CHƯƠNG IV TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 22. Tổ chức thực hiện
II. Đề xuất những giải pháp
Công tác Hành chính văn phòng có vai trò rất quan trọng trong mọi hoạt động quản lý của cơ quan. Bước vào kỉ nguyên Công nghệ thông tin đòi hỏi mỗi
cơ quan phải tự hoàn thiện, nâng cao năng lực hoạt động của mình kịp thời đáp ứng những yêu cầu của nền kinh tế thị trường. Tiến tới xây dựng văn phòng hiện đại kiểu mẫu phù hợp với xu thế của thời đại.
Để làm được điều này, Văn Phòng UBND phải chủ động cải tiến các quy trình nghiệp vụ, với sự hỗ trợ của các trang thiết bị kĩ thuật tiên tiến và đội ngũ con người có trình độ cao và hơn thế nữa UBND quận cần được quan tâm hơn nữa đến việc nâng cao chất lượng công tác Hành chính văn phòng nhằm phát huy những ưu điểm, khắc phục những nhược điểm còn tồn tại bằng những việc làm cụ thể. Bản thân em xin đề xuất một số ý kiến như sau:
1. Về công tác văn phòng.
- Cần chú trọng hơn nữa công tác đào tạo và bồi dưỡng nguồn nhân lực như: Thường xuyên tổ chức hoạt động nhằm nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của cán bộ, công chức trong cơ quan như: Cử cán bộ đi học lớp bội dưỡng nghiệp vụ, các lớp tập huấn ngắn hạn, các buổi tham quan học kinh nghiệm ở trong và ngoài nước nhằm nâng cao trình độ chuyên môn của họ để họ áp dụng vào thực tiễn công tác giúp mang lại hiệu quả cao hơn trong công việc.
- Tiến hành đào tạo, phân công lại cán bộ một cách khoa học hợp lý hơn, đồng thời tiến hành tuyển dụng thêm nguồn nhân lực với trình độ chuyên môn, năng lực phù hợp với ngành văn phòng để các cán bộ trong văn phòng không phải kiêm nhiệm quá nhiều việc một lúc không thể tập trung làm tốt công tác chuyên môn do mình phụ trách khiến hiệu quả công việc không đảm bảo chất lượng.
- Nâng cao trình độ nhận thức của cán bộ, tăng cường công tác đào tạo nâng cao trình độ tin học, ngoại ngữ cho cán bộ, công chức để đáp ứng nhu cầu giải quyết công việc.
- Nâng cao kỹ năng, chất lượng soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý chặt chẽ, thống nhất. Phối hợp với các phòng, ban ngành, đoàn thể để xây dựng chương trình công tác, tránh chồng chéo, gây khó khăn cho công tác chỉ đạo, điều hành.
- Lãnh đạo nên quan tâm nhiều hơn đối với cán bộ, nhân viên trong cơ quan không chỉ về công việc mà cả đời sống tinh thần của nhân viên văn phòng (luôn
luôn động viên, khích lệ hăng hái làm việc……).
- Tích cực củng cố ổn định tổ chức cán bộ, tăng cường kỷ luật hành chính, nâng cao ý thức tự giác chấp hành kỷ luật và quy chế làm việc của cán bộ công chức, có chế tài xử lý với các hành vi vi phạm, đổi mới lề lối làm việc trong cơ quan để nâng cao chất lượng công tác văn phòng.
- Hoàn chỉnh hệ thống trang thiết bị phục vụ công tác văn phòng đảm bảo tính hiệu quả trong công tác.
- Đề nghị các cấp ủy Đảng, Phường, các phòng, ban, nghành đoàn thể phối hợp chặt chẽ hơn nữa với cơ quan văn phòng cấp quận trong việc nắm bắt và xử lý thông tin, triển khai thực hiện chỉ đạo điều hành UBND.
- Mỗi cán bộ, công chức cần chủ động đổi mới hoàn thiện mình cả về nhận thức và trình độ chuyên môn , nghiệp vụ, trau dồi đạo đức bản lĩnh, lối sống chính trị…Có như vậy mới đáp ứng được nhu cầu của nền công vụ trong công cuộc Công nghiệp hóa - hiện đại hóa đất nước.-
2. Về công tác văn thư - lưu trữ
- Công tác kiểm tra thể thức văn bản trước khi ban hành cần được tăng cường hơn nữa, đặc biệt là đối với văn bản do các phòng ban khác trong UBND soạn thảo theo tính chất công việc của mình, nhằm tránh tình trạng ban hành văn bản không đúng về mặt thể thức làm giảm hiệu lực pháp lý của văn bản và mất thời gian chuyển giao đi lại do những yêu cầu cần chỉnh sửa, ảnh hưởng tới tiến độ công việc.
- Tiếp tục đổi mới phương thức quản lý văn bản và các quy trình nghiệp vụ trong công tác văn thư - lưu trữ theo hướng tin học hóa và hiện đại hóa công tác văn phòng. Chuyển từ văn phòng truyền thống với tài liệu bằng giấy là chủ yếu sang văn phòng tin học hóa với tài liệu điện tử phổ biến. UBND quận Tây hồ cần đẩy mạnh hơn nữa việc nghiên cứu, ứng dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật công nghệ vào công tác quản lý tài liệu ngay từ khâu văn thư, quy trình xử lý nghiệp vụ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.
- Cần có những biện pháp tích cực để khuyến khích động viên cán bộ thực hiện tốt công tác lập hồ sơ và lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan theo đúng quy định.
Điều này sẽ tránh được tình trạng tài liệu phân tán, thất lạc do tình trạng quản lý tài liệu manh mún, riêng lẻ, giữa mỗi cán bộ trong khi thực hiện nhiệm vụ của mình.
3. Ứng dụng công nghệ thông tin.
- Các cán bộ công chức trong văn phòng cũng như cán bộ, công chức, nhân viên trong UBND quận đều phải ý thức được tầm quan trọng của hệ thống công nghệ thông tin hỗ trợ công việc cho hiệu quả.
- Tăng cường triển khai triển khai ứng dụng tiêu chuẩn ISO.
- Không ngừng học hỏi trau dồi thêm tri thức, công nghệ mới, tham gia các lớp huấn luyện, bồi dưỡng thêm để có thể sử dụng thành thạo máy tính và hệ thống nội bộ cơ quan nhằm khai thác được những hiệu quả mà nó mang lại.
- Cải thiện các phương tiện làm việc và các trang thiết bị hiện đại có đường truyền dẫn cao như: máy fax, máy scan, máy tính, máy in siêu tốc, máy hủy tài liệu, mạng internet nối mạng cục bộ, mạng toàn cầu. Giúp cho công việc được giải quyết dễ dàng và hiệu quả.
- Tổ chức phòng làm việc khoa học đầy đủ các trang thiết bị phục vụ nhu cầu công việc, tạo mội trường làm việc công sở đảm bảo sức khỏe và tinh thần làm việc cho cán bộ, công chức.
Văn Phòng vừa là nơi quản lý văn bản, giấy tờ, vừa là đối tượng quản lý cho nên trong một cơ quan Nhà nước không thể thiếu Văn phòng. Trong những năm qua UBND quận Tây hồ đã xây dựng được một đội ngũ văn phòng có năng lực, phẩm chất đáp ứng được nhu cầu cải cách hành chính, xây dựng và phát triển đất nước. Đã xây dựng được mối quan hệ giữa lãnh đạo cơ quan với các cán bộ, nhân viên là ngạch nối vững chắc cho hoạt động của cơ quan.
4. Đối với Trường và Khoa Quản trị văn phòng
Qua thời gian thực tập ở cơ quan. Bản thân em cũng như nhiều sinh viên khác còn gặp khó khăn, lung túng trong việc sử dụng các trang thiết bị hiện đại.
Xuất phát từ những khó khăn của bản thân, em rất mong nhà trường và khoa Quản trị văn phòng xem xét, tăng thêm số tiết học như: tin học văn phòng, nghi thức Nhà nước…cũng như tăng thêm số tiết thực hành để giúp sinh viên nắm được kiến thức và nghiệp vụ. Không chỉ vậy, trang thiết bị của nhà trường phục
vụ thực hành các nghiệp vụ văn phòng còn hạn chế: như máy tính, máy photo……...
Nhà trường cần có phương án bổ sung, thay thế các trang thiết bị để phục vụ tốt hơn cho công tác dạy và học tập của giảng viên, sinh viên. Và nếu nhà trường xây dựng được một hệ thống giáo trình giảng dạy đạt chuẩn để giảng viên và sinh viên có thể tiếp thu tốt hơn lượng kiến thức cho môn học, ngành học của mình.
Nhà trường nên tạo điều kiện cho sinh viên trong trường được tiếp xúc với thực tế nhiều hơn nữa, nhằm trau dồi kinh nghiệm, khả năng để giúp sinh viên ra ngoài cơ quan kiến tập không bị bỡ ngỡ.
Trên đây là ý kiến đề xuất của bản thân em sau quá trình thực tập tại cơ quan, kết hợp với những kiến thức học được từ sách vở và nhà trường. Em hy vọng mình có thể góp phần nhỏ bé giúp cho công tác văn phòng ngày càng khẳng định mình trong nền kinh tế - xã hội phát triển hiện nay. Là một sinh viên còn đang thực tập nên cách nhìn nhận, đánh giá vấn đề còn nhiều hạn chế, chưa thể nhìn nhận sâu rộng hết mọi vấn đề. Do đó không tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của cán bộ hướng dẫn thực tập và quý Thầy, Cô.