- Về số lƣợng:
5.1.2 Tồn tại và nguyên nhân
Bên cạnh những ƣu điểm trong hệ thống thông tin kế toán, công ty vẫn còn tồn tại một số hạn chế sau:
Đa số chứng từ có nhiều liên trong cả 2 chu trình đều không đánh số
thứ tự nhƣ: hợp đồng bán hàng (gồm 3 liên), quyết định giao nhiệm vụ (2 liên),… trong chu trình doanh thu. Đây cũng điểm yếu của Công ty và đều này làm giảm đi tính chặc chẽ trong quá trình kiểm soát.
Trong chu trình doanh thu:
Ở khâu tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng, khi Phòng kế hoạch ký
kết hợp đồng với khách hàng thì chỉ có 2 bên Công ty đại diện là nhân viên phòng kế hoạch và khách hàng. Trong khi đó đội thi công mới là những ngƣời thực hiện công trình và họ sẽ hiểu đƣợc những yêu cầu và những khó khăn khi
82
thực hiện công trình. Nên khi ký kết hợp đồng cần có thêm đại diện của bộ phận thi công để giảm bớt rủi ro khi ký kết hợp đồng xong nhƣng khi thực hiện công trình thì gặp những khó khăn có thể là làm phát sinh thêm chi phí khác và cũng có thể không thực hiện công trình đƣợc.
Hệ thống thông tin kế toán của công ty không có khâu chuyển đơn đặt
hàng cho thủ kho hoặc kế toán kho để thủ kho biết công ty còn đủ lƣợng hàng để cung cấp hay không. Điều này có thể dẫn đến rủi ro nhận các đơn đặt hàng mà công ty không có khả năng cung cấp hoặc phải giao hàng trễ hạn gây mất uy tín của công ty.
Trong chu trình chi phí:
Khi bộ phận có nhu cầu mua hàng chỉ lập 1 liên và không có lƣu lại
phiếu yêu cầu mua hàng để đối chiếu khi nhận hàng.
Quá trình thanh toán tiền cho nhà cung cấp không có sự tham gia xét
duyệt thanh toán của giám đốc, vì vậy có thể xảy ra rủi ro là có sự thông đồng giữa các nhân viên lấy cắp tiền.
Chứng từ trong 2 chu trình doanh thu và chu trình chi phí đều đúng
mẫu quy định, tuy nhiên trong số đó có một số chứng từ đó lại bắt gặp một số chứng từ có thiếu sót trong quá trình ghi chép của nhân viên kế toán trong công ty, và lúc ký xét duyệt cũng không phát hiện. Ví dụ cụ thể trƣờng hợp Hóa đơn giá trị gia tăng ngày 30 tháng 12 năm 2013 xuất cho Công ty CP Thiết kế Xây dựng nền móng DFC (phụ lục) còn một số thiếu sót nhƣ sau:
83
(Nguồn: Phòng kế toán- Cty CP Đầu tư Xây dựng Viễn thông Cần Thơ)
Hình 5.1 Hóa đơn thuế GTGT
Phần mềm kế toán chƣa đƣợc khai thác triệt để, có nhiều khâu kế toán
phải làm thủ công. Phần mềm kế toán ở công ty chủ yếu để lƣu giữ một số dữ liệu căn bản nhƣ: danh sách hợp đồng, sổ chi tiết các khoản phải thu, phải trả,
84
các loại báo cáo công nợ, danh sách khách hàng,… Riêng phần báo cáo quản trị thì hầu nhƣ kế toán không sử dụng đến.
5.2 MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG
TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TẠI CÔNG TY CP ĐẦU TƢ XÂY DỰNG VIỄN THÔNG CẦN THƠ