phân tích hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh thu của doanh nghiệp tư nhân cơ khí thanh nhã

- Phân tích việc tổ chức quá trình xử lý dữ liệu như thu thập, luân chuyển và lưu trữ chứng từ của chu trình doanh thu - Phân tích việc tổ chức hệ thống sổ sách, báo cáo quản lý được sử

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH

NGUYỄN HỮU NGUYÊN

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH DOANH THU CỦA DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN CƠ KHÍ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH

NGUYỄN HỮU NGUYÊN MSSV: C1200247

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH DOANH THU CỦA DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN CƠ KHÍ

Tháng 08 – 2014

LỜI CẢM TẠ

Trong suốt thời gian học tập với vốn kiến thức mà tôi tích lũy được từ sự truyền đạt nhiệt tình của thầy cô khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh và quá trình tiếp cận thực tế tại doanh nghiệp tư nhân cơ khí Thanh Nhã, tôi đã kết hợp và hoàn thành luận văn tốt nghiệp : “Phân tích hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh thu của doanh nghiệp tư nhân cơ khí Thanh Nhã”

Tuy nhiên, do thời gian thực hiện luận văn và kiến thức còn hạn chế nên bài luận văn này không thể tránh khỏi những sai lầm và thiếu sót nhưng đó là tất cả sự

nỗ lực của bản thân tôi với sự hướng dẫn tận tình của cô Nguyễn Thúy cùng với anh, chị ở DNTN cơ khí Thanh Nhã Tôi rất mong nhận được sự góp ý của quý thầy cô và

cơ quan thực tập để bài luận văn này được hoàn chỉnh hơn

Trước hết, tôi xin chân thành cảm ơn anh, chị ở DNTN cơ khí Thanh Nhã đã nhiệt tình giúp đỡ, hướng dẫn tôi tháo gỡ những thắc mắc, tạo điều kiện thuận lợi cho tôi trong suốt khoảng thời gian thực tập

Tôi cũng kính gởi lời cảm ơn sâu sắc đến cô Nguyễn Thúy An đã tận tình chỉ bảo, hướng dẫn tôi hoàn thành tốt bài luận văn tốt nghiệp này, đồng thời tôi cũng xin cám ơn tất cả các thầy, cô trong khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh đã truyền đạt kiến thức cho tôi trong suốt thời gian học tập

Cuối cùng tôi xin chúc sức khỏe đến thầy cô cùng anh chị trong DNTN cơ khí Thanh Nhã Chúc thầy cô đạt được thành tích cao trong giảng dạy Chúc các anh chị luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao để góp phần giúp cho nước nhà ngày càng phồn vinh và phát triển

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Cần Thơ, ngày 22 tháng 11 năm 2014

Người thực hiện

Nguyễn Hữu Nguyên

TRANG CAM KẾT

Tôi xin cam kết luận văn này được hoàn thành dựa trên các kết quả nghiên cứu của tôi và các kết quả nghiên cứu này chưa được dùng cho bất cứ luận văn cùng cấp nào khác

Cần Thơ, ngày 22 tháng 11 năm 2014

Người thực hiện

Nguyễn Hữu Nguyên

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

MỤC LỤC

Trang

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU 1

1.1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI 1

1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 1

1.2.1 Mục tiêu chung 1

1.2.2 Mục tiêu cụ thể 1

1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU 2

1.3.1 Không gian: 2

1.3.2 Thời gian: 2

1.3.3 Đối tượng nghiên cứu: 2

CHƯƠNG 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 3

2.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN 3

2.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin kế toán 3

2.1.1.1 Khái niệm 3

2.1.1.2 Chức năng 3

2.1.1.3 Phân loại 4

2.1.2 Chu trình doanh thu: 5

2.1.2.1 Khái niệm 5

2.1.2.2 Chứng từ 5

2.1.2.3 Sổ 7

2.1.2.3 Báo cáo 7

2.1.3 Kiểm soát trong chu trình doanh thu 9

2.1.3.1 Kiểm soát nội bộ 9

2.1.2.2 Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán 12

2.1.4 Giới thiệu công cụ dùng để mô tả hệ thống thông tin kế toán 15

2.1.4.1 Lưu đồ 15

2.1.4.2 Sơ đồ dòng dữ liệu 17

2.3 Phương pháp nghiên cứu 17

2.3.1 Phương pháp thu thập số liệu 17

2.3.2 Phương pháp phân tích số liệu 18

CHƯƠNG 3 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN CƠ KHÍ THANH NHÃ 19

3.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH 19

3.2 NGÀNH NGHỀ KINH DOANH 19

3.2.1 Ngành nghề kinh doanh 19

3.2.2 Nhiệm vụ của doanh nghiệp 20

3.3 CƠ CẤU TỔ CHỨC 20

3.4 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN 21

3.4.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 21

3.4.2 Chính sách áp dụng 22

3.5 SƠ LƯỢC KẾT QUẢ KINH DOANH 23

3.5.1 Sơ lược tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp qua 3 năm 2011, 2012 và 2013 23

3.5.2 Sơ lược tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp qua 6 tháng đầu năm 2014 và 2013 26

3.6 THUẬN LỢI KHÓ KHĂN VÀ PHƯƠNG HƯỚNG HOẠT ĐỘNG 27

3.6.1 Thuận lợi 27

3.6.2 Khó khăn 27

3.6.3 Định hướng phát triển 28

CHƯƠNG 4 PHÂN TÍCH CHU TRÌNH DOANH THU VÀ TẠI DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN CƠ KHÍ THANH NHÃ 29

4.1 PHÂN TÍCH CHU TRÌNH DOANH THU 29

4.1.1 Hoạt động nhận đặt hàng 29

4.1.1.1 Tổ chức quá trình xử lý dữ liệu 29

4.1.1.2 Tổ chức hệ thống sổ sách và báo cáo quản lý 36

4.1.1.3 Các hoạt động kiểm soát 38

4.1.2 Hoạt động giao hàng hóa, dịch vụ 41

4.1.2.1 Tổ chức quá trình xử lý dữ liệu 41

4.1.2.2 Tổ chức hệ thống sổ sách, báo cáo quản lý 48

4.1.2.3 Các hoạt động kiểm soát 49

4.1.3 Hoạt động lập hóa đơn bán hàng, theo dõi nợ 52

4.1.3.1 Tổ chức quá trình xử lý dữ liệu 52

4.1.3.2 Tổ chức hệ thống sổ sách, báo cáo quản lý 55

4.1.3.3 Hoạt động kiểm soát trong chu trình 55

4.1.4 Hoạt động nhận tiền thanh toán 57

4.1.4.1 Tổ chức quá trình xử lý dữ liệu 57

4.1.4.1 Tổ chức hệ thống sổ sách và báo cáo quản lý 63

4.1.4.3 Hoạt động kiểm soát trong chu trình 64

CHƯƠNG 5 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CHU TRÌNH DOANH THU TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY 68

5.1 NHẬN XÉT CHUNG 68

5.1.1 Chu trình doanh thu 68

5.1.2 Chứng từ, sổ sách, báo cáo trong chu trình doanh thu 69

5.1.3 Hoạt động kế toán trên máy tính 70

5.1.4 Nhân viên tham gia chu trình doanh thu 70

5.2 CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CHU TRÌNH DOANH THU 71

5.2.1 Đối với tổ chức bộ máy kế toán 71

5.2.2 Đối với hệ thống chứng từ, sổ sách và báo cáo kế toán 72

5.2.2.1 Chứng từ: 72

5.2.2.2 Sổ sách 72

5.2.2.3 Báo cáo 72

5.2.3 Đối với công tác tổ chức hoạt động kiểm soát 72

5.2.4 Đối với việc tin học hóa công tác kế toán 73

CHƯƠNG 6 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 78

6.1 KẾT LUẬN 78

6.2 KIẾN NGHỊ 78

TÀI LIỆU THAM KHẢO 80

PHỤ LỤC 81

DANH MỤC BIỂU BẢNG

Bảng 2.1: Các thủ tục kiểm soát nhập liệu trong chu trình doanh thu 13

Bảng 2.2: Các ký hiệu dùng trong lưu đồ 16

Bảng 2.3 Các ký hiệu dùng trong sơ đồ dòng dữ liệu 17

Bảng 3.1 Bảng tổng hợp kết quả kinh doanh của công ty qua 3 năm 24

Bảng 3.2 Bảng tổng hợp kết quả kinh doanh của công ty qua 3 năm 26

Bảng 4.1 Bảng chứng từ dùng trong hoạt động nhận đơn đặt hàng 30

Bảng 4.2: Đánh giá rủi ro ảnh hưởng và hoạt động kiểm soát trong hoạt động nhận đơn đặt hàng 39

Bảng 4.3 Bảng chứng từ dùng trong hoạt động giao hàng 42

Bảng 4.4 Đánh giá rủi ro ảnh hưởng và hoạt động kiểm soát trong hoạt động giao hàng 50

Bảng 4.5 Đánh giá rủi ro ảnh hưởng và hoạt động kiểm soát trong hoạt động lập hóa đơn bán hàng 55

Bảng 4.6 Bảng chứng từ dùng trong hoạt động thanh toán……….55

Bảng 4.7 Đánh giá rủi ro ảnh hưởng và hoạt động kiểm soát trong hoạt động thanh toán 65

Bảng 5.1: Những nhược điểm tồn tại và ảnh hưởng trong các hoạt động 69

Bảng 5.2 Bảng đánh giá phần mềm kế toán 74

DANH MỤC H NH

Hình 3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý 20 Hình 3.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 21 Hình 3.3 Trình tự ghi sổ kế toán tại DNTN Cơ khí Thanh Nhã theo hình thức Nhật Ký Chung 22 Hình 4.1 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 của chu trình doanh thu 29 Hình 4.2 Lưu đồ luân chuyển chứng từ trong hoạt động nhận đặt hàng…… 34 Hình 4.3: Màn hình nhập liệu đơn đặt hàng 41 Hình 4.4 Lưu đồ luân chuyển chứng từ trong hoạt động giao hàng hóa dịch vụ 47 Hình 4.5: Màn hình nhập liệu chứng từ Phiếu giao hàng 52 Hình 4.6 Lưu đồ luân chuyển chứng từ trong hoạt động lập hóa đơn bán hàng 54 Hình 4.7 Lưu đồ luân chuyển chứng từ trong hoạt động nhận tiền thanh toán

hợp đồng Error! Bookmark not defined

Hình 4.8 Màn hình nhập liệu chứng từ phiếu thu 67

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU 1.1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI

Với nền kinh tế thị trường như hiện nay các doanh nghiệp kinh doanh muốn tồn tại và phát triển cần có một hệ thống thông tin kế toán mạnh và vững vàng Vì sao, vấn đề minh bạch trong tài chính hiện nay đang rất được coi trọng, nhà đầu tư khi muốn đầu tư vào doanh nghiệp nào đều lấy yếu tố minh bạch tài chính ra làm thước đo Việc thực hiện tốt hệ thống thông tin kế toán hay kiểm soát nội bộ có ý nghĩa vừa giúp doanh nghiệp hoạt động tốt, vừa giúp doanh nghiệp thu hút được các nhà đầu tư tiềm năng Hiện nay tại doanh nghiệp vấn đề phân chia trách nhiệm công việc còn gặp một số vướng mắc, hàng hóa giao đi hay bị hư hỏng mà không có cá nhân nào đứng ra để nhận trách nhiệm Từ những vấn đề xuất phát trên yêu cầu doanh nghiệp phải có biện pháp thay đổi và cải thiện hệ thống thông tin kế toán, chủ yếu là về chu trình doanh thu Do đó nội dung nghiên cứu của luận văn này tập trung trình bày về chu trình doanh thu trong hệ thống thông tin kế toán tại doanh nghiệp

tư nhân cơ khí Thanh Nhã Đây là một nội dung cần thiết nghiên cứu vì doanh nghiệp tư nhân cơ khí Thanh Nhã sau một thời gian hoạt động đang có nhu cầu mở rộng và phát triển, nhưng trong quá trình hoạt động khả năng vận hành

của hệ thống kế toán tại công ty gặp nhiều vấn đề Do đó đề tài “Phân tích hệ

thống thông tin kế toán trong chu trình doanh thu của doanh nghiệp tư nhân cơ khí Thanh Nhã” chính là một giải pháp để hoàn thiện chu trình

doanh thu cho công ty Nó sẽ mang lại lợi ích lớn giúp công ty có thể kiểm soát tốt nguồn lực của mình, kiểm soát được các hoạt động tránh tình trạng thất thoát mất mát tài sản

Ngoài ra qua quá trình thực tập tôi được tiếp xúc với hoạt động của doanh nghiệp, qua đó giúp tôi sử dụng được các kiến thức đã được giảng dạy trên ghế nhà trường vào thực tiễn Các kiến thức chuyên ngành được sử dụng một cách hiểu quả, giúp ích rất nhiều trong công việc tương lai của tôi

1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU

1.2.1 Mục tiêu chung

Mục tiêu nghiên cứu là phân tích hệ thống thông tin kế toán được tổ chức trong chu trình doanh thu của doanh nghiệp tư nhân cơ khí Thanh Nhã, từ đó đưa ra các biện pháp cải thiện hai chu trình này giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn

1.2.2 Mục tiêu cụ thể

- Phân tích việc tổ chức quá trình xử lý dữ liệu như thu thập, luân chuyển

và lưu trữ chứng từ của chu trình doanh thu

- Phân tích việc tổ chức hệ thống sổ sách, báo cáo quản lý được sử dụng trong chu trình

- Đánh giá kiểm soát hoạt động và kiểm soát hệ thống thông tin kế toán trong chu trình

- Đề xuất các giải pháp để hoàn thiện chu trình doanh thu tại doanh nghiệp

Thời gian luận văn thực hiện từ 10/8/2014 đến 20/11/2014

1.3.3 Đối tượng nghiên cứu:

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là các hoạt động trong chu trình doanh thu bao gồm:

- Hoạt động nhận đặt hàng

- Hoạt động giao hàng, dịch vụ cho khách hàng

- Hoạt động lập hóa đơn bán hàng

- Hoạt động thu tiền thanh toán

Hệ thống thông tin kế toán có các đặc tính sau:

- Mục tiêu: cung cấp thông tin tài chính, kế toán cung cấp cho các tổ chức bên ngoài doanh nghiệp và sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp

- Đầu vào: với các dữ liệu đầu vào là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh như bán hàng thu tiền, bán chịu, phát sinh chi phí…

- Quy trình xử lý:

+ Thu thập dữ liệu: lập chứng từ ghi nhận hoạt động

+ Phân tích ảnh hưởng tài chính: ghi nhật ký

+ Ghi chép theo phân loại tài chính: ghi sổ tài khoản

+ Kiểm tra, đối chiếu: kiểm tra số liệu kế toán

+ Tổng hợp, lập báo cáo: lập báo cáo kế toán

+ Truyền thông: truyền đạt những báo cáo được tạo ra từ hệ thống đến nơi sử dụng

- Thiết bị: máy tính, máy in, máy fax, máy quét mã vạch…

- Con người: con người sẽ thực hiện hoàn toàn công việc kế toán trong

hệ thống kế toán thủ công, tham gia với vai trò điều khiển, kiểm soát, nhập dữ liệu, bảo mật, bảo trì hệ thống trong hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính

- Môi trường hệ thống: hệ thống pháp luật và đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp là những yếu tố ảnh hưởng đến việc xử lý trong hệ thống thông tin kế toán

2.1.1.2 Chức năng

Chức năng của hệ thống thông tin kế toán bao gồm các chức năng sau:

- Thu thập, lưu trữ dữ liệu về các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

- Xử lý, cung cấp thông tin hữu ích cho các đối tượng có liên quan

Cụ thể, hệ thống cung cấp báo cáo tài chính cho đối tượng bên ngoài doanh nghiệp, cung cấp thông tin hữu ích cho việc lập kế hoạch, việc kiểm soát thực hiện kế hoạch và cho việc điều hành hoạt động hằng ngày

- Kiểm soát tuân thủ quy trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp; Bảo vệ tài sản vật chất, thông tin; Kiểm soát hoạt động xử lý thông tin, đảm bảo thông tin chính xác, kịp thời

2.1.1.3 Phân loại

 Phân loại theo đối tượng cung cấp thông tin

Hệ thống thông tin kế toán tài chính: hệ thống sẽ cung cấp những thông tin tài chính chủ yếu cho các đối tượng bên ngoài

Hệ thống thông tin kế toán quản trị: hệ thống sẽ cung cấp những thông tin nhằm mục đích quản trị trong nội bộ doanh nghiệp

 Hệ thống thông tin kế toán tài chính:

Thông thường chu trình kế toán gồm có 4 chu trình Các chu trình nghiệp

vụ này sẽ tập hợp, mô tả và xử lý các nghiệp vụ cùng loại, cùng nội dung kinh

 Hệ thống thông tin kế toán quản trị

Mục tiêu: cung cấp các thông tin tài chính trong nội bộ cho mục đích quản trị nội bộ doanh nghiệp, lập kế hoạch, kiểm soát hoạt động

Đầu vào: là các nghiệp vụ tài chính Trong doanh nghiệp, các nhà quản

lý cần thiết phải thiết lập mục tiêu tài chính của tổ chức và phân chia các mục

chức năng xác lập và phân chia các mục tiêu này Và những bộ phận được phân chia mục tiêu là những trung tâm trách nhiệm

Ngoài ra còn có hệ thống báo cáo trách nhiệm sẽ có nhiệm vụ ghi chép các dữ liệu về kết quả thực hiện của mỗi trung tâm trách nhiệm và so sánh kết quả này với mục tiêu của trung tâm trách nhiệm

Dòng thông tin được tạo ra bởi quá trình luân chuyển thông tin giữa các

bộ phận trong doanh nghiệp Quá trình luận chuyển thông tin là quá trình ghi nhận và xử lý thông tin, cung cấp thông tin bằng hình thức báo cáo, thông tin được luân chuyển từ đâu tới đâu

Trong hệ thống báo cáo trách nhiệm, quá trình luân chuyển thông tin là quá trình xử lý truyền đạt mệnh lệnh tài chính từ ban quản lý cấp cao xuống các cấp quản lý thấp hơn và từ các cấp quản lý thấp tổng hợp thông tin báo cáo lên cấp cao

2.1.2 Chu trình doanh thu:

2.1.2.2 Chứng từ

- Đơn đặt hàng của khách hàng: do người mua lập và gửi cho doanh nghiệp Các thông tin yêu cầu phải có trên đơn đặt hàng gồm tên chứng từ, ngày và số chứng từ, thông tin về khách hàng, thông tin về hàng hóa/dịch vụ yêu cầu gồm: mã số hàng hóa, tên hàng, qui cách, số lượng, thời hạn giao hàng, địa điểm cũng như các yêu cầu khác về bảo hiểm điều kiện giao nhận liên quan

- Lệnh bán hàng: do bộ phận lập lệnh bán trong doanh nghiệp lập, căn cứ vào đơn đặt hàng của khách hàng Ngoài các thông tin cần thiết như ở đơn đặt hàng, lệnh bán hàng còn phải ghi thêm số của đơn đặt hàng của khách hàng

- Phiếu đóng gói hàng, phiếu đóng kiện, phiếu xuất kho: các chứng từ này do bộ phận kho lập trên cơ sở lệnh bán hàng đã được phê duyệt Ngoài các thông tin cần thiết ở lệnh bán hàng, các chứng từ này phải ghi thêm số của lệnh bán

- Phiếu vận chuyển, phiếu giao hàng: bộ phận giao hàng hóa lập các chứng từ này để kèm theo hàng hóa đi giao cho khách Chứng từ này là cơ sở xác nhận khách hàng đã nhận hàng, chấp nhận thanh toán Các doanh nghiệp cũng dùng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển để thay cho phiếu giao hàng Các phiếu này phải ghi số của lệnh bán

- Các hoá đơn vận chuyển( nếu thuê dịch vụ vận chuyển)

- Hóa đơn bán hàng: Được lập căn cứ trên việc kiểm tra, đối chiếu các chứng từ liên quan đến việc bán hàng như đơn đặt hàng của khách hàng, lệnh bán, phiếu xuất kho, phiếu giao hàng Hóa đơn xác lập quyền sở hữu đã chuyển giao cho người mua và nghĩa vụ phải thanh toán của người mua cho doanh nghiệp và cũng là chứng từ để ghi nhận doanh thu và xác định nghĩa vụ thuế doanh nghiệp phải nộp cho nhà nước Trên hóa đơn, ngoài các thông tin được chuyển đến từ các chứng từ liên quan, các điều khoản thanh toán cũng được thể hiện Hóa đơn phải được đánh số trước nhằm mục đích kiểm soát

- Giấy báo thanh toán: doanh nghiệp cũng dùng giấy báo thanh toán để yêu cầu người mua thực hiện nghĩa vụ thanh toán thay cho việc gửi hóa đơn bán hàng Giấy báo thanh toán sẽ có thêm thông tin về thời hạn thanh toán

- Biên lai, biên nhận: trong nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngày, hoặc các giao dịch giá trị thấp, doanh nghiệp thường dùng biên lai, biên nhận, phiếu tính tiền thay cho các hóa đơn bán hàng

- Thẻ, Vé: là một hình thức đặc biệt khác của chừng từ ghi nhận doanh thu

- Phiếu thu, giấy báo có, ủy nhiệm thu, séc thanh toán : các chứng từ này ghi nhận việc khách hàng thanh toán cho doanh nghiệp các khoản nợ

- Báo cáo phải thu khách hàng theo thời hạn nợ: báo cáo đồng thời là chứng từ làm cơ sở cho nghiệp vụ xác lập các khoản nợ khó đòi Báo cáo này được mô tả trong phần báo cáo đặc biệt ở bên dưới

- Chứng từ ghi có, phiếu định khoản: ghi chép các khoản điều chỉnh giảm tài khoản phải thu khách hàng trong các nghiệp vụ như hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán, hoặc xóa nợ khó đòi Kế toán cũng lập chứng từ này làm cơ sở cho các nghiệp vụ điều chỉnh do ghi sổ sai Chứng từ này ghi thông tin về khách hàng, về hàng hóa, số lượng, giá đơn vị, số tiền của hàng bị trả lại

hoặc cho giảm giá Một liên của chứng từ này được gửi cho người mua trong trường hợp hàng bị trả lại hoặc giảm giá hàng bán

- Phiếu nhập kho (hàng bị trả lại)

Trong hệ thống xử lý bằng máy tính, tồn tại các dạng khác nhau của chứng từ, số lượng các liên giảm và luân chuyển qua ít thao tác xử lý hơn

 Báo cáo hoạt động kinh doanh

- Bảng kê hoạt động kinh doanh: sẽ tổng hợp các nội dung về quá trình thực hiện các hoạt động nghiệp vụ (đặt hàng, xuất hàng…) và hoạt động xử lý (ghi nhận xuất kho, ghi nhận doanh thu…) trong chu trình doanh thu theo trình

tự thời gian

Chu trình doanh thu có các hoạt động đặt hàng, xuất hàng, bán hàng thu tiền mà hệ thống kế toán phải phản ánh nội dung Liên quan đến các hoạt động

sẽ có các bảng kê:

+ Bảng kê các nghiệp vụ xuất kho

+ Bảng kê các nghiệp vụ bán hàng, bảng kê doanh thu, bảng kê bán hàng, bảng kê hóa đơn…

+ Bảng kê các nghiệp vụ thanh toán

+ Bảng kê các mẫu tin xuất kho đã được xử lý

+ Bảng kê các nghiệp vụ bán hàng đã được ghi sổ

- Báo cáo phân tích các hoạt động kinh doanh: Nhóm các báo cáo này đánh giá phân tích việc thực hiện các hoạt động của chu trình doanh thu theo

các nội dung cần quản lý Nội dung quản lý là các nguồn lực và các đối tƣợng liên quan đến hoạt động và đối tƣợng liên quan đến các hoạt động nhƣ khách hàng, nhân viên kho…

Hoạt động xuất kho:

+ Báo cáo phân tích hoạt động xuất kho theo từng mặt hàng

+ Báo cáo phân tích hoạt động xuất kho theo từng kho hàng

Hoạt động bán hàng:

+Báo cáo phân tích bán hàng theo mặt hàng

+ Báo cáo phân tích bán hàng theo khách hàng

Hoạt động thu tiền:

+ Báo cáo phân tích thu tiền theo khách hàng thanh toán

+ Báo cáo phân tích thu tiền theo khách hàng thanh toán

 Báo cáo quản lý nguồn lực đối tƣợng tham gia

Báo cáo đối tƣợng, nguồn lực trong chu trình doanh thu cung cấp thông tin về các nguồn lực, đối tƣợng liên quan đến việc thực hiện các hoạt động trong chu trình bao gồm (1) thông tin về các nguồn lực, đối tƣợng làm cơ sở cho việc thực hiện các hoạt động và (2) tình trạng, khả năng của các đối tƣợng, nguồn lực sử dụng, tham gia quá trình thực hiện các hoạt động Báo cáo đối tƣợng nguồn lực sẽ bao gồm bảng kê/danh mục các đối tƣợng, nguồn lực và báo cáo tình trạng các đối tƣợng nguồn lực

- Bảng kê danh mục các đối tƣợng nguồn lực: cung cấp danh mục các nguồn lực nhƣ hàng hóa, dịch vụ, loại tiền … hoặc các đối tƣợng nhƣ khách hàng, nhân viên … đƣợc (hoặc không đƣợc) liên quan đến việc các hoạt động trong chu trình doanh thu Nhóm bảng kê này sẽ giúp xem xét cho hoạt động trong chu trình doanh thu có đƣợc thực hiện hay không

- Báo cáo tình trạng các nguồn lực: cung cấp thông tin về tình trạng, khả năng của các đối tƣợng, nguồn lực sử dụng, tham gia vào quá trình thực hiện các hoạt động của chu trình doanh thu Một số báo cáo tình trạng các đối tƣợng, nguồn lực:

+ Báo cáo tồn kho

+ Báo cáo tồn quỹ

+ Báo cáo tình trạng nợ của khách hàng

+ Báo cáo phân tích tuổi nợ của khách hàng

2.1.3 Kiểm soát trong chu trình doanh thu

2.1.3.1 Kiểm soát nội bộ

Một hệ thống kiểm soát nội bộ được coi là hữu hiệu khi được thiết kế bao gồm năm thành phần sau đây nhằm trợ giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu, chiến lược hay kế hoạch đã đề ra: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, những hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát

 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, nó chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận khác của KSNB Các nhân tố chính thuộc về môi trường kiểm soát là:

Tính chính trực và giá trị đạo đức: đây là đặc điểm cần thiết cho một nhà quản trị trong doanh nghiệp, họ là người sáng tạo, quản lý và giám sát mọi hoạt động của doanh nghiệp Đây cũng chính là minh chứng cho sự hữu hiệu của các chính sách và những thủ tục của hệ thống kiểm soát nội bộ nếu nhà quản lý hội đủ phẩm chất trên Ngoài ra nó còn bao gồm luôn cả những hoạt động quản lý để thay đổi hoặc giảm những vấn đề tiêu cực trong đơn vị Tóm lại, đây chính là những yếu tố tác động đến hành vi ứng xử của cá nhân trong đơn vị

Đảm bảo về năng lực: là đảm bảo cho nhân viên có được những kỹ năng

và hiểu biết cần thiết để thực hiện được nhiệm vụ của mình, nếu không chắc chắn họ sẽ thực hiện nhiệm vụ được giao không hữu hiệu và hiệu quả Do đó, nhà quản lý chỉ nên tuyển dụng những nhân viên có trình độ đào tạo và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ được giao và phải giám sát và huấn luyện họ đầy đủ và thường xuyên

Hội đồng quản trị và ủy ban Kiểm toán: nhiều nước trên thế giới yêu cầu các công ty cổ phần có niêm yết ở thị trường chứng khoán phải thành lập ủy ban kiểm toán Đây là ủy ban gồm một số thành viên trong và ngoài hội đồng quản trị nhưng không tham gia vào việc điều hành đơn vị Ủy ban kiểm toán

có thể có những đóng góp quan trọng cho việc thực hiện các mục tiêu của đơn

vị, thông qua việc giám sát sự tuân thủ pháp luật, giám sát việc lập báo cáo tài chính, giữ sự độc lập của kiểm toán nội bộ,… Do có các chức năng quan trọng trên nên sự hữu hiệu của ủy ban kiểm toán và hội đồng quản trị có ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát

Các nhân tố được xem xét để đánh giá tính hữu hiệu của hội đồng quản trị hoặc ủy ban kiểm toán gồm mức độ độc lập, kinh nghiệm và uy tín của các

thành viên trong hội đồng quản trị hoặc ủy ban kiểm toán và mối quan hệ của

họ với bộ phận kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập

Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý: đây là những quan điểm nhận thức của nhà quản trị Những quan điểm nhận thức này được thể hiện qua hành vi theo một cách thức nhất định để đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp Nói khác đi nhân tố quan trọng ở đây chính là hành vi của con người

Triết lý kinh doanh và phong cách làm việc đưa đến các quan điểm khác nhau trong điều hành hoạt động doanh nghiệp của các nhà quản lý Những quan điểm này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ, các quy định và cách thức tổ chức kiểm tra kiểm soát trong doanh nghiệp Bởi vì chính các nhà quản lý này là người phê chuẩn các quyết định, chính sách và thủ tục kiểm soát sẽ áp dụng tại doanh nghiệp

Cơ cấu tổ chức: cơ cấu tổ chức thực chất là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu Nói cách khác, cơ cấu phù hợp sẽ là cơ sở cho việc lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các họat động Vì thế, khi xây dựng một cơ cấu tổ chức phải xác định được các vị trí then chốt với quyền hạn, trách nhiệm và các thể thức báo cáo cho phù hợp Tuy nhiên, điều này còn phụ thuộc vào quy mô và tính chất hoạt động của đơn vị Cơ cấu tổ chức của một đơn vị thường được mô tả qua sơ đồ tổ chức, trong đó phản ánh các mối quan

hệ về quyền hạn, trách nhiệm và báo cáo

Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm: phân định quyền hạn và trách nhiệm được xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức Nó cụ thể hóa về quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạt động của đơn vị, giúp cho mỗi thành viên phải hiểu rằng họ có nhiệm vụ cụ thể gì và từng hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng như thế nào đến người khác trong việc hoàn thành các mục tiêu Do đó, khi mô tả công việc, đơn vị cần phải thể chế hóa bằng văn bản về những nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể của từng thành viên và quan

hệ giữa họ với nhau

Chính sách nhân sự: là các chính sách và thủ tục của nhà quản lý về việc tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật nhân viên Chính sách nhân sự có ảnh hưởng đáng kể đến sự hữu hiệu của môi trường kiểm soát thông qua tác động đến các nhân tố khác trong môi trường kiểm soát như đảm bảo về năng lực, tính chính trực và các giá trị đạo đức… Thí dụ, một chính sách tuyển dụng dành ưu tiên cho những cá nhân có

trình độ, kinh nghiệm, chính trực và hạnh kiểm tốt sẽ là sự đảm bảo không những về năng lực mà còn về phẩm chất của đội ngũ nhân viên

Môi trường kiểm soát ảnh hưởng đến mọi hoạt động của một doanh nghiệp, trong đó công tác kế toán và độ trung thực của báo cáo tài chính Thí

dụ, một quan điểm không đúng của giám đốc về báo cáo lợi nhuận có thể làm mất đi sự trung thực và hợp lý của báo cáo tài chính, hoặc năng lực yếu kém của đội ngũ nhân viên kế toán có khả năng dẫn đến các sai lệch trọng yếu của các báo cáo này

 Đánh giá rủi ro

Đánh giá rủi ro bao gồm việc xác định và phân tích những rủi ro có liên quan đến quá trình hướng tới mục tiêu của doanh nghiệp làm nền tảng cho việc xác định cách thức xử lý rủi ro Thông qua việc xác định mục tiêu đề ra ở

cả cấp độ tổng thể doanh nghiệp và cấp độ quy trình hay các bộ phận chức năng, doanh nghiệp có thể xác định được những yếu tố chủ yếu dẫn đến thành công và sau đó xác định những rủi ro gây ảnh hưởng đến những yếu tố thành công này

Hoạt động kiểm soát

Những hoạt động kiểm soát được thể hiện dưới dạng các chính sách và thủ tục nhằm đảm bảo rằng những định hướng của lãnh đạo được thực thi Những hoạt động kiểm soát cũng đảm bảo rằng những biện pháp cần thiết được đưa ra để xử lý những rủi ro làm ảnh hưởng đến quá trình đạt mục tiêu của doanh nghiệp Các hoạt động kiểm soát có mặt ở khắp mọi nơi trong doanh nghiệp ở mọi cấp độ trong các bộ phận chức năng của doanh nghiệp Các hoạt động kiểm soát thường bao gồm các công việc như: phân chia trách nhiệm đầy đủ, kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ, kiểm soát vật chất, kiểm tra độc lập việc thực hiện, phân tích rà soát lại việc thực hiện Những hoạt động kiểm soát có thể được gộp thành hai nhóm chính đó là kiểm soát phòng ngừa và kiểm soát phát hiện Kiểm soát phòng ngừa được thể hiện ở việc thiết lập những chính sách và thủ tục mang tính chuẩn mực, phân công trách nhiệm hợp lý và ủy quyền, phê duyệt Kiểm soát phát hiện được thể hiện dưới dạng thực hiện báo cáo đặc biệt, đối chiếu hay kiểm tra định kỳ

 Thông tin và truyền thông

Thông tin và truyền thông là một yếu tố không thể thiếu trong doanh nghiệp cũng như trong hệ thống kiểm soát Tất cả các cấp quản lý, nhân viên trong một tổ chức điều cần có thông tin để hoàn thành trách nhiệm của mình

và thông tin này được cung cấp qua hệ thống thông tin Hệ thống thông tin

nhận dạng, ghi nhận, xử lý và cung cấp các thông tin cần thiết cho người sử dụng thông tin

Truyền thông là một phần của thông tin Nó có vai trò chuyển giao, truyền đạt và cung cấp thông tin đến mọi cá nhân trong tổ chức lẫn bên ngoài Hình thức truyền thông có thể là các văn bản quy định, các bảng ghi nhớ,… hay cũng có thể là lệnh miệng

Trong hệ thống thông tin, hệ thống thông tin kế toán đóng vai trò quan trọng Nó thể hiện các nghiệp vụ, các hoạt động xảy ra hàng ngày của doanh nghiệp Một hệ thống thông tin được thiết kế tốt đáp ứng yêu cầu phát hiện và ngăn chặn các rủi ro, gian lận, ví dụ xây dựng hệ thống sổ chi tiết và khoa học cho các đối tượng như vật tư, hàng hóa, công nợ, chi phí, doanh thu, … để có thể dễ dàng giám sát, kiểm tra Ngoài chứng từ, sổ sách để hệ thống thông tin vận hành tốt còn có thể sử dụng các sơ đồ hạch toán bằng hình vẽ để xử lý nghiệp vụ hay các sổ tay hướng dẫn gồm bảng liệt kê và phân loại tài khoản sử dụng và diễn giải mục đích nội dung của từng tài khoản

Việc truyền thông tốt làm cho các nhân viên hiểu rõ về trách nhiệm và nhiệm vụ của họ trong quá trình thực hiện kế hoạch của doanh nghiệp, từ đó mục tiêu của doanh nghiệp dễ dàng đạt được hơn và hệ thống kiểm soát nội bộ càng hữu hiệu và hiệu quả hơn

Giám sát

Giám sát là một quá trình đánh giá lại chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ Giám sát giúp cho các nhà quản lý biết được hệ thống kiểm soát nội bộ

có vận hành đúng như thiết kế không, hệ thống này cần phải thay đổi những gì

và cần những gì để điều chỉnh khi cần thiết Giám sát bao gồm giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ:

- Giám sát thường xuyên diễn ra ngay trong quá trình hoạt động, do các nhân viên và nhà quản lý thực hiện, ví dụ việc kiểm tra trước khi ký duyệt chứng từ, kiểm kê tài sản, đối chiếu số liệu…

- Giám sát định kỳ thường được thực hiện thông các cuộc kiểm toán định

kỳ do kiểm toán viên độc lập hay kiểm toán nội bộ thực hiện Các cuộc kiểm toán độc lập chỉ đánh giá những thủ tục liên quan đến công tác kiểm toán của

họ, còn kiểm toán nội bộ đánh giá tất cả các thành phần, thủ tục kiểm soát và

có thể đưa ra các đề xuất để hoàn thiện hệ thống kiểm soát hơn

2.1.2.2 Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán

 Kiểm soát chung

Kiểm soát chung trong chu trình kinh doanh cần đảm bảo kiểm soát truy cập, sử dụng các dữ liệu, thông tin, báo cáo liên quan đến các hoạt động, đối tượng, nguồn lực trong chu trình

Khi nhập liệu các hoạt động đặt hàng, xuất kho, doanh thu bán hàng và thu tiền trong chu trình doanh thu, cần tách biệt việc nhập liệu, xử lý của từng hoạt động cho từng đối tượng thực hiện Mỗi hoạt động do một đối tượng thực hiện độc lập sẽ tạo ra cơ chế kiểm tra, đối chiếu dữ liệu với nhau trong việc thực hiện các hoạt động trong cùng một quá trình bán hàng

Trong quá trình ghi nhận dữ liệu liên quan đến một hoạt động, cần tách biệt chức năng khai báo các tài khoản, khai báo các đối tượng quản lý của hoạt động như khách hàng, hàng hóa, nhân viên bán hàng, ngân hàng với chức năng nhập liệu nội dung của hoạt động các hoạt động của chu trình chỉ được nhập liệu nếu nội dung hoạt động có liên quan đến các tài khoản, đối tượng quản lý đã được kiểm tra và khai báo trước bởi người quản lý hệ thống

 Kiểm soát nhập liệu

Trong môi trường xử lý bằng máy tính, nội dung dữ liệu của các hoạt động trong chu trình doanh thu sẽ được ghi nhận vào trong hệ thống thông qua hoạt động nhập liệu Mục tiêu của kiểm soát nhập liệu là đảm bảo các nội dung dữ liệu này được ghi nhận một cách đầy đủ, chính xác và hợp lệ vào trong hệ thống kế toán

Bảng 2.1: Các thủ tục kiểm soát nhập liệu trong chu trình doanh thu

- Đầy đủ: không bỏ sót dữ liệu;

- Hợp lệ: kiểu dữ liệu là kiểu ngày, trong kỳ kế toán hiện hành;

- Chính xác: nhập đúng ngày phát sinh nghiệp vụ;

- Quy định trình tự dữ liệu;

- Kiểm soát dữ liệu;

- Kiểm soát giới hạn;

- Chính xác;

- Kiểm soát tự động đánh số thứ

tự theo cấu trúc mã hoạt động đã thiết lập;

- Kiểm soát trình tự nhập liệu;

- Kiểm soát trùng dữ liệu;

Mã khách

hàng

- Đầy đủ: không bỏ sót dữ liệu;

- Hợp lệ: Không trùng lặp, tuân thủ cấu trúc mã hoạt động;

- Chính xác; Nhập đúng khách hàng của hoạt động;

- Kiểm soát trình tự nhập liệu;

- Chọn mã khách hàng đã được khai báo trước trong danh mục;

- Cho phép tự động xuất hiện các thông tin về khách hàng khi chọn mã khách hàng;

Tên khách - Đầy đủ; Kiểm soát tự động cho phép tự

- Chính xác: Nhập đúng hang hóa liên quan đến hoạt động;

- Kiểm soát trình tự nhập liệu;

- Chọn mã hàng hóa đã được khai báo trong danh mục;

- Cho phép tự động xuất hiện các thông tin về hàng hóa (tên, đơn vị tính,…khi chọn mã hàng);

- Chính xác: Đúng số lượng các hoạt động;

- Kiểm soát trình tự nhập liệu;

- Kiểm soát dữ liệu;

- Kiểm soát giới hạn;

- Chính xác: Đúng giá bán;

- Kiểm soát tự động khi chọn mã hàng, khi đã khai báo trước giá bán của từng hàng hóa;

Giá xuất - Đầy đủ;

- Chính xác: Hạch toán đúng tài khoản;

Kiểm soát trình tự nhập liệu; Chọn số hiệu tài khoản từ danh mục đã được khai báo trước; Tên tài khoản tự động xuất hiện khi chọn mã tài khoản;

Kiểm soát giới hạn chỉ cho phép các tài khoản liên quan đến từng hoạt động được xuất hiện;

Nguồn: Hệ thống thông tin kế toán - tập 2, Trường Đại học kinh tế TP.HCM

 Kiểm soát xử lý và kết quả xử lý

Căn cứ vào nguyên tắc xử lý dữ liệu trong chu trình doanh thu, các thủ tục kiểm soát xử lý được lập trình Nguyên tắc các kiểm soát này là đối chiếu

dữ liệu thực hiện và chính sách, mệnh lệnh một cách tự động Kiểm soát đảm bảo các hoạt động diễn ra theo trình tự hợp lý

Kết thúc một quá trình xử lý dữ liệu, nhóm kiểm soát dữ liệu thiết lập các báo cáo trình bày tóm lược các thay đổi dữ liệu trong các tập tin dữ liệu liên

quan quá trình xử lý trong chu trình doanh thu

2.1.4 Giới thiệu công cụ dùng để mô tả hệ thống thông tin kế toán

2.1.4.1 Lưu đồ

a) Định nghĩa

Lưu đồ là một sơ đồ bằng các biểu tượng hay hình vẽ mô tả mô tả trình

tự xử lý, trình tự vận hàng của hệ thống Lưu đồ là một trong những công cụ thường được sử dụng trong quá trình phát triển hệ thống

Lưu đồ mô tả hệ thống bằng hình vẽ các quá trình xử lý dữ liệu (các hoạt động, đầu vào, đầu ra, lưu trữ) và các hoạt động chức năng như bán, mua, nhập, xuất Lưu đồ còn thể hiện được người thực hiện, các hoạt động, trình tự luân chuyển chứng từ Ngoài ra, lưu đồ còn sử dụng trong phân tích tính kiểm soát của hệ thống

b) Phân loại:

Có các dạng là lưu đồ hệ thống, lưu đồ chứng từ và lưu đồ chương trình

- Lưu đồ hệ thống: mô tả quá trình xử lý của hệ thống, tập trung mô tả tiến trình xử lý hơn là mô tả công việc và chức năng của mỗi phân hệ trong hệ thống

- Lưu đồ chứng từ: mô tả trình tự luân chuyển của chứng từ, số liên chứng từ, người lập, người nhận chứng từ, nơi lưu trữ, tính chất lưu trữ… trong các hoạt động chức năng (bán, mua, nhập, xuất…)

- Lưu đồ chương trình: mô tả quá trình xử lý của một chương trình, một hàm, một thủ tục trong một chương trình máy tính

Trong hệ thống thông tin kế toán, một số ký hiệu cơ bản thường dùng khi

vẽ lưu đồ để thể hiện các hoạt động xử lý và luân chuyển dữ liệu của hệ thống được trình bày trong bảng sau:

Bảng 2.2: Các ký hiệu dùng trong lưu đồ

Mô tả hoạt động bắt đầu hay kết thúc

Mô tả kết nối, điểm nối trong cùng một trang (A, B, C…)

Điểm nối sang trang sau (Trang 1, 2, 3…)

Chứng từ hay báo cáo kế toán bằng giấy

Chứng từ có nhiều liên

Mô tả việc đưa dữ liệu vào hệ thống bằng các thiết bị : bàn phím, cần quạt, máy quét… (nhập chứng từ vào máy tính)

Mô tả hoạt động xử lý bằng máy tính (tính giá xuất hàng tồn kho, tính giá thành…)

Xử lý thủ công bằng tay (lập phiếu thu, phiếu chi…)

Mô tả hoạt động ra quyết định

Mô tả dữ liệu được cung cấp cho quá trình xử lý (đầu vào), hoặc ghi nhận báo cáo thông tin đã được xử lý (biểu tượng đầu ra)

Mô tả việc lưu trữ bằng hệ thống máy tính có thể truy xuất trực tiếp không cần tuần tự (đĩa từ, đĩa quang, băng từ…)

Mô tả việc lưu trữ trong các hồ sơ bằng giấy tờ Thông thường các dữ liệu được lưu trữ theo một tiêu thức phân loại như ngày (D), số (N), tên (A)

Ghi chú, giải thích thêm

Mô tả dòng lưu chuyển

Nguồn : Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán1

2.1.4.2 Sơ đồ dòng dữ liệu

a/ Định nghĩa

Sơ đồ dòng dữ liệu mô tả bằng hình ảnh các thành phần, các dòng lưu chuyển dữ liệu giữa các thành phần, điểm khởi đầu, điểm đến và nơi lưu trữ

dữ liệu của một hệ thống thông tin

Hay nói cách khác, DFD là hình vẽ mô tả về mặt logic luân chuyển dữ liệu trong hệ thống và giữa hệ thống với giữa hệ thống với các đối tượng hoặc

hệ thống khác bên ngoài hệ thống

b/ Các ký hiệu trong sơ đồ dòng dữ liệu

Bảng 2.3 Các ký hiệu dùng trong sơ đồ dòng dữ liệu

Nguồn: Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán 1

2.3 Phương pháp nghiên cứu

2.3.1 Phương pháp thu thập số liệu

- Dữ liệu thứ cấp: được thu thập từ doanh nghiệp tư nhân cơ khí Thanh Nhã

- Dữ liệu sơ cấp: thu thập từ quá trình điều tra phỏng vấn các nhân viên tại các bộ phận phòng ban có liên quan của doanh nghiệp

2.3.2 Phương pháp phân tích số liệu

- Phương pháp mô tả: dùng công cụ lưu đồ thể hiện quy trình luân chuyển thông tin và vẽ trên phần mềm VISIO, từ đó phân tích các rủi ro kiểm soát còn tồn tại trong việc tổ chức và kiểm soát hệ thống thông tin trong chu trình doanh thu

- Bằng phương pháp so sánh các kết quả phân tích được để đề xuất các giải pháp hoàn thiện chu trình doanh thu một cách phù hợp nhất, hiệu quả nhất

mà vẫn tuân thủ các quy định và cơ cấu tổ chức của công ty

CHƯƠNG 3 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN CƠ

KHÍ THANH NHÃ 3.1 LỊCH SỬ H NH THÀNH

Doanh Nghiệp Tư Nhân Cơ Khí Thanh Nhã được thành lập vào tháng 07 năm 2005, do bà Trình Thị Ngọc Điệp làm chủ Doanh nghiệp có khoảng 20 công nhân viên Trong đơn vị có trang bị đầy đủ các thiết bị, máy móc kỹ thuật phục vụ cho việc sản xuất như máy hàn tự động, máy tiện CNC, máy khoan nhằm đáp ứng tốt nhu cầu ngày càng cao của khách hàng Do đó, doanh nghiệp đã tạo được uy tín với khách hàng nhiều nơi như Vĩnh Long, Sóc Trăng, An giang,… Trong những năm qua, nhằm đảm bảo sự phát triển của công ty, đảm bảo nghĩa vụ thuế với nhà nước, đơn vị đã không ngừng cải thiện điều kiện làm việc và đời sống của người lao động, góp phần thúc đẩy công cuộc xây dựng công nghiệp hóa - hiện đại hóa của đất nước

- Tên giao dịch: DNTN Cơ Khí Thanh Nhã

- Ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm:

+ Sản xuất máy móc thiết bị chế biến thức ăn cá, tôm và gia súc

+ Máy móc thiết bị phục vụ chăn nuôi và dân dụng

+ Sản xuất máy móc thiết bị xử lý chất thải

+ Kinh doanh, xuất nhập khẩu máy móc, thiết bị, tàu thuyền, cano và thiết bị máy móc công nghiệp thủy sản

3.2 NGÀNH NGHỀ KINH DOANH

3.2.1 Ngành nghề kinh doanh

- Chức năng chính của doanh nghiệp là chuyên sản xuất máy, thiết bị chế biến thức ăn cá, tôm, thiết bị xử lý chất thải và các máy móc thiết bị cơ khí phục vụ chăn nuôi, nông nghiệp khác có chất lượng cao, đáp ứng được nhu cầu của người tiêu dùng

 Kinh doanh, sản xuất và gia công: máy móc, thiết bị, phụ tùng, công

cụ phục vụ sản xuất nông nghiệp (chế biến thức ăn cho gia súc, gia cầm và thủy sản, chế biến lương thực), lâm nghiệp, chế biến thực phẩm, chế biến thủy sản

 Kinh doanh, xuất nhập khẩu, tư vấn, thiết kế, lắp đặt, vận hành và sửa chữa: các loại máy móc, thiết bị, vật tư, phụ tùng phục vụ nông nghiệp, công nghiệp và dân dụng

 Dịch vụ tư vấn, đào tạo, dạy nghề và chuyển giao công nghệ nghiệp

vụ kỹ thuật chuyên môn ngành cơ khí, chế tạo, vận hành và sửa chữa các loại máy móc, thiết bị phục vụ nông nghiệp, công nghiệp và dân dụng

3.2.2 Nhiệm vụ của doanh nghiệp

- Xây dựng tốt kế hoạch sản xuất kinh doanh, tiêu thụ sản phẩm

- Không ngừng đầu tư mở rộng sản xuất

- Áp dụng khoa học công nghệ mới vào chế tạo sản phẩm tạo ra được nhiều mặt hàng có chất lượng cao đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng

- Đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ kỹ thuật và quản lý cho cán bộ công nhân viên và lãnh đạo của doanh nghiệp

- Sử dụng hiệu quả, tài sản, vật tư, vốn lao động hiện có, thực hiện tiết kiệm chi phí tối ưu, bảo tồn và phát triển nguồn vốn của doanh nghiệp

3.3 CƠ CẤU TỔ CHỨC

Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp

Hình 3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

Nguồn: Phòng kế toán DNTN cơ khí Thanh Nhã, 2014

Chủ doanh nghiệp

Bộ phận kỹ thuật kiêm giao hàng

Bộ phận gia công

Tổ gò hàn Tổ tiện

- Chủ doanh nghiệp: chỉ đạo điều hành mọi hoạt động của doanh nghiệp,

là người chịu trách nhiệm cao nhất, đại diện cho mọi quyền lợi và nghĩa vụ của doanh nghiệp trước pháp luật

- Kế toán: quản lý tài chính kế toán của doanh nghiệp, tham mưu cho chủ doanh nghiệp công tác tài chính, công tác kế toán tài vụ, công tác kiểm toán nội bộ, công tác quản lý tài sản, công tác thanh quyết hợp đồng kinh tế, kiểm soát các chi phí hoạt động, quản lý vốn, tài sản của công ty, tổ chức chỉ đạo công tác kế toán trong toàn doanh nghiệp, thực hiện các nhiệm vụ khác do chủ doanh nghiệp giao

- Phân xưởng: bao gồm bộ phận kỹ thuật kiêm giao hàng và bộ phận gia công

 Bộ phận kỹ thuật kiêm giao hàng: quản lý, giám sát kỹ thuật và chất lượng thành phẩm, vật tư, thiết bị, lập, trình duyệt thiết kế kỹ thuật, thiết kế bản vẽ, kiểm định chất lượng thi công, chất lượng công trình, nhận giao hàng hóa lắp đặt bàn giao cho khách hàng

 Bộ phận gia công: bao gồm tổ gò hàn và tổ tiện, chuyên sản xuất máy, dây chuyền thiết bị, gia công thành phẩm theo bản vẽ do bộ phận kỹ thuật thiết

kế

3.4 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN

3.4.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán

Doanh nghiệp tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung: phòng kế toán doanh nghiệp có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ công tác kế toán phát sinh ngay tại đơn vị

Hình 3.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán

Nguồn: Phòng kế toán DNTN cơ khí Thanh Nhã, 2014

Chức năng nhiệm vụ của phòng kế toán

- Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp:

Kế toán trưởng kiêm kế toán

Thủ quỹ

Dưới sự lãnh đạo của chủ doanh nghiệp, kế toán trưởng chịu trách nhiệm

tổ chức, giám đốc, quản lý việc thu chi tài chính Kế toán trưởng chịu trách nhiệm trước chủ doanh nghiệp về toàn bộ hoạt động tài chính của đơn vị Tổng hợp các chứng từ đã thực hiện tiến hành kiểm tra phân loại, chỉnh

lý lập chứng từ, ghi sổ

Lập báo cáo kế toán theo chế độ quy định

Tổ chức thực hiện công việc lưu trữ chứng từ ở đơn vị

- Kế toán kho vật tư, thành phẩm, tài sản và sản xuất: lập sổ theo dõi tình hình xuất, nhập tồn của nguyên vật liệu, sản phẩm, tài sản cố định, tính khấu hao tài sản, tập hợp các chi phí sản xuất trong kỳ

- Kế toán bán hàng và thanh toán: có nhiệm vụ theo dõi tình hình bán hàng, hàng tháng theo dõi công nợ phải thu, công nợ phải trả, các khoản phải trả công nhân viên và các khoản trích theo lương

- Thủ quỹ: có nhiệm vụ chuyển tiền, kiểm tiền, xuất tiền khi có chứng từ, hóa đơn hợp lệ, hàng tháng phải báo cáo tình hình thu, chi, tồn của vốn bằng tiền mặt cho kế toán trưởng

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu, kiểm tra

Hình 3.3 Trình tự ghi sổ kế toán tại DNTN Cơ khí Thanh Nhã theo hình thức

Bảng cân đối số phát sinh

Sổ Nhật ký chung Sổ thẻ kế toán chi tiết

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

SỔ CÁI

- Niên độ kế toán là 01 năm từ 01/1 – 31/12

- Đơn vị tiền tệ sử dụng: đồng Việt Nam (VND)

- Hoạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ

- Hạch toán xuất kho theo phương pháp đích danh

- Khấu hao tài sản theo phương pháp đường thẳng

- Hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

- Hệ thống tài khoản sử dụng: áp dụng hệ thống tài khoản theo quyết định 15/2006/QĐ–BTC do Bộ Tài Chính ban hành ngày 20/03/2006

3.5 SƠ LƯỢC KẾT QUẢ KINH DOANH

Tổng doanh thu của công ty có 3 hạng mục: doanh thu thuần, doanh thu tài chính và thu nhập khác Trong đó doanh thu thuần công ty đến từ hoạt động mua bán, sửa chữa và bảo hành máy móc cơ khí, nó chiếm phần lớn tổng doanh thu của doanh nghiệp Còn lại doanh thu tài chính đến từ hoạt động gửi tiền thanh toán của công ty tại ngân hàng, doanh thu khác đến từ việc bán sắt thép phế liệu từ hoạt động sản xuất của doanh nghiệp, hai nguồn thu nhập này chiếm tỷ trọng nhỏ trong nguồn tổng doanh thu của doanh nghiệp

Tổng chi phí của công ty có 3 hạng mục phát sinh là giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý Trong đó chi phí hàng bán hay là giá vốn hàng bán bao gồm nguyên vật liệu, nhân công, và chi phí sản xuất chung chiếm một phần lớn trong tổng chi phí của doanh nghiệp Còn lại chi phí bán hàng đến từ các hoạt động tiếp khách, ký hợp đồng, phục vụ cho công tác bán hàng như giao hàng vận chuyển cho khách và còn chi phí quản lý doanh nghiệp dùng trả cho các hoạt động của cán bộ quản lý doanh nghiệp Trong doanh nghiệp hiện không có phát sinh chi phí tài chính và chi phí khác

3.5.1 Sơ lược tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp qua

3 năm 2011, 2012 và 2013

Bảng 3.1 Bảng tổng hợp kết quả kinh doanh của công ty qua 3 năm

Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Năm 2012/2011 Năm 2013/2012

Giá trị % Giá trị %

A Tổng doanh thu 1.902.217.277 2.031.597.923 2.225.023.455 129.380.646 6,8 193.425.532 9,52

Nguồn: Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh DNTN Cơ khí Thanh Nhã giai đoạn năm 2011-2013

Nhận xét:

 Doanh thu

Nhìn chung doanh thu thuần của doanh nghiệp qua ba năm đều tăng nhưng mức độ khác nhau, đạt 1.902.217.277 đồng năm 2011 và tăng lên 2.031.597.923 đồng vào năm 2012 tương đương 6,8% Nguyên nhân tăng là

do trong năm 2012 doanh nghiệp nhận được một số hợp đồng lắp ráp máy cho công ty cổ phần thủy sản Cà Mau và một số cá nhân ở tỉnh Đồng Tháp, các máy móc được đặt có giá trị lớn

Sang đến năm 2013 doanh thu thuần tiếp tục tăng lên và tăng 9,52% so với năm 2012 Nguyên nhân do doanh nghiệp sau khi hoạt động một thời gian

đã tạo được uy tín vững vàng từ đó khách hàng đặt hàng cho doanh nghiệp nhiều hơn, năm 2013 doanh nghiệp đã chế tạo thành công loại máy ép củi than trấu dùng cho xuất khẩu, khi giao hàng cho khách sản phẩm được đánh giá rất tốt và loại máy này đang được khách hàng đặt thêm

tư để sản xuất cũng tăng, so với 2012 thì năm 2013 doanh nghiệp đã phải chi thêm số tiền là 161.229.451 đồng Chi phí tăng cao làm giảm lợi nhận của doanh nghiệp rất nhiều

 Lợi nhuận sau thuế

Nhìn chung lợi nhuận sau thuế của công ty trong giai đoạn từ năm 2011 đến năm 2013 có xu hướng tăng, cụ thể lợi nhuận sau thuế năm 2011 đạt 120.759.446 đến năm 2012 thì tăng thêm 53.596.002 tương đương 44,38%, vào năm 2013 doanh nghiệp đạt lợi nhuận sau thuế 198.502.508 hơn 2012 là 30.763.812 tương đương 17,64% Năm 2013 doanh nghiệp được ưu đãi về thuế thu nhập doanh nghiệp theo Thông tư số 141/2013/TT-BTC

Tóm lại, doanh thu thuần và lợi nhuận sau thuế của công ty qua 3 năm đều tăng nhưng không đồng đều Giá nguyên vật liệu sắt thép tăng qua các năm ảnh hưởng đến doanh thu của doanh nghiệp Các máy móc thế hệ mới theo đơn đặt hàng của khách đều phải qua thời gian nghiên cứu chế tạo làm phát sinh chi phí nhiều hơn Lợi nhuận của doanh nghiệp chịu ảnh hưởng

mạnh nên tỷ lệ tăng của lợi nhuận giảm từ 44,38% năm 2012 đến 2013 chỉ còn 17,64% giảm gần 2,5 lần

3.5.2 Sơ lƣợc tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp qua

6 tháng đầu năm 2014/2013

 Chi phí

Tổng chi phí 6 tháng đầu năm 2014 so với cùng kỳ 2013 tăng lên 81.036.890 đồng tương đương 8,02% trong đó chi phí giá vốn hàng bán vẫn chiếm tỷ trong lớn nhất với lượng tăng là 76.364.825đồng còn lại thì chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tăng ít lần luợt là 2,38% và 2,71% Giá cả nguyên vật liệu năm 2014 nhìn chung không biến động tăng nhiều nhưng do đơn hàng công ty sản xuất nâng cao về giá trị nên chi phí đầu vào vẫn tăng theo

 Lợi nhuận sau thuế

Được hưởng ưu đãi về thuế suất nên số thuế thu nhập doanh nghiêp của đơn vị 6 tháng đầu năm 2014 so với cùng kỳ 2013 giảm 2.597.806 đồng tương đương giảm 7,4% Từ đó lợi nhuận sau thuế của đơn vị tăng lên 23,46% tương đương 24.697.641 đồng

Nhìn lại khoảng thời gian 6 tháng đầu năm 2014 so với 2013 có thể nói rằng doanh nghiệp vẫn tiếp tục kinh doanh tốt, doanh thu mỗi năm đều tăng, khi được hưởng ưu đãi về thuế làm cho lợi nhuận sau thuế của doanh nghiệp tăng mạnh

3.6 THUẬN LỢI KHÓ KHĂN VÀ PHƯƠNG HƯỚNG HOẠT ĐỘNG 3.6.1 Thuận lợi

- Có vị trí nằm trên đường giáp quốc lộ, giao thông thuận lợi Hạ tầng cơ

sở đầy đủ gần khu công nghiệp

- Qui mô xưởng lớn, diện tích rộng có đủ không gian cho nhà kho và xưởng cơ khí Khu vực an ninh trật tự

- Máy móc thiết bị được trang bị đầy đủ, hiện đại, phù hợp cho việc sản xuất

- Do làm ăn uy tín nên doanh nghiệp được các công ty miền Trung và Bắc đặt hàng khá nhiều

- Đội ngũ công nhân trẻ nhiệt tình với công việc

- Trình độ chuyên môn của cán bộ kỹ thuật cao, phù hợp với yêu cầu công việc Có khả năng nghiên cứu chế tạo các loại máy móc mới phù hợp hơn với yêu cẩu của khách hàng

3.6.2 Khó khăn

- Giá trị lô hàng giao dịch giá trị lớn, nhưng tiến độ thanh toán của khách hàng chậm làm ứ đọng vốn của doanh nghiệp Doanh nghiệp gặp phải vấn đề luân chuyển vốn chậm, ảnh hưởng hoạt động sản xuất kinh doanh