Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại ỦY BAN NHÂN dân QUẬN tây hồ

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 2 I. CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ QUYỀN HẠN UBND QUẬN TÂY HỒ 2 1. Chức năng của UBND quận Tây Hồ. 2 2. Nhiệm vụ của UBND quận Tây hồ. 3 3. Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây hồ. 4 3.1. Chủ tịch UBND quận Tây Hồ 4 3.2. Phó Chủ tịch UBND quận. 5 3.3. Các phòng ban chuyên môn trực thuộc 6 II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG UBND HĐND. 7 1. Chức năng của văn phòng UBND HĐND. 7 2. Nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng UBND HĐND 7 2.1. Đối với chức năng là cơ quan chuyên môn của UBND quận. 7 2.2. Đối với HĐND, Thường trực HĐND, Văn phòng HĐND quận. 9 3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng. 10 III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND QUẬN TÂY HỒ. 11 1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng. 11 1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan lấy ví dụ. 11 1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan 12 1.2.1. Xây dựng chương trình công tác tuần 13 1.2.2. Xây dựng chương trình công tác tháng. 13 1.2.3. Xây dựng chương trình công tác quý. 13 1.2.4. Xây dựng chương trình công tác năm. 13 1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 Hội nghị (hoặc Hội thảo, cuộc họp) của UBDN quận Tây hồ. 15 1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho công tác cho lãnh đạo cơ quan 16 1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của cơ quan. 17 2. Khảo sát về công tác văn thư 19 2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của UBND quận Tây hồ (đánh giá ưu điểm, nhược điểm) 19 2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan. 21 2.2.1. Thể thức và kỹ thuật trình bày. 23 2.2.2. Quản lý và giải quyết văn bản. 27 2.2.2.1. Quản lý và giải quyết văn bản đi 27 2.2.2.2. Quản lý và giải quyết văn bản đến 28 2.2.3 Quản lý và sử dụng con dấu trong cơ quan 28 2.2.4 Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan 29 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ. 30 3.1. Công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ. 30 3.2. Công tác chỉnh lý tài liệu 31 3.3. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 31 3.4. Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 32 PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 34 1. Giúp cơ quan Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm. 34 2. Soạn thảo “ Quy chế công tác văn thư lưu trữ” của cơ quan. 38 3. Soạn thảo “quy chế văn hóa công sở” của cơ quan. 49 4. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của UBND quận Tây Hồ. 55 5. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho UBND quận Tây hồ. Nhận xét ưu, nhược điểm của mô hình văn phòng này. 56 6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng Hành chính của UBND quận Tây hồ. Nhận xét ưu, nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của Văn phòng. 58 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 61 I. Nhận xét chung. (về quá trình thực tập) 61 1. Ưu điểm và nhược điểm. 61 2. Công tác văn phòng: 63 3. Công tác văn thư lưu trữ. 64 II. Đề xuất những giải pháp 65 1. Về công tác văn phòng. 66 2. Về công tác văn thư lưu trữ 67 3. Ứng dụng công nghệ thông tin. 68 4. Đối với Trường và Khoa Quản trị văn phòng 68 KẾT LUẬN 70 PHẦN IV. PHỤ LỤC

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 2

I CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ QUYỀN HẠN UBND QUẬN TÂY HỒ 2

1 Chức năng của UBND quận Tây Hồ 2

2 Nhiệm vụ của UBND quận Tây hồ 3

3 Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây hồ 4

3.1 Chủ tịch UBND quận Tây Hồ 4

3.2 Phó Chủ tịch UBND quận 5

3.3 Các phòng ban chuyên môn trực thuộc 6

II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG UBND - HĐND 7

1 Chức năng của văn phòng UBND - HĐND 7

2 Nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng UBND - HĐND 7

2.1 Đối với chức năng là cơ quan chuyên môn của UBND quận 7

2.2 Đối với HĐND, Thường trực HĐND, Văn phòng HĐND quận 9

3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng 10

III KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND QUẬN TÂY HỒ 11

1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 11

1.1 Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan lấy ví dụ 11

1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan 12

1.2.1 Xây dựng chương trình công tác tuần 13

1.2.2 Xây dựng chương trình công tác tháng 13

1.2.3 Xây dựng chương trình công tác quý 13

1.2.4 Xây dựng chương trình công tác năm 13

1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 Hội nghị (hoặc Hội thảo, cuộc họp) của

UBDN quận Tây hồ 15

1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho công tác cho lãnh đạo cơ quan 16

1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của cơ quan 17

2 Khảo sát về công tác văn thư 19

2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của UBND quận Tây hồ (đánh giá ưu điểm, nhược điểm) 19

2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan 21

2.2.1 Thể thức và kỹ thuật trình bày 23

2.2.2 Quản lý và giải quyết văn bản 27

2.2.2.1 Quản lý và giải quyết văn bản đi 27

2.2.2.2 Quản lý và giải quyết văn bản đến 28

2.2.3 Quản lý và sử dụng con dấu trong cơ quan 28

2.2.4 Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan .29 3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 30

3.1 Công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ 30

3.2 Công tác chỉnh lý tài liệu 31

3.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 31

3.4 Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 32

PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 34

1 Giúp cơ quan Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm 34

2 Soạn thảo “ Quy chế công tác văn thư lưu trữ” của cơ quan 38

3 Soạn thảo “quy chế văn hóa công sở” của cơ quan 49

4 Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của UBND quận Tây Hồ 55

5 Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho UBND quận Tây hồ Nhận xét

ưu, nhược điểm của mô hình văn phòng này 56

6 Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng Hành chính của UBND quận Tây hồ Nhận xét ưu, nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của Văn phòng 58

PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 61

I Nhận xét chung (về quá trình thực tập) 61

1 Ưu điểm và nhược điểm 61

2 Công tác văn phòng: 63

3 Công tác văn thư - lưu trữ 64

II Đề xuất những giải pháp 65

1 Về công tác văn phòng 66

2 Về công tác văn thư - lưu trữ 67

3 Ứng dụng công nghệ thông tin 68

4 Đối với Trường và Khoa Quản trị văn phòng 68

KẾT LUẬN 70 PHẦN IV PHỤ LỤC

LỜI NÓI ĐẦU

Chúng ta đã biết, ngày nay bộ máy văn phòng với đội ngũ nhân viên vàngười quản lý không thể thiếu ở bất kỳ cơ quan, tổ chức nào Hoạt động vănphòng luôn giữ chức năng và vị trí quan trọng Trong nền kinh tế tri thức nhưhiện nay, sự cạnh tranh về thông tin là quan trọng và quyết liệt nhất, chính vì thếcông tác Hành chính văn phòng được ví như “ cây cầu” Cầu càng vững chắcbao nhiêu thì càng đảm bảo cho phương tiện và mọi người qua lại an toàn vàhiệu quả bấy nhiêu Cũng giống như nền Hành chính của chúng ta càng gọn nhẹ,chặt chẽ, chính xác thì càng tạo điều kiện cho người dân tiếp cận tin tưởng vàcông việc của cơ quan cũng được thông suốt hơn

Thực tập là một quá trình giúp sinh viên làm quen với các công việc thực

tế, giúp sinh viên có khả năng áp dụng những gì mình đã học hỏi được ở trườngvào các công việc thực tế, tạo cho sinh viên có thể làm quen với môi trường thực

tế trước khi ra trường… Để đáp ứng phương châm “ học đi đôi với hành” lýluận gắn liền với thực tiễn, Khoa Quản trị văn phòng đã tổ chức đợt thực tậpngành nghề cho sinh viên Là một sinh viên năm cuối của trường Đại học Nội

Vụ Hà Nội, cũng như bao bạn sinh viên khác trước khi ra trường em có cơ hội đithực tập Địa điểm em xin thực tập là Ủy ban nhân dân Quận Tây Hồ, một cơquan hành chính nhà nước Được sự quan tâm giới thiệu của nhà trường cũngnhư sự giúp đỡ của lãnh đạo Ủy ban nhân dân Quận Tây Hồ, em được tiếp nhậnthực tập tại Ủy ban nhân Quận Tây Hồ Trong thời gian thực tập bản thân em đã

cố gắng, nỗ lực không ngừng học hỏi kinh nghiệm làm việc cũng như rèn luyện

kỹ năng nghiệp vụ văn phòng trên cơ sở áp dụng lý thuyết đã được học tạitrường và được sự hướng dẫn tận tình của cán bộ Ủy Ban Nhân Dân nơi đây

Tuy nhiên, vì vốn kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn còn nhiều hạn chế,

do đây là lần đầu tiên em được làm việc tại một cơ quan Nhà nước Vì vậy, màtrong quá trình thực tập cũng như trong bản báo cáo thực tập em không thể tránhkhỏi những thiếu sót Em rất mong nhận được sự góp ý, nhận xét của các quýThầy, Cô để bản báo cáo của Em được hoàn chỉnh hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Tây Hồ, ngày tháng năm 2015

Sinh viên Phạm Thị Hoài

PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ

* Sự ra đời và hình thành.

UBND quận Tây Hồ là một đơn vị hành chính thuộc UBND Thành phố HàNội, được thành lập theo Nghị định số 69/CP ngày 28 tháng 10 năm 1995 củaChính phủ trên cơ sở các phường: Bưởi, Thuỵ Khuê, Yên Phụ của quận Ba Đình

và các xã: Tứ Liên, Nhật Tân, Quảng An, Xuân La, Phú Thượng của Huyện TừLiêm

UBND Quận Tây Hồ bắt đầu hoạt động từ ngày 01 tháng 01 năm 1996 vớicác phường chính thức là: Xuân La, Quảng An, Tứ Liên, Nhật Tân, PhúThượng, Thụy Khuê, Yên Phụ và Bưởi

Địa giới hành chính: Tây Hồ là quận nằm ở phía Tây Bắc của Thủ đô.+ Phía Đông giáp huyện Gia Lâm và quận Ba Đình;

+ Phía Tây giáp huyện Từ Liêm;

+ Phía Nam giáp quận Ba Đình;

+ Phía Bắc giáp huyện Đông Anh

Hiện nay toàn Quận có 69713 nhân khẩu với diện tích tự nhiên là 2042,7

ha Là một quận mới nhưng được Đảng, Chính quyền cùng với các Sở, Ban,Ngành Thành phố quan tâm giúp đỡ Đến nay, qua hơn 20 năm xây dựng vàphát triển hệ thống bộ máy chính quyền UBND quận đã kiện toàn, thực hiện tốtnhiệm vụ, quản lý nhà nước trên địa bàn ở mọi lĩnh vực: kinh tế, văn hoá, chínhtrị, xã hội, an ninh quốc phòng…………UBND quận Tây Hồ luôn đẩy mạnhmục tiêu phát triển kinh tế - xã hội và có mối quan hệ cộng tác với UBNDThành phố, các Sở, Ban, Ngành Thành phố, Đảng bộ quận, HĐND quận vàUBND các phường trên địa bàn

I CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ QUYỀN HẠN UBND QUẬN TÂY HỒ

1 Chức năng của UBND quận Tây Hồ.

UBND quận Tây Hồ là cơ quan chấp hành của HĐND quận, là cơ quanhành chính nhà nước thi hành việc quản lý nhà nước trong phạm vi lãnh thổ củamình theo Hiến pháp, pháp luật và các văn bản của cơ quan quản lý nhà nước

cấp trên và Nghị quyết của HĐND quận trong tất cả các lĩnh vực của đời sốngkinh tế, chính trị, xã hội…… UBND quận chịu trách nhiệm trước HĐND quận

và UBND thành phố Hà nội về việc thực hiện chức trách nhiệm vụ của mìnhtrong công tác quản lý hành chính nhà nước trên địa bàn quận Tây hồ và tất cảcác lĩnh vực cụ thể như:

- Phát triển kinh tế, Công nghiệp, Nông nghiệp, Thương nghiệp, Lâmnghiệp, Văn hóa, Giáo dục……

- Thu chi ngân sách của địa phương theo quy định của pháp luật Đảm bảothu đúng, thu đủ, thu kịp thời các loại thuế và các khoản thu khác

- Đảm bảo an ninh, chính trị, trật tự an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụ xâydựng lực lượng vũ trang và lực lượng quốc phòng toàn dân, thực hiện chế độchủ nghĩa quân sự Quản lý hộ tịch, hộ khẩu của từng Phường

- Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước, của các tổ chức và côngdân, bảo vệ quyền tự do dân chủ của nhân dân

- Quản lý tổ chức biên chế lao động, tiền lương bảo hiểm xã hội

- Tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành hiến pháp, Luậtcác văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND các cấp, tổchức kinh tế, xã hội đơn vị vũ trang nhân dân và công dân địa phương

2 Nhiệm vụ của UBND quận Tây hồ.

UBND quận Tây hồ bên cạnh chức năng là cơ quan hành chính nhànước UBND còn phải chịu trách nhiệm chấp hành hiến pháp, luật tổ chức HĐND

và UBND năm 2003, các văn bản của cơ quan cấp trên và Nghị quyết của HĐNDcùng cấp nhằm đảm bảo chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế xã hội, củng cố anninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn Cụ thể như sau:

- Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển xã hội, an ninh quốc phòng hàngnăm và lâu dài của quận

- Xây dựng quy chế của UBND quận, công tác tổ chức bộ máy và thực hiệnchế độ quản lý cán bộ theo phân cấp và quy định của Nhà nước

- Kết luận những việc khiếu nại tố cáo có liên quan đến cán bộ chủ chốt doUBND quận quản lý

- Kiểm điểm, đánh giá công tác chỉ đạo điều hành của tập thể và mỗi cánhân, thành viên của UBND quận hàng năm.

- Tổ chức thực hiện các biện pháp đảm bảo thực hiện thống nhất kế hoạchphát triển kinh tế - xã hội và quy hoạch đô thị của thành phố Hà Nội

- Quản lý và kiểm tra việc sử dụng quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địabàn theo sự phân cấp

- Cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất; tổ chứcthực hiện các quyết định về xử lý vi phạm trong xây dựng, lấn chiến đất đai theoquy định của pháp luật

- Quản lý, kiểm tra việc sử dụng các công trình công cộng trên địa bànquận

- Giải quyết những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyềncủa UBND quận

3 Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây hồ.

Bộ máy của UBND quận Tây Hồ hoạt động theo Quyết định số20/2004/QĐ-UB ngày 30 tháng 8 năm 2004 của UBND quận về việc phân côngcông tác của các thành viên UBND quận Tây Hồ, hoạt động trên cương vị làmột tổ chức cấp quận có quy mô bộ máy lớn Là một cơ quan quản lý nhà nướcthực hiện nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức hoạt động theo quy định của luật tổchức HĐND và UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003 Bộ máy UBND quận Tây

Hồ là toàn bộ hệ thống các thành viên và các phòng, ban được tổ chức theo cơcấu trực tuyến

3.1 Chủ tịch UBND quận Tây Hồ

- Là người lãnh đạo , điều hành toàn diện các mặt công tác của UBND quận

- Là Chủ tịch Hội đồng thi đua khen thưởng quận, Hội đồng nghĩa vụ quân sự.Hội đồng phối hợp công tác tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật quận, Hộiđồng giải phóng mặt bằng, trưởng ban chỉ đạo thi hành án…

- Xử lý các vấn đề có liên quan đến các ngành: công an, toà án, viện kiểmsát nhân dân, đội thi hành án, ban chỉ huy quân sự và phòng thống kê quận

- Chủ trì các phiên họp của UBND quận, đảm bảo mối quan hệ với thànhphố, quận uỷ, HĐND quận, Toà án nhân dân quận, Viện kiểm sát nhân dânquận, Uỷ ban mặt trận tổ quốc quận, Liên đoàn lao động quận và các đoàn thểnhân dân quận

Trực tiếp phụ trách các phòng: Phòng Tổ chức chính quyền, Kế hoạch Kinh tế, Thanh tra, Ban quản lý dự án…

về hoạt động của UBND quận trước UBND Thành phố, Quận uỷ và HĐNDquận

∗ Phó Chủ tịch phụ trách Văn xã:

Chịu trách nhiệm trực tiếp về chức năng quản lý nhà nước trên các hoạtđộng về văn hoá - xã hội trên địa bàn quận, trực tiếp quản lý các đơn vị: phòngVăn hoá thông tin, Trung tâm thể dục thể thao, phòng GD & ĐT, phòng LĐTB

& Xã Hội, uỷ ban dân số kế hoạch hóa gia đình, uỷ ban chăm sóc và bảo vệ trẻ

em , bảo hiểm, công tác tôn giáo, thông tin đại chúng

∗ Phó Chủ tịch phụ trách Kinh tế:

Chịu trách nhiệm trực tiếp về quản lý nhà nước về công tác thu chi ngân

sách, hoạt động kinh tế, tài chính, nông nghiệp, công nghiệp, giao thông côngchính, khoa học công nghệ, thương mại, doanh nghiệp, du lịch, quản lý đất đai,xây dựng trên địa bàn quận, địa chính, quản lý thị trường, quản lý đô thị, banquản lý dự án.

*Phó Chủ tịch phụ trách Địa chính - xây dựng

Chịu trách nhiệm trực tiếp và quản lý các phòng ban bao gồm phòng Quản

lý đô thị và phòng Tài nguyên Môi trường

3.3 Các phòng ban chuyên môn trực thuộc

Theo Quyết định số 4428/QĐ-UB ngày 15 tháng 12 năm 1995 của UBNDThành phố Hà Nội về việc thành lập các phòng ban chuyên môn trực thuộcUBND UBND quận Tây Hồ có 13 phòng ban như sau:

1 Văn phòng UBND quận

2 Phòng Tổ chức chính quyền

3 Phòng Thanh tra nhà nước quận

4 Phòng Lao động Thương binh và Xã hội

đỏ, Hội Luật gia Hội Nông dân, Hội Phụ nữ và các đội: Đội Quản lý thị trường,Đội thi hành án, Đội Thanh tra và các Đoàn thể Các phòng, ban chuyên môntrực thuộc UBND quận hoạt động theo chức năng nhiệm vụ của mình, giúp việccho Chủ tịch và các Phó chủ tịch

(Xem phụ lục 1)

II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG UBND - HĐND.

1 Chức năng của văn phòng UBND - HĐND.

Văn phòng UBND - HĐND quận là cơ quan chuyên môn thuộc UBND Cóchức năng tham mưu và hậu cần cho UBND - HĐND về hoạt động của UBND,HĐND Tham mưu cho chủ tịch UBND về mặt tổ chức, điều hành công việclãnh đạo, chỉ đạo, quản lý tổ chức lịch làm việc Là bộ phận phục vụ trực tiếpcác công việc hàng ngày của các ban, ngành, tổ chức các buổi làm việc, hội họp,các chuyến đi công tác, chuẩn bị tài liệu cung cấp kịp thời thông tin phục vụquản lý và hoạt động của HĐND, UBND và các cơ quan nhà nước địa phương,đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của UBND và HĐND

Văn phòng có chức năng giúp việc cho lãnh đạo UBND trong xây dựng,triển khai kế hoạch đầu tư và trực tiếp triển khai công tác hành chính quản trịcủa Ủy ban; phục vụ yêu cầu quản lý công tác văn thư - lưu trữ của UBND

Văn phòng UBND - HĐND quận có tư cách pháp nhân, có con dấu và tàikhoản riêng, chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác củaUBND quận, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra hướng dẫn về chuyên mônnghiệp vụ của văn phòng UBND cấp thành phố

2 Nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng UBND - HĐND

2.1 Đối với chức năng là cơ quan chuyên môn của UBND quận.

- Trình UBND quận chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng tháng,

hàng quý, sáu tháng và cả năm của UBND quận Đôn đốc, kiểm tra các phòngban chuyên môn, UBND các phường việc thực hiện chương trình, kế hoạchcông tác của UBND và Chủ Tịch UBND quận sau khi được phê duyệt; theo dõi,đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp giữa các phòng ban chuyên môn, UBNDphường theo quy định của pháp luật

- Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của Chủ tịchUBND quận

- Có ý kiến thẩm tra đối với các đề án, dự thảo văn bản của các văn phòng,

UBND phường trước khi trình UBND và Chủ tịch UBND quận xem xét quyết định

- Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của UBND quận cácvăn bản quy phạm pháp luật của cơ quan Nhà nước có liên quan.

- Trình UBND quận chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công tác cảicách hành chính Nhà nước thuộc pham vi của Văn phòng UBND quận

- Giải quyết khiếu nại, tố cáo, thực hiện công tác phòng, chống thamnhũng, lãng phí trong phạm vi quản lý của văn phòng theo quy định của phápluật và phân công của Chủ tịch UBND quận

- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức viênchức của cơ quan

- Thu thập xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉđạo, điều hành của UBND quận và Chủ tịch UBND theo quy định của pháp luật.Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất được giao theo quy địnhcủa pháp luật

- Trình UBND quận quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chươngtrình, dự án thuộc phạm vi quản lý của văn phòng UBND quận

- Giúp UBND và Chủ tịch UBND quận giữ mối quan hệ phối hợp công tácvới quận ủy, thường trực HĐND, UBND, Ủy ban mặt trận tổ quốc quận, cácđoàn thể nhân dân cấp quận, các cơ quan tổ chức của trung ương, thành phốđóng trên địa bàn quận

- Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của UBND, Chủ tịch UBND,công tác công văn, giấy tờ, văn thư hành chính, lưu trữ, tin học hành chính Nhànước của UBND quận

- Phối hợp với phòng Nội vụ, hướng dẫn UBND phường về nghiệp vụ hànhchính, văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật

- Tổ chức các cuộc họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động củaUBND và Chủ tịch UBND quân Đảm bảo điều kiện hoạt động của UBNDquận, Chủ tịch UBND và các tổ chức có liên quan theo quy định của UBND

- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức viên chức và tài sảntrang thiết bị, cơ sở vật chất được giao theo quy định của pháp luật và phân cấpquản lý

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND và Chủ tịch UBND quận giao.

2.2 Đối với HĐND, Thường trực HĐND, Văn phòng HĐND quận.

- Xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch hoạt động hàng tháng, hàngquý, hàng năm của HĐND, Thường trực HĐND Tổ chức phục vụ việc thựchiện chương trình, kế hoạch đã được phê duyệt

- Tham mưu, phục vụ Thường trực HĐND điều hành công việc chung củaHĐND Điều hòa mối quan hệ phối hợp hoạt động các phòng ban của HĐND,đảm bảo việc thực hiện quy chế hoạt động của HĐND Giúp Thường trựcHĐND giữ mối liên hệ với tổ chức đại biểu và đại biểu HĐND trong hoạt độngđối ngoại

- Xây dựng báo cáo công tác phục vụ thẩm tra đề án, báo cáo, dự thảo nghịquyết Giúp thư ký kỳ họp HĐND hoàn chỉnh nghị quyết của HĐND

- Phục vụ HĐND trong hoạt động giám sát, theo dõi, đôn đốc, cơ quan, tổchức và cá nhân thực hiện kiến nghị trong kết luận giám sát

- Phục vụ tiếp dân, tiếp nhận, xử lý kiến nghị, đơn thư khiếu nại, tố cáo củacông dân Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị củacông dân

- Giúp Thường trực HĐND xây dựng chương trình, tổ chức phục vụ kỳhọp, cuộc họp của HĐND

- Phối hợp với cơ quan, tổ chức phục vụ đại biểu HĐND tiếp xúc cử tri.Giúp Thường trực HĐND tổng hợp ý kiến, kiến nghị của cử tri và gửi cơ quan,

có trách nhiệm xem xét giải quyết

- Phục vụ Thường trực HĐND trong công tác giao ban, trao đổi kinhnghiệm, bồi dưỡng kỹ năng hoạt động cho đại biểu HĐND quận, phường Phục

vụ HĐND lập dự toán kinh phí hoạt động hàng năm, tổ chức thực hiện, quản lýkinh phí hoạt động

- Đảm bảo điều kiện hoạt động của HĐND, phục vụ HĐND thực hiệnchính sách chế độ đối với đại biểu HĐND

- Quản lý cơ sở vật chất, hoạt động nghiên cứu khoa học, công tác hànhchính, lưu trữ, bảo vệ và lễ tân của cơ quan HĐND

- Giữ mối liên hệ công tác với các cơ quan thành phố và quận, Thường trực

quận ủy, UBND, UBMTTQ, Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân và các cơquan, tổ chức, đoàn thể ở quận.

- Tổ chức lấy ý kiến đóng góp vào dự án Luật, dự án Pháp lệnh và các vănbản khác theo yêu cầu của Thường trực HĐND

- Phục vụ trong công tác bầu cử đại biểu Quốc hội và bầu cử đại biểuHĐND các cấp Phê chuẩn kết quả bầu Chủ tịch, Phó chủ tịch HĐND phường

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND giao

3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng.

(Xem phụ lục 2)

* Chánh văn phòng: Chánh văn phòng là người đứng đầu Văn phòng, chịu

trách nhiệm trước ban lãnh đạo Ủy ban nhân dân và trước pháp luật về toàn bộhoạt động của phòng của phòng Lãnh đạo và điều hành mọi hoạt động của vănphòng theo chức năng, nhiệm vụ đã quy định cho văn phòng; Tổ chức thực hiệncác chủ trương, chính sách pháp luật của Đảng và nhà nước trong cơ quan vănphòng; Phân công nhiệm vụ cho Phó chánh văn phòng, công chức văn phòngtheo chức năng đã quy định……

* Phó chánh văn phòng: Chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng về toàn

bộ những công việc mà Chánh văn phòng đã giao cho

- Các cán bộ, công chức trong văn phòng HĐND - UBND quận

III KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND QUẬN TÂY HỒ.

1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng.

Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ là cơ quan chuyên môn trựcthuộc UBND quận Tây Hồ dưới sự chỉ đạo quản lý về tổ chức biên chế và hoạtđộng của cơ quan Chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về mặt chuyên mônnghiệp vụ của văn phòng HĐND & UBND thành phố Hà Nội

1.1 Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan lấy ví dụ.

Có thể nói trong các chức năng của văn phòng thì chức năng quan trọnghàng đầu cần phải nhắc đến đó là chức năng Tham mưu, tổng hợp Văn phòngHĐND - UBND quận đã chủ động tham mưu giúp HĐND - UBND quận xâydựng chương trình và triển khai thực hiện tốt chương trình, kế hoạch công táchàng năm Tham mưu xây dựng các chương trình đề án cấp ủy, xây dựng báocáo đánh giá kết quả thực hiện các chỉ tiêu nhiệm vụ KT - XH, phục vụ hội nghịgiao ban của Ủy viên UBND Chuẩn bị tốt nội dung, điều kiện cơ sở vật chấtphục vụ các kỳ họp, cuộc họp Tham mưu xây dựng lịch công tác tuần, tháng,quý, năm của HĐND - UBND, tổng hợp thực hiện chế độ báo cáo định kỳ, độtxuất, văn bản đôn đốc, giao nhiệm vụ được duy trì thực hiện tốt, đảm bảo tiến độ

và chất lượng, đồng thời phối hợp với các phòng ban, chuyên môn để triển khaicác nhiệm vụ được giao của HĐND - UBND

Cụ thể hóa các chương trình, kế hoạch của UBND quận thành các văn bảnchỉ đạo của UBND quận theo từng khối, ngành…Văn phòng HĐND - UBND đãtừng bước nâng cao chất lượng hiệu quả đảm bảo tiến độ về công tác tham mưu,giúp việc Cải tiến công tác nắm thông tin và xử lý giúp UBND - HĐND quậnchỉ đạo và giải quyết công việc kịp thời Thực hiện kế hoạch của UBND về cảitạo và đầu tư trang thiết bị cải thiện điều kiện làm việc của các phòng banchuyên môn Văn phòng UBND - HĐND quận đã bám sát thực tế đảm bảo kinhphí hoạt động phục vụ kịp thời các công việc đột xuất của quận, trong quản lýtài sản Văn phòng đã thường xuyên theo dõi số lượng và giá trị tài sản, kiểm kê

vào sổ theo dõi chi tiết tài sản từng phòng, ban chuyên môn, đơn vị thuộc Vănphòng quản lý.

Về công tác quản trị, đảm bảo hậu cần giúp việc cho cơ quan luôn đượcthực hiện tốt, chu đáo Trong năm Văn phòng UBND - HĐND quận đã thammưu cho lãnh đạo UBND triển khai thực hiện các văn bản chỉ đạo của UBNDquận, chỉ đạo các phòng, ban chuyên môn thực hiện có hiệu quả

Những năm vừa qua Văn phòng UBND - HĐND quận Tây hồ đã đưa raphương hướng, nhiệm vụ, từng bước cải thiện tiếp tục nâng cao chất lượng hoạtđộng trong việc thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp giúp việc và đảm bảohậu cần cho cơ quan Mục tiêu trong những năm tới của UBND quận cùng sự phốihợp của tập thể cán bộ công nhân viên chức, nhân viên Văn phòng UBND - HĐNDquận đã phát huy truyền thống đoàn kết, nêu cao tinh thần trách nhiệm, khắc phụcmọi khó khăn, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao Văn phòng UBND - HĐNDhoàn thành tốt chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần chohoạt động chung của cơ quan và công tác lãnh đạo, điều hành của các đồng chí lãnhđạo thuộc khối cơ quan

Như vậy, Văn phòng là bộ phận tham mưu tổng hợp giúp lãnh đạo cơquan thực hiện chức năng quản lý, là trung tâm cung cấp các dịch vụ hỗ trợ cácphòng ban chức năng khác trong cơ quan hoàn thành nhiệm vụ của mình

* Ví dụ: Văn phòng UBND quận đã xây dựng các văn bản về quy chế

Văn hóa công sở đối với văn phòng Văn phòng giúp tổ chức tốt các cuộc hộinghị, hội thảo, hội họp, văn nghệ Ngoài ra Văn phòng còn giúp Lãnh đạo tổchức các chuyến đi công tác thường xuyên và đột xuất Luôn kiểm tra, đề xuấtsửa chữa những máy móc bị hóng hóc và đảm bảo cơ sở hạ tầng cũng như điềukiện làm việc tốt nhất cho Chủ tịch UBND quận và các cán bộ trong cơ quan

1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan

(Xem phụ lục 04)

* Nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của UBNDquận Tây Hồ:

1.2.1 Xây dựng chương trình công tác tuần

- Căn cứ vào chương trình công tác tháng và chỉ đạo của Chủ tịch, các Phó chủtịch UBND Văn phòng UBND - HĐND xây dựng chương trình công tác tuần củaChủ tịch và các Phó chủ tịch UBND quận Trình Chủ tịch quyết định chậm nhất vàothứ năm hàng tuần và thông báo cho các tổ chức, cá nhân liên quan được biết và thựchiện

- Văn phòng có trách nhiệm tham mưu cho UBND quận trong việc xây dựng,điều chỉnh và đôn đốc việc thực hiện chương trình công tác của UBND quận Việcđiều chỉnh chương trình công tác do Chủ tịch UBND quận quyết định, Văn phòngphải thông báo kịp thời để các thành viên UBND, Thủ trưởng cơ quan có liên quan

để triển khai thực hiện

1.2.2 Xây dựng chương trình công tác tháng.

- Tổng hợp Báo cáo công tác tháng của UBND quận xong trước ngày 25 hàngtháng, thủ trưởng các phòng ban chuyên môn thuộc đơn vị UBND quận, Chủ tịchUBND căn cứ vào tiến độ chuẩn bị đề án, văn bản đã ghi trong chương trình côngtác quý, những vấn đề còn tồn tại và phát sinh, xây dựng chương trình công tác thángtới đơn vị

- Văn phòng tổng hợp chương trình công tác hàng tháng của UBND quận.Chương trình công tác tháng của UBND quận cần được chia theo từng lĩnh vực doChủ tịch, các Phó Chủ tịch phụ trách giải quyết

1.2.3 Xây dựng chương trình công tác quý.

- Tổng hợp Báo cáo công tác quý của UBND quận xong trước ngày 10 thángcuối quý Các phòng ban chuyên môn đơn vị thuộc UBND quận, UBND Phườnggửi Văn phòng báo cáo đánh giá kết quản thực hiện chương trình công tác quý, ràsoát các vấn đề cần điều chỉnh, bổ sung vào Chương trình công tác quý của UBNDquận

- Văn phòng tổng hợp, xây dựng chương trình công tác quý của UBND quận.Trình Chủ tịch UBND phê duyệt và quyết định Sau đó gửi các phòng ban chuyênmôn, thuộc các đơn vị UBND quận và UBND Phường để triển khai thực hiện

1.2.4 Xây dựng chương trình công tác năm.

- Chậm nhất vào ngày 31 tháng 10 hàng năm, các cơ quan chuyên môn, cơquan đơn vị thuộc UBND quận, UBND Phường gửi Văn phòng danh mục các đề áncần trình UBND , Chủ tịch UBND quận ban hành hoặc trình HĐND quận ban hànhtrong năm tới Các đề án, văn bản trong chương trình công tác phải ghi rõ số thứ tự,tên văn bản, tên đề án, nội dung, cơ quan chủ trì, cơ quan phối hợp và thời gian trình.

- Văn phòng tổng hợp lại các báo cáo và lập dự kiến chương trình công tác nămtới của UBND quận, sau đó gửi lại cơ quan tham gia đóng góp ý kiến

- Sau 1 tuần làm việc, cơ quan đơn vị được hỏi ý kiến có trách nhiệm trả lời, gửilại cho Văn phòng hoàn chỉnh, trình Chủ tịch UBND quận xem xét để trình UBND -HĐND vào kỳ họp thường kỳ cuối năm

- Văn phòng trình Chủ tịch UBND ký duyệt, gửi thành viên UBND quận cácphòng ban chuyên môn thuộc đơn vị UBND quận, UBND Phường để triển khai thựchiện

* Đánh giá Ưu điểm, nhược điểm.

- Ưu điểm.

+ Việc xây dựng triển khai kế hoạch công tác của quận rất sát sao Quận luôntạo điều kiện tối đa để cán bộ, viên chức trong quận hoàn thành tốt nhiệm vụ đượcgiao

+ Trong quá trình thực hiện công tác thường kỳ của cơ quan, văn phòng đã cótrách nhiệm trong việc tham mưu cho cơ quan trong việc xây dựng cũng như việcđôn đốc thực hiện chương trình công tác của quận

+ Văn phòng tổng hợp và trình cho lãnh đạo quận quyết định điều chỉnh và bổsung vào chương trình công tác phù hợp với yêu cầu chỉ đạo điều hành của UBNDquận

+ Văn phòng có trách nhiệm tổ chức xây dựng nội dung văn bản, đề án đảmbảo đúng thể thức, thủ tục, trình tự trong việc soạn thảo đề án, văn bản cho cơ quan.+ Thông báo kịp thời đến Chủ tịch và các thành viên trong UBND quận đượcbiết và thực hiện

+ Thủ trưởng các phòng ban chuyên môn đã chủ trì soạn thảo đề án, đề án đảmbảo đúng thể thức, thủ tục trình tự soạn thảo Lấy ý kiến tham gia của cơ quan có liên

quan, ý kiến thẩm định của Phòng tư pháp quận và đảm bảo thời hạn trình.

- Hạn chế:

Bên cạnh những ưu điểm thì việc thực hiện chương trình công tác thường kỳcủa UBND quận Tây Hồ cũng còn những hạn chế nhất định mà lãnh đạo cơ quancũng như các cá nhân cần xem xét để có những phương hướng và chính sách hợp lýnhằm thúc đẩy cơ quan ngày càng phát triển Các mặt hạn chế mà UBND quận còntồn tại cụ thể đó là:

+ Việc xây dựng chương trình công tác thường kỳ nhiều khi không phản ánhđúng với thực tế hoạt động của cơ quan do những đặc thù và khó khăn riêng

+ Do chương trình công tác thường kỳ thực chất là một khuôn mẫu, vì thế nênviệc xây dựng chương trình công tác thường kỳ chưa thực sự khoa học

+ Khuôn mẫu về lề lối làm việc và các chuẩn mực công tác truyền thống chưađược phát huy tác dụng theo đúng

1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 Hội nghị (hoặc Hội thảo, cuộc họp) của UBDN quận Tây hồ.

( Xem phụ lục 05)

Hội họp là quá trình tập hợp, thảo luận của cơ quan để giải quyết các vấn đềhoặc quyết định, từ đó xác định những hành động cần phải thực hiện, có mụcđích rõ ràng Một cuộc họp hiệu quả là cuộc họp có thể tổng hợp được kiến thức

và sự đóng góp của tất cả mọi người cho mục đích của cuộc họp Nếu không nó

sẽ gây lãng phí rất lớn Không những vậy còn gây lãng phí về vật chất Vì vậy,không nên triệu tập một cuộc họp nếu không có mục đích rõ ràng, không có ýkiến tập thể

Khi tổ chức cuộc họp cần chú ý những vấn đề sau:

- Chỉ tiến hành khi thực sự cần thiết để phục vụ cho công tác chỉ đạo, điềuhành các cấp quản lý trong việc thực hiện các nhiệm vụ công tác quan trọng.Không dùng cuộc họp để thay thế cho việc ra các quyết định quản lý, điều hành

- Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự; đề cao vàthực hiện nghiêm túc chế đọ trách nhiệm cá nhân trong phân công và xử lý côngviệc, bảo đảm tăng cường hiệu lực, hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành tập

trung thống nhất, thông suốt của cán bộ quản lý các bộ phận.

- Phải có chương trình kế hoạch; thực hiện lồng ghép nội dung các vấn đề,công việc cần xử lý; kết hợp các loại cuộc họp với nhau trong việc tổ chức họpmột cách hợp lý;

- Tất cả các Lãnh đạo quản lý phải có sổ ghi chép những nội dung quantrọng trong cuộc họp để tiến hành thực hiện

* Quá trình tổ chức hội họp gồm các bước sau:

Bước 1 Căn cứ vào quá trình làm việc, hoạt động của cơ quan và yêu cầu

giải quyết các công việc hàng ngày Thủ trưởng cơ quan chỉ đạo xây dựng vàquyết định tổ chức cuộc họp lớn trong năm, tháng Phân công trách nhiệm tớicác đơn vị chuẩn bị về cơ sở và vấn đề liên quan khác

Bước 2 Các đơn vị chuẩn bị nội dung hội nghị: Tổng hợp các số liệu,báo

cáo phương hướng, nhiệm vụ và yêu cầu cần giải quyết các công việc

Bước 3 Các đơn vị gửi toàn bộ các yêu cầu của Hội nghị về Văn phòng

quận để đăng ký lịch tổ chức Hội nghị trước 1 tuần

Bước 4 Tiến hành tổ chức hội nghị.

Bước 5 Kết thúc hội nghị:

- Tiễn đoàn, thu dọn và quyết toán kinh phí

- Thông báo kết quả

- Hoàn thiện hồ sơ

1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho công tác cho lãnh đạo cơ quan

( Xem phụ lục 06)

Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo là một trong những công việccủa Văn phòng cơ quan Thời gian đi công tác của Lãnh đạo chiếm tỉ lệ khá lớntrong thời gian làm việc của Lãnh đạo và sự trợ giúp của Văn phòng trong cácchuyến đi này có ý nghĩa rất quan trọng quyết định đến sự thành công quá trình

đi công tác

* Nhiệm vụ của cán bộ Văn phòng trong chuyến đi công tác:

- Trước khi lãnh đạo đi công tác:

+ Xây dựng kế hoạch cho chuyến đi công tác, thành lập đoàn đi công tác,thôngbáo cho các đơn vị về thời gian lãnh đạo đi công tác.

+ Hoàn tất các văn bản trình giấy tờ lãnh đạo ký, hoàn tất các văn bản ủy quyền,thu thập tài liệu liên quan đến chuyến đi công tác

+ Chuẩn bị kinh phí, giấy đề nghị tạm ứng, chỗ ăn, chỗ ở, phương tiện đi lại…

- Nếu đi cùng lãnh đạo:

+ Liên hệ và giải quyết nơi ăn, nghỉ cho lãnh đạo

+ Nếu tham dự buổi làm việc: Ghi biên bản, chuẩn bị đầy đủ và thu thập các tàiliệu cần thiết có liên quan

+ Thu thập hóa đơn, chứng từ cần thiết về chi phí của lãnh đạo cơ quan

+ Nhanh chóng tìm phương án để giải quyết các tình huống đột xuất

- Nếu không đi cùng lãnh đạo:

+ Xin ý kiến lãnh đạo về việc ủy quyền giải quyết công việc ở nhà

+ Chuyển cho lãnh đạo tất cả các văn bản, giấy tờ cần thiết

+ Ghi sổ những cuộc điện thoại quan trọng, những người cần gặp lãnh đạo vàkịp thời thông báo cho lãn đạo để xin ý kiến

+ Sắp xếp cẩn thận các công văn, tài liệu nhận được khi lãnh đạo đi công tác

1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của cơ quan.

Văn hóa công sở là chìa khóa của sự phát triển và tiến bộ xã hội, việc thực hiệntrang phục đảm bảo tính trang nghiêm, phong cách ứng xử chuẩn mực phù hợp vớinét văn hóa truyền thống ở Việt nam Xây dựng văn hóa công sở là xây dựng một nềnếp khoa học, có kỉ cương và có dân chủ Qua tìm hiểu thì quận chưa có quyết địnhban hành riêng về quy chế văn hóa công sở tại cơ quan… Nhưng trên thực tế việcthực hiện nề nếp văn minh nơi công sở, kỷ luật làm việc, thái độ ứng xử với nhândân, UBND quận Tây hồ đã duy trì thực hiện tốt quy chế văn hóa công sở Kèm theo

đó là triển khai thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở một cách rõ nétnhư:

- Về trang phục cán bộ, công viên chức của Sở đã đảm bảo tính trang trọng,lịch sự gọn gàng và đúng với chuẩn mực của một cán bộ

- Đối với giao tiếp:

+ Giao tiếp ứng xử đối với các cơ quan, cá nhân đến giao dịch: văn minhlịch sự khi giao tiếp; luôn thể hiện thái độ, cử chỉ, lời nói khiêm tốn, vui vẻ, hòanhã, bình tĩnh trong mọi tình huống, không to tiếng hách dịch, không nói tụchoặc có thái độ cục cằn không cung cấp tùy tiện các thông tin của quận, củacán bộ viên chức cho người khác biết

+ Trong giao tiếp ứng xử với đồng nghiệp: Khiêm tốn, tôn trọng, bảo vệ

uy tín, danh dự của đồng nghiệp, không gây mất đoàn kết nội bộ Luôn có thái

độ chân thành thẳng thắn góp ý trong công việc, không suồng sã, nói tục tronggiao tiếp Hợp tác, giúp đỡ nhau hoành thành tốt nhiệm vụ được giao

- Treo Quốc kỳ đúng tiêu chuẩn về kích cỡ, màu sắc đã được Nhà nướcquy định

- Cách bài trí khuôn viên, phòng làm việc đảm bảo gọn gàng, khoa học

- Có bố trí khu vực để phương tiện giao thông cho cán bộ, công viên chứccủa quận

- Phòng làm việc có biển ghi rõ tên đơn vị, họ và tên, chức danh của cán

+ Văn hóa trong hội họp: Tổ chức họp và đến họp đúng giờ, giữ thái độ tôntrọng, từ tốn, không làm việc riêng, không nói chuyện riêng, không hút thuốc, uốngrượu bia trong cuộc họp

Như vậy việc thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của UBNDquận Tây hồ đã được thực hiện rất nghiêm túc, phù hợp với quy định về văn hóacông sở của Nhà nước, Bộ Nội vụ và đồng thời cũng phù hợp những định hướng

xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức chuyên nghiệp, hiện đại cóphẩm chất đạo đức và lối sống tốt, để góp phần xây dựng hình ảnh đẹp của cơquan.

2 Khảo sát về công tác văn thư

2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của UBND quận Tây hồ (đánh giá ưu điểm, nhược điểm)

Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động quản lý nhà nước vàảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng quản lý Đây là một mắt xích quan trọng tronghoạt động của cơ quan, văn thư phải đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, chính xác

Vì vậy công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ chohoạt động lãnh đạo quản lý, điều hành công việc của cơ quan tổ chức Công tác vănthư là một trong những nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ văn thư, đó là toàn bộcông việc liên quan đến ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập

hồ sơ hiện hành nhằm bảo đảm thông tin văn bản phục vụ cho sự hoạt động và traođổi thông tin giữa cơ quan và bên ngoài và phục vụ cho công tác quản lý Nhà nước.Công tác Văn thư - Lưu trữ quận Tây hồ được tổ chức theo mô hình tậptrung nghĩa là tất cả các loại văn bản, giấy tờ đi, đến đều phải qua văn thư tiếpnhận, đăng ký và chuyển giao Nhìn chung trình độ cán bộ đều đã được bồidưỡng về nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ từ trình độ trung cấp trở lên và đáp ứngđược yêu cầu công việc

Phòng Văn thư của quận được bố trí ngay tại tầng 1 khu nhà 5 tầng, gầncửa chính ra vào Việc bố trí này rất thuận lợi cho việc giao dịch và giải quyếtcông việc Phòng có 01 cán bộ văn thư được bố trí theo chuyên môn và sự phâncông của lãnh đạo văn phòng

Hình 1 Hình ảnh Phòng Văn thư của UBND quận Tây Hồ.

Việc tổ chức bộ phận văn thư theo mô hình tập trung khép kín có một số ưunhược điểm như sau:

- Ưu điểm:

+ Ở mô hình tập trung khép kín sẽ tạo môi trường làm việc yên tĩnh thoảimái, phát huy tinh thần làm việc tập thể, mang lại tinh thần làm việc tập trungcao cho tập thể, giữ được bí mật về mặt pháp lí đối với những văn bản mật, khảnăng làm việc độc lập cũng sẽ có điều kiện để phát huy tối đa

+ Cán bộ văn thư đều đã được bồi dưỡng đầy đủ các kiến thức chuyênmôn về nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ

+ Mỗi cán bộ văn thư đề có phẩm chất tốt, hoàn thành tốt các công việc,phục vụ kịp thời cho mọi hoạt động văn thư của Sở.

+ Được trang bị các trang thiết bị đại để phục vụ tốt cho việc chuyển lưu,cập nhật thông tin và bảo quản tài liệu, hồ sơ, con dấu tốt

+ Việc phát hành công văn đi, xử lý, cập nhật các văn bản đến được thực hiệntheo đúng quy trình Văn bản sao y, nhân bản tài liệu đảm bảo phục vụ kịp thời côngtác chỉ đạo của UBND - HĐND quận

2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong

việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan.

Nhìn chung công tác văn thư của UBND quận Tây hồ thực hiện tương đốitốt Chánh Văn phòng là người trực tiếp giúp lãnh đạo các cơ quan thực hiệnnhiệm vụ công tác Văn thư của cơ quan, tổ chức và trực tiếp chỉ đạo nghiệp vụcông tác Văn thư ở các cơ quan, tổ chức cấp dưới và đơn vị trực thuộc Lãnh đạoVăn phòng chỉ đạo thực hiện đúng với các quy định của Nhà nước và Pháp luật

về công tác Văn thư

Công tác Văn thư của quận cũng có nhiều đổi mới, áp dụng được côngnghệ thông tin trong công tác này Hàng năm các cán bộ Văn thư được học tậpcác khóa ngắn hạn bồi dưỡng nghiệp vụ nhằm nâng cao tay nghề

Lãnh đạo Văn phòng luôn quan tâm tới công tác Văn thư của cơ quan bởi

lẽ nó có vai trò rất quan trọng trong hoạt động của quận Lãnh đạo Văn phòngchỉ đạo thực hiện tốt các yêu cầu về công tác văn thư trong cơ quan vì vậy màcông tác văn thư của quận đã cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng caonăng suất, chất lượng công tác của các cơ quan; giúp Lãnh đạo cơ quan chỉ đạocông việc chính xác, hiệu quả, không để chậm việc, sót việc, tránh tệ nạn quanliêu, giấy tờ; góp phần giữ bí mật của cơ quan; tạo điều kiện thuận lợi cho côngtác lưu trữ Tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan là nguồn bổsung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành Vì vậy, làm tốt công tác Vănthư, mọi công việc của cơ quan, tổ chức đều được văn bản hoá, giải quyết côngviệc một cách nhanh chóng, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ

cơ quan đúng quy định thì sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành cáckhâu nghiệp vụ tiếp theo như phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản vàphục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài về sau

Lãnh đạo Văn phòng chỉ đạo thực hiện tốt các nội dung quản lý nhà nước

về công tác Văn thư như:

- Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quyphạm pháp luật về công tác văn thư

- Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư

- Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trongcông tác Văn thư

- Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức Văn thư

- Quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác Văn thư

- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm phápluật về công tác Văn thư

- Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác Văn thư

- Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực Văn thư

* Chánh Văn phòng trực tiếp làm các công việc như:

- Xem xét toàn bộ văn bản đến để phân phối cho các đơn vị, cá nhân vàbáo cáo với Lãnh đạo cơ quan những công việc quan trọng

- Ký thừa lệnh lãnh đạo các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã

hội một số văn bản được Lãnh đạo giao và ký những văn bản do văn phòng trựctiếp ban hành.

- Tham gia xây dựng văn bản theo yêu cầu của Lãnh đạo của cơ quan

- Xem xét thể thức văn bản trước khi trình Lãnh đạo ký ban hành

- Chánh Văn phòng có thể giao cho cấp phó hoặc cấp dưới của mình thựchiện một số nhiệm vụ cụ thể trong phạm vi quyền hạn của mình

2.2.1 Thể thức và kỹ thuật trình bày.

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND quận Tây hồ được áp dụngtheo quy định hiện hành Nhìn chung, các văn bản do UBND Quận Tây hồ đềuđúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo thông tư số 01/2011/TT-BNVngày 19/10/2011 của Bộ Nội Vụ

Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, trên cơ sởsửa đổi, bổ sung một số điều taị Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 của Bộ Nội Vụ và Văn phòng chính phủ hướng dẫn vềthể thức và kỹ thuật trình bày văn bản để các đơn vị biết, áp dụng thực hiệntrong việc soạn thảo ban hành văn bản

* Nhận xét ưu, nhược điểm

- Ưu điểm

+ Thể thức và kỹ thuật trình bày của văn bản được đánh giá là đúng so vớiquy định của Nhà nước về vấn đề soạn thảo và ban hành văn bản UBND quậnTây hồ chủ yếu ban hành văn bản hành chính

+ Đảm bảo đúng đường lối của Đảng, Pháp luật, của Nhà nước và mangtính khoa học, trình tự logic và theo mẫu nhất định

+ Kết cấu nội dung chặt chẽ, bổ sung cho nhau thể hiện được thẩm quyền

và hiệu lực pháp lý

+ Các văn bản soạn thảo đều theo đúng mục đích, yêu cầu đề ra

+ Văn bản soạn thảo và ban hành phù hợp với từng lĩnh vực của đời sốngkinh tế - xã hội như kinh tế, giáo dục, y tế, thể dục thể thao,

+ Ngôn ngữ trong văn bản là ngôn ngữ hành chính chuẩn

+ Văn phòng mang đậm tính chất hành chính

- Thể thức văn bản hành chính của cơ quan bao gồm đầy đủ các thànhphần thể thức như sau:

 Quốc hiệu

 Tên cơ quan, tổ chức ban hành

 Số, ký hiệu của văn bản

 Địa danh, ngày tháng, năm ban hành văn bản

 Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

 Nội dung văn bản

 Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

 Dấu của cơ quan, tổ chức

 Nơi nhận

- Nhược điểm

Tuy các văn bản do UBND quận Tây hồ ban hành đều đúng thể thức và

kỹ thuật trình bày nhưng tại các đơn vị, các phòng, ban soạn thảo văn bản cũngkhông thể tránh khỏi những sai sót nhất định

+ Một số văn bản còn sai thể thức và kỹ thuật trình bày: Định lề trang vănbản (đối với khổ giấy A4) chưa đúng với quy định

+ Văn bản văn bản còn tối nghĩa về nội dung, khiến người thực hiện chưahiểu rõ về nội dung văn bản

+ Văn bản khi ban hành thường sảy ra lỗi do chưa được kiểm tra cụ thể vàphải làm lại

+ Dưới tên cơ quan ban hành có đường kẻ nét liền bằng ½ so với tên cơquan và đặt cân đối ở giữa nhưng do người soạn thảo thuộc các phòng, ban soạnthảo và ban hành không có đường kẻ hoặc đường kẻ dài bằng tên cơ quan banhành

+ Tuy rằng văn phong và ngôn ngữ dùng trong các văn bản mang đậm tínhchất hành chính nhưng không thể tránh khỏi những văn bản vẫn có ngôn ngữ đờithường

+ Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan đã đi sát với cácbước thực hiện về nội dung Tuy nhiên vẫn có một số lỗi so với tiêu chuẩn Nhà

+ Dưới cơ quan ban hành văn bản không có dấu gạch chân.

+ Thường mắc một số lỗi trong quá trình đánh máy, hay sai ở phần tên cơ

quan ban hành văn bản viết tắt tên cơ quan là “UBND” ta phải chỉnh là “ỦY BAN NHÂN DÂN” (Vì đây là cơ quan ban hành văn bản không cho phép viết

tắt, chỉ trong trường hợp đó là cơ quan chủ quản cho phép viết tắt)

- Địa danh, ngày, tháng, năm có văn bản kiểu chữ nghiêng đậm Phải trìnhbày địa danh, ngày, tháng, năm bằng chữ in thường, chữ nghiêng, các chữ cáiđầu của địa danh phải viết hoa……

* Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản của UBND quận Tây hồ.

Công tác soạn thảo văn bản của UBND quận Tây hồ rất được chú trọng.Toàn bộ công tác soạn thảo văn bản đều do các chuyên viên, các đơn vị soạnthảo kiểm tra chặt chẽ theo một quy trình khoa học, trình tự các bước có mốiquan hệ logic

Quy trình soạn thảo văn bản là một khâu quan trọng trong hoạt động quản

lý Việc soạn thảo văn bản phải được tiến hành một cách tỉ mỉ, thận trọng vàkhoa học nhằm thống nhất trong soạn thảo, đảm bảo về mặt nội dung cũng như

về mặt kỹ thuật trình bày của văn bản

Các văn bản được soạn thảo tiến hành theo quy trình sau:

Bước 1 Chuẩn bị

Cán bộ chuyên môn xác định mục đích, nội dung vấn đề cần ban hành vàtrình Lãnh đạo Sau đó thu thập thông tin có liên quan đến vấn đề, sự việc gồmcác thông tin pháp lý, thông tin thực tế

Bước 2 Xây dựng bản thảo:

Xây dựng đề cương;

Viết bản dự thảo: Cán bộ chuyên môn căn cứ vào đề cương đã có viết bản

dự thảo Sau khi dự thảo xong tổ chức dự thảo xin ý kiến của các đơn vị liênquan.

Bước 3 Duyệt bản thảo:

Sau khi soạn thảo xong, trước khi trình văn bản phải được duyệt:

+ Trình Lãnh đạo phòng, ban chức năng xem xét và chịu trách nhiệm nộidung của văn bản Lãnh đạo phòng, ban ký tắt vào phần sau của chữ cuối cùngnội dung bản thảo

+ Trình Chánh Văn phòng xem xét về thể thức và nội dung sau đó kýnháy vào phần lưu Văn thư Nếu bản thảo được đồng ý của Chủ tịch ký nháyvào góc bên trái của bản thảo, nếu không đồng ý thì cán bộ chuyên môn phảithảo lại

Bước 4 Duyệt bản thảo:

Khi nào có chữ ký nháy của người ban hành văn bản vào bản dự thảo thìnhân viên đánh máy mới được đánh máy Sau khi đánh máy xong xem xét lạilần cuối về thể thức, lỗi chính tả, sau đó chuyển lại sang bên soạn thảo để chỉnhsửa

Bước 5 Hoàn thiện và ban hành văn bản.

Trước khi trình thủ trưởng thì cán bộ soạn thảo xem xét lại văn bản, nếusai sót thì cần sửa chữa ngay, nếu không có gì sai sót thì Lãnh đạo phòng ký tắtvào nội dung văn bản sau đó chuyển lên Chánh văn phòng kiểm tra và ký nháyban hành

* Ưu điểm:

- Chuyên viên làm công tác soạn thảo văn bản đều nắm vững kiến thức về

kỹ thuật trình bày văn bản từ bố cục, từ ngữ diễn đạt đến nội dung văn bản

- Các bước cơ bản của quy trình soạn thảo văn bản được thực hiện nghiêmchỉnh và thường xuyên có sự đôn đốc, nhắc nhở

- Văn bản sau khi đã dự thảo đều được trình lên thủ trưởng đơn vị duyệtqua về nội dung, được văn phòng duyệt về thể thức và kỹ thuật trình bày trướckhi trình lãnh đạo cơ quan ký ban hành Các văn bản trình lãnh đạo cơ quan kýban hành có chữ ký nháy của người kiểm tra về thể thức và nội dung

* Nhược điểm:

Một số văn bản khi ban hành thường quên ký nháy hoặc dưới chữ ký củaChủ tịch thì không có tên

Quy trình soạn thảo văn bản còn rườm rà, nhiều khâu làm cho công việc

bị ảnh hưởng rất nhiều, đặc biệt là về thời gian triển khai

Đối với một số văn bản đơn giản có thể tiến hành viết bản thảo luôn màkhông cần xây dựng đề cương

2.2.2 Quản lý và giải quyết văn bản.

2.2.2.1 Quản lý và giải quyết văn bản đi

- Ưu điểm:

+ Công tác quản lý và giải quyết văn bản đi của UBND Quận Tây hồđược thực hiện đúng theo quy định, tạo điều kiện cho việc thống nhất hệ thốngvăn bản ban hành trong cơ quan

+ Công tác soạn thảo văn bản được phân công rõ ràng cho từng chuyênviên nên hạn chế được tối đa những sai lệch về nội dung văn bản vì nhữngchuyên viên này có trình độ chuyên môn, am hiểu về lĩnh vực hoạt động củamình

+ Văn thư đăng ký các thông tin về văn bản chính xác vào sổ công văn đirất thuận lợi cho việc tra tìm văn bản khi cần thiết

+ Khi một văn bản gửi đi nhiều cơ quan, đơn vị, cá nhân khác nhau thìsau khi vào sổ công văn đi, văn thư sẽ tiến hành nhân bản các văn bản đó saocho đủ số lượng để gửi tới các cơ quan, đơn vị nhờ đó phục vụ tốt cho việc giảiquyết văn bản đi

+ Thực hiện việc chuyển giao văn bản đi bằng nhiều cách khác nhau nhưqua đường bưu điện, qua máy fax, nên văn bản được chuyển giao một cáchnhanh chóng, gọn nhẹ, tốn ít kinh phí

+ Cách đăng ký và sắp xếp văn bản theo tên loại riêng cũng góp phần làmcho việc tra tìm văn bản được nhanh chóng và chính xác

- Nhược điểm:

+ Việc soạn thảo văn bản do chuyên viên soạn thảo, việc kiểm tra thể

thức, nội dung của văn bản phải qua lại giữa các bước sẽ mất thời gian và tiến

độ giải quyết công việc chậm

+ Các văn bản mật đi ít nên được đăng ký chung vào sổ đăng ký văn bản

đi theo từng tên loại văn bản nên tính mật không đạt

+ Đăng ký văn bản đi trên hệ thống phần mềm, khi nhập số có thể bị sơsuất số văn bản nhảy cách số, khó sửa

2.2.2.2 Quản lý và giải quyết văn bản đến

Văn bản đến cơ quan có thể qua nhiều đường khác nhau nhưng đều phảiqua bộ phận văn thư Khi đó văn thư có trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tra, phânloại, bóc bì, đóng dấu đến và vào chương trình quản lý văn bản đến Sau đó vănbản được chuyển tới người có thẩm quyển giải quyết, văn thư tiến hành sao,nhân bản văn bản đến, chuyển đến các đơn vị, cá nhân

- Ưu điểm:

+ Quy trình quản lý giải quyết văn bản đến khá chặt chẽ, thuận lợi choviệc áp dũng tiêu chuẩn ISO vào chương trình quản lý văn bản và ứng dụngkhoa học công nghệ vào trong công tác quản lý và giải quyết văn bản đến ngàycàng hiệu quả hơn

+ Văn thư tiến hành trình văn bản cho những người có thẩm quyền xemxét từ đó phân phối đến các đơn vị một cách nhanh chóng nên các đơn vị sớmnhận được văn bản đến và giải quyết công việc một cách có hiệu quả

- Nhược điểm:

+ Trình tự giải quyết văn bản đến phải qua nhiều khâu

+ Lãnh đạo ghi ý kiến xử lý văn bản vào phiếu nên sẽ có thể bị thất lạcnên khi xin lại sẽ bị mất thời gian

+ Khi đăng ký văn bản bằng phần mềm có khả năng bị mất văn bản,không an toàn cho bảo mật thông tin

2.2.3 Quản lý và sử dụng con dấu trong cơ quan

Con dấu là thể hiện tính pháp lý và tư cách pháp nhân của cơ quan tổ chức

và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của cơ quan tổ chức vàcác chức danh nhà nước Con dấu được quản lý theo đúng quy định của nhà

Dấu là một thành phần thể thức của văn bản, thể hiện giá trị pháp lý củavăn bản, biểu hiện quyền lực nhà nước và của cơ quan trong văn bản, là thànhphần giúp chống giả mạo văn bản Khi một văn bản đã được đóng dấu phápnhân của cơ quan ban hành văn bản thì tất cả các đối tượng có liên quan phảichịu trách nhiệm thi hành

* Các quy định về quản lý và sử dụng con dấu:

Dấu có vai trò quan trọng trong việc ban hành văn bản vì vậy con dấu củaquận được quản lý rất chặt chẽ

Dấu của quận có nhiều loại như: Dấu cơ quan, dấu chức danh, dấu họ tên,dấu hỏa tốc, dấu chỉ mức độ mật khẩn

Việc quản lý và sử dụng con dấu của quận theo Nghị định số58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sửdụng con dấu

2.2.4 Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Việc lập hồ sơ hiện hành của cơ quan là quá trình tập hợp, sắp xếp các vănbản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi giải quyết công việc thành hồ sơtheo nguyên tắc và phương án nhất định Công việc lập hồ sơ hiện hành có vị tríquan trọng trong quá trình giải quyết công việc Nó chính là cầu nối gắn liềngiữa công tác văn thư và công tác lưu trữ

Việc lập hồ sơ và giao nộp tài liệu hiện hành của Quận còn có một số ưu

và nhược điểm sau:

- Ưu điểm:

Danh mục hồ sơ do chuyên viên, các đơn vị lập, do đó được dễ dàng hơn,

độ chính xác cao hơn, theo sát từng công việc trong một năm

Biên mục hồ sơ phục vụ cho tra cứu tài liệu kịp thời tạo điều kiện chocông tác lưu trữ, phục vụ tra cứu trước mắt và lâu dài của cơ quan

- Nhược điểm:

Công tác lập hồ sơ vẫn chưa được thực hiện nghiêm túc ở một số bộ phậnvẫn còn tình trạng tài liệu rời lẻ khi công việc đã giải quyết xong

Như vậy việc chỉ đạo thực hiện của lãnh đạo văn phòng đối với công tácvăn thư của UBND quận Tây hồ đảm bảo việc cung cấp thông tin phục vụ chohoạt động của cơ quan một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác và quan trọng là giữđược bí mật của Đảng và Nhà nước Giúp giải quyết công việc của cơ quan mộtcách nhanh chóng, hiệu quả góp phần nào cải cách được thủ tục hành chính.

3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ.

Công tác lưu trữ là một trong những hoạt động quản lý nhà nước bao gồmtất cả những vấn đề lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoahọc tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ côngtác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân Công tác lưu trữ ra đờiđòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu đểphục vụ xã hội Vì thế công tác Lưu trữ là mắt xích không thể thiếu trong hoạtđộng của bộ máy nhà nước

Nhiều tài liệu đã được chỉnh lý và đưa vào phục vụ tra tìm Tuy nhiêncũng còn một số tài liệu những năm gần đây chưa được chỉnh lý, đang ở tìnhtrạng lộn xộn Nội dung của tài liệu chủ yếu phản ánh quá trình hình thành hoạtđộng của quận Công tác phân loại hồ sơ bước đầu xác định giá trị tài liệu, lập

hồ sơ tương đối đầy đủ

Hiện nay các văn bản tài liệu hầu như đang còn tồn đọng ở các đơn vị vìvậy hàng năm Lãnh đạo văn phòng đều có văn bản chỉ đạo, đôn đốc, nhắc nhởcác đơn vị tiến hành giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan

3.1 Công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ.

Thu thập bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liênquan tới việc xác định nguồn tài liệu và thành phần tài liệu thuộc nguồn lưu trữ

cơ quan và phông lưu trữ cơ quan, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các kholưu trữ theo quyền hạn và phạm vi được nhà nước quy định

Thu thập bổ sung tài liệu nhằm đảm bảo đưa vào các kho lưu trữ nhữngtài liệu có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử để bảo quản và phục vụ yêu cầunghiên cứu, khai thác sử dụng tài liệu của độc giả

Các tài liệu hiện nay đã hết thời hạn lưu trữ hiện hành nhưng các đơn vị

vẫn chưa nộp vào lưu trữ, các tài liệu còn tồn đọng không chỉ có 01 năm mà còn

từ 02 đến 03 năm Mặc dù Văn phòng đã có công văn chỉ đạo đôn đốc nhắc nhởnhưng do các đơn vị chưa quan tâm đúng mức đến việc thu thập, bổ sung tài liệuvào lưu trữ nên các tài liệu ở các đơn vị vẫn còn tồn đọng

Nhìn chung công tác thu thập tài liệu lưu trữ của quận còn chậm, một sốphòng, ban, đơn vị trong quận còn chưa chú trọng

3.2 Công tác chỉnh lý tài liệu

Chỉnh lý tài liệu là việc tổ chức khai thác tài liệu trong phông theo mộtphương án phân loại quan trọng Đây là khâu quan trọng nhất của Lưu trữ Cóthể nói có tài liệu chỉnh lý thì mới được coi là kho lưu trữ Công việc này đòi hỏiphải có kiến thức chuyên môn, được đào tạo và có kinh nghiệm nghề nghiệp thìmới đảm bảo yêu cầu

Công tác chỉnh lý sơ bộ đã được thực hiện ở khâu cuối cùng của công tácVăn thư, bộ phận lưu trữ chỉ dựa vào đặc điểm, yêu cầu, nhiệm vụ mà chỉnh lýtài liệu được chọn là: Thời gian - mặt hoạt động

3.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ

Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng các biện pháp, kế hoạch, kỹ thuật kéodài tuổi thọ và đảm bảo an toàn cho tài liệu, nhằm phục vụ được tốt các yêu cầukhai thác, sử dụng tài liệu

Để đảm bảo tài liệu lưu trữ, quận đã bố trí kho lưu trữ ở nơi thoáng mát,tại tầng 5 của tòa nhà chính, kỹ thuật xây dựng đạt tiêu chuẩn Nền móng nhàkhô cao ráo, nước không thấm vào nền nhà, hệ thống điện trong kho sử dụngtoàn bộ cáp ngầm

Các trang thiết bị bảo bảo quản tài liệu như: Giá, tủ, hòm đựng tài liệu,cặp hồ sơ, bìa hồ sơ….đầy đủ

Tài liệu lưu trữ được sắp xếp gọn gàng, khoa học, trong kho có các bảngchỉ dẫn để tài liệu Tạo điều kiện cho việc khai thác, sử dụng tài liệu

Kho lưu trữ còn có các trang thiết bị: Thông gió, máy điều hòa, quạtchống ẩm, các thiết bị chống cháy…

Có quy định về chế độ bảo vệ tài liệu trong kho khá nghiêm ngặt

3.4 Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình tổ chức khai thác thông tin tàiliệu lưu trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu và yêu cầu giải quyết những nhiệm vụhiện hành của các cơ quan, tổ chức, cá nhân Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ làmột trong những công tác quan trọng nhất và là mục tiêu cuối cùng của công táclưu trữ

UBND quận Tây hồ rất coi trọng công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưutrữ không chỉ phục vụ tạm thời mà phục vụ lâu dài Không những phục vụ nhucầu sử dụng tài liệu của cán bộ, nhân viên trong quận mà còn phục vụ cho cácphòng, ban chuyên môn các phường trong địa bàn quận Tây hồ

* Nhận xét, đánh giá về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ:

- Ưu điểm:

Nhìn một cách tổng thể, UBND quận Tây hồ đã thực hiện tốt công tác lưutrữ từ khâu thu thập, bổ sung cho đến khâu tổ chức sử dụng tài liệu phục vụ tốtcho hoạt động của cơ quan Đặc biệt trong sưu tầm, bổ sung những tài liệu quýhiếm có giá trị của các cơ quan, tổ chức, cá nhân

Điều đó cho thấy sự quan tâm đúng mức, kịp thời của Thành phố, củaLãnh đạo quận và sự cố gắng, tinh thần trách nhiệm và có ý thức hoàn thành tốtcông việc, nhiệm vụ của các cán bộ, nhân viên thuộc các phòng ban chức năngvới công tác lưu trữ không chỉ ở cơ quan mà còn thực hiện tốt chủ trương chínhsách của Đảng và nhà nước ta

- Nhược điểm:

Phương tiện vận chuyển đi lại còn hạn chế, một số trang thiết bị đã cũ,không còn giá trị sử dụng không còn phù hợp với yêu cầu của công tác lưu trữhiện tại

Nhân sự không đồng đều, phòng lưu trữ rất nhiều việc mà UBND quậnchỉ sắp xếp 01 cán bộ phụ trách tất cả về mảng lưu trữ

Hầu hết các phông chính được lập hồ sơ, tuy nhiên tra cứu còn gặp nhiềukhó khăn, sắp xếp còn lộn xộn, chưa có đủ kho lưu trữ, công tác bảo quản, sửdụng chưa thực sự đạt hiệu quả cao…

Cụ thể Văn phòng đã tham mưu cho UBND quận ban hành một số văn bản

về công tác Văn thư - Lưu trữ như sau:

1 Báo cáo số 99/BC-UBND ngày 20 tháng 3 năm 2015 của Ủy ban nhândân quận Tây hồ về Tình hình quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ cơ quan

2 Kế hoạch số 59/KH-UBND ngày 10 tháng 02 năm 2015 của Ủy bannhân dân quận Tây hồ về việc thực hiện công tác văn thư - lưu trữ năm 2015

3 Kế hoạch số 78/KH-UBND ngày 09 tháng 10 năm 2014 của Ủy bannhân dân quận Tây hồ về việc Lập kế hoạch kinh phí hàng năm cho hoạt độngcủa phòng Lưu trữ

4 Quyết định số 17/QĐ-UBND ngày 09 tháng 03 năm 2015 của Ủy bannhân dân quận Tây hồ về việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quậnTây hồ

5 Quyết định số 17/QĐ-UBND ngày 11 tháng 01 năm 2015 của Ủy bannhân dân quận Tây hồ về việc Chỉnh lý hồ sơ và tài liệu lưu trữ quận Tây hồ

6 Hướng dẫn số 20/ HD-UBND ngày 17 tháng 04 năm 2015 của Ủy bannhân dân quận Tây hồ về việc bảo quản an toàn và tổ chức có hiệu quả hồ sơ, tàiliệu quận Tây hồ

PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA

CƠ QUAN

1 Giúp cơ quan Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm.

* Bộ mẫu lịch công tác tuần.

UBND QUẬN TÂY HỒ

+ Cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: 03/03 hồ sơ

+ Cấp giấy phép xây dựng:14/14 hồ sơ

+ Cấp GCNQSDĐ: 18 GCN

2 Công tác kinh tế.

- Tăng cường công tác kiểm tra, quản lý thị trường và kiểm soát giết mổ,

kiểm tra vệ sinh thú y đối với việc kinh doanh gia súc, sản phẩn gia súc, gia cầmtại các nhà hàng, quán ăn, các chợ trên địa bàn quận Kết quả kiểm tra: 3.000 kgthịt gia súc, gia cầm; 899 kg phủ tạng; 3.200 quả trứng gia cầm.

- Kiểm tra, chấn chỉnh hoạt động trông giữ phương tiện tại các điểm trônggiữ phương tiện trên địa bàn quận

3 Công tác quản lý đất đai.

- Họp hội đồng BTHT&TĐC dự án xây dựng đường Vành đai 2, Phường

Xuân La

- Dự họp tại UBND Thành phố về giao ban tình hình triển khai các côngtrình, cụm công trình trọng điểm cảu Thành phố giai đoạn 2011-2015, giải quyếtkhó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện dự án khu Trung tâm đô thị Tây

Hồ Tây, rà soát tiến độ thực hiện các dự án: Vành đai II, tuyến đường sắt đô thịthí điểm Thành phố Hà Nội

4 Công tác văn hóa - xã hội.

- Dự Lễ kỷ niệm 105 Ngày Quốc tế Phụ nữ (8/3/1910 - 8/3/2015) và 1975năm khởi nghĩa Hai Bà Trưng; biểu dương điển hình tiên tiến giai đoạn 2010-

2015 Tổ chức gặp mặt nữ cán bộ chủ chốt quận, phường nhân dịp kỷ niệmNgày quốc tế Phụ nữ 8/3; dự lễ phát động “Tháng Thanh niên 2015” và gặp mặttân binh trên đường nhập ngũ đợt 1/2015

- Tổ chức hội nghị tổng kết công tác quản lý nhà nước về tôn giáo năm

2014, triển khai nhiệm vụ trọng tâm năm 2015 trên địa bàn quận

- Dự lễ ký giao ước thi đua cụm Thi đua số II Hội Luật gia Thành phố HàNội

5 Công tác tiếp dân.

- Ban tiếp công dân tiếp 04 lượt công dân; tiếp nhận 04 đơn, phiếuchuyển

II Kế hoạch công tác tuần tới.

1 Công tác nội chính

- Chỉ đạo các lực lượng đảm bao ATCT và TTATXH trên địa bàn quận

Dự hội nghị giao ước thực hiện phong trào thi đua “ Vì an ninh tổ quốc” năm

2015 giữa 12 Công an quận thuộc Cụm Thi đua số 06 - Công an Thành phố HàNội; dự Hội nghị cán bộ chủ chốt quận Tây Hồ năm 2015

2 Công tác kinh tế:

- Tăng cường công tác kiểm tra, quản lý thị trường và kiểm soát giết mổ,kiểm tra vệ sinh thú y, VSATTP đối với việc kinh doanh gia súc, sản phẩm giasúc, gia cầm tại các nhà hàng, quán ăn, các chợ trên địa bàn quận

3 Công tác quản lý đất đai, trật tự xây dựng, quản lý đô thị và GPMB:

- Dự hội nghị tư vấn của Thanh tra Thành phố để giải quyết tranh chấp đấtđai giữa ông Bùi Văn Duyên và ông Trần Đình Hà, tổ 4, cụm 1, phường Bưởi

- Họp Hội đồng BTHT&TĐC dự án cải tạo mương thoát nước II, phườngBưởi

4 Công tác văn hóa - xã hội.

- Dự Lễ khai mạc giải thi đấu mừng Đảng, mừng Xuân quận Tây Hồ2015; Dự hội nghị tổng kết hoạt động hợp tác đầu tư của nước ngoài trong lĩnhvực giáo dục năm 2014 và triểm khai nhiệm vụ năm 2015; dự lễ phát độnghưởng ứng “ Tuần lễ quốc gia an toàn vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ”lần thứ 17 năm 2015 Thành phố Hà Nội

5 Công tác tiếp dân:

Chỉ đạo Ban tiếp công dân quận tiếp công dân có đơn khiếu nại, tố cáo,dân nguyện; tham mưu UBND quận giao các đơn vị có liên quan trả lời đơn củacông dân theo đúng quy định

Trên đây là kết quả công tác tuần của UBND quận, thừa lệnh UBNDquận, Văn phòng HĐND&UBND quận tổng hợp, báo cáo Thường trực quận ủy,Thường trực HĐND quận và thông báo tới các đơn vị liên quan biết để triểnkhai thực hiện /

Nơi nhận:

- UBND Thành phố;

- TTr Quận ủy; TTr HĐND quận;

- Đ/c Chủ tịch, các đ/c PCT UBND quận;

- MTTQ & các đoàn thể quận;

- Các phòng, ban, ngành thuộc quận;

- UBND các phường; (để thực hiện)

- Cổng giao tiếp điện tử quận;

ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN

(1) Ghi rõ nội dung kế hoạch

(2) Tên cơ quan, đơn vị nhận văn bản

(3) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo