HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNGTẠI UBND THỊ TRẤN HỒ
2.1. CÔNG TÁC HIỆN ĐẠI HÓA TẠI VĂN PHÒNG UBND THỊ TRẤN HỒ
2.1.1. Hiện đại hóa tập trung vào cán bộ, công chức
Cán bộ, công chức (CBCC) văn phòng của UBND thị trấn được tuyển chọn từ những người được đào tạo bài bản, có năng lực và nhiệt tâm, trách nhiệm với nghề.
UBND thị trấn Hồ ban hành các quy định, quy tắc xử sự, chế độ trách nhiệm đối với CBCC văn phòngđể chuẩn hóa đội ngũ cán bộ, đó đồng thời là sự đóng góp tích cực cho việc xây dựng văn hóa công sở tại cơ quan.Thực hiện theo quy chế văn hóa công sở, CBCC văn phòng có đồng phục gọn gàng, tác phong lịch thiệp, thái độ hòa nhã, cởi mở khi giao dịch với công dân, tổ chức.Quy định không hút thuốc nơi công cộng và chỗ đông người được mọi người hưởng ứng nên trong sân cơ quan không còn tình trạng tàn thuốc vương vãi; quy định để xe được CBCC thực hiện nghiêm chỉnh, xe để gọn gàng, đúng vị trí; nhà vệ sinh cơ quan sạch và được lau dọn thường xuyên…
Về cơ bản, CBCC được sắp xếp chỗ làm việc độc lập, có không gian làm việc riêng với đầy đủ các vật phẩm thiết yếu nên tâm lý làm việc thoải mái, dễ chịu;
Lãnh đạo Văn phòng có thái độ kiên quyết trong việc đề ra và thực hiện những mục tiêu tổ chức văn phòng, có kế hoạch tuyên truyền và hướng dẫn cụ thể để nhân viên trong văn phòng nhiệt tình tham gia vào công cuộc hiện đại hóa.
Lãnh đạo UBND khuyến khích và thường xuyên cho CBCC văn phòng tham gia các lớp tập huấn nâng cao nghiệp vụ và tạo điều kiện để họ tiếp xúc,
học hỏi về các mô hình văn phòng hiện đại, cách sử dụng các trang thiết bị hiện đại.
Xác định con người là đối tượng chính của văn phòng hiện đại, vì thế UBND thị trấn Hồ tập trung đào tạo con người thông qua các lớp bồi dưỡng về chính trị, về nghiệp vụ và các sân chơi trí tuệ cũng như các hoạt động văn nghệ, thể thao để tự mỗi người thay đổi thói quen cá nhân, nâng cao sức khỏe, năng lực tham mưu, chủ động làm tốt công tác phục vụ trên nền tảng lấy tăng năng suất lao động và hiệu quả công việc làm mục tiêu phấn đấu.
2.1.2.Hiện đại hóa trang thiết bị văn phòng
Trang thiết bị: máy fax, máy scan, máy tính, máy chiếu, bàn làm việc, quạt điện… được văn phòng UBND thị trấn Hồ sắp xếp khoa học, cố định ở từng vị trí; chúng được sử dụng đúng tiêu chuẩn, định mức và đúng mục đích,tương đối đáp ứng yêu cầu công việc của văn phòng theo hướng hiện đại.
Trang thiết bịđược sử dụng công khai, được bảo dưỡng theo định kỳ và được thay thế, sửa chữa khi cần thiết; đồng thời được quản lý theo quy chế do cơ quan xây dựng trên cơ sở chế độ của Nhà nước và đặc thù hoạt động của UBND.
Quá trình làm việc mỗi người được bố trí một máy vi tính, một máy điện thoại tại chỗ làm việc, nhưng máy in, máy photocopy hay như máy fax được sử dụng chung nên tránh được sự lãng phí không đáng có.
Chú trọng vào hiệu quả mà các thiết bị hiện đại mang lại, UBND thị trấn Hồ đã đầu tư mua sắm các thiết bị tiên tiến như: Máy ghi âm văn phòng, máy in sử dụng công nghệ laze, máy hủy tài liệu,…hàng năm cơ quan còn thực hiện mua sắm, bổ sung thiết bị, máy móc xuất phát từ nhu cầu sử dụng thực tế và thực hiện thông qua kế hoạch hàng năm.
Nhằm phát huy lợi ích các thiết bị, máy móc, UBND thị trấn đã tiến hành:
- Đào tạo người sử dụng trang thiết bị văn phòng hiện đại đạt đến trình độ cao, theo hướng đa năng, toàn diện về nghiệp vụ, kỹ thuật. Theo hướng đào tạo đó, người lao động biết làm nhiều việc và thực hiện thành thạo nhiệm vụ công tác được giao;
- Xây dựng kế hoạch, theo dõi giám sát việc mua sắm và tình hình bảo quản, sử dụng trang thiết bị;
- Giám sát, kiểm tra việc sử dụng trang thiết bị do các đơn vị, cá nhân được giao quản lý và sử dụng;
- Thực hiện chế độ khấu hao trang thiết bị vật tư theo quy định của Nhà nước. Đề xuất việc thanh lý, xử lý trang thiết bị hư hỏng hoặc không dùng đến để đảm bảo việc sử dụng có hiệu quả.
2.1.3. Hiện đại hóa công tác hành chính
Thực hiện việc tiêu chuẩn hoá các thủ tục, các mẫu giấy tờ hành chính nên văn phòng UBND thuận tiện trong việc thi hành nhiệm vụ của CBCC, tạo sự thoải mái, hài lòng của công dân, tổ chức khi đến giao dịch văn phòng; đồng thời vẫn bảo đảm được tính pháp chế của văn bản.
- Hệ thống các biểu mẫu, giấy tờ hành chính được sử dụng thống nhất;
- Công khai hoá quy trình giải quyết công việc;
- Hồ sơ được giải quyết đúng trình tự, đúng thời gian theo các thủ tục đã ban hành;
- Cán bộ công chức nắm vững được các quy định pháp luật hiện hành và các quy định theo các thủ tục hướng dẫn công việc được soạn thảo và ban hành.
- Trách nhiệm của mỗi công chức ở mỗi công đoạn được xác định rõ ràng.
- Các công việc thuộc lĩnh vực Văn thư – Lưu trữ được tập trung về đầu mối là Văn thư của UBND.
2.2. NHỮNG HẠN CHẾ TRONG CÔNG CUỘC HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG TẠI UBND THỊ TRẤN HỒ.
2.2.1.Thiếu nguồn “nhân viên văn phòng hiện đại”
Đội ngũ nhân viên văn phòng chưa thật sự xuất sắc khi thể hiện tính chuyên nghiệp và bản lĩnh nghiệp vụ. Họ chỉ làm một số việc khá nhàn hạ như đánh máy, in ấn những tài liệu có sẵn, lưu chuyển các công văn, mua sắm văn phòng phẩm, dọn dẹp văn phòng... mà chưa hoạch định được rõ ràng, cụ thể những công việc của văn phòng, không đặt ra những bài toán hiệu quả công
việc. Khi được yêu cầu tổ chức một cuộc hội thảo, họ còn lúng túng. Họ vẫn còn thụ động trong công việc.
Ví dụ như: khi sếp yêu cầu đánh máy một văn bản để gửi đi, nhân viên thường chờ sếp viết nháp rồi gõ lại nguyên xi, rồi đưa lại cho sếp sửa, sửa đến khi nào sếp thấy ưng ý thì thôi. Trong trường hợp sếp bận, không viết nháp được thì thụ động chờ, sếp hỏi thì nói "em không hiểu, nên không dám làm", hoặc tại máy hư, em chưa làm được". Hay như khi sếp đi vắng, có người gọi đến, nhân viên báo "sếp đi vắng" rồi cúp máy, hoặc thêm câu "ông có để lại lời nhắn gì không chứ không đề nghị khách cho biết có yêu cầu gì để có thể "áng chừng"
một thời điểm thích hợp cho một cuộc gặp gỡ với sếp, chuẩn bị được các tài liệu cần thiết để trình với sếp về vấn đề khách sẽ đề cập...
Nói chung, ở đây nhân viên văn phòng thiếu kỹ năng hoạch định được công việc và hoàn thành hiệu quả công việc.
2.2.2. Hiệu quả sử dụng trang thiết bị văn phòng hiện đại còn chưa cao
Trang thiết bị văn phòng là một trong các yếu tố quan trọng bảo đảm năng suất, chất lượng của công tác văn phòng, đồng thời cũng là một trong các yếu tố giúp cho cán bộ, công chức hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.Văn phòng UBND đảm bảo được về chất lượng nhân sự, chất lượng thiết bị song sự phát triển không ngừng của các thiết bị hiện đại buộc mỗi người phải chủ động tiếp thu những kiến thức mới để có thể vận hành trôi chảy các loại máy móc. Tuy nhiên, hiệu quả sử dụng các thiết bị còn chưa thật sự được như ý, lý do xuất phát từ những vấn đề sau:
- Một số CBCC do ngại thay đổi những lề lối làm việc cũ nên “cố tình không chấp nhận” sự xuất hiện của các loại máy móc, thiết bị mới mà vẫn trung thành với các máy móc cũ, lỗi thời, nhất là ở những CBCC thuộc thế hệ đi trước.
Việc xử lý công việc còn thủ công dẫn đến mất nhiều thời gian và công sức;
- Đội ngũ nhân viên văn phòng được cử đi đào tạo vẫn chỉ là học hỏi những kỹ năng, kỹ thuật để đủ dùng chứ chưa có phát kiến hay kỹ xảo, sáng tạo mới để khai thác được tối đa công năng của các thiết bị.
- Các thiết bị, máy móc được định kỳ bảo dưỡng song đôi khi còn gặp trục trặc do thao tắc của người dùng hoặc do yếu tố thời tiết, do sự va đập…
nhưng nhân viên của văn phòng vẫn chưa tự xử lý được tình huống mà phải gọi cho người có chuyên môn nên giải quyết công việc bị gián đoạn.
- Quy trình bảo quản, giữ gìn máy móc cơ quan của cá nhân CBCC còn chưa cao, vẫn để tình trạng hỏng hóc nặng. Thực tế là có máy photo hỏng nhưng không đưa đi sửa, để im một chỗ lâu ngày dẫn đến tình trạng hao mòn giá trị…
2.2.3. Những thói quen và rào cản
Tâm lý e ngại đổi mới, sợ khi xây dựng văn phòng hiện đại sẽ sinh ra nhiều việc xuất hiện ở một số CBCC. Họ nghĩ rằng đổi mới mà nặng việc thêm nên không mong muốn điều đó xảy ra.Kỳ thực, bản chất của văn phòng hiện đại là phải làm thế nào để ít việc hơn, nhưng công việc phải mang lại hiệu quả nhiều hơn. Những CBCC này mặc dù làm trong văn phòng chuyên nghiệp nhưng bản lĩnh còn ít, trong khi những người “tay ngang” ở UBND tại các bộ phận khác cũng còn nhiều nên họ sợ như thế cũng là điều khó tránh khỏi.
Nhân viên văn phòng hiện đại phải là những người tham mưu trực tiếp, phải ý thức được công việc, tuy nhiên CBCC còn đổ lỗi cho hoàn cảnh, nhiều khi không hiểu và chia sẻ được công việc với lãnh đạo; còn xảy ra tình trạnglàm việc vượt quyền hạn.
Thói quen làm việc của CBCC nói chung và của nhân viên văn phòng lâu nay theo lối thụ động, có sai bảo mới làm. Khi làm thì dựa dẫm, thiếu bản lĩnh, tự tin. Sức ì còn phát sinh từ cách thức phân công chồng chéo, giao nhiệm vụ khép kín đã tạo tâm lý bàng quan, chuyện của ai người ấy biết, việc của ai người nấy làm. Văn phòng làm việc theo lối đơn tuyến, mỗi người kiêm nhiệm nhiều việc, vấn đề đặt ra là phải tổ chức để một người biết làm nhiều việc để thay thế lẫn nhau khi cần thiết.
2.3. NHẬN XÉT – ĐÁNH GIÁ CHUNG
*Ưu điểm
Văn phòng UBND Thị trấn Hồ được đánh giá cao về sự cố gắng của các cán bộ, công chức văn phòng trong việc thông tin hai chiều giữa lãnh đạo UBND và các đơn vị được thông suốt, chính xác và kịp thời, đóng góp hiệu quả vào sự phát triển của Ủy ban.
*Nhược điểm
Dù đạt được những kết quả tốt trong thời gian qua song công tác văn phòng vẫn còn những hạn chế: chất lượng và xử lý văn bản tiến độ còn chưa được như kỳ vọng; công tác tham mưu tổng hợp, thống kê chưa chuyên nghiệp, chưa đáp ứng được yêu cầu và mục tiêu của lãnh đạo Ủy ban.
Nguyên nhân của những hạn chế trên là: chưa quán triệt đúng vai trò, chức năng của văn phòng như là bộ phận tham mưu giúp việc quan trọng cần được quan tâm đầu tư đúng mức; một bộ phận chuyên viên chuyên trách công tác văn phòng chưa thật sự có tinh thần trách nhiệm cao; các văn bản hướng dẫn và chế tài xử lý chưa thích hợp và hiệu quả do chưa bám sát vào thực tiễn công việc; tính chuyên nghiệp đối với các thiết bị hiện đại của đội ngũ cán bộ chưa cao …
Văn phòng UBND thị trấn cần đạt ra những tiêu chuẩn cụ thể hơn nữa để thực hiện sự chuẩn hoá trong công tác đào tạo và bồi dưỡng cán bộ để cán bộ, công chức văn phòng có được tác phong làm việc hiệu quả, chuẩn mực và hiện đại.
CHƯƠNG 3