3.1.5.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
(Nguồn: Phòng hành chánh tổ chức- Công ty TNHH Một Thành Viên thuốc lá Cửu Long)
Hình 3.3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Công ty thuốc lá Cửu Long
- Kế toán trưởng: Là ngƣời chịu trách nhiệm về số liệu kế toán của Công ty trƣớc pháp luật. Quan hệ với đối tác cấp trên về các nghiệp vụ tài chính kế toán, lập kế hoạch chỉ đạo công việc chung của kế toán viên dƣới sự lãnh đạo của Ban giám đốc. Mặc khác, kế toán trƣởng phải có nhiệm vụ hỗ trợ Ban giám đốc trong việc đƣa ra quyết định liên quan đến quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty và chịu trách nhiệm trƣớc Ban giám đốc về số liệu báo cáo quyết toán tài chính. Chỉ đạo điều hành luân chuyển chứng từ, những vấn đề liên quan đến nghĩa vụ ngân sách nhà nƣớc, kiểm tra việc thực hiện những qui định, nguyên tắc chế độ kế toán tài chính hiện hành, hƣớng dẫn chỉ đạo lập báo cáo cuối tháng, cuối quý và cuối năm theo yêu cầu của Ban giám đốc khi cần.
- Kế toán vật tư, tài sản cố định: Phản ánh tình hình thu mua, nhập xuất tồn kho vật tƣ vào máy vi tính. Tính giá trị thực tế của vật tƣ thu mua và kiểm tra kế hoạch cung cấp vật tƣ về số lƣợng nhập kho. Hạch toán vật tƣ đúng chế độ và đúng phƣơng pháp. Xử lý vật liệu thừa, thiếu trên sổ sách kế toán so với thực tế, phân bổ giá trị vật liệu tiêu hao vào các đối tƣợng sử dụng đúng chế độ chuẩn mực. Trƣởng phòng (Kế toán trƣởng) - Kế toán vật tƣ - Kế toán TSCĐ - Phó phòng kế toán (Kế toán tổng hợp) - Kế toán giá thành - Kế toán ngân hàng - Kế toán công nợ - Kế toán thanh toán Kế toán thuế Thủ quỹ
23
- Kế toán tổng hợp, Kế toán giá thành: Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ tập hợp phân bổ tất cả các chi phí theo từng thời điểm và tính giá thành sản phẩm, xác định kết quả kinh doanh của công ty. Trợ giúp kế toán trƣởng trong việc theo dõi kiểm tra chi tiết công việc kế toán.
- Kế toán ngân hàng, công nợ và thanh toán: hàng ngày cập nhật chứng từ thu chi vào máy vi tính, đối chiếu công nợ với khách hàng, chịu trách nhiệm thanh toán tiền qua hệ thống ngân hàng, hàng tháng tiến hành đối chiếu sổ sách kế toán với sổ phụ của ngân hàng. Định kỳ cung cấp các báo cáo cần thiết về cho kế toán trƣởng.
- Kế toán thuế: tính toán các khoản thuế có liên quan đến tình hình quyết toán thuế. Hàng tháng làm báo cáo thuế nộp cho Cơ quan thuế.
- Thủ quỹ: chịu trách nhiệm về thu chi quỹ tiền mặt của công ty. Kiểm tra tồn quỹ hằng ngày. Theo dõi cân đối thu chi tiền mặt. Định kỳ đối chiếu số liệu của sổ quỹ với Kế toán ngân hàng, công nợ và thanh toán.
3.1.5.2 Chính sách kế toán áp dụng * Phương pháp kế toán
- Niên độ kế toán: từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm.
- Chế độ kế toán áp dụng: theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính.
- Phƣơng pháp hạch toán hàng tồn kho: phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên.
- Phƣơng pháp tính giá trị hàng tồn kho: theo phƣơng pháp bình quân gia quyền.
- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: ghi nhận theo giá gốc
- Phƣơng pháp lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: chuẩn mực kế toán số 02.
- Phƣơng pháp khấu hao TSCĐ: khấu hao theo phƣơng pháp đƣờng thẳng.
- Nguyên tắc ghi nhận TSCĐ: theo nguyên giá trừ giá trị hao mòn lũy kế. - Phƣơng pháp tính thuế GTGT: theo phƣơng pháp khấu trừ.
24
* Hình thức sổ sách kế toán
- Hình thức chứng từ ghi sổ
Ghi chú:
(Nguồn: Phòng tài chính kế toán – Công ty TNHH Một Thành Viên thuốc lá Cửu Long)
Hình 3.4: Hình thức sổ sách kế toán của công ty
- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã đƣợc kiểm tra, đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng kí Chứng từ ghi sổ, sau đó đƣợc dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ, thẻ kế toán chi tiết CHỨNG TỪ GHI SỔ Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH Sổ đăng ký
chứng từ ghi sổ
Ghi hằng ngày: Ghi cuối ngày: Đối chiếu kiểm tra:
25
sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ đƣợc dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
- Cuối tháng, phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dƣ của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh.
- Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (đƣợc lập từ sổ, thẻ kế toán chi tiết) đƣợc dùng để lập Báo cáo tài chính
3.1.5.3 Ứng dụng tin học trong công tác kế toán
Hiện tại Công ty đang sử dụng phần mềm kế toán Bravo phiên bản Bravo 7 của công ty cổ phần phần mềm Bravo để hỗ trợ phòng kế toán trong công tác kế toán.
Ưu điểm của phần mềm kế toán Bravo:
- Hằng ngày dựa vào các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại làm căn cứ ghi sổ đồng thời nhập liệu vào phần mềm kế toán theo mẫu sổ sách kế toán đã có sẵn.
- Phần mềm Bravo rất hữu ích đối với những Công ty sản xuất có lƣợng nhập và xuất nguyên vật liệu, thành phẩm nhiều vì phần mềm có thể tính giá vốn hàng bán ngay tức thì khi cần, cập nhật chính xác giá nhập xuất tồn kho.
- Trong phần mềm còn có phần hành kê khai thuế bắt số liệu tự động, tuần tự cuối tháng lên tờ khai thuế GTGT, kế toán chiết xuất ra Excel và in ra thành bộ kê khai thuế hoàn chỉnh và lƣu lại trong máy theo từng tháng.
- Cuối tháng hoặc cuối quý kế toán chỉ cần thao tác vào phần mềm kiểm tra lại xem việc bắt số liệu khi nhập vào máy có chính xác hay không từ đó có thể chiết xuất số liệu từ phần mềm Bravo ra Excel rồi tiến hành in sổ sách, các loại báo cáo rất nhanh và dễ dàng.
- Mặc khác, khi Công ty mua và sử dụng phần mềm kế toán Bravo thì sẽ đƣợc Công ty Bravo cử nhân viên cố định bảo hành trực tuyến khi cần thiết về lỗi của phần mềm. Chỉnh sửa theo yêu cầu của kế toán. Nhân viên Công ty Bravo cũng thƣờng xuyên cập nhật phần mềm hỗ trợ kê khai thuế mới nhất, cập nhật các mẫu sổ sách, báo cáo theo sự điều chỉnh của Bộ Tài Chính cho Công ty phục vụ cho công tác kế toán.
26
Nhược điểm của phần mềm kế toán Bravo:
- Đối với các chứng từ liên quan đến các nghiệp vụ mà phần mềm kế toán không thể hiện nhƣ: các khoản trích BHYT, BHXH, KPCĐ, BHTN….Kế toán phải dựa vào chứng từ gốc lập chứng từ ghi sổ, sau đó nhập dữ liệu từ chứng từ ghi sổ vào phần mềm Bravo. Phần mềm kế toán sẽ tự động cập nhật vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ kế toán chi tiết. Đó là đặc điểm duy nhất còn hạn chế của phần mềm.