn

Ủy ban nhân dân huyện Tĩnh Gia làm việc theo nguyên tắc tập trungdân chủ, tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách Ủy ban nhân dân huyện TĩnhGia có nhiệm vụ chỉ đạo điều hành thực hiện các nhiệm vụ, chương trìnhcông tác tuần, tháng, quý, năm đã đề ra, quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn các xãtrong hoạt động quản lý Nhà nước Nhiệm vụ của Ủy ban nhân dân huyệnTĩnh Gia được quy định chung tại Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủyban nhân dân ngày 26/11/2013 Cụ thể là:

- Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển Kinh tế, xã hội, An ninhQuốc phòng hàng năm và nhiều năm của huyện Xây dựng Kế hoạch đầu tư

và xây dựng các công trình trọng điểm của huyện trình Hội đồng nhân dâncùng cấp thông qua, quyết định, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch

- Xây dựng chương trình công tác hàng năm của Ủy ban nhân dânhuyện, các biện pháp thực hiện Nghị quyết của Hội đồng nhân dân huyện vềkinh tế, Xã hội, An ninh Quốc phòng, thông qua các báo cáo của Ủy ban nhândân Huyện trước khi trình Hội đồng nhân dân huyện

- Kết luận những vụ việc khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán bộ chủchốt do Ủy ban nhân dân quản lý hoặc những vụ việc phức tạp theo quy địnhcủa Luật khiếu nại tố cáo

- Kiểm điểm đánh giá công tác chỉ đạo, điều hành của tập thể và cánhân thuộc Ủy ban nhân dân huyện hàng năm

- Giải quyết những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩmquyền của Ủy ban nhân dân

1.3 Sơ đồ tổ chức của UBND huyện Tĩnh Gia

UBND huyện Tĩnh Gia là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương,thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương Góp phần đảm bảo sự chỉđạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính Nhà nước từ trung ương tới cơ

sở Vì thế cơ cấu tổ chức rất khoa học và chặt chẽ

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND huyện Tĩnh Gia (Phụ lục 01)

Hiện nay, Ủy ban nhân dân huyện Tĩnh Gia có 127 cán bộ, công chức(không kể cán bộ hợp đồng), làm việc tại các phòng ban của cơ quan

Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Tĩnh Gia gồm có:

+ 01 Phó Chủ tịch phụ trách Văn hóa xã hội

- 05 Ủy Viên Ủy ban

- Có 15 phòng, ban, đội thuộc UBND Huyện

Ngoài ra còn có Trung tâm Văn Hóa Huyện; Trạm khuyến nông; phòngBảo vệ thưc vật trực thuộc cơ quan UBND

2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng

2.1.1 Giới thiệu chung về phòng Nội Vụ của UBND huyện Tĩnh Gia

hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ,công chức,viên chức nhà nước, cán bộ, công chức xã; trị trấn; hội, tổ chức phi chính phủ;văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua khen thưởng.

Phòng Nội Vụ UBND huyện Tĩnh Gia có tư cách pháp nhân, có con dấu

và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo,quản lý về tổ chức, biên chế và công tác củaUBND huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn,nghiệp vụ của Sở Nội Vụ tỉnh Thanh Hóa

2.1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn

Phòng Nội Vụ UBND huyện Tĩnh Gia thực hiện các nhiệm vụ và quyềnhạn cụ thể như sau:

1 Trình UBND huyện các văn bản hướng dẫn hướng dẫn về công tác nội

vụ trên địa bàn và tổ chức triển khai thực hiện theo quy định

2 Trình UBND huyện ban hành quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế hoạchdài hạn, năm năm và hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện cácnhiệm vụ thuộc lĩnh lực quản lý nhà nước được giao

3 Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kếhoạch sau khi tổ chức phê duyệt; thông tin, tuyên truyền,phổ biến,giáo dục phápluật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý được giao

4 Về tổ chức bộ máy:

a, Tham mưu giúp UBND huyện quy định chức năng, nhiệm vụ, quyềnhạn, và tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện theo hướng dẫncủa UBND tỉnh

b, Trình UBND huyện quyết định hoặc để UBND huyện trình cấp cóthẩm quyền quyết định thành lập, sáp nhập, giải thể các cơ quan chuyên mônthuộc UBND huyện;

c, Xây dựng đề án thành lập, sáp nhập, giải thể các tổ chức sự nghiệpthuộc UBND huyện trình cấp có thẩm quyền quyết định;

d, Tham mưu giúp Chủ tịch UBND quyết định thành lập, giải thể, sápnhập, các tổ chức phối hợp liên nghành huyện theo quy định của pháp luật

5 Về quản lý và sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp:

a, Tham mưu giúp Chủ tịch UBND huyện phân phối bổ chỉ tiêu biên chếhành chính, sự nghiệp hàng năm;

b, Giúp UBND huyện hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử dụng biên chếhành chính, sự nghiệp;

c, Giúp UBND huyện tổng hợp chung việc thực hiện các quy định về chế

độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối với các cơ quan chuyên môn, tổ chức sựnghiệp thuộc UBND huyện và UBND các xã, thị trấn

6 Về công tác xây dưng chính quyền:

a, Giúp UBND huyện và các cơ quan có thẩm quyền tổ chức thực hiệnviệc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân theo phân công củaUBND huyện và hướng dẫn của UBND tỉnh Thanh Hóa;

b, Thực hiện các thủ tục trình Chủ tịch UBND huyện phê chuẩn các chứcdanh lãnh đạo của UBND các cấp xã; giúp UBND huyện trình UBND tỉnh phêchuẩn các chức danh bầu cử theo quy định của pháp luật;

c, Tham mưu, giúp UBND huyện xây dựng đề án thành lập mới, nhập,chia, điểu chỉnh địa giới hành chính trên địa bàn huyện để UBND huyện trìnhHĐND huyện thông qua trước khi trình cấp trên xem xét quyết định Chịu tráchnhiệm quản lý hồ sơ, mốc,chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;

d, Giúp UBND huyện trong việc hướng dẫn thành lập, giải thể, sáp nhập,

và kiểm tra, tổng hợp báo cáo về hoạt động của thôn, xóm làng,tổ dân phố trênđịa bàn huyện theo quy định; bồi dưỡng công tác cho Trưởng Thôn; Phó TrưởngThôn, Tổ Trưởng, Tổ Phó Tổ dân Phố

7 Giúp UBND huyện trong việc hướng dẫn, kiểm tra tổng hợp báo cáoviệc thực hiện Pháp Luật về dân chủ cơ sở đối với các cơ quan chuyên môn, đơn

vị sự nghiệp, các xã, thị trấn trên địa bàn huyện

8 Về cán bộ, công chức, viên chức

a, Tham mưu UBND huyện trong việc tuyển dụng, sử dụng, điều động, bổnhiệm, bổ nhiệm lại, đánh giá; thực hiện chính sách, đào tạo, bồi dưỡng vềchuyên môn nghiệp vụ và kiến thức quản lý đối với cán bộ, công chức viênchức;

b, Thực hiện việc tuyển dụng, quản lý công chức xã, thị trấn và thực hiệnchính sách đối với cán bộ, công chức và cán bộ không chuyên trách xã, thị trấntheo phân cấp.

9 Về cải cách hành chính:

a, Giúp UBND huyện triển khai, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan chuyênmôn, đơn vị sự nghiệp và UBND các xã, thị trấn thực hiện công tác cải cáchhành chính ở địa phương;

b, Tham mưu, giúp UBND huyện về chủ trương, biện pháp đẩy mạnh cảicách hành chính trên địa bàn huyện;

c, Tổng hợp công tác cải cách hành chính ở địa phương báo cáo UBNDhuyện và UBND tỉnh

10 Giúp UBND huyện thực hiện quản lý nhà nước về tổ chức và hoạtđộng của hội và tổ chức phi chính phủ trên địa bàn huyện

11 Về công tác văn thư, lưu trữ:

a, Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện chấp hànhchế độ, quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ;

b, Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ, bảoquản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bànhuyện và Lưu trữ huyện

12 Về công tác tôn giáo:

a, Giúp UBND huyện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiệncác chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà Nước về tôn giáo vàcông tác tôn giáo trên địa bàn huyện;

b, Chủ trì, phối hợp với cơ quan chuyên môn cùng cấp để thực hiện nhiệm

vụ quản lý nhà nước về tôn giáo trên địa bàn huyện theo phân cấp của UBNDtỉnh và quy định của pháp luật

13 Về công tác thi đua, khen thưởng:

a, Tham mưu đề xuất với UBND huyện tổ chức các phong trào thi đua vàtriển khai thực hiện chính sách khen thưởng của Đảng và Nhà nước trên địa bànhuyện; làm nhiệm vụ thường trực của Hội đồng Thi đua-Khen thưởng huyện;

b, Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thiđua, khen thưởng trên địa bàn huyện; xây dựng, quản lý và sử dụng Qũy thi đua,khen thưởng theo quy định của pháp luật.

14 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết các khiếu nại, tố cáo và xử lý các viphạm về công tác nội vụ theo thẩm quyền

15 Thực hiện công tác thống kê, thông tin, báo cáo Chủ tịch UBNDhuyện và Giám đốc Sở Nội Vụ tỉnh Thanh Hóa về tình hình, kết quả triển khaicông tác nội vụ trên địa bàn huyện

16 Tổ chức triển khai, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng

hệ thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước về công tác nội vụtrên địa bàn huyện

17 Quản lý tổ chức, biên chế, thực hiện chế độ, chính sách, chế độ đãingộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đốivới cán bộ công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý của Phòng Nội Vụhuyện theo quy định của pháp luật và theo phân cấp của UBND huyện

18 Quản lý tài chính, tài sản của Phòng Nội Vụ theo quy định của phápluật và theo phân cấp của UBND huyện

19 Giúp UBND huyện quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạncủa UBND các xã, thị trấn về công tác nội vụ và các lĩnh vực công tác khác đượcgiao trên cơ sở quy định của pháp luật và theo hướng dẫn của Sở Nội Vụ tỉnh

20 Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của UBND huyện

2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Phòng Nội Vụ UBND huyện Tĩnh Gia.

Phòng Nội Vụ huyện Tĩnh Gia bao gồm:

- Phó Trưởng phòng giúp trưởng phòng phụ trách và theo dõi một số mặt

công tác; chịu trách nhiệm trước trưởng phòng và trước pháp luật về nhiệm vụđược phân công Khi Trưởng phòng vắng mặt một phó trưởng phòng đượcTrưởng phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của phòng.

- Việc bổ nhiệm, điều động,luân chuyển khen thưởng, kỷ luật, miễnnhiệm,từ chức, thực hiện chế độ, chính sách đối với Trưởng phòng, Phó trưởngphòng do Chủ tịch UBND huyện quyết định theo quy định của pháp luật

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng Nội vụ: (Phụ lục 2)

2.1.2 Xây dựng bản mô tả công việc của các vị trí công việc trong văn phòng.

Danh mục bản mô tả công việc các vị trí thuộc phòng Nội vụ huyện Tĩnh Gia ( Phụ lục 3)

3 Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan

3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ.

UBND huyện Tĩnh Gia là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương.Với chức năng quản lý mọi mặt đời sống, kinh tế - xã hội trên địa bàn huyện nênkhối lượng các văn bản, giấy tờ hình thành trong quá trình hoạt động là tươngđối lớn Do đó, công tác văn thư có vai trò quan trọng, là cơ sở cho mọi hoạtđộng của UBND huyện Văn thư được đặt dưới sự quản lý của Văn phòngUBND huyện với mục đích nâng cao hiệu quả của công tác văn thư trong quátrình giải quyết công việc, đáp ứng nhu cầu thực tế đặt ra Công tác Văn thư ởVăn phòng UBND huyện đang rất được quan tâm, chỉ đạo, giám sát, đôn đốccủa lãnh đạo văn phòng cũng như lãnh đạo của cơ quan Cán bộ, công chứcđược phân công phục trách luôn cố gắng để làm tốt công tác này nhằm phục vụđắc lực cho hoạt động của toàn cơ quan

Trong quá trình hoạt động, căn cứ vào các văn bản quy định của cấp trên.Phòng Nội vụ và Văn phòng UBND Huyện đã chủ động tham mưu cho lãnh đạohuyện ban hành các văn bản nhằm chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư Đặcbiệt là ban hành các văn bản nhằm chỉ đạo về nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộchuyên trách lĩnh vực này Hiện tại, tại UBND huyện Tĩnh Gia đang thực hiện

các văn bản quản lý về công tác văn thư, lưu trữ đó là:

* Các văn bản quy định hiện hành của cơ quan cấp trên về công tác vănthư – lưu trữ:

- Luật số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 về Luật lưu trữ(11/11/2011)

- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ

về Quản lý và sử dụng con dấu

- Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác Văn thư;

- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn về thể thức

và kỹ thuật trình bày văn bản;

- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụquy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạtđộng của các cơ quan, tổ chức

- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướngdẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ của cơquan

- Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụhướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức

- Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội

vụ Hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp

* Các văn bản của UBND tỉnh và huyện về công tác văn thư – lưu trữ baogồm:

- Quyết định số 831/2000/QĐ-UB ngày 19 tháng 4 năm 2000 của UBNDtỉnh Thanh Hóa về việc ban hành quy định về công tác lưu trữ

- Kế hoạch số 41/KH-UBND ngày 18 tháng 4 năm 2015 của UBND tỉnhThanh Hóa về công tác văn thư, lưu trữ năm 2015 trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa

- Quyết định 4115/2014/QĐ-UBND ngày 25 tháng 11 năm 2014 về Quychế công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa

- Chỉ thị số 08/2014/CT-UBND ngày 10 tháng 02 năm 2014 của ủy bannhân dân huyện Tĩnh Gia về việc nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ

tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện

- Kế hoạch số 41/KH-UBND ngày 12 tháng 3 năm 2015 của UBNDhuyện Tĩnh Gia về ban hành kế hoạch công tác Văn thư, lưu trữ năm 2015

- Công văn số 403/UBND-VP ngày 25 tháng 4 năm 2015 của UBND

huyện Tĩnh Gia về việc chấn chỉnh thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại cácphòng, đơn vị thuộc UBND huyện

Văn phòng UBND huyện cũng luôn quan tâm cụ thể đến công việc đưacán bộ đi tập huấn chuyên môn ở cấp tỉnh nhằm nâng cao chất lượng cán bộ phụtrách tại UBND huyện Vào cuối mỗi năm hoạt động văn phòng thường tổ chứcHội nghị tổng kết về công tác Văn thư – Lưu trữ trên địa bàn toàn huyện, đề raphương hướng nhiệm vụ năm tới tạo điều kiện cho công tác Văn thư ngày một

đi vào hoạt động có nề nếp và hiệu quả, phục vụ đắc lực cho hoạt động của cơquan Và hiện nay căn cứ vào thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4năm 2013 về hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơquan, tổ chức thì UBND huyện đã giao cho Văn phòng HĐND&UBND xemxét, tổ chức xây dựng và trình Chủ tịch huyện

Nhìn chung việc quản lí, chỉ đạo công tác Văn thư của UBND huyện đãđược tổ chức thực hiện tốt Tuy nhiên để công tác Văn thư cơ quan được vậnhành tốt hơn thì cần có sự kiểm tra, đôn đốc và chỉ đạo về nghiệp vụ cho cán bộVăn thư nhiều hơn

3.2 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan

Văn thư là một bộ phận quan trọng của Văn phòng được xây dựng, sắpxếp, bố trí theo sự chỉ đạo của lãnh đạo văn phòng Nội dung công tác văn thưbao gồm soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; quản lý, sử dụng condấu và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; lập hồ

sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ Hiện nay ở mỗi cơ quan, tổ chức thìvăn thư được tổ chức theo 3 mô hình cơ bản đó là: mô hình văn thư tập trung,văn thư phân tán và văn thư hỗn hợp Mỗi một mô hình nó có những ưu điểmriêng phù hợp với từng cơ quan, tổ chức khác nhau Tại UBND huyện Tĩnh Gia

bộ phận văn thư của UBND huyện được tổ chức theo mô hình hỗn hợp

Văn thư hỗn hợp là được áp dụng khi mộ số khâu nghiệp vụ chủ yếu củacông tác văn thư như đánh máy, sao in văn bản, đăng ký văn bản được tổ chứcthực hiện ở một nơi, còn các khâu nghiệp vụ khác như theo dõi, giải quyết vănbản, lưu văn bản trong quá trình hình thành được thực hiện ở các phòng ban,đơn vị khác của cơ quan Hình thức văn thư hỗn hợp áp dụng phổ biến tại các cơquan hành chính nhà nước Hình thức này giúp kiểm soát chặt chẽ văn bản trongquá trình giải quyết công việc Ngoài ra, việc tra cứu, tìm kiếm thông tin mộtcách nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm Đồng thời nâng cao trách nhiệm củanhững bộ phận, cá nhân có liên quan trong việc giải quyết công việc cũng nhưlưu văn bản Hiện nay, công tác văn thư tại phòng văn thư UBND huyện TĩnhGia do 02 cán bộ chuyên trách phụ trách có trình độ Trung cấp Văn thư – Lưutrữ đảm nhận

Tất cả các văn bản đến đều được tập trung tại văn thư để vào sổ đăng ký,

và chuyển giao xử lý, toàn bộ văn bản đi được đăng ký và làm thủ tục phát hành

Phòng văn thư của UBND huyện là một phòng khép kín, được trang bịđầy đủ các trang thiết bị phục vụ cho công tác chuyên môn như: Bàn ghế ngồilàm việc, điện thoại, quạt, máy tính, máy in, tủ đựng tài liệu, … tạo ra mộtkhông gian yên tĩnh, tập trung trong công việc và đảm bảo tính kín đáo, bí mậttrong công tác Văn thư Phòng được bố trí ngay tầng 1 và cạnh cửa ra vào tòanhà làm việc của UBND huyện thuận lợi cho việc thực hiện các giao dịch bêntrong và bên ngoài cơ quan

3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan

3.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản

lý của cơ quan.

UBND huyện Tĩnh Gia là cơ quan thuộc hệ thống các cơ quan hành chínhnhà nước ở địa phương Do đó việc ban hành các văn bản quản lý bao gồmquyết định và chỉ thị được quy định tại số: 31/2004/QH11 Luật ban hành vănbản quy phạm pháp luật của HĐND, UBND ngày 03 tháng 12 năm 2004 Ngoài

ra, cơ quan còn ban hành các văn bản hành chính khác phục vụ cho quá trình tổchức và hoạt động của cơ quan Mỗi một văn bản do UBDN huyện ban hành đều

thể hiện rõ nội dung cũng như ý chí muốn truyền đạt Những trường hợp thuộcthẩm quyền ban hành của Chủ tịch UBND huyện hay những văn bản do các đơn

vị chuyên môn soạn thảo đều được kiểm tra kỹ

Nhận xét: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại cơ quan đã đượcquan tâm đúng mức, hiệu lực cũng như hiệu quả của các văn bản đã thể hiệnđúng vị trí pháp lý và nội dung cần truyền đạt Xác định đúng tên loại cũng nhưvăn bản cần ban hành

Ưu điểm: Nhìn chung, về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản

quản lý đã đúng thẩm quyền ban hành Tức là đối với những văn bản quy phạmpháp luật thì ban soạn thảo đã tuân thủ quy định một cách chặt chẽ Các văn bảnhành chính dùng để giải quyết công việc đã được chú trọng hơn ở khâu soạnthảo

Nhược điểm: Tuy nhiên, đối với các văn bản hành chính trong nhiều văn

bản, việc sử dụng căn cứ pháp luật để ban hành còn rất tùy tiện Nhiều văn bảnban hành không có căn cứ pháp lý, hoặc căn cứ vào công văn, thông báo, kếtluận miệng của lãnh đạo, căn cứ không chính xác, căn cứ vào văn bản hết hiệulực Có những văn bản mang tính quyết định về một vấn đề cụ thể thì lại banhành dưới dạng công văn như là giao dịch đơn thuần Do đó, nó làm ảnh hưởngtới giá trị pháp lý cũng như hiệu quả giải quyết công việc của cơ quan Tại một

số phòng ban chuyên môn, tình trạng ban hành văn bản quy phạm pháp luật tráithẩm quyền về hình thức còn tồn tại, một số văn bản ban hành về hướng dẫnhoạt động hay chỉ đạo thực hiện thì còn chung chung, không thể hiện rõ tráchnhiệm cũng như những yêu cầu bắt buộc đối với các hình thức văn bản

3.3.2 Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Trong thời gian qua, công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBNDhuyện Tĩnh Gia cơ bản đã đảm bảo giải quyết được các nhiệm vụ được giao.Trình tự soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của UBND huyện Tĩnh Giađược thực hiện theo đúng quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày19/01/2011 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính,Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính Phủ về công tác văn

thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính Phủ sửa đổi, bổsung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP Qua đó UBND huyện TĩnhGia đã cụ thể hoá quy định vào trong hoạt động của mình Việc banh hành cácloại văn bản đã được chú trọng về mặt thể thức và kỹ thuật trình bày đúng vị trí.

Qua khảo sát thực tế quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại UBNDhuyện Tĩnh Gia, em có nhận xét sau:

Ưu điểm: Các văn bản được ban hành đảm bảo đầy đủ các thành phần thể

thức bắt buộc theo quy định hiện hành của văn bản quản lý nhà nước như Quốchiệu, tên cơ quan ban hành văn bản, số ký hiệu văn bản, … Kỹ thuật trình bàyvăn bản được trình bày đúng tại các vị trí theo quy định Các văn bản bản đã thểhiện được bố cục và nội dung tương đối rõ ràng, giúp người tiếp cận nắm bắtthông tin tốt hơn, kỹ thuật trình bày đẹp Khi soạn thảo văn bản, người soạn thảo

đã chú ý tới vấn đề thể thức của văn bản Số lượng văn bản được ban hànhtương đối kịp thời nhằm đáp ứng yêu cầu của quá trình giải quyết công việc

Nhược điểm: Ở môt số văn bản còn không ghi ngày tháng ban hành,

hoặc sau đó tự tiện sửa đổi ngày tháng hoặc do cấp phó ký nhưng không ghi rõ

là ký thay Ở một số văn bản không đề chức danh người ký văn bản, gây ra hiểulầm trong quá trình giải quyết công việc đó là đâu là người có thẩm quyền banhành, người ban hành văn bản là cấp trưởng hay cấp phó UBND hoạt động theochế độ tập thể, có những văn bản cần phải thể hiện rõ hoạt động tập thể thì chỉghi mình chức danh người ký Bên cạnh đó vẫn còn tồn tại một số văn bản ở cácphòng, ban trình bày sai về thể thức như phần trình bày tên loại văn bản, thểthức đề ký, thiếu trích yếu nội dung, nơi nhận, … Và văn bản sau khi ban hànhthường không được đối chiếu với những văn bản quy định hiện hành của cấptrên để rút kinh nghiệm, sửa đổi cho những lần soạn thảo, ban hành văn bản sau

Do đó, văn bản có những sai sót nhỏ vẫn lặp đi lặp lại ở các lần soạn thảo Nhiềuvăn bản ban hành không thống nhất, thiếu tính khả thi khi ban hành

Ví dụ: Đối với Công văn là văn bản không có tên loại, theo quy định khi trình

bày theo mẫu: Số …./tên cơ quan ban hành văn bản – tên đơn vị soạn thảo.

Nhưng ở hầu hết công văn ở UBND huyện Tĩnh Gia được trình bày giống như

văn bản có tên loại khác Ví dụ: Số: 19/CV-UBND

Thành phần thể thức nơi nhận của công văn phải trình bày như sau:

Nơi nhận:

- Như trên;

- Lưu: VT, NV.

Tuy nhiên, tại UBND huyện Tĩnh Gia, văn bản ghi như sau:

Nơi nhận: - Như kính gửi

- Lưu VT.

3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của

cơ quan So sánh với quy định hiện hành

Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của UBND huyệnTĩnh Gia được tiến hành theo trình tự các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị

Bước 2: Lập đề cương và viết bản thảo

Bước 3: Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung

Bước 4: Kiểm tra, trình duyệt ký văn bản

Bước 5: Hoàn thiện thủ tục để ban hành văn bản

Bước 6: Gửi và lưu trữ văn bản

Nhận xét: Mỗi văn bản khi được soạn thảo, các cơ quan quản lý nhà nước

có thẩm quyền đều ban hành theo một trình tự, thủ thục nhất định Tùy thuộcvào tính chất, nội dung và tầm quan trọng của từng loại văn bản mà có nhữngvăn bản mà quy trình xây dựng và ban hành được pháp luật quy định như Luậtban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008 ngày 03 tháng 6 năm 2008 ;Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đông nhân dân, ủy ban nhândân ngày 03 tháng 12 năm 2004… Nhưng có những loại như văn bản hànhchính thì tùy thuộc vào điều kiện hoạt động thực tế từng cơ quan, đơn vị mà cóquy trình ban hành khác nhau Tại UBND huyện Tĩnh Gia, về cơ bản quy trìnhsoạn thảo và ban hành văn bản là phù hợp tình hình thực tế hoạt động của cơquan Đảm bảo tính hợp lý và giá trị của các loại hình văn bản khi được banhành và cơ chế chịu trách nhiệm

Ưu điểm: Việc thống nhất trong quy trình soạn thảo, ban hành văn bản

trong phạm vi UBND huyện đã giúp cho hiệu lực và tính khả thi của văn bảnđược nâng lên Nhìn chung, về quy trình soạn thảo văn bản tại UBND huyện đãđảm bảo được những yêu cầu bắt buộc trong việc xây dựng và ban hành văn bảntrong quá trình hoạt động của cơ quan Các bước thể hiện rõ được cơ chế phốihợp cũng như trách nhiệm của những người tham gia vào quá trình soạn thảo.

Nhược điểm: Tuy nhiên, xem xét ở góc độ trình tự, thủ tục soạn thảo văn

bản theo quy định hiện hành tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004của Chính Phủ về công tác văn thư và các thông tư quy định hiện hành thì quytrình này có những bước chưa đảm bảo yêu cầu đặt ra Có những bước trong quytrình soạn thảo văn bản đã được thu gọn, rút ngắn hoặc gộp vào một vài bướckhác Nhưng cần tuân thủ các quy định hiện hành về soạn thảo văn bản để đảmbảo tính thống nhất và hiệu quả trong quá trình quản lý

3.4 Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản.

3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi – đên

Quản lý và giải quyết văn bản đến

Văn bản đến là toàn bộ văn bản, tài liệu do cơ quan nhận được từ nơi khácgửi đến Văn bản đến của UBND huyện Tĩnh Gia thông thường được gửi đếnbằng đường bưu điện bao gồm tất cả các loại: Công văn, Quyết định, Công điện,Thư từ, Báo, Tập san của các cơ quan Đảng, các Sở, ban ngành, tổ chức kinh tế-

xã hội chuyển đến tập trung tại bộ phận văn thư Nhiệm vụ của cán bộ văn thư là

ký nhận tất cả các loại văn bản gửi đến Tại đây tất cả các văn bản đến được cán

bộ văn thư kiểm tra, phân loại sơ bộ Các văn bản gửi trực tiếp đích danh cholãnh đạo như: Chủ tịch, các Phó chủ tịch hoặc các Phòng, Ban thì không bóc bì

mà chuyển trực tiếp Đối với những văn bản gửi chung cho UBND huyện thìbóc bì để tiến hành đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến và chuyển đến lãnh đạo

và các phòng, ban để giải quyết Các văn bản đến sau khi được bóc bì thì cán bộvăn thư chuyển cho Chủ tịch UBND huyện xem xét, ghi ý kiến phân phối, tiếpđến Chủ tịch UBND huyện chuyển lại cho Chánh văn phòng kiểm tra lại một lầnnữa, sau đó Chánh văn phòng mới chuyển lại cho văn thư đăng ký vào sổchuyển giao và cuối cùng là chuyển văn bản đến lãnh đạo và bộ phận chuyên

môn giải quyết Đối với những văn bản cần sao gửi thì lãnh đạo ghi ý kiến vào

lề trái của văn bản đó, văn thư làm thủ tục sao gửi văn bản Sau đó xin chữ kýcủa Chánh văn phòng và chuyển cho các đơn vị, cá nhân liên quan

Sơ đồ quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến

1 Nhận văn bản, phân loại, bóc bì.

2 Đóng dấu đến, ghi sổ đến, ngày đến

3 Đăng ký văn bản đến vào sổ và vào máy tính

4 Trình văn bản đến cho người có thẩm quyền

5 Sao văn bản

6 Chuyển giao văn bản đến

7 Giải quyết, theo dõi và đôn đốc giải quyết văn bản đến

Quản lý và giải quyết văn bản đi

Văn bản đi là tất cả các văn bản do cơ quan ban hành ra để thực hiện hoạt động quản lý, điều hành công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyềnhạn của mình Vì vậy, việc tổ chức quản lý văn bản đi phải đảm bảo chínhxác, kịp thời, tiết kiệm và theo đúng quy trình của nhà nước Có như vậy các

Loại phải vào sổ đăng ký

Vào sổ đăng ký văn bản đến và máy tính

Sao văn bản Trình văn bản đến

cho người cóthẩm quyền

Chuyển giao văn

bản đến

Theo dõi và đôn

đốc giải quyết

văn bản đến

văn bản đi do cơ quan làm ra mới có tính khả thi Để tổ chức quản lý thống nhấtvăn bản đi, tất cả các văn bản đi của UBND huyện Tĩnh Gia đều được quy vềmột đầu mối đó là bộ phận văn thư Các văn bản đi của UBND huyện Tĩnh Giathông thường được giao cho các phòng, ban tự soạn thảo trên máy vi tính củaphòng, ban mình Văn bản sau khi được dự thảo xong thì trình Trưởng phòngphê duyệt về nội dung Sau đó trình Chủ tịch ký duyệt rồi qua văn thư hoànthành các thủ tục pháp lý để ban hành Nhiệm vụ của văn thư là tổ chức làm thủtục để chuyển văn bản đi gồm: đánh số, đăng ký, đóng dấu, chuyển giao văn bản

đi Ở UBND huyện Tĩnh Gia, văn bản được gửi đi vào tất cả các ngày trong tuầntrừ thứ 7 và chủ nhật Đối với những văn bản có quy định cụ thể thời gianchuyển như đóng dấu chỉ mức độ mật, khẩn, hoả tốc phải làm thủ tục gửi ngay,đúng thời gian quy định Mỗi văn bản ban hành của UBND huyện Tĩnh Gia đềuđược lưu 1 bản gốc ở bộ phận văn thư để tiện cho việc quản lý, tra tìm khi cần

Sơ đồ quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi

1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

2 Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản

3 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn

4 Đăng ký văn bản đi

5 Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản

6 Lưu văn bản đi

3.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan, đơn vị.

Hồ sơ là một tập hợp (hoặc một văn bản) có liên quan với nhau về một

Kiểm tra văn bản Ghi số, ngày

Lưu văn bản đi,

sắp xếp bảo quản

văn bản lưu

vấn đề, một sự việc hoặc một người, được hình thành trong quá trình giải quyếtcông việc thuộc phạm vị chức năng, nhiệm vụ của cơ quan Lập hồ sơ tốt sẽ giúpcho cơ quan nâng cao được hiệu suất và chất lượng công việc

Tuy nhiên, tại UBND huyện Tĩnh Gia với các văn bản đến thì phòng vănthư hầu như không lập hồ sơ Các văn bản đến sau khi đã được đăng ký vào sổ,vào máy thì được chuyển tới các đơn vị hay cá nhân giải quyết văn bản đó Cácđơn vị này chịu trách nhiệm lập hồ sơ và lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Nhưngchỉ có một số đơn vị làm tốt công tác này Còn hầu hết là không lập hồ sơ hoặclập mang tính chất có lệ Đối văn bản đi thì cán bộ văn thư sắp xếp thành từngloại văn bản như: Quyết định, Chỉ thị, Báo cáo, Công văn, … rồi được đăng

ký vào sổ, vào máy Sau khi đã được đăng ký toàn bộ công văn đi trong mộtnăm thì cán bộ văn thư lập thành báo cáo và in ra thành một quyển sổ đểđưa sang phòng lưu trữ của UBND huyện Tĩnh Gia Phòng văn thư chỉ phải lập

hồ sơ cho văn bản đi bằng cách sắp xếp chúng theo thể loại, ngày tháng, số và

ký hiệu rồi chuyển sang phòng lưu trữ cùng với báo cáo trên Phòng lưu trữ chịutrách nhiệm phân loại và lập thành từng loại hồ sơ để lưu trữ

Nhận xét

Ưu điểm: Với những tài liệu đã được lập hồ sơ, đảm bảo sắp xếp gọn

hàng, đánh số thứ tự rõ ràng Hồ sơ được biên mục cụ thể hoặc tên gọi tạo điềukiện cho công tác tra tìm, sử dụng tài liệu lưu trữ

Nhược điểm: Hầu hết tài liệu hoạt động của UBND huyện chưa được lập

hồ sơ Nó làm ảnh hưởng đến việc thu thập, bảo quản tài liệu cũng như công táctìm kiếm, tra tìm tài liệu lưu trữ Hồ sơ, văn bản ở tình trạng lộn xộn, khi lưu trữchưa lập hồ sơ nên hạn chế việc tổ chức sử dụng tài liệu và gây khó khăn chocông tác chỉnh lý

3.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ

UBND huyện Tĩnh Gia là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, vìvậy mỗi một lĩnh vực hoạt động đều liên quan đến nhiều văn bản, giấy tờ tàiliệu Trong quá trình hoạt động, UBND huyện đã có khá nhiều tài liệu hìnhthành, đây là khối tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ huyện

UBND huyện đã có kho lưu trữ cơ quan do Chánh Văn phòng quản lý.Trong mỗi năm, mỗi nhiệm kỳ hoạt động thì Chủ tịch UBND huyện kết hợp vớiChánh Văn phòng ra các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về nghiệp vụ cũng nhưnhắc nhở cán bộ lưu trữ làm tốt công tác này Để bảo quản tốt tài liệu thì cầntrang bị thêm các thiết bị cần thiết như: Cặp đựng tài liệu, giá, tủ, …Tại UBNDhuyện Tĩnh Gia công tác giao nộp tài liệu chưa được thực hiện tốt và chưanghiêm Vì hầu hết tài liệu được để lại tại các phòng ban mà không giao nộp vàolưu trữ huyện UBND huyện cũng chưa xây dựng được bản danh mục hồ sơ, tàiliệu nộp lưu để các Phòng, Ban chuyên môn nắm bắt được những hồ sơ tàiliệu cần được lập và đem vào nộp lưu, để tạo điều kiện cho công tác giao nộp tàiliệu được nhanh chóng, thuận lợi Các hồ sơ chưa được biên mục một cách cụthể, gây khó khăn cho tra tìm.

Hiện nay UBND huyện đã có kho Lưu trữ tài liệu riêng, trong phòng Lưutrữ mới chỉ có 12 tủ đựng tài liệu bằng sắt cho 12 lĩnh vực chuyên môn của cácphòng ban và 30m2 để tài liệu quanh tường Tài liệu Lưu trữ trong kho là nhữngtài liệu kết thúc ở giai đoạn văn thư và một số của các phòng, ban khác PhòngLưu trữ được bố trí ở một vị trí cao ráo và thoáng mát, chỉ có 01 cán bộ Lưu trữđảm nhiệm nên khối tài liệu chưa thực sự được bảo quản tốt Chỉ có một số tàiliệu là đã được chỉnh lý và được xếp lên giá, khối lượng lớn tài liệu còn lại vẫn ởtình trạng chưa chỉnh lý, sắp xếp chưa khoa học gây khó khăn cho tra tìm khi sửdụng Vì kho lưu trữ của UBND huyện mới được trang bị được các thiết bị nhưcứu hoả, quạt nên tài liệu trong kho chưa được bảo quản an toàn khi có sự cốxảy ra hoặc không tránh khỏi tình trạng tài liệu tự hư hỏng trong điều kiện khắcnghiệt ở đây

Tuy nhiên trong điều kiện chưa có đủ chi phí để xây dựng , củng cố chocông tác bảo quản tài liệu thì UBND huyện Tĩnh Gia cũng tận dụng mọi khảnăng, biện pháp để bảo quản tốt tài liệu như: Tài liệu luôn được quét dọn, lauchùi sạch sẽ, thoáng mát, tài liệu trước khi đưa vào lưu trữ luôn được xử lýsạch, khô

4 Tìm hiểu công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng

4.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng.

Tổ chức phòng làm việc khoa học là điều kiện lý tưởng giúp mọi công việcnhanh chóng được giải quyết Do vậy, việc sắp xếp bố trí phòng làm việc khoa học

có vị trí quan trọng sẽ quyết định đến thành công của người lãnh đạo

Phòng Nội vụ được bố trí ở tầng 2 trụ sở làm việc của UBND huyện TĩnhGia, phòng của Trưởng phòng được sắp xếp ở dãy nhà giữa giáp với phòng củaPhó Trưởng phòng cũng như phòng của các lãnh đạo UBND để tiện cho việcbàn giao, chỉ đạo và giải quyết công việc Do đặc thù công việc, mà phòng Nội

vụ được bố trí ở 2 tầng của tòa nhà Tầng 2 là phòng làm việc của Trưởng phòng

và Phó Trưởng phòng phụ trách công tác chính quyền, tầng 1 là phòng làm việccủa Phó Trưởng phòng phụ trách công tác tôn giáo và các công chức phòng

Ví dụ: phòng làm việc của Trưởng phòng được bố trí gần phòng Chủ tịch

và Phó Chủ tịch UBND nên rất thuận tiện cho việc quản lý,chỉ đạo nhân viêncũng như tham mưu cho lãnh đạo, chịu sự chỉ đạo của chủ tịch UBND huyện

Tùy vào tính chất công việc và sự phân công nhiệm vụ mà mỗi phòng làmviệc lại được sắp xếp, trang thiết bị đồ dùng khác nhau Hiện nay Phòng Nội vụđược trang bị cơ sở vật chất làm việc tương đối đầy đủ: 06 máy tính; 01 máyphoto; 01 máy fax; 03 điện thoại; 02 điều hòa; 03 máy in; tủ đựng tài liệu, …Trong phòng làm việc của trưởng phòng được trang bị đầy đủ các phương tiệnthiết bị làm việc như: máy tính, máy in, điều hòa, tủ đựng tài liệu, điện thoại,bàn làm việc, bàn tiếp khách, đồng hồ treo tường, bình nước nóng, bình nướclọc, bảng lịch công tác, lịch bàn……Các đồ dùng phục vụ cho công việc giấy tờnhư: bút, mực, ghim, sổ sách, hộp đựng văn phòng phẩm….nhằm giúp Trưởngphòng giải quyết công việc hiệu quả, nhanh gọn

Ưu điểm: Các phòng làm việc được bố trí tập chung tạo điều kiện cho

công việc, trao đổi thông tin giữa lãnh đạo với lãnh đạo, giữa lãnh đạo với nhânviên Phòng văn thư nằm riêng phía ngoài đảm bảo cho việc bảo mật thông tin Vịtrí trang thiết bị được bố trí khoa học phù hợp tạo điều kiện tốt nhất cho cán bộ

văn phòng khi làm việc Các phương tiện trang thiết bị văn phòng thì tương đốiđầy đủ hiện đại phục vụ tốt cho công việc, giúp công việc luôn đảm bảo tiến độ.

Nhược điểm: Diện tích phòng còn hẹp khoảng trống di động ít, khó khăn

cho việc đi lại, cũng như việc đổi mới việc sắp xếp tổ chức lại khi cần Tuy cáctrang thiết bị văn phòng khá đầy đủ vả hiện đại nhưng cách bố trí sắp xếp chưađược hợp lý như không gần bộ phận văn thư cơ quan, không gần phòng làm việccủa các công chức chuyên môn thuộc phòng, … làm ảnh hưởng tới hiệu quảcông việc và một số văn phòng phẩm cần thay đổi, mua mới Nền kinh tế củahuyện còn khó khăn vì vậy mà việc đổi mới là rất bất cập, số lượng máy vi tính

ít, một vài máy tính do dùng lâu và lượng dữ liệu lớn cùng với đó là thườngxuyên mất điện nên đã xảy ra một số sự cố như mất tài liệu, virus xâm nhập rấtnguy hiểm.Thời tiết mùa hè nắng nóng, diện tích phòng làm việc bé, nhưng một

số phòng chưa có điều hòa nhiệt độ làm ảnh hưởng tới sức khỏe và tiến độ thựchiện công việc cũng như một số trang thiết bị trong văn phòng

4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu.

Sơ đồ cách bố trí trang thiết bị làm việc của Phó Trưởng phòng phụ trách chính quyền và chuyên viên phụ trách công tác cán bộ.

Mô hình mới tối ưu (Phụ lục 04).

4.3 Thống kê các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan (Hình ảnh giao diện các phần mềm: Phụ lục 05)

Cùng với quá trình phát triển của nền kinh tế, với sự lớn mạnh khôngngừng của khoa học kỹ thuật Các cơ quan, tổ chức đã không ngừng ứng dụng,nâng cấp các trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ cho quá trình làm việc củacán bộ, nhân viên Những ứng dụng này nó mang lại hiệu quả tích cực giúp tiếtkiệm thời gian và chi phí, tạo ra năng suất lao động cao Tại UBND huyện TĩnhGia hiện nay, đang sử dụng các phần mềm phục vụ cho công tác văn phòng của

cơ quan đó là:

+ Phần mềm quản lý chấm công vân tay

+ Phần mềm quản lý hồ sơ hành chính tại Bộ phận tiếp nhận và trả kếtquả Tabnis

+ Phần mềm quản lý văn bản TD office

ủy ban huyện Đối với các cơ quan hành chính nhà nước nói chung, lâu nay vẫn

có thói quen làm việc theo kiểu “đi muộn về sớm” thì việc quản lý CBCC làbằng phần mềm chấm công bằng vân tay tại huyện Tĩnh Gia rõ ràng có hiệu quảtích cực Riêng đối với các công việc mang tính chất đặc thù như kế toán, hộtịch thì việc đưa các phần mềm vào quản lý, sử dụng nó giúp cho việc quản lýchặt chẽ hồ sơ, giấy tờ liên quan một cách lâu dài, thuận tiện cho việc tra tìm,thống kế và thực hiện các nhiệm vụ khác

Do đặc thù hoạt động của mỗi phòng, ban chuyên môn là khác nhau vớitính chất công việc phức tạp Vì vậy, UBND đã không ngừng ứng dụng các phầnmềm hiện đại vào quản lý và giải quyết công việc Nhằm từng bước hiện đại hóacông tác văn phòng cũng như giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và tránh bị thất lạc

hồ sơ của các đơn vị Góp phần nâng cao tính công khai, minh bạch, giảm văn

bản giấy tờ, phục vụ có hiệu quả trong việc chỉ đạo, điều hành của cấp ủy, chínhquyền Ứng dụng các phần mềm vào trong hoạt động của các phòng ban gópphần nâng cao năng lực quản lý điều hành của cơ quan, phục vụ tốt hơn, có hiệuquả hơn cho người dân và doanh nghiệp và góp phần đẩy nhanh tiến trình đơngiản hóa thủ tục hành chính

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP

1 Lý do chọn đề tài

Hiệu quả hoạt động của văn phòng được đánh giá là một trong nhữngnhân tố quyết định tới sự thành công của tổ chức Nhưng hiện nay, vấn đề về tổchức và hoạt động của các văn phòng kể cả ở khu vực công hay khu vực tư đều

có những mặt tích cực và hạn chế nhất định Tại Phòng Nội vụ UBND huyệnTĩnh Gia với những đặc điểm mang tính đặc trưng của cơ quan hành chính nhànước ở địa phương, cách thức tổ chức và hoạt động của văn phòng vẫn tồn tại

nhiều bất cập Với lý do trên tối chọn vấn đề: “Nâng cao hiệu quả tổ chức và

hoạt động văn phòng tại Phòng Nội vụ thuộc UBND huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa” làm chuyên đề nghiên cứu của mình.

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu

Việc nghiên cứu về tổ chức và hoạt động của chính quyền địa phương nóichung và UBND cấp huyện nói riêng đã được nhiều công trình khoa học nghiêncứu đề cập Các công trình như: “Đổi mới tổ chức bộ máy hành chính đô thịtrong cải cách nền hành chính quốc gia ở nước ta hiện này” của TS Đỗ XuânĐông; “Luận cứ khoa học cho việc nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ trongthời kỳ đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước” của PGS.TS NguyễnPhú Trọng và PGS.TS Trần Xuân Sầm; “Cẩm nang thông tin kỹ năng và nghiệp

vụ hoạt động của đại biểu HĐND và thành viên UBND các cấp” của TS TrịnhĐức Thảo; … Các công trình nghiên cứu nêu trên đều đề cập đến những khíacạnh phạm vị khác nhau liên quan đến tổ chức và hoạt động của UBDN cấphuyện

Tuy nhiên, chưa có công trình nghiên cứu nào về tổ chức và hoạt độngcủa Phòng Nội vụ ở cấp huyện Nhưng những công trình nghiên cứu trên là tàiliệu quý giá để tôi tham khảo và thực hiện hoạt động nghiên cứu của mình

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng: Đối tượng nghiên cứu đề tài là công tác tổ chức và hoạt

động văn phòng tại phòng Nội vụ UBND huyện Tĩnh Gia Trong đó có liên hệthực tiễn với một số huyện khác cũng như sự đánh giá họat động từ các mô hình

họat động tiêu biểu.

- Phạm vi nghiên cứu: Tiến hành khảo sát công tác tổ chức và hoạt động

văn phòng tại phòng Nội vụ huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa tính đến tháng 7năm 2015

4 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp luận của chủ nghĩa Mác – Lê Nin, tư tưởng Hồ ChínhMinh về cán bộ, bám sát chủ trương đường lối của Đảng, pháp luật của nhànước

- Phương pháp phân tích, thống kê, khảo sát, …

5 Mục tiêu nghiên cứu

Đánh giá về tổ chức và hoạt động văn phòng của phòng Nội vụ UBNDhuyện Tĩnh Gia Từ đó, đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức

và hoạt động văn phòng của phòng Nội vụ

6 Cấu trúc của đề tài

Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Phụ lục và tài liệu tham khảo đề tài có cấutrúc gồm 3 chương:

Chương 1 Một số vấn đề lý luận về văn phòng và hoạt động văn phòngChương 2 Thực trạng tổ chức và hoạt động văn phòng tại Phòng Nội vụ -UBND huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa

Chương 3 Giải pháp, phương hướng nâng cao hiệu quả hoạt tổ chức vàhoạt động văn phòng tại Phòng Nội vụ thuộc UBND huyện Tĩnh Gia, tỉnhThanh Hóa

CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG VÀ HOẠT

ĐỘNG VĂN PHÒNG 1.1 Lý luận chung về văn phòng

1.1.1 Khái niệm văn phòng

Trong thực tiễn cuộc sống, bất cứ một cơ quan, đơn vị nào cũng đều cócác hoạt động liên quan đến công tác văn phòng Để phục vụ cho công tác lãnhđạo quản lý ở các cơ quan, đơn vị mà công tác văn phòng thường hoạt động ởcác nội dung chủ yếu như: tổ chức, thu thập xử lý, phân phối, truyền tải quản lý

sử dụng các thông tin bên ngoài và nội bộ, trợ giúp lãnh đạo thực hiện các hoạtđộng điều hành quản lý cơ quan , đơn vị… Bộ phận chuyên đảm trách các hoạtđộng nói trên được gọi là văn phòng

Tuy nhiên, hiện nay có rất nhiều quan niệm, cách hiểu khác nhau về vănphòng Do xuất phát từ nhiều khía cạnh khác nhau của vấn đề mà khái niệm vănphòng được đưa ra một cách không thống nhất Và có bốn cách hiểu cơ bản vềvăn phòng như sau:

Một là, văn phòng được hiểu là địa điểm làm việc, trụ sở làm việc, địađiểm giao tiép đối nội và đối ngoại của cơ quan Văn phòng là địa điểm làm việccủa một cơ quan, tổ chức Ví dụ: Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính Phủ,…

Hai là, văn phòng được hiểu là nơi thực hiện các công việc hành chínhhàng ngày của tổ chức liên quan đến công văn, giấy tờ, con dấu, tiếp khách, …

Ba là, văn phòng được hiểu là nơi tham mưu, tổng hợp giúp việc cơ quan,

tổ chức và là cánh đắc lực phục vụ điều hành của lãnh đạo

Bốn là, văn phòng được hiểu là một phòng làm việc cụ thể của lãnh đạonhư kiến trúc sư, Nghị sỹ, … hay văn phòng của các tổ chức độc lập được phápluật thừa nhận như văn phòng luật sư, văn phòng tư vấn

Cả bốn cách hiểu trên về văn phòng đêu đúng, tuy nhiên nó chỉ phản ánhmột phần hoạt động của văn phòng Và để đưa ra một khái niệm toàn diện, đầy

đủ về văn phòng chúng ta cần xem xét trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức

Hiểu theo nghĩa chung nhất: “Văn phòng là một bộ phận cấu thành, giúp việc của một cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp mà ở đó diễn ra các hoạt

động về công tác văn thư – lưu trữ; Văn phòng còn là nơi giao tiếp, thu nhận và

xử lý thông tin phục vụ cho lãnh đạo trong công tác quản lý và đảm bảo công tác hậu cần cho cơ quan, tổ chức đó”.

1.1.2 Chức năng của văn phòng

Dù tồn tại dưới nhiều cách hiểu, quan niệm khác nhau về văn phòng,nhưng từ lý luận và thực tiễn cho thấy, hoạt động văn phòng của bất kỳ cơ quan,

tổ chức nào cũng đều phục vụ hai nhóm chức năng cơ bản đó là:

+ Nhóm chức năng tham mưu, tổng hợp

+ Nhóm chức năng hậu cần

a Chức năng tham mưu, tổng hợp

Cùng với quá trình hiện đại hoá nền hành chính nhà nước, cải cách hànhchính là một yêu cầu tất yếu xuất phát từ thực tiễn cuộc sống Đòi hỏi mỗi quốcgia phải có nhận thức đúng đắn, có những điều chỉnh kịp thời nhằm cung cấpcác dịch vụ tốt nhất cho người dân Và đối với văn phòng cũng cần đổi mớinhằm nâng cao hiệu qủa hoạt động, hướng đến xây dựng văn phòng hiện đại thìcông tác tham mưu, tổng hợp rất quan trọng Nội dung công tác tham mưu chỉ rõhoạt động tham vấn, góp ý kiến cho lãnh đạo về những công việc như hoạchđịnh, tổ chức, quản trị nguồn nhân sự, hoạt động kiểm tra giám sát Còn tổnghợp nghiêng về khía cạnh thống kê, xử lý; tập hợp nhiều vấn đề phục vụ thiếtthực cho hoạt động quản lý Quá trình thu thập, tổng hợp, phân tích và xử lýcác thông tin cần thiết được thực hiện chủ yếu bởi bộ phận văn phòng

Chức năng tham mưu, tổng hợp thông qua những công việc như tổ chứcxây dựng bộ máy văn phòng, tổ chức xây dựng và thực hiện quy chế hoạt độngcủa cơ quan; xây dựng chưon trình, kế hoạh công tác; tổ chức đảm bảo thông tinhục vụ cho hoạt động của cơ quan, tổ chức; …

b Chức năng hậu cần

Nói đến chức năng hậu cần của văn phòng, chúng ta sẽ nghĩ tới công tácchuẩn bị các điều kiện làm việc Mọi cơ quan, tổ chức muốn hoạt động thìkhông thể thiếu các cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho quá trình tổ chứcthực hiện công việc như máy tính, máy điện thoại, máy in, … và các hoạt động

khác phục vụ cho hoạt động của cơ quan, tổ chức Các phương tiện, trang thiết

bị phục vụ cho quá trình làm việc này phải được bố trí, sắp xếp, quản lý, vàkhông ngừng nâng cấp để phục vụ cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan Đấychính là nội dung thuộc chức năng hậu cần của công tác văn phòng Ngoài quản

lý cơ sở vật chất, văn phòng còn thực hiện các công việc khác như: tổ chức phục

vụ các cụôc họp; tổ chức phục vụ chuyến đi công tác của lãnh đạo; thực hiện cácnghiệp vụ lễ tân, khánh tiết; …

Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo cơ quan thông quahai nhóm chức năng cơ bản đó là tham mưu, tổng hợp và hậu cần Các chứcnăng này vừa tồn tại độc lập để hoạt động mang tính chuyên sâu, vừa phối hợp

hỗ trợ, bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết cách quan phải tồn tạivăn phòng trong hoạt động của mỗi cơ quan, doanh nghiệp

1.1.3 Nhiệm vụ của văn phòng

Từ những chức năng nếu trên thì văn phòng phải thực hiện những nhiệm

vụ cơ bản sau:

- Tổ chức xây dựng bộ máy của văn phòng;

- Tổ chức xây dựng và thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan;

- Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan;

- Soạn thảo, phát hành và quản lý văn bản;

- Thu thập, xử lý, quản lý sử dụng thông tin phục vụ cho hoạt động của cơquan;

- Tổ chức quản lý và thực hiện nghiệp vụ công tác văn thứ, lưu trữ của cơquan theo quy định;

- Tổ chức mua sắm, quản lý và sử dụng tài sản, phương tiện, trang thiết bịlàm việc của cơ quan;

- Tổ chức công tác lễ tân, khánh tiết;

- Tổ chức phục vụ các cuộc họp;

- Tổ chức phục vụ chuyến đi công tác cho lãnh đạo;

- Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại;

- Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ, công tác vệ sinh môi truờng và thực

hiện công tác y tế cho cán bộ, nhân viên trong cơ quan, doanh nghiệp;

- Đảm bảo nhu cầu hậu cần, kinh phí chi tiêu

1.2 Lý luận chung về hoạt động văn phòng

1.2.1 Nội dung hoạt động của văn phòng

Hoạt động văn phòng chính là những hoạt động chính, thể hiện đầy đủchức năng, nhiệm vụ của văn phòng Khi thực hiện được các công việc này, vănphòng thể hiện được vai trò của mình trong việc thiết lập cơ sở vững chắc chomọi hoạt động của cơ quan Đảm bảo cho công việc được diễn ra liên tục vàthông suốt, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ mang tính chất chuyên sâu Đó làviệc thực hiện một số nghiệp vụ cơ bản sau:

1 Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan, tổ chức

Chương trình, kế hoạch công tác là việc thiết lập những mục tiêu cơ bảndựa trên cơ sở hoạt động của tổ chức và các phương pháp, cách thức thực hiện

để đạt được những mục tiêu đó trong khoảng thời gian quy định

Xây dựng chương trình, kế hoạch làm việc là phương tiện hoạt động quantrọng của người lãnh đạo, mỗi cơ quan, tổ chức Nếu chương trình, kế hoạch làmviệc khoa học, khả thi và phù hợp với các mặt, lĩnh vực hoạt động của cơ quan,

tổ chức sẽ đảm bảo cho những hoạt động được thực hiện theo đúng mục tiêu vàyêu cầu đã đặt ra

Mỗi một cơ quan, tổ chức đều có kế hoạch hoạt động cho từng các bộphận trong cơ quan khác nhau và kế hoạch chung cho toàn cơ quan Và vănphòng chính là một bộ phận tổng hợp thành kế hoạch tổng thể cho cơ quan,doanh nghiệp và đôn đốc các bộ phận, phòng ban thực hiện theo chương trình,

kế hoạch đã đề ra Ví dụ: Kế hoạch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng, kếhoạch công tác năm, kế hoạch nhân sự, tài chính, … Từ kế hoạch tổng thể làcông tác năm, văn phòng dựa trên những nội dung chính được đề cập đến trong

kế hoạch để tổ chức công việc cho các đơn vị, phòng ban khác theo từng lộtrình, thời gian nhất định Qua kế hoạch tổng thế mà văn phòng có căn cứ đểtổng hợp, đôn đốc thực hiện và các phòng, ban trong tổ chức sẽ có cơ chế phốihợp hoạt động tốt hơn trong công việc

Từ đó, xem xét, tổng hợp các vấn đề dựa trên căn cứ từ quá trình hoạtđộng cũng như các bộ phận khác cung cấp và định hướng cho hoạt động của cơquan, tổ chức trong thời gian tới Người ta thường nói, không lập kế hoạch chính

là lập kế hoạch cho sự thất bại

2 Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin

Thông tin hiểu theo một cách đơn giản là quá trình trao đổi giữa người gửi

và người nhận, là sự truyền tín hiệu, truyền những tin tức mà người khác cần.Trong hoạt động quản lý, thông tin là sự phản ánh nội dung và hình thức vậnđộng liên lạc giữa các đối tượng, yếu tố của một hệ thống và giữa hệ thống đốivới môi trường xung quanh

Trong cơ quan hành chính nhà nước, thông tin là phương tiện để ban hànhcác quyết định, xác định phương hướng hoạt động và đưa ra các hình thức quản

lý cho phù hợp và sát với thực tế nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động Thông tinbao gồm nhiều loại khác nhau như thông tin về kinh tế, chính trị, xã hội, … vàmỗi một cơ quan, tổ chức phải xác định xem đâu là nguồn thông tin mà tổ chứcmình cần, là căn cứ để lãnh đạo đưa ra những quyết định kịp thời, chính xác.Công tác thu thập, xử lý thông tin của văn phòng phải được cập nhật và tổnghợp được tình hình hoạt động hàng ngày, hàng tuần trên tất cả các mặt, các lĩnhvực của cơ quan, tổ chức, của ngành, lĩnh vực hoạt động Nhằm kịp thời báo cáocho lãnh đạo, giúp cho lãnh đạo đưa ra các quyết định, chủ trương chính xác kịpthời phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, công việc và thực tiễn hoạt động của cơquan

3 Soạn thảo, ban hành văn bản và thực hiện công tác văn thư – lưu trữ Ngày nay, khái niệm văn bản được dùng phổ biến trong hoạt động củanhiều tổ chức, doanh nghiệp Nó là vật truyền tin, là một hình thức giao dịchgiữa các tổ chức cũng như hoạt động quản lý, điều hành ở các cơ quan, doanhnghiệp

Các hình thức văn bản được hình thành trong quá trình hoạt động của các

cơ quan nhà nước bao gồm hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật và văn bảnhành chính Đối với UBND huyện được ban hành hai hình thức văn bản cơ bản

đó là: văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính Công tác quản lý vănbản bao gồm văn bản đi và văn bản đến.

Văn bản đi là tất cả các loại vản bản do cơ quan ban hành để quản lý, điềuhành công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan được gửi đếncác cơ quan, đơn vị, bộ phận khác

Văn bản đến là tất cả các văn bản từ cơ quan ngoài gửi đến cơ quan, tổchức bằng con đường trực tiếp hay gián tiếp như qua đường bưu điện, … đượcgọi chung là văn bản đến

Nội dung công tác lưu trữ bao gồm:

Một là, phân loại tài liệu lưu trữ

Hai là, xác định giá trị tài liệu

Ba là, thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ

Bốn là, thống kê tài liệu lưu trữ

Năm là, chỉnh lý tài liệu

Sáu là, bảo quản tài liệu lưu trữ

Bảy là, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

4 Tổ chức thực hiện công tác đối nội, đối ngoại

Văn phòng là bộ mặt của cơ quan, tổ chức vì vậy việc tổ chức các phònglàm việc, tiếp khách và sắp xếp từng người phù hợp với từng loại công việc làrất quan trọng Đây là công việc đầu tiên của cơ quan, doanh nghiệp khi giaolưu, giao tiếp, hợp tác kinh doanh, vì vậy nếu tổ chức tốt hoạt động này thi cơquan, doanh nghiệp đó sẽ tạo được ấn tượng ban đầu tốt đẹp và có thiện cảm vớikhách hàng, đối tác Nhận thấy tầm quan trọng của hoạt động giao tiếp, cũngnhư những lợi ích mà hoạt động này mang lại nên cơ quan, tổ chức luôn quantâm để tạo dựng được hình ảnh đẹp với các đối tác, khách hàng Để có đượcthành công này thì công việc lễ tân, tiếp khách vừa phải đảm bảo trang trọng,văn minh lịch sự vừa phải đảm bảo tiết kiệm, thực thi đúng các nguyên tắc khingoại giao, tiếp khách

5 Đảm bảo nhu cầu hậu cần, quản lý sử dụng tài sản, vật tư, trang thiết bịlàm việc của cơ quan, tổ chức Đây là nhiệm vụ mang tính đặc thù của văn

phòng Làm tốt công tác hậu cần, văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào việcnâng cao hiệu quả của cơ quan, tổ chức Việc lập kế hoạch nhu cầu, dự trù kinhphí, tổ chức mua sắm trang thiết bị hiện đại, cấp phát, theo dõi sử dụng nhằmquản lý chặt chẽ các chi phí văn phòng để kịp thời điều chỉnh cho phù hợp vàlập kế hoạch tài chính mới theo yêu cầu của lãnh đạo cơ quan, tổ chức Đảm bảo

cả về vật chất và kinh phí chính là đảm bảo việc diễn ra các hoạt động trong cơquan Do đó các cơ quan, doanh nghiệp cần tạo điều kiện thuận lợi cho vănphòng hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình

6 Thực hiện công tác bảo vệ, công tác y tế, vệ sinh môi trường nhằm bảo

vệ sức khoẻ cán bộ, nhân viên trong cơ quan Đảm bảo an ninh, trật tự an toàntrong cơ quan, doanh nghiệp là nhiệm vụ quan trọng của văn phòng Công tácđảm bảo an toàn gồm các nội dung sau:

- Bảo vệ sức khoẻ, đảm bảo an toàn lao động cho người lao động theo quyđịnh đối với từng chức danh nghề nghiệp

- Đảm bảo tiêu chuẩn vệ sinh, an toàn điều kiện môi trường nơi làm việc

- Đảm bảo an toàn về tài sản: phòng chống cháy, nổ, đảm bảo an toàn chocác trang thiết bị

- Đảm bảo an ninh trật tự: thường trực, bảo vệ, tuần tra, canh gác cơ quantrong và ngoài giờ làm việc; kiểm tra và vận hành hệ thống bảo vệ

- Đảm bảo độ an toàn của các phương tiện giao thông vận tải

7 Tổ chức hội họp

Hội họp là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nước, một cách thứcgiải quyết công việc, thông qua đó thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trựctiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc giải quyếtcác công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định củapháp luật Hội họp là hoạt động phổ biến cả trong đời sống hàng ngày lẫn tronghoạt động quản lý Nó phản ánh và đáp ứng những nhu cầu quan trọng trong đờisống cộng đồng: nhu cầu tập hợp, giao tiếp và quản lý

Hội họp là một yếu tố quan trọng trong hoạt động của mỗi cơ quan, doanhnghiệp Đây là phương pháp tốt nhất để lấy được ý kiến của nhiều người cùng

một lúc, là cơ hội cho các thành viên thảo luận các vấn đề chung và cùng thamgia tiến trình ra quyết định.

1.2.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động văn phòng.

a Các yếu tố bên trong tổ chức

Các yếu tố thuộc môi trường bên trong tổ chức gồm có: cơ cấu tổ chức,nguồn nhân lực, cơ chế hoạt động văn phòng, điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật

Một là, cơ cấu tổ chức: Hoạt động của văn phòng trước hết phụ thuộc vàochức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức, phạm vi ảnh hưởng, đốitượng điều chỉnh, các mối quan hệ, nghĩa vụ và quyền lợi mà cơ quan, doanhnghiệp tham gia Chức năng nhiệm vụ của văn phòng cũng có thể được quy địnhbởi cơ quan cấp trên một cấp hoặc do cấp trên trực tiếp quy định

Hai là, đội ngũ nhân sự: Trong quá trình chuyển đổi cơ chế quản lý hiệnnay, con người có ý nghĩa rất to lớn đối với hoạt động của công tác văn phòng.Yếu tố này ngày càng có vai trò quan trọng hơn vì trong thời gian qua việc đàotạo nguồn nhân lực cho công tác văn phòng chưa được coi trọng, thậm chí vănphòng là nơi tiếp nhận những nhân viên khó sắp xếp ở các bộ phận khác Mặtkhác, cơ cấu lao động văn phòng hiện nay đang có sự thay đổi mạnh mẽ donhững quy định mới của nhà nước Việc áp dụng những biện pháp quản lý mớinhư khoán chi, giao quyền tự chủ cho cơ sở, thực hiện cơ chế khoán, … Nếu nhàquản lý là người am hiểu tâm lý nhân viên, khai thác tốt yếu tố con người trong

tổ chức giúp họ phát huy hết khả năng, năng lực làm việc trong họ thì sẽ giúpcho hoạt động văn phòng diễn ra thường xuyên, có hiệu quả, tăng tính sáng tạo,tiết kiệm chi phí, … Ngược lại, nếu nhà lãnh đạo không có nghệ thuật quản lý,không am hiểu vấn đề nhân sự sẽ kìm hãm, bế tắc trong hoạt động văn phòng

Ba là, cơ chế hoạt động của văn phòng: Cơ chế hoạt động văn phòng củamỗi cơ quan, tổ chức hiện nay đang có nhiều cải tiến Vai trò của văn phòngngày càng được thể hiện rõ ràng và đầy đủ hơn Sự ràng buộc trách nhiệm giữavăn phòng với các phòng ban chuyên môn ngày càng được củng cố Văn phòngngày càng thể hiện rõ vai trò và trách nhiệm của mình hơn trong việc liên kết,phối hợp với các phòng ban, bộ phận trong cơ quan, tổ chức trong việc xây dựng