phân tích hệ thống thông tin kế toán tại công tycổ phần nông sản thực phẩm xuất khẩu cần thơ

... CHƢƠNG 4: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NÔNG SẢN THỰC PHẨM XUẤT KHẨU CẦN THƠ 34 4.1 PHÂN TÍCH VỆC TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG... ty 33 CHƢƠNG PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NÔNG SẢN THỰC PHẨM XUẤT KHẨU CẦN THƠ 4.1 PHÂN TÍCH VIỆC TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG... Mục tiêu chung Phân tích hệ thống thông tin kế toán mà cụ thể phân tích việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán chu trình doanh thu Công ty Cổ phần Nông sản thực phẩm xuất Cần Thơ, từ đƣa số

TRƢỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA KINH TẾ & QUẢN TRỊ KINH DOANH ------ PHẠM THỊ TRÚC PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TYCỔ PHẦN NÔNG SẢN THỰC PHẨM XUẤT KHẨU CẦN THƠ LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH: KẾ TOÁN Mã số ngành: 52340301 Tháng 08 năm 2014 TRƢỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA KINH TẾ & QUẢN TRỊ KINH DOANH ------ PHẠM THỊ TRÚC PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TYCỔ PHẦN NÔNG SẢN THỰC PHẨM XUẤT KHẨU CẦN THƠ LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH: KẾ TOÁN Mã số ngành: 52340301 CÁN BỘ HƢỚNG DẪN NGUYỄN THÚY AN Tháng 08 năm 2014 2 LỜI CẢM TẠ Trong quá trình học tập tại trƣờng Đại học Cần Thơ, cùng với sự giảng dạy và truyền đạt kiến thức của quý thầy, cô Khoa Kinh tế và Quản trị kinh doanh đã tạo điều kiện và giúp em có những kiến thức chuyên môn về ngành kế toán. Để hoàn thành đề tài này là nhờ vào những kiến thức quý báu mà quý thầy,cô đã dạy bảo, hƣớng dẫn cho em trong thời gian qua, em xin chân thành cảm ơn sự chỉ dạy của quý thầy, cô. Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn cô Nguyễn Thúy An đã tận tình hƣớng dẫn và giúp em hoàn thành bài luận văn tốt nghiệp của mình. Em xin trân thành cảm ơn Ban lãnh đạo Công ty cổ phần Nông sản Thực phẩm Xuất khẩu Cần Thơ, các cô, chú, anh, chị trong phòng tài chính kế toán và phòng kinh doanh đã nhiệt tình giúp đỡ, hƣớng dẫn và tạo điều kiện cho em tìm hiểu tình hình thực tế tại công ty để em hoàn thành bài báo cáo tốt nghiệp với đề tài “ Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Nông Sản Thực phẩm Xuất khẩu Cần Thơ” trong thời gian thực tập vừa qua. Kính chúc quý thầy, cô cùng toàn thể các cô, chú, anh, chị trong Công ty Cổ phần Nông sản Thực phẩm Xuất khẩu Cần Thơ đƣợc dồi dào sức khỏe và công tác tốt. Xin chân thành cảm ơn! Cần Thơ, ngày..….tháng…….năm……. Sinh viên thực hiện Phạm Thị Trúc i LỜI CAM ĐOAN Tôi cam đoan rằng đề tài này là do chính tôi thực hiện, các số liệu thu thập và kết quả phân tích trong đề tài là trung thực, đề tài không trùng với bất cứ đề tài khoa học nào. Cần Thơ, ngày…...tháng..….năm……. Sinh viên thực hiện Phạm Thị Trúc ii NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………… Cần Thơ, ngày…...tháng…….năm……. Thủ trƣởng đơn vị iii NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƢỚNG DẪN ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………… Cần Thơ, ngày…...tháng..….năm…... Giáo viên hƣớng dẫn iv NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………… Cần Thơ, ngày…….tháng…….năm……. Giáo viên phản biện v MỤC LỤC Trang CHƢƠNG 1: GIỚI THIỆU................................................................................ 1 1.1 ĐẶT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU ................................................................... 1 1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU ........................................................................ 1 1.2.1 Mục tiêu chung ......................................................................................... 1 1.2.2 Mục tiêu cụ thể ......................................................................................... 1 1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU ........................................................................... 2 1.3.1 Không gian ................................................................................................ 2 1.3.2 Thời gian ................................................................................................... 2 1.3.3 Đối tƣợng nghiên cứu ............................................................................... 2 CHƢƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ......... 3 2.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN ....................................................................................... 3 2.1.1 Hệ thống thông tin kế toán ........................................................................ 3 2.1.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin kế toán .................................................... 3 2.1.1.2 Chức năng hệ thống thông tin kế toán ................................................... 3 2.1.1.3 Phân loại hệ thống thông tin kế toán ..................................................... 4 2.1.2 Khái quát về chu trình doanh thu .............................................................. 5 2.1.2.1 Khái niệm chu trình doanh thu .............................................................. 5 2.1.2.2 Vai trò của chu trình doanh thu ............................................................. 5 2.1.2.3 Tổ chức kế toán trong chu trình doanh thu ............................................ 5 2.1.3 Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh thu ............. 9 2.1.3.1 Kiểm soát nội bộ .................................................................................... 9 2.1.3.2 Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán .................................................. 13 2.1.4 Các công cụ sử dụng để mô tả hệ thống thông tin kế toán ..................... 16 2.1.4.1 Lƣu đồ .................................................................................................. 16 2.1.4.2 Sơ đồ dòng dữ liệu ............................................................................... 18 2.2 PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ............................................................. 19 2.2.1 Phƣơng pháp thu thập số liệu.................................................................. 19 2.2.2 Phƣơng pháp phân tích số liệu ................................................................ 19 CHƢƠNG 3: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN NÔNG SẢN THỰC PHẨM XUẤT KHẨU CẦN THƠ ............................................. 20 vi 3.1 KHÁI QUÁT VỀ LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN NÔNG SẢN THỰC PHẨM XUẤT KHẨU CẦN THƠ .......................................................................................................................... 20 3.1.1 Giới thiệu chung ..................................................................................... 20 3.1.2 Tóm tắt quá trình hình thành và phát triển ............................................. 20 3.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của công ty........................................................... 21 3.2 NGÀNH NGHỀ KINH DOANH .............................................................. 21 3.2.1 Ngành nghề kinh doanh và lĩnh vực hoạt động ...................................... 21 3.2.2 Nguồn nguyên liệu đầu vào, sản phẩm và thị trƣờng xuất khẩu ............ 21 3.2.3 Quy trình công nghệ của công ty ............................................................ 22 3.3 CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY .................. 22 3.3.1 Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty ......................................................... 22 3.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận ............................................... 23 3.4 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN .............................................................. 24 3.4.1 Sơ đồ tổ chức .......................................................................................... 24 3.4.2 Các chính sách kế toán áp dụng tại công ty ............................................ 25 3.5 SƠ LƢỢC KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH ............................ 28 3.6 THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN VÀ ĐỊNH HƢỚNG PHÁT TRIỂN ............ 32 3.6.1 Thuận lợi ................................................................................................. 32 3.6.2 Khó khăn ................................................................................................. 33 3.6.3 Định hƣớng phát triển ............................................................................. 33 CHƢƠNG 4: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NÔNG SẢN THỰC PHẨM XUẤT KHẨU CẦN THƠ .................................................................. 34 4.1 PHÂN TÍCH VỆC TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH DOANH THU ............................................................ 34 4.1.1 Hoạt động nhận đặt hàng ........................................................................ 34 4.1.1.1 Tổ chức quy trình thu thập, lƣu trũ và luân chuyển dữ liệu ................ 34 4.1.1.2 Hệ thống sổ sách, báo cáo quản lý ....................................................... 38 4.1.1.3 Hoạt động kiểm soát trong quy trình nhận đặt hàng............................ 38 4.1.2 Hoạt động giao hàng hóa dịch vụ và lập hóa đơn ................................... 42 4.1.2.1 Tổ chức quy trình thu thập, lƣu trũ và luân chuyển dữ liệu ................ 42 4.1.2.2 Hệ thống sổ sách, báo cáo quản lý ....................................................... 46 4.1.2.3 Hoạt động kiểm soát trong quy trình giao hàng hóa dịch vụ và lập hóa đơn giá trị gia tăng ........................................................................................... 49 vii 4.1.3 Hoạt động theo dõi thanh toán ................................................................ 52 4.1.3.1 Tổ chức quy trình thu thập, lƣu trũ và luân chuyển dữ liệu ................ 52 4.1.3.2 Hệ thống sổ sách, báo cáo quản lý ....................................................... 53 4.1.3.3 Hoạt động kiểm soát trong quy trình theo dõi thanh toán ................... 55 4.1.4 Hoạt động nhận tiền thanh toán .............................................................. 56 4.1.4.1 Tổ chức quy trình thu thập, lƣu trũ và luân chuyển dữ liệu ................ 56 4.1.4.2 Hệ thống sổ sách, báo cáo quản lý ....................................................... 60 4.1.4.3 Hoạt động kiểm soát trong quy trình nhận tiền thanh toán ................. 62 CHƢƠNG 5: CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NÔNG SẢN THỰC PHẨM XUẤT KHẨU CẦN THƠ ................................. 65 5.1 NHẬN XÉT CHUNG VỀ VIỆC TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH DOANH THU .......................................... 65 5.1.1 Nhận xét về quy trình thu thập, lƣu trữ và luân chuyển dữ liệu ............. 65 5.1.2 Nhận xét về hệ thống tài khoản, sổ sách, báo cáo và hình thức kế toán..65 5.1.3 Nhận xét về các hoạt động kiểm soát trong chu trình doanh thu............ 66 5.2 CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH DOANH THU ......................................... 67 CHƢƠNG 6: KẾT LUẬN .............................................................................. 68 TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................... 69 PHỤ LỤC ....................................................................................................... 70 viii DANH MỤC BẢNG Trang Bảng 2.1 Kiểm soát hoạt động trong chu trình doanh thu ............................... 11 Bảng 2.2 Các thủ tục kiểm soát nhập liệu trong chu trình doanh thu .............. 14 Bảng 2.3 Các ký hiệu lƣu đồ............................................................................ 17 Bảng 3.1 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Mekonimex qua 3 năm 2011 - 2013 .............................................................................................. 29 Bảng 3.2 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Mekonimex qua 6 tháng đầu năm 2013 - 2014 .......................................................................... 31 Bảng 4.1 Chứng từ sử dụng trong hoạt động nhận đặt hàng ........................... 35 Bảng 4.2 Hệ thống sổ sách, báo cáo quản lý trong hoạt động nhận đặt hàng 38 Bảng 4.3 Rủi ro ảnh hƣởng và các thủ tục kiểm soát trong quy trình nhận đặt hàng ................................................................................................................. 39 Bảng 4.4 Chứng từ sử dụng trong hoạt động giao hàng hóa dịch vụ và lập hóa đơn ................................................................................................................... 43 Bảng 4.5 Hệ thống sổ sách, báo cáo quản lý sử dụng trong hoạt động giao hàng hóa dịch vụ và lập hóa đơn ..................................................................... 47 Bảng 4.6 Rủi ro ảnh hƣởng và các thủ tục kiểm soát trong quy trình giao hàng hóa dịch vụ và lập hóa đơn .............................................................................. 49 Bảng 4.7 Hệ thống sổ sách, báo cáo quản lý sử dụng trong hoạt động theo dõi thanh toán ......................................................................................................... 54 Bảng 4.8 Rủi ro ảnh hƣởng và các thủ tục kiểm soát trong quy trình theo dõi thanh thoán ....................................................................................................... 55 Bảng 4.9 Chứng từ sử dụng trong hoạt động nhận tiền thanh toán ................. 56 Bảng 4.10 Hệ thống sổ sách, báo cáo quản lý sử dụng trong hoạt động nhận tiền thanh toán .................................................................................................. 60 Bảng 4.11 Rủi ro ảnh hƣởng và các thủ tục kiểm soát trong quy trình nhận tiền thanh toán .................................................................................................. 62 ix DANH MỤC HÌNH Trang Hình 3.1 Sơ đồ quy trình chế biến lúa gạo của công ty Mekonimex .............. 22 Hình 3.2 Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty Mekonimex .............................. 23 Hình 3.3 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Mekonimex .................... 25 Hình 3.4 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức trên máy vi tính ............. 27 Hình 3.5 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chúng từ ghi sổ… .................................................................................................................. 28 Hình 4.1 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 của chu trình doanh thu ........................... 34 Hình 4.2 Lƣu đồ mô tả hoạt động nhận đặt hàng ............................................ 37 Hình 4.3 Màn hình lập đơn đặt hàng ............................................................... 42 Hình 4.4 Màn hình nhập liệu lệnh bán hàng .................................................... 42 Hình 4.5 Lƣu đồ mô tả hoạt động giao hàng hóa và lập hóa đơn .................... 46 Hình 4.6 Màn hình nhập liệu trên phần mềm Misa của nghiệp vụ bán hàng chƣa thu tiền ..................................................................................................... 51 Hình 4.7 Lƣu đồ mô tả hoạt động theo dõi thanh toán .................................... 53 Hình 4.8 Lƣu đồ mô tả hoạt động nhận tiền thanh toán .................................. 59 Hình 4.9 Màn hình nhập liệu trên phần mềm Misa của nghiệp vụ lập phiếu thu thu tiền bán hàng .............................................................................................. 64 x DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT  BP CB CIF : : : CSDL DN ĐĐH ĐVT FOB GTGT HĐBH HĐGTGT HĐQT KQHĐKD KH KTTT-CN KT NH P.KD SX SXKD TK TKTG TNDN TNHH TSCĐ VNĐ XK : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : Bộ phận Chế biến Cost Insurance and Freight (Tiền hàng, phí bảo hiểm và phí vận chuyển) Cơ sở dữ liệu Doanh nghiệp Đơn đặt hàng Đơn vị tính Free on Board ( Giao lên tàu) Giá trị gia tăng Hợp đồng bán hàng Hóa đơn giá trị gia tăng Hội đồng quản trị Kết quả hoạt động kinh doanh Khách hàng Kế toán thanh toán- công nợ Kế toán Ngân hàng Phòng kinh doanh Sản xuất Sản xuất kinh doanh Tài khoản Tài khoản tiền gửi Thu nhập doanh nghiệp Trách nhiệm Hữu hạn Tài sản cố định Việt Nam đồng Xuất khẩu xi CHƢƠNG 1 GIỚI THIỆU 1.1 ĐẶT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU Trong giai đoạn hiện nay, khi Việt Nam đã chính thức trở thành thành viên của Tổ chức Thƣơng mại Thế giới WTO, thì các doanh nghiệp sẽ có rất nhiều điều kiện thuận lợi để phát triển, tuy nhiên một vấn đề mà các doanh nghiệp phải đƣơng đầu là gặp phải sự cạnh tranh vô cùng gay gắt của các doanh nghiệp khác cả trong nƣớc và ngoài nƣớc. Để có thể đứng vững và phát triển trong nền kinh tế thị trƣờng, câu hỏi đặt ra cho tất cả các doanh nghiệp là làm thế nào để đẩy mạnh hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả, tăng doanh thu và tối đa hóa lợi nhuận. Trƣớc hết, đòi hỏi các doanh nghiệp phải có những thông tin về tất cả hoạt động của doanh nghiệp một cách khoa học, đầy đủ, chính xác, kịp thời để có những quyết định kinh doanh đúng đắn. Để làm đƣợc điều đó thì hệ thống thông tin trong doanh nghiệp cần thiết phải liên tục hoàn thiện và đổi mới cho phù hợp với tốc độ phát triển của nền kinh tế. Ngày nay, khi công tác kế toán thủ công dần đƣợc thay thế bằng máy tính để xử lý dữ liệu kế toán thì hệ thống thông tin càng trở nên quan trọng đối với tất cả các kế toán viên. Nó giúp cho quá trình thu thập, lƣu trữ và xử lý dữ liệu của quá trình hoạt động kinh doanh một cách nhanh chóng nhằm cung cấp các thông tin kế toán, tài chính hữu ích cho ngƣời sử dụng một cách hiệu quả và khoa học. Nhận thấy đƣợc vai trò quan trọng của công tác kế toán trong doanh nghiệp, tôi đã chọn đề tài “Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Nông sản Thực phẩm Xuất khẩu Cần Thơ” cho luận văn của mình trong thời gian thực tập. 1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 1.2.1 Mục tiêu chung Phân tích hệ thống thông tin kế toán mà cụ thể là phân tích việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh thu tại Công ty Cổ phần Nông sản thực phẩm xuất khẩu Cần Thơ, từ đó đƣa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại Công ty. 1.2.2 Mục tiêu cụ thể - Phân tích các hoạt động trong chu trình doanh thu hiện nay tại Công ty Cổ phần nông sản thực phẩm xuất khẩu Cần Thơ nhằm tìm ra những hạn chế trong hoạt động bán hàng, thu tiền khách hàng. - Phân tích việc tổ chức thu thập, lƣu trữ và luân chuyển dữ liệu chứng từ trong chu trình. - Phân tích hệ thống sổ sách, báo cáo quản lý đƣợc sử dụng trong chu trình doanh thu. 1 - Đánh giá hoạt động kiểm soát trong chu trình doanh thu bao gồm các hoạt động kiểm soát hoạt động và kiểm soát hệ thống thông tin kế toán. - Đề ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh thu hiện tại của Công ty. 1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU 1.3.1 Không gian Đề tài đƣợc thực hiện tại Công ty Cổ phần Nông sản thực phẩm xuất khẩu Cần Thơ. 1.3.2 Thời gian - Thông tin, số liệu đƣợc Công ty cung cấp trong khoảng thời gian 3 năm từ năm 2011 – 2013 và 6 tháng đầu năm 2014. - Đề tài đƣợc thực hiện từ tháng 8 đến tháng 11 năm 2014. 1.3.3 Đối tƣợng nghiên cứu Đề tài tập trung nghiên cứu việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh thu tại Công ty, cụ thể gồm các hoạt động: - Nhận đặt hàng từ khách hàng; - Giao hàng, dịch vụ cho khách hàng và lập hóa đơn; - Theo dõi thanh toán; - Thu tiền thanh toán. 2 CHƢƠNG 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN 2.1.1 Hệ thống thông tin kế toán 2.1.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin kế toán Là hệ thống thu thập, lƣu trữ và xử lý dữ liệu cần thiết của quá trình sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp thông tin kế toán, tài chính hữu ích cho ngƣời sử dụng trong và ngoài doanh nghiệp. Hệ thống thông tin kế toán gồm những đặc tính: - Mục tiêu: Cung cấp thông tin tài chính, kế toán cung cấp cho các tổ chức bên ngoài doanh nghiệp và sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp. - Đầu vào: Với các dữ liệu đầu vào là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhƣ bán hàng thu tiền, bán chịu, phát sinh chi phí,… - Quy trình xử lý: + Thu thập dữ liệu: Lập chứng từ ghi nhận hoạt động. + Phân tích ảnh hƣởng tài chính: ghi nhật ký. + Ghi chép theo phân loại tài chính: Ghi sổ tài khoản. + Kiểm tra, đối chiếu: Kiểm tra số liệu kế toán. + Tổng hợp, lập báo cáo: Lập báo cáo kế toán. + Truyền thông: Truyền đạt những báo cáo đƣợc tạo ra từ hệ thống đến nơi sử dụng. - Thiết bị: Máy tính, máy in, máy quét mã vạch, máy fax,… - Con ngƣời: Con ngƣời sẽ thực hiện hoàn toàn công việc kế toán trong hệ thống kế toán thủ công, tham gia với vai trò điều khiển, kiểm soát, nhập dữ liệu, bảo mật, bảo trì hệ thống trong hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính. - Môi trƣờng hệ thống: Hệ thống pháp luật và đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp là những yếu tố ảnh hƣởng đến việc xử lý trong hệ thống thông tin kế toán. 2.1.1.2 Chức năng hệ thống thông tin kế toán Chức năng hệ thống thông tin kế toán bao gồm: - Thu thập, lƣu trữ dữ liệu về các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. - Xử lý, cung cấp thông tin hữu ích cho các đối tƣợng có liên quan. Cụ thể, hệ thống cung cấp báo cáo tài chính cho đối tƣợng bên ngoài doanh nghiệp, cung cấp thông tin hữu ích cho việc lập kế hoạch, việc kiểm soát thực hiện kế hoạch và việc điều hành hoạt động hằng ngày. 3 - Kiểm soát: + Tuân thủ quy trình hoạt động của doanh nghiệp; + Bảo vệ tài sản vật chất, thông tin; + Kiểm soát hoạt động xử lý thông tin, đảm bảo thông tin chính xác, kịp thời. 2.1.1.3 Phân loại hệ thống thông tin kế toán Phân loại theo đối tƣợng cung cấp thông tin - Hệ thống thông tin kế toán tài chính: hệ thống sẽ cung cấp những thông tin tài chính chủ yếu cho các đối tƣợng bên ngoài. - Hệ thống thông tin kế toán quản trị: Hệ thống sẽ cung cấp những thông tin nhằm mục đích quản trị trong nội bộ doanh nghiệp.  Hệ thống thông tin kế toán tài chính: Thông thƣờng chu trình kế toán gồm có 4 chu trình. Các chu trình nghiệp vụ này sẽ tập hợp, mô tả và xử lý các nghiệp vụ cùng loại, cùng nội dung kinh tế hay cùng bản chất.  Chu trình doanh thu: bao gồm xử lý các hoạt động bán hàng, thu tiền khách hàng.  Chu trình chi phí: xử lý hoạt động mua hàng, thanh toán cho ngƣời bán.  Chu trình sản xuất: xử lý các hoạt động sản xuất hay chi phí phát sinh trong quá trình xử lý hoạt động của doanh nghiệp.  Chu trình tài chính: xử lý các hoạt động tài chính của doanh nghiệp, đồng thời xử lý lập báo cáo tổng hợp. Ngoài ra ngƣời ta có thể tách chu trình tiền lƣơng thành một chu trình riêng nhằm theo dõi và tính tiền lƣơng phải trả, các khoản khấu trừ, các khoản thu nhập và thanh toán lƣơng cho nhân viên.  Hệ thống thông tin kế toán quản trị: - Mục tiêu: Cung cấp các thông tin tài chính trong nội bộ cho mục đích quản trị trong nội bộ doanh nghiệp, lập kế hoạch, kiểm soát hoạt động. - Đầu vào: là các nghiệp vụ tài chính. Trong doanh nghiệp, các nhà quản lý cần thiết phải thiết lập mục tiêu tài chính của tổ chức và phân tích các mục tiêu cho các bộ phận. Hệ thống lập kế hoạch (hệ thống ngân sách) sẽ đảm nhận chức năng xác lập và phân chia các mục tiêu này. Và những bộ phận đƣợc phân chia mục tiêu là những trung tâm trách nhiệm. Ngoài ra còn có hệ thống báo cáo trách nhiệm sẽ có nhiệm vụ ghi chép các dữ liệu và kết quả thực hiện của mỗi trung tâm trách nhiệm và so sánh kết quả này với mục tiêu của trung tâm trách nhiệm. 4 Dòng thông tin đƣợc tạo ra bởi, quá trình luân chuyển thông tin giữa các bộ phận trong doanh nghiệp. Quá trình luân chuyển thông tin là quá trình ghi nhận và xử lý thông tin, cung cấp thông tin bằng hình thức báo cáo; thông tin đƣợc luân chuyển từ đâu tới đâu. Trong hệ thống báo cáo trách nhiệm, quá trình luân chuyển thông tin là quá trình xử lý truyền đạt mệnh lệnh tài chính từ ban quản lý cấp cao xuống cấp quản lý cấp thấp hơn và các cấp quản lý thấp tổng hợp thông tin báo cáo lên cấp cao. Trung tâm trách nhiệm: là bộ phận đƣợc xác định mục tiêu cụ thể. Các trung tâm trách nhiệm trong doanh nghiệp gồm trung tâm chi phí; trung tâm đầu tƣ; trung tâm lợi nhuận. 2.1.2 Khái quát về chu trình doanh thu 2.1.2.1 Khái niệm chu trình doanh thu Chu trình doanh thu là tập hợp các hoạt động kinh doanh và hoạt động xử lý thông tin liên quan đến quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ và nhận tiền thanh toán của khách hàng 2.1.2.2 Vai trò của chu trình doanh thu Khách hàng là nơi phát sinh yêu cầu hàng hóa dịch vụ cần đƣợc cung cấp, nhận hàng hóa, dịch vụ và thực hiện thanh toán tiền cho doanh nghiệp. Chu trình chi phí, chu trình sản xuất đóng vai trò cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho trình doanh thu. Chu trình chi phí sẽ tiếp nhận các thông tin về yêu cầu hàng hóa, dich vụ cần phải đƣợc mua và cung cấp theo yêu cầu của khách hàng cũng nhƣ chu trình sản xuất sẽ căn cứ vào yêu cầu của khách hàng để lên kế hoạch sản xuất của bộ phận, đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Hệ thống lƣơng sẽ căn cứ vào nhu cầu nhân sự của chu trình doanh thu để tuyển nhân lực. Đồng thời kết quả kinh doanh của từng nhân viên thực hiện trong chu trình doanh thu (nhân viên bán hàng, quản lý,…) là cơ sở để tính lƣơng và thu nhập cho ngƣời lao động. Trong trƣờng hợp tổ chức thanh toán qua ngân hàng, chu trình doanh thu còn có thể giao tiếp với ngân hàng và các đơn vị cung cấp dịch vụ thanh toán để thực hiện thu, chi tiền tại ngân hàng. Nội dung của các hoạt động thực hiện trong chu trình doanh thu sẽ đƣợc chuyển và ghi nhận vào hệ thống xử lý, lập báo cáo cung cấp thông tin theo yêu cầu các đối tƣợng sử dụng thông tin liên quan đến chu trình doanh thu. 2.1.2.3 Tổ chức kế toán trong chu trình doanh thu. a/ Yêu cầu quản lý và nhu cầu thông tin trong chu trình doanh thu - Liên quan tới các hoạt động trong chu trình doanh thu, ngƣời quản lý doanh nghiệp cần những thông tin liên quan tới hoạt động thực hiện trong chu trình, tình trạng các nguồn lực, đối tƣợng tham gia trong chu trình và kiểm soát quá trình xử lý thông tin của chu trình. 5 - Thông tin chủ yếu hệ thống cung cấp cho ngƣời sử dụng để đáp ứng yêu cầu quản lý: + Đặt hàng của khách hàng và việc thực hiện đặt hàng + Mức độ hài lòng của khách hàng với đặt hàng + Phân tích doanh thu bán hàng theo thời gian, theo khách hàng, theo sản phẩm, theo vùng khu vực,… + Hàng tồn kho + Công nợ phải thu khách hàng theo thời hạn nợ Ngoài ra hệ thống cần cung cấp thông tin về kiểm soát hệ thống nhƣ báo cáo truy cập hệ thống… b/ Tổ chức thu thập, lưu trữ và luân chuyển dữ liệu trong chu trình doanh thu Mỗi hoạt động trong chu trình doanh thu khi thực hiện sẽ tạo ra dòng dữ liệu mang nội dung, chức năng của hoạt động đó và chuyển đến các hoạt động khác có liên quan. Dòng dữ liệu này có thu thập từ chứng từ hoặc lƣu trữ trên các tập tin dữ liệu trong môi trƣờng máy tính. Do đó, việc tổ chức thu thập, việc tổ chức thu thập, lƣu trữ và luân chuyển dữ liệu trong chu trình phải dựa trên cơ sở nội dung các hoạt động, chức năng của các bộ phận trong doanh nghiệp tham gia thực hiện các hoạt động trong chu trình doanh thu.  Hoạt động nhận đặt hàng Hoạt động đặt hàng tạo ra dòng dữ liệu về hoạt động bán hàng cho phép thực hiện theo khả năng hiện có của doanh nghiệp nhằm đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Nội dung thu thập và lƣu trữ cho hoạt động nhận đặt hàng gồm: + Nội dung hàng hóa, dịch vụ yêu cầu của khách hàng sẽ đƣợc thực hiện. + Thông tin về khách hàng yêu cầu + Đối tƣợng xét duyệt khách hàng đƣợc thực hiện Chứng từ: - Đơn đặt hàng đƣợc xét duyệt: sử dụng đơn đặt hàng của khách hàng để xác nhận và xét duyệt cho phép đơn hàng đƣợc thực hiện. - Lệnh bán hàng: là chứng từ mệnh lệnh để thực hiện nội dung hàng hóa, dịch vụ sẽ thực hiện theo yêu cầu của khách hàng. - Hợp đồng bán hàng: sử dụng khi cần có sự cam kết, ràng buộc giữa khách hàng và doanh nghiệp về nội dung yêu cầu của khách hàng đã đƣợc cho phép thực hiện. Các chứng từ mang tên gọi của các hoạt động khác sẽ thực hiện trong chu trình doanh thu trên cơ sở hoạt động đặt hàng nhƣ phiếu xuất kho, phiếu giao hàng, hóa đơn bán hàng,… Tổ chức dòng dữ liệu và luân chuyển chứng từ: 6 Dữ liệu về hoạt động xử lý đặt hàng đƣợc thu thập, lƣu trữ trên các chứng từ và tập tin, sau đó sẽ chuyển và cung cấp cho các bộ phận đối tƣợng cần thông tin về tính hợp lệ của nghiệp vụ bán hàng để thực hiện chức năng của mình.Căn cứ vào bộ phận có nhu cầu sử dụng thông tin từ hoạt động đặt hàng, phƣơng thức chuyển thông tin, phƣơng thức xử lý để tổ chức dòng dữ liệu và luân chuyển chứng từ cho hoạt động đặt hàng. Dữ liệu lƣu trữ: - Dữ liệu khách hàng (mã khách hàng, tên, địa chỉ, mã số thuế, giới hạn nợ…) - Dữ liệu hàng hóa (mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, số lƣợng tồn tối thiểu…) - Dữ liệu đặt hàng đã xử lý (Số đơn hàng, ngày, khách hàng, mặt hàng, số lƣợng, đơn giá, ngày giao hàng, địa điểm giao hàng…)  Hoạt động cung cấp hàng hóa dịch vụ Hoạt động này sẽ xác nhận hàng hóa đã cung cấp hoặc hoàn thành chuyển giao cho khách hàng thông qua chứng từ hoặc tập tin lƣu trữ dữ liệu. Chứng từ: - Phiếu xuất kho: đã đƣợc xác nhận nội dung hàng hóa xuất kho. - Phiếu giao hàng: đã xác nhận nội dung hàng hóa thực tế đã giao cho khách hàng hoặc cho đơn vị vận chuyển để giao cho khách hàng. - Biên bản nghiệm thu dịch vụ hoàn thành: Xác nhận mức độ và khối lƣợng công việc hoàn thành cho khách hàng. Tổ chức dòng dữ liệu và luân chuyển chứng từ: Dữ liệu thu thập, dữ liệu trên các chứng từ và tập tin trên cơ sở dòng dữ liệu và các hoạt động xử lý sẽ đƣợc chuyển và cung cấp cho các bộ phận, đối tƣợng cần thông tin về thực tế thực hiện của nghiệp vụ bán hàng để thực hiện chức năng của mình. Dữ liệu lƣu trữ: - Xuất kho (Số phiếu xuất, ngày xuất, kho hàng, mặt hàng, số lƣợng giá xuất, ngƣời nhận, ngƣời xuất, số đơn hàng) - Giao hàng (Số phiếu giao hàng, ngày giao, địa điểm, mặt hàng, số lƣợng, ngƣời nhận, ngƣời giao, số đơn hàng, số phiếu xuất)  Hoạt động lập hóa đơn bán hàng và theo dõi phải thu khách hàng Hoạt động này xác nhận nội dung bán hàng hợp lệ và thực tế thực hiện giữa doanh nghiệp với khách hàng. Nội dung này đƣợc thực hiện thông qua chứng từ và trên tập tin Chứng từ: 7 - Các hóa đơn bán hàng, dịch vụ, các bảng kê bán hàng có xác nhận nghiệp vụ cung cấp hàng hóa, dịch vụ đã đƣợc cho phép thực hiện và thực tế thực hiện. - Các thông báo nợ, giấy xác nhận nợ, xác nhận nghĩa vụ thanh toán của khách hàng. Dữ liệu lƣu trữ: - Hóa đơn bán hàng (số hóa đơn, ngày, khách hàng, mặt hàng, số lƣợng, giá bán, thuế suất, giá trị, điều khoản thanh toán, tài khoản nợ, tài khoản có…) Tổ chức dòng dữ liệu và luân chuyển chứng từ: Căn cứ vào dòng dữ liệu và các nội dung xử lý, dữ liệu thu thập, dữ liệu trong chứng từ và tập tin sẽ đƣợc chuyển và cung cấp cho các hoạt động xử lý các nội dung liên quan (ghi sổ, theo dõi kho, theo dõi nợ). Bộ phận, đối tƣợng thực hiện chức năng xử lý nội dung nào sẽ nhận đƣợc chứng từ hoặc truy xuất vào các tập tin dữ liệu tƣơng ứng.  Hoạt động nhận tiền thanh toán Hoạt động này phản ánh nội dung thực tế thực hiện quá trình thanh toán của khách hàng đối với các hàng hóa, dịch vụ đã đƣợc cung cấp. Chứng từ: - Thông báo trả nợ, bảng đối chiếu trả nợ: Xác nhận tình trạng nợ của khách hàng. - Các chứng từ thanh toán: Phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng xác nhận đã thu tiền. Dữ liệu lƣu trữ: - Dữ liệu thanh toán (Số chứng từ, ngày, khách hàng, số tiền, hóa đơn thanh toán, tài khoản nợ, tài khoản có…) Tổ chức dòng dữ liệu và luân chuyển chứng từ: Căn cứ vào dòng dữ liệu và các nội dung xử lý, dữ liệu thu thập, lƣu trữ trên chứng từ và tập tin sẽ đƣợc chuyển và cung cấp cho các hoạt động xử lý của các nội dung liên quan (lựa chọn thanh toán, lập chứng thanh toán, xác nhận thanh toán, ghi sổ). Bộ phận, đối tƣợng thực hiện chức năng xử lý nội dung nào sẽ nhận đƣợc chứng từ hoặc truy xuất vào các tập tin dữ liệu tƣơng ứng. c/ Hệ thống báo cáo quản lý - Bảng kê hoạt động kinh doanh: sẽ tổng hợp các nội dung về quá trình thực hiện các hoạt động nghiệp vụ (đặt hàng, xuất hàng…) và hoạt động xử lý (ghi nhận xuất kho, ghi nhận doanh thu…) trong chu trình doanh thu theo trình tự thời gian. 8 - Chu trình doanh thu có các hoạt động đặt hàng, xuất hàng, bán hàng thu tiền mà hệ thống kế toán phải phản ánh nội dung. Liên quan đến các hoạt động sẽ có các bảng kê: + Bảng kê các nghiệp vụ xuất kho + Bảng kê các nghiệp vụ bán hàng, bảng kê doanh thu, bảng kê bán hàng, bảng kê hóa đơn… + Bảng kê các nghiệp vụ thanh toán + Bảng kê các mẫu tin xuất kho đã đƣợc xử lý + Bảng kê các nghiệp vụ bán hàng đã đƣợc ghi sổ - Báo cáo phân tích các hoạt động kinh doanh: Nhóm các báo cáo này đánh giá phân tích việc thực hiện các hoạt động của chu trình doanh thu theo các nội dung cần quản lý. Nội dung quản lý là các nguồn lực và các đối tƣợng liên quan đến hoạt động và đối tƣợng liên quan đến các hoạt động nhƣ khách hàng, nhân viên kho… Hoạt động xuất kho: + Báo cáo phân tích hoạt động xuất kho theo từng mặt hàng. + Báo cáo phân tích hoạt động xuất kho theo từng kho hàng. Hoạt động bán hàng: +Báo cáo phân tích bán hàng theo mặt hàng. + Báo cáo phân tích bán hàng theo khách hàng. Hoạt động thu tiền: + Báo cáo phân tích thu tiền theo khách hàng thanh toán. - Báo cáo tình trạng các nguồn lực: cung cấp thông tin về tình trạng, khả năng của các đối tƣợng, nguồn lực sử dụng, tham gia vào quá trình thực hiện các hoạt động của chu trình doanh thu. Một số báo cáo tình trạng các đối tƣợng, nguồn lực: + Báo cáo tồn kho + Báo cáo tồn quỹ + Báo cáo tình trạng nợ của khách hàng 2.1.3 Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh thu 2.1.3.1 Kiểm soát nội bộ a/ Khái niệm Kiểm soát nội bộ hay hệ thống kiểm soát nội bộ trong một tổ chức là một quá trình chiu ảnh hƣởng bởi các nhà quản lý và các nhân viên của một tổ chức, đƣợc thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu sau: + Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả 9 + Thông tin đáng tin cậy + Sự tuân thủ các luật lệ và quy định b/ Các thành phần của hệ thống kểm soát nội bộ Theo COSO, hệ thống kiểm soát nội bộ đƣợc cấu thành do 5 bộ phận: - Môi trƣờng kiểm soát. - Đánh giá rủi ro. - Các hoạt động kiểm soát. - Thông tin và truyền thông. - Giám sát.  Môi trƣờng kiểm soát: Phản ánh sắc thái chung của một tổ chức, chi phối ý thức về kiểm soát của mọi thành viên trong tổ chức và là nền tảng của các bộ phận khasccuar kiểm soát nội bộ. Môi trƣờng kiểm soát là nền tảng ảnh hƣởng đến các yếu tố khác của hệ thống kiểm soát nội bộ.  Đánh giá rủi ro: Các rủi ro làm cho mục tiêu của tổ chức không đạt đƣợc. Các rủi ro xảy ra do nhiều nguyên nhân đên từ cả bên trong lẫn bên ngoài tổ chức, rủi ro có thể là rủi ro chủ quan hay khách quan. Nhà quản lý phải quyết định rủi ro nào là có thể chấp nhận và phải làm gì để quản lý rủi ro.  Các hoạt động kiểm soát: Các hoạt động kiểm soát là những chính sách, thủ tục giúp cho việc thực hiện các chỉ đạo của ngƣời quản lý. Các chính sách, thủ tục này giúp thực thi những hành động để quản lý rủi ro có thể phát sinh trong quá trình thực hiện các mục tiêu.  Thông tin và truyền thông: Thông tin và truyền thông là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và nâng caao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thành các báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động tài chính và sự tuân thủ, bao gồm cả nội bộ và bên ngoài.  Giám sát: Giám sát là quá trình đánh giá chất lƣợng thực hiện kiểm soát nội bộ một cách liên tục, giúp cho hệ thống kiểm soát nội bộ luôn duy trì đƣợc sự hiệu của mình qua các giai đoạn khác nhau. c/ Kiểm soát hoạt động (Kiểm soát nội bộ trong chu trình) Thực hiện các hoạt động kinh doanh trong chu trình doanh thu là nguồn dữ liệu cho hệ thống thông tin kế toán. Tổ chức kiểm soát các nghiệp vụ là kiểm soát những rủi ro liên quan đến nội dung nguồn dữ liệu của hệ thống với các mục tiêu sau: - Tất cả hoạt động thực hiện trong chu trình đã đƣợc xét duyệt đúng đắn. - Tất cả các hoạt động thực hiện trong chu trình đƣợc phản ánh trên cơ sở thực tế phát sinh. - Các hoạt động xét duyệt, thực tế thực hiện thì phải đƣợc phản ánh đầy đủ chính xác. 10 Bảng 2.1: Kiểm soát hoạt động trong chu trình doanh thu Hoạt động Nhận đặt hàng Giao hàng hóa dịch vụ Mục tiêu kiểm soát Rủi ro Kiểm soát hoạt động - Tăng doanh thu bán; - Nhận đặt hàng từ những khách hàng không đảm bảo tính hợp lý; - Phân chia trách nhiệm giữa xét duyệt và chấp nhận bán hàng; - Đảm bảo, bảo toàn tài chính; - Chấp nhận đơn đặt hàng ngoài khả năng thực hiện; - Cập nhập chính xác thông tin về hàng tồn kho và công nợ khách hàng; - Bán cho khách hàng không có khả năng thanh toán; - Kiểm tra tài chính, tín dụng và uy tín khách hàng; - Xuất kho giao hàng sai đối tƣợng, địa chỉ nhận hàng, thời gian giao hàng; - Phân chia trách nhiệm giữa bộ phận kho và giao hàng; - Bán đƣợc hàng; - Thực hiện kịp thời và đúng theo yêu cầu trong lệnh bán hàng và hợp đồng kinh tế; - Bảo quản hàng hóa trong quá trình xuất kho giao hàng; - Mất, hƣ hỏng hàng hóa trong quá trình xuất kho; - Lập đầy đủ, chính xác các chứng từ trong quá trình xuất kho, giao hàng; - Chứng từ cần đánh số trƣớc. Đối chiếu các chứng từ xét duyệt bán hàng, xuất kho, giao hàng; - Đếm, kiểm tra hàng trong quá trình xuất kho, giao hàng; - Kiểm kê hàng tồn kho; 11 Hoạt động Lập hóa đơn bán hàng Mục tiêu kiểm soát - Lập hóa đơn kịp thời, đầy đủ, chính xác cho hoạt động bán hàng; - Theo dõi đầy đủ, chính xác, kịp thời công nợ khách hàng; Rủi ro Kiểm soát hoạt động - Không lập hoặc lập không kịp thời hóa đơn, chứng từ bán hàng; - Chỉ lập hóa đơn khi có chứng từ, lệnh bán hàng,hợp đồng kinh tế, xuất kho giao hàng; - Lập sai hoặc lập khống hóa đơn bán hàng; - Chuyển dữ liệu công nợ sai, không kịp thời; - Đối chiếu các cứng từ lệnh bán hàng, hợp đồng kinh tế, xuất kho giao hàng và hóa đơn bán hàng. Kiểm tra tính toán hóa đơn trƣớc khi giao hàng; - Luân chuyển dữ liệu sổ chi tiết phải thu kịp thời hàng ngày; - Đối chiếu công nợ khách hàng định kỳ; Nhận tiền thanh toán - Ghi chép, thu tiền kịp thời, đầy đủ, chính xác; - Thất thoát tiền - Phân chia trách nhiệm giữ tiền, theo dõi thu tiền; Kiểm kê quỹ đối chiếu ghi chép kế toán; Hạn chế thanh toán bằng tiền mặt. Nguồn: Hệ thống thông tin kế toán - tập 2, Trường Đại học kinh tế TP.HCM, NXB Phương Đông, năm 2012. 12 2.1.3.2 Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán a/ Kiểm soát chung Kiểm soát chung trong chu trình kinh doanh cần đảm bảo kiểm soát truy cập, sử dụng các dữ liệu, thông tin, báo cáo liên quan đến các hoạt động, đối tƣợng, nguồn lực trong chu trình. Khi nhập liệu các hoạt động đặt hàng, xuất kho, doanh thu bán hàng và thu tiền trong chu trình doanh thu, cần tách biệt việc nhập liệu, xử lý của từng hoạt động cho từng đối tƣợng thực hiện. Mỗi hoạt động do một đối tƣợng thực hiện độc lập sẽ tạo ra cơ chế kiểm tra, đối chiếu dữ liệu với nhau trong việc thực hiện các hoạt động trong cùng một quá trình bán hàng. Trong quá trình ghi nhận dữ liệu liên quan đến một hoạt động, cần tách biệt chức năng khai báo các tài khoản, khai báo các đối tƣợng quản lý của hoạt động nhƣ khách hàng, hàng hóa, nhân viên bán hàng, ngân hàng với chức năng nhập liệu nội dung của hoạt động. các hoạt động của chu trình chỉ đƣợc nhập liệu nếu nội dung hoạt động có liên quan đến các tài khoản, đối tƣợng quản lý đã đƣợc kiểm tra và khai báo trƣớc bởi ngƣời quản lý hệ thống. b/ Kiểm soát ứng dụng  Kiểm soát nhập liệu Trong môi trƣờng xử lý bằng máy tính, nội dung dữ liệu của các hoạt động trong chu trình doanh thu sẽ đƣợc ghi nhận vào trong hệ thống thông qua hoạt động nhập liệu. Mục tiêu của kiểm soát nhập liệu là đảm bảo các nội dung dữ liệu này đƣợc ghi nhận một cách đầy đủ, chính xác và hợp lệ vào trong hệ thống kế toán. + Kiểm soát nguồn dữ liệu: - Sử dụng chứng từ luân chuyển trong hệ thống - Kiểm tra tính trình tự của chứng từ - Xét duyệt nghiệp vụ - Đánh dấu chứng từ đã sử dụng + Kiểm soát quá trình nhập liệu: -Kiểm tra vùng (kiểu) dữ liệu - Kiểm tra tính tuần tự khi nhập liệu - Kiểm tra tính hợp lý - Kiểm tra dấu, kiểm tra giới hạn - Sử dụng các giá trị mặc định và tạo số tự động - Kiểm tra tính có thực của nghiệp vụ - Kiểm tra trùng lắp dữ liệu - Kiểm tra tính đầy đủ 13 Bảng 2.2: Các thủ tục kiểm soát nhập liệu trong chu trình doanh thu Ô nhập liệu Ngày chứng từ ( đặt hàng, hóa đơn, xuất kho,...) Mục tiêu kiểm soát Các thủ tục kiểm soát - Đầy đủ: không bỏ sót dữ liệu; - Quy định trình tự dữ liệu; - Hợp lệ: kiểu dữ liệu là kiểu ngày, trong kỳ kế toán hiện hành; - Kiểm soát dữ liệu; - Kiểm soát giới hạn; - Chính xác: nhập đúng ngày phát sinh nghiệp vụ; Số chứng từ (đặt hàng, xuất hàng, hóa đơn, phiếu thu,…) - Đầy đủ: không bỏ sót dữ liệu; - Hợp lệ: Không trùng lặp, tuân thủ cấu trúc mã hoạt động; - Kiểm soát tự động đánh số thứ tự theo cấu trúc mã hoạt động đã thiết lập; - Kiểm soát trình tự nhập liệu; - Chính xác; - Kiểm soát trùng dữ liệu; - Đầy đủ: không bỏ sót dữ liệu; - Kiểm soát trình tự nhập liệu; - Hợp lệ: Không trùng lặp, tuân thủ cấu trúc mã hoạt động; - Chọn mã khách hàng đã đƣợc khai báo trƣớc trong danh mục; - Chính xác; Nhập đúng khách hàng của hoạt động; - Cho phép tự động xuất hiện các thông tin về khách hàng khi chọn mã khách hàng; Tên khách hàng, địa chỉ, mã số thuế - Đầy đủ; Hợp lệ; Chính xác Kiểm soát tự động cho phép tự động xuất hiện khi chọn mã khách hàng; Mã hàng - Đầy đủ: Không bỏ sót dữ liệu; - Kiểm soát trình tự nhập liệu; - Hợp lệ: Đúng cấu trúc mã hàng, hàng hóa hợp lệ; - Chọn mã hàng hóa đã đƣợc khai báo trong danh mục; - Chính xác: Nhập đúng hang hóa liên quan đến hoạt động; - Cho phép tự động xuất hiện các thông tin về hàng hóa (tên, đơn vị tính,…khi chọn mã hàng); Mã khách hàng Tên hàng, đơn vị tính - Đầy đủ; Hợp lệ; Chính xác; - Kiểm soát tự động, cho phép xuất hiện khi chọn mã hàng. 14 Ô nhập liệu Mục tiêu kiểm soát Các thủ tục kiểm soát Số lƣợng đặt hàng, xuất - Đầy đủ; kho bán hàng - Hợp lệ: Đúng kiểu số, trong giới hạn đáp ứng cho phép; Giá bán (ghi nhận doanh thu) - Kiểm soát trình tự nhập liệu; - Kiểm soát dữ liệu; - Kiểm soát giới hạn; - Chính xác: Đúng số lƣợng các hoạt động; - Tổng kiểm soát; - Đầy đủ; - Kiểm soát tự động khi chọn mã hàng, khi đã khai báo trƣớc giá bán của từng hàng hóa; - Hợp lệ: Đúng kiểu số, đúng giá bán quy định; - Chính xác: Đúng giá bán; Giá xuất - Đầy đủ; Kiểm soát tự động tính giá xuất; - Hợp lệ: Đúng kiểu số; - Chính xác: Đúng giá xuất; Thành tiền Các tài khoản - Đầy đủ; - Kiểm soát tự động; - Hợp lệ: Đúng kiểu số; - Chính xác: Giá trị chính xác; - Kiểm soát kiểu dữ liệu; - Lập tổng kiểm soát; - Đầy đủ; Kiểm soát trình tự nhập liệu; - Hợp lệ: Đúng cấu trúc, tài khoản cho phép sử dụng. Chọn số hiệu tài khoản từ danh mục đã đƣợc khai báo trƣớc; - Chính xác: Hạch toán đúng tài khoản; Kiểm soát giới hạn chỉ cho phép các tài khoản liên quan đến từng hoạt động đƣợc xuất hiện; Tên tài khoản tự động xuất hiệ khi chọn mã tài khoản; Nguồn: Hệ thống thông tin kế toán - tập 2, Trường Đại học kinh tế TP.HCM, NXB Phương Đông, năm 2012. 15  Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu bao gồm: - Kiểm tra ràng buộc toàn vẹn dữ liệu: các dữ liệu có liên kết với nhau qua các mối liên hệ dữ liệu sẽ không đƣợc xóa khi ràng buộc dữ liệu đang tồn tại. - Kiểm tra dữ liệu hiện hành: các dữ liệu có thể không còn đƣợc tiếp tục sử dụng trong đơn vị cần đƣợc kiểm tra và xóa khỏi danh mục dữ liệu để hệ thống nhẹ và xử lý nhanh hơn. - Kiểm soát trình tự xử lý dữ liệu: hệ thống xử lý yêu cầu các mẫu tin trong tập tin phải theo trình tự. Kiểm soát trình tự giúp phát hiện mẫu tin nào không nằm đúng trình tự, chƣơng trình sẽ báo lỗi và không cho phép chuyển thông tin đến tập tin chính. - Đối chiếu dữ liệu với bên ngoài: định kỳ đối chiếu với các cơ sở dữ liệu với các dữ liệu khác bên ngoài hệ thống. - Đối chiếu số tổng hợp và số chi tiết: hệ thống tự động đối chiếu giữa tổng hợp, chi tiết và phát hiện việc chỉnh sủa số liệu bất hợp pháp sau khi chuyển sổ cái.  Kiểm soát thông tin đầu ra - Xem xét các kết xuất nhằm đảm bảo nội dung thông tin cung cấp và hình thức phù hợp với nhu cầu sử dụng thông tin. - Đối chiếu giữa kết xuất và dữ liệu nhập thông qua các số tổng kiểm soát nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin - Đảm bảo an toàn cho các kết xuất và thông tin nhạy cảm của doanh nghiệp. - Chuyển giao chính xác thông tin đến đúng ngƣời sử dụng. - Quy định ngƣời sử dụng phải có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, đầy đủ và trung thực của thông tin sau khi nhận thông tin báo cáo. - Quy định hủy các dữ liệu, thông tin bí mật sau khi tạo ra kết xuất trên giấy than, bản nháp,… 2.1.4 Các công cụ sử dụng để mô tả hệ thống thông tin kế toán 2.1.4.1 Lƣu đồ a/ Định nghĩa: Lƣu đồ là một sơ đồ bằng các biểu tƣợng hay hình vẽ mô tả trình tự xử lý, trình tự vận hành của hệ thống. Lƣu đồ là một trong những công cụ thƣờng đƣợc sử dụng trong quá trình phát triển hệ thống. Lƣu đồ mô tả hệ thống bằng hình vẽ các quá trình xử lý dữ liệu (các hoạt động, đầu vào, đầu ra, lƣu trữ) và các hoạt động chức năng nhƣ bán, mua, nhập, xuất. Lƣu đồ còn thể hiện đƣợc ngƣời thực, các hoạt động, trình tự luân chuyển chứng từ. Ngoài ra, lƣu đồ sử dụng trong phân tích tính kiểm soát của hoạt động. b/ Phân loại: Lƣu đồ chứng từ và lƣu đồ hệ thống mô tả hoạt động xử lý hay luân chuyển dữ liệu của hệ thống. 16 Lƣu đồ hệ thống: - Mô tả quá trình xử lý của hệ thống, tập trung mô tả tiến trình xử lý hơn là mô tả công việc và chức năng của mỗi phân hệ trong hệ thống. - Lƣu đồ hệ thống mô tả trình tự xủa lý dữ liệu, cách thức xử lý, cách thức lƣu trữ trong hoạt động xử lý của máy tính. - Lƣu đồ nhấn mạnh tới xử lý của hệ thống, không trình bày chi tiết cụ thể các liên của chứng từ. Lƣu đồ chứng từ: - Mô tả trình tự luân chuyển của chứng từ, số liên chứng từ, ngƣời lập, ngƣời chứng nhận chứng từ, nơi lƣu trữ, tính chất lƣu trữ… trong các hoạt động chức năng (bán, mua, xuất, nhập,…). - Lƣu đồ chứng từ trình bày chi tiết cụ thể các liên của chứng từ trong quá trình luân chuyển chứng từ. - Sự kết hợp giữa lƣu đồ chứng từ và lƣu đồ hệ thống trong mô tả hệ thống sẽ thấy đƣợc các hoạt động hữu hình và vô hình trong hệ thống. Lƣu đồ chƣơng trình: Mô tả quá trình xử lý của một chƣơng trình, một hàm, một thủ tục trong một chƣơng trình máy tính. Bảng 2.3: Các ký hiệu lƣu đồ Ký hiệu Ý nghĩa Ký hiệu mô tả chứng từ hay báo cáo kế toán bằng giấy Ký hiệu mô tả việc đƣa dữ liệu vào bằng các thiết bị: bàn phím, máy quét,… Mô tả hoạt động xử lý bằng máy tính Xử lý thủ công Hoạt động ra quyết định Mô tả dữ liệu đƣợc cung cấp cho quá trình xử lý Mô tả lƣu trữ bằng hệ thống máy tính có thể truy xuất trực tiếp không cần tuần tự. 17 Ký hiệu Ý nghĩa Mô tả lƣu trữ trong các hồ sơ bằng giấy tờ ( D là ngày, N là thứ tự, A là tên). Mô tả điểm nối trong cùng một trang. Điểm nối sang trang. Mô tả hoạt động bắt đầu hay kết thúc. Ghi chú, giải thích Mô tả dòng lƣu chuyển Nguồn: Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán 1 2.1.4.2 Sơ đồ dòng dữ liệu a/ Định nghĩa: Sơ đồ dòng dữ liệu mô tả bằng hình ảnh các thành phần, các dòng lƣu chuyển dữ liệu giữa các thành phần, điểm khởi đầu, điểm đến và nơi lƣu trữ dữ liệu của một hệ thống thông tin.Hay nói cách khác, DFD là hình vẽ mô tả về mặt logic luân chuyển dữ liệu trong hệ thống và giữa hệ thống với giữa hệ thống với các đối tƣợng hoặc hệ thống khác bên ngoài hệ thống. b/ Các ký hiệu trong sơ đồ dòng dữ liệu Mô tả ký hiệu hoạt động xử lý. Dòng dữ liệu Đối tƣợng bên ngoài Nơi lƣu trữ dữ liệu Nguồn: Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán 1 18 2.2 PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.2.1 Phƣơng pháp thu thập số liệu Dữ liệu thứ cấp: - Các báo cáo tài chính trong 3 năm 2011 – 2013 và 6 tháng đầu năm 2014: bảng cân đối kế toán, bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, các chứng từ và thông tin liên quan đến chu trình doanh thu do Công ty Cổ phần Nông sản Thực phẩm Xuất khẩu Cần Thơ cung cấp. - Thông tin trên website của công ty, Bộ tài chính, các thông tin trên báo chí, internet,… Dữ liệu sơ cấp: Thu thập nhờ việc quan sát, phỏng vấn nhân viên ở các bộ phận liên quan trong công ty. 2.2.2 Phƣơng pháp phân tích số liệu Phƣơng pháp mô tả: Sử dụng công cụ lƣu đồ thể hiện quy trình luân chuyển thông tin, để phân tích rủi ro kiểm soát còn tồn tại trong việc tổ chức và kiểm soát hệ thống thông tin trong chu trình doanh thu. Phƣơng pháp so sánh: Từ kết quả phân tích so sánh để tìm biện pháp hoàn thiện chu trình doanh thu một cách hiệu quả nhất nhƣng vẫn đảm bảo tuân thủ các quy định và cơ cấu tổ chức của công ty. 19 CHƢƠNG 3 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN NÔNG SẢN LƢƠNG THỰC XUẤT KHẨU CẦN THƠ 3.1 KHÁI QUÁT VỀ LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN NÔNG SẢN LƢƠNG THỰC XUẤT KHẨU CẦN THƠ. 3.1.1 Giới thiệu chung Tên gọi công ty: Công Ty Cổ Phần Nông Sản Thực Phẩm Xuất Khẩu Cần Thơ. Tên giao dich đối ngoại: Can Tho Agricultural Product & Foodstuff Export Company. Tên viết tắt: MEKONIMEX/NS Địa chỉ: 152 – 154 Đƣờng Trần Hƣng Đạo, P. An Nghiệp, Q. Ninh Kiều, TP. Cần Thơ. Điện thoại: (0710) 3835543 – 3832058 – 3832059 Fax: (0710) 3832060 Email: mekonimex.ns-ct@vnn.vn MST: 1800155188 Lĩnh vực kinh doanh: Xuất Nhập khẩu. Ngành nghề kinh doanh: Chế biến xuất khẩu nông sản, lƣơng thực. 3.1.2 Tóm tắt quá trình hình thành và phát triển Công ty Cổ phần Nông sản Thực phẩm Xuất khẩu Cần Thơ, tiền thân là công ty hợp doanh sản xuất chế biến hàng xuất khẩu Hậu Giang đƣợc thành lập năm 1980. Đến ngày 05/06/1983, chuyển thành Doanh Nghiệp Nhà nƣớc với tên gọi Công ty sản xuất chế biến hàng xuất nhập khẩu. Ngày 04/06/1986, đổi tên thành Công ty Nông sản Xuất khẩu Hậu Giang. Khi chia tách Tỉnh lại đƣợc đổi thành Công ty Nông Sản Thực phẩm xuất khẩu Cần Thơ vào ngày 28/11/1992. Khi Cần Thơ trở thành thành phố trực thuộc trung ƣơng lại đổi tên thành Công ty Nông Sản Thực phẩm Xuất khẩu Thành phố Cần Thơ từ ngày 12/01/2004. Vào năm 2010, trƣớc sự đổi mới của nền kinh tế Công ty đã đƣợc Cổ phần hóa để phù hợp với nền kinh tế với tên gọi Công ty Cổ phần Nông sản Thực phẩm Xuất khẩu Cần Thơ. - Năm 1988: Công ty liên doanh với nƣớc ngoài thành lập các xí nghiệp, gồm có: Xí nghiệp Da Meko, Xí nghiệp chế biến thức ăn gia súc Meko, Xí nghiệp may mặc Meko, Xí nghiệp Lông vũ Meko, Xí nghiệp gia cầm Meko, XÍ nghiệp Thủ công mỹ nghệ Meko, Xí nghiệp liên doanh thuốc lá Vinasa, - Năm 1997: Sáp nhập Xí nghiệp chế biến nông sản thực phẩm Cần Thơ, Xí nghiệp thuộc da Tây Đô vào Công ty Cổ Nông sản Thực phẩm xuất khẩu Cần Thơ. - Năm 1998: Là thành viên trong Liên doanh Dầu khí Mêkong, Mêkong Gas. Ngày 01/01/1998 tham gia góp vốn hình thành Công ty Liên doanh giày da Tây Đô. - Tháng 02/2004: Sáp nhập Xí nghiệp May Meko, Xí nghiệp thức ăn gia súc Meko vào Công ty Nông sản Thực phẩm xuất khẩu Cần Thơ. 20 Công ty Cổ phần Nông sản thực phẩm xuất khẩu Cần Thơ là một trong các đơn vị xuất khẩu có uy tín của TP. Cần Thơ, kim ngạch xuất khẩu đạt từ 6.000.000 đến 10.000.000 USD/năm, trong đó gạo là mặt hàng chủ lực, trực tiếp và ủy thác xuất khẩu: từ 30.000 đến 40.000 tấn/năm. 3.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của công ty Công ty Cổ phần Nông sản Thực phẩm xuất khẩu Cần Thơ là một đơn vị kinh doanh xuất khẩu các mặt hàng nông sản. Bên cạnh đó, công ty còn nhận ủy thác xuất khẩu, liên doanh với nƣớc ngoài, nhập khẩu trực tiếp: - Tổ chức thu mua, tiếp nhận và chế biến nguyên liệu nông sản theo đúng quy trình công nghệ chế biến xuất khẩu đảm bảo số lƣợng, chất lƣợng và thời hạn,…; - Sản xuất gia công chế biến và xuất khẩu các mặt hàng nông sản, thực phẩm, xay xát gạo, sản xuất bao bì, thùng carton; - Tìm kiếm thị trƣờng, giao dịch, ký kết hợp đồng với khách hàng trong và ngoài nƣớc; - Nhận xuất nhập khẩu ủy thác, gia công cho các đơn vị trong và ngoài nƣớc; - Tham gia liên doanh, liên kết với nƣớc ngoài; - Khai thác sử dụng vốn của công ty một cách có hiệu quả; - Đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ nhân viên, không ngừng nâng cao tay nghề và trình độ nghiệp vụ, đảm bảo an toàn lao động và các quyền lợi khác của ngƣời lao động; - Thực hiện tốt nghĩa vụ thuế đối với Nhà nƣớc; 3.2 NGÀNH NGHỀ KINH DOANH 3.2.1 Ngành nghề kinh doanh và lĩnh vực hoạt động - Là đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu (trực tiếp và ủy thác); - Chuyên sản xuất nông sản xuất khẩu, bao bì các loại; - Xuất khẩu: Nông sản, lƣơng thực, sản phẩm may mặc, giầy da, thủ công mỹ nghệ; - Nhập khẩu: Chủ yếu nhập khẩu thiết bị máy móc, phƣơng tiện giao thông, chuyên chở nguyên liệu, sản phẩm phục vục cho sản xuất, chế biến, xuất khẩu. 3.2.2 Nguồn nguyên liệu đầu vào, sản phẩm và thị trƣờng xuất khẩu - Nguồn nguyên liệu đầu vào gồm: Gạo lức, gạo trắng, lúa,…; - Những sản phẩm kinh doanh: Mặt hàng chủ lực là gạo, ngoài ra còn có các sản phẩm nhƣ: tấm, nếp, bao bì,…; - Thị trƣờng xuất khẩu chủ yếu: Malaysi, Hong Kong, Trung Quốc, Singapore, Philippines, Indonesia, Bangladesh, Algeria, Thổ Nhĩ Kỳ, Hungary,… 21 3.2.3 Quy trình công nghệ của công ty Công ty có hai phân xƣởng chuyên thu mua gạo nguyên liệu phục vụ cho việc chế biến của công ty là Phân xƣởng Thới Thạnh và Phân xƣởng An Bình. Gạo nguyên liệu thu mua là gạo xô, đã đƣợc bóc vỏ. Sau đó, đƣợc đƣa vào máy lau bóng, để sản xuất gạo thành phẩm. Ngoài ra công ty cũng mua lúa để xay xát trực tiếp. Quy trình chế biến theo sơ đồ: Nguyên liệu (lúa) Máy xay xát Gạo nguyên liệu Tấm Cám Máy lau bóng gạo Tấm Gạo thành phẩm Cám Đóng gói Nhập kho Nguồn: Phòng kinh doanh, công ty Mekonimex Hình 3.1: Sơ đồ quy trình chế biến lúa gạo của công ty Mekonimex 3.3 CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY 3.3.1 Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty 22 Đại Hội Đồng Cổ Đông Ban Kiểm Soát Hội Đồng Quản Trị Ban Giám Đốc Phòng Tổ Chức Hành chính Phân Xƣởng CB Gạo An Bình Phòng Kế Toán Phân Xƣởng CB Gạo Thới Thạnh Phòng Kinh Doanh Xí Nghiệp SX Kinh Doanh Bao Bì Khu Nhà Kho Các Xí Nghiệp Liên Doanh (02XN) Trạm Giao Dịch TP. HCM Nguồn: Phòng kế toán, Công ty Mekonimex Hình 3.2: Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty Mekonimex 3.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận  Đại Hội Đồng Cổ Đông: Là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của công ty, bao gồm tất cả các cổ đông có quyền bỏ phiếu hoặc ngƣời đƣợc cổ đông ủy quyền.  Hội Đồng Quản Trị: Do Đại Hội Đồng Cổ Đông của công ty bầu ra. Là cơ quan quản lý cao nhất của công ty. Có quyền quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty, có toàn toàn quyền nhân danh công ty. Gồm 05 ngƣời: Chủ tịch, phó chủ tịch và 03 ủy viên. 23  Ban kiểm soát:Do Đại Hội Đồng Cổ Đông bầu ra, gồm 03 thành viên. Thay mặt cổ đông kiểm soát mọi hoạt động quản trị và điều hành SXKD của công ty. Ban kiểm soát hoạt động độc lập với Đại Hội Đồng Cổ Đông.  Ban Giám Đốc: Giám đốc do HĐQT bổ nhiệm, đƣợc HĐQT ủy quyền, là ngƣời đại diện theo pháp luật của công ty, điều hành mọi hoạt động hằng ngày của công ty và chịu trách nhiệm trƣớc HĐQT về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ đƣợc giao. Phó giám đốc thực hiện các nhiệm vụ do Giám đốc phân công hoặc ủy quyền.  Phòng Tổ Chức Hành Chính: Chuyên phụ trách quản lý tình hình về nhân sự, thực hiệ quản lý công văn, thu nhận các văn bản, quy định thông tƣ của cấp trên và nhà nƣớc để tham mƣu và chỉ đạo các phòng ban có trách nhiệm thi hành,…  Phòng Kế Toán: Phụ trách công việc kinh doanh xuất nhập khẩu vào sổ sách kế toán của công ty (thanh toán các hợp đồng mua bán, thanh toán công nợ, thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nƣớc,…)lập các báo cáo tài chính, báo cáo thuế, quyết toán thuế, quản lý sổ cổ đông. Tham mƣu đề xuất cho ban giám đốc trong công tác quản lý hiệu quả việc sử dụng vốn, tài sản,…  Phòng kinh doanh: Lập kế hoạch kinh doanh, báo cáo tình hình thực hiện mua bán. Thu thập, phân tích, tổng hợp thông tin thị trƣờng. Hoạch định chính sách, chiến lƣợc phát triển chung của công ty. Điều hành mua, bán theo kế hoạch và theo hợp đồng. Quản lý chăm sóc khách hàng…  Trạm giao dịch TP HCM: Cung cấp thông tin liên quan đến hợp đồng xuất khẩu, giao dịch với khách hàng và thực hiện các thủ tục hành chính có liên quan đến hoạt động xuất khẩu phát sinh trên địa bàn. Phân xƣởng chế biến gạo: Chuyên thực hiện thu mua lúa, gạo nguyên liệu, sau đó chế biến, xay xát gạo nguyên liệu thành thành phẩm phục vụ cho xuất khẩu.  Xí nghiệp bao bì: Chuyên sản xuất bao bì đóng gói phục vụ cho công tác xuất khẩu và kinh doanh bao bì phục vụ cho khách hàng nhƣ: thùng carton các loại,…  Các xí nghiệp liên doanh gồm: Xí nghiệp liên doanh giầy da Tây Đô, Xí nghiệp liên doanh thủ công mỹ nghệ. 3.4 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN 3.4.1 Sơ đồ tổ chức 24 Kế toán trƣởng Kế toán phó Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán và công nợ Kế toán tài sản Kế toán kho Thủ quỹ Nguồn: Phòng kế toán, Công ty Mekonimex Hình 3.3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Mekonimex - Kế toán trƣởng: Thay mặt Giám đốc quản lý, đôn đốc, giám sát công tác kế toán ở các bộ phận, xét duyệt, lƣu trữ các chứng từ sổ sách của công ty, chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc. - Kế toán phó: là ngƣời giúp kế toán trƣởng trong công tác kiểm tra, quản lý sổ sách và chịu trách nhiệm trƣớc kế toán trƣởng. - Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ quản lý nguồn vốn và các quỹ của công ty và theo dõi các khoản thuế phải nộp. - Kế toán thanh toán – công nợ: Có nhiệm vụ theo dõi nguồn vốn và các khoản thanh toán của công ty, lập chứng từ phục vụ cho việc SXKD và theo dõi công nợ từng đối tƣợng khách hàng, công nợ theo hợp đồng, lập các báo cáo, sổ chi tiết công nợ, các khoản nợ đến hạn, bảng kê chứng từ công nợ. - Kế toán tài sản: Thực hiện việc kiểm tra quản lý các tài sản của đơn vị, thực hiện trích khấu hao TSCĐ theo định kỳ, ghi chép việc tăng giảm, đánh giá lại tài sản. - Kế toán kho: Theo dõi quá trình xuất nhập tồn kho các loại nguyên liệu, công cụ, thành phẩm, hàng hóa. Lập phiếu nhập kho, xuất kho, tính và lập báo cáo hàng tồn kho. - Thủ quỹ: Quản lý và bảo quản tiền mặt tại đơn vị, căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi thực hiện thu chi và phản ánh vào sổ quỹ tiền mặt, đối chiếu với kế toán thanh toán và báo cáo cho Ban Giám đốc. 3.4.2 Các chính sách kế toán áp dụng tại công ty - Niên độ kế toán áp dụng: Bắt đầu từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12 cùng năm; 25 - Đơn vị tiền tệ sử dụng hạch toán: Đồng Việt Nam (VNĐ); - Phƣơng pháp tính khấu hao tài sản cố định: Phƣơng pháp đƣờng thẳng; - Phƣơng pháp hạch toán hàng tồn kho: Phƣơng pháp Kê khai thƣờng xuyên; - Phƣơng pháp tính giá trị giá xuất kho: Phƣơng pháp bình quân gia quyền; - Phƣơng pháp tính và nộp thuế GTGT: Phƣơng pháp khấu trừ thuế GTGT; - Chế độ kế toán áp dụng: Áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006; - Hình thức kế toán áp dụng: Công ty sử dụng hình thức kế toán máy trên phần mềm Misa và đƣợc thiết kế theo hình thức Chứng từ ghi sổ;  Các loại sổ kế toán sử dụng: + Chứng từ ghi sổ; + Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ; + Sổ Cái; + Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết;  Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán máy Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã đƣợc kiểm tra, đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng, biểu đƣợc thiết kế sẵn trên phầm mềm. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin đƣợc tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Sô Nhật ký…) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Cuối tháng (hoặc bất kì thời điểm nào cần thiết), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập Báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết đƣợc thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã nhập trong kỳ. Ngƣời làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với Báo cáo tài chính khi đã in ra giấy. Thực hiện các thao tác để in Báo cáo tài chính theo quy định Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết đƣợc in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay. 26 TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH Sổ kế toán Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại PHẦN MỀM KẾ TOÁN MÁY VI TÍNH - Sổ chi tiết - Sổ tổng hợp - Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đôi chiếu, kiểm tra Hình 3.4 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức trên máy vi tính  Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ (1) Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã đƣợc kiểm tra, đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán lập Chứng từ ghi sổ. căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó đƣợc dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ đƣợc dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan. (2) Cuối tháng, phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dƣ của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh. (3) Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu trên Sổ Cái và Bảng Tổng hợp chi tiết (đƣợc lập từ các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết) đƣợc dùng để lập báo cáo tài chính. Quan hệ dối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ bằng Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ. tổng số dƣ Nợ và Tổng số dƣ Có của các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng số dƣ của từng tài khoản tƣơng ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết. 27 Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ, thẻ kế toán chi tiết CHỨNG TỪ GHI SỔ Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Hình 3.5: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 3.5 SƠ LƢỢC KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH Trong giai đoạn từ năm 2011 đến 6 tháng đầu năm 2014, đứng trƣớc những khó khăn về tình hình kinh tế thế giới nói chung và những khó khăn trong nƣớc. Công ty Mekonimex đã cố gắn vƣợt qua những khó khăn để có thể đứng vững trong điều kiện kinh tế khủng hoảng. Cũng nhƣ cố gắng kinh doanh hiệu quả để đạt đƣợc lợi nhuận. Sau đây là khái quát hoạt động kinh doanh của công ty qua 3 năm 2011, 2012, 2013 và 6 tháng đầu năm 2014. 28 Bảng 3.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Mekonimex qua 3 năm 2011 – 2013 Đơn vị tính: triệu đồng CHỈ TIÊU 1. Doanh thu BH&CCDV 2. Doanh thu thuần về BH&CCDV 3. Giá vốn hàng bán 4. Lợi nhuận gộp về BH&CCDV 5. Doanh thu hoạt động tài chính 6.Chi phí tài chính 7. Chi phí bán hàng 8. Chi phí quản lí doanh nghiệp 9. Lợi nhuận thuần từ HĐKD 10. Thu nhập khác 11. Chi phí khác 12. Tổng lợi nhuận kế toán trƣớc thuế 13. Chi phí thuế TNDN hiện hành 14. Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp 2011 307.803 307.803 294.563 13.240 11.917 2.736 6.618 5.263 10.540 7.014 17.555 2012 2013 471.884 461.134 471.884 461.134 444.273 447.750 27.611 13.384 7.811 7.849 7.595 2.086 10.601 13.802 8.751 5.982 8.474 (636) 1.558 2.769 33 10.000 2.133 4.028 13.527 1.381 8.619 9 2.124 Chênh lệch 2012 so 2011 Chênh lệch 2013 so 2012 +/164.081 164.081 149.710 14.371 (4.106) 4.859 3.983 3.488 (2.066) (5.456) 33 (7.555) % 53,31 53,31 50,82 108,54 (34,46) 177,60 60,18 66,27 (19,60) (77,79) (43,04) +/(10.750) (10.750) 3.477 (14.227) 38 (5.509) 3.201 (2.769) (9.110) 1.211 (33) (7.867) % (2,28) (2,28) 0,78 (51,53) 0,49 (72,53) 30,20 (31,64) (107,51) 77,73 (78,67) (2.647) (4.908) (65,71) (36,28) (1.372) (6.495) (99,35) (75,36) Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh công ty Mekonimex năm 2011, 2012, 2013 – Phòng kế toán, công ty Mekonimex 29 Nhận xét:  Doanh thu Nhìn chung, doanh thu thuần của công ty qua ba năm tăng giảm không đều, đạt 307.803 triệu đồng năm 2011 và tăng lên 471.884 triệu đồng vào năm 2012 tƣơng đƣơng 53,31% . Nguyên nhân tăng là do công ty có khối lƣợng hợp đồng xuất khẩu và nội địa tăng dẫn đến doanh thu xuất khẩu gạo của công ty tăng.Tuy nhiên đến năm 2013 doanh thu thuần giảm xuống còn 461.134triệu đồng, giảm tƣơng ứng 2,28% so với năm 2012. Nguyên nhân hợp đồng xuất khẩu giảm do áp lực cạnh tranh và sụt giảm nhu cầu của thị trƣờng truyền thống nhƣ Malaysia, Philippines và Indonesia. Đối với doanh thu từ hoạt động tài chính năm 2012 là 7.811triệu đồng giảm 34,46% so với năm 2011. Nguyên nhân của sự suy giảm doanh thu hoạt động tài chính giữa 2 năm này là do nguồn thu từ các công ty liên kết giảm, cùng với lãi suất tiền gửi giảm do việc rút tiền mua tài sản. Và doanh thu này cũng tiếp tục giảm 0,49% vào năm 2013 là 7.849 triệu đồng so với năm 2012.  Chi phí Nhìn chung, các khoản chi phí của công ty qua 3 năm không ổn định. Cụ thể chi phí giá vốn hàng bán của công ty tăng qua 3 năm, nhƣng biến động này thể hiện rõ nhất vào năm 2012 là 444.273 triệu đồng tƣơng đƣơng tăng 50,82% so với năm 2011 là 294.563 triệu đồng, nguyên nhân sản lƣợng bán năm 2012 tăng so với năm 2011. Đối với chi phí tài chính năm 2012 là 7.595 triệu đồng tăng 177,60% so với năm 2011 là 2.736 triệu đồng, nguyên nhân do công ty phải trả các khoản vay ngân hàng, nhƣng đến năm 2013 chi phí tài chính giảm xuống 72,53% so với năm 2012, nguyên nhân năm 2013 công ty thanh toán một số khoản vay đã vay làm chi phí lãi vay giảm dẫn đến giảm chi phí tài chính. Chi phí bán hàng năm 2011 là 6.618 triệu đồng, tăng lên 10.601 triệu đồng vào năm 2012 và tiếp tục tăng vào năm 2013 lên đến 13.802 triệu đồng. Nguyên nhân tăng là do doanh thu bán hàng và cung cấp dich vụ năm 2012 và năm 2013 tăng so với năm 2011 dẫn đến chi phí bán hàng tăng. Đối với chi phí quản lý doanh nghiệp năm 2012 là 8.751 triệu đồng tăng 66,27% so với năm 2011 là 5.263 triệu đồng. Nguyên nhân là do trong năm 2012 các khoản chi phí cho nhân viên công tác tăng và các khoản sửa chữa lớn ở bộ phận qản lý, nhƣng đến năm 2013 khoản chi phí này giảm khoảng 2.769,16 triệu đồng tƣơng ứng giảm 31,64% so với năm 2012 còn 5.982,04 triệu đồng. Nguyên nhân là do phần công tác phí giảm. Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp giảm qua 3 năm, cụ thể năm 2012 là 1.381 triệu đồng giảm 65,71% so với năm 2011 là 4.028 triệu đồng và năm 2013 giảm 99,35% so với 2012, nguyên nhân do doanh thu bán hàng có tăng nhƣng do mức tăng của chi phí cao hơn, dẫn đến thuế TNDN phải nộp giảm. 30  Lợi nhuận Lợi nhuận trƣớc thuế của công ty nhìn chung giảm qua 3 năm, cụ thể năm 2012 lợi nhuận trƣớc thuế là 10.000 triệu đồng giảm 43,04% so với năm 2011 là 17.555 và đến năm 2013 sự suy giảm này mạnh hơn, cụ thể giảm 78,67% so với năm 2012 nguyên nhân do lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh và hoạt động tài chính giảm. Nhìn chung, lợi nhuận sau thuế của công ty trong giai đoạn từ năm 2011 đến năm 2013 có xu hƣớng giảm, cụ thể lợi nhuận sau thuế năm 2011 đạt 13.527 triệu đồng , giảm xuống còn 8.619 triệu đồng vào năm 2012 và tiếp tục giảm vào năm 2013 xuống mức 2.124 triệu đồng. Nhƣ vậy lợi nhuận sau thuế năm 2012 giảm so với năm 2011 tƣơng ứng giảm 36,28% và giảm mạnh vào năm 2013 lợi nhuận sau thuế giảm tới 6.495 triệu đồng, tƣơng đƣơng 75,36% so với năm 2012. Nguyên nhân do mức tăng của các khoản chi phí cao hơn mức tăng của doanh thu. Tóm lại, doanh thu thuần và lợi nhuận sau thuế của công ty biến động qua các năm là do thị trƣờng tiêu thụ thay đổi về nhu cầu nhập khẩu, bên cạnh đó doanh thu và lợi nhuận còn chịu tác động mạnh bởi giá bán, mà trong những năm qua giá bán của các mặt hàng gạo không ổn định. Bảng 3.2: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Mekonimex qua 6 tháng đầu năm năm 2013-2014 ĐVT: triệu đồng CHỈ TIÊU 1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 2. Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 3. Giá vốn hàng bán 4. Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 5. Doanh thu hoạt động tài chính 6.Chi phí tài chính 7. Chi phí bán hàng 8. Chi phí quản lí doanh nghiệp 9. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 10. Chi phí thuế TNDN hiện hành 11. Lợi nhuận sau thuế TNDN 6 tháng 2013 6 tháng 2014 Chênh lệch năm 2014/2013 278.156 278.414 +/258 % 0,09 278.156 278.414 258 0,09 269.265 8.891 270.487 7.927 1.222 (964) 0,45 (10,84) 2.547 1.402 6.930 2.975 131 1.642 1.248 5.192 3.019 110 (905) (154) (1.738) 44 (21) (35,53) (10,98) (25,08) 1,48 (16,03) 32,75 24,2 (8,55) (26,11) 98,25 85,8 (12,45) (12,67) Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Mekonimex Quý I, II năm 2013, 2014 – Phòng kế toán, công ty Mekonimex. 31 Nhận xét:  Doanh thu Nhìn chung, doanh thu thuần của công ty 6 tháng đầu năm 2014 là 278.156 triệu đồng tăng 0,09% so với cùng kỳ năm 2013 là 278.414 triệu đồng. Nguyên nhân do giá bán tăng dẫn đến doanh thu tăng, nhƣng sản lƣợng giảm. Đối với doanh thu từ hoạt động tài chính 6 tháng đầu năm 2014 là 1.642 triệu đồng giảm so với 6 tháng đầu năm năm 2013 là 2.547 triệu đồng tƣơng ứng 35,53%, nguyên nhân do lãi tiền gửi giảm.  Chi phí Nhìn chung, chi phí 6 tháng đầu năm 2014 so với 6 tháng đầu năm 2013 có sự khác biệt, cụ thể chi phí giá vốn hàng bán 6 tháng 2014 là 270.487 triệu đồng tăng 0,45% so với cùng kỳ năm trƣớc, nguyên nhân doanh thu bán tăng kéo theo giá vốn tăng. Chi phí bán hàng 6 tháng đầu năm 2014 là 5.192 triệu đồng giảm 25,08% so với cùng kỳ năm 2013 là 6.930 triệu đồng. Nguyên nhân giảm là do sản lƣợng bán giảm, nên chi phí bán hàng cũng giảm. Đối với chi phí quản lý doanh nghiệp 6 tháng đầu năm 2014 là 3.019 triệu đồng tăng 44 triệu đồng so với cùng kỳ năm 2013 là 2.975 triệu đồng. Nguyên nhân do công ty mua thêm một số công cụ dụng cụ phục vụ việc quản lý doanh nghiệp và hoạt động sửa chữa lớn cho bộ phận quản lý doanh nghiệp. Chi phí thuế TNDN của công ty 6 tháng đầu năm 2014 là 24,2 triệu đồng giảm 26,11% so với cùng kỳ năm trƣớc. Nguyên nhân do lợi nhuận trƣơc thuế 6 tháng đầu năm 2014 ít hơn lợi nhuận trƣớc thuế 6 tháng đầu năm 2013 và thuế suất thuế TNDN năm 2014 thấp hơn cùng kỳ năm 2013 chỉ nộp 22% theo Khoản 6 Điều 1 Luật số 32/2013/QH13 – Luật thuế thu nhập doanh nghiệp, ban hành ngày 19/6/2013, có hiệu lực từ ngày 01/01/2014.  Lợi nhuận Nhìn chung, lợi nhuận sau thuế từ hoạt động kinh doanh có xu hƣớng giảm vào năm 2014 là 85,8 triệu đồng so với cùng kỳ là 98,25 triệu đồng năm 3013 giảm khoảng 12,45 triệu đồng, tƣơng ứng mức giảm 12,67%. Nguyên nhân có sự biến động giảm về lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh là do khoản tăng doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ không bằng mức tăng các khoản chi phí. 3.6 THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN VÀ ĐỊNH HƢỚNG PHÁT TRIỂN 3.6.1 Thuận lợi - Công ty có nhiều kinh nghiệm trong xuất khẩu hàng nông sản. - Công ty có sự tín nhiệm với khách hàng trong và ngoài nƣớc, với các tổ chức tín dụng, ngân hàng. - Mặt hàng xuất khẩu chủ yếu của công ty là gạo các loại. Do đó,thuận lợi của công ty có vị trí nằm trong vựa lúa lớn nhất cả nƣớc là Đồng Bằng Sông Cửu 32 Long với các viện nghiên cứu lúa nhƣ: Trƣơng Đại Học Cần Thơ và Viện lúa đặt tai Ô Môn, những viện lúa này đã nghiên cứu ra nhiều giống lúa mới với năng suất và chất lƣợng cao nhƣng giá thành hạ, giảm chi phí đầu vào cho công ty. - Công ty có đội ngũ nhân viên giàu năng lực, tận tâm và có tinh thần trách nhiệm cao. 3.6.2 Khó khăn - Mặt hàng chủ lực của công ty là gạo xuất khẩu, đây là mặt hàng nhạy cảm về giá và kinh doanh theo mùa vụ. Sự bất ổn về giá nguyên liệu, chất lƣợng không đồng nhất, yếu tố môi trƣơng ảnh hƣởng đến cam kết hợp đồng; - Chƣa có kế hoạch đầu tƣ vùng nguyên liệu và công ty chƣa có thƣơng hiệu gạo chính thức; - Sự am hiểu về thị trƣờng nƣớc ngoài còn một số hạn chế do xúc tiến thƣơng mại còn ít (chƣa có bộ phận marketing); - Bị rào cản về kỹ thuật của các nƣớc phát triển nên phần nào còn hạn chế sự mở rộng của thị trƣờng. 3.6.3 Định hƣớng phát triển - Phƣơng hƣớng tập trung mọi nguồn lực để đẩy mạnh tiêu thụ nông sản, phấn đấu tăng kim ngạch xuất khẩu, doanh thu và lợi nhuận sau thuế. - Chiến lƣợc phát triển của công ty để trở thành công ty xuất khẩu lớn và tham gia nhiều hơn vào thị trƣờng thế giới với những định hƣớng cụ thể: + Mở rộng và triển khai sản xuất kinh doanh mặt hàng nông sản (chủ yếu là gạo) trong những năm tiếp theo. + Đẩy mạnh kinh doanh xuất khẩu gạo với quy mô lớn theo nhu cầu của thị trƣờng. + Năng cao khả năng tài chính và năng lực quản lý của công ty. - Về chiến lƣợc đầu tƣ và đổi mới công nghệ: + Lắp đặt thêm dây chuyền máy đánh bóng gạo, hệ thống máy xay xát lúa nhằm tăng khả năng chế biến xuất khẩu gạo và phân phối thị trƣờng nội địa. + Tăng đầu tƣ thiết bị, máy móc cho xí nghiệp bao bì. + Xây dựng hệ thống thông tin, hệ thống website của công ty nhằm ứng dụng thƣơng mại điện tử vào công ty. 33 CHƢƠNG 4 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NÔNG SẢN THỰC PHẨM XUẤT KHẨU CẦN THƠ 4.1 PHÂN TÍCH VIỆC TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH DOANH THU Chu trình doanh thu bao gồm các hoạt động phát sinh liên quan đến việc tạo ra doanh thu và thanh toán. Hoạt động doanh thu có 4 sự kiện kinh tế xảy ra tại công ty Cổ phần Nông sản Thực phẩm xuất khẩu Cần Thơ: Hoạt động nhận đặt hàng; hoạt động giao hàng hóa dịch vụ và lập hóa đơn bán hàng; theo dõi phải thu khách hàng; hoạt động nhận tiền thanh toán. Khách hàng Chu trình sản xuất Đặt hàng Thanh toán tiền Nhận đặt hàng 1.0 Nhận tiền thanh toán 4.0 Ghi sổ kế toán Yêu cầu thành phẩm Đơn đặt hàng đƣợc chấp nhận Số tiền thanh toán Theo dõi thanh toán 3.0 Giao hàng hóa, lập hóa đơn 2.0 Giao hàng cho khách hàng Hệ thống kế toán Ghi sổ kế toán Hình 4.1: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 của chu trình doanh thu 4.1.1 Hoạt động nhận đặt hàng 4.1.1.1 Tổ chức quy trình thu thập, lƣu trữ và luân chuyển dữ liệu a/ Chứng từ sử dụng: Trong hoạt động nhận đặt hàng của công ty Mekonimex chứng từ đƣợc sử dụng gồm: Đơn đặt hàng, hợp đồng bán hàng, lệnh bán hàng. 34 Bảng 4.1: Chứng từ sử dụng trong hoạt động nhận đặt hàng Đơn đặt hàng Hợp đồng bán hàng Lệnh bán hàng Số liên 1 2 3 Mẫu Xem phụ lục 1 Xem phụ lục 2 Xem phụ lục 3 Nội dung dữ liệu thu thập Thông tin khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, mã số thuế, diễn giải. Thông tin về hàng hóa, mã hàng, tên hàng, số lƣợng, đơn giá, thành tiền, thuế suất thuế GTGT. Thời gian, địa điểm giao nhận. Thông tin khách hàng, mã số thuế, tài khoản ngân hàng. Thông tin về hàng hóa, tên hàng, số lƣợng, đơn giá, thành tiền, thuế suất thuế GTGT. Thời gian, địa điểm giao nhận, phƣơng tiện vận chuyển. Hình thức thanh toán. Trách nhiệm mỗi bên. Điều kiện thƣởng phạt, cam kết chung. Đảm bảo quyền lợi của khách hàng và công ty, tránh tình trạng không bán đƣợc hàng, căn cứ lập lệnh bán hàng, hóa đơn bán hàng. Chứng từ có tính pháp lý cho hoạt động bán hàng. Nơi lập Phòng kinh doanh Phòng kinh doanh Phòng kinh doanh Ngƣời lập Trƣởng phòng kinh doanh Nhân viên bán hàng Nhân viên bán hàng Nơi duyệt Trƣởng phòng kinh doanh, giám đốc Giám đốc Trƣởng phòng kinh doanh Ngƣời sử dụng Phòng kinh doanh Phòng kinh doanh, khách hàng Kế toán kho, kế toán thanh toán- công nợ, phòng kinh doanh Mục đích sử dụng Ghi nhận tổng hợp yêu cầu khách hàng, căn cứ lập hợp đồng bán hàng. Đảm bảo quyền lợi của khách hàng và công ty, tránh tình trạng không bán đƣợc hàng, căn cứ lập lệnh bán hàng, hóa đơn bán hàng. Chứng từ có tính pháp lý. Căn cứ cho kế toán kho lập phiếu giao hàng, kế toán thanh toán- công nợ theo dõi thanh toán, phòng kinh doanh sử dụng lập hóa đơn giá trị gia tăng. Nguồn: Phòng kế toán công ty Mekonimex. 35 Trong hoạt động nhận đặt hàng chứng từ đƣợc công ty lập và sử dụng tƣơng đối đầy đủ đáp ứng đƣợc các yêu cầu thông tin cần thiết cho các bộ phận quản lý. Đối với đơn đặt hàng thể hiện đầy đủ rõ ràng các thông tin về khách hàng, về hàng hóa, thời gian địa điểm giao nhận. Hợp đồng bán hàng lập căn cứ vào Bộ luật Dân sự số 22/2005/QH11, căn cứ vào Luật Thƣơng mại số 36/2005/QH11 và căn cứ vào đề nghị của giám đốc để lập với đầy đủ các nội dung cần thiết nhằm đảm bảo quan hệ kinh tế đƣợc thiết lập và thực hiện, đồng thời cũng là cơ sở để hai bên thực hiện quyền lợi và nghĩa vụ đối với nhau. Lệnh bán hàng cũng đƣợc lập với đầy đủ các thông tin cần sử dụng, rõ ràng. Các chứng từ trong hoạt động nhận đặt hàng đƣợc lập bán thủ công, tuy nhiên tất cả đều đƣợc đánh số thứ tự trƣớc và đƣợc kiểm tra trƣớc khi ký duyệt, hạn chế đƣợc sai sót. Các liên chứng từ đƣợc lập đủ nhu cầu sử dụng và đƣợc gửi đến đúng bộ phận. Chứng từ có sự xét duyệt của các bộ phận liên quan, tuy nhiên bên cạnh đó vẫn có một số chứng từ không đủ tất cả chữ ký của các bộ phận quản lý. Chứng từ sau khi sử dụng đƣợc đóng lại thành quyển định kỳ và cất giữ cẩn thận. b/ Tổ chức luân chuyển chứng từ  Phạm vi áp dụng: Áp dụng cho tất cả các nghiệp vụ đặt hàng trong nƣớc và quốc tế của công ty (Nghiệp vụ bán hàng chƣa thu tiền).  Quy trình chung: Trƣởng phòng kinh doanh, sau khi tiếp nhận yêu cầu đặt hàng của khách hàng (qua email, điện thoại, fax,…) tiến hành lập đơn đặt hàng. Sau đó kiểm tra, xét duyệt đơn đặt hàng (đơn đặt hàng quốc tế, trƣởng phòng kinh doanh báo cáo với Giám đốc kiêm chủ tịch Hội đồng quản trị để xét dyệt). Đơn đặt hàng lập 1 liên, sau khi đã xét duyệt lƣu tại phòng kinh doanh. Căn cứ đơn đặt hàng đƣợc chấp nhận nhân viên bán hàng (thuộc phòng kinh doanh) lập hợp đồng bán hàng. Hợp đồng bán hàng đƣợc lập 2 liên, 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên lƣu lại phòng kinh doanh. Nhân viên bán hàng căn cứ hợp đồng bán hàng đã đƣợc xét duyệt lập lệnh bán hàng. Lệnh bán hàng đƣợc lập 3 liên, 1 liên giao cho kế toán kho, 1 liên gửi cho kế toán thanh toán và công nợ, 1 liên lƣu phòng kinh doanh.  Quy định về thời gian luân chuyển chứng từ: Đơn đặt hàng đƣợc trƣởng phòng kinh doanh lập ngay sau khi nhận đƣợc yêu cầu mua hàng của khách hàng và tiến hành xét duyệt hoặc chuyển cho giám đốc xét duyệt đơn đặt hàng ngay sau đó. Yêu cầu đặt hàng của khách hàng sẽ đƣợc trả lời qua điện thoại, email, fax,… chậm nhất 3 ngày làm việc sau khi công ty nhận đƣợc yêu cầu của khách hàng. Hợp đồng bán hàng đƣợc lập ngay khi nhân viên bán hàng nhận đƣợc lệnh đơn đặt hàng đã duyệt từ trƣởng phòng kinh doanh. Thời gian ký kết hợp đồng sẽ đƣợc trƣởng phòng kinh doanh thông báo và thỏa thuận với khách hàng (đối với hợp đồng bán hàng đƣợc lập, nhƣng không chỉ có sự ký nhận của bên mua vẫn đƣợc thực hiện, do đây là hợp đồng xuất khẩu với các khách hàng truyền thống của công ty).Lệnh bán hàng do nhân viên bán hàng tiến hành lập lệnh bán hàng ngay sau khi hợp đồng đƣợc ký kết và chuyển cho các bộ phận liên quan xem xét và ký duyệt 36 trong cùng ngày (trƣờng hợp lệnh bán hàng lập vào cuối ngày, sẽ đƣợc chuyển cho các bộ phận vào đầu giờ ngày làm việc sau đó), sau khi đƣợc ký duyệt, lệnh bán hàng đƣợc gửi đến các bộ phận có liên quan để thực hiện.  Lƣu đồ Phòng kinh doanh Bắt đầu Sau khi nhận email, điện thoại, fax,...Và trƣởng phòng kinh doanh lập KH Lập đơn đặt hàng Đơn đặt hàng Trƣởng phòng kinh doanh xét duyệt đơn đặt hàng, nhân viên bán hàng lập HĐBH. Xét duyệt ĐĐH và Lập hợp đồng bán hàng Đơn đặt hàng đã duyệt Hợp đồng bán hàng Hợp đồng bán 2 hàng 1 KH Lập lệnh bán hàng Đơn đặt hàng đã Hợp đồngduyệt bán hàng 1 Lệnh bán hàng 3 Lệnh bán hàng 2 Lệnh bán hàng 1 KTTT CN KT kho N Nguồn: Phòng kế toán công ty Mekonimex Hình 4.2: Lƣu đồ mô tả hoạt động nhận đặt hàng Lƣu đồ hình 4.2 mô tả hoạt động nhận đặt hàng cho thấy trong hoạt động này công ty phát sinh yêu cầu đặt hàng cả trong nƣớc và quốc tế tuy nhiên, tất cả đƣợc xử lý một cách hợp lý và đơn giản do có sự phân chia công việc cụ thể cho từng nhân viên tham gia vào hoạt động từ khi nhận yêu cầu đặt hàng, xét duyệt, lập, ký hợp đồng bán hàng và lệnh bán hàng cho đến việc luân chuyển và lƣu trữ các chứng từ. 37 4.1.1.2 Hệ thống sổ sách, báo cáo quản lý Trong hoạt động nhận đặt hàng, công ty có sử dụng sổ kho để theo dõi hàng hóa tồn kho, trong hoạt động này công ty không lập báo cáo quản lý. Bảng 4.2: Hệ thống sổ sách báo cáo quản lý trong hoạt động nhận đặt hàng Sổ kho (Thẻ kho) Mẫu minh họa Xem phụ lục 4 Nguồn dữ liệu Tổng hợp dữ liệu từ phiếu nhập kho, phiếu xuất kho đƣợc lập trên phần mềm. Cách truy cập Phần mềm Misa tự động cập nhật dữ liệu liên tục từ các chứng từ phiếu nhập kho, phiếu xuất kho lên thẻ kho. Trƣởng phòng kinh doanh khi cần xem báo cáo này, chỉ cần truy cập vào phần báo cáo chọn mục “Kho”, chọn thẻ kho, chọn “Xem”, lựa chọn khoảng thời gian xem báo cáo và loại vật tƣ, mã hàng, sau đó chọn “ đồng ý” dữ liệu sẽ đƣợc kết xuất ra. Nội dung Tên sổ, mẫu số, tên hàng hóa, nhãn hiệu, quy cách vật tƣ, đơn vị tính, mã số, ngày tháng, số hiệu chứng từ xuất nhập, diễn giải, ngày nhập xuất,số lƣợng xuất nhập, xuất, tồn, ký xác nhận của kế toán Ngƣời sử dụng Phòng kinh doanh, phòng kế toán, Giám đốc Mục đích sử dụng Theo dõi số lƣợng hàng hóa xuất, nhập , tồn kho của từng loại hàng hóa tại thời điểm cần thông tin về hàng hóa này để xét duyệt đơn đặt hàng. Nguồn: Phòng kế toán công ty Mekonimex Sổ kho (thẻ kho) đƣợc sử dụng trong hoạt động nhận đặt hàng đầy đủ nội dung các thông tin cần thiết, rõ ràng, dễ hiểu đáp ứng yêu cầu của bộ phận quản lý và quy định của Bộ Tài Chính theo mẫu số S12-DN, các thông tin đƣợc cập nhật liên tục trên phần mềm và nhà quản lý có thể truy cập xem bất cứ lúc nào, định kỳ cuối tháng đƣợc in ra và lƣu trữ tại phòng kế toán. 4.1.1.3 Hoạt động kiểm soát trong quy trình đặt hàng a/ Kiểm soát hoạt động (nội bộ):Trong quy trình đặt hàng công ty thực hiện một số hoạt động kiểm soát nội bộ nhằm hạn chế rủi ro ảnh hƣởng đến hoạt động của công ty bao gồm:  Môi trƣờng kiểm soát: Bộ phận quản lý và nhân viên có trình độ và phẩm chất đạo đức tốt. Công ty cũng chú trọng đến chính sách nhân sự khen thƣởng khi bộ phận kinh doanh nhận đƣợc nhiều hợp đồng mang lại lợi nhuận cho công ty. Cơ cấu tổ chức có sự phân chia rõ ràng, đầy đủ, chức năng, quyền hạn và nghĩa vụ của từng bộ phận, trong hoạt động nhận đặt hàng các nhân viên trong bộ phận kinh doanh tham gia đƣợc quy định cụ thể chỉ có trƣởng phòng kinh doanh mới có quyền tiếp nhận yêu cầu đặt hàng của khách hàng, yêu cầu đặt hàng chỉ đƣợc thực hiện khi có sự chấp nhận của trƣởng phòng 38 kinh doanh hoặc giám đốc (đối với yêu cầu đặt hàng của khách hàng quốc tế), nhân viên bán hàng chỉ lệnh bán hàng khi hợp đồng bán hàng đã đƣợc ký kết.  Đánh giá rủi ro ảnh hƣởng Bảng 4.3: Rủi ro ảnh hƣởng và thủ tục kiểm soát nội bộ trong quy trình nhận đặt hàng STT Rủi ro Ảnh hƣởng Thủ tục kiểm soát 1 Chấp nhận đơn hàng nhƣng không có khả năng thực hiện Mất uy tín công ty Kiểm tra báo cáo hàng tồn và khả năng thu mua hàng hóa trƣớc khi nhận đơn đặt hàng. 2 Nhận đơn hàng từ những khách hàng không đảm bảo tính pháp lý Không thu đƣợc tiền Bán chịu cho khách hàng không có khả năng thanh toán Kiểm tra thông tin khách hàng cụ thể, lập hợp đồng bán hàng. Kiểm tra hạn mức tín dụng, uy tín khách hàng.  Hoạt động kiểm soát: Phân chia trách nhiệm trong hoạt động nhận đặt hàng của công ty, có thực hiện phân chia trách nhiệm cụ thể, đối với chức năng ghi chép, lập chứng từ đơn đặt hàng do trƣởng phòng kinh doanh lập, hợp đồng bán hàng và lệnh bán hàng do nhân viên bán hàng lập. Chức năng phê chuẩn đơn đặt hàng do giám đốc xét duyệt đối với đặt hàng quốc tế (tuy nhiên đơn đặt hàng trong nƣớc thì trƣởng phòng kinh doanh đƣợc giám đốc ủy quyền xét duyệt). Hợp đồng bán hàng do giám đốc phê chuẩn, lệnh bán hàng do trƣởng phòng kinh doanh xét duyệt. Kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng trong hoạt động này sẽ đƣợc trình bày trong phần kiểm soát hệ thống thông tin kế toán.Kiểm soát vật chất trong hoạt động nhận đặt hàng có thực hiện đối chiếu sổ kho đƣợc cập nhật từ phần mềm Misa đối chiếu với sổ kho do thủ kho theo dõi và hàng hóa tồn kho thực tế vào cuối tháng.Thiết kế và sử dụng các chứng từ và sổ phù hợp trong hoạt động này chứng từ và sổ sách đƣợc thiết kế và sử dụng gồm đơn đặt hàng, hợp đồng bán hàng, lệnh bán hàng và sổ kho phù hợp đảm bảo ghi chép chính xác đầy đủ các dữ liệu cần thiết trong hoạt động.Đảm bảo an toàn cho tài sản vật chất và thông tin, thông tin đƣợc xem là một tài sản quan trọng trong doanh nghiệp, do đó thực hiện các thủ tục kiểm soát nhằm đảm bảo an toàn cho thông tin là cần thiết, trong hoạt động nhận đặt hàng các thông tin trên các chứng từ đƣợc doanh nghiệp phân chia trách nhiệm giữ gìn và bảo quản các chứng từ đơn đặt hàng, hợp đồng bán hàng liên 1, lệnh bán hàng liên 1 do nhân viên bán hàng đảm nhận, lệnh bán hàng liên 2 và 3 do kế toán kho và thanh toán-công nợ cất giữ sau khi sử dụng.  Thông tin và truyền thông: 39 Thông tin: trong hoạt động nhận đặt hàng thông tin bên ngoài do khách hàng cung cấp nhƣ thông tin về khách hàng, yêu cầu mua hàng, đƣợc trƣởng phòng kinh doanh tiếp nhận. Thông tin bên trong là các thông tin do trƣởng phòng kinh doanh cung cấp cho nhân viên bán hàng. Truyền thông: Truyền thông trong đơn vị gồm truyền thông bên trong và bên ngoài. Truyền thông bên ngoài trong hoạt động nhận đặt hàng của công ty là thu thập thông tin từ khách hàng và yêu cầu đặt hàng để lập và xử lý đơn đặt hàng, sau đó truyền đạt thông tin sau khi doanh nghiệp đã xử lý có chấp nhận hay không chấp nhận yêu cầu đặt hàng của khách hàng và giao hợp đồng bán hàng liên 2 cho khách hàng. Đối với truyền thông bên trong doanh nghiệp là các bộ phận tham gia trong hoạt động này hiểu rõ công việc của mình, tiếp nhận đầy đủ, chính xác chỉ thị cấp trên cụ thể trƣởng phòng kinh doanh chuyển giao đơn đặt hàng đã duyệt cho nhân viên bán hàng để lập hợp đồng và lệnh bán hàng, nhân viên bán hàng chuyển giao lệnh bán hàng cho kế toán thanh toán- công nợ, kế toán kho, phƣơng tiện truyền thông trong hoạt động này là các chứng từ, báo cáo.  Giám sát: Hoạt động giám sát đƣợc thực hiện thƣờng xuyên và định kỳ. Giám sát thƣờng xuyên xảy ra trong quá trình hoạt động của công ty là sự xét duyệt của bộ phận quản lý. Sự giám sát quy trình nhận đặt hàng do trƣởng phòng kinh doanh đảm nhận và chịu trách nhiệm.Giám sát định kỳ kiểm tra hàng tồn so với báo cáo hàng tồn kho do kế toán kho theo dõi. Bên cạnh đó công ty có ban kiểm soát do Đại Hội Đồng Cổ Đông bầu ra cũng thực hiện việc giám sát cụ thể trong hoạt động này ban kiểm soát kiểm tra quy trình nhận và lập đơn đặt hàng có làm theo đúng trình tự, các hợp đồng có đúng thủ tục, đủ điều kiện chƣa việc giám sát này có thể thực hiện định kỳ hoặc khi có yêu cầu của nhóm các cổ đông. Kiểm soát hoạt động (nội bộ) trong hoạt động nhận đặt hàng của công ty thực hiện tƣơng đối chặt chẽ, quyền hạn, trách nhiệm của các cá nhận bộ phận tham gia đƣợc quy định rõ ràng, nhận định đƣợc các rủi ro có thể xảy ra ảnh hƣởng đến hoạt động để có các thủ tục kiểm soát ngăn chặn, phát hiện đúng đắn, thực hiện kiểm tra đối chiếu số liệu hàng hóa tồn kho trên sổ sách với thực tế tại kho hạn chế thất thoát, gian lận, bảo quản tài sản cho doanh nghiệp. Các thông tin bên trong và bên ngoài tiếp nhận và chuyển giao đầy đủ và đúng đối tƣợng sử dụng, bên cạnh đó hoạt động giám sát thƣờng xuyên và định kỳ đƣợc thực hiện trong hoạt động này góp phần nâng cao hoạt động kiểm soát nội bộ trong chu trình. b/ Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán  Kiểm soát chung: Kiểm soát truy cập hệ thống: trong hoạt động nhận đặt hàng công ty không có sự phân quyền trong truy cập hệ thống vì đơn đặt hàng, lệnh bán hàng lập trên excel, hợp đồng bán hàng trên file word. Không để lại dấu vết truy cập trên hệ thống . Công ty có thực hiện cài mật khẩu cho máy tính cá nhân của mỗi nhân viên. 40 Kiểm soát lƣu trữ dữ liệu: Hợp đồng bán hàng, lệnh bán hàng lập trên phần mềm và đƣợc in ra giấy sau khi sử dụng đƣợc lƣu lại tại bộ phận lập là phòng kinh doanh và đƣợc cất giữ cẩn thận, nhân viên bán hàng là ngƣời chịu trách nhiệm về việc lƣu trữ các chứng từ đơn đặt hàng, liên 1 của hợp đồng bán hàng và lệnh bán hàng. Công ty thực hiện lƣu trữ dữ liệu theo phân loại và sắp xếp theo trình tự thời gian.  Kiểm soát ứng dụng: Kiểm soát nguồn dữ liệu và kiểm soát nhập liệu không đƣợc thực hiện trong hoạt động nhận đặt hàng vì các chứng từ không lập trên phần mềm, tất các các chứng từ có mẫu thiết kế sẵn và thông tin đƣợc nhân viên bán hàng nhập liệu bằng tay. Công ty sử dụng chứng từ luân chuyển trong hoạt động đặt hàng, căn cứ đơn đặt hàng để lập hợp đồng bán hàng và dựa vào hợp đồng bán hàng để lập lệnh bán hàng. Kiểm soát thông tin đầu ra: Đơn đặt hàng, hợp đồng bán hàng và lệnh bán hàng đƣợc lập trên máy tính. Tất cả các thông tin sẽ đƣợc nhân viên bán hàng kiểm tra trƣớc khi in và đƣợc đối chiếu sau khi in. Các chứng từ đƣợc chuyển giao đến đúng bộ phận sử dụng, các bộ phận này sẽ xem xét, kiểm tra nội dung chứng từ trƣớc khi ký duyệt , đảm bảo các thông tin trên chứng từ đƣợc chính xác. Trong hoạt động nhận đặt hàng doanh nghiệp xử lý bằng hình thức bán thủ công, tuy nhiên các hoạt động kiểm soát hệ thống thông tin kế toán vẫn đƣợc doanh nghiệp thực hiện nhƣ cài mật khẩu cho máy tính cá nhân làm giới hạn tình trạng xâm nhập máy tính, xem dữ liệu bất hợp pháp, dữ liệu đƣợc lƣu và in ra giấy bảo quản giúp dự phòng khi có sự cố xảy ra. Đối chiếu, kiểm tra thông tin trên chúng từ trƣớc khi in và ký duyệt giúp doanh nghiệp tránh đƣợc sẽ tránh đƣợc sai sót trong quá trình nhập liệu. Màn hình nhập liệu đơn đặt hàng và lệnh bán hàng. Đơn đặt hàng (hình 4.3) và lệnh bán hàng (hình 4.4) đƣợc lập trên excel với thao tác đơn giản, dễ sử dụng, biểu mẫu đƣợc thiết kế trƣớc, phù hợp và đáp ứng yêu cầu về thông tin cần sử dụng. Tuy nhiên, không thể kết xuất sang phần mềm nào khác vì đƣợc lƣu và xem trực tiếp trên excel. Tất cả thông tin đều phải nhập liệu vào, không có cơ chế tự động cập nhật một số thông tin cần thiết có liên quan nhƣ: nhập mã khách hàng, tự động hiện thị tên, địa chỉ khách hàng… Ngƣời lập tự kiểm tra thông tin về hàng hóa không tự động hiện thị tên hàng, số lƣợng tồn khi nhập mã hàng hóa. Mất thời gian xử lý hơn so với sử dụng phần mềm. 41 Nguồn: Phòng kinh doanh công ty Mekonimex Hình 4.3: Màn hình lập đơn đặt hàng Nguồn: Phòng kinh doanh công ty Mekonimex Hình 4.4: Màn hình nhập liệu lệnh bán hàng 4.1.2 Hoạt động giao hàng hóa dịch vụ và lập hóa đơn 4.1.2.1 Tổ chức quy trình thu thập, lƣu trữ và luân chuyển dữ liệu a/ Chứng từ sử dụng: Chứng từ đƣợc lập trong hoạt động giao hàng và lập hóa đơn giá gồm giấy giao hàng, phiếu xuất kho, hóa đơn giá trị gia tăng, chứng từ ghi sổ, bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại. 42 Bảng 4.4: Chứng từ sử dụng trong hoạt động giao hàng hóa dịch vụ và lập hóa đơn Hóa đơn GTGT Phiếu xuất kho Giấy giao hàng Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại Chứng từ ghi sổ Số liên 3 3 2 Mẫu Xem phụ lục 5 Xem phụ lục 6 Xem phụ lục 7 Xem phụ lục 8 Xem phụ lục 9 Nội dung thu thập dữ liệu Hóa đơn giá trị gia tăng: Mẫu số, kí hiệu, số, liên. Thông tin về đơn vị bán, địa chỉ, số tài khoản, điện thoại, mã số thuế. Thông tin về đơn vị mua, địa chỉ, số tài khoản, mã số thuế, điện thoại. Hình thức thanh toán, số tài khoản. Thông tin về hàng hóa, tên hàng, số lƣợng, đơn giá, thành tiền. Cộng tiền thanh toán, thuế suất GTGT, tiền thuế GTGT, số tiền viết bằng chữ. Thông tin khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ. Lý do xuất, địa điểm. Thông tin về hàng hóa, tên hàng, mã số, đơn vị tính, số lƣợng (yêu cầu, thực xuất), đơn giá, thành tiền Thông tin về khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ. Thông tin về hàng hóa, tên hàng, số lƣợng, đơn giá, thành tiền. Thời gian, địa điểm giao hàng. Tên, số, ngày tháng ghi sổ, chứng từ (số hiệu, ngày tháng) nội dung nghiệp vụ kinh tế, ghi nợ, có, số tiền. Tên sổ, số chứng từ, ngày tháng năm, trích yếu, số hiệu tài khoản, nợ, có số tiền, ghi chú. Nơi lập Phòng kinh doanh Phòng kinh doanh Phòng kế toán Phòng kế toán Phòng kế toán Ngƣời lập Nhân viên bán hàng Nhân viên bán hàng Kế toán kho Kế toán kho Kế toán thanh toán công nợ 43 Hóa đơn GTGT Phiếu xuất kho Giấy giao hàng Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại Chứng từ ghi sổ Nơi duyệt Giám đốc, phó giám đốc Giám đốc, phó giám đốc, ngƣời nhận hàng, thủ kho Kế toán trƣởng Kế toán trƣởng Kế toán trƣởng Ngƣời sử dụng Phòng kinh doanh, phòng kế toán, khách hàng Phòng kinh doanh, thủ kho, kế toán kho Kế toán kho, bộ phận kho, công ty vân chuyển, khách hàng Phòng kế toán Phòng kế toán Mục đích sử dụng Xuất hóa đơn cho khách hàng, theo dõi thuế GTGT phải nộp Căn cứ để thủ kho xuất kho hàng hóa giao cho khách hàng, cơ sở cho kế toán kho lập giấy giao hàng và phòng kinh doanh lập hóa đơn giá trị gia tăng. Cung cấp thông tin về Dùng làm căn cứ khách hàng, hàng ghi sổ, kế toán lập hóa, thời gian, địa chứng từ ghi sổ. điểm giao nhận để bộ phận kho giao hàng cho khách tại kho hoặc bộ phận kho yêu cầu công ty vận chuyển giao hàng đến đúng thời gian, địa điểm theo yêu cầu khách hàng. Nguồn: Phòng kế toán công ty Mekonimex 44 Căn cứ để lập sổ kế toán tổng hợp và chứng từ ghi sổ đƣợc lập để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và ghi vào sổ cái. Trong hoạt động giao hàng và lập hóa đơn công ty lập và sử dụng các chứng từ phiếu xuất kho, hóa đơn giá trị gia tăng, giấy giao hàng, bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, chứng từ ghi sổ tƣơng đối đầy đủ đáp ứng đƣợc các yêu cầu thông tin cần thiết cho các bộ phận quản lý trong công ty. Chứng từ hóa đơn giá trị gia tăng đƣợc lập trên phần mềm Misa vẫn đảm bảo đầy đủ các thông tin theo mẫu 01GTKT3/001, hóa đơn giá trị gia tăng sau khi lập vừa lƣu trên máy tính vừa in ra giấy để sử dụng. Phiếu xuất kho cũng đƣợc lập trên Misa tuy nhiên các nội dung phản ánh đầy đủ theo mẫu số VT-02 Ban hàng theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng Bộ Tài Chính. Giấy giao hàng đƣợc công ty thiết kế với các nội dung phản ánh đáp ứng yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, đƣợc đánh số trƣớc và đƣợc kiểm tra nội dung trƣớc khi in. Chứng từ ghi sổ theo mẫu số S02-DN. Việc lƣu trữ các chứng từ đƣợc phân chia trách nhiệm cụ thể cho từng cá nhân. Chứng từ đƣợc lập đầy đủ các liên theo quy định, gửi đến đúng các bộ phận cần sử dụng và đƣợc kiểm tra trƣớc khi ký duyệt. b/ Tổ chức luân chuyển chứng từ  Phạm vi áp dụng: Áp dụng cho tất cả các nghiệp vụ đặt hàng trong nƣớc và quốc tế của công ty (Nghiệp vụ bán hàng chƣa thu tiền).  Quy trình chung: Phòng kinh doanh căn cứ đơn đặt hàng, lệnh bán hàng và hợp đồng bán hàng đƣợc lƣu tại phòng kinh doanh để lập phiếu xuất kho và hóa đơn giá trị gia tăng. Phiếu xuất kho và hóa đơn giá trị gia tăng đƣợc lập trên phần mềm Misa, sau khi nhập dữ liệu vào phần mềm xử lý, phòng kinh doanh in phiếu xuất kho thành 3 liên, 1 liên gửi cho thủ kho làm căn cứ xuất kho, 1 liên gửi kế toán kho làm căn cứ lập giấy giao hàng, 1 liên phòng kinh doanh lƣu lại. Hóa đơn giá trị gia tăng đƣợc in ra 3 liên, 1 liên gửi kế toán thanh toán và công nợ, 1 liên gửi khách hàng (trƣờng hợp khách hàng trong nƣớc thì giao hóa đơn giá trị gia tăng tận tay khách hàng, trƣờng hợp khách hàng nƣớc ngoài thì hóa đơn đƣợc gửi chuyển phát nhanh cho khách hàng cùng thời điểm xuất hàng hóa), 1 liên phòng kinh doanh lƣu lại Kế toán kho căn cứ lệnh bán hàng và phiếu xuất kho do phòng kinh doanh gửi đến, kiểm tra, xem xét lập giấy giao hàng. Giấy giao hàng đƣợc lập 2 liên, 1 liên giao cho bộ phận kho để giao cho khách hàng ký xác nhận (trƣờng hợp giao hàng qua công ty vận chuyển thì bộ phận kho gửi công ty vận chuyển giao kèm hàng hóa cho khách hàng ký nhận, sau khi hoàn tất công ty vận chuyển giao giấy giao hàng có xác nhận của bên khách hàng lại cho bộ phận kho, bộ phận kho gửi giấy này cho phòng kinh doanh lƣu lại), 1 liên lƣu lại tại bộ phận kế toán kho.  Quy định về thời gian luân chuyển chứng từ: Phiếu xuất kho đƣợc nhân viên bán hàng lập trƣớc hoặc cùng ngày giao hàng tùy theo địa điểm giao nhận, số lƣợng hàng hóa trong hợp đồng, gửi cho thủ kho và kế toán kho.Giấy giao hàng đƣợc kế toán kho lập căn cứ vào phiếu xuất kho và ngày giao hàng đƣợc ghi trong lệnh bán hàng. Hóa đơn giá trị gia tăng đƣợc lập trên phần mềm cùng thời điểm với phiếu xuất kho. 45  Lƣu đồ Phần mềm Phòng kinh doanh Kế toán kho P.KD Hợp đồng bán hàng 1 Lệnh bán hàng Đơn đặt hàng đã duyệt Cập nhật nghiệp vụ bán hàng 1 Phiếu xuất kho Lệnh bán hàng 2 2 CSDL Kiểm tra, xét duyệt, lập giấy giao hàng Nhập liệu In hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu xuất kho Hợp đồng bán hàng 1 Lệnh bán hàng 1 Đơn đặt hàng đã duyệt Hóa đơn giá trị gia tăng Hóa đơn giá trị gia tăng Hóa đơn giá trị gia tăng N Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho 3 Lệnh bán hàng Phiếu xuất kho 2 Giấy giao hàng 2 3 2 Giấy giao hàng 2 2 1 Phiếu xuất kho 1 1 KT Kho KT Kho BP Kho N BPK A A Hóa đơn giá trị gia tăng 1 Phiếu xuất kho 1 Giấy giao hàng có xác nhận của khách hàng 2 Thủ kho KTTT CN Thông qua công ty vận chuyển Gửi công ty vận chuyển giao kèm hàng hóa N Nguồn: Phòng kế toán công ty Mekonimex Hình 4.5: Lƣu đồ mô tả hoạt động giao hàng hóa và lập hóa đơn Qua lƣu đồ xử lý hoạt động giao hàng hóa dịch vụ và lập hóa đơn của công ty Mekonimex nhận thấy tuy công ty phát sinh nhiều chứng từ và nhiều bộ phận tham gia, nhƣng tất cả đƣợc xử lý hợp lý không bị chồng chéo khi xử lý công việc, phần mềm tham gia xử lý trong hoạt động lập hóa đơn, phiếu xuất kho thông tin đƣợc ghi nhận đầy đủ, các chứng từ đƣợc chuyển đến đúng các bộ phận tham gia. 4.1.2.2 Hệ thống tài khoản, sổ sách, báo cáo quản lý Trong hoạt động giao hàng và lập hóa đơn công ty sử dụng sổ sách gồm: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái (tài khoản 156, 632, 511, 333, 131), sổ chi tiết các tài khoản (51110, 51113, 51116), sổ chi tiết bán hàng. Công ty không sử dụng báo cáo trong hoạt động này. 46 Bảng 4.5: Sổ sách, báo cáo sử dụng trong hoạt động giao hàng hóa dịch vụ và lập hóa đơn Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái (TK 156, 632, 511, 131, 333) Sổ chi tiết các tài khoản (51110, 51113, 51116) Sổ chi tiết bán hàng Mẫu Xem phụ lục 10 Mẫu số S02c1-DN Xem phụ lục 11 Mẫu số S35-DN Nguồn dữ liệu Tổng hợp dữ liệu từ các chứng từ ghi sổ Tổng hợp dữ liệu từ các chứng từ ghi sổ. Tổng hợp dữ liệu từ các chứng từ ghi sổ, sổ cái. Tổng hợp dữ liệu từ các nghiệp vụ bán hàng. Nội dung thu thập dữ liệu Tên sổ, số hiệu và ngày tháng chứng từ ghi sổ, tổng số tiền của các chứng từ ghi sổ. Tên sổ, tài khoản, ngày tháng ghi sổ, số hiệu ngày tháng chứng từ, diễn giải, số hiệu tài khoản đối ứng, số tiền nợ, có Tên sổ, tài khoản, đối tƣợng,ngày tháng ghi sổ, số hiệu ngày tháng chứng từ, diễn giải, tài khoản đối ứng, số phát sinh, số dƣ. Tên sản phẩm, quyển số, mẫu số, ngày tháng ghi sổ, chứng từ (số hiệu, ngày tháng), diễn giải, tài khoản đối ứng, doanh thu (số lƣợng, đơn giá, thành tiền), các khoản tính trừ (thuế, khác: 521, 531, 532). Doanh thu tuần, giá vốn, lãi gộp. Nơi lập Phòng kế toán Phòng kế toán Phòng kế toán Phòng kế toán Ngƣời sử dụng Phòng kế toán Phòng kế toán Phòng kế toán Phòng kế toán, phòng kinh doanh, giám đốc 47 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái (TK 156, 632, 511, 131, 333) Sổ chi tiết các tài khoản (51110, 51113, 51116) Sổ chi tiết bán hàng Cách truy cập Phần mềm Misa tự động cập nhật dữ liệu liên tục từ các chứng từ ghi sổ. Phòng kế toán khi cần xem sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, chỉ cần truy cập vào phần báo cáo chọn mục “Sổ kế toán”, chọn sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, chọn “Xem”, lựa chọn khoảng thời gian xem báo cáo, sau đó chọn “ đồng ý” dữ liệu sẽ đƣợc kết xuất ra. Phần mềm Misa tự động cập nhật dữ liệu liên tục từ các chứng từ ghi sổ đƣợc lập. Phòng kế toán khi cần xem Sổ Cái, chỉ cần truy cập vào phần báo cáo chọn mục “Sổ kế toán”, chọn Sổ Cái tài khoản, chọn “Xem”, lựa chọn khoảng thời gian xem báo cáo, chọn mã tài khoản cần xem, sau đó chọn “ đồng ý” dữ liệu sẽ đƣợc kết xuất ra. Phần mềm Misa tự động cập nhật dữ liệu liên tục từ các chứng từ ghi sổ, sổ cái đƣợc lập. Phòng kế toán khi cần xem Sổ chi tiết các tài khoản, chỉ cần truy cập vào phần báo cáo chọn mục “Sổkế toán”, chọn Sổ chi tiết các tài khoản, chọn “Xem”, lựa chọn khoảng thời gian xem báo cáo, chọn mã tài khoản cần xem, đối tƣợng sau đó chọn “ đồng ý” dữ liệu sẽ đƣợc kết xuất ra. Phần mềm Misa tự động cập nhật dữ liệu liên tục từ các chứng từ ghi sổ đƣợc lập. Phòng kế toán khi cần xem Sổ chi tiết bán hàng, chỉ cần truy cập vào phân hệ bán hàng, chọn Sổ chi tiết bán hàng, lựa chọn khoảng thời gian xem báo cáo, chọn loại vật tƣ hàng hóa công cụ dụng cụ và mã vật tƣ hàng hóa cần xem, sau đó chọn “ đồng ý” dữ liệu sẽ đƣợc kết xuất ra. Mục đích lập Dùng để quản lý các chứng từ ghi sổ và kiểm tra đối chiếu với tổng số tiền đã ghi nhận trên các tài khoản kế toán. Cuối mỗi kỳ căn cứ vào số liệu trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ đối chiếu, kiểm tra với bảng cân đối số phát sinh. Dùng để tổng hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo các tài khoản tổng hợp. Cuối kỳ tổng số phát sinh nợ, tổng số phát sinh có của từng tài khoản làm căn cứ lập bảng cân đối số phát sinh. Dùng để theo dõi chi tiết các tài khoản đƣợc công ty mở để theo dõi chi tiết cho đối tƣợng cụ thể. Theo dõi tình hình bán hàng chi tiết cho từng loại hàng hóa, để có chiến lƣợc điều chỉnh kế hoạch mua bán, sản xuất kinh doanh. Nguồn: Phòng kế toán công ty Mekonimex 48 Trong quy trình giao hàng hóa dịch vụ và lập hóa đơn, sổ sách đƣợc lập để phản ánh và theo dõi hoạt động này cung cấp thông tin cần thiết, rõ ràng đúng quy định. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ mẫu số S02b-DN, Sổ Cái mẫu số S02c1-DN và sổ chi tiết bán hàng S35-DN ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC đối với hình thức chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết các tài khoản để theo dõi doanh thu bán hàng gồm sổ chi tiết tài khoản thuận lợi trong việc hạch toán theo dõi doanh thu và thuế. 4.1.2.3 Hoạt động kiểm soát trong quy trình giao hàng hóa dịch vụ và lập hóa đơn a/ Kiểm soát nội bộ: Trong quy trình giao hàng hóa dịch vụ và lập hóa đơn công ty thực hiện một số hoạt động kiểm soát nội bộ nhƣ sau:  Môi trƣờng kiểm soát: Hợp đồng với công ty vận chuyển uy tín, chất lƣợng. Thủ kho chỉ xuất kho hàng hóa khi có đủ chứng từ gồm phiếu xuất kho và phiếu giao hàng.  Đánh giá rủi ro ảnh hƣởng: Bảng 4.6: Rủi ro ảnh hƣởng và thủ tục kiểm soát nội bộ trong quy trình giaohàng hóa dịch vụ và lập hóa đơn. Rủi ro Ảnh hƣởng Thủ tục kiểm soát Xuất hàng bán không đúng chất lƣợng, số lƣợng Mất uy tín với khách hàng, theo dõi sai hàng tồn kho. Kiểm tra, đối chiếu giữa hàng hóa thực tế, phiếu xuất kho, phiếu giao hàng. Mất hàng hóa Giảm giá trị hàng trong quá trình bán, xuất kho bù. xuất giao Kiểm soát vật chất khi giao hàng kèm phiếu xuất kho. Phân chia trách nhiệm, hàng bị thất thoát trong quá trình vận chuyển quy trách nhiệm cho ngƣời giao hàng. Giao hàng không đúng thời gian, địa điểm quy định Hàng không đến tay ngƣời mua đúng hợp đồng hoặc không giao đƣợc hàng Chọn công ty vận chuyển uy tín. Ký hợp đồng yêu cầu công ty vận chuển đảm bảo hàng giao đúng theo hợp đồng. Hóa đơn lập sai Mất thời gian xử lý. Chuẩn bị thông tin chính xác chi tiết về hàng hóa và khách hàng, kiểm tra đối chiếu trƣớc khi giao cho khách hàng. Ảnh hƣởng đến số liệu các khoản mục khác. Lập khống hóa Không thu hồi đúng đơn bán hàng giá trị hàng xuất bán Chỉ lập hóa đơn khi có hợp đồng bán hàng, lệnh bán hàng.  Hoạt động kiểm soát: Có sự phân chia trách nhiệm, quyền hạn rõ ràng giữa ngƣời lập và ngƣời duyệt cụ thể nhân viên bán hàng là ngƣời lập hóa đơn và phiếu xuất kho, ký duyệt hóa đơn là giám đốc hoặc trƣởng phòng kinh 49 doanh, phiếu xuất kho giám đốc, kế toán trƣởng duyệt, kế toán kho lập giấy giao hàng và kế toán trƣởng là ngƣời duyệt. Công ty tách biệt chức năng ghi chép sổ sách hàng tồn kho khỏi chức năng canh giữ hàng tồn kho của thủ kho. Kiểm soát vật chất trong hoạt động giao hàng và lập hóa đơn là hàng hóa thất thoát trong quá trình vận chuyển bên vận chuyển sẽ chịu trách nhiệm. Chứng từ là phƣơng tiện lƣu giữ thông tin đƣợc cất giữ, bảo quản sau khi sử dụng, trách nhiệm này đƣợc quy định cho từng cá nhân đối với hóa đơn giá trị gia tăng liên 1 và phiếu xuất kho liên 1 nhân viên bán hàng chiu trách nhiệm bảo quản, liên 3 hóa đơn giá trị gia tăng (liên 1 hóa đơn xuất khẩu) kế toán thanh toán và công nợ lƣu giữ. Phiếu xuất kho liên 2 và giấy giao hàng liên 1 do kế toán kho chịu trách nhiệm lƣu giữ. Phiếu xuất kho liên 3 thủ kho bảo quản, riêng đối với giấy giao hàng liên 2 (khách hàng đã ký) khi bộ phận giao hàng giao lại cho bộ phận kho, se chuyển cho nhân viên bán hàng phòng kinh doanh lƣu giữ. Hoạt động kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng trong hoạt động giao hàng và lập hóa đơn sẽ trình bày trong phần kiểm soát hệ thống thông tin kế toán.  Thông tin và truyền thông: Thông tin: Trong hoạt động này sử dụng các thông tin bên trong là các thông tin đƣợc luân chuyển từ trong nội bộ doanh nghiệp mà công ty đã tiếp nhận trong hoạt động nhận đặt hàng về khách hàng, hàng hóa. Truyền thông: Truyền thông thông tin đƣợc công ty quy định và phổ biến cho toàn thể nhân viên, truyền thông bên trong đơn vị công ty sử dụng các chứng từ, báo cáo và tập tin dữ liệu để truyền đạt, cung cấp thông tin đến các bộ phận tham gia trong hoạt động nhận đặt hàng nhƣ: Kế toán kho nhận phiếu xuất kho từ nhân viên bán hàng, thủ kho nhận phiếu xuất kho và phiếu giao hàng từ nhân viên bán hàng và kế toán kho, nhân viên bán hàng gửi chứng từ hóa đơn bán hàng cho kế toán thanh toán- công . Đối với truyền thông ra bên ngoài thủ kho gửi phiếu giao hàng nhờ công ty vận chuyển giao cho khách hàng kèm hàng hóa.  Giám sát: Hoạt động giám sát đƣợc thực hiện thƣờng xuyên xảy ra trong quá trình hoạt động này của công ty là sự xét duyệt các chứng từ của bộ phận quản lý. Công tác kiểm kê kho hàng hóa thực tế đối chiếu với số liệu sổ sách cung đƣợc thực hiện định kỳ hoặc đột xuất khi có yêu cầu của ban kiểm soát, ngoài ra ban kiểm soát còn kiểm tra trình tự xử lý trong hoạt động này, để tìm ra những sai sót hạn chế. Kiểm soát hoạt động (nôi bộ) trong hoạt động giao hàng và lập hóa đơn giá trị gia tăng của công ty tƣơng đối tốt, ngoài việc phân chia trách nhiệm, quyền hạn cho cá nhân tham gia còn nhận định các rủi ro có thể xảy ra từ đó đƣa ra các thủ tục kiểm soát. Việc tách biệt chức năng kế toán kho, thủ kho, bộ phận giao hàng tạo đƣợc cơ chế kiểm tra chéo giữa các bộ phận, đặc biệt là hạn chế rủi ro gian lận thất thất thoát tài sản công ty mà cụ thể đây là hàng hóa. Hoạt động kiểm soát của ban kiểm soát tuy không thƣờng xuyên, nhƣng vẫn góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kiểm soát nội bộ. b/ Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán 50  Kiểm soát chung: Kiểm soát truy cập hệ thống: Trong hoạt động này công ty có sự phân quyền trong truy cập hệ thống xác định tên ngƣời dùng, mật khẩu vì phiếu xuất kho và hóa đơn lập trên phần mềm Misa do nhân viên bán hàng lập. Kiểm soát lƣu trữ dữ liệu: Phiếu xuất kho và hóa đơn bán hàng lập trên phần mềm trên máy tính đƣợc lƣu trữ trong phần mềm và đƣợc in ra giấy sau khi sử dụng đƣợc lƣu lại tại bộ phận lập là phòng kinh doanh và các bộ phận sử dụng lƣu lại đƣợc cất giữ cẩn thận. Công ty thực hiện lƣu trữ dữ liệu theo phân loại và sắp xếp theo trình tự thời gian.  Kiểm soát ứng dụng: Kiểm soát nguồn dữ liệu và kiểm soát nhập liệu đƣợc thực hiện trong hoạt động này gồm phiếu xuất kho và hóa đơn. Công ty sử dụng chứng từ luân chuyển trong hoạt động đặt hàng là căn cứ hợp đồng bán hàng và lệnh bán hàng để lập hóa đơn và phiếu xuất kho. Căn cứ phiếu xuất kho, lệnh bán hàng lập phiếu giao hàng. Căn cứ phiếu giao hàng và phiếu xuất kho để xuất kho hàng hóa giao cho công ty vận chuyển giao khách hàng. Kiểm soát thông tin đầu ra: Đối với phiếu giao hàng lập thủ công trên máy tính, tất cả các thông tin sẽ đƣợc kiểm tra trƣớc khi in và đƣợc đối chiếu sau khi in. Còn đối với phiếu xuất kho, hóa đơn lập trên phần mềm đối chiếu số liệu kết xuất và dữ liệu nhập qua số tổng kiểm soát. Các chứng từ đƣợc chuyển giao đến đúng bộ phận sử dụng, các bộ phận xét duyệt có nhiệm vụ kiểm tra nội dung trƣớc khi ký. Các sổ sách cũng đƣợc in định kỳ từ phần mềm và lƣu giữ tại phòng kế toán. Minh họa màn hình nhập liệu nghiệp vụ bán hàng cho khách hàng. Nguồn: Phòng kinh doanh công ty Mekonimex Hình 4.6: Màn hình nhập liệu trên phần mềm Misa của nghiệp vụ bán hàng chƣa thu tiền. Công ty sử dụng phần mềm Misa trong hoạt động giao hàng hóa dịch vụ và lập hóa đơn bán hàng để lập phiếu xuất kho và hóa đơn bán hàng, nên ứng dụng đƣợc một số các thủ tục kiểm soát mà phần mềm có: Kiểm soát truy cập hệ thống: Phân quyền cho ngƣời dùng quyền truy cập, sử dụng hệ thống 51 và truy cập dữ liệu. Cụ thể hệ thống yêu cầu xác định tên ngƣời dùng, để cho xác định quyền xem, xóa, thêm, sửa sẽ đƣợc quyết định dựa trên các yêu cầu quản lý, phân công quyền hạn của từng đối tƣợng. Cung cấp dấu vết truy cập trong nhật ký truy cập thể hiện ngày, giờ, phân hệ đƣợc truy cập, ngƣời truy cập, số chứng từ, dữ liệu gốc,…Kiểm soát quá trình nhập liệu: Kiểm tra vùng dữ liệu, dữ liệu đƣợc nhập đúng nhƣ đã khai báo, số tiền, số lƣợng hàng hóa là kiểu số nhƣ khai báo. Kiểm tra dấu, dữ liệu là số âm hay dƣơng, đơn giá của hàng hóa là dƣơng. Kiểm tra tính hợp lý, các nghiệp vụ khi nhập phải đảm bảo hợp lý số chứng từ, ngày nhập liệu, ngày bán hàng trƣớc hoặc bằng ngày nhập liệu.Kiểm tra tính có thực các đối tƣợng tham gia có thực, mã khách hàng đƣợc chọn từ danh mục khách hàng. Kiểm tra tính đầy đủ: Các thông tin quan trọng đƣợc nhập liệu đầy đủ, số lƣợng hàng xuất kho bỏ trống sẽ không in đƣợc phiếu xuất kho.Tự động chỉ cần chọn mã khách hàng, hệ thống sẽ tự động cập nhật thông tin về khách hàng hay nhập mã hàng tự động hiển thị tên hàng ở cột diễn giải. Kiểm tra giới hạn ô số lƣợng hàng xuất kho của phiếu xuất kho có cơ chế tự động kiểm tra số lƣợng xuất so với số lƣợng tồn. Số tổng kiểm soát nhập số lƣợng, đơn giá tự động hiển thị thành tiền. Bên cạnh đó khi sử dụng phần mềm đòi hỏi nhiều ở nhân viên phải có trình độ và kiến thức (tham gia lớp tập huấn sử dụng phần mềm).Rất khó phát hiện nếu có xảy ra sai sót. 4.1.3 Hoạt động theo dõi thanh toán 4.1.3.1 Tổ chức quy trình thu thập, lƣu trữ và luân chuyển dữ liệu a/ Chứng từ Trong hoạt động theo dõi thanh toán công ty không lập chứng từ. b/ Tổ chức luân chuyển chứng từ  Phạm vi áp dụng: Áp dụng cho tất cả các nghiệp vụ bán hàng chƣa thu tiền cả trong nƣớc và quốc tế của công ty.  Quy trình chung: Phòng kinh doanh gửi hóa đơn giá trị gia tăng và lệnh bán hàng đến kế toán thanh toán và công nợ, kế toán thanh toán và công nợ tiến hành nhập liệu vào phần mềm để theo dõi chi tiết khoản chi tiết thanh toán với ngƣời mua. Sau khi phần mềm xử lý, kế toán thanh toán và công nợ theo dõi trên tập tin cơ sở dữ liệu về sổ chi tiết thanh toán với nguời mua (định kỳ kế toán tổng hợp sẽ là ngƣời in sổ chi tiết thanh toán với ngƣời mua ra giấy và đóng thành quyển để cất giữ).  Quy định về thời gian luân chuyển chứng từ: Trong hoạt động theo dõi thanh toán thời gian chứng từ đƣợc luân chuyển theo trật tự nhƣ sau: - Lệnh bán hàng: Đƣợc nhân viên bán hàng gửi đến kế toán thanh toán và công nợ ngay khi lệnh bán hàng đƣợc xét duyệt. - Hóa đơn giá trị gia tăng: Nhân viên bán hàng sau khi in hóa đơn giá trị gia tăng từ phần mềm, chuyển cho kế toán trƣởng xem xét, ký duyệt và gửi cho các bộ phận liên quan, kế toán thanh toán và công nợ nhận đƣợc liên 3 52 (đối với hóa đơn xuất khẩu kế toán thanh toán và công nợ nhận liên 1 từ phòng kinh doanh để theo dõi và lƣu lại).  Lƣu đồ Qua lƣu đồ hình 4.7 mô tả hoạt động theo dõi thanh toán của công ty, cho thấy kế toán thanh toán và công nợ là ngƣời xử lý chủ yếu trong hoạt động này, khối lƣợng công việc của ngƣời làm kế toán thanh toán và công nợ cũng đƣợc giảm bớt, do không thực hiện ghi chép mà theo dõi trực tiếp trên phần mềm. Kế toán thanh toán và công nợ Phần mềm P.KD Cập nhật chi tiết khách hàng Lệnh bán hàng Hóa đơn giá trị gia tăng 3 3 CSDL Định kỳ kế toán tổng hợp in Nhập liệu In sổ chi tiết thanh toán với ngƣời mua Lệnh bán hàng 3 Sổ chi tiết thanh toán với ngƣời mua Hóa đơn giá trị gia tăng 3 N Nguồn: Phòng kế toán công ty Mekonimex Hình 4.7 Lƣu đồ mô tả hoạt động theo dõi thanh toán 4.1.3.2 Hệ thống sổ sách, báo cáo quản lý Trong hoạt động theo dõi thanh toán công ty sử dụng sổ sách và báo cáo gồm: Sổ chi tiết thanh toán với ngƣời mua, biên bản đối chiếu và xác nhận công nợ. 53 Bảng 4.7: Hệ thống sổ sách, báo cáo quản lý trong hoạt động theo dõi thanh toán Sổ chi tiết thanh toán với ngƣời mua Biên bản đối chiếu và xác nhận công nợ Mẫu Xem phụ lục 12 Nguồn dữ liệu Tổng hợp dữ liệu từ các nghiệp Phần mềm cập nhập từ nghiệp vụ vụ bán hàng chƣa thu tiền, sổ bán hàng chƣa thu tiền phát sinh. Cái. Cách truy Phần mềm Misa tự động cập nhật dữ liệu liên tục từ các cập chứng từ ghi sổ đƣợc lập. Phòng kế toán khi cần xem Sổ chi tiết thanh toán với ngƣời mua chỉ cần truy cập vào phần báo cáo chọn mục “Sổ kế toán”, chọn Sổ chi tiết thanh toán với ngƣời mua, chọn “Xem”, lựa chọn khoảng thời gian xem báo cáo, chọn mã tài đối tƣợng khách hàng cần xem cần xem, sau đó chọn “ đồng ý” dữ liệu sẽ đƣợc kết xuất ra Vào phân hệ báo cáo, chọn bán hàng, chọn biên bản đối chiếu và xác nhận công nợ, sau đó thời gian, chọn mã tài khoản và chọn mã khách hàng. Chọn “Đồng ý” để kết xuất ra báo cáo. Nội dung Tên sổ, tài khoản, đối tƣợng, ngày tháng ghi sổ, số hiệu ngày tháng chứng từ, diễn giải, tài khoản đối ứng, thời hạn đƣợc chiết khấu, số phát sinh, số dƣ. Bên bán, địa chỉ, mã số thuế, bên mua, mã khách hàng, khách hàng, địa chỉ, điện thoại, thời điểm xác nhận. Các nội dung đối chiếu: công nợ tồn đầu kỳ, phát sinh tăng trong kỳ (phải thu từ bán hàng, phải thu khác), phát sinh giảm trong kỳ (thanh toán trong kỳ, giảm khác), công nợ cuối kỳ, phát sinh công nợ lũy kế năm, công nợ quá hạn thanh toán, số tiền công nợ cuối kỳ viết bằng chữ. Ngƣời sử dụng Phòng kế toán Phòng kinh doanh, phòng kế toán, Giám đốc Mục đích sử dụng Theo dõi chi tiết các khoản thanh Dùng để đối chiếu công nợ với toán của từng khách hàng cụ thể. khách hàng. Nguồn: Phòng kế toán công ty Mekonimex. Sổ chi tiết thanh toán với ngƣời mua công ty sử dụng trong chu trình doanh thu theo mẫu số S31-DN, phần mềm cập nhật giúp công việc của kế toán thanh toán công nợ đơn giản hơn khi theo dõi các khoản thanh toán chi tiết cho từng dối tƣợng khách hàng. 54 4.1.3.3 Hoạt động kiểm soát trong quy trình theo dõi thanh toán a/ Kiểm soát hoạt động (nội bộ): Trong quy trình theo dõi thanh toán công ty thực hiện một số hoạt động kiểm soát nội bộ nhằm hạn chế rủi ro ảnh hƣởng đến hoạt động của công ty bao gồm:  Môi trƣờng kiểm soát: kế toán thanh toán và công nợ trong hoạt động theo dõi thanh toán của khách hàng có kinh nghiệm và năng lực.  Đánh giá rủi ro ảnh hƣởng: Bảng 4.8: Rủi ro ảnh hƣởng và thủ tục kiểm soát nội bộ trong quy trình theo dõi khoản phải thu khách hàng Rủi ro Ảnh hƣởng Chuyển dữ liệu công Không theo dõi kịp thời nợ sai, không kịp thời các khoản nợ của khách hàng, ảnh hƣởng đến báo cáo công nợ khách hàng Thủ tục kiểm soát Kiểm tra đối chiếu công nợ khách hàng định kỳ, theo dõi các khoản phải thu chi tiết  Hoạt động kiểm soát: thực hiện phân chia trách nhiệm cho kế toán thanh toán và công nợ phải theo dõi các khoản phải thu khách hàng, lập các sổ sách, báo cáo theo dõi. Trong hoạt động này kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng đƣợc trình bày trong kiểm soát hệ thống thông tin kế toán. Sổ chi tiết công nợ phải thu, biên bản đốic hiếu và xác nhận công nợ sử dụng phù hợp với mục tiêu quản lý.  Thông tin và truyền thông: Thông tin: Thông tin bên trong đơn vị về khách hàng và thanh toán theo dõi trên phần mềm. Truyền thông: Đơn vị sử dụng phƣơng tiện truyền thông là chứng từ lệnh bán hàng và hóa đơn giá trị gia tăng đã xét duyệt để truyền đạt thông tin bên trong doanh nghiệp từ phòng kinh doanh đến kế toán thanh toán và công nợ, sổ sách, báo cáo và tập tin dữ liệu trong hoạt động nhà quản lý có thể cập nhật trên phần mềm. Truyền thông ra bên ngoài kế toán thanh toán và công nợ gửi biên bản đối chiếu và xác nhận công nợ cho khách hàng.  Giám sát: Kế toán trƣởng giám sát toàn bộ hoạt động theo dõi thanh toán, ban kiểm soát khi có yêu cầu kiểm tra hoạt động theo dõi thanh toán sẽ kiểm tra trình tự xử lý và các báo cáo có đƣợc thực đúng thiết kế không , đánh giá mức độ phù hợp để có các hoạt động điều chỉnh. Kiểm soát hoạt động (nội bộ) trong hoạt động theo dõi thanh toán công ty phát sinh không nhiều, tuy nhiên mức độ chặt chẽ và hợp lý tƣơng đối cao, có sự phân công trách nhiệm rõ ràng, kế toán trƣởng thực hiện giám sát thƣờng xuyên. Các thông tin đƣợc tiếp nhận và chuyển giao đúng đối tƣợng sử dụng. b/ Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán  Kiểm soát chung: 55 Kiểm soát truy cập hệ thống: Hoạt động này thực hiện trên phần mềm Misa, nên có sự phân quyền trong truy cập hệ thống, kế toán thanh toán là ngƣời chịu trách nhiệm theo dõi khoản phải thu khách hàng. Kiểm soát lƣu trữ dữ liệu: Kế toán thanh toán và công nợ cập nhật thông tin chi tiết về phải thu khách hàng vào cơ sở dữ liệu, lƣu lại trên phần mềm và định kỳ in ra giấy lƣu lại.  Kiểm soát ứng dụng: Kiểm soát nguồn dữ liệu và kiểm soát nhập liệu: Sử dụng chứng từ luân chuyển từ phòng kinh doanh gửi đến là hóa đơn giá trị gia tăng và lệnh bán hàng, để nhập liệu đầu vào nên dữ liệu truy nhập vào hệ thống sẽ đầy đủ và chính xác hơn. Kiểm tra việc nhập trùng dữ liệu, khi theo dõi chi tiết phải thu khách hàng, chỉ cần chọn mã khách hàng, các thông tin còn lại về khách hàng sẽ tự động hiển thị. Kiểm soát thông tin đầu ra: So sánh số tiền phải thu khách hàng với số tiền trên hóa đơn. Thông tin trên bản đối chiếu và xác nhận công nợ đƣợc kiểm tra trƣớc khi in, kế toán trƣởng kiểm tra duyệt trƣớc khi gửi khách hàng. Trong hoạt động theo dõi thanh toán, kế toán thanh toán và công nợ theo dõi chi tiết các khoản phải thu khách hàng trên tập tin cơ sở dữ liệu về sổ chi tiết bán hàng và sổ chi tiết phải thu khách hàng mà phần mềm đã xử lý, từ những dữ liệu đó phần mềm cập nhật vào các sổ sách, báo cáo giúp giảm bớt khối lƣợng công việc của ngƣời làm công tác kế toán thanh toán và công nợ. 4.1.4 Hoạt động nhận tiền thanh toán 4.1.4.1 Tổ chức quy trình thu thập, lƣu trữ và luân chuyển dữ liệu a/ Chứng từ sử dụng: Trong hoạt động nhận tiền thanh toán của công ty Mekonimex chứng từ đƣợc sử dụng gồm: Phiếu thu, giấy báo có của công ty. Bảng 4.9: Chứng từ sử dụng trong hoạt động nhận tiền thanh toán Phiếu thu Giấy báo có của công ty Số liên 2 2 Mẫu Xem phụ lục 13 Xem phụ lục 14 Nội dung thu thập dữ liệu Họ tên ngƣời nộp, địa chỉ, lý do nộp, số tiền, số tiền bằng chữ, kèm theo, nợ tài khoản, có tài khoản. Ngƣời nộp tiền, địa chỉ, lý do, số, ngày, số tiền, số tiền bằng chữ, loại tiền, diễn giải, số tiền nguyên tệ, ghi nợ, ghi có. Nơi lập Phòng kế toán Phòng kế toán Ngƣời lập Kế toán thanh toán và công nợ Kế toán trƣởng Nơi duyệt Giám đốc, kế toán trƣởng, thủ quỹ, ngƣời nộp, ngƣời lập 56 Kế toán trƣởng Phiếu thu Giấy báo có của công ty Ngƣời sử dụng Phòng kế toán, thủ quỹ, khách hàng Phòng kế toán. Mục đích sử dụng Phiếu thu là chứng từ thu tiền mặt khi phát sinh một nghiệp vụ kinh tế liên quan đến tiền mặt. Căn cứ để thủ quỹ đối chiếu với số tiền thu từ khách hàng. Căn cứ để điều chỉnh giảm khoản phải thu khách hàng khi khách hàng thanh toán tiền mua hàng qua ngân hàng vào thời điểm phát sinh. Nguồn: Phòng kế toán công ty Mekonimex Trong hoạt động nhận tiền thanh toán chứng từ đƣợc công ty lập và sử dụng tƣơng đối đầy đủ đáp ứng đƣợc các yêu cầu thông tin cần thiết cho các bộ phận quản lý trong công ty. Phiếu thu lập trên Misa đảm bảo đầy đủ các thông tin theo mẫu số: 01-TT đƣợc ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐBTC, giấy báo có của công ty lập phù hợp với nhu cầu sử dụng cho hoạt động này. Các liên chứng từ của phiếu thu và giấy báo có của công ty đƣợc lập đủ để sử dụng. Chứng từ sau khi sử dụng đƣợc đóng lại thành quyển định kỳ và cất giữ cẩn thận. b/ Tổ chức luân chuyển chứng từ  Phạm vi áp dụng: Áp dụng cho tất cả các nghiệp vụ bán hàng chƣa thu tiền cả trong nƣớc và quốc tế của công ty.  Quy trình chung: Căn cứ hóa đơn GTGT từ phòng kinh doanh gửi và giấy báo có của công ty (do kế toán trƣởng lập căn cứ vào email của ngân hàng gửi đến, trƣờng hợp khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản, kế toán thanh toán và công nợ không lập phiếu thu, chỉ nhập liệu vào phần mềm để xử lý). Kế toán thanh toán và công nợ nhập liệu vào phần mềm, phần mềm cập nhật hóa đơn, số tiền, điều chỉnh giảm khoản thanh toán của khách hàng. Đối với hóa đơn bán lẻ dƣới 20 triệu đồng, nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, kế toán thanh toán và công nợ cũng căn cứ vào hóa đơn để lập phiếu thu khi khách hàng đến công ty thanh toán, sau đó kế toán kiểm tra và in chứng từ phiếu thu 2 liên, 2 liên này kế toán thanh toán gửi cho thủ quỹ, thủ quỹ đối chiếu với tiền mặt của nhân viên bán hàng nộp do khách hàng thanh toán, xác nhận thu tiền và ghi vào sổ quỹ tiền mặt (cuối tháng đối chiếu với sổ quỹ do kế toán tổng hợp in từ phần mềm). Thủ quỹ cất tiền vào két, gửi phiếu thu liên 1 lại cho kế toán thanh toán và phiếu thu liên 2 thủ quỹ giao khách hàng. Kế toán thanh toán lƣu phiếu thu, hóa đơn GTGT và giấy báo có.  Quy định thời gian luân chuyển chứng từ: Giấy báo có của công ty đƣợc trƣởng phòng kế toán lập ngay khi nhận email xác nhận ghi có tài khoản tiền gửi ngân hàng của công ty tại ngân hàng do khách hàng thanh toán tiền mua hàng, sau đó kế toán trƣởng chuyển cho kế toán thanh toán và công nợ liên 2 để theo dõi và hạch toán giảm khoản phải 57 thu của khách hàng. Phiếu thu đƣợc lập khi nhận đƣợc hóa đơn bán lẻ dƣới 20 triệu đồng từ phòng kinh doanh, kế toán thanh toán và công nợ lập 2 liên và gửi tất cả cho thủ quỹ, thủ quỹ trả lại liên 1 cho kế toán thanh toán và công nợ, liên 2 gửi cho ngƣời nộp tiền sau khi kiểm tra đối chiếu với số tiền đã nhận. Tiền đƣợc thủ quỹ kiểm đếm, xác nhận đúng và đủ, cất tiền vào két.  Lƣu đồ: Qua lƣu đồ hình 4.8 xử lý hoạt động nhận tiền thanh toán của công ty ta thấy trình tự luân chuyển các chứng từ phiếu thu, giấy báo có của công ty, số liên lập và bộ phận lập, nơi nhận và lƣu trữ chứng từ. Khối lƣợng công việc và các bộ phận tham gia hoạt động tƣơng đối nhiều bao gồm đối tƣợng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, tuy nhiên vẫn đƣợc xử lý ổn thỏa, đúng theo yêu cầu quản lý. 58 Kế toán trƣởng Kế toán thanh toán và công nợ NH P.KD Giấy báo có của công ty 2 HĐGTGT Thủ quỹ Cập nhật thu tiền khách hàng C KH Sau khi nhận email của NH Lập giấy báo có của công ty Giấy báo có của công ty 1 B Phần mềm Tiền Phiếu thu 2 3 Phiếu thu CSDL tập tin chi tiết KH 1 Kiểm tra, xác nhận thu tiền, ghi sổ quỹ tiền mặt In phiếu thu 2 Nhập liệu Phiếu thu N B D 2 Giấy báo có của công ty 2 HĐGTGT 3 Phiếu thu 1 Phiếu thu Tiền Phiếu thu 1 2 D Phiếu thu 1 C Truy cập phần mềm N KH Kế toán tổng hợp vào phần mềm in Sổ quỹ tiền mặt CSDL In dữ liệu Sổ tiền gửi ngân hàng Sổ quỹ tiền mặt Sổ chi tiết các tài khoản Kết thúc Nguồn: Phòng kế toán công ty Mekonimex Hình 4.8 Lƣu đồ mô tả hoạt động nhận tiền thanh toán 59 Sổ cái 4.1.4.2 Hệ thống sổ sách, báo cáo quản lý Trong hoạt động nhận tiền thanh toán công ty sử dụng sổ sách gồm sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng và sổ cái (các tài khoản,111, 112, 131). Bảng 4.10: Hệ thống sổ sách báo cáo quản lý trong hoạt động nhận tiền thanh toán Sổ quỹ tiền mặt Sổ tiền gửi ngân hàng Sổ Cái (Tài khoản 111, 112, 131) Mẫu Mẫu số: S07-DN Mẫu số: S08-DN Nguồn dữ liệu Tổng hợp dữ liệu từ các phiếu thu, phiếu chi. Tổng hợp dữ liệu từ các nghiệp vụ liên Tổng hợp dữ liệu từ các chứng quan đến tài khoản 112. từ ghi sổ Cách truy cập Phần mềm Misa tự động cập nhật dữ liệu. Phòng kế toán khi cần xem Sổ quỹ tiền mặt, chỉ cần truy cập vào báo cáo, chọn mục quỹ và chon sổ quỹ tiền mặt, chọn xem và lựa chọn khoảng thời gian xem báo cáo, chọn mã tài khoản 1111, sau đó chọn “ đồng ý” dữ liệu sẽ đƣợc kết xuất ra. Phần mềm Misa tự động cập nhật dữ liệu. Phòng kế toán khi cần xem Sổ tiền gửi ngân hàng, chỉ cần truy cập vào báo cáo, chọn mục ngân hàng và chon sổ tiền gửi ngân hàng, chọn xem và lựa chọn khoảng thời gian xem báo cáo, chọn loại tiền và tài khoản ngân hàng, chọn mã tài khoản (tiền gửi ngân hàng: tiềnViệt Nam, ngoại tệ và vàng bạc, kim khí quý, đá quý), sau đó chọn “ đồng ý” dữ liệu sẽ đƣợc kết xuất ra. 60 Mẫu số: S02c1-DN Phần mềm Misa tự động cập nhật dữ liệu liên tục từ các chứng từ ghi sổ. Phòng kế toán khi cần xem sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, chỉ cần truy cập vào phần báo cáo chọn mục “Sổ kế toán”, chọn sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, chọn “Xem”, lựa chọn khoảng thời gian xem báo cáo, sau đó chọn “ đồng ý” dữ liệu sẽ đƣợc kết xuất ra. Sổ quỹ tiền mặt Sổ tiền gửi ngân hàng Sổ Cái (Tài khoản 111, 112, 131) Nội dung thu thập dữ liệu Tài khoản, ngày tháng ghi sổ, ngày tháng chứng từ, số hiệu chứng từ (thu, chi), diễn giải, số tiền (thu, chi, tồn), ghi chú. Nơi mở giao dịch tài khoản, số hiệu tài Số hiệu và ngày tháng chứng từ khaorn tại nơi gửi, tài khoản, ngày tháng ghi sổ, tổng số tiền của các ghi sổ, chứng từ (số hiệu, ngày tháng), chứng từ ghi sổ. diễn giải, số tiền (gửi vào, rút ra, còn lại), ghi chú, số dƣ đầu kỳ, số dƣ cuối kỳ. Nơi lập Phòng kế toán Phòng kế toán Ngƣời sử dụng Phòng kinh doanh, kế toán tổng Kế toán trƣởng, kế toán thanh toán và hợp, kế toán trƣởng, giám đốc, công nợ, giám đốc. thủ quỹ. Mục đích lập Theo dõi phản ánh quá trình thu Theo dõi số tiền thu, chi, tồn của công ty Dùng để tổng hợp và hệ thống chi tồn quỹ tiền mặt bằng tiền tại ngân hàng công ty mở tài khoản. hóa các nghiệp vụ kinh tế phát Việt Nam đồng. sinh theo các tài khoản tổng hợp. Cuối kỳ tổng số phát sinh nợ, tổng số phát sinh có của từng tài khoản làm căn cứ lập bảng cân đối số phát sinh. Nguồn: Phòng kế toán công ty Mekonimex 61 Phòng kế toán Phòng kế toán Trong quy trình theo dõi thanh toán, sổ sách đƣợc lập tƣơng đối đầy đủ rõ ràng, dễ hiểu để theo dõi và cung cấp thông tin cần thiết cho quy trình này, đối với sổ quỹ tiền mặt vẫn đảm bảo đầy đủ nội dung theo mẫu số S07-DN, sổ tiền gửi ngân hàng theo mẫu số S08-DN, sổ Cái theo mẫu số: S02c1-DN ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC, lập trên phần mềm Misa sẵn sàng đáp ứng thông tin khi nhà quản lý có yêu cầu kiểm tra. Sổ sách đƣợc in định kỳ vào cuối tháng và lƣu giữ bảo quản sau khi sử dụng. 4.1.4.3 Hoạt động kiểm soát trong quy trình nhận tiền thanh toán. a/ Kiểm soát nội bộ  Môi trƣờng kiểm soát: Nhân viên tham gia hoạt động nhận tiền thanh toán có trình độ và có nhiều kinh nghiệm, phẩm chất đạo đức tốt.  Đánh giá rủi ro ảnh hƣởng: Bảng 4.11: Rủi ro ảnh hƣởng và thủ tục kiểm soát nội bộ trong quy trình nhận tiền thanh toán Rủi ro Thất thoát tiền Ảnh hƣởng Thủ tục kiểm soát Không quản lý chặt chễ nguồn tài chính, ảnh hƣởng đến đầu tƣ sản xuất kinh doanh Kiểm kê quỹ thực hiện cuối ngày hoặc khi có yêu cầu của cấp trên, đối chiếu với sổ quỹ đƣợc cập nhật trên phần mềm của kế toán. Hạn chế thanh toán bằng tiền mặt. Thủ quỹ có két sắt cất tiền. Thu tiền không Bị chiếm dụng tiền, Theo dõi chặt chẽ các khoản kịp thời ảnh hƣởng đến đầu tƣ, nợ. kinh doanh  Hoạt động kiểm soát: Phân chia trách nhiệm, quyền hạn cho cá nhân tham gia trong hoạt động này đƣợc thự hiện cụ thể kế toán trƣởng sẽ là ngƣời lập giấy báo có của công ty, điều chỉnh giảm khoản phải thu, lập phiếu thu do kế toán thanh toán và công nợ lập, thủ quỹ thu tiền mặt ký xác nhận trên phiếu thu. Hóa đơn dƣới 20 triệu đồng mới thanh toán bằng tiền mặt cũng là một hoạt động kiểm soát hạn chế tiền mặt tại đơn vị, đảm bảo an toàn cho tài sản đơn vị tiền đƣợc cất vào két sắt và thủ quỹ là ngƣời chịu trách hiệm khi phát sinh vấn đề liên quan. Các chứng từ sau khi sử dụng đƣợc lƣu lại và bảo quản tại đơn vị, công việc này cũng đƣợc phân chia trách nhiệm rõ ràng, đối với giấy báo có của công ty kế toán trƣởng lƣu giữ liên 1, kế toán thanh toán và công nợ bảo quản liên 2 và liên 1 của phiếu thu. Kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng có thực hiện trong hoạt động này sẽ đƣợc trình bày trong phần kiểm soát hệ thống thông tin kế toán.  Thông tin và truyền thông: Thông tin: Trong hoạt động này sử dụng các thông tin bên ngoài do ngân hàng cung cấp đƣợc kế toán trƣởng tiếp nhận, thông tin bên trong là các thông 62 tin đƣợc luân chuyển từ trong nội bộ doanh nghiệp mà công ty đã tiếp nhận trong hoạt động trƣớc và các thông tin Truyền thông: Cá nhân tham gia hoạt động nắm rõ công việc của mình tiếp nhận thông tin đầy đủ, chính xác các chỉ thị của cấp trên nên việc truyền thông trong hoạt động này đƣợc chặt chẽ, đơn vị công ty sử dụng các chứng từ, email, báo cáo, tập tin dữ liệu để truyền đạt, cung cấp thông tin bên trong và bên ngoài đến các bộ phận tham gia.  Giám sát: Hoạt động giám sát đƣợc thực hiện thƣờng xuyên xảy ra trong hoạt động này của công ty là sự xét duyệt của bộ phận quản lý. Sự giám sát quy trình này do kế toán trƣởng chịu trách nhiệm. Kiểm kê tiền quỹ vào cuối ngày hoặc có yêu cầu. Ban kiểm soát thực hiện kiểm tra quy trình nhận tiền thanh toán có đứng trình tự xử lý, các chứng từ, báo cáo, sổ sách đúng quy định của công ty khi có yêu cầu của nhóm các cổ đông. Kiểm soát hoạt động (nội bộ) trong hoạt động nhận đặt hàng của công ty thực hiện tƣơng đối chặt chẽ, có sự phân chia trách nhiệm giữa bộ phận kế toán tổng hợp, kế toán thanh toán và công nợ, thủ quỹ đảm bảo tính khách quan, kiểm tra, đối chiếu lẫn nhau trong quá trình nhận tiền thanh toán. Có thực hiện kiểm tra đối chiếu tiền mặt tại quỹ cuối ngày đảm bảo an toàn cho tài sản doanh nghiệp. Nhận định đƣợc các rủi ro có thể ảnh hƣởng đến hoạt động và có các thủ tục kiểm soát. Thông tin và truyền thông chuyển giao thoogn tin đầy đ, kiệp thời đến đúng đối tƣợng. b/ Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán  Kiểm soát chung: Kiểm soát truy cập hệ thống: Trong hoạt động nhận tiền thanh toán công ty có sự phân quyền trong truy cập hệ thống đối với phiếu thu lập trên misa. Kiểm soát lƣu trữ dữ liệu: Phiếu thu lập trên phần mềm đƣợc lƣu trên máy tính và in ra giấy, giấy báo có của công ty cũng đƣợc in ra, tất cả đƣợc lƣu trữ bảo quản theo đúng quy định.  Kiểm soát ứng dụng: Kiểm soát nguồn dữ liệu và kiểm soát nhập liệu đƣợc thực hiện trong hoạt động này có phiếu thu. Công ty sử dụng chứng từ luân chuyển trong hoạt động này là hàng giấy báo cáo, phiếu thu làm căn cứ để điều chỉnh giảm khoản phải thu khách hàng. Kiểm soát thông tin đầu ra: Đối với phiếu thu lập trên phần mềm đối chiếu số liệu kết xuất và dữ liệu nhập qua số tổng kiểm soát Còn đối với giấy báo có của công ty lập bán thủ công trên máy tính, tất cả các thông tin sẽ đƣợc kiểm tra trƣớc khi in và đƣợc đối chiếu sau khi in. Các chứng từ đƣợc chuyển giao đến đúng bộ phận sử dụng, các bộ phận xét duyệt có nhiệm vụ kiểm tra nội dung trƣớc khi ký. Các sổ sách cũng đƣợc in định kỳ từ phần mềm và lƣu giữ tại phòng kế toán. Màn hình minh họa khi phát sinh nghiệp vụ lập phiếu thu thu tiền bán hàng trên phân hệ quỹ. 63 Nguồn: Phòng kế toán công ty Mekonimex Hình 4.9: Màn hình nhập liệu trên phần mềm Misa của nghiệp vụ lập phiếu thu thu tiền bán hàng Công ty sử dụng phần mềm Misa trong hoạt động nhận tiền thanh toán để lập phiếu thu, nên sử dụng đƣợc một số các thủ tục kiểm soát mà phần mềm có nhƣ kiểm soát truy cập hệ thống, kiểm soát nhập liệu, kiểm tra vùng dữ liệu, kiểm tra tính đầy đủ,… nhƣ phần nhận xét về hoạt động giao hàng hóa dịch vụ và lập hóa đơn. Đòi hỏi nhân viên phải có trình độ và kiến thức (tham gia lớp tập huấn sử dụng phần mềm).Rất khó phát hiện nếu có xảy ra sai sót. Lƣu đồ mô tả tổng quát quá trình luân chuyển chứng từ trong chu trình doanh thu tại công ty Mekonimex (Phụ lục 15). 64 CHƢƠNG 5 CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NÔNG SẢN THỰC PHẨM XUẤT KHẨU CẦN THƠ 5.1. NHẬN XÉT CHUNG VỀ VIỆC TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH DOANH THU Qua quá trình phân tích hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh thu, nhận thấy việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh thu của công ty đã và đang thực hiện tƣơng đối đầy đủ và hợp lý. 5.1.1 Nhận xét về quy trình thu thập, lƣu trữ và luân chuyển dữ liệu Chứng từ kế toán: Công ty sử dụng mẫu chứng từ lập bằng máy tính (trên phần mềm Misa) đối với các chứng từ phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho và hóa đơn nhƣng vẫn đảm bảo đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định về chế độ kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC. Các chứng từ lập khi nghiệp vụ phát sinh, đƣợc lập rõ ràng, đầy đủ nội dung và đủ số liên. Chứng từ đƣợc kiểm tra trƣớc khi ký duyệt. Việc tổ chức luân chuyển chứng từ công ty xây dựng đƣờng đi cụ thể cho các chứng từ phát sinh trong chu trình doanh thu rõ ràng về phạm vi áp dụng, quy trình chung và những quy định về thời gian luân chuyển các chứng từ đó trong từng hoạt động. 5.1.2 Nhận xét về hệ thống tài khoản, sổ sách, báo cáo và hình thức kế toán Hệ thống tài khoản: Công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 và Thông tƣ 244/2009/TT-BTC bổ sung cho Quyết định 15/2006/QĐBTC, bên cạnh đó để đáp ứng yêu cầu quản lý cụ thể tại đơn vị, công ty bổ sung thêm tài khoản cấp 3 nhƣng vẫn đảm bảo phù hợp với nội dung và phƣơng pháp hạch toán của các tài khảo cấp trên tƣơng ứng. Sổ sách kế toán, báo cáo: Công ty sử dụng sổ kế toán gồm có Sổ cái, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết. Báo cáo tài chính bao gồm: bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lƣu chuyển tiền tệ, bản thuyết minh báo cáo tài chính. Nói chung sổ sách và báo cáo công ty thực hiện đúng theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC. Bên cạnh đó công ty có lập và sử dụng các báo cáo quản lý, để nắm rõ tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong từng gian đoạn và hoạt động. Hình thức kế toán: Công ty sử dụng hình thức kế toán máy trên phần mềm Misa đƣợc thiết kế theo hình thức Chứng từ ghi sổ. Việc áp dụng hình thức này phù hợp với doanh nghiệp sử dụng nhiều tài khoản kế toán nên sử dụng trong đơn vị là hợp lý. Đối với phần mềm Misa SME.NET 2012 công ty đang sử dụng có: Giao diện thân thiện dễ sử dụng, cho phép cập nhật dữ liệu 65 linh hoạt. Bám sát chế độ kế toán, các mẫu biểu chứng từ sổ sách luôn tuân thủ chế độ kế toán. Hệ thống báo cáo quản lý đa dạng đáp ứng nhu cầu quản lý của đơn vị. Số liệu tính toán trong Misa rất chính xác, tính bảo mật rất cao. Đặc biệt là tính năng lƣu và ghi sổ dữ liệu. 5.1.3 Nhận xét về các hoạt động kiểm soát trong chu trình đặt hàng Thực hiện kiểm soát hoạt động (nội bộ) của công ty theo báo cáo COSO bao gồm 5 bộ phận. Thứ nhất, môi trƣờng kiểm soát mà tất cả các hoạt động trong chu trình doanh thu của công ty có là trình độ và phẩm chất đạo đức, cơ cấu tổ chức có sự phân chia chức năng, quyền hạn. Thứ hai, đánh giá rủi ro, trong từng hoạt động nhận định rủi ro có thể xảy ra làm ảnh hƣởng đến công ty, từ đó có các thủ tục kiểm soát ngăn chặn. Thứ ba, hoạt động kiểm soát công ty có thực hiện việc phân chia trách nhiệm chức năng lập, chức năng phê chuẩn chứng từ, các sổ sách và báo cáo thiết kế phù hợp với quy định và yêu cầu quản lý, thực hiện các biện pháp đảm bảo an toàn vật chất và thông tin của công ty nhƣ các chứng từ đƣợc phân chia trách nhiệm lƣu trữ và bảo quản, hàng tồn kho đƣợc kiểm kê, đối chiếu định kỳ, hạn chế các nghiệp vụ thanh toán bằng tiền mặt, kiểm kê tiền vào cuối ngày, có két sắt cất giữ tiền giảm thiểu rủi ro tiền bị chiếm dụng và thất thoát, thủ quỹ là ngƣời chịu trách nhiệm về khoản này. Thứ tƣ, thông tin và truyền thông, trong các hoạt động thì thông tin đƣợc tiếp nhận đây đủ và chính xác, truyền thông bên trong và bên ngoài đơn vị đƣợc quy định, sử dụng phƣơng tiện truyền thông chứng từ, email, báo cáo và các tập tin dữ liệu. Thứ năm, giám sát hoạt động này thực hiện định kỳ và thƣờng xuyên, hoạt động giám sát thƣờng xuyên trong các quy trình là sự giám sát của nhà quản lý, định kỳ tổ chức kiểm kê tài sản, kiểm tra đối chiếu sổ sách, số liệu của các bộ phận, công ty có ban giám sát do Đại Hội Cổ Đông bầu ra, hoạt động độc lập với Đại Hội Đồng Cổ Đông, kiểm soát tất cả các hoạt động quản trị và điều hành sản xuất kinh doanh trong đó có việc kiểm soát trình tự xử lý, các chứng từ, sổ sách và báo cáo mỗi quy trình trong chu trình doanh thu. Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh thu đơn vị thực hiện có: Kiểm soát chung, trong đó kiểm soát truy cập hệ thống không có sự phân quyền trong truy cập đối với hoạt động nhận đặt hàng, vì trong hoạt động này công ty không thực hiện trên phần mềm, tuy nhiên máy tính cá nhân của mỗi nhân viên điều có mật khẩu. Kiểm soát lƣu trữ dữ liệu, đối với các chứng từ, sổ sách và báo cáo đƣợc lƣu trên máy tính, in ra giấy đƣợc phân chia trách nhiệm cất giữ và bảo quản. Kiểm soát ứng dụng, trong đó kiểm soát nguồn dữ liệu trong chu trình doanh thu công ty thục hiện là việc đánh số trƣớc các chứng từ lập thủ công, sử dụng chứng từ luân chuyển, các chứng từ làm căn cứ nhập liệu đƣợc phê chuẩn. Đối với kiểm soát quá trình nhập liệu tai công ty trong chu trình này là sử dụng các tính năng kiểm soát nhập liệu có trên phần mềm MISA SME.NET 2102. Kiểm soát thông tin đầu ra, đối với các chứng từ lập thủ công thì các thông tin sẽ đƣợc kiểm tra trƣớc khi in và đối chiếu sao khi in, riêng đối với 66 các chứng từ, sổ sách và báo cáo đƣợc lập trên phần mềm công ty đối chiếu số liệu kết xuất và dữ liệu nhập qua số tổng kiểm soát. Nhìn chung việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh thu của công ty tƣơng đối đầy đủ và chặt chẽ. Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn còn tồn tại một số khó khăn, thiếu sót. Công ty sử dụng chứng từ luân chuyển do đó việc nhập liệu cần phải đƣợc thực hiện cẩn thận, tránh xảy ra sai sót. Việc ký duyệt chứng từ tại công ty còn gặp thiếu sót, một số chứng từ không có đầy đủ chữ ký của các bộ phận liên quan. Bên cạnh nhiều ƣu điểm vƣợt trội thì phần mềm Misa công ty sử dụng cũng có một vài nhƣợc điểm nhƣ: Để sử dụng tốt phần mềm đòi hỏi công ty có hệ thống máy tính kết nối mạng internet, cấu hình máy tính phải tƣơng đối cao, nếu cấu hình yếu thì chƣơng trình sẽ chạy rất chậm, báo cáo khi kết xuất ra excel sắp xếp không theo thứ tự, mất thời gian chỉnh lại báo cáo. Một số dữ liệu đƣợc xử lý và lƣu trữ bán thủ công trên các file word, Excel nhƣ hợp đồng bán hàng, đơn đặt hàng, lệnh bán hàng, giấy giao hàng làm công tác xử lý dữ liệu chƣa đồng bộ và không kết xuất đƣợc sang phần mềm. 5.2 CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH DOANH THU Công ty chƣa sử dụng hết tính năng của phần mềm Misa vào chu trình doanh thu nhƣ trong hoạt động nhận đặt hàng, công ty có thể xem xét sử dụng báo giá và đặt hàng trong phân hệ bán hàng trên Misa, sẽ hạn chế đƣợc sai sót trong quá trình nhập liệu, giảm bớt khối lƣợng công việc. Công ty có thể xem xét thành lập bộ phận marketing để đẩy mạnh việc tìm kiếm thị trƣờng, khách hàng mới thúc đẩy sự tăng trƣởng doanh thu. 67 CHƢƠNG 6 KẾT LUẬN Ngày nay, khi khoa học công nghệ ngày càng tiến bộ và phát triển mạnh mẽ trong tất cả các lĩnh vực và đƣợc đƣa vào ứng dụng cho từng ngành nghề cụ thể thì kế toán cũng đã và đang ứng dụng những thành tựu đó để đáp ứng yêu cầu của nền kinh tế cạnh tranh. Trong quá trình thực tập tại công ty Cổ phần Nông sản Thực phẩm xuất khẩu Cần Thơ để hoàn thành luận văn của mình với đề tài “Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Nông sản Thực phẩm Xuất khẩu Cần thơ” tôi nhận thấy công ty đã thực hiện và hoàn thành tốt việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán mà cụ thể là trong chu trình doanh thu, thực hiện tổ chức lập, luân chuyển các chứng từ, sổ sách báo cáo cho từng hoạt động, bên cạnh đó đơn vị thực hiện các hoạt động kiểm soát hoạt động và kiểm soát hệ thống thông tin kế toán. Nó góp phần không nhỏ vào hiệu quả hoạt động của công ty. Tất cả những thành công có đƣợc cũng phải kể đến đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ, năng lực và kinh nghiệm là nhân tố góp phần tạo nên một hệ thống thông tin kế toán tốt. Tuy nhiên không vì vậy mà công ty không chú trọng việc phát triển hệ thống để ngày một tốt hơn. Ngoài ra, trong quá trình thực tập tôi cũng đƣợc tiếp cận phần mềm Misa mà công ty sử dụng, tuy không nhiều nhƣng cũng giúp tôi có một số kinh nghiệm về công việc thực tế, nó sẽ cùng với những kiến thức quý báu mà quý thầy cô truyền đạt trong suốt quá trình học tập là hành trang cho tôi sau này. Do có những hạn chế nhất định trong việc tiếp cận hệ thống thông tin kế toán của công ty nên tôi không thể đánh giá chính xác và đầy đủ hết những thành công và hạn chế của hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh thu. 68 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Nguyễn Thúy An, 2013. Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán 1. Trƣờng Đại học Cần Thơ. 2. Nguyễn Thị Diệu, 2013. Bài giảng Tổ chức thực hiện công tác kế toán. Trƣờng Đại học Cần Thơ. 3. Thái Phúc Huy và cộng sự, 2012. Hệ thống thông tin kế toán tập1 và tập 2. Trƣờng Đại học kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh, nhà xuất bản Phƣơng Đông. 4. Trần Văn Kế, 2013. Phân tích hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh thu của công ty TNHH phát triển công nghệ Châu Âu. Luận văn tốt nghiệp. Đại học Cần Thơ. 5. Nguyễn Thị Thu Trúc, 2013. Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu và nâng cao hiệu quả thu mua gạo cho xuất khẩu tại công ty cổ phần nông sản thực phẩm xuất khẩu Cần Thơ giai đoạn 2010-2012. Luận văn tốt nghiệp. Đại học Cần Thơ. 69 PHỤ LỤC 1 Đơn vị : CÔNG TY CỔ PHẦN NÔNG SẢN THỰC PHẨM XUẤT KHẨU CẦN THƠ Địa chỉ: 152 -154 Trần Hƣng Đạo, P. An Nghiệp, Q. Ninh Kiều, TP. Cần Thơ ĐƠN ĐẶT HÀNG Tên khách hàng: Công ty TNHH Tân An Thái Ngày 03/04/2014 Địa chỉ: D17, Quốc lộ 22, P. Trung Mỹ Tây, Q. 12, TP. Hồ Chí Minh Số: 0096 Mã số thuế: 0303261106 Diễn giải: Đặt hàng tấm 1 Mã hàng Tên hàng hóa TA Tấm 1 Đơn vị tính Số lƣợng Kg 34.000 Cộng tiền Đơn giá 6.618 Thành tiền 224.996.500 224.996.500 Thuế suất thuế GTGT: 5% 11.249.825 Tổng tiền thanh toán: 236.246.325 Số tiền viết bằng chữ: hai trăm ba mƣơi sáu triệu hai trăm bốn mƣơi sáu ngàn ba trăm hai mƣơi lăm đồng. Ngày giao hàng: 21/04/2014 Địa điểm giao hàng: Điều kiện thanh toán: Ngƣời lập (Ký, họ tên) Nhân viên bán hàng (Ký, họ tên) 70 Giám đốc (Ký, họ tên) PHỤ LỤC 2 CÔNG TY CỔ PHẦN NÔNG SẢN TPXK CẦN THƠ CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập- Tự do- Hạnh phúc HỢP ĐỒNG KINH TẾ Số: 24/NSCT/2014 - Căn cứ Bộ luật Dân sự số 33/2005/QH11 đã đƣợc Quốc hội Nƣớc CHXHCNVN khoa XI, kỳ họp thứ 7 thông qua ngày 14 tháng 6 năm 2005, có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 01 năm 2006; - Căn cứ vào Luật Thƣơng mại số 36/2005/QH11 đƣợc Quốc hội nƣớc CHXHCNVN khóa XI, kỳ hợp thứ 7 thông qua ngày 14 tháng 6 năm 2005, có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2006; - Căn cứ vào đề nghị của Giám đốc Xí nghiệp chế biến Gạo XK Thới Thạnh. Hôm nay, ngày 23 tháng 02 năm 2014, chúng tôi gồm có: BÊN BÁN: CÔNG TY CP NÔNG SẢN THỰC PHẨM XUẤT KHẨU CẦN THƠ Địa chỉ: 152,154 Trần Hƣng Đạo, Phƣờng An Nghiệp, Quận Ninh Kiều, Tp. Cần Thơ. Điện thoại: 0710.3832059 - Fax: 0710.3832060 Mã số thuế: 1800155188 Tài khoản: 610704060000637 tại NH TMCP Quốc Tế VN (VIB)- CN Cần Thơ. Do ông: LÊ VĂN LUNG - Chức vụ Tổng Giám đốc đại diện. BÊN MUA: CÔNG TY TNHH TÂN AN THÁI Địa chỉ: D17, QL 22, Phƣờng Trung Mỹ Tây, Quận 12, Tp.HCM. Điện thoại: 08.62504064 - Fax: 08.62504064 Mã số thuế: 0303261106 Tài khoản: 6320.431101.1189 tại NH NN& PTNT CN Tây Sài Gòn – Tp.HCM. Do bà: VŨ THỊ HỒNG THẮM - Chức vụ: Giám đốc đại diện. Sau khi bàn bạc hai bên cùng thống nhất ký kết hợp đồng mua bám gạo với những điều khoản sau: Điều 1: TÊN HÀNG, SỐ LƢỢNG, TIÊU CHUẨN CHẤT LƢỢNG, BAO BÌ ĐÓNG GÓI: 1/ - Tên hàng: Gạo 15% tấm 2/ - Số lƣợng: 229 tấn Đơn giá: 8.520.000/Tấn (không bao bì, tại kho Bên bán) Tiền hàng: 1.951.080.000 đ 71 Thuế GTGT: _ Tổng giá trị hợp đồng: 1.951.080.000 đ (Một tỷ chín trăm năm mƣơi mốt triệu không trăm tám mƣơi nghìn đồng.) 3/ - Tiêu chuẩn chất lƣợng: Gạo 15% tấm theo mẫu nhƣ đã thống nhất giữa hai bên tại Xí nghiệp chế biến gạo xuất khẩu Thới Thạnh trực thuộc Công ty cổ phần nông sản thực phẩm xuất khẩu Cần Thơ. 4/ - Bao bì đóng gói: - Gạo đƣợc đóng trong bao PP mới. - Trọng lƣợng đóng, tịnh đồng nhất 50 kg/bao Điều 2: THỜI GIAN, ĐỊA ĐIỂM GIAO HÀNG - Địa điểm giao hàng: tại kho Bên bán (Xí nghiệp CB Gạo XK Thới Thạnh – Xă Tân Thạnh, H. Thới Lai, Tp Cần Thơ). - Thời gian giao hàng: từ ngày 24/02/2014 đến ngày 20/04/2014. Điều 3: PHƢƠNG THỨC THANH TOÁN: - Thanh toán bằng chuyển khoản, phí ngân hàng do Bên Mua chịu. - Sau khi hai bên ký hợp đồng xong, Bên Mua thanh toán ngay cho Bên Bán 100% trị giá hợp đồng (trong vòng 03 ngày làm việc). Số tiền: 1.951.080.000 đ (Một tỷ chín trăm năm mươi mốt triệu không trăm tám mươi nghìn đồng.) - Chứng từ thanh toán: Hóa đơn GTGT. Điều 4: TRÁCH NHIỆM MỖI BÊN: 1. Trách nhiệm Bên Bán: - Đảm bảo giao hàng cho Bên Mua đúng số lƣợng, chất lƣợng (theo mẫu mà hai bên đã thống nhất) và thời gian quy định trong hợp đồng. - Bên Bán không chịu trách nhiệm về chất lƣợng khi hàng đã xuất xuống phƣơng tiện Bên Mua. 2. Trách nhiệm Bên Mua: - Thanh toán tiền hàng cho Bên Bán đúng theo quy định tại điều 3 của hợp đồng này. - Chuẩn bị phƣơng tiện đến nhận hàng đúng thời gian quy định trong hợp đồng. - Thông báo nhận hàng trƣớc 01 ngày cho Bên Bán biết để chuẩn bị giao hàng. Điều 5: ĐIỀU KIỆN THƢỞNG PHẠT - Trƣờng hợp nếu đến thời gian giao hàng nhƣ Điều 2 của hợp đồng mà Bên Mua không bố trí lịch giao hàng hoặc Bên Mua không bố trí nhận hàng đúng thời gian giao hàng ghi trong hợp đồng thì Bên Mua phải chịu các chi phí phát sinh (nếu có) nhƣ: tái chế, bảo quản, lƣu kho… 72 - Trƣờng hợp đến thời gian giao hàng theo hợp đồng và Bên Bán đã đƣợc bố trí lịch giao hàng mà vì bất kỳ lý do gì không giao hàng hoặc giao hàng chậm hoặc giao thiếu số lƣợng thì Bên Bán phải trả lãi vay trên số tiền mua ứng trƣớc cho Bên Bán với lãi suất quá hạn theo quy định của ngân hàng và phải thanh toán ngay số tiền Bên Mua đã tạm ứng cho Bên Bán và chịu phạt của khách hàng ngoại (nếu có). - Trong quá trình thực hiện Bên nào vi phạm hợp đồng sẽ bồi thƣờng cho Bên kia mọi thiệt hại do việc vi phạm gây ra và chịu phạt 5% trên giá trị hợp đồng. Điều 6: CAM KẾT CHUNG: - Hai bên cam kết thực hiện đúng và đầy đủ các điều khoản ghi trong hợp đồng. Trong quá trình thực hiện nếu có phát sinh vƣớng mắc, hai bên cùng bàn bạc thỏa thuận để ký phụ lục hợp đồng bổ sung. - Trƣờng hợp nếu vƣớng mắc không thỏa thuận đƣợc thì hai bên đồng ý đƣa ra Tòa án nhân dân thành phố Cần Thơ để giải quyết theo luật hiện hành. Hợp đồng đƣợc lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản và có giá trị đến ngày 20/04/2014. ĐẠI DIỆN BÊN BÁN ĐẠI DIỆN BÊN MUA 73 PHỤ LỤC 3 Đơn vị : CÔNG TY CỔ PHẦN NÔNG SẢN THỰC PHẨM XUẤT KHẨU CẦN THƠ Địa chỉ: 152 -154 Trần Hƣng Đạo, P. An Nghiệp, Q. Ninh Kiều, TP. Cần Thơ LỆNH BÁN HÀNG Liên 1 Ngày 09 tháng 04 năm 2014 Số 0096 Tên khách hàng: Công ty TNHH Tân An Thái Địa chỉ: D17, Quốc lộ 22, P. Trung Mỹ Tây, Q. 12, TP. Hồ Chí Minh Mã số thuế: 0303261106 Điện thoại: Fax: Xuất tại kho: Thới Thạnh Địa điểm: Mã hàng Tên hàng hóa TA Tấm 1 Đơn vị tính Số lƣợng Kg 34.000 Cộng tiền Đơn giá 6.618 Thành tiền 224.996.500 224.996.500 Thuế suất thuế GTGT: 5% 11.249.825 Tổng tiền thanh toán: 236.246.325 Số tiền viết bằng chữ: hai trăm ba mƣơi sáu triệu hai trăm bốn mƣơi sáu ngàn ba trăm hai mƣơi lăm đồng. Ngày giao hàng: 21/04/2014 Địa điểm giao hàng: Xí nghiệp CB Gạo Thới Thạnh, Xã Tân Thạnh, H. Thới Lai, TP. Cần Thơ. Ngƣời lập (Ký, họ tên) Nhân viên bán hàng (Ký, họ tên) 74 Giám đốc (Ký, họ tên) PHỤ LỤC 4 Đơn vị : CÔNG TY CỔ PHẦN NÔNG SẢN THỰC PHẨM XUẤT KHẨU CẦN THƠ Địa chỉ: 152 -154 Trần Hƣng Đạo, P. An Nghiệp, Q. Ninh Kiều, TP. Cần Thơ THẺ KHO (SỔ KHO) Mẫu số S12-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) Tháng 04 năm 2014 Tờ số:………….. Tên nhãn hiệu, quy cách vật tƣ: Gạo 15% tấm xuất khẩu Đơn vị tính: Tấn Mã số: TA Số TT Ngày tháng A B … Số hiệu chứng từ Nhập …. 07/4/2014 Ngày nhập, xuất Xuất C … Diễn giải D E F … Số tồn đầu kỳ …. XK00095 Xuất kho bán xuất khẩu 07/4/2014 Cộng cuối kỳ Số lƣợng Nhập Xuất Tồn 2 3 1 Ký xác nhận của kế toán G …. 500 … …. Sổ này có….. trang, đánh số từ trang…..đến trang…… Ngày mở sổ:… Ngày….tháng….năm…. Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) 75 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) PHỤ LỤC 5 HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 3: Kế toán Ngày 02 tháng 04 năm 2014 Mẫu số 01GTKT3/001 Ký hiệu: NS/14T Số:0000081 Đơn vị bán : CÔNG TY CỔ PHẦN NÔNG SẢN THỰC PHẨM XUẤT KHẨU CẦN THƠ Mã số thuế : 1800155188 Địa chỉ : 152-154, Trần Hƣng Đạo, Phƣờng An Nghiệp, Quận Ninh Kiều, TP. Cần Thơ. Điện thoại : Số tài khoản : 100005245 Họ tên ngƣời mua : Tên đơn vị : CÔNG TY TNHH TÂN AN THÁI Mã số thuế : 0303261106 Địa chỉ : D17, Quốc lộ 22, P. Trung Mỹ Tây, Quận 12, TP. Hồ Chí Minh. Hình thức thanh toán : Chuyển khoản Số tài khoản : xxxxxxxxxx STT Tên hàng hóa dịch vụ Đơn vị tính Số Đơn giá Thành tiền lƣợng 1 2 3 4 5 6=4x5 2 Gạo 15% tấm xuất Tấn 229 8.250.000 1.951.080.000 khẩu Cộng tiền hàng : 1.951.080.000 Thuế suất GTGT : 0% Tiền thuế GTGT 0 Tổng tiền thanh toán : 1.951.080.000 đồng Số tiền viết bằng chữ : Một tỷ chín trăm năm mƣơi mốt triệu không trăm tám mƣơi nghìn đồng. Ngƣời mua hàng Ngƣời bán hàng Thủ trƣởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, đóng dấu ghi rõ họ, tên) (Đã ký) (Đã ký và đóng dấu) BÁN HÀNG QUA Nguyễn Thành Nghiệp Lê Văn Lung ĐIỆN THOẠI ( Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hóa đơn) 76 HÓA ĐƠN XUẤT KHẨU Mẫu số: 06HDXK2/001 Liên 1: Lƣu Ký hiệu: XK/14T Ngày 14 tháng 04 năm 2014 Số : 000008 Đơn vị xuất khẩu : CÔNG TY CỔ PHẦN NÔNG SẢN THỰC PHẨM XUẤT KHẨU CẦN THƠ Địa chỉ : 152-154, Trần Hƣng Đạo, Phƣờng An Nghiệp, Quận Ninh Kiều, TP. Cần Thơ. Điện thoại : 071.835.542 Mã số thuế : 1800155188 Số tài khoản:1000008947 Tên đơn vị nhập khẩu : Công ty Hiang Li Trading PTELTD Địa chỉ : Singapore Số tài khoản: xxxxxxxxxx Điện thoại: xxxxxxxxxx Mã số thuế: 1800155188 Số hợp đồng:25/NSCT/2014 Ngày hợp đồng: 28/02/2014 Hình thức thanh toán: chuyển khoản Địa điểm giao hàng: Cảng Thành Phố Hồ Chí Minh Địa điểm nhận hàng: HIANG LI’S ORDER Số vận đơn: 557197826 Số container: 20 Tên đơn vị vận chuyển: Container STT Tên hàng hóa dịch vụ Đơn vị tính Số lƣợng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 4 5 6=4x5 2 Gạo 15% tấm xuất khẩu Tấn 490 450 220.500 Cộng tiền bán hàng hóa, dịch vụ : (FOB Sandakan) 220.500 USD Số tiền viết bằng chữ : Hai trăm hai mƣơi nghìn năm trăm Dola Mỹ. Tỷ giá : 21.036VND/USD Quy đổi : 4.638.438.000 đồng. Ngƣời bán hàng (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) (Phó GĐ Đã ký) Trần Đức Toàn 77 PHỤ LỤC 6 Đơn vị : CÔNG TY CỔ PHẦN NÔNG SẢN THỰC PHẨM XUẤT KHẨU CẦN THƠ Mẫu số VT-02 Địa chỉ: 152 -154 Trần Hƣng Đạo, P. An Nghiệp, Q. Ninh Kiều, TP. Cần Thơ (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU XUẤT KHO Ngày 22 tháng 04 năm 2014 Số: XK 00113 Nợ: 632 Tên ngƣời nhận hàng: Công ty Lƣơng Thực Sông Hậu Có: 1561 Địa chỉ: Lô 18 Khu Công Nghiệp Trà Nóc I, P. Trà Nóc, Q. Bình Thủy, TP. Cần Thơ Lý do xuất: Xuất hóa đơn bán hàng Xuất tại kho (ngăn lô): Thành phẩm STT Tên nhãn hiệu, quy cách, vật tƣ, công cụ dụng cụ, hàng hóa A 1 Địa điểm: Xí nghiệp Thới Thạnh Mã số B Đơn vị tính C Gạo xuất khẩu 05% tấm GXK5 D Kg Số lƣợng Yêu cầu Thực xuất 1 2 515.000,00 Đơn giá Thành tiền 3 4 9.000,00 Cộng 4.635.000.000 4.635.000.000 Tổng số tiền viết bằng chữ: Bốn tỷ sáu trăm ba mƣơi lăm triệu đồng chẵn. Số chứng từ gốc kèm theo:……………………………………………………………………….. Ngƣời lập phiếu (Ký, họ tên) Ngƣời nhận hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) 78 Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) Ngày……tháng……năm…… Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) PHỤ LỤC 7 Đơn vị : CÔNG TY CỔ PHẦN NÔNG SẢN THỰC PHẨM XUẤT KHẨU CẦN THƠ Địa chỉ: 152 -154 Trần Hƣng Đạo, P. An Nghiệp, Q. Ninh Kiều, TP. Cần Thơ GIẤY GIAO HÀNG Ngày 21 tháng 04 năm 2014 Liên 1: Lƣu Số: 00106 Tên khách hàng: Công ty TNHH Tân An Thái Địa chỉ: D17, Quốc lộ 22, P. Trung Mỹ Tây, Q. 12, TP. Hồ Chí Minh Xuất tại kho (ngăn lô): Hàng hóa Địa điểm: Xí nghiệp Thới Thạnh Địa điểm giao hàng: : Xí nghiệp CB Gạo Thới Thạnh, Xã Tân Thạnh, H. Thới Lai, TP. Cần Thơ. STT Tên nhãn hiệu, quy cách, vật tƣ, công cụ dụng cụ, hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lƣợng Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 1 Tấm 1 TA Kg 34.000 Cộng Thuế suất GTGT: 5% 6.618 224.996.500 224.996.500 Tiền thuế GTGT: 11.249.825 Tổng cộng tiền thanh toán: 236.246.325 Tổng số tiền viết bằng chữ: Hai trăm ba mƣơi sáu triệu hai trăm bốn mƣơi sáu ngàn ba trăm hai mƣơi lăm đồng. Lƣu ý: Khách hàng không thanh toán bất kỳ khoản tiền nào cho ngƣời giao hàng. Ngƣời lập (Ký, họ tên) Khách hàng (Ký, họ tên) Ngƣời giao hàng (Ký, họ tên) 79 Ngày……tháng……năm…… Thủ kho Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) PHỤ LỤC 8 Đơn vị : CÔNG TY CỔ PHẦN NÔNG SẢN THỰC PHẨM XUẤT KHẨU CẦN THƠ Địa chỉ: 152 -154 Trần Hƣng Đạo, P. An Nghiệp, Q. Ninh Kiều, TP. Cần Thơ BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ GỐC CÙNG LOẠI Số: Tháng 04 năm 2014 Loại chứng từ gốc: Phiếu xuất kho Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Số hiệu Ngày tháng 1 2 3 02/04/2014 XK00092 02/04/2014 03/04/2014 XK00093 03/04/2014 07/04/2012 XK00094 07/04/2014 07/04/2014 XK00095 07/04/2014 … … … Nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh 4 Xuất kho gạo 15% tấm đem bán Xuất khoTấm đem bán Xuất kho cám sấy đem bán Xuất kho gạo 15% tấm XK … CỘNG Ngƣời lập (Ký, họ tên) GHI NỢ TÀI KHOẢN 632 Tổng số tiền GHI CÓ TÀI KHOẢN 5 6 1.862.500.000 1.862.500.000 2.848.370 2.848.370 234.240.000 234.240.000 3.925.000.000 3.925.000.000 … 33.582.451.850 … 33.582.451.850 Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) 80 PHỤ LỤC 9 Đơn vị : CÔNG TY CỔ PHẦN NÔNG SẢN Mẫu số S02a-DN THỰC PHẨM XUẤT KHẨU CẦN THƠ (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Địa chỉ: 152 -154 Trần Hƣng Đạo, ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) P. An Nghiệp, Q. Ninh Kiều, TP. Cần Thơ CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 02 Ngày 02 tháng 04 năm 2014 Đơn vị tính: đồng Trích yếu 1 Doanh thu bán gạo 15% tấm Cộng Số hiệu tài khoản Nợ Có 2 3 112 511 Số tiền Ghi chú 4 1.951.080.000 1.951.080.000 5 Kèm theo…..chứng từ gốc Ngày….tháng….năm….. Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) Ngƣời lập (Ký, họ tên) PHỤ LỤC 10 Đơn vị : CÔNG TY CỔ PHẦN NÔNG SẢN THỰC PHẨM XUẤT KHẨU CẦN THƠ Địa chỉ: 152 -154 Trần Hƣng Đạo, Mẫu số S02b-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) P. An Nghiệp, Q. Ninh Kiều, TP. Cần Thơ SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Chứng từ ghi sổ Số tiền Ngày tháng Tháng 04/2014 02/04/2014 1.951.080.000 Cộng Lũy kế từ đầu tháng - Số này có….trang, đánh số từ trang….đến trang…. - Ngày mở sổ:…………………… Đơn vị tính: đồng Ghi chú Số hiệu 1 2 Ngƣời ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) 81 Ngày….. thàng…… năm….. Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) PHỤ LỤC 11 Đơn vị : CÔNG TY CỔ PHẦN NÔNG SẢN THỰC PHẨM XUẤT KHẨU CẦN THƠ Mẫu số: S38-DN Địa chỉ: 152- 154 Trần Hƣng Đạo, P.An Nghiệp,Q.Ninh Kiều, TP. Cần Thơ (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT CÁC TÀI KHOẢN Tài khoản: 51110 Đối tƣợng: Doanh thu từ hoạt động xuất khẩu Tháng 04 năm 2014 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn vị tính: đồng Số phát sinh Số dƣ Số hiệu Ngày tháng A B C D E …. … … …. …. 07/4/2014 08 07/4/2014 Doanh thu xuất khẩu gạo bán 131 1.388.376.000 Cho công ty HB (Hong Kong) 112 3.239.544.000 635 9.680.000 4.637.600.000 … … 11.011.820.100 11.011.820.100 … … … …. Cộng số phát sinh - Số này có….trang, đánh số từ trang….đến trang…. - Ngày mở sổ:…………………… Nợ Có Nợ Có 1 2 3 4 …. …. Ngày….. thàng…… năm….. Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) Ngƣời ghi sổ (Ký, họ tên) 82 Đơn vị : CÔNG TY CỔ PHẦN NÔNG SẢN THỰC PHẨM XUẤT KHẨU CẦN THƠ Mẫu số: S38-DN Địa chỉ: 152- 154 Trần Hƣng Đạo, P.An Nghiệp,Q.Ninh Kiều, TP. Cần Thơ (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT CÁC TÀI KHOẢN Tài khoản: 51113 Đối tƣợng: Doanh thu từ hoạt động cung cấp dịch vụ Tháng 04 năm 2014 Đơn vị tính: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số hiệu Ngày tháng A B C D … … … … 0000083 09/4/2014 … … 03/4/2014 … TK đối ứng E Cho công ty Đại Thành Huy thuê kho …. Cộng số phát sinh - Số này có….trang, đánh số từ trang….đến trang…. - Ngày mở sổ:…………………… Số phát sinh Số dƣ Nợ Có Nợ Có 1 2 3 4 …. … 59.400.000 … … … 214.090.929 214.090.929 Ngày….. thàng…… năm….. Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) Ngƣời ghi sổ (Ký, họ tên) 83 Đơn vị : CÔNG TY CỔ PHẦN NÔNG SẢN THỰC PHẨM XUẤT KHẨU CẦN THƠ Mẫu số: S38-DN Địa chỉ: 152- 154 Trần Hƣng Đạo, P.An Nghiệp,Q.Ninh Kiều, TP. Cần Thơ (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT CÁC TÀI KHOẢN Tài khoản: 51116 Đối tƣợng: Doanh thu bán hàng trong nƣớc Tháng 04 năm 2014 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số hiệu Ngày tháng A B C D … … … … 0000087 09/4/2014 Bán tấm cho công ty Tân Hƣng … … …. 09/4/2014 … Đơn vị tính: đồng Số phát sinh Số dƣ TK đối ứng Nợ Có Nợ Có E 1 2 3 4 …. 131 Cộng số phát sinh - Số này có….trang, đánh số từ trang….đến trang…. - Ngày mở sổ:…………………… … 800.320.000 … … 23.714.572.250 23.714.572.250 Ngày….. thàng…… năm….. Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) Ngƣời ghi sổ (Ký, họ tên) 84 PHỤ LỤC 12 Đơn vị : CÔNG TY CỔ PHẦN NÔNG SẢN THỰC PHẨM XUẤT KHẨU CẦN THƠ Mẫu số: S31- DN Địa chỉ: 152- 154 Trần Hƣng Đạo, P.An Nghiệp,Q.Ninh Kiều, TP. Cần Thơ (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƢỜI MUA Tài khoản: 131 Đối tƣợng: Phải thu Công ty TNHH Tân An Thái Tháng 04 năm 2014 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số hiệu Ngày tháng A B C D … … … Số dƣ đầu kỳ 07/4/2014 10 07/4/2014 16 21/4/2014 E Thời hạn đƣợc chiết khấu 1 Số phát sinh Số dƣ Nợ Có Nợ Có 2 3 4 5 … … 511 3331 221.515.000 221.515.000 11.075.750 232.590.750 Bán tấm 511 224.996.500 468.837.075 Thuế GTGT 5% 3331 11.249.825 468.837.075 468.837.075 468.837.075 … … Bán cám ƣớt Thuế GTGT 5% 21/4/2014 TK đối ứng Đơn vị tính: đồng Cộng số phát sinh Số dƣ cuối kỳ - Số này có….trang, đánh số từ trang….đến trang…. - Ngày mở sổ:…………………… Ngƣời ghi sổ (Ký, họ tên) Ngày….. thàng…… năm…. Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) 85 PHỤ LỤC 13 Đơn vị: CÔNG TY CỔ PHẦN NÔNG SẢN THỰC PHẨM XUẤT KHẨU CẦN THƠ Địa chỉ: 152-154, Trần Hƣng Đạo, P An Nghiệp, Mẫu số 01-TT Q. Ninh Kiều, TP Cần Thơ (Ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trƣởng Bộ Tài Chính) PHẾU THU Quyển số: Ngày 03 tháng 04 năm 2014 Số:030 Nợ TK: 111 Có TK: 5111, 33311 Họ tên ngƣời nộp tiền: Nguyễn Thành Nghiệp Địa chỉ: Phòng kinh doanh Lý do nộp: Thu tiền bán hàng của khách mua lẻ Số tiền: 3.344.250 đồng Viết bằng chữ: Ba triệu ba trăm bốn mƣơi bốn ngàn hai trăm năm mƣơi đồng. Kèm theo: 01 Hóa đơn GTGT số 0000084 của công ty MEKONIMEX/NS Chứng từ gốc Ngày 03 tháng 04 năm 2014 Giám đốc (Ký , họ tên) (Đã ký) Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) (Đã ký) Ngƣời nộp tiền ( Ký , họ tên) (Đã ký) Ngƣời lập phiếu (Ký, họ tên) (Đã ký) Thủ quỹ (Ký, họ tên) (Đã ký) Nguyễn Thị Ngọc Phƣợng Nguyễn Thành Nghiệp Lê Thị Thùy Linh Nguyễn Vũ Ngọc Trang Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ): +) Tỷ giá ngoại tệ (vàng , bạc, đá quý):………………………………… +) Số tiền quy đổi:…………………………………………………… 86 PHỤ LỤC 14 Đơn vị: CÔNG TY CỔ PHẦN NÔNG SẢN THỰC PHẨM XUẤT KHẨU CẦN THƠ Địa chỉ: 152-154, Trần Hƣng Đạo, P. An Nghiệp, Q. Ninh Kiều, TP Cần Thơ GIẤY BÁO CÓ Ngƣời nộp tiền: Công ty TNHH SX TM Tân Hƣng Số: NT214/VCBCT Địa chỉ: Cần Thơ Ngày: 23/04/2014 Lý do: Thu tiền bán hàng của công ty TNHH SXTM Tân Hƣng. Số tiền: 826.560.000 Loại tiền: VND Số tiền bằng chữ: Tám trăm hai mƣơi sáu triệu năm trăm sáu mƣơi nghìn đồng. Diễn giải Thu tiền bán hàng Giám đốc (Ký, họ tên) Số tiền nguyên tệ (VND) Số tiền (VND) 826.560.000 Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) Ngƣời lập (Ký, họ tên) 826.560.000 11210 Ngƣời nộp (Ký, họ tên) Nguyễn Thị Ngọc Phƣợng 87 Ghi Nợ Ghi Có 5111 Thủ quỹ (Ký, họ tên) PHỤ LỤC 15 Phần mềm Phòng kinh doanh Bắt đầu Cập nhật nghiệp vụ bán hàng KH Kế toán TT-CN Hóa đơn giá trị gia tăng 3 CSDL Đơn đặt hàng Hóa đơn giá trị gia Hóa đơn giá trị gia Hóa đơn giá trịtăng gia 3 tăng 2 tăng 1 Hợp đồng bán hàng 1 KH 2 In sổ chi tiết thanh toán với ngƣời mua Thủ Kho Lệnh bán hàng 3 Hóa đơn giá trị gia tăng 3 Cập nhật thu tiền khách hàng Kế toán tổng hợp 1 2 KTTT CN CSDL In phiếu thu Nhập liệu Định kỳ kế toán tổng hợp in Đơn đặt hàng đã Phiếu xuất kho 1 Phiếu thu 2 Phiếu thu 1 In dữ liệu Hóa đơn giá trị gia tăng 1 Sổ quỹ tiền mặt Sổ tiền gửi ngân hàng Sổ chi tiết các tài khoản C Sổ Cái N BPK Giấy giao hàng có xác nhận của khách hàng 2 Thông qua công ty vận chuyển Phiếu thu 2 Phiếu thu 1 Tiền Kết thúc N 88 Sau khi nhận email của ngân hàng P.KD Lệnh bán hàng 2 Kiểm tra, xác nhận thu tiền, ghi sổ quỹ tiền mặt Phiếu xuất kho 2 Kiểm tra, ký xác nhận, lập giấy giao hàng Tiền Phiếu thu 2 Phiếu thu 1 Giấy giao hàng 2 Giấy giao hàng 1 Sổ quỹ tiền mặt 1 N CSDL duyệt Hợp đồng bán hàng 1 Lệnh bán hàng 1 Lập giấy báo có của công ty KH Phiếu thu 3 KT Kho A KH D Nhập liệu Hóa đơn giá trị gia tăng Giấy báo có của 3 công ty 2 Truy cập Lệnh bán hàng 1 Giấy báo có của công ty 2 Định kỳ kế toán tổng hợp in D Lập lệnh bán hàng hàng C N N KT Kho A Đơn đặt hàng đã duyệt Hợp đồng bán Kế toán kho NH Giấy báo có của ty Giấy báocông có của 2 công ty 1 Nhập liệu Sổ chi tiết thanh toán với ngƣời mua Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho 3 Phiếu xuất kho 2 1 KTTT CN KH Lệnh bán hàng 3 Thủ quỹ CSDL In hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu xuất kho Trƣởng phòng kinh doanh xét duyệt đơn đặt hàng, nhân viên bán hàng lập hợp đồng bán hàng. Xét duyệt ĐĐH và lập hợp đồng bán hàng Đơn đặt hàng đã duyệt P.KD Cập nhật chi tiết khách hàng Sau khi nhận điện thoại, email, fax,...Và trƣởng phòng kinh doanh lập Lập đơn đạt hàng Kế toán trƣởng N Lệnh bán hàng 2 Phiếu xuất kho 2 BP Kho Gửi công ty vận chuyển giao kèm hàng hóa [...]... của công tác kế toán trong doanh nghiệp, tôi đã chọn đề tài Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Nông sản Thực phẩm Xuất khẩu Cần Thơ cho luận văn của mình trong thời gian thực tập 1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 1.2.1 Mục tiêu chung Phân tích hệ thống thông tin kế toán mà cụ thể là phân tích việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh thu tại Công ty Cổ phần Nông sản thực. .. loại hệ thống thông tin kế toán Phân loại theo đối tƣợng cung cấp thông tin - Hệ thống thông tin kế toán tài chính: hệ thống sẽ cung cấp những thông tin tài chính chủ yếu cho các đối tƣợng bên ngoài - Hệ thống thông tin kế toán quản trị: Hệ thống sẽ cung cấp những thông tin nhằm mục đích quản trị trong nội bộ doanh nghiệp  Hệ thống thông tin kế toán tài chính: Thông thƣờng chu trình kế toán gồm có 4... Doanh Nghiệp Nhà nƣớc với tên gọi Công ty sản xuất chế biến hàng xuất nhập khẩu Ngày 04/06/1986, đổi tên thành Công ty Nông sản Xuất khẩu Hậu Giang Khi chia tách Tỉnh lại đƣợc đổi thành Công ty Nông Sản Thực phẩm xuất khẩu Cần Thơ vào ngày 28/11/1992 Khi Cần Thơ trở thành thành phố trực thuộc trung ƣơng lại đổi tên thành Công ty Nông Sản Thực phẩm Xuất khẩu Thành phố Cần Thơ từ ngày 12/01/2004 Vào năm... Nông sản thực phẩm xuất khẩu Cần Thơ là một trong các đơn vị xuất khẩu có uy tín của TP Cần Thơ, kim ngạch xuất khẩu đạt từ 6.000.000 đến 10.000.000 USD/năm, trong đó gạo là mặt hàng chủ lực, trực tiếp và ủy thác xuất khẩu: từ 30.000 đến 40.000 tấn/năm 3.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của công ty Công ty Cổ phần Nông sản Thực phẩm xuất khẩu Cần Thơ là một đơn vị kinh doanh xuất khẩu các mặt hàng nông sản Bên... kinh doanh xuất nhập khẩu (trực tiếp và ủy thác); - Chuyên sản xuất nông sản xuất khẩu, bao bì các loại; - Xuất khẩu: Nông sản, lƣơng thực, sản phẩm may mặc, giầy da, thủ công mỹ nghệ; - Nhập khẩu: Chủ yếu nhập khẩu thiết bị máy móc, phƣơng tiện giao thông, chuyên chở nguyên liệu, sản phẩm phục vục cho sản xuất, chế biến, xuất khẩu 3.2.2 Nguồn nguyên liệu đầu vào, sản phẩm và thị trƣờng xuất khẩu - Nguồn... quy định và cơ cấu tổ chức của công ty 19 CHƢƠNG 3 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN NÔNG SẢN LƢƠNG THỰC XUẤT KHẨU CẦN THƠ 3.1 KHÁI QUÁT VỀ LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN NÔNG SẢN LƢƠNG THỰC XUẤT KHẨU CẦN THƠ 3.1.1 Giới thiệu chung Tên gọi công ty: Công Ty Cổ Phần Nông Sản Thực Phẩm Xuất Khẩu Cần Thơ Tên giao dich đối ngoại: Can Tho Agricultural Product & Foodstuff Export... dõi thanh toán; - Thu tiền thanh toán 2 CHƢƠNG 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN 2.1.1 Hệ thống thông tin kế toán 2.1.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin kế toán Là hệ thống thu thập, lƣu trữ và xử lý dữ liệu cần thiết của quá trình sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp thông tin kế toán, tài chính hữu ích cho ngƣời sử dụng trong và ngoài doanh nghiệp Hệ thống thông tin kế toán gồm... thu tại Công ty Cổ phần Nông sản thực phẩm xuất khẩu Cần Thơ, từ đó đƣa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại Công ty 1.2.2 Mục tiêu cụ thể - Phân tích các hoạt động trong chu trình doanh thu hiện nay tại Công ty Cổ phần nông sản thực phẩm xuất khẩu Cần Thơ nhằm tìm ra những hạn chế trong hoạt động bán hàng, thu tiền khách hàng - Phân tích việc tổ chức thu thập, lƣu trữ và... biến nông sản thực phẩm Cần Thơ, Xí nghiệp thuộc da Tây Đô vào Công ty Cổ Nông sản Thực phẩm xuất khẩu Cần Thơ - Năm 1998: Là thành viên trong Liên doanh Dầu khí Mêkong, Mêkong Gas Ngày 01/01/1998 tham gia góp vốn hình thành Công ty Liên doanh giày da Tây Đô - Tháng 02/2004: Sáp nhập Xí nghiệp May Meko, Xí nghiệp thức ăn gia súc Meko vào Công ty Nông sản Thực phẩm xuất khẩu Cần Thơ 20 Công ty Cổ phần Nông. .. thống thông tin kế toán trên nền máy tính - Môi trƣờng hệ thống: Hệ thống pháp luật và đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp là những yếu tố ảnh hƣởng đến việc xử lý trong hệ thống thông tin kế toán 2.1.1.2 Chức năng hệ thống thông tin kế toán Chức năng hệ thống thông tin kế toán bao gồm: - Thu thập, lƣu trữ dữ liệu về các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp - Xử lý, cung cấp thông tin hữu ích cho các