4.2.2.1 Chứng từ sử dụng
Hoạt động nhận và xử lý đơn đặt hàng: - Đơn đặt hàng: 1 liên
+ Mục đích lập: thông báo về yêu cầu mua hàng của công ty + Ngƣời lập: khách hàng
+ Bộ phận sử dụng: bộ phận bán hàng và phòng tiêu thụ - Báo từ chối bán chịu: 1 liên
+ Mục đích lập: thông báo cho khách hàng về việc từ chối đơn đặt hàng + Ngƣời lập: Phòng tiêu thụ
48
+ Bộ phận sử dụng: bộ phận tín dụng - Báo chấp nhận bán chịu: 1 liên
+ Mục đích lập: thông báo cho bộ phận bán hàng biết về việc đơn đặt hàng của khách hàng đƣợc chấp nhận
+ Ngƣời lập: Phòng tiêu thụ
+ Bộ phận sử dụng: bộ phận bán hàng - Hợp đồng bán hàng: 6 liên
+ Mục đích lập: cam kết việc thực hiện hợp đồng giữa công ty và khách hàng
+ Bộ phận lập: bộ phận bán hàng
+ Ngƣời sử dụng: giám đốc, phòng tiêu thụ, phòng kế toán, bộ phận kho, bộ phận gửi hàng
- Quyết định giao nhiệm vụ: 2 liên
+ Mục đích lập: giao nhiệm vụ cụ thể cho bộ phận kho + Ngƣời lập: Phòng tiêu thụ
+ Bộ phận sử dụng: bộ phận kho - Bão lãnh hợp đồng: 2 liên
+ Mục đích lập: cam kết chắc chắn thực hiện hợ đồng với khách hàng + Bộ phận lập: phòng kế toán
+ Đối tƣợng sử dụng: ngân hàng, khách hàng Hoạt động gửi hàng
- Phiếu xuất kho: 2 liên
+ Mục đích lập: xuất kho hàng hóa chuẩn bị giao cho khách hàng + Bộ phận lập: bộ phận kho
+ Bộ phận sử dụng: bộ phận gửi hàng - Giấy gửi hàng: 4 liên
+ Mục đích lập: làm căn cứ giao hàng cho khách hàng + Bộ phận lập: bộ phận gửi hàng
+ Bộ phận sử dụng: khách hàng, hãng vận tải và kế toán thanh toán Hoạt động lập hóa đơn, ghi nhận nợ khách hàng:
49
- Hóa đơn bán hàng: 3 liên
+ Mục đích sử dụng: thông báo số nợ của khách hàng, dung làm căn cứ ghi sổ
+ Bộ phận lập: kế toán thanh toán
+ Bộ phận sử dụng: kế toán trƣởng, kế toán công nợ - Chứng từ định khoản: 1 liên
+ Mục đích lập: làm căn cứ định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, ghi sổ cái
+ Bộ phận lập: kế toán công nợ + Bộ phận sử dụng: kế toán tổng hợp
Hoạt động nhận tiền thanh toán của khách hàng: - Thông báo trả tiền: 1 liên (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Mục đích lập: khách hàng thông báo thanh toán tiền hàng cho công ty + Ngƣời lập: khách hàng
+ Bộ phận sử dụng: kế toán thanh toán - Phiếu thu: 3 liên
+ Mục đích lập: làm căn cứ thu tiền của khách hàng và ghi nhật ký thu tiền
+ Bộ phận lập: kế toán thanh toán + Bộ phận sử dụng: thủ quỹ
4.2.2.2 Báo cáo
- Báo cáo tổng doanh thu bán hàng, lợi nhuận
+ Mục đích lập: báo cáo tình hình doanh thu, lợi nhuận + Thời gian lập: hàng năm
+ Ngƣời lập: kế toán tổng hợp
+ Ngƣời sử dụng: giám đốc, phòng kế toán - Báo cáo liệt kê tất cả các đơn bán hàng
+ Mục đích lập: nhằm kiểm soát dữ liệu có đƣợc cập nhật, xử lý chính xác không
+ Thời gian lập: hàng tháng + Ngƣời lập: phòng tiêu thụ
50
+ Ngƣời sử dụng: giám đốc, phòng kế toán
- Báo cáo phân tích khoản phải thu theo thời hạn nợ
+ Mục đích lập: đánh giá uy tín ngƣời mua để có những biện pháp đòi nợ hoặc điều kiện tín dụng phù hợp
+ Thời gian lập: hàng tháng + Ngƣời lập: kế toán tổng hợp
+ Ngƣời sử dụng: giám đốc, phòng kế toán, phòng tiêu thụ - Bảng kê tiền thanh toán
+ Mục đích lập: ngăn chặn các thất thoát và đối chiếu với các số liệu ghi giảm nợ phải thu trên tài khoản phải thu khách hàng
+ Thời gian lập: trong ngày + Ngƣời lập: nhân viên nhận thƣ
+ Ngƣời sử dụng: kế toán thanh toán, thủ quỹ - Báo cáo thuế giá trị gia tăng
+ Mục đích lập: xác định số thuế giá trị gia tăng phải nộp + Thời gian lập: hàng tháng
+ Ngƣời lập: kế toán thanh toán
+ Ngƣời sử dụng: giám đốc, phòng kế toán, cơ quan thuế
4.2.2.3 Sổ sách
- Sổ cái tiền mặt
- Sổ cái tiền gửi ngân hàng - Sổ cái phải thu khách hàng - Sổ cái doanh thu bán hàng - Sổ cái giá vốn hàng bán
- Sổ chi tiết phải thu khách hàng - Sổ chi tiết doanh thu bán hàng - Sổ quỹ tiền mặt
51
4.2.3 Phân tích tốc vận hành của chu trình doanh thu
Trách nhiệm công việc đối với từng nhân viên kế toán trong chu trình doanh thu (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
a) Kế toán trưởng
Trong chu trình doanh thu công việc của kế toán trƣởng là tiếp nhận hóa đơn bán hàng từ kế toán thanh toán để ký xét duyệt. Công việc này đòi hỏi kế toán trƣởng cần phải đối chiếu hóa đơn bán hàng với các chứng từ cần thiết nhƣ đơn đặt hàng, hợp đồng bán hàng, phiếu xuất kho và giấy gửi hàng.
b) Kế toán thanh toán
Kế toán thanh toán có trách nhiệm đối chiếu phiếu xuất kho, hợp đồng bán hàng với giấy gửi hàng để lập hóa đơn bán hàng, đồng thời lập nhật ký bán hàng theo từng đơn đặt hàng phát sinh. Trong chu trình doanh thu, kế toán thanh toán còn chịu trách nhiệm về việc lập phiếu thu tiền của khách hàng sau khi tiếp nhận thông báo trả tiền cũng nhƣ lập nhật ký thu tiền theo từng phiếu thu.
c) Kế toán công nợ
Kế toán công nợ tiếp nhận hóa đơn bán hàng sau khi kế toán trƣởng đã duyệt để ghi sổ chi tiết phải thu khách hàng. Trƣớc khi hoạt động lập sổ chi tiết diễn ra thì kế toán công nợ phải xác định đƣợc các khoản hàng bán bị trả lại đối chiếu với hóa đơn bán hàng để điều chỉnh giảm nợ cho khách hàng.
d) Kế toán tổng hợp
Công việc của kế toán tổng hợp trong chu trình doanh thu là tổng hợp các nhật ký bán hàng theo từng đơn đặt hàng đƣợc lập ở bộ phận kế toán thanh toán, đồng thời tiếp nhận chứng từ định khoản từ kế toán công nợ để ghi sổ cái cho các tài khoản.
e) Thủ quỹ
Tiếp nhận tiền thanh toán từ khách hàng, kiểm kê tiền, đối chiếu với phiếu thu và hóa đơn bán hàng, sau đó tập hợp các chứng từ cần thiết để ghi vào sổ quỹ.
Tốc độ luân chuyển từng khâu trong chu trình doanh thu
a) Nhận đặt hàng của khách hàng
- Quá trình tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng diễn ra khá nhanh chóng, các đơn đặt hàng đƣợc tiến hành nhập các thông tin cần thiết để chuyển đến các bộ phận có liên quan. Tuy nhiên để đảm bảo khả năng có thể thanh toán của khách hàng, phòng tiêu thụ phải kiểm tra thông tin khách hàng cẩn thận, kiểm tra về số dƣ nợ (nếu là khách hàng cũ), kiểm tra tình hình tài chính
52
(nếu là khách hàng mới), sau đó đơn đặt hàng mới đƣợc giải quyết. Vì đây là vấn đề khá quan trọng nên mất nhiều thời gian ở khâu kiểm tra đơn đặt hàng.
- Các giai đoạn tiếp theo đƣợc thực hiện liên tục và nhanh chóng, các bộ phận có liên quan đảm nhận khối lƣợng công việc tƣơng đối ít nên thời gian giải quyết ngắn, đáp ứng đƣợc yêu cầu về thời gian của từng đơn đặt hàng.
b) Giao hàng hóa cho khách hàng
- Nhìn chung hoạt động này đƣợc thực hiện với tốc độ khá chậm, và đôi khi bị gián đoạn nếu nhƣ lƣợng hàng tồn kho không đáp ứng đủ số lƣợng yêu cầu của đơn đặt hàng. Hoạt động này diễn ra chậm là do thủ kho phải tiến hàng kiểm kê kho để biết đƣợc số lƣợng thực tế số lƣợng hàng tồn và phải lập nhiều chứng từ kèm theo nhƣ kết quả kiểm kê kho, phiếu xuất kho và bảng kê nhập xuất tồn.
- Giai đoạn gửi hàng cho khách hàng thƣờng gặp vấn đề ở khâu ký hợ đồng với hãng vận tải làm cho việc giao hàng chậm trễ, gây mất uy tín của công ty.
c) Lập hóa đơn, theo dõi nợ khách hàng
- Đây là hoạt động diễn ra chậm nhất trong chu trình doanh thu mặc dù mỗi nhân viên kế toán không phải đảm nhận quá nhiều công việc, nhƣng vì các chứng từ phải đƣợc luân chuyển qua nhiều bộ phận gây mất nhiều thời gian. Đồng thời, sổ sách kế toán đƣợc lập nhiều nhất ở khâu này làm cho dòng luân chuyển chứng từ không đƣợc liên tục, kéo dài thời gian để kết thúc chu trình.
d) Nhận tiền thanh toán từ khách hàng
- Quá trình luân chuyển chứng từ trong khâu xử lý hóa đơn bán hàng – thu tiền khách hàng diễn ra tƣơng đối nhanh chóng, do kế toán thanh toán chỉ đảm nhận việc lập phiếu thu trong giai đoạn này nên việc luân chuyển chứng từ đƣợc xử lý nhanh chóng để chuyển đến cho thủ quỹ để tiến hành các hoạt động cần thiết để thu tiền khách hàng. Còn công việc ghi sổ nhật ký thu tiền đƣợc thực hiện sau công việc lập phiếu thu nên không ảnh hƣởng đến tốc độ của dòng luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận.
4.2.4 Các hoạt động kiểm soát trong chu trình doanh thu
4.2.4.1 Mục tiêu kiểm soát
- Tất cả các nghiệp vụ trƣớc khi thực hiện phải đƣợc ủy quyền và xét duyệt đúng đắn.
53
- Phải ghi chép đấy đủ tất cả các nghiệp vụ có thực và đƣợc xét duyệt đúng đắn.
- Ghi chép chính xác các nghiệp vụ. - Đảm bảo an toàn các tài sản.
- Hoạt động của doanh nghiệp đạt đƣợc kết quả cao. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
4.2.4.2 Các hoạt động kiểm soát
Bảng 4.2: Các hoạt động kiểm soát nội bộ của chu trình doanh thu
Rủi ro Ảnh hƣởng Thủ tục kiểm soát
Hoạt động nhận và xử lý đơn đặt hàng Chấp nhận đơn đặt hàng từ
khách hàng không có khả năng thanh toán
Không thu đƣợc nợ Lỗ do nợ khó đòi
Tách biệt chức năng xét duyệt và bán hàng
Ghi nhận sai thông tin hàng
hóa, khách hàng Bán sai hàng hóa Giao sai khách hàng
Ghi nhận yêu cầu của khách hàng bằng chứng từ
Kiểm soát nhập liệu Chấp nhận bán mặt hàng
công ty không có khả năng cung cấp Hợp đồng không đƣợc thực hiện Ảnh hƣởng đến uy tín công ty Lập danh mục hàng hóa để bán Theo dõi chính xác tình trạng hàng hóa
Hoạt động xuất kho giao hàng Xuất kho, giao hàng không
đƣợc xét duyệt
Mất hàng Yêu cầu phải có LBH Tách biệt xét duyệt, bán hàng, thủ kho, giao hàng Xuất kho, giao hàng sai mặt
hàng, số lƣợng
Không đáp ứng yêu cầu của KH
Đối chiếu với phiếu xuất kho, phiếu đóng gói, phiếu giao hàng
Mất hàng trong quá trình xuất kho giao hàng
Mất tài sản Ghi nhận đầy đủ thông tin các cá nhân liên quan Kiểm kê hàng tồn kho Hoạt động lập hóa đơn theo dõi nợ
Lập hóa đơn cho nghiệp vụ bán hàng không hợp lệ
Mất hàng, tiền Đối chiếu lệnh bán hàng, phiếu xuất kho, phiếu giao hàng khi lập hđơn
Tạo danh sách khách hàng hợp lệ
Không lập hóa đơn cho hàng hóa đã giao KH
Không ghi nhận doanh thu, phải thu
Tách biệt giao hàng và lập hóa đơn
54
(Nguồn: Phòng tài chính kế toán – Công ty TNHH Một Thành Viên thuốc lá Cửu Long)
4.2.5 Nhận xét chu trình doanh thu * Ưu điểm: * Ưu điểm:
- Có sự phân công rõ ràng trách nhiệm của từng nhân viên và quyền phê duyệt. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Bộ phận kế toán đƣợc tổ chức độc lập với ngân quỹ, không vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm.
- Tài sản đƣợc bảo vệ khá an toàn.
- Tổ chứ hệ thống chứng từ và báo cáo kế toán theo đúng quy định của Bộ tài chính.
vận đơn
Đối chiếu định kì vận đơn và hóa đơn
Thông tin hóa đơn sai (số lƣợng, mặt hàng, khách hàng…)
KH không chấp nhận thanh toán
Doanh thu, phải thu bị sai
Đối chiếu, sử dụng dữ liệu của lệnh bán hàng, phiếu xuất kho, phiếu giao hàng
Kiểm soát nhập liệu
Ghi nhận, cập nhật sai nợ phải thu (số tiền, tên khách hàng..)
Nhầm lẫn trong thu hồi nợ
Mất tiền bán hàng
Đối chiếu tổng hợp và chi tiết Đối chiếu định kì với khách hàng
Thu tiền Tham ô tiền, gian lận Mất tài sản
Đánh giá sai nợ phải thu
Tách biệt chức năng thủ quỹ, xét duyệt và phải thu
Thanh toán qua ngân hàng (hạn chế giao dịch tiền) Kiểm kê quỹ
Không ghi nhận hoặc ghi nhiều lần nghiệp vụ thanh toán của KH
Đánh giá sai nợ phải thu,
Ảnh hƣởng đến KH
Đối chiếu nợ định kì với khách hàng
Theo dõi nợ từng hóa đơn Kiểm soát nhập liệu Ghi nhận thanh toán không
đúng hđơn, khách hàng, số tiền, TK…
Đánh giá sai TK tiền, nợ phải thu KH
Đối chiếu TB trả tiền với ctừ thanh toán
Đối chiếu nợ định kì với khách hàng
Kiểm soát nhập liệu Xóa nợ, giảm nợ không đƣợc
xét duyệt Mất tài sản (giảm nợ phải thu)
Tách biệt xét duyệt và theo dõi nợ phải thu (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
55
* Nhược điểm:
- Ở khâu tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng, bộ phận mua hàng không thực hiện chức năng xét duyệt đơn đặt hàng, làm xãy ra vấn đề khi nhập thông tin của đơn đặt hàng vào máy thì máy có thể báo lỗi do thông tin về mã hàng hóa trên đơn đặt hàng công ty không thể cung cấp hoặc thông tin trên đơn đặt hàng là thông tin sai.
- Hệ thống thông tin kế toán của công ty không có khâu chuyển đơn đặt hàng cho thủ kho hoặc kế toán kho để thủ kho biết công ty cồn đủ lƣợng hàng để cung cấp hay không. Điều này có thể dẫn đến rủi ro nhận các đơn đặt hàng mà công ty không có khả năng cung cấp hoặc phải giao hàng trễ hạn gây mất uy tín của công ty.
- Thủ kho không ký duyệt trên phiếu xuất kho trƣớc khi xuất kho hàng hóa giao cho khách hàng, làm tăng rủi ro ghi khống chứng từ, gian lận trong việc lấy cắp hàng hóa. Đồng thời khi kiểm kê kho, thủ kho cũng không ghi vào thẻ kho vì thế không thể hiện đƣợc lƣợng hàng hiện có trong kho lúc xuất kho hàng hóa.
- Phiếu thu chỉ cần lập 2 liên, 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên thủ quỹ lƣu là đủ.
- Không có bộ phận tiếp nhận ý kiến phản hồi từ khách hàng, nhiệm vụ này do các nhân viên không cố định thực hiện, vì vậy hoạt động này còn mang tính tự phát, chƣa có đƣợc những hiệu quả nhất định.
- Thủ kho kiêm luôn phần việc của kế toán kho, dẫn đến tình trạng nhập xuất nhầm số lƣợng, mã hàng nhƣng không phát hiện kịp thời.
4.3 PHÂN TÍCH CHU TRÌNH CHI PHÍ
4.3.1 Tổ chức quá trình xử lý trong chu trình chi phí
Chu trình chi phí bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi chép những sự kiện liên quan tới hoạt động mua hàng hay dịch vụ. Có bốn sự kiện kinh tế đƣợc ghi chép bằng bốn hệ thống ứng dụng trong chu trình chi phí tại công ty TNHH Một Thành Viên thuốc lá Cửu Long
a) Đặt hàng với nhà cung cấp b) Nhận hàng
c) Nhận hóa đơn bán hàng, theo dõi nợ phải trả d) Thanh toán cho nhà cung cấp
4.3.1.1 Lưu đồ quy trình xử lý
56 BỘ PHẬN YÊU CẦU Lập yêu cầu mua hàng 2 1 Phiếu yêu cầu
mua hàng
N
GIÁM ĐỐC
2 Phiếu yêu cầu
mua hàng
Ký duyệt yêu cầu
2 Phiếu yêu cầu
mua hàng đã duyệt
2 Phiếu yêu cầu
mua hàng đã duyệt PHÕNG KẾ HOẠCH VẬT TƢ Nhập dữ liệu In đơn đặt hàng 5 4 3 2 2 Phiếu yêu cầu
mua hàng đã duyệt N Tập tin nhà cung cấp Tập tin đơn đặt