III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CễNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHềNG CỦA UBND QUẬN TÂY HỒ
2. Khảo sát về công tác văn thư
2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan
Nhìn chung công tác văn thư của UBND quận Tây hồ thực hiện tương đối tốt. Chánh Văn phòng là người trực tiếp giúp lãnh đạo các cơ quan thực hiện nhiệm vụ công tác Văn thư của cơ quan, tổ chức và trực tiếp chỉ đạo nghiệp vụ công tác Văn thư ở các cơ quan, tổ chức cấp dưới và đơn vị trực thuộc. Lãnh đạo Văn phòng chỉ đạo thực hiện đúng với các quy định của Nhà nước và Pháp luật về công tác Văn thư.
Công tác Văn thư của quận cũng có nhiều đổi mới, áp dụng được công nghệ thông tin trong công tác này. Hàng năm các cán bộ Văn thư được học tập các khóa ngắn hạn bồi dưỡng nghiệp vụ nhằm nâng cao tay nghề.
Lãnh đạo Văn phòng luôn quan tâm tới công tác Văn thư của cơ quan bởi
lẽ nó có vai trò rất quan trọng trong hoạt động của quận. Lãnh đạo Văn phòng chỉ đạo thực hiện tốt các yêu cầu về công tác văn thư trong cơ quan vì vậy mà công tác văn thư của quận đã cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao năng suất, chất lượng công tác của các cơ quan; giúp Lãnh đạo cơ quan chỉ đạo công việc chính xác, hiệu quả, không để chậm việc, sót việc, tránh tệ nạn quan liêu, giấy tờ; góp phần giữ bí mật của cơ quan; tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan là nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành. Vì vậy, làm tốt công tác Văn thư, mọi công việc của cơ quan, tổ chức đều được văn bản hoá, giải quyết công việc một cách nhanh chóng, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định thì sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo như phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài về sau.
Lãnh đạo Văn phòng chỉ đạo thực hiện tốt các nội dung quản lý nhà nước về công tác Văn thư như:
- Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư.
- Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư.
- Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác Văn thư.
- Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức Văn thư.
- Quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác Văn thư
- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác Văn thư.
- Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác Văn thư.
- Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực Văn thư.
* Chánh Văn phòng trực tiếp làm các công việc như:
- Xem xét toàn bộ văn bản đến để phân phối cho các đơn vị, cá nhân và báo cáo với Lãnh đạo cơ quan những công việc quan trọng.
- Ký thừa lệnh lãnh đạo các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã
hội một số văn bản được Lãnh đạo giao và ký những văn bản do văn phòng trực tiếp ban hành.
- Tham gia xây dựng văn bản theo yêu cầu của Lãnh đạo của cơ quan.
- Xem xét thể thức văn bản trước khi trình Lãnh đạo ký ban hành.
- Chánh Văn phòng có thể giao cho cấp phó hoặc cấp dưới của mình thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể trong phạm vi quyền hạn của mình
2.2.1. Thể thức và kỹ thuật trình bày.
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND quận Tây hồ được áp dụng theo quy định hiện hành. Nhìn chung, các văn bản do UBND Quận Tây hồ đều đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/10/2011 của Bộ Nội Vụ.
Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, trên cơ sở sửa đổi, bổ sung một số điều taị Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV- VPCP ngày 06/05/2005 của Bộ Nội Vụ và Văn phòng chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản để các đơn vị biết, áp dụng thực hiện trong việc soạn thảo ban hành văn bản.
* Nhận xét ưu, nhược điểm - Ưu điểm
+ Thể thức và kỹ thuật trình bày của văn bản được đánh giá là đúng so với quy định của Nhà nước về vấn đề soạn thảo và ban hành văn bản. UBND quận Tây hồ chủ yếu ban hành văn bản hành chính.
+ Đảm bảo đúng đường lối của Đảng, Pháp luật, của Nhà nước và mang tính khoa học, trình tự logic và theo mẫu nhất định.
+ Kết cấu nội dung chặt chẽ, bổ sung cho nhau thể hiện được thẩm quyền và hiệu lực pháp lý.
+ Các văn bản soạn thảo đều theo đúng mục đích, yêu cầu đề ra.
+ Văn bản soạn thảo và ban hành phù hợp với từng lĩnh vực của đời sống kinh tế - xã hội như kinh tế, giáo dục, y tế, thể dục thể thao,...
+ Ngôn ngữ trong văn bản là ngôn ngữ hành chính chuẩn.
+ Văn phòng mang đậm tính chất hành chính.
- Thể thức văn bản hành chính của cơ quan bao gồm đầy đủ các thành phần thể thức như sau:
• Quốc hiệu
• Tên cơ quan, tổ chức ban hành
• Số, ký hiệu của văn bản.
• Địa danh, ngày tháng, năm ban hành văn bản
• Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
• Nội dung văn bản
• Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
• Dấu của cơ quan, tổ chức
• Nơi nhận - Nhược điểm
Tuy các văn bản do UBND quận Tây hồ ban hành đều đúng thể thức và kỹ thuật trình bày nhưng tại các đơn vị, các phòng, ban soạn thảo văn bản cũng không thể tránh khỏi những sai sót nhất định.
+ Một số văn bản còn sai thể thức và kỹ thuật trình bày: Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4) chưa đúng với quy định.
+ Văn bản văn bản còn tối nghĩa về nội dung, khiến người thực hiện chưa hiểu rừ về nội dung văn bản.
+ Văn bản khi ban hành thường sảy ra lỗi do chưa được kiểm tra cụ thể và phải làm lại.
+ Dưới tờn cơ quan ban hành cú đường kẻ nột liền bằng ẵ so với tờn cơ quan và đặt cân đối ở giữa nhưng do người soạn thảo thuộc các phòng, ban soạn thảo và ban hành không có đường kẻ hoặc đường kẻ dài bằng tên cơ quan ban hành
+ Tuy rằng văn phong và ngôn ngữ dùng trong các văn bản mang đậm tính chất hành chính nhưng không thể tránh khỏi những văn bản vẫn có ngôn ngữ đời thường.
+ Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan đã đi sát với các
bước thực hiện về nội dung. Tuy nhiên vẫn có một số lỗi so với tiêu chuẩn Nhà nước
Ví dụ: Trong công văn số 75/CV-UBND ngày 04 tháng 04 năm 2015 của UBND quận có sai về số kí hiệu của văn bản: 75/CV-UBND
Công văn là văn bản không có tên loại cho nên số kí hiệu chỉ cần ghi: số kí hiệu, gạch chéo, tên cơ quan ban hành, gạch ngang tên đơn vị soạn thảo
+ Dưới cơ quan ban hành văn bản không có dấu gạch chân.
+ Thường mắc một số lỗi trong quá trình đánh máy, hay sai ở phần tên cơ quan ban hành văn bản viết tắt tên cơ quan là “UBND” ta phải chỉnh là “ỦY BAN NHÂN DÂN” (Vì đây là cơ quan ban hành văn bản không cho phép viết tắt, chỉ trong trường hợp đó là cơ quan chủ quản cho phép viết tắt)
- Địa danh, ngày, tháng, năm có văn bản kiểu chữ nghiêng đậm. Phải trình bày địa danh, ngày, tháng, năm bằng chữ in thường, chữ nghiêng, các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa……
* Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản của UBND quận Tây hồ.
Công tác soạn thảo văn bản của UBND quận Tây hồ rất được chú trọng.
Toàn bộ công tác soạn thảo văn bản đều do các chuyên viên, các đơn vị soạn thảo kiểm tra chặt chẽ theo một quy trình khoa học, trình tự các bước có mối quan hệ logic.
Quy trình soạn thảo văn bản là một khâu quan trọng trong hoạt động quản lý. Việc soạn thảo văn bản phải được tiến hành một cách tỉ mỉ, thận trọng và khoa học nhằm thống nhất trong soạn thảo, đảm bảo về mặt nội dung cũng như về mặt kỹ thuật trình bày của văn bản.
Các văn bản được soạn thảo tiến hành theo quy trình sau:
Bước 1. Chuẩn bị
Cán bộ chuyên môn xác định mục đích, nội dung vấn đề cần ban hành và trình Lãnh đạo. Sau đó thu thập thông tin có liên quan đến vấn đề, sự việc gồm các thông tin pháp lý, thông tin thực tế.
Bước 2. Xây dựng bản thảo:
Xây dựng đề cương;
Viết bản dự thảo: Cán bộ chuyên môn căn cứ vào đề cương đã có viết bản dự thảo. Sau khi dự thảo xong tổ chức dự thảo xin ý kiến của các đơn vị liên quan.
Bước 3. Duyệt bản thảo:
Sau khi soạn thảo xong, trước khi trình văn bản phải được duyệt:
+ Trình Lãnh đạo phòng, ban chức năng xem xét và chịu trách nhiệm nội dung của văn bản. Lãnh đạo phòng, ban ký tắt vào phần sau của chữ cuối cùng nội dung bản thảo.
+ Trình Chánh Văn phòng xem xét về thể thức và nội dung sau đó ký nháy vào phần lưu Văn thư. Nếu bản thảo được đồng ý của Chủ tịch ký nháy vào góc bên trái của bản thảo, nếu không đồng ý thì cán bộ chuyên môn phải thảo lại.
Bước 4. Duyệt bản thảo:
Khi nào có chữ ký nháy của người ban hành văn bản vào bản dự thảo thì nhân viên đánh máy mới được đánh máy. Sau khi đánh máy xong xem xét lại lần cuối về thể thức, lỗi chính tả, sau đó chuyển lại sang bên soạn thảo để chỉnh sửa.
Bước 5. Hoàn thiện và ban hành văn bản.
Trước khi trình thủ trưởng thì cán bộ soạn thảo xem xét lại văn bản, nếu sai sót thì cần sửa chữa ngay, nếu không có gì sai sót thì Lãnh đạo phòng ký tắt vào nội dung văn bản sau đó chuyển lên Chánh văn phòng kiểm tra và ký nháy ban hành.
* Ưu điểm:
- Chuyên viên làm công tác soạn thảo văn bản đều nắm vững kiến thức về kỹ thuật trình bày văn bản từ bố cục, từ ngữ diễn đạt đến nội dung văn bản.
- Các bước cơ bản của quy trình soạn thảo văn bản được thực hiện nghiêm chỉnh và thường xuyên có sự đôn đốc, nhắc nhở.
- Văn bản sau khi đã dự thảo đều được trình lên thủ trưởng đơn vị duyệt qua về nội dung, được văn phòng duyệt về thể thức và kỹ thuật trình bày trước khi trình lãnh đạo cơ quan ký ban hành. Các văn bản trình lãnh đạo cơ quan ký
ban hành có chữ ký nháy của người kiểm tra về thể thức và nội dung.
* Nhược điểm:
Một số văn bản khi ban hành thường quên ký nháy hoặc dưới chữ ký của Chủ tịch thì không có tên.
Quy trình soạn thảo văn bản còn rườm rà, nhiều khâu làm cho công việc bị ảnh hưởng rất nhiều, đặc biệt là về thời gian triển khai.
Đối với một số văn bản đơn giản có thể tiến hành viết bản thảo luôn mà không cần xây dựng đề cương.
2.2.2. Quản lý và giải quyết văn bản.
2.2.2.1. Quản lý và giải quyết văn bản đi - Ưu điểm:
+ Công tác quản lý và giải quyết văn bản đi của UBND Quận Tây hồ được thực hiện đúng theo quy định, tạo điều kiện cho việc thống nhất hệ thống văn bản ban hành trong cơ quan.
+ Cụng tỏc soạn thảo văn bản được phõn cụng rừ ràng cho từng chuyờn viên nên hạn chế được tối đa những sai lệch về nội dung văn bản vì những chuyên viên này có trình độ chuyên môn, am hiểu về lĩnh vực hoạt động của mình.
+ Văn thư đăng ký các thông tin về văn bản chính xác vào sổ công văn đi rất thuận lợi cho việc tra tìm văn bản khi cần thiết.
+ Khi một văn bản gửi đi nhiều cơ quan, đơn vị, cá nhân khác nhau thì sau khi vào sổ công văn đi, văn thư sẽ tiến hành nhân bản các văn bản đó sao cho đủ số lượng để gửi tới các cơ quan, đơn vị nhờ đó phục vụ tốt cho việc giải quyết văn bản đi.
+ Thực hiện việc chuyển giao văn bản đi bằng nhiều cách khác nhau như qua đường bưu điện, qua máy fax,... nên văn bản được chuyển giao một cách nhanh chóng, gọn nhẹ, tốn ít kinh phí.
+ Cách đăng ký và sắp xếp văn bản theo tên loại riêng cũng góp phần làm cho việc tra tìm văn bản được nhanh chóng và chính xác.
- Nhược điểm:
+ Việc soạn thảo văn bản do chuyên viên soạn thảo, việc kiểm tra thể thức, nội dung của văn bản phải qua lại giữa các bước sẽ mất thời gian và tiến độ giải quyết công việc chậm.
+ Các văn bản mật đi ít nên được đăng ký chung vào sổ đăng ký văn bản đi theo từng tên loại văn bản nên tính mật không đạt.
+ Đăng ký văn bản đi trên hệ thống phần mềm, khi nhập số có thể bị sơ suất số văn bản nhảy cách số, khó sửa.
2.2.2.2. Quản lý và giải quyết văn bản đến
Văn bản đến cơ quan có thể qua nhiều đường khác nhau nhưng đều phải qua bộ phận văn thư. Khi đó văn thư có trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến và vào chương trình quản lý văn bản đến. Sau đó văn bản được chuyển tới người có thẩm quyển giải quyết, văn thư tiến hành sao, nhân bản văn bản đến, chuyển đến các đơn vị, cá nhân.
- Ưu điểm:
+ Quy trình quản lý giải quyết văn bản đến khá chặt chẽ, thuận lợi cho việc áp dũng tiêu chuẩn ISO vào chương trình quản lý văn bản và ứng dụng khoa học công nghệ vào trong công tác quản lý và giải quyết văn bản đến ngày càng hiệu quả hơn.
+ Văn thư tiến hành trình văn bản cho những người có thẩm quyền xem xét từ đó phân phối đến các đơn vị một cách nhanh chóng nên các đơn vị sớm nhận được văn bản đến và giải quyết công việc một cách có hiệu quả.
- Nhược điểm:
+ Trình tự giải quyết văn bản đến phải qua nhiều khâu.
+ Lãnh đạo ghi ý kiến xử lý văn bản vào phiếu nên sẽ có thể bị thất lạc nên khi xin lại sẽ bị mất thời gian.
+ Khi đăng ký văn bản bằng phần mềm có khả năng bị mất văn bản, không an toàn cho bảo mật thông tin.
2.2.3 Quản lý và sử dụng con dấu trong cơ quan
Con dấu là thể hiện tính pháp lý và tư cách pháp nhân của cơ quan tổ chức và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của cơ quan tổ chức và
các chức danh nhà nước. Con dấu được quản lý theo đúng quy định của nhà nước.
Dấu là một thành phần thể thức của văn bản, thể hiện giá trị pháp lý của văn bản, biểu hiện quyền lực nhà nước và của cơ quan trong văn bản, là thành phần giúp chống giả mạo văn bản. Khi một văn bản đã được đóng dấu pháp nhân của cơ quan ban hành văn bản thì tất cả các đối tượng có liên quan phải chịu trách nhiệm thi hành.
* Các quy định về quản lý và sử dụng con dấu:
Dấu có vai trò quan trọng trong việc ban hành văn bản vì vậy con dấu của quận được quản lý rất chặt chẽ.
Dấu của quận có nhiều loại như: Dấu cơ quan, dấu chức danh, dấu họ tên, dấu hỏa tốc, dấu chỉ mức độ mật khẩn...
Việc quản lý và sử dụng con dấu của quận theo Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.
2.2.4 Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan Việc lập hồ sơ hiện hành của cơ quan là quá trình tập hợp, sắp xếp các văn bản, tài liệu hỡnh thành trong quỏ trỡnh theo dừi giải quyết cụng việc thành hồ sơ theo nguyên tắc và phương án nhất định. Công việc lập hồ sơ hiện hành có vị trí quan trọng trong quá trình giải quyết công việc. Nó chính là cầu nối gắn liền giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ.
Việc lập hồ sơ và giao nộp tài liệu hiện hành của Quận còn có một số ưu và nhược điểm sau:
- Ưu điểm:
Danh mục hồ sơ do chuyên viên, các đơn vị lập, do đó được dễ dàng hơn, độ chính xác cao hơn, theo sát từng công việc trong một năm.
Biên mục hồ sơ phục vụ cho tra cứu tài liệu kịp thời tạo điều kiện cho công tác lưu trữ, phục vụ tra cứu trước mắt và lâu dài của cơ quan.
- Nhược điểm:
Công tác lập hồ sơ vẫn chưa được thực hiện nghiêm túc ở một số bộ phận