PHẦN 2 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP
II. NỘI DUNG CHÍNH CHƯƠNG 1
1.2.2. Đổi mới và hiện đại hoá toàn diện Văn phòng
Văn phòng kiểu cũ hoặc kiểu mới vẫn bao gồm cấu trúc 3 mặt cơ bản là trang thiết bị kỹ thuật Văn phòng, con người làm Văn phòng và các nghiệp Văn phòng. Ba mặt kể trên có mối quan hệ chặt chẽ, có tác động qua lại với nhau trong quá trình thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng và do vậy cần được phát triển đồng bộ, không được xem nhẹ mặt nào. Khi chuyển lên Văn phòng hiện đại, ba mặt đó được nâng lên về vật chất do được đầu tư thích đáng, đảm bảo cho Văn phòng đủ thực hiện chức năng chủ động xử lý thông tin.
a. Về trang thiết bị kỹ thuật
Trang thiết bị kỹ thuật trong Văn phòng là thành phần” cách mạng”nhất và dễ đưa vào Văn phòng nhất vì ngày càng được cải tiến, sáng chế với nhiều chủng loại hết sức đa dạng, phong phú và giá thành rẻ. Chỉ khoảng 10-15 năm lại đây, trang thiết bị kỹ thuật trong Văn phòng đã có những bước tiến lớn hết sức nhanh chóng.
Các phương tiện kỹ thuật làm văn bản như máy đánh chữ đã nhanh chóng chuyển từ máy đánh chữ cơ khí lên máy đánh chữ điện, máy đánh chữ điện tử.
Các thế hệ máy tính điện tử đổi đời liên tục hàng năm với sự cạnh tranh gay gắt của nhiều hãng sản xuất trên thế giới. Máy tính điện tử được ứng dụng ngày càng rộng rãi trong công tác Văn phòng tạo ra những khả năng, những thuận lợi rất to lớn trong các khâu soạn thảo văn bản, lưu tữ, hệ thốnghoá và tra tìm các
dữ liệu, làm cho hoạt động xử lý thông tin của Văn phòng đạt hiệu quả ngày càng cao.
Các phương tiện thiết bị truyền tin, truyền văn bản như telex, fax và cao hơn nữa là Internet...cùng các thiết bị viễn thông được xử dụng rộng rãi giúp cho việc nối mạng thông tin cục bộ, toàn quốc gia và toàn cầu được dễ dàng, thuận lợi.
Các vật dụng thông thường trong Văn phòng từ bút viết, bìa cặp, ghim kẹp đến các giá kệ hồ sơ...ngày càng tiện dụng và được bày bán đầy ắp trong các của hàng thiết bị Văn phòng với hình thức mẫu mã đẹp, giá cả thích hợp.
Trang thiết bị cũng như môi trường Văn phòng được cải thiện rất đáng kể nhờ con người đưa vào ứng dụng rộng rãi nhiều lĩnh vực khoa học - kỹ thuật trong hoạt động Văn phòng.
Các ngành khoa học- công nghệ mà mũi nhọn là tin học, kỹ thuật máy tính, kỹ thuật viễn thông đã giúp cho Văn phòng thực hiện các hoạt động xử lý thông tin, lưu trữ và truyền thông tin trong phạm vi một cơ quan, một địa phương, một ngành, cả nước và giữa các quốc gia với nhau một cách nhanh chóng, thuận lợi, chính xác.
Nhóm ngành khoa học “công thái học” (ergonomies) được vận dụng vàoVăn phòng nhằm tối ưu hoá các mẫu thiết bị, môi trường Văn phòng, làm chongười làm Văn phòng làm việc thoải mái, đỡ hao tốn sức lao động mà vẫnđạt được hiệu năng công tác cao. Chỉ với việc cải tiến bàn làm việc hình chữ nhật thành bàn hình chữ L hoặc chữ U cùng với ghế xoay, một nhân viên Vănphòng có thể ngồi một chỗ vẫn thao tác thuận lợi khi làm các công việc xử lýgiấy tờ, sử dụng các thiết bị Văn phòng để soạn thảo văn bản, đánh máy vănbản, truyền văn bản, các thiết bị viễn thông...Môi trường Văn phòng đượcthiết kế với nhiệt độ, ánh sáng, độ ồn, màu tường...thích hợp. Mặt bằng Văn phòng được cải tiến từ những căn phòng khép kín với rất nhiều nhược điểmsang mô hình Văn phòng mặt bằng mở (open plan office) với diện tích khoảng60 - 80 m2, đủ chỗ cho khoảng 20 vị trí làm việc. Văn phòng mặt bằng mở cónhiều ưu điểm như tạo điều kiện cho
dây chuyền công việc, sự liên kếtthông tin giữa các khâu trong xử lý thông tin của Văn phòng được liên tục;người lãnh đại Văn phòng; kiểm soát công việc Văn phòng được dễ dàng;
giảm kinh phí đầu tư xây dựng mặt bằng và trang thiết bị cho Văn phòng; dễbố trí lại các vị trí làm việc trong Văn phòng khi người lãnh đạo Văn phòng có những sáng kiến mới v.v…
b. Con người làm Văn phòng
Con người làm việc trong Văn phòng là nhân vật trung tâm, là chủ thể của Văn phòng. Lao động Văn phòng kiểu cũ ít được đào tạo, có nơi quan niệm là loại hình lao động giấy tờ, hành chính thuần tuý sự vụ, giản đơn. Vì vậy, người làm Văn phòng thường ít được đào tạo, việc bố trí,sử dụng lao động Văn phòng còn tuỳ tiện, chắp vá. Trong Văn phòng hiện đại, nhân tố con người được coi trọng hơn bao giờ hết. Lao động trong Văn phòng được coi là lao động thông tin với tính sáng tạo và trí tuệ ngày càng tăng. Do đó, người lao động Văn phòng được đào tạo đạt đến trình độ cao, theo hướng đa năng, toàn diện về nghiệp vụ, kỹ thuật, kỹ năng giao tiếp - ứng xử. Theo hướng đào tạo đó, người lao động biết làm nhiều việc và thực hiện thành thạo nhiệm vụ công tác được giao, tạo điều kiện cho họ dễ dàng thích ứng khi phải chuyển đổi công tác, dễ dàng đào tạo lại để đáp ứng những yêu cầu cao hơn, phù hợp với những đòi hỏi ngày càng cao và đang biến động hàng ngày của thị trường sức lao động.
Nhóm ngành khoa học giao tiếp - ứng xử với các ngành khoa học như tâm lý học, xã hội học, dân tộc học, mỹ học v.v...giúp người lao động có khả năng khẳng định vị trí của mình trong cộng đồng, trong ê kíp làm việc để từ, đó tạo ra động cơ, ý chí vươn lên và xây dựng hoài bão nghề nghiệp. Các ngành khoa học này cũng giúp người lao động biết cách phòng tránh các tình huống căng thẳng trong quá trình làm việc (stress), biết trang điểm làm tăng vẻ đẹp, tính hấp dẫn của con người và bộ mặt Văn phòng, biết giao tiếp văn minh, lịch sự, tạo được tin cậy đối với khách hàng v.v...
c. Các nghiệp vụ hành chính Văn phòng
Các nghiệp vụ hành chính văn phòng ngày nay được xây dựng đầy đủ,hoàn chỉnh có sự hỗ trợ của trang thiết bị hiện đại giúp cho công việc hànhchính Văn phòng được vận hành trôi chảy, thông suốt theo những quy tắc, quytrình thống nhất, hợp lý. Có trang thiết bị hiện đại, có con người làm việctrong Văn phòng được đào tạo đạt trình độ cao cũng sẽ là lãng phí khi các Vănphòng không có được những quy tắc, quy trình nghiệp vụ chuẩn mực và mangtính khoa học cao.
Mỗi công việc trong Văn phòng như xây dựng chương trình công tác,xây dựng và ban hành văn bản, tổ chức một cuộc hội nghị, một chuyến đicông tác, phân loại sắp xếp một khối hồ sơ tài liệu, tu bổ tài liệu lưu trữv.v... đều phải đưa ra những quy định nghiệp vụ đúng đắn, những quy trình tổ chức thực hiện hợp lý.
Các nghiệp vụ hành chính Văn phòng có vai trò kết nối các thiết bị kỹ thuật với con người làm Văn phòng làm cho cấu trúc ba mặt cơ bản của Văn phòng trở nên hài hoà, biến các tiềm năng Văn phòng thành hiệu quả thiết thực, cụ thể.
1.3. SỰ CẦN THIẾT CỦA HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG
Hoạt động của văn phòng rất đa dạng, phong phú và phức tạp. Tổ chức khoa học công tác văn phòng có ý nghĩa thiết thực tạo điều kiện cho cơ quan, doanh nghiệp hoàn thành tốt mục tiêu để tồn tại và phát triển. Hiện đại hóa công tác văn phòng là một đòi hỏi bức xúc của thời đại.
Hiện đại hóa văn phòng theo hướng:
-“ Văn phòng điện tử”
-“ Văn phòng không giấy”
-“ Văn phòng tự động hóa”
-“ Văn phòng của thế kỷ 21"
Văn phòng phải có ý thức đi trước một bước so với các đơn vị khác trong nhiệm vụ đổi mới. Văn phòng càng sớm hiện đại hoá, càng phục vụ tốt sự lãnh đạo của cơ quan, tổ chức. Hiện đại hoá văn phòng cũng không phải là việc tốn
việc đào tạo nhân sự thích ứng với trang thiết bị hiện đại đó, với phong cách làm việc mới, hiện đại lại là vấn đề cần bàn.
Việc hiện đại hoá trang thiết bị phải được tiến hành đồng thời với hiện đại hoá chính tri thức con người làm việc trên những trang thiết bị đó và trong đó việc trang bị tri thức cần được tiến hành trước một bước.
Chất lượng công tác mọi mặt của văn phòng phụ thuộc rất nhiều vào việc giải quyết vấn đề đó. Đặc biệt, đối với cán bộ nghiên cứu, tổng hợp cần phải luôn luôn tự rèn luyện nâng cao trình độ biên tập, văn phong trong sáng, ngắn gọn nhưng rõ ràng, nhất là về nội dung, tư tưởng.
Để hiện đại hoá công tác văn phòng cần nghiên cứu, xây dựng và tiến hành tối ưu hoá các quá trình thực hiện nhiệm vụ của văn phòng, trong đó trước hết cần quan tâm đến những nội dung của hoạt động hoàn thiện công việc văn phòng.
Có thể thấy: một trong những vấn đề cơ bản nhất của bất cứ một cơ quan, tổ chức nào cũng là vấn đề tối ưu hoá và giải pháp tối ưu. Việc giải quyết các công việc văn phòng đang và về lâu dài vẫn là vấn đề được quan tâm. Việc nghiên cứu lý thuyết và hoạt động thực tiễn của công tác văn phòng trên cơ sở các khoa học quản lý và điều hành có thể giải quyết được những vấn đề này.
Bất cứ một mạng lưới phức tạp nào cũng bao gồm các điểm nút chính. Từ điểm nút này tới điểm nút khác ta có thể gọi là một cung hoặc một tuyến quy trình giải quyết công việc. Tuyến ngắn nhất, nhanh chóng nhất và có hiệu quả nhất giữa từng đôi điểm nút có thể được tính toán, xem xét. Việc tối ưu hoá chính là tìm ra những điểm nút đó.
1.4. VẤN ĐỀ VỀ HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG CỦA VIỆT NAM HIỆN NAY
Cùng với sự phát triển của khoa học - công nghệ, đặc biệt đối với các thành tựu về tin học, máy tính điện tử, kỹ thuật viễn thông và sự mở rộng quan hệ kinh tế, hội nhập với cộng đồng quốc tế, ở nước ta cũng đã xuất hiện Văn phòng hiện đại ở nhiều ngành, nhiều cấp. Ở các tổ chức sản xuất kinh doanh lớn, các xí nghiệp liên doanh với nước ngoài, mô hình Văn phòng hiện đại đã được đáp ứng
khá phổ biến. Trong một số cơ quan hành chính Nhà nước, các cơ quan cấp Trung Ương và cấp tỉnh bước đầu đã có các Văn phòng được tổ chức theo xu hướng hiện đại ở những mức độ khác nhau và có sự đan xen giữa Văn phòng kiểu mới và Văn phòng kiểu cũ. Tuy nhiên, điểm yếu nhất trong các Văn phòng ở nước ta là các hoạt động Văn phòng còn mang tính bị động, chức năng phục vụ hậu cần và công việc giấy tờ sự vụ lấn át chức năng chủ động xử lý thông tin.
Trình độ xử lý thông tin và tin học hoá trong Văn phòng còn ở mức thấp. Nguy cơ tụt hậu trong tổ chức hoạt động Văn phòng là rất nặng nề. Nhiều cơ quan, tổ chức cấp huyện và đặc biệt ở cấp cơ sở trang thiết bị còn chưa được đầu tư đúng mức, người lao động Văn phòng được đào tạo còn yếu về chất lượng. Do vậy, yêu cầu xây dựng Văn phòng theo xu hướng hiện đại nhằm đáp ứng yêu cầu của sự nghiệp đổi mới, công nghiệp hoá, hiện đại hoá là rất cấp bách. Đảng và Nhà nước ta đã rất quan tâm đến vấn đề hiện đại hoá Văn phòng và đã chỉ rõ” Văn phòng càng sớm hiện đại hoá, càng phục vụ tốt sự lãnh đạo của Đảng. Hiện đại hoá Văn phòng cũng không tốn kém lắm, điều kiện để trang bị cơ sở vật chất cũng không khó lắm, cái quan trọng là phải đào tạo con người thích ứng với trang thiết bị hiện đại đó với phong cách làm việc mới, hiện đại. Trước hết, phải hiện đại chính tri thức con người làm việc ở Văn phòng, sau đó mới hiện đại hoá trang thiết bị.
CHƯƠNG 2