hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên thuốc lá cửu long

TRƢỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH NGUYỄN THỊ QUYÊN HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN THUỐC LÁ CỬU LONG LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC Ngành: Kế toán Mã số ngành: 52340301 Tháng 11 Năm 2013 TRƢỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH NGUYỄN THỊ QUYÊN HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN THUỐC LÁ CỬU LONG LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC Ngành: Kế toán Mã số ngành: 52340301 CÁN BỘ HƢỚNG DẪN Ths. LÊ TÍN Tháng 11 Năm 2013 LỜI CẢM TẠ  Trong suốt quá trình học tập và rèn luyện tại trƣờng Đại Học Cần Thơ em đã tích lũy đƣợc rất nhiều kiến thức bổ ích từ các thầy cô trong trƣờng. Trong quá trình học tại trƣờng em đã đƣợc các thầy cô tận tình giúp đỡ, chỉ dạy để em ngày càng đƣợc trau dồi kiến thức tốt hơn để có đủ trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho công việc sau này. Ngoài ra, em còn học hỏi đƣợc những kỹ năng, kinh nghiệm sống để có đƣợc hành trang vững chắc để vận dụng vào cuộc sống. Em rất biết ơn các thấy cô trong trƣờng và các thầy cô khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh, trƣờng Đại học Cần Thơ. Em đặc biệt cảm ơn thầy Lê Tín đã tận tình giúp đỡ em để em có thể làm tốt luận văn tốt nghiệp này. Trong quá trình thực tập tại công ty TNHH Một Thành Viên thuốc lá Cửu Long, em đã đƣợc các cô chú trong công ty giúp đỡ, chỉ dẫn rất tận tình và hƣớng dẫn em làm quen và vận dụng khối kiến thức đã tích lũy đƣợc khi còn ngồi trên ghế nhà trƣờng vào thực tế công việc. Đó là khoảng thời gian giúp em tiếp cận với những bài tập thực hành, nó có thể giúp em tránh khỏi những bỡ ngỡ trong quá trình bƣớc chân vào công việc sau này. Em xin chân thành cảm ơn các cô chú quý công ty đã giúp em có thể hoàn thành tốt luận văn tốt nghiệp này. Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến quý thầy cô, các cô chú trong công ty TNHH Một Thành Viên thuốc lá Cửu Long, đặc biệt là thầy Lê Tín đã giúp đỡ em trong suốt thời gian qua! Em xin chân thành cảm ơn! Cần Thơ, ngày 29 tháng 11 năm 2013 Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Quyên iii LỜI CAM ĐOAN  Trong quá trình học tập tại trƣờng và thực tập tại công ty TNHH Một Thành Viên thuốc lá Cửu Long tôi đã chọn đề tài hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán làm đề tài tốt nghiệp. Tôi xin cam kết luận văn này đƣợc hoàn thành dựa trên các kết quả nghiên cứu của tôi và các kết quả nghiên cứu này chƣa đƣợc dùng cho bất cứ luận văn cùng cấp nào khác. Cần Thơ, ngày 29 tháng 11 năm 2013 Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Quyên iv MỤC LỤC  CHƢƠNG 1: GIỚI THIỆU ...........................................................................1 1.1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI ...........................................................................1 1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU ....................................................................2 1.2.1 Mục tiêu chung .....................................................................................2 1.2.2 Mục tiêu cụ thể .....................................................................................2 1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU .......................................................................2 1.3.1 Không gian nghiên cứu .........................................................................2 1.3.2 Thời gian nghiên cứu ............................................................................2 1.3.3 Đối tƣợng nghiên cứu ...........................................................................2 1.4 LƢỢC KHẢO TÀI LIỆU ........................................................................2 CHƢƠNG 2: PHƢƠNG PHÁP LUẬN VÀ PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ......................................................................................................................5 2.1 PHƢƠNG PHÁP LUẬN .........................................................................5 2.1.1 Khái quát về hệ thống thông tin và hệ thống thông tin quản lý ..............5 2.1.2 Khái quát hệ thống thông tin kế toán ....................................................5 2.1.3 Khái quát kiểm soát nội bộ ...................................................................7 2.1.4 Kiểm soát hệ thống thông tin trên máy tính...........................................9 2.1.5 Tổ chức chứng từ kế toán ...................................................................12 2.1.6 Công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán ...........................................12 2.2 PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ..........................................................14 2.2.1 Phƣơng pháp thu thập số liệu .............................................................. 14 2.2.2 Phƣơng pháp phân tích số liệu ............................................................14 CHƢƠNG 3: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN THUỐC LÁ CỬU LONG ...........................................................................16 3.1 QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN ..................................16 3.1.1 Thông tin chung về công ty ................................................................ 16 v 3.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển ..........................................................16 3.1.3 Cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ các phòng ban ......................18 3.1.4 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và quy trình công nghệ sản xuất .............................................................................................................19 3.1.5 Tổ chức công tác kế toán ....................................................................22 3.2 TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY..............26 3.3 THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN ............................................................. 32 3.3.1 Thuận lợi ............................................................................................31 3.3.2 Khó khăn ............................................................................................31 3.4 ĐỊNH HƢỚNG PHÁT TRIỂN .............................................................. 32 3.4.1 Định hƣớng phát triển trong năm 2013 ...............................................32 3.4.2 Định hƣớng phát triển trong thời gian tới ............................................33 CHƢƠNG 4: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN THUỐC LÁ CỬU LONG .......................34 4.1 ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA CÔNG TY .......34 4.1.1 Bảng câu hỏi hệ thống kiểm soát nội bộ ..............................................34 4.1.2 Đặc tính mô hình cuả công tác kiểm soát nội bộ .................................36 4.1.3 Đánh giá khái quát hệ thống kiểm soát nội bội tại công ty ..................36 4.2 PHÂN TÍCH CHU TRÌNH DOANH THU ............................................37 4.2.1 Tổ chức quá trình xử lý trong chu trình doanh thu .............................. 37 4.2.2 Hệ thống chứng từ, báo cáo, sổ sách trong chu trình doanh thu ...........47 4.2.3 Phân tích tốc độ vận hành của chu trình doanh thu.............................. 51 4.2.4 Các hoạt động kiểm soát trong chu trình doanh thu............................. 52 4.2.5 Nhận xét chu trình doanh thu .............................................................. 54 4.3 PHÂN TÍCH CHU TRÌNH CHI PHÍ ....................................................55 4.3.1 Tổ chức quá trình xử lý trong chu trình chi phí ...................................55 4.3.2 Hệ thống chứng từ, báo cáo, sổ sách trong chu trình chi phí ...............64 4.3.3 Phân tích tốc độ vận hành của chu trình chi phí ..................................67 4.3.4 Các hoạt động kiểm soát trong chu trình chi phí .................................68 4.3.5 Nhận xét chu trình chi phí...................................................................70 vi 4.4 PHÂN TÍCH CHU TRÌNH SẢN XUẤT ...............................................70 4.4.1 Tổ chức quá trình xử lý thông tin trong chu trình sản xuất ..................70 4.4.2 Hệ thống chứng từ, báo cáo, sổ sách trong chu trình sản xuất .............79 4.4.3 Phân tích tốc độ vận hành của chu trình sản xuất ................................ 82 4.4.4 Các hoạt động kiểm soát trong chu trình sản xuất ............................... 82 4.4.5 Nhận xét chu trình sản xuất ................................................................ 85 4.5 PHÂN TÍCH CHU TRÌNH TÀI CHÍNH ...............................................85 4.5.1 Tổ chức quá trình xử lý trong chu trình tài chính ................................ 85 4.5.2 Hệ thống chứng từ, báo cáo, sổ sách trong chu trình tài chính .............87 4.5.3 Phân tích tốc độ vận hành của chu trình tài chính ............................... 89 4.5.4 Các hoạt động kiểm soát trong chu trình tài chính............................... 90 4.5.5 Nhận xét chu trình tài chính ................................................................ 91 CHƢƠNG 5: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN THUỐC LÁ CỬU LONG ...........................................................................92 5.1 HOÀN THIỆN CÁCH THỨC TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN .........................................................................................................92 5.2 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN ......92 5.2.1 Đối với công tác tổ chức chứng từ kế toán ..........................................92 5.2.2 Đối với công tác tổ chức quá trình xử lý .............................................93 5.2.3 Đối với tổ chức bộ máy kế toán ..........................................................93 5.2.4 Đối với công tác tổ chức hệ thống báo cáo ..........................................94 CHƢƠNG 6: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ ...............................................95 6.1 KẾT LUẬN ...........................................................................................95 6.2 KIẾN NGHỊ ..........................................................................................95 6.2.1 Đối với công ty ...................................................................................95 6.2.2 Đối với nhà nƣớc ................................................................................96 TÀI LIỆU THAM KHẢO ...........................................................................97 vii DANH MỤC BIỂU BẢNG  Bảng 3.1: Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Một Thành Viên thuốc lá Cửu Long ..........................................................................27 Bảng 3.2: Tỷ lệ chi phí trên doanh thu bán hàng......................................29 Bảng 4.1: Bảng câu hỏi kiểm soát nội bộ của công ty .............................. 34 Bảng 4.2: Các hoạt động kiểm soát của chu trình doanh thu ....................53 Bảng 4.3: Các hoạt động kiểm soát của chu trình chi phí.........................68 Bảng 4.4 Các hoạt động kiểm soát của chu trình sản xuất .......................84 Bảng 4.5 Các hoạt động kiểm soát của chu trình tài chính .......................90 viii DANH MỤC HÌNH  Hình 2.1: Dòng luân chuyển dữ liệu trong hệ thống thông tin kế toán............5 Hình 3.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức Công ty thuốc lá Cửu Long .......................18 Hình 3.2: Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm .......................................21 Hình 3.3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Công ty thuốc lá Cửu Long ...........22 Hình 3.4: Hình thức sổ sách kế toán của công ty .........................................24 Hình 3.5: Tình hình doanh thu giai đoạn 2010-2012 ....................................28 Hình 3.6: Tình hình doanh thu sáu tháng đầu năm giai đoạn 2012-2013 ......29 Hình 3.7: Lợi nhuận sau thuế giai đoạn 2010-2012......................................30 Hình 3.8: Lợi nhuận sau thuế giai đoạn sáu tháng đầu năm giai đoạn 20122013 ............................................................................................................31 Hình 4.1a: Lƣu đồ hoạt động nhận đặt hàng của khách hàng .......................38 Hình 4.1b: Lƣu đồ hoạt động nhận đặt hàng của khách hàng .......................39 Hình 4.2: Lƣu đồ hoạt động giao hàng cho khách hàng ............................... 41 Hình 4.3: Lƣu đồ hoạt động lập hóa đơn bán hàng, theo dõi nợ khách hàng 43 Hình 4.4: Lƣu đồ hoạt động nhận tiền thanh toán của khách hàng ...............45 Hình 4.5: Mối quan hệ các tập tin trong chu trình doanh thu........................46 Hình 4.6: Lƣu đồ hoạt động đặt hàng với nhà cung cấp ............................... 56 Hình 4.7: Lƣu đồ hoạt động nhận hàng từ nhà cung cấp .............................. 58 Hình 4.8: Lƣu đồ hoạt động nhận hóa đơn, theo dõi nợ phải trả ....................................................................................................................60 Hình 4.9: Lƣu đồ hoạt động thanh toán cho nhà cung cấp............................62 Hình 4.10: Mối quan hệ của các tập tin trong chu trình chi phí ....................................................................................................................63 Hình 4.11: Lƣu đồ hoạt động thiết kế sản phẩm...........................................71 Hình 4.12: Lƣu đồ hoạt động lập kế hoạch sản xuất ....................................73 Hình 4.13: Lƣu đồ hoạt động tiến hành sản xuất ..........................................75 Hình 4.14: Lƣu đồ hoạt động tập hợp chi phí, tính giá thành sản phẩm ........77 ix Hình 4.15: Mối quan hệ của các tập tin trong chu trình sản xuất ..................78 Hình 4.16: Lƣu đồ xử lý hệ thống tài sản cố định ........................................87 x DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT  TSCĐ: Tài sản cố định PNK: Phiếu nhập kho PXK: Phiếu xuất kho ĐĐH: Đơn đặt hàng LBH: Lệnh bán hàng PNK: Phiếu nhập kho xi CHƢƠNG 1 GIỚI THIỆU 1.1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Trong thời buổi hòa nhập vào nền kinh tế thế giới và canh tranh khốc liệt, các doanh nghiệp luôn phải đối mặt với rất nhiều khó khăn và thách thức. Trong đó, vấn đề về nguồn vốn luôn là vấn đề đƣợc quan tâm hàng đầu, vì vậy để thu hút đƣợc các nhà đầu tƣ thì các doanh nghiệp phải có chiến lƣợc kinh doanh khôn ngoan. Nói nhƣ vậy không có nghĩa là các công ty chỉ cần có báo cáo tài chính đẹp mà các báo cáo đó cần phải vững mạnh, minh bạch và công khai vì các nhà đầu tƣ ngày càng cẩn thận nhất là trong thời buổi kinh tế khó khăn nhƣ hiện nay. Để đáp ứng đƣợc nhu cầu cung cấp một hệ thống báo cáo tài chính đẹp cả về chất và hình thức, thì hệ thống tài chính kế toán của công ty phải mạnh và hoàn thiện. Nhƣ vậy điều cần thiết là phải đào tạo một đội ngũ kế toán chuyên nghiệp vì kế toán là một công cụ không thể thiếu trong quản lý tình hình tài chính, có vai trò tích cực trong quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Có nhƣ vậy thì doanh nghiệp mới có thể xây dựng đƣợc hệ thống thông tin kế toán có hiệu quả, hệ thống thông tin kế toán có hoạt động chặt chẽ thì mới ngăn chặn đƣợc các rủi ro, sai sót và gian lận, đảm bảo cung cấp thông tin đầu ra chính xác và an toàn. Phân tích các chu trình kinh tế trong quá trình hoạt động kinh doanh giúp đánh giá một cách toàn diện quá trình hoạt động của hệ thống thông tin kế toán, giúp tìm ra những mặt mạnh để phát huy đồng thời phát hiện những thiếu sót còn tồn tại, từ đó có thể áp dụng những biện pháp khắc phục để không ngừng nâng cao hiệu quả của hệ thống thông tin kế toán, nâng cao hoạt động kinh doanh của công ty. Mặt khác, từ việc phân tích hệ thống thông tin kế toán công ty có thể tìm ra những biện pháp thiết thực để ngăn ngừa và giảm thiểu ngày càng triệt để các rủi ro, gian lận, sai sót giúp cho hệ thống thông tin kế toán của công ty ngày càng hoàn thiện, góp phần không nhỏ trong việc thu hút vốn đầu tƣ, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh. Nhận thức đƣợc tầm quan trọng của việc xây dựng một hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp, em đã chọn đề tài “Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại công ty TNHH Một Thành Viên thuốc lá Cửu Long” làm đề tài báo cáo thực tập tốt nghiệp cho mình. 1 1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 1.2.1 Mục tiêu chung Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại công ty TNHH Một Thành Viên thuốc lá Cửu Long. 1.2.2 Mục tiêu cụ thể - Mục tiêu 1: Phân tích thực trạng tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại công ty. - Mục tiêu 2: Đánh giá rủi ro còn tồn tại trong cách thức tổ chức hệ thống thông tin kế toán. - Mục tiêu 3: Đề xuất các giải pháp giúp công ty hoàn thiện và ngăn chặn rủi ro trong hệ thống thông tin kế toán. 1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU 1.3.1 Không gian nghiên cứu Đề tài đƣợc thực hiện tại công ty TNHH Một Thành Viên thuốc lá Cửu Long. 1.3.2 Thời gian nghiên cứu Đề tài đƣợc thực hiện từ tháng 8 đến tháng 11 năm 2013, số liệu sử dụng trong đề tài giai đoạn 2010-2012 và 6 tháng đầu năm 2013. 1.3.3 Đối tƣợng nghiên cứu Hệ thống thông tin kế toán tại công ty TNHH Một Thành Viên thuốc lá Cửu Long. 1.4 LƢỢC KHẢO TÀI LIỆU Nguyễn Trần Hạnh Thảo, 2012. Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại Ngân hàng TMCP Sài Gòn Hà Nội chi nhánh Kiên Giang – PGD Tân Hiệp. Luận văn đại học. Đại học Cần Thơ. Đề tài sử dụng phƣơng pháp so sánh, phƣơng pháp mô tả, phƣơng pháp phân tích để phân tích tình hình tổ chức hệ thống thông tin kế toán. Từ việc phân tình hình hoạt động kinh doanh của ngân hàng cũng nhƣ hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ và hệ thống thông tin kế toán, đƣa ra các giải pháp nhằm ngăn chặn và hạn chế các rủi ro gian lận, sai sót trong hệ thống thông tin kế toán của ngân hàng. Phạm Thị Kiều Nhi, 2009. Tổ chức và kiểm soát hệ thống thông tin tại ngân hàng TMCP Mỹ Xuyên – An Giang. Luận văn đại học. Đại học Cần Thơ. Luận văn sử dụng phƣơng pháp so sánh, phƣơng pháp mô tả và phƣơng pháp 2 phân tích. Phân tích tổ chức hệ thống thông tin tại ngân hàng TMCP Mỹ Xuyên – An Giang đặc biệt là trong điều kiện tin học hóa công tác kế toán, tìm ra các rủi ro còn tồn tại qua đó đề ra các thủ tục kiểm soát hiệu quả. Đồng thời kết hợp với tình hình chung của nền kinh tế giúp nhà quản lý hoàn thiện hơn cách thức tổ chức và kiểm soát hệ thống thông tin tại đơn vị với mô hình tổ chức phù hợp với xu hƣớng phát triển chung. Trần Thị Phúc Duyên, 2007. Đánh giá hệ thống thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng phần mềm kế toán tại phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam chi nhánh Cần Thơ. Luận văn đại học. Đại học Cần Thơ. Luận văn sử dụng phƣơng pháp phân tích và phƣơng pháp mô tả. Với vai trò là một kế toán viên làm công tác tổ chức hệ thống thông tin kế toán chứ không phải là một kỹ sƣ tin học viết phần mềm kế toán, đề tài nghiên cứu nhằm nắm bắt cách thức tổ chức hệ thống thông tin kế toán bằng phần mềm kế toán trong thực tế. Lê Thị Nhƣ Hằng, Phân tích và đánh giá hệ thống thông tin kế toán trong NHNo & PTNT Thành phố Vĩnh Long. Luận văn đại học. Đại học Cần Thơ. Luận văn sử dụng phƣơng pháp phân tích, phƣơng pháp thống kê và phƣơng pháp mô tả. Phân tích hệ thống thông tin kế toán trong NHNo & PTNT Thành phố Vĩnh Long để thấy đƣợc những rủi ro còn tồn tại trong quá trình thu thập, xử lý, lƣu trữ và kiểm soát thông tin kế toán các nghiệp vụ kinh tế - tài chính của đơn vị. Từ đó đề ra thủ tục kiểm soát hiệu quả và một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ tống thông tin kế toán, nâng cao hiệu quả hoạt động cho Ngân Hàng. Trần Thị Thu Hiền, 2010. Đánh giá hệ thống thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng phần mềm kế toán Việt Nam tại công ty xây dựng 621. Luận văn đại học. Đại học Cần Thơ. Luận văn sử dụng phƣơng pháp so sánh, phƣơng pháp mô tả để phân tích. Đánh giá hệ thống thông tin kế toán trong môi trƣờng ứng dụng phần mềm kế toán Việt Nam tại Công ty xây dựng 621, qua đó đề ra giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin của công ty. Các đề tài chủ yếu sử dụng phƣơng pháp so sánh, phƣơng pháp mô tả để phân tích hệ thống thông tin kế toán, cùng phân tích quá trình luân chuyển chứng từ, quá trình ghi chép sổ sách cũng nhƣ nhận dạng các rủi ro trong doanh nghiệp để có thể tìm các biện pháp ngăn chặn phòng ngừa, góp phần ngày càng hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán của công ty. Đối với luận văn “ Đánh giá hệ thống thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng phần mềm kế toán Việt Nam tại công ty xây dựng 621”, tác giả sử dụng chủ yếu là phƣơng pháp so sánh để trình bày sự khác nhau giữa mô hình kế toán bằng tay và kế toán bằng máy, tìm hiểu sự khác biệt về cách thức tổ chức hệ thống 3 chứng từ sổ sách và cách lƣu trữ thông tin của công ty. Đối với luận văn “Tổ chức và kiểm soát hệ thống thông tin tại ngân hàng TMCP Mỹ Xuyên – An Giang” thì lại sử dụng phƣơng pháp phân tích là chủ yếu, đề tài phân tích tìm hiểu sự luân chuyển chứng từ của các chu trình tại ngân hàng, đồng thời phân tích nguyên nhân của sự tồn tại cá rủi ro để từ đó có thể tìm ra các biện pháp phòng ngừa một cách hiệu quả nhất. Luận văn “Đánh giá hệ thống thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng phần mềm kế toán tại phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam chi nhánh Cần Thơ” tập trung mô tả hệ thống thông tin trong môi trƣờng ứng dụng phần mềm kế toán, tìm hiểu các rủi ro trong việc áp dụng phần mềm vào việc quản lý, luân chuyển chứng từ cũng nhƣ nhận thấy đƣợc những ƣu điểm và những nhƣợc điểm còn tồn tại của phần mềm đƣợc sử dụng, từ đó tìm những biện pháp để khắc phục nhƣợc điểm và ngày càng phát triển hơn nữa trong việc khai thác các ƣu điểm của phần mềm. Luận văn “Phân tích và đánh giá hệ thống thông tin kế toán trong NHNo & PTNT Thành phố Vĩnh Long” và luận văn “Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại Ngân hàng TMCP Sài Gòn Hà Nội chi nhánh Kiên Giang”, hai đề tài sử dụng phƣơng pháp giống nhau để phân tích hệ thống thông tin kế toán tại ngân hàng, tuy nhiên cả 2 đề tài này chƣa đi sâu mô tả hệ thống thông tin kế toán mà chỉ tập trung việc thiết lập các thủ tục kiểm soát, ngăn chặn các rủi ro cho hệ thống thông tin của đơn vị. Từ việc tham khảo các tài liệu trên, tác giả đã vận dụng phƣơng pháp mô tả và phƣơng pháp phân tích vào đề tài của mình. Ngoài việc mô tả các chu trình của công ty bằng hệ thống lƣu đồ sau đó tiến hành phân tích những mặt hạn chế còn tồn tại và những hiệu quả đã đạt đƣợc trong hệ thống thông tin kế toán của công ty, đề tài còn phân tích tốc độ trên hiệu quả vận hành của từng chu trình để thấy đƣợc hiêụ quả hoạt động của từng khâu trong từng chu trình kế toán. Dựa vào kết quả đã phân tích để tìm ra các biện pháp góp phần khắc phục các nhƣợc điểm cũng nhƣ tiếp tục phát triển những hiệu quả tích cực mà công ty đã đạt đƣợc góp phần ngày càng hoàn thiện và xây dựng một hệ thống thông tin kế toán vững mạnh. 4 CHƢƠNG 2 PHƢƠNG PHÁP LUẬN VÀ PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.1 PHƢƠNG PHÁP LUẬN 2.1.1 Khái quát về hệ thống thông tin và hệ thống thông tin quản lý 2.1.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin - Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là hệ thống thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho việc ra quyết định, kiểm soát. Một doanh nghiệp cần rất nhiều thông tin, mọi quyết định và hành động đều dựa trên cơ sở thông tin phù hợp. 2.1.1.2 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý - Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống tổng hợp các thông tin của các hệ thống xử lý nghiệp vụ về các hoạt động trong nội bộ doanh nghiệp và các thông tin thu thập từ nguồn bên ngoài doanh nghiệp để cung cấp thông tin ở mức độ tổng hợp hơn và phân tích hơn cho các nhà quản lý các cấp. 2.1.2 Khái quát hệ thống thông tin kế toán 2.1.2.1 Khái niệm - Hệ thống thông tin kế toán là một hệ thống con của hệ thống thông tin quản lý, đƣợc coi là một thành phần quan trọng trong việc cung cấp các thông tin cho các cấp độ ra quyết định . Với các dữ liệu đầu vào là các nghiệp vụ kinh tế nhƣ bán hàng thu tiền, bán chịu, phát sinh chi phí,...hệ thống kế toán sẽ xử lý các nghiệp vụ nhƣ ghi nhận, chuyển sổ cái và tạo ra các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị. THÔNG DỮ LIỆU ĐẦU VÀO GHI NHẬN XỮ LÝ LẬP CÁO BÁO TIN KẾT XUẤT Hình 2.1: Dòng luân chuyển dữ liệu trong hệ thống thông tin kế toán 5 2.1.2.2 Chức năng - Thu thập, lƣu trữ dữ liệu về các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. - Xử lý, cung cấp thông tin hữu ích cho các đối tƣợng liên quan nhƣ: + Cung cấp báo cáo tài chính cho các đối tƣợng bên ngoài doanh nghiệp. + Cung cấp thông tin hữu ích cho việc lập kế hoạch. + Cung cấp thông tin hữu ích cho kiểm tra, kiểm soát thực hiện kế hoạch. + Cung cấp thông tin hữu ích cho điều hành các hoạt động hàng ngày. - Kiểm soát: + Kiểm soát tuân thủ quy trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. + Bảo vệ tài sản vật chất, thông tin. + Kiểm soát hoạt động xử lý thông tin nhằm đảm bảo thông tin đƣợc xử lý chính xác, kịp thời. 2.1.2.3 Các chu trình nghiệp vụ trong hệ thống thông tin kế toán Tùy theo quan điểm của mỗi ngƣời, ngƣời ta có thể chia thành nhiều chu trình và không thống nhất nhau. Thông thƣờng có 4 chu trình kế toán cơ bản sau: - Chu trình doanh thu (Revenue cycle): bao gồm quá trình xử lý các hoạt động bán hàng, theo dõi nợ phải thu và thu tiền của khách hàng. Có các sự kiện kinh tế phát sinh nhƣ: nhận đặt hàng từ khách hàng, giao hàng hoặc dịch vụ cho khách hàng, lập hóa đơn bán hàng yêu cầu thanh toán và nhận tiền thanh toán từ khách hàng. Vì vậy, có 4 hệ thống ứng dụng: nhận đặt hàng, gửi hàng, lập hóa đơn và nhận tiền. - Chu trình chi phí (Expenditure cycle): bao gồm quá trình xử lý các hoạt động đặt hàng với nhà cung cấp, nhận hàng, theo dõi nợ phải trả và thanh toán cho ngời bán. Chu trình chi phí có các sự kiện kinh tế phát sinh nhƣ: yêu cầu hàng cần dự trữ, nhận các hàng mua, xác định nghĩa vụ thanh toán cho nhà cung cấp. Do có 4 sự kiện kinh tế nên có 4 hệ thống ứng dụng: mua hàng, nhận hàng, theo dõi thanh toán và chi tiền. - Chu trình sản xuất (Production cycle):bao gồm các hoạt động sản xuất, chế biến từ nguyên vật liệu thành thành phẩm. Vì liên quan trực tiếp tới quá trình sản xuất sản phẩm nên trong chu trình này có các hoạt động nhƣ: thiết kế 6 sản phẩm, lập kế hoạch sản xuất, thực hiện hoạt động sản xuất và thực hiện kế toán chi phí. - Chu trình tài chính (Finace cycle): bao gồm quá trình xử lý các hoạt động liên quan đến vốn và đầu tƣ tài chính. Chu trình tài chính ghi chép 2 sự kiện kinh tế. Đó là hoạt động tăng vốn từ chủ doanh nghiệp đầu tƣ và đi vay. Hệ thống ghi nhật ký xử lý những nghiệp vụ này và những hoạt động không thƣờng xuyên khác, sự kiện thứ hai: doanh nghiệp sử dụng vốn này tạo ra các tài sản mà việc sử dụng các tài sản này sẽ tạo doanh thu. Hệ thống tài sản ghi chép các nghiệp vụ này. Ngoài ra chu trình cũng thực hiện chức năng thứ ba, không phải là sự kiện kinh tế - đó là chức năng báo cáo tài chính. Chức năng này đƣợc thực hiện bằng hệ thống báo cáo tài chính và các kết quả đạt đƣợc từ việc sử dụng các nguồn tài chính này. Một vài doanh nghiệp gộp hệ thống ghi nhật ký và hệ thống báo cáo tài chính thành hệ thống sổ cái. Ngoài ra còn có chu trình nhân sự và chu trình tiền lƣơng. Chu trình nhân sự trong một tổ chức bao gồm chức năng quản lý nhân sự - theo dõi việc tuyển dụng nhân sự, theo dõi ghi nhận đánh giá nhân sự, và chức năng quản lý tiền lƣơng-theo dõi, ghi nhận các khoản phải trả và thanh toán cho ngƣời lao động. 2.1.3 Khái quát kiểm soát nội bộ 2.1.3.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ Hệ thống thông tin kế toán cung cấp thông tin cho cả bên trong và bên ngoài của một tổ chức. Ngoài sử dụng thông tin dựa vào sự chính xác và trung thực của các thông tin trên các báo cáo để ra quyết định. Các tổ chức phải có chính sách và các thủ tục kiểm soát nội bộ thích hợp để duy trì việc cung cấp thông tin kế toán chính xác và trung thực. Các chính sách và các thủ tục là một phần của toàn bộ hệ thống kiểm soát nội bộ. Theo Uỷ ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa kỳ về chống gian lận khi lập báo cáo tài chính COSO (The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission), kiểm soát nội bộ là một quá trình chịu ảnh hƣởng bởi các nhà quản lý và các nhân viên của một tổ chức, đƣợc thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu sau: - Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả. - Thông tin đáng tin cậy. - Sự tuân thủ các luật lệ và quy định. 7 2.1.3.2 Các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ - Đối với báo cáo tài chính, kiểm soát nộ bộ phải đảm bảo về tính trung thực và đáng tin cậy, bởi vì ngƣời quản lý đơn vị phải có trách nhiệm lập báo cáo tài chính phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. - Đối với tính tuân thủ, kiểm soát nộ bộ trƣớc hết phải đảm bảo hợp lý việc chấp hành luật pháp và các quy định. Điều này xuất phát từ trách nhiệm của ngƣời quản lý đối với những hành vi không tuân thủ trong đơn vị. Bên cạnh đó, kiểm soát nội bộ còn phải hƣớng mọi thành viên trong đơn vị vào việc tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị, qua đó bảo đảm đạt đƣợc những mục tiêu của đơn vị. - Đối với mục tiêu về sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động, kiểm soát nội bộ cần thực hiện việc bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, thị phần và thực hiện các chiến lƣợc kinh doanh của đơn vị. => Các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nộ bộ rất rộng, bao trùm lên mọi mặt hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của đơn vị. 2.1.3.3 Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ Kiểm soát nội bộ chỉ cung cấp sự đảm bảo hợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức, điều này liên quan đến các hạn chế vốn có của kiểm soát nội bộ. Các hạn chế này bao gồm các sai sót của nhân viên viên và cán bộ quản lý, sự thông đồng, sự gian lận, sự lạm quyền của cán bộ quản lý. - Sai sót: các sai sót xãy ra khi nhân viên của tổ chức có khả năng chuyên môn, nghiệp vụ kém, thiếu kinh nghiệm, không quan tâm đến các chỉ dẫn trong công tác, thiếu khả năng suy đoán phán xét hay không tuân thủ các quy định. Cũng có thể sai sót xãy ra do quá mệt mỏi với công việc, làm việc quá sức hay do áp lực tâm lý đối với công việc. Các sai sót xãy ra trong quá trình công tác không bao giờ có thể đƣợc hạn chế hoàn toàn và không thể có một thủ tục kiểm soát nào có thể giúp ngăn chặn hay phát hiện tất cả các sai sót. Các nhà quản lý luôn cố gắng tuyển dụng các nhân viên giỏi và cố gắng sắp xếp các quy trình, thủ tục để hạn chế tối đa các sai sót nghiêm trọng hay các sai sót phổ biến. - Thông đồng: thông đồng là sự cấu kết giữa các nhân viên để lấy cắp tài sản của tổ chức. Ví dụ một nhân viên bán hàng, nhân viên thu ngân và một tổ trƣởng bán hàng của một siêu thị có thể thông đồng lấy tiền ra khỏi máy thu tiền và che giấu hành vi bằng cách giả mạo bảng đối chiếu hàng ngày. Các nhà 8 quản lý cố gắng hạn chế sự thông đồng bằng cách tuyển chọn nhân viên trung thực và tạo điều kiện để nhân viên hài lòng với công việc. Điều này có thể làm giảm bớt sự thông đồng. Tuy nhiên nếu các hành vi thông đồng xãy ra thì hệ thống kiểm soát nội bộ hầu nhƣ không thể ngăn chặn đƣợc. - Lạm dụng quyền hạn quản lý: các nhà quản lý trong một tổ chức có nhiều quyền hạn hơn là các nhân viên ở bộ phận sản xuất hay các nhân viên văn phòng khác. Điều này làm cho các chính sách kiểm soát nội bộ chỉ có hiệu quả ở các cấp quản lý thấp trong các tổ chức và ít có hiệu quả hơn ở các cấp quản lý cao hơn. Ví dụ, một quá trình đối chiếu có thể có hiệu quả đối với việc kiểm soát nghiệp vụ bán hàng đối với nhân viên bán hàng, nhƣng có thể không hiệu quả trong việc ngăn chặn hay phát hiện việc không tuân theo quy định của các trƣởng bộ phận bán hàng. Bởi vì bộ phận quản lý đã xây dựng nên những chính sách này, hệ thống kiểm soát nội bộ có thể không ngăn chặn đƣợc ban quản lý vi phạm chính sách và biện pháp mà họ đề ra. 2.1.4. Kiểm soát hệ thống thông tin trên máy tính 2.1.4.1. Kiểm soát chung a). Xác lập kế hoạch an ninh cho hệ thống Xác định thông tin cần là gì? Thông tin cung cấp cho ai? Khi nào cần sử dụng thông tin? Thông tin đƣợc kết xuất từ hệ thống nào?... Điều này giúp xác định đƣợc các rủi ro, sai phạm, gian lận đối với thông tin và chọn lựa một phƣơng thức đảm bảo an ninh hệ thống có hiệu quả nhất. b). Tổ chức bộ máy trong môi trường máy tính Trong môi trƣờng máy tính, các thủ tục thƣờng đƣợc thực hiện bởi các cá nhân riêng biệt có thể đƣợc kết hợp trong chức năng của một cá nhân. Điều này dẫn đến khả năng một cá nhân không bị giới hạn quyền truy cập đến máy tính, chƣơng trình và dữ liệu sẽ có cơ hội gian lận rất lớn. Do đó cần: - Tách biệt chức năng xử lý thông tin với các bộ phận chức năng khác. - Tách biệt các bộ phận bên trong của hệ thống xử lý thông tin: Bộ phận xử lý thông tin - bộ phận vận hành - bộ phận phát triển hệ thống. c). Đảm bảo an ninh cho hệ thống Kiểm soát truy cập hệ thống là việc giới hạn quyền truy cập hệ thống đối với từng ngƣời dùng. Ngƣời dùng chỉ đƣợc truy cập đến các hệ thống, các dữ liệu liên quan đến chức năng nhiệm vụ mà họ đƣợc cấp sử dụng. Kiểm soát truy cập hệ thống bao gồm: Kiểm soát truy cập – sử dụng hệ thống, kiểm soát truy cập dữ liệu và kiểm tra tính tƣơng thích chức năng. 9 Các quyền truy cập dữ liệu gồm: Đọc, ghi, thêm, sửa, xóa dữ liệu phải đƣợc gán cụ thể cho từng chức năng, từng công việc, từng cá nhân hay từng tập tin dữ liệu. Đồng thời phải ngăn chặn và hạn chế việc truy cập dữ liệu từ các đối tƣợng bên ngoài doanh nghiệp. 2.1.4.2. Kiểm soát ứng dụng a). Kiểm soát nhập liệu * Kiểm soát nguồn dữ liệu - Kiểm tra tính trình tự số chứng từ. - Sử dụng chứng từ luân chuyển trong hệ thống. - Xét duyệt nghiệp vụ. - Đánh dấu chứng từ đã sử dụng. - Quét chứng từ để kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ. * Kiểm soát quá trình nhập liệu - Kiểm tra tính tuần tự nhập liệu đảm bảo nhập liệu đầy đủ và nhanh chóng theo một thứ tự nhất định đã đƣợc quy định sẵn. - Kiểm tra vùng dữ liệu tức là kiểm tra dữ liệu theo kiểu chữ hoặc kiểu số. - Kiểm tra dấu (>0 hoặc [...]... thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp, em đã chọn đề tài Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại công ty TNHH Một Thành Viên thuốc lá Cửu Long làm đề tài báo cáo thực tập tốt nghiệp cho mình 1 1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 1.2.1 Mục tiêu chung Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại công ty TNHH Một Thành Viên thuốc lá Cửu Long 1.2.2 Mục tiêu cụ thể - Mục tiêu 1: Phân tích thực trạng tổ chức hệ. .. Công ty TNHH Một Thành Viên thuốc lá Cửu Long) Hình 3.2 Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm 21 3.1.5 Tổ chức công tác kế toán 3.1.5.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Trƣởng phòng (Kế toán trƣởng) - Kế toán vật tƣ - Kế toán TSCĐ - Phó phòng kế toán (Kế toán tổng hợp) - Kế toán giá thành - Kế toán ngân hàng - Kế toán công nợ - Kế toán thanh toán Kế Thủ toán quỹ thuế (Nguồn: Phòng hành chánh tổ chức- Công. .. kết luận rút ra từ phân tích định lƣợng 15 CHƢƠNG 3 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN THUỐC LÁ CỬU LONG 3.1 QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN 3.1.1 Thông tin chung về công ty - Tên đầy đủ: Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Một Thành Viên Thuốc Lá Cửu Long - Tên giao dịch tiếng Việt: Công ty Thuốc Lá Cửu Long - Tên giao dịch tiếng Anh: Cuu Long Tobacco Company Limited - Tên viết tắt: VINATABA CUULONG... thực trạng tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại công ty - Mục tiêu 2: Đánh giá rủi ro còn tồn tại trong cách thức tổ chức hệ thống thông tin kế toán - Mục tiêu 3: Đề xuất các giải pháp giúp công ty hoàn thiện và ngăn chặn rủi ro trong hệ thống thông tin kế toán 1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU 1.3.1 Không gian nghiên cứu Đề tài đƣợc thực hiện tại công ty TNHH Một Thành Viên thuốc lá Cửu Long 1.3.2 Thời gian... chức- Công ty TNHH Một Thành Viên thuốc lá Cửu Long) Hình 3.3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Công ty thuốc lá Cửu Long - Kế toán trưởng: Là ngƣời chịu trách nhiệm về số liệu kế toán của Công ty trƣớc pháp luật Quan hệ với đối tác cấp trên về các nghiệp vụ tài chính kế toán, lập kế hoạch chỉ đạo công việc chung của kế toán viên dƣới sự lãnh đạo của Ban giám đốc Mặc khác, kế toán trƣởng phải có nhiệm vụ... 2.1.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin - Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là hệ thống thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho việc ra quyết định, kiểm soát Một doanh nghiệp cần rất nhiều thông tin, mọi quyết định và hành động đều dựa trên cơ sở thông tin phù hợp 2.1.1.2 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý - Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống tổng hợp các thông tin của các hệ thống xử lý nghiệp... cứu Hệ thống thông tin kế toán tại công ty TNHH Một Thành Viên thuốc lá Cửu Long 1.4 LƢỢC KHẢO TÀI LIỆU Nguyễn Trần Hạnh Thảo, 2012 Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại Ngân hàng TMCP Sài Gòn Hà Nội chi nhánh Kiên Giang – PGD Tân Hiệp Luận văn đại học Đại học Cần Thơ Đề tài sử dụng phƣơng pháp so sánh, phƣơng pháp mô tả, phƣơng pháp phân tích để phân tích tình hình tổ chức hệ thống thông tin kế toán. .. càng hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán của công ty Đối với luận văn “ Đánh giá hệ thống thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng phần mềm kế toán Việt Nam tại công ty xây dựng 621”, tác giả sử dụng chủ yếu là phƣơng pháp so sánh để trình bày sự khác nhau giữa mô hình kế toán bằng tay và kế toán bằng máy, tìm hiểu sự khác biệt về cách thức tổ chức hệ thống 3 chứng từ sổ sách và cách lƣu trữ thông. .. Luận văn “Phân tích và đánh giá hệ thống thông tin kế toán trong NHNo & PTNT Thành phố Vĩnh Long và luận văn “Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại Ngân hàng TMCP Sài Gòn Hà Nội chi nhánh Kiên Giang”, hai đề tài sử dụng phƣơng pháp giống nhau để phân tích hệ thống thông tin kế toán tại ngân hàng, tuy nhiên cả 2 đề tài này chƣa đi sâu mô tả hệ thống thông tin kế toán mà chỉ tập trung việc thiết... nội bộ doanh nghiệp và các thông tin thu thập từ nguồn bên ngoài doanh nghiệp để cung cấp thông tin ở mức độ tổng hợp hơn và phân tích hơn cho các nhà quản lý các cấp 2.1.2 Khái quát hệ thống thông tin kế toán 2.1.2.1 Khái niệm - Hệ thống thông tin kế toán là một hệ thống con của hệ thống thông tin quản lý, đƣợc coi là một thành phần quan trọng trong việc cung cấp các thông tin cho các cấp độ ra quyết ... CHƢƠNG 5: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN THUỐC LÁ CỬU LONG 92 5.1 HOÀN THIỆN CÁCH THỨC TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN ... VỀ CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN THUỐC LÁ CỬU LONG 3.1 QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN 3.1.1 Thông tin chung công ty - Tên đầy đủ: Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Một Thành Viên Thuốc Lá Cửu Long. .. KINH DOANH NGUYỄN THỊ QUYÊN HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN THUỐC LÁ CỬU LONG LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC Ngành: Kế toán Mã số ngành: 52340301