4.3.4.1 Mục tiêu kiểm soát
- Kiểm soát đƣợc quá trình thực hiện các hoạt động trong chu trình chi phí.
- Kiểm soát ứng dụng xử lý thông tin.
4.3.4.2 Các hoạt động kiểm soát
Bảng 4.3: Các hoạt động kiểm soát của chu trình chi phí
Rủi ro Ảnh hƣởng Thủ tục kiểm soát
Hoạt động đặt hàng với nhà cung cấp Yêu cầu mua hàng đƣợc
lập bởi ngƣời không có thẩm quyền hoặc có thể không xuất phát từ nhu cầu thực tế
Phát sinh chi phí không đúng mục đích
Xét duyệt yêu cầu mua hàng và phiếu yêu cầu mua hàng cần đƣợc đánh số trƣớc, theo thứ tự và cần bảo quản các phiếu yêu cầu chƣa sử dụng
Đặt hàng cho yêu cầu mua hàng không hơp lệ
Phát sinh chi phí không hợp lý
Cần xét duyệt phiếu yêu cầu mua hàng kỹ trƣớc khi lập đơn đặt hàng mua
Đặt hàng với nhà cung cấp không hợp lệ hoặc không đủ khả năng cung cấp hàng hóa
Mua hàng giá cao, chất lƣợng hàng hóa kém làm ảnh hƣởng đến chất lƣợng sản phẩm kém Phân tích tình trạng nhà cung cấp Xét duyệt đơn đặt hàng cẩn thận Cần lập danh sách nhà cung cấp hợp lệ Hoạt động nhận hàng Nhận hàng hóa mà doanh
nghiệp không đặt mua
Phát sinh chi phí lƣu trữ hàng tồn kho
Đối chiếu đơn đặt hàng với số hàng nhận đƣợc khi nhận hàng
69
Nhận sai mặt hàng, sai số lƣợng
Thanh toán không đúng cho mặt hàng đã đặt hàng
Lập chứng từ: báo cáo nhận hàng, phiếu nhập kho
Đối chiếu giữa báo cáo nhận hàng với đơn đặt hàng Mất hàng trong quá trình nhận hàng Mất tài sản và sổ sách kế toán ghi chép không chính xác
Quy định trách nhiệm của các cá nhân không liên quan
Kiểm kê kho định kỳ
So sánh giữa sổ chi tiết với thẻ kho, sổ tổng hợp với sổ chi tiết Hoạt động nhận hóa đơn theo dõi nợ phải trả
Nhận hóa đơn không đúng với nội dung của nghiệp vụ
Ghi nhận nợ sai, phản ánh chi phí phát sinh sai
Đối chiếu hóa đơn bán hàng nhận đƣợc với đơn đặt hàng, báo cáo nhận hàng
Nhập liệu hóa đơn có nhiều sai sót
Phản ánh sai nợ phải trả, sai về mặt hàng mua
Thủ tục kiểm soát nhập liệu Đối chiếu với đơn đặt hàng, báo cáo nhận hàng
Ghi nhận nợ sai và không đúng thời điểm
Thanh toán sai cho nhà cung cấp, sai số tiền
Đối chiếu nợ với nhà cung cấp định kỳ
Hoạt động thanh toán tiền Thanh toán cho hàng chƣa
đƣợc nhận
Mất tiền, chi phí
tăng Đối chiếu đƣơn đặt hàng, báo cáo nhận hàng, hóa đơn bán hàng trwóc khi xét duyệt thanh toán Không hƣởng chiết khấu
thanh toán Tăng chi phí mua hàng Lƣu trữ hóa đơn theo ngày thanh toán Thanh toán một hóa đơn
nhiều lần
Chi phí phát sinh
tăng, mất tiền Đánh dấu chứng từ đã sử dụng Thủ tục kiểm soát nhập liệu Ghi nhận thanh toán sai Phản ánh không
chính xác nợ phải trả
Thủ tục kiểm soát nhập liệu Đối chiếu định kỳ với nhà cung cấp
Thanh toán cho nhà cung cấp không có thật
Mất tiền Lập bộ chứng từ thanh toán Lập danh sách nhà cung cấp
(Nguồn: Phòng tài chính kế toán – Công ty TNHH Một Thành Viên thuốc lá Cửu Long)
70