a) Sổ sách: Trong hoạt động giao hàng tại doanh nghiệp có phát sinh các sổ sách: Sổ chi tiết hàng tồn kho, Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái
- Sổ chi tiết hàng tồn kho
Doanh nghiệp sử dụng mẫu S10-DN theo quyết định 15/2006/ QĐ-BTC. Nguồn số liệu: số liệu đƣợc ghi nhận hàng ngày ngày dựa trên các phiếu nhập kho hay phiếu xuất kho.
Nội dung dữ liệu thu thập: tình hình nhập xuất tồn kho hàng của doanh nghiệp, loại hàng, giá tiền, số lƣợng theo dõi chi tiết cho từng loại hàng trong kho.
Nơi lập: phòng kế toán Ngƣời lập: kế toán kho
Cách thức lập: Khi kế toán kho xuất hàng ra kèm theo phiếu xuất kho (2 liên) giao cho bộ phận giao hàng ký nhận. Liên 2 bộ phận giao hàng giữ lại, liên 1 kế toán kho giữ và làm căn cứ lập sổ chi tiết hàng tồn kho. Kế toán kho mở phần mềm excel vào trang sổ chi tiết hàng tồn kho nhập các thông tin về hàng hóa đã xuất ra số lƣợng đơn giá loại hàng dựa theo phiếu xuất kho.
Lƣu trữ sổ sách: Cuối tháng, kế toán kho sẽ in lại sổ chi tiết hàng tồn kho từ tập tin sổ chi tiết hàng tồn kho sau đó lƣu giữ tại tủ sắt riêng.
Mục đích sử dụng: theo dõi quá trình nhập, xuất, tồn kho của thành phẩm hàng hóa và tách biệt với nguyên vật liệu lƣu trong kho
Ngƣời sử dụng: kế toán kho, kế toán trƣởng, chủ doanh nghiệp. - Sổ Nhật ký chung
49
Nội dung dữ liệu thu thập: ghi nhận các nghiệp vụ phát kinh tế phát sinh tại đơn vị hằng ngày. Trong hoạt động giao hàng là nghiệp vụ xuất kho ghi lại giá vốn hàng bán.
Cách thức lập: hằng ngày khi nhận đƣợc chứng từ phiếu xuất kho từ bộ phận giao hàng hoặc kế toán kho. Kế toán trƣởng sẽ ghi vào sổ nhật ký chung bằng phần mềm excel, định khoản và nhập giá vốn hàng bán. Sau đó kiểm tra và lƣu lại để theo dõi.
Mục đích sử dụng: theo dõi hoạt động xuất kho của doanh nghiệp, làm cơ sở để ghi lên sổ Cái các tài khoản. Đây cũng là công cụ để kế toán trƣởng giám sát hoạt động xuất kho của công ty.
- Sổ cái
Tƣơng nhƣ nhƣ trong hoạt động nhận đặt hàng.
Nội dung dữ liệu thu thập: phản ánh số tiền phát sinh trên tài khoản 632, 155, 156 số dƣ đầu kỳ, phát sinh trong kỳ và số dƣ cuối kỳ.
Cách thức lập: hằng ngày khi phát sinh nghiệp vụ kinh tế tại doanh nghiệp. Kế toán trƣởng sau khi ghi nhận vào sổ Nhật ký chung thì căn cứ vào đó ghi đồng thời lên Sổ Cái. Kế toán trƣởng mở phần mềm excel vào tập tin Sổ cái và ghi nhận số tiền vào các sổ cái tài khoản liên quan. Cuối tháng kế toán trƣởng sẽ in sổ Cái ra ký xác nhận và lƣu lại.
Mục đích sử dụng: dùng để theo dõi các tài khoản kế toán tại doanh nghiệp, đối chiếu với sổ Nhật ký chung khi cần thiết. Số liệu trên sổ Cái còn đƣợc dùng làm cơ sở để lập Bảng Cân đối số phát sinh.
b) Báo cáo: Trong hoạt động giao hàng tại doanh nghiệp không có phát sinh báo cáo.
Doanh nghiệp chỉ lập 3 sổ sách là sổ chi tiết hàng tồn kho, sổ Nhật ký chung và sổ Cái bằng phần mềm excel. Sổ chi tiết hàng tồn kho có thể theo dõi đƣợc chi tiết hàng hóa tại doanh nghiệp và dễ dàng cho công tác quản lý. Sổ Nhật ký chung phản ánh giá vốn hàng hóa đã xuất ra, giúp kế toán trƣởng dễ dàng theo dõi hoạt động xuất kho của doanh nghiệp. Sổ Cái theo dõi các tài khoản phát sinh và đối chiếu với sổ Nhật ký chung của doanh nghiệp. Trong hoạt động giao hàng doanh nghiệp chƣa có sổ sách nào dùng để theo dõi hoạt động của bộ phận giao hàng, truy cứu trách nhiệm khi cần thiết.
4.1.2.3 Các hoạt động kiểm soát
a) Kiểm soát nội bộ trong hoạt động giao hàng
50
- Môi trƣờng kiểm soát: kế toán bán hàng kế toán kho và bộ phận giao hàng có chuyên môn và đạo đức tốt đã gắn bó và công tác tại doanh nghiệp nhiều năm. Trong hoạt động giao hàng có sự phân quyền rõ ràng giữa các nhân viên nhƣ: chỉ có kế toán bán hàng mới lập phiếu giao hàng và lệnh xuất kho, chỉ có kế toán kho mới lập phiếu xuất kho, chỉ có bộ phận giao hàng mới đƣợc làm nhiệm vụ giao hàng, kiểm tra hàng hóa chạy thử và lập biên bản kiểm nghiệm.
- Đánh giá rủi ro ảnh hƣởng và hoạt động kiểm soát:
Bảng 4.4 Đánh giá rủi ro ảnh hƣởng và hoạt động kiểm soát trong hoạt động giao hàng.
Rủi ro Ảnh hƣởng Hoạt động kiểm soát
tại doanh nghiệp
Xuất hàng không đúng thời gian quy định, hàng đến không đúng địa điểm Chậm trễ tiến độ nhận hàng của khách, vi phạm hợp đồng kinh tế Do kế toán bán hàng lên kế hoạch giao hàng, lập phiếu giao hàng với nội dung chính xác Hàng hóa bị thất lạc mất mát hay hỏng hóc trong quá trình di chuyển Vừa mất uy tín của doanh nghiệp vừa gây thiệt hại về kinh tế
Do cán bộ kỹ thuật đảm nhiệm việc giao hàng, có sự hổ trợ của nhân viên phân xƣởng. Nếu xảy ra mất mát hay thất thoát trƣởng bộ phận kỹ thuật và nhân viên giao hàng sẽ chịu trách nhiệm. Khách hàng nhận hàng
nhƣng không xác nhận đã nhận hàng
Gây khó khăn cho việc tiến hành nhận tiền thanh toán của doanh nghiệp
Phiếu giao hàng và biên bản kiểm nghiệm sản phầm đều yêu cầu có chữ ký của khách hàng. Hàng tồn kho tại doanh
nghiệp bị hƣ hỏng hoặc mất mát
Làm chậm tiến độ giao hàng và thiệt hại cho doanh nghiệp
Có lắp camera giám sát kho. Chìa khóa kho chỉ có thủ kho giữ, hàng vào kho đã đƣợc thủ kho xác nhận và bàn giao trách nhiệm. Doanh nghiệp có kiểm kê kho vào cuối mỗi quý.
51
- Thông tin và truyền thông:
Thông tin tiếp nhận từ bên trong do kế toán bán hàng ghi nhƣ là hàng hóa giao, ngày giao hàng, địa chỉ giao hàng… Các thông tin này đƣợc ghi một cách chính xác giúp cho kế toán kho có thể xuất đúng hàng hóa, có thể lập phiếu xuất kho. Bộ phận giao hàng có đầy đủ thông tin để giao hàng.
Thông tin tiếp nhận từ bên ngoài là các ý kiến của khách hàng về hàng hóa đã nhận. Đây là nguồn thông tin quan trọng cần thiết để kế toán bán hàng làm căn cứ khi thực hiện thanh toán với khách hàng..
Đối với việc truyền thông trong nội bộ các chứng từ đƣợc chuyển giao cho đúng ngƣời cần nhƣ kế toán kho cần lệnh xuất kho, bộ phận giao hàng cần phiếu xuất kho và phiếu giao hàng để đối chiếu. Kế toán bán hàng cần biên bản nghiệm thu và phiếu giao hàng đã xác nhận để lƣu lại
Truyền thông ra bên ngoài là phiếu giao hàng cho khách hàng đã đƣợc ký nhận và khách hàng giữ lại 1 liên để lƣu lại.
- Giám sát: tại doanh nghiệp ngƣời giám sát hoạt động giao hàng chính là bộ phận kỹ thuật. Nhƣng bộ phận kỹ thuật vừa là ngƣời giao hàng vừa là ngƣời giám sát có thể dẫn đến sai phạm do kiêm nhiệm cả hai công việc. Doanh nghiệp đã giao trách nhiệm giám sát kiểm soát cho trƣởng bộ phận kỹ thuật nhƣng trƣởng bộ phận kỹ thuật ít khi tham gia hoạt động giao hàng mà giao cho các nhân viên kỹ thuật cùng công nhân ở phân xƣởng. Khi giao hàng nếu nhƣ chi tiết hàng hóa bị thay thế bằng hàng kém chất lƣợng sẽ ảnh hƣởng đến uy tín của doanh nghiệp và việc kiểm soát truy quy nhiệm sẽ rất khó khăn.
b) Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán trong hoạt động giao hàng - Kiểm soát chung:
Kiểm soát truy cập hệ thống:trong hoạt động giao hàng cũng giống nhƣ hoạt động nhận đơn đặt hàng. Dữ liệu có thể bị thay đổi và không có biện pháp bảo vệ.
Kiểm soát lƣu trữ dữ liệu: giống nhƣ hoạt động nhận đơn đặt hàng. Kế toán bán hàng và kế toán kho lƣu trữ chứng từ và sổ sách của mình trong tủ sắt riêng. Bộ phận giao hàng trong hoạt động giao hàng chỉ lƣu giữ chứng từ phiếu xuất kho tại phòng làm việc của mình và kẹp vào cặp hồ sơ.
- Kiểm soát ứng dụng
Kiểm soát nhập liệu: chứng từ phiếu giao hàng, lệnh xuất kho, phiếu xuất kho đƣợc lập bằng phần mềm excel, biên bản kiểm nghiệm lập bằng word. Đây là các phần mềm đơn giản và thông dụng với mọi ngƣời. Biểu mẫu chứng
52
từ đƣợc thiết kế sẵn. Tuy nhiên phần mềm này không có cơ chế đối chiếu kiểm tra dữ liệu đã nhập, nếu nhập sai thì in ra chứng từ sẽ bị sai và việc kiểm tra lại chỉ có thể thực hiện bằng thủ công. Minh họa màn hình nhập liệu phiếu giao hàng
Hình 4.5: Màn hình nhập liệu chứng từ Phiếu giao hàng
Kiểm soát thông tin đầu ra: Chứng từ trong hoạt động đặt hàng của doanh nghiệp không cần kết xuất ra vì đƣợc thực hiện trên phần mềm excel. Các chứng từ này đƣợc in ra sẽ đƣợc kế toán viên kiểm tra lại về các thông tin, nếu đầy đủ và chính xác sẽ đƣợc ký duyệt và chuyển giao cho những ngƣời có liên quan. Các dữ liệu trên máy do kế toán nào lập thì tự lƣu lại dữ liệu trên máy của mình nhƣ phiếu giao hàng, lệnh xuất kho do kế toán bán hàng lƣu, phiếu xuất kho do kế toán kho lƣu. Minh họa chứng từ phiếu giao hàng phụ lục 4