- Về số lƣợng:
4.2.3 Các hoạt động kiểm soát trong chu trình chi phí
4.2.3.1 Mục tiêu kiểm soát
Kiểm soát đƣợc quá trình thực hiện các hoạt động trong chu trình chi
phí.
Kiểm soát ứng dụng xử lý thông tin.
4.2.3.2 Các hoạt động kiểm soát
Bảng 4.9: các hoạt động kiểm soát của chu trình chi phí
Rủi ro Ảnh hƣởng Thủ tục kiểm soát
Hoạt động đặt hàng với nhà cung cấp Yêu cầu mua hàng
đƣợc lập bởi ngƣời không có thẩm quyền hoặc có thể không xuất phát từ nhu cầu thực tế. Phát sinh chi phí không đúng mục đích
Mọi phiếu yêu cầu điều đƣợc GĐ ký duyệt
Đối chiếu với kế hoạch, kiểm tra tính chính đáng của phiếu yêu cầu Phiếu yêu cầu mua hàng cần đƣợc đánh số trƣớc, theo số thứ tự và cần bảo quản các phiếu yêu cầu chƣa sử dụng
Xác nhận ngƣời lập phiếu yêu cầu mua hàng
Đặt hàng cho yêu cầu mua hàng không hơp lệ
NCC không chấp đơn đặt hàng
Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lý của đơn đặt hàng
GĐ ký duyệt đơn đặt hàng trƣớc khi gửi đến nhà cung cấp
Đặt hàng với nhà cung cấp không hợp lệ hoặc không đủ khả năng cung cấp hàng hóa Mua hàng giá cao, chất lƣợng hàng hóa kém làm ảnh hƣởng đến chất lƣợng sản phẩm kém Tìm hiểu NCC trƣớc khi đặt hàng Kiểm tra tình hình tài chính và khả năng cung cấp của NCC
Đặt sai mặt hàng, sai số lƣợng
Ảnh hƣởng đến quá trình thi công Phát sinh thêm chi phí
Kiểm tra thật kỹ thông tin trên khách hàng
Đối chiếu với phiếu yêu cầu mua hàng
78
Hoạt động nhận hàng Nhận hàng hóa mà
doanh nghiệp không đặt mua
Phát sinh chi phí lƣu trữ hàng tồn kho
Có kế hoạch nhận hàng
Đối chiếu với đơn đặt hàng trƣớc khi nhận hàng
Nhận sai mặt hàng,
sai số lƣợng Thanh toán không đúng cho mặt
hàng đã đặt hàng
Lập biên bản nhận hàng Đối chiếu với đơn đặt hàng Mất hàng trong quá trình nhận hàng Mất tài sản Sổ sách kế toán ghi chép không chính xác
Phân chia trách nhiệm trách nhiệm cho bộ phận nhận hàng
Kiểm tra và nhập kho đúng quy định, và có ngƣời quan sát quá trình nhập kho
Hoạt động nhận hóa đơn và theo dõi nợ phải trả
Nhận hóa đơn
không đúng với nội dung của nghiệp vụ
Ghi nhận hóa đơn nợ sai, phản ánh chi phí phát sinh sai
Yêu cầu ngƣời bán có hóa đơn hợp lệ
Đối chiếu hóa đơn, phiếu giao hàng và đơn đặt hàng
Nhập liệu hóa đơn
có nhiều sai sót Phản ánh sai nợ phải trả, sai về hàng mua
Kiểm tra số tổng
Liên kết với nhà cung cấp
Đối chiếu với đơn đặt hàng, phiếu giao hàng
Ghi nhận nợ sai và không đúng thời điểm
Thanh toán sai cho nhà cung cấp, sai số tiền
Đối chiếu với công nợ Kiểm tra số tổng Hoạt động thanh toán tiền
Thanh toán cho
hàng chƣa đƣợc nhận
Mất tiền
Chi phí tăng
không hợp lý
Đối chiếu phiếu giao hàng, đơn đặt hàng và hàng hóa thực nhận trƣớc khi thanh toán
Lập biên bản nhận hàng Không hƣởng chiết
khấu thanh toán Không nhận đƣợc quyền lợi đáng
đƣợc nhận
Thông báo với NCC
Lƣu trữ hóa đơn theo ngày thanh toán
Thanh toán một hóa
đơn nhiều lần Chi phí phát sinh tăng, mất tiền Đánh đấu chứng từ đã thanh tonas
Lƣu riêng hóa đơn chƣa thanh toán Ghi nhận thanh toán
sai Phản ánh không chính xác nợ phải
trả
Thủ tục kiểm soat nhập liệu Đối chiếu với nhà cung cấp
79
cho số tiền trên hóa đơn Thanh toán cho nhà
cung cấp không có thật
Mất tiền Lập bộ chứng từ thanh toán
Lập danh sách nhà cung cấp
80
Chƣơng 5:
CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG CP ĐẦU TƢ XÂY DỰNG VIỄN
THÔNG CẦN THƠ