53
a) Thu thập và lập chứng từ
Trong hoạt động lập hóa đơn bán hàng chừng từ phát sinh là: hóa đơn bán hàng
- Hóa đơn bán hàng
Áp dụng: áp dụng cho tất cả khách hàng tại doanh nghiệp, những cá nhân nông dân không lấy hóa đơn, doanh nghiệp vẫn lập.
Số liên lập: 3 liên
Mẫu sử dụng (phụ lục 8): là mẫu thiết kế sẵn đƣợc in ấn tại doanh nghiệp tƣ nhân in Ngọc Tài có MST 1801156610.
Nội dung dữ liệu thu thập: thông tin bên mua và bên bán về tên đơn vị, mã số thuế địa chỉ. Hình thức thanh toán, hàng hóa đã giao số lƣợng, đơn giá, thành tiền và thuế.
Nơi lập: phòng kế toán
Ngƣời lập: kế toán bán hàng và thanh toán
Cách thức lập: khi kế toán bán hàng nhận đƣợc các chứng từ biên bản kiểm nghiệm sản phẩm, phiếu giao hàng đã có xác nhận của khách hàng và hợp đồng bán hàng thì bắt đầu lập hóa đơn bán hàng. Hóa đơn này đƣợc lập bằng tay theo mẫu có sẵn, kế toán chỉ cần điền các thông tin cần thiết vào hóa đơn ký xác nhận và gửi cho chủ doanh nghiệp xác nhận sau đó gửi cho khách hàng. Nếu khách hàng không lấy hóa đơn thì doanh nghiệp sẽ lƣu lại.
Ngƣời duyệt: chủ doanh nghiệp
Mục đích sử dụng: dùng để theo dõi số thuế GTGT phải nộp.
Ngƣời sử dụng: kế toán trƣởng, kế toán bán hàng và thanh toán, chủ doanh nghiệp, khách hàng
Nhận xét: hóa đơn bán hàng đƣợc doanh nghiệp lập bằng tay, mẫu hóa đơn đƣợc cơ quan chuyên in hóa đơn in ấn. Hóa đơn đƣợc lập đúng và đầy đủ nội dung phù hợp theo qui định của pháp luật.
b) Quá trình lập và lƣu chuyển chứng từ trong hoạt động lập hóa đơn bán hàng
- Phạm vi áp dụng: áp dụng đối với mọi đối tƣợng khách hàng của doanh nghiệp.
54
Kế toán bán hàng khi nhận đƣợc phiếu giao hàng và biên bản kiểm nghiệm sản phẩm từ bộ phận giao hàng thì kiểm tra đối chiếu lại với hợp đồng bán hàng và bắt đầu lập hóa đơn bán hàng 3 liên chuyển cho chủ doanh nghiệp ký xác nhận. Sau đó chuyển liên 2 đƣợc giao cho khách hàng. Liên 3 đƣợc gửi cho kế toán trƣởng để lƣu hành nội bộ và liên 1 đƣợc lƣu lại để kế toán bán hàng ghi vào sổ chi tiết phải thu khách hàng.
- Quy định về thời gian lƣu chuyển chứng từ:
Hoạt động lập hóa đơn của doanh nghiệp diễn ra nhanh chóng trong vòng một ngày kể từ khi nhận đầy đủ các chứng từ liên quan. Khi lập xong sẽ đƣợc chuyển cho chủ doanh nghiệp ký trong ngày, nếu là cuối ngày thì đầu ngày hôm sau phải đƣợc chuyển đi. Khi có chữ ký của chủ doanh nghiệp hóa đơn sẽ đƣợc chuyển cho khách hàng, nếu khách hàng ở xa sẽ đƣợc chuyển phát nhanh qua bƣu điện.
- Lƣu đồ trong hoạt động lập hóa đơn bán hàng
Kế toán bán hàng và thanh toán
Bắt đầu Phiếu giao hàng đã xác nhận BP Giao hàng Biên bản kiểm nghiệm đã xác nhận
Kiểm tra đối chiếu hợp đồng và lập hóa đơn bán hàng Phiếu giao hàng đã xác nhận Biên bản kiểm nghiệm đã xác nhận 3 2 1 Hóa đơn bán hàng N N KH Kế toán trƣởng Hợp đồng bán hàng Hợp đồng bán hàng Chủ DN ký xác nhận
55
4.1.3.2 Tổ chức hệ thống sổ sách, báo cáo quản lý
a) Sổ sách
Trong hoạt động lập hóa đơn của doanh nghiệp không có phát sinh sổ sách
b) Báo cáo
Trong hoạt động lập hóa đơn của doanh nghiệp không có phát sinh báo cáo.
Tại doanh nghiệp thiếu các sổ sách hay báo cáo theo dõi hóa đơn xuất ra. Có các khách hàng mua linh kiện máy móc hoặc máy móc nhƣng không lấy hóa đơn, hóa đơn này đƣợc doanh nghiệp lƣu lại mà không có sổ sách gì để theo dõi.