Chương 4: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN QUỐC TẾ VIỆT NAM CHI NHÁNH CẦN THƠ
4.2 Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại Ngân hàng Thương mại Cổ phần Quốc tế chi nhánh Cần Thơ
4.2.1 Phân tích quá trình xử lý và kiểm soát các hoạt động trong chu trình doanh
Là một trong những ngân hàng tiên phong trong việc cải tổ hoạt động kinh doanh, VIB luôn định hướng lấy khách hàng làm trọng tâm, lấy chất lượng dịch vụ và giải pháp sáng tạo làm phương châm kinh doanh với quyết tâm “Trở thành ngân hàng luôn sáng tạo và hướng đến khách hàng nhất tại Việt Nam”. Một trong những sứ mệnh được ban lãnh đạo VIB xác định ngay từ ngày đầu thành lập là “Vượt trội trong việc cung cấp các giải pháp sáng tạo nhằm thỏa mãn tối đa nhu cầu khách hàng”. Do vậy, VIB đã và đang tăng cường hiệu quả sử dụng vốn, cùng năng lực quản trị điều hành, tiếp tục chú trọng phát triển mạng lưới ngân hàng bán lẻ và các sản phẩm mới thông qua các kênh phân phối đa dạng để cung cấp các giải pháp tài chính trọn gói cho các nhóm khách hàng trọng tâm, đồng thời nâng cao chất lượng dịch vụ để phục vụ khách hàng ngày càng tốt hơn.
60
Và hai trong những sản phẩm dịch vụ đem lại nguồn thu lớn cho Ngân hàng là:
thu từ hoạt động cho vay và thu từ dịch vụ chuyển tiền.
* Hoạt động cho vay:
Trong các hoạt động của Ngân hàng, hoạt động cho vay là hoạt động cơ bản nhất, nó đem lại nguồn thu lớn cho Ngân hàng. Cho nên, Ngân hàng hoạt động tốt, cho vay có hiệu quả, tạo lòng tin cho khách hàng sẽ tạo được nguồn thu ngày càng lớn. Hoạt động cho vay của Ngân hàng rất đa dạng, có nhiều sản phẩm như:
cho vay phục vụ sản xuất kinh doanh, cho vay nông nghiệp, cho vay tiêu dùng,…
* Hoạt động chuyển tiền thu phí:
Hoạt động chuyển tiền của VIB Cần Thơ có 2 dạng: chuyển tiền trong cùng hệ thống và chuyển tiền ngoài hệ thống. Khách hàng đến giao dịch chuyển tiền tại VIB Cần Thơ có/ không có tài khoản tại Ngân hàng đều có thể đến chuyển hoặc nhận tiền, chính vì thế có rất nhiều khách hàng đến giao dịch chuyển tiền với VIB Cần Thơ.
4.2.1.1 Kiểm soát quy trình thu từ hoạt động cho vay Quy trình cho vay gồm 6 bước:
Nguồn: Bài giảng nghiệp vụ kinh doanh của ngân hàng thương mại
Hình 4.1 Quy trình cho vay a) Quy trình lập hợp đồng vay – giải ngân để mua nhà
Mô tả quy trình bằng sơ đồ dòng dữ liệu và lưu đồ chứng từ
- Mô tả quy trình lập hợp đồng vay – giải ngân để mua nhà bằng DFD cấp1.
Khách hàng lập hồ sơ đề nghị vay vốn
Thẩm định các chỉ tiêu vay vốn
Xét duyệt cho vay, ký kết hợp
đồng cho vay
Tất toán hợp đồng cho vay
Thu nợ, lãi xử lý và phát
sinh
Giải ngân theo dõi việc
sử dụng vốn
61
Kiểm tra cuối ngày
8.0
Giải ngân 7.0
Kiểm tra, đối chiếu, nhập thông tin
tài sản 6.0
Mở tài khoản vay
5.0 Lập hồ sơ
giải ngân 4.0 Kiểm tra,
trình ký, công chứng
3.0
Lập hồ sơ cấp tín dụng
2.0 Thẩm định
1.0
Khách hàng
Cán bộ hỗ trợ
Kho Khách
hàng Kế toán
Khách hàng
Chứng minh nhân dân/
Hợp đồng mua bán ký kết Với chủ đầu tư Hợp đồng lao động
Tập tin khách hàng
Tập tin tài sản
Bảng kê chi tiền
Chứ ng m
inh n hân dân p
hoto Hợp đ
ồng m ua bán k
ý kết v ới Chủ đ
ầu tư photo Hợp đ
ồng lao đ ộng p
hoto
Hồ sơ cấp tín dụng
Hồ sơ cấp tín dụng
đã duyệt
Hồ sơ cấp tín dụng hoàn chỉnh
Hồ sơ cấp tín dụng hoàn
chỉnh Hồ sơ
cấp tín dụng hoàn chỉnh Hợp đồng ký kết với chủ
đầu tư Hợp dồng lao động Giấy nhận nợ/
Chứng minh nhân dân Phiếu nhập
ngoại bảng Phiếu nhập ngoại bảng Giấy lĩnh tiền
Giấy lĩnh tiền Bảng kê chi tiền
Thông tin khách hàng
Thông tin tài sản
Hợp đ ồng ký
kết với ch
ủ đầu tu Hợp d
ồng lao động Giấy lĩnh tiền
Tiền
Nguồn: Tổng hợp kết quả phỏng vấn, quan sát của tác giả tại Ngân hàng VIB Cần Thơ
Hình 4.2 Sơ đồ dòng dữ liệu mô tả quy trình lập hợp đồng vay – giải ngân - Mô tả quy trình lập hợp đồng vay – giải ngân để mua nhà bằng lưu đồ chứng từ.
Sau đây là lưu đồ chứng từ mô tả quy trình lập hợp đồng vay – giải ngân để mua nhà của Ngân hàng VIB Cần Thơ.
62
Chuyên viên khách hàng Phần mềm
Bắt đầu KH
Hợp đồng ký kết với chủ
đầu tư Hợp đồng
lao động CMND
CMND Hợp đồng lao Hợp đồng ký động kết với chủ đầu
tư Pho to, ký
đối chiếu
CMND photo Hợp đồng lao
động photo Hợp đồng ký kết với chủ đầu
tư photo
Trình TP duyệt, thẩm định
CMND photo Hợp đồng lao
động photo Hợp đồng ký kết với chủ đầu
tư photo
Nhập vào phần mềm
Nhập thông tin KH, lập hồ sơ cấp TD
CSDL
In hồ sơ cấp TD
Phiếu đánh giá tình hình TC
Biên bản định giá TSTC Phương án
vay vốn
Kết quả xếp hạng TD Phiếu
TTKH giao
dịch TD HĐTD HĐTC
CVKH ký, trình TP ký
Tờ trình cấp TD
Lời chứng của công chứng viên
KH
Quyết định
Lập thông báo cấp tín dụng
Thông báo cấp tín dụng
KH
Kết thúc
Cho vay
Không cho vay
KH Trưởvị đãng đơ ký n
BB họp hội đồng TD
CBHT đã kiểm tra lỗi chính tả, format
Đã ký Phiếu đánh
giá tình hình TC
Biên bản định giá TSTC Phương án
vay vốn
Kết quả xếp hạng TD Phiếu
TTKH giao
dịch TD HĐTD HĐTC
Tờ trình cấp TD
Lời chứng của công chứng viên
BB họp hội đồng TD
A3
A1
A2 CMND photo Hợp đồng lao
động photo Hợp đồng ký kết với chủ đầu
tư photo
Nguồn: Tổng hợp kết quả phỏng vấn, quan sát của tác giả tại Ngân hàng VIB Cần Thơ
Hình 4.3 a Lưu đồ luân chuyển chứng từ quy trình lập hợp đồng vay – giải ngân
Chuyên viên khách hàng
63
Cán bộ hỗ trợ
Xét duyệt, kiểm tra, đối chiếu, trình PGĐ ký
BB họp hội đồng TD
Phiếu đánh giá tình hình TC
Kết quả xếp hạng TD Phương án
vay vốn
HĐTD HĐTC
KH Đã trình
PGĐ ký
B Trình Ban Giám
Đốc ký
Biên bản định giá TSTC Tờ trình
cấp TD
Lời chứng của công chứng viên
Đem công chứng, đăng ký giao dịch
đảm bào Thông báo cấp
tín dụng
A3 A1
A2
Phiếu đánh giá tình hình TC
Biên bản định giá TSTC Phương án
vay vốn
Kết quả xếp hạng TD Phiếu
TTKH giao
dịch TD HĐTD HĐTC
Tờ trình cấp TD
Lời chứng của công chứng viên
BB họp hội đồng TD
Phiếu TTKH giao
dịch TD
Thông báo cấp tín dụng
BB họp hội đồng TD
Phiếu đánh giá tình hình TC
Kết quả xếp hạng TD Phương án
vay vốn Tờ trình
cấp TD
Phiếu TTKH giao
dịch TD
Thông báo cấp tín dụng
CMND photo Hợp đồng lao
động photo Hợp đồng ký kết với chủ đầu
tư photo
CMND photo Hợp đồng lao
động photo Hợp đồng ký kết với chủ đầu
tư photo
CMND photo Hợp đồng lao
động photo Hợp đồng ký kết với chủ đầu
tư photo
Nguồn: Tổng hợp kết quả phỏng vấn, quan sát của tác giả tại Ngân hàng VIB Cần Thơ
Hình 4.3 b Lưu đồ luân chuyển chứng từ quy trình lập hợp đồng vay – giải ngân
64
HĐTD HĐTC
Chuyên viên khách hàng
B KH
Lời chứng của công chứng viên
Lập giấy nhận nợ, giấy đề nghị
giải ngân TM
C
Biên bản định giá TSTC
Đóng cuốn BB họp hội
đồng TD
Phiếu đánh giá tình hình TC
Kết quả xếp hạng TD Phương án
vay vốn Tờ trình
cấp TD
Phiếu TTKH giao
dịch TD
Thông báo cấp tín dụng
Giấy đề nghị giải ngân TM BB họp hội
đồng TD
Phiếu đánh giá tình hình TC
Kết quả xếp hạng TD Phương án
vay vốn Tờ trình
cấp TD
Phiếu TTKH giao
dịch TD
Thông báo
cấp tín dụng HĐTD HĐTC
Lời chứng của công chứng viên Biên bản
định giá TSTC
GNN Đã trình
trưởng đơvị ký n CMND photo
Hợp đồng lao động photo Hợp đồng ký kết với chủ đầu
tư photo
CMND photo Hợp đồng lao
động photo Hợp đồng ký kết với chủ đầu
tư photo
Nguồn: Tổng hợp kết quả phỏng vấn, quan sát của tác giả tại Ngân hàngVIB Cần Thơ
Hình 4.3 c Lưu đồ luân chuyển chứng từ quy trình lập hợp đồng vay – giải ngân
65
C
Hồ sơ cấp tín dụng
Chuyên viên tư vấn Phần mềm
Nhập vào phần mềm
CSDL Mở mã KH, nhập
thông tin KH
Hồ sơ cấp tín dụng
Kiểm soát
Mã KH
Mã KH
CSDL Duyệt mã KH
Hồ sơ cấp tín dụng GDV phụ trách tín dụng
Nhập vào phần mềm
D
D
Mã KH
CBHT Phần mềm
Trả cho KH : HĐTD, HĐTC, giấy nhận nợ, cùng khách hàng xuống
quầy giao dịch tiến hành giải ngân Phần mềm
In mã khách hàng Lập phiếu
ĐKDV
Phiếu
ĐKDV Yêu cầu khàng ký tênhách
Trình kiểm soát duyệt, ký nháy, trình trưởng đơn
vị ký
Phiếu ĐKDV đã ký
Nhập vào phần mềm
CSDL Mở tài khoản tiền
vay
Hồ sơ cấp tín dụng
GNN CMND
Nhập vào phần mềm
Nhập CMND, kiểm tra, cập nhật
CSDL GNN CMND
In GLT
GLT 2 1
CBHT KH
Lưu cùngsơ cấp TD hồ KH
Yêu cầu khàng ký tênhách Phiếu ĐKDV
đã ký
Ghi phiếu NBTT
KH Nhập vào
phần mềm
Scan mẫu chữ ký, lập danh sách
CSDL Phiếu ĐKDV
đã ký
Phiếu NBTT KH
Lưu theo mã KH Cuối ngày
E
Nguồn: Tổng hợp kết quả phỏng vấn, quan sát của tác giả tại Ngân hàng VIB Cần Thơ
Hình 4.3 d lưu đồ luân chuyển chứng từ quy trình lập hợp đồng vay – giải ngân
66
Kiểm soát viên
2 GLT đủ thông
tin 1
2 Giấy lĩnh tiền
đã duyệt 1 Phần mềm
Nhập vào
phần mềm CSDL
Kiểm tra, đối chiếu, xét duyệt
Giao dịch viên quỹ Phần mềm
2 Giấy lĩnh tiền
đã duyệt 1
Nhập vào PM
Kiểm tra, đối chiếu, cập nhật
CSDL
In bảng kê thu chi
Bảng kê thu chi Chi tiền
1 Giấy lĩnh tiền
đã duyệt 2 Tiền
KH Giấy lĩnh tiền
đã duyệt 1
Kiểm tra, chấm chứng từ, kiểm kê
quỹ
Giấy lĩnh tiền đã duyệt 1
KT Kết thúc
Cuối ngày
Bảng kê thu chi HĐ kí kết
Với chủ đầu tư
Hồ sơ cấp tín dụng
Kiểm tra, đối chiếu
HĐ kí kết Với chue
đầu tư Hồ sơ cấp
tín dụng
Nhập vào phần mềm
Nhập thông tin tài sản của KH
CSDL
HĐ kí kết Với chủ đầu
tư
Kho
quỹ Lưu cùng hcấp TD photoồ sơ
Trình trưởng đơn CBHT vị ký
Kiểm tra ckiểm soát, ùng GDV phụ tTD rách E
KH CBHT
In phiếu nhập ngoại bảng
Phiếu nhập 2 ngoại bảng 1
CBHT
Lưu cùng tài sản Lưu cùng hcấp tín dụngồ sơ
Nguồn: Tổng hợp kết quả phỏng vấn, quan sát của tác giả tại Ngân hàng VIB Cần Thơ
Hình 4.3 e: Lưu đồ luân chuyển chứng từ quy trình lập hợp đồng vay – giải ngân
67
Chú thích:
CMND: Chứng minh nhân dân.
GCN: Giấy chứng nhận.
CSDL: Cơ sở dữ liệu.
TD: Tín dụng.
KH: Khách hàng.
TSTC: Tài sản thế chấp.
HĐTD: Hợp đồng tín dụng.
TTKH: Thông tin khách hàng.
HĐTC: Hợp đồng thế chấp.
PGĐ: Phó Giám đốc.
GNN: Giấy nhận nợ.
ĐKDV: Đăng ký dịch vụ.
GLT: Giấy lĩnh tiền.
CBHT: Cán bộ hỗ trợ.
Giải thích lưu đồ:
Khách hàng đem chứng minh nhân dân, hợp đồng lao động, hợp đông ký kết với chủ đầu tư đến gặp chuyên viên khách hàng. Chuyên viên khách hàng nhận giấy tờ đầy đủ và đem photo mỗi thứ một bản và ký đối chiếu lên bản photo, bản gốc trả lại cho khách hàng, bản photo đem trình lên trưởng phòng xét duyệt và tiến hành thẩm định. Nếu hội đồng thẩm định không đồng ý cho khách hàng vay thì sẽ thông báo đến khách hàng và kết thúc quy trình cấp tín dụng. Nếu hội đồng thẩm định đồng ý cho khách hàng vay, chuyên viên khách hàng tiến hành lập thông báo cấp tín dụng gồm 2 bản: 1 bản gửi đến khách hàng để khách hàng chuẩn bị giấy tờ đến làm hồ sơ vay vốn, 1 bản chuyên viên khách hàng sẽ để vào mục hồ sơ tín dụng trong hồ sơ cấp tín dụng. Đồng thời, chuyên viên khách hàng dựa vào giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, CMND, sổ hộ khẩu bản photo, nhập thông tin khách hàng lên phần mềm Symbols, lập hồ sơ cấp tín dụng gồm: phiếu thông tin khách hàng giao dịch tín dụng, phiếu đánh giá tình hình tài chính, phương án vay vốn, kết quả xếp hạn tín dụng, tờ trình cấp tín dụng, lời chứng của
68
công chứng viên, biên bản hợp hội đồng tín dụng chi nhánh Cần Thơ mỗi thứ 1 bản; 2 bản biên bản định giá tài sản thế chấp; 4 bản hợp đồng tín dụng; 4 bản hợp đồng thế chấp. Sau đó ký tên và trình trưởng phòng ký sau khi đã chuyển qua cán bộ hỗ trợ sửa lỗi format, chính tả. Sau khi trưởng phòng ký xong, chuyển sang cho cán bộ hỗ trợ. Cán bộ hỗ trợ sẽ kiểm tra hồ sơ chuyên viên khách hàng đã làm với hợp đồng ký kết với chủ đầu tư, hợp đồng lao động, và CMND của khách hàng bản photo và thông báo cấp tín dụng. Các giấy tờ gồm: phương án vay vốn, biên bản họp hội đồng tín dụng Chi nhánh Cần Thơ, phiếu đánh giá thông tin khách hàng, kết quả xếp hạng tín dụng, tờ trình cấp tín dụng; chứng minh nhân dân, hợp đồng ký kết với chủ đầu tư, hợp đồng lao động bản photo; phiếu thông tin khách hàng giao dịch tín dụng, thông báo cấp tín dụng; tất cả trình Ban Giám đốc ký duyệt lần nữa sau khi đã trình P. Giám đốc ký. Các giấy tờ còn lại: 2 biên bản định giá TSTC, 4 HĐTD, 4HĐTC, lời chứng của công chứng viên sau khi đã trình P. Giám đốc ký, trả cho khách hàng đem công chứng và đăng lý giao dịch đảm bảo, sau khi đã trình ban Giám đốc ký duyệt. Khách hàng đã đăng ký giao dịch đảm bảo và công chứng xong. Tất cả giấy tờ chuyển đến chuyên viên khách hàng, CVKH lập 2 liên giấy nhận nợ, 1 liên giấy đề nghị giải ngân tiền mặt và trình trưởng đơn vị ký duyệt để bổ sung vào hồ sơ cấp tín dụng để chuyển sang giải ngân cho khách hàng. Hồ sơ cấp tín dụng chuyển đến chuyên viên tư vấn;
chuyên viên khách hàng lập phiếu đăng ký dịch vụ và yêu cầu cán bộ hỗ trợ bổ sung 2 chữ ký của khách hàng, để trình kiểm soát duyệt và trưởng đơn vị ký, sao đó lưu cùng các phiếu đăng ký dịch vụ trong ngày. Đồng thời, lên phần mềm Symbols nhập thông tin khách hàng, mở mã khách hàng, mã khách hàng mở xong chuyển qua chờ kiểm soát duyệt. Cùng lúc đó, chuyên viên tư vấn chuyển hồ sơ cấp tín dụng đến giao dịch viên tín dụng. Nhận được mã khách hàng từ CVTV, thông qua hệ thống phần mềm Symbols kiểm soát xem xét và duyệt mã khách hàng. GDV tín dụng sau khi nhận được hồ sơ cấp tín dụng mở tài khoản tiền vay cho khách hàng và ghi số LD vào hồ sơ, trả về cho cán bộ hỗ trợ. CBHT nhận được hồ sơ sẽ trả hợp đồng tín dụng, hợp đồng thế chấp, 2 liên giấy nhận nợ cho khách hàng và cùng khách hàng xuống quầy giao dịch làm thủ tục giải ngân.
Khách hàng đem theo hợp đồng lao động, hợp đồng ký kết với chủ đầu tư chứng minh nhân dân bản gốc, giấy nhận nợ 2 liên cùng cán bộ hỗ trợ đến quầy giao dịch làm thủ tục giải ngân. Giao dịch viên tín dụng nhận 2 liên giấy nhận nợ và CMND của khách hàng để nhập thông tin khách hàng vào phần mềm Symbols, kiểm tra, cập nhật thông tin khách hàng và tiến hành in 2 liên giấy lĩnh tiền, rồi
69
trả CMND cùng 1 liên giấy nhận nợ cho khách hàng, liên còn lại trả cho cán bộ hỗ trợ lưu cùng hồ sơ cấp tín dụng. Giao dịch viên tín dụng sẽ ký tên lên giấy lĩnh tiền và yêu cầu khách hàng ký tên, sau đó chuyển sang kiểm soát đối chiếu xét duyệt với những dữ liệu trên phần mềm Symbols. Kiểm soát duyệt xong sẽ chuyển 2 liên giấy lĩnh tiền sang bộ phận giao dịch viên quỹ.
Cùng lúc giao dịch viên tín dụng tiếp nhận chứng minh nhân dân và giấy nhận nợ để làm thủ tục giải ngân, giao dịch viên quỹ sẽ tiếp nhận giấy chứng nhận hợp đồng ký kết với chủ đầu tư của khách hàng cùng hồ sơ cấp tín dụng của cán bộ hỗ trợ. GDV quỹ kiểm tra, đối chiếu hợp đồng ký kết với chủ đầu tư với hồ sơ cấp tín dụng. Sau đó, tiến hành nhập thông tin tài sản của khách hàng lên phần mềm Symbols, in 2 liên phiếu nhập ngoại bảng. Liên 2 gửi cho CBHT lưu cùng hồ sơ cấp tín dụng, chuyển hợp đồng ký kết với chủ đầu tư vào kho quỹ - lưu cùng hồ sơ cấp tín dụng bản photo và liên 1 phiếu nhập ngoại bảng.
Khi nhận được 2 liên giấy lĩnh tiền của giao dịch viên tín dụng chuyển qua, giao dịch viên quỹ tiến hành chi tiền và trả liên 2 giấy lĩnh tiền cho khách hàng, liên 1 lưu. Đồng thời, lên phần mềm Symbols kiểm tra đối chiếu, cập nhật chi tiền.
Cuối ngày, giao dịch viên quỹ in bảng kê thu chi trong ngày, kiểm tra, đối chiếu, chấm chứng từ với giấy lĩnh tiền liên 1 cùng với kiểm soát viên và giao dịch viên tín dụng. Sau đó chuyển qua bộ phận kế toán kiểm tra, chấm chứng từ lần nữa và lưu lại thành bộ chứng từ. Chuyên viên tư vấn tập hợp tất cả phiếu đăng ký dịch vụ trong ngày, lập phiếu nhận biết thông tin khách hàng cho từng phiếu, sau đó lập danh sách khách hàng trong ngày và scan chữ ký của khách hàng lên phần mềm Symbols làm chữ ký mẫu và công việc cuối cùng là sắp xếp các phiếu đăng ký dịch vụ, lưu theo mã khách hàng.