- Chủ doanh nghiệp
Giữ vai trò quản lý cao nhất thông qua các bảng báo cáo của kế toán trƣởng để ra các quyết định quản lý. Không tham gia nhiều vào chu trình doanh thu chỉ hoạt động
- Kế toán trƣởng
Giữ vai trò kiểm soát cao nhất trong chu trình doanh thu, kế toán trƣởng đã hoàn thành tốt công việc đƣợc giao. Kiểm soát chu trình doanh thu một cách chặt chẽ.
71
Kế toán bán hàng và thanh toán đã hoàn thành tốt công việc và trách nhiệm đƣợc giao. Tuy nhiên đơn vị nên phân tách riêng kế toán bán hàng và thanh toán để có thể kiểm soát tốt hơn.
- Kế toán kho
Kế toán kho đã hoàn thành tốt công việc và trách nhiệm đƣợc giao. Hàng hóa nguyên vật liệu va tài sản của công ty đƣợc bảo quản tốt. Khi xuất kho hay nhập kho điều có chứng từ đi kèm và đƣợc ghi trong sổ chi tiết hàng tồn kho để quản lý.
- Thủ quỹ
Thủ quỹ trong chu trình doanh thu đã hoàn thành tốt công việc đƣợc giao, quản lý quỹ tiền mặt của doanh nghiệp một cách rõ ràng và minh bạch. Các khoản phát sinh thu chi tiền mặt đƣợc ghi chép rõ ràng trên sổ quỹ tiền mặt.
- Nhân viên kỹ thuật kiêm giao hàng
Các nhân viên kỹ thuật đã hoàn thành tốt công việc đƣợc giao. Máy móc đƣợc sản xuất ra đạt chất lƣợng tốt tạo đƣợc uy tín với khách hàng, việc giao hàng diễn ra nhanh chóng đúng ngƣời đúng thời gian qui định.
5.2 CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CHU TR NH DOANH THU 5.2.1 Đối với tổ chức bộ máy kế toán
- Doanh nghiệp nên phân chia trách nhiệm cụ thể cho từng nhân viên kế toán, phù hợp với khả năng để nâng cao thêm chất lƣợng công việc hạn chế rủi ro sai sót. Bộ phận kế toán cần tách biệt kế toán bán hàng và thanh toán để dễ theo dõi và kiểm tra công nợ tốt hơn. Cần lập ra thêm các sổ sách và báo cáo chi tiết hơn để có thể quản lý, giúp nhà quản trị có những quyết định chính xác - Doanh nghiệp cũng cần phân ra một nhân viên giám sát giao hàng riêng tách biệt với bộ phận giao hàng để có thể kiểm tra hàng hóa về số lƣợng lẫn chất lƣợng.
- Nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên kế toán vì thực chất ngƣời kế toán là nhân tố quan trọng trong công tác kế toán. Định khoản đúng các nghiệp vụ thì làm kế toán mới chính xác và chỉ có ngƣời kế toán mới có thể phát hiện đƣợc các sai sót mà máy tính không thể thay thế đƣợc. Đồng thời nâng cao trình độ tin học hoá cho nhân viên phòng kế toán, để khi có lỗi xảy ra trong quá trình sử dụng máy tính cũng có biện pháp kịp thời xử lý, không phải mất thời gian chờ bộ phận kỹ thuật sữa chữa, đảm bảo các công việc của kế toán đƣợc tiến hành liên tục, không bị gián đoạn.
72
- Nâng cao giá trị đạo đức của nhân viên, phát huy tinh thần đoàn kết, giúp đỡ lẫn nhau cùng nhau làm tốt công việc của mình
5.2.2 Đối với hệ thống chứng từ, sổ sách và báo cáo kế toán
5.2.2.1 Chứng từ:
Trong hoạt động nhận đặt hàng cần lập ra thêm bảng báo giá cho các linh kiện máy móc hay sản phẩm có sẳn tại doanh nghiệp. Giúp kế toán bán hàng có thể nhanh chóng tiếp nhận đơn đặt hàng, phản hồi và báo giá cho khách hàng.
Trong hoạt động giao hàng, lệnh xuất kho nên đƣợc lập thêm 1 liên để bộ phận kế toán bán hàng có chứng từ đối chiếu kiểm tra với phiếu giao hàng đã lập. Phiếu giao hàng nên lập thêm 1 liên để bộ phận giao hàng có chứng từ đối chiếu việc đã giao hàng cho khách.
Trong hoạt động thanh toán doanh nghiệp nên lập thêm biên bản thanh lý hợp đồng đối với các hợp đồng giá trị cao.
5.2.2.2 Sổ sách
Trong hoạt động giao hàng, bộ phận giao hàng nên lập thêm một sổ chi tiết theo dõi hoạt động giao hàng, khi hàng xuất ra đi giao nên ghi nhận lại ngƣời giao hàng, các chứng từ kèm theo, loại hàng hóa và có chữ ký xác nhận.
Trong hoạt động lập hóa đơn tại doanh nghiệp, các hóa đơn khách hàng không lấy doanh nghiệp nên lập một sổ theo dõi hóa đơn không giao cho khách. Các hóa đơn này vào cuối tháng nên đƣợc lƣu trữ kèm theo sổ theo dõi.
5.2.2.3 Báo cáo
Trong hoạt động thanh toán doanh nghiệp nên lập báo cáo doanh số bán hàng theo khu vực, từ đó nhà quản trị có thể định hƣớng tìm đƣợc thị trƣờng phát triển phù hợp với doanh nghiệp của mình.
5.2.3 Đối với công tác tổ chức hoạt động kiểm soát
- Các thông tin, dữ liệu ngoài việc lƣu trong máy tính thì nên chú trọng trong việc lƣu trữ thêm vào ổ đĩa rời, đảm bảo thông tin không bị mất khi có sự cố trên máy tính xảy ra. Doanh nghiệp nên đầu tƣ mua thêm các thiết bị lƣu trữ dữ liệu di động để đề phòng máy tính bị hỏng hóc hay virut làm mất dữ liệu kế toán.
- Cần chú trọng đến việc bảo vệ thông tin lữu trữ, trong máy tính thì nên sử dụng phần mềm diệt virut tốt nhất để bảo vệ máy tính đƣợc an toàn. Đối
73
với thiết bị lƣu trữ bên ngoài cũng phải cất nơi an toàn, đảm bảo không bị mất cấp.
- Quá trình kiểm soát nội bộ của công ty tƣơng đối tốt nhƣng không phải vì điều này mà xem nhẹ việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, cần cải thiện để cho nó hoạt động ngày càng hữu hiệu hơn, hạn chế tối đa những sai sót, gian lận trong công tác kế toán tại công ty. Đây là công việc cần phải đƣợc thực hiện thƣờng xuyên.
- Các kế toán nên đặt mã bảo mật riêng cho máy tính của mình phụ trách, và đặt mã trong cả phần mềm excel của mình. Các file dữ liệu khi lƣu lại có thể đặt mã bảo mật riêng để tránh bị ngƣời khác sửa chữa.
5.2.4 Đối với việc tin học hóa công tác kế toán
Công ty có thể dùng phần mềm kế toán để thay thế cho công tác kế bán toán thủ công, hạn chế đƣợc những sai sót nhất định trong việc lập hoá đơn, chứng từ, các báo cáo nhanh chóng, kịp thời đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý. Giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt các hoạt động trong công tác kế toán, đặc biệt là trong chu trình doanh thu. Khi sử dụng phần mềm kế toán, kế toán viên chỉ cần nhập dữ liệu đầu vào là các chứng từ, hệ thống sẽ tự động cập nhật vào các sổ sách nhƣ sổ chi tiết hàng tồn kho, sổ chi tiết khách hàng, sổ quỹ tiền mặt, sổ nhật ký chung, sổ Cái… Báo cáo đƣợc lập ra rất đa dạng từ báo cáo quản trị cho đến báo cáo kế quả hoạt động kinh doanh… Những sổ sách báo cáo này có thể lập bất cứ lúc nào kế toán cần. Trong phần mềm kế toán có thể tạo ra sự phân quyền rõ ràng nhƣ kế toán kho không đƣợc nhập dữ liệu vào phân hệ Bán hàng, và ngƣợc lại. Ngoài ra các kế toán viên có thể xem dữ liệu của nhau nhƣng không thể chỉnh sửa, từ đó dẫn đến lợi ích nhƣ kế toán bán hàng có thể theo dõi hàng hóa tồn kho tại đơn vị mình ngay khi nhận đƣợc yêu cầu đặt hàng của khách. Từ đó làm giảm thời gian nhận đặt hàng đi, nếu sử dụng tốt phần mềm này, công tác kế toán tại đơn vị có thể diễn ra một cách dễ dàng và nhanh chóng.
Từ những lợi ích nhƣ trên, doanh nghiệp nên áp dụng tin học hóa vào hoạt động kế toán tại đơn vị của mình. Hiện nay các phần mềm kế toán khá phổ biến doanh nghiệp có thể sử dụng hiệu quả phù hợp với hoạt động công ty của mình là: phần mềm kế toán FAST, phần mềm kế toán MISA SME.NET 2012. Các phần mềm này có thể tải về để sử dụng thử, sau đây là bản đánh giá hai phần mềm này. Phƣơng pháp lựa chọn phần mềm là căn cứ trên các tiêu chí để cho điểm. Thang điểm của phần đánh giá nhƣ sau: tốt (10 đ), trung bình (5 đ), không tốt (0 đ). Ngoài ra áp dụng theo thông tƣ 103/2005 TT –BTC để thể hiện tầm quan trong của các chỉ tiêu này.
74
Bảng 5.2 Bảng đánh giá phần mềm kế toán
Tiêu chí Tầm quan
trọng (%)
FAST Accouting
Điểm MISA SME.NET 2012 Điểm
I. Tiêu chuẩn của phần mềm kế toán áp dụng tại đơn vị kế toán 100 9 10 Phần mềm phải tuân thủ các qui định của Nhà nƣớc về chế độ kế toán 60 Đƣợc lập trình áp dụng theo chế độ kế toán của Nhà nƣớc 10 Đƣợc lập trình áp dụng theo chế độ kế toán của Nhà nƣớc 10 Phần mềm có khả nâng nâng cấp sửa đổi nội dung
theo các chính sách tài chính mới 10 Có thể nâng cấp cập nhật các chính sách tài chính mới 10 Có thể nâng cấp cập nhật các chính sách tài chính mới 10 Phần mềm tự động xử lý đảm báo sự chính xác của số liệu kế toán 10 Số liệu xử lý chính xác Hỗ trợ tốt các thủ tục kiểm soát chung, kiểm soát ứng dụng
Các module đều có thể chỉnh sửa lại số liệu sau khi đã cập nhật vào các chứng từ, sổ sách có liên quan
10
Số liệu xử lý chính xác
Hỗ trợ tốt các thủ tục kiểm soát chung, kiểm soát ứng dụng
Các module đều có thể chỉnh sửa lại số liệu sau khi đã cập nhật vào các chứng từ, sổ sách có liên quan
75
Tiêu chí Tầm quan
trọng (%)
FAST Accouting
Điểm MISA SME.NET 2012 Điểm
Phần mềm phải đảm bảo tính bảo mật thông tin và
an toàn dữ liệu
20
Tính bảo mật không cao
Ghi nhận lại thời gian và công việc đã thực hiện trên dữ liệu
Tự động sao lƣu khi tắt máy tính 5
Tính bảo mật cao
Ghi nhận lại thời gian và công việc đã thực hiện trên dữ liệu
Kiểm soát quá trình đăng nhập, sử dụng phần mềm của ngƣời dùng Tự động sao lƣu khi tắt máy tính
10
II. Điều kiện của phần
mềm kế toán 100 9 9
Phù hợp với đơn vị
40 Phù hợp với công tác kế toán tại
doanh nghiệp 10
Phù hợp với công tác kế toán tại
doanh nghiệp 10
Hệ thống thiết bị tin học phù hợp với yêu cầu của
phần mềm
20
Cấu hình yêu cầu thấp
10
Cấu hình yêu cầu cao
5
Hƣớng dẫn và đào tạo sử dụng phần mềm
20
Đào tạo tập trung hoặc đào tạo ngay tại doanh nghiệp. Hƣờng dẫn sử dụng và có hổ trợ giải đáp thắc mắc khi gặp phải sự cố.
10
Đào tạo tập trung hoặc đào tạo ngay tại doanh nghiệp. Hƣờng dẫn sử dụng và có hổ trợ giải đáp thắc mắc khi gặp phải sự cố.
76
Tiêu chí Tầm quan
trọng (%)
FAST Accouting
Điểm MISA SME.NET 2012 Điểm
Thời gian bảo hành phần
mềm cập nhật dữ liệu 20 Hỗ trợ 24/24 Nâng cấp phiên bản sẽ tính phí thêm 5 Hỗ trợ 24/24
Nâng cấp phiên bản miễn phí 10
III Chi phí giá thành 100 5 10
Chí phí mua phần mềm 80 12.000.000 đồng 5 9.950.000 đồng 10
Chi phí đào tạo sử dụng phần mềm
20
Đào tạo tập trung:
3.000.000 đồng/1 ngƣời (6 buổi) Đào tạo trực tiếp tại đơn vị: 750.000 đồng/1 buổi cho ≤ 10 cán bộ nhân viên
5
Đào tạo tập trung: 950.000đ/ngƣời (2 ngày)
Đào tạo trực tiếp tại đơn vị: 4.000.000đ trong 2 ngày cho ≤ 10 cán bộ nhân viên
10
77
Qua bảng Đánh giá phần mềm kế toán Misa SME.NET 2012 và phần mềm FAST Accouting ta thấy rằng phần mềm Misa SME.NET 2012 nổi trội hơn với số điểm là 29 cao hơn 23 điểm của FAST Accouting. Từ đó tôi đề nghị doanh nghiệp nên lựa chọn phần mềm Misa SME.NET cho hoạt động kế toán của mình. Doanh nghiệp muốn tiếp tục phát triển mạnh hơn thì nên cải thiện công tác tin họa hóa kế toán nhanh hơn.
78
CHƢƠNG 6
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 6.1 KẾT LUẬN
Trong quá trình thực tập tại đơn vị tôi nhận xét đơn vị đã thực hiện tốt các hoạt động trong chu trình doanh thu. Trong đó các chứng từ sổ sách lập ra đều theo qui định của Bộ tài chính, cán bộ nhân viên kế toán tại doanh nghiệp làm việc tốt và hiệu quả, trình độ và năng lực cao giúp vận hành hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh thu hiệu quả. Từ đó góp phần làm doanh nghiệp hoạt động tốt hơn. Bên cạnh đó trong chu trình doanh thu của mình doanh nghiệp vẫn còn một số mặt hạn chế cần đƣợc khắc phục.
Việc tiếp cận hệ thống thông tin kế toán tại doanh nghiệp còn một số hạn chế nên tôi không thể đánh giá một cách chính xác nhất tất cả hoạt động đƣợc. Đây chính là một phần hạn chế trong luận văn này.
6.2 KIẾN NGHỊ
Sau khi nghiên cứu về chu trình doanh thu của hệ thống thông tin kế toán trong đơn vị tôi có những kiến nghị sau:
- Các cơ quan ban ngành cấp trên nên tạo nhiều điều kiện thuận lợi để công ty hoạt động có hiệu quả hơn:
+ Miễn, giảm thuế, khuyến khích đầu tƣ sản xuất vào các sản phẩm thiết yếu phục vụ cho nhu cầu ngƣời dân
+ Giảm lãi suất vay ngân hàng để mở rộng sản xuất
+ Tạo môi trƣờng kinh tế cạnh tranh tranh lành mạnh giữa các công ty, doanh nghiệp trong ngành
+ Tạo điều kiện dễ dàng cho doanh nghiệp có thể đăng ký bản quyền các sản phẩm mình phát minh đƣợc.
Doanh nghiệp nên tập trung phát huy những điểm mạnh của mình, tuân thủ các quy định của nhà nƣớc. Tập trung tin học hóa công tác kế toán và quản lý tại doanh nghiệp.
Mở rộng qui mô sản xuất đầu tƣ máy móc hiện đại hơn.
Tăng cƣờng việc tiếp thị đến cho khách hàng có thể là quảng cáo qua nhân viên kinh doanh, mạng Internet. Tìm kiếm các hợp đồng mới giá trị cao hơn và mở rộng đƣợc thị trƣờng. Nếu có điều kiện nên phát triển thêm khách hàng ở nƣớc ngoài.
79
Đầu tƣ nâng cao trình độ tay nghề cho công nhân viên, đảm bảo điều kiện lao động và phục lợi cho công nhân viên. Có chế độ thƣởng hay tăng lƣơng cho nhƣng nhân viên làm việc tốt từ đó kích thích họ phát huy hết khả năng cống hiến của mình.
Tăng cƣờng kiểm soát chặt chẽ chi phí và thực hiện tiết kiệm chi phí từ đó giúp tăng cao lợi nhuận, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh. Có chính sách quản trị tốt về nguồn nguyên vật liệu sắt thép tránh tính trạng mua nguyên liệu với giá cao.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Nguyễn Thuý An, 2013. Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán 1. Đại học Cần Thơ.
2. Trƣơng Thị Thuỷ và cộng sự, 2010. Hoạt động kế toán máy. Hà Nội: Nhà xuất bản Tài chính.
3. Thái Phúc Huy và cộng sự, 2012. Hệ thống thông tin kế toán tập 2. Hồ Chí Minh: Nhà xuất bản Phƣơng Đông.
4. Trần Long và cộng sự, 2005. Kiểm toán. Hà Nội: Nhà xuất bản Hà Nội 5. Bộ Tài Chính, 2006. Chế độ kế toán doanh nghiệp: theo Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. Hà Nội: Nhà xuất bản Tài chính.
6. ThS. Đặng Văn Sáng và cộng sự, 2013. Hướng dẫn thức hành lập sổ sách kế toán báo cáo tài chính & báo cáo thuế GTGT trên Excel. Hà Nội: Nhà xuất bản Lao Động.
PHỤ LỤC PHỤ LỤC 1
PHỤ LỤC 2
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
---*---
HỢP ĐỒNG KINH TẾ
(Số:./…../ HĐKT)
V/v: Mua bán máy móc thiết bị
- Căn cứ vào bộ luật dân sự số 33/2005/QH11 đã được Quốc hội nước Cộng