5.2.1 Đối với công tác tổ chức chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ kế toán phải đƣợc kiểm tra chặt chẽ nhằm đảm bảo: + Tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ các chỉ tiêu phản ánh trên chứng từ. + Tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ.
+ Tính hợp lệ, hợp pháp của cá nghiệp vụ kinh tế phát sinh. + Việc chấp hành quy chế quản lý nội bộ chính xác và hợp pháp Công ty nên thực hiện một số giải pháp thiết thực nhƣ sau:
- Cần có hệ thống báo cáo đối với hàng hƣ nhập lại kho. Phân tích nguyên nhân hàng hƣ: do ngƣời sử dụng làm hƣ hay do hàng không đúng yêu cầu chất lƣợng. Sau đó kiểm tra nguồn gốc của số hàng hƣ này nhắm xác định nhân viên nào phụ trách mua hàng và nhà cung cấp nào, để có biện pháp xử lý thích hợp.
93
- Đột xuất kiểm tra độc lập hoặc ngẫu nhiên chọn những lô hàng có giá trị lớn cae về số lƣợng và chất lƣợng khi nhập kho.
- Khi thanh toán phòng kế toán phải có đầy đủ bộ chứng từ hợp lệ và biên bản đối chiếu có xác nhận của nhà cung cấp.
- Định kỳ đối chiếu doanh số theo kế toán với doanh số trên báo cáo bán hàng của phòng tiêu thụ.
- Định kỳ đối chiếu hóa đơn bán hàng cùng với hệ thống theo dõi hàng tồn kho và tổ chức kiểm kê định kỳ chặt chẽ, giúp phát hiện ra những giao dịch bán hàng mà không ghu nhận doanh thu. Việc phát hiện này sẽ làm giảm tình trạng nhân viên cố tình chiếm dụng vốn của công ty.
- Xem xét kỹ báo cáo số dƣ phải thu quá hạn.
5.2.2 Đối với công tác tổ chức quá trình xử lý
Ngoài những quy định tài chính nội bộ, phòng tài chính kế toán nên phổ biến các quy định tài chính cụ thể đối với từng dự án cụ thể cho nhân viên các bộ phận có liên quan nhằm tạo hiệu quả trong các quá trình xử lý của chu trình chi phí.
5.2.3 Đối với công tác tổ chức bộ máy kế toán
- Đối với hệ thống mạng cần duy trì nhật ký ghi ngƣời sử dụng máy tính và các chƣơng trình phần mềm. Những ngƣời sử dụng không đƣợc có chức năng vào xem, xóa, sửa sổ, chỉ có bộ phận IT đƣợc giao nhiệm vụ mới đƣợc vào chức năng này.
- Đối với các tập tin đƣợc làm trên những mảng riêng biệt nên giao trách nhiệm quản lý thông tin cho từng ngƣời trong bộ phận, nếu thông tin bị mất hay truyền ra bên ngoài thì ngƣời đó phải chịu trách nhiệm.
- Tới kỳ xét duyệt tăng lƣơng cho nhân viên, các trƣởng bộ phận lập danh sách. Cần tổ chức đối chiếu danh sách này với danh sách phòng nhân sự đang theo dõi.
- Thực hiện đánh giá năng lực của nhân viênở từng khâu, từng công việc và mức độ phát triển cũng nhƣ khả năng gắn bó lâu dài với công ty. Từ đó phân loạivà đƣa ra nhận xét về sự thiếu hụt nhân sự. Trên cơ sở đó xây dựng kế hoạch đào tạo cụ thể cho từng bộ phận phù hợp với tốc độ phát triển của công ty. Việc xét chọn ngƣời cần công khai và dân chủ.
- Khi công ty có nhu cầu tuyển dụng nhân sự vào làm công tác kế toán, cần lựa chọn những ngƣời có đủ những tố chất phù hợp với công việc kế toán nhƣ: phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, phẩm chất đạo đức nghề nghiệp,
94
trung thực, cẩn thận, nhiệt tình nhằm hạn chế những rủi ro xảy ra cho công ty sau này. Nhân viên sau khi đƣợc tuyển dụng cần đƣợc đào tạo vững chắc các quy trình nghiệp vụ, nội quy cơ quan và phải trải qua thời gian tập sự cần thiết để có thể đảm nhận công việc tốt. Định kỳ công ty thực hiện đánh giá cán bộ về các mặt: Theo dõi việc tuân thủ chấp hành các chính sách, quy định, quy trình nghiệp vụ, chấp hành nội quy lao động; thái độ, trách nhiệm với công việc đƣợc giao hằng ngày, tƣ cách cán bộ, đạo đức nghề nghiệp; các phản ánh của khách hàng, các phòng ban liên quan, trong việc phối hợp công tác đối với đồng nghiệp…
- Cán bộ kế toán phải tuân thủ tuyệt đối chế độ bảo mật thông tin, chỉ đƣợc phép truy cập những thông tin, dữ liệu theo đúng cấp độ đƣợc quy định. Tuyệt đối chấp hành nội quy công nghệ thông tin: sử dụng mật khẩu đúng quy định, không để ngƣời khác biết mật khẩu cũng nhƣ không đƣợc sử dụng mật khẩu của ngƣời khác.
5.2.4 Đối với công tác tổ chức hệ thống báo cáo
Cuối mỗi quý hay sáu tháng cần lập báo cáo doanh thu, chi phí theo từng bộ phận, so sánh giữa các kỳ báo cáo với nhau để đánh giá hiệu quả hoạt động giữa các bộ phận.
95
CHƢƠNG 6
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 6.1 KẾT LUẬN
Cùng với sự phát triển không ngừng của nền kinh tế thì hệ thống thông tin kế toán cũng không nằm ngoài sự vận động đó. Giữ vai trò quan trọng trong hệ thống thông tin kế toán thì ngƣời làm kế toán cần đƣợc thay đổi về nội dung và phƣơng pháp kế toán để bắt kịp với tốc độ phát triển chung đó.
Sau khi thực hiện đề tài “ Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại công ty TNHH Một Thành Viên thuốc lá Cửu Long” cho thấy một cái nhìn tổng quát về cách thức tổ chức kế toán cũng nhƣ quá trình luân chuyển chứng từ và hệ thống báo cáo sổ sách của công ty. Với những thủ tục kiểm soát để có thể kiểm soát đƣợc các rủi ro, sai sót thì công ty đã đạt đƣợc những hiệu quả nhất định bên cạnh những mặt hạn chế công ty cần khắc phục.
Đề tài giúp tôi hiểu sâu hơn về hệ thống thông tin kế toán cũng nhƣ công việc cụ thể mà một kế toán viên phải làm trong thực tế. Trong quá trình nghiên cứu, tôi đã học hỏi đƣợc cách tìm hiểu nguyên nhân của các rủi ro còn tồn tại trong hệ thống, điều đó giúp ích cho em rất nhiều trong công việc sau này. Đồng thời đề tài còn giúp em tích lũy thêm những khối kiến thức thực tế bên cạnh khối kiến thức đƣợc thầy cô truyền đạt trên lớp
Tuy nhiên, do đặc thù của hệ thống thông tin kế toán, em chƣa có cơ hội tiếp cận nhiều với các bút toán ghi sổ, chƣa có cơ hội nghiên cứu về cách thức hoạt động của một doanh nghiệp sản xuất. Đây cũng là hạn chế của đề tài.
6.2 KIẾN NGHỊ
6.2.1 Đối với công ty
- Chú trọng hơn công tác lƣu trữ dữ liệu và kế hoạch dự phòng dữ liệu tránh những rủi ro đang tiếc có thể xãy ra.
- Luôn duy trì các hoạt động kiểm soát sẵn có.
- Tìm các phƣơng hƣớng phát triển các hoạt động kiểm soát chặt chẽ hơn góp phần ngày càng nâng cao chất lƣợng hệ thống thông tin kế toán.
- Lắp đặt hệ thống camera giám sát hoạt động hằng ngày của từng nhân viên, tránh trƣờng hợp nhân viên sai sót hay cố tình gian lận để đạt lợi riêng.
- Thực hiện phân công nhiệm vụ giữa các bộ phận chức năng: ngƣời lập chứng từ, ngƣời xét duyệt chứng từ và ngƣời bảo quản tài sản với ngƣời kiểm soát riêng biệt chặt chẽ hơn.
96
- Giảm bớt số lƣợng công việc trên một nhân viên bằng cách tuyển thêm nhân viên nhằm hạn chế các sai phạm do áp lực công việc.
6.2.2 Đối với nhà nƣớc
- Sớm xây dựng chế độ kế toán ổn định, các chuẩn mực kế toán phù hợp với thực trạng đất nƣớc và hệ thống chuẩn mực kế toán quốc tế. Tạo điều kiện cho các đơn vị thực hiện dễ dàng hơn công tác kế toán, và thuận lợi cho các doanh nghiệp trong việc hợp tác với các dự án nƣớc ngoài.
97
TÀI LIỆU THAM KHẢO
Lê Thị Nhƣ Hằng, 2010. Phân tích và đánh giá hệ thống thông tin kế toán trong NHNo & PTNT Thành phố Vĩnh Long.
Nguyễn Trần Hạnh Thảo, 2012. Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại Ngân hàng TMCP Sài Gòn Hà Nội chi nhánh Kiên Giang – PGD Tân Hiệp.
Phạm Thị Kiều Nhi, 2009. Tổ chức và kiểm soát hệ thống thông tin tại ngân hàng TMCP Mỹ Xuyên – An Giang. Luận văn đại học. Đại học Cần Thơ. Ths. Lê Phƣớc Hƣơng, 2012. Bài giảng hệ thống thông tin kế toán 2, Trƣờng Đại học Cần Thơ
Ths. Nguyễn Thúy An, 2004. Giáo trình hệ thống thông tin kế toán, Trƣờng Đại học Cần Thơ
Ths. Trƣơng Thị Thúy Hằng, 2012. Bài giảng hệ thống thông tin kế toán 2, Trƣờng Đại học Cần Thơ
Trần Thị Phúc Duyên, 2007. Đánh giá hệ thống thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng phần mềm kế toán tại phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam chi nhánh Cần Thơ.
Trần Thị Thu Hiền, 2010.. Đánh giá hệ thống thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng phần mềm kế toán Việt Nam tại công ty xây dựng 621.