Chương 4: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN QUỐC TẾ VIỆT NAM CHI NHÁNH CẦN THƠ
4.4 Phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến hệ thống thông tin trong Ngân hàng và sự kiểm soát của nhà quản lý trong hoạt động tại Ngân hàng
Từ trước đến nay, rất nhiều nhà nghiên cứu đề cập đến rủi ro tín dụng, xem nó là nguyên nhân hàng đầu dẫn đến thua lỗ, phá sản trong hoạt động ngân hàng, nhưng ít ai nói đến những rủi ro trong hoạt động kế toán, đây cũng là nguyên
125
nhân không kém phần quan trọng dẫn đến sự đổ vỡ một ngân hàng. Kế toán ngân hàng ghi chép toàn bộ vốn và tài sản của ngân hàng, các nghiệp vụ tác động đến tài chính của ngân hàng, nhằm cung cấp thông tin về tình hình hoạt động kinh doanh của ngân hàng, làm cơ sở cho những nhà quản trị quyết định mục tiêu, chiến lược kinh doanh của ngân hàng trong tương lai…
Trong quá trình ghi chép đó, không thể tránh khỏi những sai sót do nhiều nguyên nhân khác nhau làm ảnh hưởng đến khách hàng, đến tài sản của ngân hàng, đến nghĩa vụ nộp thuế cho Nhà Nước... Chúng ta thử đi tìm nguyên nhân, ảnh hưởng của rủi ro trong kế toán Ngân Hàng.
4.4.1 Các yếu tố ảnh hưởng đến hệ thống thông tin trong Ngân hàng
Xem xét với góc độ chủ quan và khách quan có thể chia thành 2 nhóm yếu tố sau ảnh hưởng đến hệ thống thông tin trong Ngân hàng
Yếu tố khách quan
Sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin đang và sẽ có ảnh hưởng lớn đến lĩnh vực kế toán. Bởi lẻ hầu hết ngân hàng đều trang bị máy vi tính cho các bộ phận chức năng giúp cho hoạt động kế toán ngày càng đơn giản hơn, giảm thiểu các rủi ro trong tính toán, trong các quy trình xử lý nghiệp vụ, đảm bảo an toàn cho tài sản và sự trung thực, hợp lý của các dữ liệu cung cấp cho người sử dụng. Việc ứng dụng phần mềm vào hoạt động kế toán đã mang lại rất nhiều lợi ích, song vẫn còn tồn tại nhiều rủi ro khó có thể lường trước được:
- Sự cố về kỹ thuật làm cho các giao dịch kế toán bị ngưng trệ, thời gian xử lý một giao dịch kế toán mất nhiều hơn do hệ thống đường truyền chậm. Do hệ thống symbols xử lý tập trung tại trung tâm xử lý nên khó tránh khỏi tình trạng treo máy.
- Số lượng nghiệp vụ xử lý lớn, dẫn đến tình trạng mạng máy tính chậm, làm cho công tác hạch toán trở nên chậm lại. Ngoài ra, có khi hệ thống bị treo do đường truyền ngân hàng yếu, dẫn đến giao dịch viên không thể điều chuyển quỹ sang quỹ chính.
- Khi xảy ra sự cố mất điện, hệ thống tại Ngân hàng sẽ rơi vào tình trạng mất điện tạm thời khoảng 1-2 giây, máy tính đang hoạt động sẽ bị tắt và dữ liệu trước đó trên máy có thể bị mất nếu không sao lưu kịp thời trước mất điện.
- Thông tin dữ liệu, tài liệu kế toán, hệ thống máy tính của Ngân hàng có thể bị hư hỏng do thiên tai: hỏa hoạn, lũ lụt gây ra.
126
- Do áp lực công việc, ảnh hưởng đến sức khỏe và đôi lúc tâm trạng của nhân viên không ổn định, nên khi hạch toán có thể dẫn đến sai sót như: nhập sai dữ liệu, sai thông tin khách hàng, sai số tiền,…
- Có những loại báo cáo có thời gian lập định kỳ tương đối dài, ví dụ: báo cáo sau cho vay, định kỳ 3 tháng lập một lần. Mặc khác, số lượng khách hàng của mỗi chuyên viên khách hàng rất nhiều, vì thế việc lập thiếu báo cáo sau cho vay là không thể tránh khỏi.
Yếu tố chủ quan
Mặc dù mô hình giao dịch một cửa đem lại sự thuận tiện, nhanh chóng cho khách hàng nhưng nó cũng mang lại khá nhiều rủi ro cho Ngân Hàng. Trong giao dịch một cửa, giao dịch viên vừa làm kế toán vừa làm thủ quỹ nên áp lực lớn cho giao dịch viên và không có sự phân chia trách nhiệm giữa kế toán và thủ quỹ nên dễ dẫn đến sai sót và gian lận.
Định giá tài sản thế chấp không đúng với giá trị thực tế do trình độ nghiệp vụ kém hay do sự thông đồng với khách hàng hoặc do tài sản thế chấp bị mất giá.
Từ đó có thể phát sinh những khó khăn trong công tác thu hồi vốn.
Cán bộ kế toán cố ý sử dụng quyền truy cập hệ thống của người khác (trường hợp biết được mật khẩu) như: sử dụng mật mã phê duyệt chứng từ của kiểm soát viên, lãnh đạo để thực hiện những giao dịch chuyển tiền khống nhằm trục lợi cá nhân
Do phẩm chất đạo đức của nhân viên trong Ngân hàng không tốt dẫn đến những gian lận và sai sót trong quá trình xử lý nghiệp vụ.
Có sự thông đồng giữa người lập chứng từ, kiểm soát chứng từ và người quản lý tài sản của Ngân hàng, hoặc lạm dụng chức quyền đưa ra những quyết định không đúng ảnh hưởng đến lợi ích của Ngân hàng.
Nhân viên lén lấy cấp thông tin mật bán ra bên ngoài nhằm mục đích trục lợi.
Ảnh hưởng của những rủi ro trong hoạt động kế toán của Ngân Hàng Rủi ro trong hoạt động kế toán ngân hàng là khá nghiêm trọng chỉ sau rủi ro trong lĩnh vực tín dụng. Tuy nhiên, tùy từng trường hợp rủi ro cụ thể mà ảnh hưởng của nó đến hoạt động kinh doanh của Ngân Hàng sẽ khác nhau.
127
- Ảnh hưởng trong nội bộ Ngân Hàng: Rủi ro trong hoạt động kế toán làm ảnh hưởng tài sản của nhân viên, của Ngân Hàng vì khi xảy ra tổn thất do cán bộ kế toán gây ra khả năng thu hồi là rất ít. Ngoài trách nhiệm cá nhân của những người liên quan, đôi khi Ngân Hàng còn phải trích một phần từ quỹ dự phòng rủi ro để khắc phục thiệt hại.
- Ảnh hưởng bên ngoài Ngân Hàng: Rủi ro trong hoạt động kế toán làm giảm uy tín Ngân Hàng, tạo ra tâm lý hoang mang, mất lòng tin ở một bộ phận lớn khách hàng, đặc biệt là khách hàng cá nhân, có thể gây nên làn sóng rút tiền ồ ạt từ ngân hàng, đồng thời những ngân hàng khác có cơ hội thu hút khách hàng.
Ngoài ảnh hưởng trực tiếp đến Ngân Hàng, còn tác động dây chuyền trong hệ thống các NHTM. Nếu không có biện pháp khắc phục kịp thời thì hậu quả sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến tình hình kinh tế của quốc gia, trong khu vực và trên thế giới.
4.4.2 Sự kiểm soát của nhà quản lý trong hoạt động tại Ngân hàng - Ban Giám đốc yêu cầu đột xuất hoặc định kỳ lập báo cáo theo quy định gửi Ban Giám đốc nhằm nắm bắt được tình hình hoạt động của từng phòng ban và của toàn chi nhánh. Để từ đó đánh giá những điều đã đạt được, và những điều chưa đạt được nhằm đưa ra biện pháp xử lý thích hợp.
- Ban Giám đốc đột xuất thành lập ban kiểm soát nội bộ nhằm kiểm tra tiến trình thực hiện các thủ tục kiểm soát đã đề ra bằng cách quan sát cách làm việc của nhân viên. Từ đó thu thập ý kiến của nhân viên góp phần cho hệ thống kiểm soát ngày càng hoàn thiện.
- Lắp đặt hệ thống Camera dày đặc nhằm quan sát phong cách làm việc của nhân viên, đồng thời cũng nhằm hạn chế gian lận trong quá trình làm việc của từng nhân viên.
- Ngân hàng cũng chú trọng công tác đào tạo và nâng cao trình độ nghiêp vụ đối với đội ngũ cán bộ như: chuyển khai các lớp đào tạo tập huấn cho Ban Giám Đốc, và cán bộ nhân viên trong chi nhánh, cử cán bộ đi học các khóa đào tạo để nâng cao trình độ và kinh nghiệm,… Bên cạnh đó chính sách về lương bổng, khen thưởng cũng được ưu đãi đối với cán bộ kiểm soát nhiều hơn so với các chức danh khác nhằm giảm thiểu gian lận và thông đồng với khách hàng.
128 CHƯƠNG 5