Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống
1
/ 109 trang
THÔNG TIN TÀI LIỆU
Thông tin cơ bản
Định dạng
Số trang
109
Dung lượng
2,7 MB
Nội dung
TRƢỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ
KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH
NGUYỄN VĂN VỦ LINH
MSSV: 4114013
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
TẠI CÔNG TY CP ĐẦU TƢ XÂY DỰNG VIỄN THÔNG
CẦN THƠ
LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
Ngành: KẾ TOÁN TỔNG HỢP
Mã số ngành: 52340301
Giáo viên hƣớng dẫn:
Th.S LÊ PHƢỚC HƢƠNG
Tháng 1/2013
Chƣơng 1:
GIỚI THIỆU
1.1 ĐẶT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Với câu hỏi “Bức tranh kinh tế 2014 sẽ nhƣ thế nào?” Chuyên gia kinh
tế Phạm Chi Lan đã đƣa ra rất nhiều thông tin và nhận định rằng: “ Tình hình
kinh tế thế giới sẽ có khởi sắc trong năm 2014, tăng trƣởng toàn cầu về cơ bản
đang trên đà phục hồi. Ở Việt Nam, nền kinh tế vĩ mô đã có những dấu hiệu
tốt lên, lạm phát đang ở mức kiểm soát (CPI dự báo cả năm khoảng 6%). Tuy
nhiên nhiều rủi ro vẫn còn tiểm ẩn đòi hỏi không đƣợc chủ quan”. “Kinh tế
Việt Nam sẽ phục hồi mạnh vào năm 2014”- là nhận định của ông Warrick
Cleine, Giám đốc điều hành công ty kiểm toán quốc tế KPMG tại Việt Nam
trong cuộc trao đổi về triển vọng của môi trƣờng kinh doanh Việt. Đó chính là
cơ hội và là thách thức cho Việt Nam trên con đƣờng thoát khỏi khủng hoảng
và đi vào đà tăng trƣởng kinh tế.
Đối với bất kỳ Công ty hay doanh nghiệp nào hệ thống thông tin luôn
đóng một vai trò rất quan trọng. Riêng Công ty CP đầu tƣ xây dựng viễn thông
Cần Thơ là công ty xây lắp, với đặc thù sản phẩm mang tính đơn chiếc, giá trị
lớn và thời gian thi công dài nên đặt ra yêu cầu là phải xây dựng hệ thống
thông tin kế toán có hiệu quả, hệ thống thông tin kế toán có hoạt động chặt chẽ
thì mới ngăn chặn đƣợc các rủi ro, sai sót và gian lận, đảm bảo cung cấp thông
tin đầu ra chính xác và an toàn. Phân tích các chu trình kinh tế trong quá trình
hoạt động kinh doanh giúp đánh giá một cách toàn diện quá trình hoạt động
của hệ thống thông tin kế toán, giúp tìm ra những mặt mạnh để phát huy đồng
thời phát hiện những thiếu sót còn tồn tại, từ đó có thể áp dụng những biện
pháp khắc phục để không ngừng nâng cao hiệu quả của hệ thống thông tin kế
toán, nâng cao hoạt động kinh doanh của công ty. Mặt khác, từ việc phân tích
hệ thống thông tin kế toán công ty có thể tìm ra những biện pháp thiết thực để
ngăn ngừa và giảm thiểu ngày càng triệt để các rủi ro, gian lận, sai sót giúp
cho hệ thống thông tin kế toán của công ty ngày càng hoàn thiện, góp phần
không nhỏ trong việc thu hút vốn đầu tƣ, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh
doanh.
Với tầm quan trọng của yếu tố thông tin đối với doanh nghiệp nhƣ đã
nêu trên, nên tôi chọn đề tài “Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại công ty
CP Đầu tư Xây dựng viễn thông Cần Thơ” làm đề tài nghiên cứu của mình.
1
1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU
1.2.1 Mục tiêu chung
Phân tích cụ thể yếu tố đầu vào và đầu ra của hệ thống thông tin kế toán
tại công ty CP đầu tƣ xây dựng viễn thông Cần Thơ. Từ đó, chỉ ra đƣợc ƣu và
nhƣợc điểm trong hệ thống thông tin kế toán để đề ra những biện pháp thích
hợp nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán cho công ty CP đầu tƣ xây
dựng viễn thông Cần Thơ.
1.2.2 Mục tiêu cụ thể
Phân tích thực trạng hệ thống thông tin tại công ty CP đầu tƣ xây dựng
viễn thông Cần Thơ.
Phân tích quá trình lƣu chuyển chứng từ, sổ sách, báo cáo tại công ty
CP đầu tƣ xây dựng viễn thông Cần Thơ.
Phân tích các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện tại công ty
CP đầu tƣ xây dựng viễn thông Cần Thơ.
Đề ra những biện pháp để hoàn thiện hơn về hệ thống thông tin kế toán
quản trị tại công ty CP đầu tƣ xây dựng viễn thông Cần Thơ.
1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU
1.3.1 Không gian nghiên cứu
Đề tài đƣợc thực hiện tại công ty CP đầu tƣ xây dựng viễn thông Cần
Thơ.
1.3.2 Thời gian nghiên cứu
Đề tài đƣợc thƣc hiện từ ngày 6/1/2014 đến ngày 28/4/2014.
Số liệu sử dụng trong đề tài giai đoạn từ 2011 đến 2013.
1.3.3 Đối tƣợng nghiên cứu
Đề tài tập trung nghiên cứu về hệ thống thông tin kế toán tại công ty CP
đầu tƣ xây dựng viễn thông Cần Thơ.
1.4 LƢỢC KHẢO TÀI LIỆU
Lăng Bích Ngọc, 2013. Phân tích hệ thống thông tin kế toán chi phí sản
xuất tại công ty TNHH công nghiệp thủy sản Miền Nam. Luận văn đại học.
Luận văn sử dụng phƣơng pháp thống kê mô tả và phƣơng pháp so sánh. Phân
tích hệ thống thông tin kế toán chi phí sản xuất sản phẩm cá tra fillet đông
lạnh tại Công ty TNHH Công nghiệp Thủy sản Miền Nam, những yếu tố ảnh
hƣởng đến chi phí sản xuất sản phẩm cá tra fillet đông lạnh. Qua đó, tìm ra
những ƣu điểm và tồn tại để từ đó đƣa ra những giải pháp, kiến nghị nhằm
hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán chi phí sản xuất.
2
Nguyễn Thị Diệu Hạnh, 2013. Hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán quản
trị tại Công ty TNHH MTV Thƣơng mại và du lịch Công đoàn Cần Thơ. Luận
văn đại học. Luận văn sử dụng phƣơng pháp phân tổ thống kê, phƣơng pháp
so sánh và phƣơng pháp phân tích. Phân tích thực trạng vận dụng báo cáo kế
toán quản trị, đánh giá hiệu quả sử dụng các báo cáo kế toán quản trị của Công
ty và đề ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống báo cáo quản trị của Công
ty TNHH MTV Thƣơng mại và du lịch Công đoàn Cần Thơ.
Nguyễn Thị Lan Anh, 2013. Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại
tổng công ty hóa dầu Petrolimex chi nhánh hóa dầu Cần Thơ khu công nghiệp
Trà Nóc. Luận văn đại học. Đại học Cần Thơ. Luận văn sử dụng phƣơng pháp
lập bảng câu hỏi, phỏng vấn, so sánh và phƣơng pháp phân tích. Phân tích hệ
thống thông tin kế toán tại công ty hóa dầu Petrolimex chi nhánh hóa dầu Cần
Thơ khu công nghiệp Trà Nóc để thấy đƣợc những rủi ro còn tồn tại trong quá
trình thu thập, xử lý, lƣu trữ và kiểm soát thông tin kế toán các nghiệp vụ kinh
tế tài chính của đơn vị. Từ đó đề ra thủ tục kiểm soát hiệu quả và một số giải
pháp nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán, nâng cao hiệu quả hoạt động
cho công ty hóa dầu Petrolimex chi nhánh hóa dầu Cần Thơ khu công nghiệp
Trà Nóc.
Nguyễn Thị Quyên, 2013. Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại
Công ty TNHH một thành viên thuốc lá Cửu Long. Luận văn đại học. Luận
văn sử dụng phƣơng pháp thu thập số liệu và phƣơng pháp phân tích số liệu.
Phân tích thực trạng tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại công ty TNHH Một
Thành Viên thuốc lá Cửu Long, đánh giá rủi ro còn tồn tại trong cách thức tổ
chức hệ thống thông tin kế toán, đề xuất các giải pháp giúp công ty hoàn thiện
và ngăn chặn rủi ro trong hệ thống thông tin kế toán.
3
Chƣơng 2:
CƠ SỞ LÍ LUẬN VÀ PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
2.1 CƠ SỞ LÍ LUẬN
2.1.1 Giới thiệu sơ lƣợc về hệ thống thông tin kế toán
2.1.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin và hệ thống thông tin kế toán
a) Hệ thống thông tin
Hệ thống là một tổng thể các bộ phận phụ thuộc lẫn nhau và cùng thực
hiện một số mục tiêu nhất định.
Hệ thống thông tin là một hệ thống do con ngƣời tạo ra thƣờng bao
gồm một tổ hợp các cấu phần máy tính (computer-based components) để thu
thập các dữ liệu đầu vào, xử lý các dữ liệu, lƣu trữ các dữ liệu để cung cấp
thông tin hữu ích cho ngƣời sử dụng có liên quan.
Lƣu trữ
Dữ liệu
đầu vào
Thông tin
đầu ra
Xử lý
Kiểm soát
Phản hồi
Nguồn: giáo trình hệ thống thông tin kế toán 1
Hình 2.1 Sơ đồ quá trình xử lý dữ liệu của hệ thống thông tin kế toán
Căn cứ theo các loại hoạt động quản lý, ngƣời ta chia hệ thống thông tin
trong doanh nghiệp thành:
Hệ thống xử lý nghiệp vụ: hệ thống này xử lý và cung cấp các thông
tin chi tiết và cơ bản về toàn bộ hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp nhƣ hệ
thống xử lý hoạt động bán hàng; hệ thống xử lý hoạt động chấm công, quản lý
nhân sự; hệ thống xử lý hoạt động sản xuất nhƣ nhập kho và vật tƣ, hoạt động
sản xuất cụ thể,… Các hệ thống xử lý nghiệp vụ cung cấp thông tin để phục vụ
hoạt động quản lý ở cấp điều hành hoạt động. Hoạt động ở cấp này là hoạt
động có cấu trúc cấp cao: các mục tiêu, nguồn lực, nhiệm vụ,… có tiêu chuẩn
xác định trƣớc rõ ràng.
Hệ thống thông tin quản lý: là hệ thống tổng hợp các thông tin của các
hệ thống xử lý nghiệp vụ về các hoạt động trong nội bộ doanh nghiệp và các
thông tin thu nhập từ nguồn bên ngoài doanh nghiệp để cung cấp thông tin ở
4
mức độ tổng hợp hơn và phân tích hơn cho các nhà quản lý các cấp. Hệ thống
thông tin quản lý thƣờng bao gồm:
Hệ thống thông tin thị trƣờng: cung cấp thông tin về thị trƣờng tiêu thụ
nhƣ: thông tin về tiêu thụ sản phẩm, về khách hàng, dự báo giá cả, sản phẩm
cạnh tranh,….
Hệ thống thông tin sản xuất: cung cấp thông tin về sản xuất nhƣ hàng
tồn kho, chi phí sản xuất, kỹ thuật, công nghệ sản xuất, vật liệu thay thế.
Hệ thống thông tin tài chính: cung cấp về lĩnh vực tài chính nhƣ: tình
hình thanh toán, tỉ lệ lãi vay, cho vay,…
Hệ thống thông tin nhân sự: cung cấp thông tin về nguồn và cách sử
dụng nguồn nhân lực nhƣ: tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng, thanh
toán lƣơng, thị trƣờng nguồn nhân lực, xu hƣớng sử dụng nguồn nhân lực,…
Hệ thống thông tin kế toán: cung cấp thông tin xử lý các nghiệp vụ tài
chính và các thông tin liên quan tới việc phân tích lập kế hoạch.
Hệ thống hỗ trợ quyết định: là hệ thống tổng hợp thông tin từ hệ thống
thông tin quản trị đang tồn tại để cung cấp cho ngƣời quản lý một cách nhìn
tổng thể, khái quát. Hệ thống này phục vụ cho việc lập kế hoạch chiến lƣợc dài
hạn hoạch cung cấp thông tin giải quyết vấn đề tổng hợp. Hệ thống này
thƣờng hỗ trợ cho các cấp quản lý cấp chiến lƣợc và cấp quản trị trung gian.
b) Hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống thông tin kế toán là một cấu phần đặc biệt của hệ thống thông
tin quản lý, nhằm thu thập, xử lý và báo cáo các thông tin liên quan đến các
nghiệp vụ tài chính.
Trong các hệ thống con của hệ thống thông tin quản lý, hệ thống thông
tin kế toán đƣợc coi là một thành phần quan trọng trong việc cung cấp các
thông tin cho các cấp độ ra quyết định.
Tùy theo mục tiêu cung cấp thông tin phục vụ cho các tổ chức bên ngoài
hay sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp, hệ thống thông tin kế toán bao gồm:
Hệ thống thông tin kế toán tài chính: hệ thống này cung cấp các thông
tin tài chính chủ yếu cho các đối tƣợng bên ngoài.
Hệ thống thông tin kế toán quản trị: hệ thống này cung cấp các thông
tin nhằm mục đích quản trị trong nội bộ doanh nghiệp để dự báo các sự kiện sẽ
xảy ra và dự đoán các ảnh hƣởng tài chính của chúng đối với doanh nghiệp
cũng nhƣ quản trị thực hiện mục tiêu tài chính của đơn vị.
5
2.1.1.2 Đặc điểm của hệ thống thông tin kế toán
Giống với các hệ thống thông tin khác thì hệ thống thông tin kế toán có
đặc tính nhƣ sau:
Mục tiêu: cung cấp thông tin tài chính, kế toán cung cấp cho các tổ
chức bên ngoài doanh nghiệp và sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp.
Đầu vào: với các dữ liệu đầu vào là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
nhƣ bán hàng thu tiền, bán chịu, phát sinh chi phí,…
Quy trình xử lý nhƣ sau:
Thu thập dữ liệu.
Phân tích ảnh hƣởng tài chính.
Ghi chép theo phân loại tài chính.
Kiểm tra đối chiếu.
Tổng hợp lập báo cáo.
Truyền thông.
Thiết bị: bao gồm máy tính, máy in, máy Fax, máy quét mã vạch,…
Con ngƣời: dù trong bất kỳ hệ thống nào cũng cần phải có con ngƣời
tham gia. Con ngƣời sẽ thực hiện hoàn toàn công việc kế toán trong hệ thống
kế toán thủ công, tham gia với vai trò điều khiển, kiểm soát, nhập dữ liệu, bảo
mật, duy trì hệ thống trong hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính.
Môi trƣờng hệ thống: hệ thống luật pháp và đặc điểm hoạt động của
doanh nghiệp là những yếu tố ảnh hƣởng đến việc xử lý trong hệ thống thông
tin kế toán.
Để thuận tiện trong nghiên cứu, các sự kiện kinh tế liên quan theo kiểu
tác nhân, kết quả và lặp đi lặp lại sẽ đƣợc kết hợp để xử lý chung trong một
quy trình kế toán và ngƣời ta gọi chúng là một chu trình nghiệp vụ kinh tế. Hệ
thống kế toán cũng sẽ đƣợc thiết lập để xử lý các chu trình nghiệp vụ tƣơng
ứng này và do đó ngƣời ta cũng có thể gọi nó là chu trình kế toán (để xử lý
chu trình nghiệp vụ kinh tế tƣơng ứng).
Tùy theo quan điểm, ngƣời ta có thể chia chu trình kế toán thành nhiều
chu trình và không thống nhất. Có 4 chu trình kế toán cơ bản: chu trình tài
chính, chu trình chi phí, chu trình doanh thu, chu trình chuyển đổi. Trong mỗi
chu trình kế toán, ngƣời ta lại chia thành nhiều chu trình nhỏ hơn gọi là hệ
thống ứng dụng.
2.1.1.3 Chức năng của hệ thống thông tin kế toán
Chức năng của hệ thống thông tin kế toán là thu thập dữ liệu về các
hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
6
Xử lý, cung cấp thông tin hữu ích cho các đối tƣợng liên quan nhƣ:
cung cấp báo cáo tài chính cho đối tƣợng bên ngoài doanh nghiệp, cung cấp
thông tin hữu ích cho việc lập kế hoạch, cung cấp hữu ích cho kiểm tra kiểm
soát thực hiện kế hoạch, cung cấp hữu ích cho việc điều hành hoạt động hàng
ngày.
Bao gồm các hoạt động kiểm soát nhƣ: kiểm soát tuân thủ quy trình
hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, các biện pháp bảo vệ tài sản vật chất,
thông tin, kiểm soát hoạt động xử lí thông tin nhằm đảm bảo thông tin đƣợc
xử lý chính xác, kịp thời.
2.1.1.4 Phân loại hệ thống thông tin kế toán
a) Phân loại theo mục tiêu và phương pháp:
Hệ thống thông tin kế toán phải tuân thủ theo các nguyên tắc kế toán
chung của quốc tế và của quốc gia nhằm tạo ra các báo cáo tài chính cung cấp
cho các tổ chức bên ngoài đơn vị đó để nắm bắt thực tế hoạt động đã qua cũng
nhƣ dự báo, nhận ra các nghiệp vụ ở tƣơng lai và ƣớc tính sự ảnh hƣởng của
các nghiệp vụ tƣơng lai đó. Từ đó, phục vụ cho việc thiết lập kế hoạch ngân
sách, kế hoạch lợi nhuận, thống kê phân tích các tình hình kinh doanh. Dựa
vào mục tiêu và phƣơng pháp, hệ thống thông tin kế toán đƣợc phân thành hai
loại là hệ thống thông tin kế toán tài chính và hệ thống thông tin kế toán quản
trị.
b) Theo sự lưu trữ và xử lý số liệu:
Hệ thống thông tin kế toán thủ công: trong những hệ thống này, nguồn
lực chủ yếu là con ngƣời, cùng với các công cụ tính toán, con ngƣời thực hiện
toàn bộ các công việc kế toán. Dữ liệu trong các hệ thống này đƣợc ghi chép
thủ công và lƣu trữ dƣới hình thức chứng từ, sổ, thẻ, bảng,…
Hệ thống thông tin kế toán trên máy tính: nguồn lực bao gồm con
ngƣời và máy tính. Trong đó, máy tính thực hiện toàn bộ các công việc kế toán
dƣới sự điều khiển, kiểm soát của con ngƣời. Nhƣ vậy, nếu không có con
ngƣời thì hệ thống này không thể hoạt động đƣợc và ngƣợc lại, nếu không có
máy tính thì hệ thống này cũng không thể vận hành hoàn hảo. Ngoài vai trò
chủ đạo là điều khiển, kiểm soát máy tính, con ngƣời còn có nhiệm vụ nhập
các dữ liệu mà hệ thống máy tính không tự thu thập đƣợc, cũng nhƣ các công
việc bảo mật, bảo vệ, bảo trì hệ thống.
7
2.1.2 Giới thiệu về hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh
thu
2.1.2.1 Giới thiệu các hoạt động kinh tế trong chu trình doanh thu
Chu trình doanh thu bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi chép những sự
kiện phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu và thanh toán. Có bốn sự kiện
kinh tế xảy ra trong chu trình doanh thu: (1) Nhận đặt hàng khách hàng; (2)
Giao hàng hóa hoặc dịch vụ cho khách hàng; (3) Yêu cầu khách hàng thanh
toán tiền; (4) Nhận tiền thanh toán.
Nhận và xử lý đặt hàng của khách hàng
Đây là bƣớc xử lý đầu tiên của chu trình. Bộ phận bán hàng hoặc dịch vụ
khách hàng nhận yêu cầu từ khách hàng, kiểm tra những thông tin về hàng yêu
cầu, lập lệnh bán hàng, chuyển bộ phận tín dụng chấp thuận bán chịu và cuối
cùng, bộ phận này trả lời đặt hàng mua của khách hàng.
Để giảm rủi ro do không thu đƣợc tiền nợ, mỗi khách hàng đƣợc xác
định một giới hạn nợ tối đa. Chấp thuận bán chịu tức là xác định lần bán chịu
này có tổng mức nợ của khách hàng nằm trong giới hạn nợ cho phép hay
không để xét duyệt chấp thuận bán chịu. Nhƣ vậy tham gia vào hoạt động xử
lý nhận đặt hàng này có 2 bộ phận là bán hàng và tín dụng thuộc chức năng tài
vụ.
Chứng từ ghi nhận hoạt động này bao gồm đặt hàng và lệnh bán hàng.
Gửi hàng cho khách hàng
Tới ngày giao hàng, kho hàng tiến hành xuất kho theo lệnh nhƣ lệnh bán
hàng. Bộ phận gửi hàng sẽ tiếp tục gửi hàng cho khách hàng theo địa điểm chỉ
định. Trƣớc khi tiến hành đóng gói gửi hàng, bộ phận gửi hàng lập giấy gửi
hàng.
Lập hóa đơn bán hàng
Đây là bƣớc công việc thứ 3 trong chu trình doanh thu. Sau khi hàng
đƣợc gửi cho khách hàng, giấy gửi hàng đƣợc chuyển bộ phận lập hóa đơn.
Lúc này bộ phận lập hóa đơn đã có đầy đủ chứng từ chứng minh hoạt động
bán hàng đã hoàn tất và do bộ phận này tiến hành kiểm tra, đối chiếu các
chứng từ liên quan và lập hóa đơn bán hàng ghi nhận hoạt động bán hàng thực
sự hoàn thành. Đây chính là căn cứ để bộ phận kế toán phải thu ghi sổ chi tiết
phải thu của khách hàng.
8
Nhận tiền thanh toán
Đây là bƣớc xử lý cuối cùng trong chu trình. Khi khách hàng gửi Check
thanh toán và giấy báo trả tiền, bộ phân thƣ tín sẽ phân loại, lập bản kê nhận
Check thanh toán và chuyển Check cho thủ quỹ, giấy báo và bản kê cho kế
toán phải thu. Thủ quỹ sẽ làm các thủ tục để gửi tiền vào ngân hàng. Kế toán
phải thu ghi sổ chi tiết phải thu khoản tiền khách hàng thanh toán.
2.1.2.2 Tổ chức kế toán xử lý nghiệp vụ
a) Luân chuyển chứng từ xử lý nghiệp vụ
Trong việc tổ chức kế toán xử lý nghiệp vụ trong chu trình doanh thu cần
chú ý đến các chức năng của các bộ phận liên quan. Các bộ phận đó bao gồm:
Bộ phận bán hàng: đây là bộ phận giao dịch, đàm phán trực tiếp với
khách hàng về các điều kiện bán hàng, thanh toán, giảm giá hàng bán ...; nhận
các đặt hàng của khách hàng, lập “Lệnh bán hàng”.
Bộ phận tín dụng: trong hoạt động bán chịu, bộ phận tín dụng kiểm tra
và chấp thuận các điều kiện bán chịu, điều kiện thanh toán cho khách hàng.
Trong xử lý xóa nợ phải thu, bộ phận bán chịu xem xét bảng “Phân tích bảng
phải thu theo thời hạn nợ” nhằm kiểm tra chính sách nợ cho từng khách hàng,
xác định dự phòng phải thu khó đòi của doanh nghiệp.
Phụ trách tài vụ: trong xử lý nghiệp vụ hàng bị trả lại hoặc giảm giá
hàng bán bộ phận tài vụ phải là ngƣời chấp thuận cuối cùng các chứng từ ghi
nhận các nghiệp vụ trên trƣớc khi ủy quyền cho bộ phận lập hóa đơn lập các
Credit Memo. Loại nghiệp vụ này đòi hỏi cả hai bộ phận chức năng riêng biệt
cùng tham gia xét duyệt vì chúng là loại nghiệp vụ đòi hỏi phải đƣợc kiểm
soát cẩn thận.
Bộ phận kho bán hàng: đây là bộ phận quản lý hàng trong kho.
Bộ phận gửi hàng: bộ phận này có nhiệm vụ chuyển hàng trực tiếp
hoặc thuê các đơn vị vận tải vận chuyển hàng cho khách hàng, số lƣợng nhận
trên phiếu nhập kho.
Bộ phận nhận hàng: trong xử lý nghiệp vụ hàng bị trả lại, bộ phận bán
hàng sẽ nhận và kiểm tra hàng bị trả lại, ghi nhận chủng loại, số lƣợng nhận
trên phiếu nhập kho.
Bộ phận lập hóa đơn: đây là bộ phận ủy quyền lập hóa đơn bán hàng
hoặc các Credit Memo.
Bộ phận kế toán phải thu: đây là bộ phận giữ và ghi chép các khoản
phải thu của khách hàng, lập các “Báo cáo khách hàng” và báo cáo “Phân tích
khoản phải thu theo thời hạn nợ”.
9
Bộ phận giữ sổ cái: đây là bộ phận giữ và ghi chép sổ cái và thực hiện
các hoạt động lập báo cáo tổng hợp.
Bộ phận thư tín: một số doanh nghiệp sử dụng hình thức thanh toán
bằng cách gửi Check qua bƣu điện. Vì vậy, doanh nghiệp phải thành lập một
bộ phận nhận và mở Check thanh toán, lập bảng kê “Tiền thanh toán
(Remittance List)”. Bộ phận này cần độc lập với bộ phận thủ quỹ vì cả hai
cùng tham gia bảo quản tài sản là Check thanh toán.
Bộ phận thủ quỹ: đây là bộ phận thu nhận tiền, thực hiện các thủ tục
gửi vào ngân hàng.
b) Các kiểu tổ chức theo dõi kế toán phải thu
Thông thƣờng các doanh nghiệp tổ chức theo dõi phải thu khách hàng
theo 2 kiểu: hệ thống chuyển số dƣ và hệ thống thanh toán theo hóa đơn.
Hệ thống thanh toán theo hóa đơn: tổ chức theo hệ thống này, ngƣời
mua sẽ thanh toán nợ đích danh theo từng hóa đơn bán hàng, còn ngƣời bán
theo dõi trên sổ chi tiết các khoản phải thu, đã thu, dƣ nợ chi tiết theo từng hóa
đơn thanh toán. Nhƣ vậy báo cáo khách hàng sẽ liệt kê tất cả các hóa đơn chƣa
đƣợc thanh toán cho tới ngày báo cáo và phân tích chúng theo thời gian nợ.
Hệ thống chuyển số dư: trong hệ thống này, khách hàng không thanh
toán chính xác theo từng hóa đơn mà dựa trên tổng số nợ ở báo cáo khách
hàng. Báo cáo hàng tháng cũng trình bày số dƣ đầu kỳ, số dƣ phát sinh trong
kỳ, số dƣ cuối kỳ nhƣng không chi tiết theo từng hóa đơn nghĩa là báo cáo
khách hàng chỉ liệt kê các hóa đơn trong kỳ báo cáo, còn chi tiết về số dƣ đầu
kỳ, hệ thống phải dùng báo cáo khách hàng trƣớc đó để tham khảo.
c) Báo cáo kế toán
Báo cáo kế toán với mục đích tổng hợp các dữ liệu đã đƣợc xử lý để
cung cấp cho ngƣời sử dụng những thông tin hữu ích tùy theo nhu cầu. Thông
tin qua các báo cáo, hệ thống thông tin kế toán cung cấp thông tin nhằm kiểm
soát hệ thống xử lý; kiểm soát các dữ liệu đƣợc xử lý và những thông tin liên
quan phục vụ việc phân tích, lập kế hoạch, tạo các quyết định điều hành hoạt
động.
Với mục đích này, trong chu trình doanh thu, các báo cáo kế toán đƣợc
phân thành ba loại theo mục tiêu cung cấp thông tin cho việc kiểm soát hoạt
động xử lý của chu trình, thông tin liên quan tới việc xử lý các nghiệp vụ kế
toán cụ thể trong chu trình, thông tin theo nhu cầu ngƣời sử dụng nhằm phục
vụ các quyết định điều hành hoạt động.
Báo cáo kiểm soát: trƣờng hợp xử lý bằng máy ngƣời kiểm soát cần
thông tin để kiểm soát đƣợc hoạt động của hệ thống, đảm bảo hệ thống cập
10
nhật, xử lý đầy đủ dữ liệu, không bỏ sót dữ liệu. Ngoài ra ngƣời kiểm soát
cũng cần kiểm soát đƣợc việc truy cập của hệ thống. Chính vì vậy, hệ thống
cần lập báo cáo kiểm soát với mục đích tổng hợp tất cả các thay đổi trong mỗi
một tập tin lƣu trữ dữ liệu.
Ở mức độ tổng quát, ngƣời ta lập báo cáo kiểm tra số tổng nhƣ báo cáo
tổng doanh thu bán hàng; hoặc báo cáo tổng Hash nào đó (tổng mẫu tin, tổng
mã số hóa đơn...) trong tập tin xử lý.
Ở mức độ kiểm soát chi tiết việc xử lý, ngƣời ta lập Báo cáo chi tiết các
ghi chép. Báo cáo này liệt kê tất cả các nghiệp vụ theo loại nghiệp vụ đã đƣợc
xử lý trong suốt 1 khoảng thời gian nhƣ 1 tuần, 1 tháng... Ví dụ báo cáo liệt kê
tất cả hóa đơn bán hàng; tất cả phiếu xuất kho; tất cả Credit Memo; tất cả giấy
báo gửi tiền (Remitaince Advice); tất cả tiền thanh toán... Mục đích của chúng
nhằm kiểm soát xem dữ liệu có đƣợc cập nhật, xử lý chính xác hay không.
Báo cáo đặc biệt: là báo cáo đƣợc lập theo một yêu cầu nào đó của
ngƣời sử dụng thông tin (cho thông tin quản trị hoặc thông tin tài chính) để
ngƣời sử dụng ra quyết định liên quan tới hoạt động kinh tế, tài chính. Thông
thƣờng loại báo cáo này bao gồm:
Báo cáo khách hàng: đây là báo cáo cung cấp thông tin liên quan đến
việc khách hàng thanh toán với doanh nghiệp. Báo cáo này liệt kê tất cả các
nghiệp vụ bán hàng, khách hàng thanh toán, cũng nhƣ tổng số nợ còn phải trả
theo tổng số và theo từng khách hàng. Báo cáo này có tác dụng: thứ nhất, dùng
để đối chiếu với ngƣời mua, phát hiện sai sót hoặc gian lận của xử lý kế toán;
thứ hai, dùng để nhắc nợ với ngƣời mua, hoặc đề ra biện pháp phù hợp để
khuyến khích ngƣời mua thanh toán sớm.
Báo cáo phân tích khoản phải thu theo thời hạn nợ: đây là báo cáo
phân tích khoản phải thu của từng ngƣời mua theo những mốc thời gian quá
hạn nợ (1 tháng, 2 tháng, 3 tháng, ...). Thông thƣờng báo cáo này đƣợc lập
hàng tháng với mục đích: thứ nhất, bộ phận tín dụng xem xét về uy tín thanh
toán của ngƣời mua để có những biện pháp đòi nợ, hoặc điều kiện tín dụng
phù hợp, thứ hai, nó là căn cứ phân tích xác nhận khoản nợ phải thu khó đòi.
Báo cáo tiền thanh toán hay bảng kê tiền thanh toán (Remittance List):
báo cáo này do nhân viên nhận thƣ lập căn cứ vào “Giấy báo trả tiền” trong
ngày của các khách hàng. Nhƣ vậy, báo cáo sẽ cung cấp “Số tổng kiểm soát”
tiền khách hàng thanh toán nợ trong ngày, ngăn chặn các thất thoát và đối
chiếu với các số liệu ghi giảm nợ phải thu trên tài khoản khách hàng.
Báo cáo phân tích bán hàng: đây là báo cáo phân tích doanh thu bán
hàng theo các tiêu thức mong muốn để đánh giá nhƣ phân tích bán hàng (giá
11
vốn, lãi gộp) theo từng ngƣời mua; theo từng chủng loại hàng bán; theo ngƣời
bán; hoặc theo địa điểm bán hàng. Báo cáo này có tác dụng cung cấp cho ban
quản lý kinh doanh đánh giá lợi ích theo hàng hóa, theo ngƣời bán, hoặc hiệu
quả của khuyến mãi, quảng cáo...
Ngoài ra chu trình doanh thu còn có thể cung cấp các báo cáo không
liên quan tình hình tài chính nhƣ: thực hiện bán hàng của nhân viên bán hàng,
thời gian thực hiện một hoạt động xử lý đặt hàng (về thời gian trả lời khách
hàng), thời gian giao hàng...
d) Sổ sách
Các nghiệp vụ kế toán sẽ đƣợc ghi chép, xử lý và lƣu trữ trên các sổ kế
toán hay các tập tin dữ liệu kế toán. Tùy theo việc xử lý bằng tay hay bằng
máy mà sổ kế toán có những hình thức khác nhau.
Ghi chép bằng tay: việc ghi chép bằng tay đƣợc tiến hành trên ba nhật
ký đặc biệt và một sổ chi tiết và sổ cái phù hợp. Đó là các nhật ký bán hàng;
nhật ký giảm giá bán hàng (Credit Memo Journal); nhật ký thu tiền và sổ chi
tiết khách hàng. Các loại sổ kế toán này bằng giấy và đƣợc ghi chép bằng tay.
Căn cứ vào các chứng từ liên quan, kế toán ghi các nghiệp vụ phát sinh
vào các sổ nhật ký phù hợp. Hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, kế toán
chuyển các số liệu này vào sổ chi tiết, các tài khoản liên quan trong sổ cái.
Ghi chép bằng máy: việc lƣu trữ dữ liệu đƣợc thực hiện trên các tập tin
dữ liệu. Khi cần bất cứ thông tin liên quan nào, hệ thống sẽ tiến hành lấy số
liệu từ các tập tin liên quan, tính toán, tổng hợp tạo báo cáo.
Trong hệ thống kế toán đƣợc điện toán hóa, sổ sách kế toán cũng chỉ là
một hình thức kết xuất của hệ thống xử lý dữ liệu. Nó chỉ còn là chức năng lƣu
trữ bằng giấy tờ các dữ liệu đã đƣợc xử lý, không còn chức năng xử lý dữ liệu
nhƣ hình kế toán bằng tay thông thƣờng. Chính vì vậy chất lƣợng của hệ thống
kế toán phụ thuộc rất nhiều vào việc tổ chức dữ liệu.
2.1.3 Giới thiệu về hệ thống thông tin kế toán trong chu trình chi
phí
2.1.3.1 Giới thiệu các hoạt động kinh tế trong chu trình chi phí
Yêu cầu hàng hóa dịch vụ
Đây là hoạt động đầu tiên trong chu trình chi phí. Bất cứ bộ phận nào có
nhu cầu về dịch vụ hoặc hàng hoá, nguyên vật liệu đều lập yêu cầu mua hàng
gửi bộ phận mua hàng. Tuy nhiên, thông thƣờng yêu cầu mua hàng đƣợc lập
bởi bộ phận kho hàng khi cần bổ sung hàng tồn kho. Chứng từ ghi nhận yêu
cầu này là “yêu cầu mua hàng”.
12
Đặt hàng với nhà cung cấp
Sau khi nhận yêu cầu mua hàng, bộ phận mua hàng lựa chọn hoặc tìm
kiếm nhà cung cấp để nhằm đạt 3 yêu cầu cơ bản: giá cả, chất lƣợng hàng mua
và sự tin cậy trong bán hàng, giao hàng. Sau khi lựa chọn nhà cung cấp đã lựa
chọn để xác định các yêu cầu về hàng hóa cũng nhƣ yêu cầu liên quan tới việc
giao hàng.
Nhà cung cấp xem xét và nếu chấp nhận đặt hàng thì gửi thông báo
(thông thƣờng là lệnh bán hàng của nhà cung cấp – xem chu trình doanh thu)
chấp nhận đặt hàng. Đây chính là hợp đồng pháp lý ràng buộc giữa hai bên
ngƣời bán và ngƣời mua.
Nhận hàng và nhập kho
Khi nhà cung cấp giao hàng tại địa điểm đƣợc chỉ định trong đặt hàng,
bộ phận nhận hàng có nhiệm vụ kiểm tra số lƣợng, chất lƣợng hàng, đối chiếu
với giấy gửi hàng của ngƣời cung cấp, đối chiếu với đặt hàng để chấp nhận
hay không chấp nhận việc giao hàng của nhà cung cấp. Lúc này hoạt động
mua hàng đƣợc kết thúc.
Sau khi kiểm nhận, bộ phận nhận hàng lập phiếu nhập kho báo cáo về
hàng nhận. Sau đó, hàng đƣợc làm thủ tục nhập kho. Lúc này, thủ kho ký vào
phiếu nhận kho và trách nhiệm quản lý hàng đƣợc chuyển giao cho bộ phận
kho hàng.
Ghi nhận phải trả ngƣời bán
Khi nhà cung cấp gửi hoá đơn bán hàng, kế toán phải thu tiền hành đối
chiếu hoá đơn bán bán hàng với các chứng từ gốc liên quan nhƣ đặt hàng,
phiếu lập kho, và tổ chức theo dõi khoản phải trả ngƣời cung cấp. Phần này sẽ
đƣợc trình bày kỹ trong phần tổ chức theo dõi thanh toán với ngƣời bán.
Thanh toán cho ngƣời cung cấp
Tới ngày cần thanh toán, kế toán phải trả tiến hàng lập các thủ tục để
chuyển đến bộ phận quỹ chi tiền cho ngƣời bán. Sau khi thanh toán tiền, căn
cứ các chứng từ liên quan nhƣ phiếu chi hoặc SEC thanh toán, kế toán phải trả
ghi nhận khoản thanh toán cho ngƣời bán.
2.1.3.2 Tổ chức kế toán xử lý nghiệp vụ
a) Luân chuyển chứng từ xử lý nghiệp vụ
Trong việc tổ chức kế toán xử lý nghiệp vụ trong chu trình chi phí cần
chú ý đến các chức năng của các bộ phận liên quan. Các bộ phận đó bao gồm:
13
Bộ phận yêu cầu: Đây là bộ phận phát hành các “Yêu cầu mua hàng”
là căn cứ cho bộ phận mua hàng tiếp tục các xử lý. Bộ phận yêu cầu này có thể
là kế toán hàng tồn kho, hoặc là bộ phận bất kỳ nào trong doanh nghiệp có nhu
cầu cần bổ sung về nguyên vật liệu, hàng hoá, tài sản cố định….
Bộ phận mua hàng: Đây là bộ phận có chức năng lựa chọn ngƣời cung
cấp, xác định các điều kiện liên quan tới việc mua hàng nhƣ giá cả, điều kiện
thanh toán, điều kiện giao hàng, bảo hành … Sau khi lựa chọn ngƣời cung cấp
và các điều kiện mua hàng thích hợp, bộ phận mua hàng lập “Đặt hàng mua”
gửi cho ngƣời cung cấp, kế toán phải trả, bộ phận yêu cầu hàng và bộ phận
nhận hàng nhằm xác định, kiểm tra hoặc uỷ quyền thực hiện tiếp tục các nội
dung trong xử lý nghiệp vụ mua hàng.
Bộ phận nhận hàng: Chức năng nhận hàng nên đƣợc tách biệt khỏi
chức năng kho hàng nhằm nâng cao hiệu quả kiểm soát. Bộ phận nhận hàng có
chức năng nhận, đếm, kiểm tra, chất lƣợng hàng và lập “Phiếu nhập kho” cho
số hàng nhận đƣợc này. Ngƣời giám sát của bộ phận sẽ đối chiếu số lƣợng
giữa “Phiếu nhập kho” và số lƣợng trên “Đặt hàng mua” để có thể xử lý tiếp
tục nghiệp vụ mua hàng.
Bộ phận kho hàng: Đây là bộ phận bảo quản về mặt hiện vật các loại
hàng tồn kho của doanh nghiệp. Kho bộ phận nhận hàng giao hàng để bảo
quản, thủ kho phải ký nhận vào “Phiếu nhập kho” và sau đó gửi “Phiếu nhập
kho” cho bộ phận kế toán phải trả.
Bộ phận kế toán phải trả: Bộ phận này có chức năng theo dõi việc
thanh toán với ngƣời bán. Tuỳ theo hình thức tổ chức hệ thống kế toán thanh
toán với ngƣời bán, kế toán phải trả sử dụng các loại sổ sách tƣơng ứng. Dù
đƣợc tổ chức theo dõi thanh toán theo hình thức nào đi chăng nữa thì yêu cầu
bắt buộc là kế toán phải đối chiếu bốn loại chứng từ: “Yêu cầu mua hàng”;
“Đặt hàng mua”; “Phiếu nhập kho”; và “Hoá đơn bán hàng” trƣớc khi ghi sổ
hoặc làm các thủ tục thanh toán.
Bộ phận tài vụ: Bộ phận này có chức năng kiểm tra các chứng từ thanh
toán hoặc phiếu chi do kế toán phải trả lập bằng cách đối chiếu với các chứng
từ liên quan; chấp thuận các chứng từ thanh toán và lập séc thanh toán khi tới
hạn thanh toán.
b) Tổ chức hệ thống theo dõi chi tiết thanh toán với người bán
Có cái kiểu tổ chức theo dõi các khoản phải trả: hệ thống theo dõi theo
ngƣời bán và hệ thống theo dõi theo chứng từ.
Hệ thống theo dõi theo người bán: là hệ thống mà các hoá đơn bán
hàng đƣợc phân loại ban đầu để theo dõi và ghi sổ theo từng ngƣời bán. Hệ
thống này sử dụng sổ chi tiết hoặc thẻ chi tiết theo dõi chi tiết quan hệ thanh
14
toán theo bao gồm từng lần mua, từng lần thanh toán, số dƣ hiện hành theo
từng ngƣời bán…
Qui trình xử lý trong hình thức theo dõi thanh toán theo ngƣời bán
Nhận hoá đơn bán hàng.
Kiểm tra đối chiếu chứng từ liên quan.
Phân loại theo ngƣời bán, ghi sổ chi tiết phải trả ngƣời bán.
Thanh toán tiền.
Ghi giảm khoản phải trả cho từng ngƣời bán.
Hệ thống theo dõi thanh toán theo chứng từ: Đây là hệ thống theo dõi
và thanh toán theo từng hoá đơn bán hàng. Hoá đơn bán hàng sẽ đƣợc phân
loại theo ngày dự định trả tiền và ghi chép việc phân loại này theo trên
voucher (chứng từ thanh toán).
Hệ thống thanh toán theo chứng từ đƣợc thực hiện theo quy trình bao gồm 4
bƣớc:
Lập chứng từ thanh toán.
Ghi sổ chứng từ thanh toán.
Thanh toán.
Ghi séc thanh toán vào sổ chi séc, sổ chứng từ thanh toán.
c) Báo cáo kế toán
Báo cáo kiểm soát: Là báo cáo với mục đích tổng hợp tất cả các thay đổi
trong một tập tin dữ liệu, để đảm bảo tất cả dữ liệu đều đƣợc cập nhật và xử lý
đầy đủ.
Báo cáo đặc biệt: Là báo cáo đƣợc lập theo một yêu cầu nào đó của
ngƣời sử dụng thông tin phục vụ cho việc điều hành hoạt động xử lý và lập kế
hoạch.
Thông thƣờng loại báo cáo này bao gồm:
Báo cáo các hoá đơn bán hàng chƣa đƣợc thanh toán.
Báo cáo phân tích khoản phải trả theo thời hạn nợ.
Báo cáo nhu cầu tiền thanh toán.
Báo cáo tham vấn thông tin khách hàng.
d) Sổ sách
Hệ thống kế toán xử lý thủ công sử dụng các số sách kế toán bằng giấy
bao gồm các nhật ký liên quan nhƣ nhật ký mua hàng, nhật ký chi tiền, sổ chi
tiết. Trong hệ thống xử lý bằng máy, ngƣời ta sử dụng các tập tin dữ liệu để dự
15
trữ và xử lý nghiệp vụ. Cách tổ chức các tập tin này đƣợc trình bày trong tổ
chức dữ liệu.
2.1.4 Giới thiệu về hệ thống thông tin kế toán trong chu trình tài
chính
Chu trình tài chính bao gồm hoạt động tăng vốn, mua sắm tài sản và lập
báo cáo tài chính để tổng kết các nguồn tài chính và kết quả thu đƣợc từ việc
sử dụng tài sản. Mục tiêu của chu trình tài chính gắn liền với mục tiêu dài hạn
của doanh nghiệp, cụ thể nhƣ sau:
Quản lý một cách hiệu quả để duy trì khả năng thanh toán của doanh
nghiệp và sử dụng tiền nhàn rỗi để tăng thu nhập.
Chi phí sử dụng vốn hợp lý: đa số doanh nghiệp phải hoạt động dựa
vào hai nguồn đó là nợ phải trả và vốn chủ sở hữu. Do đó chi phí lãi suất và cổ
tức từng kỳ là chi phí sử dụng vốn, nên ngƣời quản lý phải lựa chọn nguồn
vốn nào để chi phí sử dụng vốn hợp lý.
Thu nhập tối đa từ hoạt động đầu tƣ.
Lập dự toán lƣu chuyển tiền.
2.1.4.1 Vốn vay và vốn chủ sở hữu
a) Phát vay ngân hàng
Đây là cách thƣờng đƣợc các doanh nghiệp áp dụng để bổ sung vốn
thông qua vay ngắn hạn. Để thực hiện nghiệp vụ này, kế toán sử dụng các tài
khoản tiền gửi ngân hàng, vay ngắn hạn, dài hạn.
b) Phát hành trái phiếu
Hình thức này thƣờng đƣợc áp dụng ở những công ty lớn để tăng vốn
trung và dài hạn. Căn cứ cho nghiệp vụ này là hợp đồng xác định nghĩa vụ
phải trả cho ngƣời mua một khoản theo tỷ lệ nhất định tại một khoản thời gian
xác định trong hợp đồng. Hệ thống thông tin ghi mỗi một trái phiếu phát hành
trên một tài khoản chi tiết của “Nợ trái phiếu phải trả” để kịp theo dõi kịp thời.
Tất cả các nghiệp vụ này đƣợc ghi nhận trong sổ ngƣời giữ trái phiếu.
c) Phát hành trái phiếu
Các doanh nghiệp phát hành cổ phiếu thông thƣờng và cổ phiếu ƣu đãi
để huy động vốn. Mỗi cổ phiếu có một mệnh giá cụ thể. Căn cứ vào điêu
khoản pháp luật quy định, điều lệ công ty và nhu cầu thực tế, công ty sẽ xác
định số lƣợng, mệnh giá, loại cổ phiếu để công ty phát hành. Tài khoản “Cổ
phiếu thông thƣờng”, “Cổ phiếu ƣu đãi”, “Số tiền huy động vƣợt qua mệnh
giá” dung để ghi nhận các thông tin về mệnh giá và số tiền vƣợt trên mệnh giá
để theo dõi.
16
2.1.4.2 Hệ thống tài khoản cố định
a) Các loại nghiệp vụ
Tài sản cố định: đƣợc quản lý tƣơng tự nhƣ nghiệp vụ mua hàng.
Trong trƣờng hợp tài sản cố định tăng thông qua xây dựng cơ bản thì cần thêm
một số chứng từ và thủ tục quản lý riêng tƣơng tự nhƣ quản lý dự án.
Khấu hao: nghiên cứu phƣơng pháp khấu hao phù hợp nhất cho từng
loại tài sản. Đây không phải là một nghiệp vụ bằng tiền, nhƣng có ảnh hƣởng
đến giá thành nên cần có một chi phí khấu hao phù hợp.
Thanh lý, nhƣợng bán tài sản cố định: tài sản nhƣợng bán khi doanh
nghiệp không cần sử dụng hoặc thanh lý khi không còn giá trị. Các loại chứng
từ trong nghiệp vụ này bắt buộc phải có sự phê duyệt của quản lý cao cấp
nhằm ngăn ngừa mất cấp tài sản.
b) Các loại sổ sách, báo cáo
Báo cáo tài sản cố định tăng trong kỳ.
Báo cáo tài sản giảm trong kỳ.
Chi tiết tài sản cố định.
Bảng tính khấu hao tài sản cố định.
Sổ chi tiết tài sản cố định quản lý mã số, tên, xuất xứ, qui cách, nơi sử
dụng,...
2.1.4.3 Hệ thống báo cáo tài chính
Báo cáo tài chính dung để cung cấp thông tin về tình hình tài chính, tình
hình kinh doanh và các luồng tiền của một doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu
quản lý của chủ doanh nghiệp, cơ quan Nhà nƣớc và nhu cầu hữu ích của
ngƣời sử dụng trong việc đƣa ra các quyết định kinh tế. Báo cáo tài chính phải
cung cấp những thông tin của một doanh nghiệp về:
Tài sản.
Nợ phải trả và vốn chủ sở hữu.
Doanh thu, thu nhập khác, chi phí kinh doanh và chi phí khác.
Lãi lổ và phân chia kết quả kinh doanh.
Thuế và các khoản nộp Nhà nƣớc.
Tài sản khác có liên quan đến đơn vị kế toán.
Các luồng tiền.
Các nghiệp vụ:
Kết chuyển thu nhập.
Kết chuyển chi phí.
Kết chuyển lợi nhuận.
17
Tạo báo cáo tài chính.
Chuyển số dƣ.
Điều chỉnh.
Các loại báo cáo
Báo cáo tài chính:
Bảng cân đối kế toán.
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ.
Báo cáo thuyết minh báo cáo tài chính.
Báo cáo quản trị
Báo cáo phân tích các dự án.
Báo cáo chi phí sản xuất kinh doanh.
Báo cáo bán hàng
Báo cáo về nhân sự.
Báo cáo chênh lệch so với kế hoạch.
2.1.5 Tổng quan về phần mềm Fast Accounting 2005.f
Fast Accounting bao gồm 10 phân hệ nghiệp vụ sau:
Phân hệ hệ thống
Phân hệ hệ thống có những chức năng sau:
Khai báo các tham số hệ thống và các tham số tùy chọn.
Quản lý và bảo trì số liệu.
Quản lý phân quyền cho ngƣời sử dụng.
Phân hệ kế toán tổng hợp
Chức năng: Phân hệ kế toán tổng hợp dung để cập nhật các chứng từ
chung, liên kết số liệu với các phân hệ khác để lên các báo cáo tài chính.
Phần lớn các chứng từ đƣợc cập nhật ở các phân hệ khác và chuyển
thông tin về phân hệ kế toán tổng hợp để lên các báo cáo tài chính và các sổ kế
toán. Ở phân hệ kế toán tổng hợp ngƣời ta sử dụng có thể cập nhật các chứng
từ chung nhƣ các bút toán cuối kỳ, bút toán điều chỉnh,… Trong phân hệ này
có các chức năng thực hiện phân bổ và kết chuyển tự động cuối kỳ.
Phân hệ kế toán tổng hợp có thể sử dụng nhƣ một phân hệ độc lập và tất
cả các chứng từ đều có thê nhập ở phân hệ này dƣới dạng các chứng từ tổng
quát. Tuy nhiên trong trƣờng hợp này ta chỉ có thể lên đƣợc các báo cáo tài
chính và sổ sách kế toán, còn các báo cáo khác thì không lên đƣợc.
Phân hệ kế toán tổng hợp cung cấp các báo cáo sau:
Sổ sách kế toán theo hình thức nhật ký chung.
Sổ sách kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ.
18
Sổ sách kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ.
Báo cáo tài chính.
Lọc tìm và tra cứu số liệu.
Phân hệ kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng
Chức năng: phân hệ kế toán tiền mặt và tiền ngân hàng dùng để theo dõi
thu chi và thanh toán liên quan tới tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tiền vay.
Các chứng từ sau đƣợc cập nhật ở phân hệ kế toán vốn bằng tiền:
Chứng từ tiền mặt: phiếu thu, phiếu chi.
Chứng từ ngân hàng: giấy báo có, giấy báo nợ (tiền gửi, tiền vay).
Khi cập nhật chứng từ các thông tin liên quan sẽ đƣợc chuyển sang các
phân hệ kế toán công nợ phải thu hoặc phải trả, báo cáo thuế và kế toán tổng
hợp.
Phân hệ kế toán tiền mặt, tiền ngân hàng cung cấp các báo cáo sau:
Báo cáo liên quan đến tiền mặt và tiền gửi.
Báo cáo liên quan đến tiền quay.
Phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu
Chức năng: phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu dùng để quản
lý bán hàng và công nợ phải thu.
Các chứng từ đƣợc cập nhật trong phân hệ này gồm có:
Hóa đơn bán hàng hóa kiêm phiếu xuất kho.
Phiếu nhập hàng bán bị trả lại.
Hóa đơn bán dịch vụ.
Hóa đơn giảm giá.
Phiếu nhập dịch vụ bị trả lại.
Phiếu ghi nợ, ghi có tài khoản công nợ.
Chứng từ bù trừ công nợ.
Khi cập nhật các hóa đơn bán hàng chƣơng trình sẽ kiểm tra số tồn kho
từ phân hệ hàng tồn kho. Các thông tin liên quan đến thu tiền của khách hàng
sẽ do phân hệ kế toán vốn bằng tiền chuyển sang.
Khi cập nhật chứng từ các thông tin liên quan sẽ đƣợc chuyển sang các
phân hệ hàng tồn kho, báo cáo thuế và kế toán tổng hợp.
Phân hệ bán hàng và công nợ phải thu cung cấp các báo cáo sau:
Báo cáo bán hàng.
Báo cáo công nợ theo khách hàng.
Báo cáo công nợ theo hóa đơn.
Báo cáo về hợp đồng và đơn hàng.
19
Phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả
Chức năng: phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả dùng để quản
lý mua hàng và công nợ phải trả.
Các chứng từ đƣợc cập nhật trong phân hệ này gồm có:
Phiếu nhập mua hàng (nội địa, nhập khẩu, chi phí mua hàng).
Phiếu xuất kho trả lại nhà cung cấp.
Hóa đơn mua dịch vụ.
Phiếu thanh toán tạm ứng.
Phiếu ghi nợ, ghi có tài khoản công nợ.
Chứng từ bù trừ công nợ.
Các thông tin liên quan đến trả tiền cho nhà cung cấp sẽ do phân hệ kế
toán vốn bằng tiền chuyển sang.
Khi cập nhật chứng từ các thông tin liên quan sẽ đƣợc chuyển sang các
phân hệ hàng tồn kho, báo cáo thuế và kế toán tổng hợp.
Phân hệ mua hàng và công nợ phải trả cung cấp các báo cáo sau:
Baó cáo hàng nhập mua.
Báo cáo công nợ theo nhà cung cấp.
Báo cáo công nợ theo hóa đơn.
Báo cáo về đơn đặt hàng và hợp đồng.
Phân hệ kế toán hàng tồn kho
Chức năng: phân hệ kế toán hàng tồn kho dùng để quản lý nhập xuất tồn
kho hàng hóa, vật tƣ và thành phẩm, tính giá hàng tồn kho.
Các chứng từ đƣợc cập nhật trong phân hệ này gồm có:
Phiếu nhập (nhập thành phẩm từ sản xuất, nhập khác,…)
Phiếu xuất (xuất sử dụng, xuất cho sản xuất, xuất điều chỉnh,…)
Phiếu xuất điều chuyển kho.
Phiếu nhập xuất thẳng.
Các chứng từ mua bán đƣợc cập nhật ở các phân hệ mua hàng và bán
hàng sẽ đƣợc chuyển sang phân hệ hàng tồn kho.
Khi cập nhật chứng từ nhập xuất các thông tin liên quan sẽ đƣợc chuyển
sang phân hệ kế toán tổng hợp.
Các chứng từ đƣợc cập nhật trong phân hệ này gồm có:
Báo cáo về hàng nhập.
Báo cáo về hàng xuất.
Báo cáo về nhập xuất tồn kho.
Phân hệ kế toán chi phí và giá thành
Chức năng: phân hệ kế toán chi phí và tính giá thành có chức năng tập
hợp và phân bổ các chi phí, tính và lên các báo cáo về giá thành.
20
Chƣơng trình cho phép tính giá thành của các sản phẩm công nghiệp
cũng nhƣ sản phẩm xây lắp.
Cập nhật số liệu: số liệu liên quan đến giá thành chủ yếu đƣợc cập nhật
từ một phân hệ khác (hàng tồn kho, mua hàng, vốn bằng tiền, TSCĐ, tiền
lƣơng,…) và chuyển sang phân hệ chi phí và giá thành.
Trong phân hệ chi phí và tính giá thành chủ yếu đƣợc cập nhật các thông
tin liên quan đến định mức, tỷ lệ phân bổ,…
Chƣơng trình cung cấp các loại báo cáo khác nhau liên quan đến các
cách tổ chức thông tin khác nhau để tập hợp chi phí và tính giá thành:
Báo cáo theo chi phí theo tiêu tiểu khoản.
Báo cáo chi phí theo khoản mục phí.
Báo cáo theo vụ việc, công trình xây lắp.
Báo cáo giá thành sản phẩm sản xuất liên tục.
Báo cáo giá thành sản phẩm sản xuất theo đơn đặt hàng.
Báo cáo theo các trƣờng tự do.
Phân hệ kế toán TSCĐ
Chức năng:
Phân hệ này quản lý TSCĐ về nguyên giá, giá trị còn lại, giá trị khấu
hao, bộ phận sử dụng,…
Phân hệ này quản lý TSCĐ hầu nhƣ tách biệt riêng.
Chƣơng trình cho phép tự động tạo các bút toán khấu hao từ phân hệ kế
toán TSCĐ chuyển sang phân hệ kế toán tổng hợp.
Phân hệ TSCĐ cung cấp các báo cáo sau:
Báo cáo kiểm kê TSCĐ
Báo cáo tăng giảm TSCĐ
Báo cáo khấu hao và phân bổ khấu hao TSCĐ
Phân hệ kế toán chủ đầu tƣ
Chức năng: phân hệ kế toán chủ đầu tƣ dùng để phục vụ các quản lý các
dự án/công trình.
Cập nhật số liệu:
Các chứng từ phát sinh đƣợc cập nhật ở các phân hệ nghiệp vụ tƣơng
ứng.
Ngoài ra còn phải cập nhật các thông tin liên quan đến dự toán công
trình, sổ kế hoạch và các số dƣ, số phát sính lũy kế đầu kỳ,…
Phân hệ kế toán chủ đầu tƣ cho phép lên các báo cáo sau:
Sổ sách kế toán chủ đầu tƣ
Báo cáo kế toán chủ đầu tƣ
21
Phân hệ báo cáo thuế
Chức năng: phân hệ báo cáo thuế phục vụ lên báo cáo thuế dựa trên các
số liệu đƣợc cập nhật ở các phân hệ khác.
Phân hệ báo cáo thuế cung cấp các báo cáo sau:
Báo cáo thuế GTGT đầu vào.
Bảng kê thuế GTGT đầu ra.
Báo cáo quyết toán thuế GTGT và thu nhập doanh nghiệp.
2.2 PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
2.2.1 Phƣơng pháp thu thập số liệu
Số liệu trong đề tài chủ yếu là số liệu thứ cấp đƣợc thu thập từ:
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh qua năm 2011, 2012 và 2013 do
công ty CP đầu tƣ xây dựng viễn thông Cần Thơ.
Các báo cáo nội bộ của công ty CP đầu tƣ xây dựng viễn thông Cần
Thơ.
Số liệu sơ cấp: phỏng vấn, quan sát nhân viên Phòng Kế toán tại công
ty CP đầu tƣ xây dựng viễn thông Cần Thơ.
Ngoài ra, trong đề tài còn sử dụng số liệu, thông tin từ sách, tạp chí
chuyên ngành, giáo trình có liên quan đến nội dung đề tài và Internet.
2.2.2 Phƣơng pháp phân tích số liệu
2.2.2.1 Phƣơng pháp thống kê mô tả
Là các phƣơng pháp có liên quan đến việc thu thập số liệu, tóm tắt, trình
bày, mô tả các đặc chƣng khác nhau để phản ánh một cách tổng quát đối tƣợng
nghiên cứu bằng cách sử dụng các hình thức nhƣ: bảng thống kê, đồ thị, sơ đồ.
2.2.2.2 Phƣơng pháp so sánh
Là phƣơng pháp chủ yếu thƣờng đƣợc dung nhiều trong phân tích kinh tế
nhằm xem xét một chi tiết phân tích bằng cách dựa trên việc so sánh với một
chi tiêu gốc,… Từ những số liệu thu thập và xử lý sẽ đƣợc tiến hành và phân
tích so sánh một cách có chọn lọc nhằm thể hiện nội dung thông qua những
con số đƣợc sắp xếp và xử lý một cách khoa học. Phƣơng pháp này đòi hỏi các
chi tiêu so sánh cần phải cùng nội dung phản ánh, cùng phƣơng pháp tính
toán, cùng đơn vị đo lƣờng và cùng trong khoản thời gian tƣơng xứng.
22
Chƣơng 3:
GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ CÔNG TY CP ĐẦU TƢ XÂY
DỰNG VIỄN THÔNG CẦN THƠ
3.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH
3.1.1 Thông tin chung
Tên công ty: Công ty Cổ phần Đầu tƣ – Xây dựng Viễn thông Cần Thơ.
Tên giao dịch: CANTHO TELECOMMUNICATION
CONSTRUCSION AND INVESTMENT JOINT – STOCK COMPANY.
Tên viết tắt: CTC
Địa chỉ trụ sở chính: 102 Cách Mạng Tháng 8, phƣờng Cái Khế, quận
Ninh Kiều, Thành phố Cần Thơ.
Điện thoại: (070).823222, 823223, 762222
Fax: (84).710.823323
E-mail: copo.ct@hcm.vnn.vn
3.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của CTY CP ĐT&XD VT
CT
3.1.2.1 Công ty Xây lắp Bưu Điện Cần Thơ
Quyết định số 1755/QĐ-TCCB ngày 10 tháng 09 năm 1994 của Tổng
Công ty Bƣu chính Viễn thông Việt Nam về việc thành lập Công ty Xây lắp,
sữa chữa, bảo dƣỡng thiết bị thông tin thuộc Bƣu Điện tỉnh Cần Thơ.
Đăng ký kinh doanh số 306007 ngày 09 tháng 12 năm 1996 của Sở Kế
hoạch và Đầu tƣ tinh Cần Thơ về việc cấp đăng ký kinh doanh cho Công ty
Xây lắp Bƣu Điện.
Quyết định số 1062/QĐ-TCCB ngày 02 tháng 04 năm 2001 của Tổng
Công ty Bƣu chính Viễn thông Việt Nam phê duyệt danh sách các đơn vị kinh
tế thực hiện hạch toán riêng. Trong đó có Công ty xây lắp Bƣu Điện Cần Thơ.
3.1.2.2 Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng Viễn thông Cần Thơ
Quyết định số 06/2004/QĐ-BBCVT ngày 02 tháng 02 năm 2004 của
Bộ trƣởng Bộ Bƣu chính, Viễn thông về việc chuyển Công ty Xây lắp Bƣu
Điện tỉnh Cần Thơ thành Công ty Cổ phần Đầu tƣ – Xây dựng Viễn thông Cần
Thơ.
Quyết định số 121/QĐ-KTTKTC-HĐQT ngày 22 tháng 04 năm 2004
của Hội Đồng Quản Trị Tổng Công ty Bƣu chính Viễn thông Việt Nam về
việc góp vốn vào Công ty Cổ phần Đầu tƣ – Xây dựng Viễn thông Cần Thơ.
Đăng ký kinh doanh số 5703000123 của Sở Kế hoạch và Đầu tƣ Thành
phố Cần Thơ về việc cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cho Công ty
Cổ phần Đầu tƣ – Xây dựng Viễn thông Cần Thơ.
23
Đăng ký lần đầu ngày 14 tháng 12 năm 2004.
Đăng ký cấp lại và thay đổi lần 1 ngày 19 tháng 07 năm 2005.
3.2 CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ CHỨC NĂNG HOẠT ĐỘNG CÁC
PHÒNG BAN
3.2.1 Cơ cấu tổ chức
ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
BAN KIỂM SOÁT
BAN GIÁM ĐỐC
PHÒNG KẾ HOẠCH KINH
DOANH TIẾP THỊ
PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH
CHÍNH
PHÒNG KẾ TOÁN TÀI
CHÍNH
ĐỘI XÂY DỰNG
PHÒNG KỸ THUẬT
ĐỘI CÔNG TRÌNH
CỬA HÀNG
(Nguồn: phòng kế toán Công ty CP Đầu tư Xây dựng Viễn thông Cần Thơ)
Hình 3.1 sơ đồ cơ cấu tổ chức- Công ty CP Đầu tƣ Xây dựng
Viễn thông Cần Thơ
3.2.2 Chức năng hoạt động các phòng ban
3.2.2.1 Đại hội đồng cổ đông
Là cơ quan có thẩm quyền cao nhất quyết định mọi vấn đề quan trọng
của công ty theo luật doanh nghiệp và điều lệ công ty, là cơ quan thông qua
những chủ trƣơng chính sách kinh doanh dài hạn tỏng việc phát triển công ty,
24
quyết định cơ cấu vốn, bầu ra cơ quan quản lý và điều hành sản xuất kinh
doanh của công ty.
3.2.2.2 Hội động quản trị
Hội đồng quản trị quản lý công ty, có toàn quyền đại diện công ty để
quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích và quyền lợi của công ty, ngoại
trừ các vấn đề thuộc quyền hạn của đại hội đồng cổ đông quyết định. Định
hƣớng các chính sách tồn tại và phát triển để thực hiện các quyết định của hội
đồng cổ đông thông qua việc hoạch định chính sách ra nghị quyết hành động
cho từng thời điểm phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của công ty.
3.2.2.3 Ban điều hành
Do hội đồng quản trị bổ nhiệm có chức năng điều hành các hoạt động
của công ty và chịu trách nhiệm trƣớc hội đồng quản trị về các nhiệm vụ và
quyền hạn đƣợc giao phó, quyết định tất cả vấn đề có liên quan đến hoạt động
hàng ngày của công ty.
3.2.2.4 Ban kiểm soát
Ban kiểm soát có nhiệm vụ thay mặt hội đồng cổ đông giám sát, đánh giá
công tác điều hành, quản lý của hội đồng quản trị và ban điều hành theo đúng
quy định trong điều lệ công ty, các nghị quyết, quyết định của hội đồng cổ
đông. Có quyền yêu cầu hội đồng quản trị, ban điều hành mọi hồ sơ và thông
tin cần thiết liên quan đến công tác điều hành quản lý công ty.
3.2.2.5 Các phòng ban
Phòng kế hoạch- Kinh doanh
Tham mƣu cho ban giám đốc công ty và thực hiện tác nghiệp về công
tác, về xây dựng, triển khai thực hiện và giám sát các kế hoạch sản xuất, kinh
doanh, tiếp thị các dự án đầu tƣ phát triển của công ty. Xây dựng chiến lƣợc
kinh doanh theo mục tiêu phát triển của công ty. Trực tiếp xây dựng, quản lý
tiến độ thi công công trình. Lập kế hoạch cung ứng, nhập, xuất vật tƣ, hàng
hóa, thiết bị,… lập thủ tục, hồ sơ dự thầu, hồ sơ dự toán, hồ sơ hoàn công và
thanh quyết toán các công trình. Tham gia nghiệm thu các công trình. Kinh
doanh các dịch vụ khác, chịu trách nhiệm trƣớc tổng giám đốc, trƣớc pháp luật
theo chức năng nhiệm vụ đƣợc giao.
Phòng kỹ thuật
Tham mƣu cho ban giám đốc công ty và thực hiện tác nghiệp về công tác
tƣ vấn kỹ thuật, tổ chức thi công, triển khai thi công, giám sát quá trình thi
công, nghiệm thu, hoàn công, tiêu chuẩn kỹ thuật,… các công trình theo đăng
ký kinh doanh của công ty. Nghiên cứu, đề xuất, triển khai các biện pháp kỹ
thuật trong quá trình trang bị các trang thiết bị, phƣơng tiện, quá trình thi công
25
và triển khai các dịch vụ mới của công ty. Chịu trách nhiệm trƣớc tổng giám
đốc, trƣớc pháp luật theo chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao.
Phòng kế toán- Tài chính
Tham mƣu cho ban giám đốc công ty và thực hiện các tác nghiệp về
công tác thống kê, tổng hợp, hạch toán số liệu tài chính trong quá trình hoạt
động sản xuất kinh doanh của công ty, đề xuất, nghiên cứu, triển khai các kế
hoạch tài chính, tham gia công tác thanh quyết toán các công trình, dịch vụ
theo giấy phép đăng ký kinh doanh của đơn vị và chịu trách nhiệm trƣớc tổng
giám đốc, pháp luật theo chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao.
Phòng tổ chức- Hành chính
Tham mƣu cho ban giám đốc công ty và thực hiện tác nghiệp về công tác
nhân sự, tiền lƣơng, công tác an toàn lao động, vệ sinh lao động, phòng cháy
chữa cháy, các chính sách xã hội, quản lý hành chính, chịu trách nhiệm trƣớc
tổng giám đốc, pháp luật theo chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao.
Xƣởng thiết kế
Tham mƣu cho ban giám đốc công ty và thiết kế tham gia công tác tƣ
vấn kỹ thuật, lập hồ sơ tƣ vấn, thiết kế, lập dự toán,… các công trình theo giấy
phép đăng ký kinh doanhc ủa công ty. Nghiên cứu, đề xuất, triển khai các biện
pháp kỹ thuật trong quá trình trang bị các trang thiết bị, phƣơng tiện, quá trình
triển khai các tác nghiệp chuyên môn và các sản phẩm, dịch vụ mới của công
ty, chịu trách nhiệm trƣớc tổng giám đốc và pháp luật theo chức năng, nhiêm
vụ đƣợc giao.
Đội xây lắp
Tham mƣu cho ban giám đốc công ty và trực tiếp tổ chức thi công, triển
khai thi công, giám sát quá trình thi công, nghiệm thu, hoàn công, tiêu chuẩn
kỹ thuật,… các công trình theo đăng ký kinh doanh của công ty. Nghiên cứu,
đề xuất, triển khai các biện pháp kỹ thuật trong quá trình trang bị các thiết bị,
phƣơng tiện, quá trình thi công và triển khai các dịch vụ mới của công ty. Chịu
trách nhiệm trƣớc tổng giám đốc, pháp luật theo chức năng, nhiệm vụ đƣợc
giao.
Trung tâm DataPost
Tham mƣu cho ban giám đốc công ty và trực tiếp tổ chức thực hiện, triển
khai thi công, giám sát quá trình thi công,… các hợp đồng thuộc dịch vụ in ấn
theo đăng ký kinh doanh của công ty. Nghiên cứu, đề xuất, triển khai các biện
pháp kỹ thuật trong quá trình trang bị các trang thiết bị, phƣơng tiện, quá trình
thi công và triển khai các dịch vụ mới của công ty. Chịu trách nhiệm trƣớc
tổng giám đốc, pháp luật theo chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao.
26
Cửa hàng kinh doanh
Tham mƣu cho ban giám đốc công ty và trực tiếp tổ chức thực hiện, triển
khai kinh doanh các loại vật tƣ, thiết bị thuộc lĩnh vực viễn thông, tin học, phát
thanh, truyền hình và các ngành nghề khác trong phạm vi đƣợc công ty cho
phép. Nghiên cứu, đề xuất, triển khai các biện pháp kỹ thuật trong quá trình
trang bị các trang thiết bị, phƣơng tiện, quá trình hoạt động và triển khai các
dịch vụ mới của công ty. Chịu trách nhiệm trƣớc tổng giám đốc, pháp luật
theo chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao.
Phân xƣởng sản xuất
Trực tiếp sản xuất vật tƣ, thiết bị, vật liệu xây dựng và các vât liệu, phụ
kiện khác phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Chịu trách
nhiệm trƣớc tổng giám đốc, pháp luật theo chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao.
3.3 NGÀNH NGHỀ KINH DOANH CỦA CTY CP ĐT&XD VT CT
Xây dựng, lắp đặt các công trình chuyên ngành Bƣu chính, Viễn thông,
Phát thanh, Truyền hình, Điện tử, Tin học, Công nghiệp và Dân dụng.
Lắp đặt, bảo trì, bảo dƣỡng, sửa chữa các thiết bị Bƣu chính, Viễn
thông, Phát thanh, Truyền hình, Điện tử, Tin học, Công nghiệp và Dân dụng.
Tƣ vấn khảo sát, thiết kế, lập dự án đầu tƣ, giám sát thi công, hỗ trợ
xây dựng các công trình chuyên ngành Bƣu chính, Viễn thông, Phát thanh,
truyền hình, Điện tử, Tin học, Công nghiệp và Dân dụng.
Sản xuất vật tƣ, thiết bị, vật liệu xây dựng và các vật liệu, phụ kiện
khác liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
Đại lý ký gửi hàng hóa.
Kinh doanh, xuất nhập khẩu thiết bị vật liệu Bƣu chính, Viễn thông,
Điện tử tin học, thiết bị vật tƣ Phát thanh truyền hình, thiểt bị điện Công
nghiệp và Dân dụng.
In ấn offset và dịch vụ quảng cáo.
Đầu tƣ kinh doanh bất động sản.
Thi công, giám sát công trình giao thông, cầu, đƣờng.
27
3.4 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN
3.4.1 Sơ đồ tổ chức
KẾ TOÁN TRƢỞNG
KẾ TOÁN TỔNG HỢP
KẾ TOÁN CÔNG NỢ
KẾ TOÁN TSCĐ VÀ CCDC
KẾ TOÁN VẬT TƢ
KẾ TOÁN TIỀN GỬI NGÂN
HÀNG
KẾ TOÁN THANH TOÁN
KẾ TOÁN TIỀN LƢƠNG VÀ
CÁC KHOẢN TRÍCH THEO
LƢƠNG
KẾ TOÁN CÔNG NỢ
KẾ TOÁN XDCB
THỦ QUỸ
THỦ KHO
(Nguồn: phòng kế toán Công ty CP Đầu tư Xây dựng Viễn thông Cần Thơ)
Hình 3.2 sơ đồ bộ máy kế toán
3.4.2 Chế độ kế toán và hình thức ghi sổ kế toán
Chế độ kế toán
Công ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo quyết định số
15/2006/QĐ-BTC ngày 20-03-2006.
Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam do Bộ Tài Chính ban hành và văn
bản đã sửa đổi bổ sung theo Thông tƣ 244/2009/TT-BTC ngày 31-12-2009.
Hình thức ghi sổ
Công ty hạch toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ, căn cứ vào tình hình
thực tế công ty đã vận dụng một cách thích hợp hệ thống sổ sách theo quy
định của chế độ kế toán tài chính doanh nghiệp. Để thuận tiện cho công tác kế
28
toán tại công ty, công ty Cổ phần Đầu tƣ xây dựng Viễn Thông Cần Thơ đã áp
dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ gốc đã kiểm tra
kế toán tiền hành ghi chép vào sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp để
cho ra tài liệu cuối cùng là Bảng báo cáo tài chính.
Sau đây là sơ đồ hạch toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ tại công ty:
CHỨNG TỪ GỐC
SỔ QUỸ
BẢNG TỔNG HỢP
CHỨNG TỪ GỐC
SỔ ĐĂNG KÝ
CHỨNG TỪ GHI SỔ
SỔ, THẺ KẾ TOÁN
CHI TIẾT
CHỨNG TỪ GHI SỔ
BẢNG TỔNG HỢP
CHI TIẾT
SỔ CÁI
BẢNG CÂN ĐỐI PHÁT
SINH
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
(Nguồn: phòng kế toán Công ty CP Đầu tư Xây dựng Viễn thông Cần Thơ)
Hình 3.3 Sơ đồ hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
Ghi chú:
- Ghi hàng ngày:
- Ghi cuối tháng, quý, năm:
- Đối chiếu, kiểm tra:
3.4.3 Phƣơng pháp tổ chức bộ máy kế toán
Kế toán tổng hợp: tổng hợp kế toán chi tiết, theo dõi các khoản phải
thu, phải trả, theo dõi các dự toán đƣợc duyệt, lên khối lƣợng công trình, lập
báo cáo công trình.
Kế toán xây dựng cơ bản: theo dõi các công trình và vật tƣ, phụ tùng
xây dựng của các công trình xây lắp và xây dựng.
29
Kế toán công nợ: theo dõi chi tiết từng tài khoản công nợ phát sinh
trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Kế toán thanh toán: có nhiệm vụ theo dõi, ghi chép đầy đủ kịp thời,
chính xác, rõ ràng các nghiệp vụ thanh toán của từng đối tƣợng, từng khoản
thanh toán có kết hợp với thời hạn thanh toán.
Kế toán TSCĐ và CCDC: theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ và khấu
hao hợp lý TSCĐ.
Kế toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng: có nhiệm vụ tính và
trích các khoản lƣơng cho cán bộ nhân viên của công ty.
Kế toán tiền gƣi ngân hàng: theo dõi tình hình tổng hợp chứng từ thu
chi của tiền gửi ngân hàng.
Thủ quỹ: có trách nhiệm bảo quản và theo dõi các khoản thu chi tiền
mặt kèm những chứng từ hợp lệ và ghi sổ. Hàng ngày kiểm kê số tiền tồn thực
tế và ghi vào sổ sách, đối chiếu số liệu tồn quỹ với số liệu sổ kế toán.
3.5 ĐIỀU KIỆN KỸ THUẬT
Cũng giống nhƣ đa số các công ty khác hiện tại ở Việt Nam, Kế toán ở
Công ty CP Đầu tƣ xây dựng Viễn thông Cần Thơ xử lý công việc trên máy
tính. Việc hạch toán kế toán đƣợc thực hiện trên máy tính phù hợp với công
nghệ hiện đại ngày nay, giúp cho việc quản lý, lƣu trữ tài liệu kế toán tốt hơn,
hiệu quả hơn. Đồng thời làm giảm bớt công việc của kế toán khi xử lý, hạch
toán số liệu bằng máy thay cho ghi chép, xử lý số liệu bằng tay. Bên cạnh đó,
Công ty cũng lập ra bộ phận kỹ thuật riêng, đảm bảo xử lý kịp thời các sự cố
kỹ thuật xảy ra, đảm bảo hoạt động trong Công ty diễn ra liên tục. Mặc dù các
sự cố thƣờng xuyên xảy ra (hƣ máy in, máy tính bị virut...) nhƣng nhờ có bộ
phận kỹ thuật có chuyên môn, những lỗi này nhanh chóng đƣợc khắc phục và
không gây ra hậu quả nghiêm trọng đến hoạt động của Công ty.
Hiện tại Công ty đang sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting
2005.f. Fast Accounting 2005.f là một phần mềm kế toán và quản lý doanh
nghiệp.
Thông tin trên toàn hệ thống đƣợc liên kết với nhau qua hệ thống mạng,
nhờ vậy mà thông tin truyền tải giữa các phòng ban luôn nhanh chóng và
chính xác, dữ liệu đƣợc tích hợp làm cho công việc giữa mỗi phòng ban đƣợc
rạch ròi và tránh trùng lắp. Hệ thống thƣ điện tử và các thức tổ chức thông tin
dƣới mạng nội bộ cùng với các cuộc họp định kì giữa giám đốc và các nhân
viên, giúp cho việc cập nhật sự thay đổi về mục tiêu và chính sách đến toàn
thể nhân viên một cách nhanh chóng.
30
Hệ thống báo cáo chi tiết, đơn giản giúp cho việc phân tích các thông tin
đƣợc thuận tiện và chính xác. Tất cả hóa đơn, báo cáo, phiếu thu-chi đều đƣợc
in ra từ hệ thống theo mẫu quy định của Nhà nƣớc, điều này hạn chế việc giả
mạo chứng từ, sổ sách. Vì tất cả sự can thiệp vào hệ thống đều lƣu lại dấu vết
và không tẩy xóa đƣợc. Hệ thống gồm 10 phân hệ: hệ thống, phân hệ kế toán
tổng hợp, phân hệ kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, phân hệ kế toán bán
hàng và công nợ phải thu, phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả, phân
hệ kế toán hàng tồn kho, phân hệ kế toán chi phí và tính giá thành, phân hệ kế
toán TSCĐ, phân hệ kế toán chủ đầu tƣ, phân hệ báo cáo thuế.
Sau đây là sơ đồ mối liên kết giữa các phân hệ trong Fast Accounting
2005.f
Vốn bằng tiền
Phiếu thu, chi
Báo có, nợ
Sổ quỹ TM
Tiền gửi,…
Bán hàng & Phải
thu
Hóa đơn, chứng từ
phải thu
Bc bán hàng
Sổ chi
tiết,…
Mua hàng & Phải
trả
Chứng từ phải trả
Hàng tồn kho
PN. PX, chuyển kho
Bc mua
hàng, Sổ chi
tiết,…
Thẻ kho,
NXT,…
Nghiệp vụ khác
Bảng kê, bảng phân
bổ, phiếu kế toán
Tài sản cố định
Thẻ TSCĐ,
bảng tính
KH,..
T
Ổ
N
G
H
Ợ
P
Sổ chi tiết
TK, sổ cái
TK,..
Các báo
cáo tài
chính
Báo cáo
chi phí và
giá thành
Báo cáo
thuế
Báo cáo
quản trị
Nguồn: phòng kế toán Công ty CP Đầu tư Xây dựng Viễn thông Cần Thơ
Hình 3.4 Sơ đồ mối liên kết giữa các phân hệ trong Fast Accounting 2005.f
31
Số liệu cập nhật ở các phân hệ đƣợc lƣu ở phân hệ của mình ngoài ra còn
chuyển các thông tin cần thiết sang các phân hệ nghiệp vụ khác tùy theo từng
trƣờng hợp cụ thể và chuyển sang phân hệ kế toán tổng hợp để lên sổ sách kế
toán, các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, chi phí và giá thành.
3.6 SƠ LƢỢC KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH
Lợi nhuận không những chỉ là chỉ tiêu tổng hợp đánh giá hiệu quả hoạt
động kinh doanh của Công ty CP xây dựng viễn thông Cần Thơ mà nó còn là
chỉ tiêu chung nhất áp dụng cho mọi chủ thể kinh doanh trong nền kinh tế thị
trƣờng. Các công ty luôn quan tâm đến vấn đề làm thế nào để đạt đƣợc tối đa
hóa lợi nhuận và tối thiểu hóa rủi ro trong kế hoạch kinh doanh của mình và
đây cũng là mục tiêu chính của Công ty CP xây dựng viễn thông Cần Thơ
trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh.
32
Bảng 3.1: Tình hình hoạt động kinh doanh giai đoạn 2011-2013
BẢNG TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH
Đvt: Đồng
Chi tiêu
DT từ BH và
CCDV
GVHB
Lợi nhuận gộp
Doanh thu HĐTC
Chi phí tài chính
Chi phí bán hàng
Chi phí QLDN
LN thuần từ
HĐKD
Thu nhập khác
Chi phí khác
Lợi nhuận khác
LN trƣớc thuế
Thuế TNDN
Lợi nhuận sau
thuế
Năm 2011
Năm 2012
Năm 2013
Chênh lệch 2012/2011
Số tiền
(%)
12.997.166.354 8.107.329.945 8.902.614.716 (4.889.836.409) (37,62)
Chênh lệch 2013/2012
Số tiền
(%)
795.284.771
9,81
8.842.562.026 4.368.771.285 5.542.280.507 (4.473.790.741) (50,59) 1.173.509.222
4.154.604.328 3.738.558.660 3.360.334.209
(416.045.668) (10,01) (378.224.451)
96.161.735
85.026.211
64.993.836
(11.135.524) (11,58) (20.032.375)
515.395.247
380.229.173
430.097.182
(135.166.074) (26,23)
49.868.009
352.696.493
237.092.183
251.238.438
(115.604.310) (32,78)
14.146.255
3.293.578.600 2.822.258.568 2,584.393.535
(471.320.032) (14,31) (237.865.033)
26,86
(10,12)
(23,56)
13,12
5,97
(8,43)
89.095.723
513.574.866
550.095.821
(36.520.955)
52.574.768
24.922.211
27.652.557
384.004.947
159.598.890
460.835.794
41.010.429
466.620.209
176.327.549
(5.784.415) (135.317.120)
378.220.532
24.281.770
113.804.011
264.416.521
24.281.770
294.909.224
331,00 (224.406.057)
(52.739.072) (10,27) (419.825.365)
(91,10)
(83.475.612) (15,17) (290.292.660)
(62,21)
30.736.540 (84,16) (129.532.705) (2.239,34)
325.645.764 619,40 (353.938.762)
(93,58)
88.881.800 356,64 (113.804.011)
(100,00)
236.763.964 856,21 (240.134.751)
(90,82)
(Nguồn: phòng kế toán Công ty CP Đầu tư Xây dựng Viễn thông Cần Thơ)
33
(58,44)
Nhận xét:
a) Doanh thu
Qua bảng số liệu trên ta dễ dàng nhìn thấy DT từ BH và CCDV chiếm tỉ
lệ rất cao so với Doanh thu HĐTC và thu nhập khác. Nhìn chung doanh thu
qua 3 năm có sự biến động mạnh. Cụ thể qua từng năm nhƣ sau: năm 2012:
DT từ BH và CCDV là 8.107.329.945đ giảm 37,62% so với năm 2011, Doanh
thu HĐTC là 85.026.211đ giảm 11,58% so với năm 2011, Thu nhập khác là
460.835.794đ giảm 10,27% so với năm 2011. Qua số liệu trên ta thấy đƣợc
đồng loạt các khoản doanh thu năm 2012 đều giảm so với năm 2011
{8.653.191.950đ (2012) so với 13.606.902.955đ (2011)}. Năm 2013, DT từ
BH và CCDV tăng nhẹ với 8.902.614.716đ tăng 9.81% so với năm 2012
nhƣng vẫn còn kém khá xa so với DT từ BH và CCDV năm 2011. Năm 2013
chứng kiến sự giảm mạnh của Thu nhập khác và Doanh thu từ HĐTC, đặc biệt
là từ thu nhập khác từ 460.835.794đ giảm xuống chỉ còn 41.010.429đ, doanh
thu từ HĐTC là 64.993.836đ giảm 23,56% so với Doanh thu từ HĐTC năm
2012.
b) Chi phí
Giá vốn hàng bán chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí của công ty, nếu
trong năm tổng sản lƣợng bán ra lớn thì giá vốn hàng bán lớn và ngƣợc lại.
Bảng 3.2: Tỷ lệ chi phí trên doanh thu bán hàng
BẢNG TỶ LỆ CHI PHÍ TRÊN DOANH THU BÁN HÀNG
Năm
Tỷ lệ GVHB/DT
Tỷ lệ CPBH/DT
Tỷ lệ CPQLDN/DT
2011
0,68
0,03
0,25
2012
0,54
0,03
0,35
2013
0,62
0,03
0,29
Nguồn: phòng kế toán Công ty CP Đầu tư Xây dựng Viễn thông Cần Thơ
Qua bảng số liệu trên ta thấy đƣợc tỷ lệ GVHB/DT và tỷ lệ
CPQLDN/DT có sự thay đổi qua từng năm, chỉ có tỷ lệ CPHB/DT ổn định
không thay đổi qua các năm. Năm 2011 tỷ lệ GVHB/DT chiếm tỷ lệ cao nhất
với 68% và sau kế theo đó là tỷ lệ CPQLDN/DT với 25% còn lại là tỷ lệ
CPBH/DT với 3%. Giá vốn hàng bán cao nhƣ vậy làm cho lợi nhuận của Công
ty năm 2011 xuống rất thấp 27.652.557đ/năm. Năm 2012 tỷ lệ GVHN/DT
giảm xuống còn 54% nhƣng tỷ lệ CPQLDN/DT tăng lên 35%, trong khi tỷ lệ
CPBH/ doanh thu không đổi với 3%. Với việc làm giảm giá bán hàng bán
xuống đáng kể đã làm cho lợi nhuận tăng vọt với 264.416.521 đ/năm (tăng
34
856,21% so với lợi nhuận năm 2011). Năm 2013 tƣơng đối giống với năm
2011, tỷ lệ GVHB/DT chiếm 62%, tỷ lệ CPQLDN/DT là 29% và tỷ lệ
CPBH/DT với 3%. Mặc dù giá vốn hàng bán năm 2013 có thấp hơn năm 2011
nhƣng tổng doanh thu năm 2013 lại thấp hơn nhiều so với năm 2011 nên tổng
lợi nhuận năm 2013 còn thấp hơn năm 2011 cụ thể là 24.281.770 đ/năm.
c) Lợi nhuận
Lợi nhuận qua các năm có sự biến động rất lớn và không theo xu hƣớng
tăng hay giảm nhất định, trong 3 năm thì lợi nhuận đạt cao nhất vào năm 2012,
đạt 264.416.521đ, tăng 856,21% so với năm 2011 (tăng 236.763.964đ). Nhƣng
bƣớc sang năm 2013 thì lợi nhuận lại giảm 1 cách đáng báo động, giảm tới
240.134.751đ tƣơng đƣơng 90,82% so với lợi nhuận năm 2012 (264.416.521đ)
và con số chỉ đạt đƣợc là 24.281.770đ, điều này cho thấy tình hình kinh doanh
của công ty không ổn định.
d) Nhận xét chung
Từ bảng số liệu trên ta dễ dàng nhận thấy là tình hình sản xuất của Công
ty có sự biến động mạnh qua 3 năm 2011,2012,2013, nhƣng tình hình hoạt
động vẫn sinh lợi nhuận qua các năm. Nguyên nhân do có sự biến động mạnh
là do năm 2011 ảnh hƣởng của vấn đề chung cả nƣớc đó là do vấn đề lạm
phát. Sang năm 2012 công ty có sự điều chỉnh phù hợp đã làm tăng lợi nhuận,
nhƣng năm 2013 do chính sách mới của nhà nhà nƣớc đã cắt giảm 1 số công
việc tăng thu nhập của công ty nên lợi nhuận đã có sự tụôt dốc rất nhanh.
3.7 THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN VÀ ĐỊNH HƢỚNG PHÁT TRIỂN
3.7.1 Thuận lợi
Có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực xây lắp, bảo dƣỡng các công
trình viễn thông, công nghệ thông tin với đội ngũ cán bộ kỹ thuật có trình độ,
tay nghề chuyên môn cao.
Đƣợc sự quan tâm và giúp đỡ nhất định từ Tập đoàn Bƣu chính Viễn
thông Việt Nam (sở hữu 30% vốn điều lệ Công ty) và Viễn thông Cần ThơHậu Giang (là đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc của Tập đoàn giao nhiệm
vụ quản lý vốn góp của tập đoàn tại Công ty). Ngoài ra, Công ty còn tạo đƣợc
mối quan hệ trong giao dịch hợp đồng kinh tế với Bƣu điện, Viễn thông các
tỉnh thành lân cận trong khu vự Tây Nam Bộ (Trà Vinh, Sóc Trăng, Vĩnh
Long, An Giang, Đồng Tháp,…), miền Đông Nam Bộ (Bình Dƣơng, Bình
Phƣớc,…) và các tỉnh miền Trung (Bình Thuận, Khánh Hòa,…).
Hội đồng quản trị, Ban Tổng giám đốc điều hành, các phòng ban, đơn
vị sản xuất kinh doanh và cán bộ, công nhân viên trong Công ty có quyết tâm,
không ngại khó khăn, cố gắng phấn đấu hoàn thành nhiệm vụ kế hoạch sản
xuất kinh doanh, thực hiện nghị quyết của Đại hội Cổ đông của Công ty.
35
3.7.2 Khó khăn
Ngày càng có nhiều doanh nghiệp cùng nghành nghề hoạt động trên thị
trƣờng bị thu hẹp. Mặc khác, pháp luận về đầu tƣ, xây dựng, đấu thầu càng
đƣợc quản lý chặc chẽ tạo nên áp lực cạnh tranh ngày càng gây gắt.
Ảnh hƣởng khủng hoảng kinh tế toàn cầu, kinh tế trong nƣớc có nhiều
biến động: điện, nhiên liệu tăng giá, giá vật liệu bất ổn theo hƣớng ngày càng
tăng, nhất là các vật liệu xây dựng, thị trƣờng chứng khoán ảm đạm, thị trƣờng
bất động sản trầm lắng,… Có tác động đến hoạt động, giá thành sản phẩm xây
lắp của Công ty.
Nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn về tài chính nên nợ đọng phát sinh
cao, nợ dây dƣa kéo dài,… làm cho Công ty gặp khó khăn về tài chính, nhiều
hạn chế về việc mở rộng hoạt động của Công ty.
Nguồn vốn của Công ty chƣa đủ để mở rộng sản xuất kinh doanh, có
giai đoạn không đủ vốn duy trì hoạt động, trong khi các dự án mở rộng sản
xuất kinh doanh chƣa khả thi nên không thể huy động tăng vốn điều lệ, vốn
tính dụng có lãi suất luôn biến động với xu hƣớng tăng đột biến,… làm cho
kết quả hoạt động của Công ty ngày càng khó khăn hơn.
3.7.3 Định hƣớng phát triển
Thực hiện đầy đủ mọi quy định về chức năng, nhiệm vụ của doanh
nghiệp Nhà nƣớc. Luôn coi trọng mọi hoạt động của các đoàn thể: Công đoàn,
đoàn thanh niên, phụ nữ… Có những biện pháp nhằm động viên để các đoàn
thể thể hiện vai trò trách nhiệm của mình trong công cuộc xây dựng Công ty
nói riêng và đất nƣớc nói chung.
Phấn đấu từ nay đến những năm tiếp theo Công ty luôn đạt đƣợc danh
hiệu đơn vị điển hình, các đoàn thể đạt danh hiệu xuất sắc.
Trong quá trình hoạt động Công ty cần tích cực và thực hiện đúng theo
quy định của Nhà nƣớc. Đây là việc hƣớng cho Công ty làm ăn có hiệu quả
thực sự góp phần vào việc phát triển Công ty.
Tận dụng những ƣu thế của mình, đồng thời phải nghiên cứu và kịp
thời có chiến lƣợc phát triển về mọi nguồn nhân lực, đa dạng hóa nghành
nghề, mở rộng thị trƣờng hiện nay.
36
Chƣơng 4:
THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI
CÔNG TY CP ĐẦU TƢ XÂY DỰNG VIỄN THÔNG CẦN THƠ
4.1 PHÂN TÍCH CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY CP ĐẦU
TƢ XÂY DỰNG VIỄN THÔNG CẦN THƠ
4.1.1 Tổ chức quá trình xử lý trong chu trình doanh thu
Chu trình doanh thu bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự
kiện phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu và thanh toán. Có bốn sự kiện
kinh tế xảy ra trong chu trình doanh thu tại công ty CP Xây dựng Viễn thông
Cần Thơ.
Nhận đặt hàng của khách hàng
Giao hàng hóa cho khách hàng
Lập hóa đơn, theo dõi nợ khách hàng
Nhận tiền thanh toán từ khách hàng
Công ty CP Đầu tƣ Xây dựng Viễn thông Cần Thơ hoạt động trong lĩnh
vực xây lắp nên doanh thu chủ yếu của Công ty chính là những hợp đồng công
trình. Sau đây là bảng tổng kết số lƣợng và giá trị hợp đồng của công ty qua 3
năm từ 2011-2013.
Bảng 4.1: Tổng kết số lƣợng và giá trị hợp đồng qua 3 năm
ĐVT: đồng
STT
2011
Những hoạt động tạo doanh thu
Giá trị
SL
2012
SL
Giá trị
2013
SL
Giá trị
1
Xây dựng tuyến truyền dẫn
5
5.764.544.363
4
2.849.025.831
4
4.205.277.086
2
Di dời tuyến cáp
5
43.966.864
5
39.753.330
4
36.391821
3
Nâng cấp dƣờng truyền
8
830.485.205
12
576.588.561
15
687.401.062
4
Gia cố công trình
4
87.933.728
7
61.050.554
6
72.783.642
5
Phục hồi, bảo dƣỡng công trình
12
937.959.761
14
651.205.904
13
776.358.847
6
Kéo cáp
7
967.271.003
5
671.556.089
6
800.620.061
7
Lắp đặt accu
9
1.025.893.488
12
1.360.016.612
11
1.358.905.500
8
….
52
9.770.414.174
65
6.783.394836
62
8.087.071.320
Tổng
Nguồn: Phòng kế toán- Cty CP Đầu tư Xây dựng Viễn thông Cần Thơ
Nhìn chung, số lƣợng qua từng năm vẫn ổn định và có xu hƣớng tăng cụ
thể là năm 2011 có 52 hợp đồng tới năm 2012 tăng lên 65 hợp đồng. Sang
năm 2013 giảm 3 hợp đồng so với năm 2012 với 63 hợp đồng đƣợc ký kết.
Nhƣng dựa vào số lƣợng hợp đồng ta chƣa kết luận đƣợc năm nào có doanh
thu cao nhất vì mõi hợp đồng có giá trị khác nhau tùy thuộc vào lƣợng công
37
việc và giá cả từng công trình. Năm 2011, tuy có số lƣợng hợp đông ít nhất
trong 3 năm nhƣng năm 2011 lại đạt doanh thu cao nhất trong 3 năm với
doanh thu 9.770.414.174đ, tiếp theo đó là năm 2013 với doanh thu đạt
8.087.071.320đ. Cuối cùng là năm 2012 với doanh thu đạt 6.783.394.836đ.
Kết luận: hoạt động tạo ra doanh thu là rất đa dạng và rất linh hoạt.
4.1.1.1 Lưu đồ quy trình xử lý
a) Khi nhận được đơn đặt hàng
Đây là bƣớc xử lý đầu tiên của chu trình. Quy trình đƣợc bắt đầu ngay
sau khi nhận đƣợc đơn đặt hàng từ khách hàng, bộ phận bán hàng đảm nhận
nhiệm vụ xử lý đơn đặt hàng.
PHÒNG KẾ HOẠCH
Bắt đầu
KH
Đơn đặt hàng
Lập
hợp
đồng
bán
hàng
Đơn đặt hàng
Hợp đồng bán hàng
Hợp đồng
bán hàng
Hợp
đồng
bán hàng
A
N
(Nguồn: Phòng kế toán- Công ty CP Đầu tư Xây dựng Viễn thông Cần Thơ)
Hình 4.1a Lƣu đồ hoạt động nhận đặt hàng của khách hàng
38
GIÁM ĐỐC
PHÒNG KẾ HOẠCH
KẾ TOÁN
A
Hợp đồng bán
hàng đã duyệt
Hợp đồng bán
duyệt
Hợphàng
đồngđã
bán
duyệt
Hợphàng
đồngđã
bán
hàng đã duyệt
Hợp đồng
hàng
Hợpbán
đồng
bán
hàng
Hợp đồng
bán hàng
Nhập liệu
Lập quyết
định giao
nhiệm vụ
Cập nhật
dữ liệu
Hợp đồng bán
hàng đã duyệt
Ký
duyệt
Hợp đồng bán
duyệt
Hợphàng
đồngđã
bán
hàng đã duyệt
Hợp đồng bán
hàng đã duyệt
Hợp đồng
bán hàng đã
duyệt
Hợp đồng
bán
hàng đã duyệt
Hợp đồng bán
hàng đã duyệt
Quyết định giao
nhiệm vụ
Quyết định
giao nhiệm vụ
CSDL
Tập tin
khách
hàng
KH
N
N
Bộ phận
thi công
(Nguồn: Phòng kế toán- Công ty CP Đầu tư Xây dựng Viễn thông Cần Thơ)
Hình 4.1b Lƣu đồ hoạt động nhận đặt hàng của khách hàng
39
N
Tập tin
hợp đồng
Giải thích lƣu đồ:
Khi phòng kế hoạch nhận đƣợc đơn đặt hàng từ khách hàng tiến hành
kiểm tra thông tin về hàng yêu cầu, kiểm tra thông tin khách hàng sau đó
phòng kế tiến hành bàn bạc với khách hàng nếu hai bên chấp thỏa thuận thành
công thì phòng kế hoạch tiến hành lập hợp đồng bán hàng, cung cấp dịch vụ
(mô tả hàng hóa dịch vụ, thời gian nhận hàng, cách thức, thời gian thanh
toán,..) gồm 3 liên. Sau đó chuyển sang phòng Giám Đốc kiểm tra và xét
duyệt hợp đồng bán hàng. Dựa vào hợp đồng đã duyệt phòng kế hoạch lập dựa
vào đó sẽ lập quyết định giao nhiệm vụ gồm 2 liên: 1 liên cho bộ phận thi
công công trình để phân công công việc đội thi công phải làm, liên còn lại
đƣợc lƣu tại phòng kế hoạch kèm với liên hợp đồng bán hàng, cung cấp dịch
vụ đã duyệt. Chuyển cho khách hàng 1 liên hợp đồng đã duyệt để đảm bảo sự
chắc chắn về sự kiện mua bán giữa khách hàng và công ty. Còn 1 liên hợp
đồng bán hàng đã duyệt còn lại chuyển cho bộ phận kế toán để tiến hành nhập
liệu vào phần mềm cho ra 2 tập tin: tập tin khách hàng và tập tin hợp đồng bán
hàng sau đó lƣu tại bộ phận.
b) Giao hàng hóa cho khách hàng
Đây là hoạt động thứ 2 trong chu trình doanh thu. Tuy là hoạt động kế
tiếp hoạt động nhận đặt hàng khách hàng nhƣng 2 hoạt động này cách nhau
một khoản thời gian khá dài và còn tùy thuộc vào khối lƣợng công việc đƣợc
ký kết trong hợp đồng và tiến độ hoàn thành công việc của đội thi công công
trình.
40
NƠI THỰC HIỆN CÔNG TRÌNH
PHÒNG KẾ HOẠCH
B
Quyết định giao
nhiêm vụ
Biên bản
nghiệm thu
Quyết định giao
nghiệm vụ
Đối chiếu,kiểm
tra, lập BBNT
Lập phiếu
nghiêm
thu
Quyết định giao
nghiệm thu
Biên bản
nghiệm thu
Phiếu nghiệm
thu
Phiếu nghiệm
thu
Phiếu nghiệm
thu
B
Ghi chú
BBNT:Biên bản nghiệm thu
KH
:Khách hàng
KH
Biên bản
nghiệm thu
C
N
(Nguồn: Phòng kế toán- Công ty CP Đầu tư Xây dựng Viễn thông Cần Thơ)
Hình 4.2 Lƣu đồ hoạt động giao hàng cho khách hàng
41
Quyết định giao
nghiệm vụ
Giải thích lƣu đồ:
Căn cứ vào những thông tin trên hợp đồng bán hàng đã duyệt và yêu cầu
trên quyết định giao nhiệm vụ đƣợc chuyển đến từ Phòng kế hoạch, bộ phận
thi công sẽ tiến hành thực hiện công trình. Khi thực hiện hoàn thành nhiệm vụ
đƣợc giao đến thông báo cho Phòng kế hoạch, Phòng kế hoạch sẽ cử đội kiểm
tra, đánh giá công trình và tiến hành nghiệm thu. Đội kiểm tra sẽ đối chiếu với
những yêu cầu trong quyết định giao nhiệm vụ để nghiệm thu để bàn giao lại
cho khách hàng. Đội kiểm tra lập biên bản nhiệm thu công trình. Sau khi lập
biên bản nghiệm thu đƣợc đƣa về phòng kế hoạch, tại đây phòng kế hoạch tiến
hành làm thủ tục bàn giao công trình, lập phiếu bàn giao công trình gồm 3
liên: liên thứ nhất chuyển cho khách hàng dể báo cho khách hàng biết thời
gian, địa điểm bàn giao,… Liên thứ 2 lƣu tại bộ phận theo số thứ tự kèm hợp
đồng bán hàng, cung cấp dịch vụ đã duyệt, liên còn lại tiến hành gửi đến bộ
phận kế toán cùng với biên bản nghiệm thu.
c) Lập hóa đơn bán hàng, theo dõi nợ khách hàng
Đây là bƣớc công việc thứ ba trong chu trình doanh thu. Sau khi hàng
đƣợc gửi cho khách hàng, giấy gửi hàng đƣợc chuyển đến bộ phận lập hóa
đơn. Lúc này, bộ phận lập hóa đơn đã có đầy đủ chứng từ chứng minh cho
hoạt động bán hàng đã hoàn tất và do đó bộ phận này tiến hành kiểm tra, đối
chiếu các chứng từ liên quan và lập hóa đơn bán hàng. Đây chính là căn cứ để
bộ phận kế toán ghi sổ chi tiết phải thu khách hàng.
42
KẾ TOÁN TRƢỞNG
KẾ TOÁN THANH TOÁN
KẾ TOÁN CÔNG NỢ
KẾ TOÁN TỔNG HỢP
D
F
Nhật ký
bán hàng
Hóa đơn bán
hàng đã ký
PKH
C
E
Biên bản
nhiệm thu
Quyết định giao
nhiệm vụ
Hóa đơn bán
hàng đã ký
phiếu bàn giao
công trình
3
Chứng từ điều
chỉnh giảm
3
Ghi sổ
cái các
tài khoản
Hóa đơn bán 2
Đối chiếu, so
sánh chứng từ
và nhập dữ liệu
Nhập dữ liệu
Tập tin
hóa đơn
bán hàng
hàng
Giấy bàn
giao công
trình
Biên bản
nhiệm thu
Quyết định
giao nhiệm vụ
Ghi sổ chi
tiết phải thu
khách hàng
1
Hóa đơn bán
hàng đã ký
Ký
xác
nhận
Hóa đơn bán
hàng đã ký
3
Cập nhật
dữ liệu
Sổ chi tiết
phải thu
khách hàng
Chứng từ điều
chỉnh giảm nợ
F
Hóa đơn bán 2
hàng đã ký
N
3
Nhật ký
bán
hàng
Đối chiếu, so sánh
chứng từ và nhập dữ
liệu
1
CSDL
Lập hóa đơn
bán hàng
Sổ cái
Nhật ký
bán
hàng
3
3
N
In nhật ký
bán hàng
3
Nhập dữ liệu
Hóa đơn bán 2
hàng
1
KH
Cơ quan
thuế
Hóa đơn bán
hàng đã ký
3
Cập nhật
dữ liệu
N
E
CSDL
Tập tin phải thu
khách hàng
D
(Nguồn: Phòng kế toán- Công ty CP Đầu tư Xây dựng Viễn thông Cần Thơ)
Hình 4.3 Lƣu đồ hoạt động lập hóa đơn bán hàng theo dõi nợ khách hàng
43
Sổ cái
Nhật ký
bán
hàng
Giải thích lƣu đồ:
Tại bộ phận kế toán thanh toán, biên bản nghiệm thu, hợp đồng bán hàng
đã duyệt và giấy bàn giao công trình đƣợc chuyển đến từ phòng kế hoạch sẽ
đƣợc đối chiếu so sánh chứng từ, tiến hành nhập liệu và từ các dữ liệu trên lập
hóa đơn bán hàng, cung cấp dịch vụ gồm 3 liên đƣợc đánh số thứ tự. Đồng
thời dựa vào tập tin hóa đơn bán hàng để in nhật ký bán hàng. 3 liên của hóa
đơn bán hàng đƣợc chuyển tất cả cho kế toán trƣởng ký xác nhận thông tin
trên hóa đơn là chính xác. Sau khi đƣợc ký duyệt, liên thứ nhất của hóa đơn
bán hàng đã duyệt để giao cho khách hàng để thông báo về số tiền khách hàng
cần phải thanh toán, liên thứ 2 đƣợc chuyển cho cơ quan thuế để tiến hành các
thủ tục về nộp thuế, liên còn lại đƣợc tiếp tục luân chuyển đến kế toán công nợ
để tiến hành ghi sổ chi tiết sau khi đối chiếu với chứng từ điều chỉnh giảm nợ
đƣợc gửi từ phòng kế hoạch trong trƣờng hợp khách hàng không chấp nhận
công trình. Sau khi sổ chi tiết đƣợc lập, chứng từ điều chỉnh giảm nợ đƣợc lƣu
tại bộ phận kế toán công nợ, hợp đồng bán hàng đƣợc duyệt gửi lại cho kế
toán trƣởng để lƣu theo số thứ tự, chứng từ định khoản sẽ chuyển sang kế toán
tổng hợp kèm theo nhật ký bán hàng để tiến hành ghi sổ cái tài khoản, đồng
thời nhập thông tin vào phần mềm để truy xuất tập tin phải thu khách hàng,
chứng từ định khoản sau khi sử dụng xong sẽ đƣợc lƣu theo số thứ tự, tại bộ
phận kế toán tổng hợp.
44
d) Hoạt động nhận tiền thanh toán của khách hàng
KẾ TOÁN THANH TOÁN
THỦ QUỸ
G
KH
Thông báo
trả tiền
Tập tin
thanh
toán
Hóa dơn
bán hàng
Phiếu thu
3
Ghi nhật ký
thu tiền
Nhập dữ
liệu
In phiếu thu
Thông báo
trả tiền
Hóa đơn bán
hàng
Nhật ký
thu tiền
Hóa đơn
bán hàng
3
Phiếu thu
2
KTTH
KH
Phiếu thu
2
1
Đối
chiếu,xác
nhận ghi
sổ quỹ
Phiếu thu
3
Hóa đơn
bán hàng
Phiếu thu
Sec thanh
toán
Sổ quỹ
2
Sec thanh
toán
1
N
N
1
KH
NH
KTCN
N
G
(Nguồn: Phòng kế toán- Công ty CP Đầu tư Xây dựng Viễn thông Cần Thơ)
Hình 4.4 lƣu đồ hoạt động nhận tiền thanh toán của khách hàng
45
Giải thích lƣu đồ:
Hoạt động nhận tiền thanh toán từ khách hàng sẽ đƣợc bắt đầu khi khách
hàng gửi giấy thông báo trả tiền kèm hóa đơn bán hàng, khi nhận đƣợc 2
chứng từ đó kế toán thanh toán sẽ tiến hành nhập liệu các thông tin để cho ra
tập tin thanh toán và in phiếu thu gồm 3 liên. Kế toán thanh toán sử dụng 1
liên để ghi nhật ký thu tiền chuyển cho kế toán tổng hợp, còn phiếu thu thì
đƣợc lập tại bộ phận kế toán thanh toán. Hóa đơn bán hàng và 2 liên còn lại
của phiếu thu đƣợc chuyển qua cho thủ quỹ để ghi sổ kèm với séc thanh toán
do khách hàng gửi. Sau khi ghi sổ quỹ, séc thanh toán chuyển đến ngân hàng
để làm các thủ tục nhận tiền, hợp đồng bán hàng chuyển về lập tại bộ phận kế
toán thanh toán, 1 liên phiếu thu chuyển cho khách hàng để xác nhận nghiệp
vụ thu tiền, liên còn lại chuyển đến bộ phận kế toán công nợ để tiếp tục theo
dõi nợ khách hàng (nếu khách hàng còn nợ).
4.1.1.2 Giới thiệu các tập tin và mối quan hệ của các tập tin trong chu
trình doanh thu
(Nguồn: Phòng kế toán- CTy CP Đầu tư Xây dựng Viễn thông Cần Thơ)
Hình 4.5 Mối quan hệ các tập tin trong chu trình doanh thu
46
a) Tập tin khách hàng
Bảng 4.2: Bảng số liệu mô tả tập tin khách hàng
STT Mã KH
Tên KH
1
KHB_HG Viễn Thông HG
2
4
5
BDTCT
KHB_VL
KHB_TG
VNPT Cần Thơ
Viễn Thông VL
Viễn Thông TG
6
KHB_AG Viễn Thông AG
… …
…
Địa chỉ
Ngƣời đại diện
Chức
vụ
GĐ
Ấp 1 thị Trấn Nàng Mau huyện Vị Thủy Hậu
Giang
Phan Đình Phùng, Tân An, Ninh Kiều, Cần Thơ
3 Trƣng Nữ Vƣơng, TP Vĩnh Long
Số 01 - Lê Lợi - Phƣờng 01 - TP Mỹ Tho - Tiền
Giang
Số 2 Lê Lợi Mỹ Bình TP Long Xuyên
…
Phạm Văn Tữu
0711 3817 000
Nguyễn Trọng Quảng
Châu Thanh Tùng
Nguyễn Văn Thái
GĐ
GĐ
GĐ
0710 3824 222
070 382 9999
073 800 126
Trần Văn Trận
…
GĐ
076 800 126
…
(Nguồn: Phòng kế toán- CTy CP Đầu tư Xây dựng Viễn thông Cần Thơ)
47
Điện thoại
Ghi
chú
b) Tập tin đơn đặt hàng
Bảng 4.3: Bảng số liệu mô tả tập tin đơn đặt hàng
STT
Số ĐĐH
Ngày ĐH
Mã KH
1
ĐĐH043
1/10/2013
KHB_HG
Viễn Thông HG
2
ĐĐH044
4/10/2013
KHB_NK
TT Viễn Thông Ninh Kiều - Viễn
Thông Cần Thơ (TNHH)
3
ĐĐH045
14/10/2013
BDTCT
4
ĐĐH046
16/10/2013
KHB_TN
TT Viễn Thông Thốt Nốt - Viễn
Thông Cần Thơ (TNHH)
5
ĐĐH047
28/10/2013
KHB_HG
Viễn Thông HG
…
…
Tên KH
VNPT Cần Thơ
Diễn giải
Di dời truyền dẫn cho trạm Hậu Giang Cái Tắt
- TTVT Châu Thành
Phục hồi, bảo dƣỡng Accu (TTVTNK)
Cho thuê tuyến cáp quang ngầm vƣợt sông Tân
Lộc
Xử lý ứng cứu đứt cáp trạm Tân Lộc - TTVT
Thốt Nốt 2013
Lắp đặt va TH các tổ Accu các trạm BTS VNP
đợt 1 – TTVT Ninh Kiều 2013
(Nguồn: Phòng kế toán- CTy CP Đầu tư Xây dựng Viễn thông Cần Thơ)
48
Ngày giao
4/10/2013
7/10/2013
15/10/2013
24/10/2013
30/10/2013
Ghi chú
c) Tập tin hóa đơn chi tiết
Bảng 4.4: Bảng số liệu mô tả tập tin hóa đơn chi tiết
Đvt: Đồng
STT
Số HĐ
Ngày lập
Mã KH
Tên KH
1
HD
2012218
4/10/2013
KHB_HG
Viễn Thông
HG
2
HD
2012219
7/10/2013
KHB_NK
3
HD
2012220
15/10/2013
BDTCT
4
HD
2012221
24/10/2013
KHB_TN
5
HD
2012222
6
HD
2012223
30/10/2013
KHB_HG
TT Viễn
Thông Ninh
Kiều - Viễn
Thông Cần
Thơ
(TNHH)
VNPT Cần
Thơ
TT Viễn
Thông Thốt
Nốt - Viễn
Thông Cần
Thơ
(TNHH)
Viễn Thông
HG
VNPT Cần
Thơ
1/11/2013
BDTCT
Diễn giải
Di dời truyền dẫn cho trạm
Hậu Giang Cái Tắt - TTVT
Châu Thành
Phục hồi, bảo dƣỡng Accu
(TTVTNK)
ĐG
Thuế
Thành tiền
Ngày giao
12.353.544
1.235.354
13.588.898
4/10/2013
18.557.208
1.855.721
20.412.929
7/10/2013
Cho thuê tuyến cáp quang
ngầm vƣợt sông Tân Lộc
240.000.000
24.000.000
264.000.000
15/10/2013
Xử lý ứng cứu đứt cáp
trạm Tân Lộc - TTVT Thốt
Nốt 2013
12.430.040
1.243.004
13.673.044
24/10/2013
Lắp đặt va TH các tổ Accu
các trạm BTS VNP đợt 1 –
TTVT Ninh Kiều 2013
65.504.276
6.550.428
72.054.704
30/10/2013
Cho thuê cột điện thoại
treo cáp TT từ ngày
01/11/2013 - 31/12/2013
(VNPT)
43.622.100
4.362.210
47.984.310
1/11/2013
49
Ghi chú
7
HD
2012224
5/11/2013
KHB_HG
Viễn Thông
HG
8
HD
2012225
11/10/2013
KHB_HG
Viễn Thông
HG
9
HD
2012226
17/11/2013
KHB_HG
Viễn Thông
HG
10
HD
2012227
25/11/2013
KHB_HG
Viễn Thông
HG
11
HD
2012228
29/11/2013
KHB_VL
Viễn Thông
VL
12
HD
2012229
1/12/2013
KHB_TG
Viễn Thông
TG
13
HD
2012230
6/12/2013
KHB_AG
Viễn Thông
AG
14
HD
2012231
12/12/2013
HTCN_BT2
HTCN Bình
Tây 2
Vận chuyển và lắp đặt accu
các trạm BTS- VT H.Giang
2013
VC, LĐ các tổ accu bảo
hành, thay thế các accu hƣ
hỏng cho các trạm BTS
Vinaphone- VT H.Giang
2013
XD tuyến cáp quang Cầu
Trắng – Châu Thành, Long
Phú – Phƣơng Phú và
tuyến cáp các trạm NodeB
– Hậu Giang 2013
SX lắp dựng Anten dây co
cap 33m – TTVT Tâm
Phƣớc Hƣng – Hậu Giang
2013
Sơn BTBD Anten trạm
Anh Bình, Hòa Ninh,
Phƣớc Hậu và TT Long Hồ
Bảo dƣỡng định kỳ các trụ
Anten các đài trạm – VT
Tiền Giang 2013
SC phục hồi tuyến cáp
quang vƣợt song Long
Xuyên – VNPT An Giang
2013
Cải tạo nâng cấp công suất
trạm thoát nƣớc và MR
mạng cống HTCN Bình
Tây 2
50
59.389.376
5.938.938
65.328.314
5/11/2013
57.365.927
5.736.593
63.102.520
11/10/2013
264.625.055
26.462.506
291.087.561
17/11/2013
164.556.038
16.455.604
181.011.642
25/11/2013
147.767.011
14.776.701
162.543.712
29/11/2013
437.166.937
43.716.694
480.883.631
1/12/2013
89.600.322
8.960.032
98.560.354
6/12/2013
708.000.000
70.800.000
778.800.000
12/12/2013
15
HD
2012232
14/12/2013
16
HD
2012233
24/12/2013
TY_AC
17
HD
2012234
28/12/2013
KHN_DFC
18
HD
2012235
29/12/2013
19
HD
2012236
31/12/2013
Cục thuế
TPCT
CTY
TNHH
thuốc Thú
Y Á Châu
Cty CP Thiết
kế Xây
Dựng nền
móng DFC
Viettel
QTVNPT
Cty CP Đầu
tƣ Quốc tế
VNPT
SC tuyến cáp quang cục
thuế TPCT
7.700.000
770.000
8.470.000
14/12/2013
SC tuyến cáp quang tại
CTY TNHH thuốc Thú Y
Á Châu
6.250.000
625.000
6.875.000
24/12/2013
Thi công SC tuyết cột, cá
hƣ hỏng do xe cẩu làm đổ TTVT Phong Điền 2013
49.186.828
4.918.683
54.105.511
28/12/2013
73.196.605
7.319.661
80.516.266
29/12/2013
Thi công trồng cột cho
Viettel
Thi công XD 04 tuyến
truyền dẫn quang cho
VMS4
2.086.080.000 208.608.000 2.294.688.000 31/12/2013
(Nguồn: Phòng kế toán- CTy CP Đầu tư Xây dựng Viễn thông Cần Thơ)
51
d) Tập tin thanh toán
Bảng 4.5: Bảng số liệu mô tả tập tin thanh toán
STT
1
2
3
4
5
…
Ngày
Mã KH
Tên KH
nhận tiền
4/10/2013 KHB_HG Viễn Thông HG
9/10/2013 KHB_NK TT Viễn Thông Ninh Kiều - Viễn
Thông Cần Thơ (TNHH)
26/10/2013 KHB_TN KHB_TN
30/10/2013 BDTCT VNPT Cần Thơ
5/11/2013 KHB_HG Viễn Thông HG
…
…
…
Số HĐ
Tổng tiền
HD 2012218
13.588.898
HD 2012219
HD 2012221
HD 2012220
HD 2012222
…
20.412.929
13.673.044
264.000.000
72.054.704
Tổng
Thu TM
Thu TG
Ghi chú
13.588.898
20.412.929
13.673.044
264.000.000
72.054.704
…
…
…
4.997.686.396
42.606.942 4.955.079.454
Đvt: Đồng
(Nguồn: Phòng kế toán- CTy CP Đầu tư Xây dựng Viễn thông Cần Thơ)
52
Ý nghĩa mối liên hệ giữa các tập tin: các tập tin này liên kết với
nhau qua mã số khách hàng, các tập tin có thể cập nhập thông tin của các tập
tin khác. Các tập tin này có một số trƣờng giống nhau nên việc liên kết giữa
các tập tin này giúp cho kế toán viên giảm bớt công việc nhƣ là nhập một
thông tin giống nhau cho nhiều tập tin khác nhau. Tuy nhiên, do các tập tin
này liên kết và cập nhật thông tin từ tập tin này cho tập tin kia nên đòi hỏi các
thông tin nhập vào phải chính xác, không đƣợc nhầm lẫn hay thiếu soát, vì
thông tin một tập tin sai có thể dẫn tới thông tin của các thông tin khác cũng
sai theo.
4.1.2 Hệ thống chứng từ, báo cáo, sổ sách trong chu trình doanh thu
4.1.2.1 Chứng từ sử dụng trong chu trình doanh thu
Hoạt động nhận và xử lý đơn đặt hàng
Đơn đặt hàng: 1 liên
Mục đích lập: thông báo về yêu cầu mua hàng của Công ty.
Ngƣời lập: khách hàng.
Bộ phận sử dụng: phòng kế hoạch
Hợp đồng bán hàng: 3 liên
Mục đích lập: cam kết việc thực hiện hợp đồng giữa công ty và khách
hàng
Ngƣời lập: phòng kế hoạch
Bộ phận sử dụng: Giám đốc, phòng kế hoạch, phòng kế toán, khách
hàng.
Quyết định giao nhiệm vụ: 2 liên
Mục đích lập: giao nhiệm vụ cụ thể cho bộ phận thi công công trình
Ngƣời lập: phòng kế hoạch
Bộ phận sử dụng: phòng kế hoạch và bộ phận thi công công trình
Hoạt động gửi hàng
Biên bản nhiệm thu: 1 liên
Mục đích lập: để xác nhận công trình đã đƣợc hoàn thành và có thể bàn
giao cho khách hàng.
Ngƣời lập: nhân viên kiểm tra (phòng kế hoạch).
Bộ phận sử dụng: phòng kế hoạch, đội thi công công trình
Phiếu bàn giao công trình: 3 liên
Mục đích lập: làm căn cứ giao hàng cho khách hàng
Ngƣời lập: phòng kế hoạch
Bộ phận sử dụng: phòng kế hoạch, phòng kế toán, khách hàng.
53
Hoạt động lập hóa đơn, ghi nhận nợ khách hàng:
Hóa đơn bán hàng, cung cấp dịch vụ: 3 liên
Mục đích lập: để thu tiền khách hàng từ hoạt động bán hàng, cung cấp
dịch vụ.
Ngƣời lập: kế toán.
Bộ phận sử dụng: kế toán, khách hàng, cơ quan thuế.
Hoạt động nhận tiền thanh toán của khách hàng:
Thông báo trả tiền: 1 liên
Mục đích lập: khách hàng thông báo thanh toán tiền công trình cho
Công ty.
Ngƣời lập: khách hàng.
Bộ phận sử dụng: kế toán thanh toán
Phiếu thu: 3 liên
Mục đích lập: làm căn cứ thu tiền của khách hàng và ghi nhật ký thu
tiền.
Ngƣời lập: kế toán thanh toán
Bộ phận sử dụng: thủ quỹ
4.1.2.2 Báo cáo trong chu trình doanh thu
Trong chu trình doanh thu có các loại báo cáo: Báo cáo doanh thu, chi
phí, lợi nhuận, báo cáo công nợ, báo cáo thuế GTGT. Trong đó: Báo cáo
doanh thu, chi phí và lợi nhuận là báo cáo quan trọng nhất vì nó phản ánh củ
thể và tổng quát về hình hoạt động của công ty. Sau đây chúng ta sẽ tìm hiểu
cụ thể hơn về báo cáo này:
54
Bảng 4.6: Báo cáo tổng doanh thu bán hàng, lợi nhuận quý 4 năm 2013 của công ty CTU
Đvt: Đồng
STT
A
1
2
3
B
Tên công trình
Hoạt động thƣơng mại, Dịch vụ
Doanh thu nhận giữ xe
Cho thuê tuyến cáp quang ngầm vƣợt sông Tân
Lộc
Cho thuê cột điện thoại treo cáp TT từ ngày
01/11/2013 - 31/12/2013 (VNPT)
Hoạt động xây lắp
DOANH THU
315.217.555
Dự
phòng
bảo hành
Tổng chi phí
Chi phí
Chi phí quản
chung
lý
Tổng chi phí
trực tiếp
LN trƣớc thuế
TNDN
Tổng cộng
0
28.186.317
107.108.433
135.294.749
179.922.805
31.595.455
0
0
2.825.222
10.735.886
13.561.107
18.034.347
240.000.000
0
0
21.460.467
81.550.102
103.010.569
136.989.431
43.622.100
0
0
3.900.628
14.822.445
18.723.073
24.899.027
4.259.729.167
0
2.424.128.440
379.899.062
1.447.422.286
4.251.449.788
8.279.379
1
Di dời truyền dẫn cho trạm Hậu Giang Cái Tắt TTVT Châu Thành
12.353.544
0
1.247.500
1.104.637
4.197.637
6.549.774
5.803.770
2
Phục hồi, bảo dƣỡng Accu (TTVTNK)
18.557.208
0
4.000.000
1.659.360
6.305.593
11.964.953
6.592.255
12.430.040
0
5.850.000
1.111.477
4.223.629
11.185.106
1.244.934
65.504.276
0
17.400.000
5.857.301
22.257.835
45.515.136
19.989.140
59.389.376
0
26.820.254
5.310.515
20.180.040
52.310.809
7.078.567
57.365.927
0
17.727.273
5.129.581
19.492.488
42.349.342
15.016.585
264.625.055
0
121.938.595
23.662.405
89,917.501
235.518.501
29.106.554
3
4
5
6
7
Xử lý ứng cứu đứt cáp trạm Tân Lộc - TTVT
Thốt Nốt 2013
Lắp đặt va TH các tổ Accu các trạm BTS VNP
đợt 1 – TTVT Ninh Kiều 2013
Vận chuyển và lắp đặt accu các trạm BTS- VT
H.Giang 2013
VC, LĐ các tổ accu bảo hành, thay thế các accu
hƣ hỏng cho các trạm BTS Vinaphone- VT
H.Giang 2013
XD tuyến cáp quang Cầu Trắng – Châu Thành,
Long Phú – Phƣơng Phú và tuyến cáp các trạm
NodeB – Hậu Giang 2013
Đvt: Đồng
55
8
SX lắp dựng Anten dây co cap 33m – TTVT Tâm
Phƣớc Hƣng – Hậu Giang 2013
11
Sơn BTBD Anten trạm Anh Bình, Hòa Ninh,
Phƣớc Hậu và TT Long Hồ
Bảo dƣỡng định kỳ các trụ Anten các đài trạm –
VT Tiền Giang 2013
SC phục hồi tuyến cáp quang vƣợt song Long
Xuyên – VNPT An Giang 2013
12
Cải tạo nâng cấp công suất trạm thoát nƣớc và
MR mạng cống HTCN Bình Tây 2
9
10
13
14
15
16
17
SC tuyến cáp quang cục thuế TPCT
SC tuyến cáp quang tại CTY TNHH thuốc Thú Y
Á Châu
Thi công SC tuyết cột, cá hƣ hỏng do xe cẩu làm
đổ - TTVT Phong Điền 2013
Thi công trồng cột cho Viettel
Thi công XD 04 tuyến truyền dẫn quang cho
VMS4
C
Giảm trừ doanh thu năm trƣớc
D
Doanh thu tài chính
1
Lãi tiền gửi
2
3
Cổ tức và Lợi nhuận đƣợc chia
Chi phí lãi vay
E
Hoạt động khác
164.556.038
0
66.743.588
14.714.372
55.914.840
137.372.800
27.183.238
147.767.011
0
60.475.193
13.213.121
50.210.062
123.898.376
23.868.635
437.166.937
0
291.266.161
39.090.860
148.545.868
478.902.889
(41.735.952)
89.600.322
0
40.000.000
8.011.936
30.445.481
78.457.417
11.142.905
708.000.000
0
456.380.189
62.308.376
240.572.801
759.261.366
(51.261.366)
7.700.000
0
6.256.000
688.523
2.616.399
9.560.922
(1.860.922)
6.250.000
0
4.779.000
558.866
2.123.701
7.461.567
(1.211.567)
49.186.828
0
19.177.317
4.398.218
16.713.295
40.288.830
8.897.998
73.196.605
0
34.800.000
6.545.139
24.871.628
66.216.767
6.979.838
2.086.080.000
0
1.249.267.370
186.534.375
708.833.488
2.144.635.233
(58.555.233)
0
0
0
0
0
0
16.248.459
0
0
5.521.098
1.248.459
0
107.524.296
0
0
424.217
113.045.394
424.217
(96.796.935)
824.243
15.000.000
0
0
0
5.096.882
5.096.882
9.903.119
0
0
107.524.296
0
0
107.524.296
(107.524.296)
0
0
0
0
0
0
0
0
Nguồn: Phòng kế toán- Cty CP Đầu tư Xây dựng Viễn thông Cần Thơ
Ngày 31 tháng 12
năm 2013
NGƢỜI LẬP BIỂU
(Ký, ghi rõ họ tên)
56
Dựa vào số liệu từ bảng số liệu trên có thể thấy rằng quý 4 năm 2013
Công ty CP Đầu tƣ Xây dựng Công ty nhận tƣơng đối nhiều hợp đồng với 17
hợp đồng xây lắp và đem lại nguồn doanh thu tƣơng đối lớn cho Công ty là
4.259.729.167đ. Ngoài hoạt động xây lắp Công ty còn thu đƣợc doanh thu từ
các hoạt động Thƣơng mại, dịch vụ, doanh thu tài chính và hoạt động khác.
Sau đây sẽ phân tích cụ thể hơn hơn về cơ cấu doanh thu của Công ty trong
quý 4 năm 2013 qua sơ đồ sau:
0%
7%
Hoạt động thƣơng
mại, Dịch vụ
Hoạt động xây lắp
Doanh thu tài chính
93%
Nguồn:Báo cáo tổng doanh thu bán hàng, lợi nhuận quý 4 năm 2013
Hình 4.6: Cơ cấu doanh thu trong quí 4 của Công ty
Dựa vào biểu cơ cấu doanh thu trong quý 4 năm 2013 của Công ty ta có
thể dễ dàng nhìn thấy doanh thu từ hoạt động xây lắp chiếm tỷ trọng rất lớn so
với các doanh thu từ các hoạt động khác với 93% trong tổng số doanh thu
trong quý 4. Đây cũng là một đều dễ hiểu vì hoạt động chính của Công ty là
hoạt động xây lắp và giá trị của các công trình tƣơng đối lớn. Kế tiếp theo sau
doanh thu từ hoạt động xây lắp là doanh thu từ hoạt động thƣơng mại, dịch vụ
chiếm 7% trên tổng số doanh thu trong quý 4. Doanh thu từ hoạt động thƣơng
mại dịch vụ đến từ việc Công ty cho thuê tuyến cáp quang ngầm vƣợt sông
Tân Lộc với 240.000.000đ, cho thuê cột điện thoại treo cáp TT với
43.622.100đ, ngoài ra Công ty còn nhận giữ xe thu đƣợc 31.595.455đ. Cuối
cùng là doanh thu đến từ hoạt động tài chính chỉ với 16.248.459đ xắp xỉ 0%
trên tổng số doanh thu trong quý.
Tuy nhiên, chỉ dựa vào doanh thu là chƣa thể khẳng định đƣợc hoạt động
trong lĩnh vực nào đem lại lợi nhuận cao nhất của công ty. Sau đây chúng ta
tìm hiểu và thấy rỏ hơn về lợi nhuận thu đƣợc từ các hoạt động thông qua biểu
đồ sau:
57
200,000,000
179.922.805
150,000,000
100,000,000
50,000,000
8.279.379
0
(50,000,000)
Hoạt động thƣơng
mại, DV
Hoạt động xây lắp
(100,000,000)
Hoạt động tài chính
(96.796.935)
(150,000,000)
Nguồn: Báo cáo tổng doanh thu bán hàng, lợi nhuận quý 4 năm 2013
Hình 4.7 Lợi nhuận từ các hoạt động trong kỳ
Dựa vào số liệu cũng nhƣ biểu đồ trên ta có thể thấy đƣợc hoạt động
thƣơng mại, dịch vu đem lại lợi nhuận cao nhất trong quý với 179.922.805đ
lợi nhuận, kế tiếp là hoạt động xây lắp với 8.279.379đ lợi nhuận và cuối cùng
la doanh thu tài chính không những không đem lại lợi nhuận mà còn làm giảm
lợi nhuận trong quý xuống 96.796.935đ.
Nguyên nhân nào dẫn đến thực trạng thu đƣợc doanh thu cao nhƣng lợi
nhuận lại thấp chúng ta sẽ tìm hiểu kỹ hơn cụ thể từng khoản mục chi phí để
làm sáng tỏa vấn đề. Nhìn vào số liệu từ bảng 4.1, ta thấy rằng không phải mọi
hợp đồng công trình đều đem lại lợi nhuận cho công ty. Đa số những hợp đồng
mang lại doanh thu khoản từ vài triệu đến dƣới 400 triệu thì đa số đều đem lại
lợi nhuận cho Công ty và lợi nhuận cũng tƣơng đối. Ngoại trừ 2 hợp đồng:
Hợp đồng SC tuyến cáp quang cục thuế TPCT (lỗ 1.860.922đ) và hợp đồng
SC tuyến cáp quang tại Công ty TNHH thuốc thú y Á Châu (lỗ 1.211.567đ).
Nguyên nhân lỗ ở 2 hợp đồng này là do chi phí trực tiếp để thực hiện công
trình quá cao, gần bằng với giá trị hợp đồng, ngoài chi phí quản lý doanh
nghiệp tƣơng đối cao nên dẫn tới công ty bị lỗ ở 2 công trình trên. Còn những
hợp đồng có giá trị trên 400 triệu thì đa số là công ty bị lỗ. Cụ thể là hợp đồng:
Bảo dƣỡng định kỳ Anten các đài trạm VTTG 2013 [(Lợi nhuận
(41.735.952đ)], cải tạo nâng cấp công suất trạm thoát nƣớc và MR mạng cống
HTCN Bình Tây 2 [lợi nhuận (52.261.367đ), Thi công XD 04 tuyến truyền
dẫn quang cho VMS4 [lợi nhuận (58.555.233)]. Nguyên nhân dẫn đến tình
trạng trên là do không có sự tính toán chi phí hợp lý khi nhận hợp đồng và chi
phí quản lý tƣơng đối cao.
58
Cty CP Đầu Tƣ – Xây Dựng Viễn Thông CT
BÁO CÁO CÔNG NỢ
Tài khoản: 131 – phải thu khách hàng
Từ ngày: 01/10/2013-31/12/2013
1
Chứng từ
Ngày Số
4/10/2013 HD 2012218
2
4/10/2013 HD 2012218
3
7/10/2013 HD 2012219
4
7/10/2013 HD 2012219
5
15/10/2013 HD 2012220
6
15/10/2013 HD 2012220
7
24/10/2013 HD 2012221
8
24/10/2013 HD 2012221
9
30/10/2013 HD 2012222
STT
Diễn giải
Tên khách hàng
Viễn
Thông
HG
KHB_HG
Viễn
Thông
HG
KHB_HG
TT Viễn Thông Ninh Kiều
- Viễn Thông Cần Thơ
(TNHH) - KHB_NK
TT Viễn Thông Ninh Kiều
- Viễn Thông Cần Thơ
(TNHH) - KHB_NK
VNPT Cần Thơ
Đvt: Đồng
TK
đ/ƣ
Di dời truyền dẫn cho trạm Hậu Giang Cái 5111
Tắt - TTVT Châu Thành
Di dời truyền dẫn cho trạm Hậu Giang Cái 33311
Tắt - TTVT Châu Thành
Phục hồi, bảo dƣỡng Accu (TTVTNK)
5111
Phục hồi, bảo dƣỡng Accu (TTVTNK)
PS Nợ
12.353.544
1.235.354
18.557.208
33311
1.855.721
Cho thuê tuyến cáp quang ngầm vƣợt sông 5111
Tân Lộc
VNPT Cần Thơ
Cho thuê tuyến cáp quang ngầm vƣợt sông 33311
Tân Lộc
TT Viễn Thông Thốt Nốt - Xử lý ứng cứu đứt cáp trạm Tân Lộc - 5111
Viễn Thông Cần Thơ TTVT Thốt Nốt 2013
(TNHH) - KHB_TN
TT Viễn Thông Thốt Nốt - Xử lý ứng cứu đứt cáp trạm Tân Lộc - 33311
Viễn Thông Cần Thơ TTVT Thốt Nốt 2013
(TNHH) - KHB_TN
Viễn
Thông
HG
- Lắp đặt va TH các tổ Accu các trạm BTS 5111
KHB_HG
VNP đợt 1 – TTVT Ninh Kiều 2013
240.000.000
59
24.000.000
12.430.040
1.243.004
65.504.276
PS Có
10
Chứng từ
Ngày Số
30/10/2013 HD 2012222
11
1/11/2013 HD 2012223
12
1/11/2013 HD 2012223
13
5/11/2013 HD 2012224
14
5/11/2013 HD 2012224
15
10/11/2013 HD 2012225
16
10/11/2013 HD 2012225
17
17/11/2013 HD 2012226
18
17/11/2013 HD 2012226
19
25/11/2013 HD 2012227
20
25/11/2013 HD 2012227
21
29/11/2013 HD 2012228
STT
Diễn giải
Tên khách hàng
Viễn
Thông
KHB_HG
VNPT Cần Thơ
HG
- Lắp đặt va TH các tổ Accu các trạm BTS
VNP đợt 1 – TTVT Ninh Kiều 2013
Cho thuê cột điện thoại treo cáp TT từ ngày
01/11/2013 - 31/12/2013 (VNPT)
VNPT Cần Thơ
Cho thuê cột điện thoại treo cáp TT từ ngày
01/11/2013 - 31/12/2013 (VNPT)
Viễn
Thông
HG
- Vận chuyển và lắp đặt accu các trạm BTSKHB_HG
VT H.Giang 2013
Viễn
Thông
HG
- Vận chuyển và lắp đặt accu các trạm BTSKHB_HG
VT H.Giang 2013
Viễn
Thông
HG
- VC, LĐ các tổ accu bảo hành, thay thế các
KHB_HG
accu hƣ hỏng cho các trạm BTS VinaphoneVT H.Giang 2013
Viễn
Thông
HG
- VC, LĐ các tổ accu bảo hành, thay thế các
KHB_HG
accu hƣ hỏng cho các trạm BTS VinaphoneVT H.Giang 2013
Viễn
Thông
HG
- XD tuyến cáp quang Cầu Trắng – Châu
KHB_HG
Thành, Long Phú – Phƣơng Phú và tuyến
cáp các trạm NodeB – Hậu Giang 2013
Viễn
Thông
HG
- XD tuyến cáp quang Cầu Trắng – Châu
KHB_HG
Thành, Long Phú – Phƣơng Phú và tuyến
cáp các trạm NodeB – Hậu Giang 2013
Viễn
Thông
HG
- SX lắp dựng Anten dây co cap 33m – TTVT
KHB_HG
Tâm Phƣớc Hƣng – Hậu Giang 2013
Viễn
Thông
HG
- SX lắp dựng Anten dây co cap 33m – TTVT
KHB_HG
Tâm Phƣớc Hƣng – Hậu Giang 2013
Viễn Thông VL - KHB_VL Sơn BTBD Anten trạm Anh Bình, Hòa
Ninh, Phƣớc Hậu và TT Long Hồ
60
TK
đ/ƣ
PS Nợ
33311
6.550.428
5111
43.622.100
33311
4.362.210
5111
59.389.376
33311
5.938.938
5111
57.365.927
33311
5.736.593
5111
264.62.055
33311
26.462.506
5111
164.556.038
33311
16.455.604
5111
147.767.011
PS Có
Tên khách hàng
Diễn giải
22
Chứng từ
Ngày Số
29/11/2013 HD 2012228
Viễn Thông VL - KHB_VL
23
1/12/2013 HD 2012229
Viễn Thông TG - KHB_TG
24
1/12/2013 HD 2012229
Viễn Thông TG - KHB_TG
25
6/12/2013 HD 2012230
26
6/12/2013 HD 2012230
27
12/12/2013 HD 2012231
Viễn
Thông
AG
KHB_AG
Viễn
Thông
AG
KHB_AG
HTCN BÌnh Tây 2
28
12/12/2013 HD 2012231
HTCN BÌnh Tây 2
29
30
31
14/12/2013 HD 2012232
14/12/2013 HD 2012232
24/12/2013 HD 2012233
32
24/12/2013 HD 2012233
33
28/12/2013 HD 2012234
Sơn BTBD Anten trạm Anh Bình, Hòa
Ninh, Phƣớc Hậu và TT Long Hồ
Bảo dƣỡng định kỳ các trụ Anten các đài
trạm – VT Tiền Giang 2013
Bảo dƣỡng định kỳ các trụ Anten các đài
trạm – VT Tiền Giang 2013
SC phục hồi tuyến cáp quang vƣợt song
Long Xuyên – VNPT An Giang 2013
SC phục hồi tuyến cáp quang vƣợt song
Long Xuyên – VNPT An Giang 2013
Cải tạo nâng cấp công suất trạm thoát nƣớc
và MR mạng cống HTCN Bình Tây 2
Cải tạo nâng cấp công suất trạm thoát nƣớc
và MR mạng cống HTCN Bình Tây 2
SC tuyến cáp quang cục thuế TPCT
SC tuyến cáp quang cục thuế TPCT
SC tuyến cáp quang tại CTY TNHH thuốc
Thú Y Á Châu
SC tuyến cáp quang tại CTY TNHH thuốc
Thú Y Á Châu
Thi công SC tuyết cột, cá hƣ hỏng do xe cẩu
làm đổ - TTVT Phong Điền 2013
34
28/12/2013 HD 2012234
STT
TK
đ/ƣ
PS Nợ
33311
14.776.701
5111
437.166.937
33311
43.716.694
5111
89.600.322
33311
8.960.032
5111
708.000.000
33311
70.800.000
Cục thuế TPCT
5111
Cục thuế TPCT
33311
CTY TNHH thuốc Thú Y
5111
Á Châu
CTY TNHH thuốc Thú Y
33311
Á Châu
Cty CP Thiết kế Xây Dựng
5111
nền
móng
DFC
KHN_DFC
Cty CP Thiết kế Xây Dựng Thi công SC tuyết cột, cá hƣ hỏng do xe cẩu 33311
nền
móng
DFC
- làm đổ - TTVT Phong Điền 2013
KHN_DFC
7.700.000
770.000
6.250.000
-
61
625.000
49.186.828
4.918.683
PS Có
35
36
37
Chứng từ
Ngày Số
29/12/2013 HD 2012235
29/12/2013 HD 2012235
31/12/2013 HD 2012236
38
31/12/2013 HD 2012236
STT
Diễn giải
Tên khách hàng
TK
đ/ƣ
PS Nợ
PS Có
Viettel
Thi công trồng cột cho Viettel
5111
73.196.605
Viettel
Thi công trồng cột cho Viettel
33311
7.319.661
Cty CP Đầu tƣ Quốc tế Thi công XD 04 tuyến truyền dẫn quang cho 5111 2.086.080.000
VNPT-QTVNPT
VMS4
Cty CP Đầu tƣ Quốc tế Thi công XD 04 tuyến truyền dẫn quang cho 33311
208.608.000
VNPT-QTVNPT
VMS4
Tổng
4.997.686.394
Tổng phát sinh Nợ: 4.997.686.394
Tổng phát sinh Có:
0
Số dƣ nợ cuối kỳ: 4.997.686.394
Ngày 31 tháng 12
năm 2013
NGƢỜI LẬP BIỂU
(Ký, ghi rõ họ tên)
62
BÁO CÁO CÔNG NỢ
Tài khoản: 131 – phải thu khách hàng
Khách hàng: Viễn thông An Giang (KHB_AG)
Từ ngày: 01/10/2013-31/12/2013
Đvt: Đồng
Số dƣ nợ đầu: 34.819.609
Chứng từ
Ngày
6/12/2013
6/12/2013
Số
HD 2012246
Diễn giải
SC phục hồi tuyến cáp quang vƣợt song Long Xuyên – Mỹ Hòa
Hƣng – VNPT An Giang nam2 2013 (HĐ 36/2013/HD-KHĐT)
(13AG_CAP2)
HD 2012246 SC phục hồi tuyến cáp quang vƣợt song Long Xuyên – Mỹ Hòa
Hƣng – VNPT An Giang nam2 2013 (HĐ 36/2013/HD-KHĐT)
(13AG_CAP2)
TK đ/ƣ
PS Nợ
5111
89.600.322
33311
8.960.032
PS Có
Tổng phát sinh Nợ: 89.600.322
Tổng phát sinh Có:
0
Số dƣ nợ cuối kỳ: 124.419.931
Ngày 31 tháng 12 năm 2013
NGƢỜI LẬP BIỂU
(Ký, ghi rõ họ tên)
63
4.1.2.3 Sổ sách trong chu trình doanh thu
CTY CP ĐẦU TƢ – XÂY DỰNG VIỄN THÔNG CẦN THƠ
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Tài khoản: 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Từ ngày: 01/12/2013 đến ngày: 31/12/2013
Đvt: Đồng
Chứng từ
Ngày
Số
A
B
HD
04/10/2013
2012218
HD
07/10/2013
2012219
HD
15/10/2013
2012220
…
…
31/12/2013
CTGS
Ngày
C
4/12/2013
07/10/2013
Số
D
05
05
15/10/2013
05
…
31/12/2013
…
12
Khách hàng
E
Viễn Thông Hậu
Giang – KHB_HG
TT Viễn Thông Ninh
Kiều
VNPT Cần Thơ
…
Diễn giải
G
Di dời truyền dẫn cho trạm Hậu Giang Cái Tắt –
TTVT Châu Thành
Phục hồi bảo dƣỡng Accu
Cho thuê tuyến cáp quang ngầm vƣợt sông Tân
Lộc
…
Kết chuyển doanh thu BH và CCDV
Tổng số phát sinh
Số dƣ
TK đối
ứng
H
Số phát sinh
Nợ
Có
1
2
13111
12.353.544
13111
18.557.208
13111
240.000.000
…
911
…
91.405.249
…
91.405.249
91.405.249
0
0
(Nguồn: Phòng kế toán- Cty CP Đầu Tư Xây dựng Viễn Thông Cần Thơ)
KẾ TOÁN TRƢỞNG
(Ký, ghi rõ họ tên)
Ngày 31 tháng 12 năm 2013
NGƢỜI GHI SỔ
(Ký, ghi rõ họ tên)
64
4.1.3 Các hoạt động kiểm soát trong chu trình doanh thu
4.1.3.1 Mục tiêu kiểm soát
Tất cả các nghiệp vụ trƣớc khi thực hiện phải đƣợc ủy quyền và xét
duyệt đúng đắn.
Ghi chép các nghiệp vụ có thực.
Phải ghi chép đầy đủ tất cả các nghiệp vụ có thực và đƣợc xét duyệt
đúng đắn.
Ghi chép chính xác các nghiệp vụ.
Đảm bảo an toàn các tài sản.
Hoạt động của doanh nghiệp đạt đƣợc kết quả cao.
4.1.3.2 Các hoạt động kiểm soát
Bảng 4.7: Bảng các hoạt động kiểm soát nội bộ của chu trình doanh thu
Rủi ro
Ảnh hƣởng
Thủ tục kiểm soát
Hoạt động nhận và xử lý đơn hàng
Chấp nhận đơn đặt hàng Không thu đƣợc nợ
Kiểm tra thông tin về
từ khách hàng không có Lỗ do nợ khó đòi
khách hàng
khả năng thanh toán
Khảo sát tình hình tài
chính của khách hàng
Ghi nhận sai thông tin Làm không đúng yêu Xác nhận thông tin lại
hàng hóa, khách hàng
cầu khách hàng
với khách hàng
Làm ảnh hƣởng đến uy Ghi nhận yêu cầu khách
tín của công ty
hàng bằng hợp đồng
Chấp nhận bán mặt hàng Hợp đồng không đƣợc Lập ra danh mục hàng
công ty không có khả thể thực hiện
hóa, dịch vụ
năng cung cấp
Ảnh hƣởng uy tính của Bàn bạc với đơn vị thực
Công ty, làm giảm lợi hiện công trình
thế cạnh tranh
Đơn hàng có thể đƣợc Không thể ký kết hợp Kiểm tra tính hợp lí, đầy
chấp nhận nhƣng không đồng
đủ và tính khả thi
đƣợc xét duyệt
Tìm hiểu kỹ về khách
hàng
Mất hoặc thất lạc hợp Ảnh hƣởng đến tiến độ Lƣu hợp đồng ở nhiều
đồng
thi công
bộ phận: phòng kế toán,
phòng kế hoạch
Bảo quản hợp đồng cẩn
thận
Giao trách nhiệm cho kế
toán trƣởng và trƣởng
65
phòng kế hoạch giữ hợp
đồng
Hoạt động xuất kho giao hàng
Công trình không làm Khách hàng không nhận Phòng kế hoạch cử đội
giám sát công trình
đúng theo hợp đồng khi công trình
Tốn chi phí thực hiện lại Luôn có ít nhất một
bàn giao công trình
công trình
ngƣời có kinh nghiệm
Làm giảm uy tính Công và trình độ chuyên môn
ty
cao để chỉ huy thực hiện
công trình
Công trình không đƣa Tốn chi phí kiểm tra Kiểm tra lại hệ thống
công trình
công trình trƣớc khi bàn
vào hoạt động đƣợc
Tốn chi phí sữa chữa
giao cho khách hàng
Tiền hành chạy thử
Hoạt động lập hóa đơn theo dõi công nợ
Không lập hóa đơn cho Không ghi nhận doanh Chia nhiệm vụ cho
phòng kế hoạch bàn
công trình đã giao khách thu, phải thu
giao công trình cho
hàng
khách hàng và kế toán là
ngƣời lập hóa đơn
Đánh số chứng từ giao
hàng
Nhắc khách hàng nhận
hóa đơn
Khách hàng không chấp Đối chiếu để ghi chính
Thông tin hóa đơn sai
nhận thanh toán
xác thông tin của khách
Doanh thu, phải thu bị hàng
sai
Hóa đơn trƣớc khi giao
cho khách hàng phải qua
khâu ký duyệt của kế
toán trƣởng
Ghi nhận, cập nhật sai Nhầm lẫn trong thu hồi Đối chiếu sổ tổng hợp
và chi tiết
nợ phải thu (số tiền, tên nợ
Mất tiền bán hàng, cung Đối chiếu định kỳ với
khách hàng,…)
cấp dịch vụ
khách hàng
Thu tiền
Mất tài sản
Tách biệt chức năng thủ
Tham ô tiền, gian lận
Đánh giá sai nợ phải thu quỹ, xét duyệt và phải
66
Không ghi nhận hoặc
ghi nhiều lần nghiệp vụ
thanh toán của khách
hàng
Ghi nhận thanh tón
không đúng hóa đơn,
khách hàng, số tiền,
TK,..
Xóa nợ, giảm nợ không
đƣợc xét duyệt
thu
Thanh toán qua ngân
hàng (hạn chế giao dịch
tiền)
Cuối ngày thủ quỹ kiểm
kê tiền và báo cáo cho
kế toán trƣởng
Đánh giá sai nợ phải thu Đối chiếu nợ định kỳ
Ảnh hƣởng đến khách với khách hàng
hàng
Theo dõi nợ từng hóa
đơn
Kiểm soát nhập liệu
Đánh giá sai TK tiền, nợ Đối chiến TB trả tiền
phải thu khách hàng
với chứng từ thanh toán
Đối chiếu nợ định kỳ
với khách hàng
Kiểm soát nhập liệu
Mất tài sản (giảm nợ Tách biệt xét duyệt và
phải thu)
theo dõi nợ phải thu
Lập chứng từ điều chỉnh
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty CP Đầu tư Xây dựng Viễn thông Cần Thơ)
4.2 PHÂN TÍCH CHU TRÌNH CHI PHÍ
4.2.1 Tổ chức quá trình xử lý trong chu trình chi phí
Trong chu trình chi phí ở Cty CP Đầu tƣ Xây dựng chủ yếu là hoạt động
nhập nguyên vật liệu để cung cấp cho quá trình thực hiện thi công công trình.
Và sau đây là bảng tổng hợp giá trị nhập nguyên vật liệu trong 3 năm
2011,2012, 2013 ở Công ty CTC
Bảng 4.8: Tổng giá trị nhập nguyên vật liệu
ĐVT: đồng
STT Diễn giải
1
Tình hình nguyên vật
liệu trong năm 2011
2
Tình hình nguyên vật
liệu trong năm 2012
3
Tình hình nguyên vật
liệu trong năm 2013
Tồn đầu kỳ
PS trong kỳ
Nhập trong kỳ
3.561.660.394
8.439.513.717
8.401.617.005
3.523.763.682
5.082.016.371
4.744.657.434
3.186.404.745
2.938.587.955
4.320.386.006
Nguồn: Phòng kế toán Cty CP Đầu tư Xây dựng Viễn thông Cần Thơ
67
Qua bảng tổng hợp số liệu trên có thể thấy rằng Công ty rất chú trọng
đến việc bổ sung hàng tồn kho cho đầu kỳ năm sau, điều này cũng tốt cho hoạt
động diễn ra liên tục không bị gián đoạn.
4.2.1.1 Lưu đồ quy trình xử lý
a) Đặt hàng với nhà cung cấp
BỘ PHẬN YÊU CẦU
Bắt đầu
Bộ phận có
nhu cầu mua
hàng
Lập
yêu cầu
mua
hàng
Phiếu yêu cầu
mua hàng
GIÁM ĐỐC
PHÒNG KẾ HOẠCH
Phiếu yêu cầu
mua hàng
Phiếu yêu cầu
mua hàng đã
duyệt
GĐ ký
duyệt
phiếu
yêu cầu
Lập
đơn đặt
hàng
Phiếu yêu cầu
mua hàng đã
duyệt
Đơn đặt hàng
Đơn đặt hàng
Phiếu yêu cầu
mua hàng đã
duyệt
Đơn đặt hàng
N
A
(Nguồn: Phòng kế toán- Công ty CP Đầu tư Xây dựng Viễn thông Cần Thơ)
Hình 4.8a Lƣu đồ hoạt đặt hàng với nhà cung cấp
68
GIÁM ĐỐC
PHÒNG KẾ HOẠCH
Đơn đặt hàng đã
duyệt
A
Đơn đặt hàng
Ký hợp
đồng
với nhà
cung
cấp
Đơn đặt hàng
Đơn đặt hàng
GĐ ký
duyệt
đơn đặt
hàng
Đơn đặt hàng đã
duyệt
Đơn đặt hàng đã
duyệt đƣợc NCC
chấp nhận
Đơn đặt hàng đã
duyệt dƣợc NCC
chấp nhận
KH
Đơn đặt hàng đã
duyệt
Đơn đặt hàng đã
duyệt
Đơn đặt hàng đã
duyệt
N
KT
(Nguồn: Phòng kế toán- Công ty CP Đầu tư Xây dựng Viễn thông Cần Thơ)
Hình 4.8b Lƣu đồ hoạt đặt hàng với nhà cung cấp
Giải thích lƣu đồ
Quy trình đƣợc bắt đầu khi bộ phận kho hàng gửi phiếu yêu cầu mua
hàng khi bộ phận kho có nhu cầu bổ sung hàng tồn kho để chuẩn bị cho công
trình mới. Sau đó chuyển sang phòng Giám đốc ký xét duyệt, nếu phiếu yêu
cầu đƣợc sự chấp thuận của Giám đốc bằng chứng là phiếu yêu cầu có chữ ký
của Giám đốc. Sau khi đƣợc Giám đốc ký xác nhận phiếu yêu cầu đƣợc
chuyển sang Phòng kế hoạch. Phòng kế hoạch dựa vào phiếu yêu cầu tiến
hành lựa chọn nhà cung cấp phù hợp và lập thành 3 liên đơn đặt hàng. Sau đó
lại chuyển 3 liên này sang phòng Giám đốc kiểm tra và ký xác nhận lại một
lần nữa. Sau khi đơn đặt hàng đƣợc duyệt: 1 liên gửi cho nhà cung cấp để yêu
cầu về việc mua hàng nhƣ là về mặt hàng, số lƣợng, ngày giao hàng, địa điểm
giao hàng, cách thức giao hàng, và các điều khoản khác,… Nếu đơn đặt hàng
đƣợc chấp nhận thì nó trở thành hợp đồng ràng buộc pháp lý giữa 2 bên. 1 liên
69
chuyển cho phòng kế toán công nợ để tiến hành ghi nhận nợ khi nhận đƣợc
hàng hóa, liên còn lại phòng kế hoạch sẽ lƣu lại.
Thông tin bổ sung: trƣớc khi tiến hánh đặt hàng với nhà cung cấp, phòng
kế hoạch sẽ đi khảo sát thị trƣờng và dọa giá cũng nhƣ chất lƣợng sản phẩm.
b) Nhận hàng
BỘ PHẬN NHẬN HÀNG
NCC
PKH
Phiếu giao
hàng
Đơn đặt hàng đã
duyệt đƣợc NCC
chấp nhận
Kiểm tra đối chiếu với
ĐĐH, lập biên bản
nhận hàng
Biên bản nhận
hàng
Đơn đặt hàng đã
duyệt đƣợc NCC
chấp nhận
Phiếu giao
hàng
KT
N
(Nguồn: Phòng kế toán- Công ty CP Đầu tư Xây dựng Viễn thông Cần Thơ)
Hình 4.9 Lƣu đồ hoạt động nhận hàng từ nhà cung cấp
Khi nhà cung cấp giao hàng tại địa điểm đƣợc chỉ định trong đơn đặt
hàng, phòng kế hoạch có nhiệm vụ kiểm tra số lƣợng, chất lƣợng hàng, lấy
đơn đặt hàng để đối chiếu với giấy gửi hàng của nhà cung cấp để chấp nhận
hay không chấp nhận việc giao hàng của nhà cung cấp. Lúc này hoạt động
mua hàng kết thúc.
Sau khi kiểm nhận, phòng kế hoạch tiến hành lập biên bản nhận hàng.
Trong biên bản nhận hàng gồm có: số liệu và tình trạng hàng hóa thực nhập,
thời gian, địa điểm, thời gian nhận hàng, ngƣời nhận, ngƣời giao hàng và
không thể thiếu đó là chữ ký xác nhận giữ 2 bên,.. biên bản này là chứng từ
ghi số liệu thực nhập đƣợc dùng làm căn cứ ghi tăng tài khoản hàng tồn kho.
70
Sau đó biên bản nhận hàng này đƣợc chuyển đến bộ phận kế toán công nợ để
lƣu hồ sơ theo dõi tƣơng ứng.
c) Nhận hóa đơn, theo dõi công nợ
KẾ TOÁN CÔNG NỢ
NCC
PKH
Hóa đơn bán
hàng
Đơn đặt hàng đã
duyêt đƣợc NCC
chấp nhận
Biên bản từ chối
nhận hảng
Biên bản nhận
hàng
Đối
chiếu
ghi
nhận
nợ phải
trả
NCC
Sổ chi tiết
Sổ đăng
ký chứng
từ
Nhập dữ liệu
Tập tin NCC
Cập nhật nợ
phải trả
Tập tin nợ
phải trả
Hóa đơn bán
hàng
Đơn đặt hàng đã
duyệt đƣợc NCC
chấp nhận
Biên bản từ chối
nhận hàng
Biên bản nhận
hàng
B
(Nguồn: Phòng kế toán- Công ty CP Đầu tư Xây dựng Viễn thông Cần Thơ)
Hình 4.10 Lƣu đồ hoạt động nhận hóa đơn, theo dõi công nợ
71
Giải thích lƣu đồ
Khi đã tập hợp đầy đủ các chứng từ cần thiết, kế toán công nợ tiến hành
đối chiếu và ghi nhận nợ phải tra nhà cung cấp, sau khi ghi sổ chi tiết và sổ
đăng ký chứng từ ghi sổ kế toán công nợ nhập dữ liệu trên chứng từ cập nhât
nợ phải trả. Các chứng từ gốc đƣợc lƣu tại phòng và xuất chuyển cho bộ phận
khác sử dụng.
72
d) Thanh toán cho nhà cung cấp
KẾ TOÁN THANH TOÁN
THỦ QUỶ
KẾ TOÁN TỔNG HỢP
B
D
Đơn đặt hàng đã
duyệt đƣợc NCC
chấp nhận
Hóa đơn bán hàng
Đơn đặt hàng đã
duyệt đƣợc NCC
chấp nhận
Biên bản nhận hàng
Biên bản từ chối
nhận hàng
Phiếu nhập kho
Kiểm tra,
đối chiếu,
đóng dấu
đã thanh
toán
Đơn đặt hàng đã
duyệt đƣợc NCC
chấp nhận
Phiếu nhập kho
Ghi sổ chứng
từ thanh toán
Phiếu nhập kho
Chứng từ thanh toán
N
Biên bản từ chối
nhận hàng
Hóa đơn bán hàng
Sec và giấy báo trả
tiền
N
Sổ ghi chứng
từ thanh toán
Hóa đơn bán hàng
Phiếu nhập kho
Sổ ghi chứng
từ thanh toán
Sổ cái
E
Hóa đơn đặt hàng đã
duyệt đƣợc NCC
chấp nhận
Sổ ghi chứng
từ thanh toán
Tính tổng
cộng tháng
Ghi sổ cái
Ghi sec
thanh
toán
Chứng từ thanh toán
Biên bản từ chối
nhận hàng
Đơn đặt hàng
Ghi sổ
chứng từ
thanh
toán
E
Biên bản từ chối
nhận hàng
Hóa đơn bán hàng
Đối
chiếu, lập
chứng từ
thanh
toán
Hóa đơn bán hàng
Chứng từ thanh toán
C
Ký duyệt
séc
Chứng từ thanh toán
Biên bảng từ chối
nhận hàng
Séc và giấy báo trả
tiền
C
D
NCC
(Nguồn: Phòng kế toán- Công ty CP Đầu tư Xây dựng Viễn thông Cần Thơ)
Hình 4.11 Lƣu đồ hoạt động thanh toán cho nhà cung cấp
73
Giải thích lƣu đồ:
Các chứng từ đƣợc chuyển qua từ kế toán công nợ (hóa đơn bán hàng,
đơn đặt hàng, biên bản nhận hàng,..), kế toán thanh toán đối chiếu các chứng
từ với nhau. Sau khi kiểm tra tính thống nhất giữa các chứng từ, kế toán thanh
toán lập chứng từ thanh toán chấp nhận trả tiền và tiến hành ghi vào sổ chứng
từ thanh toán. Bộ chứng từ gốc đƣợc lƣu tạm thời tại bộ phận kế toán thanh
toán và sau đó đƣơc đề xuất để chuyển qua cho thủ quỷ để đóng dấu và ghi
Sec thanh toán. Bộ chứng từ sau khi đƣợc đóng dấu sẽ đƣợc lƣu tại phòng tài
chính theo số thứ tự. Séc và giấy báo trả tiền đƣợc nhân viên thủ quỹ kí xét
duyệt và chuyển cho nhà cung cấp. Sổ ghi chứng từ ghi sổ từ bộ phận thủ quỹ
và bộ phận kế toán thanh toán chuyển sang đƣợc kế toán tổng hợp tính toán
tổng cộng tháng và tiến hành lập sổ cái.
4.2.1.2 Giới thiệu các tập tin và mối quan hệ của các tập tin trong chu
trình chi phí
(Nguồn: Phòng kế toán- Công ty CP Đầu tư Xây dựng Viễn thông Cần Thơ)
Hình 4.12: Hình thể hiện mối quan hệ của các tập tin
4.2.2 Hệ thống chứng từ, báo cáo, sổ sách trong chu trình chi phí
4.2.2.1 Chứng từ sử dụng trong chu trình chi phí
Hoạt động nhận hàng với nhà cung cấp
Phiếu yêu cầu mua hàng: 1 liên
Mục đích lập: thông báo về nhu cầu hàn hóa cần bổ sung của công ty.
Ngƣời lập: bộ phận kho
Bộ phân sử dụng: giám đốc và phòng kế hoạch.
Đơn đặt hàng: 3 liên
Mục đích lập: đặt hàng với nhà cung cấp
74
Ngƣời lập: phòng kế hoạch
Bộ phân sử dụng: nhà cung cấp, bộ phận nhận hàng, kế toán công nợ.
Hoạt động nhận hàng
Phiếu giao hàng: 1 liên
Mục đích lập: thông báo về việc giao hàng của nhà cung cấp
Ngƣời lập: nhà cung cấp
Bộ phân sử dụng: bộ phận nhận hàng
Biên bản nhận hàng: 1 liên
Mục đích lập: chấp nhận cho nhận nhập kho số hàng hóa đƣợc giao.
Ngƣời lập: bộ phận nhận hàng
Bộ phân sử dụng: phòng kế hoạch, kế toán công nợ, bộ phận kho
Biên bản từ chối nhận hàng: 1 liên
Mục đích lập: thông báo về việc từ chối số hàng hóa của nhà cung cấp.
Ngƣời lập: bộ phận nhận hàng
Bộ phân sử dụng: nhà cung cấp, bộ phận mua hàng, kế toán công nợ.
Hoạt động thanh toán cho nhà cung cấp
Chứng từ thanh toán: 1 liên
Mục đích lập: làm căn cứ thanh toán nợ cho nhà cung cấp.
Ngƣời lập: kế toán thanh toán
Bộ phân sử dụng: phòng tài chính.
Séc và giấy báo trả tiền: 1 liên
Mục đích lập: thông báo cho nhà cung cấp về việc thanh toán của công
ty.
Ngƣời lập: phòng tài chính.
Bộ phân sử dụng: nhà cung cấp.
4.2.2.2 Báo cáo trong chu trình chi phí
Báo cáo hàng tồn kho
Mục đích lập: kiểm tra tình hình lƣợng hàng tồn trong kho, xác định
nhu cầu nguyên liệu trong thời gian tới
Thời gian lập: hàng tháng
Bộ phận lập: kho
Bộ phận sử dụng: phòng kế hoạch
75
Cty CP Đầu Tƣ – Xây Dựng Viễn Thông CT
BÁO CÁO HÀNG TỒN KHO
Thời gian: 01/01/2013 – 31/12/2013
Đvt: Đồng
Tên vật tƣ
Chố OPA
Dây thép
Hộp nguyên liệu để sx
….
Tồn đầu kỳ
Nhập trong kỳ
Xuất trong kỳ
Tồn cuối kỳ
Số lƣợng Giá trị
Số lƣợng
Giá trị
Số lƣợng
Giá trị
Số lƣợng
Giá trị
19
79.660.119
24
97.208.685
21
86.688.345
28
114205.070
121.833
1.035.581.542
170.274
1.447.329.312
122.729 1.043.198.724
174.667 1.484.665.909
95.874
54.168.881
145.287
82.087.334
88.418
49.955.995
137.450
77.659.448
3.186.404.745
4.320.386.006
2.938.587.955
Nguồn: Phòng kế toán- Cty CP Đầu tư Xây dựng Viễn thông Cần Thơ
4.568.202.796
Ngày 31 tháng 12 năm 2013
NGƢỜI LẬP BIỂU
(Ký, ghi rõ họ tên)
76
4.2.2.3 Sổ sách trong chu trình chi phí
Sổ cái phải trả nhà cung cấp
Sổ chi tiết nợ phải trả
Sổ chi tiết mua hàng
4.2.3 Các hoạt động kiểm soát trong chu trình chi phí
4.2.3.1 Mục tiêu kiểm soát
Kiểm soát đƣợc quá trình thực hiện các hoạt động trong chu trình chi
phí.
Kiểm soát ứng dụng xử lý thông tin.
4.2.3.2 Các hoạt động kiểm soát
Bảng 4.9: các hoạt động kiểm soát của chu trình chi phí
Rủi ro
Ảnh hƣởng
Thủ tục kiểm soát
Hoạt động đặt hàng với nhà cung cấp
Yêu cầu mua hàng Phát sinh chi phí Mọi phiếu yêu cầu điều đƣợc GĐ
đƣợc lập bởi ngƣời không đúng mục ký duyệt
không có thẩm đích
Đối chiếu với kế hoạch, kiểm tra
quyền hoặc có thể
tính chính đáng của phiếu yêu cầu
không xuất phát từ
Phiếu yêu cầu mua hàng cần đƣợc
nhu cầu thực tế.
đánh số trƣớc, theo số thứ tự và cần
bảo quản các phiếu yêu cầu chƣa
sử dụng
Xác nhận ngƣời lập phiếu yêu cầu
mua hàng
Đặt hàng cho yêu NCC không chấp Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lý của
cầu mua hàng không đơn đặt hàng
đơn đặt hàng
hơp lệ
GĐ ký duyệt đơn đặt hàng trƣớc
khi gửi đến nhà cung cấp
Đặt hàng với nhà Mua hàng giá Tìm hiểu NCC trƣớc khi đặt hàng
cung cấp không hợp cao, chất lƣợng
lệ hoặc không đủ hàng hóa kém Kiểm tra tình hình tài chính và khả
khả năng cung cấp làm ảnh hƣởng năng cung cấp của NCC
hàng hóa
đến chất lƣợng
sản phẩm kém
Đặt sai mặt hàng, Ảnh hƣởng đến Kiểm tra thật kỹ thông tin trên
sai số lƣợng
quá trình thi công khách hàng
Phát sinh thêm Đối chiếu với phiếu yêu cầu mua
chi phí
hàng
GĐ ký xác nhận
77
Hoạt động nhận hàng
Nhận hàng hóa mà Phát sinh chi phí Có kế hoạch nhận hàng
doanh nghiệp không lƣu trữ hàng tồn
Đối chiếu với đơn đặt hàng trƣớc
đặt mua
kho
khi nhận hàng
Nhận sai mặt hàng, Thanh toán không Lập biên bản nhận hàng
sai số lƣợng
đúng cho mặt Đối chiếu với đơn đặt hàng
hàng đã đặt hàng
Mất hàng trong quá Mất tài sản
trình nhận hàng
Sổ sách kế toán
ghi chép không
chính xác
Phân chia trách nhiệm trách nhiệm
cho bộ phận nhận hàng
Kiểm tra và nhập kho đúng quy
định, và có ngƣời quan sát quá
trình nhập kho
Hoạt động nhận hóa đơn và theo dõi nợ phải trả
Nhận
hóa
đơn Ghi nhận hóa đơn Yêu cầu ngƣời bán có hóa đơn hợp
không đúng với nội nợ sai, phản ánh lệ
dung của nghiệp vụ chi phí phát sinh
Đối chiếu hóa đơn, phiếu giao hàng
sai
và đơn đặt hàng
Nhập liệu hóa đơn Phản ánh sai nợ Kiểm tra số tổng
có nhiều sai sót
phải trả, sai về Liên kết với nhà cung cấp
hàng mua
Đối chiếu với đơn đặt hàng, phiếu
giao hàng
Ghi nhận nợ sai và Thanh toán sai Đối chiếu với công nợ
không đúng thời cho nhà cung cấp,
Kiểm tra số tổng
điểm
sai số tiền
Hoạt động thanh toán tiền
Thanh toán cho Mất tiền
Đối chiếu phiếu giao hàng, đơn đặt
hàng chƣa đƣợc
Chi phí tăng hàng và hàng hóa thực nhận trƣớc
nhận
khi thanh toán
không hợp lý
Lập biên bản nhận hàng
Không hƣởng chiết Không nhận đƣợc Thông báo với NCC
khấu thanh toán
quyền lợi đáng Lƣu trữ hóa đơn theo ngày thanh
đƣợc nhận
toán
Thanh toán một hóa Chi phí phát sinh Đánh đấu chứng từ đã thanh tonas
đơn nhiều lần
tăng, mất tiền
Lƣu riêng hóa đơn chƣa thanh toán
Ghi nhận thanh toán Phản ánh không Thủ tục kiểm soat nhập liệu
sai
chính xác nợ phải Đối chiếu với nhà cung cấp
trả
Dùng phần số cũng nhƣ bằng chữ
78
cho số tiền trên hóa đơn
Thanh toán cho nhà Mất tiền
cung cấp không có
thật
Lập bộ chứng từ thanh toán
Lập danh sách nhà cung cấp
(Nguồn: Phòng kế toán- Công ty CP Đầu tư Xây dựng Viễn thông Cần Thơ)
79
Chƣơng 5:
CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG
TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG CP ĐẦU TƢ XÂY DỰNG VIỄN
THÔNG CẦN THƠ
5.1 ĐÁNH GIÁ TỔNG QUÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
TẠI CÔNG TY CP ĐẦU TƢ XÂY DỰNG VIỄN THÔNG CẦN THƠ
Trong khoản thời gian thực tập tại Công ty CP Đầu tƣ Xây dựng Viễn
thông Cần Thơ Em đã tìm hiểu về hệ thống thông tin kế toán tại Công ty và
kết hợp với những kiến thức Em đƣợc học ở trƣờng cũng nhƣ tham khảo tài
liệu có liên quan Em rút ra đƣợc ƣu điểm và nhƣợc điểm của hệ thống thông
tin kế toán tại công ty nhƣ sau:
5.1.1 Ƣu điểm
Sau đây là những ƣu điểm:
Trình tự luân chuyển chứng từ, kiểm soát các chứng từ trong các chu
trình doanh thu và chi phí tƣơng đối chặt chẽ.
Có sự phân chia rõ ràng trách nhiệm của từng nhân viên phê duyệt. Bộ
phận kế toán đƣợc tổ chức độc lập với ngân quỹ, không vi phạm nguyên tắc
bất kiêm nhiệm. Mỏi nhân viên phụ trách một phân hệ kế toán phù hợp với
trình độ năng lực chuyên môn.
Chỉ có nhân viên phòng kế toán mới có mật khẩu để đăng nhập vào
phần mềm. Căn cứ vào chức năng của từng kế toán, kế toán trƣởng phân
quyền xử lý các phân hệ kế toán trong phần mềm. Công tác kế toán luôn tuân
thủ các quy định, chế độ tài chính do Bộ Tài Chính ban hành. Cập nhật liên
tục, kịp thời những quy định mới của Bộ Tài Chính.
Chứng từ trong quy trình đầy đủ và hợp lệ. Tùy thuộc vào mỏi chứng
từ mà có số lƣợng liên khác nhau, ví dụ nhƣ: Hợp đồng bán hàng có 3 liên (1
liên khách hàng, 1 liên cho phòng kế toán, 1 liên giữ lại ở phòng kế hoạch),
Quyết định giao nhiệm vụ có 2 liên (1 liên cho phòng kế hoạch, 1 liên cho đội
thi công công trình),… Và điều này giúp cho quá trình kiểm soát thêm chặt
chẽ hơn, và có thể tránh một số rủi ro.
Chứng từ đƣợc ký duyệt rất cẩn thận bởi những ngƣời có thẩm quyền,
và đƣợc phân công trách nhiệm lƣu giữ cẩn thận.
Căn cứ vào chức năng của từng kế toán, kế toán trƣởng phân quyền xử
lý các phân hệ kế toán trong phần mềm.
80
Công tác kế toán luôn tuân thủ các quy định, chế độ tài chính do Bộ
Tài Chính ban hành. Cập nhật liên tục, kịp thời những quy định mới của Bộ
Tài chính.
Công tác hạch toán, ghi sổ và lập các báo cáo định kỳ theo quy định
cung cấp các thông tin chính xác, đầy đủ, kịp thời theo yêu cầu quản lý của
Nhà Nƣớc và ban lãnh đạo Công ty.
Trang thiết bị, máy móc nhƣ: máy tính, máy in, máy photo, máy
lạnh,… luôn đƣợc kiểm tra, bảo dƣỡng định kỳ để đảm trong tình trạng hoạt
động tốt nhất. Để đảm bảo đƣợc tính bảo mật, đầy đủ, an toàn cho dữ liệu kế
toán mỏi máy tính trong phòng kế toán đều đƣợc cài đặt phần mềm diệt virus
để bảo vệ. Tại Công ty, sau khi kết thúc năm kế toán tiến hành thành lập và in
các sổ kế toán theo quy định. Các chứng từ gốc đƣợc sắp xếp theo từng loại,
cơ sỡ dữ liệu kế toán đƣợc sao lƣu tại ổ cứng riêng của công ty nhằm dự
phòng khi có rủi ro (phầm mềm bị lỗi, mất dữ liệu,…) xảy ra nhằm bảo vệ hệ
thống phục hồi nhanh.
Công ty có sử dụng phần mềm kế toán để hổ trợ cũng nhƣ là giảm
lƣợng công việc và áp lực cho kế toán. Ngoài ra, phần mềm còn cung cấp chức
năng tự động đánh số chứng từ, chọn trong danh sách có sẵn, kiểm tra đầy đủ,
hợp lý,… làm giảm những sai sót trong quá trình nhập liệu nhƣ trùng chứng
từ, nhập sai. Khi kế toán có những sai sót trong quá trình nhập liệu và xử lý
phần mềm sẽ cảnh báo cho ngƣời kế toán biết để kịp thời sửa đổi cho chính
xác.
Nhìn chung Tổ chức hệ thống thông tin và luân chuyển chứng từ ở công
ty đƣợc tổ chức một cách khoa học, hợp lý và phù hợp với chế độ kế toán hiện
hành và trì h độ kế toán trong Công ty.
5.1.2 Tồn tại và nguyên nhân
Bên cạnh những ƣu điểm trong hệ thống thông tin kế toán, công ty vẫn
còn tồn tại một số hạn chế sau:
Đa số chứng từ có nhiều liên trong cả 2 chu trình đều không đánh số
thứ tự nhƣ: hợp đồng bán hàng (gồm 3 liên), quyết định giao nhiệm vụ (2
liên),… trong chu trình doanh thu. Đây cũng điểm yếu của Công ty và đều này
làm giảm đi tính chặc chẽ trong quá trình kiểm soát.
Trong chu trình doanh thu:
Ở khâu tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng, khi Phòng kế hoạch ký
kết hợp đồng với khách hàng thì chỉ có 2 bên Công ty đại diện là nhân viên
phòng kế hoạch và khách hàng. Trong khi đó đội thi công mới là những ngƣời
thực hiện công trình và họ sẽ hiểu đƣợc những yêu cầu và những khó khăn khi
81
thực hiện công trình. Nên khi ký kết hợp đồng cần có thêm đại diện của bộ
phận thi công để giảm bớt rủi ro khi ký kết hợp đồng xong nhƣng khi thực
hiện công trình thì gặp những khó khăn có thể là làm phát sinh thêm chi phí
khác và cũng có thể không thực hiện công trình đƣợc.
Hệ thống thông tin kế toán của công ty không có khâu chuyển đơn đặt
hàng cho thủ kho hoặc kế toán kho để thủ kho biết công ty còn đủ lƣợng hàng
để cung cấp hay không. Điều này có thể dẫn đến rủi ro nhận các đơn đặt hàng
mà công ty không có khả năng cung cấp hoặc phải giao hàng trễ hạn gây mất
uy tín của công ty.
Trong chu trình chi phí:
Khi bộ phận có nhu cầu mua hàng chỉ lập 1 liên và không có lƣu lại
phiếu yêu cầu mua hàng để đối chiếu khi nhận hàng.
Quá trình thanh toán tiền cho nhà cung cấp không có sự tham gia xét
duyệt thanh toán của giám đốc, vì vậy có thể xảy ra rủi ro là có sự thông đồng
giữa các nhân viên lấy cắp tiền.
Chứng từ trong 2 chu trình doanh thu và chu trình chi phí đều đúng
mẫu quy định, tuy nhiên trong số đó có một số chứng từ đó lại bắt gặp một số
chứng từ có thiếu sót trong quá trình ghi chép của nhân viên kế toán trong
công ty, và lúc ký xét duyệt cũng không phát hiện. Ví dụ cụ thể trƣờng hợp
Hóa đơn giá trị gia tăng ngày 30 tháng 12 năm 2013 xuất cho Công ty CP
Thiết kế Xây dựng nền móng DFC (phụ lục) còn một số thiếu sót nhƣ sau:
82
(Nguồn: Phòng kế toán- Cty CP Đầu tư Xây dựng Viễn thông Cần Thơ)
Hình 5.1 Hóa đơn thuế GTGT
Phần mềm kế toán chƣa đƣợc khai thác triệt để, có nhiều khâu kế toán
phải làm thủ công. Phần mềm kế toán ở công ty chủ yếu để lƣu giữ một số dữ
liệu căn bản nhƣ: danh sách hợp đồng, sổ chi tiết các khoản phải thu, phải trả,
83
các loại báo cáo công nợ, danh sách khách hàng,… Riêng phần báo cáo quản
trị thì hầu nhƣ kế toán không sử dụng đến.
5.2 MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG
TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TẠI CÔNG TY CP ĐẦU TƢ XÂY DỰNG
VIỄN THÔNG CẦN THƠ
5.2.1 Đối với công tác tổ chức chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ kế toán phải đƣợc kiểm tra chặt chẽ nhằm đảm bảo:
Tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ các chỉ tiêu phản ánh trên chứng từ.
Tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ.
Tính hợp lệ, hợp pháp của cá nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Việc chấp hành quy chế quản lý nội bộ chính xác và hợp pháp.
Định kỳ đối chiếu hóa đơn bán hàng cùng với hệ thống theo dõi hàng tồn
kho và tổ chức kiểm kê định kỳ chặt chẽ, giúp phát hiện ra những giao dịch
bán hàng mà không ghi nhận doanh thu. Việc phát hiện này sẽ làm giảm tình
trạng nhân viên cố tình chiếm dụng vốn của công ty.
Định kỳ đối chiếu doanh số theo kế toán với doanh số trên báo cáo bán
hàng của phòng tiêu thụ.
5.2.2
Đối với công tác tổ chức quá trình xử lý
Ngoài những quy định tài chính nội bộ, phòng tài chính kế toán nên phổ
biến các quy định tài chính cụ thể đối với từng dự án cụ thể cho nhân viên các
bộ phận có liên quan nhằm tạo hiệu quả trong các quá trình xử lý của chu trình
doanh thu cũng nhƣ chu trình chi phí
5.2.3 Đối với công tác tổ chức bộ máy
Đối với hệ thống mạng cần duy trì nhật ký ghi ngƣời sử dụng máy tính
và các chƣơng trình phần mềm. Những ngƣời sử dụng không đƣợc có chức
năng vào xem, xóa, sửa sổ, chỉ có bộ phận đƣợc giao nhiệm vụ mới đƣợc vào
chức năng này.
Đối với các tập tin đƣợc làm trên những mảng riêng biệt nên giao trách
nhiệm quản lý thông tin cho từng ngƣời trong bộ phận, nếu thông tin bị mất
hay truyền ra bên ngoài thì ngƣời đó phải chịu trách nhiệm.
Thực hiện đánh giá năng lực của nhân viên ở từng khâu, từng công
việc và mức độ phát triển cũng nhƣ khả năng gắn bó lâu dài với công ty. Từ đó
phân loại và đƣa ra nhận xét về sự thiếu hụt nhân sự. Trên cơ sở đó xây dựng
kế hoạch đào tạo cụ thể cho từng bộ phận phù hợp với tốc độ phát triển của
công ty. Việc xét chọn ngƣời cần công khai và dân chủ.
84
Khi công ty có nhu cầu tuyển dụng nhân sự vào làm công tác kế toán,
cần lựa chọn những ngƣời có đủ những tố chất phù hợp với công việc kế toán
nhƣ: phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, phẩm chất đạo đức nghề nghiệp,
trung thực, cẩn thận, nhiệt tình nhằm hạn chế những rủi ro xảy ra cho công ty
sau này. Nhân viên sau khi đƣợc tuyển dụng cần đƣợc đào tạo vững chắc các
quy trình nghiệp vụ, nội quy cơ quan và phải trải qua thời gian tập sự cần thiết
để có thể đảm nhận công việc tốt. Định kỳ công ty thực hiện đánh giá cán bộ
về các mặt: Theo dõi việc tuân thủ chấp hành các chính sách, quy định, quy
trình nghiệp vụ, chấp hành nội quy lao động; thái độ, trách nhiệm với công
việc đƣợc giao hằng ngày, tƣ cách cán bộ, đạo đức nghề nghiệp; các phản ánh
của khách hàng, các phòng ban liên quan, trong việc phối hợp công tác đối với
đồng nghiệp…
Cán bộ kế toán phải tuân thủ tuyệt đối chế độ bảo mật thông tin, chỉ
đƣợc phép truy cập những thông tin, dữ liệu theo đúng cấp độ đƣợc quy định.
Tuyệt đối chấp hành nội quy công nghệ thông tin: sử dụng mật khẩu đúng quy
định, không để ngƣời khác biết mật khẩu cũng nhƣ không đƣợc sử dụng mật
khẩu của ngƣời khác.
5.2.4 Đối với công tác tổ chức hệ thống báo cáo
Cuối mỗi quý hay sáu tháng cần lập báo cáo doanh thu, chi phí theo từng
bộ phận, so sánh giữa các kỳ báo cáo với nhau để đánh giá hiệu quả hoạt động
giữa các bộ phận.
Ngoài ra, Công ty cần lập một bộ phận kế toán quản trị để chuyên sâu
vào việc kiểm soát chi phí, lập dự toán và báo cáo phân tích phục vụ việc ra
quyết định của ban lãnh đạo. Công ty cần lập thêm các báo cáo phân tích nhƣ:
báo cáo phân tích chi phí sản xuất (chi phí NVLTT, chi phí NCTT, chi phí
SXC). Trong đó, báo cáo có sự so sánh, phân tích số thực tế so với dự toán,
nêu rõ nguyên nhân biến động chi phí và biện pháp khắc phục nhằm kiểm soát
và tối thiểu hoá chi phí. Kế toán hạn chế mở nhiều tài khoản chi phí chi tiết.
Tuy nhiên để có thể theo dõi từng chi phí riêng và lập báo báo về tình hình sử
dụng chi phí cụ thể nhằm giúp nhà quản trị có cái nhìn chi tiết hơn trong quản
lý các loại chi phí sản xuất phát sinh.
85
Chƣơng 6:
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ
6.1 KẾT LUẬN
Cùng với sự phát triển không ngừng của nền kinh tế thì hệ thống thông
tin kế toán cũng không nằm ngoài sự vận động đó. Giữ vai trò quan trọng
trong hệ thống thông tin kế toán thì ngƣời làm kế toán cần đƣợc thay đổi về
nội dung và phƣơng pháp kế toán để bắt kịp với tốc độ phát triển chung đó.
Sau khi thực hiện đề tài “ Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại công
ty CP Đầu tƣ Xây dựng Viễn thông Cần Thơ” cho thấy một cái nhìn tổng quát
về cách thức tổ chức kế toán cũng nhƣ quá trình luân chuyển chứng từ và hệ
thống báo cáo sổ sách của công ty. Với những thủ tục kiểm soát để có thể
kiểm soát đƣơc các rủi ro, sai sót thì công ty đã đạt đƣợc những hiệu quả nhất
định bên cạnh những mặt hạn chế công ty cần khắc phục.
Qua thời gian thực tập tại phòng kế toán Công Ty CP Đầu tƣ Xây dựng
Viễn thông Cần Thơ, bƣớc đầu em đã làm quen với công việc của ngƣời cán
bộ kế toán, dựa trên kiến thức đã học ở trƣờng và tìm hiểu hoạt động thực tế
của công ty em đã trình bày một số ý kiến nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin
tập hợp chi phí sản xuất ở công ty.
Do kiến thức có hạn và chƣa thật sự có nhiều kinh nghiệm về thực tế,
nên những phân tích và giải pháp em nêu ra chƣa thật cụ thể và không thể
tránh khỏi những thiếu sót. Em cũng hiểu việc áp dụng các lý thuyết vào thực
tế là không dễ dàng và không đƣợc cứng nhắc, đòi hỏi cần nhiều thời gian
nghiên cứu, trải nghiệm. Chính vì thế có những vấn đề nào em chƣa phản ánh
đƣợc sâu sắc, toàn diện mong đƣợc thầy cô, anh chị thông cảm và góp ý để em
có thể nâng cao hiểu biết của mình.
6.2 KIẾN NGHỊ
6.2.1
Đối với công ty
Chú trọng hơn công tác lƣu trữ dữ liệu và kế hoạch dự phòng dữ liệu
tránh những rủi ro đang tiếc có thể xãy ra.
Tìm các phƣơng hƣớng phát triển các hoạt động kiểm soát chặt chẽ
hơn góp phần ngày càng nâng cao chất lƣợng hệ thống thông tin kế toán.
Thực hiện phân công nhiệm vụ giữa các bộ phận chức năng: ngƣời lập
chứng từ, ngƣời xét duyệt chứng từ và ngƣời bảo quản tài sản với ngƣời kiểm
soát riêng biệt chặt chẽ hơn.
Giảm bớt số lƣợng công việc trên một nhân viên bằng cách tuyển thêm
nhân viên nhằm hạn chế các sai phạm do áp lực công việc.
86
6.2.2
Đối với nhà nƣớc
Sớm xây dựng chế độ kế toán ổn định, các chuẩn mực kế toán phù hợp
với thực trạng đất nƣớc và hệ thống chuẩn mực kế toán quốc tế. Tạo điều kiện
cho các đơn vị thực hiện dễ dàng hơn công tác kế toán, và thuận lợi cho các
doanh nghiệp trong việc hợp tác với các dự án nƣớc ngoài.
87
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Phan Đức Dũng (2009), Kế toán tài chính, Nhà xuất bản Thống kê, Đại học
Quốc gia TP. HCM, Khoa Kinh tế
2. TS. Phan Đức Dũng, 2007. Kế toán chi phí giá thành. TP.Hồ Chí Minh:
Nhà xuất bản thống kê.
3. Th.S. Bùi Văn Trƣờng, 2008. Kế toán chi phí. TP.Hồ Chí Minh: Nhà xuất
bản Lao Động-Xã Hội.
4. TS. Bùi Văn Dƣơng, TS. Võ Minh Hùng (2007), Hướng dẫn thực hành kế
toán tài chính, Nhà xuất bản Thống kê
5. Th.S. Lê Phƣớc Hƣơng, 2011. Giáo trình hệ thống thông tin kế toán phần 2.
Đại học Cần thơ
6. Trần Quốc Dũng, 2009. Bài giảng Tổ chức thực hiện công tác kế toán. Đại
học Cần thơ.
7. Th.S.Phan Thị Ánh Nguyệt, 2010. Giáo trình hệ thống thông tin kế toán 1.
Đại học Cần thơ.
88
PHỤ LỤC
Phụ lục 1: Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2011
89
Phụ lục 2: Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2012
90
Phụ lục 3: Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2013
91
Phụ lục 4: Hóa đơn GTGT
92
Phụ lục 5: Phiếu thu tiền mặt
93
Phụ lục 6: Phiếu chi tiền mặt
94
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
-------------------------------------Cần Thơ, ngày
tháng
năm 200
BIÊN BẢN
NGHIỆM THU HOÀN THÀNH CÔNG TRÌNH, SẢN PHẨM
Tên công trình hoặc hạng mục công trình :
Thuộc Dự án hoặc Thiết kế kỹ thuật - Dự toán:
Đƣợc phê duyệt theo Quyết định số ..../200.../QĐ-ĐĐBĐ ngày ...
tháng ..năm 200.. của cơ quan chủ quản đầu tƣ hoặc cơ quan chủ đầu tƣ (nếu
đƣợc phần cấp).
- Chủ đầu tƣ công trình:
- Đơn vị thi công:
Các bên tiến hành nghiệm thu:
- Đại diện chủ đầu tƣ: (nêu rõ họ tên và chức vụ)
- Đại diện bên thi công: (nêu rõ họ tên và chức vụ)
Các bên lập biên bản nghiệm thu công trình nhƣ sau:
1. Công tác thi công công trình: (nêu rõ tên các công đoạn đã thi công).
2. Các bên đã xem xét các văn bản và các sản phẩm sau đây:
a. Các văn bản:
- Báo cáo Tổng kết kỹ thuật của đơn vị thi công;
- Báo cáo kiểm tra nghiệm thu chất lƣợng công trình sản phẩm của đơn
vị thi công;
- Báo cáo thẩm định chất lƣợng công trình sản phẩm của chủ đầu tƣ;
- Báo cáo giám sát thi công, quản lý chất lƣợng công trình sản phẩm của
chủ đầu tƣ hoặc Báo cáo kiểm tra kỹ thuật, xác nhận khối lƣợng và chất lƣợng
sản phẩm của đơn vị hợp đồng với chủ đầu tƣ (nếu có);
- Hồ sơ nghiệm thu của đơn vị thi công;
- Báo cáo xác nhận việc sửa chữa của chủ đầu tƣ hoặc của đơn vị hợp
đồng với chủ đầu tƣ (nếu có);
95
- Biên bản giao nộp sản phẩm hoặc phiếu nhập kho đối với sản phẩm.
b. Khối lƣợng, mức khó khăn và chất lƣợng các sản phẩm của các hạng
mục công việc đã thẩm định:
TT
1
2
Hạng mục công việc
Đơn vị
tính
Thiết kế KTDT phê duyệt
Mức
KK
Khối
lƣợng
Thi công
Mức
KK
Khối Chất
lƣợng lƣợng
(Nêu cụ thể tên các hạng
mục công việc)
3
3. Trên cơ sở nghiên cứu các tài liệu kiểm tra nghiệm thu, các bên xác nhận
những điểm sau đây:
a. Về thời gian thực hiện công trình:
Bắt đầu:
ngày ... .. tháng ... năm 200..
Kết thúc:
ngày ...... tháng ... năm 200..
b. Về khối lƣợng đã hoàn thành: (nêu cụ thể tên các hạng mục công việc)
c. Về chất lƣợng: (nêu kết luận chung về chất lƣợng của các hạng mục
công việc đạt yêu cầu hay không đạt yêu cầu kỹ thuật theo Thiết kế kỹ thuật Dự toán đã đƣợc duyệt .
- Chấp nhận để tồn tại: (nếu có)
- Chất lƣợng sản phẩm: không đạt yêu cầu nhƣng vẫn chấp nhận (nếu có)
d. Sản phẩm giao nộp: cần kết luận về mức độ đầy đủ về số lƣợng và bảo
đảm chất lƣợng theo quy định của Quy phạm và của Thiết kế kỹ thuật - Dự
toán công trình đã đƣợc phê duyệt.
đ. Mức độ khó khăn: cần nêu cụ thể mức độ khó khăn của từng hạng mục
công việc hoặc chấp nhận mức độ khó khăn theo Thiết kế kỹ thuật - Dự toán
đã đƣợc duyệt
e. Về những thay đổi trong quá trình thi công so với thiết kế: (nếu có)
Chấp nhận để tồn tại: (nếu có)
- Về khối lƣợng phát sinh (nếu có)
- Về việc thay đổi thiết kế đã đƣợc duyệt ....(nếu có)
4. Kết luận:
- Chấp nhận nghiệm thu các sản phẩm với khối lƣợng hoàn thành nêu ở
mục 2.b
96
- Chấp nhận loại khó khăn của các hạng mục công việc: (cần nêu cụ thể
mức độ khó khăn của từng hạng mục công việc hoặc chấp nhận mức độ khó
khăn theo Thiết kế kỹ thuật - Dự toán đã đƣợc duyệt).
ĐẠI DIỆN ĐƠN VỊ THI
CÔNG
(Ghi rõ chức vụ)
(ký tên, đóng dấu)
ĐẠI DIỆN CHỦ ĐẦU TƢ
(Ghi rõ chức vụ)
(ký tên, đóng dấu)
97
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------------
CTY CP CTC
---------------------------Số:
BIÊN BẢN BÀN GIAO
Cần Thơ, Ngày tháng năm
- Căn cứ theo đơn đặt hàng số:
- Căn cứ vào Hoá đơn số
Hôm nay, Ngày tháng năm
Địa điểm:
BÊN GIAO HÀNG: Công ty CP Đầu tƣ Xây Dựng Viễn thông Cần Thơ
1. Ông (bà): .................................................... Chức vụ: .............................................
2. Ông (bà): .................................................... Chức vụ: .............................................
BÊN NHẬN HÀNG: ........................................................................................................
3. Ông (bà): .................................................... Chức vụ: .............................................
4. Ông (bà): .................................................... Chức vụ: .............................................
Cùng nhau tiến hành bàn giao:……………………………
-
Về số lƣợng: .
Về chủng loại, quy cách: .
Về bảo hành:
Biên bản đƣợc lập thành 03 bản có giá trị nhƣ nhau
BÊN NHẬN
BÊN GIAO
ĐẠI DIỆN
NGƢỜI GIAO
ĐẠI DIỆN
NGƢỜI NHẬN
(ký và ghi rõ họ tên) (ký và ghi rõ họ tên) (ký và ghi rõ họ tên) (ký và ghi rõ họ tên)
98
LỜI CẢM TẠ
Trong quá trình thực hiện luận văn, em đã nhận đƣợc sự hƣớng dẫn, hỗ
trợ thông tin từ cô Lê Phƣớc Hƣơng-giáo viên hƣớng dẫn, cũng nhƣ quý Thầy,
Cô Bộ môn Kế toán Kiểm toán, Khoa Kinh tế-QTKD trƣờng Đại học Cần
Thơ. Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến cô Lê Phƣớc Hƣơng-giáo viên
hƣớng dẫn trực tiếp, ngƣời đã tận tình giúp đỡ và hƣớng dẫn em trong suốt
quá trình nghiên cứu và hoàn thành luận.
Em xin chân thành cảm ơn các Thầy. Cô Khoa Kinh tế -QTKD, cùng các
Thầy, Cô trƣờng Đại học Cần Thơ đã hƣớng dẫn và chỉ dạy em trong thời gian
học tại Trƣờng, giúp em có đƣợc những kiến thức cơ bản và chuyên sâu, để
em có đủ kiến thức hoàn thành luận văn này. Đồng thời em xin cảm ơn các
anh, chị Khoa Kinh tế -QTKD đã có những chỉ dẫn thêm cho em để hoàn thiện
hơn chuyên đề của mình.
Song song với tấm chân tình của các Thầy, Cô em còn nhận đƣợc sự
giúp đỡ nhiệt tình của các Cô, Chú, Anh, Chị trong Công Ty TNHH Công
Nghiệp Thuỷ Sản Miền Nam đã hƣớng dẫn và luôn tạo điều kiện thuận lợi cho
em trong suốt thời gian thực tập tại công ty. Em xin chúc cho mọi ngƣời luôn
hoàn thành tốt công việc của mình và công ty ngày càng phát triển hơn nữa
trong tƣơng lai. Trân trọng cảm ơn!
Cần Thơ, ngày ….. tháng ….. năm …..
Ngƣời thực hiện
Nguyễn Văn Vủ Linh
i
TRANG CAM KẾT
Em xin cam kết luận văn này đƣợc hoàn thành dựa trên các kết quả
nghiên cứu của em và các kết quả nghiên cứu này chƣa đƣợc dùng cho bất cứ
luận văn cùng cấp nào khác.
Cần Thơ, ngày ….. tháng ….. năm …..
Ngƣời thực hiện
ii
NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
....................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
....................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
....................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
....................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
....................................................................................................
TP.Cần Thơ, ngày tháng năm 2014
THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ
(Ký tên và đóng dấu)
iii
MỤC LỤC
Trang
Chƣơng 1: ......................................................................................................... 1
GIỚI THIỆU .................................................................................................... 1
1.1
ĐẶT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU ............................................................. 1
1.2
MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU .................................................................. 2
1.2.1
Mục tiêu chung ................................................................................ 2
1.2.2
Mục tiêu cụ thể ................................................................................ 2
1.3
PHẠM VI NGHIÊN CỨU .................................................................... 2
1.3.1
Không gian nghiên cứu................................................................... 2
1.3.2
Thời gian nghiên cứu ...................................................................... 2
1.3.3
Đối tƣợng nghiên cứu ..................................................................... 2
1.4
LƢỢC KHẢO TÀI LIỆU ..................................................................... 2
Chƣơng 2: ......................................................................................................... 4
CƠ SỞ LÍ LUẬN VÀ PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ............................. 4
2.1
CƠ SỞ LÍ LUẬN ................................................................................... 4
2.1.1
Giới thiệu sơ lƣợc về hệ thống thông tin kế toán ......................... 4
2.1.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin và hệ thống thông tin kế toán ........ 4
2.1.1.2 Đặc điểm của hệ thống thông tin kế toán ....................................... 6
2.1.1.3 Chức năng của hệ thống thông tin kế toán .................................... 6
2.1.1.4 Phân loại hệ thống thông tin kế toán.............................................. 7
2.1.2
thu
Giới thiệu về hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh
……………………………………………………………………...8
2.1.2.1 Giới thiệu các hoạt động kinh tế trong chu trình doanh thu ......... 8
2.1.2.2 Tổ chức kế toán xử lý nghiệp vụ ..................................................... 9
2.1.3
Giới thiệu về hệ thống thông tin kế toán trong chu trình chi phí
…………………………………………………………………….12
2.1.3.1 Giới thiệu các hoạt động kinh tế trong chu trình chi phí ............ 12
2.1.3.2 Tổ chức kế toán xử lý nghiệp vụ ................................................... 13
2.1.4 Giới thiệu về hệ thống thông tin kế toán trong chu trình tài
chính …………………………………………………………………….16
2.1.4.1 Vốn vay và vốn chủ sở hữu ........................................................... 16
2.1.4.2 Hệ thống tài khoản cố định ........................................................... 17
2.1.4.3 Hệ thống báo cáo tài chính ........................................................... 17
2.1.5
Tổng quan về phần mềm Fast Accounting 2005.f ...................... 18
iv
2.2
PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ...................................................... 22
2.2.1
Phƣơng pháp thu thập số liệu ...................................................... 22
2.2.2
Phƣơng pháp phân tích số liệu .................................................... 22
2.2.2.1 Phƣơng pháp thống kê mô tả ....................................................... 22
2.2.2.2 Phƣơng pháp so sánh .................................................................... 22
Chƣơng 3: ....................................................................................................... 23
GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ CÔNG TY CP ĐẦU TƢ XÂY DỰNG
VIỄN THÔNG CẦN THƠ ............................................................................ 23
3.1
LỊCH SỬ HÌNH THÀNH ................................................................... 23
3.1.1
Thông tin chung ............................................................................ 23
3.1.2
Lịch sử hình thành và phát triển của CTY CP ĐT&XD VT CT
…………………………………………………………………….23
3.1.2.1 Công ty Xây lắp Bưu Điện Cần Thơ ............................................. 23
3.1.2.2 Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng Viễn thông Cần Thơ ....... 23
3.2 CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ CHỨC NĂNG HOẠT ĐỘNG CÁC
PHÒNG BAN ................................................................................................. 24
3.2.1
Cơ cấu tổ chức ............................................................................... 24
3.2.2
Chức năng hoạt động các phòng ban .......................................... 24
3.2.2.1 Đại hội đồng cổ đông ..................................................................... 24
3.2.2.2 Hội động quản trị ........................................................................... 25
3.2.2.3 Ban điều hành ................................................................................ 25
3.2.2.4 Ban kiểm soát ................................................................................. 25
3.2.2.5 Các phòng ban ............................................................................... 25
3.3
NGÀNH NGHỀ KINH DOANH CỦA CTY CP ĐT&XD VT CT.. 27
3.4
TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN ........................................................ 28
3.4.1
Sơ đồ tổ chức ................................................................................. 28
3.4.2
Chế độ kế toán và hình thức ghi sổ kế toán ................................ 28
3.4.3
Phƣơng pháp tổ chức bộ máy kế toán......................................... 29
3.5
ĐIỀU KIỆN KỸ THUẬT .................................................................... 30
3.6
SƠ LƢỢC KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH32
3.7
THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN VÀ ĐỊNH HƢỚNG PHÁT TRIỂN ... 35
3.7.1
Thuận lợi ........................................................................................ 35
3.7.2
Khó khăn ....................................................................................... 36
3.7.3
Định hƣớng phát triển .................................................................. 36
Chƣơng 4: ....................................................................................................... 37
v
THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG
TY CP ĐẦU TƢ XÂY DỰNG VIỄN THÔNG CẦN THƠ ........................ 37
4.1 PHÂN TÍCH CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY CP ĐẦU
TƢ XÂY DỰNG VIỄN THÔNG CẦN THƠ .............................................. 37
4.1.1
Tổ chức quá trình xử lý trong chu trình doanh thu .................. 37
4.1.1.1 Lưu đồ quy trình xử lý ................................................................... 38
4.1.1.2 Giới thiệu các tập tin và mối quan hệ của các tập tin trong chu
trình doanh thu ............................................................................................ 46
4.1.2
Hệ thống chứng từ, báo cáo, sổ sách trong chu trình doanh thu
…………………………………………………………………….53
4.1.2.1 Chứng từ sử dụng trong chu trình doanh thu.............................. 53
4.1.2.2 Báo cáo trong chu trình doanh thu ............................................... 54
4.1.3
Các hoạt động kiểm soát trong chu trình doanh thu ................. 65
4.1.3.1 Mục tiêu kiểm soát ......................................................................... 65
4.1.3.2 Các hoạt động kiểm soát ................................................................ 65
4.2
PHÂN TÍCH CHU TRÌNH CHI PHÍ ................................................ 67
4.2.1
Tổ chức quá trình xử lý trong chu trình chi phí ........................ 67
4.2.1.1 Lưu đồ quy trình xử lý ................................................................... 68
4.2.1.2 Giới thiệu các tập tin và mối quan hệ của các tập tin trong chu
trình chi phí ................................................................................................. 74
4.2.2
Hệ thống chứng từ, báo cáo, sổ sách trong chu trình chi phí ... 74
4.2.2.1 Chứng từ sử dụng trong chu trình chi phí ................................... 74
4.2.2.2 Báo cáo trong chu trình chi phí .................................................... 75
4.2.2.3 Sổ sách trong chu trình chi phí ..................................................... 77
4.2.3
Các hoạt động kiểm soát trong chu trình chi phí ...................... 77
4.2.3.1 Mục tiêu kiểm soát ......................................................................... 77
4.2.3.2 Các hoạt động kiểm soát ................................................................ 77
Chƣơng 5: ....................................................................................................... 80
CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ
TOÁN TẠI CÔNG CP ĐẦU TƢ XÂY DỰNG VIỄN THÔNG CẦN THƠ
.......................................................................................................................... 80
5.1 ĐÁNH GIÁ TỔNG QUÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
TẠI CÔNG TY CP ĐẦU TƢ XÂY DỰNG VIỄN THÔNG CẦN THƠ .. 80
5.1.1
Ƣu điểm .......................................................................................... 80
5.1.2
Tồn tại và nguyên nhân ................................................................ 81
vi
5.2 MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG
THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TẠI CÔNG TY CP ĐẦU TƢ XÂY
DỰNG VIỄN THÔNG CẦN THƠ ............................................................... 84
5.2.1
Đối với công tác tổ chức chứng từ kế toán ................................. 84
5.2.2
Đối với công tác tổ chức quá trình xử lý ..................................... 84
5.2.3
Đối với công tác tổ chức bộ máy .................................................. 84
5.2.4
Đối với công tác tổ chức hệ thống báo cáo.................................. 85
Chƣơng 6: ....................................................................................................... 86
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ ....................................................................... 86
6.1 KẾT LUẬN ............................................................................................. 86
6.2 KIẾN NGHỊ............................................................................................ 86
6.2.1
Đối với công ty ............................................................................... 86
6.2.2
Đối với nhà nƣớc ........................................................................... 87
PHỤ LỤC........................................................................................................ 89
Phụ lục 1: Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2011 .... 89
Phụ lục 2: Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2012 .... 90
Phụ lục 3: Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2013 .... 91
Phụ lục 4: Hóa đơn GTGT ............................................................................ 92
Phụ lục 5: Phiếu thu tiền mặt ....................................................................... 93
Phụ lục 6: Phiếu chi tiền mặt ........................................................................ 94
vii
DANH MỤC HÌNH
Trang
Hình 2.1 Sơ đồ quá trình xử lý dữ liệu của hệ thống thông tin kế toán ............. 4
Hình 3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức- Công ty CP Đầu tƣ Xây dựng Viễn thông Cần
Thơ ................................................................................................................... 24
Hình 3.2 Sơ đồ bộ máy kế toán ....................................................................... 28
Hình 3.3 Sơ đồ hình thức kế toán chứng từ ghi sổ .......................................... 29
Hình 3.4 Sơ đồ mối liên kết giữa các phân hệ trong Fast Accounting 2005. .. 31
Hình 4.1a Lƣu đồ hoạt động nhận đặt hàng của khách hàng.......................... 38
Hình 4.1b Lƣu đồ hoạt động nhận đặt hàng của khách hàng ........................ 39
Hình 4.2 Lƣu đồ hoạt động giao hàng cho khách hàng ................................. 41
Hình 4.3 Lƣu đồ hoạt động lập hóa đơn bán hàng theo dõi nợ khách hàng .. 43
Hình 4.4 lƣu đồ hoạt động nhận tiền thanh toán của khách hàng .................. 45
Hình 4.5 Mối quan hệ các tập tin trong chu trình doanh thu ......................... 46
Hình 4.6: Cơ cấu doanh thu trong quí 4 của Công ty ...................................... 57
Hình 4.7 Lợi nhuận từ các hoạt động trong kỳ .............................................. 58
Hình 4.8a Lƣu đồ hoạt đặt hàng với nhà cung cấp ........................................ 68
Hình 4.8b Lƣu đồ hoạt đặt hàng với nhà cung cấp ........................................ 69
Hình 4.9 Lƣu đồ hoạt động nhận hàng từ nhà cung cấp ................................ 70
Hình 4.10 Lƣu đồ hoạt động nhận hóa đơn, theo dõi công nợ ...................... 71
Hình 4.11 Lƣu đồ hoạt động thanh toán cho nhà cung cấp ........................... 73
Hình 4.12: Hình thể hiện mối quan hệ của các tập tin..................................... 74
Hình 5.1 Hóa đơn thuế GTGT ........................................................................ 83
viii
DANH MỤC BẢNG
Trang
Bảng 3.1: Tình hình hoạt động kinh doanh giai đoạn 2011-2013 ................... 33
Bảng 3.2: Tỷ lệ chi phí trên doanh thu bán hàng ............................................. 34
Bảng 4.1: Tổng kết số lƣợng và giá trị hợp đồng qua 3 năm .......................... 37
Bảng 4.2: Bảng số liệu mô tả tập tin khách hàng ............................................ 47
Bảng 4.3: Bảng số liệu mô tả tập tin khách hàng ............................................ 48
Bảng 4.4: Bảng số liệu mô tả tập tin hóa đơn chi tiết ...................................... 49
Bảng 4.5: Bảng số liệu mô tả tập tin thanh toán .............................................. 52
Bảng 4.6: Báo cáo tổng doanh thu bán hàng, lợi nhuận quý 4 năm 2013 của
công ty CTU..................................................................................................... 55
Bảng 4.8: Tổng giá trị nhập nguyên vật liệu ................................................... 67
Bảng 4.9: các hoạt động kiểm soát của chu trình chi phí ................................ 77
ix
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
CTY CTC
Cty
HĐKD
SXKD
Doanh thu BH và CCDV
Đvt
NH
TMCP
TK
TNDN
DTT
GVHB
LNST
QLDN
TSCĐ
GTCT
ĐBSCL
VPP
GĐ
PKH
BBNH
ĐĐH
:
Công Ty Cổ Phần Đầu Tƣ và Xây Dựng
Viễn Thông Cần Thơ.
:
công ty
:
Hoạt động kinh doanh
:
Sản xuất kinh doanh
:
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
:
Đơn vị tính
:
Ngân hàng
:
Thƣơng Mại Cổ Phần
:
Tài khoản
:
Thu nhập doanh nghiệp
:
Doanh thu thuần
:
Giá vốn hàng bán
:
Lợi nhuận sau thuế
:
Quản lý doanh nghiệp
:
Tài sản cố định
:
Giá trị công trình
:
Đồng bằng sông Cửu Long
:
Văn phòng phẩm
:
Giám Đốc
:
Phòng kế hoạch
:
Biên bản nghiệm thu
:
Đơn đặt hàng
x
[...]... MÁY KẾ TOÁN 3.4.1 Sơ đồ tổ chức KẾ TOÁN TRƢỞNG KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN CÔNG NỢ KẾ TOÁN TSCĐ VÀ CCDC KẾ TOÁN VẬT TƢ KẾ TOÁN TIỀN GỬI NGÂN HÀNG KẾ TOÁN THANH TOÁN KẾ TOÁN TIỀN LƢƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƢƠNG KẾ TOÁN CÔNG NỢ KẾ TOÁN XDCB THỦ QUỸ THỦ KHO (Nguồn: phòng kế toán Công ty CP Đầu tư Xây dựng Viễn thông Cần Thơ) Hình 3.2 sơ đồ bộ máy kế toán 3.4.2 Chế độ kế toán và hình thức ghi sổ kế toán. .. cấp đƣợc thu thập từ: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh qua năm 2011, 2012 và 2013 do công ty CP đầu tƣ xây dựng viễn thông Cần Thơ Các báo cáo nội bộ của công ty CP đầu tƣ xây dựng viễn thông Cần Thơ Số liệu sơ cấp: phỏng vấn, quan sát nhân viên Phòng Kế toán tại công ty CP đầu tƣ xây dựng viễn thông Cần Thơ Ngoài ra, trong đề tài còn sử dụng số liệu, thông tin từ sách, tạp chí chuyên ngành,... hợp, phân hệ kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu, phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả, phân hệ kế toán hàng tồn kho, phân hệ kế toán chi phí và tính giá thành, phân hệ kế toán TSCĐ, phân hệ kế toán chủ đầu tƣ, phân hệ báo cáo thuế Sau đây là sơ đồ mối liên kết giữa các phân hệ trong Fast Accounting 2005.f Vốn bằng tiền Phiếu thu, chi Báo có, nợ... về việc chuyển Công ty Xây lắp Bƣu Điện tỉnh Cần Thơ thành Công ty Cổ phần Đầu tƣ – Xây dựng Viễn thông Cần Thơ Quyết định số 121/QĐ-KTTKTC-HĐQT ngày 22 tháng 04 năm 2004 của Hội Đồng Quản Trị Tổng Công ty Bƣu chính Viễn thông Việt Nam về việc góp vốn vào Công ty Cổ phần Đầu tƣ – Xây dựng Viễn thông Cần Thơ Đăng ký kinh doanh số 5703000123 của Sở Kế hoạch và Đầu tƣ Thành phố Cần Thơ về việc cấp... PHÒNG KỸ THUẬT ĐỘI CÔNG TRÌNH CỬA HÀNG (Nguồn: phòng kế toán Công ty CP Đầu tư Xây dựng Viễn thông Cần Thơ) Hình 3.1 sơ đồ cơ cấu tổ chức- Công ty CP Đầu tƣ Xây dựng Viễn thông Cần Thơ 3.2.2 Chức năng hoạt động các phòng ban 3.2.2.1 Đại hội đồng cổ đông Là cơ quan có thẩm quyền cao nhất quyết định mọi vấn đề quan trọng của công ty theo luật doanh nghiệp và điều lệ công ty, là cơ quan thông qua những chủ... quy định của chế độ kế toán tài chính doanh nghiệp Để thuận tiện cho công tác kế 28 toán tại công ty, công ty Cổ phần Đầu tƣ xây dựng Viễn Thông Cần Thơ đã áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ Căn cứ vào chứng từ gốc đã kiểm tra kế toán tiền hành ghi chép vào sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp để cho ra tài liệu cuối cùng là Bảng báo cáo tài chính Sau đây là sơ đồ hạch toán theo hình thức... Phân hệ kế toán chủ đầu tƣ Chức năng: phân hệ kế toán chủ đầu tƣ dùng để phục vụ các quản lý các dự án /công trình Cập nhật số liệu: Các chứng từ phát sinh đƣợc cập nhật ở các phân hệ nghiệp vụ tƣơng ứng Ngoài ra còn phải cập nhật các thông tin liên quan đến dự toán công trình, sổ kế hoạch và các số dƣ, số phát sính lũy kế đầu kỳ,… Phân hệ kế toán chủ đầu tƣ cho phép lên các báo cáo sau: Sổ sách kế. .. CTY CP ĐT&XD VT CT 3.1.2.1 Công ty Xây lắp Bưu Điện Cần Thơ Quyết định số 1755/QĐ-TCCB ngày 10 tháng 09 năm 1994 của Tổng Công ty Bƣu chính Viễn thông Việt Nam về việc thành lập Công ty Xây lắp, sữa chữa, bảo dƣỡng thiết bị thông tin thuộc Bƣu Điện tỉnh Cần Thơ Đăng ký kinh doanh số 306007 ngày 09 tháng 12 năm 1996 của Sở Kế hoạch và Đầu tƣ tinh Cần Thơ về việc cấp đăng ký kinh doanh cho Công ty. .. Quản lý phân quyền cho ngƣời sử dụng Phân hệ kế toán tổng hợp Chức năng: Phân hệ kế toán tổng hợp dung để cập nhật các chứng từ chung, liên kết số liệu với các phân hệ khác để lên các báo cáo tài chính Phần lớn các chứng từ đƣợc cập nhật ở các phân hệ khác và chuyển thông tin về phân hệ kế toán tổng hợp để lên các báo cáo tài chính và các sổ kế toán Ở phân hệ kế toán tổng hợp ngƣời ta sử dụng có thể... GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ CÔNG TY CP ĐẦU TƢ XÂY DỰNG VIỄN THÔNG CẦN THƠ 3.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH 3.1.1 Thông tin chung Tên công ty: Công ty Cổ phần Đầu tƣ – Xây dựng Viễn thông Cần Thơ Tên giao dịch: CANTHO TELECOMMUNICATION CONSTRUCSION AND INVESTMENT JOINT – STOCK COMPANY Tên viết tắt: CTC Địa chỉ trụ sở chính: 102 Cách Mạng Tháng 8, phƣờng Cái Khế, quận Ninh Kiều, Thành phố Cần Thơ Điện thoại: (070).823222, ... 4: THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CP ĐẦU TƢ XÂY DỰNG VIỄN THÔNG CẦN THƠ 4.1 PHÂN TÍCH CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY CP ĐẦU TƢ XÂY DỰNG VIỄN THÔNG CẦN THƠ 4.1.1 Tổ chức... 2013 công ty CP đầu tƣ xây dựng viễn thông Cần Thơ Các báo cáo nội công ty CP đầu tƣ xây dựng viễn thông Cần Thơ Số liệu sơ cấp: vấn, quan sát nhân viên Phòng Kế toán công ty CP đầu tƣ xây dựng. .. báo cáo công ty CP đầu tƣ xây dựng viễn thông Cần Thơ Phân tích rủi ro xảy trình thực công ty CP đầu tƣ xây dựng viễn thông Cần Thơ Đề biện pháp để hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán quản