Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống
1
/ 116 trang
THÔNG TIN TÀI LIỆU
Thông tin cơ bản
Định dạng
Số trang
116
Dung lượng
2,3 MB
Nội dung
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ
KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH
TRẦN THỊ CẨM TIÊN
HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN
KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY BẢO HIỂM
BẢO LONG CẦN THƠ
LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
NGÀNH KẾ TOÁN
MÃ NGÀNH 52340301
Cần Thơ, 2014
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ
KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH
TRẦN THỊ CẨM TIÊN
MSSV 4114172
HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN
KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY BẢO HIỂM
BẢO LONG CẦN THƠ
LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
NGÀNH KẾ TOÁN
MÃ NGÀNH 52340301
GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN
LÊ PHƯỚC HƯƠNG
Cần Thơ, 2014
LỜI CẢM TẠ
Trong những năm học tại trường Đại Học Cần Thơ bên cạnh sự nổ lực
của bản thân, em đã nhận được sự giúp đỡ và hướng dẫn tận tình của quý thầy
cô, nhất là thầy cô Khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh đã truyền đạt cho em
những kiến thức vô cùng quý báu. Và trong ba tháng thực tập, tìm hiểu tại
công ty bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ với sự chỉ bảo nhiệt tình của quý công ty
đã giúp em hoàn thành tốt luận văn tốt nghiệp của mình.
Em xin chân thành cảm ơn Ban Giám Đốc đã nhận em vào công ty thực
tập. Cảm ơn tất cả các anh chị trong công ty đã tạo những thuận lợi cho em
trong suốt thời gian thực tập vừa qua. Đặc biệt các chị trong phòng Kinh
doanh và phòng Kế Toán đã nhiệt tình hướng dẫn, giải đáp những thắc mắc,
truyền đạt cho em những kiến thưc thực tế bổ ích cho em hoàn thiện đề tài
luận văn của mình.
Em xin chân thành cảm ơn quý thầy cô Khoa Kinh tế - Quản trị kinh
doanh trường Đại học Cần Thơ. Em xin chân thành cảm ơn cô Lê Phước
Hương đã tận tình hướng dẫn cho em hoàn thành tốt đề tài này.
Em xin chúc quý thầy cô trong khoa Kinh tế - QTKD; Ban giám đốc
cùng các anh chị trong công ty bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ dồi dào sức khỏe
và công tác tốt.
Cần Thơ, ngày…..tháng….năm 2014
Người thực hiện
Trần Thị Cẩm Tiên
i
LỜI CAM ĐOAN
Em tên Trần Thị Cẩm Tiên cam đoan rằng đề tài này là do chính em thực
hiện và các số liệu thu thập và kết quả phân tích trong đề tài là trung thực,
được cung cấp từ phòng Kế Toán - Công ty bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ. Đề
tài này không trùng với bất cứ đề tài nghiên cứu khoa học nào.
Em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm với nội dung của đề tài này.
Cần Thơ, ngày……tháng……năm 2014
Sinh viên thực hiện
Trần Thị Cẩm Tiên
ii
NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP
……………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
Cần Thơ, ngày……tháng……năm 2014
GIÁM ĐỐC
(Ký tên, đóng dấu)
iii
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
Cần Thơ, Ngày……tháng……năm 2014
GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN
TS. Lê Phước Hương
iv
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
Cần Thơ, ngày……tháng……năm 2014
Người nhận xét
(Ký, ghi họ tên)
v
MỤC LỤC
Trang
MỤC LỤC ........................................................................................................ vi
DANH SÁCH HÌNH ........................................................................................ ix
DANH SÁCH BẢNG ........................................................................................ x
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT .................................................................. xi
CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU ................................................................................. 1
1.1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI ............................................................................... 1
1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU ........................................................................ 2
1.2.1 Mục tiêu chung ......................................................................................... 2
1.2.2 Mục tiêu cụ thể ......................................................................................... 2
1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU ........................................................................... 2
1.3.1 Phạm vi về thời gian ................................................................................. 2
1.3.2 Phạm vi về không gian ............................................................................. 2
1.3.3 Đối tượng nghiên cứu ............................................................................... 2
CHƯƠNG 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU .......... 3
2.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN ....................................................................................... 3
2.1.1 Hệ thống thông tin và hệ thống thông tin kế toán .................................... 3
2.1.2 Chu trình doanh thu và chu trình chi phí .................................................. 6
2.1.3 Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán ....................................................... 6
2.1.4 Công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán (lưu đồ) ................................ 13
2.2 LƯỢC KHẢO TÀI LIỆU .......................................................................... 16
2.3 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ............................................................. 16
2.3.1 Phương pháp thu thập số liệu.................................................................. 16
2.3.2 Phương pháp phân tích số liệu ................................................................ 16
CHƯƠNG 3 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY BẢO HIỂM BẢO
LONG CẦN THƠ ............................................................................................ 17
3.1 GIỚI THIỆU CHUNG ............................................................................... 17
3.2 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN ........................................... 17
3.3 SƠ LƯỢC VỀ CÔNG TY BẢO HIỂM BẢO LONG CẦN THƠ ............ 18
3.4 CƠ CẤU TỔ CHỨC .................................................................................. 18
3.4.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý .............................................................. 18
vi
3.4.2 Chức năng, nhiệm vụ .............................................................................. 18
3.5 CÁC HOẠT ĐỘNG KINH DOANH ........................................................ 19
3.5.1 Bảo hiểm gốc .......................................................................................... 19
3.5.2 Nhận, nhượng tái bảo hiểm ..................................................................... 20
3.5.3 Giám định tổn thất .................................................................................. 20
3.5.4 Đầu tư tài chính và đầu tư khác .............................................................. 20
3.6 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN .............................................................. 20
3.6.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán ................................................................. 21
3.6.2 Nhiệm vụ, quyền hạn .............................................................................. 21
3.7 CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN .................................. 24
3.7.1 Chế độ kế toán áp dụng tại công ty......................................................... 24
3.7.2 Hình thức kế toán áp dụng tại công ty .................................................... 24
3.8 SƠ LƯỢC KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH ............................ 26
3.9 THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN VÀ PHƯƠNG HƯỚNG PHÁT TRIỂN ...... 29
3.9.1 Thuận lợi ................................................................................................. 29
3.9.2 Khó khăn ................................................................................................. 29
3.9.3 Phương hướng phát triển trong thời gian sắp tới .................................... 30
CHƯƠNG 4 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG
TY BẢO HIỂM BẢO LONG CẦN THƠ ....................................................... 31
4.1 TÌM HIỂU VỀ PHẦN MỀM CeAC .......................................................... 31
4.2 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY BẢO
HIỂM BẢO LONG CẦN THƠ ....................................................................... 32
4.2.1 Phân tích chu trình doanh thu tại công ty ............................................... 32
4.2.2 Phân tích chu trình chi phí ...................................................................... 55
4.2.3 Báo cáo trong chu trình doanh thu, chu trình chi phí ............................. 67
CHƯƠNG 5 CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ
TOÁN TẠI CÔNG TY BẢO HIỂM BẢO LONG CẦN THƠ ....................... 75
5.1 NHẬN XÉT CHUNG ................................................................................ 75
5.1.1 Ưu điểm .................................................................................................. 75
5.1.2 Nhược điểm ............................................................................................ 75
5.2 CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
.......................................................................................................................... 77
5.2.1 Đối với công tác tổ chức chứng từ: ........................................................ 77
vii
5.2.2 Đối với công tác tổ chức quá trình xử lý nghiệp vụ ............................... 78
5.2.3 Đối với công tác tổ chức bộ máy ............................................................ 78
5.2.4 Đối với công tác tổ chức hệ thống báo cáo............................................. 79
5.2.5 Đối với công tác tổ chức kiểm tra, kiểm soát ......................................... 79
CHƯƠNG 6 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ .................................................... 81
6.1 KẾT LUẬN................................................................................................ 81
6.2 KIẾN NGHỊ ............................................................................................... 81
6.2.1 Đối với công ty ....................................................................................... 81
6.2.2 Đối với nhà nước .................................................................................... 82
TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................... 83
PHỤ LỤC ........................................................................................................ 84
PHỤ LỤC 01 – GIẤY CHÀO PHÍ.................................................................. 84
PHỤ LỤC 02 GIẤY YÊU CẦU BẢO HIỂM ................................................. 85
PHỤ LỤC 03 - HỢP ĐỒNG BẢO HIỂM ....................................................... 86
PHỤ LỤC 04 – HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG ......................................... 88
PHỤ LỤC 05 – PHIẾU THU .......................................................................... 89
PHỤ LỤC 06 – ĐƠN ĐỀ NGHỊ ..................................................................... 90
PHỤ LỤC 08 – BIÊN BẢN NGHIỆM THU .................................................. 92
PHỤ LỤC 09 – BIÊN BẢN GIÁM ĐỊNH THIỆT HẠI ................................. 93
PHỤ LỤC 10 – BIÊN BẢN XÁC MINH HIỆN TRƯỜNG ........................... 94
PHỤ LỤC 11 – BÁO CÁO GIÁM ĐỊNH TAI NẠN XE CƠ GIỚI ............... 95
PHỤ LỤC 12 – PHIẾU YÊU CẦU SỬA CHỮA ........................................... 97
PHỤ LỤC 13 – BẢNG BÁO GIÁ .................................................................. 98
PHỤ LỤC 17 - PHIẾU CHI .......................................................................... 102
PHỤ LỤC 18 – PHIẾU THANH TOÁN ...................................................... 103
viii
DANH SÁCH HÌNH
Trang
Hình 2.1 Sơ đồ quy trình xử lý dữ liệu của hệ thống thông tin ........................ 3
Hình 2.2 Sơ đồ quy trình hoạt động của hệ thống thông tin ............................. 4
Hình 3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty ............................................ 18
Hình 3.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán .......................................................... 21
Hình 3.3 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung
.......................................................................................................................... 25
Hình 4.1a Lưu đồ hoạt động chấp nhận yêu cầu của khách hàng ................... 33
Hình 4.1b Lưu đồ hoạt động chấp nhận yêu cầu của khách hàng ................... 34
Hình 4.2 Lưu đồ hoạt động giao giấy chứng nhận, lập hóa đơn và theo dõi
khách hàng ....................................................................................................... 36
Hình 4.3 Lưu đồ hoạt động nhận tiền thanh toán của khách hàng ................. 38
Hình 4.4 Mối quan hệ các tập tin trong chu trình doanh thu .......................... 39
Hình 4.5 Màn hình mô tả các thông tin hợp đồng bảo hiểm xe cơ giớ .......... 50
Hình 4.6 Màn hình mô tả thông tin giấy chứng nhận bảo hiểm xe cơ giới ... 50
Hình 4.7 Sơ đồ mô tả quy trình xử lý bồi thường bảo hiểm vật chất xe ........ 56
Hình 4.8a Lưu đồ mô tả quá trình tiếp nhận yêu cầu xử lý bồi thường ........... 56
Hình 4.8b Lưu đồ mô tả quá trình tiếp nhận yêu cầu xử lý bồi thường .......... 57
Hình 4.9 Lưu đồ giám định tổn thất ............................................................... 58
Hình 4.10 Lưu đồ quá trình bồi thường hợp đồng bảo hiểm xe cơ giới .......... 59
Hình 4.11 Lưu đồ thanh toán bồi thường hợp đồng bảo hiểm xe cơ giới ....... 61
Hình 4.12 Mối quan hệ các tập tin trong chu trình chi phí .............................. 62
Hình 4.13 Màn hình hồ sơ bồi thường đã được duyệt ..................................... 65
Hình 4.14 Màn hình thanh toán bồi thường ..................................................... 65
Hình 4.15 Doanh thu, chi phí của các phòng 6 tháng đầu năm 2014 .............. 72
Hình 4.16 Chi phí các phòng 6 tháng 2014 ..................................................... 73
Hình 4.17 Lợi nhuận các phòng 6 tháng 2014 ................................................. 73
ix
DANH SÁCH BẢNG
Trang
Bảng 2.1 Bảng phân biệt hệ thống thủ công và hệ thống xử lý bằng máy ........ 7
Bảng 3.1 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm 2011 2013 ................................................................................................................. 27
Bảng 3.2 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong 6 tháng đầu năm
2014 ................................................................................................................. 28
Bảng 4.1 Bảng số liệu mô tả tập tin khách hàng ............................................. 40
Bảng 4.2 Bảng số liệu mô tả tập tin chào phí .................................................. 41
Bảng 4.3 Bảng số liệu mô tả tập tin hợp đồng bảo hiểm ................................. 42
Bảng 4.4 Bảng số liệu mô tả tập tin danh sách xe ........................................... 44
Bảng 4.5 Bảng số liệu mô tả tập tin Giấy chứng nhận .................................... 46
Bảng 4.6 Bảng mô tả số liệu tập tin hóa đơn ................................................... 47
Bảng 4.7 Bảng mô tả số liệu tập tin thanh toán ............................................... 49
Bảng 4.9 Bảng các hoạt động kiểm soát trong chu trình doanh thu ................ 54
Bảng 4.10 Bảng số liệu mô tả tập tin hồ sơ bồi thường................................... 63
Bảng 4.11 Bảng số liệu mô tả tập tin thanh toán ............................................. 64
Bảng 4.12 Bảng số liệu mô tả doanh thu, chi phí, lợi nhuận của các phòng
trong công ty 6 tháng đầu năm 2014 ............................................................... 71
Bảng 5.1 Tổng hợp tình hình hoạt động bảo hiểm của công ty qua …. năm .. 80
x
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
HTTTKT
Hệ thống thông tin kế toán
HTKSNB
Hệ thống kiểm soát nội bộ
TSCĐ
Tài sản cố định
XNK
Xuất nhập khẩu
GTGT
Giá trị gia tăng
KCN
Khu công nghiệp
CTYCP
Công ty cổ phần
TMDV
Thương mại dịch vụ
DNTN
Doanh nghiệp tư nhân
TNHH
Trách nhiệm hữu hạn
TN và BB
Trách nhiệm và bắt buộc
PNV1
Phòng nghiệp vụ 1
PNV2
Phòng nghiệp vụ 2
PNV3
Phòng nghiệp vụ 3
PHG
Phòng Hậu Giang
PVL
Phòng Vĩnh Long
PST
Phòng Sóc Trăng
PBL
Phòng Bạc Liêu
PKG
Phòng Kiên Giang
xi
CHƯƠNG 1
GIỚI THIỆU
1.1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Hội nhập vào nền kinh tế thế giới đã mở ra một bước ngoặc mới cho nền
kinh tế Việt Nam. Cơ hội đầu tư, được đầu tư, mở rộng thị trường cả trong và
ngoài khu vực. Song bên cạnh đó, để có thể thực hiện những điều này các
doanh nghiệp Việt Nam không những phải đối mặt với các doanh nghiệp trong
nước mà còn phải chịu sự cạnh tranh gay gắt, khốc liệt với các doanh nghiệp
ngoài nước cả về mặt vốn lẫn năng lực quản trị điều hành và công nghệ thông
tin. Và lúc này các doanh nghiệp Việt Nam phải cạnh tranh với những đối thủ
vượt trội hơn về mọi mặt trên cả thị trường Việt Nam.
Trước nguy cơ bị thu hẹp thị phần, bị thâu tóm cạnh tranh đòi hỏi các
doanh nghiệp Việt Nam phải cải cách đổi mới toàn diện, để nâng cao năng lực
cạnh tranh để có thể đứng vững và phát triển an toàn trong nền kinh tế hội
nhập quốc tế.
Và một bộ phận không thể thiếu dù là quy mô như thế nào chăng nữa đó
là kế toán, kế toán cung cấp các thông tin cho nhà nước để điều hành vĩ mô
nền kinh tế. Và thông tin kế toán là rất cần thiết cho nhà quản trị đề ra các
quyết định, chiến lược kinh doanh. Do đó, nếu thông tin kế toán sai lệch sẽ
dẫn đến các quyết định của nhà quản trị không phù hợp, doanh nghiệp có thể
rơi vào tình trạng khó khăn. Do vậy, một bộ máy kế toán mạnh, sổ sách kế
toán rõ ràng, phân tích thấu đáo sẽ giúp cho người điều hành đưa ra các quyết
định kinh doanh đạt hiệu quả.
Chính vì thế, một trong những yêu cầu cấp bách nhất trong công cuộc
đổi mới là phải nâng cao chất lượng hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ,
hệ thống thông tin kế toán để bộ máy kế toán ngày càng hoàn thiện góp phần
phát triển hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty.
Để đạt được mục tiêu chung của đất nước, công ty Bảo hiểm Bảo Long
đã và đang phấn đấu để nâng cao hiệu quả hoạt động nhằm đáp ứng yêu cầu
của đất nước, của ngành bảo hiểm Việt Nam. Vì thế doanh nghiệp phải xây
dựng hệ thống thông tin chặt chẽ nhằm đảm bảo việc ghi chép, hạch toán đầy
đủ, chính xác và đúng theo quy định của bộ tài chính; đảm bảo việc lập báo
cáo tài chính kịp thời, hợp lệ và tuân theo các yêu cầu pháp định có liên quan;
đảm bảo tài sản không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích; ngăn chặn, phát
hiện các rủi ro, sai phạm trong hoạt động kinh doanh của công ty.
Trên cơ sở đó, em chọn đề tài “Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại
công ty Bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ” để nghiên cứu nhằm biết được tầm
1
quan trọng của hệ thống thông tin kế toán trong công ty, đồng thời tìm ra
những giải pháp hoàn thiện hơn hệ thống thông tin của đơn vị.
1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU
1.2.1 Mục tiêu chung
Phân tích thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại công ty Bảo hiểm Bảo
Long Cần Thơ; trong quá trình thu thập, xử lý, lưu trữ và kiểm soát thông tin
kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của đơn vị, từ đó đề ra một số giải
pháp nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán và nâng cao hiệu quả hoạt
động kinh doanh.
1.2.2 Mục tiêu cụ thể
- Phân tích thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại công ty Bảo hiểm
Bảo Long Cần Thơ.
- Phân tích, đánh giá quá trình luân chuyển, xử lý, lưu trữ và kiểm soát
chứng từ, sổ sách và các báo cáo trong chu trình doanh thu và chu trình chi phí
của công ty.
- Phân tích các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện tại công ty
Bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ.
- Đề xuất giải pháp hoàn thiện HTTTKT tại công ty.
1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU
1.3.1 Phạm vi về thời gian
Đề tài được thực hiện từ ngày 11/08/2014 đến ngày 17/11/2014.
Thời gian của số liệu thu thập: năm 2011, 2012, 2013 và 6 tháng đầu
năm 2014 tại công ty bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ.
1.3.2 Phạm vi về không gian
Đề tài được thực hiện tại Công ty bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ.
1.3.3 Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là hệ thống thông tin kế toán tại Công ty
bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ.
2
CHƯƠNG 2
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
2.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN
2.1.1 Hệ thống thông tin và hệ thống thông tin kế toán
2.1.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin
a. Khái niệm
Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là hệ thống thu thập các dữ liệu
đầu vào, xử lý, lưu trữ các dữ liệu để cung cấp thông tin hữu ích cho những
người sử dụng có liên quan.
Lưu trữ
Dữ liệu
đầu vào
Xử lý
Thông tin
đầu ra
Kiểm soát – phản hồi
Nguồn: Bài giảng hệ thống thông tin kế toán 1
Hình 2.1 Sơ đồ quy trình xử lý dữ liệu của hệ thống thông tin
b. Các hệ thống thông tin trong doanh nghiệp
- Hệ thống xử lý nghiệp vụ:
+ Hệ thống các nghiệp vụ cơ bản thường nhật trong hoạt động kinh
doanh và cung cấp thông tin chi tiết về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp.
+ Hoạt động ở cấp này là hoạt động có cấu trúc cao: các mục tiêu,
nguồn lực, nhiệm vụ… có tiêu chuẩn xác định trước rõ ràng.
- Hệ thống thông tin quản lý:
Là hệ thống tổng hợp các thông tin của các hệ thống xử lý nghiệp vụ về
các hoạt động trong nội bộ doanh nghiệp và các thông tin thu thập từ nguồn
bên ngoài doanh nghiệp để cung cấp các thông tin ở mức độ tổng hợp hơn và
phân tích hơn cho các nhà quản lý các cấp.
Hệ thống thông tin quản lý thường bao gồm:
+ Hệ thống thông tin thị trường: cung cấp thông tin về thị trường tiêu thụ
+ Hệ thống thông tin sản xuất: cung cấp thông tin về sản xuất như hàng
tồn kho, chi phí sản xuất, kỹ thuật, công nghệ sản xuất, vật liệu thay thế.
3
+ Hệ thống thông tin tài chính: cung cấp thông tin về lĩnh vực tài chính
như tình hình thanh toán, tỷ lệ lãi vay, cho vay…
+ Hệ thống thông tin nhân lực: cung cấp thông tin về nguồn và cách sử
dụng nhân lực như về lương, thanh toán lương, thị trường nguồn nhân lực, xu
hướng sử dụng nhân lực….
+ Hệ thống thông tin kế toán: cung cấp thông tin xử lý nghiệp vụ tài
chính và các thông tin liên quan tới việc phân tích lập kế hoạch.
- Hệ thống thông tin hỗ trợ quyết định:
Là hệ thống tổng hợp thông tin từ hệ thống thông tin quản trị để cung cấp
cho người quản lý một cái nhìn tổng thể, khái quát.
Hệ thống này phục vụ cho việc lập kế hoạch chiến lược dài hạn hoặc
cung cấp thông tin giải quyết vấn đề tổng hợp.
Hệ thống hỗ trợ cho các cấp quản lý cấp chiến lược và cấp quản trị trung
gian.
2.1.1.2 Hệ thống thông tin kế toán
a. Khái niệm
Hệ thống thông tin kế toán là hệ thống thu thập, lưu trữ và xử lý các dữ
liệu cần thiết của quá trình sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp các thông tin
kế toán, tài chính hữu ích cho người sử dụng trong và ngoài doanh nghiệp.
Quyết định
kinh tế
Người sử
dụng
Hoạt động
sản xuất
kinh doanh
Nghiệp vụ
kinh tế
Phân tích
Phân tích
Ghi chép
Tổng hợp
Lưu trữ
Lập báo cáo
(Nguồn: Hệ thống thông tin kế toán – Thiều Thị Tâm)
Hình 2.2 Sơ đồ quy trình hoạt động của hệ thống thông tin
4
Tùy theo mục tiêu cung cấp thông tin phục vụ cho các tổ chức bên ngoài
hay sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp, hệ thống thông tin kế toán bao gồm:
- Hệ thống thông tin kế toán tài chính: hệ thống này cung cấp các thông
tin tài chính cho bên ngoài doanh nghiệp. Các thông tin này được ghi nhận, xư
lý theo các quy định, chế đô, các quy tắc, chuẩn mực kế toán hiện hành.
- Hệ thống thông tin kế toán quản trị: hệ thống này cung cấp các thông
tin nhằm mục đích quản trị trong nội bộ doanh nghiệp để dư báo các sự kiện
sắp xảy ra và dự đoán các ảnh hưởng tài chính của chúng đối với doanh
nghiệp cũng như quản trị thực hiện mục tiêu tài chính của đơn vị.
b. Vai trò của hệ thống thông tin kế toán
Mục tiêu của kế toán là lập ra các báo cáo tài chính – phương tiện truyền
đạt thông tin kế toán tài chính, trình bày kết quả kinh doanh và tình hình tài
chính của doanh nghiệp cho những người quan tâm đến nó, được lập theo định
kỳ và theo quy định bắt buộc, gồm các báo cáo sau:
̶
Bảng cân đối kế toán.
̶
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
̶
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
̶
Thuyết minh báo cáo tài chính.
Các thông tin kế toán cung cấp rất cần thiết đối với nhu cầu của nhiều
đối tượng sử dụng trong việc ra quyết định. Những người ra quyết định, dù
trong nội bộ hay ở bên ngoài doanh nghiệp, đều muốn ra các quyết định có
nhiều khả năng nhất để hoàn thành các mục tiêu của họ bằng cách sử dụng
thông tin kế toán. Người sử dụng thông tin kế toán có thể chia thành 3 nhóm:
̶ Người quản lý doanh nghiệp: sử dụng thông tin kế toán để lập các
mục tiêu cho doanh nghiệp, đánh giá quá trình thực hiện mục tiêu đó và đề ra
các quyết định điều chỉnh hoạt động của doanh nghiệp sao cho đạt hiệu quả
cao nhất.
̶ Người có lợi ích trực tiếp từ hoạt động kinh doanh: quan tâm đến
thông tin kế toán, đến hiệu quả hoạt động để quyết định đầu tư, phân chia lợi
nhuận, quyết định cho vay, cung cấp vật tư hàng hóa….
̶ Người có lợi ích gián tiếp từ hoạt động kinh doanh như: cơ quan thuế
dựa vào số liệu kế toán để tính thuế, cơ quan chức năng của nhà nước cần các
số liệu kế toán để tổng hợp cho ngành, cho nền kinh tế và trên cơ sở đó hoạch
định các chính sách kinh tế.
5
2.1.2 Chu trình doanh thu và chu trình chi phí
2.1.2.1 Chu trình doanh thu
Chu trình doanh thu (Revenue cycle) là một chu trình con của hệ thống
thông tin kế toán; bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự kiện phát
sinh liên quan tđến việc tạo doanh thu và thanh toán công nợ khách hàng. Có
bốn hoạt động chính trong chu trình doanh thu: (1) Nhận đơn đặt hàng của
khách hàng; (2) Giao hàng hóa hoặc thực hiện dịch vụ cho khách hàng; (3)
Yêu cầu khách hàng thanh toán; (4) Nhận tiền thanh toán. Trong trường hợp
bán hàng thu tiền ngay, các sự kiện kinh tế nói trên diễn ra trong thời gian
ngắn, nên hệ thống thông tin ghi chép các nhgiệp vụ kế toán trong ít bút toán
hơn. Trong trường hợp bán chịu hàng hóa hoặc dịch vụ, mỗi sự kiện kinh tế
tạo ra một nghiệp vụ kế toán tại một thời điểm khác nhau.
2.1.2.2 Chu trình chi phí
Chu trình chi phí bao gồm tất cả các hoạt động trong quá trình ghi nhận
những nghiệp vụ phát sinh chi phí tại doanh nghiệp như: mua hàng hay đặt các
dịch vụ từ nhà cung cấp. Có 4 sự kiện kinh tế được ghi chép và xử lý trong
chu trình chi phí. Đó là: (1) Đặt hàng hay dịch vụ, (2) Nhận hàng hay dịch vụ
yêu cấu, (3) Xác định nghĩa vụ thanh toán, (4) Thanh toán tiền.
2.1.3 Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán
2.1.3.1 Kiểm soát nội bộ
a. Khái niệm
Kiểm soát nội bộ hay hệ thống kiểm soát nội bộ trong một tổ chức là một
quá trình chịu ảnh hưởng bởi các nhà quản lý vá các nhân viên của một tổ
chức, được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các
mục tiêu sau:
̶
Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả
̶
Thông tin đáng tin cậy
̶
Sự tuân thủ các luật lệ và quy định
b. Các thành phần của một hệ thống kiểm soát nội bộ
Theo COSO, hệ thống kiểm soát nội bộ được cấu thành do 5 bộ phận:
̶
Môi trường kiểm soát
̶
Đánh giá rủi ro
̶
Các hoạt động kiểm soát
̶
Thông tin và truyền thông
̶
Giám sát
6
c. Phân biệt hệ thống thủ công và hệ thống xử lý bằng máy
Bảng 2.1 Bảng phân biệt hệ thống thủ công và hệ thống xử lý bằng máy
Hệ thống thủ công
Hệ thống xử lý bằng máy tính
Dấu vết kiểm toán tồn tại lâu dài
Dấu vết kiểm toán tồn tại trong một
thời gian nhất định
Thông tin, dữ liệu dễ dàng đọc bằng Thông tin, dữ liệu đa số phải đọc trên
mắt
máy
Các sai sót dễ phát hiện trong quá Các sai sót khó phát hiện trong quá
trình
trình
Rủi ro, gian lận, phá hủy thấp
Rủi ro, gian lận, phá hủy cao
Trách nhiệm cao cho kế toán viên
Có thể làm giảm trách nhiệm cho kế
toán viên
Các thay đổi đơn giản và dễ dàng
Khó có thể thay đổi
Tính nhất quán thấp
Tính nhất quán cao
Báo cáo lập lâu hơn, ít thông tin Các báo cáo được lập nhanh chóng,
quản trị
kịp thời và đầy đủ các thông tin kể cả
thông tin quản trị
2.1.3.2 Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán
a. Phân loại kiểm soát hệ thống
- Phân loại kiểm soát theo mục tiêu
+ Kiểm soát ngăn chặn: đề phòng sai sót, gian lận trước khi các nghiệp
vụ xảy ra.
+ Kiểm soát phát hiện: nhận ra sai sót, gian lận hoặc phát hiện các điều
kiện dẫn đến sai sót, gian lận sau khi các nghiệp vụ đã xảy ra.
+ Kiểm soát sửa sai: là quá trình sữa chữa các sai sót, sữa chữa một sự
yếu kém của một thủ tục kiểm soát bằng một thủ tục kiểm soát khác.
- Phân loại kiểm soát theo phạm vi
+ Kiểm soát chung: Các chính sách, biện pháp thực hiện nhằm ngăn chặn
và phát hiện sai sót và gian lận trong toàn bộ hệ thống thông tin kế toán là
kiểm soát chung. Kiểm soát chung ảnh hưởng đến tất cả các chu trình kế toán
và tất cả hệ thống ứng dụng trong mỗi chu trình kế toán.
+ Kiểm soát ứng dụng: Các chính sách, biện pháp thực hiện kiểm soát
chỉ ảnh hưởng đến một hệ thống ứng dụng cụ thể.
7
b. Kiểm soát nội bộ trong môi trường xử lý bằng máy tính
̵
Đặc điểm xử lý trong môi trường xử lý bằng máy tính
+ Chứng từ sử dụng: thông thường các chứng từ chứng minh nghiệp vụ
hoặc sự kiện kinh tế phải được lập bằng giấy tờ. Tuy nhiên trong hệ
thống xử lý bằng máy rất nhiều trường hợp các dữ liệu được nhập trực
tiếp và máy mà không cần chứng từ bằng giấy.
+ Các dấu vết nghiệp vụ không quan sát được bằng mắt. Trong nhiều hệ
thống máy tính, toàn bộ các dấu vết kiểm toán chỉ được lưu trữ trong một
thời gian ngắn hoặc dưới những định dạng chỉ có thể đọc được bởi máy
tính. Do đó, khi một hệ thống phức tạp xử lý một khối lượng lớn nghiệp
vụ, các dấu vết kiểm toán sẽ không còn được lưu trữ đầy đủ. Điều này
gây khó khăn cho người sử dụng trong việc kiểm tra, phát hiện kịp thời
các sai sót, đặc biệt là những sai sót trong chương trình ứng dụng.
+ Thông tin có thể không quan sát được bằng mắt: trong môi trường tin
học hóa, các tập tin và sổ kế toán được thể hiện trong hình thức máy có
thể đọc được. Vì vậy, nếu thiếu máy tính thì không thể đọc được các
thông tin này. Ngoài ra, các kết xuất có thể không được in ra hoặc nếu in
ra thì được in ra dưới dạng rút gọn. Chính vì vậy, kết xuất có thể khó
quan sát bằng mắt.
+ Xét duyệt và thực hiện nghiệp vụ: trong hệ thống máy tính, một số
nghiệp vụ có thể được thực hiện tự động và không lưu lại sự phê duyệt
trên chứng từ. Trong trường hợp này cần hiểu rằng người quản lý đã
ngầm định sự phê duyệt của mình ngay khi chấp nhận thiết kế của
chương trình.
+ Cập nhật một lần, ảnh hưởng đến nhiều tập tin và xử lý tự động theo
chương trình.
+ Các thủ tục kiểm soát được lập trình.
̶
Đánh giá rủi ro trong môi trường xử lý bằng máy tính
Có rất nhiều rủi ro có thể xảy ra trong môi trường kế toán xử lý bằng
máy. Để dễ dàng khi đánh giá và xây dựng các thủ tục kiểm soát, nên phân các
rủi ro thành các loại sau:
+ Rủi ro trong kinh doanh
+ Rủi ro trong xử lý thông tin: đầu vào, xử lý, kết quả.
+ Rủi ro liên quan đến hệ thống
̶
c. Kiểm soát chung trong môi trường xử lý bằng máy tính
Phân chia trách nhiệm trong các chức năng của hệ thống
Phân chia rõ ràng giữa các chức năng
8
+ Phân tích hệ thống
+ Lập trình
+ Vận hành máy tính
+ Người dùng hệ thống
+ Quản lý thư viện dữ liệu của hệ thống thông tin kế toán
+ Kiểm soát dữ liệu
̶
Kiểm soát dự án phát triển hệ thống
+ Lập kế hoạch chủ đạo chiến lược
+ Lập kế hoach phát triển dự án
+ Lịch trình xử lý dữ liệu
+ Quy định trách nhiệm
+ Đánh giá thực hiện dự án định kỳ
+ Đánh giá việc thực hiện chuyển đổi
̶
Kiểm soát thâm nhập về mặt vật lý
+ Máy tính cần được đặt trong các phòng được khóa, bảo vệ, giám sát
việc sử dụng, và chỉ có người nào có trách nhiệm, được cấp quyền
mới được sử dụng.
+ Cần có thiết bị giám sát và cảnh báo
+ Huấn luyện cho người sử dụng cách sử dụng, vận hành, cách phòng
chống virut máy tính.
+ Sử dụng các phần mềm, các giải pháp bảo mật, an ninh mạng máy
tính.
+ Tăng cường hoạt động giám sát việc sử dụng máy tính.
+ Để phát hiện các lỗ hỏng bảo mật của hệ thống cần có sự tư vấn của
chuyên gia máy tính, chuyên gia mạng.
+ Thực hiện việc mã hóa dữ liệu.
̶
Kiểm soát truy cập hệ thống
Phân quyền trách nhiệm: phân quyền cho người dung có quyền truy cập
hệ thống. Việc phân quyền được thực hiện bằng cách xác định tên người dung,
hệ thống nào được quyền truy cập, chức năng của người dung, giới hạn quyền
truy cập dữ liệu, phương pháp nhận dạng. Phương pháp nhận dnagj bao gồm:
sử dụng mật khẩu, nhận dạng sinh học, sử dụng thẻ từ cá nhân.
̶
Kiểm soát lưu trữ dữ liệu
+ Kiểm soát lưu trữ dữ liệu
9
Đảm bảo an toàn vật lý cho các đĩa cứng, đĩa mềm, đĩa CD không bị
cháy.
Dán nhãn, đặt tên đĩa
Phân loại và sắp xếp theo một tiêu thức nhất định
Hủy bỏ các thiết bị lưu trữ bị hư nhằm hạn chế khả năng bị lộ bí mật
Bảo quản ở nơi an toàn bên ngoài doanh nghiệp
̶
+ Kiểm soát sao lưu dự phòng: sao lưu dự phòng nhằm hạn chế dữ liệu
bị mất mát do những nguyên nhân khách quan và chủ quan. Vì vậy, ban
giám đốc cần ban hành văn bản và thực hiện các chính sách và biện pháp
kiểm soát lưu trữ dữ liệu. Trong đó, quy định phương pháp, thời gian sao
lưu, quy trình sao lưu, phục hồi dữ liệu, cũng như trách nhiệm của các cá
nhân thực hiện việc sao lưu, bảo trì, phục hồi dữ liệu.
Kiểm soát truyền tải dữ liệu
+ Mã hóa dữ liệu
+ Kiểm tra đường truyền
̶
+ Kiểm tra chẵn lẻ
Chuẩn bị tài liệu hệ thống
+ -Chuẩn hóa, phân loại tài liệu quản trị, tài liệu ứng dụng, tài liệu vận
hành hệ thống
+ Tài liệu quản trị: mô tả thủ tục, quy định của quá trình xử lý dữ liệu,
các thủ tục và quyền truy cập hệ thống, những tài liệu tạo ra trong quá
trình phát triển hệ thống: tài liệu của giai đoạn thiết kế và phân tích hệ
thống.
+ Tài liệu ứng dụng: bao gồm cẩm nang sử dụng chương trình phần
mềm mà doanh nghiệp đang sử dụng. Trong đó sẽ trình bày nhập liệu,
tập tin dữ liệu, các bước xử lý, kết xuất và các hướng dẫn sửa lỗi.
̶
+ Tài liệu vận hành hệ thống: các tài liệu trình bày về yêu cầu cấu hình
phần cứng, danh sách và mô tả tất cả các tập tin chương trình, tập tin dữ
liệu, các lưu ý về nguy cơ dẫn đến lỗi chương trình, các hướng dẫn khắc
phục các thiệt hại nếu có sự cố xảy ra.
Giảm thiểu thời gian chết của hệ thống
+ Kiểm tra, thay thế các thiết bị đã hết hạn sử dụng, sắp hư
̶
+ Sử dụng UPS
Dấu vết kiểm toán
10
+ Hạn chế việc chỉnh sửa dữ liệu trực tiếp, đặc biệt các số liệu kế toán
đã chuyển sổ cái
+ Tuyệt đối không được xóa hay chỉnh sửa dữ liệu sau khi đã cập nhật
vào các tập tin có liên quan, sau khi ra lệnh khóa sổ kế toán. Trong
trường hợp này hướng giải quyết là các bút toán ghi bổ sung, ghi số âm
và lập chứng từ sửa sổ như trong trường hợp kế toán thủ công.
̶
Các kế hoạch phục hồi sau thiệt hại
+ Lập kế hoạch dự phòng
+ Huấn luyện nhân viên
+ Mua bảo hiểm tài sản cho hệ thống và trung tâm dữ liệu
+ Tạo vị trí xử lý dự phòng
+ Xác định các hệ thống ứng dụng quan trọng – ưu tiên kiểm soát và
khôi phục trước
+ Phân chia trách nhiệm thực hiện kế hoạch dự phòng và khôi phục
trung tâm dữ liệu
d. Kiểm soát ứng dụng trong hệ thống kế toán bằng máy tính
- Kiểm soát nhập liệu:
+ Kiểm soát nguồn dữ liệu: đánh số trước các chứng từ, sử dụng các
chứng từ luân chuyển được tạo ra bên trong hệ thống
+ Kiểm tra quá trình nhập liệu:
Kiểm tra tính tuần tự khi nhập liệu: để nhập liệu đầy đủ và
nhanh chóng, dữ liệu phải được nhập theo một thứ tự nhất định. Hệ
thống sẽ báo lỗi hay có thông báo nhắc nhở nếu người dùng nhập không
theo đúng thứ tự định sẵn.
Kiểm tra vùng dữ liệu: dữ liệu được nhập sẽ được sử dụng cho
nhiều chức năng tìm kiếm hay tính toán. Hệ thống phải đảm bảo dữ liệu
nhập phải theo đúng loại đã khai báo.
Kiểm tra dấu: một số dữ liệu phải luôn luôn là số âm hay số
dương.
Kiểm tra tính hợp lý: khi nhập các nghiệp vụ, số của chứng từ,
mã số quản lý của các đối tượng hay ngày nhập liệu….
Kiểm tra tính có thực của nghiệp vụ: nhằm xác nhận các đối
tượng tham gia vào nghiệp vụ là có thực, phát hiện các dữ liệu sai được
nhập vào hệ thống.
11
Kiểm tra giới hạn: đảm bảo tính hợp lý và hạn chế các gian lận
khi nhập liệu, hệ thống phải kiểm tra giới hạn của dữ liệu nhập.
Kiểm tra tính đầy đủ: đảm bảo tất cả các thông tin quan trọng
trên một mẫu tin đều được nhập vào, không có vùng quan trọng nào
được để trống.
Kiểm tra việc nhập trùng dữ liệu: để nhập nhanh chóng và chính
xác, các dữ liệu trùng lắp không cần nhập vào hệ thống.
Kiểm tra dung lượng vùng nhập: một ô nhập liệu có độ dài 8 ký
tự.
Kiểm tra số tổng kiểm soát: nhằm kiểm tra tính chính xác của
việc nhập liệu. Có các hình thức tổng kiểm soát sau: kiểm soát tổng số
lô, kiểm soát tổng số chứng từ hay tổng số mẫu tin, kiểm soát tổng số tài
chính, tổng cộng Hash.
Sử dụng các giá trị mặc định và tạo số tự động: sử dụng các giá
trị mặc định trong trường hợp nhập các nghiệp vụ có cùng nội dung kinh
tế hay cùng thời điểm nhập liệu.
Thông báo lỗi đầy đủ và hướng dẫn sửa lỗi: cung cấp đày đủ các
thông báo lỗi và hướng dẫn sửa lỗi.
- Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu và kiểm soát bảo trì tập tin
+ Kiểm soát sắp xếp theo trình tự: yêu cầu các mẫu tin trong tập tin
dữ liệu nằm theo trình tự.
+ Kiểm soát từng bước xử lý: sử dụng số tổng kiểm soát để phát
hiện bị thiếu hay thừa.
+ Nhận biết tập tin một cách hữu hình: đá nhãn trên đĩa, đặt tên
nhãn bên trong mà máy vi tính có thể đọc được.
+ Các kiểm soát được lập trìnhtự động kiểm tra hoạt động xử lý.
- Kiểm soát thông tin đầu ra: đảm bảo sự chính xác của việc xử lý
dữ liệu.
+ Kiểm tra bằng mắt tính logic, hợp lệ của dữ liệu: xem xét các kết
xuất nhằm đảm bảo nội dung thông tin cung cấp và hình thức phù hợp
với nhu cầu sử dụng thông tin,đối chiếu giữa kết xuất và nhập dữ liệu
thông qua các số tổng kiểm soát nhằm đảm bảo tính chính xác của thông
tin.
+ Thiết lập quy trình chuyển và nhận báo cáo: quy định báo cáo đó
do ai lập (hoặc ai in) sau đó chuyển báo cáo đó cho những ai.
12
+ Quy định hủy các dữ liệu, thông tin bí mật sau khi tạo ra kết xuất
trên giấy, trên các bản in thử, các bản nháp…. Quy người sử dụng phải
có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, đầy đủ và trung thực của thông
tin sau khi nhận thông tin và báo cáo.
2.1.4 Công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán (lưu đồ)
2.1.4.1 Khái niệm lưu đồ
Lưu đồ là các sơ đồ là các biểu tượng hay hình vẽ mô tả trình tự xử lý ,
trình tự vận hành của hệ thống. Lưu đồ là một trong những công cụ thường
dung trong quá trình phát triển hệ thống.
Lưu đồ mô tả hệ thống bằng hình vẽ các quá trình xử lý dữ liệu (các hoạt
động, đầu váo, đầu ra, lưu trữ) và các hoạt động chức năng như bán, mua,
nhập, xuất. Lưu đồ còn thể hiện được người thực hiện, các hoạt động, trình tự
luân chuyển chứng từ. Ngoài ra, lưu đồ sử dụng trong phân tích kiểm soát của
hệ thống.
2.1.4.2 Phân loại
a. Lưu đồ hệ thống: mô tả quá trình sử lý của hệ thống, tập trung mô tả
tiến trình xử lý hơn là mô tả công việc và chức năng của mỗi phân hệ trong hệ
thống.
Lưu đồ mô tả trình tự xử lý dữ liệu, cách thức xử lý, cách thức lưu trữ
trong hoạt động xử lý của máy tính.
Lưu đồ hệ thống nhấn mạnh tới xử lý của hệ thống, không trình bày chi
tiết cụ thể các liên kết của chứng từ.
b. Lưu đồ chứng từ:
Mô tả trình tự luân chuyển chứng từ, số liên chứng từ, người lập, người
nhận chứng từ, nơi lưu trữ, tính chất lưu trữ… trong các hoạt động chức năng
(bán, mua, nhập, xuất… )
Lưu đồ chứng từ trình bày chi tiết cụ thể các liên của chứng từ trong quá
trình luân chuyển chứng từ.
Sự kết hợp giữa lưu đồ chứng từ và lưu đồ hệ thống trong mô tả hệ thống
sẽ thấy được các hoạt động hữu hình và vô hình trong hệ thống.
c. Lưu đồ chương trình: mô tả quá trình xử lý của một chương trình, một
hàm, một thủ tục trong một chương trình máy tính.
13
2.1.4.3 Các ký hiệu của lưu đồ
a. Nhóm ký hiệu đầu vào
Chứng từ
Ký hiệu mô tả chứng từ hay báo cáo kế toán
bằng giấy.
Nhập liệu
Ký hiệu mô tả việc đưa dữ liệu vào hệ thống
bằng các thiết bị, bằng bàn phiếm, cần gạt,
máy quét,… (Nhập chứng từ vào máy tính)
Thẻ lưu trữ
Đưa dữ liệu vào hệ thống bằng thẻ lưu trữ.
b. Nhóm ký hiệu xử lý.
Ký hiệu này mô tả hoạt động xử lý bằng máy
tính.Ví dụ: Tính giá xuất hàng tồn kho, tính giá
thành.
Xử lý thủ công. Ví dụ: Lập phiếu thu, phiếu
chi,….
Ký hiệu này mô tả hành động ra quyết định
Ký hiệu này mô tả hành động chuẩn bị trước khi
xử lý.
c. Nhóm ký hiệu đầu ra
Hiển thị
Dữ liệu đầu
vào, đầu ra
Ký hiệu này mô tả thông tin được hiện thị bằng
thiết bị video, máy tính, máy in chứ không in ra
giấy.
Ký hiệu mô tả dữ liệu được cung cấp cho quá
trình xử lý (đầu vào), hoặc ghi nhận báo cáo thông
tin đã được xử lý (đầu ra). Ví dụ: Muốn mô tả: ghi
vào sổ cái thì biểu tượng này sẽ ghi chữ “Số cái”.
14
d. Nhóm ký hiệu lưu trữ.
Ký hiệu mô tả lưu trữ bằng hệ thống máy tính
có thể truy xuất trực tiếp không cần tuần tự. Ví
dụ: đĩa từ, đĩa quang, băng từ,…
Băng từ
Ký hiệu này mô tả việc lưu trữ trong các hồ sơ
bằng giấy tờ. thông thường các dữ liệu trong hồ
sơ được lưu trũ theo một tiêu thức phân loại như
ngày, số, tên dữ liệu.
D: Phân loại theo ngày của hồ sơ hay dữ liệu
N: Phân loại theo số của hồ sơ hay số thứ tự
của dữ liệu.
A: Phân loại theo tên của hồ sơ hay dữ liệu
(theo thứ tự Alphabet).
Ký hiệu mô tả lưu trữ bằng các phương tiện mà
hệ thống máy có thể đọc ghi được như: băng từ,
đĩa từ, đĩa quang.
e. Nhóm ký hiệu kết nối
Ký hiệu mô tả điểm nối. Điểm nối trong cùng
một trang (A, B, C,…)
Điểm nối sang trang sau (Số trang: 1, 2, 3)
Ký hiệu mô tả hoạt động bắt đầu hay kết thúc.
15
2.2 LƯỢC KHẢO TÀI LIỆU
Trong quá trình thực hiện tôi có tham khảo luận văn tốt nghiệp: “Phân
tích và đánh giá hệ thống thông tin kế toán trong ngân hàng nông nghiệp và
phát triển nông thôn thành phố Vĩnh Long” của tác giả Lê Thị Như Hằng, sinh
viên khoa Kinh Tế và Quản Trị Kinh Doanh Trường Đại Học Cần Thơ. Đề tài
nêu lên những hoạt động của chu trình doanh thu, chu trình chi phí và mô tả
bằng lưu đồ quá trình luân chuyển, kiểm soát, lưu trữ chứng từ, ngoài ra tác
giả còn đưa ra các thủ tục kiểm soát và đánh giá tính hữu hiệu, hiệu quả của hệ
thống thông tin kế toán của ngân hàng.
2.3 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
2.3.1 Phương pháp thu thập số liệu
Số liệu được thu thập tại công ty bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ trong 3
năm 2011 – 2013 và 6 tháng đầu năm 2014. Bên cạnh đó cũng có sử dụng một
số bài báo và thông tin từ Internet phục vụ cho việc phân tích.
2.3.2 Phương pháp phân tích số liệu
Mục tiêu 1: Để phân tích thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại công
ty Bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ, trong bài đã sử dụng các phương pháp kế
toán gồm:
Phương pháp quan sát: quan sát quá trình hoạt động từ đó đưa ra các
nhận xét sơ bộ về hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty.
Phương pháp thống kê mô tả: là các phương pháp liên quan đến việc thu
thập số liệu, tóm tắt những thông tin thu thập được để trình bày một cách dễ
hiểu thông qua bảng thống kê, sơ đồ.
Mục tiêu 2: để có thể phân tích, đánh giá quá trình luân chuyển, xử lý,
lưu trữ và kiểm soát chứng từ thì phải quan sát, phân tích quá tình luân chuyển
chứng từ; ngoài ra, còn phải mô tả quá trình luân chuyển chứng từ thông qua
lưu đồ chứng từ.
Mục tiêu 3: Dựa vào kết quả phân tích được, nhận xét và đề ra một số ý
kiến, giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện HTTTKT tại công ty.
Ngoài ra còn phỏng vấn Ban lãnh đạo công ty, những người làm công tác
kế toán; tham số một số quyển sách về chuyên ngành kế toán, bảo hiểm và
một số văn bản quy định về chế độ tài chính hiện hành.
16
CHƯƠNG 3
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY
BẢO HIỂM BẢO LONG CẦN THƠ
3.1 GIỚI THIỆU CHUNG
̶ Tên gọi công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN BẢO HIỂM BẢO LONG
̶ Tên giao dịch đối ngoại: Bao Long Isurance Corporation
̶ Tên giao dịch: Bảo hiểm Bảo Long
̶ Tên viết tắt: Bảo Long
̶ Địa chỉ: 185 Điện Biên Phủ, P. Đa Kao, Q.1, TP.HCM
̶ Điện thoại: 84 882 339 70
Fax: 84 882 289 67
̶ Ngân hàng mở TK: Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam- CN. TP.HCM
̶ Số TK: 007 100 001 9027
̶ Mã số thuế: 0301 458 065
̶ Vốn điều lệ: 336.345.000.000 đồng (Ba trăm ba mươi sáu tỉ, ba trăm
bốn mươi lăm triệu đồng).
3.2 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN
Tổng công ty Cổ phần bảo hiểm Bảo Long (tiền thân là Công ty Cổ phần
bảo hiểm Nhà Rồng) được thành lập và chính thức đi vào hoạt động kinh
doanh bảo hiểm ngày 11/7/1995. Là công ty cổ phần đầu tiên hoạt động trên
lĩnh vực bảo hiểm phi nhân thọ tại Việt Nam.
Ngày 14/5/2012 Bộ Tài Chính cấp giấy phép điều chỉnh số
05/GPDDC16/KDBH chấp thuận việc đổi tên Công ty Cổ phần bảo hiểm Nhà
Rồng thành Tổng công ty Cổ phần bảo hiểm Bảo Long (Bảo Long).
Mạng lưới hoạt động của Bảo Long gồm 19 công ty thành viên và 01 văn
phòng đại diện trực thuộc.
Tổng công ty Cổ phần bảo hiểm Bảo Long hiện nay có các Cổ đông lớn
là các doanh nghiệp có uy tín hoạt động trong các lĩnh vực ngân hàng, tài
chính, bảo hiểm, dịch vụ như: Tập đoàn Bảo Việt, công ty Cổ phần Chứng
khoán Rồng Việt, Ngân hàng TMCP Á Châu, Ngân hàng TMCP XNK, Ngân
hàng TMCP Ngoại Thương Việt Nam, Công ty Cổ phần quản lý Quỹ đầu tư
chúng khoán Việt Long, Ngân hàng TMCP Hàng hải Việt Nam, Ngân hàng
TMCP Sài Gòn.
17
Trong những năm qua, Bảo Long đã tăng cường mở rộng quan hệ hợp
tác quốc tế đã tạo những tiềm năng to lớn về năng lực tái bảo hiểm. Bảo Long
đã hợp tác với một số nhà tái đầu tư bảo hiểm với những hợp đồng tái bảo
hiểm có hạn mức lớn như: Swiss Re, Mitsiu Sumitomo – Singapore, Munich
Re, Hanover Re _ Malaysia, Sompo Janpan Re – HK,….. và các môi giới như;
Aon, Willis, Guy Carpenter, J.B Boda……
Hoạt động của công ty ngày càng được chuẩn hóa. Đầu năm 2010, Bảo
Long đã được tổ chức United Registrar of Systems (URS) của Anh quốc cấp
giấy chứng nhận quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001 : 2000.
3.3 SƠ LƯỢC VỀ CÔNG TY BẢO HIỂM BẢO LONG CẦN THƠ
Công ty bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ là 01 trong 19 công ty thành viên
trực thuộc Tổng công ty cổ phần bảo hiểm Bảo Long.
Địa chỉ: 30H Mậu Thân, P.An Nghiệp, Q. Ninh Kiều, TP. Cần Thơ
Điện thoại: 0710 834 117 07103 765 444 Fax: 07103 766 466
Email: info@baohiembaolong.com
Website: http://baohiembaolong.com
3.4 CƠ CẤU TỔ CHỨC
3.4.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Để tiến hành tốt công tác kinh doanh bộ máy quản lý của Công ty được
tổ chức rất khoa học và hợp lý, thể hiện qua sơ đồ sau:
GIÁM ĐỐC
PHÒNG
NGHIỆP VỤ 1
PHÒNG
NGHIỆP VỤ 2
PHÒNG
NGHIỆP VỤ 3
PHÒNG
KẾ TOÁN
(Nguồn: Phòng kế toán – Công ty bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ)
Hình 3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty
3.4.2 Chức năng, nhiệm vụ
3.4.2.1 Giám đốc
Giám đốc là người đại diện pháp nhân của Công ty và chịu trách nhiệm
trước Công ty và pháp luật về điều hành hoạt động của Công ty. Giám đốc là
người có quyền hành cao nhất trong Công ty và trực tiếp lãnh đạo, điều hành
18
mọi hoạt động của Công ty, ký kết các hợp đồng, văn bản và ký duyệt các
chứng từ ban đầu phát sinh về tiền và hàng hóa, …….
3.4.2.2 Phòng nghiệp vụ
Xây dựng kế hoạch kinh doanh, theo dõi chuyển khai kế hoạch tìm
nguồn khách hàng để mở rộng thị trường, ký kết hợp đồng, thương lượng và
bồi thườngbảo hiểm cho người hay chủ thể tham gia bảo hiểm.
3.4.2.3 Phòng kế toán
Theo dõi, ghi chép và thống kê các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong
Công ty.
Lưu trữ, bảo quản sổ sách, chứng từ, công nợ.
Lập các báo cáo tài chính, sổ sách kế toán theo quy định.
Cung cấp, phân tích các số liệu giúp ban giám đốc có quyết định chỉ đạo
bán hàng và thu hồi công nợ.
Đề ra các biện pháp nhằm đảm bảo an toàn hiệu quả, góp phần đẩy mạnh
kế hoạch kinh doanh của Công ty.
3.5 CÁC HOẠT ĐỘNG KINH DOANH
3.5.1 Bảo hiểm gốc
3.5.1.1 Bảo hiểm hàng hóa
Bảo hiểm hàng hóa XNK
Bảo hiểm thân tàu
Bảo hiểm trách nhiệm nhân sự chủ tàu
Bảo hiểm vận chuyển hàng hóa trong lãnh thổ Việt Nam
Bảo hiểm tai nạn thuyền viên
3.5.1.2 Bảo hiểm tài sản
Bảo hiểm tài sản
Bảo hiểm trộm cắp
Bảo hiểm tiền
Bảo hiểm hỏa hoạn và các rủi ro đặc biệt
Bảo hiểm mọ rủi ro xây dựng và lắp đặt
Bảo hiểm máy móc
19
3.5.1.3 Bảo hiểm xe cơ giới
Bảo hiểm xe ô tô
Bảo hiểm trách nhiệm dân sự của chủ xe
Bảo hiểm vật chất xe
Bảo hiểm tai nạn lái, phụ xe và người ngồi trên xe
Bảo hiểm xe gắn máy
3.5.1.4 Bảo hiểm con người
Bảo hiểm trách nhiệm công cộng
Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp
Bảo hiểm tai nạn con người
Bảo hiểm tai nạn lao động
Bảo hiểm kết hợp con người
3.5.2 Nhận, nhượng tái bảo hiểm
Nhận và nhượng tái bảo hiểm đối với tất cả các nghiệp vụ bảo hiểm phi
nhân thọ.
3.5.3 Giám định tổn thất
Giám định, điều tra, tính toán, phân bổ tổn thất, đại lý giám định tổn thất,
yêu cầu người thứ ba bồi hoàn.
3.5.4 Đầu tư tài chính và đầu tư khác
Mua trái phiếu chính phủ
Mua cổ phiếu, trái phiếu doanh nghiệp
Kinh doanh bất động sản
Góp vốn vào các doanh nghiệp khác
Cho vay theo quy định của Luật tổ chức tín dụng
Gửi tiền tại các tổ chức tín dụng
Các hoạt động khác theo quy định của pháp luật
3.6 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN
20
3.6.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
KẾ TOÁN TRƯỞNG
KỂ TOÁN TỔNG
HỢP
KẾ TOÁN KHO
THỦ QUỸ
(Nguồn: Phòng kế toán – Công ty bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ)
Hình 3.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
3.6.2 Nhiệm vụ, quyền hạn
3.6.2.1 Kế toán trưởng
̶
Nhiệm vụ
+ Tổ chức công tác kế toán và bộ máy công kế toán phù hợp với tổ chức
kinh doanh của công ty.
+ Chịu trách nhiệm trực tiếp trước Giám đốc công ty về các công việc
thuộc phạm vi trách nhiệm và quyền hạn của kế toán trưởng.
+ Thực hiện các quy định của pháp luật về kế toán, tài chính trong đơn
vị kế toán.
+ Tổ chức, điều hành bộ máy kế toán theo quy định của Luật kế toán và
phù hợp với hoạt động của công ty.
+ Lập báo cáo tài chính
̶
Quyền hạn
+ Kế toán trưởng có quyền độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán. Có ý kiến bằng văn bản pháp luật với Giám đốc công ty về việc tuyển dụng,
thuyên chuyển, tăng lương, khen thưởng, kỷ luật người làm kế toán, thủ quỹ,
thủ kho.
+ Yêu cầu các bộ phận liên quan trong công ty cung cấp đầy đủ, kịp thời
tài liệu liên quan đến công việc kế toán và giám sát tài chính của kế toán
trưởng.
+ Báo cáo bằng văn bản cho Giám đốc khi phát hiện các vi phạm phát
luật về tài chính, kế toán trong công ty.
̶
3.6.2.2 Kế toán tổng hợp
Nhiệm vụ
21
+ Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các đơn vị nội bộ, dữ liệu chi tiết và
tổng hợp.
+ Kiểm tra các định khoản nghiệp vụ phát sinh.
+ Kiểm tra sự cân đối giữa số liệu kế toán chi tiết và tổng hợp.
+ Kiểm tra số dư cuối kỳ có hợp lý và khớp đúng với các báo cáo chi
tiết.
+ Hạch toán thu nhập, chi phí, khấu hao, TSCĐ, công nợ, nghiệp vụ
khác, thuế GTGT và báo cáo thuế khối văn phòng CT, lập quyết toán văn
phòng công ty.
+ Theo dõi công nợ khối văn phòng công ty, quản lý tổng quát công nợ
toàn công ty. Xác định và đề xuất lập dự phòng hoặc xử lý công nợ phải thu
khó đòi toàn công ty.
+ In sổ chi tiết và tổng hợp khối văn phòng, tổng hợp theo công ty theo
quy định.
+ Lập báo cáo tài chính theo từng quý, 6 tháng, năm và các báo cáo giải
trình chi tiết.
+ Hướng dẫn xử lý và hạch toán các nghiệp vụ kế toán.
+ Tham gia phối hợp công tác kiểm tra, kiểm kê tại các đơn vị cơ sở.
+ Cải tiến phương pháp hạch toán và chế độ báo cáo.
+ Thống kê và tổng hợp số liệu kế toán khi có yêu cầu.
+ Cung cấp số liệu cho ban giám đốc hoặc các đơn vị chức năng khi có
yêu cầu.
+ Giải trình số liệu và cung cấp hồ sơ, số liệu cho cơ quan thuế, kiểm
toán, thanh tra kiểm tra theo yêu cầu của phụ trách văn phòng.
+ Kiến nghị và đề xuất biện pháp khắc phục cải tiến.
+ Lưu trữ dữ liệu kế toán theo quy định.
̶
Quyền hạn
+ Trực tiếp yêu cầu các kế toán điều chỉnh nghiệp vụ khi phát sinh sai.
+ Yêu cầu trực tiếp kế toán viên cung cấp báo cáo kịp thời đầy đủ theo
quy định.
̶
3.6.2.3 Kế toán kho
Nhiệm vụ
22
+ Kiểm tra số lượng chủng loại hàng hoá nhập kho theo chứng từ.
+ Nhập hàng hoá vào kho, sắp xếp đúng nơi qui định, cập nhật thẻ kho,
lập hồ sơ, lưu hồ sơ và bảo quản.
+ Lập báo cáo hàng nhập, xuất, tồn cho Phòng Kế toán.
+ Xuất nguyên liệu theo phiếu xuất kho.
̶
Quyền hạn
+ Đề xuất trang thiết bị bổ sung trang thiết bị cho kho.
+ Phân công nhân viên sắp xếp kho ngăn nắp, gọn gàng.
+ Từ chối xuất kho đối với chứng từ không hợp lệ.
3.6.2.4 Thủ quỹ
̶
Nhiệm vụ
+ Thực hiện việc kiểm tra lần cuối về tính hợp pháp và hợp lý của chứng
từ trước khi xuất, nhập tiền khỏi quỹ
+ Kiểm tra tiền mặt để phát hiện các loại tiền giả và báo cáo kịp thời.
+ Thực hiện việc thanh toán tiền mặt hàng ngày theo quy trình thanh
toán của công ty..
+ Tự động thực hiện kiểm kê đối chiếu quỹ hàng ngày với kế toán tổng
hợp.
+ Quản lý toàn bộ tiền mặt trong két sắt.
+ Quản lý chìa khoá két sắt an toàn, không cho bất kỳ người nào không
có trách nhiệm giữ hay xem chìa khoá két.
+ Phân loại đúng loại tiền, sắp xếp khoa học giúp cho việc dễ dàng nhận
biết, xuất nhập tiền dễ dàng
+ Chịu trách nhiệm lưu trữ chứng từ thu chi tiền.
+ Quản lý định mức tiền lẻ của nhà hàng, trực tiếp đi đổi tiền lẻ và phát
cho bộ phận thu ngân.
̶
Quyền hạn
+ Không chi hoặc thu những phiếu chi, phiếu thu ghi sai số tiền so với
chứng từ gốc.
+ Không chi tạm ứng khi không đầy đủ chữ ký.
23
3.7 CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN
3.7.1 Chế độ kế toán áp dụng tại công ty
Căn cứ Luật kế toán số 03/2003/QH11 ngày 17/6/2003 và Nghị định số
129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ Qui định chi tiết và hướng
dẫn thi hành một số điều của Luật kế toán trong hoạt động kinh doanh
Căn cứ Quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 về
việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp doanh nghiệp.
Căn cứ Luật số 24/2000/QH10 của Quốc hội về kinh doanh Bảo hiểm.
Căn cứ Thông tư số 125/2012/TT-BTC về việc Hướng dẫn chế độ tài
chính đối với doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, doanh
nghiệp môi giới bảo hiểm và chi nhánh doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ
nước ngoài.
Căn cứ Thông tư Số 323/2012/TT-BTC ngày 28/12/2012 về việc hướng
dẫn kế toán áp dụng đối với doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ, doanh
nghiệp tái bảo hiểm và chi nhánh doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ nước
ngoài.
3.7.1.1 Các bảng báo cáo kế toán sử dụng trong công ty
Bảng cân đối kế toán
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
Bảng lưu chuyển tiền tệ
Thuyết minh báo cáo tài chính
3.7.1.2 Các chứng từ sổ sách có liên quan
Hóa đơn bán hàng
Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho
Bảng thanh toán hàng đại lý
Phiếu thu, phiếu chi
Sổ nhật ký chung
Sổ cái
Các loại sổ, thẻ chi tiết
3.7.2 Hình thức kế toán áp dụng tại công ty
Công ty áp dụng việc hoạch toán theo hình thức: Nhật ký chung.
24
Niên độ kế toán bắt đầu ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 dương lịch
hàng năm.
Đơn vị tiền sử dụng là đồng Việt Nam (VND).
Nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
Khấu hao tài sản theo phương pháp đường thẳng.
3.7.2.1 Đặc điểm
Hình thức kế toán nhật ký chung sử dụng một quyển sổ kế toán tổng hợp
gọi là sổ nhật ký chung để ghi chép các nghiệp vụ phát sinh theo thứ tự thời
gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản. Sau đó sử dụng số liệu ở nhật ký
chung để ghi sổ cái các tài khoản có liên quan.
Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài
chính phát sinh trong niên độ kế toán.
Các loại sổ sử dụng: Sổ tổng hợp, Nhật ký chung, Sổ cái.
3.7.2.2 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán của hình thức nhật ký chung
* Sơ đồ:
CHỨNG TỪ KẾ
TOÁN
SỔ NHẬT KÝ
ĐẶC BIỆT
SỔ NHẬT KÝ
CHUNG
SỔ CÁI
SỔ, THẺ
KẾ TOÁN CHI TIẾT
BẢNG TỔNG HỢP
CHI TIẾT
BẢNG CÂN
ĐỐI PHÁT
SINH
BÁO CÁO TÀI
CHÍNH
(Nguồn: Phòng kế toán – Công ty bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ)
Hình 3.3 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung
Ghi chú:
: Ghi hàng ngày
: Ghi cuối tháng hoặc định kỳ
: Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
25
* Diễn giải sơ đồ:
Hàng ngày: Căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ
ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ
số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế
toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc
ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán
chi tiết liên quan.
Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào
các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ
Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối
lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để
ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do
một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm: cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối
phát sinh.
Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ Cái và bảng
tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các
báo cáo tài chính).
Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng
cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có
trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau
khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.
3.8 SƠ LƯỢC KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH
26
Bảng 3.1 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm 2011 - 2013
Đơn vị tính: VNĐ
Chỉ tiêu
Năm 2011
Năm 2012
Năm 2013
Chênh lệch năm 2012 so
với năm 2011
Giá trị
Tỷ lệ (%)
Chênh lệch năm 2013 so
với năm 2012
Giá trị
Tỷ lệ (%)
Tổng doanh thu
18.984.490.879
10.620.136.306
15.285.223.139 -8.364.354.573
-44.05
4.665.086.833
43.92
DT BH gốc
18.977.703.486
10.616.284.954
15.281.504.214 -8.361.418.532
-44.06
4.665.219.260
43.94
6.787.393
3.311.352
3.476.041
-51.21
407.573
12.31
Tổng chi phí
19.791.258.880
12.207.977.831
16.289.552.478 -7.580.281.049
-38.30
4.081.574.647
33.43
Chi phí trực tiếp KDBH
11.283.485.860
7.061.250.875
9.530.976.026 -4.222.234.985
-37.39
246.972.515
34.97
4.214.569
27.060.316
-22.845.747
542.07
-21.291.724
-4.69
8.503.558.451
5.119.666.640
6.752.807.860 -3.383.891.811
-39.79
1.633.141.220
31.90
-806.768.001
-1.587.841.525
-97.00
583.512.186
58.09
DT hoạt động tài chính
Chi phí tài chính
Chi phí QLDN
Lợi nhuận
3.718.925
5.768.592
-1.004.329.339
-781.073.524
(Nguồn: Phòng kế toán – Công ty bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ)
27
Bảng 3.2 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong 6 tháng đầu
năm 2014
Đơn vị tính: VNĐ
Chỉ tiêu
Sáu tháng đầu năm 2014
Tổng doanh thu
8.025.628.560
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
8.016.853.169
Doanh thu hoạt động tài chính
8.775.391
Tổng chi phí
7.786.921.735
Chi phí trực tiếp kinh doanh
4.787.943.553
Chi phí tài chính
2.287.381
Chi phí QLDN
2.996.690.801
Lợi nhuận trước thuế TNDN
238.706.825
(Nguồn: Phòng kế toán – Công ty bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ)
Từ bảng 3.1 tình hình hoạt động kinh doanh của công ty bảo hiểm Bảo
Long Cần Thơ, cho thấy tổng doanh thu của công ty hoạt động trong vòng 3
năm (2011 - 2013) không ổn định, doanh thu luôn thấp hơn chi phí nên lợi
nhuận âm. Từ năm 2011 đến năm 2012, doanh thu giảm rõ rệt: giảm từ
18.984.490.879 đồng xuống 10.620.136.306 đồng (tương ứng giảm 44.05) và
chi phí cũng giảm 38.30%, hơn hết lợi nhuận năm 2012 giảm 97% so với năm
2011. Nhưng đến năm 2013, doanh thu tăng vọt tăng từ 10.620.136.306 đồng
(năm 2012) lên 15.285.223.139 đồng tương ứng tăng 43.92%, song bên cạnh
đó chi phí cũng tăng 4.081.574.647 đồng nên doanh thu vẫn bị âm, tuy nhiên
có giảm đáng kể so với năm 2012 là 583.512.186 đồng (tương ứng lợi nhuận
tăng 58.09%), cho thấy dấu hiệu dần thoát khỏi ảnh hưởng cơn khủng hoảng
kép của năm 2011.
Sáu tháng đầu năm 2014, công ty bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ đã bước
sang trang mới. Tình hình hoạt động kinh doanh có chiều hướng tốt, lợi nhuận
sáu tháng đầu năm là 283.706.825 đồng.
28
Nguyên nhân chủ yếu của việc tăng doanh thu là do:
+ Công ty đã mở thêm một số chi nhánh hoạt động tìm kiếm khách hàng
như ở Vĩnh Long, Hậu Giang, Kiên Giang….
+ Đội ngũ nhân viên trong công ty nổ lực không ngừng tìm kiếm đối tác
để kí kết các hợp đồng bảo hiểm các giá trị lớn.
+ Công ty cũng tham gia các hoạt động kinh doanh đầu tư tài chính.
3.9 THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN VÀ PHƯƠNG HƯỚNG PHÁT TRIỂN
3.9.1 Thuận lợi
Là một công ty bảo hiểm phi nhân thọ đầu tiên tại Việt Nam đã được
thành lập lâu nên có rất nhiều thuận lợi:
̶ Có nhiều kinh nghiệm đối với những công trình có giá trị bảo hiểm lớn
đều đươc tự khai thác cũng như không phải tốn khoản chi nào cho môi giới.
̶ Ban lãnh đạo công ty có đủ năng lực và trình độ chuyên môn để dẫn dắt
công ty ngày càng mở rộng và phát triển.
̶ Đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn cũng như kinh nghiệm làm
việc trong lĩnh vực bảo hiểm lâu năm. Từ đó, tạo nên mối quan hệ rộng với
lượng khách hàng nhiều và kí kết nhiều hợp đồng bảo hiểm.
̶ Công ty bảo hiểm Bảo Long nằm ngay trung tâm TP. Cần Thơ. TP.
Cần Thơ là một TP lớn ở vùng đồng bằng song Cửu Long có nhiều khu công
ngiệp như: KCN Trà Nóc 1, KCN Trà Nóc 2, KCN Hưng Phú 1, KCN Thốt
Nốt, KCN Ô Môn, KCN Bắc Ô Môn…….các công ty, các khu dân cư cung nư
mật độ dân số tại cần Thơ đông phù hợp với việc kinh doanh bảo hiểm như:
Bảo hiểm tài sản, bảo hiểm hỏa hoạn và các rủi ro đặc biệt, bảo hiểm con
người, bảo hiểm xe máy, bảo hiểm xe Ô tô………
̶ Có các đại lý ở các tỉnh khác như: Kiên Giang, Hậu Giang, Sóc Trăng,
Vĩnh Long.
3.9.2 Khó khăn
Bên cạnh những thuận lợi thì luôn tồn tại một số khó khăn:
̶ Diện tích công ty nhỏ cũng như cơ sở vật chất còn hạn chế ảnh hưởng
tới việc giao dịch kinh doanh giũa công ty với khách hàng khi lượng khách
hàng đông.
̶ Sự cạnh tranh gay gắt giữa các công ty bảo hiểm như: Bảo Việt Việt
Nam, Công ty Cổ phần bảo hiểm Petrolimex, Công ty Cổ phần bảo hiểm
AAA, Công ty bảo hiểm Dầu khí, Công ty Cổ phần bảo hiểm Viễn Đông
29
(VASS), Công ty Cổ phần bảo hiểm Bưu điện, Công ty cổ phần Hưng
Phú…….
̶ Công ty chưa có sự trao đổi và hợp tác với nhau, chưa quen với các
hoạt động cạnh tranh quốc tế.
3.9.3 Phương hướng phát triển trong thời gian sắp tới
̶ Chuẩn hóa các quy trình, quy định của công ty, nhận diện thương hiệu
trên toàn hệ thống.
̶ Hoàn thiện mô hình quản trị, tối đa hoá lợi nhuận đầu tư.
̶ Tập trung khả năng sinh lời
̶ Tăng doanh thu bảo hiểm 10 - 15%/năm
̶ Nâng cao chất lượng sản phẩm, phục vụ tận tình, thực hiện đúng
phương châm: “Người bạn tin cậy, đồng hành, đồng chia sẽ”.
̶ Tạo lập mối quan hệ cung như liên kết với các ngân hàng lớn như:
Sacombank, Đông Á, Á Châu………
̶ Mở rộng thêm đại lý ở các tỉnh lân cận và các huyện của các tỉnh đã mở
đại lý như: Trà Vinh, Bạc Liêu, Cà Mau, Sóc Trăng……
̶ Tuyển dụng nhân viên kinh doanh.
30
CHƯƠNG 4
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY
BẢO HIỂM BẢO LONG CẦN THƠ
4.1 TÌM HIỂU VỀ PHẦN MỀM CeAC
CeAC là phần mềm kế toán doanh nghiệp online toàn diện, ứng dụng mô
hình điện toán đám mây, công cụ hỗ trợ đắc lực của các nhà quản lý tài chính
chuyên nghiệp. CeAC được thiết kế phù hợp với mọi mô hình doanh nghiệp,
từ các tập đoàn, tổng công ty lớn có nhiều chi nhánh, đa điểm cho đến các
doanh nghiệp nhỏ và vừa, với các ưu điểm nổi bật sau:
̶
Cập nhật tức thời các chế độ kế toán, tài chính mới nhất.
̶
Hạch toán tự động và hạch toán chi tiết.
̶
Dữ liệu liên kết chặt chẽ và kế thừa số liệu giữa các phân hệ với nhau.
̶
Kết nối trực tiếp với hệ thống hỗ trợ kê khai thuế.
̶
Sử dụng mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị.
̶
Trả phí linh hoạt theo tháng, năm sử dụng.
̶
Đáp ứng tất cả nghiệp vụ cho mọi loại hình doanh nghiệp.
̶
Không phải trả phí nâng cấp hay tư vấn sử dụng.
Theo ông Nguyễn Kim Cương - Phó Tổng Giám đốc CMC Soft, phụ
trách phát triển sản phẩm cho biết: “CeAC sẽ mang lại cho các doanh nghiệp
nói chung và cộng đồng kế toán nói riêng những giá trị cốt lõi như: quản lý số
liệu tập trung, khả năng tích hợp và mở rộng hệ thống, tự động hóa các nghiệp
vụ, đưa ra báo cáo nhanh chóng với kết quả chính xác. Bên cạnh đó phần mềm
này cũng đưa ra dự báo nhanh, chính xác giúp ban lãnh đạo doanh nghiệp ra
định hướng kinh doanh đúng đắn và tối ưu hóa quản lý tài chính doanh
nghiệp”.
CeAC sử dụng đầy đủ các phân hệ kế toán:
1.
Phân hệ hạch toán
8.
Phân hệ tài sản cố định
2.
Phân hệ công nợ
9.
Phân hệ xây dựng, lắp đặt
3.
Phân hệ tiền tệ
10. Phân hệ thu chi nội bộ
4.
Phân hệ vật tư
11. Phân hệ sản xuất
5.
Phân hệ thuế VAT
6.
Phân hệ chờ phân bổ
7.
Phận hệ công cụ dụng cụ
31
Phần mềm CeAC được CMCsoft cho ra mắt vào 30/9/2011, thấy được
ưu điểm, tiện ích của phần mềm tổng công ty bảo hiểm Bảo Long đã đặt mua
và bắt đầu sử dụng phần mềm kế toán online này vào đầu năm 2012 thay thế
cho phần mềm kế toán cũ.
4.2 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY
BẢO HIỂM BẢO LONG CẦN THƠ
4.2.1 Phân tích chu trình doanh thu tại công ty
4.2.1.1 Các chứng từ sử dụng trong chu trình doanh thu
- Phiếu yêu cầu của khách hàng: do khách hàng lập và gửi cho công ty.
Các thông tin phải có trên phiếu yêu cầu gồm: tên chủ xe trên giấy đăng kí, địa
chỉ, số điện thoại liên lạc, số biển kiểm soát, số khung số máy, năm sản xuất,
hãng xe, loại xe, dung tích xi lanh, số chỗ ngồi, trọng tải, mục đích sử dụng,
giá trị xe, sản phẩm Bảo hiểm cần mua, những điều khoản mở rộng yêu cầu…
- Giấy chào phí: do nhân viên kinh doanh lập và được giám đốc xem xét
ký duyệt; mô tả được đối tượng bảo hiểm, mức phí bảo hiểm cùng với tỷ lệ
phí.
- Hợp đồng bảo hiểm: 2 bản hoặc 3 bản nếu có bên thứ 3 là ngân hàng.
Do các phòng nghiệp vụ lập. Có đầy đủ cac thông tin về tên hợp đồng, đối
tượng trong hợp đồng, nội dung hợp đồng, thời gian hiệu lực của hợp đồng,….
Ngoài ra còn có các chứng từ cần thiết và khác nhau về mỗi nghiệp vụ bảo
hiểm.
- Hóa đơn: 3 liên; 1 liên sẽ để theo dõi và lưu trữ tại phòng nghiệp vụ, 1
liên giao cho khách hàng, liên còn lại sẽ giao cho phòng kế toán.
- Thông báo trả tiền: 1 liên, khách hàng lập để thông báo việc thanh toán
tiền bảo hiểm cho công ty.
- Phiếu thu: 3 liên, kế toán thu lập; làm căn cứ thu tiền của khách hàng và
ghi nhật ký thu tiền.
4.2.1.2 Tổ chức quá trình xử lý trong chu trình doanh thu
Chu trình doanh thu bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự
kiện phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu và thnah toán. Có bốn sự kiện
kinh tế xảy ra trong chu trình doanh thu tại công ty bảo hiểm Bảo Long Cần
Thơ.
- Nhận yêu cầu của khách hàng
- Giao hợp đồng mà hai bên (3 bên) đã thỏa thuận và ký kết và lập giấy
chứng nhận
- Lập hóa đơn
32
- Nhận tiền thanh toán từ khách hàng hoặc ngân hàng.
4.2.1.3 Lưu đồ quy trình xử lý
a) Khi nhận được yêu cầu của khách hàng
Đây là bước xử lý đầu tiên của quy trình. Quy trình được bắt đầu ngay
sau khi nhận được yêu cầu của khách hàng, phòng nghiệp vụ trực tiếp đảm
nhận xử lý yêu cầu khách hàng.
PHÒNG NGHIỆP VỤ
Bắt đầu
KH
Phiếu yêu cầu
Lập giấy chào phí
bảo hiểm
Có sự phê duyệt
của giám đốc
KH
Giấy chào phí bảo
hiểm
Phiếu yêu cầu
Lập hợp đồng
bảo hiểm
Kèm bảng kiểm
tra chi tiết xe đối
với xe ô tô do cán
bộ công ty lập
Hợp đồng bảo hiểm
Phiếu yêu cầu
Phiếu yêu cầu
A
(Nguồn: Phòng kế toán – Công ty Bảo Hiểm Bảo Long Cần Thơ)
Hình 4.1a Lưu đồ hoạt động chấp nhận yêu cầu của khách hàng
33
GIÁM ĐỐC
PHÒNG NGHIỆP VỤ
PHÒNG KẾ TOÁN
A
Hợp đồng bảo
bảo
đồng
Hợpđã
duyệt
hiểm
bảo
đồng
Hợpđã
duyệt
hiểm
hiểm đã duyệt
A
Hợp đồng bảo
hiểm đã duyệt
Giấy chứng nhận
bảo hiểm
Hợp đồng bảo
hiểm
Lập giấy
chứng nhận
Xem xét,
ký duyệt
Nhập liệu
Hợp đồng bảo
bảo
đồng
Hợpđã
duyệt
hiểm
bảo
đồng
Hợpđã
duyệt
hiểm
hiểm đã duyệt
Hợp đồng bảo
bảo
đồng
Hợpđã
duyệt
hiểm
bảo
đồng
Hợpđã
duyệt
hiểm
hiểm đã duyệt
Hợp đồng bảo
hiểm đã duyệt
Giấy chứng nhận
bảo hiểm
Cập nhật
dữ liệu
Giấy chứng nhận
Giấy
hiểm nhận
bảochứng
bảo hiểm
CSDL
N
KH
NH
Phô tô
Hợp đồng bảo
đã duyệt
hiểm Giấy
chứng nhận
tôhiểm phô tô
phô
bảo
N
Tập tin
khách hàng
Giấy chứng nhận
Giấy
hiểm nhận
bảochứng
bảo hiểm
A
(Nguồn: Phòng kế toán – Công ty Bảo Hiểm Bảo Long Cần Thơ)
Hình 4.1b Lưu đồ hoạt động chấp nhận yêu cầu của khách hàng
34
Tập tin
hợp đồng
Giải thích lưu đồ
Khi phòng nghiệp vụ nhận được yêu cầu từ khách hàng, nhân viên kinh
doanh của phòng lập giấy chào phí (phụ lục 1) bảo hiểm có chữ ký của giám
đốc công ty giao cho khách hàng tham khảo; nếu khách hàng đồng ý sẽ
hướng dẫn khách hàng lập phiếu yêu cầu; nhận phiếu yêu cầu và kiểm tra
thông tin, giấy tờ. Sau đó phòng nghiệp vụ thỏa thuận về hợp đồng bảo hiểm
với khách hàng, nếu hai (ba) bên chấp nhận hợp đồng thì phòng nghiệp vụ tiến
hành lập phiếu yêu cầu (phụ lục 2) bao gồm bảng kiểm tra chi tiết xe của cán
bộ BHBL và hợp đồng bảo hiểm (phụ lục 3) gồm 3 liên. Tiếp theo hợp đồng
bảo hiểm sẽ được chuyển cho giám đốc xem xét và ký duyệt; những hợp đồng
đã được duyệt sẽ lập giấy chứng nhận bảo hiểm (2 liên) và chuyển hợp đồng
cho khách hàng và ngân hàng để đảm bảo cho việc mua bán. Và phòng nghiệp
vụ tạm thời lưu trữ phiếu chứng nhận, phô tô một bản hợp đồng và giấy
chứng nhận để lưu trữ lại còn bản gốc thì gửi cho phòng kế toán nhập liệu vào
phần mềm cho ra hai tập tin: tập tin khách hàng và tập tin hợp đồng bảo hiểm
sau đó lưu tại bộ phận.
b) Giao giấy chứng nhận bảo hiểm cho khách hàng và lập hóa đơn bán
hàng
Đây là giai đoạn thứ hai và thứ ba trong chu trình doanh thu, là hoạt động
kế tiếp hoạt động nhận yêu cầu của khách hàng. Tuy là hai hoạt động nhưng
khoảng cách về thời gian giữa chúng khá ngắn nên thường được gộp chung
lại.
35
PHÒNG NGHIỆP VỤ
KẾ TOÁN CÔNG NỢ
KẾ TOÁN THU
KẾ TOÁN TỔNG HỢP
C
Hóa đơn đã ký
Trưởng
phòng ký
Hợp đồng bảo
hiểm đã duyệt
B
Hóa đơn đã ký
Hóa đơn đã ký
Hóa đơn đã ký
Hóa đơn đã ký
Ghi sổ chi tiết phải
thu khách hàng
Cập nhật dữ
liệu
Ký duyệt
N
CSDL
Cập nhật dữ
liệu
Hóa đơn đã ký
Hóa đơn
Hóa đơn
Hóa đơn
Nhật ký bán
hàng
Nhập liệu
Nhập liệu
Tập tin hợp
đồng bảo hiểm
Hóa đơn đã ký
Tập tin hóa
đơn bán
hàng
Ghi sổ cái các
tài khoản
In nhật ký bán
hàng
Sổ chi tiết phải thu
khách hàng
Sổ cái
Nhật ký bán
hàng
Hóa đơn đã ký
Nhật ký bán
hàng
Đối chiếu, so
sánh chứng từ và
nhập dữ liệu
Hóa đơn đã ký
CSDL
B
N
C
Lập hóa đơn
Giấy chứng nhận
bảo hiểm
Nhập liệu
Hóa đơn đã ký
Sổ cái
Nhật ký bán
hàng
Cập nhật dữ
liệu
Giấy chứng nhận
bảo hiểm
CSDL
KH
Tập tin phải thu
khách hàng
N
(Nguồn: Phòng kế toán – Công ty Bảo Hiểm Bảo Long Cần Thơ)
Hình 4.2 Lưu đồ hoạt động giao giấy chứng nhận, lập hóa đơn và theo dõi khách hàng
36
N
Chú thích:
KH: khách hàng
CSDL: cơ sở dữ liệu
Giải thích lưu đồ
Phòng nghiệp vụ nhập liệu vào phần mềm để lấy số hợp đồng điền bổ sung
vào giấy chứng nhận và tiến hành lập hóa đơn(3 liên) (phụ lục 4), sau đó đưa
trưởng phòng nghiệp vụ ký duyệt. Chuyển một liên hóa đơn đã ký giao cho
phòng kế toán, kế toán thanh toán cập nhật vào phần mềm và in ra bảng nhật ký
bán hàng và cung cấp dịch vụ. Sau đó, kế toán công nợ dựa vào hóa đơn đã ký
ghi vào sổ chi tiết phải thu khách hàng và lưu lại. Kế toán tổng hợp, tổng hợp hóa
đơn đã ký và nhật ký bán hàng ghi vào sổ cái các tài khoản có liên quan; so sánh
đối chiếu chứng từ và tiếp tục nhập sữ liệu vào phần mềm cho ra tập tin phải thu
khách hàng. Còn hóa đơn đã ký, nhật ký bán hàng và các loại sổ cái sẽ được lưu
trữ lại.
Hai liên hóa đơn còn lại; 1 liên sẽ đưa kèm với giấy chứng nhận bảo hiểm
cho khách hàng khi KH thanh toán phí bảo hiểm cho nhân viên kinh doanh, liên
còn lại sẽ được lưu trữ tại phòng nghiệp vụ cùng với giấy chứng nhận bảo hiểm
liên còn lại.
37
c) Hoạt động nhận tiền thanh toán của khách hàng
KẾ TOÁN THU
THỦ QUỸ
KH
Phiếu thu
Thông báo trả
tiền
Tập tin thanh
toán
C
KH
Hóa đơn
Ghi nhật ký
thu tiền
Hóa đơn
Phiếu thu
Phiếu thu
Séc thanh
toán
Nhập liệu
Nhật ký
thu tiền
Đối chiếu, xác
nhận, ghi sổ
quỹ
Phiếu thu
Sổ quỹ
In phiếu thu
Hóa đơn
KTTH
Thông báo trả
tiền
N
Phiếu thu
Phiếu thu
Phiếu thu
Hóa đơn
N
N
Séc thanh
toán
Phiếu thu
Phiếu thu
C
(Nguồn: Phòng kế toán – Công ty Bảo Hiểm Bảo Long Cần Thơ)
Hình 4.3 Lưu đồ hoạt động nhận tiền thanh toán của khách hàng
38
KH
KTCN
NH
Chú thích:
KH: khách hàng
KTCN: kế toán công nợ
KTTH: kế toán tổng hợp
NH: ngân hàng
Giải thích lưu đồ
Hoạt động nhận tiền thanh toán của khách hàng sẽ được tiếp tục khi kế
toán thu nhận được giấy thông báo trả tiền (tùy từng khách hàng) và kèm theo
hóa đơn, khi nhận được hai chứng từ đó kế toán thu sẽ tiến hành nhập liệu các
thông tin để cho ra tập tín thanh toán và in phiếu thu (phụ lục 5) gồm 2 liên.
Kế toán thanh toán sử dụng một liên để ghi nhật ký thu tiền và sau đó chuyển
cho kế toán tổng hợp. Hóa đơn và hai liên còn lại của phiếu thu được chuyển
qua cho thủ quỹ để ghi sổ kèm với séc thanh toán do khách hàng gửi. Sau khi
ghi sổ quỹ, séc thanh toán chuyển đến ngân hàng để làm thủ tục nhận tiền, một
liên phiếu thu chuyển cho Phong nghiệp vụ để xác nhận nghiệp vụ thu tiền,
liên còn lại chuyển đến bộ phận kế toán công nợ để tiếp tục theo dõi nợ khách
hàng ( nếu khách hàng còn nợ).
4.2.1.4 Các tập tin và mối quan hệ giữa các tập tin trong chu trình
doanh thu
(Nguồn: Phòng kế toán – Công ty Bảo Hiểm Bảo Long Cần Thơ)
Hình 4.4 Mối quan hệ các tập tin trong chu trình doanh thu
39
a. Tập tin khách hàng
Bảng 4.1 Bảng số liệu mô tả tập tin khách hàng
STT
Địa chỉ
Điện thoại
Mã KH
Tên KH
1
00001BGĐ06
Công ty CP Vận Tải Liên hiệp 135/17/Nguyễn Hữu Cảnh, P.22, Q.Bình Thạnh, 0914.577.577
Huy Hoàng
TP.HCM
2
00002PBT06
Ngân hàng TMCP
17-16B-Hòa Bình, P. An cư, Q. Ninh Kiều, TP. Cần 07103.816.817
Thơ
Á Châu
3
00230PVL06
Tổng công ty TMKT & ĐT công Ấp Thanh Mỹ 2, xã Thanh Đức, Huyện Long Hồ,
ty CP- CN Vĩnh Long
tỉnh Vĩnh Long
0703.964.515
4
00251NV106
Công ty TNHH GV
138/29/2, Trần Hưng Đạo, P. An Nghiệp, TP.Cần thơ
0918.026.077
5
00288PNV06
Công ty TNHH MTV Vạn Thành
1 Nguyễn Thông, P.An Thới, Q. Bình Thủy, TP.Cần 07103.883.282
Thơ
6
00292PNV06
Huỳnh Văn Nam
An Thạnh, Thạnh Phú, Cờ Đỏ, TP. Cần Thơ
7
00125PNV06
CÔNG TY CỔ PHẦN TAXI Lô C96,Trần Hưng Đạo,P2,TP. Sóc Trăng
MEKONG
8
00130PNV06
Huỳnh Văn Nam
07103.243.243
079.3868686
257 đường 30/4,P. Xuân Khánh, Q.Ninh Kiều, 0710.3245.245
TP.Cần Thơ
….
(Nguồn: Phòng kế toán – Công ty Bảo Hiểm Bảo Long Cần Thơ)
40
Ghi chú
b. Tập tin danh sách chào phí
Bảng 4.2 Bảng số liệu mô tả tập tin chào phí
Đơn vị tính: VNĐ
STT
Mã KH
Tên KH
Loại BH
Phí BH
Thuế
Thanh toán
1
00125PNV06
CTYCP Taxi Mekong
TN và BB
5.140.000
514.000
5.654.000
2
00067PBT06
DNTN TMDV Ngọc Trân
TN và BB
5.698.000
565.300
6.263.300
3
00119NV206
Phạm Thị Thu Hà
TN và BB
898.000
85.300
983.300
4
00107NV206
Cty Tài Chính Đỗ Gia
TN và BB
135.095.456
13.509.544
148.605.000
5
00031NV206
Cty TNHH Hoàng Thắng
TN và BB
868.000
85.300
953.300
6
00052NV206
Lê Thị Mỹ Lệ
TN và BB
11.374.455
1.094.245
12.468.700
7
000358V206
CTY TNHH Tín Dũng
TN và BB
7.511.636
746.664
8.258.300
8
00130PNV06
Huỳnh Văn Nam
TN và BB
8.655.300
956.700
9.612.000
9
00131NV206
Trần Thị Mai Khanh
TN và BB
6.301.545
625.155
6.926.700
1.120.688.885
124.678.900
1.245.367.785
…
(Nguồn: Phòng kế toán – Công ty Bảo Hiểm Bảo Long Cần Thơ)
41
c. Tập tin hợp đồng bảo hiểm
Bảng 4.3 Bảng số liệu mô tả tập tin hợp đồng bảo hiểm
Đơn vị tính: VNĐ
S
T
T
Số hợp đồng
Mã KH
Tên KH
Cán bộ
quản lý
Ngày hiệu
lực
Ngày cấp
Số
lượng
Phí DT
Thuế
Thanh toán
1
12071/14/HD1331/06
00125PNV06
CTYCP
Taxi
Mekong
ANHNT1
04/6/201404/6/2015
04/6/2014
1
5.140.000
514.000
5.654.000
2
12165/14/HD1331/06
00067PBT06
DNTN
TMDV
Ngọc Trân
ANHNT1
06/6/201406/6/2015
06/6/2014
2
5.698.000
565.300
6.263.300
3
12616/14/HD1131/06
00119NV206
Phạm Thị LIENMTK
Thu Hà
15/6/201415/6/2015
15/6/2014
1
898.000
85.300
983.300
4
9665/14/HD1131/06
00107NV206
Cty
Tài ANHNT1
Chính Đỗ
Gia
20/6/201420/6/2015
20/6/2014
20
135.095.456
13.509.544
148.605.000
5
12919/14/HD1131/06
00031NV206
Cty TNHH ANHNT1
Hoàng
Thắng
21/6/201421/6/2015
21/6/2014
1
868.000
85.300
953.300
42
Ghi
chú
6
13057 /14/HD- 00052NV206
1131/06
Lê Thị Mỹ ANHNT1
Lệ
25/6/201425/6/2015
23/6/2014
1
11.374.455
1.094.245
12.468.700
7
12961/14/HD1331/06
000358V206
CTY
ANHNT1
TNHH Tín
Dũng
26/6/201426/6/2015
21/6/2014
1
7.511.636
746.664
8.258.300
8
13253 /14/HD- 00130PNV06
1131/06
Huỳnh Văn ANHNT1
Nam
27/6/201427/6/2016
1
8.655.300
956.700
9.612.000
9
13507/14/HD1131/06
Trần Thị ANHNT1
Mai Khanh
29/6/201429/6/2015
6.301.545
625.155
6.926.700
1.120.688.885 124.678.900
1.245.367.785
00131NV206
29/6/2014
1
…
Tổng
(Nguồn: Phòng kế toán – Công ty Bảo Hiểm Bảo Long Cần Thơ)
43
d. Tập tin danh sách xe
Bảng 4.4 Bảng số liệu mô tả tập tin danh sách xe
Trọn
g tải
(tấn)
Số
chỗ
-
5
DNTN
136, Lý Tự Trọng, An 65C-016.12
TMDV Ngọc Phú, Ninh Kiều, CT
Trân
1.2
3
Xe ô tô 00119
chở hàng NV206
(2010)
Phạm
Thu Hà
1.4
3
Khác
Ô tô chở 00107
người
NV206
(2013)
Cty
Tài Trần
Hưng
Chính Đỗ Gia Tp.Sóc Trăng
Khác
Xe ô tô 00031
chở hàng NV206
5(1998)
Cty TNHH TP.Cần Thơ
Hoàng Thắng
1
1
S
T
T
Số Seri
1
001312
Kia
morni
ng
2
001346
KIAXe
tải 00067
K2700 thùng
PBT06
(2012)
3
001421
Khác
4
001341
5
001845
Hiệu
xe
Loại
Mã
KH
Ô tô con 00125
(2014)
PNV06
Địa chỉ
Tên KH
Biển số
Giá trị
(VNĐ)
CTYCP Taxi Lô C96,Trần Hưng Số xe 83A - 377.000.000
Mekong
Đạo,P2,TP. Sóc Trăng 03976
Thị Cần Thơ
44
65L-1864
Đạo, 83A – 036.25
65LA-0149
377.000.000
00052
NV206
Lê Thị Mỹ Lệ 67 Nguyễn Văn Cừ, P. 65A-060.01
An Hòa, Q. Ninh
Kiều, TPCT
600.000.000
-
5
tải 00058
NV206
CTY TNHH 36-36A, Nguyễn Thái 65C-024.24
Tín Dũng
Học, P.Tân An, Quận
Ninh
Kiều,TP.Cần
Thơ
485.000.000
1.9
3
Xe tải có 00060
mui
NV206
Huỳnh
Nam
356.000.000
1.4
3
Xe ô tô 00131
chở người NV206
Trần Thị Mai Hậu Giang
Khanh
460.000.000
-
5
6
001896
Toyota Ô tô con
7
002012
Isuzu
Xe
thùng
8
002038
Thaco
9
002045
Khác
Văn 257 đường 30/4,P. 65C-035.77
Xuân Khánh, Q.Ninh
Kiều, TP.Cần Thơ
95C-2016.26
…
(Nguồn: Phòng kế toán – Công ty Bảo Hiểm Bảo Long Cần Thơ)
45
e. Tập tin Giấy chứng nhận
Bảng 4.5 Bảng số liệu mô tả tập tin Giấy chứng nhận
Đơn vị tính: VNĐ
Số GCN
Số Seri
Loại
Tên KH
Giá trị
1
0187829
001312
Ô tô con (2014)
CTYCP Taxi Mekong
377.000.000
2
0187882
001346
Xe tải thùng (2012)
DNTN TMDV Ngọc
Trân
983.300 06/6/2014-06/6/2015 TN và BB
3
0187889
001421
Xe ô tô chở hàng (2010)
Phạm Thị Thu Hà
983.300 15/6/2014-15/6/2015 TN và BB
4
0187841
001341
Xe ô tô chở người
Cty Tài Chính Đỗ Gia
5
0213567
001845
Xe ô tô chở hàng (1998)
Cty TNHH
Thắng
6
0213579
001896
Ô tô con (2008)
Lê Thị Mỹ Lệ
600.000.000
12.486.700 25/6/2014-25/6/2015 TN và BB
7
0213570
002012
Xe tải thùng (2014)
CTY TNHH Tín Dũng
485.000.000
8.258.300 26/6/2014-26/6/2015 TN và BB
8
0213582
002038
Xe tải có mui (2014)
Huỳnh Văn Nam
356.000.000
9.612.000 27/6/2014-27//2016
9
0213589
002045
Xe ô tô chở người (2011)
Trần Thị Mai Khanh
460.000.000
STT
Hiệu lực
Phí BH
5.655.000 04/6/2014-04/6/2015 TN và BB
377.000.000
5.655.000 20/6/2014-20/6/2015 TN và BB
Hoàng
953.300 21/6/2014-21/6/2015 TN và BB
1.245.367.785
(Nguồn: Phòng kế toán – Công ty Bảo Hiểm Bảo Long Cần Thơ)
46
TN và BB
6.926.700 29/6/2014-29/6/2015 TN và BB
…
Tổng
Loại BH
f. Tập tin hóa đơn
Bảng 4.6 Bảng mô tả số liệu tập tin hóa đơn
Đơn vị tính: VNĐ
S
T
T
Ngày lập
Mã số hóa
đơn
1
04/6/2014 0056576
K/h: AA/13P
2
06/6/2014 0056608
K/h: AA/13P
3
15/6/2014 0056615
K/h: AA/13P
4
20/6/2014
5
21/6/2014 0056624
0056567
K/h: AA/13P
Số hợp
đồng
Mã
KH
Tên KH
Diễn giải
Phí BH
Thuế
GTGT
Thành tiền
Ngày
giao
12071/14/ 00125
HDNV206
1331/06
CTYCP
Taxi
Mekong
BH
VC,
LPX
và
TNDS
5.140.900
514.090
5.655.000 04/6/2014
12165/14/ 00067
HDPBT06
1331/06
DNTN
TMDV
Ngọc Trân
BH LPX
và TNDS
5.698.000
565.300
6.263.300 06/6/2014
12616/14/ 00119
HDNV206
1131/06
Phạm Thị BH LPX
Thu Hà
và TNDS
898.000
85.300
983.300 15/6/2014
9665/14/
HD1131/06
00107
NV206
Cty
Tài BH
VC,
Chính Đỗ LPX
và
Gia
TNDS
135.095.456
13.509.544
148.605.000 20/6/2014
12919/14/ 00031
HDNV206
Cty TNHH BH LPX
Hoàng
và TNDS
868.000
85.300
953.300 21/6/2014
47
Ghi
chú
6
25/6/2014 0056635
K/h: AA/13P
7
26/6/2014 0056638
K/h: AA/13P
8
27/6/2014 0056701
K/h: AA/13P
9
29/6/2014 0056708
K/h: AA/13P
1131/06
Thắng
13057/14/ 00052
HDNV206
1131/06NV2
Lê Thị Mỹ BH
VC,
Lệ
LPX
và
TNDS
11.374.455
1.094.245
12.486.700 25/6/2014
12961/14/ 00358
HDNV206
1331/06
CTY
BH
VC,
TNHH Tín LPX
và
Dũng
TNDS
7.511.636
746.664
8.258.300 26/6/2014
BH
VC,
LPX
và
TNDS
8.655.300
956.700
9.612.000 27/6/2014
Trần Thị BH
VC,
Mai Khanh LPX
và
TNDS
6.301.545
625.155
6.926.700 29/6/2014
1.120.688.885
124.678.900
13253
/14/HD1131/06-
00130P Huỳnh
NV06
VănNam
13507/14/ 00131
HDNV206
1131/06
…
Tổng
(Nguồn: Phòng kế toán – Công ty Bảo Hiểm Bảo Long Cần Thơ)
48
1.245.367.785
g. Tập tin thanh toán
Bảng 4.7 Bảng mô tả số liệu tập tin thanh toán
Đơn vị tính: VNĐ
STT
Ngày nhận
Mã KH
1
04/6/2014
00125PNV06
CTYCP Taxi Mekong
2
06/6/2014
00067PBT06
DNTN TMDV Ngọc Trân
3
15/06/2014
00119NV206
Phạm Thị Thu Hà
4
21/6/2014
00031NV206
Cty TNHH Hoàng Thắng
5
25/6/2014
00052NV206
Lê Thị Mỹ Lệ
6
26/6/2014
00058NV206
CTY TNHH Tín Dũng
7
27/6/2014
0060NV206
Huỳnh Văn Nam
8
29/6/2014
00131NV206
Trần Thị Mai Khanh
Tên KH
Mã số
hóa đơn
0056576
K/h: AA/13P
0056608
K/h: AA/13P
0056615
K/h: AA/13P
0056624
K/h: AA/13P
0056635
K/h: AA/13P
0056638
K/h: AA/13P
0056701
K/h: AA/13P
0056708
K/h: AA/13P
Tổng tiền
Thu tiền
mặt
5.655.000
5.655.000
6.263.300
6.263.300
983.300
983.300
953.300
953.300
12.486.700
Thu tiền gửi
12.486.700
8.258.300
8.258.300
9.612.000
9.612.000
6.926.700
6.926.700
1.245.367.785
996.294.890
…
Tổng
(Nguồn: Phòng kế toán – Công ty Bảo Hiểm Bảo Long Cần Thơ)
49
249.072.895
Ghi
chú
4.2.1.5 Màn hình trong chu trình doanh thu
(Nguồn: Phòng kế toán – Công ty Bảo Hiểm Bảo Long Cần Thơ)
Hình 4.5 Màn hình mô tả các thông tin hợp đồng bảo hiểm xe cơ giới
(Nguồn: Phòng kế toán – Công ty Bảo Hiểm Bảo Long Cần Thơ)
Hình 4.6 Màn hình mô tả thông tin giấy chứng nhận bảo hiểm xe cơ giới
50
4.2.1.6 Sổ sách trong chu trình doanh thu
Tổng Công ty Cổ phần Bảo hiểm Bảo Long
Công ty Bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Tài khoản: 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Từ ngày 01/6/2014 đến ngày 30/6/2014
Đơn vị tính: đồng
Ngày
chứng từ
04/8/2014
04/8/2014
CTYCP Taxi Mekong
Bảo hiểm vật chất xe ô tô – PNV2
13111
5.655.000
06/8/2014
06/8/2014
DNTN TMDV Ngọc Trân
Bảo hiểm vật chất xe ô tô – PNV2
13111
6.263.300
10/08/2014 10/08/2014 Ban quản lý dự án xây dựng BH mọi rủi ro xây dựng/lắp đặt - P
cơ bản
Vĩnh Long
13111
6.653.455
12/08/2014 12/08/2014 CTYCP chế biến thực phẩm BH tai nạn con người - Phòng NV1
xuất khẩu miền
13111
2.744.000
Trung tâm đào tạo sát hạch BH tai nạn con người - Phòng NV1
lái xe cơ giới đường bộ Cần
13111
134.400
13111
983.300
14/08/2014 14/082014
Diễn giải
Khách hàng
15/08/2014 15/08/2014 Phạm Thị Thu Hà
Bảo hiểm xe cơ giới
51
TK đối
ứng
Số phát sinh
Ngày hạch
toán
Nợ
Có
16/08/2014 16/08/2014 Phòng quản lý đô thị quận
Ninh Kiều
BH mọi rủi ro xây dựng/lắp đặt Phòng NV1
13111
1.620.909
17/08/2014 17/08/2014 Trung tâm đào tạo sát hạch BH tai nạn con người - Phòng NV1
lái xe cơ giới đường bộ Cần
13111
336.000
19/08/2014 19/08/2014 Đại lý Ngọc MAI
BH tai nạn thuyền viên - Phòng NV1
13111
19/08/2014 19/08/2014 Đại lý Ngọc MAI
BH tàu biển - Phòng NV1
13111
…
…
…
…
Kết chuyển doanh thu bán hàng và
cung cấp dịch vụ
911
100.072.364
…
…
31/08/2014 31/08/2014
Tổng số phát sinh
224.000
4.389.660
800.072.364 800.072.364
Số dư
0
(Nguồn: Phòng kế toán – Công ty Bảo Hiểm Bảo Long Cần Thơ)
Cần thơ, ngày 31 tháng 8 năm 2014
Kế toán trưởng
Người ghi sổ
(Ký, ghi họ tên)
(Ký, ghi họ tên)
52
…
0
4.2.1.7 Các hoạt động kiểm soát trong chu trình doanh thu
a. Mục tiêu kiểm soát
- Ghi chép các nghiệp vụ có thực
- Tất cả các nghiệp vụ trước khi thực hiện phải được kiểm tra thông tin
chính xác và được các bộ phận chức năng xét duyệt đúng đắn.
- Cập nhật thông tin đúng khách hàng
- Ghi chép chính xác các nghiệp vụ
- Đảm bảo an toàn các tài sản
- Đảm bảo tính toán, ghi chép đầy đủ
- Chứng từ được lưu trữ hợp lệ, hợp pháp
- Đảm bảo việc phê duyệt đúng hạn mức và quyền hạn
- Các hoạt động hữu hiệu và hiệu quả
b. Các hoạt động kiểm soát
53
Bảng 4.9 Bảng các hoạt động kiểm soát trong chu trình doanh thu
Rủi ro
Tần
suất
xuất
hiện
Ghi nhận
sai thông
tin khách
hàng.
5
Giao nhầm
hợp đồng
của
KH
này
cho
KH kia.
Lập giấy
chứng
nhận bảo
hiểm
trễ
cho KH
Thông tin
trên giấy
chứng
nhận
sai
lệch so với
thông tin
trên
hợp
đồng
Ảnh hưởng
Kiểm soát
Đề xuất kiểm soát
Hợp
đồng
bảo hiểm và
các giấy tờ
của
người
được
bảo
hiểm không
khớp
với
nhau.
Kiểm
tra
thông tin trên
tập tin khách
hàng với các
tập tin khác.
Xác nhận thông tin với
khách hàng: họ tên, địa
chỉ, số điện thoại, số
chứng minh,….
Kiểm tra nội dung bảo
hiểm (các điều khoản
bảo hiểm, phí bảo
hiểm,….) trước khi in
ra hợp đồng bảo hiểm
và giấy chứng nhận bảo
hiểm
Mất thời gian
1
Sắp xếp hợp Kiểm tra kỹ trước khi
Chậm tiến độ đồng theo thứ giao cho KH: đối chiếu
tự thời gian.
tên khách hàng trên
công việc
GCN, hợp đồng bảo
hiểm của khách hàng.
3
Ảnh hưởng Lập
GCN Quản lý chứng từ ngăn
đến quyền lợi theo thứ tự nắp, để các giấy tờ của
của KH
thời gian.
từng hợp đồng vào túi
đựng hợp đồng riêng.
Uy tín của
1
Tốn thời gian,
chi phí cho
việc lập lại
giấy chứng
nhận khác.
công ty giảm
Kiểm tra, xem xét
những hợp đồng nào
còn xót lại, chưa được
lập GCN.
Dựa
vào
thông tin trên
danh
sách
khách hàng
lập GCN
Làm mất thời
gian cả hai
bên.
54
Kiểm tra thông tin hợp
lý, đầy đủ, chính xác
giữa hợp đồng với giấy
chứng nhận bảo hiểm
và các giấy tờ tùy thân
của khách hàng.
Thông tin
hóa
đơn
ghi sai.
1
Ghi nhận
thanh toán
không
đúng hóa
đơn,
số
tiền, khách
hàng,…
1
Khách hàng Kế toán thanh
từ chối thanh toán kiểm tra
toán.
trước
khi
vào
Mất thời gian. nhập
phần mềm kế
Doanh thu, toán.
phải thu sai.
Đánh giá sai
các tài khoản
tiền, nợ phải
thu
khách
hàng.
Kiểm tra, đối chiếu ghi
chính xác thông tin
khách hàng.
Hóa đơn trước khi giao
cho khách hàng phải
qua khâu ký duyệt của
trưởng phòng và sự
xem xét của phòng kế
toán.
Đối chiếu nợ Kiểm soát nhập liệu.
định kỳ với Kiểm tra thông tin
khách hàng.
thông qua mối quan hệ
Đối
chiếu giữa các tập tin.
thông báo trả
tiền
với
chứng
từ
thanh toán.
(Nguồn: Phòng kế toán – Công ty Bảo Hiểm Bảo Long Cần Thơ)
4.2.2 Phân tích chu trình chi phí
4.2.2.1 Các chứng từ sử dụng trong chu trình chi phí
Giấy thông báo tai nạn và yêu cầu bồi thường: do khách hàng lập để
thông báo cho công ty bảo hiểm khi phát sinh tổn thất hoặc mất mát đối với
xe.
Hồ sơ bồi thường:
- Thông báo tai nạn và yêu cầu bồi thường
- Tài liệu liên quan đến xe, lái xe: giấy đăng ký xe, giấy phép lái xe,
chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu hoặc giấy tơ tùy thân khác của lái xe, giấy
chứng nhận bảo hiểm.
- Biên bản giám định hiện trường; biên bản khám nghiệm liên quan đến
tai nạn; biên bản giải quyết tai nạn.
- Biên bản giám định thiệt hại
- Các chứng từ liên quan đến việc xe bị thiệt hại
- Và các hồ sơ khác theo yêu cầu của Bảo hiểm Bảo Long.
55
4.2.2.2 Tổ chức quá trình xử lý trong chu trình chi phí
Trong chu trình chi phí ở công ty bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ chủ yếu
là hoạt động bồi thường cho các hợp đồng bảo hiểm và đặc biệt là bồi thường
bảo hiểm vật chất xe cơ giới.
Và sau đây là sơ đồ mô tả chi tiết quy trình xử lý bồi thường bảo hiểm vật chất
ô tô:
1. Tiếp nhận yêu cầu
2. Giám định tổn thất
3. Chọn phương án và
khắc phục tổn thất
4. Hoàn thiện hồ sơ
xử lý bồi thường
(Nguồn: Phòng kế toán – Công ty Bảo Hiểm Bảo Long Cần Thơ)
Hình 4.7 Sơ đồ mô tả quy trình xử lý bồi thường bảo hiểm vật chất xe
4.2.2.3 Lưu đồ quy trình xử lý
a. Tiếp nhận yêu cầu xử lý bồi thường
PHÒNG BỒI THƯỜNG
Bắt đầu
KH
Đơn đề nghị
Lập phiếu thông báo tai
nạn và yêu cầu bồi
thường
Thông báo tai nạn và
yêu cầu bồi thường
Đơn đề nghị
Bộ phận
bồi thường
(Nguồn: Phòng kế toán – Công ty Bảo Hiểm Bảo Long Cần Thơ)
Hình 4.8a Lưu đồ mô tả quá trình tiếp nhận yêu cầu xử lý bồi thường
56
PHÒNG BỒI THƯỜNG
Thông báo tai nạn và
yêu cầu bồi thường
Đơn đề nghị
Lập quyết định giao
nhiệm vụ
Thông báo tai nạn và
yêu cầu bồi thường
Đơn đề nghị
Quyết định giao
Quyết định giao
nhiệm vụ
nhiệm vụ
Phôtô
Cán bộ
giám định
tổn thất
N
Thông báo tai nạn và
yêu cầu bồi thường
Đơn đề nghị
Thông báo tai nạn và
yêu cầu bồi thường (bản
photo)
(Nguồn: Phòng kế toán – Công ty Bảo Hiểm Bảo Long Cần Thơ)
Hình 4.8b Lưu đồ mô tả quá trình tiếp nhận yêu cầu xử lý bồi thường
Giải thích lưu đồ
Khi khách hàng đến thông báo tai nạn thì cán bộ bảo hiểm sẽ hướng dẫn
họ lập đơn đề nghị (phụ lục 6), và hướng dẫn ghi nhận những thông tin vào
giấy thông báo tai nạn và yêu cầu bồi thường (phụ lục 7). Và tiến hành lập
phiếu thông báo tai nạn bao gồm một số thông tin cơ bản như: tên, số điện
thoại, số giấy chứng nhận bảo hiểm. Sau đó chuyển những thông tin này đến
bộ phận bồi thường để xử lý.
Phòng bồi thường tiếp nhận và dựa vào giấy thông báo tai nạn và yêu cầu
bồi thường lập quyết định giao nhiệm vụ thành hai bản. Bản thứ nhất giao cho
cán bộ giám định tổn thất kèm theo thông báo tai nạn và yêu cầu bồi thường.
57
Sau đó tiến hành lưu trữ giấy thông báo tai nạn và giấy định quyết giao nhiệm
vụ còn lại.
b. Giám định tổn thất
HIỆN TRƯỜNG XẢY RA TAI NẠN
Quyết định giao
nhiệm vụ
Thông báo tai nạn và yêu
cầu bồi thường (bản photo)
Kiểm tra, xem xét hiện trường,
giám định vật chất xe, lập biên bản
nghiệm thu, giám định tổn thất
Biên bản xác minh
hiện trường
Biên bản nghiệm thu,
giám định tổn thất
Kèm một số hình
ảnh tại hiện trường
B
(Nguồn: Phòng kế toán – Công ty Bảo Hiểm Bảo Long Cần Thơ)
Hình 4.9 Lưu đồ giám định tổn thất
Giải thích lưu đồ
Giám định viên đến hiện trường quan sát, xem xét, kiểm tra, giám định
và tiến hành lập biên bản nghiệm thu (phụ lục 8), giám định tổn thất (phụ lục
9) và biên bản xác minh hiện trường (phụ lục 10). Hơn nữa còn phải chụp ảnh
nơi xảy ra hiện trường để có thể đối chiếu với các biên bản, sau đó chuyển về
cho phòng bồi thường xử lý tiếp.
c. Lựa chọn phương án, khắc phục tổn thất và hoàn tất hồ sơ
58
PHÒNG BỒI THƯỜNG
Kèm một số hình
ảnh tại hiện
trường
GĐ BAN GĐ - BT
PHÒNG KẾ TOÁN
B
D
Xác minh phí
Biên bản nghiệm
thu, giám định tổn
thất
Biên bản xác minh
hiện trường
Kiểm tra, ký duyệt
Xem xét, lập báo cáo
giám định tai nạn xe cơ
giới, phiếu yêu cầu
sửa chữa
Phiếu yêu cầu
sửa chữa
Garage
Biên bản xác minh
hiện
trường
Biên
bản nghiệm
thu,
định tổn
Báogiám
cáo giám
định
xethất
cơ giới
Bảng báo giá
Xác minh phí đã
duyệt
Tờ trình bồi thường
Nhập liệu
Xem xét, ký duyệt
Báo cáo giám định
xe cơ giới
Biên bản xác minh
hiện
trường
Biên
bản nghiệm
thu, giám định tổn
thất
Xác minh phí đã
duyệt
Biên bản xác minh
hiện trường
Biên
bản nghiệm
Lập tờ xác
minh phí
Bảng báo giá
Biên bản xác minh
hiện
trường
Biên
bản nghiệm
thu, giám định tổn
Báo cáo giám định
thất
xe cơ giới
Bảng báo giá
Tập tin chi
bồi thường
thu, giám định tổn
Báo cáo giám định
thất
xe cơ giới
Bảng báo giá
Xác minh phí
Phòng bồi
thường
Xác minh phí đã
duyệt
Lập tờ trình
bồi thường
Biên bản xác minh
hiện
trường
Biên
bản nghiệm
thu, giám định tổn
Báo cáo giám định
thất
xe cơ giới
Bảng báo giá
Tờ trình bồi thường
đã duyệt
Xác minh phí đã
duyệt
Kèm hóa đơn giá trị
gia tăng của Garage
Xác minh phí đã
duyệt
Tờ trình bồi thường
D
(Nguồn: Phòng kế toán – Công ty Bảo Hiểm Bảo Long Cần Thơ)
Hình 4.10 Lưu đồ quá trình bồi thường hợp đồng bảo hiểm xe cơ giới
59
Chú thích
GĐ BAN GĐ – BT: giám đốc ban giám định bồi thường
P.KT: phòng kế toán
Giải thích lưu đồ
Ban giám định bồi thường tại phòng bồi thường dựa vào biên bản giám
định hiện trường và giám định thiệt hại sẽ lập báo cáo giám định tai nạn xe cơ
giới (phụ lục 11) và phiếu yêu cầu sửa chữa (phụ lục 12) gửicho Gara để kiểm
tra sử chữa. Gara gửi lại công ty bảng báo giá (phụ lục 13) các hạng mục được
sửa chữa. Các chứng từ: biên bản xác minh hiện trường, biên bản giám định
tổn thất, báo cáo giám định tai nạn xe cơ giới và bảng báo giá; sẽ được phòng
bồi thường xem xét, đối chiếu, lập xác minh phí (phụ lục 14) gửi đến phòng kế
toán ký duyệt chứng nhận nghiệp vụ. Sau khi phòng kế toán xác nhận giấy xác
minh phí, phòng bồi thường lập tờ trình bồi thường (phụ lục 15) kèm theo hóa
đơn giá trị gia tăng của garage đã sữa chữa (phụ lục 16). Chuyển biên bản xác
minh hiện trường, biên bản giám định tổn thất, báo cáo giám định tai nạn xe
cơ giới và bảng báo giá cho giám định ban giám định bồi thường xem xét ký
duyệt. Và các chứng từ này sẽ được chuyển lại phòng bồi thường để xử lý tiếp
và lưu trữ.
60
P.Bồi
thường
KẾ TOÁN CÔNG NỢ
KẾ TOÁN CHI
P.Bồi
thường
E
F
THỦ QUỸ
KẾ TOÁN TỔNG HỢP
G
Hóa đơn
sửa chữa
Sổ chi tiết
thanh toán
Tập tin chi
bồi thường
Hóa đơn
sửa chữa
Nhập liệu
Ghi sổ chi tiết
thanh toán
Hóa đơn
sửa chữa
Phiếu chi
Ghi nhật ký
chi tiền
Nhật ký chi tiền
Đối chiếu, xác
nhận, đóng dấu đã
thanh toán
Tính tổng,
ghi sổ cái
Ghi sổ chứng
từ thanh toán
Hóa đơn
sửa chữa
F
Ghi sổ chứng
từ thanh toán
Phiếu chi
Ghi phiếu
thanh toán
Phiếu chi
Phiếu chi
N
Sổ quỹ
Tập tin
thanh toán
In phiếu chi
Sổ chi tiết
thanh toán
Hóa đơn
sửa chữa
Hồ sơ bồi thường
bảo hiểm
Sổ cái
Hồ sơ bồi thường bảo Phiếu thanh toán
Phiếu thanh toán
hiểm đã đóng dấu thanh
toán
Hóa đơn
sửa chữa
KTCN
E
KH
Nhật ký chi tiền
Phiếu chi
Hóa đơn
sửa chữa
P.Bồi
thường
N
N
G
N
(Nguồn: Phòng kế toán – Công ty Bảo Hiểm Bảo Long Cần Thơ)
Hình 4.11 Lưu đồ thanh toán bồi thường hợp đồng bảo hiểm xe cơ giới
61
Giải thích lưu đồ
Kế toán công nợ dựa vào hóa đơn sủa chữa và tập tin chi bồi thường sẽ
ghi vào chi tiết thanh toán. Kế toán chi sẽ nhập liệu và xuất phiếu chi (2 liên)
(phụ lục 17), tiếp tục ghi nhật ký chi tiền; lưu lại một liên phiếu chi. Thủ quỹ
nhận hồ sơ bồi thường bảo hiểm kèm phiếu chi và hóa đơn sủa chữa để đối
chiếu, xác nhận, đóng dấu là đã thanh toán và ghi sổ chứng từ thanh toán. Hồ
sơ bồi thường bảo hiểm sẽ được trả về phòng bồi thường, phiếu chi được giao
lại cho kế toán công nợ, hóa đơn sửa chữa sẽ được thủ quỹ lưu lại, còn phiếu
thanh toán (phụ lục 18) giao cho khách hàng, liên còn lại sẽ được thủ quỹ lưu
trữ. Kế toán tổng hợp dựa vào sổ chứng từ thanh toán và nhật ký chi tiền sẽ
tính tổng ghi vào sổ cái các tài khoản.
4.2.2.4 Các tập tin và mối quan hệ giữa các tập tin trong chu trình chi phí
(Nguồn: Phòng kế toán – Công ty Bảo Hiểm Bảo Long Cần Thơ)
Hình 4.12 Mối quan hệ các tập tin trong chu trình chi phí
62
Bảng 4.10 Bảng số liệu mô tả tập tin hồ sơ bồi thường
Người lái
xe
Giấy phép lái xe
Số hợp đồng
Ngày hiệu
lực
Ngày xảy
ra tai nạn
71B-538
Trần Vĩnh
Phúc
00013634M
2694/14/HD1331/06
19/3/201419/3/2016
10/5/2014,
Bến Tre
Ninh Kiều, Cần Thơ
65B – 001.10
Trần Ngọc
Lợi
2694/14/HD1331/06
28/2/201428/2/2016
20/5/2014,
Cần Thơ
Nguyễn Tài
Thọ
162/2/12A, Trần
Quang Diệu, An
Thới, Bình Thủy,
Cần Thơ
65A – 041.74
Võ Hoàng
Nhân
AM 76771
11107/13/HD 11/10/2013- 25/7/2014,
-1131/06
11/10/2016 Cần Thơ
6317/14/BT
Phạm Anh
Minh
Trần Bình Trọng,
P.2, Tp. Sóc Trăng
83A – 036.83
Phạm Anh
Minh
940050000471
9483/13/HD1131/06
5
6590/14/BT
Ngân hàng
TMCP quốc
dân CN Cần
Thơ
257 đường 30/4,P.
Xuân Khánh,
Q.Ninh Kiều,
TP.Cần Thơ
50Z - 7221
Bùi Ly
Kham
AAA0122439806
11479/13/HD 25/4/2014-1131/06
25/4/2016
6
6687/14/BT
Nguyễn Văn
Quang
Ninh Kiều, cần Thơ
65A -024.02
Nguyễn
Văn
Quang
781245360900
12271/13/HD 15/10/2013- 19/6/2014
-1131/06
15/10/2016
Số hồ sơ
Tên KH
1
6245/14/BT
BV Y học cổ
truyền Bến Tre
BếnTre
2
6152/14/BT
Trần Ngọc Lợi
3
6259/14/BT
4
STT
Địa chỉ
Biển số
…..
(Nguồn: Phòng kế toán – Công ty Bảo Hiểm Bảo Long Cần Thơ)
63
09/9/2013 –
09/9/2015
29/5/2014,
Sóc Trăng
09/6/2014
Bảng 4.11 Bảng số liệu mô tả tập tin thanh toán
ĐVT: VNĐ
STT
Ngày
Số
chứng
từ
1
13/6/2014
18/PC
6245/14/BT
Chi bồi thường
00012NV206
Bệnh viện y học cổ
truyền Bến Tre
4.000.000
2
11/6/2014
16/PC
6152/14/BT
Chi bồi thường
00135NV206
Trần Ngọc Lợi
5.000.000
3
14/6/2014
19/PC
6317/14/BT
Chi bồi thường
00018NV206
Phạm Anh Minh
3.400.000
4
31/6/2014
53/PC
6259/14/BT
Chi bồi thường
00011NV206
Nguyễn Tài Thọ
3.870.000
5
27/6/2014
40/PC
6590/14/BT
Chi bồi thường
00025NV206
Ngân hàng TMCP quốc
dân CN Cần Thơ
1.700.000
6
30/6/2014
54/PC
6687/14/BT
Chi bồi thường
00034NV206
Nguyễn Văn Quang
40.000.000
Số hồ sơ
Lý do
Mã KH
Tên KH
Tiền bồi
thường
…
Tổng
69.870.000
(Nguồn: Phòng kế toán – Công ty Bảo Hiểm Bảo Long Cần Thơ)
64
Ghi chú
4.2.2.5 Màn hình mô tả nghiệp vụ bồi thường trong chu trình chi phí
(Nguồn: Phòng kế toán – Công ty Bảo Hiểm Bảo Long Cần Thơ)
Hình 4.13 Màn hình hồ sơ bồi thường đã được duyệt
(Nguồn: Phòng kế toán – Công ty Bảo Hiểm Bảo Long Cần Thơ)
Hình 4.14 Màn hình thanh toán bồi thường
65
4.2.2.6 Các hoạt động kiểm soát trong chu trình doanh thu
a. Mục tiêu kiểm soát
Kiểm soát qua trình thực hiện các hoạt động trong chu trình chi phí.
Kiểm soát ứng dụng xử lý thông tin.
b. Các hoạt động kiểm soát
Rủi ro
Nhân
viên
không ghi lại
những thông
tin cơ bản để
có thể liên hệ
với
khách
hàng.
Xác minh hiện
trường không
đúng với thực
tế.
Tần
suất
xuất
hiện
2
Thủ tục kiểm
soát
Yêu cầu của Kiểm tra danh
khách
hàng sách thông báo
không được giải tai nạn và yêu
quyết.
cầu bồi thường.
Mất lòng tin nơi
khách hàng.
1
Garage
lập
bảng báo giá
và gửi về công
ty chậm trễ.
1
Thiếu chữ ký
của chủ cơ sở
Ảnh hưởng
2
Không thể đánh
giá chính xác
mức độ hư hại và
bồi thường sai
lệch, ảnh hưởng
đến công ty và
khách hàng.
Không xác định
được các hạng
mục cần sửa chữa
và giá cả sửa
chữa từng hạng
mục.
Cần có tờ tường
trình của người
gặp tai nạn và
những hình ảnh
chứng
minh
hiện trường.
Kiểm soát đề
suất
Nhân viên phải
làm đúng theo
trình tự, phải ghi
nhận
những
thông tin cơ bản
của khách hàng:
họ tên, số GCN,
số xe,….
Cán bộ có kinh
nghiệm
trong
công việc, đánh
giá khách quan
thực thế sự việc.
Yêu cầu các
Garage gửi các
bảng báo giá
trước khi sửa
chữa, đưa ra các
quy định rõ ràng
hơn đối với các
Garage công ty
hợp tác.
Gian lận, sai sót, Kiểm tra tính Kiểm tra đầy đủ
đầy đủ, hợp lý trước khi nhận,
66
sủa chữa trong
hóa đơn giá trị
gia tăng sửa
chữa.
mất tài sản.
của các chứng hoặc yêu cầu bổ
từ.
sung thêm chữ
ký.
Nhận hóa đơn
không
đúng
với nội dung
nghiệp vụ.
Ghi nhận hóa đơn
nợ sai, phản ánh
chi phí phát sinh
sai.
Đối chiếu hóa
đơn với bảng
báo giá và hợp
đồng
bồi
thường.
1
Yêu cầu Garage
có hóa đơn hợp
lệ, theo quy định
chung của nhà
nước.
(Nguồn: Phòng kế toán – Công ty Bảo Hiểm Bảo Long Cần Thơ)
4.2.3 Báo cáo trong chu trình doanh thu, chu trình chi phí
Trong chu trình doanh thu, chi phí có các loại báo cáo: Báo cáo doanh
thu, chi phí, lợi nhuận, báo cáo công nợ, báo cáo thuế GTGT. Trong đó, báo
cáo doanh thu, chi phí và lợi nhuận là báo cáo quan trọng nhất vì nó phản ánh
cụ thể và tổng quát về tình hình hoạt động của công ty.
67
Công ty Bảo Hiểm Bảo Long
BÁO CÁO CÔNG NỢ
Tài khoản: 13111 – phải thu khách hàng
Từ ngày 01/6/2014 – 30/6/2014
ĐVT: VNĐ
Ngày
hạch
toán
Ngày
chứng từ
Mã công nợ
06/06/2014
06/06/2014
K00191NV106
NGUYỄN THỊ ÁNH HỒNG
83/14/HD-1111/06-NV1
1377000
08/06/2014
08/06/2014
K00374PNV06
HỒNG BẢO SÊN- PHAN THU TÂM
803/14/HD-1062/06-NV1
777000
08/06/2014
08/06/2014
K00097NV206
CTY CPĐTXD VÀ DL ME LONG-CHI NHÁNH 2
466/14/HD-0102/06-NV2
4555670
09/06/2014
09/06/2014
K00196NV106
CTY TNHH XÂY DỰNG THƯƠNG MẠI CÔNG DANH
12284/14/HD-1131/06-NV1
1871000
09/06/2014
09/06/2014
K00134NV106
TRUNG TÂM ĐÀO TẠO VÀ SÁT HẠCH LÁI XE CƠ GIỚI ĐƯỜNG
BỘ CẦN THƠ
924/14/HD-1165/06-NV1
11/06/2014
11/06/2014
K00073PVL06
CTY TNHH MTV CTCC VL
12102/14/HD-1131/06-PVL
12/06/2014
12/06/2014
K00012PNV06
ĐẶNG THỊ KIM CHÍN
834/14/HD-1062/06-NV1
300000
13/06/2014
13/06/2014
K00033NV306
MAY TÂY ĐÔ
932/14/HD-1165/06-NV3
8579000
15/06/2014
15/06/2014
K00199NV106
PHẠM HỮU HIỀN
91/14/HD-1111/06-NV1
1260000
15/06/2014
15/06/2014
K00001BGÐ06
Công ty CP Vận Tải Liên hiệp Huy Hoàng
55/14/HD-1051/06-NV2
113787432
Tên công nợ
Nội dung phát sinh
68
Phát sinh nợ
772800
34584900
Phát
sinh có
16/06/2014
16/06/2014
K00099PNV06
DNTN NGUYỄN TẤN
737/14/HD-0102/06-NV1
27000000
18/06/2014
18/06/2014
K00189PNV06
NGUYỄN TIẾN TÀI
928/14/HD-1062/06-NV1
300000
19/06/2014
19/06/2014
K00207NV106
TRẦN THỊ NGỌC MAI
96/14/HD-1111/06-NV1
810000
20/06/2014
20/06/2014
K00061PNV06
CÔNG TY TNHH TVTK XÂY DỰNG TRÍ VIỆT
12169/14/HD-1131/06-NV1
20/06/2014
20/06/2014
K00208NV106
LÊ VĂN NGOAN
825/14/HD-1062/06-NV1
300000
20/06/2014
20/06/2014
K00193NV106
TRƯƠNG QUỐC HÙNG
824/14/HD-1062/06-NV1
723000
K00285PNV06
TRUNG TÂM ĐĂNG KIỂM PHƯƠNG TIỆN GIAO THÔNG THỦY
BỘ HẬU GIANG
563/14/HD-0102/06-NV1
99000
K00378PNV06
LÝ KHÁNH TRƯỜNG
12432/14/HD-1131/06-NV1
20/06/2014
20/06/2014
…
…
30/06/2014
30/06/2014
10986700
11520000
(Nguồn: Phòng kế toán – Công ty Bảo Hiểm Bảo Long Cần Thơ)
Tổng số phát sinh Nợ: 848.197.834
Tổng số phát sinh Có: 0
Tồn Nợ: 848.197.834
Tồn Có: 0
Cần Thơ, ngày 30 tháng 6 năm 2014
Người lập biểu
(Ký, ghi họ tên)
Ngô Thị Việt Bình
69
CTY BẢO HIỂM BẢO LONG CẦN THƠ
P.NV2
BẢNG TỔNG HỢP QUYẾT TOÁN DOANH THU
THÁNG 06/ 2014
STT
Tên nghiệp vụ
Phí nét
1
TNDS xe mô tô
2,145,000
2
Lpx mô tô
5,720,000
3
TNDS ô tô KD
4
VC ô tô KD
5
LPX ô tô KD
6
Xây dựng lắp đặt
6
8
9
10
11
12
13
Tổng phí
214,500
Hoa Hồng
Thực nộp
2,359,500
429,000
868,725
1,061,775
5,720,000
1,144,000
2,316,600
2,259,400
6,269,600
68,965,600
3,134,800
13,479,640
52,351,160
186,386,364
18,638,636
205,025,000
18,638,636
17,706,705
168,679,659
1,990,000
398,000
427,850
1,164,150
-
113,885,630
11,388,563
125,274,193
5,694,282
17,652,273
101,927,639
27,957,600
2,795,760
30,753,360
1,397,880
1,817,244
27,538,236
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
14
BH CNKH
4,347,000
-
4,347,000
869,400
15
BH TNCN
638,400
-
638,400
127,680
16
BH thân tàu
17
TNDS tàu
18
TNDS đ/v hành
khách
19
TTTV
456,435
3,021,165
67,032
443,688
396,663
5,400,713
6,102,500
610,250
6,712,750
915,375
714,000
71,400
785,400
107,100
46,410
631,890
2,268,000
226,800
2,494,800
340,200
147,420
2,007,180
62,720
12,544
6,586
43,590
455,128,723
33,208,897
55,389,581
366,530,245
62,720
Tổng cộng
Phí QL
62,696,000
1,990,000
BH hàng vận
chuyển nội địa
BH Cháy nổ nhà
tư nhân
Hỏa hoạn BB-Tài
sản RR 4.3
Hỏa hoạn BB-Tài
sản RR 4.1
Hỏa hoạn BB-Tài
sản RR 4.2
CNTN-Tài sản
không thuộc RR 4
CNBB-Tài sản
không thuộc RR 4
Thuế
GTGT
414,913,214
40,215,509
Ngày 30 tháng 6 năm 2014
BAN GIÁM ĐỐC
P.NV2
P.Kế toán
NGUYỄN THUẾ ANH
(Nguồn: Phòng kế toán – Công ty Bảo Hiểm Bảo Long Cần Thơ)
70
Bảng 4.12 Bảng số liệu mô tả doanh thu, chi phí, lợi nhuận của các phòng trong công ty 6 tháng đầu năm 2014
ĐVT: VNĐ
Doanh thu
Chi phí
Tổng chi phí
STT
Phòng
1
PNV 1
2.863.578.773
2.787.956.647
2
PNV 2
2.134.789.600
3
PNV 3
4
Chi phí bồi
thường
Lợi nhuận
Chi phí hoa hồng
Chi phí quản lý
1.487.959.544
343.629.453
956.367.650
75.622.126
2.076.064.630
1.086,378.290
320.218.440
669.467.900
58.724.970
499.300.798
471.757.641
252.004.897
89.874.144
129.878.600
27.543.157
PHG
563.487.697
552.159.957
364.785.700
73.253.401
114.120.856
11.327.740
5
PVL
998.341.268
972.612.420
549.360.555
129.784.365
293.467.500
25.728.848
6
PST
326.896.899
311,141.933
187.875.670
37.593.143
85.673.120
15.754.966
7
PBL
498.290.785
487.228.222
307.589.703
49.829.079
129.809.440
11.062.564
8
PKG
132.167.349
125.712.905
76.509.830
13.216.735
35.986.340
6.454.444
Tổng
8.016.853.169
7.784.634.354
4.312.464.189
1.057.398.759
2.414.771.406
232.218.815
bảo hiểm gốc
(Nguồn: Phòng kế toán – Công ty Bảo Hiểm Bảo Long Cần Thơ)
71
Nhìn vào bảng số liệu trên, ta thấy doanh thu, chi phí bồi thường, chi phí hoa
hồng, chi phí quản lývà lợi nhuận của các phòng tại công ty có sự chênh lệch
khá rõ. Và sau đây sẽ phân tích rõ hơn sự chênh lệch này:
3,000,000,000
2,500,000,000
2,000,000,000
1,500,000,000
1,000,000,000
500,000,000
0
PNV 1
PNV 2
PNV 3
PHG
PVL
PST
PBL
PKG
(Nguồn: Phòng kế toán – Công ty Bảo Hiểm Bảo Long Cần Thơ)
Hình 4.15 Doanh thu, chi phí của các phòng 6 tháng đầu năm 2014
Dựa vào biểu đồ ta dễ dàng thấy được PNV1 là phòng có doanh thu cao
nhất trong 6 tháng đầu năm 2014 với doanh thu 2.863.578.773 đồng. Và đây
cũng là một điều dễ hiểu bởi PNV1 là phòng có số lượng nhân viên trực tiếp
kinh doanh nhiều nhất với kinh nghiệm làm việc lâu năm nên khả năng khai
thác khách hàng là tuyệt đối tại công ty. Tuy PNV2 có số lượng nhân viện ít
hơn nhưng đã tạo ra số doanh thu không thua kém gì PNV1, doanh thu trong 6
tháng là 2.134.789.600 đồng chỉ thấp hơn PNV1 728.789.173 đồng. Vì đây là
2 phòng kinh doanh chủ yếu tạo doanh thu cho công ty và hoạt động tại văn
phòng công ty. Tuy cũng là phòng kinh doanh tại công ty nhưng PNV3 lại có
doanh thu từ việc kinh doanh bảo hiểm là tương đối thấp bởi PNV3 là phòng
kinh doanh vừa mới thành lập, số lượng nhân viên ít, kinh nghiệm chưa lâu
nên doanh thu chỉ có 499.300.798 đồng.
Bên cạnh 3 phòng nghiệp vụ kinh doanh bảo hiểm trực tiếp tại Cần Thơ
thì còn có một số phòng tại các tỉnh lân cận và điển hình là Phòng tại Hậu
Giang, Vĩnh Long, Sóc Trăng, Bạc Liêu và Kiên Giang; trong đó phòng Kiên
Giang là phòng có doanh thu thấp nhất, chỉ có 132.167.349 đồng. Vì tại tỉnh
này quy mô và danh tiếng của công ty chưa được phổ biến. Còn các phòng tại
Hậu Giang, Vĩnh Long, Sóc Trăng và Bạc Liêu thì mức doanh thu tương
đương nhau; tuy nhiên trong đó Vĩnh Long là phòng có doanh thu cách xa các
phòng còn lại và gấp gần 2 lần so với các phòng này với mức doanh thu tương
đối cao là 998.341.268 đồng.
72
1,600,000,000
1,400,000,000
1,200,000,000
1,000,000,000
800,000,000
600,000,000
400,000,000
200,000,000
0
PNV 1
PNV 2
PNV 3
Chi phí bồi thường
PHG
PVL
PST
Chi phí hoa hồng
PBL
PKG
Chi phí quản lý
(Nguồn: Phòng kế toán – Công ty Bảo Hiểm Bảo Long Cần Thơ)
Hình 4.16 Chi phí các phòng 6 tháng 2014
Còn về chi phí thì chi phí bồi thường là khoản chi phí cao nhất, kế tiếp là
chi phí quản lý và thấp nhất trong 3 loại chi phí là chi phí hoa hồng (chiếm
khoảng 11 – 15% doanh thu). Và PNV1là phòng có tổng chi phí cao nhất:
2.790.685.071 đồng và trong đó khoản chi phí bồi thường cũng là khoản cao
nhất trong công ty tương ứng với số tiền là 1,487.959.544 đồng. Phòng có
tổng chi phí cao thứ 2 đó là PNV2 2.078.325.150 đồng. Phòng có tổng chi phí
thấp nhất 128.712.905 đồng là phòng Kiên Giang. chỉ nhưng so với doanh thu
mà phòng tạo ra được thì phòng vẫn có lợi nhuận. Mặc dù các khoản chi phí
của các phòng chiếm khoản 97%so với doanh thu, nhưng tất cả các phòng đều
hoạt động có hiệu quả, đều có lợi nhuận tuy lợi nhuận không cao.
Và chúng ta sẽ xét về cơ cấu lợi nhuận của các phòng:
7%
5%
3%
32%
11%
5%
12%
25%
PNV 1
PNV 2
PNV 3
PHG
PVL
PST
PBL
PKG
(Nguồn: Phòng kế toán – Công ty Bảo Hiểm Bảo Long Cần Thơ)
Hình 4.17 Lợi nhuận các phòng 6 tháng 2014
73
Dựa vào biểu đồ mô tả cơ cấu lợi nhuận thì ta thấy được sự chênh lệch
về lợi nhuận giữa các phòng cũng khá rõ rệch. Phòng có lợi nhuận cao nhất là
PNV1 (72.893.702 đồng) chiếm 32% tổng lợi nhuận công ty và gấp 1.33 lần
so với PNV2 và cách rất xa so với các phòng khác. PKG là phòng có lợi nhuận
thấp nhất. Tuy PNV3 có lợi nhuận thấp so với PNV1, PNV2 và PVL nhưng
đây lại là phòng có tỷ suất lợi nhuận cao nhất tại công ty chiếm 0.055 lần trên
tổng doanh thu; phòng có tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu thấp nhất đó là PBL
(tương ứng 0.022%) và PNV1 cũng là phòng có tỷ suất này thấp chỉ chiếm
0.0254%.
74
CHƯƠNG 5
CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN
KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY BẢO HIỂM BẢO LONG CẦN THƠ
5.1 NHẬN XÉT CHUNG
Trong thời gian thực tập tại công ty bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ, tôi đã
tìm hiểu về hệ thống thông tin kế toán tại công ty và kết hợp với những kiến
thức tôi đã được học ở trường cũng như tham khảo tài liệu có liên quan, từ đó
rút ra được các ưu điểm và nhược điểm của hệ thống thông tin kế toán tại công
ty như sau:
5.1.1 Ưu điểm
Mặc dù phải trải qua không ít khó khăn để có thể làm quen với nhưng
hoạt động của phần mềm, nhưng đến hiện tại hệ thống đã mang lại rất nhiều
ưu điểm:
- Tiết kiệm được một khoảng chi phí rất lớn cho việc cài đặt, nâng cấp
hay tư vấn sử dụng khi công ty sử dụng phần mềm kế toán online toàn diện,
ứng dụng mô hình điện toán đám mây, CeAC.
- Phần mềm được thiết kế rất tốt trong quản lý và vận hành xử lý đối với
cá hoạt động kinh doanh hiện nay. Phần mềm có đầy đủ các yêu cầu bảo mật
hệ thống cần thiết để bảo vệ.
- Hệ thống cung cấp đầy đủ dữ liệu đầu vào và tự động thực hiện các
nghiệp vụ một cách nhanh chóng, chính xác khi nhân viên nhập liệu, chọn
lệnh; khi nhập sai hệ thống sẽ thông báo lỗi và hướng dẫn sửa lỗi.
- Chỉ có nhân viên phòng kế toán mới có mật khẩu đăng nhập vào phần
mềm kế toán. Căn cứ vào chức năng của từng kế toán, kế toán trưởng phân
quyền xử lý các phân hệ trong phần mềm. Công tác kế toán luôn tuân thủ các
quy định, chế độ tài chính do Bộ Tài Chính ban hành. Cập nhật liên tục, kịp
thời những quy định mới của Bộ Tài Chính.
- Trình tự luân chuyển các chứng từ, kiểm soát các chứng từ trong các
chu trình doanh thu, chu trình chi phí tương đối chặt chẽ.
- Thông tin có thể xuất số liệu sang file word, exel và PDF.
- Chứng từ được ký duyệt rất cẩn thận bởi những người có thẩm quyền,
và được phân công trách nhiệm lưu trữ cẩn thận.
- Trang thiết bị, máy móc như: máy tính, máy in, máy photo, máy lạnh,
máy fax,… được trang bị đầy đủ, thuận tiện cho công việc.
5.1.2 Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm thì luôn tồn tại những nhược điểm tiềm ẩn:
75
Đa số các chứng từ có nhiều liên trong cả hai chu trình đều không được
đánh số thứ tự như: phiếu thu và phiếu chi.
Chứng từ trong 2 chu trình doanh thu và chi phí đều đúng mẫu quy định,
tuy nhiên trong số đó lại bắt gặp một số chứng từ có thiếu sót trong quá trình
ghi chép của nhân viên kế toán trong công ty, và lúc ký xét duyệt cũng không
phát hiện. Cụ thể là hóa đơn giá trị gia tăng không có phần gạch để thể hiện là
hét nội dung, và các phiếu chi, phiếu thu không có đầy đủ chữ cái của các bộ
phận (phụ lục).
Phần mềm kế toán chưa khai thác triệt để, có nhiều khâu kế toán phải
làm thủ công. Phần mềm kế toán ở công ty chủ yếu lưu trữ một số dữ liệu căn
bản như: danh sách hợp đồng, sổ chi tiết các khoản phải thu, phải trả, các loại
báo cáo công nợ, danh sách khách hàng. Riêng phần báo cáo quản trị hầu như
không có hay kế toán không sử dụng đến.
- Mỗi nhân viên kế toán phải thực hiện 2, 3 công việc: kế toán tổng hợp
kiêm kế toán trưởng; thủ quỹ kiêm kế toán phải thu; kế toán chi kiêm quản lý
các ấn chỉ các phòng tại công ty và các văn phòng ở các tỉnh lân cận.
- Trang thiết bị (máy tính, máy in, máy photo) phục vụ cho bộ phận kế
toán và các phòng nghiệp vụ chưa được nâng cấp nên thường xuyên xảy ra hư
hỏng phải nhờ đến bộ phận tin học đến sửa làm công việc bị trì hoãn.
- Diện tích công ty hẹp nên mọi ký kết, thỏa thuận đều diễn ra bên ngoài
công ty làm tốn thêm một khoản chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí bán
hàng.
- Khi những người quản lý ra ngoài công tác thì không có người giám sát
hay thiết bị giám sát các nhân viên còn lại. Tạo điều kiện cho họ làm việc lơ
là, thiếu trách nhiệm trong công việc.
- Mặc dù chứng từ, tài liệu được phân loại lưu trữ trong từng phòng
nhưng vẫn chưa được lưu trữ một cách cẩn thận nhất (các tủ tài liệu chưa được
khóa cẩn thận). Do đó, tài liệu có thể được tất cả các nhân viên trong hay
ngoài các phòng nghiệp vụ đều có thể xem, sửa đổi hay hủy.
- Phần mềm được thiết kế hiện đại, tiết kiệm thời gian nhập liệu và xử lý
dữ liệu; tuy nhiên phần mềm công ty vẫn tiềm ẩn nhiều rủi ro;
+ Rủi ro bị xâm nhập, tấn công bởi hacker, virus,… phá hủy hệ thống
hoặc đánh cắp tài liệu mật của công ty.
+ Khả năng ứng dụng phần mềm hiện đại của nhân viên còn hạn chế dẫn
đến nhiều sai sót: do áp lực công việc quá nhiều và sự hối thúc của các khách
hàng sẽ dẫn đến những sai sót trong nghiệp vụ là khó tránh khỏi vì để đảm bảo
phương châm “Khách hàng là thượng đế”.
76
Sai sót trong việc kiểm tra thông tin trên chứng từ khách hàng lập:
chứng từ thiếu thông tin bắt buộc, không đủ chữ ký xét duyệt hoặc lập các hợp
đồng sai nội dung với các hợp đồng cần làm.
Quên nhập nghiệp vụ vào hệ thống; do khối lượng công việc diễn ra
cùng lúc quá nhiều.
Hơn nữa trong những năm gần đây, nền kinh tế biến động, và chính
phủ có ban hành một số quy định bắt buộc về bảo hiểm nên số lượng khách
hàng mua bảo hiểm các loại là khá đông. Và các vụ tai nạn đã được mua bảo
hiểm cũng xảy ra ngày càng nhiều do một số nguyên nhân chủ quan, khách
quan dẫn đến.
5.2 CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ
TOÁN
Bộ phận kinh doanh và phong kế toán nên có quan hệ mật thiết với
nhau hơn. Dữ liệu nợ phải thu của khách hàng phải được trao đổi giữa hai bộ
phận này để đảm bảo việc chấp nhận các hợp đồng bảo hiểm có tính hợp lý
hơn. Các bậc quản lý trong công ty nên quản lý chặt chẽ hơn nhân viên trong
bộ phận của mình tránh tình trạng chạy theo doanh thu và lơ là trong công việc
ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty.
Định kỳ luân phiên công việc giữ các nhân viên trong bộ phận và giữa
những bộ phận có liên quan nghiệp vụ để tránh tình trạng công việc bị tạm
hoãn khi nhân viên phụ trách nghỉ đột xuất.
5.2.1 Đối với công tác tổ chức chứng từ:
Hoàn thiện và kiểm soát chặt chẽ hơn công tác tổ chức chứng từ:
̶ Nội dung chứng từ phải được khai báo đầy đủ thông tin, không được
viết tắt, tẩy xóa, sữa chữa, phải dung viết mực hoặc viết bi (màu xanh, đen),
không được viết bằng mực đỏ, số và chữ phải viết liên tục, rõ ràng không ngắt
quãng, chỗ trống phải gạch chéo.
̶ Chứng từ được in từ máy vi tính không được viết chèn, bổ sung thông
tin vào chứng từ.
̶ Các chứng từ gửi ra bên ngoài đơn vị phải có đóng dấu của công ty.
Tất cả chứng từ đều phải có đầy đủ chữ ký xét duyệt theo quy định.
̶ Các chứng từ viết sai phải được lưu lại dưới dạng là thẻ hủy, hóa đơn
hủy; phải lập biên bản tiêu hủy khi thực hiện việc tiêu hủy theo quy định.
̶
Các chứng từ phải được lưu trữ ở các bộ phận thực hiện một cách
ngăn nắp, rõ ràng, dễ kiểm tra theo dõi và phải đảm bảo tính an toàn bảo mật
tài liệu.
77
̶ Định kỳ đối chiếu doanh số theo kế toán với doanh số trên báo cáo
bán bảo hiểm của các phòng nghiệp vụ.
Nhằm đảm bảo:
+ Tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ các chỉ tiêu phản ánh trên chứng từ.
+ Tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ.
+ Tính hợp lệ, hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
+ Việc chấp hành quy chế quản lý nội bộ chính xác và hợp pháp.
5.2.2 Đối với công tác tổ chức quá trình xử lý nghiệp vụ
̶ Yêu cầu thường xuyên nâng cấp phần mềm tránh việc phần mềm buộc
người sử dụng đăng nhập lại tài khoản sử dụng và mật khẩu thường xuyên để
các thông tin được xử lý nhanh và cung cấp kịp thời thông tin cho người sử
dụng.
̶
Yêu cầu mở các lớp tập huấn cho tất cả các nhân viên để nâng cao
trình độ ngoại ngữ và kỹ năng về tin học văn phòng. Ngoài ra, còn phải tập
huấn sử dụng phần mềm cho nhân viên mới hay khi nâng cấp phần mềm.
̶ Giám đốc và kế toán trưởng phải phổ biến những thông tư, quyết định
mới liên quan đến việc xử lý các nghiệp vụ cho các bộ phận có liên quan.
̶
Phân chia trách nhiệm và bất kiêm nhiệm giữa các chức năng của bộ
phận kế toán: kế toán phải thu không được kiêm thủ quỹ hay kế toán trưởng
không được kiêm người kiểm tra, quản lý tài sản công ty.
5.2.3 Đối với công tác tổ chức bộ máy
̶ Đối với hệ thống mạng cần cập nhật thêm nhật ký người sử dụng máy
tính và các chương trình phần mềm. Để có thể quản lý chặt chẽ hơn quyền truy
cập, sửa, xóa, bổ sung dữ liệu và những thông tin bảo mật của công ty.
̶ Kiểm tra, giám sát việc chấp hành luân chuyển chứng từ đúng quy
định của công ty.
̶
Giảm áp lực làm việc trên từng cá nhân bằng cách phân chia công việc
nhân viên cho từng nghiệp vụ để tránh việc nhầm lẫn, sai sót trong việc xử lý.
̶ Đánh giá năng lực làm việc, mức độ chịu trách nhiệm về công việc
của mỗi nhân viên cũng như khả năng gắn bó lâu dài vói công ty. Từ đó, phân
loại và đưa ra nhận xét về số lượng nhân viên trong hiện tại và tương lai để có
kế hoạch đào tạo cho từng phòng phù hợp với tốc độ phát triển của công ty.
Việc xét chọn người cần công khai và dân chủ.
̶ Nhân viên kế toán phải tuân thủ tuyệt đối chế độ bảo mật thông tin,
chỉ được phép truy cập những thông tin, dữ liệu theo đúng cấp độ được quy
định. Tuyệt đối chấp hành nội quy công nghệ thông tin: sử dụng mật khẩu
78
đúng quy định, không để người khác biết được mật khẩu cũng như không sử
dụng mật khẩu của người khác.
5.2.4 Đối với công tác tổ chức hệ thống báo cáo
Cuối kỳ kế toán, ngoài các báo cáo về doanh thu, chi phí cần có thêm
phần so sánh doanh thu, chi phí giữa các năm với nhau; giữa định mức với
thực tế phát sinh. Công tác này làm cho việc thu chi đạt hiệu quả hơn trong
những năm tiếp theo.
Cuối mỗi quý hay 6 tháng cần lập báo cáo doanh thu, chi phí theo từng
bộ phận, so sánh giữa các kỳ báo cáo về doanh thu và chi phí của từng phòng,
từng bộ phận để đánh giá hiệu quả hoạt động giữa các phòng, các bộ phận.
5.2.5 Đối với công tác tổ chức kiểm tra, kiểm soát
Nhìn chung, hệ thống thông tin kế toán đã tạo ra nhiều thủ tục kiểm soát
nội bộ có thể kiểm soát được các rủi ro có thể xảy ra. Tuy nhiên trong việc
kiểm soát lưu trữ dữ liệu thì chưa có thủ tục kiểm soát sao lưu dự phòng dữ
liệu. Phòng kế toán cần xúc tiến kế hoạch mua ổ cứng ngoài để ghi dự phòng
đầy đủ tất cả các dữ liệu định kỳ hàng tháng, hàng quý, hoặc hàng 6 tháng một
lần. Bên cạnh đó cần có kế hoạch cụ thể trong công tác lưu trữ dữ liệu dự
phòng (ổ cứng) ở một nơi khác nhằm đảm bảo cho dữ liệu được an toàn nhất.
Công ty cần yêu cầu nhà thiết kế phần mềm kiểm soát nhập liệu chặt chẽ
hơn và khắc phục được các nhược điểm của phần mềm như thiết lập các thủ
tục kiểm tra dấu vết kiểm toán, giới hạn dữ liệu, thông báo các lỗi định khoản
sai cơ bản,….
Ngoài những biện pháp trên , để theo dõi hiệu quả hoạt động của chu
trình doanh thu và chi phí, định kỳ, công ty nên lập báo cáo về tình hình hoạt
động sản phẩm và dịch vụ bảo hiểm qua các năm để có định hướng phát triển
đúng đắn.
79
Bảng 5.1 Tổng hợp tình hình hoạt động bảo hiểm của công ty qua …. năm
Đơn vị tính:……………
Sản phẩm
Năm ….
Bảo hiểm hàng hóa
Bảo hiểm hàng hóa XNK
Bảo hiểm thân tàu
Bảo hiểm trách nhiệm nhân sự chủ tàu
Bảo hiểm vận chuyển hàng hóa trong lãnh thổ VN
Bảo hiểm tai nạn thuyền viên
Bảo hiểm tài sản
Bảo hiểm tài sản
Bảo hiểm trộm cắp
Bảo hiểm tiền
Bảo hiểm hỏa hoạn và các rủi ro đặc biệt
Bảo hiểm mọ rủi ro xây dựng và lắp đặt
Bảo hiểm máy móc
Bảo hiểm xe cơ giới
Bảo hiểm xe ô tô
Bảo hiểm trách nhiệm dân sự của chủ xe
Bảo hiểm vật chất xe
Bảo hiểm tai nạn lái, phụ xe và người ngồi trên xe
Bảo hiểm xe gắn máy
Bảo hiểm con người
Bảo hiểm trách nhiệm công cộng
Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp
Bảo hiểm tai nạn con người
Bảo hiểm tai nạn lao động
Bảo hiểm kết hợp con người
Tái bảo hiểm
80
Năm ….
Năm ….
CHƯƠNG 6
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ
6.1 KẾT LUẬN
Để có thể tồn tại và phát triển trong môi trường cạnh tranh gay gắt như
hiện nay, công ty bảo hiểm Bảo Long Cần thơ đã có những chính sách thay
đổi kịp thời, phù hợp với nhu cầu thị trường, nhu cầu nền kinh tế. Ngoài
những biện pháp cạnh tranh về mức phí bảo hiểm, đa dạng về sản phẩm và
dịch vụ…..Công ty cần phải xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ, hệ
thống thông tin kế toán hữu hiệu để có thể chống đỡ tốt nhất với các rủi ro.
Việc áp dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý tạo ra những
thuận lợi trong mọi hoạt động của công ty, nhất là đối với HTTTKT. Phần
mềm CeAC tại công ty được thiết kế hiện đại, đáp ứng yêu cầu thông tin tỏng
và ngoài đơn vị. Các thủ tục kiểm soát được thiết kế đối với phần mềm là
tương đối chặt chẽ, ngăn chặn được các rủi ro xảy ra. Nhưng đồng thời nó
cũng tồn tại những rủi ro tiềm tang vốn có của nó vì lý do phần mềm do con
người thiết kế, con người vận hành và quản lý nên bó không thể mang tính
tuyệt đối. Chính vì thế việc kiểm soát HTTTKT luôn luôn lúc nào cũng là hoạt
động quan trong trong mọi đơn vị.
Việc thống lập HTKSNB của bảo hiểm Bảo Long luôn chú tọng đến
kiểm soát xử lý và kiểm soátt bảo vệ tài sản. Chính vì thế, KSNB làm tốt chức
năng kiểm tra, phát hiện xử lý sai sót, kiểm soát ngăn chặn ngày càng hoàn
thiện.
Tóm lại, công ty bảo hiểm Bảo Long cần Thơ những năm qua đã thực
hiện mở rộng thị phần và chiếm được tình cảm, lòng tin của KH vào một công
ty tổ chưc tốt và cơ chế hoạt động ổn định. Có được những thành công như
ngày hôm nay là nhờ vào sự lãnh đạo của cấp trên, sự quan tâm, chỉ đạo của
chính quyền địa phương cùng với sự nổ lực phấn đấu hết mình cho công việc
của toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty. Hiệu quả hoạt động kinh
doanh của công ty càng khẳng định rằng công tác tổ chức HTTTKT trong
công ty là khá chặt chẽ và ngày càng hoàn thiện. Công ty bảo hiểm Bảo Long
luôn phấn đấu để trở thành công ty bảo hiểm hàng đầu Việt Nam.
6.2 KIẾN NGHỊ
6.2.1 Đối với công ty
Thường xuyên mở các lớp tập huấn nâng cao trình độ chuyên môn của
nhân viên, trình độ ngoại ngữ cũng như khả năng sử dụng phần mềm thành
thạo nhằm thực hiện công việc nhanh chóng và hiệu quả hơn.
81
Giảm bớt khối lượng công việc trên một nhân viên đặc biệt là kế toán
nhằm giảm thiểu các sai sót do áp lực công việc bằng cách tuyển thêm nhân
viên.
Chú trọng đến công tác lưu trữ dữ liệu và kế hoạch dự phòng dữ liệu
tránh những rủi ro đáng tiếc có thể xảy ra.
Thực hiện phân công nhiệm vụ giữa các bộ phận chức năng: người lập
chứng từ, người xét duyệt chứng từ và người bảo quản tài sản với người kiểm
soát riêng biệt chặt chẽ hơn.
6.2.2 Đối với nhà nước
Nhà nước sớm xây dựng chế độ kế toán ổn định, các chuẩn mực kế toán
phù hợp với thực trạng đất nước và hệ thống chuẩn mực kế toán quốc tế. Tạo
điều kiện thực hiện dễ dàng hơn công tác kế toán và thuận lợi cho các doanh
nghiệp tỏng việc hợp tác với các dự án nước ngoài.
Có chính sách, chương trình hướng dẫn rộng rãi các doanh nghiệp thực
hiện việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động kinh doanh nói chung,
hoạt động kế toán nói riêng và đảm bảo việc chuyển đổi hình thức kế toán
bằng tay sang kế toán máy cho tất cả các doanh nghiệp.
82
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Nguyễn Thúy An, 2013. Bài giảng hệ thống thông tin kế toán. Khoa
KT – QTKD, Đại học Cần Thơ.
2. Bùi Quang Hùng và Nguyễn Phước Bảo Ẩn, 2004. Môn học hệ thống
thông tin kế toán. Tạp chí phát triển kinh tế.
3. Nguyễn Thế Hưng, 2008. Hệ thống thông tin kế toán. Nhà xuất bản
thống kê.
4. Lê Phước Hương, 2011. Giáo trình hệ thống thông tin kế toán phần 2.
Khoa KT – QTKD, Đại học Cần Thơ.
5. Bùi Diên Giàu, 2012. Bài giảng hệ thống kiểm soát nội bộ. Khoa KT –
QTKD, Đại học Cần Thơ.
6. Thiều Thị Tâm, Nguyễn Việt Hưng và Phạm Quang Huy, 2008. Hệ
thống thông tin kế toán. Nhà xuất bản thống kê.
7. Ngoài ra còn tìm hiểu một số luận văn cùng đề tài và các trang web có
nội dung liên quan:
- Phạm Thị Kim Tuyến, 2010. Đánh giá hệ thống thông tin kế toán trong
Ngân hàng đầu tư và phát triển chi nhánh Long An. Khoa KT – QTKD, Đại
học Cần Thơ.
- Huỳnh Ngọc Thọ, 2013. Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại công ty
cổ phần Vật tư Hậu Giang. Khoa KT – QTKD, Đại học Cần Thơ.
- Nguyễn Trần Hạnh Thảo, 2013. Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại
Ngân hàng thương mại cổ phần Sài Gòn Hà Nội chi nhánh Kiên Giang –
Phòng giao dịch Tân Hiệp. Khoa KT – QTKD, Đại học Cần Thơ.
- Giới thiệu về phần mềm kế toán CeAC. Địa chỉ truy cập:
http://cerp.com.vn/trang_sp.html
83
PHỤ LỤC
PHỤ LỤC 01 – GIẤY CHÀO PHÍ
THƯ CHÀO PHÍ BẢO HIỂM
Kính gửi: …………………………………………………………………………
Công ty Bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ xin gửi đến …………………… lời chúc
sức khỏe. Căn cứ nhu cầu bảo hiểm xe ôtô của Quý đơn vị nay xin chào phí bảo hiểm
như sau:
1. Đối tượng bảo hiểm
- Hiệu xe
: ………………………………………………
- Biển số
: ………………………………………………
- Số chỗ ngồi
: ………………………………………………
- Năm sản xuất
: ………………………………………………
- Giá trị hiện tại
: ………………………………………………
2. Bảo hiểm TNDS đối với người thứ 3:
Mức trách nhiệm đối với người
: 70.000.000
đồng/người/vụ
Mức trách nhiệm đối với tài sản
: 70.000.000
đồng/ vụ
Phí bảo hiềm (gồm 10%VAT)
: .......................
Đồng
3. Bảo hiểm vật chất xe:
Giá trị thực tế tại thời điểm bảo hiểm
: ……………….
Đồng
Số tiền bảo hiểm
: ……………….
Đồng
Tỷ lệ phí bảo hiểm (gồm 10%VAT)
: ………………..
Phí bảo hiềm (gồm 10%VAT)
: ………………..
đồng/người/vụ
4. Bảo hiểm lái phụ xe và người ngồi trên xe:
Số người được bảo hiểm
: ……………..
Người
Mức trách nhiệm
: ……………..
Đồng/người
Phí bảo hiểm
: …………….
đồng
5. Tồng phí bảo hiểm
: …………….
đồng
Bằng chữ: …………………………………………………………………………….
Bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ rất hân hạnh được phục vụ Quý Đơn vị với mức phí
bảo hiểm như trên.
Trân trọng kính chào!
GIÁM ĐỐC
84
PHỤ LỤC 02 GIẤY YÊU CẦU BẢO HIỂM
85
PHỤ LỤC 03 - HỢP ĐỒNG BẢO HIỂM
HỢP ĐỒNG BẢO HIỂM XE CƠ GIỚI
Số: …………………….
Căn cứ Bộ Luật Dân Sự số 33/2005/QH11 được Quốc Hội Khóa XI, kỳ họp thứ 7 thông qua
ngày 14/06/2005;
Căn cứ Luật kinh doanh bảo hiểm số 24/2000/QH ngày 09/12/2000 của Quốc Hội Nước
Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam;
Căn cứ vào Quy tắc, biểu phí Bảo hiểm tự nguyện về xe cơ giới ban hành theo Quyết định
số 1125/2012/QĐ-TGĐ-QLNV ngày 12/07/2012 của Tổng Giám Đốc Công ty Cổ phần Bảo
Hiểm Bảo Long;
Căn cứ vào khả năng và nhu cầu các bên.
Hôm nay, ngày …. tháng ….. năm ……, Chúng tôi gồm có:
NGƯỜI BẢO HIỂM (Sau đây gọi là bên A)
Tên đơn vị
: TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN BẢO HIỂM BẢO LONGCÔNG TY BẢO HIỂM BẢO LONG CẦN THƠ
Địa chỉ
: Số 30H, Mậu Thân, P.An Nghiệp, Q.Ninh Kiều, TP Cần Thơ
Điện thoại
: 0710.3834117
Fax: 0710.3766466
Mã số thuế
: 0301458065-006
Tài khoản
: 070026616164 Tại Sacombank CN Cần Thơ – PGD An Phú
Đại diện
: Ông Đoàn Minh Thi .Chức vụ: Giám Đốc
NGƯỜI ĐƯỢC BẢO HIỂM (Sau đây gọi là bên B)
Tên chủ xe
: …………………………………………………………………………..
Địa chỉ
: …………………………………………………………………………..
Điện thoại
: ……………..
Fax
:………………………………………..
Đại diện
: ……………………… Chức vụ : ……………………………………….
NGƯỜI THỤ HƯỞNG BẢO HIỂM (Sau đây gọi là bên C)
Tên đơn vị
: …………………………………………………………………………..
Địa chỉ
: …………………………………………………………………………..
Điện thoại
: …………………………………………… Fax
:…………………..
Đại diện
: …………………………………………... Chức vụ: ………………….
Các bên thỏa thuận thực hiện những nội dung về hợp đồng bảo hiểm như sau:
Điều 1: Đối tượng bảo hiểm:
Xe Ôtô biển số : …………………….. SK: …………………….. ; SM: ………………….
Hiệu xe
: …………………… Năm sản xuất: ………….. ; Số thẻ BH:…………...
Loại xe: ……………………………… Số chỗ ngồi/tấn trọng tải: …………………………
Mục đích sử dụng xe:
Kinh doanh
Không kinh doanh
Xe khác
Điều 2: Phạm vi bảo hiểm
Thiệt hại vật chất xe; Tai nạn lái xe và người ngồi trên xe, thiệt hại hàng hóa trên xe có
phạm vi BH theo các điều khoản BH trong Quy tắc bảo hiểm tự nguyện về xe cơ giới của
86
Bảo Long (Quyết định số 1125/2012/QĐ-TGĐ ngày 12/07/2012 của Tổng giám đốc Tổng
công ty cổ phần bảo hiểm Bảo Long).
2.1 Bảo hiểm vật chất xe:
- Giá trị thực tế của xe tại thời điểm tham gia bảo hiểm: …………………… VNĐ
- Số tiền tham gia bảo hiểm xe
: ………………… VNĐ
- Số năm đã sử dụng :
- Mức miễn thường có khấu trừ (trừ tổn thất toàn bộ xe) : …………VNĐ/vụ tổn thất
Phí bảo hiểm mục 3.3
: ……………………. VNĐ ( Bao gồm 10%VAT)
2.2 Bảo hiểm theo điều khoản bảo hiểm mở rộng : MR02,MR 04
2.3 Phí bảo hiểm thực thu : ( 3.1 + 3.2 + 3.3 + 3.4 ) = ……………………………… VNĐ
Ghi chú: Những trường hợp tổn thất thuộc phạm vi bảo hiểm mà thiệt hại ước tính
trên 50 triệu thì Bảo Long sẽ tổ chức giám định tập trung và tiến hành đấu thầu sửa chữa xe.
Điều 4: Thời hạn hiệu lực hợp đồng bảo hiểm
Thời hạn hiệu lực hợp đồng BH từ
: …. giờ ….. ngày …. tháng ….. năm 20….
đến : ….. giờ ….. ngày ….. tháng ….. năm 20…..
Điều 5: Điều khoản thanh toán
Phí bảo hiểm được thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản trong vòng 07 ngày sau khi
hợp đồng Bảo hiểm được ký kết trừ khi có những thỏa thuận khác ( nếu có).
Hợp đồng bảo hiểm chỉ có hiệu lực khi đã thanh toán phí đầy đủ.
Điều 6: Khai báo tổn thất và thanh toán bồi thường
Khi có tổn thất Người được bảo hiểm phải tìm mọi cách cứu chữa, hạn chế thiệt hại đồng
thời phải thông báo ngay cho cơ quan Công An, Bảo Long nơi cấp đơn bảo hiểm hoặc gọi
một trong những số điện thoại được ghi trên Giấy Chứng Nhận Bảo Hiểm để phối hợp giải
quyết. Trong vòng 05 ngày kể từ ngày xảy ra tổn thất, Người được bảo hiểm phải xác nhận
tai nạn bằng văn bản cho Bảo Long.
Thiệt hại thuộc trách nhiệm bảo hiểm chỉ được Bảo Long bồi thường khi hợp đồng đã được
thanh toán phí bảo hiểm theo đúng Quy định tại điều 5 nói trên.
Điều 7: Người thụ hưởng bảo hiểm : Nay, tài sản nói trên được sử dụng để đảm bảo tiền
vay tại : Ngân Hàng TMCP Quốc Dân - CN Cần Thơ Địa chỉ: 257 đường 30/4, P.Xuân
Khánh, Quận Ninh Kiều, TP.Cần Thơ là người thụ hưởng thứ nhất, trong trường hợp có tổn
thất thiệt hại, Công Ty Bảo Hiểm Bảo Long Cần Thơ sẽ chuyển cho Ngân Hàng toàn bộ số
tiền đền bù nhưng không vượt quá số tiền bảo hiểm được quy định trong hợp đồng bảo
hiểm. Nếu không có sự đồng ý bằng văn bản của Ngân Hàng TMCP Quốc Dân - CN Cần
Thơ thì hợp đồng bảo hiểm sẽ không được thay đổi Người thụ hưởng, chấm dứt hiệu lực,
thay đổi/bổ sung trong suốt thời hạn bảo hiểm .
Điều 8: Điều khoản chung
Trong trường hợp có tranh chấp, các bên sẽ cùng thảo luận, thương thảo trên tinh thần thiện
chí. Trường hợp tranh chấp vẫn không giải quyết được bằng đàm phán, các bên đồng ý chọn
Tòa án Nhân Dân TP.Cần Thơ xét xử và chấp hành mọi phán quyết của Tòa án.
Hợp đồng này được lập thành ba (03) bản, mỗi bên giữ một (01) bản có giá trị pháp lý như
nhau.
ĐẠI DIỆN BÊN B
ĐẠI DIỆN BÊN C
87
ĐẠI DIỆN BÊN A
PHỤ LỤC 04 – HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
88
PHỤ LỤC 05 – PHIẾU THU
89
PHỤ LỤC 06 – ĐƠN ĐỀ NGHỊ
90
PHỤ LỤC 07- THÔNG BÁO TAI NẠN VÀ YÊU CẦU BỒI THƯỜNG
91
PHỤ LỤC 08 – BIÊN BẢN NGHIỆM THU
92
PHỤ LỤC 09 – BIÊN BẢN GIÁM ĐỊNH THIỆT HẠI
93
PHỤ LỤC 10 – BIÊN BẢN XÁC MINH HIỆN TRƯỜNG
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh Phúc
----------o0o----------
BIÊN BẢN XÁC MINH HIỆN TRƯỜNG
Vào lúc ………giờ………phút, ngày……….tháng……….năm 2012. Sau khi nghe
thông tin từ BQLDA:……………….thì giám định viên Bảo Long có mặt tại hiện trường
số:…………………………………………………...................................................
……………………………………………………………………………………………………
Sau khi kiểm tra các giấy tờ, hợp đồng bảo hiểm, hiện trường vụ thiệt hại
Chúng tôi tiến hành lập biên bản tại hiện trường. Tại hiện trường chúng tôi gồm có:
1/. …………………………….…………..là Giám định viên Bảo Long
2/…………………………………….……là ………………….………………….
3/………………………………….………là ……………….…………………….
4/……………………………….…………là …………………….……………….
Sự việc được trình bày như sau:
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
Nguyên nhân :…………………………………..………………………………………...………
……………………………………………………………………………………….……………
……………………………………………………………………………………….……………
……………………………………………………………………………………….……………
Hậu quả:
……………………………………………………………………………………….……………
……………………………………………………………………………………….……………
……………………………………………………………………………………….……………
Khắc phục bước đầu :
……………………………………………………………………………………….……………
……………………………………………………………………………………….……………
……………………………………………………………………………………….……………
……………………………………………………………………………………….……………
Biên bản kết thúc vào lúc ……….....giờ……..phút cùng ngày và được đọc cho các bên cùng
nghe.
Lái xe
Lái xe
Người làm chứng
94
ĐD Bảo Hiểm
PHỤ LỤC 11 – BÁO CÁO GIÁM ĐỊNH TAI NẠN XE CƠ GIỚI
BÁO CÁO GIÁM ĐỊNH
TAI NẠN XE CƠ GIỚI
Số hồ sơ GĐ:
/
TÊN CHỦ XE: ……...............................................................................................
BIỂN SỐ XE: ……..................................................................................................
LOẠI XE : …….......................................................................................................
Tai nạn lúc: …….....................................................................................................
Địa điểm tai nạn: ……..............................................................................................
Hợp đồng bảo hiểm số: ……....................................................................................
Thời hạn bảo hiểm từ ngày : ……………………đến ngày ……………………...
Mức trách nhiệm:
- TNDS: NGƯỜI:
/
Trđ/ người/ vụ; TÀI SẢN:
/
Trđ/ vụ
- Tài phụ xe:
: ………. người; MTN: ………../ người/ vụ
- Hành khách trên xe : ………… người; MTN: ……... / người/ vụ
- Giá trị thực tế của xe: ………… VNĐ; MTN : ………………. VNĐ
- Hàng hóa trên xe: / Trđ/ tấn
Căn cứ hồ sơ vụ tai nạn, giám định viên bảo hiểm xin báo kết quả cụ thể
như sau:
1/ Thiệt hại về người: (ghi rõ họ, tên tuổi của từng nạn nhân và số tiền dự kiến
phải bồi thường, theo đối tựng từng loại bảo hiểm trong hợp đồng).
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
2/ Thiệt hại về tài sản: (ghi rõ phần TNDS đối với người thứ ba, phần thiệt hại
vật chất xe, hàng hóa trên xe nếu có tham gia).
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
3/ Nguyên nhân: (đề xuất mức độ lỗi của các bên).
...............................................................................................................................
................................................................................................................................
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
4/ Cơ sở pháp lý của hồ sơ tai nạn: (hợp lệ, không hợp lệ).
a) Hồ sơ pháp lý của Cơ quan Công an:
................................................................................................................................
................................................................................................................................
95
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
b) Các giấy tờ xe:
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
c) Các chứng từ chứng minh thiệt hại: (về người, tài sản).
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
5/ Ý kiến của giám định viên:
Xe …………….. có tham gia BHVC. Đề xuất bồi thường cho Bảo Viên với
số tiền trên.
Ý kiến của Lãnh Đạo
Cần Thơ, Ngày …. tháng …. năm 20…
Giám định viên
(Ký, ghi họ tên)
96
PHỤ LỤC 12 – PHIẾU YÊU CẦU SỬA CHỮA
Ngày ……..tháng………..năm 2014
PHIẾU YÊU CẦU SỬA CHỮA
Kính gửi:…………………………………………………………………………..……
Xe…………………..tham gia bảo hiểm tại Tổng Công Ty Cổ Phần Bảo Hiểm Bảo Long
Đơn vị:…………………………Số thẻ:……………………Ngày TN:…………….……………
Chủ xe:…………………………………………………………………………..…………………
Hiệu lực:……………………….………..đến ngày:……………………………………………….
Nay, chúng tôi kính nhờ Quí Gara sữa theo các hạng mục sau: ( nếu có phát sinh thêm vui lòng
hướng dẫn KH liên hệ với GĐV và lên TT giám định bổ sung )
STT
CHI TIẾT
ĐỀ
NGHỊ
STT
CHI TIẾT
ĐỀ
NGHỊ
(Nếu K/H không có HĐ sữa hãng thì Bảo Long chỉ thanh toán theo giá đơn vị sữa chữa có liên kết Bảo Long. Gara chỉ được s/c các
hạng mục được yêu cầu, không phát sinh thêm, nếu có phải được giám định bởi đại diện của BH)
Vui lòng liên hệ với GĐV: …………………………...……..ĐT: ………………………..
Gửi báo giá theo số Fax: 08 – 38239253 gửi …………………… ( vui lòng gọi ĐT báo sau khi Fax )
Đề nghị Gara thu hộ:
TBTN&YCBT ( có xác nhận:……………. chú ý tính pháp lý của chủ xe từ cà-vẹt và con
dấu, CMND: HĐ mua bán phải có công chứng hoặc Ủy quyền. Quyết định điều chuyển xe),
Bản tường trình ( có xác nhận:…….……)
THẺ BH , ĐĂNG KÝ XE/ GIẤY MUA BÁN XE ( có công chứng ) , GPLX
SỔ KIỂM ĐỊNH ( Trang 5,6 và trang 13, 14 ) ( Tất cả giấy tờ trên photo 2 mặt và
còn hiệu lực), Biên bản thu hồi vật tư, Giấy bổ sung khác nếu có:
…………………………………………………………………………………………….
HÓA ĐƠN ( xuất HĐ lưu ý về thông tin xuất HD) , NGHIỆM THU ,
UQ , CMND (nếu là xe cá nhân) , HÌNH ẢNH ( Chụp lưu )
Đối với KH là cá nhân và số tiền BT tối đa 15 triệu đồng/hồ sơ: ( chỉ áp dụng đối vói vật chất xe)
Nếu KH ủy quyền cho garage liên kết nhận tiền: chỉ cần garage liên kết ký tên đóng dấu bảo lãnh ngay trên giấy ủy quyền.
Nếu KH ủy quyền cho garage bên ngoài nhận tiền: BGĐ/Tổ trưởng TTBTGĐ ký tên bảo lãnh ngay trên giấy ủy quyền.
Đối với KH là cá nhân và số tiền BT trên 15 triệu đồng/hồ sơ: cung cấp hợp đồng 3 bên, trong đó có điều khoản thanh toán ghi nội dung
KH ủy quyền cho Bảo Long trả tiền trực tiếp cho garage sau khi KH đã ký nghiệm thu.
- Lưu ý:
BẢO LONG chỉ đồng ý thanh toán chi phí sữa chữa cho các hạng mục được đề nghị ở trên. Và
Gara chỉ tiến hành sữa chữa sau khi có báo giá đã duyệt của Bảo Long.
Chủ xe/ Lái xe phải cam kết bổ sung các giấy tờ được đề nghị như trên. Nếu không Chủ xe/Lái
xe phải tạm ứng trước mọi chi phí sữa chữa.
Gara sau khi Fax báo giá liên hệ duyệt giá
08-38277213
gặp NV duyệt giá CÓ TÊN
TRÊN BÁO GIÁ DUYỆT hoặc Anh Tùng – GĐ Ban Bồi thường hoặc (Mọi thắc mắc liên
quan đến giá vui lòng các Gara liên hệ số điện thoại này)
Phiếu này có giá trị trong vòng 05 ngày kể từ ngày ký.
ĐƠN VỊ S/C
KHÁCH HÀNG
( Gara thu đủ HS theo yêu BH)
97
ĐD BẢO LONG
PHỤ LỤC 13 – BẢNG BÁO GIÁ
98
PHỤ LỤC 14 – XÁC MINH PHÍ
99
PHỤ LỤC 15 – TỜ TRÌNH BỒI THƯỜNG
100
PHỤ LỤC 16 – HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
101
PHỤ LỤC 17 - PHIẾU CHI
102
PHỤ LỤC 18 – PHIẾU THANH TOÁN
103
[...]... chọn đề tài “Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại công ty Bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ để nghiên cứu nhằm biết được tầm 1 quan trọng của hệ thống thông tin kế toán trong công ty, đồng thời tìm ra những giải pháp hoàn thiện hơn hệ thống thông tin của đơn vị 1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 1.2.1 Mục tiêu chung Phân tích thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại công ty Bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ; trong quá trình... thực hiện tại Công ty bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ 1.3.3 Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của đề tài là hệ thống thông tin kế toán tại Công ty bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ 2 CHƯƠNG 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN 2.1.1 Hệ thống thông tin và hệ thống thông tin kế toán 2.1.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin a Khái niệm Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là hệ thống thu... báo cáo (Nguồn: Hệ thống thông tin kế toán – Thiều Thị Tâm) Hình 2.2 Sơ đồ quy trình hoạt động của hệ thống thông tin 4 Tùy theo mục tiêu cung cấp thông tin phục vụ cho các tổ chức bên ngoài hay sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp, hệ thống thông tin kế toán bao gồm: - Hệ thống thông tin kế toán tài chính: hệ thống này cung cấp các thông tin tài chính cho bên ngoài doanh nghiệp Các thông tin này được ghi... tiền tại các tổ chức tín dụng Các hoạt động khác theo quy định của pháp luật 3.6 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN 20 3.6.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán KẾ TOÁN TRƯỞNG KỂ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN KHO THỦ QUỸ (Nguồn: Phòng kế toán – Công ty bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ) Hình 3.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 3.6.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 3.6.2.1 Kế toán trưởng ̶ Nhiệm vụ + Tổ chức công tác kế toán và bộ máy công kế toán. .. trộm cắp Bảo hiểm tiền Bảo hiểm hỏa hoạn và các rủi ro đặc biệt Bảo hiểm mọ rủi ro xây dựng và lắp đặt Bảo hiểm máy móc 19 3.5.1.3 Bảo hiểm xe cơ giới Bảo hiểm xe ô tô Bảo hiểm trách nhiệm dân sự của chủ xe Bảo hiểm vật chất xe Bảo hiểm tai nạn lái, phụ xe và người ngồi trên xe Bảo hiểm xe gắn máy 3.5.1.4 Bảo hiểm con người Bảo hiểm trách nhiệm công cộng Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp Bảo hiểm tai... nhân lực… + Hệ thống thông tin kế toán: cung cấp thông tin xử lý nghiệp vụ tài chính và các thông tin liên quan tới việc phân tích lập kế hoạch - Hệ thống thông tin hỗ trợ quyết định: Là hệ thống tổng hợp thông tin từ hệ thống thông tin quản trị để cung cấp cho người quản lý một cái nhìn tổng thể, khái quát Hệ thống này phục vụ cho việc lập kế hoạch chiến lược dài hạn hoặc cung cấp thông tin giải quyết... Boda…… Hoạt động của công ty ngày càng được chuẩn hóa Đầu năm 2010, Bảo Long đã được tổ chức United Registrar of Systems (URS) của Anh quốc cấp giấy chứng nhận quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001 : 2000 3.3 SƠ LƯỢC VỀ CÔNG TY BẢO HIỂM BẢO LONG CẦN THƠ Công ty bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ là 01 trong 19 công ty thành viên trực thuộc Tổng công ty cổ phần bảo hiểm Bảo Long Địa chỉ: 30H Mậu... Thơ; trong quá trình thu thập, xử lý, lưu trữ và kiểm soát thông tin kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của đơn vị, từ đó đề ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh 1.2.2 Mục tiêu cụ thể - Phân tích thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại công ty Bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ - Phân tích, đánh giá quá trình luân chuyển, xử lý, lưu... chi phí của công ty - Phân tích các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện tại công ty Bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ - Đề xuất giải pháp hoàn thiện HTTTKT tại công ty 1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU 1.3.1 Phạm vi về thời gian Đề tài được thực hiện từ ngày 11/08/2014 đến ngày 17/11/2014 Thời gian của số liệu thu thập: năm 2011, 2012, 2013 và 6 tháng đầu năm 2014 tại công ty bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ 1.3.2... thu hồi công nợ Đề ra các biện pháp nhằm đảm bảo an toàn hiệu quả, góp phần đẩy mạnh kế hoạch kinh doanh của Công ty 3.5 CÁC HOẠT ĐỘNG KINH DOANH 3.5.1 Bảo hiểm gốc 3.5.1.1 Bảo hiểm hàng hóa Bảo hiểm hàng hóa XNK Bảo hiểm thân tàu Bảo hiểm trách nhiệm nhân sự chủ tàu Bảo hiểm vận chuyển hàng hóa trong lãnh thổ Việt Nam Bảo hiểm tai nạn thuyền viên 3.5.1.2 Bảo hiểm tài sản Bảo hiểm tài sản Bảo hiểm trộm