Hệ thống tổ chức bộ máy các cơ quan nhà nước rất đa dạng, nhiều chủng loại khác nhau, tùy theo địa vị pháp lý của mình mà mỗi cơ quan có một cơ cấu tổ chức bộ máy tương ứng, trong mỗi cơ cấu đó văn phòng luôn là một bộ phận cấu thành được hình thành dường như đồng thời với sự ra đời của cơ quan tổ chức đó. Sinh thời Bác Hồ từng chỉ dạy: Công tác văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình. Cán bộ văn phòng nắm tình hình sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết công việc không đúng. Nếu công tác văn phòng được tiến hành có nền nếp, cán bộ văn phòng có ý thức làm việc tốt, có trình độ truyên môn, nghiệp vụ giỏi thì công việc của cơ quan, đơn vị sẽ thông suốt, trôi chảy, lãnh đạo, điều hành sẽ ngày càng hiệu quả. Vị trí, vai trò của văn phòng là rất quan trọng, thể hiện rõ qua chức năng, nhiệm vụ mà văn phòng đảm nhiệm. Sinh viên năm cuối các trường đại học, cao đẳng nói chung đều phải trải qua thời gian thực tập tại các cơ quan, công ty, doanh nghiệp… trước khi ra trường. Qua thời gian thực tập này có thể giúp cho sinh viên vận dụng những kiến thức mà mình đã được học vào thực tế, từ đó giúp cho mỗi sinh viên có thể nâng cao được năng lực thực hành của mình. Nhận thức được tầm quan trọng của việc thực tập, trong thời gian thực tập tại UBND thị trấn Hồ em đã cố gắng tìm hiểu và nghiên cứu về quá trình hoạt động, làm việc của các phòng, ban và của cán bộ, công chức cũng như hoạt động hiện đại hóa văn phòng tại Ủy ban. Báo cáo tổng hợp là những hiểu biết chung của em về công tác văn phòng tại UBND thị trấn Hồ, ghi lại và đánh giá khách quan nhất những gì em được tiếp cận.Thực tập tốt nghiệp đã giúp em tự tin hơn trong việc vận dụngkiến thức chuyên môn vào thực tế, qua đó em cũng học hỏi được nhữngbài học kinh nghiệm từ những người đi trước và trau dồi được vốn kiến thức cho riêng mình. Em xin chân thành cám ơn các thầy, cô khoa Quản trị văn phòng đã nhiệt tình quan tâm và hướng dẫn nội dung thực tập; Ban lãnh đạo UBND thị trấn Hồ đã tiếp nhận, bố trí thực tập; Văn phòng UBND thị trấn Hồ hướng dẫn công việc cụ thể và cung cấp tài liệu để em hoàn thành bài báo cáo này.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Hệ thống tổ chức máy quan nhà nước đa dạng, nhiều chủng loại khác nhau, tùy theo địa vị pháp lý mà quan có cấu tổ chức máy tương ứng, cấu văn phịng ln phận cấu thành hình thành dường đồng thời với đời quan tổ chức Sinh thời Bác Hồ dạy: Cơng tác văn phịng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán lãnh đạo nắm tình hình Cán văn phịng nắm tình hình sai lãnh đạo giải cơng việc khơng Nếu cơng tác văn phịng tiến hành có nếp, cán văn phịng có ý thức làm việc tốt, có trình độ trun mơn, nghiệp vụ giỏi cơng việc quan, đơn vị thông suốt, trôi chảy, lãnh đạo, điều hành ngày hiệu Vị trí, vai trị văn phòng quan trọng, thể rõ qua chức năng, nhiệm vụ mà văn phòng đảm nhiệm Sinh viên năm cuối trường đại học, cao đẳng nói chung phải trải qua thời gian thực tập quan, công ty, doanh nghiệp… trước trường Qua thời gian thực tập giúp cho sinh viên vận dụng kiến thức mà học vào thực tế, từ giúp cho sinh viên nâng cao lực thực hành Nhận thức tầm quan trọng việc thực tập, thời gian thực tập UBND thị trấn Hồ em cố gắng tìm hiểu nghiên cứu trình hoạt động, làm việc phịng, ban cán bộ, cơng chức hoạt động đại hóa văn phịng Ủy ban Báo cáo tổng hợp hiểu biết chung em cơng tác văn phịng UBND thị trấn Hồ, ghi lại đánh giá khách quan em tiếp cận.Thực tập tốt nghiệp giúp em tự tin việc vận dụngkiến thức chun mơn vào thực tế, qua em học hỏi nhữngbài học kinh nghiệm từ người trước trau dồi vốn kiến thức cho riêng Sinh viên: Dương Thị Thân Thương 1Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Em xin chân thành cám ơn thầy, khoa Quản trị văn phịng nhiệt tình quan tâm hướng dẫn nội dung thực tập; Ban lãnh đạo UBND thị trấn Hồ tiếp nhận, bố trí thực tập; Văn phịng UBND thị trấn Hồ hướng dẫn công việc cụ thể cung cấp tài liệu để em hoàn thành báo cáo Trong trình thực báo cáo, kinh nghiệm hiểu biết cịn hạn chế nên khơng tránh khỏi thiếu xót, em mong nhận ý kiến đóng góp từ phía thầy Em xin chân thành cám ơn! Thị trấn Hồ, ngày 28 tháng năm 2015 Sinh viên Dương Thị Thân Thương Sinh viên: Dương Thị Thân Thương 2Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT STT Chữ viết tắt UBND UBND thị trấn HĐND NVVP QLVB-HSCV CTVP CBCC Sinh viên: Dương Thị Thân Thương Chữ viết đầy đủ Uỷ ban nhân dân Ủy ban nhân dân thị trấn Hồ Hội đồng nhân dân Nhân viên văn phòng Quản lý văn hồ sơ cơng việc Cơng tác văn phịng Cán bộ, công chức 3Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN THỊ TRẤN HỒ * Lịch sử hình thành phát triển thị trấn Hồ Thị trấn Hồ nằm vị trí phía tây giáp xã Song Hồ, phía đơng giáp xã Hồi Thượng An Bình, phía nam giáp xã Gia Đơng Trạm Lộ, phía bắc giáp với Sông Đuống, bên sông xã Tân Chi (Tiên Du) Hán Quảng (Quế Võ) có nhiều tuyến đường giao thông quan trọng chạy qua quốc lộ 38, tỉnh lộ 280, 282, 283 đường thuỷ nội địa sông Đuống Thị trấn Hồ đơn vị hành trung tâm huyện lỵ Thuận Thành Diện tích đất tự nhiên 510,71 ha, dân số 12.497 người với 3.222 hộ 5.000 lao động phân bố 10 đơn vị thôn, khu phố; Đảng thị trấn Hồ có 15 chi (10 chi thôn, khu phố 04 chi nhà trường, 01 chi Cơ quan) với 380 đảng viên tham gia sinh hoạt Qua cơng trình nghiên cứu khảo sát địa chất thôn, phố thuộc thị trấn Hồ xác định vùng đất hình thành cách khoảng 2000 năm Khi xưa vào dịp xuân sau tết âm lịch làng thường tổ chức lễ hội đa dạng, phong phú Hội lên đồng, xuống đồng, hội thi gà Hồ, hội thi Mã v.v… Ngày cịn có thêm Hội cờ tướng thường xuyên tổ chức hội làng, xuất nhiều danh thủ có tên làng cờ Việt Nam, Hội thi chim bồ câu bay tổ chức vào tháng (âm lịch) hàng năm đến hội trì đặn Đạo Phật trụ trì vững thị trấn Hồ, tư tưởng phật giáo ngày xâm nhập hoà đồng vào đời sống tinh thần nhân dân (chùa Lạc Thổ, chùa Chương Xá, chùa Cả Đông Côi) Thị trấn Hồ vùng đất sớm hình thành phong trào học hành, khởi nghiệp Từ phong trào nhiều người thành đạt, làng Lạc Thổ có vị đỗ tiến sỹ có vị đỗ tiến sỹ năm (1535) Dương Như Châu, Nguyễn Tiến Tượng, Nguyễn Đình Lại, Dương Mậu, Sinh viên: Dương Thị Thân Thương 4Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nguyễn Văn Thụ, Nguyễn Kinh Tế Làng Đơng Cơi có người đỗ tiến sỹ Nguyễn Cự Đạo Nguyễn Giản Trong kháng chiến chống thực dân Pháp đế quốc Mỹ công xây dựng bảo vệ Tổ quốc đóng góp nhiều sức người, sức cho cách mạng Ngày 24/6/2005 thị trấn Hồ Chủ tịch nước phong tặng danh hiệu “Anh hùng lực lượng vũ trang nhân dân thời kỳ chống Pháp” Phát huy truyền thống tốt đẹp địa phương, xác định rõ khó khăn thách thức trước mắt nên từ thành lập đến nhân dân cán thị trấn Hồ tích cực thi đua hồn thành nhiệm vụ trị, kinh tế-xã hội địa phương mức cao: Kinh tế ngày phát triển, an ninh trị, trật tự ATXH ln ổn định, đời sống nhân dân cải thiện ngày nâng cao, mặt đô thị ngày khang trang đẹp CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC UBND THỊ TRẤN HỒ 1.1 Chức UBND Thị trấn Hồ HĐND Thị trấn Hồ bầu ra, quan chấp hành HĐND, quan hành nhà nước địa phương; chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp Nghị HĐND Thị trấn UBND Thị trấn Hồ thực chức quản lý nhà nước địa phương, đảm bảo đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ trung ương tới sở; chịu đạo UBND huyện Thuận Thành 1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn UBND Thị trấn Hồ có nhiệm vụ tổ chức đạo việc thi hành Hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp Nghị HĐND Thị trấn UBND Thị trấn Hồ phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn pháp luật nhà nước quy định thực nhiệm vụ, quyền hạn mình, thể rõ 07 nhóm lĩnh vực; Sinh viên: Dương Thị Thân Thương 5Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội * Kinh tế: Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm địa phương dựa biến chuyển đời sống xã hội thôn, khu phố; tác động xu hướng phát triển đất nước thơng qua đường lối, sách Đảng, Nhà nước Tiến hành lập dự toán ngân sách nhà nước; quản lý, sử dụng có hiệu quỹ đất: xây dựng sở phát triển dịch vụ công, huy động đóng góp tổ chức, cá nhân… * Nơng – lâm – ngư nghiệp, thủy lợi, tiểu thủ công nghiệp: Xây dựng cơng trình thủy lợi phịng chống hạn hán, ngập úng; bảo vệ nguồn nước đảm bảo q trình chăm sóc tưới tiêu đồng ruộng nhân dân; Cử cán nông nghiệp địa phương hướng dẫn việc ứng dụng tiến khoa học vào sản xuất giống lúa đạt sản lượng cao, chất lượng tốt; Động viên nhân dân phát triển ngành nghề truyền thống, có hỗ trợ định; đồng thời khuyến khích ứng dụng khoa học cơng nghệ phát triển thêm ngành nghề * Xây dựng – Giao thông vận tải: Xây dựng kiên cố hóa đường làng tạo thuận tiện lại; tu sửa hệ thống đường giao thông bị xuống cấp quốc lộ 38; Tổ chức bảo vệ, kiểm tra xử lý hành vi sai phạm: lấn chiếm đường, xây dựng nhà trái phép… * Giáo dục – Y tế - Văn hóa – Xã hội – Thể dục thể thao: Hoàn thành phổ cập giáo dục tiểu học, tổ chức lớp bổ túc văn hóa nâng cao trình độ dân trí; Thường xuyên tổ chức thực chương trình y tế, khám chữa bệnh cho nhân dân; Xây dựng tổ chức văn hóa: sống lành mạnh, sức khỏe cộng đồng; Quan tâm tới thương bệnh binh, gia đình liệt sĩ, người có cơng với đất nước; Hàng năm tổ chức ngày từ thiện, vận động nhân dân giúp đỡ gia đình khó khăn, người già đơn, người tàn tật… Sinh viên: Dương Thị Thân Thương 6Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Quy tụ phần mộ rải rác, tập trung đặt nghĩa trang địa bàn thơn, khu phố; * Quốc phịng, an ninh, trật tự an toàn xã hội: Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phịng tồn dân; Thực nghĩa vụ quân nam niên huấn luyện dân quân tự vệ toàn thị trấn; Thường xuyên kiểm tra tụ điểm nghi ngờ gây an ninh trật tự, tệ nạn xã hội; đảm bảo an ninh sống dân cư; Quản lý hộ khẩu, tổ chức đăng ký tạm trú, quản lý việc lại người nước địa phương * Thực sách dân tộc, tơn giáo: Tun truyền đường lối, sách Đảng, nhà nước; đảm bảo quyền tự tín ngưỡng, tơn giáo nhân dân theo quy định pháp luật * Thi hành pháp luật: Tuyên truyền giáo dục pháp luật hệ thống loa phát thị trấn phương tiện thông tin đại chúng khác; Tổ chức tiếp dân giải khiếu nại, tranh chấp; Tổ chức xử lý vi phạm hành 1.3 Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức UBND thị trấn Hồ gồm có: *Lãnh đạo: Chủ tịch UBND: 01 Phó Chủ tịch: 02 *Các ban chức danh chuyên môn: Chỉ huy trưởng qn sự: 01 Trưởng cơng an: 01 Văn phịng – Thống kê: 02 Tư pháp – Hộ tịch: 03 Tài – Kế tốn: 01 Sinh viên: Dương Thị Thân Thương 7Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Địa xây dựng: 02 Văn hóa – Xã hội: 02 Mỗi thành viên UBND chịu trách nhiệm cá nhân phần cơng tác trước HĐND, UBND thị trấn Hồ với thành viên khác chịu trách nhiệm tập thể hoạt động UBND trước HĐND thị trấn trước quan nhà nước cấp * Sơ đồ cấu tổ chức UBND thị trấn Hồ (Xem phụ lục 01) 2.TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CƠNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG TẠI UBND THỊ TRẤN HỒ 2.1 Tổ chức hoạt động văn phòng 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phịng a) Chức Văn phịng có chức tham mưu đáp ứng nhu cầu lãnh đạo, quản lý điều hành thủ trưởng quan bảo đảm điều kiện vật chất kỹ thuật cho quan hoạt động; thể 02 loại công tác: Tham mưu tổng hợp:nghiên cứu đề xuất ý kiến vấn đề thuộc công tác tổ chức công việc, điều hành máy để thực chức năng, nhiệm vụ chung quan Đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật cho quan hoạt động: Văn phòng vừa đơn vị nghiên cứu, đề xuất ý kiến với lãnh đạo, vừa đơn vị trực tiếp thực cơng việc sau lãnh đạo có ý kiến phê duyệt Văn phòng mua sắm, quản lý, tổ chức sử dụng tồn tài sản, kinh phí, trang thiết bị kỹ thuật quan Công tác tham mưu công tác đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật có mối quan hệ chặt chẽ với nhằm đáp ứng nhu cầu công tác lãnh đạo, đạo thủ trưởng quan Trách nhiệm văn phòng UBND thị trấn Hồ UBND thị trấn Hồ phục vụ cho quan UBND hoạt động, văn phòng Ủy ban tham mưu, đề xuất giải pháp để lãnh đạo Ủy ban tổ chức điều hành máy thực chức theo luật định Văn phòng Ủy ban bảo đảm sở vật chất cho Ủy ban làm việc Sinh viên: Dương Thị Thân Thương 8Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Hoạt động văn phòng UBND thị trấn gắn chặt với hoạt động UBND Ở góc độ đảm bảo, phục vụ, văn phòng UBND thị trấn đơn vị trực tiếp thực nhiều loại công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ HĐND UBND Thơng qua văn phịng, cơng tác thơng tin tổng hợp, hành chính, quản trị… HĐND UBND thị trấn thực b) Nhiệm vụ Xây dựng tổ chức thực chương trình cơng tác thường kỳ; Tổng hợp tình hình, báo cáo tình hình kinh tế-xã hội, tham mưu giúp UBND việc đạo thực hiện; Tổ chức họp, làm việc Ủy ban; Giúp UBND công tác thi đua khen thưởng; Tổ chức công tác tiếp dân; Tham gia phận tiếp nhận trả kết giao dịch Ủy ban với quan, tổ chức, công dân theo chế “một cửa”; Giữ mối quan hệ công tác UBND thị trấn với quan, đoàn thể nhân dân; Đảm bảo sở vật chất phương tiện làm việc; Quản lý trực tiếp thực công tác văn thư, lưu trữ, hành Ủy ban; Thực công tác tổ chức – cán c) Cơ cấu tổ chức Do đặc điểm công tác, quan cụ thể, đơn vị văn phịng có tên gọi khác nhìn chung văn phịng thường có: chánh văn phịng, phó chánh văn phịng, phòng (tổ, phận) Tổng hợp, phòng (tổ, phận) Hành chính, phịng (tổ, phận) Quản trị, phịng (tổ, phận) Văn thư – Lưu trữ Tuy nhiên theo luật định văn phịng UBND cấp xã khơng có Chánh, Phó văn phịng cấu Tại văn phịng UBND thị trấn Hồ có Sinh viên: Dương Thị Thân Thương 9Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cơng chức Văn phịng – Thống kê nhân viên văn thư thực chức năng, nhiệm vụ văn phòng quan 2.1.2 Xây dựng mơ tả cơng việc vị trí cơng việc văn phòng a) Bản mơ tả cơng việc Cơng chức Văn phịng – Thống kê Chức danh: Cơng Chức Văn Phịng - Thống Kê Số lượng: 01 Nơi làm việc: Văn phòng UBND Thị trấn Hồ Mức lương: Theo hệ số phụ cấp thuộc quy định Nhà nước Yêu cầu công việc: - Có quốc tịch quốc tịch Việt Nam; có hộ thường trú Thị trấn Hồ - Thuận Thành – Bắc Ninh; - Đủ từ 18 tuổi trở lên; - Có lý lịch rõ ràng; - Trình độ: trung cấp trở lên chuyên ngành Hành chính, Văn thư, Văn phịng, Luật, Kinh tế, Cơng nghệ thơng tin, ngành Xã hội khác; tin học trình độ A (tin học văn phịng) trở lên; - Có phẩm chất trị, đạo đức tốt; - Đủ sức khoẻ để thực nhiệm vụ; Tuyển dụng: Xét kết học tập thực vấn qua nội dung: Các quy định cán bộ, công chức, cán không chuyên trách; hệ thống hành nhà nước; cải cách hành chính; chức năng, nhiệm vụ ứng với chức danh, vị trí tuyển dụng; tình hình địa phương… Nhiệm vụ: - Tham mưu, giúp UBND cấp xã tổ chức thực nhiệm vụ, quyền hạn UBND cấp xã lĩnh vực: Văn phòng, thống kê, tổ chức, nhân sự, thi đua, khen thưởng, kỷ luật, tín ngưỡng, tơn giáo, dân tộc niên địa bàn theo quy định pháp luật - Trực tiếp thực nhiệm vụ sau: Sinh viên: Dương Thị Thân Thương 10Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hợp hoạt động văn phòng UBND đơn vị Ủy ban Đối với cơng tác tổng hợp, thư ký, văn phịng UBND đầu mối đạo chuẩn hoá hệ thống mẫu văn thống kê toàn Ủy ban Bốn là, cần sớm xây dựng triển khai đề án nâng cao hiệu sử dụng nguồn lực chung tạo môi trường cảnh quan đẹp, phù hợp với điều kiện, vị yêu cầu nhiệm vụ Ủy ban Theo quy hoạch đó, mối quan hệ phối hợp hoạt động dịch vụ cần quy đầu mối; chuyên nghiệp hoá dịch vụ; thống việc phối hợp hoạt động đơn vị UBND liên quan đến vấn đề môi trường cảnh quan, an ninh, dịch vụ… Như vậy, yêu cầu công việc cần đốc thúc triển khai khẩn trương, tiến độ có họp định kỳ để đánh giá hiệu cơng việc Nếu có đồng tâm trí có cách làm hiệu tính chun nghiệp cơng tác văn phịng tồn UBND nâng cao 3.2.3 Xây dựng hệ thống văn phòng đại Lãnh đạo UBND thị trấn Hồ cần tập trung vào việc xây dựng văn phịng đại Trước thời đại cơng nghệ thơng tin, khoa học kỹ thuật phát triển nhanh, người ta mong muốn quan tham mưu, giúp việc hành chính, quản trị hậu cần phải cải tiến, phải vững mạnh giúp lãnh đạo đơn vị nâng cao hiệu quản lý, điều hành Văn phòng đại thực chức thu thập, xử lí tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo đơn vị phương tiện kỹ thuật nghiệp vụ hành đại; bảo đảm điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung đơn vị cách tiết kiệm, hợp lý hiệu Việc xây dựng văn phòng mạnh yêu cầu cần thiết, xu hướng tất yếu thời đại UBND thị trấn Hồ chủ trương xây dựng văn phòng đại phù hợp với yêu cầu đổi mới, phù hợp với chủ trương cải cách hành nhà nước, hướng đến mục tiêu nâng cao chất lượng dịch vụ cơng 3.2.3.1.Xây dựng văn phịng điện tử Cloudoffice Sinh viên: Dương Thị Thân Thương 43Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Ứng dụng hệ thống văn phịng điện tử khơng mang lại hiệu cao công việc, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí mà cịn giúp chuẩn hóa quy trình làm việc, quy trình xử lý văn lưu trữ hồ sơ tài liệu Hiện nay, xu hướng đổi mới, đại hóa văn phịng, cơng tác hành quan, tổ chức doanh nghiệp diễn mạnh mẽ toàn diện, phải kể tới việc ứng dụng giải pháp văn phòng điện tử Ứng dụng hệ thống văn phịng điện tử khơng mang lại hiệu cao cơng việc, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí mà cịn giúp chuẩn hóa quy trình làm việc, quy trình xử lý văn lưu trữ hồ sơ tài liệu Có thể nhận thấy, phần mềm văn phịng điện tử thực cách mạng đổi hệ thống quản lý văn phòng Văn phịng điện tử khơng giúp cho người dùng dễ dàng việc quản lý, xếp, lưu trữ loại tài liệu phức tạp cịn giúp bạn dễ dàng việc xây dựng kế hoạch làm việc, phân công, quản lý giám sát công việc hiệu quả, xóa bỏ ranh giới khơng gian, thời gian suốt q trình thực Văn phịng điện tử Cloudoffice - Phần mềm quản lý văn phòng đại CloudOffice không hệ thống phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu mà hệ thống điều hành quản trị cơng việc tồn diện chuyên nghiệp theo nhiều cấp quản lý Phần mềm thiết kế cách khoa học với đầy đủ chức trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp, quản lý, lưu trữ, điều hành công việc trực tuyến mạng máy tính CloudOffice - Quản lý văn toàn diện Chức cho phép văn thư quản lý văn với đầy đủ nghiệp vụ liên quan như: Quản lý công văn đi, công văn đến, phân loại công văn, phê duyệt công văn, xem công văn theo ngày, tuần, tháng, xem theo ngày cập nhật, ngày công văn đến, ngày hiệu lực, ngày hết hiệu lực, theo dõi báo cáo tình hình xử lý văn bản, thời hạn xử ý văn Ngoài ra, chức bình luận cho phép người ghi chú, trao đổi ý kiến cá nhân vào văn đánh dấu thông tin cần nhớ để sau xem lại cần Sinh viên: Dương Thị Thân Thương 44Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CloudOffice - Quản lý tài liệu chuyên nghiệp Ngoài việc quản lý văn đến, văn nội bộ, phần mềm cho phép quản lý hồ sơ tài liệu khơng thuộc nhóm thơng tin văn bản, hồ sơ tài liệu phần mềm, hồ sơ hợp đồng, hồ sơ khiếu nại tố cáo, biểu mẫu, ấn chỉ, tài liệu âm thanh, video Đặc biệt, phần mềm cho phép quản lý loại hồ sơ kiện Các kiện quản lý thành hồ sơ theo dõi từ lúc bắt đầu kết thúc kiện CloudOffice - Điều hành cơng việc tồn diện Phần mềm hỗ trợ hiệu công tác điều hành quản lý cho lãnh đạo Lãnh đạo khởi tạo công việc, phân công theo dõi tiến độ công việc Việc theo dõi tiến độ xử lý công việc giúp lãnh đạo nhân viên kịp thời nắm bắt công việc, trao đổi thông tin qua lại, xin ý kiến đạo hay góp ý phần mềm, từ cơng việc xử lý thời hạn hướng CloudOffice – Xử lý văn từ xa nơi, lúc CloudOffice giúp lãnh đạo duyệt văn bản, đạo công việc từ xa qua internet thiết bị thông minh SmartPhone, đáp ứng nhu cầu điều hành xử lý công việc cách linh hoạt - kịp thời - lúc nơi Ngồi chức điển hình trên, CloudOffice cung cấp nhiều tính hỗ trợ văn phịng như: gửi thơng báo hàng loạt, trao đổi thảo luận, lịch đơn vị, lịch cá nhân, danh bạ điện thoại, gửi tin nhắn, trưng cầu ý kiến, lấy ý kiến, biểu 3.2.3.2.Xây dựng “ Văn phòng xanh” Chương trình Văn phịng xanh hệ thống quản lý mơi trường văn phịng nhằm cải tiến cách thức vận hành quản lý để giảm tác động tiêu cực lên môi trường việc tiết kiệm tiêu hao lượng, giảm chi phí lãng phí để góp phần nâng cao ý thức bảo vệ mơi trường, đem lại lợi ích cho tồn cầu việc tiết kiệm tài nguyên thiên nhiên, giảm hiệu ứng nhà kính "Chương trình Văn phịng xanh" triển khai giúp cho quan, tổ chức có lợi ích trước mắt lâu dài: Sinh viên: Dương Thị Thân Thương 45Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Một là, góp phần làm giảm tối đa tác động tiêu cực môi trường Với nội dung quy định cụ thể hành động thiết thực quan, văn phòng làm giảm việc tiêu hao lượng điện, xăng dầu, tiết kiệm giấy, mực, văn phòng phẩm, túi nilon, giảm dần lượng rác thải từ cơng sở v.v góp phần làm giảm đáng kể tác động tiêu cực tới môi trường Hai là, góp phần giúp quan tiết kiệm đáng kể chi phí lãng phí hành động cụ thể Ba là, Chương trình tạo dựng hình ảnh xanh - - đẹp quan, tổ chức nâng cao uy tín cộng đồng Bởi chương trình đề nhiều quy tắc cam kết quan, tổ chức nhằm giảm thiểu tác động tới môi trường Điển hình cho thành cơng quan thuộc khối doanh nghiệp tổ chức phi phủ Cơng ty Honda Việt Nam, Tập đồn FPT, Trung tâm Phát triển Nông thôn bền vững SRD Bốn là, Chương trình góp phần nâng cao ý thức đội ngũ cán bộ, nhân viên việc bảo vệ môi trường từ vận động việc làm hiệu quả, thiết thực Kế hoạch thực “Chương trình văn phịng xanh”, thơng qua hành động cụ thể: + Công tác tuyên truyền thường xuyên hiệu vị trí trung tâm quan:“Tắt hết thiết bị điện trước về”, “Tiết kiệm nước”; “Phòng sử dụng điều hòa, vào đóng cửa”; “Tiết kiệm giấy, mực”; “Tích cực giao dịch điện tử”;“Tắt tồn thiết bị điện phịng khơng sử dụng 15 phút” vv + Có kế hoạch tiết kiệm điện sử dụng: quan có quy định việc sử dụng điều hòa nhiệt độ (không để nhiệt độ 27 độ C không lãng phí điện; giảm điều hịa độ tiết kiệm 10% điện năng); thiết kế phòng làm việc hợp lí khoa học để sử dụng nhiều ánh sáng tự nhiên, tiết kiệm điện năng; mở điều hịa khơng mở cửa; quan phải có quy định phải tắt tồn thiết bị điện về, tắt hình máy tính không sử dụng 30 phút, Sinh viên: Dương Thị Thân Thương 46Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội để chế độ tất máy tính chuyển hình sang chế độ screen saver sau phút không hoạt động; + Tiết kiệm mực in: (máy photocopy, máy in việc tăng cường giao dịch điện tử, cần thiết in; văn không nên để chế độ in đậm nhiều); + Tiết kiệm giấy: Thường xuyên có thói quen in giấy hai mặt tờ giấy giảm nhiều chi phí mua giấy Ngồi ra, tận dụng giấy in mặt, lại mặt giấy trắng để in văn dự thảo giấy tờ quan trọng; mua máy in, ưu tiên mua loại máy in hai mặt; máy in cài đặt chế độ in hai mặt; tái sử dụng phong bì + Tích cực sử dụng túi vải, giỏ đựng để hạn chế sử dụng túi nilon + Tiết chi phí kiệm xăng, dầu cho phương tiện cá nhân phương tiện quan Để thực việc này, nhiều quan có hệ thống tổ chức rộng địa phương tích cực họp giao ban trực tuyến phần mềm Skype để tiết kiệm thời gian lại, xăng dầu nhiều khoản kinh phí khác + Giảm dần lượng rác thải từ văn phòng biện pháp”: Tái sử dụng phịng bì; tái sử dụng giấy in mặt; hạn chế sử dụng giấy nilon; hạn chế giấy phát cho đại biểu tham gia hội thảo, tập huấn cách gửi đĩa CD gửi email Sinh viên: Dương Thị Thân Thương 47Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội III KẾT LUẬN Công đại hóa văn phịng đóng góp trực tiếp vào mục tiêu cơng nghiệp hóa – đại hóa hành nhà nước Hiện đại hóa phải đổi toàn diện mặt văn phịng: người, thiết bị, văn hóa… nghĩa là, trọng tâm đại hóa văn phịng việc xây dựng nên văn phòng đại Xây dựng văn phòng đại phải đồng từ xuống, trụ sở quan đơn vị sở trực thuộc Văn phòng đại phải hướng đến mục tiêu khắc phục tình trạng lãng phí thời gian, cơng sức, giảm chi phí quản lý điều hành nhằm bảo đảm cơng việc trơi chảy, có chất lượng hiệu Nhân viên văn phòng đại phải tạo điều kiện tối đa để phát huy tính sáng tạo, tìm kiếm giải pháp tối ưu để đạt hiệu cao nhất, tập trung thời gian công sức hồn thành tốt nhiệm vụ thân văn phòng Xây dựng văn phòng đại phải dựa tảng cải cách hành chính; giúp cho công việc quan giải nhanh chóng xác, đường lối sách, ngun tắc chế độ Làm đầu mối cung cấp thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động quan cách đầy đủ kịp thời, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, góp phần cải cách thủ tục hành phục vụ cho cơng đổi Văn phịng đại phải giúp cho lãnh đạo quanthốt ly cơng việc hành chính, vụ Sinh viên: Dương Thị Thân Thương 48Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội TÀI LIỆU THAM KHẢO TS Lưu Kiếm Thanh - Khoa Văn Cơng nghệ Hành chính, Học viện Hành / Tạp chí Tổ chức Nhà nước Số 11/2008 Quyết định số 99/2010/QĐ-UBND ngày 09/8/2010 Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Ninh việc quy định số lượng, chức danh cán bộ, công chức cấp xã tỉnh Bắc Ninh Quyết định số 77/2011/QĐ-UBND ngày 29/9/2011 Ủy ban nhân dân thị trấn Hồ việc ban hành quy chế làm việc UBND thị trấn Hồ ThS Nguyễn Mạnh Cường - Khoa Quản trị văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội/ Tạp chí Tổ chức nhà nước Số 1/2013 Quyết định số 113/QĐ-UBND ngày 20/11/2013 Ủy ban nhân dân thị trấn Hồ việc ban hành quy chế công tác văn thư Quyết định số 20/QĐ-UBND ngày 28/3/2014 Ủy ban nhân dân thị trấn Hồ việc ban hành quy chế thực chế “một cửa” UBND thị trấn Hồ PHẦN PHỤ LỤC Sinh viên: Dương Thị Thân Thương 49Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 01 Sơ đồ tổ chức máy UBND thị trấn Hồ Chủ tịch UBND Kiểm tra văn Kiểm tra hình thức thể thức, kỹ thuật trình bày Đóng dấu Ban Ban Cơng an Qn Đóng dấu quan P chủ tịch Ủy viên UBND UBND Đăng ký Văn Ban phòng – văn Tư pháp Thống – Hộ kê tịch Đăng ký văn sổ máy tính Làm thủ tục chuyển Ban phát theo dõi Ban Tài – Kế tốn Địa xây dựng Làm thủ tục phát hành văn Phụ lục 02 Sơ đồ quy trình quản lý văn Ghi sổ ngày tháng năm Đóng dấu độ khẩn mật (nếu có) Nhân Sinh viên: Dương Thị Thân Thương Chuyển phát văn Theo dõi việc chuyển 50Lớp: ĐHLT.QTVP K13B phát văn Ban Văn hóa – Xã hội Lưu văn Báo cáo thực tập tốt nghiệp Sinh viên: Dương Thị Thân Thương Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 51Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 03 Sơ đồ quy trình quản lý văn đến Tiếp nhận đăng ký văn đến Trình chuyển giao văn đến Tiếp nhận văn đến Trình văn đến Phân loại sơ bộ, bóc bì văn Chuyển giao văn đến Giải quyết, đôn đốc, nhắc nhở việc giải văn đến Giải văn đến Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến n đến Đánh dấu đến, ghi số ngày đến Đăng ký Sinh viên: Dương Thị Thân Thương 52Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 04 Sơ đồ hóa cách bố trí, xếp trang thiết bị văn phịng Gg 9 10 11 2 12 2 2 13 1 Ghi chú: Cửa vào Ghế Bàn làm việc Máy tính Tủ tài liệu Máy fax Sinh viên: Dương Thị Thân Thương Máy in Máy Photocoppy 9.Cửa sổ 10 Bình nước lọc 11 Chậu cảnh 12 Bàn tiếp dân 13 Bảng tin 53Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 05 Đề xuất mơ hình văn phịng tối ưu (Mơ hình văn phịng đại) 14 14 17 16 12 15 13 10 11 5 Ghi chú: Sinh viên: Dương Thị Thân Thương 54Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Cửa vào Chậu cảnh 12 Vật chặn giấy 1.Cửa sổ, rèm cửa Bình lọc nước 13 Máy tính Quạt Bàn làm việc 14 Tủ tài liệu Bảng phân công công việc Điện thoại 15 Máy Fax Bàn tiếp khách 10 Đèn 16 Máy in Ghế 11 Tài liệu 17 Máy Photocopy Sinh viên: Dương Thị Thân Thương 55Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN CHUNG Văn phòng quan hành nhà nước đơn vị có chức tham mưu giúp lãnh đạo tổ chức điều hành công việc, đồng thời trung tâm thông tin phục vụ lãnh đạo.Bên cạnh đó, văn phịng cịn phận phục vụ trực tiếp hoạt động hàng ngày tổ chức làm việc lãnh đạo, hội nghị, chuyến công tác, hoạt động chuyên môn đơn vị, phận; chuẩn bị điều kiện, phương tiện bảo đảm công tác quan, tổ chức nói chung Văn phịng đại hố góp phần thiết thực vào cơng xây dựng phát triển đất nước giai đoạn mới, cịn nhiệm vụ trước mắt lâu dài hệ thống quan nhà nước nước ta Các cấp lãnh đạo cần phải thống quan điểm, nhận thức, có giải pháp đồng tâm cao để thực công đại hóa văn phịng nhà nước, từ tạo chuyển biến mạnh mẽ, mang lại hiệu thiết thực vào nghiệp CNH – HĐH đất nước chủ động hội nhập quốc tế, mục tiêu “dân giàu, nước mạnh, dân chủ, công bằng, văn minh” Thực tập việc cần thiết có ý nghĩa sinh viên trước tốt nghiệp Là hội tốt cho sinh viên năm cuối có điều kiện tiếp xúc trực tiếp với công việc thực tế, không giai đoạn sinh viên kiểm nghiệm lại kiến thức lý thuyết học mà giúp sinh viên làm quen với công việc liên quan đến chuyên ngành mà học, qua có nhìn khách quan để đưa cải tiến đóng góp vào cơng xây dựng đất nước thời kỳ cơng nghiệp hố – đại hố Q trình thực tập UBND thị trấn Hồ tơi có hội tiếp xúc với đội ngũ cán bộ, nhân viên, trang thiết bị đại quan… từ có so sánh khách quan cơng đại hóa văn phịng phương diện Sinh viên: Dương Thị Thân Thương 56Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội lý thuyết thực tiễn Qua đó, thân tơi có định hướng tích cực vào cơng tác đại hóa văn phịng để sau tham gia phục vụ hành chính, đóng góp vào nghiệp xây dựng đất nước Một lần nữa, em xin chân thành cám ơn thầy cô khoa Quản trị văn phòng, ban lãnh đạo UBND Văn phòng UBND thị trấn Hồ tạo điều kiện cho em thực tập hoàn thiện tốt báo cáo Thị trấn Hồ, ngày 28 tháng năm 2015 Sinh viên Dương Thị Thân Thương Sinh viên: Dương Thị Thân Thương 57Lớp: ĐHLT.QTVP K13B