PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 1. Lý do chọn đề tài
CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ Lí LUẬN VỀ VĂN PHềNG VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHềNG
1.1. Lý luận chung về văn phòng 1. Khái niệm văn phòng
Trong thực tiễn cuộc sống, bất cứ một cơ quan, đơn vị nào cũng đều có các hoạt động liên quan đến công tác văn phòng. Để phục vụ cho công tác lãnh đạo quản lý ở các cơ quan, đơn vị mà công tác văn phòng thường hoạt động ở các nội dung chủ yếu như: tổ chức, thu thập xử lý, phân phối, truyền tải quản lý sử dụng các thông tin bên ngoài và nội bộ, trợ giúp lãnh đạo thực hiện các hoạt động điều hành quản lý cơ quan , đơn vị… Bộ phận chuyên đảm trách các hoạt động nói trên được gọi là văn phòng.
Tuy nhiên, hiện nay có rất nhiều quan niệm, cách hiểu khác nhau về văn phòng. Do xuất phát từ nhiều khía cạnh khác nhau của vấn đề mà khái niệm văn phòng được đưa ra một cách không thống nhất. Và có bốn cách hiểu cơ bản về văn phòng như sau:
Một là, văn phòng được hiểu là địa điểm làm việc, trụ sở làm việc, địa điểm giao tiép đối nội và đối ngoại của cơ quan. Văn phòng là địa điểm làm việc của một cơ quan, tổ chức. Ví dụ: Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính Phủ,…
Hai là, văn phòng được hiểu là nơi thực hiện các công việc hành chính hàng ngày của tổ chức liên quan đến công văn, giấy tờ, con dấu, tiếp khách, …
Ba là, văn phòng được hiểu là nơi tham mưu, tổng hợp giúp việc cơ quan, tổ chức và là cánh đắc lực phục vụ điều hành của lãnh đạo.
Bốn là, văn phòng được hiểu là một phòng làm việc cụ thể của lãnh đạo như kiến trúc sư, Nghị sỹ, … hay văn phòng của các tổ chức độc lập được pháp luật thừa nhận như văn phòng luật sư, văn phòng tư vấn.
Cả bốn cách hiểu trên về văn phòng đêu đúng, tuy nhiên nó chỉ phản ánh một phần hoạt động của văn phòng. Và để đưa ra một khái niệm toàn diện, đầy đủ về văn phòng chúng ta cần xem xét trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
Hiểu theo nghĩa chung nhất: “Văn phòng là một bộ phận cấu thành, giúp việc của một cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp mà ở đó diễn ra các hoạt
động về công tác văn thư – lưu trữ; Văn phòng còn là nơi giao tiếp, thu nhận và xử lý thông tin phục vụ cho lãnh đạo trong công tác quản lý và đảm bảo công tác hậu cần cho cơ quan, tổ chức đó”.
1.1.2. Chức năng của văn phòng
Dù tồn tại dưới nhiều cách hiểu, quan niệm khác nhau về văn phòng, nhưng từ lý luận và thực tiễn cho thấy, hoạt động văn phòng của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng đều phục vụ hai nhóm chức năng cơ bản đó là:
+ Nhóm chức năng tham mưu, tổng hợp + Nhóm chức năng hậu cần
a. Chức năng tham mưu, tổng hợp
Cùng với quá trình hiện đại hoá nền hành chính nhà nước, cải cách hành chính là một yêu cầu tất yếu xuất phát từ thực tiễn cuộc sống. Đòi hỏi mỗi quốc gia phải có nhận thức đúng đắn, có những điều chỉnh kịp thời nhằm cung cấp các dịch vụ tốt nhất cho người dân. Và đối với văn phòng cũng cần đổi mới nhằm nâng cao hiệu qủa hoạt động, hướng đến xây dựng văn phòng hiện đại thì cụng tỏc tham mưu, tổng hợp rất quan trọng. Nội dung cụng tỏc tham mưu chỉ rừ hoạt động tham vấn, góp ý kiến cho lãnh đạo về những công việc như hoạch định, tổ chức, quản trị nguồn nhân sự, hoạt động kiểm tra giám sát. Còn tổng hợp nghiêng về khía cạnh thống kê, xử lý; tập hợp nhiều vấn đề phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý. Quá trình thu thập, tổng hợp, phân tích và xử lý các thông tin cần thiết được thực hiện chủ yếu bởi bộ phận văn phòng.
Chức năng tham mưu, tổng hợp thông qua những công việc như tổ chức xây dựng bộ máy văn phòng, tổ chức xây dựng và thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan; xây dựng chưon trình, kế hoạh công tác; tổ chức đảm bảo thông tin hục vụ cho hoạt động của cơ quan, tổ chức; …
b. Chức năng hậu cần
Nói đến chức năng hậu cần của văn phòng, chúng ta sẽ nghĩ tới công tác chuẩn bị các điều kiện làm việc. Mọi cơ quan, tổ chức muốn hoạt động thì không thể thiếu các cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho quá trình tổ chức thực hiện công việc như máy tính, máy điện thoại, máy in, … và các hoạt động
khác phục vụ cho hoạt động của cơ quan, tổ chức. Các phương tiện, trang thiết bị phục vụ cho quá trình làm việc này phải được bố trí, sắp xếp, quản lý, và không ngừng nâng cấp để phục vụ cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan. Đấy chính là nội dung thuộc chức năng hậu cần của công tác văn phòng. Ngoài quản lý cơ sở vật chất, văn phòng còn thực hiện các công việc khác như: tổ chức phục vụ các cụôc họp; tổ chức phục vụ chuyến đi công tác của lãnh đạo; thực hiện các nghiệp vụ lễ tân, khánh tiết; …
Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo cơ quan thông qua hai nhóm chức năng cơ bản đó là tham mưu, tổng hợp và hậu cần. Các chức năng này vừa tồn tại độc lập để hoạt động mang tính chuyên sâu, vừa phối hợp hỗ trợ, bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết cách quan phải tồn tại văn phòng trong hoạt động của mỗi cơ quan, doanh nghiệp.
1.1.3. Nhiệm vụ của văn phòng
Từ những chức năng nếu trên thì văn phòng phải thực hiện những nhiệm vụ cơ bản sau:
- Tổ chức xây dựng bộ máy của văn phòng;
- Tổ chức xây dựng và thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan;
- Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan;
- Soạn thảo, phát hành và quản lý văn bản;
- Thu thập, xử lý, quản lý sử dụng thông tin phục vụ cho hoạt động của cơ quan;
- Tổ chức quản lý và thực hiện nghiệp vụ công tác văn thứ, lưu trữ của cơ quan theo quy định;
- Tổ chức mua sắm, quản lý và sử dụng tài sản, phương tiện, trang thiết bị làm việc của cơ quan;
- Tổ chức công tác lễ tân, khánh tiết;
- Tổ chức phục vụ các cuộc họp;
- Tổ chức phục vụ chuyến đi công tác cho lãnh đạo;
- Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại;
- Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ, công tác vệ sinh môi truờng và thực
hiện công tác y tế cho cán bộ, nhân viên trong cơ quan, doanh nghiệp;
- Đảm bảo nhu cầu hậu cần, kinh phí chi tiêu.
1.2. Lý luận chung về hoạt động văn phòng