PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 1. Lý do chọn đề tài
CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ Lí LUẬN VỀ VĂN PHềNG VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHềNG
1.3. Tổ chức khoa học văn phòng
1.3.1. Ý nghĩa tổ chức khoa học văn phòng
Trong bất kỳ một tổ chức, đơn vị nào khi hoạt động cũng đều chú ý tới mục tiêu nâng cao năng suất lao động, tiết kiệm chi phí và thời gian. Cùng với sự phát triển của xã hội, người ta đã tìm ra phương thức tổ chức lao động một cách khoa học dựa trên cơ sở áp dụng các thành tựu của khoa học – kỹ thuật, những cải tiến trong sản xuất cũng như các kinh nghiệm trong hoạt động quản lý nhằm hướng tới mục tiêu là năng suất và điều kiện lao động. Văn phòng với chức năng tham mưu, tổng hợp giúp lãnh đạo quản lý, tổ chức và điều hành hoạt động chung của cơ quan. Đồng thời thực hiện chức năng đảm bảo các dịch vụ và cơ sở vật chất, để thực hiện chức năng đó, văn phòng phải thực hiện nhiều nhiệm vụ như : Thu thập, xử lý thông tin, phối hợp với các bộ phận khác trong cơ quan, chuẩn bị các văn bản, kế hoạch quản lý theo sự phân công của lãnh đạo; biên tập và quản lý văn bản; tổ chức giao tiếp đối nội và đối ngoại; … Do tính chất công việc của văn phòng là tổng hợp, thực hiện nhiều nhóm chức năng khác nhau đồng thời. Vì vậy nên đòi hỏi văn phòng phải được tổ chức một cách khoa học, hợp lý.
Việc tổ chức khoa học văn phòng có ý nghĩa rất lớn, bởi nó giúp cho công việc tại văn phòng được thực hiện một cách liên tục, thông suốt, tác động tích cực tới năng suất lao động và hiệu quả hoạt động của toàn cơ quan, tổ chức.
Việc tổ chức khoa học văn phòng được hiểu là việc áp dụng những phương pháp, kỹ thuật mới thực hiện trong quá trình quản trị nhằm đưa bộ máy hoạt động của văn phòng được tổ chức một cách hợp lý, tiết kiệm và hiệu quả nhất.
1.3.2. Nội dung của tổ chức khoa học văn phòng a. Bố trí nơi làm việc của nhân viên trong văn phòng
Bố trí nơi làm việc của cán bộ, nhân viên trong mỗi cơ quan, tổ chức là việc xác định vị trí đặt các nơi làm việc theo một trình tự nhất định sao cho phù hợp với từng điều kiện của cơ quan, tổ chức nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Khi bố trí làm việc trong cơ quan, tổ chức cần tuân thủ các nguyên
tắc sau:
- Các bộ phận lớn trong văn phòng như ban lãnh đạo, văn phòng phải được đặt ở vị trí thích hợp nhất trong trụ sở làm việc.
- Các nơi làm việc được bố trí theo chiều đường thẳng, không được bố trí ngược chiều hoặc chông chéo nhau.
- Các phòng, ban, bộ phận có quan hệ thường xuyên với nhau, có liên qua tới nhau trong quá trình giải quyết công việc phải được bố trí gần nhau.
- Những phòng tiếp khách nhiều nên bố trí gần lối vào hoặc bố trí gần phòng khách để thuận tiện cho việc liên hệ công tác.
Đối với nhân viên văn phòng, do tính chất đặc thù công việc cũng như áp lực công việc lớn nên công tác văn phòng phải chú ý tới việc tạo điều kiện tăng sự hào hứng, thoải mái, họ sẽ thấy hứng thú với công việc, đỡ mệt mỏi và dẫn đến năng suất lao động cũng được tăng lên. Bố trí nơi làm việc của nhân viên trong văn phòng là toàn bộ những công việc tạo nên không gian nhất định theo vị trí việc làm của nhân viên với những trang thiết bị cần thiết, trong đó các nhân viên thực hiện công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của mình. Ví dụ: Khu vực nơi làm việc của lãnh đạo, nơi làm việc của công chức chuyên môn, …
b. Bố trí sắp xếp trang thiết bị làm việc
Trang bị các thiết bị văn phòng là việc cung cấp cho cán bộ, nhân viên văn phòng những trang thiết bị, máy móc, dụng cụ cần thiết mà cán bộ, công chức sử dụng làm việc để hoàn thành nhiệm vụ của mình. Trang thiết bị nơi làm việc của nhân viên văn phòng có thể chia làm 3 nhóm đó là: trang thiết bị chính, trang thiết bị phụ và dụng cụ văn phòng. Các trang thiết bị này được trang bị tương ứng với từng nơi làm việc và vị trí việc làm khác nhau.
Việc sắp xếp các dụng cụ lao động nơi làm việc cần tuân thủ nguyên tắc:
Đảm bảo trình tự hợp nhất các thao tác, không gây ra nhiều động tác thừa. Mọi tài liệu phải được sắp xếp ở chỗ nhất định, dễ làm, dễ lấy và dễ thấy. Cần trang bị bàn ghế làm việc và công cụ thích hợp với từng người tạo cho mỗi người có tư thế thoải mái khi làm việc.
c. Môi trường làm việc của tổ chức
Điều kiện lao động của nhân viên văn phòng trong cơ quan, tổ chức là tổng hợp những yếu tố môi trường, tâm lý xã hội, kỹ thuật, kinh tế và tổ chức tác động lên họ trong quá trình làm việc. Cải thiện điều kiện lao động có tác dụng giữ vững và nâng cao khả năng làm việc, sức khỏe của cán bộ, nhân viên từ đó góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác cũng như tính sáng tạo của họ trong lao động.
Cải thiện điều kiện hoạt động, môi trường làm việc đòi hỏi sự tác động từ nhiều phía như các mối quan hệ trong tổ chức, bầu không khí, môi trường làm việc và đặc trưng phòng cách của mỗi cơ quan, tổ chức. Môi trường bên ngoài có ảnh hưởng mạnh tới cơ thể, tới các chức năng sinh lý và tâm lý của con người, do đó có ảnh hưởng đến khả năng làm việc và năng suất lao động của họ.
Môi trường không gian bao quanh nơi làm việc bao gồm khí hậu, ánh sáng, màu sắc, âm thanh, …
Tóm lại, để văn phòng hoạt động một cách hiệu quả, đáp ứng được các yêu cầu của công việc đề ra thì đòi hỏi mỗi nhà quản trị cũng như tổ chức mình phải tổ chức khoa học phòng làm việc, môi trường làm việc và điều kiện làm việc để nâng cao hiệu quả công việc.
d. Văn hóa tổ chức
Trước hết ta phải khẳng định rằng, văn hóa tổ chức là một trong những nhân tố, một công cụ tác động tới động lực làm việc của người lao động. Đưa các yếu tố văn hóa vào hoạt động của tổ chức góp phần tạo ra động lực làm việc, tạo ra năng suất lao động. Văn hoá giúp cho tổ chức, doanh nghiệp giảm xung đột; điều phối và kiểm soát; tạo động lực làm việc; tạo lợi thế cạnh tranh... Giảm xung đột gắn kết các thành viên của tổ chức. các thành viên thống nhất về cách hiểu vấn đề, đánh giá, lựa chọn và định hướng hành động. Khi tổ chức phải đối mặt với xu hướng xung đột lẫn nhau thì văn hoá chính là yếu tố giúp mọi người hoà nhập và thống nhất lại với nhau. Văn hoá tổ chức điều phối và kiểm soát hành vi cá nhân bằng các câu chuyện, truyền thuyết; các chuẩn mực, thủ tục, quy trỡnh, quy tắc... Tạo động lực làm việc giỳp nhõn viờn thấy rừ mục tiờu, định
hướng công việc mình làm. Văn hoá của mỗi cơ quan, tổ chức còn tạo ra các mối quan hệ tốt đẹp giữa các nhân viên và một môi trường làm việc thoải mái, lành mạnh.
Chính vì vậy có thể nói rằng văn hoá như một chất keo kết dính các thành viên trong tổ chức, để giúp việc quản lý tổ chức bằng cách đưa ra những chuẩn mực để hướng các thành viên nên nói gì và làm gì, văn hoá tạo ra như một cơ chế khẳng định mục tiêu của tổ chức, hướng dẫn và uốn nắn những hành vi và ứng xử của các thành viên trong tổ chức. Như một nhà nghiên cứu về văn hoá tổ chức có nói rằng “văn hoá xác định luật chơi”. Vì vậy, hiện nay văn hóa trong mỗi tổ chức rất được quan tâm và đề cao.
Tiểu kết chương
Chương này đã trình bày một số lý luận về văn phòng cũng như những nội dung công tác, hoạt động của văn phòng nói chung, tổ chức khoa học văn phòng nhằm thực hiện tốt các hoạt động, công việc được giao. Trên cơ sở lý luận đó, Chương 2 sẽ làm sáng tỏ vấn đề về tổ chức và hoạt động văn phòng tại phòng Nội vụ, UBND huyện Tĩnh Gia.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN