3.3.1 Thuận lợi
- Đồng bằng sông Cửu Long là một trong những vùng đồng bằng sông nƣớc đặt trƣng của Tây nam bộ nên có vị trí giao thông thuận lợi cả đƣờng thủy và đƣờng bộ giúp việc thu mua nguyên liệu, vận chuyển hàng hóa đi tiêu thụ khắp các tỉnh đồng bằng sông Cửu Long khá dễ dàng.
- Vĩnh Long nằm giữa hai thành phố trung tâm có nền kinh tế phát triển là Thành phố Hồ Chí Minh và Thành phố Cần Thơ, vì thế Vĩnh Long đóng vai trò là cầu nối quan trọng của hai trung tâm kinh tế, đây cũng là yếu tố tạo lợi thế trong giao lƣu kinh tế, mở rộng thị trƣờng tiêu thụ sản phẩm.
- Công ty nằm ở vị trí gần 13 tỉnh đồng bằng sông Cửu Long nên chi phí vận chuyển đến các tỉnh sẽ rẽ hơn và hầu nhƣ công ty độc quyền về sản phẩm thuốc lá tại đồng bằng sông Cửu Long.
3.3.2 Khó khăn
Trong thời kỳ kinh tế khó khăn, vấn đề về vốn luôn đƣợc quan tâm hàng đầu vì thuốc lá là một mặt hàng không đƣợc nhà nƣớc khuyến khích sản xuất, cấm quảng cáo dƣới mọi hình thức. Giá nguyên liệu tăng cao, lãi suất ngân hàng biến động mạnh làm cho giá thành sản phẩm tăng. Để kết quả kinh doanh không bị lỗ thì công ty phải tăng giá sản phẩm đầu ra trong khi thuốc lá nhập lậu vẫn tràn ngập thị trƣờng trong nƣớc, các biện pháp chống buôn lậu vẫn chƣa tiến hành đồng bộ làm ảnh hƣởng đến việc đầu tƣ phát triển sản xuất kinh doanh của Công ty. Bên cạnh đó, một bộ phận ngƣời tiêu dùng thuộc tầng lớp trung và thƣợng lƣu có thu nhập cao đã chuyển hƣớng tiêu thụ sản phẩm thuốc lá ngoại có giá trị đó là những loại thuốc lá nhập lậu, trong khi sản phẩm của Công ty còn mang nặng tính toàn dân là phục vụ chủ yếu cho đối tƣợng có thu nhập trung bình và thu nhập thấp. Do đó khó khăn lớn nhất của công ty là làm sao đứng vững trên thị trƣờng và hoạt động kinh doanh có hiệu quả.
3.4 ĐỊNH HƢỚNG PHÁT TRIỂN
3.4.1 Định hƣớng phát triển trong năm 2013
Mục tiêu chính của công ty là lợi nhuận nên trong năm 2013 công ty cố gắng nâng cao hiệu quả sản xuất, giảm chi phí, nâng cao trình độ cán bộ công nhân viên trong công ty. Nâng cao chất lƣợng, cải tiến mẫu mã mới, tăng cƣờng tìm thị trƣờng tiêu thụ cho các loại thuốc lá. Song song đó là tìm các giải pháp giảm hàm lƣợng Tar và Nicotin nhằm bảo vệ sức khỏe ngƣời tiêu dùng.
33
3.4.2 Định hƣớng phát triển trong thời gian tới
Trong thời gian tới, ngoài việc tiếp tục thực hiện các mục tiêu trong ngắn hạn thì công ty phải chủ động trong sản xuất, hạn chế khâu nhập khẩu, tiến tới xuất khẩu ra nƣớc ngoài nhiều hơn hai loại thuốc Vicel xuất khẩu và Goal red xuất khẩu. Đồng thời kiểm soát lại hệ thống đại lý phân phối các sản phẩm thuốc lá của Công ty, rà soát chặt chẽ những khó khăn, yếu kém và các ý kiến của đại lý phân phối để cùng họ giải quyết chung những vấn đề còn tồn đọng giúp đầu ra sản phẩm đƣợc thuận lợi.
Công ty thực hiện chiến lƣợc dài hạn tăng 10% doanh thu mỗi năm so với năm trƣớc với việc tập trung sản xuất chủ yếu là các loại thuốc lá đƣợc tiêu thụ ra ngoài thị trƣờng nhiều nhƣ: Bastion đỏ, Cửu Long vàng, Vicel xuất khẩu, Goal red xuất khẩu. Bên cạnh đó, thực hiện các biện pháp giảm chi phí nhằm tăng lợi nhuận trong thời gian tới.
34
CHƢƠNG 4
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN THUỐC LÁ CỬU LONG
4.1 ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA CÔNG TY 4.1.1 Bảng câu hỏi hệ thống kiểm soát nội bộ 4.1.1 Bảng câu hỏi hệ thống kiểm soát nội bộ
Đối với những câu hỏi không thể trả lời “Có” hoặc “Không” thì cần đánh dấu vào ô “Ghi chú” rồi diễn giải chi tiết phía dƣới bảng.
Bảng 4.1: Bảng câu hỏi kiểm soát nội bộ của công ty
Câu hỏi Trả lời Ghi
chú Có Không
1. Có sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các cán bộ trong phòng kế toán hay không?
2. Các dữ liệu cập nhật có chính xác, trung thực, hợp lệ và đầy đủ không? 3. Kết quả xử lý dữ liệu có đƣợc xử lý chính xác không?
4. Công ty có bộ phận nghiên cứu rủi ro không? 5. Có tăng cƣờng kiểm soát rủi ro không?
6. Có trang bị hệ thống camera giám sát hoạt động không?
7. Có biện pháp bảo mật thông tin quan trọng không?
8. Phân quyền truy cập, sử dụng hệ thống có đƣợc áp dụng tại đơn vị không?
9. Có thƣờng xuyên đối chiếu số liệu kế toán và số liệu thực tế hay không? (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
10. Có thƣờng xuyên tổ chức các lớp tập huấn nâng cao trình độ nhân viên không?
Qua bảng câu hỏi kiểm soát nội bộ trên ta có thể thấy hệ thống kiểm soát nội bộ đối với việc quản lý thông tin kế toán đƣợc tổ chức khá chặt chẽ vì thế có thể ngăn chặn gian lận và sai sót. Tuy nhiên trong bảng hỏi có hai câu trả lời là “Không” cho câu “Công ty có bộ phận nghiên cứu rủi ro không?” và câu “Có trang bị hệ thống camera giám sát hoạt động không?”. Điều đó cho thấy công ty vẫn chƣa có những biện pháp tối ƣu để giảm thiểu rủi ro cho hệ thống thông tin của đơn vị.
35
Hoạt động kiểm soát của công ty:
* Phân chia trách nhiệm :
- Có sự phân chia trách nhiệm giữa công tác kiểm soát và thực hiện nghiệp vụ.
- Có sự phân công, phân nhiệm giữa các bộ phận chức năng, tách biệt giữa các chức năng sau:
+ Chức năng xét duyệt và chức năng bảo quản tài sản. + Chức năng kế toán và chức năng bảo quản tài sản. + Chức năng xét duyệt và chức năng kế toán
- Bất kiêm nhiệm trong việc xét duyệt và thực hiện các bút toán điều chỉnh, bổ sung, hủy giao dịch…các nghiệp vụ đã hạch toán vào hệ thống.
* Kiểm soát hệ thống thông tin và quá trình xử lý thông tin:
- Kiểm tra tính chính xác, đầy đủ, hợp pháp, hợp lệ của chứng từ trƣớc khi hạch toán.
- Tất cả các máy vi tính đều có cài chƣơng trình diệt virus và có quy định việc cập nhật thƣờng xuyên.
- Sử dụng bộ lƣu điện để tránh việc mất dữ liệu khi gặp sự cố về điện. * Kiểm soát chứng từ, sổ sách kế toán:
- Tất cả các chứng từ kế toán phải đƣợc kiểm soát chặt chẽ trƣớc khi thực hiện các nghiệp vụ.
- Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải đƣợc lập chứng từ kế toán. - Chứng từ phải đƣợc lập đầy đủ số liên theo quy định. Trên chứng từ phải có chữ ký của những ngƣời chịu trách nhiệm liên quan.
- Bộ phận quản lý kho quỹ thực hiện kiểm quỹ cuối ngày đảm bảo số liệu khớp đúng với kế toán.
* Kiểm tra độc lập việc thực hiện:
- Kiểm toán viên kiểm tra đột xuất hoặc định kỳ bất cứ nghiệp vụ nào cũng nhƣ bất kỳ chứng từ sổ sách nào thấy khả nghi và có dấu hiệu không trung thực của công ty.
36
4.1.2 Đặc tính mô hình của công tác kiểm soát nội bộ
- Mỗi nhân viên tự kiểm soát và chịu trách nhiệm về các hoạt động trong công việc hàng ngày của mình.
- Từng nhân viên sẽ bị chi phối, tác động bởi những bộ phận khác trong công ty cũng nhƣ chịu sự giám sát, kiểm tra của những ngƣời cấp trên.
- Mỗi bộ phận tự quản lý, kiểm soát các nhân viên trong bộ phận của mình để kịp thời phát hiện và khắc phục các sai sót.
- Đồng thời từng bộ phận sẽ đƣợc phân quyền để kiểm soát những bộ phận, cá nhân khác trong công ty, góp phần hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ.
4.1.3 Đánh giá khái quát hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty
Qua quá trình tìm hiểu và thực tập tại công ty, tôi có một số nhận xét nhƣ sau:
- Nhìn chung, công ty có hệ thống kiểm soát tƣơng đối chặt chẽ, báo cáo tài chính đƣợc lập đầy đủ và đúng theo chuẩn mực ban hành của Nhà nƣớc làm giảm rủi ro trong công tác kế toán đảm bảo cung cấp báo cáo tài chính đáng tin cậy, thông tin đầu ra kịp thời và chính xác.
- Công ty đang áp dụng hình thức kế toán trên máy, sử dụng phần mềm để hỗ trợ cho công tác kế toán, có trang bị các thiết bị tính toán nhanh, chính xác và tiết kiệm đƣợc thời gian, công sức. Tin học hóa cho bộ máy kế toán góp phần không nhỏ làm tăng năng suất lao động của đội ngủ nhân viên cũng nhƣ giúp cung cấp hệ thống chững từ sổ sách kịp thời, thuận lợi, nâng cao hiệu quả hoạt động. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Công ty có sự bố trí nhân sự phù hợp cho hình thức kế toán trên máy tính mà công ty đang áp dụng, tuyển chọn nhân viên kế toán ngoài trình độ chuyên môn cần có thì trình độ về tin học tƣơng đối cao để đáp ứng đƣợc yêu cầu trên.
- Mỗi nhân viên sử dụng phải tự tạo cho mình một mật mã để đăng nhập vào danh mục của mình theo các nguyên tắc mà bộ phận tin học đã đƣa ra. Mỗi danh mục sử dụng chỉ cho phép vào các phân hệ mà ngƣời này đƣợc phép sử đụngo phòng ban yêu cầu và đã đƣợc quản trị cài đặt từ trƣớc. Để đảm bảo an toàn cho một số phân hệ quan trọng chỉ có mật khẩu riêng của ngƣời quản lý cấp cao mới vào đƣợc.
37
- Có chính sách khen thƣởng nhân viên hợp lý, thúc đẩy tinh thần nhiệt tình, năng nỗ cũng nhƣ trách nhiệm làm việc của đội ngũ nhân viên, điều đó góp phần làm hạn chế tình trạng gian lận xãy ra.
- Ngoài ra trong bộ máy tổ chức kế toán ngân công ty còn có sự phân công phân nhiệm giữa các bộ phận chức năng, tránh trƣờng hợp bất kiêm nhiệm, đảm bảo tính phân nhiệm trong công ty, giảm thiểu áp lực công việc trên một nhân viên, giảm thiểu các hoạt động gian lận và sai sót có thể xảy ra trong công ty.
4.2 PHÂN TÍCH CHU TRÌNH DOANH THU
4.2.1 Tổ chức quá trình xử lý trong chu trình doanh thu
Chu trình doanh thu bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự kiện phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu và thanh toán.Có bốn sự kiện kinh tế xãy ra trong chu trình doanh thu tại công ty TNHH Một Thành Viên thuốc lá Cửu Long:
a) Nhận đặt hàng của khách hàng b) Giao hàng hóa cho khách hàng c) Lập hóa đơn, theo dõi nợ khách hàng d) Nhận tiền thanh toán từ khách hàng
4.2.1.1 Lưu đồ quy trình xử lý
a) Nhận đặt hàng của khách hàng
Đây là bƣớc xử lý đầu tiên của chu trình. Quy trình đƣợc bắt đầu ngay sau khi nhận đƣợc đơn đặt hàng từ khách hàng, bộ phận bán hàng đảm nhận nhiệm vụ xử lý đơn đặt hàng.
38 Bắt đầu Đơn đặt hàng Nhập Đơn đặt hàng Ghi nhận và in hợp đồng bán hàng PHÕNG TIÊU THỤ Đơn đặt hàng Thông báo lỗi Tập tin khách hàng Tập tin HĐBH Nhập Kiểm tra ĐĐH Kiểm tra bán chịu
Báo chấp nhận bán chịu Báo từ chối bán chịu Bộ phận tín dụng Nếu là đơn hàng bán chịu
Nếu là đơn hàng bình thƣờng Khách hàng N Đơn đặt hàng Báo chấp nhận bán chịu A BỘ PHẬN BÁN HÀNG 6 5 4 3 2 1 Hợp đồng bán hàng
(Nguồn: Phòng kế toán – Công ty TNHH Một Thành Viên thuốc lá Cửu Long)
39 GIÁM ĐỐC Ký duyệt PHÕNG TIÊU THỤ Lập quyết định giao nhiệm vụ N PHÒNG KẾ TOÁN Nhập In bảo lãnh hợp đồng A Khách hàng N Ngân hàng C 6 5 4 3 2 1 Hợp đồng bán hàng 6 5 4 3 2 1 Hợp đồng bán hàng đã duyệt 6 5 4 3 2 1 Hợp đồng bán hàng đã duyệt 6 5 4 3 2 1 Hợp đồng bán hàng đã duyệt 2 1 Bảo lãnh hợp đồng 2 1 Quyết định giao nhiệm vụ 2 Hợp đồng bán hàng đã duyệt 2 Hợp đồng bán hàng đã duyệt Tập tin bão lãnh hợp đồng Tập tin hợp đồng bán hàng 1 1
(Nguồn: Phòng kế toán – Công ty TNHH Một Thành Viên thuốc lá Cửu Long)
40
Giải thích lƣu đồ:
Khi bộ phận bán hàng nhận đƣợc đơn đặt hàng từ khách hàng sẽ tiến hành phân loại xem đó là đơn hàng mua trả tiền ngay hay đơn hàng mua chịu. Nếu là đơn hàng mua trả tiền ngay sẽ tiến hành nhập thông tin đơn đặt hàng (số lƣợng, mặt hàng, ngày giao hàng, địa điểm giao hàng,…). Sau khi kiểm tra thông tin khách hàng cũng nhƣ đơn đặt hàng, bộ phận mua hàng lập hợp đồng bán hàng gồm 6 liên. Đơn đặt hàng mua chịu sẽ đƣợc phòng tiêu thụ kiểm tra thông tin khách hàng đó về số dƣ khoản phải trả (nếu là khách hàng cũ), kiểm tra khả năng thanh toán của khách hàng, đơn đặt hàng đƣợc chấp nhận sẽ đƣợc in báo chấp nhận bán chịu và gửi trở lại bộ phận bán hàng kèm đơn đặt hàng để tiếp tục thực hiện các bƣớc nhƣ trên, ngƣợc lại nếu đơn đặt hàng bị từ chối phòng tiêu thụ sẽ xuất báo từ chối bán chịu và gửi cho bộ phận tín dụng để thông báo thông tin phản hồi cho khách hàng chi tiết về lý do đơn hàng bị từ chối. Tại bộ phận bán hàng sau khi hợp đồng bán hàng đƣợc in ra thì tiến hành lƣu lƣu đơn đặt hàng và báo chấp nhận bán chịu theo số thứ tự.
6 liên của hợp đồng bán hàng đƣợc chuyển đến cho giám đốc xem xét và ký duyệt, sau đó hợp đồng bán hàng đƣợc ký duyệt sẽ chuyển về phòng tiêu thụ để lập quyết định giao nhiệm vụ gồm 2 liên, 1 liên giao cho bộ phận kho để phân công những công việc kho phải làm, liên còn lại đƣợc lƣu tại bộ phận bán hàng theo số thứ tự kèm 1 liên hợp đồng bán hàng đã duyệt. Chuyển cho khách hàng 1 liên hợp đồng bán hàng đã duyệt để đảm bảo sự chắc chắn về sự kiện mua bán giữa khách hàng và công ty. 3 liên còn lại của hợp đồng bán hàng đã duyệt đƣợc chuyển đến phòng kế toán để lập bảo lãnh hợp đồng mua bán gửi cho ngân hàng theo yêu cầu của khách hàng với mục đích cam kết khả năng thực hiện hợp đồng của công ty. Đồng thời lƣu liên còn lại của bảo lãnh hợp đồng kèm hợp đồng bán hàng đã duyệt tại phòng kế toán.
b) Giao hàng hóa cho khách hàng
Tới ngày giao hàng, kho tiến hành xuất kho theo nhƣ hợp đồng bán hàng, bộ phận gửi hàng sẽ tiếp tục gửi hàng cho khách hàng theo địa điểm chỉ định. Trƣớc khi tiến hành gửi hàng, bộ phận gửi hàng lập giấy gửi hàng.
41 BỘ PHẬN KHO C BỘ PHẬN GỞI HÀNG Kiểm tra HTK Lập phiếu
xuất kho Kèm hàng hóa
N 2 2 Đếm hàng so sánh với chứng từ Lập giấy gửi hàng E N Vận tải Khách hàng Kết quả kiểm kê kho
Kiêm tra đối chiếu Lập bảng kê nhập xuất tồn Kết quả kiểm kê kho Bảng kê nhập xuất tồn N 1 Quyết định giao nhiệm vụ 5 4 3 Hợp đồng bán hàng đã duyệt 5 4 3 Hợp đồng bán hàng đã duyệt 1 Quyết định giao nhiệm vụ 4 3 Hợp đồng bán hàng đã duyệt 2 1 Phiếu xuất kho
1 Phiếu xuất kho
4 3 2 1 Giấy gửi hàng 4 3 Hợp đồng bán hàng đã duyệt 1 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Phiếu xuất kho
2 Phiếu xuất kho
(Nguồn: Phòng kế toán – Công ty TNHH Một Thành Viên thuốc lá Cửu Long)
42
Giải thích lƣu đồ:
Căn cứ vào những chỉ tiêu trên hợp đồng bán hàng đã duyệt và những yêu cầu trên quyết định giao nhiệm vụ đƣợc chuyển đến từ phòng tiêu thụ, bộ phận kho tiến hành kiểm tra hàng tồn kho đối chiếu với số lƣợng hàng trên