Chương 3: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN QUỐC TẾ VIỆT NAM CHI NHÁNH CẦN THƠ
3.2 Tổ chức công tác kế toán
Ngân hàng VIB Cần Thơ áp dụng chế độ kế toán ngân hàng theo quyết định của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam: Quyết định số 1789/2005/QĐ-NHNN
46
(12/12/2005) về việc ban hành Chế độ chứng từ kế toán Ngân hàng, quyết định 16/2007/QĐ-NHNN về việc ban hành Chế độ báo cáo tài chính đối với các tổ chức tín dụng, quyết định số 1913/2005/QĐ-NHNN (30/12/2005) về việc ban hành Chế độ lưu trữ tài liệu kế toán trong ngân hàng, hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các tổ chức tín dụng ban hành theo quyết định số 479/2004/QĐ- NHNN ngày 29/04/2004, quyết định số 807/2005/QĐ-NHNN ngày 01/06/2005, quyết định số 29/2006/QĐ-NHNN ngày 10/07/2006 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam ban hành.
3.2.2 Hình thức kế toán
Ngân hàng VIB Cần Thơ áp dụng hình thức kế toán trên máy tính, hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên.
3.2.3 Tổ chức bộ máy kế toán và các bộ phận liên quan trong quá trình luân chuyển chứng từ
Do định hướng nhằm phát triển kinh doanh của VIB Cần Thơ nói chung, nhằm tận dụng tối đa thời gian tiếp xúc với khách hàng để bán chéo các sản phẩm dịch vụ của Ngân hàng. Vì thế, theo mô hình mới hiện nay bộ phận giao dịch viên, giao dịch viên quỹ, kiểm soát viên hiện nay thuộc sự quản lý của phòng Hỗ trợ, thay vì theo mô hình truyền thống thuộc sự quản lý của phòng Kế toán – Hành chánh.
Bộ máy kế toán của VIB Cần Thơ bao gồm các thành phần: Trưởng phòng dịch vụ khách hàng, kiểm soát viên và giao dịch viên, giao dịch viên quỹ và chuyên viên kế toán.
Ngân hàng VIB Cần Thơ áp dụng mô hình kế toán một cửa, tức là quầy giao dịch viên quỹ và giao dịch viên sẽ được đặt kế nhau, nên tiết kiệm được rất nhiều thời gian khi thực hiện giao dịch cho một khách hàng, mỗi cán bộ thông thạo tất cả các nghiệp vụ kế toán. Nhưng để nâng cao chất lượng phục vụ, mỗi giao dịch viên chỉ thực hiện một hoặc một vài nghiệp vụ, và chuyên viên tư vấn sẽ chịu trách nhiệm điều tiết khách hàng đến quầy giao dịch phù hợp.
Sau đây là chức năng và nhiệm vụ cụ thể của một số bộ phận:
3.2.3.1 Kiểm soát viên
Thực hiện chức năng phê duyệt, kiểm soát chứng từ và chịu trách nhiệm chính về tính hợp pháp, đầy đủ, hợp lý, kịp thời của chứng từ.
47
Kiểm soát viên độc lập với người lập chứng từ cho các nghiệp vụ kinh tế xảy ra tại ngân hàng nhằm hạn chế gian lận và sai sót.
Cuối ngày kết hợp với thủ quỹ kiểm tra, đối chiếu tổng số tiền thực tế thu với chứng từ kế toán và dữ liệu trên máy tính.
Chỉ đạo và phối hợp với giao dịch viên trong việc tìm ra nguyên nhân và khắc phục sai sót.
Chịu trách nhiệm xét duyệt tất cả các giao dịch trên màn hình, kiểm tra chứng từ trước khi trình trưởng đơn vị ký.
3.2.3.2 Giao dịch viên
- Mỗi cán bộ sẽ được phân công từng công việc cụ thể ứng với từng quầy giao dịch như: phụ trách mãng tín dụng, mãng thẻ, mãng tiền gửi, mãng chuyển tiền,…
- Chịu trách nhiệm về tính chính xác, đầy đủ, hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ kế toán.
- Chịu trách nhiệm kiểm tra, chấm chứng từ, đóng cuốn chứng từ, lưu trữ chứng từ.
- Thực hiện hạch toán kế toán cho các nghiệp vụ liên quan đến các sản phẩm của Ngân hàng như:
+ Các nghiệp vụ tiền gửi thanh toán và các dịch vụ có liên quan đến tiền gửi thanh toán.
+ Các nghiệp vụ tiền gửi tiết kiệm: huy động tiết kiệm dân cư; rút, gửi, mở sổ tiết kiệm; cho vay cầm cố sổ tiết kiệm; chứng chỉ tiền gửi của Ngân hàng và các nghiệp vụ khác liên quan đến tài khoản tiền gửi tiết kiệm .
+ Nghiệp vụ kế toán tiền vay, thu nợ.
+ Các nghiệp vụ chuyển tiền nhanh nội địa, chi trả kiều hối, chi trả chuyển tiền.
+ Thu đổi ngoại tệ tiền mặt, séc du dịch, thanh toán các loại thể quốc tế.
- Chịu trách nhiệm nhận biết tiền thật, tiền giả VND và USD. Thực hiện nghiệp vụ mua bán vàng và ngoại tệ.
- Thực hiện xử lý sai sót: sửa chữa, hủy giao dịch,… trên cơ sở phê duyệt của cấp có thẩm quyền.
48
- Bán chéo các sản phẩm Ngân hàng cho khách hàng thân thiết khi giao dịch tại quầy, thực hiện chỉ tiêu kinh doanh Ngân hàng giao.
3.2.3.3 Giao dịch viên quỹ
Thực hiện nghiệp vụ thu chi tiền của Ngân hàng, các khoản thu chi tiền.
Chịu trách nhiệm nhận biết tiền thật, tiền giả VND và USD. Thực hiện nghiệp vụ mua bán vàng và ngoại tệ.
3.2.3.4 Chuyên viên kế toán
Báo cáo cho cơ quan thuế về các khoản thuế, thực hiện kê khai và nộp thuế.
Thực hiện các nghiệp vụ thanh toán của Chi nhánh.
Tiếp nhận bảng kê chứng từ, chứng từ, hồ sơ, báo cáo của giao dịch viên đã xử lý trong ngày. Kiểm tra số lượng chứng từ, báo cáo khớp đúng với bảng kê chứng từ mà giao dịch viên đã lập.
Kiểm tra lại tính chính xác của chứng từ, thông tin giao dịch được cập nhật vào hệ thống, tài khoản sổ cái.
Phối hợp với giao dịch viên và kiểm soát viên trong việc xác định nguyên nhân sai sót, tham gia đề xuất các biện pháp khắc phục.
Không được tham gia vào quá trình nhập liệu, kiểm soát, phê duyệt các giao dịch phát sinh tại quầy giao dịch.
* Nhận xét:
Nhìn chung, công tác kế toán trong Ngân hàng thực hiện khá tốt. Việc phân chia chức năng trên cho phép tận dụng năng lực chuyên môn của nhân viên, đồng thời tiết kiệm thời gian giao dịch cho khách hàng, đảm bảo công việc kế toán được thực hiện nhịp nhàng, chính xác. Tuy nhiên trách nhiệm của giao dịch viên quá nhiều như giao dịch viên đã xử lý rất nhiều công việc nhưng vẫn phải chịu trách nhiệm kiểm tra, chấm chứng từ, đóng cuốn chứng từ, lưu trữ chứng từ, thay vì có thêm một nhân viên lưu trữ chứng từ sẽ giảm được khối lượng công việc cho chuyên viên khách hàng.
49