Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống
1
/ 124 trang
THÔNG TIN TÀI LIỆU
Thông tin cơ bản
Định dạng
Số trang
124
Dung lượng
1,8 MB
Nội dung
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ
KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH
PHẠM KIM NGÂN
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN
KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM
HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN
THE FRUIT REPUBLIC CẦN THƠ
LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
Ngành kế toán tổng hợp
Mã số ngành: 52340301
Tháng 8 - 2014
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ
KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH
PHẠM KIM NGÂN
MSSV: 4114024
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN
KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM
HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN
THE FRUIT REPUBLIC CẦN THƠ
LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
NGÀNH KẾ TOÁN TỔNG HỢP
Mã số ngành: 52340301
CÁN BỘ HƯỚNG DẪN
ĐINH THỊ NGỌC HƯƠNG
Tháng 8- 2014
LỜI CẢM TẠ
Trong quá trình thực hiện luận văn, em đã nhận đƣợc sự hƣớng dẫn, hỗ
trợ thông tin từ cô Đinh Thị Ngọc Hƣơng - giáo viên hƣớng dẫn, cũng nhƣ quý
Thầy, Cô Bộ môn Kế toán Kiểm toán, Khoa Kinh tế - QTKD trƣờng Đại học
Cần Thơ. Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến cô Đinh Thị Ngọc Hƣơnggiáo viên hƣớng dẫn trực tiếp, ngƣời đã tận tình giúp đỡ và hƣớng dẫn em
trong suốt quá trình nghiên cứu và hoàn thành luận văn.
Em xin chân thành cảm ơn các Thầy. Cô Khoa Kinh tế -QTKD, cùng các
Thầy, Cô trƣờng Đại học Cần Thơ đã hƣớng dẫn và chỉ dạy em trong thời gian
học tại Trƣờng, giúp em có đƣợc những kiến thức cơ bản và chuyên sâu, để
em có đủ kiến thức hoàn thành luận văn này. Đồng thời em xin cảm ơn các
anh, chị Khoa Kinh tế -QTKD đã có những chỉ dẫn thêm cho em để hoàn thiện
hơn luận văn của mình.
Song song với tấm chân tình của các Thầy, Cô em còn nhận đƣợc sự
giúp đỡ nhiệt tình của các Cô, Chú, Anh, Chị trong Công Ty TNHH MTV The
Fruit Republic Cần Thơ đã hƣớng dẫn và luôn tạo điều kiện thuận lợi cho em
trong suốt thời gian thực tập tại công ty. Em xin chúc cho mọi ngƣời luôn
hoàn thành tốt công việc của mình và công ty ngày càng phát triển hơn nữa
trong tƣơng lai. Trân trọng cảm ơn!
Cần Thơ, ngày tháng năm 2014
Ngƣời thực hiện
Phạm Kim Ngân
i
TRANG CAM KẾT
Em xin cam kết luận văn này đƣợc hoàn thành dựa trên các kết quả
nghiên cứu của em và các kết quả nghiên cứu này chƣa đƣợc dùng cho bất cứ
luận văn cùng cấp nào khác.
Cần Thơ, ngày tháng năm 2014
Ngƣời thực hiện
Phạm Kim Ngân
ii
NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP
iii
MỤC LỤC
Trang
CHƢƠNG 1 GIỚI THIỆU ........................................................................... 1
1.1 ĐẶT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU .............................................................. 1
1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU ................................................................... 2
1.2.1 Mục tiêu chung .................................................................................... 2
1.2.2 Mục tiêu cụ thể .................................................................................... 2
1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU ..................................................................... 2
1.3.1 Không gian nghiên cứu ........................................................................ 2
1.3.2 Thời gian nghiên cứu ........................................................................... 2
1.3.3 Đối tƣợng nghiên cứu .......................................................................... 2
CHƢƠNG 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ..... 3
2.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN .................................................................................. 3
2.1.1 Giới thiệu sơ lƣợc về hệ thống thông tin kế toán ................................ 3
2.1.2 Giới thiệu hệ thống thông tin kế toán trong chu trình DT ................... 7
2.1.3 Giới thiệu hệ thống thông tin kế toán trong chu trình CP ................... 12
2.1.4 Giới thiệu hệ thống thông tin kế toán trong chu trình tài chính .......... 16
2.1.5 Tổng quan về phần mềm MISA .......................................................... 19
2.2 PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU .......................................................... 20
2.2.1 Phƣơng pháp thu thập số liệu .............................................................. 20
2.2.2 Phƣơng pháp phân tích số liệu ............................................................. 21
2.2.3 Phƣơng pháp kế toán ........................................................................... 21
CHƢƠNG 3 GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH MTV TFR
CẦN THƠ ..................................................................................................... 22
3.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH ....................................................................... 22
3.1.1 Giới thiệu chung .................................................................................. 22
3.1.2 Lịch sử hình thành và quá trình phát triển ........................................... 22
3.2 CƠ CẤU TỔ CHỨC ............................................................................... 24
3.2.1 Sơ đồ tổ chức công ty .......................................................................... 24
3.2.2 Nhiệm vụ, chức năng các bộ phận ....................................................... 25
3.3 NGÀNH NGHỀ KINH DOANH ........................................................... 29
3.4 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN ........................................................... 30
iv
3.4.1 Sơ đồ tổ chức ....................................................................................... 30
3.4.2 Chức năng các bộ phận ........................................................................ 30
3.4.3 Chế độ và hình thức kế toán ................................................................ 32
3.5 SƠ LƢỢC KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH ......................... 34
3.6 THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN VÀ ĐỊNH HƢỚNG PHÁT TRIỂN .......... 39
3.6.1 Thuận lợi .............................................................................................. 39
3.6.2 Khó khăn .............................................................................................. 39
3.6.3 Định hƣớng phát triển .......................................................................... 40
CHƢƠNG 4 THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI
CÔNG TY TNHH MTV TFR CẦN THƠ .................................................... 41
4.1 ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH
MTV TFR CẦN THƠ .................................................................................. 41
4.1.1 Khái quát chung về hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH MTV
TFR Cần Thơ ................................................................................................ 41
4.1.2 Hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH MTV TFR
Cần Thơ ........................................................................................................ 41
4.2 PHÂN TÍCH CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY TNHH MTV
TFR CẦN THƠ ............................................................................................ 43
4.2.1 Tổ chức quá trình xử lý trong chu trình DT ........................................ 43
4.2.2 Hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo trong chu trình DT .................... 58
4.2.3 Các hoạt động kiểm soát trong chu trình DT ...................................... 66
4.3 PHÂN TÍCH CHU TRÌNH CHI PHÍ TẠI CÔNG TY TNHH MTV TFR
CẦN THƠ ..................................................................................................... 69
4.3.1 Tổ chức quá trình xử lý trong chu trình CP ......................................... 69
4.3.2 Hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo trong chu trình CP .................... 81
4.3.3 Các hoạt động kiểm soát trong chu trình CP ....................................... 86
CHƢƠNG 5 CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG
TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH MTV TFR CẦN THƠ .................. 89
5.1 ĐÁNH GIÁ TỔNG QUÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI
CÔNG TY TNHH MTV TFR CẦN THƠ .................................................... 89
5.1.1 Ƣu điểm ............................................................................................... 89
5.1.2 Nhƣợc điểm ......................................................................................... 91
5.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN
KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH MTV TFR CẦN THƠ ......................... 92
5.2.1 Đối với công tác chứng từ kế toán ....................................................... 92
v
5.2.2 Đối với công tác tổ chức quá trình xử lý .............................................. 93
5.2.3 Đối với công tác tổ chức bộ máy ......................................................... 93
5.2.4 Đối với công tác tổ chức hệ thống báo cáo ......................................... 94
5.2.5 Đối với hệ thống kiểm soát nội bộ ....................................................... 94
CHƢƠNG 6 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ ................................................. 95
6.1 KẾT LUẬN ............................................................................................ 95
6.2 KIẾN NGHỊ ............................................................................................ 95
6.2.1 Đối với Nhà nƣớc ................................................................................ 95
6.2.2 Đối với địa phƣơng .............................................................................. 96
6.2.3 Đối với ngân hàng ................................................................................ 96
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 97
PHỤ LỤC ..................................................................................................... 98
vi
DANH SÁCH HÌNH
Trang
Hình 2.1 Sơ đồ mô tả hệ thống ..................................................................... 3
Hình 2.2 Sơ đồ quá trình xử lý dữ liệu của hệ thống thông tin kế toán ........ 7
Hình 2.3 Giao diện MISA SME.NET 2012 .................................................. 20
Hình 3.1 Sơ đồ tổ chức các phòng ban ......................................................... 24
Hình 3.2 Sơ đồ bộ máy kế toán .................................................................... 30
Hình 3.3 Hình thức kế toán máy vi tính ....................................................... 33
Hình 4.1a Lƣu đồ nhận đặt hàng của KH ..................................................... 44
Hình 4.1b Lƣu đồ nhận đặt hàng của KH ..................................................... 45
Hình 4.2 Lƣu đồ hoạt động giao hàng cho khách ......................................... 47
Hình 4.3 Lƣu đồ hoạt động lập hóa đơn bán hàng theo dõi nợ KH ............. 49
Hình 4.4 Lƣu đồ nhận thanh toán từ KH ...................................................... 51
Hình 4.5 Giao diện phần mềm kế toán Misa trong chu trình doanh thu ...... 53
Hình 4.6 Lƣu đồ nhận đặt hàng với NCC ..................................................... 71
Hình 4.7 Lƣu đồ hoạt động nhận hàng ......................................................... 73
Hình 4.8 Lƣu đồ hoạt động nhận hóa đơn mua hàng theo dõi nợ ................ 74
Hình 4.9 Lƣu đồ hoạt động thanh toán cho NCC ......................................... 76
Hình 4.10 Giao diện phần mềm kế toán Misa trong chu trình chi phí ......... 78
vii
DANH SÁCH BẢNG
Trang
Bảng 3.1: Tình hình hoạt động KD giai đoạn 2011-2013 ............................ 34
Bảng 3.2: Tình hình hoạt động KD 6 tháng đầu năm 2013 và 2014 ............ 37
Bảng 4.1: Mô tả tập tin khách hàng .............................................................. 54
Bảng 4.2: Mô tả tập tin xuất kho .................................................................. 55
Bảng 4.3: Mô tả tập tin hóa đơn chi tiết ....................................................... 56
Bảng 4.4: Mô tả tập tin thanh toán ............................................................... 57
Bảng 4.5: Chứng từ trong chu trình DT ....................................................... 58
Bảng 4.6: Các loại sổ sách trong chu trình DT ............................................. 59
Bảng 4.7: Báo cáo trong chu trình DT .......................................................... 62
Bảng 4.8: Báo cáo tổng DT bán hàng 6 tháng đầu năm 2014 ...................... 63
Bảng 4.9: Các hoạt động kiểm soát nội nộ trong chu trình DT .................... 66
Bảng 4.10: Tổng giá trị xuất nhập tồn nguyên liệu giai đoạn 2011 – 2013 và 6
tháng đầu năm 2014 ...................................................................................... 69
Bảng 4.11: Mô tả tập tin nhà cung cấp ......................................................... 79
Bảng 4.12: Mô tả tập tin nhập kho ............................................................... 80
Bảng 4.13: Chứng từ trong chu trình CP ...................................................... 81
Bảng 4.14: Sổ sách trong chu trình CP ......................................................... 82
Bảng 4.15: Báo cáo trong chu trình CP ........................................................ 84
Bảng 4.16: Các hoạt động kiểm soát nội nộ trong chu trình CP .................. 86
viii
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
BGĐ
:
Ban giám đốc
KD
:
Kinh doanh
TSCĐ :
Tài sản cố định
GTGT :
Giá trị gia tăng
DT
:
Doanh thu
LN
:
Lợi nhuận
CP
:
Chi phí
DN
:
Doanh nghiệp
TNHH :
Trách nhiệm hữu hạn
MTV
:
Một thành viên
STT
:
Số thứ tự
TNDN :
Thu nhập doanh nghiệp
KH
Khách hàng
:
CSDL :
Cơ sở dữ liệu
HTK
:
Hàng tồn kho
TK
:
Tài khoản
NCC
:
Nhà cung cấp
ix
CHƢƠNG 1
GIỚI THIỆU
1.1 ĐẶT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Thực hiện nền kinh tế thị trƣờng có sự điều tiết vĩ mô của Nhà nƣớc,
phát triển theo định hƣớng xã hội chủ nghĩa và công cuộc đổi mới của các DN
trên toàn thế giới nói chung, các ND tại Việt Nam nói riêng đã có sự phát triển
vƣợt bậc. Theo Adam Smith – nhà kinh tế học cha đẻ của lí thuyết kinh tế thị
trƣờng thế kỉ XVIII khẳng định rằng “luôn có một bàn tay vô hình thúc đẩy sự
phát triển của nền kinh tế thị trƣờng” kinh tế luôn luôn phát triển nếu nhƣ
không chạy theo kịp chúng ta sẽ thụt lùi tụt dốc. Sau nhiều năm phát triển nền
kinh tế thị trƣờng của nƣớc ta đã hội nhập với các nƣớc trong khu vực và trên
thế giới đã và đang mang lại những cơ hội mới cũng nhƣ tạo ra không ít những
khó khăn, thách thức lớn cho các DN để tồn tại và đứng vững. Vấn đề cạnh
tranh trong nền kinh tế thị trƣờng ngày càng khốc liệt và phức tạp không chỉ
đơn thuần cạnh tranh về chất lƣợng mẫu mã sản phẩm mà còn là sự cạnh tranh
quyết liệt về giá cả nhằm tạo ra những sản phẩm, dịch vụ mới cung cấp cho thị
trƣờng với mức CP hợp lý để đạt đƣợc LN tối đa cho DN. Trong điều kiện đó,
các DN cần phải nổ lực hơn nữa trong việc tìm kiếm thị trƣờng cho mình. DN
phải nắm đƣợc tình hình tài chính của đơn vị nhƣ thế nào để đƣa ra những
phƣơng hƣớng phát triển thật phù hợp.
Để có thể nắm bắt đƣợc tình hình tài chính của đơn vị thì hạch toán kế
toán là công cụ hỗ trợ đắc lực. Trong hàng loạt các chính sách kinh tế mới của
Đảng và Nhà nƣớc, giữ vai trò quan trọng phải kể đến sự đổi mới về cơ chế
quản lý, nguyên tắc quản lý tài chính, về chế độ hạch toán kế toán và các luật
thuế mới… đây là những nhân tố thúc đẩy sự phát triển, hạch toán kế toán là
một trong số những chính sách ấy. Hạch toán kế toán ở các DN là một trong
những nhiệm vụ chủ yếu. Kế toán nắm giữ những thông tin chủ chốt. Một
công ty, một DN muốn phát triển vững mạnh thì cần có đội ngũ kế toán vững
mạnh để quản lí tài sản, vật chất. Mà quan trọng hơn hết là hệ thống thông tin
kế toán.
Cho dù là công ty có quy mô lớn hay nhỏ thì hệ thống thông tin kế toán
đều rất quan trọng. Một hệ thống thông tin kế toán hợp lý sẽ kiểm soát chặt
chẽ, cung cấp thông tin trung thực, đáng tin cậy góp phần đáng kể cho việc
quản lý hiệu quả nhanh chóng, gia tăng khả năng cạnh tranh cũng nhƣ tăng
năng suất hoạt động KD. Với vai trò kích thích và điều tiết hoạt động KD các
1
thông tin kế toán làm cơ sở giúp nhà quản trị đƣa ra chiến lƣợc, quyết định.
Nếu thông tin kế toán sai lệch thì DN sẽ rơi vào tình trạng khó khăn.
Nhận thức đƣợc tầm quan trọng và ý nghĩa nhƣ vậy của hệ thống thông
tin kế toán đối với một DN nên em quyết định chọn đề tài: “Phân tích hệ
thống thông tin kế toán tại công ty TNHH MTV The Fruit Republic Cần
Thơ” làm luận văn tốt nghiệp cho mình.
1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU
1.2.1 Mục tiêu chung
Luận văn thực hiện với mục tiêu phân tích hệ thống thông tin kế toán
thông qua các dữ liệu đầu vào và đầu ra tại công ty TNHH MTV TFR Cần
Thơ. Từ đó chỉ ra đƣợc những ƣu và nhƣợc điểm trong hệ thống thông tin kế
toán để đề ra những giải pháp thích hợp nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin kế
toán tại công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ.
1.2.2 Mục tiêu cụ thể
- Thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại công ty TNHH MTV TFR
Cần Thơ.
- Phân tích quá trình luân chuyển chứng từ, trình tự giải quyết các nghiệp
vụ, sổ sách, báo cáo trong hai chu trình DT và CP tại công ty TNHH MTV
TFR Cần Thơ.
- Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán
tại công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ.
1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU
1.3.1 Không gian nghiên cứu
Luận văn đƣợc thực hiện tại công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ.
1.3.2 Thời gian nghiên cứu
Luận văn đƣợc thực hiện từ 08/2014 đến 12/2014.
Số liệu sử dụng trong đề tài từ năm 2011 đến năm 2013 và 6 tháng đầu
năm 2014.
1.3.3 Đối tƣợng nghiên cứu
Đề tài tập trung nghiên cứu về hệ thống thông tin kế toán tại công ty
TNHH MTV TFR Cần Thơ.
2
CHƢƠNG 2
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
2.1 CƠ SỞ LÍ LUẬN
2.1.1 Giới thiệu sơ lƣợc về hệ thống thông tin kế toán
2.1.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin và hệ thống thông tin kế toán
a) Hệ thống thông tin
Hệ thống là một tổng thể bao gồm các bộ phận, thành phần có mối quan
hệ với nhau để thực hiện những mục tiêu chung nhất định.
Hệ thống thông tin là một hệ thống bao gồm con ngƣời, dữ liệu, các quy
trình và công nghệ thông tin tƣơng tác với nhau để thu thập, xử lý, lƣu trữ và
cung cấp thông tin cần thiết ở đầu ra, cung cấp thông tin hữu ích cho ngƣời sử
dụng có liên quan.
Đầu vào
Xử lý
Đầu ra
(Nguồn: Nguyễn Thế Hưng, 2006. Hệ thống thông tin kế toán. Tp Hồ Chí Minh. Nhà
xuất bản Thống Kê)
Hình 2.1 Sơ đồ mô tả hệ thống
Căn cứ theo các loại hoạt động quản lý, ngƣời ta chia hệ thống thông tin
trong DN thành:
- Hệ thống xử lý nghiệp vụ: hệ thống này xử lý và cung cấp các thông tin
chi tiết và cơ bản về toàn bộ hoạt động hàng ngày của DN nhƣ hệ thống xử lý
hoạt động bán hàng; hệ thống xử lý hoạt động chấm công, quản lý nhân sự; hệ
thống xử lý hoạt động sản xuất nhƣ nhập kho và vật tƣ, hoạt động sản xuất cụ
thể,… Các hệ thống xử lý nghiệp vụ cung cấp thông tin để phục vụ hoạt động
quản lý ở cấp điều hành hoạt động. Hoạt động ở cấp này là hoạt động có cấu
trúc cấp cao: các mục tiêu, nguồn lực, nhiệm vụ,… có tiêu chuẩn xác định
trƣớc rõ ràng.
- Hệ thống thông tin quản lý: là hệ thống tổng hợp các thông tin của các
hệ thống xử lý nghiệp vụ về các hoạt động trong nội bộ DN và các thông tin
thu nhập từ nguồn bên ngoài DN để cung cấp thông tin ở mức độ tổng hợp
hơn và phân tích hơn cho các nhà quản lý các cấp.
3
Hệ thống thông tin quản lý thƣờng bao gồm:
- Hệ thống thông tin thị trường: cung cấp thông tin về thị trƣờng tiêu thụ
nhƣ: thông tin về tiêu thụ sản phẩm, về KH, dự báo giá cả, sản phẩm cạnh
tranh,….
- Hệ thống thông tin sản xuất: cung cấp thông tin về sản xuất nhƣ HTK,
CP sản xuất, kỹ thuật, công nghệ sản xuất, vật liệu thay thế.
- Hệ thống thông tin tài chính: cung cấp về lĩnh vực tài chính nhƣ tình
hình thanh toán, tỉ lệ lãi vay, cho vay,…
- Hệ thống thông tin nhân sự: cung cấp thông tin về nguồn và cách sử
dụng nguồn nhân lực nhƣ tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng, thanh toán
lƣơng, thị trƣờng nguồn nhân lực, xu hƣớng sử dụng nguồn nhân lực,…
- Hệ thống thông tin kế toán: cung cấp thông tin xử lý các nghiệp vụ tài
chính và các thông tin liên quan tới việc phân tích lập kế hoạch.
- Hệ thống hỗ trợ quyết định: là hệ thống tổng hợp thông tin từ hệ thống
thông tin quản trị đang tồn tại để cung cấp cho ngƣời quản lý một cách nhìn
tổng thể, khái quát. Hệ thống này phục vụ cho việc lập kế hoạch chiến lƣợc dài
hạn hoặc cung cấp thông tin giải quyết vấn đề tổng hợp. Hệ thống này thƣờng
hỗ trợ cho các cấp quản lý cấp chiến lƣợc và cấp quản trị trung gian.
b) Hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống thông tin kế toán: là hệ thống thu thập, lƣu trữ và xử lý các dữ
liệu cần thiết của quá trình sản xuất KD nhằm cung cấp các thông tin kế toán,
tài chính hữu ích cho ngƣời sử dụng trong và ngoài DN.
Từ nhu cầu hoạt động sản xuất KD của DN, hằng ngày có các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh. Các nghiệp vụ này đƣợc hệ thống thông tin kế toán phân
tích, ghi chép và lƣu trữ (chứng từ, sổ, thẻ, bảng...). Khi ngƣời sử dụng có yêu
cầu, hệ thống thông tin kế toán sẽ từ các ghi chép đã lƣu trữ mà phân tích, tổng
hợp và lập các báo cáo thích hợp cung cấp cho ngƣời sử dụng thông tin.
4
2.1.1.2 Đặc điểm của hệ thống thông tin kế toán
Giống với các hệ thống thông tin khác thì hệ thống thông tin kế toán có
đặc tính nhƣ sau:
- Mục tiêu: cung cấp thông tin tài chính, kế toán cung cấp cho các tổ
chức bên ngoài DN và sử dụng trong nội bộ DN.
- Đầu vào: với các dữ liệu đầu vào là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhƣ
bán hàng thu tiền, bán chịu, phát sinh CP,…
- Quy trình xử lý như sau:
+ Thu thập dữ liệu.
+ Phân tích ảnh hƣởng tài chính.
+ Ghi chép theo phân loại tài chính.
+ Kiểm tra đối chiếu.
+ Tổng hợp lập báo cáo.
+ Truyền thông.
- Thiết bị: bao gồm máy tính, máy in, máy Fax, máy quét mã vạch,…
- Con người: dù trong bất kỳ hệ thống nào cũng cần phải có con ngƣời
tham gia. Con ngƣời sẽ thực hiện hoàn toàn công việc kế toán trong hệ thống
kế toán thủ công, tham gia với vai trò điều khiển, kiểm soát, nhập dữ liệu, bảo
mật, duy trì hệ thống trong hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính.
- Môi trường hệ thống: hệ thống luật pháp và đặc điểm hoạt động của
DN là những yếu tố ảnh hƣởng đến việc xử lý trong hệ thống thông tin kế
toán.
Để thuận tiện trong nghiên cứu, các sự kiện kinh tế liên quan theo kiểu
tác nhân, kết quả và lặp đi lặp lại sẽ đƣợc kết hợp để xử lý chung trong một
quy trình kế toán và ngƣời ta gọi chúng là một chu trình nghiệp vụ kinh tế. Hệ
thống kế toán cũng sẽ đƣợc thiết lập để xử lý các chu trình nghiệp vụ tƣơng
ứng này và do đó ngƣời ta cũng có thể gọi nó là chu trình kế toán (để xử lý
chu trình nghiệp vụ kinh tế tƣơng ứng).
Tùy theo quan điểm, ngƣời ta có thể chia chu trình kế toán thành nhiều
chu trình và không thống nhất. Có 4 chu trình kế toán cơ bản: chu trình tài
chính, chu trình CP, chu trình DT, chu trình chuyển đổi. Trong mỗi chu trình
kế toán, ngƣời ta lại chia thành nhiều chu trình nhỏ hơn gọi là hệ thống ứng
dụng.
5
2.1.1.3 Chức năng của hệ thống thông tin kế toán
- Chức năng của hệ thống thông tin kế toán: là thu thập dữ liệu về các
hoạt động KD của DN.
- Xử lý, cung cấp thông tin hữu ích cho các đối tượng liên quan như:
cung cấp báo cáo tài chính cho đối tƣợng bên ngoài DN, cung cấp thông tin
hữu ích cho việc lập kế hoạch, cung cấp hữu ích cho kiểm tra kiểm soát thực
hiện kế hoạch, cung cấp hữu ích cho việc điều hành hoạt động hàng ngày.
- Bao gồm các hoạt động kiểm soát như: kiểm soát tuân thủ quy trình
hoạt động KD của DN, các biện pháp bảo vệ tài sản vật chất, thông tin, kiểm
soát hoạt động xử lí thông tin nhằm đảm bảo thông tin đƣợc xử lý chính xác
và kịp thời.
2.1.1.4 Phân loại hệ thống thông tin kế toán
a) Phân loại theo mục tiêu và phương pháp
Hệ thống thông tin kế toán phải tuân thủ theo các nguyên tắc kế toán
chung của quốc tế và của quốc gia nhằm tạo ra các báo cáo tài chính cung cấp
cho các tổ chức bên ngoài đơn vị đó để nắm bắt thực tế hoạt động đã qua cũng
nhƣ dự báo, nhận ra các nghiệp vụ ở tƣơng lai và ƣớc tính sự ảnh hƣởng của
các nghiệp vụ tƣơng lai đó. Từ đó, phục vụ cho việc thiết lập kế hoạch ngân
sách, kế hoạch LN và thống kê phân tích các tình hình KD. Dựa vào mục tiêu
và phƣơng pháp, hệ thống thông tin kế toán đƣợc phân thành hai loại là hệ
thống thông tin kế toán tài chính và hệ thống thông tin kế toán quản trị.
b) Phân loại theo sự lưu trữ và xử lý số liệu
Hệ thống thông tin kế toán thủ công: trong những hệ thống này, nguồn
lực chủ yếu là con ngƣời, cùng với các công cụ tính toán, con ngƣời thực hiện
toàn bộ các công việc kế toán. Dữ liệu trong các hệ thống này đƣợc ghi chép
thủ công và lƣu trữ dƣới hình thức chứng từ, sổ, thẻ, bảng,…
Hệ thống thông tin kế toán trên máy tính: nguồn lực bao gồm con ngƣời
và máy tính. Trong đó, máy tính thực hiện toàn bộ các công việc kế toán dƣới
sự điều khiển, kiểm soát của con ngƣời. Nhƣ vậy, nếu không có con ngƣời thì
hệ thống này không thể hoạt động đƣợc và ngƣợc lại, nếu không có máy tính
thì hệ thống này cũng không thể vận hành hoàn hảo. Ngoài vai trò chủ đạo là
điều khiển, kiểm soát máy tính, con ngƣời còn có nhiệm vụ nhập các dữ liệu
mà hệ thống máy tính không tự thu thập đƣợc, cũng nhƣ các công việc bảo
mật, bảo vệ và bảo trì hệ thống.
6
2.1.1.5 Quá trình lưu chuyển dữ liệu thông tin kế toán
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế khi phát sinh đều phải đƣợc ghi chép tại bộ
phận kế toán DN, bộ phận này kiểm tra các dữ liệu đầu vào đó là các chứng từ,
sau đó xử lý tức là tổng hợp, ký duyệt, để có thể đƣa ra những thông tin đầu ra
là những bản báo cáo, bảng kê, bảng tổng hợp và cuối cùng là lƣu trữ để khi
cần thiết tìm kiếm lại sử dụng.
Lƣu trữ
Dữ liệu
đầu vào
Xử lý
Kiểm soát
Thông tin
đầu ra
Phản hồi
(Nguồn: : Giáo trình hệ thống thông tin kế toán 1)
Hình 2.2 Sơ đồ quá trình xử lý dữ liệu của hệ thống thông tin kế toán
2.1.2 Giới thiệu hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh thu
2.1.2.1 Giới thiệu các hoạt động kinh tế trong chu trình doanh thu
Chu trình doanh thu gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự kiện
phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu và thanh toán (công nợ KH).
Có bốn sự kiện kinh tế xảy ra trong chu trình DT: (1) Nhận đặt hàng của
KH, (2) Giao hàng hóa hoặc dịch vụ cho KH, (3) Yêu cầu KH thanh toán, (4)
Nhận tiền thanh toán.
a) Nhận và xử lý đơn đặt hàng
Đây là bƣớc xử lý đầu tiên của chu trình. Bộ phận bán hàng hoặc dịch vụ
KH nhận yêu cầu thừ KH, kiểm tra những thông tin về hàng yêu cầu, lập lệnh
bán hàng, chuyển bộ phận tín dụng chấp thuận bán chịu và cuối cùng bộ phận
này trả lời đặt hàng mua của KH.
Để giảm rủi ro do không thu đƣợc tiền nợ, mỗi KH đƣợc xác định một
giới hạn nợ tối đa. Chấp thuận bán chịu tức là xác định lần bán chịu này có
tổng mức nợ của KH nằm trong giới hạn nợ cho phép hay không để xét duyệt
chấp thuận bán chịu. Nhờ vậy tham gia vào hoạt động xử lý nhận đặt hàng này
có 2 bộ phận là bán hàng và tín dụng thuộc chức năng tài vụ.
Chứng từ ghi nhận hoạt động này gồm đơn đặt hàng và lệnh bán hàng.
7
b) Giao hàng hóa hoặc dịch vụ cho KH
Tới ngày giao hàng, kho hàng tiến hành xuất kho theo lệnh bán hàng. Bộ
phận gửi hàng sẽ tiếp tục gửi hàng cho KH theo địa điểm chỉ định. Trƣớc khi
tiến hành đóng gói gửi hàng, bộ phận gửi hàng lập giấy gửi hàng.
c) Lập hóa đơn bán hàng
Đây là bƣớc công việc thứ 3 trong chu trình DT. Sau khi hàng gửi cho
KH, giấy gửi hàng đƣợc chuyển bộ phận lập hóa đơn. Lúc này bộ phận lập hóa
đơn đã có đầy đủ chứng từ chứng minh hoạt động bán hàng đã hoàn tất và do
bộ phận này tiến hành kiểm tra, đối chiếu các chứng từ liên quan và lập hóa
đơn bán hàng ghi nhận hoạt động bán hàng thực sự hoàn thành. Đây chính là
căn cứ để bộ phận kế toán phải thu ghi sổ chi tiết phải thu của KH.
d) Nhận tiền thanh toán
Đây là bƣớc xử lý cuối cùng trong chu trình. Khi KH gửi kiểm tra thanh
toán và giấy báo trả tiền, bộ phận thƣ tín sẽ phân loại, lập bảng kê nhận kiểm
tra thanh toán và chuyển bảng kê này cho thủ quỹ, giấy báo và bảng kê cho kế
toán phải thu. Thủ quỹ sẽ làm các thủ tục để gửi tiền vào ngân hàng. Kế toán
phải thu ghi sổ chi tiết phải thu khoản tiền KH thanh toán.
2.1.2.2 Tổ chức kế toán xử lý nghiệp vụ
a) Luân chuyển chứng từ xử lý nghiệp vụ
- Lập, tiếp nhận và xử lý chứng từ kế toán
- Kế toán viên, kế toán trƣởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình
Giám đốc DN ký duyệt
- Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán
- Lƣu trữ, bảo quản chứng từ kế toán
Trong việc tổ chức kế toán xử lý nghiệp vụ trong chu trình DT cần chú ý
đến các chức năng của các bộ phận liên quan. Các bộ phận đó bao gồm:
- Bộ phận bán hàng: đây là bộ phận giao dịch, đàm phán trực tiếp với
KH về các điều kiện bán hàng, thanh toán, giảm giá hàng bán,… và nhận các
đơn đặt hàng của KH, lập “Lệnh bán hàng”.
- Bộ phận tín dụng: trong hoạt động bán chịu, bộ phận tín dụng kiểm tra
và chấp thuận các điều kiện bán chịu, điều kiện thanh toán cho KH. Trong xử
lý xóa nợ phải thu, bộ phận bán chịu xem xét bảng “Phân tích bảng phải thu
8
theo thời hạn nợ” nhằm kiểm tra chính sách nợ cho từng KH, xác định dự
phòng phải thu khó đòi của DN.
- Phụ trách tài vụ: trong xử lý nghiệp vụ hàng bị trả lại hoặc giảm giá
hàng bán bộ phận tài vụ phải là ngƣời chấp thuận cuối cùng các chứng từ ghi
nhận các nghiệp vụ trên trƣớc khi ủy quyền cho bộ phận lập hóa đơn lập các
Credit Memo. Loại nghiệp vụ này đòi hỏi cả hai bộ phận chức năng riêng biệt
cùng tham gia xét duyệt vì chúng là loại nghiệp vụ đòi hỏi phải đƣợc kiểm
soát cẩn thận.
- Bộ phận kho bán hàng: đây là bộ phận quản lý hàng trong kho.
- Bộ phận gửi hàng: bộ phận này có nhiệm vụ chuyển hàng trực tiếp
hoặc thuê các đơn vị vận tải vận chuyển hàng cho KH, số lƣợng nhận trên
phiếu xuất kho.
- Bộ phận nhận hàng: trong xử lý nghiệp vụ hàng bị trả lại, bộ phận bán
hàng sẽ nhận và kiểm tra hàng bị trả lại, ghi nhận chủng loại, số lƣợng nhận
trên phiếu nhập kho.
- Bộ phận lập hóa đơn: đây là bộ phận ủy quyền lập hóa đơn bán hàng
hoặc các Credit Memo.
- Bộ phận kế toán phải thu: đây là bộ phận giữ và ghi chép các khoản
phải thu của KH, lập các “Báo cáo KH” và báo cáo “Phân tích khoản phải thu
theo thời hạn nợ”.
- Bộ phận giữ sổ cái: đây là bộ phận giữ và ghi chép sổ cái và thực hiện
các hoạt động lập báo cáo tổng hợp.
- Bộ phận thư tín: một số DN sử dụng hình thức thanh toán bằng cách
gửi Check qua bƣu điện. Vì vậy, DN phải thành lập một bộ phận nhận và mở
Check thanh toán, lập bảng kê “Tiền thanh toán (Remittance List)”. Bộ phận
này cần độc lập với bộ phận thủ quỹ vì cả hai cùng tham gia bảo quản tài sản
là Check thanh toán.
- Bộ phận thủ quỹ: đây là bộ phận thu nhận tiền, thực hiện các thủ tục gửi
vào ngân hàng.
b) Các kiểu tổ chức theo dõi kế toán phải thu
Thông thƣờng các DN tổ chức theo dõi phải thu KH theo 2 kiểu: hệ
thống chuyển số dƣ và hệ thống thanh toán theo hóa đơn.
- Hệ thống thanh toán theo hóa đơn: tổ chức theo hệ thống này, ngƣời
mua sẽ thanh toán nợ đích danh theo từng hóa đơn bán hàng, còn ngƣời bán
9
theo dõi trên sổ chi tiết các khoản phải thu, đã thu, dƣ nợ chi tiết theo từng hóa
đơn thanh toán. Nhƣ vậy báo cáo KH sẽ liệt kê tất cả các hóa đơn chƣa đƣợc
thanh toán cho tới ngày báo cáo và phân tích chúng theo thời gian nợ.
- Hệ thống chuyển số dư: trong hệ thống này, KH không thanh toán
chính xác theo từng hóa đơn mà dựa trên tổng số nợ ở báo cáo KH. Báo cáo
hàng tháng cũng trình bày số dƣ đầu kỳ, số dƣ phát sinh trong kỳ, số dƣ cuối
kỳ nhƣng không chi tiết theo từng hóa đơn nghĩa là báo cáo KH chỉ liệt kê các
hóa đơn trong kỳ báo cáo, còn chi tiết về số dƣ đầu kỳ, hệ thống phải dùng báo
cáo KH trƣớc đó để tham khảo.
c) Báo cáo kế toán
Báo cáo kế toán với mục đích tổng hợp các dữ liệu đã đƣợc xử lý để
cung cấp cho ngƣời sử dụng những thông tin hữu ích tùy theo nhu cầu. Thông
tin qua các báo cáo, hệ thống thông tin kế toán cung cấp thông tin nhằm kiểm
soát hệ thống xử lý; kiểm soát các dữ liệu đƣợc xử lý và những thông tin liên
quan phục vụ việc phân tích, lập kế hoạch, tạo các quyết định điều hành hoạt
động.
Với mục đích này, trong chu trình DT các báo cáo kế toán đƣợc phân
thành ba loại theo mục tiêu cung cấp thông tin cho việc kiểm soát hoạt động
xử lý của chu trình, thông tin liên quan tới việc xử lý các nghiệp vụ kế toán cụ
thể trong chu trình, thông tin theo nhu cầu ngƣời sử dụng nhằm phục vụ các
quyết định điều hành hoạt động.
- Báo cáo kiểm soát: trƣờng hợp xử lý bằng máy, ngƣời kiểm soát cần
thông tin để kiểm soát đƣợc hoạt động của hệ thống, đảm bảo hệ thống cập
nhật, xử lý đầy đủ dữ liệu và không bỏ sót dữ liệu. Ngoài ra ngƣời kiểm soát
cũng cần kiểm soát đƣợc việc truy cập của hệ thống. Chính vì vậy, hệ thống
cần lập báo cáo kiểm soát với mục đích tổng hợp tất cả các thay đổi trong mỗi
một tập tin lƣu trữ dữ liệu.
Ở mức độ tổng quát, ngƣời ta lập báo cáo kiểm tra số tổng nhƣ báo cáo
tổng DT bán hàng hoặc báo cáo tổng Hash nào đó (tổng mẫu tin, tổng mã số
hóa đơn...) trong tập tin xử lý.
Ở mức độ kiểm soát chi tiết việc xử lý, ngƣời ta lập Báo cáo chi tiết các
ghi chép. Báo cáo này liệt kê tất cả các nghiệp vụ theo loại nghiệp vụ đã đƣợc
xử lý trong suốt 1 khoảng thời gian nhƣ 1 tuần, 1 tháng... Ví dụ báo cáo liệt kê
tất cả hóa đơn bán hàng, tất cả phiếu xuất kho, tất cả Credit Memo; tất cả giấy
10
báo gửi tiền (Remitaince Advice); tất cả tiền thanh toán... Mục đích của chúng
nhằm kiểm soát xem dữ liệu có đƣợc cập nhật, xử lý chính xác hay không.
- Báo cáo đặc biệt: là báo cáo đƣợc lập theo một yêu cầu nào đó của
ngƣời sử dụng thông tin (cho thông tin quản trị hoặc thông tin tài chính) để
ngƣời sử dụng ra quyết định liên quan tới hoạt động kinh tế, tài chính. Thông
thƣờng loại báo cáo này bao gồm:
+ Báo cáo KH: đây là báo cáo cung cấp thông tin liên quan đến việc KH
thanh toán với DN. Báo cáo này liệt kê tất cả các nghiệp vụ bán hàng, KH
thanh toán, cũng nhƣ tổng số nợ còn phải trả theo tổng số và theo từng KH.
Báo cáo này có tác dụng: thứ nhất, dùng để đối chiếu với ngƣời mua, phát hiện
sai sót hoặc gian lận của xử lý kế toán; thứ hai, dùng để nhắc nợ với ngƣời
mua, hoặc đề ra biện pháp phù hợp để khuyến khích ngƣời mua thanh toán
sớm.
+ Báo cáo phân tích khoản phải thu theo thời hạn nợ: đây là báo cáo
phân tích khoản phải thu của từng ngƣời mua theo những mốc thời gian quá
hạn nợ (1 tháng, 2 tháng, 3 tháng, ...). Thông thƣờng báo cáo này đƣợc lập
hàng tháng với mục đích: thứ nhất, bộ phận tín dụng xem xét về uy tín thanh
toán của ngƣời mua để có những biện pháp đòi nợ, hoặc điều kiện tín dụng
phù hợp; thứ hai, nó là căn cứ phân tích xác nhận khoản nợ phải thu khó đòi.
+ Báo cáo tiền thanh toán hay bảng kê tiền thanh toán (Remittance List):
báo cáo này do nhân viên nhận thƣ lập căn cứ vào “Giấy báo trả tiền” trong
ngày của các KH. Nhƣ vậy, báo cáo sẽ cung cấp “Số tổng kiểm soát” tiền KH
thanh toán nợ trong ngày, ngăn chặn các thất thoát và đối chiếu với các số liệu
ghi giảm nợ phải thu trên TK KH.
+ Báo cáo phân tích bán hàng: đây là báo cáo phân tích DT bán hàng
theo các tiêu thức mong muốn để đánh giá nhƣ phân tích bán hàng (giá vốn,
lãi gộp) theo từng ngƣời mua, theo từng chủng loại hàng bán; theo ngƣời bán;
hoặc theo địa điểm bán hàng. Báo cáo này có tác dụng cung cấp cho ban quản
lý KD đánh giá lợi ích theo hàng hóa, theo ngƣời bán, hoặc hiệu quả của
khuyến mãi, quảng cáo...
- Ngoài ra chu trình DT còn có thể cung cấp các báo cáo không liên
quan tình hình tài chính như: thực hiện bán hàng của nhân viên bán hàng, thời
gian thực hiện một hoạt động xử lý đặt hàng (về thời gian trả lời KH), thời
gian giao hàng...
11
d) Sổ sách
Các nghiệp vụ kế toán sẽ đƣợc ghi chép, xử lý và lƣu trữ trên các sổ kế
toán hay các tập tin dữ liệu kế toán. Tùy theo việc xử lý bằng tay hay bằng
máy mà sổ kế toán có những hình thức khác nhau.
- Ghi chép bằng tay: việc ghi chép bằng tay đƣợc tiến hành trên ba nhật
ký đặc biệt và một sổ chi tiết và sổ cái phù hợp. Đó là các nhật ký bán hàng,
nhật ký giảm giá bán hàng (Credit Memo Journal), nhật ký thu tiền và sổ chi
tiết KH. Các loại sổ kế toán này bằng giấy và đƣợc ghi chép bằng tay.
Căn cứ vào các chứng từ liên quan, kế toán ghi các nghiệp vụ phát sinh
vào các sổ nhật ký phù hợp. Hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, kế toán
chuyển các số liệu này vào sổ chi tiết, các TK liên quan trong sổ cái.
- Ghi chép bằng máy: việc lƣu trữ dữ liệu đƣợc thực hiện trên các tập tin
dữ liệu. Khi cần bất cứ thông tin liên quan nào, hệ thống sẽ tiến hành lấy số
liệu từ các tập tin liên quan, tính toán, tổng hợp tạo báo cáo.
Trong hệ thống kế toán đƣợc điện toán hóa, sổ sách kế toán cũng chỉ là
một hình thức kết xuất của hệ thống xử lý dữ liệu. Nó chỉ còn là chức năng lƣu
trữ bằng giấy tờ các dữ liệu đã đƣợc xử lý, không còn chức năng xử lý dữ liệu
nhƣ kế toán bằng tay thông thƣờng. Chính vì vậy, chất lƣợng của hệ thống kế
toán phụ thuộc rất nhiều vào việc tổ chức dữ liệu.
2.1.3 Giới thiệu hệ thống thông tin trong chu trình chi phí
2.1.3.1 Giới thiệu các hoạt động kinh tế trong chu trình chi phí
Chu trình CP bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi chép những sự kiện
kinh tế liên quan đến hoạt động mua hàng hay dịch vụ.
Có năm sự kiện kinh tế đƣợc ghi chép bằng năm hệ thống ứng dụng
trong chu trình chi phí, đó là: (1) Yêu cầu hàng hóa dịch vụ, (2) Đặt hàng với
NCC, (3) Nhận hàng và nhập kho, (4) Ghi nhận phải trả ngƣời bán, (5) Thanh
toán cho ngƣời cung cấp.
a) Yêu cầu hàng hóa dịch vụ
Đây là hoạt động đầu tiên trong chu trình CP. Bất cứ bộ phận nào có nhu
cầu về dịch vụ hoặc hàng hoá, nguyên vật liệu đều lập yêu cầu mua hàng gửi
bộ phận mua hàng. Tuy nhiên, thông thƣờng yêu cầu mua hàng đƣợc lập bởi
bộ phận kho hàng khi cần bổ sung HTK. Chứng từ ghi nhận yêu cầu này là
“Yêu cầu mua hàng”.
12
b) Đặt hàng với NCC
Sau khi nhận yêu cầu mua hàng, bộ phận mua hàng lựa chọn hoặc tìm
kiếm NCC để nhằm đạt 3 yêu cầu cơ bản: giá cả, chất lƣợng hàng mua và sự
tin cậy trong bán hàng, giao hàng. Sau khi lựa chọn NCC đã lựa chọn để xác
định các yêu cầu về hàng hóa cũng nhƣ yêu cầu liên quan tới việc giao hàng.
NCC xem xét và nếu chấp nhận đặt hàng thì gửi thông báo (thông
thƣờng là lệnh bán hàng của NCC – xem chu trình DT) chấp nhận đặt hàng.
Đây chính là hợp đồng pháp lý ràng buộc giữa hai bên ngƣời bán và ngƣời
mua.
c) Nhận hàng và nhập kho
Khi NCC giao hàng tại địa điểm đƣợc chỉ định trong đơn đặt hàng, bộ
phận nhận hàng có nhiệm vụ kiểm tra số lƣợng, chất lƣợng hàng, đối chiếu với
giấy gửi hàng của ngƣời cung cấp, đối chiếu với đơn đặt hàng để chấp nhận
hay không chấp nhận việc giao hàng của NCC. Lúc này hoạt động mua hàng
đƣợc kết thúc.
Sau khi kiểm nhận, bộ phận nhận hàng lập phiếu nhập kho báo cáo về
hàng nhận. Sau đó, hàng đƣợc làm thủ tục nhập kho. Lúc này, thủ kho ký vào
phiếu nhập kho và trách nhiệm quản lý hàng đƣợc chuyển giao cho bộ phận
kho hàng.
d) Ghi nhận phải trả người mua
Khi NCC gửi hoá đơn bán hàng, kế toán phải thu tiền hành đối chiếu hoá
đơn bán bán hàng với các chứng từ gốc liên quan nhƣ đơn đặt hàng, phiếu
nhập kho và tổ chức theo dõi khoản phải trả NCC. Phần này sẽ đƣợc trình bày
kỹ trong phần tổ chức theo dõi thanh toán với ngƣời bán.
e) Thanh toán cho người cung cấp
Tới ngày cần thanh toán, kế toán phải trả tiến hành lập các thủ tục để
chuyển đến bộ phận quỹ chi tiền cho ngƣời bán. Sau khi thanh toán tiền, căn
cứ các chứng từ liên quan nhƣ phiếu chi hoặc SEC thanh toán, kế toán phải trả
ghi nhận khoản thanh toán cho ngƣời bán.
2.1.3.2 Tổ chức kế toán xử lý nghiệp vụ
a) Luân chuyển chứng từ xử lý nghiệp vụ
Trong việc tổ chức kế toán xử lý nghiệp vụ trong chu trình CP cần chú ý
đến các chức năng của các bộ phận liên quan. Các bộ phận đó bao gồm:
13
- Bộ phận yêu cầu: đây là bộ phận phát hành các “Yêu cầu mua hàng” là
căn cứ cho bộ phận mua hàng tiếp tục các xử lý. Bộ phận yêu cầu này có thể là
kế toán HTK, hoặc là bộ phận bất kỳ nào trong DN có nhu cầu cần bổ sung về
nguyên vật liệu, hàng hoá, TSCĐ….
- Bộ phận mua hàng: đây là bộ phận có chức năng lựa chọn NCC, xác
định các điều kiện liên quan tới việc mua hàng nhƣ giá cả, điều kiện thanh
toán, điều kiện giao hàng, bảo hành … Sau khi lựa chọn NCC và các điều kiện
mua hàng thích hợp, bộ phận mua hàng lập “Đặt hàng mua” gửi cho NCC, kế
toán phải trả, bộ phận yêu cầu hàng và bộ phận nhận hàng nhằm xác định,
kiểm tra hoặc uỷ quyền thực hiện tiếp tục các nội dung trong xử lý nghiệp vụ
mua hàng.
- Bộ phận nhận hàng: chức năng nhận hàng nên đƣợc tách biệt khỏi chức
năng kho hàng nhằm nâng cao hiệu quả kiểm soát. Bộ phận nhận hàng có chức
năng nhận, đếm, kiểm tra, chất lƣợng hàng và lập “Phiếu nhập kho” cho số
hàng nhận đƣợc này. Ngƣời giám sát của bộ phận sẽ đối chiếu số lƣợng giữa
“Phiếu nhập kho” và số lƣợng trên “Đặt hàng mua” để có thể xử lý tiếp tục
nghiệp vụ mua hàng.
- Bộ phận kho hàng: đây là bộ phận bảo quản về mặt hiện vật các loại
HTK của DN. Khi bộ phận nhận hàng giao hàng để bảo quản, thủ kho phải ký
nhận vào “Phiếu nhập kho” và sau đó gửi “Phiếu nhập kho” cho bộ phận kế
toán phải trả.
- Bộ phận kế toán phải trả: bộ phận này có chức năng theo dõi việc thanh
toán với ngƣời bán. Tuỳ theo hình thức tổ chức hệ thống kế toán thanh toán
với ngƣời bán, kế toán phải trả sử dụng các loại sổ sách tƣơng ứng. Dù đƣợc
tổ chức theo dõi thanh toán theo hình thức nào đi chăng nữa thì yêu cầu bắt
buộc là kế toán phải đối chiếu bốn loại chứng từ: “Yêu cầu mua hàng”, “Đặt
hàng mua”, “Phiếu nhập kho”, và “Hoá đơn bán hàng” trƣớc khi ghi sổ hoặc
làm các thủ tục thanh toán.
- Bộ phận tài vụ: bộ phận này có chức năng kiểm tra các chứng từ thanh
toán hoặc phiếu chi do kế toán phải trả lập bằng cách đối chiếu với các chứng
từ liên quan, chấp thuận các chứng từ thanh toán và lập séc thanh toán khi tới
hạn thanh toán.
b) Tổ chức hệ thống theo dõi chi tiết thanh toán với người bán
Có cái kiểu tổ chức theo dõi các khoản phải trả: hệ thống theo dõi theo
ngƣời bán và hệ thống theo dõi theo chứng từ.
14
- Hệ thống theo dõi theo người bán: là hệ thống mà các hoá đơn bán
hàng đƣợc phân loại ban đầu để theo dõi và ghi sổ theo từng ngƣời bán. Hệ
thống này sử dụng sổ chi tiết hoặc thẻ chi tiết theo dõi chi tiết quan hệ thanh
toán theo bao gồm từng lần mua, từng lần thanh toán, số dƣ hiện hành theo
từng ngƣời bán…
Qui trình xử lý trong hình thức theo dõi thanh toán theo ngƣời bán:
+ Nhận hoá đơn bán hàng
+ Kiểm tra đối chiếu chứng từ liên quan
+ Phân loại theo ngƣời bán, ghi sổ chi tiết phải trả ngƣời bán
+ Thanh toán tiền
+ Ghi giảm khoản phải trả cho từng ngƣời bán
- Hệ thống theo dõi thanh toán theo chứng từ: đây là hệ thống theo dõi
và thanh toán theo từng hoá đơn bán hàng. Hoá đơn bán hàng sẽ đƣợc phân
loại theo ngày dự định trả tiền và ghi chép việc phân loại này theo trên
voucher (chứng từ thanh toán). Hệ thống thanh toán theo chứng từ đƣợc thực
hiện theo quy trình bao gồm 4 bƣớc:
+ Lập chứng từ thanh toán
+ Ghi sổ chứng từ thanh toán
+ Thanh toán
+ Ghi séc thanh toán vào sổ chi séc, sổ chứng từ thanh toán.
c) Báo cáo kế toán
- Báo cáo kiểm soát: là báo cáo với mục đích tổng hợp tất cả các thay đổi
trong một tập tin dữ liệu, để đảm bảo tất cả dữ liệu đều đƣợc cập nhật và xử lý
đầy đủ.
- Báo cáo đặc biệt: là báo cáo đƣợc lập theo một yêu cầu nào đó của
ngƣời sử dụng thông tin phục vụ cho việc điều hành hoạt động xử lý và lập kế
hoạch.
Thông thƣờng loại báo cáo này bao gồm:
+ Báo cáo các hoá đơn bán hàng chƣa đƣợc thanh toán
+ Báo cáo phân tích khoản phải trả theo thời hạn nợ
+ Báo cáo nhu cầu tiền thanh toán
15
+ Báo cáo tham vấn thông tin KH.
d) Sổ sách
Hệ thống kế toán xử lý thủ công sử dụng các sổ sách kế toán bằng giấy
bao gồm các nhật ký liên quan nhƣ nhật ký mua hàng, nhật ký chi tiền và sổ
chi tiết. Trong hệ thống xử lý bằng máy, ngƣời ta sử dụng các tập tin dữ liệu
để dự trữ và xử lý nghiệp vụ. Cách tổ chức các tập tin này đƣợc trình bày
trong tổ chức dữ liệu.
2.1.4 Giới thiệu hệ thống thông tin trong chu trình tài chính
Chu trình tài chính bao gồm hoạt động tăng vốn, mua sắm tài sản và lập
báo cáo tài chính để tổng kết các nguồn tài chính và kết quả thu đƣợc từ việc
sử dụng tài sản. Mục tiêu của chu trình tài chính gắn liền với mục tiêu dài hạn
của DN, cụ thể nhƣ sau:
- Quản lý một cách hiệu quả để duy trì khả năng thanh toán của DN và
sử dụng tiền nhàn rỗi để tăng TN.
- CP sử dụng vốn hợp lý: đa số DN phải hoạt động dựa vào hai nguồn đó
là nợ phải trả và vốn chủ sở hữu. Do đó CP lãi suất và cổ tức từng kỳ là CP sử
dụng vốn, nên ngƣời quản lý phải lựa chọn nguồn vốn nào để CP sử dụng vốn
hợp lý.
- Thu nhập tối đa từ hoạt động đầu tƣ.
- Lập dự toán lƣu chuyển tiền.
2.1.4.1 Vốn vay và vốn chủ sở hữu
a) Phát vay ngân hàng
Đây là cách thƣờng đƣợc các DN áp dụng để bổ sung vốn thông qua vay
ngắn hạn. Để thực hiện nghiệp vụ này, kế toán sử dụng các TK tiền gửi ngân
hàng, vay ngắn hạn và dài hạn.
b) Phát hành trái phiếu
Hình thức này thƣờng đƣợc áp dụng ở những công ty lớn để tăng vốn
trung và dài hạn. Căn cứ cho nghiệp vụ này là hợp đồng xác định nghĩa vụ
phải trả cho ngƣời mua một khoản theo tỷ lệ nhất định tại một khoản thời gian
xác định trong hợp đồng. Hệ thống thông tin ghi mỗi một trái phiếu phát hành
trên một TK chi tiết của “Nợ trái phiếu phải trả” để theo dõi kịp thời. Tất cả
các nghiệp vụ này đƣợc ghi nhận trong sổ ngƣời giữ trái phiếu.
16
c) Phát hành cổ phiếu
Các DN phát hành cổ phiếu thông thƣờng và cổ phiếu ƣu đãi để huy
động vốn, mỗi cổ phiếu có một mệnh giá cụ thể. Căn cứ vào điều khoản pháp
luật quy định, điều lệ công ty và nhu cầu thực tế, công ty sẽ xác định số lƣợng,
mệnh giá và loại cổ phiếu để công ty phát hành. TK “Cổ phiếu thông thƣờng”,
“Cổ phiếu ƣu đãi”, “Số tiền huy động vƣợt qua mệnh giá” dùng để ghi nhận
các thông tin về mệnh giá và số tiền vƣợt trên mệnh giá để theo dõi.
2.1.4.2 Hệ thống TK cố định
a) Các loại nghiệp vụ
- TSCĐ: đƣợc quản lý tƣơng tự nhƣ nghiệp vụ mua hàng. Trong trƣờng
hợp TSCĐ tăng thông qua xây dựng cơ bản thì cần thêm một số chứng từ và
thủ tục quản lý riêng tƣơng tự nhƣ quản lý dự án.
- Khấu hao: nghiên cứu phƣơng pháp khấu hao phù hợp nhất cho từng
loại tài sản. Đây không phải là một nghiệp vụ bằng tiền, nhƣng có ảnh hƣởng
đến giá thành nên cần có một CP khấu hao phù hợp.
- Thanh lý, nhượng bán TSCĐ: tài sản nhƣợng bán khi DN không cần sử
dụng hoặc thanh lý khi không còn giá trị. Các loại chứng từ trong nghiệp vụ
này bắt buộc phải có sự phê duyệt của quản lý cao cấp nhằm ngăn ngừa mất
cấp tài sản.
b) Các loại sổ sách, báo cáo
- Báo cáo TSCĐ tăng trong kỳ
- Báo cáo TSCĐ giảm trong kỳ
- Chi tiết TSCĐ
- Bảng tính khấu hao TSCĐ
- Sổ chi tiết TSCĐ quản lý mã số, tên, xuất xứ, qui cách, nơi sử dụng,...
2.1.4.3 Hệ thống báo cáo tài chính
Báo cáo tài chính dùng để cung cấp thông tin về tình hình tài chính, tình
hình KD và các luồng tiền của một DN, đáp ứng yêu cầu quản lý của chủ DN,
cơ quan Nhà nƣớc và nhu cầu hữu ích của ngƣời sử dụng trong việc đƣa ra các
quyết định kinh tế. Báo cáo tài chính phải cung cấp những thông tin của một
DN về:
17
- Tài sản.
- Nợ phải trả và vốn chủ sở hữu
- DT, thu nhập khác, CP kinh doanh và CP khác
- Lãi lỗ và phân chia kết quả KD
- Thuế và các khoản nộp Nhà nƣớc
- Tài sản khác có liên quan đến đơn vị kế toán
- Các luồng tiền
* Các nghiệp vụ:
- Kết chuyển TN
- Kết chuyển CP
- Kết chuyển LN
- Tạo báo cáo tài chính
- Chuyển số dƣ
- Điều chỉnh
* Các loại báo cáo:
- Báo cáo tài chính
- Bảng cân đối kế toán
- Báo cáo kết quả hoạt động KD
- Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ
- Báo cáo thuyết minh báo cáo tài chính
- Báo cáo quản trị
- Báo cáo phân tích các dự án
- Báo cáo CP sản xuất KD
- Báo cáo bán hàng
- Báo cáo về nhân sự
- Báo cáo chênh lệch so với kế hoạch
18
2.1.5 Tổng quan về phần mềm Misa
2.1.5.1 Đặc trƣng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính
Đặc trƣng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế
toán đƣợc thực hiện theo một chƣơng trình phần mềm kế toán trên máy vi
tính. Phần mềm kế toán đƣợc thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình
thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định. Phần mềm kế toán
không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhƣng phải in đƣợc đầy đủ sổ
kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
2.1.5.2 Phần mềm kế toán MISA SME.NET 2012
Phần mềm kế toán MISA SME.NET 2012 là phần mềm kế toán dành cho
các DN vừa và nhỏ. Phần mềm đƣợc thiết kế từ nhiều phân hệ độc lập, tích
hợp với nhau tạo thành một hệ thống quản trị tài chính chặt chẽ. MISA
SME.NET 2012 đƣợc phát triển trên nền tảng công nghệ tiên tiến Microsoft.NET, tích hợp những tính năng tự động hóa tất cả các nghiệp vụ kế
toán, dữ liệu tài chính đƣợc cập nhật thƣờng xuyên, là công cụ hỗ trợ đắc lực
cho các DN trong công tác hạch toán kế toán. MISA SME.NET 2012 sử dụng
bộ mã Unicode theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001, tuân thủ quy định của
Chính phủ về việc lƣu trữ và trao đổi dữ liệu. Qua nhiều năm triển khai phần
mềm, các sản phẩm của Công ty Cổ phần MISA đã đƣợc ngƣời tiêu dùng tín
nhiệm và hiện nay đã có hàng vạn KH DN trên khắp 63 tỉnh/thành trong cả
nƣớc đang sử dụng.
Các bƣớc khi sử dụng phần mềm MISA SME.NET 2012
Bƣớc 1: Cài đặt chƣơng trình phần mềm kế toán MISA SME.NET 2012
Bƣớc 2: Tạo mới CSDL kế toán
Bƣớc 3: Mở CSDL kế toán và tiến hành nhập số dƣ đầu kỳ cho từng TK
Bƣớc 4: Hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng nhập các chứng từ phát sinh
Bƣớc 5: In chứng từ, sổ sách, báo cáo theo quy định
Bƣớc 6: Cuối kỳ, kết chuyển lãi lỗ; khoá sổ kế toán và tạo dữ liệu kế
toán cho năm làm việc mới
Trong MISA SME.NET 2012 có 13 phân hệ, bao gồm:
- Phân hệ quỹ
- Phân hệ tiền lƣơng
- Phân hệ ngân hàng
- Phân hệ thuế
- Phân hệ bán hàng
- Phân hệ giá thành
19
- Phân hệ mua hàng
- Phân hệ hợp đồng
- Phân hệ kho
- Phân hệ cổ đông
- Phân hệ TSCĐ
- Phân hệ ngân sách
- Phân hệ tổng hợp
( Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ)
Hình 2.3 Giao diện MISA SME.NET 2012
2.2 PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
2.2.1 Phƣơng pháp thu thập số liệu
- Số liệu trong đề tài chủ yếu là số liệu thứ cấp đƣợc thu thập từ:
+ Báo cáo kết quả hoạt động KD qua các năm do Công ty TNHH MTV
TFR Cần Thơ cung cấp.
+ Các báo cáo nội bộ của Công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ.
- Số liệu sơ cấp: phỏng vấn, quan sát nhân viên Phòng Kế toán tại Công
ty TNHH MTV TFR Cần Thơ.
20
- Ngoài ra, trong đề tài còn sử dụng số liệu, thông tin từ sách, tạp chí
chuyên ngành, giáo trình có liên quan đến nội dung đề tài và Internet.
2.2.2 Phƣơng pháp phân tích số liệu
2.2.2.1 Phương pháp thống kê mô tả
Là các phƣơng pháp có liên quan đến việc thu thập số liệu, tóm tắt, trình
bày, mô tả các đặc trƣng khác nhau để phản ánh một cách tổng quát đối tƣợng
nghiên cứu bằng cách sử dụng các hình thức nhƣ: bảng thống kê, đồ thị, sơ đồ.
2.2.2.2 Phương pháp so sánh
Là phƣơng pháp chủ yếu thƣờng đƣợc dùng nhiều trong phân tích kinh tế
nhằm xem xét một chi tiết phân tích bằng cách dựa trên việc so sánh với một
chỉ tiêu gốc,… Từ những số liệu thu thập và xử lý sẽ đƣợc tiến hành và phân
tích so sánh một cách có chọn lọc nhằm thể hiện nội dung thông qua những
con số đƣợc sắp xếp và xử lý một cách khoa học. Phƣơng pháp này đòi hỏi các
chỉ tiêu so sánh cần phải cùng nội dung phản ánh, cùng phƣơng pháp tính
toán, cùng đơn vị đo lƣờng và cùng trong khoản thời gian tƣơng xứng.
2.2.3 Phƣơng pháp kế toán
- Phƣơng pháp chứng từ kế toán: khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì phải
có chứng từ kế toán làm bằng chứng xác nhận sự phát sinh và hoàn thành của
các nghiệp vụ kinh tế.
- Phƣơng pháp tổng hợp: các chứng từ kế toán tổng hợp lại sẽ đƣợc nhập
liệu vào phần mềm, cuối niên độ sẽ in ra các sổ sách, báo cáo.
21
CHƢƠNG 3
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH MTV
TFR CẦN THƠ
3.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH
3.1.1 Giới thiệu chung
Tên công ty: Công ty TNHH MTV The Fruit Republic Cần Thơ
Tên giao dịch tiếng anh: THE FRUIT REPUBLIC CAN THO ONE
MEMBER COMPANY LIMITED
Tên viết tắt: TFR
Địa chỉ: B15-1, Đƣờng 1A, khu công nghiệp Hƣng Phú 1, Phƣờng Tân
Bình, Quận Cái Răng, Thành phố Cần Thơ.
Điện thoại: (071) 54105668
Mã số thuế: 1801277862
Fax: (84-710) 3 916 938
Email: binh.tran@thefruitrepublic.com
Website: www.thefruitrepublic.com
3.1.2 Lịch sử hình thành và quá trình phát triển
Nằm giữa đồng bằng sông Cửu Long, Cần Thơ đƣợc biết đến là một hệ
thống sông ngòi chằng chịt nƣớc ngọt quanh năm thuận lợi cho việc sản xuất
nông sản. Hàng năm ngƣời dân nơi đây sản xuất hàng triệu tấn nông sản. Do
đó để tìm đƣợc đầu ra là một yếu tố vô cùng quan trọng, nắm đƣợc nhu cầu đó
Công Ty TFR Cần Thơ nhằm khai thác thế lực của tỉnh nhà, sử dụng nguồn
nguyên liệu tại chỗ, giải quyết lƣợng hàng hóa mà bà con sản xuất ra hàng
năm giúp bà con yên tâm sản xuất. Mặt khác, mở rộng giao lƣu kinh tế với các
nƣớc trên thế giới tạo thêm nguồn ngoại tệ cho nhu cầu phát triển kinh tế đất
nƣớc, góp phần cải thiện nâng cao đời sống của ngƣời dân. Công ty TNHH
MTV TFR đƣợc thành lập vào ngày 19 tháng 8 năm 2009 bởi các chuyên gia
ngƣời Hà Lan và Việt Nam. Có đại lí phân phối ở TP Hồ Chí Minh và Hà Nội.
Công ty có 100% vốn nƣớc ngoài do ông Marten Siebe Van Wijk làm
Tổng giám đốc, với tổng vốn đầu tƣ là 4 triệu USD.
Với nguồn vốn ban đầu, công ty đầu tƣ xây dựng quy trình thu mua để
đạt chứng chỉ GLOBALGAP cho mặt hàng bƣởi, tạo thƣơng hiệu độc đáo và
22
khác biệt thâm nhập vào thị trƣờng Châu Âu, Châu Á và gia tăng trữ lƣợng
xuất khẩu trái cây chất lƣợng cao. Đồng thời mở rộng thị trƣờng lớn trong
nƣớc (Hà Nội, Hồ Chí Minh).
Năm 2010, là một trong số ít công ty xuất khẩu trái cây Đông Nam Á đạt
chứng nhận GLOBALGAP cho mặt hàng bƣởi. Qui trình sơ chế, đóng gói đạt
tiêu chuẩn HACCP về vệ sinh an toàn thực phẩm. Điều này tạo ra cơ hội cho
công ty và nông dân thâm nhập vào thị trƣờng Châu Âu và gia tăng trữ lƣợng
xuất khẩu trái cây chất lƣợng cao.
Tháng 2 năm 2011, thâm nhập vào thị trƣờng trái cây lớn nhất miền Bắc
tại chợ Long Biên Hà Nội, nơi thƣờng chiếm lĩnh bởi trái cây Trung Quốc
trong những năm gần đây.
Tháng 3 năm 2011, tạp chí trái cây Châu Á đã có một phóng sự đặc biệt
về phân khúc bƣởi ở Việt Nam, trong đó đề cập đến thƣơng hiệu bƣởi
“Wildboi”.
Vào năm 2011, DT vào khoảng 5 triệu Euro từ bƣởi và các loại trái cây
khác, nhƣng Van Wijk tiên đoán sẽ bán đƣợc khoảng 20 triệu Euro trong vòng
năm năm tới. Công ty nhập cảng Âu Châu HillFresh ở Barendrecht rất hài
lòng về sản phẩm của The Fruit Republic.
Ngoài ra, trong quá trình xây dựng nhà máy bóc tách và đóng gói theo
chứng chỉ HACCP thì Công ty cũng nhận đƣợc sự tài trợ của quỹ Thách thức
Việt Nam (VCF) và bộ Phát triển quốc tế Vƣơng quốc Anh (DFID)
Từ 11/2011, kết hợp với những nhà nhập khẩu ở Hongkong và
Singapore, công ty vừa có thể tận dụng sự am hiểu thị trƣờng nội địa của các
nhà nhập khẩu để quảng bá sản phẩm vừa tiết kiệm đƣợc CP cho quảng cáo
nhƣng hiệu quả cao hơn.
Tháng 7 năm 2012, tham gia hội chợ thƣơng mại trái cây ở Du Bai Châu
Á. Trong 4 năm hoạt động, với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp kinh nghiệm
và công nhân lành nghề. Công ty đã thành công trong việc xây dựng và phát
triển uy tín với nông dân đồng bằng sông Cửu Long, thƣơng nhân Việt Nam
và KH Châu Âu.
Từ 8 - 18 tháng 2 năm 2013, tham gia hội chợ trái cây tại Bec-lin.
23
3.2 CƠ CẤU TỔ CHỨC
3.2.1 Sơ đồ tổ chức công ty
Tổng giám đốc
Phòng
kinh doanh
Phòng quản lí
chất lƣợng
Phòng
bán hàng
Phòng hành chính
nhân sự
Phòng tài chính
kế toán
Phòng
thu mua
Phòng bán hàng
nội địa
Phòng công nghệ
thông tin
Phòng
sản xuất
Phòng bán hàng
xuất khẩu
Phòng
tài chính
Phòng
đóng gói
Phòng
hậu cần
Phòng
kế toán
(Nguồn: Phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ)
Hình 3.1 Sơ đồ tổ chức các phòng ban
24
3.2.2 Nhiệm vụ, chức năng các bộ phận
* Giám đốc điều hành
Là ngƣời đại diện theo pháp luật của Công ty, lãnh đạo điều hành công
việc, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động KD và thực hiện kế hoạch của Công
ty.
* Phòng kinh doanh
- Chức năng: tổ chức hoạt động KD trong và ngoài nƣớc.
- Nhiệm vụ:
+ Nghiên cứu đề xuất, xây dựng kế hoạch đầu tƣ phát triển của Công ty.
+ Theo dõi và thống kê quá trình sản xuất KD.
+ Quản lý tiêu thụ, tìm hiểu thị trƣờng, KH, tiến hành đàm phán, giao
dịch các hợp đồng kinh tế trong và ngoài nƣớc.
+ Giúp lãnh đạo nắm bắt đƣợc thông tin biến động về giá cả, kịp thời đề
xuất các biện pháp, chiến lƣợc KD và giải quyết khi có biến động.
Phòng thu mua
Thu mua những sản phẩm chất lƣợng và bảo đảm đáp ứng đủ số lƣợng
theo yêu cầu từ Nhà đóng gói. Chịu trách nhiệm chọn lọc và phân loại sản
phẩm đầu vào cho công ty một cách hiệu quả nhất.
Phòng sản xuất
- Chức năng: quản lý hoạt động diễn ra trong ngày nhằm đảm bảo về số
lƣợng và chất lƣợng cung ứng theo đơn đặt hàng của KH trong và ngoài nƣớc
- Nhiệm vụ:
+ Báo cáo kết quả và hiệu quả hoạt động của Nhà đóng gói.
+ Giám sát và quản lý thiết lập chuỗi giá trị cho sản phẩm của Công ty từ
vƣờn nông dân cho đến sau thu họach nhằm đảm bảo về số lƣợng và chất
lƣợng theo tiêu chuẩn Châu Âu.
Phòng đóng gói
Đóng gói sản phẩm an toàn và hợp vệ sinh theo đúng tiêu chuẩn chất
lƣợng.
25
Phòng hậu cần
Luôn sẵn sàng giúp đỡ các bộ phận khác hoàn thành công việc. Tổ chức
sắp xếp phòng làm việc, giám sát quản lý khu nhà ăn.
* Phòng quản lý chất lượng
- Chức năng: hƣớng dẫn kiểm tra chất lƣợng nƣớc sinh hoạt trên địa bàn
Công ty. Duy trì phát triển Web nội bộ, tham vấn về sử dụng phần mềm, công
nghệ thông tin, bảo trì hệ thống thiết bị tin học trong văn phòng.
- Nhiệm vụ:
+ Giải quyết các vần đề liên quan đến chất lƣợng nhƣ việc áp dụng các
tiêu chuẩn (nội bộ và ngoại bộ), chuẩn hóa các quy trình nội bộ.
+ Phát triển hay trợ giúp phát triển các tiêu chuẩn và giao thức, bảo đảm
chất lƣợng của vƣờn cây nông dân và các sản phẩm.
* Phòng bán hàng
- Chức năng:
+ Thực hiện triển khai bán hàng để đạt DT theo mục tiêu BGĐ đƣa ra.
+ Quản trị hàng hóa, nhập xuất hàng hóa, điều phối hàng hóa cho các
cửa hàng và đặt hàng sản xuất.
+ Tham mƣu đề xuất cho BGĐ để xử lý các công tác có liên quan đến
hoạt động KD của công ty.
+ Tham gia tuyển dụng, đào tạo và hƣớng dẫn nhân sự thuộc bộ phận
mình phụ trách.
+ Kiểm tra giám sát công việc của nhân viên thuộc bộ phận mình, quyết
định khen thƣởng và kỷ luật nhân viên thuộc bộ phận.
- Nhiệm vụ:
+ Thực hiện chỉ tiêu DT hằng tháng, phân bổ chỉ tiêu cho các kênh bán
hàng và theo dõi thực tế bán hàng so với chỉ tiêu thực tế.
+ Tổ chức hệ thống thu thập về hàng hóa: nhập xuất tồn, vận tốc bán,
dự trù HTK. Tổ chức thu thập thông tin về mẫu sản phẩm mới, ý kiến KH. Lập
kế hoạch đặt hàng sản xuất.
+ Tham mƣu cho BGĐ về việc phát triển thƣơng hiệu, kênh phân phối
và xây dựng nhãn hiệu mới.
26
+ Lên kế hoạch tuyển dụng nhân sự thuộc bộ phận mình và xây dựng
quy chế đào tạo huấn luyện nhân viên thuộc bộ phận mình.
* Phòng hành chính - nhân sự
- Chức năng: tổ chức bộ máy, quy hoạch đào tạo, bồi dƣỡng nâng cao
trình độ đội ngũ cán bộ, công nhân viên, đáp ứng nhu cầu, nhiệm vụ đƣợc
giao, đồng thời quản lý nhân sự, thực hiện công tác quản lý hành chính phục
vụ cho việc điều hành và hoạt động của các bộ phận trong Công ty.
- Nhiệm vụ: soạn thảo, triển khai quy chế làm việc, lập dự thảo điều lệ
họat động Công ty, quản lý nhân sự cho toàn Công ty, giải quyết vần đề về
lƣơng, giải quyết các vấn đề về thủ tục hành chính của nhân viên nhƣ hợp
đồng, đánh giá cuối năm, bảo hiểm, đào tạo và phát triển, đi công tác, trợ giúp
hành chính, tổ chức chặt chẽ công tác văn thƣ và lƣu trữ hồ sơ, tài liệu theo
đúng quy định.
* Phòng tài chính kế toán
- Chức năng: xây dựng và theo dõi việc thực hiện kế hoạch sản xuất KD
của Công ty trong các báo cáo tài chính, thống kê, quản lý tài chính, kiểm tra,
kiểm soát các khoản thanh toán, kê khai thuế, phân tích các chỉ tiêu chủ yếu để
làm cơ sở để vạch ra các phƣơng án đẩy mạnh sản xuất KD. Giúp việc và tham
mƣu cho Giám đốc trong công tác tổ chức, quản lý và giám sát hoạt động kinh
tế, tài chính, hạch toán và thống kê. Theo dõi, phân tích và phản ánh tình hình
biến động tài sản, nguồn vốn tại Công ty và cung cấp thông tin về tình hình tài
chính, kinh tế cho Giám đốc trong công tác điều hành và hoạch định sản xuất
KD.
- Nhiệm vụ:
+ Đánh giá kịp thời về vốn cho hoạt động sản xuất KD của Công ty, thu
hồi vốn nhanh, hạn chế đến mức tối đa tình trạng ứ động vốn hoặc bị chiếm
dụng vốn.
+ Tham mƣu cho BGĐ về hoạt động có sử dụng vốn, tài sản vật tƣ, hàng
hóa của Công ty.
+ Lập kế họach tài chính theo tháng, quý, năm đồng thời định kỳ báo cáo
hoặc báo cáo theo yêu cầu của Giám đốc về tình hình tài chính của Công ty.
+Thực hiện công tác hạch toán kế toán, thống kê theo Pháp lệnh kế toán
và thống kê, Luật Kế toán và Điều lệ của Công ty.
27
+ Quản lý tài sản, nguồn vốn và các nguồn lực kinh tế của Công ty theo
quy định của Nhà nƣớc.
+ Xây dựng kế hoạch tài chính phù hợp với kế hoạch sản xuất KD và kế
hoạch đầu tƣ.
+ Xây dựng kế hoạch định kỳ về giá thành sản phẩm, kinh phí hoạt động,
CP bảo dƣỡng định kỳ và sửa chữa nhỏ của Công ty và các kế hoạch tài chính
khác.
+ Thực hiện chế độ báo cáo tài chính, thống kê theo quy định của Nhà
nƣớc và Điều lệ của Công ty.
+ Thực hiện các nghĩa vụ đối với NSNN, cổ đông và ngƣời lao động theo
luật định.
+ Xác định và phản ảnh chính xác, kịp thời kết quả kiểm kê định kỳ tài
sản, nguồn vốn.
+ Lƣu trữ, bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán, bảo mật số liệu kế toán tài
chính theo quy định và điều lệ Công ty.
+ Thực hiện những nhiệm vụ khác do Giám đốc Công ty phân công.
Phòng công nghệ thông tin
Chịu trách nhiệm xử lý các vấn đề công nghệ thông tin cho nhân viên
trong Công ty, các mua sắm thiết bị công nghệ và thông tin liên lạc. Nhân viên
tại các phòng khác sẽ đƣợc trợ giúp thông qua Skype, điện thoại hay công cụ
Team Viewer.
Phòng tài chính
Tham mƣu với BGĐ các vấn đề tài chính, tài vụ, quyết toán hợp đồng
kinh tế, quản lý kiểm soát CP hoạt động của công ty.
Phòng kế toán
- Chức năng: phòng tham mƣu, giúp việc cho BGĐ trong việc tổ chức
công tác kế toán, bộ máy kế toán đảm bảo đúng các quy định của pháp luật về
công tác kế toán. Thực hiện công tác tổng hợp báo cáo quản trị nội bộ, các báo
cáo ra bên ngoài cho các cơ quan Nhà nƣớc có thẩm quyền theo chức năng,
nhiệm vụ đƣơc giao. Chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật, Hội đồng quản trị,
Tổng giám đốc về các hoạt động đó theo quy định của pháp luật và chức năng,
nhiệm vụ và thẩm quyền đƣợc giao.
28
- Nhiệm vụ: thực hiện xây dựng chiến lƣợc, kế hoạch ngân sách hàng
năm, kế hoạch công việc của Phòng từng tháng để trình BGĐ phê duyệt. Tổ
chức bộ máy nhân sự, phân công công việc trong Phòng để hoàn thành kế
hoạch ngân sách năm, kế hoạch công việc của phòng/ban đã đƣợc phê duyệt
từng thời kỳ. Thực hiện các báo cáo nội bộ theo Quy định của Công ty và các
báo cáo khác theo yêu cầu của Ban điều hành. Xây dựng các quy trình, quy
định nghiệp vụ thuộc lĩnh vực của Phòng, đánh giá hiệu quả các quy trình, quy
định này trong thực tế để liên tục cải tiến nhằm giúp nâng cao hoạt động của
Công ty.
3.3 NGÀNH NGHỀ KINH DOANH
Ngành nghề KD chính: thu mua, gia công, chế biến, cung cấp trái cây
tƣơi và trái cây qua chế biến cho hệ thống siêu thị, các KH lớn và xuất khẩu
các sản phẩm nông nghiệp.
Sản phẩm chính hiện nay bao gồm:
- Bƣởi năm roi (tiêu chuẩn Global Gap)
- Thanh long, cam, dƣa hấu, chanh không hạt,…
- Sản phẩm tách múi đạt tiêu chuẩn HACCP: bƣởi, khóm, xoài, mít...
- Sản phẩm nƣớc ép nguyên chất: nƣớc ép bƣởi, cam, khóm…
Thị trƣờng kinh doanh:
- Thị trường trong nước: hiện nay công ty là đầu mối cung cấp vào các
hệ thống siêu thị tại thành phố Hồ Chí Minh nhƣ: Metro, Big C, Lotte, Giant,..
Hệ thống Horeca nhƣ: Park Hyatt, Novotel, Caravel,… các KH lớn.
- Thị trường nước ngoài: hiện nay thị trƣờng thế giới là một thị trƣờng
lớn và đem lại nhiều triển vọng cho các loại quả nhiệt đới. Do ngƣời tiêu dùng
có nhu cầu cao đối với các loại thực phẩm tốt cho sức khỏe nên các loại quả có
nhiều dinh dƣỡng, công ty đã xuất khẩu sang các nƣớc: Nga, Hongkong,
Singapore, EU…
Quy mô sản xuất KD: hiện nay công ty có văn phòng đại diện tại Hà Nội,
Đà Lạt, Hồ Chí Minh và Tiền Giang. Có đại lí phân phối ở thành phố Hồ Chí
Minh và Hà Nội. Có 2500 m2 nhà xƣởng dùng rửa hoa quả và đóng gói. Tại
Đơn Dƣơng, Lâm Đồng, có trang trại thí điểm với diện tích hơn 1 hécta để thử
nghiệm các giống rau quả mới và phƣơng pháp canh tác nông nghiệp hiện đại
theo tiêu chuẩn Metro GAP. Đây là đơn vị tiên phong áp dụng nghiêm ngặt
phƣơng pháp sản xuất nông nghiệp an toàn đồng thời là điểm huấn luyện
29
chuyển giao kỹ thuật cho nông dân. Tại Cần Thơ, công ty có dự án chế biến,
gia công trái cây, rau củ quả xuất khẩu và tiêu thụ nội địa. Công ty có khoảng
150 cán bộ, công nhân.
3.4 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN
3.4.1 Sơ đồ tổ chức
Kế toán trƣởng
Kế toán tổng hợp
Kế toán
thanh
toán
Kế toán
bán
hàng
Kế toán
kho
Thủ quỹ
(Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ)
Hình 3.2 Sơ đồ bộ máy kế toán
3.4.2 Chức năng các bộ phận
* Kế toán trưởng:
Là ngƣời phụ trách chung điều hành toàn bộ phòng kế toán, thực hiện
quản lý tài chính kế toán, tổ chức thực hiện công tác kế toán cho DN đúng quy
định của luật Kế toán tại Điều 5, kiểm tra giám sát thu chi tài chính, phân tích
thông tin số liệu kế toán, tham mƣu đề xuất giải pháp phục vụ yêu cầu quản lý
DN quyết định kinh tế, phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật
về tài chính và kế toán, lập báo cáo tài chính theo quy định của Luật kế toán,
là ngƣời điều hành chung của phòng kế toán đồng thời chịu trách nhiệm về các
báo cáo đã lập, phổ biến các chế độ kế toán, thể lệ tài chính mới cho các kế
toán viên, kiểm soát việc chấp hành các chế độ, bảo vệ tài sản, vật chất, tiền
vốn cho công ty, hạch toán kế toán theo quy định của pháp luật cũng nhƣ điều
lệ của công ty, phối hợp hoạt động giữa các nội dung của công tác kế toán
nhằm đảm bảo sự thống nhất về mặt số liệu và quy trình kế toán. Ngoài ra kế
30
toán trƣởng còn có nhiệm vụ đôn đốc kiểm tra công tác kế toán của các nhân
viên trong phòng kế toán.
* Kế toán tổng hợp:
Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các đơn vị nội bộ, dữ liệu chi tiết và tổng
hợp, hạch toán khấu hao TSCĐ, các loại CP trích trƣớc, lập báo cáo tài chính
theo từng quý, 6 tháng, năm và các báo cáo giải trình chi tiết, kiểm tra các
định khoản nghiệp vụ phát sinh, xác định và đề xuất lập dự phòng hoặc xử lý
công nợ phải thu khó đòi toàn công ty, hƣớng dẫn xử lý và hạch toán các
nghiệp vụ kế toán, tham gia phối hợp công tác kiểm tra, kiểm kê tại các đơn vị
cơ sở, thống kê và tổng hợp số liệu kế toán khi có yêu cầu, cung cấp số liệu
cho BGĐ hoặc các đơn vị chức năng khi có yêu cầu, lƣu trữ dữ liệu kế toán
theo quy định. Giúp kế toán trƣởng về việc ghi chép phản ánh các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh vào đúng sổ sách theo thứ tự thời gian, theo dõi các CP hạch
toán thuế GTGT đầu vào, đầu ra theo đúng luật thuế.
* Kế toán thanh toán:
Căn cứ chứng từ thu chi, giấy xác nhận nợ tiến hành mở sổ theo dõi chi
tiết các khoản công nợ trong ngoài công ty, thực hiện chức năng thanh toán
theo yêu cầu của Giám đốc. Theo dõi nghiệp vụ phát sinh vay vốn ngân hàng,
tiền gửi, rút tiền gửi ở ngân hàng, thông qua việc ghi chép kế toán thực hiện
chức năng kiểm soát và phát hiện các trƣờng hợp chi tiêu lãng phí, sai chế độ,
phát hiện các chênh lệch, xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý
chênh lệch vốn bằng tiền, đối chiếu, theo dõi thu hồi nợ, theo dõi tình hình
công nợ phải trả cho ngƣời bán về lƣợng hàng hóa, tài sản, công cụ, nguyên
nhiên vật liệu, vật tƣ phụ tùng nhập vào hàng tháng, thực hiện giao dịch với
ngân hàng: chuyển tiền, đối chiếu chứng từ, sổ phụ ngân hàng, hạch toán các
bút toán liên quan đến thu, chi tiền mặt, tiền gửi. Phản ánh kịp thời các khoản
thu, chi vốn bằng tiền. Cuối tháng, tổng hợp thu chi để đối chiếu sổ sách với
thủ quỹ, đối chiếu số phát sinh và số dƣ trên TK tiền gửi ngân hàng.
* Kế toán bán hàng:
Cập nhật các hoá đơn bán hàng, theo dõi tổng hợp và chi tiết hàng bán ra.
Tính thuế GTGT của hàng hoá bán ra. Theo dõi các khoản phải thu, tình hình
thu tiền và tình trạng công nợ của KH. Định khoản và phân loại chứng từ theo
nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Lập tờ khai hàng hoá bán ra theo biểu mẫu kê
khai thuế GTGT. Cập nhật theo dõi việc giao nhận hóa đơn, lập theo dõi thu
hồi các biên bản chỉnh sửa ,thanh huỷ hóa đơn kịp thời .
31
* Kế toán kho:
Theo dõi hàng hóa trong kho, thực hiện chức năng nhập, xuất, tồn kho
khi có yêu cầu, đồng thời phản ánh kịp thời chính xác quản lý hàng trong kho
tránh thất thoát, mất mát. Thực hiện việc lập đầy đủ và kịp thời các chứng từ
nhập, xuất vật tƣ, hàng hóa, ... khi có các nghiệp vụ phát sinh. Tính giá nhập
xuất vật tƣ hàng xuất khẩu, lập phiếu xuất kho và chuyển cho bộ phận liên
quan. Phối hợp với thủ kho nhanh chóng làm các thủ tục trong việc xuất hàng
hóa cho KH.
* Thủ quỹ:
Thực hiện thu chi tiền mặt, kiểm tra, kiểm soát các loại chứng từ trƣớc
khi thu, chi: chữ ký, chứng minh thƣ nhân dân, số tiền… Đối chiếu bảng kê
thu, chi tiền khớp đúng với chứng từ và thực tế, đối chiếu quỹ hàng ngày với
kế toán. Quản lý toàn bộ tiền mặt trong két sắt. Quản lý chìa khoá két sắt an
toàn, tuyệt đối không cho bất kỳ ngƣời nào không có trách nhiệm giữ hay xem
chìa khoá két.
3.4.3 Chế độ và hình thức kế toán
3.4.3.1 Chế độ kế toán
Công ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo quyết định số
15/2006/QĐ-BTC ngày 20-03-2006. Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam do Bộ
Tài Chính ban hành và văn bản đã sửa đổi bổ sung theo Thông tƣ
244/2009/TT-BTC ngày 31-12-2009.
- Niên độ kế toán: từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 theo năm dƣơng lịch.
- Phƣơng pháp hạch toán HTK: phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên.
- Phƣơng pháp tính giá trị HTK: phƣơng pháp bình quân cuối kỳ.
- Nguyên tắc ghi nhận HTK: theo giá gốc.
- Phƣơng pháp khấu hao TSCĐ: phƣơng pháp đƣờng thẳng.
- Nguyên tắc ghi nhận TSCĐ: theo nguyên giá trừ giá trị hao mòn lũy kế.
- Phƣơng pháp tính thuế: theo phƣơng pháp khấu trừ.
- Phƣơng pháp tính giá thành: phƣơng pháp trực tiếp.
- Phƣơng pháp tính lƣơng: tính theo hợp đồng và theo sản phẩm.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng: Việt Nam đồng (VND).
32
3.4.3.2 Hình thức kế toán
Sổ tổng hợp
Sổ chi tiết
Chứng từ kế toán
Phần mềm kế toán
Bảng tổng hợp
chứng từ kế toán
cùng loại
Báo cáo tài chính
Báo cáo kế toán
quản trị
(Nguồn: Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006)
Chú thích:
Nhập số liệu hằng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm
Đối chiếu, kiểm tra
Hình 3.3 Hình thức kế toán trên máy vi tính
(1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp
chứng từ kế toán cùng loại đã đƣợc kiểm tra, đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ,
xác định TK ghi Nợ, TK ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các
bảng, biểu đƣợc thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần
mềm kế toán, các thông tin đƣợc tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ
Cái hoặc Nhật ký - Sổ Cái...) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
(2) Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực
hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu
giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết đƣợc thực hiện tự động và luôn đảm
bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã đƣợc nhập trong kỳ. Ngƣời làm kế
toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau
khi đã in ra giấy.
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết đƣợc in
ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ
kế toán ghi bằng tay.
33
3.5 SƠ LƢỢC KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH
Bảng 3.1 Tình hình hoạt động kinh doanh giai đoạn 2011-2013
Đơn vị tính: triệu đồng
STT
Chỉ tiêu
2011
2012
2013
1
DT bán hàng, cung cấp
dịch vụ
130.925,2
139.657,5
2
Khoản giảm trừ DT
1.045,826
3
DT thuần về bán hàng
và cung cấp dịch vụ
4
Giá vốn hàng bán
5
Chênh lệch 2012 so với 2011
Chênh lệch 2013 so với 2012
Giá trị
Tỉ lệ (%)
Giá trị
Tỉ lệ (%)
115.123,169
8.732,3
6,67
(24.534,331)
(17,57)
1.132,69
962,364
86,864
8,31
(170,326)
(15,04)
129.879,374
138.524,81
114.160,805
8.645,436
6,66
(24.364,005)
(17,59)
86.689,74
95.570,242
64.250,172
8.880,502
10,24
(31.320,07)
(32,77)
LN gộp về bán hàng và
cung cấp dịch vụ
43.189,634
42.954,568
49.910,633
(235,066)
(0,54)
6.956,065
16,19
6
DT hoạt động tài chính
40,75
40,217
40,16
(1,31)
(0,057)
(0,14)
7
CP tài chính
1.389,424
1.398,519
1.259,699
(0,533)
9,095
0,65
(138,82)
(9,93)
8
CP bán hàng
13.321,359
14.506,719
9.273,356
1.185,36
8,9
(5.233,363)
(36,08)
9
CP quản lý DN
7.691,193
7.251,787
5.523,459
(439,406)
(5,71)
(1.728,328)
(23,83)
10
Tổng LN trƣớc thuế
20.828,408
19.837,76
33.894,279
(990,648)
(4,76)
14.056,519
70,86
11
CP thuế TNDN
5.207,102
4.959,44
8.473,57
(247,662)
(4,76)
3.514,13
70,86
12
LN sau thuế
15.621,306
14.878,32
25.420,709
(742,986)
(4,76)
10.542,389
70,86
(Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ)
34
* Nhận xét:
Qua bảng số liệu trên ta thấy tình hình KD 2011-2013 của công ty biến
động và không ổn định. Cụ thể là:
- Giai đoạn 2011-2012: tổng LN kế toán trƣớc thuế năm 2012 giảm
990,648 triệu so với năm 2011, tƣơng ứng với tốc độ giảm là 4,76%. Việc
giảm đó do ảnh hƣởng của các nhân tố sau:
+ Các nhân tố làm cho LN kế toán trƣớc thuế 2012 tăng 9.084,842 triệu
đồng so với 2011: DT thuần về bán hàng cung cấp dịch vụ tăng 8.645,436
triệu đồng, tƣơng đƣơng tăng 6,66% (so với năm 2011 thì năm 2012 công ty
chiếm đƣợc nhiều thị phần hơn, bắt đầu có những KH lớn mang lại nhiều DT);
CP quản lý DN giảm 439,406 triệu, với tỉ lệ 5,71%.
+ Các nhân tố làm cho LN kế toán trƣớc thuế 2012 giảm 10.075,49 triệu
đồng so với 2011: giá vốn hàng bán tăng 8.880,502 triệu đồng (giá nguyên
liệu mua vào tăng vì giá thuốc bảo vệ thực vật và phân bón tăng, công ty mở
rộng diện tích canh tác, thu hoạch), tƣơng đƣơng tăng 10,24%; DT hoạt động
tài chính giảm 0,533 triệu, tƣơng đƣơng giảm 1,31%; CP tài chính tăng 9,095
triệu, với tỉ lệ 0,65% (lãi suất cho vay, công ty cần vay tín dụng ngân hàng để
xoay sở nguồn vốn đã kèm theo một khoảng CP lãi, là một công ty xuất khẩu
cần giao dịch ngoại tệ có chênh lệch tỉ giá cũng làm tăng CP tài chính); CP
bán hàng tăng 1.185,36 triệu, với tỉ lệ tăng 8,9% (công ty mua mới phƣơng
tiện phục vụ giao hàng, thúc đẩy chiến lƣợc quảng bá sản phẩm, tìm kiếm thị
trƣờng mới).
LN trƣớc thuế 2012 giảm 4,76%, sự biến động này là do các khoản CP
tăng. DT thuần tăng 6.66% nhƣng tốc độ tăng không nhanh hơn CP, điển hình
là CP bán hàng tăng đến 8,9% và giá vốn tăng 10,24% nên ảnh hƣởng đến LN
trƣớc thuế. Kinh tế thế giới trong 2 năm 2011 và 2012 đang trong thời kỳ
khủng hoảng, các thị trƣờng lớn nhƣ Châu Âu, Euro suy thoái, đặc biệt thời
điểm lúc bấy giờ trong nƣớc lạm phát tăng nhanh, ảnh hƣởng đến tình hình
KD của công ty ít nhiều, KD có LN là điều không phải dễ dàng, các loại CP
phát sinh trong quá trình bán hàng cũng nhƣ chi phí tài chính và giá vốn hàng
bán tăng làm lợi nhuận trƣớc thuế giảm so với năm 2011.
- Giai đoạn 2012-2013: tổng LN kế toán trƣớc thuế 2013 tăng
14.056,519 triệu đồng so với 2012, tƣơng đƣơng tăng với tỉ lệ 70,86%. Việc
tăng này ảnh hƣởng bởi các nhân tố sau:
35
+ Các nhân tố làm cho LN kế toán trƣớc thuế 2013 tăng 38.420,581 triệu
đồng so với 2012: giá vốn hàng bán giảm 31.320,07 triệu đồng, tƣơng đƣơng
giảm 32,77% (công ty mua nguyên liệu của NCC thân thiết đƣợc hƣởng ƣu đãi
chiết khấu, giá đầu vào nguyên liệu thấp nhƣng chất lƣợng vẫn đảm bảo); CP
tài chính giảm 138,82 triệu, với tỉ lệ 9,93% (đến năm 2013 lãi suất cho vay tại
ngân hàng giảm xuống nên giảm bớt khoản lãi cho công ty; CP bán hàng giảm
5.233,363 triệu, tƣơng đƣơng giảm 36,08% (các chính sách bán hàng của năm
2012 đã làm nền cho năm 2013, đến đây công ty không phải đầu tƣ nhiều); CP
quản lý DN giảm 1.728,328 triệu đồng, tỉ lệ giảm là 23,83% (sau bài học về
CP của năm 2012 thì công ty đã có những chính sách phù hợp, văn phòng
phẩm, chi phí điện thoại có định mức cho từng bộ phận, từng nhân viên). Tỉ lệ
giữa giá vốn hàng bán với DT thuần 2013 tăng đột biến so với 2012, do tình
hình công ty cũng nhƣ NCC mà thu mua ít nông sản, nhƣng giá bán ra khá cao
vì có một số KH nƣớc ngoài chấp nhận mua.
+ Các nhân tố làm cho LN kế toán trƣớc thuế 2013 giảm 24.364,062
triệu đồng so với 2012: DT thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ giảm
24.364,005 triệu, với tỉ lệ giảm là 17,59% (vì đầu vào ít nên bán ra cũng ít);
DT hoạt động tài chính giảm 0,057 triệu, tƣơng đƣơng giảm 0,14%.
36
Bảng 3.2 Tình hình hoạt động kinh doanh 6 tháng đầu năm 2013 và 6 tháng đầu năm 2014
Đơn vị tính: triệu đồng
6 tháng đầu năm
STT
Chênh lệch 6 tháng 2014
so với 6 tháng 2013
Chỉ tiêu
2013
2014
Giá trị
Tỉ lệ (%)
48.894,949
49.128,372
233,423
0,48
514,731
634,389
119,658
23,25
1
DT bán hàng, cung cấp dịch vụ
2
Khoản giảm trừ DT
3
4
DT thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ
48.380,218
48.493,983
113,765
0,24
Giá vốn hàng bán
32.599,794
30.561,65
(2.038,144)
(6,25)
5
6
LN gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ
DT hoạt động tài chính
15.780,423
24,182
17.932,333
21,825
2.151,91
(2,357)
13,64
(9,75)
7
CP tài chính
641,028
635,838
(5,19)
(0,81)
8
CP bán hàng
4.698,019
3.231,45
(1.466,569)
(31,22)
9
CP quản lý DN
2.807,384
3.441,218
633,834
22,58
10
Tổng LN trƣớc thuế
7.658,174
10.645,652
2.987,478
39,01
11
CP thuế TNDN
1.914,544
2.661,413
746,87
39,01
12
LN sau thuế
5.743,631
7.984,239
2.240,609
39,01
(Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ)
37
* Nhận xét:
LN trƣớc thuế của 6 tháng đầu năm 2014 tăng 2.987,478 triệu đồng,
tƣơng đƣơng tăng 39,01% so với 6 tháng đầu năm 2013. Việc tăng này bị tác
động bởi những nhân tố:
- Các nhân tố làm cho LN trƣớc thuế 6 tháng đầu năm 2014 tăng
3.623,668 triệu đồng so với 6 tháng đầu năm 2013 là: DT thuần tăng 113,765
triệu, tƣơng đƣơng tăng 0,24%; giá vốn hàng bán giảm 2.038,144 triệu, giảm
với tỉ lệ 6,25%; CP tài chính giảm 5,19 triệu, tƣơng đƣơng giảm 0,81%; CP
bán hàng giảm 1.466,569 triệu, với tỉ lệ giảm là 31,22%.
- Các nhân tố làm cho LN trƣớc thuế 6 tháng đầu năm 2014 giảm
636,191 triệu đồng so với 6 tháng đầu năm 2013 là: DT hoạt động tài chính
giảm 2,357 triệu, tƣơng đƣơng giảm 9,75%; CP quản lý DN tăng 633,834
triệu, tăng với tỉ lệ 22,58%.
LN trƣớc thuế 6 tháng đầu năm 2013 là 7.658,174 triệu đồng trong khi
LN cả năm là 33.894,279 triệu, chỉ chiếm 22,59%. Công ty có các hoạt động
KD mạnh nhất vào lúc cuối năm, doanh số vào những tháng gần tết nhƣ tháng
10, 11, 12 tăng mạnh, khi các siêu thị đặt hàng để cung cấp cho dịp tết. LN cả
năm sẽ tăng nhanh nhờ 6 tháng cuối năm, vì thế LN 6 tháng đầu năm chỉ
chiếm một tỉ lệ nhỏ trong LN cả năm.
LN trƣớc thuế của 6 tháng đầu năm 2014 tăng là do sự giảm đáng kể của
CP bán hàng đến 31,22% (công ty là KH thƣờng xuyên của các công ty bốc
xếp và vận chuyển cho nên đƣợc hƣởng giá ƣu đãi) và giá vốn hàng bán là
6,25% (phát huy những thế mạnh đã có công ty tiếp tục lấy hàng có chất lƣợng
ở các NCC thân thiết để hƣởng những chiết khấu đặc biệt). Bên cạnh đó sau
nhiều năm hoạt động công ty đã có nhiều kinh nghiệm hơn trong KD, có nhiều
KH hơn và đã chiếm thị phần trên thƣơng trƣờng, lấy đƣợc lòng tin nơi khách
nhờ vào uy tín làm ăn, lƣợng KH thân thuộc đƣợc giữ vững, các KH tiềm năng
cũng tăng lên, đó là nguyên nhân làm cho doanh thu năm 2014 tăng lên.
Nhìn chung tình hình KD có nhiều biến động nhƣng vẫn sinh LN qua các
năm, có nhiều nguyên nhân ảnh hƣởng đến sự biến động này chủ quan lẫn
khách quan, công ty cần có những chính sách đƣờng lối thích hợp để kịp thời
ứng phó với những sự thay đổi phát triển không ngừng của kinh tế trong cũng
nhƣ ngoài nƣớc.
38
3.6 THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN VÀ ĐỊNH HƢỚNG PHÁT TRIỂN
3.6.1 Thuận lợi
- Công ty có vị trí thuận lợi đặt tại đồng bằng sông Cửu Long, thuận lợi
trong việc thu mua nguyên liệu, giúp Công ty tiết kiệm đƣợc CP thu mua và
vận chuyển, nguồn đầu vào của Công ty đƣợc ổn định. Sau nhiều năm hoạt
động và phát triển, đến nay Công ty đã mở rộng phân phối trên khắp các tỉnh
thành trong cả nƣớc.
- So với các Công ty trong cùng ngành thì Công ty TNHH MTV TFR có
công nghệ chế biến đƣợc trang bị khá hiện đại và đầy đủ giúp cho việc kiểm
soát chất lƣợng, xuất nhập hàng một cách thuận lợi.
- Thƣơng hiệu TFR - NGUỒN TRÁI CÂY CHẤT LƢỢNG CHO MỌI
NGƢỜI đã khẳng định trên thƣơng trƣờng trong và ngoài nƣớc, tạo đƣợc uy
tín về chất lƣợng và giá cả ổn định.
- Hệ thống thông tin nội bộ phát triển là công cụ đắc lực hỗ trợ truyền
thông tin đúng đắn và kịp thời.
- Đƣợc đầu tƣ trang trại thí điểm để thử nghiệm các giống trái cây mới và
phƣơng pháp canh tác nông nghiệp hiện đại theo tiêu chuẩn Metro GAP.
- Quan trọng nhất là đội ngũ cán bộ công nhân viên và ban lãnh đạo của
Công ty luôn đoàn kết, phát huy đƣợc năng lực trí tuệ tập thể. Đặc biệt là sự
khéo léo nhạy bén và quyết đoán của ban lãnh đạo đã đƣa Công ty đến vị trí
nhƣ hiện nay.
- Sản phẩm đều đạt chứng nhận Global GAP, HACCA…Đội ngũ nhân
lực đào tạo có kiến thức về vệ sinh an toàn thực phẩm (ISO, HACCA…)
- Công ty luôn đƣợc nông dân và KH yêu mến bởi sự thân thiện, là đầu
ra đáng tin cậy của nông dân, đồng thời chúng ta hƣớng dẫn nông dân về kỹ
thuật trồng trọt để có đƣợc những sản phẩm chất lƣợng hơn.
- Đầu tƣ đổi mới công nghệ và nâng cao chất lƣợng sản phẩm, đa dạng
hóa mặt hàng, đáp ứng theo yêu cầu xuất khẩu và tiêu thụ trong nƣớc.
3.6.2 Khó khăn
- Công ty mới thành lập, nguồn vốn tín dụng còn hạn chế, thƣơng hiệu
chỉ mới xuất hiện tại một số thị trƣờng, chƣa phổ biến trên toàn thế giới việc
đáp ứng đơn đặt hàng lớn có thể gặp khó khăn.
39
- Mối quan hệ với nhà nhập khẩu còn hạn hẹp, việc xuất khẩu còn phụ
thuộc nhiều vào nhà nhập khẩu.
- Mặt hàng chính của Công ty là trái cây xuất khẩu, đây là mặt hàng nhạy
cảm về giá và KD theo mùa vụ. Sự biến động về giá nguyên liệu, chất lƣợng
không đồng nhất, yếu tố môi trƣờng và thời tiết làm ảnh hƣởng đến cam kết
trong hợp đồng.
- Thị trƣờng tiêu thụ trái cây ở nƣớc ngoài còn hạn hẹp. Bị cạnh tranh
với các nƣớc láng giềng có cùng điều kiện sản xuất và chủng loại sản phẩm
nhƣng chất lƣợng cao và ổn định hơn.
- Sự thay đổi chính sách xuất khẩu thƣờng xuyên của chính phủ cũng là
một khó khăn cho DN.
- Trái cây Việt Nam thuộc loại nhiệt đới, thời gian bảo quản rất ngắn và
dễ hƣ hỏng.
3.6.3 Định hƣớng phát triển
- Phấn đấu trở thành nhà xuất khẩu nông sản tốt nhất và thành công nhất
ở Việt Nam.
- Duy trì KD xuất khẩu cho các thị trƣờng truyền thống HongKong,
Indonesia,…và mở rộng sang các thị trƣờng tiềm năng. Từng bƣớc xây dựng
thƣơng hiệu trái cây Việt Nam trên thị trƣờng thế giới.
- Xây dựng và phát triển uy tín với KH trong và ngoài nƣớc.
- Xây dựng và phát triển uy tín với nông dân.
- Quan tâm đến thị trƣờng nông sản nội địa, xác định đây là thị trƣờng
gốc để phát triển thƣơng hiệu.
- Đào tạo đội ngũ nhân viên trẻ, đặc biệt là nhân viên có kỹ năng xây
dựng quảng bá thƣơng hiệu và kinh doanh quốc tế, giao tiếp tốt bằng tiếng anh
và sử dụng thành thạo công nghệ thông tin.
- Chú ý tạo môi trƣờng và động lực làm việc cho nhân viên bằng chính
sách lƣơng, thƣởng thích đáng, cơ hội đƣợc đào tạo nâng cao trình độ và thăng
tiến theo năng lực làm việc.
40
CHƢƠNG 4
THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI
CÔNG TY TNHH MTV TFR CẦN THƠ
4.1 ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY
TNHH MTV TFR CẦN THƠ
4.1.1 Khái quát chung về hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty
TNHH MTV TFR Cần Thơ
Công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ xác định hoạt động kiểm soát nội bộ
dựa trên các nguyên tắc sau:
- Nguyên tắc phân công phân nhiệm
- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm
- Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn
Theo đó kiểm toán nội bộ là một bộ phận thuộc công ty đƣợc thành lập
nhằm giúp Tổng GĐ điều hành thông suốt, an toàn và đúng pháp luật mọi hoạt
động nghiệp vụ của công ty.
Kiểm toán nội bộ có nhiệm vụ kiểm tra, rà soát đánh giá một cách độc
lập, khách quan đối với tất cả các đơn vị, bộ phận, các hoạt động của TFR dựa
trên mức độ rủi ro và mức độ ảnh hƣởng đến hoạt động của công ty, giám sát
công tác quản lý và điều hành, tuân thủ quy định của pháp luật về hoạt động
KD và các quy định nội bộ.
4.1.2 Hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH
MTV TFR Cần Thơ
4.1.2.1 Môi trường kiểm soát
Đặc thù về quản lý: là công ty KD hoạt động với sứ mệnh “Tạo ra giá
trị, nâng cao hiệu quả và phát triển những sản phẩm cũng như quy trình vượt
trội trong toàn bộ chuỗi giá trị nông sản nhằm mang lại những giá trị độc đáo
cho KH và những trải nghiệm tuyệt vời cho người tiêu dùng”. Trong những
năm qua Ban lãnh đạo xác định mục tiêu trở thành nhà xuất khẩu trái cây tốt
nhất và thành công nhất tại Việt Nam.
Cơ cấu tổ chức: cơ cấu tổ chức tại TFR đƣợc phân thành khối KD và
khối quản lý, khối hỗ trợ quản lý. Mô hình hoạt động của công ty đƣợc thiết
lập cho phù hợp với quy mô thị trƣờng và mục tiêu hoạt động.
41
Công tác kế hoạch: kế hoạch của TFR bao gồm kế hoạch dài hạn, kế
hoạch năm, kế hoạch quý, kế hoạch tháng. Nội dung chính của các kế hoạch
bao gồm các nhiệm vụ và chỉ tiêu kinh tế cần đạt đƣợc trong kỳ kế hoạch của
TFR. Kế hoạch của TFR đƣợc lập, giao và đánh giá thực hiện cho từng đơn vị
trong công ty.
Công tác nhân sự: ƣu tiên tuyển dụng các kỹ sƣ trong lĩnh vực nông
nghiệp, quản lý kinh tế, công nghệ thông tin, con em cán bộ công nhân viên có
đóng góp vì sự nghiệp phát triển của TFR. Đồng thời, TFR thƣờng xuyên tổ
chức các chƣơng trình tập huấn và đào tạo tập trung vào các kỹ năng quản trị
hiện đại, ngoại ngữ, các kỹ năng chuyên môn và kỹ năng xử lý tình huống.
Kiểm toán nội bộ: kiểm toán nội bộ là đơn vị chuyên trách thực hiện
chức năng kiểm toán nội bộ các hoạt động nghiệp vụ tại TFR.
Các nhân tố bên ngoài: quy định của nhà nƣớc về hoạt động KD và mục
tiêu phát triển kinh tế.
4.1.2.2 Thủ tục kiểm soát nội bộ
Tại TFR các thủ tục kiểm soát đƣợc thiết lập trên cơ sở các nguyên tắc:
Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: mỗi cá nhân làm việc tại TFR đều
có một chức danh nhất định và ứng với mỗi chức danh đó sẽ là bản mô tả công
việc về trách nhiệm và quyền hạn cũng nhƣ nội dung chi tiết công việc phải
thực hiện.
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: đối với mỗi nghiệp vụ phát sinh ở TFR luôn
có sự độc lập giữa ngƣời đề xuất, phê duyệt, thực hiện, quản lý và ghi sổ.
Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: việc giao thẩm quyền ký kết văn bản
liên quan đến hoạt động tại TFR luôn đƣợc quy định rõ ràng bằng văn bản.
Nội dung cụ thể các thủ tục kiểm soát việc thực hiện một số nghiệp vụ tại
TFR:
Hoạt động tài chính kế toán: các nghiệp vụ phát sinh tại TFR đều có văn
bản hƣớng dẫn cụ thể và cách thức hạch toán và lƣu chứng từ. Mỗi chứng từ
hạch toán tại TFR đều ít nhất có 03 ngƣời kiểm soát: kế toán viên, kế toán
trƣởng và kiểm soát viên.
Hoạt động đầu tư: TFR chỉ xem xét tham gia các hoạt động đầu tƣ phù
hợp với quy định về lĩnh vực và ngành nghề.
Đối với tất cả các mặt hoạt động của TFR đều có sự kiểm tra lại của
kiểm toán nội bộ chuyên trách. Nội dung kiểm tra, thời gian kiểm tra cũng nhƣ
42
tần suất kiểm tra của bộ phận này đối với từng nghiệp vụ tùy thuộc vào mức
độ rủi ro, tính phức tạp cũng nhƣ ảnh hƣởng của hoạt động đó đối với hoạt
động chung của công ty. Tuy nhiên, mọi hoạt động đều đƣợc kiểm tra tuân
theo quy trình nhất định.
4.2 PHÂN TÍCH CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY TNHH
MTV TFR CẦN THƠ
4.2.1 Tổ chức quá trình xử lý trong chu trình doanh thu
Chu trình DT bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự kiện
phát sinh liên quan đến việc tạo DT và thanh toán. Có bốn sự kiện kinh tế xảy
ra trong chu trình DT tại công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ.
- Nhận đặt hàng của KH
- Giao hàng hóa cho KH
- Lập hóa đơn, theo dõi nợ KH
- Nhận tiền thanh toán từ KH
4.2.1.1 Quá trình xử lý các sự kiện kinh tế trong chu trình doanh thu
a) Tiếp nhận đơn đặt hàng
Đây là bƣớc xử lý đầu tiên của chu trình. Quy trình đƣợc bắt đầu ngay
sau khi nhận đƣợc đơn đặt hàng từ KH, bộ phận bán hàng đảm nhận nhiệm vụ
xử lý đơn đặt hàng.
Khi phòng KD nhận đƣợc đơn đặt hàng sẽ tiến hành kiểm tra về hàng
yêu cầu và thông tin KH, nếu đủ điều kiện sẽ lập hợp đồng bán hàng gồm 3
bản. Hợp đồng đƣợc chuyển cho giám đốc ký duyệt, sau đó chuyển về phòng
KD, 1 bản gởi cho KH, 1 bản gởi kế toán bán hàng và 1 bản lƣu tại bộ phận.
Phòng KD căn cứ vào hợp đồng đã ký lập lệnh bán hàng gồm 2 liên, 1 liên gởi
kế toán kho, liên còn lại lƣu tại bộ phận. Kế toán bán hàng dựa vào hợp đồng
để tiến hành nhập liệu vào phần mềm cho ra 2 tập tin: tập tin KH và tập tin
hợp đồng.
43
PHÒNG KINH DOANH
Bắt đầu
KH
Đơn đặt hàng
Lập hợp
đồng bán
hàng
Đơn đặt hàng
Hợp đồng bán
hàng
1
3
2
N
A
(Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ)
Hình 4.1a Lƣu đồ nhận đặt hàng của KH
44
GIÁM ĐỐC
PHÒNG KINH DOANH
KẾ TOÁN BÁN HÀNG
A
Hợp đồng bán
hàng đã duyệt
Hợp đồng bán
hàng
1
Hợp đồng bán
hàng đã duyệt
3
3
2
1
3
Nhập liệu
2
Lập lệnh bán
hàng
Cập nhật dữ liệu
Ký
duyệt
Lệnh bán hàng
2
1
Hợp đồng bán
hàng đã duyệt
CSDL
Hợp đồng bán
hàng đã duyệt
3
3
N
2
1
2
1
Hợp đồng bán
hàng đã duyệt
B
KH
Tập tin
hợp
đồng
Tập tin
khách
hàng
N
N
(Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ)
Hình 4.1b. Lƣu đồ nhận đặt hàng của KH
45
3
b) Xuất kho giao hàng cho KH
Đây là hoạt động thứ 2 trong chu trình DT, tới ngày giao hàng kho tiến
hành xuất kho theo nhƣ hợp đồng bán hàng.
Căn cứ vào lệnh bán hàng kế toán kho nhập thông tin dữ liệu vào phần
mềm để lập phiếu xuất kho gồm 3 liên, 1 liên gởi cho kho, 1 liên gởi kế toán
bán hàng, 1 liên lƣu. Khi kho nhận đƣợc phiếu xuất kho sẽ kiểm tra hàng trƣớc
khi xuất và lập Giấy giao hàng theo nội dung phiếu xuất kho gồm 4 liên, liên 1
và 2 chuyển cho bộ phận giao hàng, liên 3 lƣu, liên 4 chuyển cho kế toán bán
hàng. Sau khi nhận đƣợc Giấy giao hàng bộ phận giao hàng sẽ tiến hành giao
hàng, liên 1 lƣu, liên 2 giao KH kèm hàng hóa.
46
KẾ TOÁN KHO
KHO
BỘ PHẬN GIAO HÀNG
B
Lệnh bán hàng
E
Phiếu xuất
kho
2
2
Phiếu giao hàng
Kiểm tra HTK,
lập biên nhận
giao hàng
Nhập liệu
Cập nhật dữ liệu
Phiếu xuất
kho
2
1
D
Đếm hàng so
sánh với
chứng từ
2
4
3
CSDL
Phiếu giao hàng
Lệnh bán
hàng
2
1
N
Phiếu giao hàng
Phiếu giao hàng
1
2
N
2
Tập tin
xuất kho
E
N
N
In phiếu xuất kho
C
Phiếu xuất
kho
3
1
2
(Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ)
Hình 4.2 Lƣu đồ hoạt động giao hàng cho khách
47
Kèm
hàng
hóa
KH
c) Lập hóa đơn bán hàng, theo dõi nợ KH
Đây là bƣớc công việc thứ ba trong chu trình DT. Sau khi hàng đƣợc gửi
cho khách, Giấy giao hàng đƣợc chuyển đến kế toán bán hàng. Lúc này, kế
toán bán hàng đã có đầy đủ chứng từ chứng minh cho hoạt động bán hàng đã
hoàn tất, do đó bộ phận này tiến hành kiểm tra, đối chiếu các chứng từ liên
quan nhập liệu vào phần mềm và lập hóa đơn bán hàng gồm 3 liên. Hóa đơn
bán hàng đƣợc chuyển cho kế toán trƣởng ký duyệt, liên 1 gởi KH, liên 2
chuyển lại kế toán bán hàng để lƣu, liên 3 chuyển đến kế toán thanh toán. Khi
kế toán thanh toán nhận đƣợc hóa đơn bán hàng đã ký sẽ tiến hành nhập liệu
vào phần mềm quản lý phải thu, đây là căn cứ để ghi sổ chi tiết phải thu KH.
Định kỳ kế toán bán hàng và kế toán thanh toán in nhật ký bán hàng và nhật
ký chi tiết phải thu KH chuyển cho kế toán tổng hợp. Tại đây kế toán tổng hợp
đối chiếu so sánh sổ sách, sau đó nhập liệu vào phần mềm để hoàn thành việc
ghi sổ cái các TK.
48
KẾ TOÁN TRƢỞNG
KẾ TOÁN BÁN HÀNG
C
D
Phiếu xuất kho
KẾ TOÁN THANH TOÁN
G
F
4
1
Hóa đơn bán
hàng
1
N
3
2
Nhập liệu
Giấy giao
hàng
Phiếu
xuất
kho
1
Cập nhật dữ liệu
F
4
Cập nhật dữ liệu
Hóa đơn bán
hàng đã ký 1
3
2
Tập tin
phải thu
KH
Nhật ký
bán hàng
Nhập liệu
Sổ chi
tiết phải
thu KH
N
CSDL
H
In sổ chi tiết
phải thu KH
KH
In hóa đơn
bán hàng
Nhật ký
bán hàng
Hóa đơn bán
hàng đã ký 3
N
Ký xác
nhận
CSDL
In nhật ký bán
hàng
Nhật ký
bán hàng
Đối chiếu so
sánh sổ sách
Đối chiếu so
sánh chứng từ
Tập tin
hóa đơn
bán hàng
Sổ chi
tiết phải
thu KH
Hóa đơn bán
hàng đã ký 3
Giấy giao hàng
Nhập liệu
KẾ TOÁN TỔNG HỢP
Cập nhật dữ
liệu
Tập tin sổ
cái TK
CSDL
Hóa đơn bán
hàng
1
H
Hóa đơn bán
hàng đã ký 2
Sổ chi
tiết phải
thu KH
3
2
In sổ cái TK
Sổ cái
TK
G
N
(Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ)
Hình 4.3 Lƣu đồ hoạt động lập hóa đơn bán hàng theo dõi nợ KH
49
N
d) KH thanh toán
Đây là hoạt động cuối cùng trong chu trình DT. KH gởi séc thanh toán
và giấy báo thanh toán kèm hóa đơn đến công ty. Các chứng từ này do kế toán
thanh toán nhận, sau đó chuyển hóa đơn cho thủ quỹ. Sau khi so sánh đối
chiếu chứng từ, kế toán thanh toán tiến hành nhập liệu vào phần mềm máy
tính theo từng hóa đơn, số séc thanh toán cũng nhƣ theo từng giấy báo thanh
toán, tạo ra tập tin thanh toán và lập phiếu thu 2 liên, liên 1 lƣu, liên 2 chuyển
cho thủ quỹ. Thủ quỹ nhận chứng từ thì so sánh đối chiếu, tiếp đến sẽ nhập
liệu vào phần mềm để thực hiện việc ghi sổ quỹ.
50
KẾ TOÁN THANH TOÁN
THỦ QUỸ
KH
Hóa đơn bán
hàng đã ký 1
Giấy báo thanh
toán
Hóa đơn bán
hàng đã ký 1
Séc thanh
toán
Tập tin
thanh toán
Hóa đơn bán
hàng đã ký 1
Séc thanh
Giấy báo toán
thanh
toán
In nhật ký thanh
toán
N
Cập nhật dữ liệu
N
Kèm
tiền
hàng
Hóa đơn bán
hàng đã ký 1
Phiếu thu
2
CSDL
Cập nhật dữ liệu
N
In sổ quỹ
CSDL
Sổ quỹ
Nhật ký
thanh
toán
2
Nhập liệu
Đối chiếu so
sánh chứng từ
Nhập liệu
Phiếu thu
In phiếu thu
Phiếu thu
2
1
(Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ)
Hình 4.4 Lƣu đồ hoạt động nhận thanh toán từ KH
51
Kết thúc
4.2.1.2 Giới thiệu các phân hệ có liên quan đến chu trình doanh thu
trên phần mềm kế toán Misa
Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng có đầy đủ các chứng từ thì các kế toán
viên sẽ tiến hành nhập liệu vào phần mềm kế toán Misa. Ta có nghiệp vụ kinh
tế phát sinh nhƣ sau: ngày 15/06/2014 công ty TNHH Đầu Tƣ và Kinh Doanh
Siêu Thị Á Châu mua 30kg chanh vàng giống Úc, 50kg chanh xanh giống Úc
và 93kg chanh không hạt. Thanh toán ngay bằng tiền mặt.
Kế toán bán hàng: làm việc trên phân hệ bán hàng, nhập liệu trên giao
diện bán hàng thu tiền ngay.
Kế toán kho: làm việc trên phân hệ kho, nhập liệu trên giao diện phiếu
xuất kho.
52
Kế toán thanh toán: làm việc trên phân hệ quỹ, nhập liệu trên giao diện
phiếu thu.
(Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ)
Hình 4.5 Giao diện phần mềm kế toán Misa trong chu trình DT
* Nhận xét: các phân hệ này liên kết với nhau, các phân hệ có thể cập
nhập thông tin của các phân hệ khác. Các phân hệ này có một số trƣờng hợp
giống nhau nên việc liên kết giữa các phân hệ này giúp cho kế toán viên giảm
bớt công việc tiết kiệm thời gian nhƣ là nhập cùng một thông tin giống nhau
cho nhiều phân hệ khác nhau. Tuy nhiên, do các phân hệ này liên kết và cập
nhật thông tin từ phân hệ này cho phân hệ kia nên đòi hỏi các thông tin nhập
vào phải chính xác, không đƣợc nhầm lẫn hay thiếu sót, vì thông tin một phân
hệ sai có thể dẫn tới thông tin của các phân hệ khác cũng sai theo.
53
4.2.1.3 Giới thiệu các tập tin trong chu trình doanh thu
a) Tập tin khách hàng
Bảng 4.1: Mô tả tập tin khách hàng
Địa chỉ
Lô 2 Phƣờng Cái Khế, Q.Ninh Kiều,
TPCT
Mã số thuế
134 Nguyễn Tri Phƣơng, TPHCM
0310939840
08 3981 5801
Công Ty TNHH Phân Phối 16-18 (Lầu 6) Đƣờng Hai Bà Trƣng, P.
Sành Điệu
Bến Nghé, Q.1, TPHCM
0311187079
08 6840 9272
CD-SGCA001
Công Ty Liên Doanh Hữu
Hạn Khách Sạn Chains
Caravelle
19 - 23 Công trƣờng Lam Sơn, Q.1,
TPHCM
0311265961
08 3823 4999
CD-SGGR001
Công ty TNHH Khách Sạn
Grand Imperial Saigon
101 Đƣờng Hai Bà Trƣng, P. Bến Nghé,
Q.1, TPHCM
0311266362
08 6825 7843
6
CD-SGMX001
Trung tâm thƣơng mại
Maximark Cộng Hòa Công ty CPĐT An Phong
Số 15-17 Cộng Hòa, Q.Tân Bình,
TPHCM
0300992066
08 3811 7570
…
…
…
…
…
…
STT
Mã khách hàng
Tên khách hàng
1
CD-CTLA001
Chị Lan ( Cái Khế)
2
CD-SGAC001
Công Ty TNHH Đầu tƣ
Và Kinh Doanh Siêu Thị
Á châu
3
CD-SGAN004
4
5
Ghi chú
094 3760 762
(Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ)
54
Điện thoại
…
b) Tập tin xuất kho
Bảng 4.2: Mô tả tập tin xuất kho
Đơn vị tính: đồng
STT
Ngày
Số hóa đơn
Mã hàng
Tên hàng
Đơn
vị
tính
Số
lƣợng
Đơn giá
Thuế
GTGT
Thành tiền
1
20/05/2014 HĐ0002073 FCH00350G
Bƣởi tách múi
Hộp
2.000
34.000
6.800.000
74.800.000
2
21/05/2014 HĐ0002074 SLLOB
Chanh không hạt
Kg
4.350
25.000
5.437.500
114.187.500
3
22/05/2014 HĐ0002075 PPOBO21112 Bƣởi da xanh
Kg
600
45.500
1.365.000
28.665.000
4
23/05/2014 HĐ0002076 HPOB02810
Bƣởi năm roi
Kg
6.800
56.000 19.040.000
399.840.000
5
24/05/2014 HĐ0002077 FCPA0275G
Khóm đóng hộp
Hộp
7.900
16.000 12.640.000
139.040.000
…
…
…
…
…
…
…
…
(Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ)
55
…
…
Ghi
chú
…
c) Tập tin hóa đơn chi tiết
Bảng 4.3: Mô tả tập tin hóa đơn chi tiết
Đơn vị tính: đồng
S
T
T
Số
hóa
đơn
Ngày
lập
Mã
KH
1
HĐ
0002
073
20/05/
2014
CDSGAC
001
2
HĐ
0002
074
21/05/
2014
CDSGM
X001
HĐ
0002
075
HĐ
4 0002
076
HĐ
5 0002
077
… …
3
22/05/
2014
23/05/
2014
24/05/
2014
…
CDCTLA
001
CDSGAN
004
CDSGGR
001
…
Tên KH
Số
lƣợng
Diễn giải
Đơn
giá
Thành tiền
Thuế
GTGT
Tổng cộng
Ngày
giao
Công Ty TNHH
Đầu tƣ Và Kinh
Doanh Siêu Thị Á
Châu
Trung tâm thƣơng
mại Maximark
Cộng Hòa - Công
ty CPĐT An
Phong
Bán bƣởi tách múi đóng
hộp cho Công Ty TNHH
Đầu tƣ Và Kinh Doanh
Siêu Thị Á châu
2.000
(hộp)
34.000
68.000.000
6.800.000
74.800.000
20/05/
2014
Bán chanh không hạt cho
Trung tâm thƣơng mại
Maximark Cộng Hòa Công ty CPĐT An Phong
4.350
(kg)
25.000
108.750.000
5.437.500
114.187.500
21/05/
2014
Chị Lan ( Cái
Khế)
Bán bƣởi da xanh cho Chị
Lan ( Cái Khế)
600
(kg)
45.500
27.300.000
1.365.000
28.665.000
22/05/
2014
Công Ty TNHH
Phân Phối Sành
Điệu
Công ty TNHH
Khách Sạn Grand
Imperial Saigon
…
Bán bƣởi năm roi cho Công
Ty TNHH Phân Phối Sành
Điệu
Bán khóm đóng hộp cho
Công ty TNHH Khách Sạn
Grand Imperial Saigon
…
6.800
(kg)
56.000
380.800.000
19.040.000
399.840.000
23/05/
2014
7.900
(hộp)
16.000
126.400.000
12.640.000
139.040.000
24/05/
2014
…
…
(Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ)
56
…
…
Ghi
chú
…
d) Tập tin thanh toán
Bảng 4.4: Mô tả tập tin thanh toán
Đơn vị tính: đồng
STT
Ngày
thanh toán
Mã KH
Tên KH
Công Ty TNHH Đầu
tƣ Và Kinh Doanh
Siêu Thị Á châu
Trung tâm thƣơng
mại Maximark Cộng
Hòa - Công ty CPĐT
An Phong
Số
Tổng tiền
hóa đơn
Thu tiền
mặt
Thu tiền gửi
Ghi chú
HĐ
1
25/05/2014
CDSGAC001
2
25/05/2014
CDSGMX001
3
25/05/2014
CDCTLA001
Chị Lan ( Cái Khế)
4
25/05/2014
CDSGAN004
Công Ty TNHH
Phân Phối Sành Điệu
5
05/06/2014
CDSGGR001
Công ty TNHH
Khách Sạn Grand
Imperial Saigon
0002077
…
…
…
…
…
0002073
74.800.000
74.800.000
114.187.500
114.187.500
28.665.000
28.665.000
399.840.000
399.840.000
139.040.000
139.040.000
HĐ
0002074
HĐ
0002075
HĐ
0002076
HĐ
…
…
(Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ)
57
…
…
* Kết luận: trong chu trình DT có nhiều tập tin, các tập tin có liên kết với
nhau, có sử dụng thông tin lẫn nhau. Có những tập tin làm nền cho tập tin khác
để làm việc hiệu quả hơn.
4.2.2 Hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo trong chu trình doanh thu
4.2.2.1 Chứng từ sử dụng trong chu trình doanh thu
Bảng 4.5: Chứng từ trong chu trình DT
Loại chứng từ
Mục đích lập
Ngƣời lập
Bộ phận sử dụng
Hoạt động tiếp nhận đơn đặt hàng
Thông báo về yêu
Đơn đặt hàng: 1 cầu mua hàng của
KH
liên
khách đến công
ty
Cam kết việc
Hợp đồng bán
thực hiện hợp
Phòng KD
hàng: 3 liên
đồng giữa công ty
và KH
Lệnh bán hàng:
2 liên
Thông báo cho
các bộ phận
Phòng KD
Phòng KD
Giám đốc, phòng
KD, phòng kế
toán, KH
Phòng KD, phòng
kế toán
Hoạt động giao hàng
Phiếu xuất kho:
3 liên
Xuất kho hàng
hóa chuẩn bị giao
cho KH
Giấy giao hàng: Làm căn cứ giao
4 liên
hàng cho KH
Kế toán kho
Kho
Phòng kế toán,
kho, bộ phận giao
hàng
Phòng kế toán,
KH, bộ phận giao
hàng
Hoạt động lập hóa đơn, ghi nhận nợ KH
Hóa đơn bán
hàng: 3 liên
Thông báo số nợ
của KH, dùng
làm căn cứ ghi sổ
Kế toán bán
hàng
Phòng kế toán, KH
Hoạt động nhận tiền thanh toán của KH
Giấy báo thanh
toán: 1 liên
Công ty thông
Kế toán bán
báo yêu cầu thanh
hàng
toán tiền hàng
58
Phòng kế toán
Làm căn cứ thu
tiền của KH và
ghi nhật ký thanh
toán
Phiếu thu: 2
liên
Kế toán thanh
toán
Phòng kế toán
(Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ)
4.2.2.2 Sổ sách trong chu trình doanh thu
Sổ sách kế toán là một hệ thống lƣu trữ toàn bộ nghiệp vụ kinh tế, ghi
chép đúng theo quy định để làm căn cứ lập báo cáo tài chính vào cuối năm.
Bảng 4.6: Các loại sổ sách trong chu trình DT
Mục đích lập
Loại sổ sách
Ngƣời lập
Nhật ký bán hàng
Ghi chép các
nghiệp vụ bán
hàng
Kế toán bán hàng
Sổ chi tiết phải
thu KH
Theo dõi nợ của
mỗi KH
Kế toán thanh
toán
Sổ cái các TK
(Sổ chi tiết)
Nhật ký thanh
toán
Sổ quỹ
Tổng hợp (chi
tiết) ghi chép các
nghiệp vụ kinh tế
Ghi chép các
nghiệp vụ thanh
toán
Theo dõi các
khoản thu chi
Kế toán tổng hợp
Bộ phận sử dụng
Phòng kế toán
Kế toán thanh
toán
Thủ quỹ
(Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ)
59
Công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ
KCN Hƣng Phú 1, P. Tân Bình, Q. Cái Răng, TPCT
Mẫu số: S07-DN
(Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ QUỸ TIỀN MẶT
Tháng 06 năm 2014
Tài khoản: 1111 – Tiền Việt Nam
Ngày,
Ngày,
Số hiệu chứng từ
tháng ghi
tháng
Thu
Chi
sổ
chứng từ
A
B
C
D
02/06/2014
01/06/2014
03/06/2014
04/06/2014
05/06/2014
05/06/2014
06/06/2014
07/06/2014
…
03/06/2014
04/06/2014
04/06/2014
05/06/2014
06/06/2014
07/06/2014
…
Giám đốc
(Ký, họ tên, đóng dấu)
Đơn vị tính: đồng
Số tiền
Diễn giải
CO-0614LA102
TT-0614CT103
TT-0614CT104
…
TT-0614TT105
CO-0614LA106
HGINCTU4094
TT-0614TT107
…
Tổng cộng
E
- Số tồn đầu kỳ
Mua nguyên liệu phục vụ
sản xuất
Mua văn phòng phẩm
Bán hàng thu tiền ngay
Thanh toán công tác phí
Phí vận chuyển
Mua công cụ dụng cụ
Thanh toán tạm ứng
…
Thu
Chi
Tồn
1
2
3
72.800.600
19.294.151
53,506,449
5.793.260
47,713,189
53,333,189
52,035,189
49,185,189
42,947,183
36,960,183
…
23.040.183
5.620.000
…
19.920.000
Kế toán trƣởng
(Ký, họ tên)
(Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ)
60
1.298.000
2.850.000
6.238.006
5.987.000
…
69.680.417
Thủ quỹ
(Ký, họ tên)
Ghi
chú
G
Đơn vị: công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ
Địa chỉ: KCN Hƣng Phú 1, P. Tân Bình, Q. Cái Răng, TPCT
Mẫu số S38-DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Tài khoản: 511 – DT bán hàng và cung cấp dịch vụ
Từ 01/06/2014 đến 30/06/2014
Ngày,
tháng
ghi sổ
A
Chứng từ
Ngày,
Số hiệu
tháng
B
C
Đơn vị tính: triệu đồng
Số phát sinh
Số dƣ
D
TK
đối
ứng
E
1311
1311
175,023
583,864
Diễn giải
Nợ
Có
Nợ
Có
1
2
3
4
02/06
04/06
HĐ0004031
HĐ0004032
02/06
04/06
Số phát sinh trong kỳ
Bán hàng cho anh Huấn (Long An)
Bán hàng cho công ty TNHH Đầu tƣ và KD Siêu thị Á Châu
05/06
06/06
HĐ0004033
HĐ0004034
05/06
06/06
Bán hàng cho công ty TNHH phân phối Sành Điệu
Bán hàng cho công ty liên doanh Chains Caravelle
1311
1311
315,427
414,306
07/06
…
HĐ0004035
…
07/06
…
Bán hàng cho công ty Trung tâm Maximark Cộng Hòa
…
Cộng số phát sinh
Số dƣ cuối kỳ
1311
…
686,709
…
48.493,983
(Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ)
Ngày 30 tháng 06 năm 2014
Kế toán trƣởng
(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Ngƣời ghi sổ
(Ký, ghi rõ họ tên)
61
175,023
758,887
1.074,314
1.488,620
2.175,329
…
48.493,983
48.493,983
4.2.2.3 Báo cáo trong chu trình doanh thu
Bảng 4.7: Báo cáo trong chu trình doanh thu
Loại báo cáo
Mục đích lập
Báo cáo tổng
DT bán hàng
Báo cáo tình
hình DT
Báo cáo liệt
kê tất cả các
đơn bán hàng
Báo cáo phân
tích khoản
phải thu theo
thời hạn nợ
Bảng kê tiền
thanh toán
Bảng kê chi
tiết công nợ
Báo cáo thuế
GTGT
Nhằm kiểm
soát dữ liệu
có đƣợc cập
nhật, xử lý
chính xác
không
Đánh giá uy
tín ngƣời mua
để có những
biện pháp đòi
nợ hoặc điều
kiện tín dụng
phù hợp
Ngăn chặn
các thất thoát
và đối chiếu
với các số
liệu ghi giảm
nợ phải thu
trên TK phải
thu KH
Theo dõi
công nợ theo
từng KH cụ
thể
Xác định số
thuế GTGT
phải nộp
Bộ phận sử
dụng
Thời gian
lập
Kế toán tổng Giám đốc,
hợp
phòng kế toán
Hàng 6
tháng, năm
và khi có
yêu cầu
Phòng KD
Giám đốc,
phòng KD,
phòng kế toán
Hàng tháng
Kế toán
thanh toán
Phòng kế toán
Hàng tháng
Kế toán
thanh toán
Phòng kế toán
Hàng tháng
Kế toán
thanh toán
Phòng kế toán
Hàng tháng
Kế toán tổng
Phòng kế toán
hợp
Hàng tháng
Ngƣời lập
(Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ)
62
Bảng 4.8: Báo cáo tổng doanh thu bán hàng 6 tháng đầu năm 2014 của công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ
Đơn vị tính: triệu đồng
Chi phí
STT
Loại doanh thu
Mã hàng
Tổng
doanh thu
Giá vốn
hàng bán
Chi phí
bán hàng
24.148,217
16.222,932
1.118,178
Tổng cộng
Lợi nhuận
trƣớc thuế
551,008
17.892,118
6.256,099
Chi phí
quản lý
A
Kinh doanh hàng nội địa
1
Chanh không hạt
SLLOB
5.355,069
3.514,593
318,268
140,76
3.973,621
1.381,448
2
Bƣởi da xanh
PPOBO21112
3.372,941
2.381,882
128,063
110,417
2.620,362
752,579
3
Bƣởi năm roi
HPOB02810
4.864,141
2.589,154
148,731
86,81
2.824,695
2.039,446
4
Bƣởi tách múi
FCHOO350G
3.320,196
2.330,804
184,583
82,33
2.597,717
722,479
5
Khóm đóng hộp
FCPA0275G
3.406,237
2.428,941
171,362
68,628
2.668,931
737,306
6
Các loại trái cây khác
FCJA0275G
3.829,633
2.977,558
167,171
62,063
3.206,792
622,841
B
Kinh doanh hàng xuất khẩu
24.345,766
14.338,718
2.113,272
612,566
17.064,556
7.281,21
1
Chanh không hạt
SLLOB
8.582,249
4.457,075
794,731
160,232
5.412,038
3.170,211
2
Bƣởi da xanh
PPOBO21112
5.065,417
3.747,233
577,538
168,682
4.493,453
571,964
3
Bƣởi năm roi
HPOB02810
6.431,672
3.971,226
452,624
134,854
4.558,704
1.872,968
4
Các loại trái cây khác
FCJA0275G
4.266.428
2.163,184
288,379
148,798
2.600,361
1.666,067
48.493,983
30.561,65
3.231,45
1.163,574
34.956,674
13.537,309
Tổng cộng
(Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ)
Ngày 30 tháng 06 năm 2014
Ngƣời lập biểu
63
Đơn vị: Công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ
Địa chỉ: QL 1A, KCN Hƣng Phú 1, P.Tân Bình, Q.Cái Răng, TPCT
BÁO CÁO CÔNG NỢ
TK 131 – Phải thu khách hàng
Từ 01/06/2014 đến 30/06/2014
Đơn vị tính: triệu đồng
Chứng từ
STT
1
2
3
4
5
6
7
8
…
Ngày, tháng
02/06
02/06
04/06
04/06
05/06
05/06
06/06
06/06
…
Số hiệu
HĐ0004031
HĐ0004031
HĐ0004032
HĐ0004032
HĐ0004033
HĐ0004033
HĐ0004034
HĐ0004034
…
Diễn giải
Bán hàng cho anh Huấn (Long An)
Bán hàng cho anh Huấn (Long An)
Bán hàng cho công ty TNHH Đầu tƣ và KD Siêu thị Á Châu
Bán hàng cho công ty TNHH Đầu tƣ và KD Siêu thị Á Châu
Bán hàng cho công ty TNHH phân phối Sành Điệu
Bán hàng cho công ty TNHH phân phối Sành Điệu
Bán hàng cho công ty liên doanh Chains Caravelle
Bán hàng cho công ty liên doanh Chains Caravelle
…
Tổng
TK đối
ứng
511
33311
511
33311
511
33311
511
33311
…
Phát sinh nợ
Phát
sinh có
175,023
8,751
583,864
29,193
315,427
15.771
414,306
20,715
…
15.367,605
(Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ)
Tổng số phát sinh nợ: 15.367,605
Tổng số phát sinh có: 0
Số dƣ nợ cuối kỳ: 15.367,605
Ngày 30 tháng 06 năm 2014
Ngƣời lập biểu
(Ký, ghi rõ họ tên)
64
Công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ
Địa chỉ: Đƣờng 1A, KCN Hƣng Phú 1, P. Tân Bình, Q. Cái Răng, TPCT
Mã số thuế: 1801277862
Code NCC: KGTP 3538
BẢNG KÊ CHI TIẾT CÔNG NỢ
Đơn vị mua: CN Tổng Công Ty Thƣơng Mại Sài Gòn – TNHH MTV – Thƣơng Xá Tax
Địa chỉ: 135 Nguyễn Huệ, Phƣờng Bến Nghé, Quận 1, TPHCM
Mã số thuế: 0300100037 – 003
Thời gian: 01/01/2014 – 30/06/2014
Ngày hóa đơn
20/04/2014
20/04/2014
20/04/2014
20/04/2014
30/03/2014
31/05/2014
31/05/2014
24/06/2014
24/06/2014
Số hóa đơn
1286
1287
1288
1289
1612
1831
1933
2745
2746
Diễn giải
Hóa đơn điều chỉnh tăng
Hóa đơn điều chỉnh tăng
Hóa đơn điều chỉnh giảm
Hóa đơn điều chỉnh giảm
Hóa đơn bán hàng
Hóa đơn bán hàng
Hóa đơn bán hàng
Hóa đơn bán hàng
Hóa đơn bán hàng
Tổng
Bằng chữ: Mƣời bốn triệu, ba mƣơi mốt ngàn, bảy trăm mƣời bốn đồng chẵn./.
Ngƣời lập
(Ký, ghi rõ họ tên)
Tổng số tiền
535.046
291.728
(2.228)
979.050
1.650.166
1.853.280
5.098.698
831.600
2.794.374
14.031.714
(Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ)
65
Đơn vị tính: đồng
Ghi chú
KH không chấp nhận thanh toán
KH không chấp nhận thanh toán
KH không chấp nhận thanh toán
KH không chấp nhận thanh toán
Xác nhận của Thƣơng Xá Tax
(Ký, ghi rõ họ tên)
* Nhận xét: nhìn chung các báo cáo thể hiện rõ, có những thông tin cần
thiết phục vụ cho ban lãnh đạo, bên cạnh đó thấy đƣợc tình hình tổng quát của
công ty. Song chƣa có những báo cáo mang tính quản trị giúp ban lãnh đạo
đƣa ra các quyết định kinh tế phù hợp và kịp thời.
4.2.3 Các hoạt động kiểm soát trong chu trình doanh thu
4.2.3.1 Mục tiêu kiểm soát
- Ghi chép các nghiệp vụ có thực.
- Phải ghi chép đầy đủ tất cả các nghiệp vụ có thực và đƣợc xét duyệt
đúng đắn.
- Ghi chép chính xác các nghiệp vụ.
- Đảm bảo an toàn các tài sản.
- Hoạt động của DN đạt đƣợc kết quả cao.
- Phát hiện, ngăn chặn các rủi ro có thể xảy ra.
- Mọi hoạt động đều hữu hiệu và hiệu quả.
4.2.3.2 Các hoạt động kiểm soát
Bảng 4.9: Các hoạt động kiểm soát nội bộ của chu trình DT
Ảnh hƣởng
Rủi ro
Thủ tục kiểm soát
Hoạt động nhận và xử lý đơn hàng
Chấp nhận đơn đặt
hàng từ KH không có
khả năng thanh toán
Không thu đƣợc nợ
Lỗ do nợ khó đòi
Kiểm tra thông tin về
KH
Khảo sát tình hình tài
chính của KH
Ghi nhận sai thông tin
hàng hóa, KH
Làm không đúng yêu
cầu KH
Làm ảnh hƣởng đến uy
tín của công ty
Xác nhận thông tin lại
với KH
Ghi nhận yêu cầu KH
bằng hợp đồng
Chấp nhận bán mặt
hàng công ty không có
khả năng cung cấp
Hợp đồng không thể
thực hiện
Ảnh hƣởng uy tín của
Công ty, làm giảm lợi
thế cạnh tranh
Lập ra danh mục hàng
hóa, dịch vụ
Bàn bạc với bên mua
Đơn hàng có thể đƣợc
chấp nhận nhƣng
không đƣợc xét duyệt
Không thể ký kết hợp
đồng
Kiểm tra tính hợp lí, đầy
đủ và tính khả thi
Tìm hiểu kỹ về KH
66
Mất hoặc thất lạc hợp
đồng
Ảnh hƣởng đến tiến độ
giao hàng
Lƣu hợp đồng ở nhiều bộ
phận: phòng kế toán,
phòng KD
Bảo quản hợp đồng cẩn
thận
Giao trách nhiệm cho kế
toán trƣởng và trƣởng
phòng KD giữ hợp đồng
Hoạt động xuất kho giao hàng
Hàng hóa giao không
đúng nhƣ trong thỏa
thuận của hợp đồng
KH không nhận hàng
hóa
Tốn CP thực hiện lại
đơn đặt hàng
Làm giảm uy tín Công
ty
Phòng KD cử ngƣời
giám sát việc giao hàng
Luôn có ít nhất một
ngƣời có kinh nghiệm và
trách nhiệm theo dõi việc
giao hàng
Đối chiếu với phiếu xuất
Xuất kho, giao hàng sai Không đáp ứng yêu cầu
kho, phiếu đóng gói,
mặt hàng, sai số lƣợng của KH
phiếu giao hàng
Mất hàng trong quá
trình xuất kho giao
hàng
Xuất kho, giao hàng
không đƣợc xét duyệt
Mất tài sản
Ghi nhận đầy đủ thông
tin các cá nhân liên quan
Kiểm kê HTK
Mất hàng
Yêu cầu phải có lệnh bán
hàng
Tách biệt xét duyệt, bán
hàng, thủ kho, giao hàng
Hoạt động lập hóa đơn theo dõi công nợ
Lập hóa đơn cho
nghiệp vụ bán hàng
không hợp lệ
Mất hàng, tiền
67
Đối chiếu lệnh bán hàng,
phiếu xuất kho, giấy giao
hàng khi lập hóa đơn
Tạo danh sách KH hợp lệ
Không lập hóa đơn cho
hàng hóa đã giao KH
Không ghi nhận DT,
khoản phải thu
Tách biệt giao hàng và
lập hóa đơn
Đánh số chứng từ giao
hàng, vận đơn
Đối chiếu định kì vận
đơn và hóa đơn
Thông tin hóa đơn sai
(số lƣợng, mặt hàng,
KH…)
KH không chấp nhận
thanh toán, DT và
khoản phải thu bị sai
Đối chiếu, sử dụng dữ
liệu của lệnh bán hàng,
phiếu xuất kho, phiếu
giao hàng
Kiểm soát nhập liệu
Ghi nhận, cập nhật sai Nhầm lẫn trong thu hồi
nợ phải thu (số tiền, tên nợ
KH..)
Mất tiền bán hàng
Đối chiếu tổng hợp và
chi tiết
Đối chiếu định kì với KH
Thu tiền
Mất tài sản
Đánh giá sai nợ phải
thu
Tách biệt chức năng thủ
quỹ, xét duyệt và phải
thu
Thanh toán qua ngân
hàng (hạn chế giao dịch
tiền)
Kiểm kê quỹ
Không ghi nhận hoặc
Đánh giá sai nợ phải
ghi nhiều lần nghiệp vụ thu
thanh toán của KH
Ảnh hƣởng đến KH
Đối chiếu nợ định kì với
KH
Theo dõi nợ từng hóa
đơn
Kiểm soát nhập liệu
Tham ô tiền, gian lận
Ghi nhận thanh toán
không đúng hóa đơn,
KH, số tiền, TK…
Xóa nợ, giảm nợ
không đƣợc xét duyệt
Ghi nhận sai TK tiền,
nợ phải thu KH
Đối chiếu thông báo
thanh toán với chứng từ
thanh toán
Đối chiếu nợ định kì với
KH
Kiểm soát nhập liệu
Mất tài sản (giảm nợ
phải thu)
Tách biệt xét duyệt và
theo dõi nợ phải thu
Lập các chứng từ điều
chỉnh
(Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ)
68
* Nhận xét: đối với rủi ro trong chu trình DT hoàn toàn có thể ngăn chặn
và xử lý nếu biết đƣợc nơi nào, quy trình nào xảy ra. Giảm thiểu những sai sót
đáng tiếc, sẽ làm công ty hoạt động tốt hơn và tránh thất thoát tài sản.
4.3 PHÂN TÍCH CHU TRÌNH CHI PHÍ TẠI CÔNG TY TNHH MTV
TFR CẦN THƠ
4.3.1 Tổ chức quá trình xử lý trong chu trình chi phí
Trong chu trình CP ở công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ chủ yếu là hoạt
động nhập nguyên vật liệu để cung cấp cho quá trình bán hàng.
Bảng 4.10: Tổng giá trị nhập xuất tồn nguyên vật liệu giai đoạn 2011-2013 và
6 tháng đầu năm 2014
Đơn vị tính: triệu đồng
STT
Tình hình
Tồn
Nhập trong Xuất trong
Tồn
nguyên vật liệu
đầu kỳ
kỳ
kỳ
cuối kỳ
2011
9,661 60.220,154 59.432,916 796,899
1
2012
796,899 59.132,588 59.915,118
14,369
2
2013
14,369 66.972,948 66.975,064
12,253
3
6 tháng đầu
12,587 25.249,637 25.250,337
11,887
4
năm 2014
(Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ)
* Nhận xét: qua bảng tổng hợp số liệu trên có thể thấy rằng công ty rất
chú trọng đến việc bổ sung HTK cho đầu kỳ năm sau, điều này tốt cho hoạt
động diễn ra liên tục không bị gián đoạn.
4.3.1.1 Quá trình xử lý các sự kiện kinh tế trong chu trình chi phí
a) Đặt hàng với NCC
Quy trình đƣợc bắt đầu khi bộ phận kho hàng gửi giấy đề xuất cho
trƣởng bộ phận, lúc này kho có nhu cầu bổ sung HTK để chuẩn bị cho đơn
hàng tiếp theo. Trƣởng bộ phận sẽ xem xét và lập phiếu yêu cầu mua hàng.
Sau đó chuyển sang phòng Giám đốc ký xét duyệt, nếu phiếu yêu cầu đƣợc sự
chấp thuận của Giám đốc bằng chứng là phiếu yêu cầu có chữ ký của Giám
đốc. Sau khi đƣợc Giám đốc ký xác nhận phiếu yêu cầu đƣợc chuyển sang
phòng KD. Phòng KD dựa vào phiếu yêu cầu lựa chọn NCC phù hợp, tiếp đến
nhập liệu vào phần mềm cho ra 2 tập tin: tập tin NCC và tập tin đơn đặt hàng
cùng với đơn đặt hàng 5 liên, liên 1 lƣu ở bộ phận yêu cầu mua hàng, liên 2
chuyển cho NCC để yêu cầu về mặt hàng, số lƣợng hàng hóa, ngày giao hàng,
địa điểm giao hàng, các điều khoản,… liên 3 gởi bộ phận nhận hàng, liên 4 gởi
kế toán thanh toán, liên 5 lƣu tại phòng KD.
69
Thông tin bổ sung: trƣớc khi tiến hành đặt hàng với NCC, công ty sẽ cho
nhân viên đi khảo sát thị trƣờng và dọa giá, sau đó gửi về ít nhất ba bảng
thông báo giá để cho Giám đốc lựa chọn.
70
GIÁM ĐỐC
BỘ PHẬN YÊU CẦU
PHÒNG KINH DOANH
Phiếu yêu cầu
mua hàng 2
Bắt đầu
Giấy đề xuất
Phiếu yêu cầu mua
hàng đã duyệt
2
Ký
duyệt
Trƣởng bộ phận
xem xét và lập
phiếu yêu cầu
mua hàng
Nhập liệu
Tập tin
NCC
Phiếu yêu cầu mua
hàng đã duyệt
Phiếu yêu cầu
mua hàng 1
2
Cập nhật dữ liệu
2
N
Giấy đề xuất
Phiếu yêu cầu mua
hàng đã duyệt
Tập tin
đơn đặt
hàng
2
N
CSDL
In đơn đặt hàng
Bộ phận
nhận
hàng
N
5
4
NCC
3
2
Đơn đặt hàng
1
(Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ)
Hình 4.6 Lƣu đồ hoạt động đặt hàng với NCC
71
Kế toán
thanh
toán
b) Nhận hàng
Khi nhận đƣợc phiếu giao hàng từ NCC, bộ phận nhận hàng có nhiệm vụ
kiểm tra số lƣợng, chất lƣợng hàng, lấy đơn đặt hàng đƣợc gửi từ phòng KD
để đối chiếu với phiếu giao hàng của NCC để chấp nhận hay không chấp nhận
việc giao hàng của NCC, nếu chấp nhận sẽ lập biên bản nhận hàng gồm 2 liên,
liên 1 lƣu tại bộ phận nhận hàng, liên 2 chuyển cho kế toán kho. Khi kế toán
kho nhận đƣợc biên bản nhận hàng sẽ tiến hành nhập liệu vào phần mềm để
cập nhật 2 tập tin NCC và đơn đặt hàng cùng với việc in phiếu nhập kho 3
liên, liên 1 lƣu tại bộ phận, liên 2 chuyển cho kế toán thanh toán, liên 3 gởi
qua kho. Phiếu nhập kho đến kho hàng kèm hàng hóa, tại đây thủ kho kiểm tra
hàng hóa lần cuối trƣớc khi nhập kho, đối chiếu so sánh số lƣợng mặt hàng
thực tế với phiếu nhập kho, nếu khớp đúng sẽ ký duyệt vào phiếu nhập kho,
làm cơ sở để ghi sổ chi tiết HTK.
72
BỘ PHẬN NHẬN HÀNG
KẾ TOÁN KHO
KHO
Phòng
KD
NCC
Phiếu giao
hàng
Biên bản nhận
hàng
2
Đơn đặt hàng
Biên bản nhận
hàng
2
3
Kiểm tra đối
chiếu phiếu giao
hàng với đơn đặt
hàng và lập biên
bản nhận hàng
Phiếu giao
hàng
Phiếu nhập
kho
4
Kiểm tra hàng hóa,
đối chiếu với phiếu
nhập kho, thủ kho ký
phiếu nhập kho, ghi
sổ chi tiết HTK
Nhập liệu
Cập nhật dữ liệu
Phiếu nhập
kho
4
CSDL
Đơn đặt hàng
Tập tin
đơn đặt
hàng
Tập tin
NCC
3
Biên bản nhận
hàng
1
2
In nhật ký mua
hàng
Nhật
ký mua
hàng
N
Phiếu nhập
kho
1
N
2
Kế toán
thanh
toán
(Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ)
Hình 4.7 Lƣu đồ hoạt động nhận hàng
73
Sổ chi
tiết
HTK
In phiếu nhập kho
4
N
Kèm
hàng
hóa
3
Thủ
quỹ
c) Nhận hóa đơn, theo dõi công nợ
Khi đã tập hợp đủ các chứng từ cần thiết, kế toán thanh toán tiến hành
đối chiếu và ghi nhận nợ phải trả NCC, các chứng từ phải thống nhất thì mới
chấp nhận thanh toán, sau đó kế toán thanh toán nhập dữ liệu trên chứng từ để
cập nhật nợ phải trả làm cơ sở để ghi sổ chi tiết phải trả NCC. Sau đó in chứng
từ thanh toán (có thể là phiếu chi, ủy nhiệm chi, hoặc séc chuyển khoản,…)
gồm 2 liên, liên 1 lƣu, liên 2 gởi thủ quỹ. Các chứng từ gốc đƣợc lƣu tại bộ
phận.
KẾ TOÁN THANH TOÁN
NCC
Phòng
KD
Kế toán
kho
Hóa đơn bán
hàng
Đơn đặt
hàng
Phiếu nhập
kho 2
4
Đối chiếu
ghi nhận nợ
phải trả NCC
Phiếu nhập
kho 2
Đơn đặt
hàng
Hóa đơn
bán 4
hàng
Nhập liệu
Cập nhật dữ liệu
N
CSDL
Tập tin
NCC
In sổ chi tiết phải
trả NCC
Tập tin nợ
phải trả
Sổ chi
tiết phải
trả NCC
A
In chứng từ
thanh toán
Chứng từ thanh
toán
1
2
Thủ
quỹ
N
(Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ)
Hình 4.8 Lƣu đồ hoạt động nhận hóa đơn mua hàng, theo dõi nợ
74
d) Thanh toán cho NCC
Khi có bộ chứng từ thanh toán: phiếu nhập kho và chứng từ thanh toán
(có thể là phiếu chi, ủy nhiệm chi, hoặc séc chuyển khoản,…) thủ quỹ sẽ kiểm
tra xem có khớp đúng hay không, tiến hành nhập liệu để cập nhật sổ quỹ.
Đồng thời trả tiền cho NCC và lập biên nhận trả tiền. Cuối kỳ in sổ quỹ
chuyển cho kế toán tổng hợp để ghi sổ cái.
75
THỦ QUỸ
KẾ TOÁN TỔNG HỢP
Kế toán
thanh
toán
Kế toán
kho
Phiếu nhập
kho
4
Chứng từ
thanh toán
A
2
Đối chiếu
sổ sách
Đối chiếu
chứng từ,lập
giấy báo thanh
toán
Giấy báo
thanh toán
Nhập liệu
Chứng từ
thanh
toán
Phiếu
nhập
kho
4
Nhập liệu
Cập nhật dữ liệu
2
NCC
ký
xác
nhận
Biên nhận
trả tiền
N
CSDL
N
CSDL
Sổ quỹ
Sổ chi
tiết phải
trả NCC
N
Cập nhật dữ liệu
Trả tiền hàng
cho NCC và
lập biên
nhận trả tiền
Sổ chi
tiết phải
trả NCC
Sổ quỹ
In sổ cái
Tập tin
thanh toán
In sổ quỹ
Sổ cái
Sổ quỹ
(Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ)
Hình 4.9 Lƣu đồ hoạt động thanh toán cho NCC
76
Tập tin
thanh toán
Kết thúc
4.3.1.2 Giới thiệu các phân hệ có liên quan đến chu trình chi phí trên
phần mềm kế toán Misa
Khi nghiệp vụ CP phát sinh đầy đủ chứng từ các kế toán viên tiến hành
nhập liệu vào phần mềm kế toán Misa. Ta có nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhƣ
sau: ngày 13/05/2014 mua 600 thùng đóng gói, đơn giá 16.500 đồng/cái của
công ty TNHH Thanh Phú. Thanh toán bằng tiền mặt.
Kế toán thanh toán: làm việc trên phân hệ quỹ và phân hệ mua hàng,
nhập liệu trên giao diện mua hàng và phiếu chi.
77
Kế toán kho: làm việc tại phân hệ kho, nhập liệu trên giao diện phiếu
nhập kho.
(Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ)
Hình 4.10 Giao diện phần mềm kế toán Misa trong chu trình CP
* Nhận xét: các phân hệ liên kết với nhau rất chặc chẽ, tự động cập nhật
thông tin, tiết kiệm thời gian làm việc.
78
4.3.1.3 Giới thiệu các tập tin trong chu trình chi phí
a) Tập tin nhà cung cấp
Bảng 4.11: Mô tả tập tin nhà cung cấp
STT
Mã nhà cung cấp
1
VD-LAKS001
Ngô Kế Sòng
2
LV-LAKT023
Bùi Văn Chỉnh
3
CD-LASI014
Trần Văn Tƣ
4
VD-LAHN002
Nguyễn Hoàng Nhã
5
VB-LACD009
Vu Suổi
6
CD-LAET031
Nguyễn Thị Phƣơng
7
CD-VLSF024
Huỳnh Thị Hƣờng
…
…
Tên nhà cung cấp
…
Địa chỉ
Ấp 3, xã Tân Hiệp, huyện Thạnh Hóa,
tỉnh Long An
Xã Hựu Thạnh, Huyện Đức Hòa, tỉnh
Long An
Xã Đức Hoà Thƣợng, Huyện Đức
Hòa, tỉnh Long An
Ấp Chánh Nhì xã Đông Thạnh huyện
Cần Giuộc, tỉnh Long An
Ấp Bình An, xã Bình Lãng, Huyện
Tân Trụ, tỉnh Long An
Ấp 1, xã Nhị Thành, Huyện Thủ Thừa,
tỉnh Long An
Ấp Mỹ Khánh xã Mỹ Hòa, Phƣờng
Cái Vồn, Thị xã Bình Minh, tỉnh Vĩnh
Long
…
(Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ)
79
Điện thoại
0932179643
0913884036
0984060609
01225003228
01649450949
0943295722
0933239601
…
Ghi chú
b) Tập tin nhập kho
Bảng 4.12: Mô tả tập tin nhập kho
Đơn vị tính: đồng
Ngày,
STT
tháng
nhập
A
B
01/09/2013
1
04/09/2013
2
05/09/2013
3
05/09/2013
4
05/09/2013
5
06/09/2013
6
06/09/2013
7
07/09/2013
8
07/09/2013
9
10 08/09/2013
11 15/09/2013
12 15/09/2013
13 15/09/2013
14 16/09/2013
…
…
Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm
chất vật tƣ, dụng cụ sản phẩm,
hàng hóa
C
Dừa khô nguyên liệu - Loại B1
Khoai lang nguyên liệu - Loại B1
Xoài nguyên liệu - Loại B1
Xoài nguyên liệu - Loại B2
Bƣởi năm roi nguyên liệu - Loại 1A
Bƣởi năm roi nguyên liệu - Loại 2A
Bƣởi năm roi nguyên liệu - Loại 3A
Bƣởi năm roi nguyên liệu - Loại 4A
Bƣởi da xanh nguyên liệu - Loại 1A
Bƣởi da xanh nguyên liệu - Loại 2A
Bƣởi da xanh nguyên liệu - Loại 3A
Bƣởi da xanh nguyên liệu - Loại B1
Bƣởi da xanh nguyên liệu - Loại B2
Bƣởi da xanh nguyên liệu - Loại B3
…
Cộng
Mã số
D
CCOB01
SPOB01
MGB01
MGB02
HPO01A
HPO02A
HPO03A
HPO04A
PPO01A
PPO02A
PPO03A
PPOB01
PPOB02
PPOB03
…
Đơn
vị
tính
E
Kg
Kg
Kg
Kg
Kg
Kg
Kg
Kg
Kg
Kg
Kg
Kg
Kg
Kg
…
Số lƣợng
Theo chứng
Thực
từ
nhập
1
2
50
50
60
60
80
80
65
65
200
200
320
320
160
160
240
240
150
150
170
170
230
230
80
80
110
110
75
75
…
…
(Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ)
80
Đơn giá
3
7.460
2.500
5.600
4.550
12.100
11.800
11.000
10.700
9.800
9.700
9.050
8.895
8.125
8.013
…
Thành tiền
4
373.000
150.000
448.000
295.750
2.420.000
3.776.000
1.760.000
2.568.000
1.470.000
1.649.000
2.081.500
711.600
893.750
600.975
…
620.589.1500
4.3.2 Hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo trong chu trình chi phí
4.3.2.1 Chứng từ trong chu trình chi phí
Bảng 4.13: Chứng từ trong chu trình chi phí
Loại chứng từ
Mục đích lập
Ngƣời lập
Bộ phận sử dụng
Hoạt động đặt hàng với NCC
Giấy đề xuất
Đề nghị mua
hàng
Bộ phận có nhu
cầu
Kho
Phiếu yêu cầu
mua hàng: 2 liên
Thông báo về
nhu cầu hàng hóa
cần bổ sung của
công ty
Bộ phận kho
Giám đốc, phòng
KD
Đơn đặt hàng: 5
liên
Đặt hàng với
NCC
Phòng KD
NCC, bộ phận
nhận hàng, phòng
kế toán
Hoạt động nhận hàng
Thông báo về
Phiếu giao hàng:
việc giao hàng
1 liên
của NCC
NCC
Bộ phận nhận
hàng
Biên bản nhận
hàng: 2 liên
Xác nhận việc
nhận hàng
Bộ phận nhận
hàng
Bộ phận nhận
hàng, phòng kế
toán
Phiếu nhập kho:
4 liên
Chấp nhận cho
nhập kho số hàng
hóa đƣợc giao
Kế toán kho
Kho, phòng kế
toán
Hoạt động nhận hóa đơn, theo dõi nợ
Hóa đơn bán
hàng
Thông báo tiền
hàng để ngƣời
mua thanh toán
NCC
Phòng kế toán
Chứng từ thanh
toán: 2 liên
Làm căn cứ trả
tiền cho NCC và
ghi sổ chi tiết
phải trả NCC
Kế toán thanh
toán
Phòng kế toán
81
Hoạt động thanh toán cho NCC
Giấy báo thanh
toán
Thông báo đến
NCC việc thanh
toán tiền hàng
của mình
Thủ quỹ
Phòng kế toán
Biên nhận trả
tiền
Xác nhận đã
thanh toán tiền
hàng cho NCC
Thủ quỹ
Phòng kế toán
(Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ)
4.3.2.2 Sổ sách trong chu trình chi phí
Bảng 4.14: Sổ sách trong chu trình chi phí
Loại sổ sách
Mục đích lập
Ngƣời lập
Nhật ký mua
hàng
Ghi chép các
nghiệp vụ mua
hàng
Kế toán kho
Sổ chi tiết HTK
Theo dõi HTK
Bộ phận kho
Sổ chi tiết phải
trả NCC
Theo dõi nợ phải
trả cho mỗi NCC
Kế toán thanh
toán
Sổ quỹ
Theo dõi các
khoản thu chi
Thủ quỹ
Sổ cái các TK
Tổng hợp ghi
chép các nghiệp
vụ kinh tế
Kế toán tổng hợp
Bộ phận sử dụng
Phòng kế toán
(Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ)
82
Đơn vị: Công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ
Địa chỉ: QL 1A, KCN Hƣng Phú 1, P.Tân Bình, Q.Cái Răng, TPCT
Mẫu số S03A3-DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
NHẬT KÝ MUA HÀNG
Từ ngày 01/01/2014 đến ngày 30/06/2014
Đơn vị tính: triệu đồng
S
T
T
A
Ngày,
tháng ghi
sổ
B
1
03/01/2014
2
04/01/2014
3
04/01/2014
4
04/01/2014
5
05/01/2014
6
05/01/2014
…
…
Chứng từ
Ngày,
Số hiệu
tháng
C
D
HGINKCT
03/01/2014
1406002
HLIMNCT
04/01/2014
1406003
KTCVTCT
04/01/2014
1406004
HUITNCT
04/01/2014
1406005
QYUACT
05/01/2014
1406006
RTCACTL
05/01/2014
1406007
…
…
Diễn giải
Tài
khoản nợ
E
F
Tài
khoản
có
G
Số tiền
Ghi
chú
1
H
Khóm nguyên liệu - Loại B1
152.1.6
331.1
644,692
Bƣởi năm roi nguyên liệu – Loại 1A
152.1.1
331.1
792,308
Bƣởi năm roi nguyên liệu – Loại 2A
152.1.2
331.1
590,249
Bƣởi năm roi nguyên liệu – Loại 3A
152.1.3
331.1
385,743
Bƣởi năm roi nguyên liệu – Loại 4A
152.1.4
331.1
289,443
Bƣởi năm roi nguyên liệu – Loại B1
152.1.6
331.1
808,091
…
…
Tổng
…
…
…
25.249,638
(Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ)
83
4.3.2.3 Báo cáo trong chu trình chi phí
Bảng 4.15: Báo cáo trong chu trình chi phí
Loại báo
cáo
Bảng kê
hoạt động
mua hàng
Báo cáo
HTK
Báo cáo nợ
phải trả
Mục đích lập
Kiểm tra dữ liệu có
đƣợc cập nhật đầy
đủ hay không, tổng
hợp các hoạt động
mua hàng
Kiểm tra tình hình
lƣợng hàng tồn
trong kho, xác định
nhu cầu nguyên liệu
trong thời gian tới
Xác định các kế
hoạch thanh toán nợ,
chủ động đƣợc thời
gian
Ngƣời
lập
Bộ phận sử
dụng
Thời
gian
lập
Kế toán
kho
Giám đốc, kho,
phòng kế toán,
phòng KD
Hàng
tháng
Kho
Phòng KD, kho,
phòng kế toán
Hàng
tháng
Kế toán
thanh
toán
Giám đốc,
phòng kế toán
Hàng
quý
(Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ)
84
Đơn vị: Công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ
Địa chỉ: QL 1A, KCN Hƣng Phú 1, P.Tân Bình, Q.Cái Răng, TPCT
BÁO CÁO HÀNG TỒN KHO
Từ 01/06/2014 đến 30/06/2014
STT
Tên nguyên liệu
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
…
Bƣởi năm roi - 1A
Bƣởi năm roi - 3A
Bƣởi năm roi – B3
Bƣởi năm roi - 4A
Bƣởi năm roi - B0
Bƣởi năm roi - B1
Bƣởi năm roi - B2
Bƣởi năm roi - B3
Bƣởi năm roi - B4
Bƣởi da xanh - 1A
Bƣởi da xanh - B0
…
Tổng cộng
Tồn đầu kỳ
Số lƣợng
Giá trị
21,65
370.215
9,562
95.620
20,885
171.257
20,691
151.044,3
15,631
250.096
10,563
115.136,7
16,331
179.641
6,589
86.974,8
18,96
172.536
2,483
37.741,6
5,623
82.095,8
…
…
198,431 12.586.526,32
Nhập trong kỳ
Số lƣợng
Giá trị
135,068
2.323.169,6
763,2
7.326.720
612
5.079.600
761,6
5.331.200
229,239
3.713.671,8
1.068,672
11.327.923,2
521,7
5.738.700
809,039
10.679.314,8
556,81
5.178.333
828
12.585.600
620,36
8.995.220
…
…
18.053,872 25.249.637.563
Xuất trong kỳ
Số lƣợng
Giá trị
140,2
2.441.022,2
765
6.901.065
615
5.137.710
770,6
6.072.328
235
3.929.905
1070
11.227.510
525
5.971.875
815,5
10.820.054
560
5.204.640
830,6
13.243.086,4
625
9.089.375
…
…
17.912,421 25.250.337.289
Đơn vị tính: kg, đồng
Tồn cuối kỳ
Số lƣợng
Giá trị
16,518
294.001,8
7,762
521.275
17,885
113.147
11,691
180.516,3
9,87
33.862,8
9,235
215.549,9
13,031
103.966
0,128
1.689,6
15,77
146.229
0,483
136.8216
0,983
614.815,8
…
…
339,882
11.886.800,32
(Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ)
Ngày 30 tháng 06 năm 2014
Ngƣời lập biểu
(Ký, ghi rõ họ tên)
85
* Nhận xét: hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo trong chu trình CP đầy
đủ rõ ràng, cung cấp thông tin kịp thời cho ban lãnh đạo.
4.3.3 Các hoạt động kiểm soát trong chu trình chi phí
4.3.3.1 Mục tiêu của hoạt động kiểm soát trong chu trình chi phí
- Hiệu suất và hiệu quả các qui trình hoạt động trong chu trình CP
- Độ tin cậy của các thông tin tài chính kế toán phải đƣợc đảm bảo
- Phải tuân thủ theo quy định của công ty và pháp luật của Nhà nƣớc
4.3.3.2 Các hoạt động kiểm soát trong chu trình chi phí
Bảng 4.16: Các hoạt động kiểm soát trong chu trình chi phí
Rủi ro
Ảnh hƣởng
Thủ tục kiểm soát
Hoạt động đặt hàng với NCC
Yêu cầu mua hàng
đƣợc lập bởi ngƣời
không có thẩm quyền
hoặc có thể không
xuất phát từ nhu cầu
thực tế
Phát sinh CP không
đúng mục đích
Xét duyệt yêu cầu mua
hàng và phiếu yêu cầu
mua hàng cần đƣợc
đánh số trƣớc, theo thứ
tự và cần bảo quản các
phiếu yêu cầu chƣa sử
dụng
Đặt hàng cho yêu cầu
mua hàng không hợp
lệ
Phát sinh CP không
hợp lý
Cần xét duyệt phiếu
yêu cầu mua hàng kỹ
trƣớc khi lập đơn đặt
hàng mua
Đặt hàng với NCC
không hợp lệ hoặc
không đủ khả năng
cung cấp hàng hóa
Mua hàng giá cao, chất
lƣợng hàng hóa kém
làm ảnh hƣởng đến
chất lƣợng sản phẩm
kém
Phân tích tình trạng
NCC
Xét duyệt đơn đặt hàng
cẩn thận
Cần lập danh sách
NCC hợp lệ
Hoạt động nhận hàng
Nhận hàng hóa mà DN
Phát sinh CP lƣu trữ
không đặt mua
86
Kiểm tra đơn đặt hàng
tƣơng ứng với phiếu
yêu cầu mua hàng
Lập chứng từ: báo cáo
nhận hàng, phiếu nhập
Thanh toán không đúng
Nhận sai mặt hàng, sai
kho
cho mặt hàng đã đặt
số lƣợng
Đối chiếu giữa biên
hàng
bản nhận hàng với đơn
đặt hàng
Mất tài sản và sổ
sách kế toán ghi chép
không chính xác
Mất hàng trong quá
trình nhận hàng
Quy định trách nhiệm
của các cá nhân liên
quan
Kiểm kê kho định kỳ
Đối chiếu sổ tổng hợp
với sổ chi tiết
Hoạt động nhận hóa đơn theo dõi nợ phải trả
Ghi nhận nợ sai, phản
ánh CP phát sinh sai
Đối chiếu hóa đơn bán
hàng nhận đƣợc với
đơn đặt hàng, biên bản
nhận hàng
Nhập liệu hóa đơn có
nhiều sai sót
Phản ánh sai nợ phải
trả, sai về mặt hàng
mua
Thủ tục kiểm soát nhập
liệu
Đối chiếu với đơn đặt
hàng, biên bản nhận
hàng
Ghi nhận nợ sai và
không đúng thời điểm
Thanh toán sai cho
NCC, sai số tiền
Đối chiếu nợ với NCC
định kỳ
Nhận hóa đơn không
đúng với nội dung của
nghiệp vụ
Hoạt động thanh toán tiền cho NCC
Thanh toán cho hàng
chƣa đƣợc nhận
Mất tiền, CP tăng
Đối chiếu đơn đặt
hàng, biên bản nhận
hàng, hóa đơn bán
hàng trƣớc khi xét
duyệt thanh toán
Không hƣởng chiết
khấu thanh toán
Tăng CP mua hàng
Lƣu trữ hóa đơn theo
ngày thanh toán
Thanh toán một hóa
đơn nhiều lần
CP phát sinh tăng, mất
tiền
Đánh dấu chứng từ đã
sử dụng
Thủ tục kiểm soát nhập
liệu
87
Ghi nhận thanh toán
sai
Thanh toán cho NCC
không có thật
Phản ánh không chính
xác nợ phải trả
Thủ tục kiểm soát nhập
liệu
Đối chiếu định kỳ với
NCC
Mất tiền
Lập bộ chứng từ thanh
toán
Lập danh sách NCC
(Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ)
* Nhận xét: có nhiều hoạt động xảy ra trong chu trình CP và ở mỗi hoạt
động đều tiềm tàng những rủi ro nhất định, cần nhận dạng đúng rủi ro để có
những biện pháp phòng tránh phù hợp sẽ làm hạn chế tổn thất của công ty.
88
CHƢƠNG 5
CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG
THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TFR CẦN THƠ
5.1 ĐÁNH GIÁ TỔNG QUÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI
CÔNG TY TNHH MTV TFR CẦN THƠ
Trong khoảng thời gian thực tập tại công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ
em đã tìm hiểu về hệ thống thông tin kế toán tại công ty và kết hợp với những
kiến thức em đƣợc học ở trƣờng cũng nhƣ tham khảo tài liệu có liên quan em
rút ra đƣợc ƣu điểm và nhƣợc điểm của hệ thống thông tin kế toán tại công ty
nhƣ sau:
5.1.1 Ƣu điểm
5.1.1.1 Hệ thống thông tin kế toán
- Trình tự luân chuyển chứng từ, kiểm soát các chứng từ trong các chu
trình DT và CP tƣơng đối chặt chẽ.
- Có sự phân chia rõ ràng trách nhiệm của từng nhân viên phê duyệt. Bộ
phận kế toán đƣợc tổ chức độc lập với ngân quỹ, không vi phạm nguyên tắc
bất kiêm nhiệm. Mỗi nhân viên phụ trách một phân hệ kế toán phù hợp với
trình độ năng lực chuyên môn.
- Chỉ có nhân viên phòng kế toán mới có mật khẩu để đăng nhập vào
phần mềm. Căn cứ vào chức năng của từng kế toán viên, kế toán trƣởng phân
quyền xử lý các phân hệ kế toán trong phần mềm. Công tác kế toán luôn tuân
thủ các quy định, chế độ tài chính do Bộ Tài Chính ban hành. Cập nhật liên
tục, kịp thời những quy định mới của Bộ Tài Chính.
- Chứng từ trong quy trình đầy đủ và hợp lệ. Tùy thuộc vào mỗi chứng từ
mà có số lƣợng liên khác nhau, ví dụ nhƣ: hợp đồng bán hàng có 3 liên (1 liên
khách hàng, 1 liên cho phòng kế toán, 1 liên giữ lại ở phòng KD) điều này
giúp cho quá trình kiểm soát thêm chặt chẽ hơn, và có thể tránh mất, thất lạc.
- Chứng từ đƣợc ký duyệt rất cẩn thận bởi những ngƣời có thẩm quyền,
và đƣợc phân công trách nhiệm lƣu giữ cẩn thận.
- Hệ thống tài khoản kế toán của công ty bao gồm hệ thống các tài khoản
tổng hợp, chi tiết, đƣợc mở theo đúng quy định hiện hành đáp ứng nhu cầu
cung cấp thông tin cho các đối tƣợng liên quan.
89
- Công tác hạch toán, ghi sổ và lập các báo cáo định kỳ theo quy định
cung cấp các thông tin chính xác, đầy đủ, kịp thời theo yêu cầu quản lý của
Nhà Nƣớc và ban lãnh đạo Công ty.
- Trang thiết bị, máy móc nhƣ: máy tính, máy in, máy photo, máy
lạnh,… luôn đƣợc kiểm tra, bảo dƣỡng định kỳ để đảm trong tình trạng hoạt
động tốt nhất. Để đảm bảo đƣợc tính bảo mật, đầy đủ, an toàn cho dữ liệu kế
toán mỗi máy tính trong phòng kế toán đều đƣợc cài đặt phần mềm diệt virus
để bảo vệ. Tại công ty, sau khi kết thúc năm kế toán tiến hành lập và in các sổ
kế toán theo quy định. Các chứng từ gốc đƣợc sắp xếp theo từng loại, cơ sở dữ
liệu kế toán đƣợc sao lƣu tại ổ cứng riêng của công ty nhằm dự phòng khi có
rủi ro (phầm mềm bị lỗi, mất dữ liệu,…) xảy ra nhằm bảo vệ hệ thống phục
hồi nhanh.
- Công ty có sử dụng phần mềm kế toán Misa để hổ trợ cũng nhƣ là giảm
lƣợng công việc và áp lực cho kế toán. Ngoài ra, phần mềm còn cung cấp chức
năng tự động đánh số chứng từ, chọn trong danh sách có sẵn, kiểm tra đầy đủ,
hợp lý,… làm giảm những sai sót trong quá trình nhập liệu nhƣ trùng chứng
từ, nhập sai. Khi kế toán có những sai sót trong quá trình nhập liệu và xử lý
phần mềm sẽ cảnh báo cho ngƣời kế toán biết để kịp thời sửa đổi cho chính
xác.
Nhìn chung Tổ chức hệ thống thông tin và luân chuyển chứng từ ở công
ty đƣợc tổ chức một cách khoa học, hợp lý và phù hợp với chế độ kế toán hiện
hành và trình độ kế toán trong công ty. Là một DN sản xuất có quy mô, bộ
máy kế toán công ty đƣợc tổ chức theo hình thức tập trung phù hợp với tình
hình thực tế ở công ty và phù hợp với trình độ chuyên môn nghiệp vụ của từng
nhân viên trong phòng kế toán, có cơ cấu phù hợp với các khâu của từng công
việc. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung, thống nhất với công tác kế
toán, kiểm tra, xử lý và cung cấp thông tin kế toán một cách kịp thời, giúp lãnh
đạo công ty nắm bắt đƣợc tình hình hoạt động của công ty một cách nhanh
chóng thông qua thông tin kế toán cung cấp, thực hiện, kiểm tra, chỉ đạo toàn
bộ hoạt động của công ty.
5.1.1.2 Hệ thống kiểm soát nội bộ
TFR đã ban hành hàng loạt quy chế, quy định, quy trình và hƣớng dẫn
mới nhằm phù hợp với mục tiêu hoạt động hơn, đồng thời không ngừng cải
cách, sửa đổi cho phù hợp với tình hình hoạt động thực tế của TFR cũng nhƣ
quy định của cơ quan Nhà nƣớc.
90
Ban lãnh đạo TFR đã cố gắng trong việc tạo lập và duy trì một môi
trƣờng kiểm soát lành mạnh làm tiền đề thuận lợi cho hoạt động kiểm soát nội
bộ và đã chú trọng xây dựng một môi trƣờng kiểm soát tốt làm nhân tố ảnh
hƣởng trực tiếp đến hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.
5.1.2 Nhƣợc điểm
5.1.2.1 Hệ thống thông tin kế toán
Bên cạnh những ƣu điểm trong hệ thống thông tin kế toán, công ty vẫn
còn tồn tại một số hạn chế sau:
- Đa số chứng từ có nhiều liên trong cả 2 chu trình đều không đánh số
thứ tự nhƣ: hợp đồng bán hàng (gồm 3 liên), lệnh bán hàng (2 liên),… trong
chu trình DT. Đây cũng điểm yếu của công ty và đều này làm giảm đi tính
chặc chẽ trong quá trình kiểm soát, không phân rõ nhiệm vụ của từng bộ phận
cụ thể khi giữ chứng từ.
- Trong chu trình DT: hệ thống thông tin kế toán của công ty không có
khâu chuyển đơn đặt hàng cho thủ kho hoặc kế toán kho để thủ kho biết công
ty còn đủ lƣợng hàng để cung cấp hay không. Điều này có thể dẫn đến rủi ro
nhận các đơn đặt hàng mà công ty không có khả năng cung cấp hoặc phải giao
hàng trễ hạn gây mất uy tín của công ty.
- Trong chu trình CP:
+ Khi bộ phận có nhu cầu mua hàng chỉ lập 1 liên và không có lƣu lại
phiếu yêu cầu mua hàng để đối chiếu khi nhận hàng.
+ Quá trình thanh toán tiền cho NCC không có sự tham gia xét duyệt
thanh toán của giám đốc, vì vậy có thể xảy ra rủi ro là có sự thông đồng giữa
các nhân viên lấy cắp tiền.
- Chứng từ trong 2 chu trình DT và chu trình CP đều đúng mẫu quy định,
tuy nhiên trong số đó có những chứng từ thiếu sót trong quá trình ghi chép của
nhân viên kế toán trong công ty, và lúc ký xét duyệt cũng không phát hiện. Ví
dụ nhƣ: hóa đơn GTGT số 0004042 ngày 09 tháng 06 năm 2014 bán hàng cho
KH còn thiếu thông tin (phụ lục 4 trang 101), phiếu mua hàng mờ không thấy
rõ nội dung (phụ lục 5 trang 102).
- Phần mềm kế toán chƣa đƣợc khai thác triệt để, có nhiều khâu kế toán
phải làm thủ công. Phần mềm kế toán ở công ty chủ yếu để lƣu giữ một số dữ
liệu căn bản nhƣ: danh sách hợp đồng, sổ chi tiết các khoản phải thu, phải trả,
các loại báo cáo công nợ, danh sách khách hàng,… Riêng phần báo cáo quản
91
trị thì hầu nhƣ kế toán không sử dụng đến. Phần mềm chỉ hiển thị lỗi sai
nhƣng không hƣớng dẫn cách sửa chữa. Khi sử dụng máy cần cài đặt SQL nên
máy tính cần có cấu hình mạnh nếu không phần mềm chạy rất chậm ảnh
hƣởng đến tiến độ công việc.
- Hệ thống wifi: khi sử dụng phần mềm kế toán Misa để hạch toán, làm
các công việc hằng ngày, máy tính cần kết nối mạng. Nhƣng hệ thống wifi
thƣờng xuyên có vấn đề, làm chậm tiến độ làm việc của các kế toán viên.
- Một số bộ phận nhân viên chƣa thực sự đáp ứng đƣơc yêu cầu công
việc, ý thức của mỗi cán bộ thực hiện chƣa cao.
5.1.2.2 Hệ thống kiểm soát nội bộ
- Chƣa có sự thống nhất và phối hợp lẫn nhau giữa các đơn vị trong việc
ban hành quy trình, quy chế.
- Kiểm toán nội bộ thực chất chƣa có sự độc lập với bộ phận đƣợc kiểm
tra.
5.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG
TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH MTV TFR CẦN THƠ
5.2.1 Đối với công tác tổ chức chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ kế toán phải đƣợc kiểm tra chặt chẽ nhằm đảm bảo:
- Tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ các chỉ tiêu phản ánh trên chứng từ.
- Tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ.
- Tính hợp lệ, hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Việc chấp hành quy chế quản lý nội bộ chính xác và hợp pháp.
Một số chứng từ cần lập nhiều hơn một liên để dễ dàng cho việc đối
chiếu. Ví dụ giấy đề xuất (phụ lục 1 trang 98) cần lập 2 liên (1 liên đƣa lên
quản lý xin cấp vật tƣ và 1 liên lƣu tại bộ phận để đối chiếu khi nhận). Phân
công rõ ràng nhiệm vụ giữ chứng từ cho từng bộ phận. Đánh số thứ tự các liên
của chứng từ.
Định kỳ đối chiếu hóa đơn bán hàng cùng với hệ thống theo dõi HTK và
tổ chức kiểm kê định kỳ chặt chẽ, giúp phát hiện ra những giao dịch bán hàng
mà không ghi nhận DT. Việc phát hiện này sẽ làm giảm tình trạng nhân viên
cố tình chiếm dụng vốn của công ty.
Định kỳ đối chiếu doanh số theo kế toán với doanh số trên báo cáo bán
hàng của phòng KD.
92
5.2.2 Đối với công tác tổ chức quá trình xử lý
Ngoài những quy định tài chính nội bộ, phòng kế toán nên phổ biến các
quy định tài chính cụ thể đối với từng kế hoạch cụ thể cho nhân viên các bộ
phận có liên quan nhằm tạo hiệu quả trong các quá trình xử lý của chu trình
DT cũng nhƣ chu trình CP.
Qui định rõ ràng khi thanh toán tiền hàng có giá trị lớn thì cần có sự
tham gia của BGĐ.
Khi phòng KD nhận đƣợc đơn đặt hàng từ KH trƣớc khi chấp nhận bán
hay ký kết hợp đồng phải liên hệ với thủ kho hoặc kế toán kho để biết đƣợc
công ty có đủ khả năng cung cấp hay không.
5.2.3 Đối với công tác tổ chức bộ máy
- Đối với hệ thống mạng cần duy trì nhật ký ghi ngƣời sử dụng máy tính
và các chƣơng trình phần mềm. Những ngƣời sử dụng không đƣợc có chức
năng vào xem, xóa, sửa sổ, chỉ có bộ phận đƣợc giao nhiệm vụ mới đƣợc vào
chức năng này.
- Hệ thống wifi thƣờng xuyên có vấn đề vì thế công ty nên tuyển nhân
viên công nghệ để kịp thời sửa chữa đảm bảo tiến trình công việc mỗi khi có
sự cố xảy ra.
- Đối với các tập tin đƣợc làm trên những mảng riêng biệt nên giao trách
nhiệm quản lý thông tin cho từng ngƣời trong bộ phận, nếu thông tin bị mất
hay truyền ra bên ngoài thì ngƣời đó phải chịu trách nhiệm.
- Thực hiện đánh giá năng lực của nhân viên ở từng khâu, từng công việc
và mức độ phát triển cũng nhƣ khả năng gắn bó lâu dài với công ty. Từ đó
phân loại và đƣa ra nhận xét về sự thiếu hụt nhân sự. Trên cơ sở đó xây dựng
kế hoạch đào tạo cụ thể cho từng bộ phận phù hợp với tốc độ phát triển của
công ty. Việc xét chọn ngƣời cần công khai và dân chủ.
- Khi công ty có nhu cầu tuyển dụng nhân sự vào làm công tác kế toán,
cần lựa chọn những ngƣời có đủ những tố chất phù hợp với công việc kế toán
nhƣ: phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, phẩm chất đạo đức nghề nghiệp,
trung thực, cẩn thận, nhiệt tình nhằm hạn chế những rủi ro xảy ra cho công ty
sau này. Nhân viên sau khi đƣợc tuyển dụng cần đƣợc đào tạo vững chắc các
quy trình nghiệp vụ, nội quy cơ quan và phải trải qua thời gian tập sự cần thiết
để có thể đảm nhận công việc tốt. Định kỳ công ty thực hiện đánh giá cán bộ
về các mặt: theo dõi việc tuân thủ chấp hành các chính sách, quy định, quy
trình nghiệp vụ, chấp hành nội quy lao động; thái độ, trách nhiệm với công
93
việc đƣợc giao hằng ngày, tƣ cách cán bộ, đạo đức nghề nghiệp; các phản ánh
của KH, các phòng ban liên quan, trong việc phối hợp công tác đối với đồng
nghiệp…
- Cán bộ kế toán phải tuân thủ tuyệt đối chế độ bảo mật thông tin, chỉ
đƣợc phép truy cập những thông tin, dữ liệu theo đúng cấp độ đƣợc quy định.
Tuyệt đối chấp hành nội quy công nghệ thông tin: sử dụng mật khẩu đúng quy
định, không để ngƣời khác biết mật khẩu cũng nhƣ không đƣợc sử dụng mật
khẩu của ngƣời khác.
5.2.4 Đối với công tác tổ chức hệ thống báo cáo
Cuối mỗi quý hay sáu tháng cần lập báo cáo DT, CP theo từng bộ phận,
so sánh giữa các kỳ báo cáo với nhau để đánh giá hiệu quả hoạt động giữa các
bộ phận.
Ngoài ra, Công ty cần lập một bộ phận kế toán quản trị để chuyên sâu
vào việc kiểm soát CP, lập dự toán và báo cáo phân tích phục vụ việc ra quyết
định của ban lãnh đạo. Công ty cần lập thêm các báo cáo phân tích nhƣ: báo
cáo phân tích CP sản xuất (CP nguyên vật liệu trực tiếp, CP nhân công trực
tiếp, CP sản xuất chung). Trong đó, báo cáo có sự so sánh, phân tích số thực tế
so với dự toán, nêu rõ nguyên nhân biến động CP và biện pháp khắc phục
nhằm kiểm soát và tối thiểu hoá CP. Kế toán hạn chế mở nhiều tài khoản CP
chi tiết. Tuy nhiên để có thể theo dõi từng CP riêng và lập báo báo về tình hình
sử dụng CP cụ thể nhằm giúp nhà quản trị có cái nhìn chi tiết hơn trong quản
lý các loại CP sản xuất phát sinh.
5.2.5 Đối với hệ thống kiểm soát nội bộ
- Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm mục đích triển khai thực
hiện có hiệu quả, phát huy tốt chức năng, nhiệm vụ của công ty trong từng giai
đoạn. Bộ phận kiểm soát nội bộ phải độc lập với các bộ phận khác.
- Ban lãnh đạo cần có quan điểm điều hành đúng đắn, quán triệt tầm
quan trọng của công tác kiểm soát nội bộ trong ý thức và thực thi, tăng cƣờng
nhận thức về kiểm soát nội bộ cho toàn công ty.
- Chuẩn hóa các hoạt động bằng cách thống nhất ban hành đầy đủ quy
trình thực hiện các nghiệp vụ trên cơ sở các quy chế, quy định và hƣớng dẫn
đã có.
94
CHƢƠNG 6
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ
6.1 KẾT LUẬN
Cùng với sự phát triển không ngừng của nền kinh tế thì hệ thống thông
tin kế toán cũng không nằm ngoài sự vận động đó. Giữ vai trò quan trọng
trong hệ thống thông tin kế toán thì ngƣời làm kế toán cần đƣợc thay đổi về
nội dung và phƣơng pháp kế toán để bắt kịp với tốc độ phát triển chung.
Sau khi thực hiện đề tài “ Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại
công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ” cho thấy một cái nhìn tổng quát về cách
thức tổ chức kế toán cũng nhƣ quá trình luân chuyển chứng từ và hệ thống báo
cáo sổ sách của công ty. Với những thủ tục kiểm soát để có thể kiểm soát
đƣơc các rủi ro, sai sót thì công ty đã đạt đƣợc những hiệu quả nhất định bên
cạnh những mặt hạn chế cần khắc phục.
Qua thời gian thực tập tại phòng kế toán Công Ty TNHH MTV TFR
Cần Thơ, bƣớc đầu em đã làm quen với công việc của ngƣời cán bộ kế toán,
dựa trên kiến thức đã học ở trƣờng và tìm hiểu hoạt động thực tế của công ty
em đã trình bày một số ý kiến nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin tập hợp CP
sản xuất ở công ty.
Do kiến thức có hạn và chƣa thật sự có nhiều kinh nghiệm về thực tế,
nên những phân tích và giải pháp em nêu ra chƣa thật cụ thể và không thể
tránh khỏi những thiếu sót. Em cũng hiểu việc áp dụng các lý thuyết vào thực
tế là không dễ dàng và không đƣợc cứng nhắc, đòi hỏi cần nhiều thời gian
nghiên cứu, trải nghiệm. Chính vì thế có những vấn đề nào em chƣa phản ánh
đƣợc sâu sắc, toàn diện mong đƣợc thầy cô, anh chị thông cảm và góp ý để em
có thể nâng cao hiểu biết của mình.
6.2 KIẾN NGHỊ
6.2.1 Đối với Nhà nƣớc
Sớm xây dựng chế độ kế toán ổn định, các chuẩn mực kế toán phù hợp
với thực trạng đất nƣớc và hệ thống chuẩn mực kế toán quốc tế. Tạo điều kiện
cho đơn vị thực hiện dễ dàng hơn công tác kế toán, và thuận lợi cho DN trong
việc hợp tác với đối tác nƣớc ngoài.
Tạo môi trƣờng cạnh tranh, điều kiện pháp lý cho các công ty, doanh
nghiệp KD cũng ngành nghề; nghiêm cấm, xử lý nặng các hành vi bán hàng
kém chất lƣợng, hàng có chất gây hại đến sức khỏe ngƣời tiêu dùng.
95
Với cơ quan thuế nên hỗ trợ về mặt văn bản hành chính, hƣớng dẫn lập
các báo cáo thuế, quyết toán thuế với các mẫu đã đƣợc Nhà nƣớc thay đổi phù
hợp với yêu cầu của Tổng cục thuế Việt Nam; cập nhật và tìm hiểu những
nghị định, thông tƣ mới về cách tính thuế, các loại thuế cho các DN trên địa
bàn địa phƣơng kịp thời thực hiện tránh tình trạng công ty làm sai quy định.
6.2.2 Đối với địa phƣơng
Các cấp có thẩm quyền, sở ban ngành địa phƣơng hỗ trợ DN về các thủ
tục pháp lý đƣợc dễ dàng và thuận lợi khi hoạt động sản xuất KD cũng nhƣ
thực hiện một số quyền và nghĩa vụ cơ bản của DN hoạt động KD.
6.2.3 Đối với ngân hàng
Ngân hàng nhà nƣớc có thể nghiên cứu về quy chế tín dụng đảm bảo tiền
vay, có ƣu đãi cho các công ty có uy tín và tài chính lành mạnh. Ngân hàng
phải là bạn đồng hành cùng công ty trong bối cảnh khó khăn.
96
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Phan Đức Dũng (2009), Kế toán tài chính, Nhà xuất bản Thống kê,
Đại học Quốc gia TP. HCM, Khoa Kinh tế
2. TS. Phan Đức Dũng, 2007. Kế toán chi phí giá thành. TP.Hồ Chí
Minh: Nhà xuất bản thống kê.
3. Th.S. Bùi Văn Trƣờng, 2008. Kế toán chi phí. TP.Hồ Chí Minh: Nhà
xuất bản Lao Động - Xã Hội.
4. TS. Bùi Văn Dƣơng, TS. Võ Minh Hùng (2007), Hướng dẫn thực
hành kế toán tài chính, Nhà xuất bản Thống kê
5. Th.S. Lê Phƣớc Hƣơng, 2011. Giáo trình hệ thống thông tin kế toán
phần 2. Đại học Cần Thơ
6. Trần Quốc Dũng, 2009. Bài giảng Tổ chức thực hiện công tác kế toán.
Đại học Cần Thơ.
7. Th.S.Phan Thị Ánh Nguyệt, 2010. Giáo trình hệ thống thông tin kế
toán 1. Đại học Cần Thơ.
97
PHỤ LỤC
PHỤ LỤC 1: Giấy đề xuất
(Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ)
98
PHỤ LỤC 2: Phiếu nhập kho
(Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ)
99
PHỤ LỤC 3: Biên nhận trả tiền
(Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ)
100
PHỤ LỤC 4: Hóa đơn GTGT thiếu thông tin
(Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ)
101
PHỤ LỤC 5: Phiếu mua hàng bị mờ không nhìn rõ nội dung
(Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ)
PHỤ LỤC 6: Phiếu thu
(Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ)
102
PHỤ LỤC 7: Phiếu chi
(Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ)
103
PHỤ LỤC 8: Phiếu xuất kho
(Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ)
104
PHỤ LỤC 9: Phiếu giao hàng
(Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ)
105
PHỤ LỤC 10: Báo cáo tài chính của công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ
Công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ
Mẫu số B02-DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH
Năm 2011
Đơn vị tính: triệu đồng
Mã Thuyết
Chỉ tiêu
Năm nay
Năm trƣớc
số
minh
1. DT bán hàng và cung cấp
01
VI.25
130.925,2 128.997,608
dịch vụ
2. Các khoản giảm trừ DT
02
1.045,826
1.006,482
3. DT thuần về bán hàng và
129.879,37
10
127.991,13
cung cấp dịch vụ (10=01-03)
4
4. Giá vốn hàng bán
11
VI.27
86.689,74
85.486,742
5. LN gộp về bán hàng và cung
20
43.189,634
42.504,38
cấp dịch vụ (20=10-11)
6. DT hoạt động tài chính
7. CP tài chính
- Trong đó: CP lãi vay
8. CP bán hàng
9. CP quản lý DN
10. LN thuần về hoạt động KD
{30=20+(21-22)-(24+25)}
21
22
23
24
25
11. Thu nhập khác
12. CP khác
13. LN khác (40=31-32)
14. Tổng LN kế toán trƣớc
thuế (50=30+40)
31
32
40
15. CP thuế TNDN hiện hành
16. CP thuế TNDN hoãn lại
17. LN sau thuế TNDN
(60=50-51-52)
51
52
18. Lãi cơ bản trên cổ phiếu
70
Ngƣời lập biểu
(Ký, họ tên)
VI.26
30
50
40,75
1.389,424
865,523
13.321,359
7.691,193
41,513
1.211,326
865,523
14.515,439
8.574,955
20.828,408
18.244,18
20.828,408
18.244,18
15.621,306
13.683,13
VI.30
VI.30
60
Kế toán trƣởng
(Ký, họ tên)
106
Ngày… tháng … năm 2011
Giám đốc
(Ký, họ tên, đóng dấu)
Công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ
Mẫu số B02-DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH
Năm 2012
Đơn vị tính: triệu đồng
Mã Thuyết
Chỉ tiêu
Năm nay
Năm trƣớc
số
minh
1. DT bán hàng và cung cấp
01
VI.25
130.925,2
139.657,5
dịch vụ
2. Các khoản giảm trừ DT
02
1.045,826
1.132,69
3. DT thuần về bán hàng và
10
138.524,81 129.879,374
cung cấp dịch vụ (10=01-03)
4. Giá vốn hàng bán
11
5. LN gộp về bán hàng và cung
cấp dịch vụ (20=10-11)
20
6. DT hoạt động tài chính
21
7. CP tài chính
- Trong đó: CP lãi vay
8. CP bán hàng
22
23
24
9. CP quản lý DN
10. LN thuần về hoạt động KD
{30=20+(21-22)-(24+25)}
95.570,242
86.689,74
42.954,568
43.189,634
40,217
40,75
1.398,519
14.506,719
1.389,424
865,523
13.321,359
25
7.251,787
7.691,193
30
19.837,76
20.828,408
19.837,76
20.828,408
14.878,32
15.621,306
11. Thu nhập khác
12. CP khác
13. LN khác (40=31-32)
14. Tổng LN kế toán trƣớc
thuế (50=30+40)
31
32
40
15. CP thuế TNDN hiện hành
16. CP thuế TNDN hoãn lại
17. LN sau thuế TNDN
(60=50-51-52)
51
52
18. Lãi cơ bản trên cổ phiếu
70
Ngƣời lập biểu
(Ký, họ tên)
VI.27
VI.26
860,823
50
VI.30
VI.30
60
Kế toán trƣởng
(Ký, họ tên)
107
Ngày… tháng … năm 2012
Giám đốc
(Ký, họ tên, đóng dấu)
Công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ
Mẫu số B02-DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH
Năm 2013
Đơn vị tính: triệu đồng
Mã Thuyết
Chỉ tiêu
Năm nay
Năm trƣớc
số
minh
1. DT bán hàng và cung cấp
01
VI.25 115.123,169
139.657,5
dịch vụ
2. Các khoản giảm trừ DT
02
962,364
1.132,69
3. DT thuần về bán hàng và
10
114.160,805
138.524,81
cung cấp dịch vụ (10=01-03)
4. Giá vốn hàng bán
11
5. LN gộp về bán hàng và cung
cấp dịch vụ (20=10-11)
20
6. DT hoạt động tài chính
21
7. CP tài chính
VI.27
64.250,172
95.570,242
49.910,633
42.954,568
40,16
40,217
22
1.259,699
1.398,519
- Trong đó: CP lãi vay
23
842,364
860,823
8. CP bán hàng
24
9.273,356
14.506,719
9. CP quản lý DN
25
5.523,459
7.251,787
10. LN thuần về hoạt động KD
{30=20+(21-22)-(24+25)}
30
33.894,279
19.837,76
33.894,279
19.837,76
25.420,709
14.878,32
11. Thu nhập khác
12. CP khác
13. LN khác (40=31-32)
14. Tổng LN kế toán trƣớc
thuế (50=30+40)
31
32
40
15. CP thuế TNDN hiện hành
16. CP thuế TNDN hoãn lại
17. LN sau thuế TNDN
(60=50-51-52)
51
52
18. Lãi cơ bản trên cổ phiếu
70
Ngƣời lập biểu
(Ký, họ tên)
VI.26
50
VI.30
VI.30
60
Kế toán trƣởng
(Ký, họ tên)
108
Ngày… tháng … năm 2013
Giám đốc
(Ký, họ tên, đóng dấu)
Mẫu số B01 – DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC,
Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
Công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ
BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN
Tại ngày 31 tháng 12 năm 2013
Đơn vị tính: đồng
TÀI SẢN
1
A - TÀI SẢN NGẮN
HẠN
(100=110+120+130+140
+150)
I. Tiền và các khoản
tƣơng đƣơng tiền
1.Tiền
2. Các khoản tƣơng
đƣơng tiền
II. Các khoản đầu tƣ tài
chính ngắn hạn
1. Đầu tƣ ngắn hạn
2. Dự phòng giảm giá
đầu tƣ ngắn hạn
III. Các khoản phải thu
ngắn hạn
1. Phải thu khách hàng
2. Trả trƣớc cho ngƣời
bán
3. Phải thu nội bộ ngắn
hạn
4. Phải thu theo tiến độ
kế hoạch hợp đồng xây
dựng
5. Các khoản phải thu
khác
6. Dự phòng phải thu
ngắn hạn khó đòi (*)
IV. Hàng tồn kho
1. Hàng tồn kho
2. Dự phòng giảm giá
hàng tồn kho (*)
V. Tài sản ngắn hạn khác
1. Chi phí trả trƣớc ngắn
hạn
Mã
số
2
Thuyết
minh
3
100
Số cuối năm
Số đầu năm
4
5
96.684.308.514
103.931.224.935
38.468.313.392
40.929.408.464
3.384.252.129
4.236.162.537
35.084.061.263
36.693.245.927
-
-
121
-
-
129
-
-
130
56.550.103.100
61.130.250.889
131
35.720.487.563
38.253.782.621
132
19.253.782.364
21.006.598.989
133
13.569.365
13.954.237
134
-
-
1.562.263.808
1.855.915.042
139
-
-
140
141
12.586.526
12.586.526
14.369.695
14.369.695
149
-
-
150
1.653.638.786
1.857.195.887
151
-
-
110
111
V.01
112
120
135
V.02
V.03
V.04
109
2. Thuế GTGT đƣợc
khấu trừ
3. Thuế và các khoản
khác phải thu Nhà nƣớc
5. Tài sản ngắn hạn khác
B - TÀI SẢN DÀI HẠN
(200 = 210 + 220 + 240 +
250 + 260)
I- Các khoản phải thu
dài hạn
1. Phải thu dài hạn của
khách hàng
2. Vốn kinh doanh ở đơn
vị trực thuộc
3. Phải thu dài hạn nội bộ
4. Phải thu dài hạn khác
5. Dự phòng phải thu dài
hạn khó đòi (*)
II. Tài sản cố định
1. Tài sản cố định hữu
hình
- Nguyên giá
- Giá trị hao mòn luỹ
kế (*)
2. Tài sản cố định thuê tài
chính
- Nguyên giá
- Giá trị hao mòn luỹ
kế (*)
3. Tài sản cố định vô hình
- Nguyên giá
- Giá trị hao mòn luỹ
kế (*)
4. Chi phí xây dựng cơ
bản dở dang
III. Bất động sản đầu tƣ
- Nguyên giá
- Giá trị hao mòn luỹ
kế (*)
IV. Các khoản đầu tƣ tài
chính dài hạn
1. Đầu tƣ vào công ty con
2. Đầu tƣ vào công ty liên
kết, liên doanh
3. Đầu tƣ dài hạn khác
4. Dự phòng giảm giá
đầu tƣ tài chính dài hạn (*)
152
-
-
26.745.328
29.634.085
158
1.626.893.458
1.827.561.802
200
-
-
210
-
-
154
V.05
211
-
-
212
-
-
-
-
-
-
213
218
V.06
V.07
219
220
44.563.452.123
45.369.458.246
44.563.452.123
45.369.458.246
222
64.788.500.256
64.788.500.256
223
(20.225.048.403)
(20.697.236.496)
-
-
225
-
-
226
-
-
-
-
-
-
221
224
227
228
V.08
V.09
V.10
229
230
V.11
-
-
240
241
V.12
-
-
242
-
-
250
-
-
251
-
-
252
-
-
-
-
-
-
258
V.13
259
110
V. Tài sản dài hạn khác
1. Chi phí trả trƣớc dài
hạn
2. Tài sản thuế thu nhập
hoãn lại
3. Tài sản dài hạn khác
TỔNG CỘNG TÀI SẢN
(270 = 100 + 200)
NGUỒN VỐN
A - NỢ PHẢI TRẢ
(300 = 310 + 330)
I. Nợ ngắn hạn
1. Vay và nợ ngắn hạn
2. Phải trả ngƣời bán
3. Ngƣời mua trả tiền
trƣớc
4. Thuế và các khoản
phải nộp Nhà nƣớc
5. Phải trả ngƣời lao động
6. Chi phí phải trả
7. Phải trả nội bộ
8. Phải trả theo tiến độ kế
hoạch hợp đồng xây dựng
9. Các khoản phải trả,
phải nộp ngắn hạn khác
10. Dự phòng phải trả
ngắn hạn
II. Nợ dài hạn
1. Phải trả dài hạn ngƣời
bán
2. Phải trả dài hạn nội bộ
3. Phải trả dài hạn khác
4. Vay và nợ dài hạn
5. Thuế thu nhập hoãn lại
phải trả
6. Dự phòng trợ cấp mất
việc làm
7.Dự phòng phải trả dài
hạn
B - VỐN CHỦ SỞ HỮU
(400 = 410 + 430)
I. Vốn chủ sở hữu
1. Vốn đầu tƣ của chủ sở
hữu
2. Thặng dƣ vốn cổ phần
260
-
-
261
V.14
-
-
262
V.21
-
-
-
-
268
270
141.247.760.637
149.300.683.181
300
31.732.983.616
46.896.951.663
310
311
312
31.732.983.616
2.189.698.460
2.788.115.584
46.896.951.663
2.724.693.267
6.521.967.174
8.463.895.412
14.310.679.025
V.16
2.672.147.215
2.018.916.875
V.17
14.858.295.347
110.263.482
-
19.096.192.911
411.563.865
97.103.650
V.15
313
314
315
316
317
318
319
V.18
-
650.568.116
1.715.834.896
320
-
-
330
-
-
331
-
-
332
333
334
V.19
V.20
-
335
V.21
-
-
336
-
-
337
-
-
400
109.514.777.021
102.403.731.518
109.514.777.021
102.403.731.518
411
80.000.000.000
80.000.000.000
412
-
-
410
V.22
111
3. Vốn khác của chủ sở
hữu
4. Cổ phiếu quỹ (*)
5. Chênh lệch đánh giá
lại tài sản
6. Chênh lệch tỷ giá hối
đoái
7. Quỹ đầu tƣ phát triển
8. Quỹ dự phòng tài
chính
9. Quỹ khác thuộc vốn
chủ sở hữu
10. Lợi nhuận sau thuế
chƣa phân phối
11. Nguồn vốn đầu tƣ
XDCB
II. Nguồn kinh phí và
quỹ khác
1. Quỹ khen thƣởng,
phúc lợi
2. Nguồn kinh phí
3. Nguồn kinh phí đã
hình thành TSCĐ
TỔNG CỘNG NGUỒN
VỐN (440 = 300 + 400)
413
684.662.674
884.662.793
414
-
-
415
-
-
416
926.518.138
783.408.837
417
1.368.698.379
2.986.236.473
418
1.053.824.691
1.278.364.297
419
-
420
1.500.000.000
25.420.709.263
421
14.878.320.217
-
-
430
60.363.876
92.738.901
431
60.363.876
92.738.901
432
V.23
433
440
-
-
-
-
141.247.760.637
149.300.683.181
CÁC CHỈ TIÊU NGOÀI BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN
Thuyết
minh
Chỉ tiêu
Số đầu
năm
Số cuối
năm
1. Tài sản thuê ngoài
2. Vật tƣ, hàng hóa nhận giữ hộ, nhận gia công
3. Hàng hóa nhận bán hộ, nhận ký gửi, ký cƣợc
4. Nợ khó đòi đã xử lý
5. Ngoại tệ các loại
Lập, ngày 31 tháng 12 năm 2013
Ngƣời lập
Kế toán trƣởng
(Ký, học tên)
(Ký, họ tên)
112
Giám đốc
(Ký, họ tên, đóng dấu)
113
[...]... tiêu phân tích hệ thống thông tin kế toán thông qua các dữ liệu đầu vào và đầu ra tại công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ Từ đó chỉ ra đƣợc những ƣu và nhƣợc điểm trong hệ thống thông tin kế toán để đề ra những giải pháp thích hợp nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ 1.2.2 Mục tiêu cụ thể - Thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ - Phân tích. .. về hệ thống thông tin kế toán tại công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ 2 CHƢƠNG 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.1 CƠ SỞ LÍ LUẬN 2.1.1 Giới thiệu sơ lƣợc về hệ thống thông tin kế toán 2.1.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin và hệ thống thông tin kế toán a) Hệ thống thông tin Hệ thống là một tổng thể bao gồm các bộ phận, thành phần có mối quan hệ với nhau để thực hiện những mục tiêu chung nhất định Hệ. .. kê phân tích các tình hình KD Dựa vào mục tiêu và phƣơng pháp, hệ thống thông tin kế toán đƣợc phân thành hai loại là hệ thống thông tin kế toán tài chính và hệ thống thông tin kế toán quản trị b) Phân loại theo sự lưu trữ và xử lý số liệu Hệ thống thông tin kế toán thủ công: trong những hệ thống này, nguồn lực chủ yếu là con ngƣời, cùng với các công cụ tính toán, con ngƣời thực hiện toàn bộ các công. .. yếu Kế toán nắm giữ những thông tin chủ chốt Một công ty, một DN muốn phát triển vững mạnh thì cần có đội ngũ kế toán vững mạnh để quản lí tài sản, vật chất Mà quan trọng hơn hết là hệ thống thông tin kế toán Cho dù là công ty có quy mô lớn hay nhỏ thì hệ thống thông tin kế toán đều rất quan trọng Một hệ thống thông tin kế toán hợp lý sẽ kiểm soát chặt chẽ, cung cấp thông tin trung thực, đáng tin cậy... sách, báo cáo theo quy định Bƣớc 6: Cuối kỳ, kết chuyển lãi lỗ; khoá sổ kế toán và tạo dữ liệu kế toán cho năm làm việc mới Trong MISA SME.NET 2012 có 13 phân hệ, bao gồm: - Phân hệ quỹ - Phân hệ tiền lƣơng - Phân hệ ngân hàng - Phân hệ thuế - Phân hệ bán hàng - Phân hệ giá thành 19 - Phân hệ mua hàng - Phân hệ hợp đồng - Phân hệ kho - Phân hệ cổ đông - Phân hệ TSCĐ - Phân hệ ngân sách - Phân hệ tổng hợp... tiết hoạt động KD các 1 thông tin kế toán làm cơ sở giúp nhà quản trị đƣa ra chiến lƣợc, quyết định Nếu thông tin kế toán sai lệch thì DN sẽ rơi vào tình trạng khó khăn Nhận thức đƣợc tầm quan trọng và ý nghĩa nhƣ vậy của hệ thống thông tin kế toán đối với một DN nên em quyết định chọn đề tài: Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại công ty TNHH MTV The Fruit Republic Cần Thơ làm luận văn tốt nghiệp... Hệ thống thông tin là một hệ thống bao gồm con ngƣời, dữ liệu, các quy trình và công nghệ thông tin tƣơng tác với nhau để thu thập, xử lý, lƣu trữ và cung cấp thông tin cần thiết ở đầu ra, cung cấp thông tin hữu ích cho ngƣời sử dụng có liên quan Đầu vào Xử lý Đầu ra (Nguồn: Nguyễn Thế Hưng, 2006 Hệ thống thông tin kế toán Tp Hồ Chí Minh Nhà xuất bản Thống Kê) Hình 2.1 Sơ đồ mô tả hệ thống Căn cứ theo... cấp thông tin về nguồn và cách sử dụng nguồn nhân lực nhƣ tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng, thanh toán lƣơng, thị trƣờng nguồn nhân lực, xu hƣớng sử dụng nguồn nhân lực,… - Hệ thống thông tin kế toán: cung cấp thông tin xử lý các nghiệp vụ tài chính và các thông tin liên quan tới việc phân tích lập kế hoạch - Hệ thống hỗ trợ quyết định: là hệ thống tổng hợp thông tin từ hệ thống thông tin quản... trì hệ thống trong hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính - Môi trường hệ thống: hệ thống luật pháp và đặc điểm hoạt động của DN là những yếu tố ảnh hƣởng đến việc xử lý trong hệ thống thông tin kế toán Để thuận tiện trong nghiên cứu, các sự kiện kinh tế liên quan theo kiểu tác nhân, kết quả và lặp đi lặp lại sẽ đƣợc kết hợp để xử lý chung trong một quy trình kế toán và ngƣời ta gọi chúng là một. .. nguồn lực, nhiệm vụ,… có tiêu chuẩn xác định trƣớc rõ ràng - Hệ thống thông tin quản lý: là hệ thống tổng hợp các thông tin của các hệ thống xử lý nghiệp vụ về các hoạt động trong nội bộ DN và các thông tin thu nhập từ nguồn bên ngoài DN để cung cấp thông tin ở mức độ tổng hợp hơn và phân tích hơn cho các nhà quản lý các cấp 3 Hệ thống thông tin quản lý thƣờng bao gồm: - Hệ thống thông tin thị trường: