Mục 1. Công tác thu thập và bổ sung tài liệu.
Điều 18. Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
Hàng năm cán bộ, công nhân viên chức có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ cơ quan, cụ thể:
1. Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu.
2. Phối hợp với các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.
3. Hướng dẫn các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”.
4. Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu.
5. Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập Biên bản giao nhận tài liệu.
Điều 19. Chỉnh lý tài liệu
Hồ sơ, tài liệu của cơ quan phải được chỉnh lý hoàn chỉnh và bảo quản trong kho lưu trữ.
1. Nguyên tắc chỉnh lý
Không phân tán phông lưu trữ
Khi phân loại, lập hồ sơ chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ phải tụn trọng sự hỡnh thành tài liệu theo trỡnh tự theo dừi, giải quyết cụng việc không phá vỡ hồ sơ đã lập
Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của UBND 2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt yêu cầu:
Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh
Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu
Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu
khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sử dụng tài liệu;
Lập danh mục tài liệu hết giá trị.
Điều 20. Xác định giá trị tài liệu
Bộ phận Văn thư, Lưu trữ có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu trình Lãnh đạo cơ quan, ban hành sau khi có ý kiến thẩm định của cơ quan có thẩm quyền.
Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời hạn bằng số năm cụ thể
Xác định tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.
Điều 21. Hội đồng xác định giá trị tài liệu
Phải bảo đảm nguyên tắc chính trị, lịch sử, toàn diện và tổng hợp.
Thực hiện theo phương pháp hệ thống, phân tích chức năng, thông tin Các tiêu chuẩn cơ bản để xác định giá trị tài liệu :
Nội dung của tài liệu;
- Vị trí của cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành tài liệu - Ý nghĩa của sự kiện, thời gian và địa điểm của tài liệu - Mức độ toàn vẹn của phông lưu trữ;
- Hình thức và tình trạng của tài liệu Điều 22. Hủy tài liệu hết giá trị
Chủ tịch UBND quận Tây hồ quyết định huỷ tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ
* Quyết định hủy tài liệu hết giá trị được quy định như sau:
Người đứng đầu trong hội đồng xác định giá trị tài liệu thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ hoặc tổ chức cấp trên trực tiếp có ý kiến đối với tài liệu hết giá trị cần hủy.
Căn cứ vào ý kiến thẩm định của Hội đồng xác định giá trị tài liệu hoặc ý kiến của UBND thành phố Hà nội thẩm quyền quyết định việc hủy tài liệu hết giá trị
Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu và phải được lập thành biên bản.
Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị gồm có:
- Quyết định thành lập Hội đồng
- Danh mục tài liệu hết giá trị, tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị - Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu. Biên bản họp Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu
- Văn bản đề nghị thẩm định, xin ý kiến của cơ quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị
- Văn bản thẩm định, cho ý kiến của cơ quan có thẩm quyền - Quyết định huỷ tài liệu hết giá trị
- Biên bản bàn giao tài liệu hủy - Biên bản huỷ tài liệu hết giá trị.
Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan có tài liệu bị huỷ ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu.
Điều 23. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử
Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc trừ trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan.
Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.
Trong thời hạn 03 tháng, kêt từ ngày được quyết đoán đối với hồ sơ, tài liệu cơ bản.
Mục 2: BẢO QUẢN, TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Điều 24. Bảo quản tài liệu lưu trữ
Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan cá nhân mỗi người p-phải tự bảo quản và phải đảm bảo an toàn cho các hồ sơ, tài liệu.
Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phải được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan và tập trung bảo quản trong kho lưu trữ cơ quan
Kho lưu trữ phải được trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an toàn cho tài liệu.
Chánh Văn phòng có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các quy định về bảo
quản tài liệu lưu trữ: bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định; thực hiện các biện pháp phòng chống cháy, nổ, phòng chống thiên tai, phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ; trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; duy trì các chế độ bảo quản phù hợp với từng loại tài liệu lưu trữ.
Các cán bộ lưu trữ của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm: bố trí, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu trong kho để trong hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra và tra cứu;
thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có trong kho để nắm được số lượng, chất lượng tài liệu.
Điều 25. Đối tượng và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu
Tất cả cán bộ, công chức, viên chức trong, ngoài cơ quan, tổ chức và mọi cá nhân đều được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vì mục đích công vụ và các nhu cầu riêng chính đáng.
Nếu nghiên cứu tài liệu vì mục đích công vụ phải có giấy giới thiệu ghi rừ mục đớch nghiờn cứu tài liệu và phải được Lónh đạo cơ quan hoặc Chỏnh Văn phòng đồng ý.
Cá nhân khai thác sử dụng tài liệu vì mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu, chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu và phải được Lãnh đạo cơ quan hoặc Chánh Văn phòng đồng ý.
Điều 26. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Thực hiện theo quy định tại Điều 32 Luật lưu trữ 2011.
Điều 27. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Thực hiện theo các quy định tại Điều 31 và Điều 34 Luật lưu trữ 2011.
Điều 28. Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ Nội quy Phòng đọc:
- Thời gian phục vụ phòng đọc sáng từ 8h đến 11h Chiều từ 2h đến 5h từ thứ 2 đến thứ 6
- Các giấy tờ cần xuất trình khi đến khai thác tài liệu phải có chứng minh thư minh dân
- Không được mang điện thoại, máy quay phim, có tính năng chụp ảnh - Phải thực hiện các thủ tục nghiên cứu và khai thác tài liệu theo hướng dẫn của nhân viên phòng đọc
- Không được tự ý sao, chụp ảnh tài liệu, dữ liệu trên máy tính và thông tin trong công cụ tra cứu khi chưa được phép
- Ngoài các quy định trên, cần thực hiện nghiêm chỉnh các quy định có liên quan trong Nội quy ra, vào cơ quan; Quy định về sử dụng tài liệu; Quy định về phòng chống cháy nổ của cơ quan, tổ chức.
Công chức, viên chức lưu trữ của UBND quận Tây hồ phải lập các Sổ nhập, xuất tài liệu, Sổ đăng ký mục lục hồ sơ và sổ đăng ký độc giả để quản lý tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác tài liệu.
CHƯƠNG IV
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 30. Tổ chức thực hiện
Quy chế này có hiệu lực kể từ ngày ký và Chánh văn phòng HĐND &
UBND quận, Trưởng phòng Nội vụ quận Tây Hồ có trách nhiệm đôn đốc, theo dừi, kiểm tra việc thực hiện Quy chế này.
Thủ trưởng các phòng, ban chuyên môn, Chủ tịch UBND các phường thuộc quận và toàn thể cán bộ, công chức thuộc quận có trách nhiệm triển khai thực hiện nghiêm túc Quy chế này.
Trong quá trình tổ chức thực hiện nếu có khó khăn, vướng mắc đề nghị báo cáo về UBND quận (qua Phòng Nội vụ) để xem xét, sửa đổi, điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp với quy định của pháp luật và tình hình thực tế của Quận./.
TM ỦY BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH
(Đã ký)
Nguyễn Phúc Quang
3. Soạn thảo “quy chế văn hóa công sở” của cơ quan.
UBND QUẬN TÂY HỒ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Tây Hồ, ngày tháng năm 2015 QUY CHẾ
Văn hoá công sở tại UBND quận Tây hồ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 02/2014/QĐ-UBND ngày 03 tháng 03 năm 2014 của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ)
___________
Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh
Quy chế này quy định về trang phục, giao tiếp và ứng xử của cán bộ, công chức, viên chức khi thi hành nhiệm vụ, bài trí công sở tại các cơ quan hành chính cơ quan (sau đây gọi chung là cán bộ, công chức) khi thi hành nhiệm vụ, bài trí công sở tại cơ quan hành chính Nhà nước trên địa bàn quận Tây Hồ, bao gồm:
1. Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ, các cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận Tây Hồ.
2. Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ.
Điều 2. Nguyên tắc thực hiện văn hoá công sở
Việc thực hiện văn hoá công sở phải tuân thủ các nguyên tắc sau đây:
1. Phù hợp với truyền thống, bản sắc văn hoá dân tộc và điều kiện kinh tế - xã hội;
2. Phù hợp với định hướng xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức chuyên nghiệp, hiện đại;
3. Phù hợp với các quy định của pháp luật và mục đích, yêu cầu cải cách hành chính, chủ trương hiện đại hoá nền hành chính nhà nước.
Điều 3. Mục đích
Việc thực hiện văn hoá công sở nhằm :
1. Bảo đảm tính trang nghi nghiêm và hiệu quả hoạt động của các phòng,
ban, các cán bộ, công chức, viên chức của UBND quận.
2. Xây dựng phong cách ứng xử chuẩn mực của cán bộ, công chức, viên chức trong hoạt động công vụ, hướng tới mục tiêu xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức có phẩm chất đạo đức tốt, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao.
3. Nâng cao ý thức trách nhiệm của cán bộ. Là căn cứ để cơ quan xử lý khi cán bộ, công chức, viên chức vi phạm các chuẩn mực, xử sự khi thi hành nhiệm vụ, công vụ.
Điều 4. Các hành vi bị cấm
1. Hút thuốc lá trong phòng làm việc
2. Sử dụng đồ uống có cồn tại công sở, trừ trường hợp được sự đồng ý của lãnh đạo cơ quan vào các dịp liên hoan, lễ tết, tiếp khách ngoại giao.
3. Quảng cáo thương mại tại công sở.
4. Lập bàn thờ, thắp hương trong phòng làm việc
5. Khai thác mạng iternet hoặc tự cài đặt vào máy các nội dung đồi trụy, không lành mạnh.
Chương II
TRANG PHỤC, GIAO TIẾP VÀ ỨNG XỬ CỦA CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC
Mục 1
TRANG PHỤC CỦA CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC Điều 5. Trang phục
1. Khi thực hiện nhiệm vụ, cán bộ, công chức, viên chức phải ăn mặc gọn gàng, lịch sự.
2. Cán bộ, công chức, viên chức có trang phục riêng thì thực hiện theo quy định của pháp luật.
Điều 6. Lễ phục
Trong các cuộc họp Hội đồng nhân dân, Đại hội Đảng bộ, các cuộc hội nghị tổng kết, tổng kết cơ quan và các buổi lễ cuộc họp trọng thể khác, cuộc tiếp khách nước ngoài cán bộ, công chức viên chức phải tuân thủ như sau:
1. Lễ phục của nam cán bộ, công chức, viên chức: bộ comple, áo sơ mi, cravat.
2. Lễ phục của nữ cán bộ, công chức, viên chức: áo dài truyền thống, bộ comple nữ.
Điều 7. Thẻ cán bộ, công chức, viên chức
1. Cán bộ, công chức, viên chức phải đeo thẻ khi thực hiện nhiệm vụ.
2. Thẻ cán bộ, công chức, viên chức phải có tên cơ quan, ảnh, họ và tên, chức danh, số hiệu của cán bộ, công chức, viên chức.
3. Thẻ cán bộ, công chức, viên chức phải đeo ở vị trí trước ngực, sử dụng dây hoặc ghim cài.
Mục 2
GIAO TIẾP VÀ ỨNG XỬ CỦA CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC Điều 8. Giao tiếp và ứng xử
1. Cán bộ, công chức, viên chức khi thi hành nhiệm vụ phải thực hiện các quy định về những việc phải làm và những việc không được làm theo quy định của pháp luật.
2. Trong giao tiếp và ứng xử, cán bộ, công chức, viên chức phải có thái độ lịch sự, tụn trọng. Ngụn ngữ giao tiếp phải rừ ràng, mạch lạc; khụng núi tục, núi tiếng lóng, quát nạt.
Điều 9. Giao tiếp ứng xử với nhân dân và ứng xử với đồng nghiệp.
1. Trong giao tiếp và ứng xử với nhân dân, cán bộ, công chức, viên chức phải nhó nhặn, lắng nghe ý kiến, giải thớch, hướng dẫn rừ ràng, cụ thể về cỏc quy định liên quan đến giải quyết công việc.
2. Cán bộ, công chức, viên chức không được có thái độ hách dịch, nhũng nhiễu, gây khó khăn, phiền hà khi thực hiện nhiệm vụ.
3. Trong giao tiếp và ứng xử với đồng nghiệp, cán bộ, công chức, viên chức phải có thái độ trung thực, thân thiện, hợp tác, tôn trọng đối tượng giao tiếp.
Điều 10. Giao tiếp qua điện thoại
1. Khi giao tiếp qua điện thoại, cán bộ, công chức, viên chức phải xưng tên, cơ quan, đơn vị nơi công tác; trao đổi ngắn gọn, tập trung vào nội dung công việc; không ngắt điện thoại đột ngột, không gắt gỏng, nói to, sử dụng tiếng lóng.
2. Khi tham dự hội họp, tiếp khách điện thoại phải để chế độ im lặng hoặc trao đổi ngắn gọn
Chương III