3.1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng
* Các trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất
Trang thiết bị văn phòng gồm trang thiết bị được giao cho từng cán bộ, công chức sử dụng như bàn làm việc, tủ đựng hồ sơ, máy tính, máy ghi âm… và các trang thiết bị làm việc sử dụng chung trong đơn vị như máy photocopy, máy điện thoại dùng chung, máy fax… đó đều là những thiết bị hiện đại có nhiều tính năng sử dụng và giá trị cao.Cơ sở vật chất và các trang thiết bị tại văn phòng UBND thị trấn được lãnh đạo Ủy ban rất mực quan tâm. Định kỳ hàng quý, lãnh đạo Ủy ban cho kiểm tra và tiến hành bảo trì, bảo hành các trang vật dụng, thiết bị nên hầu như không có hiện tượng máy móc hư hỏng đột xuất khi đang làm việc.
* Nhận xét chung
Cán bộ công chức trong cơ quan hầu như đều có thể sử dụng được các loại trang thiết bị, các loại máy móc hiện đại. Tuy nhiên việc sử dụng còn chưa thực sự thành thạo nên hiệu quả đạt được còn chưa cao.
Việc xây dựng văn phòng hiện đại đã và đang được UBND thị trấn Hồ tiến hành vì vậy muốn hoạt động của Văn phòng mang lại năng suất hiệu quả cao hơn nữa thì việc đầu tư trang thiết bị là cần thiết. Việc thường xuyên cho nhân viên tham gia các khóa tập huấn về sử dụng thiết bị hiện đại cũng cần đưa vào các kế hoạch dài hạn để cơ quan phát huy được tối đa tính năng của những trang thiết bị nhằm tránh sự lãng phí nguồn lực cũng như kinh phí đã đầu tư.
Văn phòng UBND thị trấn cần chủ động đề nghị lên cấp trên việc mua sắm các trang thiết bị như máy hút ẩm, hút bụi, các loại tủ chất liệu bền, chắc để tài liệu trong kho lưu trữ của cơ quan đượcbảo quản tốt hơn.
3.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng (hiện tại). Đề xuất mô hình văn phòng tối ưu
Ngày nay, việc bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong phòng làm việc được các cơ quan rất coi trọng. Vị trí các đồ vật được kê, đặt theo “phong thủy”
nhằm hướng tới sự ổn định, bền vững, đi lên của cơ quan theo thuyết duy tâm và ở Văn phòng UBND thị trấn Hồ các trang thiết bị cũng được bố trí, sắp xếp theo quy luật chung đó.
*Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị văn phòng (Xem phụ lục 04)
*Đề xuất mô hình văn phòng tối ưu (Xem phụ lục 05)
3.3. Tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan. Nhận xét bước đầu về những hiệu quả mang lại.
Hiện nay, UBND thị trấn Hồđang vận hành và đưa vào sử dụng 01 phần mềm quản lý là Phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc.
*Phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc (QLVB-HSCV)
Đây thực sự là một phần mềm tiện ích,phục vụ công tác quản lý, điều hành tác nghiệp, trao đổi thông tin, chia sẻ dữ liệu của UBND với các cơ quan hành chính Nhà nước trên địa bàn huyện Thuận Thành với những chức năng cơ bản, đó là: Quản lý văn bản đi, đến, chuyển nhận văn bản qua mạng máy tính;
xử lý văn bản, giải quyết công việc thông qua hồ sơ công việc trên phần mềm;
quản lý lịch công tác; quản lý tài nguyên; chia sẻ tài liệu và báo cáo thống kê … cán bộ công chức trong UBND thường xuyên sử dụng phần mềm QLVB-HSCV trong công tác quản lý, điều hành và giải quyết công việc.
Quy trình xử lý văn bản, hồ sơ công việc được áp dụng thống nhất trong Ủy ban như sau:
Văn thư phải truy cập vào phần mềm để tiếp nhận văn bản đến điện tử hoặc văn bản đến theo đường công văn truyền thống, sau đó cấp số đến cho văn bản, trình Lãnh đạo Ủy ban phê duyệt và phân xử lý.
Lãnh đạo các phòng bộ phận sau khi nhận phiếu giao việc từ Lãnh đạo Ủy ban, xác định thời gian hoàn thành công việc, phân cho các cán bộ, công chức xử lý.
Cán bộ, công chứcsau khi đã hoàn thành công việc được giao, trình Lãnh đạo duyệt và ban hành.
Việc áp dụng quy trình đã được UBND thị trấn Hồ thực hiện một cách linh hoạt nhờ vào các chức năng tích hợp trên phần mềm. Chẳng hạn, trong quá trình xử lý công việc với vai trò là người kiểm duyệt hoặc người ký duyệt thì có thể ủy quyền cho một người khác thay mình thực hiện khi có việc bận đột xuất.
* Hiệu quả mang lại từ Phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc Từ khi triển khai ứng dụng phần mềm QLVB-HSCV, đến nay, hầu hết cán bộ công chức trong toàn cơ quan đã sử dụng thành thạo các chức năng của phần mềm, bước đầu đã mang lại hiệu quả cao trong công tác quản lý, điều hành và giải quyết công việc. Những kết quả đạt được thể hiện sự quyết tâm của UBND và toàn thể cán bộ công chức UBND thị trấn trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào điều hành, giải quyết công việc.
Việc ứng dụng phần mềm QLVB-HSCV tại UBND thị trấn Hồ đã đem lại nhiều lợi ích quan trọng trong công tác quản lý, điều hành, giải quyết công việc, tạo ra phương thức làm việc mới, tiết kiệm được nhiều thời gian và giảm thiểu tỷ lệ sử dụng giấy tờ, giảm được thời gian xử lý công việc, tăng cường tính công khai, minh bạch trong giải quyết các nhu cầu của người dân và doanh nghiệp, cung cấp công cụ để kiểm tra, giám sát quá trình thực thi công việc một cách nhanh chóng, hiệu quả, chính xác, góp phần đẩy mạnh cải cách hành chính, nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan quản lý nhà nước.
Tuy nhiên, việc ứng dụng phần mềm QLVB-HSCV tại Ủy ban chưa thực sự đồng bộ, một số cán bộ công chứcvẫn còn có thói quen giải quyết công việc theo cách thủ công như trước đây, xử lý dựa trên văn bản giấy. Để vận hành, khai thác triệt để những tiện ích của phần mềm QLVB-HSCV, cần sự quyết tâm hơn nữa của toàn thể cán bộ, công chức Ủy ban, các phòng, đơn vị cần nghiêm túc tổ chức triển khai áp dụng trong việc điều hành, chỉ đạo qua môi trường mạng, xác định đây là công cụ chủ yếu để cải cách hành chính, hiện đại hóa cơ quan nhà nước.
PHẦN 2