CHƯƠNG IV TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 22. Tổ chức thực hiện
5. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho UBND quận Tây hồ
Nhận xét ưu, nhược điểm của mô hình văn phòng này.
Văn phòng hiện đại không chỉ đơn giản là chỗ ngồi để làm việc, văn phòng hiện đại yêu cầu phải tiện dụng, phải đáp ứng hiệu quả thẩm mỹ và thể hiện tinh thần làm việc của chính cơ quan, tổ chức. Văn phòng được hiện đại hóa đem lại những hiệu quả nhất định trong hoạt động của cơ quan như: hạn chế tối đa việc lãng phí thời gian, công sức giảm chi phí về quản lý điều hành; tạo điều kiện phát huy tính sáng tạo của mỗi cán bộ, công chức văn phòng; giúp cho mọi công việc của cơ quan được giải quyết nhanh chóng, chính xác và năng suất, chất lượng đúng nguyên tắc và chế độ; đảm bảo cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ cho Lãnh đạo trong hoạt động của cơ quan.
Mô hình văn phòng của cơ quan hiện nay được tổ chức theo một mô hình hiện đại, tức là văn phòng mà bộ máy cơ quan tổ chức thực hiện chức năng thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của cơ quan tổ chức bằng các phương tiện, kỹ thuật nghiệp vụ hành chính hiện đại.
2. Hình ảnh Văn phòng làm việc của UBND quận Tây Hồ.
* Nhận xét ưu điểm, nhược điểm - Ưu điểm:
Hiện nay, công tác hiện đại hóa văn phòng đã được các đơn vị trong quận Tây hồ thực hiện:
Nhìn chung mô hình văn phòng ở UBND quận Tây hồ đã được các lãnh đạo quan tâm. Việc sắp xếp bố trí phòng làm việc phù hợp với các điều kiện thực tế, mang lại không khí làm việc cho cán bộ, nhân viên, viên chức.
Các trang thiết bị tại Văn phòng UBND được bố trí tương đối khoa học, máy điện thoại được đặt ở bên trái thuận tiện cho việc nghe và ghi chép thông tin, máy vi tính, máy in được đặt ở bên phải, các tủ tài liệu được đặt ở cuối phòng.
Văn phòng được bố trí ở tầng 1, nơi thuận tiện cho việc trao đổi công việc.
Phòng được sắp xếp gọn gàng, có hệ thống điều hòa tạo không khí và môi trường tốt để cán bộ làm việc tập trung và đạt hiệu quả
- Nhược điểm:
Tuy nhiên, trong điều kiện phát triển về công tác văn phòng như hiện nay thì mô hình văn phòng ở UBND quận Tây hồ vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu của công việc
+ Cách bố trí sắp xếp các trang thiết bị chưa thực sự hợp lý, nhiều trang thiết bị hiện đại vẫn chưa được đưa vào sử dụng, hoặc sử dụng chưa đúng với mục đích và chức năng.
+ Diện tích phòng làm việc còn chật hẹp, không đủ không gian để sắp xếp trang thiết bị hợp lý cho việc sử dụng. Mọi thứ còn lộn xộn, chưa có cách bài trí văn phòng cho hợp lý cho gọn gàng, ngăn nắp…..
Cách sắp xếp bàn, ghế, chỗ ngồi của nhân viên còn chưa hợp lý, tốn nhiều diện tích văn phòng.
Hiện nay có rất nhiều mẫu mô hình Văn phòng hiện đại mà các Doanh nghiệp đang áp dụng, để cải cách nền hành chính Nhà nước được phát triển về cả hình ảnh lẫn chất lượng. UBND quận Tây hồ nên tham khảo, áp dụng thực hiện theo các mẫu mô hình Văn phòng làm việc mới để tạo một không gian làm việc tốt hơn cho Cán bộ, nhân viên, viên chức trong cơ quan.
Dưới đây là một trong những mẫu mô hình làm việc của Văn phòng hiện đại mà UBND, cơ quan hành chính Nhà nước nên thực hiện và áp dụng.
Hình 3. Hình ảnh Văn phòng hiện đại hiện nay
Như vậy mô hình Văn phòng hiện đại là không gian làm việc năng động, thoải mái, lại vừa đảm bảo tính thẩm mỹ là một trong những quan tâm hàng đầu của các Cán bộ Văn phòng UBND quận Tây hồ. Nó thể hiện được tính sang trọng, chuyên nghiệp và hiện đại để nâng tầm Cơ quan hành chính trong mắt mọi người. Bởi Văn phòng chính là bộ mặt của cơ quan nên việc có được một văn phòng làm việc đẹp, linh hoạt là cơ quan đã khoác nên mình một diện mạo mới, sẽ là nguồn cảm hứng làm việc cho nhân viên và lưu lại ấn tượng trong mắt mọi người.
6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng Hành chính của UBND quận Tây hồ. Nhận xét ưu, nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của Văn phòng.
* Đánh giá cơ cấu tổ chức và bộ máy văn phòng UBND quận Tây hồ.
UBND Quận Tây Hồ tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ.
Trong đó:
- Chủ tịch UBND Quận là người lãnh đạo và điều hành công việc của UBND, chịu trách nhiệm cá nhân về việc thực hiện nhiệm vụ quyền hạn của mình và cùng với tập thể UBND chịu trách nhiệm về hoạt động của UBND trước HĐND cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
- Phó chủ tịch UBND Quận là người giúp việc cho Chủ tịch UBND quận, được Chủ tịch phân công phụ trách, thực hiện những công việc nhất định và chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND quận về phần công việc được giao.
- Chánh văn phòng và các Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước HĐND và UBND quận chịu trách nhiệm trước Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND về toàn bộ kết quả hoạt động của Văn phòng, đảm bảo tốt việc điều hành, chỉ đạo của Thường trực HĐND, Chủ tịch các Phó Chủ tịch UBND quận.
- Các thành viên của UBND quận được Chủ tịch UBND phân công, phụ trách những lĩnh vực chuyên môn nhất định. Đặc biệt với những lĩnh vực quan trọng như: tài chính, công an, quân sự…Chủ tịch UBND quận phân công cho các thành viên UBND phụ trách trao quyền và trách nhiệm cụ thể cho mỗi thành viên. Mỗi thành viên của UBND Quận đều phải chịu trách nhiệm cá nhân về lĩnh vực được phân công phụ trách trước Chủ tịch UBND quận.
Cơ chế điều hành các phòng giúp việc chuyên sâu cho các ban cũng được xác định cụ thể và quy định bằng quy chế làm việc. Theo đó, lãnh đạo các ban UBND sẽ chỉ đạo, điều hành trực tiếp về chuyên môn đối với công chức, các phòng nghiệp vụ được Văn phòng phân công công việc.
Như vậy, UBND quận tổ chức hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ, hoạt động và làm việc theo chế độ tập thể quyết định, cá nhân phụ trách, đảm bảo sự thống nhất trong quá trình quản lý hành chính.
* Nhận xét Ưu điểm, nhược điểm.
- Ưu điểm:
+ Việc sắp xếp cơ cấu tổ chức của các Phòng ban chuyên môn thuộc Văn phũng UBND quận tương đối phự hợp, rừ ràng. Thống nhất trong quỏ trỡnh hoạt động và khâu quản lý hành chính của Lãnh đạo đối với nhân viên.
+ Đề cao được trách nhiệm cũng như nhiệm vụ của các phòng ban chuyên
môn thuộc Văn phòng.
+ Tạo được sự đoàn kết, gắn bó giữa Lãnh đạo và nhân viên.
+ Mỗi cá nhân, nhân viên Văn phòng sẽ tạo được cho mình tính độc lập,có ý thức, tự chịu trách nhiệm đối với công việc mà cấp trên phân công.
- Nhược điểm.
+ Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ phân bố vẫn chưa hợp lý.
+ Cách bố trí, phân công công việc đối với các chuyên viên còn chưa hợp lý. Phòng thì có quá nhiều việc, phòng thì không có việc.
+ Cơ chế điều hành các phòng giúp việc chưa được chuyên sâu.
+ Các cơ chế quản lý khác đối với công chức các phòng giúp việc các ban vẫn do Văn phòng phụ trách. Gây ra tình trạng chồng chéo nhiều đầu mối lãnh đạo hoặc khụng rừ ràng.
PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I. Nhận xét chung. (về quá trình thực tập)
Văn phòng có một vị trí quan trọng trong hoạt động của UBND Quận Tây hồ nói riêng và các cơ quan đơn vị khác nói chung, văn phòng chính là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan đơn vị. Văn phòng là nơi thu thập xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, tổ chức, hoạt động của cơ quan, đơn vị. Làm tốt công tác Văn Phòng sẽ đảm bảo cung cấp những thông tin cần thiết phục vụ quản lý nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị. Góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng hơn, chính xác hơn, năng suất chất lượng, đúng chính xác, đúng chế độ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước.
Trải qua đợt thực tập ngắn được tiếp xúc với công việc thực tế đã giúp em hiểu hơn về công tác Hành chính văn phòng tại cơ quan. Qua đó em đã học hỏi thêm một số kiến thức, nghiệp vụ mới và nhìn tổng thể hơn về công tác hành chính tại cơ quan, khối cơ quan nhà nước.
Mặc dù trong thời gian đầu, em đã gặp một chút khó khăn trong quá trình tiếp cận với môi trường làm việc tại văn phòng nhưng với sự chỉ bảo dẫn dắt tận tình của các cán bộ nơi đây với tinh thần học hỏi của bản thân, em đã thích ứng dần với môi trường làm việc tại UBND quận Tây hồ. Những kiến thức đã học kết hợp cùng quá trình quan sát, tiếp thu tại cơ quan đã giúp em hiểu được cách làm việc một văn phòng thực thụ như thế nào, từ đó giúp em định hướng tốt hơn về công việc của mình.