* Ưu điểm:
- Có sự phân công rõ ràng trách nhiệm của từng nhân viên và quyền phê duyệt.
- Bộ phận kế toán đƣợc tổ chức độc lập với ngân quỹ, không vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm.
- Tài sản đƣợc bảo vệ khá an toàn.
- Tổ chứ hệ thống chứng từ và báo cáo kế toán theo đúng quy định của Bộ tài chính.
vận đơn
Đối chiếu định kì vận đơn và hóa đơn
Thông tin hóa đơn sai (số lƣợng, mặt hàng, khách hàng…)
KH không chấp nhận thanh toán
Doanh thu, phải thu bị sai
Đối chiếu, sử dụng dữ liệu của lệnh bán hàng, phiếu xuất kho, phiếu giao hàng
Kiểm soát nhập liệu
Ghi nhận, cập nhật sai nợ phải thu (số tiền, tên khách hàng..)
Nhầm lẫn trong thu hồi nợ
Mất tiền bán hàng
Đối chiếu tổng hợp và chi tiết Đối chiếu định kì với khách hàng
Thu tiền Tham ô tiền, gian lận Mất tài sản
Đánh giá sai nợ phải thu
Tách biệt chức năng thủ quỹ, xét duyệt và phải thu
Thanh toán qua ngân hàng (hạn chế giao dịch tiền) Kiểm kê quỹ
Không ghi nhận hoặc ghi nhiều lần nghiệp vụ thanh toán của KH
Đánh giá sai nợ phải thu,
Ảnh hƣởng đến KH
Đối chiếu nợ định kì với khách hàng
Theo dõi nợ từng hóa đơn Kiểm soát nhập liệu Ghi nhận thanh toán không
đúng hđơn, khách hàng, số tiền, TK…
Đánh giá sai TK tiền, nợ phải thu KH
Đối chiếu TB trả tiền với ctừ thanh toán
Đối chiếu nợ định kì với khách hàng
Kiểm soát nhập liệu Xóa nợ, giảm nợ không đƣợc
xét duyệt Mất tài sản (giảm nợ phải thu) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tách biệt xét duyệt và theo dõi nợ phải thu
55
* Nhược điểm:
- Ở khâu tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng, bộ phận mua hàng không thực hiện chức năng xét duyệt đơn đặt hàng, làm xãy ra vấn đề khi nhập thông tin của đơn đặt hàng vào máy thì máy có thể báo lỗi do thông tin về mã hàng hóa trên đơn đặt hàng công ty không thể cung cấp hoặc thông tin trên đơn đặt hàng là thông tin sai.
- Hệ thống thông tin kế toán của công ty không có khâu chuyển đơn đặt hàng cho thủ kho hoặc kế toán kho để thủ kho biết công ty cồn đủ lƣợng hàng để cung cấp hay không. Điều này có thể dẫn đến rủi ro nhận các đơn đặt hàng mà công ty không có khả năng cung cấp hoặc phải giao hàng trễ hạn gây mất uy tín của công ty.
- Thủ kho không ký duyệt trên phiếu xuất kho trƣớc khi xuất kho hàng hóa giao cho khách hàng, làm tăng rủi ro ghi khống chứng từ, gian lận trong việc lấy cắp hàng hóa. Đồng thời khi kiểm kê kho, thủ kho cũng không ghi vào thẻ kho vì thế không thể hiện đƣợc lƣợng hàng hiện có trong kho lúc xuất kho hàng hóa.
- Phiếu thu chỉ cần lập 2 liên, 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên thủ quỹ lƣu là đủ.
- Không có bộ phận tiếp nhận ý kiến phản hồi từ khách hàng, nhiệm vụ này do các nhân viên không cố định thực hiện, vì vậy hoạt động này còn mang tính tự phát, chƣa có đƣợc những hiệu quả nhất định.
- Thủ kho kiêm luôn phần việc của kế toán kho, dẫn đến tình trạng nhập xuất nhầm số lƣợng, mã hàng nhƣng không phát hiện kịp thời.