Trách nhiệm công việc đối với từng nhân viên kế toán trong chu trình chi phí
a) Kế toán công nợ
Trách nhiệm chính của kế toán công nợ trong chu trình chi phí là đối chiếu các hóa đơn, chứng từ liên quan để ghi nhận nợ phải trả nhà cung cấp, đồng thời tiến hành ghi các sổ cần thiết, theo dõi thời hạn các khoản nợ để xác định kế hoạch chi trả nợ cho khách hàng khi đến hạn.
b) Kế toán thanh toán
Kế toán thanh toán đảm nhận khá nhiều công việc trong chu trình chi phí, đối chiếu sự trùng khớp về số liệu trên các chứng từ để lập 2 chứng từ cần thiết cho giai đoạn này là chứng từ thanh toán và giấy chấp thuận trả nợ.
c) Kế toán tổng hợp
Công việc của kế toán tổng hợp là đảm nhận việc tổng hợp sổ ghi chứng từ thanh toán để tiến hành ghi vào sổ cái.
Tốc độ luân chuyển từng khâu trong chu trình chi phí
a) Đặt hàng với nhà cung cấp
Quá trình đặt hàng với nhà cung cấp diễn ra khá nhanh chóng để đáp ứng đƣợc lƣợng hàng tồn kho cần thiết hoặc để cung cấp đủ số lƣợng đặt hàng của khách hàng, tuy nhiên tốc độ lƣu chuyển chứng từ thƣờng mất khá nhiều thời gian hơn ở giai đoạn giám đốc ký duyệt phiếu yêu cầu mua hàng còn ở giai đoạn chọn nhà cung cấp ở phòng kế hoạch vật tƣ chứng từ cũng đƣợc giải quyết nhanh chóng do công ty luôn chọn những nhà cung cấp quen trƣớc đây.
b) Nhận hàng
Do khối lƣợng công việc của các nhân viên ở bộ phận nhận hàng tƣơng đối nhiều, ngoài việc chịu trách nhiệm kiểm tra số lƣợng hàng nhập bộ phận giao hàng còn đảm nhận việc lập phiếu nhập kho và biên bản nhận hàng. Việc kiểm tra, đối chiếu các chứng từ với nhau tuy đƣợc thực hiện liên tục nhƣng vì phải làm cùng lúc nhiều việc nên thời gian để luân chuyển chứng từ sang những bộ phận có liên quan chậm và phụ thuộc vào tốc độ xử lý của bộ phận nhận hàng.
c) Nhận hóa đơn bán hàng, theo dõi nợ phải trả
Ở khâu này chỉ có kế toán công nợ đảm nhận công việc là đối chiếu chứng từ để ghi nhận nợ phải trả nên tốc độ giải quyết công việc nhanh, quá
68
trình tạo lập chứng từ diễn ra trong thời gian ngắn để luân chuyển qua giai đoạn tiếp theo là giai đoạn thanh toán cho nhà cung cấp, thúc đẩy quá trình thanh toán diễn ra nhanh chóng hơn, tạo lòng tin đối với nhà cung cấp.
d) Thanh toán cho nhà cung cấp
Quy trình xử lý hoạt động thanh toán cho nhà cung cấp với rất nhiều chứng từ cần đƣợc xử lý tạo nên khối lƣợng lớn công việc cho các nhân viên, tạo nên sự chậm trễ của sự tiếp nhận các thông tin giữa các bộ phận liên quan. Vì là giai đoạn cuối của chu trình nên đây là khâu tổng hợp chứng từ để ghi chép sổ sách. Nói chung, trong hoạt động thanh toán cho nhà cung cấp tốc độ luân chuyển chứng từ vẫn chƣa đạt đƣợc hiệu quả cao, làm mất nhiều thời gian để kết thúc chu trình