Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại Ủy ban nhân dân xã lê hồ

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ LÊ HỒ 3 I: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND XÃ LÊ HỒ 3 1.Vài nét về sự hình thành của UBND xã Lê Hồ 3 2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức 4 II. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG 8 1.Tổ chức và hoạt động của văn phòng 8 2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 8 3. Bản mô tả công việc của các vị trí công việc trong Văn phòng 13 III. TÌM HIỂU CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA UBND XÃ 15 1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý về công tác văn thư, lưu trữ của UBND xã Lê Hồ. 15 2. Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 16 3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của UBND xã 16 4.Nhận xét về quá trình quản lý và giải quyết văn bản 18 5. Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của UBND xã Lê Hồ 19 IV. TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ LÊ HỒ 19 1.Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng UBND xã. 19 2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp trang thiết bị trong phòng làm việc. Đề xuất văn phòng mới tối ưu 20 3. Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng: 20 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ THƯ KÍ VĂN PHÒNG TRONG UBND XÃ LÊ HỒ 21 CHƯƠNG I. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ NGHIỆP VỤ THƯ KÍ VĂN PHÒNG 21 I. Khái niệm về thư kí văn phòng 21 1. Khái niệm 21 2. Chức năng 22 3. Nhiệm vụ và quyền hạn 22 4. Điều kiện để người thư ký làm việc có hiệu quả 23 5. Các yêu cầu cơ bản đối với người thư ký văn phòng 24 6. Vị trí của người thư ký văn phòng trong cơ quan 24 II. Thư ký với việc thiết lập quan hệ với lãnh đạo và đồng nghiệp 25 1. Thư ký và việc thiết lập quan hệ với thủ trưởng 25 2. Thư ký và việc thiết lập quan hệ với đồng nghiệp 25 CHƯƠNG II. NGHIỆP VỤ THƯ KÝ CẦN THỰC HIỆN TRONG CƠ QUAN 26 I. NGƯỜI THƯ KÝ VỚI CÔNG VĂN GIẤY TỜ 26 1. Sự tham gia tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến của thư ký. 26 2. Sự tham gia xây dựng văn bản và tổ chức quản lý văn bản đi của người thư ký. 27 II. TIẾP KHÁCH – ĐÃI KHÁCH 29 1. Tiếp khách 29 2. Đãi khách 33 III. THU THẬP VÀ CUNG CẤP THÔNG TIN TỔ CHỨC LIÊN LẠC CHO LÃNH ĐẠO 38 A. Thu thập và cung cấp thông tin cho lãnh đạo 38 1. Thông tin và vai trò của thông tin trong hoạt động quản lý 38 2. Vai trò của người thư kí trong việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho lãnh đạo. 39 3. Vai trò của Thư kí trong việc xây dựng hệ thống thông tin trợ giúp hoạt động quản lý 41 B.THƯ KÍ VỚI HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC LIÊN LẠC CHO LÃNH ĐẠO 41 1. Điện thoại 41 2.Internet 42 IV. TỔ CHỨC HỘI NGHỊ 43 1. Mục đích, ý nghĩa 43 2. Lập kế hoạch hội nghị 43 3. Chuẩn bị Hội nghị 43 4. Tiến hành hội nghị 43 5. Những công việc thư kí phải làm sau hội nghị 44 V. TỔ CHỨC PHÒNG LÀM VIỆC VÀ BỐ TRÍ CÁC THIẾT BỊ, MÁY MÓC TRONG VĂN PHÒNG LÃNH ĐẠO 44 1. Mục đích, ý nghĩa 44 2. Các máy móc, trang thiết bị dùng trong công tác văn phòng 45 3. Các đồ dùng văn phòng 46 4. Các yếu tố tác động đến năng suất lao động 46 5. Bố trí phòng làm việc và các trang thiết bị 47 VI. THƯ KÍ VỚI HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC 48 1. Mục đích, phạm vi chuyến đi công tác của lãnh đạo 48 2. Thư kí với hoạt động tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo 48 3. Những công việc thư kí cần phải làm trong thời gian lãnh đạo đi công tác 49 4. Những công việc thư kí phải làm sau chuyến đi công tác 50 5. Một số lưu ý khi đi công tác cùng thủ trưởng 50

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Họ tên sinh viên: Vũ Thị Thảo Lớp: Đại học liên thông Quản trị văn phòng K13B

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K13B HỆ ĐẠI HỌC

LIÊN THÔNG KHÓA HỌC (2013 – 2015)

Tên cơ quan: Ủy ban nhân dân xã Lê Hồ

Địa chỉ: Thôn An Đông, xã Lê Hồ, huyện Kim Bảng, tỉnh Hà Nam Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Nguyễn Ngọc Huyền

Giảng viên hướng dẫn: Đinh Thị Hải Yến

NĂM 2015

Với quy mô dân số đứng thứ 13 trên thế giới như hiện nay mà nền kinh tế chỉ đứng thứ 42 trên tổng số 177 nền kinh tế, là chưa tương xứng với tiềm năng (theo xếp hạng của Ngân hàng Thế giới WB) Liệu Việt Nam có thể vươn lên đứng thứ 13 tương xứng với tiềm năng dân số hay không?

Để đạt được mục tiêu đó, Việt Nam chúng ta đang phải nỗ lực hết mình cải cách kinh tế, giáo dục, y tế, văn hóa xã hội, khoa học công nghệ… hướng tới công cuộc CNH – HĐH đất nước Chúng ta nên cải cách những hạng mục được cho là luôn đi trước một bước như: Điện lưới, giao thông, nhân lực và trong đó

có cả hành chính Nước ta được cho là một nước có thủ tục hành chính khá phức tạp, chậm trễ Chúng ta nên sửa đổi những thủ tục này sao cho nhanh gọn, thuận lợi để thu hút vốn đầu tư nước ngoài vào Việt Nam

Luôn cho rằng Việt Nam có thủ tục hành chính phức tạp Một trong những nguyên nhân chính là do đội ngũ nhân viên hành chính còn chưa chuyên nghiệp trong công việc của mình Hiện nay, để đáp ứng nhu cầu xã hội thì đã có rất nhiều trường đại học, cao đẳng tham gia đào tạo đội ngũ nhân viên hành chính với đa dạng các khoa, ngành như: Đại học hành chính quốc gia, Học viện Hành chính, Đại học Nội vụ Hà Nội,…các khoa như: Văn thư – lưu trữ, Hành chính học, Quản trị Văn phòng, … Để sinh viên của mình có được những kĩ năng cần thiết nhất, thành thạo nhất khi ra trường các trường hầu hết đều tổ chức cho sinh viên thực tập trong và ngoài trường để nhằm rèn luyện khả năng thực hành, thực hành các kĩ năng cần thiết, các kiến thức xã hội…Đây là cơ hội tốt cho sinh viên để nâng cao trình độ của mình, và còn có thể đáp ứng được các công việc cao hơn của các công ty, có thể tìm được công việc tốt cho mình

Đối với chuyên ngành mình đang theo học tôi luôn mong muốn được

“học đi đôi với hành” như vậy sau khi ra trường mình mới có được nguồn kiến

xã Lê Hồ làm nơi thực tập tốt nghiệp của mình Bởi ở đây tôi được trải nghiệm thực tế gần sát với chuyên ngành mình đang theo học, được tiếp cận với cơ cấu

tổ chức, bộ máy nhà nước, cách thức làm việc… Được sự hướng dẫn nhiệt tình, chu đáo của các cán bộ ở đây, đặc biệt là đồng chí Nguyễn Ngọc Huyền – nhân viên tư pháp ở xã,ngoài ra tôi còn được giảng viên: Đinh Thị Hải Yến – Giáo viên chủ nhiệm lớp, đã hướng dẫn tôi thực hiện báo cáo này một cách tốt nhất

có thể Trong báo cáo của mình tôi sẽ thực hiện các kiến thức mình đã được học

và các kiến thức thực tế mà tôi đã tìm hiểu được khi thực tập tại UBND xã Lê

Hồ với các nội dung:

Phần I: Khảo sát công tác văn phòng của UBND xã Lê Hồ

Phần II: Thực hành chuyên đề thực tập: Nghiệp vụ Thư kí văn phòng trong UBND xã Lê Hồ

Phần III: Kết luận và đề xuất kiến nghị

Trong thời gian thực tập với nỗ lực của bản thân, tôi luôn mong muốn báo cáo của mình được hoàn thiện nhất Tuy nhiên, báo cáo được hoàn thành trong thời gian ngắn nên không thể tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế Chính vì vậy rôi rất mong được sự đóng góp ý kiến của thầy cô và bạn bè để báo cáo của tôi được hoàn chỉnh hơn

Tôi xin chân thành cảm ơn !

Hà Nam, ngày 15 tháng 07 năm 2015

Sinh viên

Vũ Thị Thảo

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ LÊ HỒ

I: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND XÃ LÊ HỒ

1.Vài nét về sự hình thành của UBND xã Lê Hồ

Xã Lê Hồ là một đơn vị hành chính trực thuộc huyện Kim Bảng, tỉnh Hà Nam, cách Hà Nội khoảng 60 km, nằm ở phía Tây Bắc của huyện Kim Bảng Phía Đông giáp xã Đại Cương, xã Đồng Hóa, phía Tây giáp xã Tượng Lĩnh, phía Nam giáp xã Tân Sơn, phía Bắc giáp xã Nguyễn Uý và xã Đại Cường Xã

có diện tích 7.35 km2 , chiều dài 3.5 km, chiều rộng 2,5 km Trước cách mạng tháng Tám năm 1945, toàn xã có hơn 3000 người Đến tháng 12/2005 xã có 8.182 người.Đến năm 2010 có 8.276 người Diện tích canh tác của xã là 521,95

ha Đơn vị hành chính gồm 5 xã: Phương Thượng, Phương Đàn, An Đông, Đồng Thái, Đại Phú

Lê Hồ là “chiếc nôi” của phong trào cách mạng của huyện và của tỉnh thời kì tiền khởi nghĩa; là cơ sở vững mạnh trong kháng chiến chống Pháp, Mỹ;

là một trong những đơn vị đi đẩu của huyện Kim Bảng trong công cuộc đổi mới Lê Hồ - người Đảng viên cộng sản đầu tiên của quê hương đã hy sinh anh dũng vì lý tưởng của Đảng, vì sự nghiệp giải phóng dân tộc, trở thành tấm gương sáng cho các thế hệ mai sau mãi mãi noi gương, phát huy trong sự nghiệp đấu tranh bảo vệ, xây dựng quê hương, đất nước

Theo ghi chép của một số dòng họ, thần phả còn lưu giữ được ở đình Phương Thượng; đặc biệt là những hiện vật tìm được tại ngôi mộ cổ ở gò Nấm giữa 2 xã Lê Hồ và Đồng Hóa năm 1987, thì các địa danh thuộc xã Lê Hồ ngày nay đã có trước đây 2000 năm lịch sử Từ xa xưa, nơi đây có sông Đường Giang

ra sông Đáy Trải qua nhiều biến cố lịch sử và nhiều lần thay đổi tên gọi như Vũ Bình, Sơn Nam Thừa Tuyên, Sơn Nam Thượng,…Đến cách mạng tháng 8/1945 thành công, để tưởng nhớ và tỏ lòng biết ơn đồng chí Lê Hồ - người con ưu tú

có nhiều cống hiến đóng góp cho phong trào cách mạng của quê hương, các xã nhỏ thuộc tổng Phương Đàn vinh dự mang tên xã Lê Hồ

Qua thời gian và sự cố gắng của toàn xã, xã đã đạt danh hiệu Anh hùng lực lượng vũ trang thời kì kháng chiến chống Pháp ngày 21/08/2005 Thành tích khen thưởng trong 75 năm 1930-2010 Tập thể : 07 bằng có công với nước, 03 Huân chương kháng chiến, 03 Huân chương Lao động, 03 bằng khen của Hội đồng Chính phủ, 820 huân, huy chương, 07 gia đình được tặng Bằng có công với nước

2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức

2.1 Chức năng

UBND do HĐND bầu ra, là cơ quan chấp hành của HĐND xã, là cơ quan quản lý hành chính nhà nước ở địa phương Chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, pháp luật và các văn bản của Cơ quan nhà nước cấp trên, Nghị quyết của HĐND cùng cấp

UBND xã Lê Hồ là Cơ quan hành chính cấp xã có chức năng lãnh đạo, điều hành UBND cấp xã, các ban ngành thuộc xã thực hiện nhiệm vụ chính trị,

xã hội có trách nhiệm tổ chức quản lý Hành chính Nhà nước UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên

và Nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

+ Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình HĐND cùng cấp thông qua để trình UBND huyện phê duyệt; tổ chức thực hiện kế hoạch đó;+ Lập sự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết và lập quyết toán ngân sách địa phương trình HĐND cùng cấp quyết định và báo cáo UBND, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;

+ Tổ chức thực hiện ngân sách đại phương, phối hợp với các cơ quan nhà nước, cấp trên trong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn xã, và báo cáo về ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật;

+ Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất để lại phục vụ các nhu cầu công ích ở địa phương; xây dựng và quản lý các công trình công cộng, đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quy định.+ Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xâu dựng các công trình kết cấu hạ tầng của xã trên nguyên tắc dân chủ, tự nguyện Việc quản lý các khoản đóng góp này phải công khai, có kiểm tra, kiểm soát và đảm bảo sử dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của pháp luật

Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi và tiểu thủ công nghiệp:

+ Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề án khuyến khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triển sản xuất và hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôi trong sản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung và phòng trừ các bệnh dịch đối

+ Tổ chức việc xây dựng các công trình thủy lợi nhỏ, thực hiện việc tu bổ, bảo

vệ đê điều, phòng, chống và khắc phục hậu quả thiên tai, lũ lụt; ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ đê điều tại địa phương;

+ Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên dịa bàn theo quy định của pháp luật;

+ Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành, nghề truyền thống

ở địa phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ, để phát triển các ngành, nghề mới

Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải:

+ Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xã theo phân cấp;

+ Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểm dân cư nông thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật về xây dựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy định;

+ Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giao thông

và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của pháp luật;+ Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giao thông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật

Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa và thể dục thể thao

+ Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phối hợp với trường học huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi; tổ chức thwujc hiện các lớp bổ túc văn hóa, thực hiện xóa mù chữ cho những người trong độ tuổi;

tiểu học, trường trung học cơ sở trên địa bàn;

+ Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hóa gia đình được giao; vận động nhân dẫn giữ gìn vệ sinh; phòng, chống bệnh dịch;

+ Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hóa, thể dục, thể thao; tổ chức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch sử - văn hóa và danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của pháp luật;

+ Thực hiện chính sách chế độ đối với thương binh, gia đình liệt sĩ, những người và gia đình có công với nước theo quy định của pháp luật;

+ Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡ các gia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa;

tổ chức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng chính sách ở địa phương theo quy định của pháp luật;

+ Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ, quy hoạch, quản lý nghĩa địa ở địa phương

Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi hành pháp luật ở địa phương:

+ Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xây dựng làng

xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương;

+ Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; đăng kí, quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng, huấn luyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ ở địa phương;

+ Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây dựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh; thực hiện biện pháp phòng ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm pháp

+ Quản lý hộ khẩu, tổ chức việc đăng kí tạm trú, quản lý việc đi lại của người nước ngoài ở địa phương.

Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo:

+ Tổ chức tuyên truyền giáo dục pháp luật; giải quyết các vi phạm pháp luật và tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật;

+ Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân ;+ Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp thực hiện với các cơ quan chức năng trong việc thi hành án theo quy định của pháp luật; tổ chức thực hiện các quyết định

về xử lý vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật

2.3 Cơ cấu tổ chức ( xem phần phụ lục I)

- 01 chủ tịch: Nguyễn Văn Trường

- 01 phó chủ tịch: Kiều Văn Tâm

Gồm 07 phòng, ban như trong sơ đồ phụ lục I

II KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG

CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

1.Tổ chức và hoạt động của văn phòng (xem kĩ ở phụ lục 2)

1.1 Tổ chức: UBND xã làm việc theo chế độ lãnh đạo tập thể và có phân công

cá nhân chịu trách nhiệm Đứng đầu là Chủ tịch UBND xã là người lãnh đạo và điều hành công việc của UBND, Phó chủ tịch UBND là người giúp việc cho chủ tịch, thực hiện những công việc được chủ tịch phân công phụ trách liên quan tới các lĩnh vực chuyên môn nhất định Tiếp đó, là các Ủy viên và các ban ngành khác trong UBND

1.2 Hoạt động: UBND xã thường xuyên thực hiện các hoạt động sau:

+ Tổ chức các phiên họp của UBND

+ Hoạt động của Chủ tịch UBND

+ Hoạt động của các Ủy viên và các thủ trưởng các cơ quan chuyên môn thuộc UBND

2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng

2.1 Vị trí và chức năng

mưu giúp UBND xã quản lý nhà nước đối với lĩnh vực ngoại vụ; tham mưu cho Chủ tịch UBND xã về công tác chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND, UBND và các cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và UBND.

Văn phòng HĐND – UBND xã có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của UBND xã, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng UBND huyện, Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội và HĐND huyện

2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

+ Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác thường kỳ: căn cứ vào yêu cầu, nhiệm vụ, văn phòng chủ động xây dựng chương trình, trình Chủ tịch UBND duyệt, ban hành Sau khi chương trình công tác được ban hành, văn phòng có trách nhiệm giúp Chủ tịch UBND tổ chức thực hiện: Đôn đốc các bộ phận công tác triển khai; theo dõi tiến độ thực hiện; Cuối kì, văn phòng tổng hợp tình hình, viết báo cáo và tổ chức cuộc họp sơ kết, tổng kết thực hiện chương trình

Ngoài chương trình công tác nhiệm kỳ, tháng, quý, năm, văn phòng còn

có trách nhiệm xây dựng lịch công tác tuẩn của UB Tổ chức cuộc họp giao ban hàng tuần của Chủ tịch và Phó chủ tịch UB

+ Tổng hợp tình hình, báo cáo tình hình kinh tế - xã hội, tham mưu giúp UBND

xã trong việc chỉ đạo thực hiện: Văn phòng giúp UBND xã tổ chức công tác

hình các mặt công tác của địa phương Công tác thông tin phải phục vụ đắc lực

sự quản lý, chỉ đạo của UBND xã và việc giám sát của HĐND Công tác đảm bảo thông tin của văn phòng tập trung vào các nội dung chủ yếu: Tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch kinh tế, xã hội, an nhin quốc phòng; Tình hình hoạt động của các tổ chức đoàn thể; Tình hình mọi mặt và các biến động trong địa phương

Trên cơ sở quản lý thông tin, văn phòng làm báo cáo tổng hợp tình hình kinh tế - xã hội của địa phương trình lãnh đạo UBND ký ban hành.Văn phòng thông báo kết luận của lãnh đạo UB đến các ngành, đoàn thể, thôn, xóm

+ Tổ chức các cuộc họp, cuộc làm việc của UB: Ở UBND xã thường có các cuộc họp, cuộc hội nghị dưới đây: Họp UB; Họp giao ban của Chủ tịch và Phó chủ tịch UB; Cuộc họp của lãnh đạo UB với các trưởng thôn; Cuộc họp của lãnh đạo UB với lãnh đạo các cơ quan đoàn thể trong xã… Trách nhiệm của văn phòng trong các cuộc họp là tham mưu đề xuất các cuộc họp; Bố trí lịch các cuộc họp; Phối hợp với công chức có liên quan để xây dựng chương trình và chuẩn bị nội dung; Ghi biên bản cuộc họp

+ Giúp UBND về công tác thi đua khen thưởng: Căn cứ vào văn bản hướng dẫn của cơ quan nhà nước cấp trên, văn phòng có trách nhiệm giúp UBND tổ chức thực hiện công tác thi đua khen thưởng trong cơ quan UB và trong địa phương

Tổ chức hội nghị tổng kết, rút kinh nghiệm, nhân điển hình kinh tế; làm thủ tục

đề nghị UB khen thưởng theo thẩm quyền hoặc UB đề nghị lên cấp trên khen thưởng những tập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc trong phong trào thi đua.+ Tổ chức công tác tiếp dân: Theo quy định của UB, văn phòng trực tiếp tiếp nhận đơn thư khiếu nại của nhân dân gửi đến UB Nghiên cứu, đề xuất ý kiến để lãnh đạo UB trả lời nhân dân đúng với chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước Đồng thời chuyển các đơn thư không thuộc thẩm quyền của UB và hướng dẫn cho nhân dân đến các cơ quan có trách nhiệm giải quyết

quyết công việc của một cơ quan hành chính nhà nước, từ hướng dẫn, tiếp nhận giấy tờ, hồ sơ, giải quyết đến trả kết quả thực hiện tại một đầu mối là bộ phận tiếp nhận và trả kết quả Nguyên tắc thực hiện cơ chế một cửa là: thủ tục hành chính đơn giản, rõ ràng, đúng pháp luật, công khai, thuận tiện, nhanh chóng, nhận yêu cầu và trả kết quả tại một nơi – bộ phận tiếp nhận hồ sơ.

Công tác văn phòng – Thống kê phối hợp cùng với các công chức chuyên môn khác của UBND xã có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, nghiên cứu giải quyết

hồ sơ, trả kết quả cho đương sự, thu lệ phí theo quy định của pháp luật

+ Giữ mối quan hệ công tác giữa UBND xã với các cơ quan, đoàn thể và nhân dân: Mối quan hệ công tác giữa UBND xã với các cơ quan, đoàn thể và nhân dân được thông qua bằng nhiều hình thức Có thể trực tiếp, cũng có thể gián tiếp.Trong đó chủ yếu thông qua hình thức hội họp Khi các cơ quan, đoàn thể hoặc nhân dân có nhu cầu đến làm việc với lãnh đạo UBND, văn phòng có trách nhiệm tiếp nhận nhu cầu Sau khi báo cáo và được lãnh đạo UB đồng ý, văn phòng sắp xếp lịch làm việc

+ Đảm bảo cơ sở vật chất kĩ thuật và phương tiện làm việc: Cơ sở vật chất và phương tiện làm việc của UBND xã gồm có: Đất đai, nhà cửa, phương tiện giao thông, trang thiết bị kỹ thuật, văn phòng phẩm… Ở cấp xã, văn phòng không làm chủ tài khoản của UB.Bộ phận đảm bảo kinh phí cho UB hoạt động lại là Tài chính – Kế toán Tuy vậy văn phòng vẫn có trách nhiệm đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc cho HĐND và cơ quan UBND theo quy định hiện hành của nhà nước Nội dung cụ thể là: Văn phòng đề nghị về nhu cầu sử dụng đất đai, nhà cửa, trang thiết bị kỹ thuật và phương tiện làm việc khác Trong trường hợp cụ thể, nếu được phân công, văn phòng trực tiếp mua sắm, văn

+ Quản lý và trực tiếp thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, hành chính của UB: Bao gồm: Quản lý và giải quyết văn bản đi; Quản lý và giải quyết văn bản đến; Quản lý và sử dụng con dấu; Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan UB; Thu thập, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền quản lý của UB theo quy định của pháp luật.

Công tác hành chính của UBND xã bao gồm lễ tân khánh tiết, thường trực bảo vệ, liên lạc, điện thoại, tạp vụ… Trách nhiệm của văn phòng đối với công tác hành chính, văn thư, lưu trữ là tổ chức thực hiện các văn bản của cấp trên gửi cho UB Biên soạn, trình lãnh đạo UB ban hành văn bản mới về công tác văn thư, lưu trữ, hành chính cho phù hợp với thực tế của địa phương

+ Thực hiện công tác tổ chức – cán bộ: Văn phòng giúp Chủ tịch UBND xã thực hiện nghiệp vụ công tác tổ chức và cán bộ Trực tiếp quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, người lao động thuộc UB Thống kê số lượng, chất lượng cán bộ, công chức và người lao động thuộc thẩm quyền quản lý của UBND xã Giúp Chủ tịch UB thực hiện chế độ chính sách đối với cán bộ, công chức, người lao động

+ Thực hiện nhiệm vụ khác do HĐND, UBND xã giao hoặc theo quy định của pháp luật

2.3 Cơ cấu tổ chức

Văn phòng UBND xã Lê Hồ gồm 02 thành viên: Chánh Văn phòng và Phó chánh văn phòng (Nội dung có trong phần 3 Xây dựng bản mô tả công việc của các vị trí công việc trong Văn phòng xã)

3 Bản mô tả công việc của các vị trí công việc trong Văn phòng

Cơ cấu tổ chức Lãnh đạo Văn phòng gồm có: 01 Chánh Văn phòng, 01 Phó chánh văn phòng Chánh Văn phòng và Phó Chánh Văn phòng do Chủ tịch UBND xã bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo quy định của pháp luật

Chánh Văn phòng là người đứng đầu cơ quan Văn phòng HĐND – UBND xã: Chịu trách nhiệm trước HĐND, Chủ tịch HĐND xã, UBND xã, Chủ tịch UBND xã và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Văn phòng

Tham mưu xây dựng chương trình nội dung công tác của năm và các kỳ họp HĐND – UBND; tham mưu tổng hợp báo cáo thực hiện KT – XH, QP –

AN 6 tháng và cả năm của UBND xã Chuẩn bị các báo cáo, các tờ trình của UBND huyện trình tại kỳ họp HĐND xã; chuẩn bị các Nghị quyết của HĐND huyện.Thư kí ghi văn bản các cuộc họp, hội ý của Chủ tịch và các Phó chủ tịch UBND xã

Thẩm định các loại văn bản cảu HĐND, UBND xã trước khi Thường trực HĐND, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND ký ban hành

Thừa lệnh Chủ tịch, các Phó chủ tịch UBND ký ban hành một số loại văn bản theo quy định của pháp luật như: thông báo kết luận các kỳ họp UBND; thông báo ý kiến kết luận các cuộc họp của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND, công văn giao nhiệm vụ cho các ban ngành liên quan và UBND các thôn, trên cơ sở

có ý kiến của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND xã

Xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm và chi phí phát sinh hàng tháng ngoài định mức chi thường xuyên báo cáo Chủ tịch, Phó Chủ tịch và trưởng phòng Tài chính – Kế hoạch phê duyệt, cấp bù

Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Trực tiếp phụ trách các bộ phận: Ngoại vụ, tổng hợp, kế toán, thủ quỹ, chuyên viên HĐND; điều hành xe ô tô cơ quan theo quy định của nhà nước;

Tham mưu cho Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện về việc xây dựng, sửa chữa mua sắm trang thiết bị làm việc phục vụ cho công tác quản lý nhà nước trong cơ quan UBND xã

+ Phó Chánh văn phòng là người giúp việc cho Chánh văn phòng, được Chánh văn phòng phân công theo dõi từng khối công việc và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng, trước pháp luật về các lĩnh vực công việc được phân công phụ trách Cụ thể giúp Chánh văn phòng những công việc sau:

Theo dõi, quản lý tài sản, cơ sở vật chất củ cơ quan UBND xã

Tham mưu đề xuất cho Chánh văn phòng việc mua sắm, sửa chữa, thanh

lý cơ sở vật chất bị hư hỏng tại cơ quan HĐND – UBND xã;

Giám sát thực hiện chế độ hội họp, tiếp khách theo chế độ tài chính nhà nước và quy định của cơ quan UBND xã Bố trí hội trường cho các cuộc họp theo lịch công tác hàng tháng và các cuộc họp đột xuất

Ký thay Chánh văn phòng công văn mời họp của UBND xã, ký xác nhận cho hộ gia đình, cá nhân thuộc các xã miền núi tại xã, ký công lệnh, ngoài ra ký các văn bản khác khi được Chánh văn phòng giao Hàng tháng, kiểm tra và ký xác nhận chỉ số vận hành của 03 xe ô tô theo lệnh điều xe của Chánh văn phòng

Trực tiếp chỉ đạo tổ hành chính gồm các bộ phận; phô tô đánh máy, nhà khách, hội trường, tạp vụ; nhà bếp, nhà ăn; y tế, bảo vệ, điện nước và vệ sinh môi trường Ký lệnh photo, đánh máy và xác nhận chỉ số vận hành của máy

Sinh viên: Vũ Thị Thảo 2 Lớp: ĐHLT QTVP K13B

Xây dựng lịch công tác hàng tháng của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND.Tổng hợp báo cáo hàng tháng của UBND xã và các báo cáo tác nghiệp khác liên quản gửi UBND huyện và các ngành liên quan.

Ghi biên bản, kết luận của Chủ tịch UBND tại các phiên họp UBND thường kỳ; các cuộc họp giao ban của Chủ tịch, Phó chủ tịch với các cấp, các ngành; theo dõi các tổ chức, cá nhân có mặt và vắng mặt khi tham gia hội họp Theo dõi đôn đốc các phòng, ban ngành, các thôn trong việc thực hiện chế độ báo cáo định kì, báo cáo tác nghiệp và nhiệm vụ do Chủ tịch, Phó Chủ tịch UB giao theo yêu cầu

Ký thay Chánh văn phòng một số loại văn bản như: Công văn mời họp của UBND xã, thông báo kết luận các kì họp UBND xã, thông báo kết luận tại các cuộc họp giao ban giữa trưởng các phòng ban và chủ tịch UBND xã và kí các văn bản khác khi được Chánh Văn phòng giao; đôn đốc bộ phận photo, đánh máy, văn thư xử lý kịp thời các công văn UBND xã ban hành Giúp Chánh Văn phòng thẩm định các loại văn bản của UBND xã trong lĩnh vực nông nghiệp trước khi trình Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND ký ban hành

Cùng với phòng Tư pháp kiểm tra rà soát các văn bản quy phạm pháp luật của các xã, thị trấn, các cơ quan, đơn vị theo định kì

Thực hiện một số nhiệm vụ khác khi được Chánh Văn phòng phân công

III TÌM HIỂU CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA UBND XÃ

1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý về công tác văn thư, lưu trữ của

UBND xã Lê Hồ.

Hiện nay do chưa được quy định cụ thể nên UBND cấp xã chưa chính thức được ban hành văn bản quy phạm pháp luật Khi xây dựng hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan chỉ xác định được hệ thống văn bản hành chính

Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Văn bản hành chính thông thường là hình thức văn bản chứa đựng các thông tin trong hoạt động quản lý nhà nước với nội dung mang tính chất báo cáo, phản ánh tình hình lên cấp trên, thông báo xuống cấp dưới bao gồm các văn bản như: Quyết định (trực tiếp hoặc gián tiếp), chỉ thị, thông báo, chương trình,

kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công điện, giấy chứng nhận, giấy ủy nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy ghi chép, giấy

đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu chuyển, phiếu gửi, công văn

2 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan

Mô hình tổ chức văn thư của UBND xã Lê Hồ là mô hình tập trung Tất cả các văn bản, tài liệu, công việc của UBND đều do Chánh Văn phòng thực hiện Chánh văn phòng có thể giao một phần công việc cho Phó Chánh văn phòng, tuy nhiên sau khi thực hiện xong đều phải trình lên Chánh văn phòng xem xét, phê duyệt mới được thực hiện

3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của UBND xã

3.1.Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND xã

Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định theo quy định tại Khoản 3, điều 1 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/2/2010của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và hướng dẫn tại Thông tư này

Kỹ thuật trình bày văn bản quy định tại Thông tư bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày và các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, các chi tiết trình bày khác, được áp dụng đối với văn bản soạn thảo trên máy vi tính và in ra giấy; văn bản được soạn thảo bằng các phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác hoặc văn bản được làm trên

Sinh viên: Vũ Thị Thảo 4 Lớp: ĐHLT QTVP K13B

giấy mẫu in sẵn; không áp dụng đối với văn bản được in thành sách, in trên báo, tạp chí và các ấn phẩm khác.

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được văn phòng xã thực hiện đúng nội dung, chính xác với từng loại văn bản, kỹ thuật trình bày đúng thể thức và đẹp mắt Trước khi được gửi tới các phòng ban, các văn bản này được Chánh Văn phòng duyệt và ký nháy, sau đó mới được gửi đi Văn phòng UBND xã Lê

Hồ đã thực hiện đúng quyền hạn và chức trách của mình trong việc soạn thảo và ban hành văn bản, cũng như thể thức và cách trình bày văn bản

3.2Các bước trong quá trình soạn thảo văn bản của UBND xã So sánh với các quy định hiện hành, nhận xét và đánh giá.

Tất cả các văn bản hành chính do UBND xã Lê Hồ đều được tiến hành theo các trình tự thủ tục như sau:

Bước 1: Xác định mục đích và nội dung của công việc cần soạn thảo văn bản

Bước 2: Tiến hành thu thập những thông tin cần thiết có liên quan đến văn bản cần ban hành, sau đó xử lý các thông tin để lựa chọn những thông tin phù hợp nhất

Bước 3: Trưởng các phòng, ban hoặc chuyên viên của phòng, ban đó xây dựng bản bảo: Dự kiến nội dung công việc sẽ giải quyết và phương hướng giải quyết những công việc đó

Bước 4: Duyệt bản thảo, sau khi soạn thảo xong, chuyển văn bản đến Chánh văn phòng duyệt về thể thức văn bản Nếu Chánh văn phòng đồng ý sẽ ký nháy vào chữ cuối cùng phần “nơi nhận” của văn bản

Bước 5: Sau khi văn bản đã được duyệt và có đầy đủ chữ ký nháy về mặt nội dung và thể thức, trình người có thẩm quyền ký để văn bản có hiệu lực

Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Bước 6: Hoàn thiện văn bản: mang văn bản tới bộ phận văn thư ghi sổ ngày, tháng và nhân văn bản tại bộ phận vi tính, sau đó quay lại bộ phận văn thư đóng dấu làm thủ tục ban hành văn bản

Các bước tiến hành theo Quy định hiện hành:

B1: Xác định mục tiêu

B2: Chọn loại văn bản

B3: Sưu tầm tài liệu (Hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ nội vụ)

B4: Xin chỉ thị cấp lãnh đạo

B5: Hỏi ý kiến các cơ quan, tổ chức

B6: Suy luận (thẩm quyền, hình thức, vi phạm pháp luật)

Bước viết dự thảo: Lập dàn bài, thảo văn bản theo dàn bài, kiểm tra

So sánh: Tuy các bước soạn thảo văn bản của UBND xã không đầy đủ,

cẩn trọng như trong các Quyết định, nhưng các ý chính của soạn thảo văn bản đều được Văn phòng UBND xã thực hiện đúng, vì vậy các văn bản được soạn thảo ra đều đáp ứng được yêu cầu về hình thức và nội dung của văn bản

4.Nhận xét về quá trình quản lý và giải quyết văn bản

4.1 Sơ đồ hóa quy trình giải quyết văn bản đi – đến (phụ lục 3)

4.2 Nhận xét về việc lập hồ sơ hiện hành của UBND xã

Lập hồ sơ hiện hành là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu được hình thành trong quá trình giải quyết, theo dõi công việc thành hồ sơ theo các nguyên tắc

và phương pháp nhất định

Các bước tiến hành lập hồ sơ hiện hành (xem kĩ phụ lục 4) UBND xã Lê Hồ đã làm đúng, chính xác theo các bước lập hồ sơ, giúp UBND xã tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, chính xác

Các bước lập hồ sơ hiện hành của UBND xã Lê Hồ gồm:

B1: Mở hồ sơ

Sinh viên: Vũ Thị Thảo 6 Lớp: ĐHLT QTVP K13B

B2: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ.

B3: Kết thúc và biên mục hồ sơ

Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của UBND xã Lê Hồ

Hiện nay UBND xã có 01 cán bộ văn thư kiêm lưu trữ (Nguyễn Nhật Minh), có kho lưu trữ riêng, cùng với đó là hệ thống máy tính được kết nối mạng nội bộ và các giá sắt, kệ sắt…phục vụ cho việc lưu trữ theo đúng quy định Về cơ bản, hồ

sơ tài liệu đã được chỉnh lý và đưa vào lưu trữ theo từng cặp, từng hộp theo nội dung công việc hoặc theo thời gian tên loại văn bản, đảm bảo việc tra tìm hồ sơ một cách khoa học, nhanh chóng Mặc dù đã thực hiện tốt công tác lưu trữ nhưng do thời tiết khắc nghiệt, điều kiện về cơ sở vật chất kém, hồ sơ tài liệu ngày một nhiều nên có một số hồ sơ bị hư hỏng Do đó cần có sự quan tâm nhiều hơn đối với công tác lưu trữ và ứng dụng nhiều hơn nữa các phần mềm chuyên môn để hiệu quả, chất lượng của công tác lưu trữ ngày một cao hơn

IV TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ LÊ HỒ

1.Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng UBND xã.

UBND xã nằm ở trung tâm khu dân cư giữa xã Lê Hồ, có rất nhiều phòng ban, mỗi phòng ban đều được trang bị 01 tủ đựng tài liệu, 01 bàn dài làm việc,

01 bàn máy tính, 6 ghế tựa, 01 máy vi tính, và tài liệu hồ sơ lưu trữ… Các trang thiết bị này được mua khá lâu nên giờ giá trị sử dụng không còn cao, tủ đựng tài liệu các phòng hầu như đều hỏng và không đủ sức chứa tài liệu.Máy tính vẫn sử dụng được tuy nhiên chất lượng không được cao như trước.Bàn và ghế tựa vẫn

có giá trị sử dụng cao

Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Hiện tại UBND đang có đề xuất thay toàn bộ tủ đựng tài liệu sang dạng tủ đứng có nhiều vách ngăn để giữ văn bản được lâu hơn và nhiều hơn, tuy nhiên

đề xuất này chưa được phê duyệt, trong thời gian tới có thể sẽ được triển khai

2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp trang thiết bị trong phòng làm việc Đề xuất văn phòng mới tối ưu (sơ đồ có trong phụ lục 5)

Hầu hết các phòng ban trong UBND xã Lê Hồ đều sắp xếp bàn làm việc ngay cạnh cửa ra vào và tủ tài liệu ở cuối phòng, bàn ghế dành cho khách được đặt ở vị trí trung tâm của phòng Cách sắp xếp này chưa thực sự hợp lý.Bàn làm việc nên để trước tủ tài liệu và đặt phía trong của các phòng, ban để dễ dàng cho việc lấy tài liệu và không bị mất mát thông tin

3 Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng:

Hiện tại UBND xã Lê Hồ đang sử dụng rất nhiều các phần mềm quản lý như: Phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm quản lý văn bản, phần mềm quản lý tài sản, quản lý tài chính Tuy lợi ích của các phần mềm này mang lại là rất hữu ích tuy nhiên hầu hết các phần mềm này chưa được sử dụng một cách tối ưu nhất Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến thực trạng này, chủ yếu là do các trang thiết bị, cơ sở vật chất chưa nhiều, chưa có nhiều nội dung được sử dụng bởi các phần mềm này, một phần do cán bộ xã chưa tiếp cận và sử lý các phần mềm này một cách thành thạo vì vậy tác dụng của các phần mềm này chưa được như mong muốn Tuy nhiên bước đầu các phần mềm này đang tạo ra hiệu quả lao động cao hơn, tiện lợi hơn các phần mềm trước, đặc biệt là phần mềm quản lý văn bản được cán bộ văn thư sử dụng nhiều và trở nên hữu ích hơn bao giờ hết

Sinh viên: Vũ Thị Thảo 8 Lớp: ĐHLT QTVP K13B

PHẦN II.

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ THƯ KÍ VĂN PHÒNG TRONG

UBND XÃ LÊ HỒ

CHƯƠNG I GIỚI THIỆU CHUNG VỀ NGHIỆP VỤ THƯ KÍ VĂN PHÒNG

Khái niệm về thư kí văn phòng

Khái niệm

Ở Việt Nam, nghề thư kí thực sự bắt đầu từ năm 1986 Đây là năm đánh dấu

sự chuyển đổi về cơ cấu kinh tế chuyển dần từ nền kinh tế tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường, có sự quản lý của Nhà nước Ngay từ khi mới ra đời nghề thư kí đã gây ra rất nhiều tranh cãi, trong đó có cả tích cực và tiêu cực Có rất nhiều người cho rằng “thư kí” là để chỉ những cô nàng chân dài

và vô tích sự Thực tế cho thấy rằng để bước vào nghề thư kí cần có rất nhiều yếu tố và kỹ năng làm việc Trước tiên chúng ta tìm hiểu khái niệm về thư kí như thế nào:

Theo Hiệp hội Thư ký chuyên nghiệp quốc tế (IPS) cho rằng: Thư ký là người trợ giúp của cấp quản trị, là người nắm vững các các nghiệp vụ Hành chính Văn phòng (office skills), có khả năng chịu trách nhiệm mà không cần kiểm tra trực tiếp, có óc phán đoán, óc sáng kiến và đưa ra các quyết định trong phạm vi quyền hạn của mình

Thư ký Văn phòng là người trợ lý giúp việc cho Lãnh đạo trong lĩnh vực chuyên môn nhất định thuộc phạm vi chức năng và nhiệm vụ của Văn phòng (Giáo trình Nghiệp vụ Thư kí văn phòng – Đại học Nội vụ Hà Nội)

Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Thư ký là những người được giao đảm nhiệm một phần hoặc toàn bộ các công việc có liên quan đến lĩnh vực chuyên môn của một văn phòng.Quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu, đảm bảo các yêu cầu về thông tin liên lạc, giao tiếp và

tổ chức sắp xếp công việc hàng ngày.Nhằm hỗ trợ, phục vụ cho hoạt động của một cơ quan hoặc người lãnh đạo một cơ quan tổ chức và doanh nghiệp (Gs

Vũ Thị Phụng – Nghiệp vụ thư ký văn phòng)

Trong những khái niệm trên thì khái niệm của Gs Vũ Thị Phụng được cho là khái niệm chi tiết và phù hợp nhất, mô tả chân thực nhất công việc mà thư kí văn phòng phải làm

Chức năng

Chức năng của người Thư ký văn phòng là giải phóng thủ trưởng khỏi những công việc mang tính chất sự vụ, tạo điều kiện cho khả năng sáng tạo của thủ trưởng được phát huy ở mức độ cao nhất Dựa vào các chức năng của Văn phòng có thể phân ra hai nhóm chức năng mà Thư ký văn phòng phải làm:

+ Nhóm chức năng liên quan đến công tác tổ chức thông tin bao gồm: Xây dựng và ban hành văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản, …

+ Nhóm chức năng thuộc về công tác tổ chức hành chính gồm: Tổ chức tiếp khách, tổ chức hội nghị, tổ chức nhân sự,…

Nhiệm vụ và quyền hạn

+ Nhiệm vụ thuộc về quan hệ cá nhân:

- Tiếp khách đến liên hệ công tác với Thủ trưởng và chuẩn bị chuyến đi công tác cho Thủ trưởng

- Giữ vững liên lạc với Thủ trưởng khi Thủ trưởng đi công tác

- Là khâu trung gian trong quan hệ điện thoại với Thủ trưởng

- Chuẩn bị triệu tập, ghi biên bản các cuộc họp thảo luận do Thủ trưởng triệu tập

Sinh viên: Vũ Thị Thảo 10 Lớp: ĐHLT QTVP K13B

+ Nhiệm vụ thuộc về quan hệ văn bản

- Phân chia các bưu phẩm nhận được cho các bộ phận, vào sổ bưu phẩm đến-đi- Chăm lo việc giao và luân chuyển văn bản giữa các bộ phận

- Giải quyết việc trao đổi văn bản, đơn giản theo chỉ thị của Thủ trưởng, đánh máy công văn trao đổi của Thủ trưởng

-.Kiểm tra thể thức và tính hợp pháp đối với những văn bản trình ký

+ Những nhiệm vụ thuộc về tổ chức công việc

Lập lịch ngày, tuần, tháng,… của Thủ trưởng

Thống kê, kiểm tra việc thực hiện các Chỉ thị của Thủ trưởng

Sắp xếp và tổ chức phòng làm việc của Thủ trưởng

+ Những nhiệm vụ khác

Sắp xếp, bảo quản văn bản hồ sơ nguyên tắc

Báo cáo tổng quát các cuộc hội ý, sự kiện quan trọng trong cơ quan

Quản lý thư viện, tủ tư liệu riêng của Thủ trưởng, chăm lo việc chuyển tạp chí cho các bộ phận thuộc quyền Thủ trưởng

.Tổ chức một số công việc hành chính sự vụ có tính chất cá nhân và liên quan đến Thủ trưởng như: phương tiện đi lại, trang thiết bị văn phòng…

Thực hiện các công việc khác khi Thủ trưởng giao

Điều kiện để người thư ký làm việc có hiệu quả

+ Thư ký phải có trình độ chuyên môn:

Người Thư ký phải được đào tạo phù hợp với lĩnh vực công việc Trình

độ chuyên môn là khả năng sử dụng các kiến thức của mình để thực hiện công việc được giao Trình độ chuyên môn khác với trình độ học vấn, cần phân biệt

rõ điều này

+ Thư ký phải có kiến thức xã hội

- Rèn luyện để có một phong cách giao tiếp đẹp

Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Có khả năng vận dụng những quy phạm xã hội (quy phạm đạo đức, phong tục,…) vào trong hành vi ứng xử thông thường

- Có kiến thức về tâm lý

- Có kiến thức về ngôn ngữ

- Có kiến thức về trang phục, trang điểm

- Có khả năng chứng minh hiệu quả công việc thông qua hoạt động thực tiễn

+ Thư ký phải có sự thiện chí khi thiết lập quan hệ giao tiếp

Đây là điều kiện tất yếu khi tham gia giao tiếp của người thư ký Khi có

sự thiện chí trong cuộc đối thoại thì việc giải quyết công việc mới diễn ra thuận lợi

Các yêu cầu cơ bản đối với người thư ký văn phòng

- Phải có ước mơ thăng tiến trong nghề nghiệp

- Khả năng xử sự chính xác đối với mọi đối tượng giao tiếp

- Khả năng kiềm chế các trạng thái cảm xúc, xử lý đúng khi xảy ra xung đột- Tạo được sự tin cậy của Thủ trưởng

- Tôn trọng kỷ luật và chủ động trong công việc

- Khả năng tư duy khoa học

- Sự kín đáo

- Sự thích ứng

Bên cạnh các yêu cầu trên, khi thực hiện công việc người thư ký cần phải

có thêm các yêu cầu như: Có trí nhớ chính xác, sự tinh ý, khả năng quyết định chính xác, kịp thời, biết tập trung và thay đổi sự chú ý

Vị trí của người thư ký văn phòng trong cơ quan

Là cầu nối: là mắt xích trong việc thiết lập các mối quan hệ trong và ngoài

cơ quan

Đảm bảo vừa cung cấp thông tin kịp thời, chính xác, đầy đủ cho hoạt động quản lý của cơ quan và lãnh đạo Đối với việc cung cấp thông tin cho nhân viên

thì thư ký phải cung cấp ý kiến chỉ đạo, chủ trương, đường lối Ngoài ra còn

Sinh viên: Vũ Thị Thảo 12 Lớp: ĐHLT QTVP K13B

phải cung cấp thêm về phong thái làm việc của Thủ trưởng, trình độ học vấn,…

để nhân viên hiểu được tầm quan trọng của công việc, của Thủ trưởng Đối với việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo thì phải nêu ra chủ trương đường lối chỉ đạo của cấp trên, thông tin liên quan đến công việc, thông tin về trình độ nhân viên, tâm lý, tình cảm, nguyện vọng… để Thủ trưởng có thể nắm bắt được hết tình hình để đưa ra quyết định tốt nhất

Đảm bảo sự liên tục thống nhất trong hoạt động của cơ quan, lãnh đạo

Là trợ lý, giúp việc thân cận nhất của lãnh đạo

Thư ký với việc thiết lập quan hệ với lãnh đạo và đồng nghiệp Thư ký và việc thiết lập quan hệ với thủ trưởng

Thư ký được cho là người thân cận nhất đối với thủ trưởng Mối quan hệ giữa thư ký và thủ trưởng có khả năng không nhỏ tới kết quả thực hiện công việc.Một lãnh đạo giỏi rất cần có một Thư ký giỏi và một Thư ký giỏi là người biết phát huy năng lực thực sự của mình khi có một lãnh đạo tài ba Trong mối quan hệ với thủ trưởng thư ký phải đảm bảo các yêu cầu:

+ Hiểu đúng đặc trưng lao động của người lãnh đạo

+Tôn trọng, tin tưởng và phục tùng các quyết định của lãnh đạo

+ Thích ứng với phong cách làm việc của lãnh đạo

Thư ký và việc thiết lập quan hệ với đồng nghiệp

Như đã nói ở trên, thư ký luôn luôn là cầu nối giữa thủ trưởng với các nhân viên của mình Khả năng thiết lập mối quan hệ với đồng nghiệp có tốt hay không phụ thuộc rất lớn vào cách ứng xử của người Thư ký.Trong quan hệ đối với đồng nghiệp dù là quan hệ hình thức hay không hình thức thì người thư ký cũng cần tôn trọng một số nguyên tắc sau:

+ Tôn trọng các quy định của cơ quan trong việc phân định các chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền của từng cá nhân

+ Tôn trọng và hợp tác

+ Đoàn kết và tương trợ

Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

CHƯƠNG II NGHIỆP VỤ THƯ KÝ CẦN THỰC HIỆN TRONG CƠ QUAN

NGƯỜI THƯ KÝ VỚI CÔNG VĂN GIẤY TỜ

Sự tham gia tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến của thư ký.

+Trường hợp đối với cơ quan xí nghiệp nhỏ, ít văn bản:

Trong trường hợp này, thư ký đảm nhiệm luôn nhiệm vụ của văn thư Thư ký phải thực hiện đầy đủ mọi nhiệm vụ đối với việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến, không bỏ sót bất kì một nhiệm vụ chuyên môn nào

+ Trường hợp đối với cơ quan xí nghiệp lớn, nhiều văn bản:

- Nhận văn bản: Thư kí chỉ nhận những văn bản thuộc bộ phận của lãnh đạo, kiểm tra xem văn bản chuyển đến có đúng không sau đó tiến hành bóc bì văn bản (chú ý các văn bản đính kèm) Thư riêng của lãnh đạo thư ký không được mở

- Trình văn bản cho lãnh đạo: Các văn bản có mức độ khẩn cần trình lãnh đạo ngay, còn lại để vào từng cặp trình lãnh đạo, ngoài ghi rõ cặp gì, trình ai?

- Đăng ký văn bản đến: Thông thường thư ký dùng luôn sổ đăng ký văn bản đến có mẫu in sẵn của cơ quan làm sổ đăng ký văn bản đến ở văn phòng lãnh đạo, hoặc sử dụng máy vi tính để đăng ký văn bản

- Giúp lãnh đạo giải quyết công việc: Thư ký phải thực hiện các công việc sau:

+ Giải quyết những văn bản mang tính sự vụ, sau đó báo với lãnh đạo Trong trường hợp vấn đề chưa chắc chắn phải xin ý kiến lãnh đạo trước khi giải quyết

Sinh viên: Vũ Thị Thảo 14 Lớp: ĐHLT QTVP K13B