phân tích hệ thống thông tin kế toán tại ngân hàng thương mại cổ phần quốc tế việt nam chi nhánh cần thơ

- Phân tích quy trình xử lý các nghiệp vụ chủ yếu trong chu trình doanh thu và chu trình chi phí trong môi trường xử lý bằng máy tính để tìm ra những sai sót tồn tại trong công tác kiểm

1

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH

VÕ THỊ BÔNG

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN

KẾ TOÁN TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI

CỔ PHẦN QUỐC TẾ VIỆT NAM

2

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH

VÕ THỊ BÔNG MSSV: 4104130

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN

KẾ TOÁN TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI

CỔ PHẦN QUỐC TẾ VIỆT NAM

Năm 2013

3

LỜI CẢM TẠ



Qua thời gian học tập, nghiên cứu và rèn luyện ở trường, nhờ có sự chỉ dạy

tận tình của quý thầy cô trường Đại học Cần Thơ đặc biệt là quý thầy cô Khoa Kinh Tế - Quản Trị Kinh Doanh đã giúp em có được nhiều kiến thức để hôm nay

em có thể hoàn thành tốt luận văn tốt nghiệp này

Em xin chân thành cảm ơn sự giảng dạy của quý thầy cô Khoa Kinh Tế - Quản Trị Kinh Doanh trường Đại học Cần Thơ Đặc biệt em xin chân thành cảm

ơn cô Lương Thị Cẩm Tú đã hướng dẫn, giải đáp những khó khăn, vướng mắc giúp em hoàn thành luận văn một cách tốt nhất

Bên cạnh đó em xin chân thành cảm ơn sâu sắc đến Ban Giám Đốc Ngân Hàng Thương Mại Cổ Phần Quốc Tế Việt Nam chi nhánh Cần Thơ đã tạo điều kiện cho em được thực tập tại Ngân hàng Xin cảm ơn đến các anh chị tại Phòng Khách Hàng Doanh Nghiệp, các anh chị đã tận tình giúp đỡ, chỉ dẫn và tạo điều kiện thuận lợi cho em hoàn thành tốt đề tài của mình

Tuy nhiên do hạn chế về kiến thức và thời gian thực tập nên chắc chắn luận văn không tránh khỏi những sai sót Vì vậy, em kính mong được sự đóng góp ý kiến của Quý Đơn Vị cùng Quý Thầy Cô để luận văn được hoàn thiện tốt hơn Cuối lời em xin kính chúc Quý Thầy Cô lời chúc sức khỏe và thành công trong công tác giảng dạy của mình Kính chúc Ban Giám Đốc cùng tập thể cán bộ nhân viên Ngân Hàng Thương Mại Cổ Phần Quốc Tế Việt Nam chi nhánh Cần Thơ được dồi dào sức khỏe và công tác tốt

Cần Thơ, ngày 4 tháng 12 năm 2013

Người thực hiện

VÕ THỊ BÔNG

4

LỜI CAM KẾT

Tôi xin cam kết luận văn này được hoàn thành dựa trên các kết quả nghiên cứu của tôi và kết quả phân tích trong bài là trung thực, đề tài không trùng với bất

kì đề tài khoa học nào

Cần Thơ, ngày 4 tháng 12 năm 2013

Người thực hiện

VÕ THỊ BÔNG

5

NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP

Ngày tháng năm 2013

Thủ trưởng đơn vị

6

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

Cần Thơ, ngày tháng năm 2013 Giáo viên hướng dẫn

LƯƠNG THỊ CẨM TÚ

7

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN

Cần Thơ, ngày tháng năm 2013

Giáo viên phản biện

8

MỤC LỤC

Trang

Chương 1: GIỚI THIỆU 15

1.1 Lý do chọn đề tài 15

1.2 Mục tiêu nghiên cứu 16

1.2.1 Mục tiêu chung 16

1.2.2 Mục tiêu cụ thể 16

1.3 Câu hỏi nghiên cứu 16

1.4 Phạm vi nghiên cứu 17

1.4.1 Phạm vi không gian 17

1.4.2 Phạm vi thời gian 17

1.4.3 Đối tượng nghiên cứu 17

1.5 Lược khảo tài liệu 17

Chương 2: PHƯƠNG PHÁP LUẬN, PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 20

2.1 Phương pháp luận 20

2.1.1 Các khái niệm 20

2.1.2 Kiểm soát hệ thống thông tin trên máy tính 26

2.1.3 Sự an toàn và trung thực dữ liệu 30

2.1.4 Tổ chức chứng từ kế toán 31

2.1.5 Hệ thống thông tin tín dụng 33

2.2 Phương pháp nghiên cứu 35

Chương 3: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN QUỐC TẾ VIỆT NAM CHI NHÁNH CẦN THƠ 38

3.1 Tổng quan về Ngân hàng Thương mại Cổ phần Quốc tế Việt Nam chi nhánh Cần Thơ 38

3.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 38

3.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và hoạt động chính của Ngân hàng Quốc tế 43

9

3.1.3 Cơ cấu tổ chức 41

3.1.4 Các hoạt động chủ yếu của Ngân hàng Thương mại Cổ phần Quốc Tế chi nhánh Cần Thơ 44

3.1.5 Phương hướng phát triển 44

3.2 Tổ chức công tác kế toán 46

3.2.1 Chế độ kế toán đang áp dụng 46

3.2.2 Hình thức kế toán 47

3.2.3 Tổ chức bộ máy kế toán và các bộ phận liên quan trong quá trình luân chuyển chứng từ 47

3.3 Phần mềm kế toán sử dụng tại Ngân hàng Thương mại Cổ Phần Quốc tế chi nhánh Cần Thơ 50

3.4 Tình hình hoạt động kinh doanh của Ngân hàng Thương mại Cổ Phần Quốc tế chi nhánh Cần Thơ 50

Chương 4: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN QUỐC TẾ VIỆT NAM CHI NHÁNH CẦN THƠ 54

4.1 Khảo sát hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng Thương mại Cổ phần Quốc tế chi nhánh Cần Thơ 54

4.1.1 Đánh giá sơ bộ hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng Thương mại Cổ phần Quốc tế chi nhánh Cần Thơ 54

4.1.2 Các thủ tục kiểm soát trong Ngân hàng nhằm ngăn ngừa sai phạm và gian lận 57

4.1.3 Đánh giá chung về sự vận hành của hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng 59

4.2 Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại Ngân hàng Thương mại Cổ phần Quốc tế chi nhánh Cần Thơ 60

4.2.1 Phân tích quá trình xử lý và kiểm soát các hoạt động trong chu trình doanh thu 60

10

4.2.2 Phân tích quá trình xử lý và kiểm soát các hoạt động trong chu trình chi phí

98

4.2.3 Phân tích việc tổ chức chứng từ, hệ thống sổ sách báo cáo kế toán 112

4.2.4 Đánh giá phần mềm Ngân hàng đang áp dụng 118

4.3 Phân tích các rủi ro trong hệ thống thông tin tại Ngân hàng 124

4.4 Phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến hệ thống thông tin trong Ngân hàng và sự kiểm soát của nhà quản lý trong hoạt động tại Ngân hàng 125

4.4.1 Các yếu tố ảnh hưởng đến hệ thống thông tin trong Ngân hàng 126

4.4.2 Sự kiểm soát của nhà quản lý trong hoạt động tại Ngân hàng 130

Chương 5: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VIỆC TỔ CHỨC VÀ KIỂM SOÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN QUỐC TẾ CHI NHÁNH CẦN THƠ 129

5.1 Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong ngân hàng 129

5.2 Giải pháp phát triển hệ thống thông tin kế toán trong ngân hàng 131

Chương 6: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 133

6.1 Kết luận 133

6.2 Kiến nghị 133

TÀI LIỆU THAM KHẢO 135

PHẦN PHỤ LỤC 136

Phụ lục 1 136

Phụ lục 2 139

Phụ lục 3 140

Phụ lục 4 141

Phụ lục 5 142

Phụ lục 6 144

Phụ lục 7 146

11

DANH SÁCH BẢNG

Trang

Bảng 3.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của Ngân hàng Thương mại Cổ

phần Quốc tế Việt Nam chi nhánh Cần Thơ 51

Bảng 4.1 Bảng tổng hợp số liệu về khảo sát thực tế các câu hỏi tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ 136

Bảng 4.2: Bảng tổng hợp quá trình khảo sát các rủi ro thường xảy ra trong quá trình xử lý nghiệp vụ cho vay – giải ngân 71

Bảng 4.3: Mô tả thủ tục kiểm soát trong hoạt động cho vay- giải ngân 72

Bảng 4.4: Bảng tổng hợp quá trình khảo sát các rủi ro thường xảy ra trong quá trình xử lý nghiệp vụ thu lãi cho vay của ngân hàng 79

Bảng 4.5: Mô tả thủ tục kiểm soát trong nghiệp vụ thu lãi 80

Bảng 4.6: Bảng tổng hợp quá trình khảo sát các rủi ro thường xảy ra trong quá trình xử lý nghiệp vụ chuyển tiền đi của ngân hàng 93

Bảng 4.7: Mô tả thủ tục kiểm soát trong nghiệp vụ chuyển tiền đi 94

Bảng 4.8: Bảng tổng hợp quá trình khảo sát các rủi ro thường xảy ra trong quá trình xử lý nghiệp vụ mở sổ tiết kiệm 103

Bảng 4.9: Mô tả thủ tục kiểm soát trong nghiệp vụ mở sổ tiết kiệm 104

Bảng 4.10: Bảng tổng hợp quá trình khảo sát các rủi ro thường xảy ra trong quá trình xử lý nghiệp vụ tất toán sổ tiết kiệm 109

Bảng 4.11: Mô tả thủ tục kiểm soát trong nghiệp vụ tất toán sổ tiết kiệm 110

Bảng 4.12: Mô tả chứng từ sử dụng trong chu trình doanh thu 113

Bảng 4.13: Mô tả chứng từ sử dụng trong chu trình chi phí 116

Bảng 4.14: Hệ thống sổ kế toán và báo cáo kế toán 117

Bảng 4.15: Bảng tổng hợp quá trình khảo sát các rủi ro thường xảy ra trong quá trình áp dụng phần mềm kế toán tại Ngân hàng 119

Bảng 4.16: Thủ tục kiểm soát ứng dụng trong phầm mềm Symbols 120

Bảng 4.17: Tổng hợp tình hình hoạt động dịch vụ của ngân hàng qua các năm 132

12

DANH SÁCH HÌNH

Trang

Hình 2.1 Quy trình thực hiện httt kế toán 20

Hình 2.2 Quy trình xử lý dữ liệu của httt kế toán 21

Hình 2.3 Quy trình httt kế toán tài chính 22

Hình 2.4 Quy trình httt kế toán quản trị 23

Hình 3.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức và điều hành của VIB Cần Thơ 41

Hình 4.1 Quy trình cho vay 61

Hình 4.2 Sơ đồ dòng dữ liệu mô tả quy trình lập hợp đồng vay – giải ngân 62

Hình 4.3 Lưu đồ luân chuyển chứng từ quy trình lập hợp đồng vay – giải ngân 63

Hình 4.4 Sơ đồ dòng dữ liệu mô tả quy trình thu từ lãi tiền vay 76

Hình 4.5 Lưu đồ luân chuyển chứng từ quy trình thu từ lãi tiền vay 76

Hình 4.6 Sơ đồ dòng dữ liệu mô tả quy trình tất toán hợp đồng vay 82

Hình 4.7 Lưu đồ luân chuyển chứng từ quy trình tất toán hợp đồng vay 83

Hình 4.8 Màn hình mở mã khách hàng tab thông tin chính 85

Hình 4.9 Màn mình mở mã khách hàng tab thông tin bổ sung 86

Hình 4.10 Màn hình mở tài khoản giao dịch tiền vay 87

Hình 4.11 Màn hình rút tiền lúc giải ngân cho khách hàng 88

Hình 4.12 Sơ đồ dòng dữ liệu mô tả quy trình thu từ hoạt động chuyển tiền thu phí (chuyển đi) 89

Hình 4.13 Lưu đồ luân chuyển chứng từ quy trình chuyển tiền thu phí (chuyển đi) 90

Hình 4.14 Màn hình chuyển tiền cùng hệ thống 96

Hình 4.15 Màn hình chuyển tiền ngoài hệ thống 97

Hình 4.16 Màn hình thu phí chuyển tiền đi 98

Hình 4.17 Sơ đồ dòng dữ liệu mô tả quy trình mở sổ tiết kiệm 99

Hình 4.18 Lưu đồ luân chuyển chứng từ quy trình mở sổ tiết kiệm 100

13

Hình 4.19 Sơ đồ dòng dữ liệu mô tả quy trình tất toán sổ tiết kiệm 105

Hình 4.20 Lưu đồ luân chuyển chứng từ quy trình tất toán sổ tiết kiệm 107

Hình 4.21 Màn hình nộp tiền vào sổ tiết kiệm 111

Hình 4.22 Màn hình tất toán sổ tiết kiệm 112

15

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU

1.1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI

Chúng ta đang sống ở những năm đầu của thế kỷ XXI và đang được chứng kiến sự phát triển với tốc độ nhanh chưa từng có trong lịch sử của thông tin đặc biệt là tin học đang xâm nhập ngày càng sâu, rộng vào mọi lĩnh vực của đời sống nhất là lĩnh vực quản lý Với việc tin học hóa, công việc quản lý trở nên đơn giản hóa, hiệu quả cao, tiết kiệm sức lao động và nâng cao nâng suất cán bộ quản lý Tuy nhiên, để tối ưu hóa hạ tầng và đa dạng hóa dịch vụ là chủ đề tại Hội thảo – Triển lãm về công nghệ ngân hàng (Banking Việt Nam 2011) được diễn ra tại Hà Nội Qua cuộc hội thảo đã nhấn mạnh công nghệ thông tin là một trong những nhiệm vụ trọng tâm nhằm hiện đại hóa hệ thống ngân hàng Việt Nam Hơn thế nữa, trong khuôn khổ Hội thảo – Triển lãm Banking Việt Nam 2012, ông Lê

Mạnh Hùng đã cho biết rằng “Công nghệ thông tin được ứng dụng rộng rãi trong

các hoạt động của Ngân hàng Nhà nước, khoảng 95% các nghiệp vụ được tin học hóa trong Ngân hàng nhà nước với mức độ khác nhau” Từ đó cho thấy việc ứng

dụng công nghệ thông tin trong hệ thống Ngân hàng hiện nay đang được quan tâm sâu sắc và ngày càng mở rộng

Mặt khác, để nâng cao sự cạnh tranh trên thương trường, các Ngân hàng thương mại hiện nay nói chung và VIB nói riêng đang tập trung phát triển nhóm

dự án Giải pháp ngân hàng lõi Corebanking Đây được coi là xương sống cho mọi hoạt động quy trình nghiệp vụ trong các Ngân hàng thương mại Sao khi áp dụng

đã giúp cải thiện đáng kể hiệu quả hoạt động nội bộ ngân hàng như kế toán thanh toán, quản trị rủi ro… Các dữ liệu trong hoạt động được nối mạng trực tuyến giữa các phòng, ban tại trụ sở chính, chi nhánh đảm bảo kiểm soát, phát hiện kịp thời các phát sinh trong hoạt động Có thể nói công nghệ thông tin được xem như một xu hướng chính trong hoạt động ngân hàng hiện đại trong thập niên vừa qua,

hệ thống ngân hàng lõi đang dần được nâng cấp cho phù hợp với sự phát triển của ngành ngân hàng Song, vẫn còn nhiều mặt đáng lo ngại như tính an toàn dữ liệu

và bảo mật thông tin khách hàng khi xử lý nghiệp vụ trong môi trường nối mạng trực tiếp, sai sót trong quá trình nhập liệu dẫn đến sai lệch thông tin đầu ra

Hơn thế nữa, hệ thống kiểm soát nội bộ cũng là vấn đề cần quan tâm bậc nhất đối với Ngân hàng Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu, hiệu quả sẽ giúp phòng ngừa gian lận và sai sót hiện hữu một cách tốt nhất, đồng thời hạn chế

16

những rủi ro tồn tại trong Ngân hàng Vì thế tôi chọn đề tài “Phân tích Hệ thống

thông tin kế toán tại Ngân hàng Thương mại Cổ Phần Quốc Tế Việt Nam chi nhánh Cần Thơ” làm luận văn tốt nghiệp, để tìm hiểu rõ hơn cách tổ chức và

kiểm soát hệ thống thông tin trong Ngân hàng

1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU

1.2.1 Mục tiêu chung

Mục tiêu chung là phân tích hệ thống thông tin kế toán tại Ngân hàng Thương mại Cổ Phần Quốc Tế Việt Nam chi nhánh Cần Thơ trong điều kiện tin học hóa Tức là phân tích việc tổ chức và kiểm soát hệ thống thông tin, quá trình luân chuyển chứng từ, mẫu chứng từ tại đơn vị, từ đó tìm ra những tồn tại để có những giải pháp giúp nhà quản lý hoàn thiện hơn cách tổ chức và kiểm soát hệ thống thông tin tại đơn vị với mô hình phù hợp hơn và xây dựng mẫu chứng từ mới (nếu có)

1.2.2 Mục tiêu cụ thể

- Tìm hiểu kiểm soát nội bộ về hệ thống máy tính trong Ngân hàng và đánh

giá ưu, nhược điểm

- Phân tích quy trình xử lý các nghiệp vụ chủ yếu trong chu trình doanh thu

và chu trình chi phí trong môi trường xử lý bằng máy tính để tìm ra những sai sót tồn tại trong công tác kiểm soát hệ thống thông tin kế toán

- Đề ra các thủ tục kiểm soát giúp nhà quản lý hoàn thiện hơn cách tổ chức

và kiểm soát hệ thống thông tin kế toán tại Ngân hàng, xây dựng mẫu chứng mới (nếu có)

1.3 CÂU HỎI NGHIÊN CỨU

(1) Kiểm soát nội bộ về hệ thống máy tính trong Ngân hàng là gì?

(2) Quy trình xử lý các nghiệp vụ chủ yếu trong chu trình doanh thu và chu trình chi phí trong môi trường xử lý bằng máy tính tại Ngân hàng như thế nào? Những thủ tục kiểm soát có thích hợp có thể ngăn chặn rủi ro không? Và những thủ tục đó có được áp dụng trong thực tế không? Hệ thống thông tin kế toán có hữu hiệu hay chưa? Hệ thống thông tin kế toán tại Ngân hàng có ưu và nhược điểm gì? Hệ thống có đảm bảo tính bảo mật của dữ liệu kế toán không?

(2) Biện pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán ra sao?

1.4 PHẠM VI NGHIÊN CỨU

17

1.4.1 Phạm vi không gian

Đề tài này được thực hiện tại Ngân hàng Thương mại Cổ Phần Quốc Tế

Việt Nam chi nhánh Cần Thơ

1.4.3 Đối tượng nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu việc tổ chức hệ thống thông tin và tổ chức bộ máy kế toán tại VIB Cần Thơ, xoay quanh những nghiệp vụ cụ thể như: nghiệp vụ thu lãi vay, chuyển tiền thu phí, trả lãi tiền gửi của khách hàng, chi dịch vụ thanh toán

1.5 LƯỢC KHẢO TÀI LIỆU

- Luận văn thạc sĩ “Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm

toán nội bộ tại Ngân hàng Công Thương Việt Nam” do Lê Phương Hồng, trường

Đại học Kinh Tế TP Hồ Chí Minh thực hiện

Nội dung đề tài đánh giá thực trạng hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ của Ngân hàng Công Thương Việt Nam, từ đó đề ra các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán nội bộ

+ Với nội dung của đề tài như trên thì tác giả sử dụng phương pháp nghiên

cứu có hệ thống lý luận và thực tiễn liên quan đến kiểm soát nội bộ, kiểm toán nội

bộ và nghiên cứu thực tiễn tổ chức bộ máy, chính sách các quy trình kiểm soát, kiểm toán tại Ngân hàng Công Thương Việt Nam

+ Qua tham khảo nội dung và phương pháp nghiên cứu mà tác giả thực hiện,

em thấy được tác giả chỉ khái quát được lý luận về kiểm soát nội bộ, kiểm toán nội bộ và đưa ra các giải pháp để hạn chế rủi ro, nhưng chưa tìm hiểu sâu về phân tích hệ thống thông tin và các thủ tục kiểm soát nhằm hạn chế rủi ro để khắc phục

những hạn chế trên, đề tài “Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại Ngân hàng

TMCP Quốc tế Việt Nam chi nhánh Cần Thơ”, em sẽ nghiên cứu sâu vào quá

trình luân chuyển, xử lý, lưu trữ chứng từ và những thủ tục kiểm soát trong cả chu trình doanh thu và chu trình chi phí Từ đó nêu lên kết luận chung về sự hữu hiệu của hai chu trình

18

- Luận văn “Đánh giá hệ thống thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng

phần mềm kế toán tại Phòng Thương mại và Công Nghiệp Việt Nam chi nhánh Cần Thơ” do Trần Thị Phúc Duyên, trường Đại học Cần Thơ thực hiện

+ Nội dung: Đề tài phân tích hệ thống thông tin kế toán tại VCCI Cần Thơ trong môi trường ứng dụng phần mềm kế toán Acsoft, đưa ra đặc điểm hoạt động của Chi nhánh và yêu cầu thông tin đối với HTTT kế toán, tổ chức dữ liệu của hệ thống thông tin kế toán

+ Với nội dung của đề tài như trên thì tác giả sử dụng phương pháp tổng hợp và phân tích thông tin trong hệ thống kế toán tại doanh nghiệp, dùng công cụ

mô tả quy trình, luân chuyển thông tin bằng lưu đồ, chứng từ và đánh giá thông tin thu thập

+ Qua tham khảo nội dung và phương pháp nghiên cứu mà tác giả thực hiện,

em thấy được tác giả chỉ giới thiệu về phần mềm kế toán áp dụng tại đơn vị nhưng chưa phân tích được các thủ tục kiểm soát nhằm hạn chế rủi ro trong môi trường ứng dụng phần mềm kế toán, để khắc phục những hạn chế trên, đề tài

“Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại Ngân hàng TMCP Quốc tế Việt Nam chi nhánh Cần Thơ”, em đi tìm hiểu sâu về các thủ tục kiểm soát nhằm hạn chế rủi ro

trong môi trường ứng dụng phần mềm kế toán

Luận văn “Phân tích thực trạng và giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin

kế toán tại công ty Cổ Phần Dược Hậu Giang” do Lê Thị Thúy Vy, trường Đại

học Cần Thơ thực hiện

+ Nội dung: Đề tài nêu những hoạt động của chu trình doanh thu và mô tả bằng lưu đồ quá trình luân chuyển, kiểm soát và lưu chuyển chứng từ của chu trình doanh thu

+ Qua tham khảo nội dung và phương pháp nghiên cứu mà tác giả thực hiện,

em thấy được tác giả không làm rõ những thủ tục kiểm soát của công ty nhằm hạn chế rủi ro trong chu trình doanh thu, đề tài chưa đánh giá được tính hữu hiệu và hiệu quả của hệ thống thông tin kế toán khắc phục những hạn chế trên, đề tài

“Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại Ngân hàng TMCP Quốc tế Việt Nam chi nhánh Cần Thơ”, em sẽ nghiên cứu sâu vào quá trình luân chuyển, xử lý, lưu trữ

chứng từ và những thủ tục kiểm soát trong cả chu trình doanh thu và chu trình chi phí Từ đó nêu lên kết luận chung về sự hữu hiệu của hai chu trình

19

CHƯƠNG 2 PHƯƠNG PHÁP LUẬN, PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

2.1 PHƯƠNG PHÁP LUẬN

2.1.1 Các khái niệm

2.1.1.1 Hệ thống thông tin kế toán

a) Khái niệm

Hệ thống thông tin kế toán (HTTT kế toán) là hệ thống thu thập, lưu trữ và

xử lý các dữ liệu cần thiết của quá trình sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp các thông tin kế toán, tài chính hữu ích cho người sử dụng trong và ngoài doanh nghiệp

Nguồn: Bài giảng hệ thống thông tin

Hình 2.1 Qui trình thực hiện httt kế toán

b) Các đặc tính của hệ thống thông tin kế toán

- Mục tiêu

- Đầu vào

- Quy trình xử lý: Thu thập, phân tích, ghi chép, kiểm tra đối chiếu, tổng hợp lập báo cáo, truyền thông

- Các thiết bị xử lý (thu thập, tính toán, lưu trữ, truyền thông) thông tin

- Con người tham gia xử lý thông tin

- Môi trường hệ thống

c) Chức năng hệ thống thông tin kế toán

- Thu thập, lưu trữ dữ liệu về các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

- Xử lý cung cấp thông tin hữu ích cho các đối tượng có liên quan

- Kiểm soát

20

d) Phân loại hệ thống thông tin kế toán

- Hệ thống thông tin kế toán tài chính gồm: mục tiêu, đầu vào và quá trình

xử lý

Nguồn: Bài giảng hệ thống thông tin

Hình 2.2 Quy trình xử lý dữ liệu của httt kế toán Cấu trúc gồm:

21

Nguồn: Bài giảng hệ thống thông tin

Hình 2.3 Quy trình httt kế toán tài chính

- Hệ thống thông tin kế toán quản trị

Mục tiêu: hệ thống thông tin tài chính nội bộ cho mục đích lập kế hoạch, kiểm soát hoạt động

Dữ liệu: nghiệp vụ tài chính

Dữ liệu

Quỹ Chu trình

doanh thu

Chu trình tài chính

Chu trình tài chính: sổ cái và báo cáo tài chính

Chu trình chi phí

22

Nguồn: Bài giảng hệ thống thông tin

Hình 2.4 Quy trình httt kế toán quản trị

2.1.1.2 Kiểm soát nội bộ

a) Khái niệm

Kiểm soát nội bộ là một quá trình thiết kế bởi các nhà quản lý và các nhân viên của một tổ chức để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu:

- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả

- Thông tin đáng tin cậy

- Sự tuân thủ các luật lệ quy định

b) Các thành phần của kiểm soát nội bộ

- Môi trường kiểm soát

- Đánh giá rủi ro

- Các hoạt động kiểm soát

- Thông tin, truyền thông

HT Báo cáo trách nhiệm

HT xử lý nghiệp vụ

Kế hoạch

Dòng thông tin dưới lên

23

2.1.1.3 Khái niệm chu trình doanh thu và chu trình chi phí

Chu trình doanh thu bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những nghiệp

vụ phát sinh liên quan đến việc tạo ra doanh thu và nhận thanh toán như: thu từ

lãi cho vay, thu từ dịch vụ chuyển tiền thu phí,…

Chu trình chi phí bao gồm những sự kiện liên quan tới hoạt động mua hàng

hay dịch vụ và thanh toán tiền như: chi lãi tiết kiệm cho khách hàng, chi lãi đi vay

tiền Hội sở, chi dịch vụ thanh toán,…

2.1.1.4 Công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán

a) Khái niệm lưu đồ

Có hai dạng lưu đồ:

- Lưu đồ chứng từ: mô tả trình tự luân chuyển của chứng từ, số liên chứng

từ, người lập, người nhận, nơi lưu trữ, tính chất lưu trữ,…trong các hoạt động

chức năng (bán, mua, nhập, xuất….)

- Lưu đồ hệ thống: mô tả trình tự xử lý dữ liệu, cách thức xử lý, cách thức

lưu trữ trong hoạt động xử lý của máy tính

Lưu đồ sử dụng để phân tích tính kiểm soát của hệ thống

Quá trình xử lý

Nhập liệu thủ công

Cơ sở dữ liệu

24

b) Khái niệm sơ đồ dòng dữ liệu – DFD

DFD mô tả bằng hình ảnh các thành phần; các dòng lưu chuyển dữ liệu giữa

các thành phần, điểm khởi đầu, điểm đến và nơi lưu trữ dữ liệu của một hệ thống

thông tin

* Các ký hiệu:

Lưu trữ dữ liệu

Dòng dữ liệu

Hoạt động xử

lý

Đối tượng bên ngoài

hệ thống (điểm đầu, kêt thúc)

Ghi chú Dòng luân chuyển

25

2.1.2 Kiểm soát hệ thống thông tin trên máy tính

2.1.2.1 Kiểm soát chung

a) Xác lập kế hoạch an ninh cho hệ thống

Xác lập và cập nhật thường xuyên một kế hoạch an ninh toàn diện là một trong những thủ tục kiểm soát chung quan trọng nhất mà một tổ chức có thể thực hiện Phương thức cơ bản và đơn giản nhất để xác lập một kế hoạch an ninh là xác định: Thông tin cần là gì? Thông tin cung cấp cho ai? Khi nào cần sử dụng thông tin? Thông tin được kết xuất từ hệ thống nào? Điều này giúp chúng ta xác định được các rủi ro, sai phạm, gian lận đối với thông tin và chọn lựa một phương thức đảm bảo an ninh hệ thống có hiệu quả nhất

b) Tổ chức bộ máy trong môi trường máy tính

Trong môi trường máy tính, các thủ tục thường được thực hiện bởi các cá nhân riêng biệt có thể được kết hợp trong chức năng của một cá nhân Điều này dẫn đến khả năng một cá nhân không bị giới hạn quyền truy cập đến máy tính, chương trình và dữ liệu sẽ có cơ hội gian lận rất lớn Do đó cần:

- Tách biệt chức năng xử lý thông tin với các bộ phận chức năng khác

- Tách biệt các bộ phận bên trong của hệ thống xử lý thông tin: bộ phận xử

lý thông tin – bộ phận vận hành – bộ phận phát triển hệ thống

c) Kiểm soát quá trình phát triển HTTT

Kiểm soát dự án phát triển hệ thống sẽ đảm bảo thời gian phát triển hệ thống hợp lý, giảm thiểu chi phí và đảm bảo tính hữu hiệu, hiệu quả của hệ thống thông tin mới Kiểm soát quá trình phát triển HTTT bao gồm các thủ tục sau:

- Lập kế hoạch phát triển

- Xác định các yêu cầu đặt ra

- Phân chia trách nhiệm phát triển hệ thống

- Sự tham gia của người sử dụng

- Đánh giá, chọn lựa quá trình phát triển

d) Chuẩn hóa các tài liệu liên quan

Tài liệu hệ thống cần được chuẩn hóa, phân loại và lưu trữ nhằm phục vụ cho yêu cầu thẩm định, xem xét, đánh giá HTTT

e) Đảm bảo an ninh cho hệ thống

Kiểm soát truy cập hệ thống là việc giới hạn quyền truy cập hệ thống đối với từng người dùng Người dùng chỉ được truy cập đến các hệ thống, các dữ liệu liên quan đến chức năng nhiệm vụ mà họ được cấp quyền sử dụng

Kiểm soát truy cập hệ thống bao gồm: kiểm soát truy cập – sử dụng hệ thống, kiểm soát truy cập dữ liệu và kiểm tra tính tương thích chức năng

Các quyền truy cập dữ liệu bao gồm: đọc, ghi, thêm, sửa, xóa dữ liệu phải được gán cụ thể cho từng chức năng, từng công việc, từng cá nhân hay từng tập tin dữ liệu Đồng thời, phải ngăn chặn và hạn chế việc truy cập dữ liệu từ các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp

f) Đảm bảo hoạt động liên tục

Các sự cố về điện hay các rủi ro khác có thể làm cho hệ thống tạm ngưng hoạt động Điều này có thể ảnh hưởng đến dữ liệu, chương trình hay làm giảm tuổi thọ của trang thiết bị Do đó:

- Kiểm soát thiết bị lưu trữ (Đĩa cứng, đĩa mềm, đĩa CD,…): Đảm bảo an toàn thiết bị lưu trữ, dán nhãn, đặt tên, sắp xếp theo trình tự thời gian

- Sao lưu dữ liệu dự phòng

- Hạn chế mất mát dữ liệu khi mất điện: có thể sử dụng bộ lưu điện (UPS)

g) Kế hoạch khắc phục hậu quả (nếu xảy ra)

Khi lập kế hoạch phục hồi hệ thống sau thiệt hại, cần lưu ý:

- Các thứ tự ưu tiên phục hồi

- Phân chia trách nhiệm phục hồi

- Sao lưu dự phòng chương trình nguồn, dữ liệu

- Mua bảo hiểm hệ thống

27

- Các kế hoạch phải được thể hiện dưới dạng văn bản

2.1.2.2 Kiểm soát ứng dụng

a) Kiểm soát nhập liệu

Kiểm soát nguồn dữ liệu

- Kiểm tra tính trình tự số chứng từ

- Sử dụng chứng từ luân chuyển trong hệ thống

- Xét duyệt nghiệp vụ

- Đánh dấu chứng từ đã sử dụng

- Quét chứng từ để kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ

Kiểm soát quá trình nhập liệu

- Kiểm tra tính tuần tự khi nhập liệu: dữ liệu phải được nhập đầy đủ, nhanh chóng theo một thứ tự nhất định đã được quy định sẵn

- Kiểm tra vùng (kiểu) dữ liệu: hệ thống phải đảm bảo dữ liệu nhập vào phải theo đúng loại đã khai báo, ví dụ: khi nhập số tiền thì số lượng phải nhập kiểu số không được nhập kiểu chữ,…

- Kiểm tra dấu (>0 hay <0): Một số dữ liệu phải luôn luôn là số dương hay

số âm, ví dụ: số tiền phải luôn là số dương,…

- Kiểm tra tính hợp lý: các dữ liệu được nhập vào phải hợp lý như ngày nhập liệu không được trước ngày phát sinh,…

- Kiểm tra tính có thực của nghiệp vụ: xác nhận các đối tượng tham gia vào nghiệp vụ là có thực, nhằm phát hiện các dữ liệu nhập sai vào hệ thống

- Kiểm tra giới hạn: đảm bảo tính hợp lý và hạn chế các gian lận khi nhập liệu, ví dụ: số ngày làm việc trong tháng không được vượt quá 30/31 ngày và không quá 29 ngày nếu là tháng 2,…

- Kiểm tra tính đầy đủ: đảm bảo rằng tất cả các thông tin quan trọng trên một mẫu tin đều được nhập vào, không có vùng (file) quan trọng nào được để trống

- Kiểm tra việc nhập trùng dữ liệu: để nhập liệu nhanh chóng và chính xác, các dữ liệu trùng lắp không cần nhập vào hệ thống

- Số tổng kiểm soát: nhằm kiểm tra tính chính xác của việc nhập liệu

b) Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu

Kiểm soát xử lý kiểm tra sự chính xác của thông tin kế toán trong quá trình

xử lý dữ liệu, loại trừ các yếu tố bất thường trong quá trình xử lý và đảm bảo cho

hệ thống vẫn vận hành như thiết kế ban đầu Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu và kiểm soát bảo trì tập tin bao gồm các thủ tục sau:

- Kiểm tra ràng buộc toàn vẹn dữ liệu: các dữ liệu có liên kết với nhau qua các mối liên hệ dữ liệu sẽ không được xóa khi ràng buộc dữ liệu đang tồn tại

- Kiểm tra dữ liệu hiện hành: các dữ liệu có thể không còn được tiếp tục sử dụng trong đơn vị cần được kiểm tra và xóa khỏi danh mục dữ liệu để hệ thống nhẹ và xử lý dữ liệu nhanh hơn

- Kiểm soát trình tự xử lý dữ liệu: Hệ thống xử lý yêu cầu các mẫu tin trong tập tin phải theo trình tự Kiểm soát trình tự giúp phát hiện mẫu tin nào không nằm đúng trình tự, chương trình sẽ báo lỗi và không cho phép chuyển thông tin đến tập tin chính

- Đối chiếu dữ liệu xử lý với bên ngoài: định kỳ đối chiếu cơ sở dữ liệu với các dữ liệu khác ngoài hệ thống

- Đối chiếu số tổng hợp và số chi tiết: hệ thống tự động đối chiếu giữa tổng hợp và chi tiết nhằm phát hiện và ngăn chặn việc chỉnh sửa số liệu bất hợp pháp sau khi chuyển sổ cái

29

c) Kiểm soát thông tin đầu ra

- Xem xét các kết xuất nhằm đảm bảo nội dung thông tin cung cấp và hình thức phù hợp với nhu cầu sử dụng thông tin

- Đối chiếu giữa kết xuất và dữ liệu nhập thông qua các số tổng kiểm soát nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin

- Chuyển giao chính xác thông tin đến đúng người sử dụng

- Đảm bảo an toàn cho các kết xuất và thông tin nhạy cảm của ngân hàng

- Quy định người sử dụng phải có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, đầy

đủ và trung thực của thông tin sau khi nhận thông tin, báo cáo

- Quy định hủy các dữ liệu, thông tin bí mật sau khi tạo ra kết xuất trên giấy than, trên các bản in thử, các bản nháp…

Tăng cường các giải pháp an toàn hệ thống mạng trong trường hợp chuyển giao thông tin trên hệ thống mạng máy tính

2.1.3 Sự an toàn và trung thực dữ liệu

2.1.3.1 Rủi ro khi sử dụng hệ quản trị dữ liệu

Khi sử dụng hệ quản trị dữ liệu, nếu người quản trị dữ liệu không thực hiện đầy đủ và chính xác các thủ tục kiểm soát dữ liệu, có thể xảy ra các rủi ro sau:

- Xung đột liên quan đến chia sẻ và sở hữu dữ liệu dẫn đến việc nhập liệu và

2.1.3.2 Kiểm soát khi sử dụng hệ quản trị dữ liệu

Kiểm soát khi sử dụng hệ quản trị dữ liệu bao gồm 4 lĩnh vực: phân chia trách nhiệm, truy cập cơ sở dữ liệu, các thủ tục thay đổi hệ thống hay chương trình máy tính, xác lập quyền sở hữu dữ liệu

- Tổ chức trung tâm dữ liệu

- Truy cập cơ sở dữ liệu

30

- Quy định trách nhiệm đầy đủ liên quan đến việc thay đổi hệ thống và chương trình

- Xác lập quyền sở hữu dữ liệu

2.1.3.3 Trách nhiệm của các chuyên gia kế toán

Các chuyên gia kế toán chịu trách nhiệm đánh giá sự an toàn và trung thực của thông tin kế toán thường là các kiểm toán viên nội bộ và kiểm toán viên độc lập Ban quản lý chịu trách nhiệm thiết lập các chính sách, các bước thực hiện để đảm bảo an toàn dữ liệu Bên cạnh đó, kiểm toán viên xem xét các chính sách, sự thực hiện cùng với sự đánh giá những kiểm soát nội bộ khác

2.1.4 Tổ chức chứng từ kế toán

2.1.4.1 Lập chứng từ

Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động kinh doanh của ngân hàng đều phải lập chứng từ kế toán Chứng từ kế toán chỉ lập một lần cho mỗi nghiệp vụ

Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ các chỉ tiêu, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu

Nội dung nghiệp vụ trên chứng từ phải trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, không được viết tắt, tẩy xóa, sửa chữa; số tiền viết bằng chữ phải khớp đúng số tiền viết bằng số; khi viết phải dùng bút mực; số và chữ viết liên tục không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo; chứng từ bị tẩy xóa không có giá trị thanh toán và không được sử dụng ghi sổ kế toán

Chứng từ kế toán phải được lập đầy đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng

từ, với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than

Chứng từ kế toán do ngân hàng lập để giao dịch với tổ chức, cá nhân bên ngoài ngân hàng thì liên gửi cho bên ngoài phải có dấu của ngân hàng

2.1.4.2 Kiểm tra chứng từ

Chứng từ kế toán trước khi ghi sổ phải được kiểm tra chặt chẽ nhằm đảm bảo tính trung thực, tính hợp pháp và hợp lý của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ, chỉnh lý những sai sót (nếu có) trong chứng từ nhằm đảm bảo ghi nhận đầy đủ các yếu tố cần thiết của chứng từ và tiến hành các công việc cần thiết để ghi sổ kế toán

31

Nội dung kiểm soát chứng từ gồm có:

- Kiểm tra tính rõ ràng, đầy đủ các chỉ tiêu, các yếu tố ghi trên chứng từ kế toán

- Kiểm tra tính trung thực và chính xác của nghiệp vụ phát sinh phản ánh trong chứng từ kế toán nhằm đảm bảo tính trung thực và chính xác của thông tin

- Kiểm tra tính chính xác của các chỉ tiêu số lượng và giá trị nghiệp vụ ghi trên chứng từ và các yếu tố khác của chứng từ

- Chứng từ cần phải có đầy đủ dấu vết kiểm soát của tất cả các đối tượng có trách nhiệm

Khi kiểm tra chứng từ kế toán, nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính Nhà nước phải báo ngay cho Giám đốc để xử lý đồng thời từ chối thực hiện nghiệp vụ (không xuất quỹ, thanh toán, xuất kho,…)

2.1.4.3 Luân chuyển chứng từ

Tất cả các chứng từ kế toán do ngân hàng lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán của ngân hàng Bộ phận kế toán kiểm tra những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng để ghi sổ kế toán

Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau:

- Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán

- Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc ngân hàng ký duyệt

- Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán

- Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán

32

2.1.4.4 Bảo quản và lưu trữ chứng từ

Tài liệu kế toán cần lưu trữ, bảo quản: chứng từ kế toán; sổ kế toán chi tiết,

sổ kế toán tổng hợp; báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị; các tài liệu kế toán liên quan khác…

- Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ phải đầy đủ, sắp xếp phải phân loại, có hệ thống, theo trình tự thời gian và theo niên độ kế toán

- Tài liệu lưu trữ phải là bản chính Trường hợp chỉ có một bản chính nhưng cần phải lưu trữ hai nơi thì một trong hai nơi sẽ lưu trữ bản sao chụp theo quy định

Trường hợp kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp có xác nhận, nếu chứng từ bị mất hoặc bị hủy hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp có xác nhận

- Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn mười hai tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán

- Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán

- Tài liệu kế toán được lưu trữ tại kho của ngân hàng hoặc thuê tổ chức lưu trữ

2.1.5 Hệ thống thông tin tín dụng

2.1.5.1 Yêu cầu đối với thông tin tín dụng

a) Đầy đủ và kịp thời

Theo định kỳ, thông tin tín dụng được thu thập, ghi chép và xử lý kịp thời

để cập nhật thông tin mới thay đổi và cung cấp cho các bộ phận có liên quan giúp

ngân hàng đưa ra quyết định đúng đắn kịp thời

b) Hợp lý

Thông tin tín dụng được thu thập từ các nguồn cung cấp hợp lệ và có căn

cứ Mọi thông tin có được từ các nguồn không hợp lệ chỉ sử dụng cho mục đích tham khảo trừ khi có đủ bằng chứng hợp lệ

c) Nhất quán

Các thông tin tín dụng được thu thập cần đảm bảo sự nhất quán để tạo điều kiện cho quá trình phân tích, đánh giá và ra quyết định của nhà quản lý

33

d) Bảo mật

Thông tin tín dụng là tài sản riêng của ngân hàng, chỉ có cán bộ, nhân viên các bộ phận có liên quan mới được truy cập, sử dụng Những cá nhân, đơn vị không có trách nhiệm có nhu cầu được sử dụng thông tin của ngân hàng phải được phép của người có thẩm quyền trong ngân hàng Mọi thông tin của ngân hàng cung cấp ra bên ngoài phải được cấp có thẩm quyền (Giám đốc/Phó giám

đốc) chấp thuận

e) Sử dụng đúng mục đích

Thông tin tín dụng phải được cung cấp đúng đối tượng cần sử dụng Người được cấp phép sử dụng thông tin phải khai thác và sử dụng đúng mục đích và phục vụ cho hoạt động tại ngân hàng

2.1.5.2 Quy trình nghiệp vụ thông tin tín dụng

a) Cập nhật và bổ sung thông tin

Thông tin tín dụng phải được cập nhật thường xuyên, trường hợp phát sinh thông tin bất thường cần cập nhật ngay, đồng thời lập chứng từ thay đổi, bổ sung thông tin thay đổi vào hồ sơ

b) Lưu trữ thông tin

Các căn cứ, bằng chứng thu thập thông tin cần lưu trữ cùng hồ sơ tín dụng

Hồ sơ tín dụng cần lưu trữ theo thời gian phát sinh, theo loại tín dụng…

c) Tổng hợp và kết xuất thông tin

Thông tin tín dụng định kỳ (ngày, tháng, quý, năm, báo cáo đột xuất) được tổng hợp để lập báo cáo

+ Báo cáo ngày/Báo cáo nhanh

Chuyên viên khách hàng sẽ lập báo cáo ngày để cáo cáo về tình hình tăng hoặc giảm dư nợ cho vay

Báo cáo tăng giảm so với kế hoạch trong tháng, so với số lũy kế từ đầu năm đến hiện tại

+ Báo cáo tháng/Kết quả thi đua

Chuyên viên khách hàng lập báo cáo tháng để gửi cho Ban giám đốc và trưởng phòng

34

Kết quả thi đua trong tháng về mãng tín dụng: Báo cáo dư nợ của từng nhân viên có tăng-giảm, về nợ quá hạn, báo cáo các chỉ tiêu trong tháng có đạt được không?

+ Báo cáo quý

Nội dung của báo cáo quý căn bản giống báo cáo tháng Báo cáo phải chỉ ra được các yếu tố tác động đến tình hình tín dụng, mức độ rủi ro tín dụng; đồng thời xác định lại mức độ rủi ro và xếp hạng mới các rủi ro

Chấm điểm tín dụng cho khách hàng và của chuyên viên để xếp hạn tín dụng

+ Báo cáo thường niên (tập hợp báo cáo của 4 quý)

Nhân viên các bộ phận có trách nhiệm lập báo cáo đánh giá thường niên gửi Giám đốc Chi nhánh hoặc Hội sở

Báo cáo thường niên được lập mỗi năm một lần, không chậm hơn kết thúc tháng 01 của năm tài chính tiếp theo

+ Báo cáo đột xuất

Được lập khi Văn phòng khu vực, Hội sở, Ban Giám đốc yêu cầu

2.2 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

2.2.1 Phương pháp thu thập số liệu

Thu thập số liệu sơ cấp từ việc quan sát, phỏng vấn, lập bảng câu hỏi điều tra khách hàng

Thu thập số liệu thứ cấp chủ yếu từ Ngân hàng VIB chi nhánh Cần Thơ, báo, tạp chí, các trang web chuyên ngành có liên quan để phân tích làm rõ vấn đề nghiên cứu

2.2.1.1 Phỏng vấn

Phỏng vấn là phương pháp thông dụng, cổ điển nhưng dễ áp dụng có hiệu quả tương đối cao Có nhiều hình thức phỏng vấn như phỏng vấn bằng lời, phỏng vấn qua chứng từ,… Dù hình thức nào thì dữ liệu thông tin thu thập được cũng dưới dạng người cung cấp thông tin cho biết ý kiến, cung cấp dữ liệu bằng sự trả lời

35

2.2.1.2 Quan sát

Quan sát là phương pháp được dùng đa số các trường hợp cần thẩm định mức độ chính xác của các thông tin, dữ liệu đã được thu thập được Đôi khi các phương pháp khác như phương pháp phỏng vấn không thực hiện được, hay thực hiện không hiệu quả thì phương pháp quan sát cũng dùng để thu thập dữ liệu, thông tin cần thiết cho vấn đề cần phân tích

2.2.1.3 Phương pháp xem xét và đánh giá tài liệu

Phương pháp này thường dùng khi thu thập thông tin về mức độ hợp thời của luồng thông tin từ trên xuống, cũng như nghiên cứu mức độ tuân thủ của cấp dưới đối với chính sách, các thủ tục được ban hành từ cấp trên Các tài liệu cần xem xét và đánh giá gồm tài liệu của doanh nghiệp, tài liệu của hệ thống kế toán

và tài liệu của các cá nhân nhân viên trong hệ thống

2.2.2 Phương pháp phân tích số liệu

Tổng hợp và phân tích thông tin từ hệ thống kế toán doanh nghiệp

Dùng công cụ mô tả quy trình luân chuyển thông tin bằng lưu đồ chứng từ Đánh giá thông tin thu thập

- Phương pháp so sánh:

+ So sánh mô hình tổ chức hệ thống thông tin thực tế tại Ngân hàng với

mô hình lý tưởng mà lý thuyết hệ thống thông tin đã đề ra

+ So sánh số tuyệt đối: Là kết quả của phép trừ giữa chỉ tiêu kỳ phân tích

và chỉ tiêu kỳ gốc để thấy được mức độ tăng trưởng giữa các năm

∆Y = Y1 – Y0

Trong đó:

Y0: chỉ tiêu năm trước

Y1: chỉ tiêu năm sau

∆Y: là phần chênh lệch tăng, giảm của các chỉ tiêu kinh tế

Phương pháp này sử dụng để so sánh số liệu năm tính với số liệu năm trước của các chỉ tiêu xem có biến động không và tìm ra nguyên nhân biến động của các chỉ tiêu kinh tế, từ đó đề ra biện pháp khắc phục

36

+ So sánh số tương đối: Là tỷ lệ phần trăm (%) của chỉ tiêu kỳ phân tích

so với chỉ tiêu kỳ gốc để thể hiện mức độ hoàn thành hoặc tỷ lệ của số chênh lệch tuyệt đối so với chỉ tiêu gốc từ đó nói lên tốc độ tăng trưởng của chỉ tiêu kinh tế

∆Y = (Y1 / Y0) *100% - 100%

Trong đó:

Y0: chỉ tiêu năm trước

Y1: chỉ tiêu năm sau

∆Y: biểu hiện tốc độ tăng trưởng của các chỉ tiêu kinh tế

Đây là phương pháp dùng để làm rõ tình hình biến động của các chỉ tiêu kinh tế trong thời gian nghiên cứu, so sánh tốc độ tăng trưởng của các chỉ tiêu giữa các năm và so sánh tốc độ tăng trưởng giữa các chỉ tiêu

- Phương pháp tỷ trọng: xác định phần trăm (tỷ trọng) của từng yếu tố trong tổng thể các yếu tố đang xem xét, phân tích

- Phương pháp thống kê mô tả: để mô tả các hoạt động của Ngân hàng bằng phần mềm Visio

- Phương pháp suy luận: để đề ra giải pháp hợp lý nhằm hoàn thiện công tác tổ chức hệ thống thông tin tại đơn vị

37

CHƯƠNG 3 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN

QUỐC TẾ VIỆT NAM CHI NHÁNH CẦN THƠ

3.1 TỔNG QUAN VỀ NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN QUỐC TẾ VIỆT NAM CHI NHÁNH CẦN THƠ

3.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

Ngân hàng TMCP Quốc Tế Việt Nam, tên viết tắt là Ngân hàng Quốc Tế - VIB, được thành lập theo Quyết định số 22/QĐ/NH5 ngày 25/01/1996 của thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, trụ sở tại 198B Tây Sơn, Quận Đống Đa –

Hà Nội

Từ khi bắt đầu hoạt động 18/09/1996 với số vốn điều lệ ban đầu là 50 tỷ đồng Việt Nam, cổ đông sáng lập VIB bao gồm Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam, Ngân hàng Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn Việt Nam, các cá nhân

và doanh nhân thành đạt hoạt động tại Việt Nam và trên trường Quốc tế VIB đang phát triển thành một trong những tổ chức tài chính trong nước dẫn đầu thị trường Việt Nam

Đến ngày 20/10/2011, sau 15 năm hoạt động, VIB đã trở thành một trong những NH TMCP hàng đầu Việt Nam với tổng tài sản đạt trên 100 nghìn tỷ đồng, vốn điều lệ là 4.250 tỷ đồng, vốn chủ sở hữu đạt trên 8.200 tỷ đồng VIB hiện có 4.300 cán bộ nhân viên phục vụ khách hàng tại 150 Chi nhánh và phòng giao dịch trên 27 tỉnh thành trọng điểm trong cả nước

Trong quá trình hoạt động VIB đã được các tổ chức uy tín trong nước, nước ngoài và cộng đồng xã hội ghi nhận bằng nhiều danh hiệu và giải thưởng như: danh hiệu Thương hiệu mạnh Việt Nam, danh hiệu Ngân hàng có dịch vụ bán lẻ được hài lòng nhất, Ngân hàng thanh toán quốc tế xuất sắc, Ngân hàng có chất lượng dịch vụ khách hàng tốt nhất, đúng thứ 3 trong tổng số 500 doanh nghiệp tư nhân lớn nhất Việt Nam về doanh thu do báo VietnamNet bình chọn

Năm 2010 ghi dấu một sự kiện quan trọng của VIB với việc Ngân hàng Commonwealth Bank of Australia (CBA) – Ngân hàng bán lẻ số 1 tại Úc và là Ngân hàng hàng đầu thế giới với trên 100 năm kinh nghiệm đã chính thức trở thành cổ đông chiến lược của VIB với tỷ lệ sở hữu cổ phần ban đầu là 15% Sau một năm chính thức trở thành cổ đông chiến lược của VIB, ngày 20/10/2011, CBA đã hoàn thành việc đầu tư thêm 1.150 tỷ đồng vào VIB, tăng tỷ lệ sở hữu cổ

38

phần của CBA tại VIB từ 15% lên 20% nhằm tăng cường cơ sở vốn, hệ số an toàn vốn, mở rộng cơ hội kinh doanh và quy mô hoạt động cho VIB, mối quan hệ hợp tác chiến lược này tạo điều kiện cho VIB tăng cường năng lực về vốn, công nghệ, quản trị rủi ro để triển khai thành công các kế hoạch dài hạn trong chiến lược kinh doanh của VIB và đặc biệt là nâng cao chất lượng Dịch vị khách hàng hướng theo chuẩn mực quốc tế

Là một trong những Ngân hàng tiên phong trong việc cải tổ hoạt động kinh doanh, VIB luôn định hướng lấy khách hàng làm trọng tâm, lấy chất lượng dịch

vụ và giải pháp sáng tạo làm phương châm kinh doanh với quyết tâm “trở thành Ngân hàng luôn sáng tạo và hướng đến khách hàng nhất tại Việt Nam” Một trong những sứ mệnh được ban lãnh đạo VIB xác định ngay từ ngày đầu thành lập là

“Vượt trội công việc cung cấp các giải pháp sáng tạo nhằm thỏa mãn tối đa nhu cầu khách hàng” Do vậy hiện VIB đã và đang tăng cường hiệu quả sử dụng vốn, cùng năng lực quản trị điều hành, tiếp tục chú trọng phát triển mạng lưới Ngân hàng bán lẻ các sản phẩm mới thông qua các kênh phân phối đa dạng để cung cấp các giải pháp tài chính trọn gói trong các nhóm khách hàng trọng tâm, đồng thời nâng cao chất lượng dịch vụ để phục vụ khách hàng ngày càng tốt hơn

Chi nhánh VIB Cần Thơ (VIB Cần Thơ) được thành lập vào ngày 20/07/2005 có trụ sở đặt tại 19-21 Trần Văn Khéo, phường Cái Khế, quận Ninh Kiều, TP Cần Thơ

Đến ngày 30/08/2011, VIB chính thức khai trương VIB Cần Thơ tại địa chỉ tầng 1, 2 và 3 tòa nhà VCCI số 12 Hòa Bình, phường An Cư, quận Ninh Kiều,

TP Cần Thơ

VIB Cần Thơ ra đời trên cơ sở NHNN chấp thuận cho VIB chuyển đổi địa điểm nhằm tạo thuận lợi và giúp khách hàng dễ dàng hơn trong việc tiếp cận các dịch vụ về tài chính, Ngân hàng Trụ sở mới của VIB Cần Thơ hoạt động theo mô hình Kinh doanh và Dịch vụ mới với không gian thiết kế hiện đại, ấm cúng mang lại cảm giác thoải mái cho tất cả các khách hàng trên địa bàn khi đến giao dịch

giao dịch hơn như:

- Giúp doanh nghiệp và các cá nhân quản lý kiểm soát dòng tiền một cách hiệu quả nhanh chóng và tối ưu hóa lợi nhuận cho dòng tiền

- Tài trợ về thương mại và giải pháp hỗ trợ vốn tối ưu dành cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu

- Bao thanh toán nội địa là hình thức VIB mua lại các khoản doanh thu của doanh nghiệp, cá nhân phát sinh từ việc bán hàng trả chậm đã được doanh nghiệp

và các đối tác khác thỏa thuận trong hợp đồng mua bán, VIB sẽ thu hồi khoản mua lại này từ bên mua hàng vào ngày đến hạn thanh toán khoản phải thu theo hợp đồng

- Cung cấp dịch vụ mở tài khoản tiền gửi và tiền tiết kiệm bằng VNĐ và các ngoại tệ khác, cho vay ngắn, trung và dài hạn đối với các thành phần kinh tế bằng VNĐ và ngoại tệ

- Quản lý tài chính theo phương pháp hiện đại, thực hiện giao dịch mọi lúc, mọi nơi Phương thức giao dịch Ngân hàng trực tiếp thuận tiện, an toàn và hiệu quả cao

- Cung cấp các giải pháp tài chính đáp ứng mọi nhu cầu về vốn lưu động

- Thực hiện các nghiệp vụ thanh toán Quốc tế như: mở L/C, thanh toán L/C, chiết khấu bộ chứng từ, bão lãnh cho vay, chuyển tiền, nhờ thu, thực hiện thanh toán trên mạng Swift thông qua mạng lưới Ngân hàng đại lý trên toàn cầu

- VIB đảm bảo cập nhật nhanh nhất các thông tin về thị trường ngoại hối trong nước và Quốc tế thông qua hệ thống báo giá, cập nhật tự động của hãng tin Reuters, Bloomberg

3.1.2.2 Nhiệm vụ

VIB luôn đảm bảo uy tín cho đến khi giao dịch, do đó Ngân hàng luôn đặt nhiệm vụ hỗ trợ tuyệt đối và đảm bảo giữ bí mật cho khách hàng

Đàm phán ký kết các văn bản đối ngoại về tiền tệ, tín dụng và thanh toán liên quan đến trách nhiệm của VIB

Thực hiện các nghiệp vụ do Nhà nước và Thống đốc NHNN giao cho

Thực hiện và chiết khấu thương phiếu và tín phiếu

3.1.3 Cơ cấu tổ chức

 Sơ đồ cơ cấu bộ máy tổ chức và quản lý

Sau đây là cơ cấu tổ chức cua Ngân hàng TMCP Quốc Tế Việt Nam chi nhánh Cần Thơ

Nguồn: Phòng tổng hợp – VIB Cần Thơ

Hình 3.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức và điều hành của VIB Cần Thơ

 Chức năng Giám đốc kinh doanh Giám đốc điều hành chịu trách nhiệm chỉ đạo điều hành nghiệp vụ kinh doanh nói chung và hoạt động cấp tín dụng nói riêng trong phạm vi được ủy quyền Các phòng còn lại mỗi phòng có một chức

Phòng KHDN

và TTTM

Phòng khách hàng

cá nhân

Phòng giao dịch tín dụng

Tổ bảo

Phòng

IT GIÁM ĐỐC KINH DOANH