4.3.2.1 Chứng từ sử dụng
Hoạt động đặt hàng với nhà cung cấp - Phiếu yêu cầu mua hàng: 2 liên
+ Mục đích lập: thông báo về nhu cầu hàng hóa cần bổ sung của công ty + Ngƣời lập: bộ phận kho
+ Bộ phận sử dụng: giám đốc và phòng kế hoạch vật tƣ - Đơn đặt hàng: 5 liên
65
+ Bộ phận lập: phòng kế hoạch vật tƣ
+ Bộ phận sử dụng: nhà cung cấp, bộ phận nhận hàng, kế toán công nợ Hoạt động nhận hàng
- Phiếu giao hàng: 1 liên
+ Mục đích lập: thông báo về việc giao hàng của nhà cung cấp + Bộ phận lập: nhà cung cấp
+ Bộ phận sử dụng: bộ phận nhận hàng - Phiếu nhập kho: 4 liên
+ Mục đích lập: chấp nhận cho nhập kho số hàng hóa đƣợc giao + Bộ phận lập: bộ phận nhận hàng
+ Bộ phận sử dụng: phòng kế hoạch vật tƣ, kế toán công nợ, bộ phận kho - Biên bản từ chối nhận hàng: 1 liên
+ Mục đích lập: thông báo về việc từ chối số hàng hóa của nhà cung cấp + Bộ phận lập: bộ phận nhận hàng
+ Bộ phận sử dụng: bộ toán thanh toán, nhà cung cấp, bộ phận mua hàng Hoạt động thanh toán cho nhà cung cấp
- Chứng từ thanh toán: 1 liên
+ Mục đích lập: làm căn cứ thanh toán nợ cho nhà cung cấp + Bộ phận lập: kế toán thanh toán
+ Bộ phận sử dụng: phòng tài chính - Séc và giấy báo trả tiền
+ Mục đích lập: thông báo cho nhà cung cấp về việc thanh toán của công ty
+ Bộ phận lập: phòng tài chính + Bộ phận sử dụng: nhà cung cấp
4.3.2.2 Báo cáo
- Bảng kê hoạt động mua hàng
+ Mục đích lập: kiểm tra dữ liệu có đƣợc cập nhật đầy đủ hay không + Thời gian lập: hàng tuần
66
+ Bộ phận sử dụng: giám đốc, kho, phòng kế hoạch vật tƣ - Báo cáo hàng tồn kho
+ Mục đích lập: kiểm tra tình hình lƣợng hàng tồn trong kho, xác định nhu cầu nguyên liệu trong thời gian tới
+ Thời gian lập: hàng tháng + Bộ phận lập: kho
+ Bộ phận sử dụng: phòng kế hoạch vật tƣ - Báo cáo phân tích nợ phải trả
+ Mục đích lập: xác định các kế hoạch thanh toán nợ, chủ động đƣợc thời gian
+ Thời gian lập: hàng quý + Bộ phận lập: kế toán công nợ
+ Bộ phận sử dụng: giám đốc, phòng tài chính, kế toán thanh toán - Báo cáo mua hàng theo từng mặt hàng
+ Mục đích lập: xác định loại nguyên liệu nào đƣợc sử dụng nhiều, có những biện pháp cắt giảm chi phí nguyên vật liệu xuống thấp
+ Thời gian lập: hàng quý
+ Bộ phận lập: bộ phận mua hàng
+ Bộ phận sử dụng: giám đốc, phòng kế hoạch vật tƣ
4.3.2.3 Sổ sách
- Sổ cái tiền mặt
- Sổ cái tiền gửi ngân hàng - Sổ cái phải trả nhà cung cấp - Sổ cái doanh thu bán hàng - Sổ cái giá vốn hàng bán - Sổ chi tiết nợ phải trả - Sổ chi tiết mua hàng - Sổ quỹ tiền mặt - Sổ tiền gửi ngân hàng
67