PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 1. Lý do chọn đề tài
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHềNG TẠI PHềNG NỘI VỤ, UBND HUYỆN TĨNH
GIA, TỈNH THANH HểA
3.1. Một số kiến nghị\ nhằm hoàn thiện tổ chức và hoạt động văn phòng tại phòng Nội vụ UBND huyện Tĩnh Gia.
3.1.1. Tổ chức Phòng Nội vụ
- Cần tổ chức lại phòng làm việc một cách khoa học, hợp lý dựa trên tình hình thực tế của cơ quan. Bố trí, sắp xếp nơi làm việc của các nhân viên trong văn phòng đảm bảo mối quan hệ phối hợp trong quá trình triển khai thực hiện công việc cũng như thực hiện chế độ báo cáo và hoạt động thanh tra, kiểm tra.
- Không ngừng cải tiến và áp dụng các trang thiết bị làm việc mới vào phục vụ cho quá trình giải quyết công việc. Đồng thời, sắp xếp trang thiết bị làm việc một cách hợp lý, thuận tiện cho công việc cho việc sử dụng và tra tìm.
- Xỏc định rừ khối lượng, độ phức tạp của cụng việc để cú sự phõn cụng công việc hợp lý với khả năng chuyên môn và trình độ đào tạo cho từng cán bộ, đảm bảo trỏch nhiệm rừ ràng trong cụng việc của từng cỏn bộ, việc bố trớ cỏn bộ đảm bảo tinh giảm, gọn nhẹ thiết thực với nhiệm vụ công tác của phòng.
- Thường xuyên rèn luyện về ý thức, đạo đức của công chức, nâng cao trình độ, chuyên môn, phẩm chất chính trị, phát huy sự chủ động, sáng tạo và tự chịu trách nhiệm trong công việc được giao. Thường xuyên học hỏi, trau dồi kiến thức để sử dụng thành thạo tin học văn phòng và các phần mềm bổ trợ khác phục vụ cho quá trình làm việc.
- Xây dựng mô hình việc làm theo vị trí công việc và đưa ra các tiêu chuẩn để đánh giá mức độ hoàn thành công việc. Khắc phục những nhược điểm của mô hình chức nghiệp.
3.1.2. Hoạt động của Phòng Nội vụ 3.1.2.1. Công tác tổ chức bộ máy
Cần rà soỏt để xỏc định rừ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cơ cấu tổ chức của cỏc cơ quan chuyờn mụn thuộc UBND. Phõn cụng rừ trỏch nhiệm của từng lãnh đạo UBND phụ trách các khối và phụ trách chuyên ngành, tăng cường chỉ
đạo trực tiếp. Đồng thời xõy dựng cơ chế phối hợp cụ thể rừ ràng giữa cỏc phũng ban trong giải quyết công việc.
Tiếp tục sắp xếp bộ máy và đẩy mạnh tinh giảm biên chế đảm bảo bộ máy gọn nhẹ và hiệu quả.
Thường xuyên kiểm tra, nhắc nhỏ các đơn vị thực hiện quy chế Văn hóa công sở. Xây dựng những tiêu chuẩn cụ thể để đánh giá việc thực hiện Quy chế Văn hóa công sở. Từ đó có những khen thưởng đối với đơn vị nào thực hiện tốt và phê bình những đơn vị thực hiện chưa tốt.
3.1.2.2. Công tác xây dựng chính quyền
Cần tăng cường hơn nữa việc kiểm tra, giám sát hoạt động của UBND, HĐND các phường. Nhắc nhở các phường chậm báo cáo, các phường hoạt động còn hạn chế và để xảy ra hiện tượng tiêu cực.
Tăng cường công tác chỉ đạo, hướng dẫn các xã thực hiện các công tác nội vụ đúng yêu cầu, kế hoạch, đảm bảo chất lượng và hiệu quả.
Cần đẩy mạnh việc phân cấp quản lý cho các ngành, các địa phương những công việc mà địa phương có điều kiện thực hiện, quản lý và thuận lợi hơn nữa cho nhân dân
3.1.2.3. Công tác thanh tra, kiểm tra
Để đảm bảo hoạt động của bộ phận diễn ra thuận lợi đạt hiệu quả cao nhất, thì công tác kiểm tra giám sát đóng vai trò quan trọng.
- UBND huyện phối hợp với phòng cần tổ chức các đợt thanh tra, kiểm tra thường xuyên, đẩy mạnh hình thức kiểm tra đột xuất nhằm nắm bắt nhanh chóng, kịp thời, chính xác về tình hình hoạt động của phòng. Đặc biệt chú trọng vào kiểm tra trình độ chuyên môn, năng lực thực thi công vụ của CB, CC.
- Duy trì chế độ báo cáo định kỳ bằng văn bản nhằm so sánh, đối chiếu với tình hình thanh tra, kiểm tra, giám sát trên thực tế.
2.1.2.4. Công tác cải cách hành chính
Tăng cường công tác chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, đơn vị, UBND xã, thị trấn thực hiện tốt chương trình, kế hoạch CCHC mà huyện đã đề ra. Phòng cần phối hợp với Đài phát thanh truyền hình huyện và mạng
lưới truyền thanh các xã để tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước, kế hoạch CCHC của các cấp ủy Đảng và Chính quyền để mọi cán bộ công chức cũng như nhân dân trong huyện được biết và đóng góp ý kiến cho công tác CCHC. Điều đó sẽ phát huy tính dân chủ và sự giám sát của nhân dân với Nhà nước và nó cũng là biện pháp nâng cao tinh thần trách nhiệm của nhân dân với công việc của Nhà nước làm cho nhân dân hiểu và thực hiện đúng pháp luật, góp phần xây dựng bộ máy hành chính huyện trong sạch, vững mạnh.
Phòng phải có sự phối hợp hoạt động với các phòng, ban của UBND huyện, các xã, thị trấn trong công tác CCHC để công việc được tiến hành thông suốt, nhịp nhàng và hiệu quả.
3.1.2.5. Công tác quản lý, đào tạo, bồi dưỡng CBCC, viên chức
Huyện cần chú trọng công tác xây dựng quy hoạch, kế hoạch sử dụng đội ngũ CBCC để đào tạo, bồi dưỡng, phát triển đội ngũ công chức, viên chức đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ. Đổi mới công tác tuyển dụng, quản lý, sử dụng, đề bạt, miễn nhiệm, khen thưởng, kỉ luật cán bộ công chức; bố trí, sắp xếp cán bộ hợp lý, tuyển dụng người đáp ứng yêu cầu công việc
Xây dựng và thực hiện tốt chiến lược, quy hoạch cán bộ. Công tác xây dựng quy hoạch phải dựa trên cơ sở những điều kiện thực tế nhằm đảm bảo tính khả thi và hiệu quả. Quy hoạch cán bộ phải gắn liền với chức danh tiêu chuẩn, cần chú ý kết hợp cơ cấu số lượng, chất lượng, ngạch, bậc, tuổi tác, giới tính, ngành nghề, khu vực một cách hợp lý. Trong quy hoạch cần chú ý đến công chức lãnh đạo chủ chốt của các phòng ban chuyên môn, nguồn cán bộ kế cận.
Đổi mới nội dung đào tạo, bồi dưỡng cho phù hợp với thực tế công việc.
Đa dạng hình thức và phương pháp đào tạo, bồi dưỡng. Việc đa dạng hình thức, phương pháp sẽ tạo điều kiện cho cán bộ công chức có thêm nhiều cơ hội để lựa chọn hình thức tham gia các khóa đào tạo, các lớp bồi dưỡng hợp với mình về thời gian và trình độ. Đối với bản thân cán bộ, công chức được cử đi đào tạo, bồi dưỡng phải xác định nhiệm vụ học tập là để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, bổ sung, cập nhật kịp thời những kiến thức mới nhằm hoàn thành một
cách tốt nhất nhiệm vụ được giao.
3.1.2.6. Công tác thi đua – khen thưởng
Công tác thi đua- khen thưởng có vai trò rất quan trọng trong mọi hoạt động của cơ quan. Nếu khen thưởng một cách kịp thời, đúng thời điểm sẽ tạo được động lực làm việc cũng như ý nghĩa của việc khen thưởng. Để làm tốt công tác này tại huyện Tĩnh Gia cần tăng cường sự lãnh đạo của các cấp ủy đảng, quản lý điều hành của chính quyền với công tác thi đua, khen thưởng, nhất là cơ quan chuyên trách làm công tác thi đua, khen thưởng phải chủ động phối hợp với Mặt trận Tổ quốc, các đoàn thể và các cơ quan thông tin đại chúng có kế hoạch, biện pháp cụ thể tổ chức thực hiện phong trào thi đua yêu nước trong toàn Đảng, toàn dân, toàn quân, khuyến khích mọi cá nhân, tập thể; tạo động lực động viên, lôi cuốn, khuyến khích mọi cá nhân, tập thể phát huy tính năng động, sáng tạo, vươn lên hoàn thành tốt nhiệm vụ. Đối với các phong trào thi đua cần xỏc định rừ chủ đề, nội dung, hỡnh thức và tiờu chớ thi đua; tăng cường cụng tỏc kiểm tra, tổng kết, đánh giá đúng những kết quả đạt được, chỉ ra những mặt còn hạn chế. Qua đó rút ra cách làm hay, kinh nghiệm tốt để nhận rộng; kịp thời nêu gương người tốt, việc tốt, các điển hình tiên tiến nhằm tạo sức lan tỏa và động lực mới để thực hiện thắng lợi các mục tiêu, nhiệm vụ chính trị của địa phương.
Nâng cao chất lượng thẩm định hồ sơ khen thưởng, đảm bảo việc tôn vinh, khen thưởng các tập thể, cá nhân được chính xác, kịp thời, đúng người, đúng việc. Tránh khen thưởng một cách tràn lan, khen thưởng như là một hoạt động thuần túy không tạo ra được hào hứng với người được khen. Quan tâm khen thưởng cho các tập thể nhỏ và cá nhân trực tiếp lao động, sản xuất, công tác, học tập, chiến đấu và phục vụ chiến đấu.
3.1.2.7. Công tác Văn thư – lưu trữ
Cần đầu tư mua sắm các trang thiết bị, công nghệ thông tin trong công tác văn thư. Góp phần làm thay đổi thói quen, nhận thức của cán bộ, công chức làm công tác này tại phòng.
Cần đổi mới cơ cấu quản lý đảm bảo tính tối ưu, linh hoạt và tính tế, và nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ văn thư lưu trữ. Thưởng xuyên tổ chức các lớp
bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho người làm công tác này. Đồng thời, người đứng đầu cơ quan cũng như Trưởng phòng cần có sự nhìn nhận vai trò của công tác này một cách đúng mức. Từ đó, ban hành các văn bản quản lý và quy trình thực hiện nghiệp vụ một cách khoa học, hợp lý.
Tạo động lực làm việc cho cá nhân chủ động hoàn thành nhiệm vụ được giao. Kích thích tinh thần làm việc, không ngừng bồi dưỡng chuyên môn ngiệp vụ cho CBCC. Tinh thần làm việc có ảnh hưởng rất lớn tới hiệu quả công việc.
Vì vậy, cần quan tâm đến quyền lợi cũng như lợi ích. Phòng cần thực hiện tốt công tác tham mưu cho UBND huyện trong công tác văn thư – lưu trữ.
3.1.2.8. Một số công tác khác
- Chấp hành tốt các quy định về công tác báo cáo, thống kê. Tránh tình trạng sai sót và chậm trễ.
- Khắc phục những hạn chế, bất cập ở các nội dung, lĩnh vực hoạt động khác nhằm duy trì hoạt động và nâng cao hiệu quả của lĩnh vực được giao phụ trách.