Chương 4: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN QUỐC TẾ VIỆT NAM CHI NHÁNH CẦN THƠ
4.1 Khảo sát hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng Thương mại Cổ phần Quốc tế chi nhánh Cần Thơ
4.1.1 Đánh giá sơ bộ hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng Thương mại Cổ phần Quốc tế chi nhánh Cần Thơ
4.1.1 Đánh giá sơ bộ hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng Thương Mại Cổ Phần Quốc Tế Việt Nam Chi Nhánh Cần Thơ
Hệ thống kiểm soát nội bộ đóng vai trò quan trọng song song với sự phát triển của Ngân hàng. Một hệ thống kiểm soát nội bộ tốt giúp Ngân hàng có thể vận hành hiệu quả trên mọi lĩnh vực hoạt động, nó đánh giá sự thành bại của Ngân hàng, đồng thời thông tin kế toán được cung cấp cũng đáng tin cậy hơn. Vì thế, việc khảo sát và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ là rất cần thiết để đánh giá hệ thống thông tin kế toán.
Để khảo sát và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, tôi sử dụng bảng câu hỏi gồm 26 câu, và khảo sát 10 người trong Ngân hàng, nội dung các câu hỏi xoay quanh 5 bộ phận cơ bản cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ, gồm: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát. Các câu hỏi có dạng trả lời “Có”, “Không” hoặc “Không áp dụng”.
Câu trả lời Có được quy ước là biểu thị một tình trạng kiểm soát tốt vì đơn vị đã thực hiện đúng các thủ tục kiểm soát đã được quy định. Câu trả lời Không cho thấy sự yếu kém của kiểm soát nội bộ, những sai sót tiềm tàng có khả năng phát sinh, do các thủ tục kiểm soát đã được quy định lại không được thực hiện trong thực tế. Còn Không áp dụng là khi các thủ tục kiểm soát đó không được đơn vị quy định phải áp dụng hoặc không liên quan đến vấn đề tìm hiểu. Bảng câu hỏi khảo sát thực tế tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ được tổng hợp minh họa trong bảng 4.1 phần mục lục.
Nhận xét:
Qua kết bảng tổng hợp số liệu về việc khảo sát ta thấy được Với 26 câu hỏi xoay quanh 5 bộ và phỏng vấn 10 nhân viên trong ngân hàng có 80% các câu trả lời đều trả lời là “có”. Tuy nhiên khi hỏi về câu hỏi “có chính sách và thủ tục (bằng văn bản) về bảo mật hệ thống thông tin máy tính hay không?” thì có 6 người trả lời là “có” và 5 người trả lời là “không”. Vì trên nguyên tắc phải có
54
chính sách và thủ tục (bằng văn bản) về bảo mật hệ thống thông tin máy tính nhưng trên thực tế chính sách và thủ tục (bằng văn bản) về bảo mật hệ thống thông tin máy tính chỉ có ở Ngân hàng hội sở, ở mức độ chi nhánh chỉ áp dụng những chính sách mà Ngân hàng Hội sở quy định để thực hiện quá trình kiểm soát tại chi nhánh của mình. Và câu “chứng từ kế toán lưu trữ có dễ tìm kiếm tại khi cần không?”, có 7 người trả lời là “có” và 3 người trả lời là “không”. Nhưng theo tìm hiểu thì được biết 3 người còn lại chọn trả lời là không là vì không biết quy tắc 5S là gì. Vì thế rủi ro kiểm soát được đánh giá là tương đối thấp, cụ thể như sau:
Về môi trường kiểm soát:
Khi tuyển dụng nhân viên nghiệp vụ vào làm việc trong Ngân hàng thì đòi hỏi nhân viên phải đáp ứng được các yêu cầu về trình độ học vấn như: đã qua đào tạo các trường Đại học, Cao Đảng thuộc khối kinh tế Ngân hàng. Sau khi được tuyển dụng các nhân viên được đào tạo thực tế từ các nhân viên đã có kinh nghiệm hoặc các khóa học ngắn hạn do Ngân hàng tổ chức.
Do nhu cầu mở rộng mạng lưới chi nhánh phòng giao dịch, nên nhu cầu nhân sự của chi nhánh cũng tăng cao. Vì vậy để thu hút được lực lượng nhân sự có năng lực thực sự, có kinh nghiệm thực tế thì Ngân hàng đưa ra rất nhiều chính sách ưu đãi để thu hút nhân viên như: Lương cao, các chế độ thưởng hàng năm theo năng lực, và kết quả công việc, các chế độ phúc lợi khác…..
Về đánh giá rủi ro:
Ngân hàng chú trọng đến việc phân tích, đánh giá và quản lý rủi ro tín dụng, rủi ro lãi suất, rủi ro thanh khoản, rủi ro vận hành và rủi ro pháp lý. Vì vậy Ngân hàng xây dựng phòng nghiên cứu rủi ro riêng.
Tuy nhiên về lĩnh vực đánh giá rủi ro nhất là rủi ro tín dụng chi nhánh Ngân hàng còn yếu kém như sau:
Chưa phân tích định lượng một cách đầy đủ các rủi ro tín dụng và chưa xây dụng một quy trình giám sát đầy đủ để hạn chế các loại rủi ro này và không có kế hoạch đối phó trong trường hợp có biến động đột xuất, của môi trường kinh doanh, sự thay đổi cơ cấu tổ chức, thay đổi công nghệ.
Hệ thống đánh giá rủi ro còn mang tính cảm tính chủ quan nên việc xét duyệt cho vay phần nhiều dựa trên tài sản thế chấp và dựa trên sự trình bày của cán bộ tín dụng, thiếu sự kiểm tra tái thẩm định lại thông tin.
55 Về các hoạt động kiểm soát:
Việc xét duyệt và phê duyệt tín dụng được quy định khá chặt chẽ.
Có sự phân công phân nhiệm giữa cấp xét duyệt nghiệp vụ và những người thực hiện nghiệp vụ.
Có quy định về bảo quản lưu trữ hồ sơ tín dụng và hồ sơ tài sản đảm bảo.
Định kỳ 45 ngày thay đổi mật khẩu một lần để đảm bảo chúng được bảo mật và luôn được thay đổi.
Chi nhánh hoạt động độc lập tuy nhiên vẫn phải theo khuôn khổ, quy định chung từ cấp Hội sở. Đối với hoạt động tín dụng hội sở có quy định riêng, chuyên trách về chính sách tín dụng, các quy trình, mẫu biểu, chi nhánh không thiết kế lại mà chỉ thực hiện theo đúng các quy trình, quy định này. Những văn bản quy định từ Hội sở đưa xuống chỉ là những quy định chung cho toàn hệ thống, chưa quy định cụ thể cho từng chi nhánh.
Thông tin và truyền thông:
Ngân hàng thực hiện hệ thống tài khoản, sổ sách kế toán và việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đúng theo quy định của ngân hàng nhà nước.
Thông tin cung cấp kịp thời các báo cáo được lập đúng thời điểm.
Tất cả dữ liệu nhập vào hệ thống đều được kiểm tra lại, thông tin kết xuất được đối chiếu lại trước khi sử dụng.
Hoạt động giám sát:
Chi nhánh có đặt thùng thư góp ý, thăm dò ý kiến từ khách hàng để tiếp nhận các thông tin phản hồi nhằm đảm bảo chất lượng phục vụ khách hàng đồng thời phát hiện những tiêu cực từ phía cán bôn tín dụng.
Chi nhánh có bộ phận kiểm toán viên nội bộ, phụ trách kiểm tra nghiệp vụ định kỳ hàng tháng tất cả nghiệp vụ trong ngân hàng, đặc biệt la nghiệp vụ tín dụng. Bên cạnh đó còn có bộ phận kiểm toán nội bộ kiểm soát từ xa các nghiệp vụ thực hiện trên hệ thống thông tin, rà soát và kịp thời chỉnh sửa hàng ngày.
Hàng năm, bộ phận kiểm toán nội bộ có kế hoạch kiểm toán toàn bộ nghiệp vụ trong năm.
56