CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
3.2.3. Xây dựng hệ thống các văn phòng hiện đại
Lãnh đạo UBND thị trấn Hồ cần tập trung hơn nữa vào việc xây dựng văn phòng hiện đại. Trước thời đại công nghệ thông tin, khoa học kỹ thuật phát triển nhanh, người ta mong muốn cơ quan tham mưu, giúp việc hành chính, quản trị hậu cần phải được cải tiến, phải vững mạnh mới có thể giúp lãnh đạo đơn vị nâng cao hiệu quả quản lý, điều hành. Văn phòng hiện đại sẽ thực hiện chức năng thu thập, xử lí và tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo đơn vị bằng các phương tiện kỹ thuật nghiệp vụ hành chính hiện đại; bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của đơn vị một cách tiết kiệm, hợp lý và hiệu quả.
Việc xây dựng một văn phòng mạnh là yêu cầu cần thiết, là xu hướng tất yếu của thời đại. UBND thị trấn Hồ chủ trương xây dựng văn phòng hiện đại là phù hợp với yêu cầu đổi mới, phù hợp với chủ trương cải cách hành chính của nhà nước, hướng đến mục tiêu nâng cao chất lượng các dịch vụ công.
3.2.3.1.Xây dựng văn phòng điện tử Cloudoffice
Ứng dụng hệ thống văn phòng điện tử không chỉ mang lại hiệu quả cao trong công việc, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn giúp chuẩn hóa quy trình làm việc, quy trình xử lý văn bản hoặc lưu trữ hồ sơ tài liệu.
Hiện nay, xu hướng đổi mới, hiện đại hóa văn phòng, công tác hành chính tại các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp đang diễn ra rất mạnh mẽ và toàn diện, trong đó phải kể tới việc ứng dụng giải pháp văn phòng điện tử.
Ứng dụng hệ thống văn phòng điện tử không chỉ mang lại hiệu quả cao trong công việc, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn giúp chuẩn hóa quy trình làm việc, quy trình xử lý văn bản hoặc lưu trữ hồ sơ tài liệu. Có thể nhận thấy, phần mềm văn phòng điện tử thực sự là một cuộc cách mạng trong đổi mới hệ thống quản lý văn phòng hiện nay. Văn phòng điện tử không chỉ giúp cho người dùng dễ dàng trong việc quản lý, sắp xếp, lưu trữ các loại tài liệu phức tạp còn giúp bạn có thể dễ dàng trong việc xây dựng kế hoạch làm việc, phân công, quản lý giám sát công việc hiệu quả, xóa bỏ ranh giới không gian, thời gian trong suốt quá trình thực hiện.
Văn phòng điện tử Cloudoffice - Phần mềm quản lý văn phòng hiện đại CloudOffice không chỉ là một hệ thống phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu mà còn là một hệ thống điều hành quản trị công việc toàn diện và chuyên nghiệp theo nhiều cấp quản lý. Phần mềm được thiết kế một cách khoa học với đầy đủ chức năng trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp, quản lý, lưu trữ, điều hành công việc trực tuyến trên mạng máy tính.
CloudOffice - Quản lý văn bản toàn diện
Chức năng này cho phép văn thư quản lý văn bản với đầy đủ các nghiệp vụ liên quan như:
Quản lý công văn đi, công văn đến, phân loại công văn, phê duyệt công văn, xem công văn theo ngày, tuần, tháng, xem theo ngày cập nhật, ngày công văn đến, ngày hiệu lực, ngày hết hiệu lực, theo dõi báo cáo tình hình xử lý văn bản, thời hạn xử ý văn bản... Ngoài ra, chức năng bình luận cho phép mọi người ghi chú, trao đổi ý kiến cá nhân của mình vào từng văn bản hoặc đánh dấu thông tin cần nhớ để sau này có thể xem lại khi cần.
CloudOffice - Quản lý tài liệu chuyên nghiệp
Ngoài việc quản lý các văn bản đến, văn bản đi nội bộ, phần mềm còn cho phép quản lý các hồ sơ tài liệu không thuộc nhóm thông tin văn bản, hồ sơ tài liệu có thể là phần mềm, hồ sơ hợp đồng, hồ sơ khiếu nại tố cáo, các biểu mẫu, ấn chỉ, các tài liệu âm thanh, video... Đặc biệt, phần mềm còn cho phép quản lý các loại hồ sơ sự kiện. Các sự kiện có thể được quản lý thành một hồ sơ theo dõi từ lúc bắt đầu cho tới khi kết thúc sự kiện.
CloudOffice - Điều hành công việc toàn diện
Phần mềm hỗ trợ hiệu quả công tác điều hành quản lý cho lãnh đạo. Lãnh đạo có thể khởi tạo công việc, phân công và theo dõi tiến độ công việc. Việc theo dõi tiến độ xử lý công việc sẽ giúp lãnh đạo cùng nhân viên kịp thời nắm bắt công việc, trao đổi thông tin qua lại, xin ý kiến chỉ đạo hay góp ý ngay trên phần mềm, từ đó công việc được xử lý đúng thời hạn và đúng hướng.
CloudOffice – Xử lý văn bản từ xa ở mọi nơi, mọi lúc
CloudOffice có thể giúp lãnh đạo duyệt văn bản, chỉ đạo công việc từ xa qua internet ngay trên các thiết bị thông minh SmartPhone, đáp ứng nhu cầu điều hành và xử lý công việc một cách linh hoạt - kịp thời - mọi lúc mọi nơi.
Ngoài những chức năng chính điển hình trên, CloudOffice cung cấp nhiều tính năng hỗ trợ văn phòng như: gửi thông báo hàng loạt, trao đổi thảo luận, lịch đơn vị, lịch cá nhân, danh bạ điện thoại, gửi tin nhắn, trưng cầu ý kiến, lấy ý kiến, biểu quyết.
3.2.3.2.Xây dựng “ Văn phòng xanh”
Chương trình Văn phòng xanh là một hệ thống quản lý môi trường tại các văn phòng nhằm cải tiến cách thức vận hành và quản lý để giảm những tác động tiêu cực lên môi trường bằng việc tiết kiệm tiêu hao năng lượng, giảm chi phí do lãng phí để góp phần nâng cao ý thức bảo vệ môi trường, đem lại lợi ích cho toàn cầu trong việc tiết kiệm tài nguyên thiên nhiên, giảm hiệu ứng nhà kính.
"Chương trình Văn phòng xanh" nếu được triển khai sẽ giúp cho các cơ quan, tổ chức có những lợi ích trước mắt và lâu dài:
Một là, góp phần làm giảm tối đa những tác động tiêu cực đối với môi trường. Với những nội dung quy định cụ thể và những hành động thiết thực tại cơ quan, văn phòng sẽ làm giảm việc tiêu hao năng lượng điện, xăng dầu, tiết kiệm giấy, mực, văn phòng phẩm, túi nilon, giảm dần lượng rác thải từ công sở.
v.v... góp phần làm giảm đáng kể những tác động tiêu cực tới môi trường.
Hai là, góp phần giúp các cơ quan tiết kiệm được đáng kể những chi phí do lãng phí bằng những hành động cụ thể.
Ba là, Chương trình tạo dựng một hình ảnh xanh - sạch - đẹp của cơ quan, tổ chức và nâng cao uy tín đối với cộng đồng. Bởi vì chương trình đề ra nhiều quy tắc cam kết của cơ quan, tổ chức nhằm giảm thiểu những tác động tới môi trường. Điển hình cho sự thành công này là các cơ quan thuộc khối doanh nghiệp và các tổ chức phi chính phủ như Công ty Honda Việt Nam, Tập đoàn FPT, Trung tâm Phát triển Nông thôn bền vững SRD.
Bốn là, Chương trình góp phần nâng cao ý thức của đội ngũ cán bộ, nhân viên trong việc bảo vệ môi trường từ những cuộc vận động và những việc làm hiệu quả, thiết thực.
Kế hoạch thực hiện “Chương trình văn phòng xanh”, sẽ được thông qua những hành động cụ thể:
+ Công tác tuyên truyền thường xuyên bằng những khẩu hiệu ở những vị trí trung tâm trong cơ quan:“Tắt hết thiết bị điện trước khi ra về”, “Tiết kiệm nước”;
“Phòng sử dụng điều hòa, ra vào đóng cửa”; “Tiết kiệm giấy, mực”; “Tích cực giao dịch điện tử”;“Tắt toàn bộ thiết bị điện trong phòng nếu không sử dụng trong 15 phút” vv.
+ Có kế hoạch tiết kiệm điện sử dụng: cơ quan có quy định về việc sử dụng điều hòa nhiệt độ (không để nhiệt độ dưới 27 độ C sẽ không lãng phí điện; nếu giảm điều hòa đi một độ sẽ tiết kiệm được 10% điện năng); thiết kế phòng làm việc hợp lí và khoa học để sử dụng được nhiều ánh sáng tự nhiên, tiết kiệm điện năng;
khi mở điều hòa không được mở cửa; cơ quan phải có những quy định phải tắt toàn bộ thiết bị điện khi ra về, tắt màn hình máy tính nếu không sử dụng trong 30 phút,
để chế độ tất cả máy tính chuyển màn hình sang chế độ screen saver nếu sau 5 phút không hoạt động;
+ Tiết kiệm mực in: (máy photocopy, máy in bằng việc tăng cường giao dịch điện tử, chỉ cần thiết mới in; văn bản không nên để chế độ in đậm nhiều);
+ Tiết kiệm giấy: Thường xuyên có thói quen in giấy hai mặt trên một tờ giấy sẽ giảm được rất nhiều chi phí mua giấy. Ngoài ra, có thể tận dụng những giấy đã in một mặt, còn lại một mặt giấy trắng để in những văn bản dự thảo hoặc giấy tờ ít quan trọng; khi mua máy in, ưu tiên mua loại máy in hai mặt; các máy in cài đặt chế độ in hai mặt; tái sử dụng phong bì.
+ Tích cực sử dụng các túi vải, giỏ đựng để hạn chế sử dụng túi nilon.
+ Tiết chi phí kiệm xăng, dầu cho các phương tiện cá nhân và phương tiện của cơ quan. Để thực hiện việc này, nhiều cơ quan có hệ thống tổ chức rộng ở các địa phương tích cực họp giao ban trực tuyến hoặc bằng phần mềm Skype để tiết kiệm thời gian đi lại, xăng dầu và nhiều khoản kinh phí khác.
+ Giảm dần lượng rác thải từ văn phòng bằng các biện pháp”: Tái sử dụng các phòng bì; tái sử dụng những giấy đã in một mặt; hạn chế sử dụng giấy nilon;
hạn chế giấy phát cho đại biểu tham gia hội thảo, tập huấn bằng cách gửi đĩa CD hoặc gửi email.