13
Kiểm soát chung trong chu trình kinh doanh cần đảm bảo kiểm soát truy cập, sử dụng các dữ liệu, thông tin, báo cáo liên quan đến các hoạt động, đối tƣợng, nguồn lực trong chu trình.
Khi nhập liệu các hoạt động đặt hàng, xuất kho, doanh thu bán hàng và thu tiền trong chu trình doanh thu, cần tách biệt việc nhập liệu, xử lý của từng hoạt động cho từng đối tƣợng thực hiện. Mỗi hoạt động do một đối tƣợng thực hiện độc lập sẽ tạo ra cơ chế kiểm tra, đối chiếu dữ liệu với nhau trong việc thực hiện các hoạt động trong cùng một quá trình bán hàng.
Trong quá trình ghi nhận dữ liệu liên quan đến một hoạt động, cần tách biệt chức năng khai báo các tài khoản, khai báo các đối tƣợng quản lý của hoạt động nhƣ khách hàng, hàng hóa, nhân viên bán hàng, ngân hàng với chức năng nhập liệu nội dung của hoạt động. các hoạt động của chu trình chỉ đƣợc nhập liệu nếu nội dung hoạt động có liên quan đến các tài khoản, đối tƣợng quản lý đã đƣợc kiểm tra và khai báo trƣớc bởi ngƣời quản lý hệ thống.
Kiểm soát nhập liệu
Trong môi trƣờng xử lý bằng máy tính, nội dung dữ liệu của các hoạt động trong chu trình doanh thu sẽ đƣợc ghi nhận vào trong hệ thống thông qua hoạt động nhập liệu. Mục tiêu của kiểm soát nhập liệu là đảm bảo các nội dung dữ liệu này đƣợc ghi nhận một cách đầy đủ, chính xác và hợp lệ vào trong hệ thống kế toán.
Bảng 2.1: Các thủ tục kiểm soát nhập liệu trong chu trình doanh thu
Ô nhập
liệu Mục tiêu kiểm soát Các thủ tục kiểm soát
Ngày chứng từ ( đặt hàng, hóa đơn, xuất kho,...)
- Đầy đủ: không bỏ sót dữ liệu; - Hợp lệ: kiểu dữ liệu là kiểu ngày, trong kỳ kế toán hiện hành;
- Chính xác: nhập đúng ngày phát sinh nghiệp vụ;
- Quy định trình tự dữ liệu; - Kiểm soát dữ liệu;
- Kiểm soát giới hạn;
Số chứng từ (đặt hàng, xuất hàng, hóa đơn, phiếu thu,…)
- Đầy đủ: không bỏ sót dữ liệu; - Hợp lệ: Không trùng lặp, tuân thủ cấu trúc mã hoạt động; - Chính xác;
- Kiểm soát tự động đánh số thứ tự theo cấu trúc mã hoạt động đã thiết lập;
- Kiểm soát trình tự nhập liệu; - Kiểm soát trùng dữ liệu; Mã khách
hàng
- Đầy đủ: không bỏ sót dữ liệu; - Hợp lệ: Không trùng lặp, tuân thủ cấu trúc mã hoạt động; - Chính xác; Nhập đúng khách hàng của hoạt động;
- Kiểm soát trình tự nhập liệu; - Chọn mã khách hàng đã đƣợc khai báo trƣớc trong danh mục; - Cho phép tự động xuất hiện các thông tin về khách hàng khi chọn mã khách hàng;
14 hàng, địa chỉ, mã số thuế - Hợp lệ; - Chính xác;
động xuất hiện khi chọn mã khách hàng;
Mã hàng - Đầy đủ: Không bỏ sót dữ liệu; - Hợp lệ: Đúng cấu trúc mã hàng, hàng hóa hợp lệ;
- Chính xác: Nhập đúng hang hóa liên quan đến hoạt động;
- Kiểm soát trình tự nhập liệu; - Chọn mã hàng hóa đã đƣợc khai báo trong danh mục;
- Cho phép tự động xuất hiện các thông tin về hàng hóa (tên, đơn vị tính,…khi chọn mã hàng); Tên hàng, đơn vị tính - Đầy đủ; - Hợp lệ; - Chính xác;
- Kiểm soát tự động, cho phép xuất hiện tự động khi chọn mã hàng; Số lƣợng đặt hàng, xuất kho bán hàng - Đầy đủ; - Hợp lệ: Đúng kiểu số, trong giới hạn đáp ứng cho phép; - Chính xác: Đúng số lƣợng các hoạt động;
- Kiểm soát trình tự nhập liệu; - Kiểm soát dữ liệu;
- Kiểm soát giới hạn; - Tổng kiểm soát; Giá bán (ghi nhận doanh thu) - Đầy đủ; - Hợp lệ: Đúng kiểu số, đúng giá bán quy định; - Chính xác: Đúng giá bán;
- Kiểm soát tự động khi chọn mã hàng, khi đã khai báo trƣớc giá bán của từng hàng hóa;
Giá xuất - Đầy đủ;
- Hợp lệ: Đúng kiểu số; - Chính xác: Đúng giá xuất;
Kiểm soát tự động tính giá xuất;
Thành tiền - Đầy đủ;
- Hợp lệ: Đúng kiểu số; - Chính xác: Giá trị chính xác;
- Kiểm soát tự động; - Kiểm soát kiểu dữ liệu; - Lập tổng kiểm soát; Các tài khoản - Đầy đủ; - Hợp lệ: Đúng cấu trúc, tài khoản cho phép sử dụng. - Chính xác: Hạch toán đúng tài khoản;
Kiểm soát trình tự nhập liệu; Chọn số hiệu tài khoản từ danh mục đã đƣợc khai báo trƣớc; Tên tài khoản tự động xuất hiện khi chọn mã tài khoản;
Kiểm soát giới hạn chỉ cho phép các tài khoản liên quan đến từng hoạt động đƣợc xuất hiện;
15
Kiểm soát xử lý và kết quả xử lý
Căn cứ vào nguyên tắc xử lý dữ liệu trong chu trình doanh thu, các thủ tục kiểm soát xử lý đƣợc lập trình. Nguyên tắc các kiểm soát này là đối chiếu dữ liệu thực hiện và chính sách, mệnh lệnh một cách tự động. Kiểm soát đảm bảo các hoạt động diễn ra theo trình tự hợp lý.
Kết thúc một quá trình xử lý dữ liệu, nhóm kiểm soát dữ liệu thiết lập các báo cáo trình bày tóm lƣợc các thay đổi dữ liệu trong các tập tin dữ liệu liên quan quá trình xử lý trong chu trình doanh thu.