CỔ PHẦN QUỐC TẾ VIỆT NAM CHI NHÁNH CẦN THƠ
5.1. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG NGÂN HÀNG
Nếu như hệ thống ngân hàng được ví như “huyết mạch” của nền kinh tế thì cơ chế kiểm soát nội bộ được ví như “thần kinh trung ương” của một NHTM. Dễ dàng nhận thấy, kiểm soát nội bộ đóng vai trò rất quan trọng đối với sự an toàn và khả năng phát triển trong hoạt động kinh doanh của NHTM. Việc xây dựng và thực hiện được một cơ chế kiểm soát nội bộ phù hợp và hiệu quả sẽ cho phép các NHTM chống đỡ tốt nhất với rủi ro. Và một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu sẽ cung cấp những thông tin kế toán đáng tin cậy. Vì thế, để thiết kế một hệ thống thông tin kế toán chặt chẽ, Ngân Hàng cần hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ với những biện pháp cụ thể sau:
- Ngoài những qui định chính về hội sở Ngân hàng đưa xuống Ngân hàng chi nhánh cần có những qui định cụ thể đối với từng dự án cụ thể cho nhân viên các bộ phận có liên quan nhằm tạo ra hiệu quả trong các quá trình xử lý trong chu trình doanh thu và chu trình chi phí.
- Ngân hàng nên nghiên cứu, soạn thảo sổ tay tín dụng để hướng dẫn xử lý nghiệp vụ
- Phải xây dựng quy tắc đạo đức và cần ban hành thành văn bản cụ thể để thông đạt đến toàn thể nhân viên trong Ngân Hàng.
- Cần có một chiến lược kinh doanh trung hạn và dài hạn, đặc biệt là chiến lược nhân sự. Gắn chiến lược nhân sự với các trường đại học trọng điểm. Nhân viên ngân hàng là những người làm việc trên lĩnh vực dịch vụ cao cấp nên phải đảm bảo tính chuyên nghiệp và lương cao. Vì vậy, cần có cơ chế tiền lương phù hợp với trình độ và năng lực của cán bộ. Khi Ngân Hàng có nhu cầu tuyển dụng nhân sự vào làm công tác kế toán, cần lựa chọn những người có đủ những tố chất phù hợp với công việc kế toán như: phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực, cẩn thận nhằm hạn chế những rủi ro xảy ra cho Ngân Hàng sau này. Định kỳ Ngân Hàng nên thực hiện đánh giá cán bộ về các mặt: theo dõi việc tuân thủ chấp hành các chính sách, quy định, quy trình
129
nghiệp vụ, chấp hành nội quy lao động; thái độ, trách nhiệm với công việc, đạo đức nghề nghiệp; các phản ánh của khách hàng, các phòng ban liên quan, trong việc phối hợp công tác đối với đồng nghiệp…
- Ngân hàng thực hiện cơ chế giao dịch một cửa vì thế Ngân hàng nên có qui định cụ thể rõ ràng đối với trách nhiệm của giao dịch viên và giao dịch viên quỹ cần quy định những hạn mức nào giao dịch viên có thể chi và hạn mức nào thì không thể phải chuyển qua giao dịch viên quỹ như: giao dịch viên chỉ được phép thu chi những số tiền nhỏ hơn 50 triệu đồng còn với những số tiền nào lớn hơn 50 triệu đồng phải chuyển sang bộ phận ngân quỹ để cho khách hàng để giao dịch thực thực hiện tốt hơn nhanh chóng hơn.
Những thủ tục kiểm soát đều phải được thể hiện bằng văn bản. Tổ chức phổ biến các quy định một cách thích hợp.
Định kỳ lập báo cáo kế toán, báo cáo tài chính để cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho bên trong và bên ngoài Ngân Hàng.
Thu thập thông tin phản hồi để khẳng định rằng các chính sách, thủ tục được hiểu một cách đúng đắn.
Một số giải pháp để hạn chế rủi ro tín dụng là do thiếu thông tin khi thẩm định và khi ra quyết định cho vay nên dẫn đến những quyết định cho vay sai lầm.
Cùng với sự phát triển của công nghệ máy tính và hệ thống thông tin đa dạng như hiện nay thì vấn đề tìm kiếm thông tin không phải là chuyện khó, điều quan trọng là phải biết kênh thông tin nào là thích hợp để sử dụng.
- Về kênh thông tin:
+ Nhân viên tín dụng có thể thu thập thông tin từ các website của kênh Trung tâm thông tin tín dụng của ngân hàng Nhà nước, Cục thuế, nhà đất, và các thông tin này được nêu ra trong báo cáo thẩm định.
+ Xác minh lại thông tin về các hợp đồng kinh tế và tình hình công nợ của khách hàng qua việc trao đổi với một số đối tác của khách hàng.
+ Các bộ phận maketing trong Ngân hàng tổ chức các đợt nghiên cứu đánh giá thị trường, các ngành kinh doanh.
- Về công tác thẩm định: Các nhà quản lý khi phân công cán bộ tín dụng thực hiện thẩm định hồ sơ tín dụng phù hợp với năng lực thẩm định của nhân viên
130
đó và khối lượng hồ sơ tín dụng đang phụ trách, nghĩa là phải xét trên các mặt:
Trình độ chuyên môn, thời gian kinh nghiệm công tác tín dụng, mức độ hiểu biết của nhân viên về ngành nghề, lĩnh vực thẩm định…
5.2 GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG NGÂN HÀNG
Hệ thống thông tin kế toán trong Ngân Hàng được thiết kế chặt chẽ từ khâu tiếp nhận chứng từ ban đầu, xử lý, luân chuyển đến lưu trữ, bảo quản chứng từ.
Thế nhưng do tính chất phức tạp của hoạt động tín dụng nên trong hoạt động này vẫn còn chứa đựng nhiều rủi ro. Để có thể hạn chế tối thiểu những rủi ro đó thì Ngân Hàng cần:
- Cập nhật thường xuyên các quy định mới và tổ chức truyền đạt thông tin hợp lý đến các cấp, giám sát việc tuân thủ chính sách và pháp luật liên quan đến hoạt động tín dụng Ngân Hàng.
- Tăng cường giám sát cán bộ trong việc thực hiện nghiêm túc quy trình tín dụng; thực hiện thu nợ kịp thời, đặc biệt là những khoản nợ cho vay không đúng đối tượng, khách hàng sử dụng sai mục đích.
- Tìm hiểu thực trạng cấp tín dụng của Ngân Hàng, các phòng giao dịch thực hiện và đối chiếu với chính sách và quy chế tín dụng của Ngân Hàng nhằm phát hiện và ghi nhận những sai lệch nếu có.
- Xây dựng cơ cấu tổ chức không quá rườm rà phức tạp sau cho việc truyền đạt thông tin có thể dễ dàng, thông thoáng giữa các cấp.
- Đối tượng khách hàng của Ngân hàng đa số là cá nhân, vì thế mỗi chuyên viên khách hàng hằng ngày phải kiếm nhiều hợp đồng tín dụng, khối lượng công việc trong ngày của nhân viên quá lớn, lam cho nhân viên cảm thấy áp lực khi làm việc tại Ngân hàng như công việc quá tải, không có thời gian nghĩ ngơi, không có tinh thần chính vì thế khó tránh khỏi việc làm hồ sơ cấp tín dụng còn thiếu một số giấy tờ, và sẽ được bổ sung sau, làm chậm tiến độ hoàn tất hồ sơ để lưu kho, vì thế cần thành lập bộ phận lưu trữ chứng từ để giảm nhẹ trách nhiệm của kiểm soát viên và tăng cường bộ phận hậu kiểm để kiểm tra chứng từ trước khi trình Ban Giám đốc xét duyệt.
- Nâng cao về trình độ tin học của các nhân viên Phòng Tài chính kế toán, để khi có các lỗi cơ bản về phần mềm xảy ra thì kịp thời giải quyết, không phải
131
mất nhiều thời gian chờ Trung tâm thông tin kinh tế xuống sữa chữa và có thể sử dụng phần mềm một cách hiệu quả nhất.
Ngoài những biện pháp trên, để theo dõi hiệu quả hoạt động của chu trình doanh thu và chi phí, định kỳ, Ngân Hàng nên lập báo cáo về tình hình hoạt động dịch vụ ngân hàng qua các năm để có định hướng phát triển đúng đắn.
Bảng 4.17: Tổng hợp tình hình hoạt động dịch vụ của ngân hàng qua các năm Đơn vị tính :………
Dịch vụ ngân hàng Năm…. Năm…. Năm….
1. Dịch vụ huy động vốn - Tổng huy động vốn - Tốc độ tăng trưởng 2. Dịch vụ tín dụng - Dư nợ cho vay - Tốc độ tăng trưởng 3. Dịch vụ thanh toán
+ Thanh toán thẻ (VNĐ, ngoại tệ quy VNĐ) + Thanh toán Sec
+ UNC + Khác
+ Số lượng tài khoản cá nhân + Số dư tiền gửi tài khoản cá nhân 4. Dịch vụ ngoại hối
- Doanh số mua ngoại tệ - Doanh số bán ngoại tệ - Kiều hối
Thu đổi ngoại tệ
132 CHƯƠNG 6