4.1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng.
Tổ chức phòng làm việc khoa học là điều kiện lý tưởng giúp mọi công việc nhanh chóng được giải quyết. Do vậy, việc sắp xếp bố trí phòng làm việc khoa học có vị trí quan trọng sẽ quyết định đến thành công của người lãnh đạo.
Phòng Nội vụ được bố trí ở tầng 2 trụ sở làm việc của UBND huyện Tĩnh Gia, phòng của Trưởng phòng được sắp xếp ở dãy nhà giữa giáp với phòng của Phó Trưởng phòng cũng như phòng của các lãnh đạo UBND để tiện cho việc bàn giao, chỉ đạo và giải quyết công việc. Do đặc thù công việc, mà phòng Nội vụ được bố trí ở 2 tầng của tòa nhà. Tầng 2 là phòng làm việc của Trưởng phòng và Phó Trưởng phòng phụ trách công tác chính quyền, tầng 1 là phòng làm việc của Phó Trưởng phòng phụ trách công tác tôn giáo và các công chức phòng.
Ví dụ: phòng làm việc của Trưởng phòng được bố trí gần phòng Chủ tịch và Phó Chủ tịch UBND nên rất thuận tiện cho việc quản lý,chỉ đạo nhân viên cũng như tham mưu cho lãnh đạo, chịu sự chỉ đạo của chủ tịch UBND huyện.
Tùy vào tính chất công việc và sự phân công nhiệm vụ mà mỗi phòng làm việc lại được sắp xếp, trang thiết bị đồ dùng khác nhau. Hiện nay Phòng Nội vụ được trang bị cơ sở vật chất làm việc tương đối đầy đủ: 06 máy tính; 01 máy photo; 01 máy fax; 03 điện thoại; 02 điều hòa; 03 máy in; tủ đựng tài liệu, … Trong phòng làm việc của trưởng phòng được trang bị đầy đủ các phương tiện thiết bị làm việc như: máy tính, máy in, điều hòa, tủ đựng tài liệu, điện thoại, bàn làm việc, bàn tiếp khách, đồng hồ treo tường, bình nước nóng, bình nước lọc, bảng lịch công tác, lịch bàn……Các đồ dùng phục vụ cho công việc giấy tờ như: bút, mực, ghim, sổ sách, hộp đựng văn phòng phẩm….nhằm giúp Trưởng phòng giải quyết công việc hiệu quả, nhanh gọn.
Ưu điểm: Các phòng làm việc được bố trí tập chung tạo điều kiện cho công việc, trao đổi thông tin giữa lãnh đạo với lãnh đạo, giữa lãnh đạo với nhân viên. Phòng văn thư nằm riêng phía ngoài đảm bảo cho việc bảo mật thông tin. Vị trí trang thiết bị được bố trí khoa học phù hợp tạo điều kiện tốt nhất cho cán bộ
văn phòng khi làm việc. Các phương tiện trang thiết bị văn phòng thì tương đối đầy đủ hiện đại phục vụ tốt cho công việc, giúp công việc luôn đảm bảo tiến độ.
Nhược điểm: Diện tích phòng còn hẹp khoảng trống di động ít, khó khăn cho việc đi lại, cũng như việc đổi mới việc sắp xếp tổ chức lại khi cần. Tuy các trang thiết bị văn phòng khá đầy đủ vả hiện đại nhưng cách bố trí sắp xếp chưa được hợp lý như không gần bộ phận văn thư cơ quan, không gần phòng làm việc của các công chức chuyên môn thuộc phòng, …. làm ảnh hưởng tới hiệu quả công việc và một số văn phòng phẩm cần thay đổi, mua mới. Nền kinh tế của huyện còn khó khăn vì vậy mà việc đổi mới là rất bất cập, số lượng máy vi tính ít, một vài máy tính do dùng lâu và lượng dữ liệu lớn cùng với đó là thường xuyên mất điện nên đã xảy ra một số sự cố như mất tài liệu, virus xâm nhập rất nguy hiểm.Thời tiết mùa hè nắng nóng, diện tích phòng làm việc bé, nhưng một số phòng chưa có điều hòa nhiệt độ làm ảnh hưởng tới sức khỏe và tiến độ thực hiện công việc cũng như một số trang thiết bị trong văn phòng.
4.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng. Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu.
Sơ đồ cách bố trí trang thiết bị làm việc của Phó Trưởng phòng phụ trách chính quyền và chuyên viên phụ trách công tác cán bộ.
Mô hình mới tối ưu (Phụ lục 04).
4.3. Thống kê các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan. (Hình ảnh giao diện các phần mềm: Phụ lục 05)
Cùng với quá trình phát triển của nền kinh tế, với sự lớn mạnh không ngừng của khoa học kỹ thuật. Các cơ quan, tổ chức đã không ngừng ứng dụng, nâng cấp các trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ cho quá trình làm việc của cán bộ, nhân viên. Những ứng dụng này nó mang lại hiệu quả tích cực giúp tiết kiệm thời gian và chi phí, tạo ra năng suất lao động cao. Tại UBND huyện Tĩnh Gia hiện nay, đang sử dụng các phần mềm phục vụ cho công tác văn phòng của cơ quan đó là:
+ Phần mềm quản lý chấm công vân tay
+ Phần mềm quản lý hồ sơ hành chính tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả Tabnis
+ Phần mềm quản lý văn bản TD office + Phần mềm quản lý hộ tịch
+ Phần mềm kiểm kê đất đai + Phần mềm kế toán, …
Những phần mềm này đang hỗ trợ đắc lực cho quá trình giải quyết công việc thuộc các lĩnh vực và quản lý hồ sơ của các phòng, ban chuyên môn thuộc ủy ban huyện. Đối với các cơ quan hành chính nhà nước nói chung, lâu nay vẫn có thói quen làm việc theo kiểu “đi muộn về sớm” thì việc quản lý CBCC là bằng phần mềm chấm cụng bằng võn tay tại huyện Tĩnh Gia rừ ràng cú hiệu quả tích cực. Riêng đối với các công việc mang tính chất đặc thù như kế toán, hộ tịch thì việc đưa các phần mềm vào quản lý, sử dụng nó giúp cho việc quản lý chặt chẽ hồ sơ, giấy tờ liên quan một cách lâu dài, thuận tiện cho việc tra tìm, thống kế và thực hiện các nhiệm vụ khác.
Do đặc thù hoạt động của mỗi phòng, ban chuyên môn là khác nhau với tính chất công việc phức tạp. Vì vậy, UBND đã không ngừng ứng dụng các phần mềm hiện đại vào quản lý và giải quyết công việc. Nhằm từng bước hiện đại hóa công tác văn phòng cũng như giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và tránh bị thất lạc hồ sơ của các đơn vị. Góp phần nâng cao tính công khai, minh bạch, giảm văn
bản giấy tờ, phục vụ có hiệu quả trong việc chỉ đạo, điều hành của cấp ủy, chính quyền. Ứng dụng các phần mềm vào trong hoạt động của các phòng ban góp phần nâng cao năng lực quản lý điều hành của cơ quan, phục vụ tốt hơn, có hiệu quả hơn cho người dân và doanh nghiệp và góp phần đẩy nhanh tiến trình đơn giản hóa thủ tục hành chính.
PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP