PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 1. Lý do chọn đề tài
CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ Lí LUẬN VỀ VĂN PHềNG VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHềNG
1.2. Lý luận chung về hoạt động văn phòng 1. Nội dung hoạt động của văn phòng
Hoạt động văn phòng chính là những hoạt động chính, thể hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. Khi thực hiện được các công việc này, văn phòng thể hiện được vai trò của mình trong việc thiết lập cơ sở vững chắc cho mọi hoạt động của cơ quan. Đảm bảo cho công việc được diễn ra liên tục và thông suốt, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ mang tính chất chuyên sâu. Đó là việc thực hiện một số nghiệp vụ cơ bản sau:
1. Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan, tổ chức.
Chương trình, kế hoạch công tác là việc thiết lập những mục tiêu cơ bản dựa trên cơ sở hoạt động của tổ chức và các phương pháp, cách thức thực hiện để đạt được những mục tiêu đó trong khoảng thời gian quy định.
Xây dựng chương trình, kế hoạch làm việc là phương tiện hoạt động quan trọng của người lãnh đạo, mỗi cơ quan, tổ chức. Nếu chương trình, kế hoạch làm việc khoa học, khả thi và phù hợp với các mặt, lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức sẽ đảm bảo cho những hoạt động được thực hiện theo đúng mục tiêu và yêu cầu đã đặt ra.
Mỗi một cơ quan, tổ chức đều có kế hoạch hoạt động cho từng các bộ phận trong cơ quan khác nhau và kế hoạch chung cho toàn cơ quan. Và văn phòng chính là một bộ phận tổng hợp thành kế hoạch tổng thể cho cơ quan, doanh nghiệp và đôn đốc các bộ phận, phòng ban thực hiện theo chương trình, kế hoạch đã đề ra. Ví dụ: Kế hoạch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng, kế hoạch công tác năm, kế hoạch nhân sự, tài chính, … Từ kế hoạch tổng thể là công tác năm, văn phòng dựa trên những nội dung chính được đề cập đến trong kế hoạch để tổ chức công việc cho các đơn vị, phòng ban khác theo từng lộ trình, thời gian nhất định. Qua kế hoạch tổng thế mà văn phòng có căn cứ để tổng hợp, đôn đốc thực hiện và các phòng, ban trong tổ chức sẽ có cơ chế phối hợp hoạt động tốt hơn trong công việc.
Từ đó, xem xét, tổng hợp các vấn đề dựa trên căn cứ từ quá trình hoạt động cũng như các bộ phận khác cung cấp và định hướng cho hoạt động của cơ quan, tổ chức trong thời gian tới. Người ta thường nói, không lập kế hoạch chính là lập kế hoạch cho sự thất bại.
2. Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin.
Thông tin hiểu theo một cách đơn giản là quá trình trao đổi giữa người gửi và người nhận, là sự truyền tín hiệu, truyền những tin tức mà người khác cần.
Trong hoạt động quản lý, thông tin là sự phản ánh nội dung và hình thức vận động liên lạc giữa các đối tượng, yếu tố của một hệ thống và giữa hệ thống đối với môi trường xung quanh.
Trong cơ quan hành chính nhà nước, thông tin là phương tiện để ban hành các quyết định, xác định phương hướng hoạt động và đưa ra các hình thức quản lý cho phù hợp và sát với thực tế nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động. Thông tin bao gồm nhiều loại khác nhau như thông tin về kinh tế, chính trị, xã hội, … và mỗi một cơ quan, tổ chức phải xác định xem đâu là nguồn thông tin mà tổ chức mình cần, là căn cứ để lãnh đạo đưa ra những quyết định kịp thời, chính xác.
Công tác thu thập, xử lý thông tin của văn phòng phải được cập nhật và tổng hợp được tình hình hoạt động hàng ngày, hàng tuần trên tất cả các mặt, các lĩnh vực của cơ quan, tổ chức, của ngành, lĩnh vực hoạt động. Nhằm kịp thời báo cáo cho lãnh đạo, giúp cho lãnh đạo đưa ra các quyết định, chủ trương chính xác kịp thời phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, công việc và thực tiễn hoạt động của cơ quan..
3. Soạn thảo, ban hành văn bản và thực hiện công tác văn thư – lưu trữ Ngày nay, khái niệm văn bản được dùng phổ biến trong hoạt động của nhiều tổ chức, doanh nghiệp. Nó là vật truyền tin, là một hình thức giao dịch giữa các tổ chức cũng như hoạt động quản lý, điều hành ở các cơ quan, doanh nghiệp.
Các hình thức văn bản được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước bao gồm hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính. Đối với UBND huyện được ban hành hai hình thức văn bản cơ bản
đó là: văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính. Công tác quản lý văn bản bao gồm văn bản đi và văn bản đến.
Văn bản đi là tất cả các loại vản bản do cơ quan ban hành để quản lý, điều hành công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan được gửi đến các cơ quan, đơn vị, bộ phận khác.
Văn bản đến là tất cả các văn bản từ cơ quan ngoài gửi đến cơ quan, tổ chức bằng con đường trực tiếp hay gián tiếp như qua đường bưu điện, … được gọi chung là văn bản đến.
Nội dung công tác lưu trữ bao gồm:
Một là, phân loại tài liệu lưu trữ Hai là, xác định giá trị tài liệu
Ba là, thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ Bốn là, thống kê tài liệu lưu trữ
Năm là, chỉnh lý tài liệu
Sáu là, bảo quản tài liệu lưu trữ
Bảy là, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
4. Tổ chức thực hiện công tác đối nội, đối ngoại.
Văn phòng là bộ mặt của cơ quan, tổ chức vì vậy việc tổ chức các phòng làm việc, tiếp khách và sắp xếp từng người phù hợp với từng loại công việc là rất quan trọng. Đây là công việc đầu tiên của cơ quan, doanh nghiệp khi giao lưu, giao tiếp, hợp tác kinh doanh, vì vậy nếu tổ chức tốt hoạt động này thi cơ quan, doanh nghiệp đó sẽ tạo được ấn tượng ban đầu tốt đẹp và có thiện cảm với khách hàng, đối tác. Nhận thấy tầm quan trọng của hoạt động giao tiếp, cũng như những lợi ích mà hoạt động này mang lại nên cơ quan, tổ chức luôn quan tâm để tạo dựng được hình ảnh đẹp với các đối tác, khách hàng. Để có được thành công này thì công việc lễ tân, tiếp khách vừa phải đảm bảo trang trọng, văn minh lịch sự vừa phải đảm bảo tiết kiệm, thực thi đúng các nguyên tắc khi ngoại giao, tiếp khách.
5. Đảm bảo nhu cầu hậu cần, quản lý sử dụng tài sản, vật tư, trang thiết bị làm việc của cơ quan, tổ chức. Đây là nhiệm vụ mang tính đặc thù của văn
phòng. Làm tốt công tác hậu cần, văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào việc nâng cao hiệu quả của cơ quan, tổ chức. Việc lập kế hoạch nhu cầu, dự trù kinh phớ, tổ chức mua sắm trang thiết bị hiện đại, cấp phỏt, theo dừi sử dụng nhằm quản lý chặt chẽ các chi phí văn phòng để kịp thời điều chỉnh cho phù hợp và lập kế hoạch tài chính mới theo yêu cầu của lãnh đạo cơ quan, tổ chức. Đảm bảo cả về vật chất và kinh phí chính là đảm bảo việc diễn ra các hoạt động trong cơ quan . Do đó các cơ quan, doanh nghiệp cần tạo điều kiện thuận lợi cho văn phòng hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.
6. Thực hiện công tác bảo vệ, công tác y tế, vệ sinh môi trường nhằm bảo vệ sức khoẻ cán bộ, nhân viên trong cơ quan. Đảm bảo an ninh, trật tự an toàn trong cơ quan, doanh nghiệp là nhiệm vụ quan trọng của văn phòng. Công tác đảm bảo an toàn gồm các nội dung sau:
- Bảo vệ sức khoẻ, đảm bảo an toàn lao động cho người lao động theo quy định đối với từng chức danh nghề nghiệp.
- Đảm bảo tiêu chuẩn vệ sinh, an toàn điều kiện môi trường nơi làm việc.
- Đảm bảo an toàn về tài sản: phòng chống cháy, nổ, đảm bảo an toàn cho các trang thiết bị.
- Đảm bảo an ninh trật tự: thường trực, bảo vệ, tuần tra, canh gác cơ quan trong và ngoài giờ làm việc; kiểm tra và vận hành hệ thống bảo vệ.
- Đảm bảo độ an toàn của các phương tiện giao thông vận tải.
7. Tổ chức hội họp
Hội họp là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nước, một cách thức giải quyết công việc, thông qua đó thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc giải quyết các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của pháp luật. Hội họp là hoạt động phổ biến cả trong đời sống hàng ngày lẫn trong hoạt động quản lý. Nó phản ánh và đáp ứng những nhu cầu quan trọng trong đời sống cộng đồng: nhu cầu tập hợp, giao tiếp và quản lý.
Hội họp là một yếu tố quan trọng trong hoạt động của mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Đây là phương pháp tốt nhất để lấy được ý kiến của nhiều người cùng
một lúc, là cơ hội cho các thành viên thảo luận các vấn đề chung và cùng tham gia tiến trình ra quyết định.
1.2.2. Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động văn phòng.
a. Các yếu tố bên trong tổ chức
Các yếu tố thuộc môi trường bên trong tổ chức gồm có: cơ cấu tổ chức, nguồn nhân lực, cơ chế hoạt động văn phòng, điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật.
Một là, cơ cấu tổ chức: Hoạt động của văn phòng trước hết phụ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức, phạm vi ảnh hưởng, đối tượng điều chỉnh, các mối quan hệ, nghĩa vụ và quyền lợi mà cơ quan, doanh nghiệp tham gia. Chức năng nhiệm vụ của văn phòng cũng có thể được quy định bởi cơ quan cấp trên một cấp hoặc do cấp trên trực tiếp quy định.
Hai là, đội ngũ nhân sự: Trong quá trình chuyển đổi cơ chế quản lý hiện nay, con người có ý nghĩa rất to lớn đối với hoạt động của công tác văn phòng.
Yếu tố này ngày càng có vai trò quan trọng hơn vì trong thời gian qua việc đào tạo nguồn nhân lực cho công tác văn phòng chưa được coi trọng, thậm chí văn phòng là nơi tiếp nhận những nhân viên khó sắp xếp ở các bộ phận khác. Mặt khác, cơ cấu lao động văn phòng hiện nay đang có sự thay đổi mạnh mẽ do những quy định mới của nhà nước. Việc áp dụng những biện pháp quản lý mới như khoán chi, giao quyền tự chủ cho cơ sở, thực hiện cơ chế khoán, … Nếu nhà quản lý là người am hiểu tâm lý nhân viên, khai thác tốt yếu tố con người trong tổ chức giúp họ phát huy hết khả năng, năng lực làm việc trong họ thì sẽ giúp cho hoạt động văn phòng diễn ra thường xuyên, có hiệu quả, tăng tính sáng tạo, tiết kiệm chi phí, … Ngược lại, nếu nhà lãnh đạo không có nghệ thuật quản lý, không am hiểu vấn đề nhân sự sẽ kìm hãm, bế tắc trong hoạt động văn phòng.
Ba là, cơ chế hoạt động của văn phòng: Cơ chế hoạt động văn phòng của mỗi cơ quan, tổ chức hiện nay đang có nhiều cải tiến. Vai trò của văn phòng ngày càng được thể hiện rừ ràng và đầy đủ hơn. Sự ràng buộc trỏch nhiệm giữa văn phòng với các phòng ban chuyên môn ngày càng được củng cố. Văn phòng ngày càng thể hiện rừ vai trũ và trỏch nhiệm của mỡnh hơn trong việc liờn kết, phối hợp với các phòng ban, bộ phận trong cơ quan, tổ chức trong việc xây dựng
và thực hiện các quy chế công khai, dân chủ, chống lãng phí và tham nhũng.
Bốn là, cơ sở vật chất kỹ thuật: Cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng được đảm bảo giúp truyền tải và thực hiện các quyết định quản lý của lãnh đạo, có ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả công việc cũng như năng suất lao động, chất lượng công việc, tác động đến quá trình quản lý điều hành của nhà lãnh đạo. yêu cầu đặt ra đối với yếu tố này là luôn đầy đủ về số lượng và phù hợp với nhu cầu thực tiễn của tổ chức, phải đảm bảo tính hiện đại hóa trang thiết bị văn phòng, tổ chức văn phòng theo hướng chuyên nghiệp, kết hợp bố trí khoa học, hợp lý tạo tính thẩm mỹ, tránh thất thoát, lãng phí.
b. Các yếu tố bên ngoài
Các yếu tố môi trường bên ngoài ảnh hưởng tới tổ chức bao gồm: pháp luật, chính sách, kinh tế - xã hội.
Một là, chính sách pháp luật có ảnh hưởng và tác động trực tiếp đến hoạt động cũng như sự tồn tại và phát triển của các cơ quan, tổ chức bởi vì các tổ chức hoạt động dựa trên sự quản lý của nhà nước bằng các quy định, pháp luật do nhà nước ban hành. Những chính sách, quy định của nhà nước về văn phòng và công tác văn phòng là hành lang pháp lý chung, là căn cứ quan trọng để văn phòng xây dựng nội quy, quy chế hoạt động. Những chính sách này đầy đủ, phù hợp và có hiệu lực thi hành cao sẽ tạo thuận lợi cho quá trình tổ chức hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp nói chung và hoạt động văn phòng nói riêng.
Hai là, trình độ phát triển kinh tế - xã hội: Mỗi một cơ quan, doanh nghiệp đều phải hoạt động dựa trên trình độ kinh tế - xã hội cũng như các quy luật của sự phát triển. Và các quy luật kinh tế, xã hội này có tác động và ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động của tổ chức trong đó có cả hoạt động của văn phòng. Nếu thị trường và chính sách kinh tế thuận lợi sẽ khuyến khích các doanh nghiệp tăng cường đầu tư, nâng cấp các máy móc thiết bị làm việc. Khi môi trường kinh tế - xã hội ổn định, phát triển mang tính bền vững còn góp phần cải tạo tự nhiên, xã hội tạo ra môi trường kinh tế lành mạnh.