4.1.4.1 Tổ chức quá trình xử lý dữ liệu
a) Thu thập và lập chứng từ
Trong hoạt động nhận tiền thanh toán của đơn vị có chứng từ phát sinh là phiếu thu, giấy báo Có của ngân hàng, và giấy đề nghị thanh toán.
58
Bảng 4.6 Bảng chứng từ dùng trong hoạt động thanh toán
Phiếu thu Giấy đề nghị thanh toán Giấy báo Có
Áp dụng Đối với khách hàng mua hàng thanh toán bằng tiền mặt.
Đối với khách hàng chậm thanh toán tiền
Đối với khách hàng thanh toán tiền bằng chuyển khoản
Số liên lập 3 liên 1 liên 1 liên
Mẫu sử dụng Phụ lục 9 Phụ lục 10 Phụ lục 11
Nội dung dữ liệu thu thập
Thông tin ngƣời nộp tiền, lý do nộp, số tiền đã nộp.
Thông tin khách hàng, số tiền phải thanh toán, thuế, thời gian đến hạn thanh toán
Thông tin khách hàng, số tiền đã nộp, thời gian nộp
Nơi lập Phòng kế toán Phòng kế toán Ngân hàng
Cách thức lập Khi khách hàng thông báo thanh toán bằng tiền mặt cho tiền mua hàng. Kế toán thanh toán vào phần mềm excel mở tập tin phiếu thu và nhập thông tin khách hàng, số tiền thanh toán sau đó in ra và giao cho thủ quỹ kiểm tra lại với số tiền mình đã nhận. Thủ quỹ sẽ ký tên xác nhận và giao lai cho kế toán thanh toán 1 liên, khách hàng 1 liên và lƣu lại 1 liên
Khi khách hàng nhận đƣợc hóa đơn bán hàng nhƣng tới hạn không thanh toán cho doanh nghiệp. Kế toán thanh toán sẽ vào phần mềm word soạn thảo giấy đề nghị thanh toán kiểm tra và in lại gửi cho chủ doanh nghiệp ký nhận. Sau đó kế toán thanh toán chuyển giấy đề nghị thanh toán cho khách hàng.
Khi tài khoản của doanh nghiệp đƣợc gửi tiền vào, ngân hàng sẽ gửi Giấy báo Có cho doanh nghiệp để thông báo về số tiền phát sinh tăng thêm trong tài khoản
59
Phiếu thu Giấy đề nghị thanh toán Giấy báo Có
Mục đích sử dụng Phiếu thu dùng để làm cơ sở để kế toán thanh toán ghi sổ chi tiết phải thu khách hàng, thủ quỹ ghi sổ quỹ tiền mặt. Chứng từ có giá trị pháp lý chứng thực số tiền đã nhận đƣợc của khách hàng
Biên bản xác nhận nợ của khách hàng và nhắc nhở khách hàng về thời gian thanh toán tiền hàng cho doanh nghiệp
Giấy báo Có sẽ cho kế toán thanh toán biết đƣợc khách hàng đã thanh toán tiền hàng hay chƣa. Số tiền thanh toán và thời gian thanh toán. Chứng từ này cũng là cơ sở để kế toán thanh toán ghi sổ chi tiết phải thu khách hàng và ghi vào sổ nhật ký chung
Ngƣời lập Kế toán thanh toán (kế toán bán hàng và thanh toán)
Kế toán thanh toán (kế toán bán hàng và thanh toán)
Ngƣời duyệt Thủ quỹ, ngƣời nộp tiền, kế toán trƣởng và chủ doanh nghiệp
Chủ doanh nghiệp
Ngƣời sử dụng kế toán thanh toán, khách hàng, thủ quỹ, kế toán trƣởng, chủ doanh nghiệp
Kế toán thanh toán, chủ doanh nghiệp, khách hàng
Kế toán thanh toán, kế toán trƣởng và chủ doanh nghiệp.
60
Nhận xét: phiếu thu đƣợc kế toán thanh toán lập và in theo qui định của bộ tài chính, thể hiện rõ nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Giấy báo Có của ngân hàng ghi đúng rõ nội dung và thể hiện đƣợc số tiền đã vào tài khoản của doanh nghiệp. Hiện nay việc thanh toán tại doanh nghiệp đa số đƣợc thanh toán bằng chuyển khoản, các khoản thu bằng tiền mặt rất ít. Doanh nghiệp đã đăng ký dịch vụ internet banking, khi tiền vào tài khoản doanh nghiệp sẽ nhận đƣợc thông báo ngay không cần phải đợi giấy báo Có của ngân hàng. Doanh nghiệp có sử dụng thêm giấy đề nghị thanh toán hỗ trợ công việc thu công nợ. Các chứng từ đƣợc lập ra đầy đủ và phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.
b) Quy trình lập và lƣu chuyển chứng từ trong hoạt động thanh toán - Phạm vi áp dụng: áp dụng cho mọi đối tƣợng mua hàng của doanh nghiệp.
- Mô tả hoạt động thanh toán
Nếu thanh toán bằng tiền mặt: khách hàng gửi thông báo thanh toán tiền hàng cho kế toán thanh toán, kế toán sẽ xác nhận lại với sổ chi tiết phải thu khách hàng. Khi xác định đúng số nợ phải thu, kế toán thanh toán lập phiếu thu 3 liên. Toàn bộ phiếu thu sẽ gửi cho thủ quỹ, thủ quỹ nhận đƣợc phiếu thu sẽ kiểm tra đối chiếu với tiền của khách hàng nộp vào đồng thời ghi vào sổ quỹ tiền mặt, nếu đúng và đủ thì khách hàng và thủ quỹ ký xác nhận vào phiếu thu 3 liên. Phiếu thu đƣợc chuyển liên 1 cho kế toán thanh toán, liên 2 cho khách hàng và liên 3 thủ quỹ lƣu lại. Kế toán thanh toán căn cứ vào phiếu thu để ghi giảm các khoản phải thu vào sổ chi tiết phải thu khách hàng. Nếu thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng: kế toán thanh toán nhận đƣợc giấy báo có của ngân hàng và ghi sổ chi tiết phải thu khách hàng.
Sau khi sổ chi tiết phải thu khách hàng xong, kế toán thanh toán gửi phiếu thu và giấy báo Có cho kế toán trƣởng ghi sổ Nhật ký chung và sổ Cái. Hai chứng từ này sau đó đƣợc giao lại cho kế toán thanh toán lƣu trữ lại.
- Quy định về thời gian lƣu chuyển chứng từ:
Hoạt động nhận thanh toán của doanh nghiệp diễn ra nhanh chóng trong vòng 1 ngày kể từ khi khách hàng thông báo trả tiền hay nhận đƣợc thông báo từ ngân hàng. Nếu rơi vào thời gian cuối ngày thì đầu ngày sao sẽ hoàn thành thanh toán cho khách hàng. Trong đó phiếu thu đƣợc lập trong ngày ngay khi nhận đƣợc thông báo trả nợ của khách hàng bằng tiền mặt. Phiếu thu đƣợc chuyển cho thủ quỹ ngày trong ngày, thủ quỹ xét duyệt và trả lại phiếu thu cho kế toán bán hàng sau khi đã ký xác nhận. Giấy báo Có khi nhận đƣợc gấy báo
61
Có của ngân hàng kế toán bán hàng sẽ chuyển giao cho kế toán trƣởng xem xét ngay trong ngày, kế toán trƣởng sau khi xem xét ghi sổ sẽ giao lại cho kế toán bán hàng cất giữ. Bên cạnh đó còn có giấy đề nghị thanh toán đƣợc kế toán thanh toán lập và chuyển cho thủ trƣởng ký duyệt trong ngày. Sau đó gửi cho khách hàng tùy khoảng cách xa hay gần nhƣng không quá 5 ngày.
62
Kế toán bán hàng và thanh toán Thủ quỹ
Bắt đầu Kiểm tra, ký xác nhận và ghi sổ quỹ tiền mặt 3 2 1
Phiếu thu Tiền
1 Phiếu thu đã xác nhận 3 2 1 Phiếu thu KH xác nhận Khách hàng N Sổ chi tiết phải thu khách hàng Ngân hàng Giấy báo có Thu bằng TG Thu bằng tiền mặt Sổ quỹ tiền mặt A A Giấy báo có Giấy báo có 1 Phiếu thu đã xác nhận Sổ nhật ký chung Giấy báo có 1 Phiếu thu đã xác nhận B N Kế toán trƣởng Sổ chi tiết phải thu khách hàng Kiểm tra và lập phiếu thu N Sổ Cái Nhập liệu sổ quỹ TM Nhập liệu sổ NKC, sổ Cái Ghi hàng ngày
Nhập liệu sổ chi tiết phải thu KH
Ghi hàng ngày
Phần mềm
Cập nhật dữ liệu sổ chi tiết phải thu KH, sổ quỹ TM, sổ NKC, sổ
Cái
CSDL
In sổ NKC, sổ Cái, sổ quỹ TM, sổ chi tiết phải thu KH
B KH
Hình 4.7 Lƣu đồ luân chuyển chứng từ trong hoạt động nhận tiền thanh toán hợp đồng
Thông báo thanh toán hợp đồng
Thông báo thanh
toán hợp đồng Phiếu thu đã 12
xác nhận Tiền 3 Phiếu thu đã xác nhận 1 Phiếu thu đã xác nhận Giấy báo Có 1 Phiếu thu đã xác nhận 3 Phiếu thu đã xác nhận N
63
4.1.4.1 Tổ chức hệ thống sổ sách và báo cáo quản lý
a) Sổ sách:
Trong hoạt động thanh toán của doanh nghiệp có phát sinh các sổ sách là: sổ quỹ tiền mặt, sổ chi tiết phải thu khách hàng, sổ Nhật ký chung, sổ Cái.
- Sổ quỹ tiền mặt Mẫu sử dụng: S07-DN
Nội dung dữ liệu thu thập: tình hình nhập xuất và tồn của quỹ tiền mặt, các nghiệp vụ chi và thu bằng tiền mặt tại đơn vị.
Nơi lập: phòng kế toán Ngƣời lập: thủ quỹ
Cách thức lập: hằng ngày khi thủ quỹ nhận đƣợc phiếu thu từ kế toán thanh toán và tiền của khách hàng. Thủ quỹ sẽ mở phần mềm excel và vào tập tin sổ quỹ tiền mặt ghi nhận lại nghiệp vụ thu tiền của khách hàng để quản lý.
Lƣu trữ sổ sách: Cuối tháng, thủ quỹ sẽ in lại sổ quỹ tiền mặt từ tập tin sổ quỹ tiền mặt sau đó lƣu giữ tại tủ sắt riêng.
Mục đích sử dụng: theo dõi tiền mặt tồn tại quỹ, kiểm soát thu chi bằng tiền mặt tại doanh nghiệp. Có thể báo cáo cho chủ doanh nghiệp khi cần.
Ngƣời sử dụng: thủ quỹ, kế toán trƣởng, chủ doanh nghiệp - Sổ chi tiết phải thu khách hàng
Tƣơng tự nhƣ trong hoạt động nhận đơn đặt hàng
Nội dung dữ liệu thu thập: tình hình phát sinh nợ và thanh toán nợ của khách hàng, chi tiết theo từng khách hàng.
Mục đích sử dụng: kế toán theo dõi khoản nợ của khách hàng dễ dàng quản lý và báo cáo cho chủ doanh nghiệp hoặc kế toán trƣởng khi cần.
- Sổ Nhật ký chung
Tƣơng tự nhƣ trong hoạt động nhận đơn đặt hàng
Nội dung dữ liệu thu thập: các nghiệp vụ xảy ra tại doanh nghiệp nhƣ: mua hàng, bán hàng, nhập kho, xuất kho, phiếu chi, phiếu thu….
Cách thức lập: hằng ngày khi phát sinh nghiệp vụ kinh tế tại doanh nghiệp, kế toán trƣởng căn cứ vào các chứng từ nhận đƣợc ghi nhận vào sổ nhật ký chung. Kế toán trƣởng mở phần mềm excel vào tập tin sổ Nhật ký chung nhập dữ liệu vào.
64
Mục đích sử dụng: dùng để ghi nhận các nghiệp vụ nhận tiền thanh toán của khách hàng. Làm cơ sở để lên sổ Cái tài khoản 632, 156, 155, 331, 111, 112.
- Sổ cái
Tƣơng tự nhƣ trong hoạt động nhận đơn đặt hàng
Nội dung dữ liệu thu thập: phản ánh số tiền phát sinh trên từng tài khoản, số dƣ đầu kỳ, phát sinh trong kỳ và số dƣ cuối kỳ.
Cách thức lập: hằng ngày khi phát sinh nghiệp vụ kinh tế tại doanh nghiệp. Kế toán trƣởng sau khi ghi nhận vào sổ Nhật ký chung thì căn cứ vào đó ghi đồng thời lên Sổ Cái. Kế toán trƣởng mở phần mềm excel vào tập tin Sổ cái và ghi nhận số tiền vào các sổ cái tài khoản 632, 156, 155, 331, 111, 112,. Cuối tháng kế toán trƣởng sẽ in sổ Cái ra ký xác nhận và lƣu lại.
Mục đích sử dụng: dùng để theo dõi các tài khoản kế toán tại doanh nghiệp, đối chiếu với sổ Nhật ký chung khi cần thiết. Số liệu trên sổ Cái còn đƣợc dùng làm cơ sở để lập Bảng Cân đối số phát sinh.
b) Báo cáo
Trong hoạt động thanh toán của doanh nghiệp không có phát sinh báo cáo.
Nhận xét: Trong hoạt động thanh toán của doanh nghiệp sử dụng các loại sổ là sổ chi tiết phải thu khách hàng, sổ quỹ tiền mặt, sổ nhật ký chung, sổ Cái. Doanh nghiệp sử dụng đẩy đủ sổ sách và đúng với qui định của pháp luật. Dữ liệu đƣợc lập trên excel và dễ dàng in ra khi cần thiết. Sổ sách đƣợc lập ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhằm hạn chế sai sót và khi in ra thì đƣợc đóng thành quyển để lƣu trữ.Doanh nghiệp thiếu các báo cáo quản trị
4.1.4.3 Hoạt động kiểm soát trong chu trình
a) Kiểm soát nội bộ
Trong hoạt động của đơn vị thực hiện những hoạt động kiểm soát:
- Môi trƣờng kiểm soát: kế toán trƣởng, kế toán thanh toán và thủ quỹ đều có chuyên môn và đạo đức tốt đã làm việc tại doanh nghiệp nhiều năm. Có sự phân quyền rõ ràng cho các kế toán viên: chỉ có kế toán thanh toán mới đƣợc lập phiếu thu và nhận giấy báo có từ ngân hàng đồng thời lập và ghi sổ chi tiết phải thu khách hàng, chỉ có thủ quỹ mới là ngƣời thu tiền mặt tại doanh nghiệp đồng thơi ghi sổ quỹ tiền mặt tại doanh nghiệp, chỉ có kế toán trƣởng là ngƣời lập sổ nhật ký chung, sổ cái và theo dõi.
65
- Đánh giá rủi ro ảnh hƣởng và hoạt động kiểm soát:
Bảng 4.7 Đánh giá rủi ro ảnh hƣởng và hoạt động kiểm soát trong hoạt động thanh toán
Rủi ro Ảnh hƣởng Hoạt động kiểm soát
tại doanh nghiệp
Tiền bị thất thoát bị mất
Gây thiệt hại về mặt tài chính cho đơn vị
Phân chia trách nhiệm rõ ràng, thủ quỹ giữ tiền mặt còn chủ doanh nghiệp là chủ tài khoản ngân hàng. Hạn chế thanh toán bằng tiền mặt tại đơn vị. Tiền mặt tại đơn vị đƣợc thủ quỹ giữ trong két sắt riêng do thủ quỹ quản lý.
Thu tiền chậm, khách hàng kéo dài thời gian thanh toán
Doanh nghiệp sẽ bị kẹt nguồn vốn, không có tiền để xoay sở tiếp tục sản xuất
Kế toán thanh toán có trách nhiệm theo dõi và thu công nợ của công ty, và đƣa ra kế hoạch xứ lý - Thông tin và truyền thông:
Thông tin và truyền thông tiếp nhận từ bên ngoài là thông báo thanh toán hợp đồng đƣợc giao cho phòng kế toán để kế toán thanh toán lập các phiếu thu. Còn nếu khách hàng thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng chỉ cần ngân hàng gửi giấy báo có hoặc thông báo qua Internet Banking xác nhận là đƣợc.
Thông tin và truyền thông bện trong đơn vị là các phiếu thu đƣợc kế toán thanh toán lập và gửi cho thủ quỹ. Các phiếu thu này sau khi đƣợc ký xác nhận sẽ đƣợc đƣa về đúng ngƣời cần lƣu giữ là kế toán trƣởng, kế toán thanh toán và thủ quỹ. Riêng về thanh toán chuyển khoản, khi chủ tài khoản là kế toán trƣởng xác nhận tiền thanh toán hợp đồng đã vào tài khoản thì chỉ cần xác nhận lệnh bằng miệng cho kế toán thanh toán ghi vào sổ chi tiết phải thu khách hàng là đƣợc.
- Giám sát: tại doanh nghiệp kế toán trƣởng là ngƣời giám sát hoạt động thanh toán này, kế toán trƣởng chịu trách nhiệm báo cáo lại cho chủ doanh nghiệp khi có yêu cầu. Kế toán trƣởng xem xét tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp, giữ phiếu thu làm căn cứ ghi sổ. Cuối tháng kế toán trƣởng còn nhận đƣợc sổ phụ từ ngân hàng để kiểm tra đối chiếu với các giấy báo Có đã nhận.
66
b) Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán - Kiểm soát chung
Kiểm soát truy cập hề thống: cũng nhƣ các hoạt động nhận đặt hàng hay giao hàng, đơn vị vẫn sử dụng phần mềm excel. Kế toán thanh toán, thủ quỹ và kế toán trƣởng không có biện phấp nào để kiểm soát truy cập hệ thống vào máy tính.
Kiểm soát lƣu trữ dữ liệu, kế toán viên chỉ lƣu trữ dữ liệu trên máy tính của mình và không có sử dụng bất kỳ thiết bị nào để sao lƣu dữ liệu dự phòng. Kế toán viên lƣu trữ chứng từ bằng giấy riêng theo số hiệu chứng từ và cất giữ trong tủ sắt của riêng từng ngƣời.
- Kiểm soát ứng dụng
Kiểm soát nhập liệu, chứng từ phiếu thu đƣợc lập bằng phần mềm excel đơn giản và thông dụng với mọi ngƣời, biểu mẫu chứng từ theo mẫu qui định của nhà nƣớc. Tuy nhiên phần mềm Excel không có chức năng kiểm soát nguồn dữ liệu, kiểm soát quá trình nhập liệu. Việc nhập các thông tin về khách hàng, số tiền thanh toán do kế toán thanh toán nhập bằng tay. Khi nhập các thông tin thì phần mềm excel không có thủ tục đối chiếu dữ liệu nên nếu nhập sai thì chứng từ sẽ bị sai và việc kiểm tra lại chỉ có thể thực hiện thủ công bằng mắt thƣờng. Minh họa màn hình nhập liệu phiếu thu
67
Hình 4.8 Màn hình nhập liệu chứng từ phiếu thu
Kiểm soát thông tin đầu ra, chứng từ trong hoạt động thanh toán của doanh nghiệp không cần kết xuất ra vì đƣợc thực hiện trên phần mềm excel. Chứng từ này đƣợc in ra sẽ đƣợc kế toán viên kiểm tra lại về các thông tin,