3. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan
3.4. Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản
3.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi – đên Quản lý và giải quyết văn bản đến
Văn bản đến là toàn bộ văn bản, tài liệu do cơ quan nhận được từ nơi khác gửi đến. Văn bản đến của UBND huyện Tĩnh Gia thông thường được gửi đến bằng đường bưu điện bao gồm tất cả các loại: Công văn, Quyết định, Công điện, Thư từ, Báo, Tập san của các cơ quan Đảng, các Sở, ban ngành, tổ chức kinh tế- xã hội chuyển đến tập trung tại bộ phận văn thư. Nhiệm vụ của cán bộ văn thư là ký nhận tất cả các loại văn bản gửi đến. Tại đây tất cả các văn bản đến được cán bộ văn thư kiểm tra, phân loại sơ bộ. Các văn bản gửi trực tiếp đích danh cho lãnh đạo như: Chủ tịch, các Phó chủ tịch hoặc các Phòng, Ban thì không bóc bì mà chuyển trực tiếp. Đối với những văn bản gửi chung cho UBND huyện thì bóc bì để tiến hành đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến và chuyển đến lãnh đạo và các phòng, ban để giải quyết. Các văn bản đến sau khi được bóc bì thì cán bộ văn thư chuyển cho Chủ tịch UBND huyện xem xét, ghi ý kiến phân phối, tiếp đến Chủ tịch UBND huyện chuyển lại cho Chánh văn phòng kiểm tra lại một lần nữa, sau đó Chánh văn phòng mới chuyển lại cho văn thư đăng ký vào sổ chuyển giao và cuối cùng là chuyển văn bản đến lãnh đạo và bộ phận chuyên
môn giải quyết. Đối với những văn bản cần sao gửi thì lãnh đạo ghi ý kiến vào lề trái của văn bản đó, văn thư làm thủ tục sao gửi văn bản. Sau đó xin chữ ký của Chánh văn phòng và chuyển cho các đơn vị, cá nhân liên quan.
Sơ đồ quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến
1. Nhận văn bản, phân loại, bóc bì.
2. Đóng dấu đến, ghi sổ đến, ngày đến
3. Đăng ký văn bản đến vào sổ và vào máy tính 4. Trình văn bản đến cho người có thẩm quyền 5. Sao văn bản
6. Chuyển giao văn bản đến
7. Giải quyết, theo dừi và đụn đốc giải quyết văn bản đến Quản lý và giải quyết văn bản đi
Văn bản đi là tất cả các văn bản do cơ quan ban hành ra để thực hiện hoạt động quản lý, điều hành công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình. Vì vậy, việc tổ chức quản lý văn bản đi phải đảm bảo chính xác, kịp thời, tiết kiệm và theo đúng quy trình của nhà nước. Có như vậy các
Nhận văn bản, phân loại, bóc bì
Loại không phải
vào sổ đăng ký Chuyển trực tiếp cho người nhận
Đóng dấu đến, ghi số, ngày đến Loại phải vào sổ
đăng ký
Vào sổ đăng ký văn bản đến và
máy tính
Sao văn bản Trình văn bản đến cho người có
thẩm quyền Chuyển giao văn
bản đến Theo dừi và đụn
đốc giải quyết văn bản đến
văn bản đi do cơ quan làm ra mới có tính khả thi. Để tổ chức quản lý thống nhất văn bản đi, tất cả các văn bản đi của UBND huyện Tĩnh Gia đều được quy về một đầu mối đó là bộ phận văn thư. Các văn bản đi của UBND huyện Tĩnh Gia thông thường được giao cho các phòng, ban tự soạn thảo trên máy vi tính của phòng, ban mình. Văn bản sau khi được dự thảo xong thì trình Trưởng phòng phê duyệt về nội dung. Sau đó trình Chủ tịch ký duyệt rồi qua văn thư hoàn thành các thủ tục pháp lý để ban hành. Nhiệm vụ của văn thư là tổ chức làm thủ tục để chuyển văn bản đi gồm: đánh số, đăng ký, đóng dấu, chuyển giao văn bản đi. Ở UBND huyện Tĩnh Gia, văn bản được gửi đi vào tất cả các ngày trong tuần trừ thứ 7 và chủ nhật. Đối với những văn bản có quy định cụ thể thời gian chuyển như đóng dấu chỉ mức độ mật, khẩn, hoả tốc phải làm thủ tục gửi ngay, đúng thời gian quy định. Mỗi văn bản ban hành của UBND huyện Tĩnh Gia đều được lưu 1 bản gốc ở bộ phận văn thư để tiện cho việc quản lý, tra tìm khi cần.
Sơ đồ quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi
1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
2. Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản.
3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn 4. Đăng ký văn bản đi.
5. Làm thủ tục phỏt hành, chuyển phỏt và theo dừi việc chuyển phỏt văn bản.
6. Lưu văn bản đi
3.4.2. Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan, đơn vị.
Hồ sơ là một tập hợp (hoặc một văn bản) có liên quan với nhau về một Kiểm tra văn bản Ghi số, ngày
tháng văn bản
Nhân bản, đóng dấu
Đăng ký văn bản đi
Chuyển phát văn bản và theo dừi việc chuyển phát Lưu văn bản đi,
sắp xếp bảo quản văn bản lưu
vấn đề, một sự việc hoặc một người, được hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc phạm vị chức năng, nhiệm vụ của cơ quan. Lập hồ sơ tốt sẽ giúp cho cơ quan nâng cao được hiệu suất và chất lượng công việc.
Tuy nhiên, tại UBND huyện Tĩnh Gia với các văn bản đến thì phòng văn thư hầu như không lập hồ sơ. Các văn bản đến sau khi đã được đăng ký vào sổ, vào máy thì được chuyển tới các đơn vị hay cá nhân giải quyết văn bản đó. Các đơn vị này chịu trách nhiệm lập hồ sơ và lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Nhưng chỉ có một số đơn vị làm tốt công tác này. Còn hầu hết là không lập hồ sơ hoặc lập mang tính chất có lệ. Đối văn bản đi thì cán bộ văn thư sắp xếp thành từng loại văn bản như: Quyết định, Chỉ thị, Báo cáo, Công văn, … rồi được đăng ký vào sổ, vào máy. Sau khi đã được đăng ký toàn bộ công văn đi trong một năm thì cán bộ văn thư lập thành báo cáo và in ra thành một quyển sổ để đưa sang phòng lưu trữ của UBND huyện Tĩnh Gia. Phòng văn thư chỉ phải lập hồ sơ cho văn bản đi bằng cách sắp xếp chúng theo thể loại, ngày tháng, số và ký hiệu rồi chuyển sang phòng lưu trữ cùng với báo cáo trên. Phòng lưu trữ chịu trách nhiệm phân loại và lập thành từng loại hồ sơ để lưu trữ.
Nhận xét
Ưu điểm: Với những tài liệu đã được lập hồ sơ, đảm bảo sắp xếp gọn hàng, đỏnh số thứ tự rừ ràng. Hồ sơ được biờn mục cụ thể hoặc tờn gọi tạo điều kiện cho công tác tra tìm, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Nhược điểm: Hầu hết tài liệu hoạt động của UBND huyện chưa được lập hồ sơ. Nó làm ảnh hưởng đến việc thu thập, bảo quản tài liệu cũng như công tác tìm kiếm, tra tìm tài liệu lưu trữ. Hồ sơ, văn bản ở tình trạng lộn xộn, khi lưu trữ chưa lập hồ sơ nên hạn chế việc tổ chức sử dụng tài liệu và gây khó khăn cho công tác chỉnh lý.