MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 2 I. CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ QUYỀN HẠN UBND QUẬN TÂY HỒ 2 1. Chức năng của UBND quận Tây Hồ. 2 2. Nhiệm vụ của UBND quận Tây hồ. 3 3. Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây hồ. 4 3.1. Chủ tịch UBND quận Tây Hồ 4 3.2. Phó Chủ tịch UBND quận. 5 3.3. Các phòng ban chuyên môn trực thuộc 6 II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG UBND HĐND. 7 1. Chức năng của văn phòng UBND HĐND. 7 2. Nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng UBND HĐND 7 2.1. Đối với chức năng là cơ quan chuyên môn của UBND quận. 7 2.2. Đối với HĐND, Thường trực HĐND, Văn phòng HĐND quận. 9 3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng. 10 III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND QUẬN TÂY HỒ. 11 1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng. 11 1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan lấy ví dụ. 11 1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan 12 1.2.1. Xây dựng chương trình công tác tuần 13 1.2.2. Xây dựng chương trình công tác tháng. 13 1.2.3. Xây dựng chương trình công tác quý. 13 1.2.4. Xây dựng chương trình công tác năm. 13 1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 Hội nghị (hoặc Hội thảo, cuộc họp) của UBDN quận Tây hồ. 15 1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho công tác cho lãnh đạo cơ quan 16 1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của cơ quan. 17 2. Khảo sát về công tác văn thư 19 2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của UBND quận Tây hồ (đánh giá ưu điểm, nhược điểm) 19 2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan. 21 2.2.1. Thể thức và kỹ thuật trình bày. 23 2.2.2. Quản lý và giải quyết văn bản. 27 2.2.2.1. Quản lý và giải quyết văn bản đi 27 2.2.2.2. Quản lý và giải quyết văn bản đến 28 2.2.3 Quản lý và sử dụng con dấu trong cơ quan 28 2.2.4 Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan 29 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ. 30 3.1. Công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ. 30 3.2. Công tác chỉnh lý tài liệu 31 3.3. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 31 3.4. Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 32 PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 34 1. Giúp cơ quan Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm. 34 2. Soạn thảo “ Quy chế công tác văn thư lưu trữ” của cơ quan. 38 3. Soạn thảo “quy chế văn hóa công sở” của cơ quan. 49 4. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của UBND quận Tây Hồ. 55 5. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho UBND quận Tây hồ. Nhận xét ưu, nhược điểm của mô hình văn phòng này. 56 6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng Hành chính của UBND quận Tây hồ. Nhận xét ưu, nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của Văn phòng. 58 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 61 I. Nhận xét chung. (về quá trình thực tập) 61 1. Ưu điểm và nhược điểm. 61 2. Công tác văn phòng: 63 3. Công tác văn thư lưu trữ. 64 II. Đề xuất những giải pháp 65 1. Về công tác văn phòng. 66 2. Về công tác văn thư lưu trữ 67 3. Ứng dụng công nghệ thông tin. 68 4. Đối với Trường và Khoa Quản trị văn phòng 68 KẾT LUẬN 70 PHẦN IV. PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC PHẦN IV PHỤ LỤC LỜI NÓI ĐẦU PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG .2 CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ I CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ QUYỀN HẠN UBND QUẬN TÂY HỒ Chức UBND quận Tây Hồ .2 Nhiệm vụ UBND quận Tây hồ .3 Cơ cấu tổ chức UBND quận Tây hồ .4 3.1 Chủ tịch UBND quận Tây Hồ 3.2 Phó Chủ tịch UBND quận 3.3 Các phòng ban chuyên môn trực thuộc II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG UBND - HĐND 1.Chức văn phòng UBND - HĐND Nhiệm vụ quyền hạn Văn phòng UBND - HĐND 2.1 Đối với chức quan chuyên môn UBND quận 2.2 Đối với HĐND, Thường trực HĐND, Văn phòng HĐND quận .9 Cơ cấu tổ chức Văn phòng 10 III KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND QUẬN TÂY HỒ .11 1.Khảo sát tổ chức công tác văn phòng 11 1.1 Đánh giá vai trò văn phòng việc thực chức tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần cho quan lấy ví dụ 11 1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ quan 12 1.2.1 Xây dựng chương trình công tác tuần 13 1.2.2 Xây dựng chương trình công tác tháng 13 1.2.3 Xây dựng chương trình công tác quý 13 1.2.4 Xây dựng chương trình công tác năm 13 1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 Hội nghị (hoặc Hội thảo, họp) UBDN quận Tây hồ .15 1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến công tác cho công tác cho lãnh đạo quan16 1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai thực nghi thức nhà nước văn hóa công sở quan 17 Khảo sát công tác văn thư 19 2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư UBND quận Tây hồ (đánh giá ưu điểm, nhược điểm) 19 2.2 Nhận xét, đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phòng việc đạo thực công tác văn thư quan 21 2.2.1 Thể thức kỹ thuật trình bày 23 2.2.2 Quản lý giải văn .27 2.2.2.1 Quản lý giải văn 27 2.2.2.2 Quản lý giải văn đến .28 2.2.3 Quản lý sử dụng dấu quan 28 2.2.4 Công tác lập hồ sơ hành giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan 29 Khảo sát tình hình thực nghiệp vụ lưu trữ 30 Sinh viên: Phạm Thị Hoài Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.1 Công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ 30 3.2 Công tác chỉnh lý tài liệu 31 3.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 31 3.4 Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 32 PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 34 Giúp quan Xây dựng mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng năm.34 Soạn thảo “ Quy chế công tác văn thư lưu trữ” quan 38 Soạn thảo “quy chế văn hóa công sở” quan 49 Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị UBND quận Tây Hồ 55 Xây dựng mô hình văn phòng đại cho UBND quận Tây hồ Nhận xét ưu, nhược điểm mô hình văn phòng 56 Đánh giá cấu tổ chức, máy văn phòng Hành UBND quận Tây hồ Nhận xét ưu, nhược điểm cấu tổ chức, máy Văn phòng 58 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 61 I Nhận xét chung (về trình thực tập) 61 Ưu điểm nhược điểm 61 Công tác văn phòng: 63 Công tác văn thư - lưu trữ 64 II Đề xuất giải pháp 65 Về công tác văn phòng 66 Về công tác văn thư - lưu trữ 67 Ứng dụng công nghệ thông tin 68 Đối với Trường Khoa Quản trị văn phòng .68 KẾT LUẬN 70 PHẦN IV PHỤ LỤC PHẦN IV PHỤ LỤC Sinh viên: Phạm Thị Hoài Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Chúng ta biết, ngày máy văn phòng với đội ngũ nhân viên người quản lý thiếu quan, tổ chức Hoạt động văn phòng giữ chức vị trí quan trọng Trong kinh tế tri thức nay, cạnh tranh thông tin quan trọng liệt nhất, công tác Hành văn phòng ví “ cầu” Cầu vững đảm bảo cho phương tiện người qua lại an toàn hiệu nhiêu Cũng giống Hành gọn nhẹ, chặt chẽ, xác tạo điều kiện cho người dân tiếp cận tin tưởng công việc quan thông suốt Thực tập trình giúp sinh viên làm quen với công việc thực tế, giúp sinh viên có khả áp dụng học hỏi trường vào công việc thực tế, tạo cho sinh viên làm quen với môi trường thực tế trước trường… Để đáp ứng phương châm “ học đôi với hành” lý luận gắn liền với thực tiễn, Khoa Quản trị văn phòng tổ chức đợt thực tập ngành nghề cho sinh viên Là sinh viên năm cuối trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, bao bạn sinh viên khác trước trường em có hội thực tập Địa điểm em xin thực tập Ủy ban nhân dân Quận Tây Hồ, quan hành nhà nước Được quan tâm giới thiệu nhà trường giúp đỡ lãnh đạo Ủy ban nhân dân Quận Tây Hồ, em tiếp nhận thực tập Ủy ban nhân Quận Tây Hồ Trong thời gian thực tập thân em cố gắng, nỗ lực không ngừng học hỏi kinh nghiệm làm việc rèn luyện kỹ nghiệp vụ văn phòng sở áp dụng lý thuyết học trường hướng dẫn tận tình cán Ủy Ban Nhân Dân nơi Tuy nhiên, vốn kiến thức kinh nghiệm thực tiễn nhiều hạn chế, lần em làm việc quan Nhà nước Vì vậy, mà trình thực tập báo cáo thực tập em tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận góp ý, nhận xét quý Thầy, Cô để báo cáo Em hoàn chỉnh Em xin chân thành cảm ơn! Tây Hồ, ngày tháng năm 2015 Sinh viên Phạm Thị Hoài Sinh viên: Phạm Thị Hoài Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ * Sự đời hình thành UBND quận Tây Hồ đơn vị hành thuộc UBND Thành phố Hà Nội, thành lập theo Nghị định số 69/CP ngày 28 tháng 10 năm 1995 Chính phủ sở phường: Bưởi, Thuỵ Khuê, Yên Phụ quận Ba Đình xã: Tứ Liên, Nhật Tân, Quảng An, Xuân La, Phú Thượng Huyện Từ Liêm UBND Quận Tây Hồ bắt đầu hoạt động từ ngày 01 tháng 01 năm 1996 với phường thức là: Xuân La, Quảng An, Tứ Liên, Nhật Tân, Phú Thượng, Thụy Khuê, Yên Phụ Bưởi Địa giới hành chính: Tây Hồ quận nằm phía Tây Bắc Thủ đô + Phía Đông giáp huyện Gia Lâm quận Ba Đình; + Phía Tây giáp huyện Từ Liêm; + Phía Nam giáp quận Ba Đình; + Phía Bắc giáp huyện Đông Anh Hiện toàn Quận có 69713 nhân với diện tích tự nhiên 2042,7 Là quận Đảng, Chính quyền với Sở, Ban, Ngành Thành phố quan tâm giúp đỡ Đến nay, qua 20 năm xây dựng phát triển hệ thống máy quyền UBND quận kiện toàn, thực tốt nhiệm vụ, quản lý nhà nước địa bàn lĩnh vực: kinh tế, văn hoá, trị, xã hội, an ninh quốc phòng…………UBND quận Tây Hồ đẩy mạnh mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội có mối quan hệ cộng tác với UBND Thành phố, Sở, Ban, Ngành Thành phố, Đảng quận, HĐND quận UBND phường địa bàn I CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ QUYỀN HẠN UBND QUẬN TÂY HỒ Chức UBND quận Tây Hồ UBND quận Tây Hồ quan chấp hành HĐND quận, quan hành nhà nước thi hành việc quản lý nhà nước phạm vi lãnh thổ theo Hiến pháp, pháp luật văn quan quản lý nhà nước Sinh viên: Phạm Thị Hoài Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cấp Nghị HĐND quận tất lĩnh vực đời sống kinh tế, trị, xã hội…… UBND quận chịu trách nhiệm trước HĐND quận UBND thành phố Hà nội việc thực chức trách nhiệm vụ công tác quản lý hành nhà nước địa bàn quận Tây hồ tất lĩnh vực cụ thể như: - Phát triển kinh tế, Công nghiệp, Nông nghiệp, Thương nghiệp, Lâm nghiệp, Văn hóa, Giáo dục…… - Thu chi ngân sách địa phương theo quy định pháp luật Đảm bảo thu đúng, thu đủ, thu kịp thời loại thuế khoản thu khác - Đảm bảo an ninh, trị, trật tự an toàn xã hội, thực nhiệm vụ xây dựng lực lượng vũ trang lực lượng quốc phòng toàn dân, thực chế độ chủ nghĩa quân Quản lý hộ tịch, hộ Phường - Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước, tổ chức công dân, bảo vệ quyền tự dân chủ nhân dân - Quản lý tổ chức biên chế lao động, tiền lương bảo hiểm xã hội - Tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành hiến pháp, Luật văn quan nhà nước cấp Nghị HĐND cấp, tổ chức kinh tế, xã hội đơn vị vũ trang nhân dân công dân địa phương Nhiệm vụ UBND quận Tây hồ UBND quận Tây hồ bên cạnh chức quan hành nhà nước UBND phải chịu trách nhiệm chấp hành hiến pháp, luật tổ chức HĐND UBND năm 2003, văn quan cấp Nghị HĐND cấp nhằm đảm bảo chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế xã hội, củng cố an ninh thực sách khác địa bàn Cụ thể sau: - Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển xã hội, an ninh quốc phòng hàng năm lâu dài quận - Xây dựng quy chế UBND quận, công tác tổ chức máy thực chế độ quản lý cán theo phân cấp quy định Nhà nước - Kết luận việc khiếu nại tố cáo có liên quan đến cán chủ chốt UBND quận quản lý Sinh viên: Phạm Thị Hoài Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Kiểm điểm, đánh giá công tác đạo điều hành tập thể cá nhân, thành viên UBND quận hàng năm - Tổ chức thực biện pháp đảm bảo thực thống kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội quy hoạch đô thị thành phố Hà Nội - Quản lý kiểm tra việc sử dụng quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước địa bàn theo phân cấp - Cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà quyền sử dụng đất; tổ chức thực định xử lý vi phạm xây dựng, lấn chiến đất đai theo quy định pháp luật - Quản lý, kiểm tra việc sử dụng công trình công cộng địa bàn quận - Giải vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền UBND quận Cơ cấu tổ chức UBND quận Tây hồ Bộ máy UBND quận Tây Hồ hoạt động theo Quyết định số 20/2004/QĐ-UB ngày 30 tháng năm 2004 UBND quận việc phân công công tác thành viên UBND quận Tây Hồ, hoạt động cương vị tổ chức cấp quận có quy mô máy lớn Là quan quản lý nhà nước thực nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức hoạt động theo quy định luật tổ chức HĐND UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003 Bộ máy UBND quận Tây Hồ toàn hệ thống thành viên phòng, ban tổ chức theo cấu trực tuyến ∗ Tổ chức máy: + 01 Chủ tịch + 03 Phó Chủ tịch + 01 Chánh Văn phòng + 02 Phó Văn phòng + Các uỷ viên 3.1 Chủ tịch UBND quận Tây Hồ - Là người lãnh đạo , điều hành toàn diện mặt công tác UBND quận Sinh viên: Phạm Thị Hoài Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Là Chủ tịch Hội đồng thi đua khen thưởng quận, Hội đồng nghĩa vụ quân Hội đồng phối hợp công tác tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật quận, Hội đồng giải phóng mặt bằng, trưởng ban đạo thi hành án… - Xử lý vấn đề có liên quan đến ngành: công an, án, viện kiểm sát nhân dân, đội thi hành án, ban huy quân phòng thống kê quận - Chủ trì phiên họp UBND quận, đảm bảo mối quan hệ với thành phố, quận uỷ, HĐND quận, Toà án nhân dân quận, Viện kiểm sát nhân dân quận, Uỷ ban mặt trận tổ quốc quận, Liên đoàn lao động quận đoàn thể nhân dân quận - Trực tiếp phụ trách phòng: Phòng Tổ chức quyền, Kế hoạch -Kinh tế, Thanh tra, Ban quản lý dự án… 3.2 Phó Chủ tịch UBND quận UBND quận Tây Hồ có 03 Phó Chủ tịch giúp việc cho Chủ tịch , 01 Phó Chủ tịch phụ trách Văn xã, 01 Phó Chủ tịch phụ trách Kinh tế 01 Phó Chủ tịch phụ trách Địa - xây dựng Các Phó Chủ tịch làm việc theo phân công Chủ tịch có nhiệm vụ đạo điều hành hoạt động số phòng, ban chuyên môn UBND quận Chịu trách nhiệm cá nhân trước Chủ tịch, tập thể UBND quận, HĐND quận định, ý kiến đạo điều hành, kết công việc thuộc lĩnh vực phân công Cùng tập thể UBND quận chịu trách nhiệm hoạt động UBND quận trước UBND Thành phố, Quận uỷ HĐND quận ∗ Phó Chủ tịch phụ trách Văn xã: Chịu trách nhiệm trực tiếp chức quản lý nhà nước hoạt động văn hoá - xã hội địa bàn quận, trực tiếp quản lý đơn vị: phòng Văn hoá thông tin, Trung tâm thể dục thể thao, phòng GD & ĐT, phòng LĐTB & Xã Hội, uỷ ban dân số kế hoạch hóa gia đình, uỷ ban chăm sóc bảo vệ trẻ em , bảo hiểm, công tác tôn giáo, thông tin đại chúng ∗ Phó Chủ tịch phụ trách Kinh tế: Chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý nhà nước công tác thu chi ngân Sinh viên: Phạm Thị Hoài Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sách, hoạt động kinh tế, tài chính, nông nghiệp, công nghiệp, giao thông công chính, khoa học công nghệ, thương mại, doanh nghiệp, du lịch, quản lý đất đai, xây dựng địa bàn quận, địa chính, quản lý thị trường, quản lý đô thị, ban quản lý dự án *Phó Chủ tịch phụ trách Địa - xây dựng Chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý phòng ban bao gồm phòng Quản lý đô thị phòng Tài nguyên Môi trường 3.3 Các phòng ban chuyên môn trực thuộc Theo Quyết định số 4428/QĐ-UB ngày 15 tháng 12 năm 1995 UBND Thành phố Hà Nội việc thành lập phòng ban chuyên môn trực thuộc UBND UBND quận Tây Hồ có 13 phòng ban sau: Văn phòng UBND quận Phòng Tổ chức quyền Phòng Thanh tra nhà nước quận Phòng Lao động Thương binh Xã hội Phòng Tư pháp Phòng Giáo dục Đào tạo Phòng Y tế Phòng Kế hoạch - Kinh tế Phòng Tài 10 Phòng Tài nguyên Môi trường 11 Phòng Quản lý đô thị 12 Phòng Văn hoá thông tin - Thể dục thể thao 13 Phòng Văn thư Các phòng hoạt động theo chức nhiệm vụ riêng theo lãnh đạo Chủ tịch, Phó Chủ tịch; giúp việc cho Chủ tịch Phó Chủ tịch Ngoài có Hội: Hội Cựu chiến binh, Hội Người cao tuổi, Hội chữ thập đỏ, Hội Luật gia Hội Nông dân, Hội Phụ nữ đội: Đội Quản lý thị trường, Đội thi hành án, Đội Thanh tra Đoàn thể Các phòng, ban chuyên môn trực thuộc UBND quận hoạt động theo chức nhiệm vụ mình, giúp việc cho Chủ tịch Phó chủ tịch (Xem phụ lục 1) Sinh viên: Phạm Thị Hoài Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG UBND - HĐND Chức văn phòng UBND - HĐND Văn phòng UBND - HĐND quận quan chuyên môn thuộc UBND Có chức tham mưu hậu cần cho UBND - HĐND hoạt động UBND, HĐND Tham mưu cho chủ tịch UBND mặt tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, đạo, quản lý tổ chức lịch làm việc Là phận phục vụ trực tiếp công việc hàng ngày ban, ngành, tổ chức buổi làm việc, hội họp, chuyến công tác, chuẩn bị tài liệu cung cấp kịp thời thông tin phục vụ quản lý hoạt động HĐND, UBND quan nhà nước địa phương, đảm bảo sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động UBND HĐND Văn phòng có chức giúp việc cho lãnh đạo UBND xây dựng, triển khai kế hoạch đầu tư trực tiếp triển khai công tác hành quản trị Ủy ban; phục vụ yêu cầu quản lý công tác văn thư - lưu trữ UBND Văn phòng UBND - HĐND quận có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng, chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế công tác UBND quận, đồng thời chịu đạo, kiểm tra hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ văn phòng UBND cấp thành phố Nhiệm vụ quyền hạn Văn phòng UBND - HĐND 2.1 Đối với chức quan chuyên môn UBND quận - Trình UBND quận chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng tháng, hàng quý, sáu tháng năm UBND quận Đôn đốc, kiểm tra phòng ban chuyên môn, UBND phường việc thực chương trình, kế hoạch công tác UBND Chủ Tịch UBND quận sau phê duyệt; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp phòng ban chuyên môn, UBND phường theo quy định pháp luật - Chủ trì soạn thảo đề án, dự thảo văn theo phân công Chủ tịch UBND quận - Có ý kiến thẩm tra đề án, dự thảo văn văn phòng, UBND phường trước trình UBND Chủ tịch UBND quận xem xét định Sinh viên: Phạm Thị Hoài Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Tổ chức công bố, truyền đạt định, thị UBND quận văn quy phạm pháp luật quan Nhà nước có liên quan - Trình UBND quận chương trình, biện pháp tổ chức thực công tác cải cách hành Nhà nước thuộc pham vi Văn phòng UBND quận - Giải khiếu nại, tố cáo, thực công tác phòng, chống tham nhũng, lãng phí phạm vi quản lý văn phòng theo quy định pháp luật phân công Chủ tịch UBND quận - Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức viên chức quan - Thu thập xử lý thông tin, chuẩn bị báo cáo phục vụ lãnh đạo, đạo, điều hành UBND quận Chủ tịch UBND theo quy định pháp luật Thực công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất giao theo quy định pháp luật - Trình UBND quận quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, chương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý văn phòng UBND quận - Giúp UBND Chủ tịch UBND quận giữ mối quan hệ phối hợp công tác với quận ủy, thường trực HĐND, UBND, Ủy ban mặt trận tổ quốc quận, đoàn thể nhân dân cấp quận, quan tổ chức trung ương, thành phố đóng địa bàn quận - Quản lý thống việc ban hành văn UBND, Chủ tịch UBND, công tác công văn, giấy tờ, văn thư hành chính, lưu trữ, tin học hành Nhà nước UBND quận - Phối hợp với phòng Nội vụ, hướng dẫn UBND phường nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật - Tổ chức họp, buổi làm việc, tiếp khách hoạt động UBND Chủ tịch UBND quân Đảm bảo điều kiện hoạt động UBND quận, Chủ tịch UBND tổ chức có liên quan theo quy định UBND - Quản lý tổ chức máy, biên chế, cán bộ, công chức viên chức tài sản trang thiết bị, sở vật chất giao theo quy định pháp luật phân cấp quản lý Sinh viên: Phạm Thị Hoài Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN IV PHỤ LỤC Phụ lục SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA HĐND - UBND QUẬN TÂY HỒ UBND QUẬN TAND VKSND MTTQ CÁC ĐOÀN THỂ CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Đội quản lý trật tự xây dựng Phòng VH TT - TDTT Đội thi hành án Phòng kế hoạch kinh tế Hội chữ thập đỏ, Hội CCB, Hội nông dân, Hội Luật gia, Hội LHPN Ủy ban dân số gia đình Thanh tra quận Phòng tổ chức quyền Phòng thống kê Phòng ĐCNĐ & ĐT Phòng tài Văn phòng HĐND & UBND Trung tâm Y tế Đội tra giao thông Công an Đội quản lý thị trường Phòng Giáo dục & Đào tạo Quân đội Sinh viên: Phạm Thị Hoài Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG CHÁNH VĂN PHÒNG Phó Chánh Văn phòng phụ trách công tác tổng hợp Phó Chánh Văn phòng phụ trách công tác tổng hợp quản lý đất đai, trật tự xây dựng đô thị tiếp dân Bộ phận cửa Bộ phận tiếp dân Trật tự xây dựng đô thị Bộ phận công nghệ thông tin Phó Chánh Văn phòng phụ trách hành chính, quản trị Các chuyên viên làm công tác tổng hợp Văn thư lưu trữ Kế toán - tài vụ Bộ phận quản trị Bảo vệ Thi đua, khen thưởng Bếp ăn Để xe Lễ tân Quản lý phòng họp Sinh viên: Phạm Thị Hoài Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục BẢNG PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC CỦA LÃNH ĐẠO VÀ NHÂN VIÊN VĂN PHÒNG UBND QUẬN TÂY HỒ SST Họ tên chức vụ Đ/c Lế Trung Đức ( Chánh Văn phòng UBND quận Tây hồ) Sinh viên: Phạm Thị Hoài Nội dung Ghi Nhiệm vụ chung - Là người lãnh đạo điều hành toàn công việc văn phòng HĐND&UBND quận theo chức năng, nhiệm vụ quy chế làm việc Văn phòng HĐND&UBND - Chịu trách nhiệm nhiệm vụ, quyền hạn giao trước ban lãnh đạo quan Nhiệm vụ cụ thể - Tổng hợp, xây dựng trình Lãnh đạo Quận: Kế hoạch, chương trình công tác tháng, quý, năm quận; giúp Lãnh đạo quận theo dõi, đôn đốc phòng chuyên môn, đơn vị thực chương trình công tác - Rà soát loại văn hàng ngày, tổng hợp, xây dựng báo cáo tháng, quý, năm quận - Giúp Lãnh đạo quận tổ chức họp - Giúp Lãnh đạo quận xây dựng kế hoạch, chương trình thực công tác cải cách hành quận, công tác tổ chức, dân quân tự vệ, thi đua khen thưởng quan - Tổng hợp tình hình thực nội quy, quy chế làm việc, tình hình thực hiện, đánh giá thực chức trách nhiệm vụ công chức quan - Phụ trách công tác bảo vệ nội bộ, công tác đối ngoại quan - Quản lý điều hành công tác theo chức năng, nhiệm vụ văn phòng, đánh giá công chức hàng năm công chức thuộc thẩm quyền - Thực số nhiệm vụ khác Lãnh đạo UBND phân công - Ký văn thuộc thẩm quyền báo Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cáo cấp - Tổ chức thực kế hoạch chương trình Chủ tịch UBND quận giao cho - Thường xuyên báo cáo kết công tác với lãnh đạo quận, phối hợp chặt chẽ với phòng, ban, quan, tổ chức đoàn thể - Ngăn ngừa đấu tranh chống bệnh tiêu cực, quan liêu, hách dịch, tham nhũng, lãnh phí, “ăn cắp” hành cán bộ, công chức phòng quan Quyền định - Quyết định hình thức báo cáo với Chủ tịch UBND: báo cáo văn bản, báo cáo miệng; báo cáo trực tiếp báo cáo gián tiếp (điện thoại, Email, fax…) - Quyết định phương pháp xây dựng báo cáo, kế hoạch hàng tháng, quỹ, năm; - Quyết định thời gian nghỉ phép cho thân nhân viên quản lý theo quy định pháp luật quan - Lựa chọn cách thức triển khai công việc giao Quyền báo cáo - Báo cáo công việc, nhiệm vụ lĩnh vực quản lý phòng với Chủ tịch UBND quận - Báo cáo với Chủ tịch UBND lĩnh vực phụ trách có yêu cầu - Báo cáo với UBND, quận tình hình quản lý văn bản, văn thư lưu trữ quan Tiêu chuẩn công việc - Kỹ cần có: + Trình độ chuyên môn: • Tốt nghiệp đại học trở lên trường thuộc khối Quản trị nhân lực, Kinh tế môi trường • Hoàn thiện đầy đủ văn (tin học, tiếng anh) + Kinh nghiệm thân: • Có 10 năm kinh nghiệm làm việc lĩnh vực chuyên môn nhân văn phòng Ưu tiên công chức - viên chức có kinh nghiệm Sinh viên: Phạm Thị Hoài Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quản lý •Tuổi: 34 + Kỹ năng: • Sử dụng thành thạo máy vi tính, phần mềm quản lý văn bản, quản lý tiền lương, bảo hiểm xã hội • Kỹ quản lý nhân viên, tổ chức, lập kế hoạch, xây dựng giải công việc văn phòng nhiệm vụ cấp giao cho • Kỹ mềm tốt, phân tích, đánh giá, xử lý tình nhanh; có kỹ giao tiếp động môi trường công việc - Phẩm chất đạo đức: tốt, chịu áp lực công việc cao Có lối sống giản dị, sạch, trực khiên tốn “Cần - Kiệm - Liêm Chính - Chí công vô tư” Đ/c Võ Bích Thủy (Phó Chánh văn Nhiệm vụ Giúp Chánh văn phòng đạo, điều hành công việc: Tiếp nhận hồ sơ trả kết quả, giải phòng UBND thủ tục hành phận “ quận Tây hồ) cửa”, tiếp nhận phân loại đơn thư công dân, ứng dụng công nghệ thông tin; công tác cải cách hành chính; Tham mưu, giúp việc cho thường trực HĐND quận - Là trưởng phận tiếp nhận hồ sơ trả kết giải thủ tục hành quận, có nhiệm vụ điều hành hoạt động Bộ phận “ cửa” đảm bảo quy định - Chuẩn bị đôn đốc đơn vị liên quan chuẩn bị nội dung, điều kiện sở vật chất phục vụ họp thường xuyên, đột xuất Sinh viên: Phạm Thị Hoài Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thường trực HĐND, kỳ họp HĐND quận, Hội nghị tiếp xúc đoàn Đại biểu Quốc hội Hà Nội, đoàn Đại biểu HĐND Thành phố ứng cử quận với cử tri quận Tây hồ Tổng hợp báo cáo, thông tin phục vụ hoạt động Thường trực HĐND quận Quyền hạn - Được ký văn thông thường văn phần việc phân công phụ trách - Chủ trì họp giao ban họp kiểm điểm, đánh giá chất lượng công chức, viên chức thuộc phận “ cửa”, tiếp dân, công nghệ thông tin - Thực nhiệm vụ khác Chánh Văn Đ/c Dương Văn phòng phân công Nhiệm vụ Trường (Phó - Giúp Chánh Văn phòng đạo, điều hành Văn phòng công việc: văn thư - lưu trữ; hành chính, UBND quận Tây quản trị; công tác tiếp khách, đối ngoại hồ) Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND quận - Quản lý tài sản, trang thiết bị làm việc, hệ thống làm việc quan HĐND, UBND phòng, ban trụ sở quận Đề xuất việc lý tài sản, mua sắm, sửa chữa, thay trang thiết bị làm việc, phương tiện phục vụ công tác Thường trực HĐND lãnh đạo UBND quận - Chỉ đạo công tác đảm bảo hội trường, phòng họp, sở vật chất, vệ sinh phục vụ Sinh viên: Phạm Thị Hoài Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội họp, hội nghị Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND quận chủ trì; đảm bảo vệ sinh phòng làm việc đồng chí Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND quận - Chỉ đạo công tác bảo vệ quan, trông giữ xe CBCC quan, công dân đến giao dịch quận; đảm bảo an ninh trật tự, công tác phòng cháy, chữa cháy; đảm bảo vệ sinh nội vụ quan HĐND, UBND quận; đôn đốc việc chăm sóc vườn hoa, cảnh trụ sở quận Quyền hạn - Được ký văn thông thường văn phần việc phân công phụ trách - Chủ trì họp giao ban phận, họp kiểm điểm, đánh giá chất lượng công chức, nhân viên phận hành quản trị - Thực nhiệm vụ khác Chánh Văn Đ/c Nguyễn Thị phòng phân công Nhiệm vụ Phương Dung - Giúp Lãnh đạo Văn phòng thực công (chuyên viên) tác tham mưu, giúp việc cho Thường trực HĐND quận nội dung công tác - Có nhiệm vụ chuẩn bị đầy đủ tài liệu phục vụ họp giao ban Thường trực HĐND quận, kì họp HĐND quận, hội nghị tiếp xúc cử tri Đoàn đại biểu Quốc hội Hà Nội, Đoàn Đại biểu HĐND Thành phố, Đại biểu HĐND quận họp Sinh viên: Phạm Thị Hoài Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thường xuyên, đột xuất khác Quyền hạn - Theo dõi hoạt động HĐND phường, tổng hợp báo cáo Thường trực HDDND quận - Giúp Lãnh đạo Văn phòng thực công tác tham mưu cho UBND quận kế hoạch đoàn Đ/c Quản Đức Anh (chuyên viên) ra, đoàn vào hàng năm Nhiệm vụ - Giúp lãnh đạo Văn phòng thực công tác tham mưu, giúp việc cho đồng chí Chủ tịch UBND quận lĩnh vực công tác nội chính, kế hoạch phát triển kinh tế, xã hội, chương trình công tác UBND quận Tổng hợp tham mưu cho lãnh đạo Văn phòng, xây dựng công tác trọng tâm tháng UBND quận xong trước ngày 25 hàng tháng Quyền hạn - Theo dõi, đôn đốc tiến độ thực nhiệm vụ đơn vị: Công an quận, BCH Quân quận, Thanh tra, phòng Tư pháp, phòng Nội vụ , Chi cục Thi hành án dân quận, Ban Quản lý Hồ Tây, phòng cảnh sát PCCC số 6; UBND phường Xuân La, UBND phường Phú Thượng - Giúp lãnh đạo Văn phòng trì mối quan hệ phối hợp với Viện kiểm soát nhân dân Đ/c Trần Duy Hưng (chuyên viên) quận, Tòa án nhân dân quận Nhiệm vụ - Giúp lãnh đạo Văn phòng thực công tác tham mưu, giúp cho đồng chí Phó Chủ tịch UBND quận lĩnh vực quản lý nhà nước Sinh viên: Phạm Thị Hoài Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội kinh tế, tài chính, ngân sách; công tác giải phóng mặt thực dự án xây dựng HTKT xung quanh Hồ Tây thực dự án thành phần ban QLDAQLXĐHTKTQHT thực - Giúp lãnh đạo Văn phòng rà soát, đôn đốc tổng hợp báo cáo kết giải kiến nghị cử tri, phục vụ hội nghị tiếp xúc cử tri, kỳ họp HĐND quận - Tổng hợp báo cáo kết công tác tháng Văn phòng xong trước ngày 25 hàng tháng, báo cáo năm xong trước ngày 20 tháng 12 hàng năm Quyền hạn - Theo dõi, đôn đốc, tiến độ thực nhiệm vụ đơn vị: Phòng Tài - Kế hoạch, Phòng Kinh tế, Đội quản lý thị trường số 11, Trạm Thú y, Ban quản lý chợ quận, chi cục Thuế, Chi cục Thống kê, Kho Bạc nhà nước Quận, Ban quản lý dự án Xây dựng HTKT xung quanh Hồ Tây; UBND phường Tứ Liên, UBND phường Nhật Tân Đ/c Kiều Thu Nhiệm vụ Anh - Giúp lãnh đạo văn phòng thực công tác (chuyên viên) tham mưu cho đồng chí Phó Chủ tịch UBND quận lĩnh vực quản lý nhà nước văn hóa xã hội - Giúp lãnh đạo Văn phòng trì mối quan hệ phối hợp công tác với UBMTTQ Sinh viên: Phạm Thị Hoài Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đoàn thể trị - xã hội quận, hội xã hội, hội nghề nghiệp… - Tổng hợp, xây dựng lịch công tác tuần Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND quận xong trước 16h00’ ngày thứ hàng tuần Quyền hạn - Theo dõi đôn đốc, tiến độ thực nhiệm vụ đơn vị: Phòng VH&TT, Phòng LĐTB&XH, Phòng GD-ĐT, Phòng Y tế, Trung tâm văn hóa, Trung tâm TDTT, Trung tâm dạy nghề, Trung tâm Y tế, Trung tâm Dân số-KHHGĐ, Bảo hiểm xã hội, Ngân hàng sách xã hội (phòng giao dịch Ba đình UBND phường Bưởi, UBND phường Thụy khuê Đ/c Lê Quang Hòa (chuyên viên) Nhiệm vụ - Giúp lãnh đạo Văn phòng thực công tác tham mưu, giúp việc cho đồng chí Chủ tịch UBND quận công tác quy hoạch, quản lý trận dự xây dựng - đô thị, đất đai tài nguyên, môi trường, giao thông vận tải, phòng chống bão lụt, tìm kiếm cứu nạn Quyền hạn - Theo dõi, đôn đốc thực nhiệm vụ đơn vị: Phòng quản lý đô thị, phòng Tài nguyên Môi trường, Ban bồi thường - giải phóng mặt quận, Ban QLDA quận, Trung tâm PTQĐ&QLDTHTĐT quận, Đội tra xây dựng, đội tra an toàn giao Sinh viên: Phạm Thị Hoài Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thông vận tải; UBND phường Yên Phụ, UBND phường Quảng An Nhiệm vụ Đ/c Nguyễn Lệ Hương - Giúp lãnh đạo Văn phòng thực công tác (chuyên viên) tổng hợp Văn phòng - Tổng hợp Báo cáo kết công tác tuần UBND quận vào chiều thứ hàng tuần; báo cáo kết công tác tháng UBND quận xong trước ngày 25 hàng tháng Phụ lục SƠ ĐỒ HÓA NỘI DUNG QUY TRÌNH XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC THƯỜNG KỲ Sinh viên: Phạm Thị Hoài Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nghị Hội đồng Nhân dân Nghị Quận uỷ UBND giao cho phòng chuyên môn thuộc Quận xây dựng kế hoạch công tác thường kỳ (tuần, tháng, quý, năm) Các phòng, ban chuyên môn xây dựng cụ thể kế hoạch theo tuần, tháng, quý, năm Văn phòng trình Chủ tịch UBND ký, phê duyệt Văn phòng hoàn tất thủ tục pháp lý khác ban hành Phụ lục SƠ ĐỒ HÓA CÔNG TÁC TỔ CHỨC 01 HỘI NGHỊ CỦA UBND QUẬN TÂY HỒ Sinh viên: Phạm Thị Hoài Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Giai đoạn biểu diễn Hội nghị Giai đoạn kết thúc Hội nghị Xác định thống chủ đề Hội nghị Kiểm tra lại công việc chuẩn bị Kết luận Nghi thức bế mạc Lập kế hoạch xin chủ trương tổ chức Hội nghị Tiếp đón đại biểu Tiễn đoàn đại biểu Khai mạc, tuyên bố lý thực Nghi thức Nhà nước Thu thập tài liệu có liên quan để đưa vào hồ sơ lưu trữ Điều hành Hội nghị phát tài liệu Kiểm tra bàn giao trang thiết bị Theo dõi diễn biến Hội nghị Quyết toán kinh phí Hội nghị Ghi biên Hội nghị Biên tập soạn thảo văn theo yêu cầu lãnh đạo Giai đoạn chuẩn bị Hội nghị Triển khai công tác Hội nghị Phân công công việc cho đơn vị Chuẩn bị công tác truyền thông tin ấn tài liệu cho Hội nghị Sinh viên: Phạm Thị Hoài Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục SƠ ĐỒ HÓA QUY TRÌNH TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CỦA LÃNH ĐẠO Lập kế hoạch công tác Chuẩn bị nội dung chuyến công tác Xin ý kiến lãnh đạo việc ủy quyền giải công việc nhà Xác định mục đích chuyến Giải thủ tục hành Ghi nhật ký công việc Thời gian bắt đầu kết thúc Chuẩn bị phương tiện lại Sắp xếp cẩn thận văn bản, tài liệu nhận lãnh đạo công tác Lịch trình hoạt động lãnh đạo Liên hệ với nơi đến, bố trí chỗ ăn, nghỉ cho lãnh đạo Thành phần tham dự Chuẩn bị tài liệu chuyên môn Dự toán kinh phí cho chuyến (có dự phòng) Sinh viên: Phạm Thị Hoài Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục MỘT SỐ MẪU VĂN BẢN SAI CỦA UBND QUẬN TÂY HỒ Sinh viên: Phạm Thị Hoài Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C