III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CễNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHềNG CỦA UBND QUẬN TÂY HỒ
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ
Công tác lưu trữ là một trong những hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân. Công tác lưu trữ ra đời đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội. Vì thế công tác Lưu trữ là mắt xích không thể thiếu trong hoạt động của bộ máy nhà nước.
Nhiều tài liệu đã được chỉnh lý và đưa vào phục vụ tra tìm. Tuy nhiên cũng còn một số tài liệu những năm gần đây chưa được chỉnh lý, đang ở tình trạng lộn xộn. Nội dung của tài liệu chủ yếu phản ánh quá trình hình thành hoạt động của quận. Công tác phân loại hồ sơ bước đầu xác định giá trị tài liệu, lập hồ sơ tương đối đầy đủ.
Hiện nay các văn bản tài liệu hầu như đang còn tồn đọng ở các đơn vị vì vậy hàng năm Lãnh đạo văn phòng đều có văn bản chỉ đạo, đôn đốc, nhắc nhở các đơn vị tiến hành giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
3.1. Công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ.
Thu thập bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn tài liệu và thành phần tài liệu thuộc nguồn lưu trữ cơ quan và phông lưu trữ cơ quan, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi được nhà nước quy định.
Thu thập bổ sung tài liệu nhằm đảm bảo đưa vào các kho lưu trữ những tài liệu có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử để bảo quản và phục vụ yêu cầu nghiên cứu, khai thác sử dụng tài liệu của độc giả.
Các tài liệu hiện nay đã hết thời hạn lưu trữ hiện hành nhưng các đơn vị vẫn chưa nộp vào lưu trữ, các tài liệu còn tồn đọng không chỉ có 01 năm mà còn từ 02 đến 03 năm. Mặc dù Văn phòng đã có công văn chỉ đạo đôn đốc nhắc nhở nhưng do các đơn vị chưa quan tâm đúng mức đến việc thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ nên các tài liệu ở các đơn vị vẫn còn tồn đọng.
Nhìn chung công tác thu thập tài liệu lưu trữ của quận còn chậm, một số phòng, ban, đơn vị trong quận còn chưa chú trọng.
3.2. Công tác chỉnh lý tài liệu
Chỉnh lý tài liệu là việc tổ chức khai thác tài liệu trong phông theo một phương án phân loại quan trọng. Đây là khâu quan trọng nhất của Lưu trữ. Có thể nói có tài liệu chỉnh lý thì mới được coi là kho lưu trữ. Công việc này đòi hỏi phải có kiến thức chuyên môn, được đào tạo và có kinh nghiệm nghề nghiệp thì mới đảm bảo yêu cầu.
Công tác chỉnh lý sơ bộ đã được thực hiện ở khâu cuối cùng của công tác Văn thư, bộ phận lưu trữ chỉ dựa vào đặc điểm, yêu cầu, nhiệm vụ mà chỉnh lý tài liệu được chọn là: Thời gian - mặt hoạt động.
3.3. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ
Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng các biện pháp, kế hoạch, kỹ thuật kéo dài tuổi thọ và đảm bảo an toàn cho tài liệu, nhằm phục vụ được tốt các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu.
Để đảm bảo tài liệu lưu trữ, quận đã bố trí kho lưu trữ ở nơi thoáng mát, tại tầng 5 của tòa nhà chính, kỹ thuật xây dựng đạt tiêu chuẩn. Nền móng nhà khô cao ráo, nước không thấm vào nền nhà, hệ thống điện trong kho sử dụng toàn bộ cáp ngầm.
Các trang thiết bị bảo bảo quản tài liệu như: Giá, tủ, hòm đựng tài liệu, cặp hồ sơ, bìa hồ sơ….đầy đủ.
Tài liệu lưu trữ được sắp xếp gọn gàng, khoa học, trong kho có các bảng chỉ dẫn để tài liệu. Tạo điều kiện cho việc khai thác, sử dụng tài liệu.
Kho lưu trữ còn có các trang thiết bị: Thông gió, máy điều hòa, quạt chống ẩm, các thiết bị chống cháy…
Có quy định về chế độ bảo vệ tài liệu trong kho khá nghiêm ngặt.
3.4. Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình tổ chức khai thác thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu và yêu cầu giải quyết những nhiệm vụ hiện hành của các cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là một trong những công tác quan trọng nhất và là mục tiêu cuối cùng của công tác lưu trữ.
UBND quận Tây hồ rất coi trọng công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ không chỉ phục vụ tạm thời mà phục vụ lâu dài. Không những phục vụ nhu cầu sử dụng tài liệu của cán bộ, nhân viên trong quận mà còn phục vụ cho các phòng, ban chuyên môn các phường trong địa bàn quận Tây hồ.
* Nhận xét, đánh giá về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ:
- Ưu điểm:
Nhìn một cách tổng thể, UBND quận Tây hồ đã thực hiện tốt công tác lưu trữ từ khâu thu thập, bổ sung cho đến khâu tổ chức sử dụng tài liệu phục vụ tốt cho hoạt động của cơ quan. Đặc biệt trong sưu tầm, bổ sung những tài liệu quý hiếm có giá trị của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Điều đó cho thấy sự quan tâm đúng mức, kịp thời của Thành phố, của Lãnh đạo quận và sự cố gắng, tinh thần trách nhiệm và có ý thức hoàn thành tốt công việc, nhiệm vụ của các cán bộ, nhân viên thuộc các phòng ban chức năng với công tác lưu trữ không chỉ ở cơ quan mà còn thực hiện tốt chủ trương chính sách của Đảng và nhà nước ta.
- Nhược điểm:
Phương tiện vận chuyển đi lại còn hạn chế, một số trang thiết bị đã cũ, không còn giá trị sử dụng không còn phù hợp với yêu cầu của công tác lưu trữ hiện tại.
Nhân sự không đồng đều, phòng lưu trữ rất nhiều việc mà UBND quận chỉ sắp xếp 01 cán bộ phụ trách tất cả về mảng lưu trữ.
Hầu hết các phông chính được lập hồ sơ, tuy nhiên tra cứu còn gặp nhiều khó khăn, sắp xếp còn lộn xộn, chưa có đủ kho lưu trữ, công tác bảo quản, sử
dụng chưa thực sự đạt hiệu quả cao…
Cụ thể Văn phòng đã tham mưu cho UBND quận ban hành một số văn bản về công tác Văn thư - Lưu trữ như sau:
1. Báo cáo số 99/BC-UBND ngày 20 tháng 3 năm 2015 của Ủy ban nhân dân quận Tây hồ về Tình hình quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ cơ quan.
2. Kế hoạch số 59/KH-UBND ngày 10 tháng 02 năm 2015 của Ủy ban nhân dân quận Tây hồ về việc thực hiện công tác văn thư - lưu trữ năm 2015.
3. Kế hoạch số 78/KH-UBND ngày 09 tháng 10 năm 2014 của Ủy ban nhân dân quận Tây hồ về việc Lập kế hoạch kinh phí hàng năm cho hoạt động của phòng Lưu trữ
4. Quyết định số 17/QĐ-UBND ngày 09 tháng 03 năm 2015 của Ủy ban nhân dân quận Tây hồ về việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quận Tây hồ.
5. Quyết định số 17/QĐ-UBND ngày 11 tháng 01 năm 2015 của Ủy ban nhân dân quận Tây hồ về việc Chỉnh lý hồ sơ và tài liệu lưu trữ quận Tây hồ.
6. Hướng dẫn số 20/ HD-UBND ngày 17 tháng 04 năm 2015 của Ủy ban nhân dân quận Tây hồ về việc bảo quản an toàn và tổ chức có hiệu quả hồ sơ, tài liệu quận Tây hồ.
PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA