Mục 1. Soạn thảo và ban hành văn bản.
Điều 5. Hình thức văn bản.
Văn bản do cơ quan soạn thảo và ban hành bao gồm: Quyết định, Thông báo, kế hoạch, tờ trình, hợp đồng, giấy mời, giấy giới thiệu, Biên bản,...
Điều 6. Thể thức văn bản.
Thực hiện theo Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ - Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức
kỹ thuật trình bày văn bản.
Điều 7. Trách nhiệm của cán bộ soạn thảo văn bản.
Cán bộ được phân công soạn thảo văn bản có trách nhiệm nắm vững các quy định của Pháp luật có liên quan đến nội dung văn bản cần soạn thảo theo đúng thể thức, thủ tục văn bản, kiểm tra về mặt nội dung, thể thức trước khi trình Lãnh đạo ký duyệt.
Mục 2. Quản lý văn bản.
Điều 8. Quản lý văn bản đến.
Văn bản đến gồm các văn bản được gửi trực tiếp đến cơ quan hoặc gửi qua bưu điện từ các cơ quan tổ chức, cá nhân và các loại điện báo, fax.. Tất cả đều phải chuyển cho văn thư cơ quan làm thủ tục tiếp nhận
Điều 9. Tiếp nhận và đăng ký văn bản đến.
Khi tiếp nhận và đăng ký văn bản đến văn thư phải kiểm tra, bóc bì văn bản, trường hợp phòng bì rách hoặc có dấu hiệu bị mở phải báo ngày cho Chánh văn phòng xem xét, xử lý.
Tất cả các văn bản khi tiếp nhận, đăng ký phải trình lãnh đạo cho ý kiến sau đó chuyển Chánh văn phòng phân công cho các phòng ban chuyên môn và đơn vị trực thuộc cơ quan.
Văn bản đến phải chuyển giao chính xác và có chữ ký nhận vào sổ đăng ký công văn.
Điều 10. Giải quyết, theo dừi và đụn đốc việc xử lý văn bản đến.
Chỏnh văn phũng theo dừi đụn đốc và giải quyết cụng văn đến theo ý kiến của lãnh đạo cơ quan.
Văn thư vào sổ đăng ký công văn đến và chuyển cho các đơn vị, phòng ban liên quan.
Trưởng các phòng ban chuyên môn hoặc cá nhân khi giải quyết và xử lý cụng văn đến cú trỏch nhiệm cập nhật vào sổ quản lý; phõn cụng theo dừi đụn đốc việc giải quyết công việc đảm tiến độ thời gian. Trình lãnh đạo cơ quan có ý kiến giải quyết và phân công khi gặp khó khăn và vướng mắc trong quá trình xử lý văn bản.
Điều 11. Quản lý văn bản đi.
Mọi văn bản do cơ quan ban hành phải được Trưởng hoặc Phó các phòng ban chuyên môn kiểm tra, chịu trách nhiệm trước lãnh đạo cơ quan về nội dung, thể thức trước khi trình ký.
Điều 12. Chuyển phát văn bản đi.
Văn thư có trách nhiệm chuyển các văn bản ký trong ngày, chậm nhất là ngày hôm sau.
Đối với những loại văn bản mang tính chất mật thì văn thư phải mang trực tiếp đến địa chỉ nơi nhận hoặc gửi qua bưu điện theo hình thức thư bảo đảm, không được gửi bằng email hay fax.. thông qua mạng internet. Không được phát hành ra ngoài cơ quan
Văn thư phải hoàn trả lại cho văn phũng soạn thảo văn bản để theo dừi, cập nhật sự thay đổi khi các văn bản gửi đi không có người nhận hoặc sai địa chỉ.
Điều 13. Lưu văn bản đi.
Văn bản đi được lưu 01 bản gốc tại văn thư cơ quan, bản chính tại văn phòng nơi soạn thảo văn bản.
Bản lưu tại văn thư phải được sắp xếp theo số thứ tự đăng ký và chuyển cho lưu trữ cơ quan theo quy định.
Mục 3. Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
Điều 14. Nội dung của việc lập hồ sơ và yêu cầu.
- Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành bao gồm:
+ Mở hồ sơ.
+ Thu thập, cập nhật văn bản tài liệu hỡnh thành trong quỏ trỡnh theo dừi, giải quyết công việc đưa vào hồ sơ.
+ Kết thúc và biên mục hồ sơ - Yêu cầu đối với việc lập hồ sơ
- Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.
Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Điều 15. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ
Chánh văn phòng chịu trách nhiệm triển khai, đôn đốc nhắc nhở và kiểm tra
việc chấp hành của các phòng ban chuyên môn thực hiện quy định của cơ quan về công tác lưu trữ tài liệu hồ sơ.
Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm hướng dẫn các phòng ban liên quan lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào kho lưu trữ theo quy định.
Mục 4. Quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan.
Điều 16. Quản lý con dấu.
Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước việc quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức UBND quận Tây hồ. Lãnh đạo đơn vị chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức việc quản lý và sử dụng con dấu
Các con dấu của cơ quan được giao cho công chức, viên chức văn thư quản lý và sử dụng. Công chức, viên chức văn thư được giao sử dụng và bảo quản con dấu chịu trách nhiệm trước lãnh đạo đơn vị việc quản lý và sử dụng con dấu, có trách nhiệm như sau:
Con dấu phải được bảo quản tại phòng làm việc của công chức, viên chức văn thư. Trường hợp cần đưa con dấu ra khỏi cơ quan phải được sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan và phải chịu trách nhiệm về việc bảo quản, sử dụng con dấu. Con dấu phải được bảo quản an toàn trong giờ cũng như ngoài giờ làm việc
Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.
Khi nét dấu bị mòn hoặc biến dạng, cán bộ, công chức, viên chức văn thư phải báo cáo người đứng đầu cơ quan, làm thủ tục đổi con dấu. Trường hợp con dấu bị mất, người đứng đầu cơ quan phải báo cáo cơ quan công an, nơi xảy ra mất con dấu, lập biên bản.
Điều 17. Sử dụng con dấu
Cán bộ, công chức, viên chức văn thư phải tự tay đóng dấu vào các văn bản của cơ quan.
Chỉ đóng dấu vào các văn bản khi các văn bản đúng hình thức, thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền.
Không được đóng dấu trong các trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy không có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn trên giấy trắng hoặc đóng dấu
lên các văn bản có chữ ký của người không có thẩm quyền.
CHƯƠNG III